PROCESO DE SGCCDIGO:SGC-PRO-02

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROFECHA19/11/2014

VERSIN01PGINA6 de 12

1. OBJETIVO

Establecer requisitos necesarios para realizar, revisar, actualizar y controlar las emisiones, cambios y cancelaciones de los documentos del Sistema de gestin de calidad; su distribucin y adecuada utilizacin en los diferentes procesos.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos internos y externos del Sistema de gestin de calidad de la empresa Paya Envos y a todas las reas responsables de la emisin de los mismos.3. CONDICIONES GENERALES

El Coordinador de SGC es el responsable de llevar el control de la documentacin. Cuando se cambie y/o apruebe una versin o nueva vigencia de un documento, este sustituye a la versin o vigencia anterior y los obsoletos son recopilados y destruidos inmediatamente posterior al ao de archivo, conservando mnimo una (1) copia fsica o magntica del original, de la ltima versin anterior a la vigente, para el archivo de los obsoletos del Sistema de gestin de calidad. El documento obsoleto, se identifica como obsoleto.La revisin de los cambios de los documentos es responsabilidad de cada responsable de proceso, quien lo comunica al Coordinador SGC, quien autoriza la realizacin de los cambios.4. DEFINICIONES PROCESO: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. GUAS: Documento que establece recomendaciones o sugerencias

INSTRUCTIVOS: Documento que describe en detalle el qu y el cmo de una actividad o proceso especfico. Por su extensin o referencia repetida en uno o varios documentos se debe definir en un documento separado.Los instructivos pueden ser: De formatos: Describe cmo debe diligenciarse un formato y da pautas para el anlisis. De trabajo: Describe la forma de realizar una tarea u operacin de manera sencilla y clara. FORMATOS: Es un documento preestablecido impreso o digital, donde se registra informacin relacionada con una actividad o proceso y que facilita la recoleccin de informacin clave. REGISTROS: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades desempeadas. [ISO 9001: 2008] LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Es la relacin ordenada de los documentos que forman parte del SGC. Sirve para conocer el inventario y la ltima versin aprobada de los documentos INFORMACIN: Datos que posee significado DOCUMENTACIN: Informacin y su medio de soporte DOCUMENTO OBSOLETO: Es el documento que ya no tiene vigencia ya sea por modificacin, cambio o mejora. COPIA CONTROLADA: Son copias de documentos del sistema entregadas a los empleados por motivos de capacitacin o consulta, que se deben mantener actualizadas. COPIA NO CONTROLADA: Son copias de documentos del sistema suministradas a los clientes externos, proveedores o cualquier otra parte interesada, con las cuales no existe la obligacin de mantenerlas actualizadas. REVISIN: Es verificar que lo que est escrito se hace. APROBACIN: Es autorizar que lo escrito tiene que hacerse. ESTADO DE REVISIN: Estado referente al nmero de revisiones realizadas a un documento. VERSIN: Seala el nmero de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La primera versin corresponde al nmero uno (1). VIGENCIA DE DOCUMENTO: Fecha en que se crea el documento o se actualiza su ltima versin. GARANTA DE CALIDAD Conjunto de acciones que deliberada y sistemticamente realizan los individuos, las organizaciones y la sociedad, para generar, mantener o mejorar la calidad.

5. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

5.1 GUA PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOSPRESENTACIN DE LOS DOCUMENTOS: (Aplica para Manuales, Procedimientos e instructivos, entre otros).

ENCABEZADO:LOGO DE LA EMPRESA(1)PROCESO AL QUE PERTENECE (2)CDIGO:(3)

PROCEDIMIENTO

FECHA (4)

VERSIN(5)PGINA(6)

(1) En la parte superior izquierda: Logotipo de la empresa Paya Envos.(2) En la parte superior Central: Se define el proceso al que pertenece el Documento y el nombre del documento que lo identifica.(3) En la parte superior derecha: Se coloca el cdigo: Se identifican de acuerdo a la siguiente estructura alfanumrica:VVV-ZZZ-##VVV: Nombre del PROCESO al que perteneceZZZ: Tipo de Documento##: Consecutivo

Nombre de los Procesos

PROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

PGGGestin Gerencial

PGCGestin comercial

PROCESOS TRANSVERSALES

PHSQEHigiene, seguridad, calidad y medio ambiente

PROCESOS MISIONALES

PPSProceso de prestacin de servicios

PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO

PLLProceso de recepcin de llamadas

PTHTalento Humano

PCOCompras

Tipo de DocumentoMANManual

POLPoltica

LISListado

MATMatriz

OBJObjetivos

PROProcedimiento

GUIGuas

PTRProtocolos

FORFormato

INSInstructivo

CROCronograma

PROGPrograma

. (4) Indicar la fecha a partir de la cual se hace efectiva la aplicacin del documento. (5) Versin: Compuesto por Dos (2) campos, que hacen referencia a la versin del Documento.Ej.: Para un documento desarrollado por primera vez se establece con versin 01(6) Pgina: El nmero de pgina se establece con la siguiente nomenclatura: Pgina: X de Y.5.2 IDENTIFICACIN DE FORMATOS, CRONOGRAMA Y MATRICES

LOGO DE LA EMPRESAPROCESO AL QUE PERTENECECDIGO:

NOMBRE DEL FORMATOS, CRONOGRAMA Y MATRIZ, PROCEDIMIENTOFECHA

VERSIN

PGINA

5.3 INFORMACIN AL FINAL DEL DOCUMENTO: Al final del documento se debe establecer el siguiente cuadro: MODIFICACIONES# RevisinVersin ActualVersin NuevaVigenciaNuevaDescripcin de Cambios

5.4 OTRAS CONSIDERACIONES La firma de constancia de Revisin de los documentos y formato corresponder a los responsables de procesos en la planilla de los cambios. Al momento en que se emite una solicitud de creacin, cambio y anulacin de documento y formato el encargado tiene un tiempo de 3 das para digitarlo y enviarlo para su revisin. Para realizar la observaciones a los documentos en proceso de elaboracin o modificacin se tienen 5 das hbiles, si en el trmino de ste tiempo no se reciben observaciones se proceder a la aprobacin y emisin del documento. Se emitir una respuesta sobre la aprobacin o no aprobacin de la solicitud va e-mail y explicando los motivos si no se aprob la solicitud. Los documentos de origen externo se identifican por su nombre y se controlan a travs del Listado Maestro de Documentos Externos. El Listado Maestro de Documentos Externos. Tiene una revisin y actualizacin mensual, donde se verifica que estn todos los documentos de origen externos que se utilizan en la compaa. Los documentos estarn disponibles para el personal aprobado por el Coordinador SGC. Las copias de los documentos que se utilicen para capacitacin sern copias controladas y se debern solicitar solo al coordinador SGC El paginado puede ir en el encabezado o pie de pgina en el documento. Cuando algn funcionario necesite una copia de algn documento del sistema de Gestin de SGC de Paya Envos, deber solicitarla al encargado de SGC, el cual imprimir el documento solicitado con la siguiente nota en el pie de pgina: La versin vigente de este documento se encuentra disponible en archivo, Este documento impreso se considera COPIA NO CONTROLADA Para los siguientes casos SGC imprimir copias controladas: donde sea difcil el acceso al archivo, cuando se requiera para una auditoria o cuando amerite la autorizacin del Gerente. Los formatos pre impresos antes de la creacin del sistema estn exentos de cumplir con el numera 5 (Contenido) del procedimiento de control de documentos hasta agotar existencia.

6. DESARROLLO DEL DOCUMENTOQUEQUIENCOMO EVIDENCIA

1. Solicitar elaboracin, modificacin y/o anulacin de un documento.

INICIO

Solicitud, elaboracin de documentos

Responsables de procesos.A partir de las necesidades de los procesos y teniendo en cuenta los requisitos internos y externos determinan la necesidad de crear, modificar o anular un documento y diligencian la solicitud, anexando el modelo del nuevo del documento o cambio de ste, cada persona que detecte el cambio lo reportara al lder del proceso para que este a su vez lo evalu y lo enve al representante de la direccin.

2. Enviar al representante de la direccin y aprobar la solicitud o negar.Enviar, aprobar y solicitar

Coord. SGCAnalizando la justificacin y nueva propuesta, determina si se amerita el cambio y lo aprueba; en caso contrario, enva justificacin de la negacin al solicitante. En caso de que el cambio sugerido pueda afectar a otros procesos, se presentara la solicitud de cambio en el comit para su anlisis y/o aprobacin.

3. Elaborar e identificar los documentos aprobados para creacin o modificacin.Elaborar e identificar documentos

SI

5

NO

Coord. SGCTranscribe la informacin de los nuevos documentos de acuerdo con las condiciones generales de elaboracin y lo enva a los cargos involucrados para sus observaciones.Nuevo documento.

4. Anular documentosAAnular documentos

Coord. SGCSolicita a los encargados del sistema de gestin retirar las copias de los documentos obsoletos con la misma planilla y se actualiza el listado maestro de documentos o registros.

5. Revisar y aprobar documentosRevisar y aprobarA

Responsables de procesos/ Coord. SGCUna vez revisado el documento el encargado de aprobar evala si el documento cumple con los objetivos del proceso y firma en seal de aprobacin.

Nuevo Documento

6. Controlar documentosControlar documentos

Coord. SGCAsigna la Versin y Vigencia del Documento y actualiza el listado maestro de documentos y registros as mismo deja sentado en el mismo documento las modificaciones realizadas en el cuadro de control de cambios.

7.Emisin de documentosEmisin de documentos

Coord. SGCUna vez aprobado el documento se actualiza el publicado. Es responsabilidad del encargado del Sistema de imprimir el nuevo documento si es registro y entregarlo en fsico. Enviando por correo a cada rea responsable los cambios realizados.Correo electrnico

8.Divulgacin del documentoDivulgacin del documento

Coord. SGCCoordinador SGC enviara un email informando de los cambios realizados en los documentos, inmediatamente se realice la actualizacin.Posteriormente el dueo del proceso o al que l se lo asigne difunde el nuevo documento y el manejo de los respectivos registros.Email enviado

9.Control de los documentos obsoletosBControlar documentos obsoletos

Coord. SGCInmediatamente se reciba el nuevo documento las versiones anteriores deben ser enviados al Coordinador SGC y se firma en la planilla de creacin, cambio, anulacin y distribucin del documento.

10. Diligenciar los formatos C

Diligenciar formatos para los registrosfin

Responsables de procesos

De acuerdo a la aplicacin de los procedimientos y/o procesos.

7. REGISTROS7.1 OBJETOEl presente procedimiento tiene como objeto formalizar la metodologa para controlar los registros requeridos por las normas.

7.2 ALCANCE.Este procedimiento cubre los registros de todas las reas de la empresa Paya Envos. Se debe tener en cuenta que para la administracin de los registros son los responsables cada proceso

7.3 CONDICIONES GENERALES Cuando se cambie y/o apruebe una versin o nueva vigencia de un registro controlado, este sustituye a la versin o vigencia anterior y los obsoletos son recopilados y destruidos inmediatamente posterior al ao de archivo, conservando mnimo una (1) copia fsica o magntica del original, de la ltima versin anterior a la vigente, para el archivo de los obsoletos del Sistema gestin de calidad. El documento obsoleto, se identifica como obsoleto.

DILIGENCIONAMIENTO: Todos los registros de SGC que se manejan en la Empresa Paya Envos se diligencian de tal manera que la informacin que en ellos se registra cumple con los siguientes requisitos:Permanencia: Que no pueda modificarse, borrarse o eliminarse sin dejar evidencia de ello.Legibilidad: Que se puede leer fcilmente.Exactitud: Que incluya datos correctos y completos.Claridad: Que se puede entender con facilidad.Consistencia: Que toda la informacin contenida sea siempre consistente. Letra: El tipo de letra en el cual se emiten los documentos ser en calibri.Fecha: El formato de fecha ser indicando da, mes, ao: dd/mm/aa. 7.4 DESARROLLO DEL DOCUMENTO El listado maestro de registro se actualiza cada vez que se realiza una modificacin, creacin o eliminacin de los formatos. Control de los registros: los registros son controlados por el representante de la Gerencia a travs del Listado Maestro de Registros, el cual a su vez es controlado mediante la versin que identifica el formato y la vigencia; adicionalmente tenemos la fila de fecha de actualizacin para colocar las actualizaciones sin modificar el formato. Todos los registros de los sistemas quedan referenciados en los procedimientos. Archivo de los registros: las personas que realizan actividades que generan registros deben garantizar, proteger y recuperar los registros. Emisin de los registros. A partir de las necesidades de operacin de cada proceso y teniendo en cuenta los requisitos externos e internos, los responsables de los procesos determinarn la necesidad de definir formatos. El Responsable del proceso y el Representante de la Direccin planifican el control del registro. El Coordinador del sistema se encarga de elaborar el formato y actualizar el Listado Maestro de Registros. El trabajador encargado del registro lo diligencia de forma legible. El encargado de los registros dispone de los registros que no son activos de acuerdo a lo establecido en el Listado Maestro de Registros. Los cargos registrados en el listado maestro de registros y los auditores son los que poseen accesos a dicho documentos.

7.6 FLUJOGRAMA

QUEQUIENCOMO EVIDENCIA

1. Diligenciar los formatos y/o registros.1. Diligenciar formatos para registrosinicio

Responsables de procesosDe acuerdo a la aplicacin de los procedimientos y/o procesos

2. Almacenar los registros diligenciados.2. Almacenamiento

Responsables de procesosSegn lo dispuesto en el Listado Maestro de registros se asignan la forma de almacenamiento.

3. Proteger los registros.3. Proteccin de los registros

.Responsables de procesosSegn lo dispuesto en el Listado Maestro de DocumentosNuevo documento.

4. Verificar vigencia del registro. 4. Verificacin

NO3

SIResponsables de procesosComparando el tiempo de retencin vs. Fecha de registro guardada.

5. Retener y Disponer de los registros por tiempo estipulado5. Retener y disponer de los registrosFIN

Coord. SGCLos registros que se deben preservar se envan para un archivo inactivo y/o se anula y/o recicla.

Nuevo Documento

8. FORMATOS.

Listado maestro de registro Listado maestro de documentos

9. Registro de cambios

# RevisinVersin ActualVersin NuevaVigenciaNuevaDescripcin de Cambios

Documento controlado por Paya Envos Pgina 6