Ententes de contribution

• Aperçu :– Subvention par rapport à entente de contribution– Obligation de rendre compte– Cycle de vie d’une entente de contribution– Ressources– Foire aux questions

• Objectif :– À la fin de la séance, vous comprendrez le cycle de

vie d’une entente de contribution au sein de la Direction générale de l’intégration.

Introduction

• Subvention– Transfert de fonds inconditionnel– Les fonds ne sont soumis à aucun suivi

• Contribution– Transfert de fonds conditionnel– Obligation de rendre compte des fonds, qui sont

assujettis à un suivi

Subventions par rapport à contributions

• Le programme de subventions et de contributions est régi par le besoin de recueillir des données et d’évaluer les services, et par le besoin d’assurer l’efficacité administrative

• Un contexte marqué par des examens plus rigoureux et une responsabilisation accrue

• Vérifications et examens• Comité permanent de la citoyenneté et de

l’immigration

Obligation de rendre compte

Le cycle d’une EC

planification

évaluation et recommandation des propositions

Préparation de l’ententede contribution

examen des demandes de remboursement et calcul des paiements

Amendements de l’entente et maintien du dossier

suivi de l’entente

fermeture de l’entente

construire et maintenirdes partenariats

• Planification– Définir les priorités et formuler les objectifs de

prestation de services pour s'assurer que les services répondent aux besoins des clients

• Évaluation et recommandation de propositions– S'assurer que les fonds des ententes de

contribution sont attribués au moyen de processus justes et transparents

Planification, évaluation et recommandation de propostions

Cycle d’un appel de propositions

Négociation de l’ententeNégociation de l’entente

1ère norme de service : Accusé de réception de la demande2ième norme de service : Décision sur l'admissibilité du demandeur3ième norme de service : Décision sur l'approbation des propositions

1ère norme de service : Accusé de réception de la demande2ième norme de service : Décision sur l'admissibilité du demandeur3ième norme de service : Décision sur l'approbation des propositions

1re norme de service

(7 septembre)

1re norme de service

(7 septembre)

2e norme de service

(17 octobre)

2e norme de service

(17 octobre)

3e norme de service

(10 janvier)

3e norme de service

(10 janvier)

Appel de propositions publié

propositions reçues

• Les objectifs quantitatifs et qualitatifs et les livrables doivent être :

– à l’appui des objectifs du programme de CIC;– réalisables pendant la durée de l'accord.

• Les coûts doivent :

– être raisonnables et directement liés à la prestation des services;

– être conformes aux directives de négociation de CIC.

• CIC contribuera à la portion des coûts partagés nécessaires à l’atteinte les objectifs du programme• Les demandeurs doivent déclarer toutes les sources de financement au départ et tout au long de la durée de

l‘EC.

Négociation d’une entente de contribution

• Un document juridique qui crée des obligations entre votre organisation et le gouvernement du Canada

• Il indique la contribution maximale (le budget) sur une période spécifiée pour l’administration et la prestation des services cernés et l’atteinte des résultats attendus.

• L’EC est composée de deux parties :– Les articles– Les annexes

Entente de contribution

Articles

Sections des articles :1.0 Entente 2.0 Interprétation 3.0 Contribution 4.0 Conditions régissant le paiement de la contribution5.0 Obligations du fournisseur de services

Articles (suite)

6.0 Exigences en matière d’information, de surveillance des programmes et de rapports

7.0 Obligations en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité

8.0 Manquement9.0 Tierce partie10.0 Propriété intellectuelle11.0 Immobilisations12.0 Généralités

• Annexe 1– Décrit les objectifs, les activités, les extrants, les

résultats et les rapports à présenter• Annexe 2– Budget du programme

• Annexe 3– Décrit les conditions de paiement

• Annexe 4– Contient les conditions supplémentaires liées aux

pratiques financières et aux activités de programme

Annexes

• Qu’est-ce que les prévisions de trésorerie?– Une exigence de déclaration établie par CIC– Élaborées en consultation avec le gestionnaire

de programme– Prévoir les dépenses avec exactitude en fonction

des activités qui seront effectuées pendant le mois visé

Prévisions de trésorerie

• Qu’est-ce qui peut être réclamé? (article 2.3)– Coûts admissibles engagés et payés, jusqu’à concurrence

de la valeur totale indiquée à l’annexe 2 (par exercice)• Les demandes de remboursement présentées le

10e jour du mois suivant ou avant• Il faut compter environ deux semaines pour que CIC

effectue le paiement• CIC pourrait exiger des documents à l’appui pour

justifier les dépenses réclamées• Les demandes de remboursement de mars ne doivent

inclure que les dépenses admissibles engagées jusqu’au 31 mars inclusivement

Examen des demandes de remboursement et calcul des paiements

• Pour éviter les retards dans le traitement des demandes de remboursement, voyez à ce que :– Les demandes de remboursement ainsi que les rapports

statistiques et narratifs soient présentés à temps– Des copies des documents à l’appui soient jointes à la

demande, lorsque CIC l’exige– Les coûts soient engagés et payés– Les coûts soient admissibles– Les dépenses ne dépassent pas le maximum précisé à

l’annexe 2– Les coûts partagés soient réclamés en fonction du partage en

pourcentage convenu du remboursement des frais– Le calcul des demandes de remboursement soit exact

Demandes de remboursement (suite)

• Il y a des fonds non utilisés lorsque le montant réclamé est inférieur au montant prévu– Fonds non utilisés apparents si ces fonds seront

réclamés à une date ultérieure– Fonds non utilisés réels si ces fonds ne seront pas

réclamés• Les fonds non utilisés réels doivent être

identifiés pour qu’ils puissent être désengagés et réaffectés– Le but est d’appuyer tous les programmes de la

région

Modification des ententes de contribution : Fonds non utilisés

• Elles servent à modifier l’EC pour tenir compte des fonds non utilisés ou de nouveaux développements dans le programme

• Les modifications sont habituellement négociées en hiver

• Les documents d’EC modifiés sont signés par votre organisation et CIC

• Il faut compter de 6 à 8 semaines pour qu’ils soient approuvés

Modifications

• Examen des finances et des activités du programme pour s’assurer que les conditions de l’EC sont remplies.– Chaque organisation est soumise à au moins un

suivi des activités et à un suivi financier pendant la durée de l’entente.

– Les suivis permettent d’améliorer la compréhension mutuelle entre le fournisseur de services et l’agent d’établissement.

Suivi

• Suivi financier :S’assurer que :

– Les contrôles financiers adéquats sont en place– Les documents à l’appui sont disponibles– Les dépenses sont raisonnables et admissibles aux termes de

l’entente• Suivi des activités :

– Rencontrer avec la direction, le personnel et les clients– Examiner les dossiers de clients pour s’assurer que

l’établissement des rapports et la tenue des dossiers se fassent correctement (se reporter à l’article 6.0) (s’il y a lieu)

– Observer les activités (classes, cercles de conversation, etc.)

Objectif des suivis

• Demande de remboursement finale– La date limite est habituellement établie pour la première

semaine d’avril– Les dépenses doivent être engagées d’ici le 31 mars

• Rapport final (section 6.7 de l’EC)– Soumis après l’achèvement des activités de l’excercice

financier (Rapport annuel sur le rendement du projet)• Paiement final

– Comprend le montant de la demande de remboursement de mars et la retenue s’il y a lieu

– S’effectue habituellement à la fin de mai– Peut inclure la récupération des trop-payés

Fermeture d’une entente

• Répondre aux besoins des clients• Développer des relations d’aiguillage– Partenariats locaux en matière d'immigration (PLI),

organismes francophones, OCASI, etc.• Liste d’organisations desservant les nouveaux arrivants :– http://www.cic.gc.ca/francais/nouveaux/map/services.asp– http://www.etablissement.org/index.asp– www.211toronto.ca

Ressources d’aiguillage

Questions ?

MERCI!