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Newborn Screening in the NICU:

A Process Improvement Initiative

Allison Piques, NNP

Conflict of Interest

• None to Disclose

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Problem Statements• Newborn Screens (NBS) are obtained at inconsistent 

times and the process for follow up is non‐standardized

• Despite multiple repeat screens, our patient population remains at risk for “loss to follow up”

– complex patients with acute (on chronic) needs

– variability in practice 

– clinical variables impact results; interpretation challenging  

Process Improvement Initiative

• 1. Standardize timing for NBS in NICU

• 2. Standardize follow‐up procedures for abnormal NBS  

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Meet BG Repeat

33 weeker 

NBS drawn on day of life 6.

Required a blood transfusion in second week of life.

NBS results:First screen   ABNORMAL for CAH

A Second screen is obtained because the first was abnormal.

It reflects Transfusion, but NORMAL for CAH

Lab requests Third screen, but not until 8 weeks later.

What’s the provider to do?

In 2 weeks, Baby Repeat is ready for discharge  

C    Ignore this situation bc BB Repeat obviously doesn’t

have CAH, and that’s what matters

A   Obtain a 3rd NBS, hoping it does not reflect a transfusion

B    Assign accountability for follow up to community PCP 

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Primary Goals

• Standardize the timing of Newborn Screens for our specialized population

• Identify why screens were often being repeated

• Develop a procedure for a consistent approach to follow‐up on all NBS

Secondary Goal

• Improve collaboration and communication with VDH to “close the case” in a timely manner

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Interventions

• Developed a NBS protocol to meet the needs of our patient population 

• Disseminated protocol   

• Educated staff re: new guidelines, emphasis on “team accountability” for the NBS

• Implemented protocol

Protocol Development• Review of current practices 

• Literature review

• Interdisciplinary collaboration

Pediatric specialists at CHoR • Neonatology 

• Endocrine

• Genetics/ metabolic, 

Metabolic dietician:  medical nutrition therapy

• Pulmonology

• DCLS Laboratory scientists

• NBS follow up staff at VDH

• 2013‐ Hematology  (adding Hgb algorithm)

• 2015 ‐ Allergy/Immunology (adding SCID)

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Two Key Practice Changes

Standardized Timing for NBS

•Dated and timed order rather than “Routine” or “standing” 

•DOB +2, 4am 

Standardized procedures for follow up/ follow‐through

• NBS Algorithm 

‐ Clear pathways for Follow up

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Disseminate and Implement

• Communicate change in protocol – NICU nursing staff and patient care tech

– NICU Faculty, NNPs and Fellows

– Newborn Screening consultants and VDH

• Question/Answer period, education

• Revised unit‐based nursing policy to reflect new protocol

• Protocol effective September 2012

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Evaluation

• Initial focus  – Timing of NBS  

What causes “Untimely Newborn Screens”?

• Multifactorial: – Early

• Incorrect order

– Late• Missed order? 

• Incorrect order or NO order? 

• Incorrect order , and missed? 

• Other issues (handling, etc)

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Reporting Results:Monthly QA/I Meeting

• How are we doing? 

RESULTS: NBS Timing over 9 months

0%

25%

50%

75%

100%

Oct-12 Nov Dec Jan-13 Feb Mar Apr May June

Reinforcement from nursing

leadership

% M

isti

med

New

bo

rn S

cree

ns

“Drill down”/Post-critical event

inquiry

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�

� RESULTS: NBS Timing over 9 months

0%

25%

50%

75%

100%

Oct-12 Nov Dec Jan-13 Feb Mar Apr May June

% o

f N

BS

Mis

tim

ed

“Let me tell you about ourprotocol for NBS.Here’s a copy!”

Opportunities for Improvement

NBS data log‐‐>“NBS log” updated weekly by PCT (enters NBS time, etc)‐‐>  Drop down menus describe rationale for “miss”‐‐> Monthly audit by staff RN to determine % compliance

NICU Power Orders

NICU Admission Order Sets updated Summer 2015 Human-proof, timed orders are pre-populated !

‐‐> Changing house staff rely on care sets

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First screen obtained on DOB +2

ABNORMAL for CAH

Knowing that the baby has since been transfused, what’s the provider to do? 

BG Repeat: Take 2

Consult NBS Algorithm. 

Obtain         

17 oHP ,BMP

Results are faxed toNBS Nurse at VDH

Case / Folder closed.

Additional Outcomes to Consider 

• Pre/Post, Interval change: – Frequency of repeat NBS

– # of transfused specimens

– Cost analysis

– Loss to follow up/ % case closure  

– Staff perceptions and satisfaction  

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Don’t forget my newborn Screen !

Please order on admission

date of birth + 2,

after 4 am