ICP 13: Inspección In situ

Módulo Nivel Básico Core Curriculum for Insurance Supervisors

Copyright © 2006 International Association of Insurance Supervisors (IAIS). Todos los derechos reservados. El material en este está protegido por derechos de autor. Puede ser utilizado para capacitación por organizaciones competentes que tengan autorización. Por favor contactar a IAIS para solicitar autorización. Este documento fue preparado por el señor Michael Hafeman, de Canadá, el señor Hafeman es actuario y consultor independiente del sector financiero y asuntos relacionados. Ha ocupado altas posiciones en el sector público y privado sobre organización en la industria de los servicios financieros en los Estados Unidos y Canadá. Más recientemente fue asistente de la superintendencia de la Oficina del Sector de Soporte Especialista de la Superintendencia de Instituciones Financieras en Canadá (OSFI) durante este tiempo, también participó como miembro de los comités ejecutivo y técnico de la AIAS y como presidente del subcomité de solvencia. Es miembro de la Junta de Supervisión del Interés Público, encargado de supervisar las actividades de establecimiento de estándares para auditoría, seguros, ética y educación. Y es miembro del programa de cumplimiento de la Federación Internacional de Contadores. Participa en el comité de asesoría del Programa de Asesores de Seguros del Centro Internacional de Liderazgo para la Supervisión del Sector Financiero. Este módulo fue revisado por Ana Maria Asnar, Benoit Courmont, y Judith Roberge. Ana Maria Aznar es abogada y supervisora de seguros (Inspectora de seguros del estado) en la Dirección Nacional de Seguros y Fondos de Pensiones de España. Ha trabajado en varios departamentos y durante muchos años ha estado involucrada en aspectos internacionales del trabajo de la autoridad de control, participando directamente en el trabajo de las organizaciones internacionales sobre temas de seguros y fondos de pensión. Benoit Courmont es supervisor de seguros en la Oficina de Supervisión de Seguros de Francia. Judith Roberge es analista sénior en la oficina de capital, contabilidad e investigación de Canadá de la OSFI. Durante sus 17 años con la OSFI ha ocupado posiciones tales como Supervisor de Seguros de No Vida y Planes de Pensiones, y como funcionario sénior internacional. Ha representado a OSFI en la fuerza de trabajo de IAIS sobre la revisión de ICPs y participa como miembro del Grupo de Supervisores Bancarios de Francia., tiene un MBA de Les Hautes Études Commerciales, Montreal.

Contenidos Sobre el Currículo Básico....................................................................................................... 3 Notas al estudiante.................................................................................................................. 4 Prueba Preliminar ................................................................................................................... 6 A. Introducción....................................................................................................................... 9 Figura 1. Esquema del marco para supervisión de seguros.................................................. 11 B. El programa de inspección in situ.................................................................................... 20 Tabla 1. Plan preliminar de inspección anual....................................................................... 24 C. Realización de una inspección in situ .............................................................................. 32 Caso de Estudio. Inspección de la administración de siniestros y provisión de siniestros... 40 D. Referencias ...................................................................................................................... 46 Anexo I. ICP 13.................................................................................................................... 48 Anexo II. Clave de respuestas .............................................................................................. 51

Sobre el Currículo Básico

Un sector de seguros financieramente fuerte contribuye al crecimiento económico y al bienestar dando soporte a la administración del riesgo, a la asignación de recursos, y a la movilización de ahorros a largo plazo. Los principios básicos de seguros (ICPs), desarrollados por la Asociación Internacional de Supervisores de Seguros (IAIS), son estándares internacionales claves para tener sistemas financieros fuertes. La implementación efectiva de los ICPs requiere supervisores de seguros con conocimientos y habilidades. Concientes de esta necesidad, el Banco Mundial y la IAIS se asociaron en el año 2002 para desarrollar un “currículo básico” para supervisores de seguros. El Proyecto del Currículo Básico, financiado y apoyado por varias fuentes, acelera el proceso de aprendizaje tanto de los supervisores nuevos como de los que ya tienen experiencia. Los ICPs suministran la estructura para el currículo básico, que consiste en un conjunto de s que resumen los aspectos más relevantes de cada tema, enfocándose en la aplicación práctica de los conceptos de supervisión y en la correlación con la literatura existente. El currículo básico está diseñado para ayudar a los estudiantes a: • Reconocer los riesgos que surgen de las operaciones de seguros • Conocer las técnicas y las herramientas utilizadas por profesionales del sector público y privado • Identificar, medir y administrar esos riesgos • Operar efectivamente dentro de una organización de supervisión • Entender los ICPs y otros principios, estándares y guías de IAIS • Recomendar técnicas y herramientas para ayudar a una jurisdicción particular a observar los ICPs y otros principios, estándares y guías IAIS • Identificar las restricciones e identificar y priorizar las técnicas y las herramientas de supervisión para administrar mejor los riesgos existentes a la luz de esas restricciones.

Notas al estudiante

Bienvenido al ICP 13: de Inspección in situ. Este es un de nivel básico sobre las condiciones para la efectiva supervisión de seguros que no requiere conocimientos previos específicos sobre este tema. El debe ser útil tanto para supervisores nuevos interesados en saber cómo se definen los procesos de supervisión y cómo afecta su trabajo diario, como para los supervisores con experiencia que no han tenido que manejar ampliamente este tema o que simplemente están buscando refrescar y actualizar sus conocimientos. Comience por revisar los objetivos, lo que le dará una idea de lo que aprenderá al estudiar este , y responda las preguntas en la prueba preliminar lo que le ayudará a recordar sus conocimientos anteriores en este tema. . Luego, siga con el estudio del bien sea en forma independiente, como auto estudio o en el contexto de un seminario o de un taller. El tiempo requerido para estudiar el sobre la base de auto estudio puede variar, pero es mejor hacerlo en un período corto de tiempo, dividido en sesiones o en partes, si lo desea. Para ayudarlo a entrar en el tema, hemos intercalado el con varias actividades de práctica para que usted las complete. Estos ejercicios están orientados a darle de vez en cuando un control, de manera que usted pueda interiorizar y entender más fácilmente el material y aplicar el material a las circunstancias locales y a las prácticas relacionadas en su jurisdicción. Usted debe realizar cada una de estas actividades antes de continuar con la siguiente sección del , además encontrara preguntas que tienen que ver con la situación local y las prácticas relacionadas en su jurisdicción. Estas tienen el propósito de ayudarle a aplicar el material en este módulo a sus circunstancia locales. Si usted está trabajando con otras personas en este , desarrolle las respuestas utilizando métodos de discusión y trabajo cooperativo. Como estas respuestas pueden variar entre jurisdicciones, la clave de respuestas sugiere dónde puede buscar las respuestas. Como resultado del estudio del material en este , usted podrá hacer lo siguiente: 1. Explicar la relación de la inspección in situ con la supervisión general. 2. Mostrar cómo la materialidad y el riesgo influyen sobre el diseño y la conducta de una inspección in situ eficiente. 3. Contrastar el papel de los inspectores in situ y de los auditores externos, ilustrando las formas en las que una inspección in situ (a) puede depender del trabajo de los auditores externos y (b) no debe depender del trabajo de los auditores externos. 4. Explicar el uso de los procedimientos de revisión analítica en la planeación y en la inspección. 5. Distinguir entre prueba de controles y prueba sustantiva y explicar cómo el uso efectivo de la primera reduce la necesidad de usar la segunda 6. Diseñar una inspección de la estructura de control interno de un asegurador en particular 7. Priorizar las actividades de inspección según los riesgos relacionados 8. Planear y programar en forma eficiente una inspección in situ de alcance integral . 9. Describir los usos apropiados de inspecciones enfocadas (alcance limitado) 10. Ilustrar los objetivos y las factibilidades de la inspección in situ de los intermediarios 11. Discutir los poderes necesarios para obtener información como parte de una inspección in situ.

12. Ilustrar situaciones en las que el supervisor podría requerir ampliar una inspección in situ mas allá del asegurador para obtener información. 13. Comunicarse con la administración de la compañía en relación con el propósito, programación, conducción y resultados de una inspección in situ. 14.Desarrollar un proceso de seguimiento para garantizar que los planes de un asegurador en particular para tomar acciones correctivas en respuesta a los hallazgos de una inspección se implementen en forma efectiva. 15. Resumir los requerimientos de ICP 13.

Prueba Preliminar

Antes de estudiar este módulo sobre inspección in situ, responda las siguientes preguntas. Las preguntas están diseñadas para ayudarle a refrescar sus conocimientos en este tema. El Anexo II presenta una clave de respuestas. Para cada una de las siguientes preguntas, trace un círculo alrededor de la respuesta que le parece más correcta o mas relevante: 1. La razón fundamental para conducir una inspección in situ de los aseguradores es: a. Verificar cumplimiento de las leyes y regulaciones de seguros b. Ayudar a evaluar la solvencia actual y futura c. Confirmar la exactitud de los estados financieros d. Detectar posibilidad de fraude e. Limitar la necesidad de análisis costoso fuera de sitio. 2. Las inspecciones in situ se deben hacer: a. Anualmente, de todo el negocio de cada asegurador que opera en la jurisdicción b. Únicamente con relación a la partes de un asegurador que no han sido revisadas por los auditores externos o internos c. Únicamente si el asegurador está experimentando dificultades de solvencia d. Periódicamente, con el alcance y la frecuencia de las inspecciones que tienen en cuenta el perfil de riesgo y la posición financiera del asegurador. 3. Las pruebas sustantivas pueden incluir: a. Discusión del trabajo del comité de auditoría con su presidente b. Observar el trabajo que esta siendo realizado por el personal del asegurador c. Conciliar una cantidad material que aparece en los estados financieros para los registros contables subyacentes d. Revisar los informes preparados por los auditores internos del asegurador. 4. Un programa efectivo de inspección in situ se puede planear de la mejor manera: a. En detalle, antes de iniciar las actividades de inspección para el año, siguiendo el plan en forma precisa que le permita al personal de supervisión y a los aseguradores planear su trabajo en forma efectiva b. En términos amplios, antes de comenzar las actividades de inspección para el año, con las actividades específicas de inspección decididas con no más de un mes de anticipación para evitar “retoques” por parte de los aseguradores. c. En detalle, antes de iniciar las actividades de inspección para el año, revisando trimestralmente el plan y modificando si es necesario para acomodar las solicitudes de postergación de la visita por parte de aseguradores que están enfrentando problemas operacionales d. En términos amplios, antes de comenzar las actividades de inspección para el año, pero con planes detallados establecidos cada trimestre para tratar con las nuevas prioridades que puedan surgir durante el año. 5. ¿Cuál de las siguientes actividades puede no ser necesaria como parte de una inspección in situ a escala integral ?

a. Evaluación de la administración del asegurador y su sistema de control interno b. Análisis de las relaciones del asegurador con entidades externas c. Evaluación de la fortaleza financiera del asegurador d. Recalculo detallado de todas las provisiones técnicas del asegurador. 6. Las inspecciones enfocadas se deben utilizar únicamente cuando los recursos de la autoridad de control son insuficientes para permitir inspección anual a escala integral de todos los aseguradores. a. Verdadero b. Falso. 7. Es esencial que todas las actividades de inspección in situ sean realizadas únicamente por el personal de la autoridad de control. a. Verdadero b. Falso. 8. Puede ser necesario extender una inspección in situ más allá del asegurador para obtener la información si el asegurador: a. Ha contratado con terceros algunos de sus procesos b. Se rehúsa a proporcionar la información que se le ha solicitado c. Opera sucursales en jurisdicciones extranjeras d. Ha proporcionado seguros a las agencias del gobierno. 9. Los resultados de una inspección in situ generalmente se deben comunicar al asegurador: a. Sobre una base preliminar durante o al final de la inspección, seguido de un informe escrito después de que se hallan analizado más cuidadosamente los hallazgos b. Únicamente a través de un informe escrito que ha sido aprobado por el jefe de la autoridad de control. c. Únicamente si se descubren problemas graves d. A través de un informe detallado para su junta directiva. 10. El seguimiento que hace la autoridad de control a un asegurador para garantizar que las acciones correctivas planeadas en respuesta a los hallazgos de una inspección in situ están siendo implementadas en forma efectiva, debe involucrar: a. Visitas semanales al sitio, para que la implementación no se atrase demasiado b. Llamadas mensuales, para que el asegurador pueda enfocar sus esfuerzos en la implementación en lugar de tener que gastar tiempo con la autoridad de control. c. Informes financieros formales más frecuentes del asegurador d. Una nota anexa al archivo para garantizar que la implementación se revise en la próxima inspección in situ. e. Una o más de las anteriores, dependiendo de la naturaleza de los hallazgos.

ICP 13: Inspección in Situ Módulo Nivel Básico.

A. Introducción La mayoría de los supervisores consideran que la inspección in situ es una parte importante del proceso de supervisión. Los principios básicos de seguros, (ICPs; ver IAIS 2003c) de la Asociación Internacional de Supervisores de Seguros (IAIS) tienen un principio sobre inspección in situ, ICP 13, que dice: La autoridad de control realiza inspecciones in situ para examinar el negocio de un asegurador y su cumplimiento con la legislación y con los requerimientos de supervisión. Los ICPs y los Estándares de Supervisión sobre Inspecciones In Situ (IAIS 1998) tienen mucho que decir sobre diferentes tipos de inspecciones in situ y su utilidad. Sin embargo, ninguno de estos documentos, ni el glosario IAIS (IAIS 2006) definen realmente qué significa una “inspección in situ.” Tal vez la ausencia de una definición se debe a que el sentido del término es evidente. Después de todo, un diccionario puede decirle que una inspección es un examen oficial o una revisión mientras que “in situ” indica que la inspección tiene lugar donde quiera que el sujeto de la inspección esté ubicado. Una explicación alternativa es que la gran variedad de propósitos para las inspecciones y prácticas in situ que se siguen al realizar éstas, junto con las diferencias filosóficas en relación con su papel en el proceso de supervisión, hacen difícil ampliar la definición más allá de lo que se dijo anteriormente. Sin embargo, esta situación se refiere al poder y la flexibilidad de los poderes in situ como una herramienta que puede ayudar a la autoridad de control a lograr sus objetivos. En esta sección se incluye una breve discusión de los objetivos y de los procesos de supervisión, los papeles que una inspección in situ pueden jugar dentro de este amplio contexto y algunos aspectos significativos de la inspección in situ que son resaltados por ICP 13. La sección B tiene que ver con el programa de inspección in situ como un todo, describe los diferentes tipos de inspección y discute cómo éstos se pueden incorporar en los planes de trabajo de la autoridad de control. Además considera el grado en el que una autoridad de control puede depender del trabajo de otros para lograr los objetivos del programa de inspección in situ en forma efectiva y eficiente. La Sección C considera los diferentes pasos involucrados en la realización de una inspección in situ, incluyendo planeación y preparación, trabajo de campo y su documentación, evaluación e informe de los hallazgos, y seguimiento después de la inspección. Objetivos y procesos de Supervisión

ICP 2 requiere que se definan claramente los principales objetivos de supervisión y continúa diciendo en el criterio esencial b, que éstos deben “promover el mantenimiento de un mercado de seguros eficiente, justo, seguro y estable para el beneficio y la protección de los asegurados”. La supervisión debe ayudar a proteger a los consumidores del riesgo de que los aseguradores no puedan cumplir con sus obligaciones. La actividad de supervisión dirigida al logro de este objetivo se conoce como supervisión prudencial. Los consumidores también pueden sufrir pérdidas si los aseguradores y los intermediarios no los tratan en forma justa. La actividad de supervisión dirigida a garantizar un tratamiento justo de los consumidores se conoce como supervisión de conducta de mercado. En algunas jurisdicciones, las actividades de supervisión prudencial y de conducta de mercado, son realizadas por diferentes autoridades. ¿Cómo se pueden lograr los objetivos de supervisión prudencial o de conducta de mercado? Aunque el mercado de seguros puede ser muy complejo, y supervisarlo no es una tarea simple, puede ser útil hacer un paralelo con una actividad común: un evento deportivo. Si el mercado de seguros es como un juego, entonces los aseguradores y los intermediarios son los principales participantes y la autoridad de control es el árbitro. (A diferencia del evento deportivo sin embargo, los asegurados no son simples espectadores sino que participan realmente en el juego, por lo tanto, el árbitro debe tener especial cuidado de protegerlos). Para que el juego transcurra en calma y en forma justa, los participantes deben entender claramente las reglas del juego, el árbitro debe vigilar de cerca el juego para ver si los participantes están respetando las reglas. Finalmente, si las cosas no van como deberían, el árbitro debe tener el poder de tomar alguna acción y usar su poder para que el juego transcurra según las reglas. En el contexto de la supervisión de seguros, las reglas del juego pueden ser muchas y muy complejas. Éstas incluyen leyes generales y de seguros, regulaciones, lineamientos, requerimientos de solvencia, y estándares de contabilidad, actuariales y de auditoría. Las prácticas comúnmente esperadas de los participantes del mercado, aunque no estén explícitamente escritas, se pueden considerar reglas tácitas de juego. Los ICPs tratan estas reglas en forma extensa, particularmente en las secciones sobre condiciones para una supervisión efectiva (ICP 1) la entidad supervisada (ICPs 6–10), requerimientos prudenciales (ICPs 18–23), y mercados y consumidores (ICPs 24–28). Al igual que el árbitro, la autoridad de control tiene que tener una visión clara del juego, tiene que entender las actividades del negocio y las actividades financieras de los diferentes participantes del negocio. Además para lograr los objetivos de eficiencia y estabilidad del mercado, la autoridad de control debe tener una comprensión completa de lo que está pasando en el mercado de seguros como un todo. Los ICPs indican que una autoridad de control debe tener un proceso para hacer su monitoreo (ICP 4), incluyendo cooperación con otras autoridades (ICP 5). ICP 11, resalta la necesidad de una visión general del mercado mientras que ICPs 12 y 13 tienen que ver con los monitores de participantes específicos del mercado. ICP 17 trata de la necesidad de vigilar las actividades de un grupo al que pertenece el asegurador.

La necesidad de acción por parte de la autoridad de control para mantener el “negocio de seguros” funcionando adecuadamente, y la naturaleza de sus acciones se revisan en algunos de los ICPs sobre supervisión continuada (ICPs 14–16). La necesidad de procesos que apoyen una acción oportuna y justa por parte de la autoridad de control se resalta en ICP 4. IAIS ha establecido un nuevo marco para la supervisión de seguros (ver IAIS 2005), representado gráficamente en la Figura 1. En el contexto de la analogía de los deportes, las reglas del juego están contenidas en los niveles 1 y 2, mientras que el trabajo de la autoridad de control como árbitro está representado por el nivel 3. Si los requerimientos regulatorios están formulados adecuadamente deben apoyar la operación prudente de los aseguradores y el funcionamiento exitoso del mercado de seguros, protegiendo así a los consumidores. Las autoridades de control, tradicionalmente se han enfocado en evaluar si los aseguradores y los intermediarios están cumplimento con los requerimientos regulatorios. Por ejemplo, una autoridad de control verificaría que el asegurador esté siguiendo las normas de gobierno corporativo, invirtiendo sus activos dentro de los límites regulatorios, valorando adecuadamente sus pasivos y cumpliendo con los requerimientos de margen de solvencia. La razón para este enfoque conocido como el enfoque de la evaluación de cumplimientos, es que si las reglas están formuladas apropiadamente y se siguen en forma estricta, el resultado será satisfactorio.

Figura 1. Esquema del marco para supervisión de seguros

Nivel 3 Riesgo de Supervisión – Evaluación e intervención de supervisión Nivel 2 Financiero-gobierno-conducta de mercado Nivel 1 Condiciones Preliminares – Condiciones básicas para el funcionamiento efectivo de : la autoridad de control de seguros – el sector asegurador y la supervisión de seguros Las autoridades de control se han dado cuenta que aunque es necesario que se cumplan con los requerimientos regulatorios, el cumplimiento solo puede no ser suficiente para producir un resultado satisfactorio. Las complejidades del negocio de seguros y de las realidades comerciales hacen imposible diseñar requerimientos regulatorios que, si se siguen garanticen el logro de los objetivos de supervisión. Muchas circunstancias pueden causar la

quiebra de un asegurador y no es fácil tratar con algunas ellas a través de requerimientos regulatorios. Este punto se refuerza en un estudio completo realizado por el Comité de la Conferencia de Servicios de Supervisión de Seguros de los Estados Miembros de la Unión Europea (2002), que muestra que los casos más obvios de problemas de solvencia fueron la “decisión inapropiada de riesgo, el “evento activador” externo o los resultados adversos financieros resultantes. Sin embargo, un análisis más profundo mostró que estas cadenas de causalidad comenzaban en cada caso con causas internas subyacentes entre ellas : problemas con la administración o con los accionistas o con los controladores externos.” En respuesta a esta situación, muchas autoridades de control han comenzado a adoptar enfoques de supervisión que consideran explícitamente la forma en que los aseguradores administran su negocio. Por ejemplo, el método de evaluación de procesos se enfoca en los procedimientos de control interno establecidos por los aseguradores. Este método se construye sobre la premisa de que los aseguradores deben tener unos procedimientos sólidos de control interno para saber que está pasando y tener confianza de que el trabajo se está haciendo en cumplimiento con los estándares establecidos por la administración y por la junta. Otro método conocido como la supervisión enfocada en el riesgo, considera explícitamente los diferentes riesgos que enfrenta el intermediario y la forma en que estos riesgos están siendo manejados. (Por ejemplo, ver FSA 2003; OSFI 1999). El análisis de supervisión de riesgos puede enfocarse en las diferentes actividades significativas de un asegurador que podrían por ejemplo, ser una línea de negocios, un área geográfica de operación o un departamento de una compañía. Si se toman junto con el análisis de la situación financiera actual y futura del asegurador, la autoridad de control puede desarrollar una evaluación general del riesgo de que el asegurador no pueda cumplir con sus obligaciones con los asegurados. El módulo ICP 4 sobre el proceso de supervisión proporciona información sobre estos enfoques de supervisión y las ventajas y desventajas de cada uno. Además señala, las autoridades de control a veces incorporan aspectos de cada enfoque en su trabajo. El énfasis relativo que se pone en cada uno puede variar para reflejar las diferencias en factores, tales como la filosofía de supervisión, la etapa de desarrollo del mercado, el grado en que la autoridad de control puede depender del trabajo de otros y las capacidades del personal de supervisión. Roles de la inspección in situ Entonces ¿Qué roles puede jugar la inspección in situ en el proceso de supervisión? La respuesta más obvia es que una inspección in situ puede darle a la autoridad de control una visión de primera mano de lo que está sucediendo como parte de la evaluación de supervisión que ocupa el nivel 3 del marco. Este contacto de primera mano, puede contribuir ampliamente a la efectividad de la autoridad de control independientemente de si está usando en la supervisión el enfoque de evaluación de cumplimiento, el enfoque de evaluación de proceso o el método enfocado en el riesgo. Igualmente, es relevante para los temas de evaluación financiera, de gobierno y de conducta del mercado. A continuación se dan algunos ejemplos.

La evaluación de cumplimiento de un asegurador con sus requerimientos financieros generalmente empieza con el análisis fuera del sitio de los estados financieros y de las declaraciones financieras regulatorias que los aseguradores presentan a la autoridad de control. Algunas autoridades de control, analizan ampliamente esta información, su confianza en la fiabilidad de esta información puede ser reforzada por el conocimiento de que existen estándares sólidos de contabilidad actuariales y de auditoría y la esperanza de que éstos estén siendo aplicados por profesionales competentes. Aun en esos casos, queda espacio para ejercer el juicio en la aplicación de los estándares, y un elemento importante del balance de los aseguradores – sus pasivos – es únicamente un estimado de las obligaciones del asegurador. Una inspección in situ puede proporcionar la oportunidad de verificar la confiabilidad de los datos subyacentes a los estados financieros y revisar y discutir los supuestos, métodos y sistemas utilizados por el asegurador para calcular los siguientes elementos de los estados financieros . Los cálculos y los procesos empleados por el asegurador se pueden verificar para probar la idoneidad de las provisiones técnicas. Si los estándares de la información financiera son débiles o la autoridad de control no confía en su aplicación, entonces tendrá que hacer un trabajo más extenso en esta área. Aunque a través del análisis fuera del sitio, se pueden evaluar ciertas características de gobierno corporativo, es imposible evaluar totalmente la calidad de éste sin hacer una inspección in situ. Por ejemplo, en un análisis fuera del sitio, se puede comparar la composición de la junta y sus comités con los requerimientos legales, las actas de las reuniones de junta se pueden revisar para determinar si las reuniones se realizaron como es debido, y se pueden analizar los planes y los informes de auditoría interna. Sin embargo, una inspección in situ permite al supervisor evaluar el proceso de toma de decisiones del asegurador, las capacidades de la administración y de su personal, y la manera en que se aplican sus controles internos. En general, ésta puede proporcionar al supervisor un sentido de la forma en que se está manejando el asegurador. El contacto de primera mano con las condiciones de un asegurador y la habilidad para construir relaciones personales con sus empleados puede ayudar al supervisor a identificar problemas en una etapa temprana. Algunas veces, el supervisor identificará problemas significativos que se han escapado de la atención de la administración, o que la administración ha identificado pero ha elegido ignorar u ocultar. Cuando los empleados conocen y tienen confianza en el supervisor, ellos pueden hacerle notar esos problemas al supervisor. Las inspecciones in situ también pueden jugar un rol en las actividades de intervención de la autoridad de control. La inspección in situ le proporciona al supervisor la capacidad de presentar informalmente los problemas a la administración, tal vez antes de que se conviertan en problemas graves. También le permite a la autoridad de control evaluar mejor la situación del asegurador y llegar a conclusiones de supervisión. Más formalmente, la documentación de las preocupaciones que surgen de una inspección in situ proporcionan las bases para las medidas correctivas futuras, acciones de ejecución, y sanciones que pueden ser necesarias si las preocupaciones no se resuelven satisfactoriamente. En algunas jurisdicciones, este último rol es reconocido en la legislación que requiere específicamente que se haga una inspección in situ antes de tomar ciertas acciones de supervisión.

Los beneficios de una inspección in situ se pueden extender mucho más allá del período en que los supervisores están en el sitio. La comprensión de las operaciones del asegurador, las relaciones con los miembros de su junta, administración y personal y el conocimiento de primera mano de los retos que enfrentan los aseguradores y los intermediarios para cumplir con sus regulaciones pueden ser muy valiosos para el supervisor. Estos pueden ayudar a la autoridad de control a identificar más fácilmente problemas significativos durante el análisis fuera del sitio, a obtener información relevante en forma más rápida, a entender las operaciones y riesgos que enfrenta la industria y a formular políticas más apropiadas. En resumen, los supervisores tienen mucho que ganar al salir de sus oficinas y conducir inspecciones in situ. Las inspecciones in situ son una herramienta esencial de supervisión en su propio derecho y pueden contribuir a la efectividad de otras actividades de supervisión. Visión general de ICP 13 Como se mencionó antes, ICP 13 requiere que la autoridad de control haga “inspecciones in situ para examinar el negocio de un asegurador y su cumplimiento con la legislación y los requerimientos de supervisión”. Al interpretar esta frase corta del principio, se observan dos cosas particularmente notables, la primera es que las inspecciones in situ no se deben considerar como una parte opcional de la actividad de la autoridad de control. La segunda es que las inspecciones in situ se deben usar para examinar el negocio de un asegurador y su cumplimiento con la legislación y los requerimientos de supervisión. Aunque no se requiere cubrir los dos aspectos como parte de cada inspección, esto significa que un aspecto no se puede usar para la exclusión del otro. ICP 13 va acompañado de varias notas explicativas que ayudan a ponerlo en contexto, junto con 6 criterios esenciales que se deben cumplir para que un programa de inspección in situ sea efectivo. El texto completo de ICP 13, las notas explicativas y los criterios esenciales están incluidos en el Anexo I. En esta sección discutimos brevemente los criterios, y los problemas que ellos plantean se discuten con mayor amplitud en las secciones B y C. a. Por ley, la autoridad de control cuenta con amplios poderes para llevar a cabo visitas de inspección y para obtener la información que resulte necesaria para cumplir con sus deberes. El criterio esencial a resalta la necesidad de que la autoridad de control tenga el poder legal para realizar las inspecciones in situ. Es imposible tener un programa efectivo de inspección si la autoridad de control necesita permiso de la parte que desea inspeccionar antes de ir a hacer la inspección. En una situación como ésta, será más difícil obtener el permiso para la inspección de aquellos que la necesitan con mayor urgencia . Amplios poderes significa que la autoridad de control debe tener la flexibilidad para ajustar la naturaleza, alcance, tiempo y frecuencia de las inspecciones in situ a las diferentes

situaciones y necesidades de supervisión. Una ley que permita una inspección in situ únicamente si la autoridad de control tiene razones para creer que un asegurador está violando los requerimientos de solvencia, no proporciona esta flexibilidad. Como se mencionó antes, la recolección de la información es una de las tareas importantes de la inspección in situ. Si la autoridad de control, no tiene suficientes poderes para obtener la información que necesita mientras está en el sitio, ésta no será capaz de investigar totalmente las áreas de preocupación. b. La autoridad de control, los auditores externos y otras partes adecuadamente calificadas verifican la información de entregas regulatorias periódicas a través de visitas de inspección. Cuando otras partes diferentes de la autoridad de control, verifican la información, entonces deberán establecerse convenios para la comunicación con la autoridad de control. El criterio esencial b requiere que la información en las declaraciones regulatorias sea verificada periódicamente a través de inspecciones in situ. Los supervisores no deben tomar como exacta esa información, simplemente porque la parte que la presenta dice que es, tampoco debe confiar enteramente en los análisis fuera del sitio para identificar problemas con esta información. Sin embargo, no requiere que se verifique cada rubro de la información sobre cada declaración regulatoria. En otras palabras, se puede emplear un proceso de muestreo. Esto también indica que la autoridad de control puede confiar en los auditores externos o en otros terceros calificados para hacer la tarea de la verificación in situ, como una alternativa o un complemento del trabajo hecho por ella misma. En esos casos, es esencial que exista comunicación entre la autoridad de control y la parte que hace la revisión. Sería apropiado que esa comunicación fuera abierta y sustantiva para facilitar la discusión y la solución de las preocupaciones que surjan de la revisión. c. La autoridad de control podrá realizar visitas de inspección, ya sea a una escala integral, o sobre una base específica investigando áreas de interés particular. El criterio esencial c elabora sobre cada uno de los aspectos de la flexibilidad mencionados en la discusión del criterio esencial a: la capacidad de la autoridad de control para establecer el alcance de la inspección. La sección B de este módulo discute las diferencias entre inspecciones a escala integral e inspecciones enfocadas, y las situaciones en que cada una se podría usar. d. La autoridad de control discute oportunamente los resultados y cualquier necesidad de

acción correctiva con el asegurador, y obtiene la retroalimentación apropiada del mismo. El criterio esencial d establece que la autoridad de control discuta oportunamente sus hallazgos y cualquier necesidad de acción correctiva con el asegurador. Esa comunicación beneficia a la autoridad de control, al asegurador y a los consumidores. Si existen problemas, entre más rápido los descubre el asegurador, más rápido los puede corregir , reduciendo así los riesgos para los asegurados. Si el supervisor no tiene preocupaciones, es también apropiado que el asegurador reciba oportunamente una retroalimentación, para que él (y la autoridad de control) puedan dedicarse a otras cosas. Aunque la consideración de los hallazgos y la determinación de las acciones correctivas necesarias puede tomar algún tiempo, la autoridad de control no debe demorar el proceso en forma indebida. El criterio también exige que haya una discusión y que la autoridad de control obtenga retroalimentación apropiada del asegurador. Aunque normalmente una inspección in situ termina con una comunicación formal escrita de los hallazgos más significativos y de las acciones requeridas, ésta no debe ser la única comunicación. El asegurador debe tener la oportunidad de corregir cualquier error de hecho que se encuentre, y en la mayoría de los casos discutir la importancia de los hallazgos y los enfoques alternativos para tratar con cualquier preocupación del supervisor. e. La autoridad de control hace un seguimiento al asegurador para garantizar que cualquier acción requerida haya sido realizada. El criterio esencial e resalta la importancia del seguimiento para garantizar que el asegurador cumpla con la realización de cualquier acción requerida. No tiene sentido plantear un problema con el asegurador y garantizar el acuerdo del asegurador de que va a resolver la preocupación del supervisor para que al final durante la próxima inspección se observe que no se hizo nada. Aun peor, el problema puede ser tan grave que la falta de acción del asegurador puede hacer que éste se insolvente antes de la próxima inspección. El ICP 14 sobre medidas preventivas y correctivas y el ICP 15 sobre ejecución o sanciones amplían las herramientas que la autoridad de control podría usar en relación con las actividades de seguimiento. f. La autoridad de control puede extender sus visitas de inspección para obtener información de los intermediarios y a las compañías que hayan aceptado prestar servicios (mediante outsourcing) al asegurador supervisado.

El criterio esencial f reconoce que los intermediarios y las compañías que prestan servicios a los aseguradores pueden jugar roles significativos en la operación de un asegurador. La autoridad de control debe tener el poder para extender sus inspecciones in situ más allá de las fronteras del asegurador mismo, para obtener información de esos terceros. Sin esa información puede ser imposible para la autoridad de control formarse una imagen completa de los riesgos a los que está sujeto el asegurador y la idoneidad de los controles que deben existir para tratar con estos riesgos. Términos comúnmente usados Antes de adentrarnos más en el tema de inspección in situ, es importante definir algunos de los términos más usados. Muchas de las definiciones se tomaron del Glosario de Términos de IAIS (ver IAIS 2006), aunque se han hecho algunas aclaraciones y adiciones. Algunas definiciones se tomaron del Glosario que se encuentra en el Handbook of International Auditing, Assurance, and Ethics Pronouncements (ver IFAC 2006); éstas se identifican como IFAC. Solvencia disponible. Excedentes de activos sobre pasivos. El primer sentido del término es el excedente evaluado según la regulación doméstica – bien sea normas de contabilidad pública o normas especiales de supervisión. El segundo sentido es el excedente teniendo en cuenta los requerimientos domésticos en relación con los elementos de capital elegible. En otras palabras, el segundo sentido es el excedente como la cantidad de capital disponible para cubrir el margen de solvencia requerido según las leyes y las regulaciones domésticas. (Ver IAIS 2006 para una formula matemática para calcular la solvencia disponible.) Actividades de control. Son las políticas y los procedimientos que ayudan a garantizar que las directivas de la administración se cumplen. Las actividades de control son un componente del control interno (IFAC). Ambiente de control. Incluye las funciones de gobierno y de administración y las actitudes, concientización y acciones de aquellos encargados del gobierno y la administración del control interno de la entidad y de su importancia en la entidad. El ambiente de control es un componente del control interno (IFAC). Gobierno corporativo. Ver gobierno. Prestación de servicios transfronterizos. Oferta de seguros sobre la base de servicios (sin establecimiento local) en una jurisdicción diferente de la jurisdicción donde la compañía está establecida. Doméstico/extranjero. Dentro/fuera de la jurisdicción. Cuando se refiere a un asegurador, doméstico o extranjero está relacionado con el lugar donde se incorporó la compañía, independientemente del lugar de incorporación de su casa matriz.

Conglomerado financiero. Cualquier grupo de compañías bajo el control común cuyas actividades exclusivas o predominantes consisten en prestar servicios significativos en al menos dos sectores financieros diferentes (por ejemplo , banca , valores , seguros ). Declaraciones financieras regulatorias. Los estados financieros y los informes preparados para una autoridad de control según un marco de informes financieros y un formato diseñados para cumplir con las necesidades de la autoridad de control de tener información sobre la situación financiera de una entidad. Estados financieros. Una representación estructurada de la información financiera, que generalmente incluye notas , que se deriva de los registros contables y que pretende comunicar los recursos económicos o las obligaciones de una entidad en un momento dado , o los cambios de éstos por un período de tiempo según un marco de informes financieros. El término se puede referir a un conjunto completo de estados financieros, pero también se puede referir a una sola declaración financiera – por ejemplo, el balance o la declaración de ingresos y gastos – y sus notas explicativas (IFAC). Gobierno. El papel de las personas encargadas de la supervisión, control y dirección de una entidad. Aquellos encargados del gobierno generalmente son responsables de garantizar que la entidad logre sus objetivos, presente sus informes financieros y los informes a las partes interesadas. Entre los encargados del gobierno está la administración, únicamente cuando ésta cumple con esas funciones (IFAC). Jurisdicción local. Jurisdicción en la que un asegurador tiene su casa matriz, o en el contexto de grupo, la jurisdicción en la que está incorporada la casa matriz de un asegurador. Debido a las estructuras jerárquicas corporativas de muchos grupos, pueden existir jurisdicciones de nivel inmediato y alto. Jurisdicción anfitriona. Jurisdicción en la que opera un asegurador extranjero a través de una sucursal local; en el caso de la prestación de servicios transfronterizos, es la jurisdicción en la cual se presta el servicio, o en el contexto de un grupo, la jurisdicción en la que se incorpora un asegurador que es una subsidiaria o una empresa conjunta de una casa matriz extranjera. Supervisor anfitrión / local. Supervisor de la jurisdicción local/ anfitriona. Grupo de seguros. Una estructura de grupo que contiene dos o más aseguradores. La estructura de los grupos de seguros internacionales puede derivarse en último término de una compañía holding que no es asegurador. Esa compañía holding puede ser una compañía industrial o comercial u otra institución financiera (por ejemplo un banco), o una compañía cuyos activos consisten principalmente de acciones de compañías de seguros (u otras instituciones financieras relacionadas). Asegurador /compañía de seguros. Una entidad legal que suscribe seguros.

Auditoria Interna. Una actividad de evaluación establecida dentro de una actividad como un servicio para la entidad. Sus funciones incluyen, entre otras, examinar, evaluar y monitorear la idoneidad y la efectividad del control interno (IFAC). Una definición un poco más amplia relacionada por el Instituto de Auditores Internos es que una actividad de auditoría interna es un departamento, división , equipo de consultores, u otros profesionales que proporcionan servicios de consultoría independiente y garantía objetiva, diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. La actividad de auditoría interna ayuda a una organización a cumplir con sus objetivos al ofrecer un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de administración de riesgo, control y gobierno. Control interno. El proceso diseñado y establecido por aquellos encargados del gobierno, administración y demás personal para proporcionar una garantía razonable del logro de los objetivos de la entidad en relación con la confiabilidad de los informes financieros, la efectividad y la eficiencia de las operaciones, y el cumplimiento con las leyes y las regulaciones aplicables . El control interno tienen los siguientes componentes : (a) ambiente de control ,(b) proceso de evaluación de riesgo de la entidad , (c) sistema de información que incluye los procesos de negocios relacionados relevantes para los informes financieros y la comunicación , (d) actividades de control y (e) monitoreo de los controles (IFAC). Jurisdicción. Un territorio con leyes locales de seguros que se relacionan con la incorporación u operación de las compañías de seguros. Este territorio, como norma, es el territorio nacional y, al mismo tiempo, el territorio de competencia del supervisor de seguros. En ciertos casos, este puede ser el territorio dentro de una nación con estructura federal- por ejemplo, los estados que conforman los Estados Unidos. Monitoreo de controles internos. Un proceso para evaluar la efectividad del desempeño del control interno en el tiempo. Incluye la evaluación del diseño y la operación de los controles en forma oportuna y la toma de acciones correctivas necesarias modificadas debido a cambios en las condiciones. Además, el monitoreo de los controles es un componente de control interno. (IFAC) Declaraciones no financieras regulatorias. Informes, diferentes de las declaraciones financieras regulatorias, que se preparan para la autoridad de control según un formato específico de informe, que están diseñadas para satisfacer las necesidades que tiene la autoridad de control de recibir información sobre la situación de una entidad. Solvencia. La capacidad que tiene un asegurador de cumplir con sus obligaciones (pasivos) bajo todos los contratos en un momento dado. Debido a la naturaleza de los negocios de seguros, es necesario aclarar las circunstancias bajo las cuales se considerará la idoneidad de los activos para cubrir los siniestros. Por ejemplo, ¿se considerarán únicamente los negocios suscritos (sobre la base de runoff, sobre la base de división) o se considerarán los negocios futuros? Además, se deben considerar las preguntas relacionadas con el volumen y la naturaleza de los negocios de una compañía de seguros, el período de tiempo adoptado, y la probabilidad aceptable de volverse insolvente.

Prueba de stress. Método para evaluar la solvencia que tiene en cuenta el impacto (actual y prospectivo) de un conjunto definido de supuestos alternativos o resultados que son adversos. Se tiene en cuenta el efecto de un escenario adverso definido sobre los activos, los pasivos y las operaciones de la compañía de seguros. Procedimientos sustantivos. Los procedimientos de auditoría para detectar errores materiales al nivel de la certificación , que incluyen (a) pruebas de los detalles de las clases de transacciones , saldos de cuentas y divulgaciones y (b) procedimientos analíticos sustantivos (IFAC). Provisiones Técnica. Cantidad que se pone aparte en el balance para cumplir con las obligaciones que pueden resultar de los contratos de seguros, incluyendo la provisión para los siniestros ( reportados o no) , provisión para primas no devengadas , provisión para riesgos no expirados , provisión para seguro de vida y otros pasivos relacionados con los contratos de seguros de vida (por ejemplo, depósitos de primas y ahorros acumulados durante el término de las pólizas con beneficios). Pruebas de los controles. Pruebas que se hacen para obtener evidencia de la efectividad operativa de los controles y para prevenir- o detectar y corregir- los errores materiales a nivel de afirmaciones (IFAC). Ejercicios 1. ¿En relación con las inspecciones in situ conducidas por su autoridad de control, ¿Qué actividades de inspección describiría como evaluación de cumplimiento? ¿Evaluación de proceso? ¿Enfocada en riesgo? 2. Dé un ejemplo de una inspección in situ que usted haya realizado o (alguien de su autoridad de control) que condujo a la detección y corrección de un problema que no se hubiera podido detectar a través del análisis fuera del sitio.

B. El programa de inspección in situ Como se discutió en la sección A, las inspecciones in situ pueden jugar muchos roles en el proceso de supervisión. Por esa razón es usual que la mayoría del personal de la autoridad de control esté involucrado en actividades de inspección in situ. Es esencial que una parte tan importante de la autoridad de control esté bien organizada y administrada. Esto

garantiza que los recursos de la autoridad de control se usen en forma eficiente y efectiva para el logro de los objetivos de supervisión. Planeación del programa de inspección La planeación de un programa de inspección in situ puede ser un ejercicio complicado. La inspección debe ser identificada. Se deben determinar los tipos más apropiados de inspección para cumplir con estas necesidades. Se deben estimar los recursos necesarios para realizar estas inspecciones. Se deben identificar los recursos disponibles. Para resolver los problemas de escasez de recursos se deben establecer las prioridades de inspección. Teniendo en cuenta todos estos factores, se puede organizar el programa de inspección. Como el programa de inspección casi con seguridad se verá afectado por eventos, hallazgos y necesidad de recursos inesperados, el plan debe tener cierta flexibilidad. Cada uno de estos factores se considerara independientemente. Generalmente las autoridades de control establecen sus presupuestos anualmente, en consecuencia los planes operacionales se preparan anualmente aunque muchas autoridades de control establecen sus planes para las principales actividades para un período más largo como por ejemplo tres años. En todo caso las autoridades de control casi siempre dan una mirada exhaustiva al programa de inspección in situ, al menos una vez al año. Necesidades de inspección Ni el ICP 13 ni el Supervisory Standard on Onsite Inspections (IAIS 1998) especifican la frecuencia con que se deben realizar las inspecciones in situ. Sin embargo, algunos factores pueden dictar la necesidad de inspeccionar un asegurador. En algunas jurisdicciones, la legislación especifica la mínima frecuencia con la que debe ocurrir una inspección – por ejemplo anualmente. Un asegurador puede haber recibido recientemente la licencia para operar en la jurisdicción y es posible que se requiera una inspección in situ para garantizar que el asegurador está cumpliendo con las condiciones de la licencia, y operando según su plan de negocios. Algunas jurisdicciones requieren que la licencia del asegurador se renueve periódicamente, y la autoridad de control puede tener que hacer inspecciones in situ como parte del proceso de renovación. El asegurador puede ser parte de un grupo de seguros o de un conglomerado financiero y la autoridad de control puede haber informado al supervisor local del grupo que se le va a hacer una inspección. Las inspecciones in situ anteriores del asegurador pueden haber identificado varias áreas de preocupación que merecen mayor investigación. Aunque las inspecciones requeridas para satisfacer las necesidades anteriores son la base del inventario de las necesidades de inspección, se pueden justificar inspecciones adicionales. Aunque la legislación no lo exija, muchas autoridades de control han establecido la tradición de inspeccionar regularmente a cada asegurador. En algunos casos, cada asegurador es inspeccionado cada año o cada dos años. En otros casos, la frecuencia puede variar, considerando factores como el tamaño y la naturaleza de las operaciones del asegurador, el nivel de solvencia disponible del asegurador y la calificación de riesgo asignada al asegurador por la autoridad de control, y el grado en que la autoridad de

control, esté preparada para depender del trabajo de otros, tales como el auditor y el actuario del asegurador. Por ejemplo, los pequeños aseguradores, con altos niveles de solvencia disponible podrían ser inspeccionados, una vez cada dos o tres años, mientras que el asegurador grande podrían ser inspeccionados una vez al año. Como parte del proceso de planeación, la autoridad de control debe considerar la situación con respecto a cada asegurador y los desarrollos en el mercado como un todo. Los hallazgos de las inspecciones in situ anteriores de un asegurador y los resultados del análisis fuera del sitio de su situación financiera y de sus actividades de negocios pueden indicar que se necesita una inspección in situ. Los análisis de mercados sistemáticos realizados por la autoridad de control, junto con las sesiones de lluvia de ideas entre el personal de supervisión pueden identificar riesgos emergentes y problemas que pueden afectar a todos los aseguradores. Enfoques de inspección Después de terminar este análisis, el inventario de las posibles inspecciones in situ puede ser muy extenso. Los recursos requeridos para realizar inspecciones in situ a escala integral para tratar con cada una de esas posibilidades podrían exceder los recursos disponibles de la autoridad de control. Afortunadamente, una inspección a escala integral puede no ser necesaria, ni aun deseable en cada situación. Algunas necesidades se pueden cumplir mejor a través de una inspección enfocada en actividades significativas específicas de un asegurador particular. En otros casos, el enfoque más efectivo podría ser un análisis intersectorial de un problema –por ejemplo, que involucre inspecciones enfocadas en la forma en que se están manejando los riesgos inherentes al producto. En algunos casos – por ejemplo, la inspección inicial de un asegurador nuevo – puede ser más apropiado un enfoque de verificación de alto nivel. Un enfoque como éste, podría involucrar una visión rápida de todos los aspectos de las operaciones del asegurador diseñado para identificar las áreas que pueden requerir una inspección más sustantiva. En otros casos, por ejemplo, cuando el supervisor tiene preocupaciones sobre la confiabilidad de los estados financieros y las declaraciones financieras regulatorias del asegurador y de la suficiencia de sus provisiones técnicas – se puede requerir un examen más detallado que involucre tal vez el uso de especialistas externos. La autoridad de control puede tener que considerar cuál de los enfoques de inspección in situ se ajusta mejor para cada situación. Estimación de los recursos necesarios Aun con las eficiencias que se pueden lograr a través del uso de inspecciones enfocadas, los recursos necesarios pueden exceder los recursos disponibles. Para determinar si éste es el caso, la autoridad de control debe estimar los recursos necesarios para realizar las inspecciones que han sido identificadas. Si es obvio que habrá una escasez de recursos, puede ser apropiado priorizar las necesidades de inspección en esta etapa y preparar estimados más detallados únicamente para las inspecciones de más alta prioridad. Sin

embargo, puede ser valioso preparar un cálculo aproximado incluyendo las inspecciones de menor prioridad, ya que estos estimados pueden servir de soporte para obtener recursos adicionales. En una autoridad de control grande, que ha estado conduciendo diferentes tipos de inspecciones in situ durante muchos años, la administración puede fácilmente preparar estimados razonables de los tipos de personal que necesitará involucrar en cada inspección y el número de días de trabajo que se requerirán para cada persona en cada etapa de la inspección. De lo contrario, el alcance de cada inspección posible se debe detallar al menos en forma preliminar como parte del proceso anual de planeación. Se identificarán las tareas involucradas en la inspección y se estimarán los recursos necesarios para llevar a cabo cada tarea. A pesar de todo, es imposible estimar con exactitud los recursos necesarios. Una inspección in situ puede descubrir preocupaciones significativas que podrían crear la necesidad urgente de extender la inspección a otras áreas del asegurador o explorar problemas en mayor detalle del que se planeó originalmente. Un asegurador que parecía libre de problemas cuando se planeó la inspección anual, y para el que no se planeó ninguna inspección, podría reportar pérdidas significativas sin explicación a mitad del año, requiriendo una inspección. La autoridad de control, debe considerar la posibilidad de que existan este tipo de necesidades no identificadas dentro de sus planes. Identificar los recursos disponibles Para realizar las inspecciones in situ se pueden utilizar una amplia variedad de recursos. Muchas autoridades de control están organizadas de tal manera que un departamento específico trabaja únicamente en inspecciones in situ. La mayoría del tiempo del personal en ese departamento estará disponible para las inspecciones in situ. Sin embargo, en el proceso de planeación se deben dejar espacios para el tiempo en que el personal estará en vacaciones, enfermedad, capacitación, administración y otras actividades. En algunas autoridades de control, el mismo personal que hace las inspecciones in situ, también realiza monitoreo y análisis fuera de sitio. En esos casos, se debe estimar la porción de tiempo disponible para trabajar en las inspecciones in situ. Como probablemente, el trabajo de inspección y las demás actividades se tienen que distribuir uniformemente en el año, la estimación de los recursos se debe hacer por meses o al menos por trimestres. Algunas autoridades de control también dejan espacio para un nivel esperado de cambios en el personal – por ejemplo, asumiendo que las posiciones vacantes se demorarán algún tiempo para llenarse y que los nuevos miembros del personal serán menos eficientes inicialmente que el personal con experiencia que están reemplazando. Aun en las autoridades de control donde existe un departamento específico para inspecciones in situ, el personal de otros departamentos puede estar disponible para participar en , o aun conducir inspecciones in situ. Por ejemplo, algunas autoridades de control tienen individuos o departamentos que se especializan en temas tales como el actuarial, contabilidad, cumplimiento, riesgo de tecnología e inversiones. En esos casos, parte o todo el tiempo de estos especialistas puede estar disponible para las inspecciones in situ.

Las autoridades de control también pueden contratar con terceros parte de su trabajo, o utilizar especialistas externos, y esos recursos también puede estar involucrados en las inspecciones in situ. El ICP 13 (criterio esencial b) e ICP 3 (sobre autoridad de supervisión (criterios esenciales r,s y u) tratan este tema, resaltando la necesidad de garantizar que esos recursos sean competentes e independientes de los aseguradores y mantengan la confidencialidad. Ejemplos de las formas en las que algunas autoridades de control usan recursos externos, incluyen retener auditores para inspeccionar los controles internos y verificar la información contenida en las declaraciones financieras regulatorias; contratar ejecutivos de inversión retirados para inspeccionar políticas de inspección, procedimientos, controles, y adherencia a ellos; y retener actuarios para evaluar la suficiencia de las provisiones técnicas. Si la autoridad de control tiene el poder y la financiación para retener recursos externos, su disponibilidad se debe considerar durante el proceso de planeación. Organizar todo Con la información en relación con las inspecciones posibles, los recursos necesarios para hacer esas inspecciones y los recursos disponibles para hacerlos, la autoridad de control está en la posición de juntar toda esta información en un plan preliminar para el programa anual de inspección. La tabla 1 proporciona un resumen y un ejemplo simplificado de cómo se podría ver esto. En este ejemplo es evidente que los recursos disponibles no serán suficientes para cumplir con todas las necesidades de inspección que se han identificado. La escasez será especialmente aguda en la segunda mitad del año. La administración de la autoridad de control tiene dos alternativas básicas para tratar esta situación y llegar a un plan que se pueda lograr: (a) reducir los recursos necesarios o (b) incrementar los recursos disponibles. Un enfoque común para reducir los recursos necesarios es priorizar las actividades de inspección difiriendo las inspecciones de menor prioridad para el año siguiente. Ésta puede ser la mejor alternativa, si es legalmente posible hacerlo, si diferir las inspecciones no aumente significativamente el riesgo para los asegurados y si se espera que la escasez de recursos desaparezca el año siguiente. Una alternativa es reducir los recursos necesarios cambiando algunas de las inspecciones a escala integral por inspecciones enfocadas.

Tabla 1. Plan preliminar de inspección anual.

La forma más obvia de aumentar los recursos disponibles es contratar personal nuevo. Por supuesto debido al presupuesto y a otras restricciones, esto puede no ser posible, en cambio puede ser posible volver a priorizar el trabajo dentro de la autoridad de control para liberar más tiempo de personal para las inspecciones in situ. Particularmente, si se espera que la escasez sea temporal, la solución apropiada puede ser contratar ayuda externa. De cualquier forma, el plan tiene que balancearse y hay que empezar las inspecciones in situ. Sin embargo, como se dijo anteriormente es poco probable que el plan se desarrolle exactamente. Por lo tanto es importante revisar el plan periódicamente durante el año, ya sea mensual o trimestralmente. Se pueden hacer ajustes teniendo en cuenta factores como riesgos emergentes, cambios en los niveles de personal, la necesidad de trabajo adicional en respuesta a hallazgos de inspección, y demás. Tiene muy poco sentido por ejemplo, adherirse estrictamente a un plan de inspección preparado para inspecciones rutinarias de varios aseguradores pequeños de bajo riesgo cuando surgen preocupaciones significativas sobre aseguradores importantes en cualquier momento durante el año que hacen imperativa una inspección inmediata. Inspecciones a escala integral Las inspecciones a escala integral son una visión de amplio espectro de las finanzas y las operaciones de un asegurador. Estas pueden ayudar a la autoridad de control a lograr una evaluación completa del perfil de riesgo del asegurador, su viabilidad y cumplimiento con

requerimientos. La nota explicativa 13.5 de ICP 13 indica que la inspección a escala integral debe incluir como mínimo las siguientes actividades:

Evaluación del sistema de administración y de control interno Análisis de la naturaleza de las actividades del asegurador, por ejemplo, el

tipo de operaciones y ramos suscritos Evaluación de la conducta técnica del negocio de seguros o una evaluación

de la organización y la administración del asegurador, la política comercial y la cobertura de reaseguro y su calidad (security)

Análisis de las relaciones con entidades externas, tales como con aquellas contratadas para proveer servicios o con respecto a otras compañías del mismo grupo

Evaluación de la fortaleza financiera del asegurador, particularmente de las reservas técnicas

Evaluación del cumplimiento con los requerimientos de gobierno corporativo.

El párrafo 18 de Supervisory Standard on Onsite Inspections (IAIS 1998) describe varios pasos más detallados que se podrían tomar para cumplir cada una de las partes de la inspección a escala integral. Por ejemplo, la evaluación de la fortaleza financiera del asegurador, podría incluir lo siguiente:

Análisis de la liquidación de siniestros y cálculo de las provisiones técnicas según las regulaciones actuales

Análisis de la idoneidad de las tarifas y el balance de las operaciones Análisis de las políticas de inversión (incluyendo política de derivados) y los

activos que se tienen para cubrir las provisiones técnicas Verificación de la propiedad y valoración de las inversiones Análisis de los compromisos de litigio y fuera de balance Análisis del balance propuesto y del estado de resultados para los próximos

dos años, sobre la bases de los resultados mas recientes y de los planes de administración

La inspección in situ a escala integral puede requerir un gasto significativo de recursos de supervisión, especialmente para los aseguradores grandes y complejos. Un análisis a profundidad de cada área cubierta por la inspección a escala integral puede mantener el personal de supervisión in situ por mucho tiempo. Por lo tanto, se han desarrollado métodos para facilitar las inspecciones a escala integral que sean eficientes sin un compromiso indebido de su efectividad. (A un nivel detallado, como se mencionó anteriormente, se usa el muestreo para proporcionar una imagen completa, sin tener que revisar cada transacción, cálculo o documento.) Un método es, manejar todas las áreas de una inspección a escala integral cada año, pero seleccionar ciertas áreas que se cubrirán a profundidad en un año en particular y tratar con las otras a un nivel alto. Por ejemplo, el gobierno corporativo y las relaciones con entidades externas se pueden cubrir a profundidad en un año, pero el año siguiente se cubrirá a un

nivel alto. Por el contrario, las inversiones y las provisiones técnicas se pueden cubrir a un nivel alto el primer año y en profundidad al año siguiente. Aquellas áreas que se cubren a un nivel alto se pueden manejar por ejemplo, usando listas de verificación o actualizando el trabajo más detallado que se hizo el año anterior. La selección de áreas para inspeccionar a profundidad en un año particular puede estar influenciada por los resultados de inspecciones anteriores, de análisis fuera del sitio, o del perfil del riesgo del asegurador, las tendencias de la industria u otros factores. Un método relacionado es distribuir parte del trabajo de una inspección a escala integral en un período de varios años. Por ejemplo, si un asegurador grande opera tres categorías principales de negocios, los aspectos de inspección a escala integral relacionados específicamente con una de esas categorías principales de negocios se pueden tratar a profundidad cada año, haciendo una revisión de alto nivel durante los otros años. Los aspectos de la inspección a escala integral que se relacionan con el asegurador como un todo se cubrirán cada año. Las desventajas de los métodos que no cubren cada aspecto de la inspección a escala integral a profundidad como parte de cada inspección son que se aumenta el riesgo de que la evaluación general de supervisión se vea comprometida por la inclusión de información incompleta o desactualizada. Este riesgo se puede reducir monitoreando cuidadosamente aquellas áreas que no están siendo inspeccionadas a profundidad durante una inspección particular para identificar los cambios que pueden ser significativos. Los archivos de la autoridad de control deben indicar claramente las áreas que se inspeccionaron a profundidad y las que no. También podría ser útil comunicar esta información en el informe final de inspección. Algunas de las actividades involucradas en una inspección, incluyendo una inspección a escala integral, casi siempre se pueden hacer, al menos en parte, fuera del sitio. Por ejemplo, el informe del actuario del asegurador se puede leer y analizar, y se pueden hacer pruebas sobre las provisiones técnicas antes de ir al sitio. Ese análisis puede ayudar a limitar el tiempo que se gasta in situ y hacer que ese tiempo sea más productivo enfocando el trabajo in situ en áreas específicas de preocupación. Inspecciones Enfocadas A veces es poco práctico examinar a profundidad cada aspecto de un asegurador, como parte de una inspección a escala integral. Tratar de hacer esto podría ser un uso ineficiente de los recursos de supervisión. Sin embargo, hay circunstancias en las que es esencial examinar en detalle algunos aspectos de las operaciones del asegurador. En esas circunstancias se debe realizar una inspección enfocada. Las inspecciones enfocadas generalmente se hacen en respuesta a una preocupación específica de supervisión sobre un asegurador en particular. Por ejemplo, si una inspección de nivel alto indica que los controles del asegurador sobre los procesos de manejo de siniestros y provisionamiento parecen ser débiles, una inspección enfocada en esas áreas puede confirmar estas sospechas y proporcionar una base más sólida para exigir medidas correctivas. Las preocupaciones que surgen del monitoreo y análisis fuera del sitio también

pueden activar una inspección enfocada. Por ejemplo, la conducta de mercado o la administración de las inversiones. En situaciones en las que se le ha exigido al asegurador que tome acciones para tratar preocupaciones de supervisión, se puede hacer una inspección enfocada para confirmar que se tomaron las acciones acordadas y que fueron efectivas. Las inspecciones enfocadas también pueden hacerse para mirar más de cerca un aspecto particular de las operaciones del asegurador aún cuando no haya una razón particular para sospechar que puede existir un problema. Por ejemplo, considere los siguientes escenarios. En el primer escenario, un asegurador ha sido adquirido recientemente por un conglomerado financiero. La autoridad de control realiza una inspección enfocada para entender completamente la forma en que el cambio de dueño ha afectado los procesos de gobierno corporativo del asegurador. En el segundo escenario, un asegurador ha logrado un crecimiento significativo en primas en una clase particular de negocios que tiene características de riesgo diferentes de las de su clase tradicional de negocios. Se realiza una inspección enfocada para evaluar la comprensión que tiene el asegurador de los riesgos y la efectividad de sus procesos de administración de riesgo. Las inspecciones enfocadas también se pueden utilizar para ayudar a la autoridad de control a identificar y entender problemas que pueden afectar a muchos aseguradores. Por ejemplo, se pueden realizar inspecciones enfocadas de las operaciones de derivados de cada asegurador que es activo en esta área. Las inspecciones pueden proporcionar una mejor comprensión de los productos derivados que están siendo usados por los aseguradores, la forma en que cada asegurador los está usando, y las prácticas de administración de riesgo que se están usando. El análisis de los hallazgos de inspección puede resaltar riesgos a nivel de la industria, ser útiles para establecer comparaciones de mejores prácticas en la administración de riesgo, e identificar aquellos aseguradores cuyas prácticas de administración de riesgo son inadecuadas. Inspecciones de conducta de mercado Hasta ahora, nuestras discusiones sobre inspecciones in situ, se han enfocado en inspecciones que se hacen con propósitos de supervisión prudencial – en otras palabras – inspecciones diseñadas para evaluar la capacidad del asegurador de cumplir con sus obligaciones con los consumidores. Sin embargo, el hecho de que un asegurador sea financieramente sólido tiene muy poquito valor para el asegurado, si el asegurador o el intermediario no tratan justamente al asegurado. Las secciones de mercados y consumidores de las ICPs - ICP 24-27 - establecen principios y criterios dirigidos a garantizar una conducta de mercado apropiada. Las inspecciones in situ de la conducta de mercado son esenciales para evaluar si los aseguradores y los intermediarios están actuando apropiadamente en su trato con los consumidores. La nota explicativa 13.6 de ICP 13 indica que una inspección a escala integral de la conducta de mercado debe incluir como mínimo las siguientes actividades:

Verificar que la información dada a los consumidores sea suficiente y adecuada

Revisar la oportunidad de los pagos Revisar la frecuencia y naturaleza de los litigios Evaluar el cumplimiento con los estándares de conducta de mercado y con las

regulaciones del consumidor (ver PBS 25 y 26). Los factores que se consideran en el diseño de un programa de inspección in situ para propósitos prudenciales también aplican en el caso de de las inspecciones de conducta de mercado. Las inspecciones de conducta de mercado se pueden orientar a la evaluación del cumplimiento o de los controles, estar enfocadas al riesgo, o usar una combinación de estos métodos; pueden ser a escala integral, o enfocadas; deben establecer las prioridades, se pueden usar técnicas de muestreo; y demás. Sin embargo, se deben considerar factores adicionales como los que se discuten a continuación. La necesidad de una inspección de conducta de mercado se puede identificar como resultado de quejas formales de los consumidores o de inteligencia formal del mercado. Esto hace que sea más difícil identificar las inspecciones en el plan anual y resalta la necesidad de flexibilidad para responder a preocupaciones emergentes. Además en situaciones en que se sospechan graves faltas de conducta, tales como malversación de fondos de los asegurados por parte de un intermediario, puede ser importante hacer una inspección sin notificar por anticipado a la parte que se va a inspeccionar. Este enfoque puede mitigar el riesgo de que alteren o se destruyan los registros . Por razones prácticas ,a veces es apropiado, cuando se inspeccionan las actividades de los intermediarios, empezar con los procedimientos y los controles que tiene el asegurador para tratar con el intermediario. Si esa inspección identifica debilidades, esta información puede ser útil para determinar el enfoque de las inspecciones a los intermediarios. Por ejemplo, una inspección del asegurador puede revelar debilidad en sus controles relacionados con la recolección de primas de sus corredores. Las inspecciones a los corredores que tienen negocios con este asegurador podrían enfocarse en buscar si los corredores están contabilizando apropiadamente los fondos de los clientes y segregando esos fondos de su propio capital de trabajo. En algunas jurisdicciones, como se mencionó en la sección A, la supervisión de conducta de mercado y la supervisión prudencial son responsabilidad de autoridades diferentes. Así, algunas autoridades de control pueden no realizar inspecciones de conducta de mercado. Sin embargo, se debe tener en cuenta el vínculo entre los asuntos de conducta de mercado y los asuntos prudenciales. Por ejemplo, las quejas sobre prácticas lentas e injustas de pago de siniestros pueden indicar que un asegurador tiene poca liquidez o provisiones técnicas insuficientes. La información inexacta sobre la venta de productos de seguros puede conducir a sentencias legales que podrían comprometer la solvencia de un asegurador. Por lo tanto, la comunicación entre aquellas personas responsables de la supervisión prudencial y de la supervisión de conducta de mercado es esencial, independientemente de que estas funciones sean manejadas por la misma autoridad de control o por entidades de control independientes en una jurisdicción.

Las inspecciones in situ también son relevantes en la supervisión de los esfuerzos de los aseguradores y de los intermediarios para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo. El módulo ICP 28 discute las actividades que se podrían incluir en esas inspecciones. Dependencia del trabajo de otros La sección sobre identificación de recursos disponibles habló sobre el uso de terceros externos para realizar o ayudar en las inspecciones in situ. Sin embargo, el trabajo de varios terceros por fuera de la autoridad de control también puede ser importante para el programa de inspección in situ, aun cuando ese trabajo no se haya hecho como parte de una inspección in situ o para cumplir las necesidades específicas de la autoridad de control. (Ver Savage 1998, pp. 14–15). En la mayoría, sino en todas las jurisdicciones, los estados financieros anuales de un asegurador deben ser auditados por un auditor que sea independiente del asegurador. El auditor externo proporciona una opinión escrita sobre si los estados financieros han sido preparados según los estándares relevantes de contabilidad y si representan en forma fidedigna la situación financiera del asegurador. Para dar una opinión, el auditor evalúa los datos, procesos y controles que son relevantes para la confiabilidad de los estados financieros. Como la mayoría de los estados financieros se preparan sobre el supuesto de que la compañía es una empresa en funcionamiento, el auditor también tendrá que considerar la viabilidad básica del asegurador antes de dar su opinión sobre los estados financieros. Para mayor información sobre el trabajo del auditor externo, referirse al Handbook of International Auditing, Assurance, and Ethics Pronouncements (IFAC 2006). Con frecuencia, los aseguradores tienen una función de auditoría externa encargada de evaluar y monitorear la idoneidad y efectividad de los procesos de control interno y administración de riesgo. Mientras que el trabajo de los auditores externos se enfoca en los informes financieros, el trabajo de los auditores internos considera también otros controles. Por ejemplo, una auditoría interna puede examinar las políticas, procedimientos y controles relacionados con la suscripción de riesgos de seguros de propiedad. La auditoría interna puede ser realizada por personal de la compañía independiente de la administración operacional o por consultores externos. En muchas jurisdicciones, los pasivos de un asegurador deben ser valorados por un actuario. En algunas de estas jurisdicciones , el actuario tiene responsabilidades formales bajo la legislación (ver IAIS 2003b). Por ejemplo, el actuario puede tener que preparar un informe para la junta directiva y para la autoridad de control que describa los datos, métodos y supuestos utilizados en el cálculo de las provisiones técnicas e incluir la opinión del actuario en relación con su suficiencia. El actuario también puede tener que hacer pruebas de estrés para evaluar el impacto de escenarios adversos sobre la posición financiera actual y futura del asegurador (ver IAIS 2003a). Es claro, que el trabajo de los auditores externos, auditores internos y actuarios es de interés para la autoridad de control. Como mínimo, la autoridad de control debe revisar sus informes como parte del monitoreo fuera del sitio e investigar cualquier área significativa

de preocupación que surja de ese monitoreo. La comunicación regular con esas partes puede proporcionar a la autoridad de control información adicional sobre temas que pueden requerir revisión de supervisión. Si la autoridad de control tiene confianza en el trabajo de otros, la capacidad para depender de su trabajo puede afectar la naturaleza del trabajo de inspección in situ. Por ejemplo, si el auditor externo ha hecho una revisión detallada de los controles de inversión de un asegurador y de los métodos de valoración de activos, la autoridad de control puede necesitar hacer muy poco trabajo en esta área durante la inspección in situ. Sin embargo, algunas autoridades de control, por principio realizan inspecciones sobre aspectos claves de los estados financieros del asegurador, independientemente del trabajo realizado por el auditor externo. Por supuesto, la autoridad de control no puede depender del trabajo de otros, únicamente porque confía en él. Su trabajo debe estar siempre sujeto a revisión por parte de la autoridad de control. El análisis de informes relevantes y la comunicación con estas partes puede ayudar a la a autoridad de control a evaluar sus capacidades y el alcance y la calidad de su trabajo. La capacidad para depender del trabado de otros se mejora cuando el trabajo es realizado según estándares profesionales sólidos y cuando las profesiones están bien reguladas . Cuando la autoridad de control depende del trabajo de otros, debe tener acceso a los parámetros que rigen su trabajo. La autoridad de control debe entender claramente la forma en que realizaron su trabajo y las bases de las conclusiones presentadas para poder desarrollar una opinión independiente e informada de los temas. En algunas jurisdicciones o con relación a algunos aseguradores, la autoridad de control puede tener preocupaciones en cuanto al alcance o la calidad del trabajo hecho por los auditores o los actuarios, o simplemente esos profesionales no existe. En esos casos, el programa de inspección in situ debe tener planeado un trabajo más extenso por parte de la autoridad de control. La autoridad de control también puede requerir análisis externo independiente de áreas de preocupación, tal vez a expensas del asegurador. Ejercicios 3. Describa los procesos utilizados por su autoridad de control para planear el programa de inspección, monitorear el progreso con relación al plan y revisar el plan durante el año. 4. Identifique las circunstancias en las cuales la legislación en su jurisdicción

requeriría una inspección in situ. Más allá de los requerimientos legales, ¿qué factores usa su autoridad de control para determinar la frecuencia de una inspección in situ a un asegurador? 5. Prepare un estimado aproximado de los recursos utilizados el año pasado por su autoridad de control para realizar inspecciones in situ según las siguientes categorías: (a) personal responsable principalmente de las inspecciones in situ (persona/años), (b) personal cuya responsabilidad principal está en otras áreas (persona/años), y (c) recursos externos (persona/años o costo financiero). 6. Dé un ejemplo de una inspección enfocada que fue realizada recientemente por su autoridad de control. 7. Explique cómo usa su autoridad de control el trabajo de otros, tales como auditores externos, auditores internos y actuarios. Dé un ejemplo de una situación en el que ese trabajo tuvo influencia sobre el alcance de la inspección in situ.

C. Realización de una inspección in situ La Sección B discute el desarrollo de los planes para el programa de inspección in situ como un todo. Esta sección discute en cambio cada uno de los pasos principales involucrados en la realización de una inspección in situ en particular: planeación y preparación; trabajo de campo y documentación; evaluación e informes; seguimiento.

Generalmente, la responsabilidad total de una inspección particular se asigna a una persona. En este módulo, esa persona se llama líder del equipo. Los métodos para asignar la responsabilidad al líder del equipo varían entre las diferentes autoridades de control y pueden aun variar dentro de una autoridad en particular según la naturaleza de la inspección. Por ejemplo, el supervisor que tiene la responsabilidad general de las relaciones de la autoridad de control, con un asegurador en particular, puede asumir el liderazgo de las inspecciones a escala integral de ese asegurador. Sin embargo, una inspección enfocada a las provisiones técnicas de asegurador puede estar liderada por el actuario de la autoridad de control. Independientemente de cómo se nombre el líder del equipo, es importante hacer este nombramiento. El nombramiento de un líder de equipo facilita la comunicación dentro de la autoridad de control y entre la autoridad y el asegurador. El líder del equipo debe ser responsable de garantizar que la inspección se planea y se ejecuta en forma apropiada. Planeación y preparación La planeación y preparación cuidadosas pueden contribuir significativamente a la efectividad y eficiencia de una inspección in situ. Éstas permiten que los inspectores se enfoquen en las áreas de mayor prioridad, hagan las preguntas relevantes, terminen su trabajo oportunamente y minimicen los inconvenientes para las operaciones del asegurador. Por el contrario, una planeación y preparación inadecuadas pueden resultar en el uso ineficiente de tiempo valioso in situ, daño en la reputación de la autoridad de control y carga innecesaria sobre el personal del asegurador. Establecer prioridades El primer paso en la planeación es establecer prioridades para las diferentes áreas que se van a inspeccionar. Aun en las inspecciones a escala integral, generalmente es apropiado prestar más atención a ciertas áreas que a otras. Se pueden establecer las prioridades de la misma forma que se establecen para el programa de inspección como un todo. Se deben considerar los resultados de las inspecciones anteriores del asegurador, los resultados del análisis y monitoreo fuera del sitio (ver ICP 12), la calificación de la autoridad de control de los riesgos inherentes a las diferentes actividades del asegurador, y los desarrollos en el mercado. El líder del equipo consulta con otros para establecer las prioridades – por ejemplo- miembros del equipo, líderes de otros equipos y superiores. Definición del alcance El segundo paso es definir la naturaleza y el alcance de la inspección que se va a realizar en cada una de las áreas que se van a inspeccionar. Como se dijo en la sección A, el método de supervisión puede estar ampliamente caracterizado como evaluación de cumplimiento, evaluación de proceso o enfocado en riesgo. La naturaleza de las actividades de inspección requeridas puede variar según el enfoque básico de supervisión. Por ejemplo, un enfoque de evaluación de cumplimiento probablemente involucrara pruebas sustantivas de

transacciones in situ. Un enfoque de evaluación de proceso probablemente se va a enfocar más en pruebas de control. Las actividades de inspección que se van a realizar deben ser detalladas y se deben identificar las habilidades necesarias para realizar las distintas actividades de inspección. Es necesario presupuestar el tiempo que se va a gastar en cada actividad y se debe preparar un cronograma que incluya todos los pasos de la inspección, incluyendo trabajo preparatorio, trabajo de campo, documentación e informe. Aunque muchos factores afectarán el tiempo que se gasta en campo, es usual que una inspección a escala integral de un asegurador pequeño involucre dos semanas de trabajo de tiempo de un equipo de tres o cuatro supervisores. Formación del equipo El tercer paso es comprometer las personas que tienen la experticia necesaria en el equipo de inspección . En la práctica esto puede representar un verdadero desafío . Por ejemplo , los miembros del equipo ya han sido asignados , y algunos de ellos tienen menos experiencia de la que se desearía. Si hay que inspeccionar un aspecto altamente técnico del asegurador , se puede requerir conocimiento y experiencia especiales—por ejemplo, en relación con productos, herramientas de software , o procesos de prueba retroactiva . Talvez no exista nadie dentro del personal que tenga la experticia necesaria para entender el alcance total de los riesgos inherentes o de evaluar si los riesgos están siendo administrados adecuadamente . El líder del equipo tendrá que superar esos obstáculos—por ejemplo , asignando las responsabilidades de inspección para hacer el mejor uso posible de las personas disponibles, pidiendo personas en préstamo personas de otros equipos o departamentos dentro de la autoridad de control que tengan las habilidades necesarias , o buscando experticia externa . Al final , es necesario revisar el plan de inspección para que refleje los recursos que están realmente disponibles . Identificación de la información necesaria El cuarto paso es identificar la información adicional que será necesario preparar para la inspección . La autoridad de control a veces tiene mucha información sobre el asegurador que se puede usar para preparar una inspección . Por ejemplo, puede tener archivos de inspecciones anteriores , estados financieros , declaraciones financieras y no financieras regulatorias , planes de negocios , organigramas , análisis de supervisión del perfil de riesgo y demás. Sin embargo, la inspección in situ tiene como finalidad hallar información que no está en los archivos de la autoridad de control y parte de esa información se podría solicitar al asegurador antes de que el equipo vaya a hacer el trabajo de campo . Los tipos de información que se podrían solicitar por anticipado incluyen información que tomaría algún tiempo recoger , que puede requerir análisis extenso por parte de los supervisores , o que puede ser útil para enfocar el trabajo de campo . Un ejemplo de la información en la primera categoría podría ser un informe especial que detalle las inversiones del asegurador por tipo de inversión, clasificación por industria y territorio

geográfico. La segunda categoría podría ser incluir los datos electrónicos que usa el asegurador para calcular las provisiones de siniestros de vehículos. La tercera categoría podría incluir un cuestionario detallado en relación con varios aspectos de los sistemas de tecnología de información del asegurador y sus controles. Esta categoría podría incluir informes preparados regularmente por el asegurador para la administración o para la junta directiva que cubren áreas que se van a inspeccionar. Esos informes pueden ser estructurados en forma diferente de las declaraciones regulatorias y pueden proporcionar mucha información útil sobre el asegurador y los aspectos de sus operaciones que él considera importantes. Sin embargo, algunos tipos de información se pueden obtener mejor en el campo . Por ejemplo, una inspección del manejo de los siniestros puede requerir una revisión de una muestra de archivos de reclamos . Sería costoso e inconveniente para el asegurador enviar por anticipado copias de estos archivos, el hecho de sacar esa información de la oficina del asegurador puede crear preocupaciones en cuanto a la posible violación de la confidencialidad del cliente, y la autoridad de control podría verse inmersa en un mar de papeles ! La información subjetiva , o que se presta para varias interpretaciones , también es mejor recogerla en el sitio — por ejemplo , en reuniones con las personas apropiadas . Comunicación con el asegurador En algún punto , la autoridad de control necesita comunicarse con el asegurador para mostrarle los planes de inspección . En la mayoría de los casos , es mejor que la autoridad de control y el asegurador inicien esa comunicación con suficiente tiempo de anticipación . Esto le permite al asegurador tener en cuenta la inspección cuando planea sus propias actividades y le da tiempo para preparar cualquier información adicional solicitada por la autoridad de control. Si hay una notificación con suficiente tiempo de anticipación, el asegurador podrá garantizar que los miembros relevantes de personal estarán disponibles para reunirse con los supervisores cuando ellos estén en la visita de inspección. Algunas veces — por ejemplo, cuando se está realizando una inspección enfocada en respuesta a una preocupación grave que ha surgido recientemente— el tiempo para la planeación y la preparación puede ser muy limitado, y entonces no es posible informar con anticipación al asegurador. En otras situaciones, aun si la autoridad de control tiene tiempo suficiente para planear y preparar la inspección , puede ser apropiado notificar con poco tiempo al asegurador o no notificarle . Por ejemplo, si se sospechan violaciones graves a la legislación, puede ser importante hacer una inspección sorpresa para evitar que el asegurador destruya o altere documentos que lo puedan incriminar. Además, si la autoridad de control tiene razones para creer que el asegurador va a demorar la producción de documentos hasta que esté avanzada la inspección – para limitar el tiempo disponible para la revisión de supervisión – la autoridad puede decidir no comunicar al asegurador una fecha fija de terminación de la inspección. Trabajo preparatorio

El trabajo preparatorio incluye revisar y analizar la información disponible, que incluye la información existente y la información que ha sido proporcionada por el asegurador en respuesta a la solicitud pre-inspección. Parte de esa información puede estar sujeta a análisis cuantitativos o estadísticos cuyos resultados pueden resaltar áreas que requieren mayor investigación in situ. Parte de la información se puede analizar para identificar la muestra de transacciones o de archivos que se revisarán in situ que no necesariamente tiene que ser una muestra al azar. (Para información sobre muestreo ver IFAC n.d). Se puede revisar la información cualitativa, tal como planes de negocios y actas de reuniones de junta para identificar áreas de discusión con la administración. Muchas autoridades de control han desarrollados listas de verificación, criterios de evaluación y cuestionarios que se pueden utilizar para recoger información en el sitio. (Como ejemplos, ver NAIC varios años; OSFI 2002). Consistente con ICP 4, que requiere que la autoridad de control realice sus funciones de manera transparente y responsable, muchas autoridades de control han publicado información sobre sus herramientas y procesos de evaluación – por ejemplo, en sus sitios Web. Las organizaciones internacionales también han publicado varios artículos que pueden guiar la recolección de información relevante. Por ejemplo, (ver Basel Committee 1998; IAIS 2000a, 2000b, 2002, 2004; Joint Forum 1999; y OECD 2004.) como es imposible e indeseable especificar todos los criterios de supervisión en la legislación, el acceso a ese tipo de información puede ayudar a la industria a entender y a cumplir con las expectativas de supervisión. El trabajo preparatorio incluye la selección de las herramientas más relevantes, modificación de las mismas si es necesario para cumplir con las necesidades de una inspección particular y suplementarlas con preguntas que hayan surgido del trabajo analítico. Trabajo de campo y documentación El trabajo de campo es la base del proceso de la inspección in situ. La manera como se conduce el trabajo de campo tendrá influencia además en la efectividad de la inspección mientras se está en el campo. El equipo de inspección debe recoger la información necesaria para cumplir los objetivos de la inspección . La información que se recoge debe ser cuidadosamente documentada para facilitar análisis futuro y para soportar cualquier recomendación o conclusión que surja de la inspección. Reunión Abierta Una buena comunicación con la administración y el personal del asegurador puede contribuir significativamente con la efectividad del trabajo de campo. Una técnica muy usada para promover una buena comunicación es tener reuniones abiertas al principio del trabajo del campo. En esas reuniones, el líder y los miembros del equipo se pueden reunir con individuos claves con quienes tendrán que tratar durante la inspección y aclarar las responsabilidades específicas de cada uno. Se puede revisar el alcance y los objetivos de la inspección y se pueden describir las diferentes actividades que se realizarán. También se puede preparar y confirmar una programación de sesiones de trabajo que involucra miembros específicos del equipo y del personal del asegurador relacionados diferentes actividades de inspección.

Administración del trabajo de campo El líder del equipo es responsable de la administración del trabajo de campo. Esto involucra el monitoreo del trabajo del equipo de inspección, incluyendo consultores o representantes de otras autoridades de control que puedan estar participando, para garantizar que las actividades de inspección planeadas se terminan en forma apropiada y a tiempo. Si cualquiera de las actividades no se está realizando de acuerdo con el plan, el líder del equipo debe actuar rápidamente. Entre las acciones se pueden incluir, la reasignación de actividades dentro del equipo, proporcionar acompañamiento, obtener recursos adicionales, o ajustar el plan de inspección. Es útil para el equipo de inspección reunirse regularmente. Esas reuniones no tienen que ser extensas. Estas pueden proporcionar un excelente medio para hacer seguimiento al progreso del trabajo de campo. También sirven como un foro para presentar cualquier problema operacional que pueda estar impidiendo la inspección, como por ejemplo, el comportamiento no cooperativo por parte del personal del asegurador. El líder del equipo puede buscar solución discutiendo sus preocupaciones con los administradores apropiados del administrador, y si es necesario, con la administración de la autoridad de control. Las reuniones de equipo también facilitan compartir los hallazgos preliminares, que pueden indicar la necesidad de ajustar el plan de trabajo – por ejemplo, hacer más investigación en una área de preocupación recientemente identificada. Actividades de Inspección El plan de inspección puede incluir un amplio rango de actividades que se van a usar para recoger la información sobre la condición financiera y las condiciones del asegurador. Algunas de estas actividades se mencionaron en la discusión sobre las etapas de planeación y preparación, por ejemplo usar las listas de verificación, los criterios de evaluación y las preguntas que se prepararon antes de ir a campo. Se entrevistan los miembros relevantes de la administración y el personal del asegurador para obtener parte de la información requerida. Cuando se realizan esas entrevistas, los supervisores deben ser educados y respetuosos, pero esto no significa que tengan que aceptar todo lo que se les dice. La información proporcionada debe ser evaluada con ojo crítico. Se deben buscar aclaraciones y se deben probar las inconsistencias hasta el grado en que sea necesario para obtener una respuesta completa y clara a la consulta del supervisor. Las preguntas abiertas a veces son más efectivas para producir información que las preguntas cerradas que se pueden responder si o no. Algunos tipos de información se pueden obtener revisando documentos escritos o electrónicos, tales como actas, informes de administración, informes cuantitativos, políticas corporativas y manuales de procedimiento. Otro tipo de información se puede obtener haciendo análisis de registros detallados tales como archivos maestros de pólizas, archivos de siniestros, archivos de inversiones, y archivos de valoración actuarial. Es esencial que los supervisores tengan acceso a toda la información relevante para su inspección. Por ejemplo, si un asegurador ha contratado con terceros funciones importantes del negocio, será necesario extender el trabajo de campo, para que incluya al proveedor de

servicios con el fin de obtener los datos necesarios o de hacer pruebas a los controles del asegurador sobre sus actividades contratadas con terceros. (Ver OSFI 2003). Si el personal o la administración de un asegurador impide el acceso del supervisor a la información , el líder del equipo debe buscar solución inmediata a la situación. La solución puede requerir involucrar a la alta gerencia de la autoridad de control y aun a la junta directiva del asegurador. En muchas jurisdicciones la legislación establece que el no proporcionar la información requerida por un supervisor es una falta punible. El hecho de que se impida el acceso por sí mismo, debe alertar al supervisor para que haga un examen más detallado del área bajo investigación. Los procedimientos sustantivos son un tipo común de actividad de inspección. Generalmente la auditoría externa realiza los procedimientos sustantivos para detectar errores materiales de la información financiera. Sin embargo, la autoridad de control podría aplicarlos a un rango más amplio de investigación – por ejemplo, para identificar incumplimiento de los requerimientos legales o las políticas internas del asegurador. Los procedimientos sustantivos incluirían pruebas de los detalles de varias clases de transacciones, saldos de cuentas y divulgaciones. También pueden incluir procedimientos analíticos – por ejemplo, el uso de herramientas de software para analizar los datos de pago de siniestros con el fin de identificar el registro de pagos inapropiados o inexactos. Las pruebas de control son otro tipo de actividad de inspección. Las pruebas de control se realizan para obtener evidencia de la efectividad operativa de los controles. Los auditores externos se enfocan en probar la efectividad de los controles para prevenir o detectar, y corregir errores materiales de la información financiera. Una vez más, las autoridades de control pueden aplicar estas pruebas en forma más amplia. Por ejemplo, se podrían revisar las políticas y procedimientos que gobiernan los procesos de inversión con el objetivo de identificar debilidades. Después se podrían analizar las transacciones de inversión para evaluar si los procedimientos y los controles, aunque parezcan sólidos en el papel, se aplican exitosamente en la práctica para garantizar que las actividades de inversión se realizan según las políticas de inversión del asegurador. Es esencial que se evalúe la calidad de la auditoría interna cuando se evalúa el ambiente de control del asegurador. La calidad de la función de auditoría interna depende de muchos factores, entre ellos, su mandato, independencia de la administración operacional, niveles del personal y capacidades, y programa de trabajo. La distinción entre procedimientos sustantivos y pruebas de control es sutil, los procedimientos sustantivos están diseñados para detectar problemas reales con la información o las transacciones subyacentes, mientras que la prueba de control está diseñada para evaluar el grado en que se puede depender de los controles del asegurador para evitar que existan esos problemas. Existen muchos factores que pueden influenciar la decisión sobre si una inspección in situ debe hacer énfasis en los procedimientos sustantivos o en las pruebas de control. Se requieren procedimientos sustantivos si los controles de un asegurador son generalmente

débiles, si la administración no ha hecho cumplir la observancia de los controles, o el alcance o la calidad de la auditoría interna o externa es inadecuada. Sin embargo, si los controles del asegurador son adecuados, el personal del asegurador observa los controles, y la auditoría interna y externa es adecuada, los recursos de supervisión se pueden dedicar a las pruebas de control. En la práctica la situación no puede ser tan exacta, en cuyo caso se pueden usar las dos técnicas hasta cierto punto. Independientemente de las técnicas utilizadas, se deben considerar algunos principios fundamentales cuando se realizan actividades de inspección. El primero de estos es el principio de proporcionalidad lo que significa que los recursos dedicados a un área de investigación deben ser proporcionales a la importancia de esa área para la evaluación general del asegurador. El segundo es el principio de contexto lo que significa que las características del asegurador y sus operaciones son relevantes para la naturaleza y grado de las actividades de inspección. Por ejemplo, la inspección de un asegurador grande con procedimientos bien documentados y con una función capaz de auditoría interna debe ser diferente de la de un asegurador pequeño con mecanismos de control menos desarrollados. El tercer principio es el principio de riesgo, lo que significa que la percepción que tiene el supervisor de los riesgos que enfrenta el asegurador debe guiar las actividades de inspección. Aun si se está realizando una inspección para evaluar cumplimiento con la legislación, se debe prestar más atención a las áreas en las cuales la falta de cumplimiento significaría un riesgo más grande para el asegurador y los asegurados. Por ejemplo, si un asegurador es miembro de un conglomerado financiero, la inspección se puede enfocar en las pruebas de control, que tienen que ver con transacciones con partes relacionadas.

Caso de Estudio. Inspección de la administración de siniestros y provisión de siniestros. Motor Insurer es una compañía pequeña, doméstica que suscribe únicamente seguros de vehículos. Aunque Motor Insurer no ha producido utilidades en los años recientes, el año pasado reportó utilidades. Sin embargo, un análisis fuera del sitio revela que sus utilidades estuvieron acompañadas de una reducción significativa en el índice de provisiones de siniestros para los siniestros pagados durante el año. La autoridad de control ha recibido un número desproporcionado de quejas del público, sobre demora en los pagos o liquidaciones injustas por parte de Motor Insurer. La autoridad de control sospecha que Motor Insurer ha logrado la apariencia de rentabilidad tratando a sus reclamantes en forma injusta – pagándoles muy poquito o muy lentamente – y subestimando sus provisiones de siniestros. Para evaluar mejor la situación, y si sus sospechas se confirman, la autoridad de control ha decidido hacer una inspección enfocada in situ. El alcance de la inspección incluirá administración de siniestros y provisiones de siniestros. La autoridad de control ha decidido usar los lineamientos OECD Guidelines for Good Practice for Insurance Claim Management (ver OECD 2004) como la base para la inspección de prácticas y controles de administración de reclamos. El provisionamiento de siniestros comprenderá los datos, métodos, supuestos y controles relacionados con el cálculo y el análisis de provisiones de siniestros por el asegurador, en consecuencia los elementos que tendrá en cuenta la información que solicitará para preparar la inspección y las actividades que realizará en el campo se pueden resumir como sigue: Item

Elemento de inspección información solicitada para el trabajo preparatorio

actividad de campo

1 Revisión de datos de siniestros no confidenciales para archivos abiertos y cerrados del año en curso y de los dos años anteriores

Archivos electrónicos de datos de siniestros; analizar para seleccionar una muestra de archivos de siniestros que se va a revisar en campo.

Prueba sustantiva de exactitud de los registros y consistencia de los registros electrónicos y en papel

2 Mantenimiento de información suficiente y apropiada en los archivos de siniestros

Elementos de archivos electrónicos de siniestros; revisar para evaluar la idoneidad de la información mantenida

Revisar idoneidad de los archivos de siniestros en papel

3 Uso del tipo apropiado de formato de siniestro para automóviles

Formato de siniestro; revisar para evaluar la idoneidad y claridad

Pruebas sustantiva para confirmar que se está usando el formato de siniestro

4 Calificación apropiada de los empleados del departamento de siniestros

Organigrama; revisar para seleccionar las personas que se van a entrevistar

Entrevistar las personas seleccionadas para evaluar sus calificaciones

5 valoración del pago de siniestros según los procedimientos de la compañía

Políticas y procedimientos para adjudicación de siniestros; revisar si son apropiadas

Prueba sustantiva para evaluar cumplimiento con políticas y procedimientos

6 Seguimiento apropiado de la naturaleza y número de quejas relacionadas con el proceso de administración de siniestros

Políticas, procedimientos e informes de manejo de quejas; revisar si las políticas y los procedimientos son apropiados y si los informes son adecuados

Prueba de control para evaluar el manejo de quejas; prueba sustantiva para evaluar el cumplimiento y revisar si el tratamiento a los clientes es justo

7 Monitoreo de la proporción de siniestros que terminaron en litigio

Un informe que contenga información sobre los siniestros en litigio durante el año actual y los dos años anteriores; calcular la proporción y seleccionar los archivos que se van a revisar en campo.

Revisar los archivos seleccionados; entrevistar al vicepresidente de siniestros y al asesor legal.

8 Cumplimiento con procedimientos para combatir el fraude y el lavado de dinero

Procedimientos para combatir el fraude y el lavado de dinero; revisar si son adecuados

Prueba de control para evaluar cumplimiento con los procedimientos.

9 Prácticas regulares de auditoría interna sobre archivos de siniestros

Mandato e informes de auditoría interna; revisar para evaluar el alcance y la calidad del trabajo; revisar hallazgos e identificar problemas para discutir con los auditores internos.

Entrevistar a los auditores internos.

10 Manuales apropiados de procedimientos internos de siniestros

Manuales de procedimiento; revisar si son adecuados

Pruebas sustantivas para evaluar cumplimiento

11 Procedimientos apropiados para codificación e informes estadísticos de siniestros

Manuales de procedimiento; revisara para evaluar si son adecuados

Entrevistar a los auditores externos y revisar papeles de trabajo; pruebas de control sobre codificación e informes estadísticos.

12 Desempeño en términos de tiempo necesario para liquidación de siniestros

Informes sobre tiempo necesario para liquidación de siniestros; revisar los informes y analizar los archivos electrónicos de siniestros para evaluar el desempeño y la consistencia de la información

Pruebas sustantivas para evaluar exactitud de los registros; revisar los archivos seleccionados para evaluar tratamiento de los reclamantes

13 Disponibilidad de datos completos y exactos sobre valoración

Archivo electrónico de datos de valoración, utilizado por el asegurador para verificar la calidad de los datos; revisar para verificar si es adecuada

Prueba sustantiva para evaluar la calidad de los datos.

14 Uso de métodos apropiados para valoración de provisiones de siniestros

Descripción de los métodos de valoración; revisar para verificar si son apropiados

Prueba de control para evaluar el uso de métodos; entrevistar al actuario para discutir los métodos.

15 Selección de supuestos de valoración prudente

Informe detallado de los supuestos; comparar con los supuestos usados por otros aseguradores

Entrevistar al actuario para discutir la selección de supuestos; conducir análisis de la experiencia real vs los supuestos.

16 Análisis de idoneidad de provisiones de siniestros

Estadística de siniestros Run- off ; analizar los triángulos para identificar cualquier patrón de subestimación.

Revisar el proceso utilizado para aprobar idoneidad; revisar los procesos y resultados de las pruebas de estrés.

Documentación de los hallazgos La inspección in situ puede generar una cantidad de información de varios tipos. Esta información debe ser documentada y organizada cuidadosamente de modo que sea fácilmente accesible y útil. La documentación apropiada de los hallazgos de inspección facilita mayor análisis y soporta cualquier conclusión y recomendación que surja de la inspección. Por el contrario, una documentación pobre puede dificultar la identificación de problemas significativos o el soporte de las medidas preventivas o correctivas. Cada autoridad de control debe desarrollar un sistema de documentación que sea apropiado a sus circunstancias. Entre los factores a considerar se pueden incluir el número, tamaño y complejidad de los aseguradores, la naturaleza de la información que se va a recoger, los usos que se le darán a esa información y el nivel de tecnología disponible en la autoridad de control. Muchas autoridades de control, organizan archivos electrónicos y en papel bajo una estructura jerárquica como la siguiente: asegurador, año, actividad significativa inspeccionada y tipo de información, así como documentos recogidos del asegurador: respuestas a los cuestionarios de supervisión, papeles de trabajo, notas sobre hallazgos en cada parte de la inspección, informes a la administración de la autoridad de control y correspondencia con el asegurador. Es útil completar la documentación básica mientras se está haciendo el trabajo de campo, ya que ésta soporta los análisis preliminares de los hallazgos y ayuda a identificar cualquier área en la que se puede requerir mayor información. Además, minimiza el trabajo de buscar y organizar el material una vez los supervisores regresan del trabajo de campo. Para ayudar a recolectar la información sobre los hallazgos, algunas autoridades de control han preparado versiones electrónicas de sus cuestionarios, criterios de evaluación y notas. Los supervisores usan computadores portátiles para ingresar la información directamente en esos documentos a medida que se recoge. A medida que progresa el trabajo de campo, la documentación se debe construir desde los datos crudos, papeles de trabajo hasta las notas. El equipo debe revisar y discutir los hallazgos proporcionando las bases para las conclusiones preliminares de los resultados de la inspección. Reunión de cierre Cuando el equipo de inspección in situ ha terminado su trabajo de campo, debe tener una reunión de cierre con miembros relevantes de la administración del asegurador. En esa reunión se pueden revisar brevemente las actividades de inspección realizadas y se pueden presentar los hallazgos más significativos. Si la comunicación durante la inspección ha sido buena, no debe haber sorpresas. Sin embargo, la reunión de cierre proporciona una oportunidad formal para que los supervisores obtengan retroalimentación sobre si la administración estaba conciente de los problemas identificados en la inspección, acepta que existen los problemas y está preparada para resolverlos.

Es esencial que las conclusiones de supervisión y las acciones se construyan sobre una base sólida de información factual. La reunión de cierre permite a la administración identificar y corregir errores de hecho o errores en la comprensión por parte de los supervisores. En la reunión de cierre, el líder del equipo debe explicar los pasos siguientes en el proceso de supervisión y el tiempo estimado para completarlos. Estos pasos incluyen más análisis de supervisión, la expedición de un informe formal para el asegurador, la respuesta escrita del asegurador al informe, y demás. Finalmente, si el personal del asegurador cooperó con los inspectores sería apropiado agradecerles en esa reunión. Evaluación e informe El hecho de terminar el trabajo de campo, no significa que se haya terminado el trabajo de la inspección in situ. La autoridad de control debe evaluar totalmente los hallazgos, actualizar su evaluación total de riesgo del asegurador, determinar las acciones que se deben tomar, y tratar con el asegurador para que implemente esas acciones. Evaluación e informe interno Generalmente el equipo de inspección está muy ocupado recogiendo y analizando información cuando está en el campo y le queda muy poco tiempo para reflexionar sobre los hallazgos y considerar todas sus implicaciones. Esto lo debe hacer cuando regrese a la oficina e incluye otros miembros de la administración de la autoridad de control. Los supervisores evalúan los hallazgos para identificar los temas de mayor preocupación. Esos temas pueden incluir evidencia de incumplimiento con la legislación y los requerimientos regulatorios, solución inadecuada de preocupaciones identificadas en inspecciones anteriores, debilidad significativa en el control interno, un enfoque imprudente para conducir el negocio, y errores materiales en el balance. Se consideran los efectos de estos problemas sobre la evaluación de riesgo de la supervisión. Si las preocupaciones son serias, éstas pueden cambiar la calificación general de riesgo asignada al asegurador, que a su vez, podría requerir tipos específicos de medidas preventivas o correctivas. Con base en su evaluación, la autoridad de control debe decidir qué pasos deben tomar ella y el asegurador. Por ejemplo, la autoridad de control puede poner al asegurador bajo supervisión detallada, hacer una inspección adicional in situ o imponer sanciones. Ésta necesita decidir qué tipos de acciones solicitará – o requerirá – del asegurador. Por ejemplo, puede solicitarle al asegurador que fortalezca sus controles en áreas específicas, reevalúe sus provisiones técnicas utilizando supuestos más prudentes, o deje de suscribir una clase particular de negocio. La autoridad de control debe tener procesos para garantizar que sus evaluaciones y las acciones resultantes de éstas sean justas y consistentes. Por ejemplo, el líder del equipo puede solicitar que se presenten la evaluación y las recomendaciones del equipo a los

líderes de otros equipos, considerar sus recomendaciones, y hacer las revisiones apropiadas. Generalmente se prepara un resumen del informe de inspección y de las recomendaciones para entregar a la administración. Si el asegurador es grande o si los hallazgos son graves, el informe puede requerir la presencia del jefe de la autoridad de control. Comunicación con el asegurador La autoridad de control debe comunicarse con el asegurador en relación con los resultados de su evaluación, las acciones que espera que el asegurador tome, y las consecuencias para el asegurador, tales como sanciones. En algunas jurisdicciones, la legislación exige esa comunicación. Aunque ésta no se requiera en forma tan estricta, esta comunicación es simplemente una buena práctica. No es razonable esperar que un asegurador tome medidas para mejorar sus operaciones o su situación financiera si la autoridad de control no le ha comunicado claramente sus preocupaciones y la naturaleza de respuesta que considera apropiada. En muchas jurisdicciones se manda al presidente del asegurador un informe o carta formal escrita, algunas veces – por ejemplo, si lo exige la ley o si las preocupaciones son particularmente graves – la carta también se envía a la junta directiva. Normalmente algunas autoridades de control se reúnen con miembros de la alta administración del asegurador, como aquellos responsables de las operaciones que fueron inspeccionadas para presentar el informe. Es importante que la autoridad de control enfoque sus informes y recomendaciones sobre los temas de más alta prioridad. Este es el caso particularmente cuando se trata con directores y administradores de los niveles más altos. Llenar un informe con asuntos y recomendaciones menores puede desviar su enfoque para tratar con los problemas de mayor preocupación de la autoridad de control. Los puntos de menor importancia se pueden comunicar tal vez menos formalmente a los administradores operacionales del asegurador. La preparación de las recomendaciones y la expedición del informe o carta correspondiente puede tomar mucho tiempo. Puede ser engañoso convertir hallazgos en recomendaciones que indican claramente lo que hay que hacer. Los supervisores pueden tener una idea clara de cuáles son los problemas y qué se debe hacer y describirlos en forma verbal. Sin embargo, las notas escritas que resultan del trabajo in situ pueden contener mucha más información, que puede opacar los problemas claves. La discusión y la redacción del informe para aclarar estos temas puede tomar mucho tiempo. El informe o la carta debe especificar claramente lo que se encontró, qué problemas hay con estos hallazgos y qué se debe hacer para remediar esta situación. Se debe proporcionar un cronograma para responder la carta del supervisor y para tomar acciones en respuesta a las recomendaciones. También se le debe exigir al asegurador que responda por escrito; en algunas jurisdicciones , la respuesta es exigida por la ley. La respuesta debe confirmar acuerdos con los hallazgos y recomendaciones o indicar áreas específicas de desacuerdo, y debe incluir planes de acción, con cronogramas, para tratar con las recomendaciones. Si la respuesta del asegurador no es satisfactoria, la autoridad de control tendrá que considerar la necesidad de acciones correctivas formales o la imposición de sanciones. (ver ICP 14 sobre

medidas preventivas y correctivas ICP 15 sobre medias obligatorias y sanciones, y los relacionados, para mayor información.) Seguimiento Un asegurador puede haber presentado planes satisfactorios para tratar con los problemas planteados por la actividad de control. Desafortunadamente, esto no es garantía de que actuará e implementará estos planes en forma efectiva. Por lo tanto, es importante que la actividad de control implemente y desarrolle su propio plan de seguimiento al asegurador para garantizar que se tomen las acciones necesarias. La naturaleza y la frecuencia del seguimiento del asegurador dependerán de la situación. Si los problemas no son graves, y el asegurador generalmente es diligente en el cumplimiento de sus compromisos con la autoridad de control, puede ser suficiente hacer un seguimiento en la próxima inspección regular in situ. Por el contrario, si las preocupaciones de supervisión son graves , y el asegurador tiene una historia de incumplimiento puede ser necesario hacer un seguimiento más frecuente. Las actividades de seguimiento puede incluir conversaciones telefónicas o en persona con la administración del asegurador, revisar el estado de los informes de proyecto del asegurador y analizar los informes financieros especiales que el asegurador tenga que presentar a la autoridad de control. En algunos casos, se puede requerir una inspección in situ enfocada para evaluar si el asegurador realmente ha resuelto las preocupaciones del supervisor. Finalmente, es importante recordar que la terminación exitosa de una inspección in situ no es el fin de la historia. Ésta es parte del proceso continuo de supervisión. Si la inspección fue exitosa, no deben aparecer los mismos problemas en la próxima inspección. Sin embargo, la administración , los productos, los programas de mercadeo, las condiciones del mercado, y la economía, cambian con el tiempo creando nuevos desafíos a los que se tienen que enfrentar los aseguradores e intermediarios. La inspección in situ es una herramienta esencial que le permite a la autoridad de control contribuir con el éxito de la industria del seguro para enfrentar estos desafío, salvaguardando así los intereses de los consumidores. Ejercicios 8. Haga una lista de los pasos principales que sigue su autoridad de control para realizar una inspección in situ, desde la planeación hasta el seguimiento. Explique las razones para las diferencias, si existen, con los pasos descritos en la sección C de este módulo. 9. Describa brevemente las herramientas utilizadas por su autoridad de control para guiar sus inspecciones in situ, tales como listas de verificación, criterios de evaluación, y cuestionarios. ¿Cómo se desarrollaron estas herramientas? ¿Cuáles de éstas están disponibles para la industria o para el público?

10. Describa brevemente el enfoque utilizado por su autoridad de control para documentar el trabajo y los resultados de sus inspecciones in situ. 11. Para realizar la inspección descrita en el caso de estudio, ¿Cuáles elementos requieren especialistas? ¿Qué tipos de especialistas? 12. Considere el plan de inspección descrito en el plan de estudio. ¿Cree usted que la autoridad de control tiene confianza en el trabajo de los auditores interno y externo de Motor Insurer? Por qué o por qué no?

D. Referencias Basel Committee on Banking Supervision. 1998. Framework for Internal Control Systems in Banking Organizations. Basel, September. Available at www.bis.org. Published in a variety of languages. Committee of the Conference of Insurance Supervisory Services of the Member States of the European Union. 2002. Prudential Supervision of Insurance Undertakings [known as the London Group Report or the Sharma Report]. London, December. Available at http://europa.eu.int/comm/internal_market/insurance/docs/solvency/ solvency2-conference-report_en.pdf. FSA (Financial Services Authority, United Kingdom). 2003. “The Firm Risk Assessment Framework.” London, February. Available at http://www.fsa.gov.uk/pubs/policy/ bnr_progress3.pdf. IAIS (International Association of Insurance Supervisors). 1998. Supervisory Standard on Onsite Inspections. Basel, October. Available at www.iaisweb.org. ———. 2000a. Guidance Paper on Fit and Proper Principles and Their Application. Basel, October. Available at www.iaisweb.org. ———. 2000b. Principles on the Supervision of Insurance Activities on the Internet. Basel, October. Available at www.iaisweb.org. ———. 2002. Standard 7: Supervisory Standard on the Evaluation of Reinsurance Cover. Basel, January. Available at www.iaisweb.org. ———. 2003a. Guidance Paper on Stress Testing by Insurers. Basel, October. Available at www.iaisweb.org. ———. 2003b. Guidance Paper on the Use of Actuaries as Part of a Supervisory Model. Basel, October. Available at www.iaisweb.org. ———. 2003c. Insurance Core Principles and Methodology. Basel, October. Available at www.iaisweb.org. ———. 2004. Guidance Paper on Investment Risk Management. Basel, October. Available at www.iaisweb.org. ———. 2005. A New Framework for Insurance Supervision: Towards a Common Structure and Common Standards for the Assessment of Insurer Solvency. Basel, October. Available at www.iaisweb.org.

———. 2006. Glossary of Terms. Basel, March. Available at www.iaisweb.org. IFAC (International Federation of Accountants). 2006. Handbook of International Auditing, Assurance, and Ethics Pronouncements, 2006 Edition. New York, January. Available for purchase in hard copy or for downloading free of charge at http:/// www.ifac.org. ———. n.d. “ISA 530: Audit Sampling and Other Means of Testing.” New York. Available at http://www.nzica.com/staticcontent/download/ags/ISA530.pdf and in IFAC 2006. Insurance Supervision Core Curriculum 3 Joint Forum. 1999. “Appendix A. Conglomerates Questionnaire.” In “Framework for Supervisory Information Sharing.” Basel, February. Available at http://www.iaisweb. org/1343framework_A-questionnaire.pdf. NAIC (National Association of Insurance Commissioners, United States). Various years. Financial Condition Examiners Handbook, Financial Analysis Handbooks, Market Conduct Examiners Handbook, and related documents available for purchase at http://www.naic.org/store_home.htm. OECD (Organisation for Economic Co-operation and Development). 2004. OECD Guidelines for Good Practice for Insurance Claim Management. Paris, November. Available at http://www.oecd.org/dataoecd/43/44/33964905.pdf. Also published in French. OSFI (Office of the Superintendent of Financial Institutions, Canada). 1999. Supervisory Framework. Ottawa, August. Available http://www.osfi-bsif.gc.ca/osfi/index_ e.aspx?DetailID=294. Also published in French. ———. 2002. Assessment Criteria [multiple documents]. Ottawa, August. Available at http://www.osfi-bsif.gc.ca/osfi/index_e.aspx?DetailID=294. Also published in French. ———. 2003. Guideline B-10: Outsourcing of Business Activities, Functions, and Processes. Ottawa, December. Available at http://www.osfi-bsif.gc.ca. Also published in French. Savage, Lawrie. 1998. “Re-Engineering Insurance Supervision.” Policy Research Working Paper 2024. World Bank and Inter-American Development Bank, Washington, D.C., December. Available at http://www-wds.worldbank.org/serv let/WDS_IBank_Servlet?pcont=details&eid=000094946_99031911111146.

Anexo I. ICP 13 ICP 13 Inspección in situ La autoridad de control realiza inspecciones in situ para examinar el negocio de un asegurador y su cumplimiento con la legislación y los requerimientos de supervisión. Nota explicativa 13.1. Ya sea realizadas por personal de la autoridad de control u otro especialista adecuadamente calificado, la inspección in-situ es una parte importante del proceso de supervisión, estrechamente ligado al proceso de monitoreo fuera de sitio. Provee información que complementa el análisis de los reportes enviados por los aseguradores a las autoridades de control. Sin embargo, las visitas de inspección, también requieren el apoyo de la información de mercado y las estadísticas derivadas del análisis del informe anual del balance y resultados. 13.2. A través de las inspecciones in situ , la autoridad de control puede verificar u obtener datos e información confiables para evaluar y analizar la solvencia actual y prospectiva de un asegurador. La inspección in-situ permite al supervisor obtener información y detectar problemas que no podrían ser fácilmente obtenidos o detectados a través del monitoreo continuo. En particular, las inspecciones in situ permiten al supervisor identificar problemas o irregularidades en un rango de áreas, incluyendo la calidad de los activos, prácticas contables y actuariales, controles internos (incluyendo aquellos que tienen que ver con tecnologías de la información y la contratación de servicios con terceros), la calidad de la suscripción (tanto la prudencia de la política de suscripción y la efectividad de su implementación en la práctica), la evaluación de las provisiones técnicas, dirección estratégica y operativa, reaseguro y administración de riesgos. 13.3. Las inspecciones in situ fortalecen la capacidad del supervisor para evaluar la aptitud de los administradores de los aseguradores. También son un medio efectivo para que los supervisores evalúen el proceso de toma de decisiones de la administración y los controles internos. Brindan a los supervisores la oportunidad de analizar el impacto de regulaciones específicas y, de manera más general, reunir información para comparar (benchmarking). 13.4. Los criterios anticipan que las inspecciones in situ pudieran llevarse a cabo sobre una “escala integral” como en “una base específica”. Ambas formas de inspección requieren ser llevadas a cabo por personal calificado que pueda evaluar y analizar la información que obtienen durante la inspección. Frecuentemente, la autoridad de control proporciona una guía acerca del alcance y los procedimientos para las inspecciones in situ. Sin embargo, el

personal que desarrolle las inspecciones puede utilizar sus habilidades de investigación y técnicas al formarse un punto de vista acerca de la información que obtienen. 13.5 Las inspecciones in situ pueden apoyar a la evaluación de los riesgos a los cuales una institución está expuesta. Una visita de inspección integral incluye como mínimo, las siguientes actividades:

Evaluación del sistema de administración y de control interno Análisis de la naturaleza de las actividades del asegurador, por ejemplo, el tipo de

operaciones y ramos suscritos Evaluación de la conducta técnica del negocio de seguros o una evaluación de la

organización y la administración del asegurador, la política comercial y la cobertura de reaseguro y su calidad (security)

Análisis de las relaciones con entidades externas, tales como con aquellas contratadas para proveer servicios o con respecto a otras compañías del mismo grupo

Evaluación de la fortaleza financiera del asegurador, particularmente de las provisiones técnicas

Evaluación del cumplimiento con los requerimientos de gobierno corporativo. 13.6 Una inspección in situ integral sobre aspectos relativos a la conducta del mercado, incluye como mínimo las siguientes actividades:

Verificar que la información dada a los consumidores sea suficiente y adecuada Revisar la oportunidad de los pagos Revisar la frecuencia y naturaleza de los litigios Evaluar el cumplimiento con los estándares de conducta de mercado y con las

regulaciones del consumidor (ver PBS 25 y 26). 13.7. Las inspecciones efectivas puede requerir incluir el acceso a los servicios prestados por terceros (outsourcing) para asegurar que la inspección cubra adecuadamente a los aseguradores que transfieren funciones e información fuera de la compañía. Cuando otra autoridad supervise al proveedor de servicios, las acciones de supervisión deberán ser coordinadas (refiérase al PBS 5). 13.8. La frecuencia de las inspecciones in situ tendrán en cuenta el perfil de riesgo del asegurador, tal como resulte de inspecciones previas y del monitoreo fuera del sitio; un factor adicional puede ser la importancia relativa del asegurador en el mercado. Criterios esenciales: a. Por ley, la autoridad de control cuenta con amplios poderes para llevar a cabo inspecciones in situ y para obtener información que estime necesaria para cumplir con sus deberes. b. La autoridad de control, los auditores externos, u otras partes calificadas verifican periódicamente la información en las declaraciones regulatorias a través de inspecciones in

situ. Cuando partes diferentes de la autoridad de control verifican la información, se deben establecer acuerdos de comunicación con la autoridad de control c. La autoridad de control puede conducir inspecciones in situ sobre la base de escala integral o enfocada para investigar áreas especificas de preocupación. d. La autoridad de control discute oportunamente los hallazgos y cualquier necesidad de acción correctiva con el asegurador y obtiene la retroalimentación apropiada del mismo. e. La autoridad de control hace un seguimiento al asegurador para garantizar que cualquier acción requerida ha sido realizada. f. La autoridad de control puede extender sus inspecciones in situ para obtener información de intermediarios y compañías que hayan aceptado prestar funciones (mediante outsourcing) al asegurador supervisado .