Cruz Cruz Juan CarlosEsqueda García Alfonso

Romero Olmos DiegoTéllez Vieyra Carlos Adrian

Control

Proceso Administrativo

Planeación¿Qué se quiere

hacer?

Organización¿Cómo se va a

hacer?

DirecciónVer que se haga

Control¿Cómo se hizo?

Definición de la Función ControlEl proceso básico de control

Establecimiento de estándares Medición del desempeñoCorrección de desviaciones

Diferentes tipos de sistemas de controlSistema de control como sistema de retroalimentaciónSistema de control con Información en tiempo realSistema de control con corrección anticipante

Requisitos para Controles eficacesTécnicas de control e indicadores (puntos críticos de control)

Grafica de GanttCPM (Crirtical Path Method)Tipos de Control ejemplos y aplicaciones.

Temas a desarrollar

Concepto de control, Según Fayol: “En una empresa, el control consiste en verificar que todo ocurra de acuerdo al plan que se haya adoptado, a las instrucciones emitidas y a los principios que hayan sido establecidos”

Función controlDefinición y concepto

Según Goetz:

“La planeación en administración busca programas consistentes, integrados y articulados, en tanto el control busca que los sucesos se ajusten a los planes”.

Definición como función administrativa:“Es la medición y la corrección del desempeño en las actividades de los subordinados para asegurarse de que todos los niveles de objetivos y los planes diseñados para alcanzarlos se están llevando a cabo”

Propósito y función del controlPropósito: Garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para emprender acciones, a fin de corregir desviaciones indeseables reales o potenciales.Función de control: Le proporciona al gerente medios adecuados para verificar que los planes trazados se implanten en forma correcta.

Características de la función control

Es la última función de la administración. • Cierra el ciclo de la administración.• Se aplica cuando las otras funciones se han cumplido.

Opera sobre cosas, personas y acciones.• Es de aplicación global.• El control puede enfocarse en los eventos antes, durante y

después de un proceso.

Se basa en planes y la existencia previa de una estructura de organización.• Conforme más claros, completos e integrados sean estos

más efectivos serán los controles.

Importancia del control

Mide el desempeño de la planeación, la organización y dirección, midiendo también su propia eficacia. • Reduce costos y

ahorra tiempo al evitar errores.

• Establece medidas para corregir desviaciones

Señala los puntos débiles y errores (identifica causas

de las desviaciones) para rectificarlos y

evitar su ocurrencia

Ayuda directamente al logro de la productividad de los recursos de una empresa. • Facilita la

administración. • Información de la

situación operativa

El control se emplea para:• Crear mejor calidad• Enfrentar el cambio• Producir ciclos más

rápidos• Agregar valor• Facilitar la delegación

y el trabajo en equipo.

Principios del controlDel carácter administrativo del control

Es necesario distinguir “las operaciones” de control, de “la función” de control.

De los estándaresEl control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera prefijados, y será mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares

Del carácter medial del controlUn control solo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifican ante los beneficios que de él se esperan.

Del principio de excepciónControl administrativo es mucho más eficaz y rápido, cuando se concentra en casos en que lo planeado no se logró lo previsto, en vez de resultados que se obtuvieron como se había planeado.

Estándares

Elementos sustanciales del proceso control El proceso básico del control

El proceso básico de control, implica tres etapas:

Etapa 1:Establecimiento de estándares

Etapa 3:Corrección de desviaciones

Etapa 2:Medición del desempeño

Etapa 1: Establecimiento de estándares

Consiste en el establecimiento de planes.Estándares: Son criterios de desempeño, Primero se planea, después los puntos elegidos en un programa total de planeación se convierten en estándares en los que se realizan mediciones de desempeño.Los estándares pueden plantearse en:

• Cantidad de productos.• Unidades de servicio• Horas de trabajo• Velocidad o volumen de

rechazos

Términos físicos

• Volumen de ventas• Costos• Gastos de capitales• Utilidades

Términos monetarios

• Otras maneras que pueda proporcionar una indicación clara de desempeño

Términos cualitativos verificables

Etapa 2: Medición de desempeñoConsiste en medir, o evaluar de alguna otra manera, el desempeño en comparación de los estándares.Las mediciones deben basarse en una observación a futuro, para detectar desviaciones antes de su ocurrencia real y para que sea posible evitarlas emprendiendo las acciones apropiadasSe puede llevar a cabo mediante técnicas de estudio de tiempos y movimientos:

Establecer estándares de horas de trabajo para un artículo de fabricación en serie.

Etapa 3: Corrección de desviaciones

Consiste en emprender acciones para corregir las desviaciones.Una vez que se elaboran los estándares para reflejar la estructura de organización y se mide el desempeño en estos términos, se vuelve primordial la corrección o revisión de desviaciones

• Producto de un desempeño deficiente• Es necesaria una corrección de desviaciones

reelaborando estándares.• Control se considera como parte de un sistema

total de administración y donde se interrelaciona con las otras funciones de la administración.Desviaciones

negativas

• Producto de un desempeño superior al estándar.• Es necesario revisar la precisión y adecuación de

estándares.• Determinara si está desviación fue resultado de

inexactitudes o realmente de un desempeño superior real.Desviaciones

positivas

Integración de sistemasSegún Norbert Wiener, la comunicación o la transferencia de información y el control ocurren en el funcionamiento de muchos sistemas.Los sistemas utilizan una parte de su energía para retroalimentar información que permite comparar el desempeño con un estándar.

Control

Establecer los

estándares

Medición de

resultados

Comparar resultados

con estándares

Corrección

Retroalimentación

Se considera al control administrativo como un sistema de retroalimentación, en vez de considerarlo simplemente establecimiento de estándares, medición de desempeño y corrección de desviaciones

Diferentes tipos de sistema control

TIPOS DE CONTROL

PRELIMINAR

Son los realizados antes que el proceso operacional comience. Esta incluye la

creación de políticas, procedimiento y reglas

diseñadas para asegurar que las actividades

planeadas serán ejecutadas con propiedad.

CONCURRENTE

Se aplican durante la fase operacional. Esta incluye

dirección, vigilancia, sincronización de las

actividades que acurran para que el plan sea

llevado a cabo bajo las condiciones requeridas.

RETROALIMENTACIÓN

Se enfoca sobre el uso de la información de los

resultados anteriores para corregir posibles

desviaciones.

Sistema de control con información con tiempo real.

Características

Este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran. Por lo tanto, es el que tiene lugar durante la producción de un bien o un servicio.

Evalúa las actividades actuales del trabajo.Se basa en las normas del desempeño.Incluye reglas y reglamentos para guiar las tareas y las actividades de los empleados.

La constatación de que se cumplen los estándares de calidad a lo largo del proceso, las condiciones de calidad exigidas o los rendimientos correctos son ejemplos de control concurrente.

Ejemplos

“La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa”.

El administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan presentarse.

La retroalimentación no es muy buena, por lo tanto no se puede saber si el control dará resultados o si es posible mejorar algunas áreas del proceso o manufactura.

Ventajas Limitaciones

Sistema de control como sistema de retroalimentación

Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

CaracterísticasSe enfocan en mediciones financieras.Implica la recolección de datos previos.Requiere del análisis de los datos previos.A partir del análisis se realizan las correcciones pertinentes.

Un ejemplo de control con retroalimentación es el relanzamiento de alguna marca o producto. Esto ocurre con mucha frecuencia en la industria automotriz.

Ejemplos

“En el control con retroalimentación se concentra la atención en los productos finales de una organización; en particular la calidad de un producto o servicio final”.

Es la forma de maximizar el rendimiento de algún producto, también es la forma en que se mejoran los servicios o productos.

El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.

Ventajas Limitaciones

Sistema de control con corrección anticipante

Sistema del cual disponen los administradores para combatir rezagos en el control por medio de acciones correctivas y preventivas. Uso de pronósticos basados en la información disponible más reciente; comparando la situación deseable con los pronósticos los administradores pueden introducir cambios de programa para que se vuelvan más acertados los pronósticos.

Ya que el control como sistema de retroalimentación presenta problemas en tiempo de obtención de información y por tanto de respuesta al problema. Los administradores disponen del sistema de control con corrección anticipante

CaracterísticasLos sistemas de corrección anticipante supervisan los insumos de un proceso. Es un control preventivoControl eficaz dirigido hacia

el futuro, predice problemas.

EjemplosControl estadístico de procesos

Entrada de materias primas de acuerdo a estándares de calidad o normas de calidad (tanto al inicio de la producción, como las partes intermedias y el producto final).

Realización de un exhaustivo y cuidado análisis del sistema de planeación y controlDesarrollar un modelo o sistemaActualización permanenteRecopilar periódicamente las variables de insumosIntegración de datos al sistema y realización de acciones

Pasos del sistema

1. Facilita la gestión organizacional, indican cuando el plan no está siendo cumplido.2.-Determinan las razones por las cuales no se está logrando el objetivo.3.-Evita pérdidas por problemas de calidad.4.-Mejora la logística y entregas justo a tiempo

1.- El sistema control con corrección anticipante no previene o anticipa problemas externos a la empresa.2.-Temporalidad de insumos o materia prima entrante.

Ventajas Limitaciones

CON

TRO

L EF

ICAZ

Económicamente realista

Prescrita y operacional

Aceptable para los miembros de la organización

Precisos

Oportunos

Objetiva y completa

Técnicas de control e indicadores

GRAFICA DE GANTT

Desarrollado por Henry Laurence Gantt a principios del siglo XX, el

diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por

actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas.

Es una herramienta

que se emplea para planificar y programar tareas a lo largo de un

período determinado de tiempo.

RUTA CRÍTICA (CPM)IC : lo más pronto que puede comenzar la actividad.TC : lo más pronto que puede terminar la actividad.

IL : lo más tarde que puede comenzar la actividad sin retrasar el término del proyecto.

TL : lo más tarde que puede terminar la actividad sin retrasar el término del proyecto.

Es utilizado en el desarrollo y control de proyectos. El objetivo principal es determinar la duración de un proyecto, entendiendo éste como una secuencia de actividades relacionadas entre sí, donde cada una de las actividades tiene una duración estimada.

PARA UTILIZAR EL MÉTODO CPM O DE RUTA CRÍTICA SE NECESITA SEGUIR LOS SIGUIENTES PASOS:

1. Definir el proyecto con todas sus actividades o partes principales.

 2. Establecer relaciones entre las actividades. Decidir cuál debe comenzar antes y cuál debe seguir después.

 3. Dibujar un diagrama conectando las diferentes actividades en base a sus relaciones de precedencia.

 4. Definir costos y tiempo estimado para cada actividad.

 5. Identificar la trayectoria más larga del proyecto, siendo ésta la que determinará La duración del proyecto (Ruta Crítica).

 6. Utilizar el diagrama como ayuda para planear, supervisar y controlar el proyecto.

EJEMPLO DE CPM

CON

TRO

L PO

R ÁR

EAS

FUN

CIO

NAL

ES

Control de calidad

Control de inventarios

Control de producción

Control de mercadotecnia

Control de costos

Control de gestión de mantenimiento

TIPOS DE CONTROL:

CONTROL DE LA PRODUCCIÓN

Disminución de tiempos

Evitar demoras

Incrementar la productividad

CONTROL DE INVENTARIOS

Materia prima

Materiales en proceso

Producto terminado

Partes de la maquinaria y herramientas

CONTROL DE GESTUION DE

MATENIMIENTO

Efectividad de la empresa

Entretenimiento

Repuesto de equipo y herramientas

ConclusionesEl control es la etapa del proceso administrativo cuya finalidad es garantizar que las actividades se realicen conforme a lo planeado y que los resultados se ajusten a los objetivos establecidos, y que si no se ajusta sirva para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición. Donde esta tarea que recae en todo administrador que tiene a su cargo la ejecución de planes.El control, como la última función de la administración:

Ayuda a cerciorarnos de que todas las demás funciones se hayan integrado adecuadamente.Es una función vital para el desarrollo y mejoramiento de cualquier producto o empresa (ya sea lucrativa o no).

Al haber diferentes tipos de control es posible controlar las diferentes etapas de un proceso, utilizar estos sistemas en conjunto permiten maximizar la eficacia en una organización.

A grandes rasgos el sistema de control con corrección anticipante es una herramienta útil para los administradores dentro de una organización, empresa, etc. Anticipa y previene errores pequeños antes y durante los procesos de administración, producción etc.; que de no ser detectados podrían convertirse en un problema mayor. Es decir, es una forma de corregir errores mediante la planeación y no por reacción

Bibliografía:“Personal de Servicios Generales”, Martos Navarro Fernando, et.al., 1ra edición, Editorial Mad,S.L., España (2006), páginas: 100-103http://www.grandespymes.com.ar/2012/09/19/importancia-del-control-en-la-retroalimentacion-del-ciclo-administrativo/http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulo4/Pages/4.12/412Retroalfile:///C:/Users/UserEnd/Downloads/1369571228.5.-%20Control%20de%20la%20organizaci%C3%BD%C3%BDn.pdfhttp://www.onsc.gub.uy/enap/images/stories/MATERIAL_DE_CURSOS/3.-_CONTROL_DE_GESTION.pdf¿Qué es un diagrama de Gantt y para qué sirve? - Project Management, http://www.obs-edu.com/blog-project-management/diagramas-de-gantt/que-es-un-diagrama-de-gantt-y-para-que-sirve/CPM (Critical Path Method) - Método de la Ruta Crítica - Gestión de Proyectos, http://www.investigaciondeoperaciones.net/cpm.htmlEl control dentro del proceso administrativo • GestioPolis, http://www.gestiopolis.com/el-control-dentro-del-proceso-administrativo/