02

Engineering the Future since 1758.MAN SE

Compliance en MAN

MAN COMPLIANCEDRIVEN BY INTEGRITY

01

Prlogo

MAN, una empresa que acta a nivel inter-

nacional con muchas reas de negocios

y una larga tradicin, asume responsabi-

lidad social con los clientes, empleados,

socios capitalistas y el pblico. La obser-

vancia constante y en todas partes de

las leyes vigentes, el respeto a los valores

fundamentales ticos yuna actuacin per-

sistente por parte de MAN forman parte de

esta responsabilidad.

En este sentido, el Compliance constituye

una parte fundamental de la estrategia de

MAN, ytodos los niveles del grupo ytodos

los empleados, es decir, los miembros de

la junta directiva, los ejecutivos ycada uno

de los empleados tienen que vivirlo. La MAN

Compliance Organisation ha introducido

una gran cantidad de medidas adicionales

para asegurar que en MAN se viva yse lleve

ala prctica el Compliance anivel del grupo

completo.

Con este folleto queremos presentarle la

MAN Compliance Organisation y ofrecerle

una visin de conjunto de las medidas de

Compliance del Grupo MAN.

Dr.-Ing. Georg Pachta-Reyhofen, CEO MAN SE

Contenido

Prlogo 01

La MAN Compliance Organisation 02

El programa de Compliance de MAN 03

El compromiso de MAN por

el Compliance 08

El comportamiento ntegronos incumbe atodos: en todas partes yen todo momento.

(Dr. Pachta-Reyhofen, portavoz de la junta directiva de MAN SE)

02

El Chief Compliance Officer dirige la Com-

pliance Organisation de MAN y da cuenta

directamente al portavoz de la junta direc-

tiva de MAN SE y, adems, a la comisin

examinadora del consejo de administracin.

La Compliance Organisation se divide en

dos partes: la Corporate Compliance Office

en la central del grupo y la Compliance

Organisation en los subgrupos.

La Corporate Compliance Office desem-

pea funciones centrales de Compliance

como, por ejemplo, la redaccin de direc-

trices de Compliance, vlidas para todo el

grupo, la elaboracin de cursillos de for-

macin de Compliance, la identificacin de

controles de Compliance y la investigacin

de infracciones de Compliance. La Corpo-

rate Compliance Office realiza, adems, re-

gularmente un anlisis de riesgos, afin de

identificar potenciales riesgos de Compli-ance del grupo yde organizar yperfeccio-

nar el programa de Compliance para todo el

grupo conforme aestos riesgos.

La MAN Compliance Organisation

La Compliance Organisation en los sub

grupos se ocupa se llevar a la prctica el

programa de Compliance desarrollado por

la Corporate Compliance Office en las em-

presas de los subgrupos. Cada subgrupo

dispone de un Compliance Officer que

cuenta con el respaldo de los Compliance

Manager de diferentes unidades de nego-

cios oregiones comerciales.

Y, tambin los llamados Compliance

Champions se hacen cargo de tareas de

Compliance. Los Compliance Champions

no son empleados de Compli ance de tiem-

po completo, sino ejecutivos de MAN, que

asumen una responsabilidad especial rela-

cionada con el tema de Compliance. Apo-

yan a la Compliance Organisation, encar-

gndose, por ejemplo, de llevar ala prctica

las medidas de Compliance tambin en

aquellas empresas del grupo que no cuen-

tan con un Compliance Manager propio. Compliance Champions

Comisin examinadora del consejo de administracin

Chief Compliance Officer

CEO MAN SE

Corporate Compliance Office

Compliance Awareness & Prevention

Compliance Legal

Compliance Data Protection

Compliance Project Management &

Programs

Compliance OrganisationSubgrupos

Compliance Manager Sales Region/Business Unit

Compliance Officer TK

03

El programa de Compliance de MAN

El programa de Compliance de MAN trata

los temas de la delincuencia econmica

(esencialmente la lucha contra la corrupcin

y la prevencin del blanqueo de dinero),

del derecho de carteles y la proteccin de

datos.

La Compliance Organisation ha desarrollado

al respecto un programa de integridad

yCompli ance para todo el grupo,

que previene infracciones de Compliance

(prevencin)

que descubre lo ms rpido posible

eventuales infracciones de Compli ance

que se puedan producir, pese alas me-

didas preventivas (descubrimiento)

y que pone fin inmediata y eficazmente

adichas infracciones de Compliance, tan

pronto como se descubran (reaccin).

1. Prevencin

Afin de prevenir infracciones de Compliance,

el departamento de Compliance ha adop-

tado eimplementado una gran cantidad de

diferentes medidas:

Code of Conduct

El Code of Conduct del Grupo MAN, vlido

de igual manera para todos los empleados

de MAN, es decir, para los miembros de la

junta directiva, los ejecutivos ycada uno de

los empleados, constituye el corazn de la

cultura empresarial de MAN. Est dirigido

directamente a los empleados de MAN,

concretiza los valores de la empresa (fiabili-

dad, innovacin, dinamismo yapertura) yfija

guas concretas y vinculantes a seguir en

situaciones, en las que los empleados de-

ben prestar particular atencin auna forma

de actuar responsable. Mediante ejemplos,

describe cmo se han de manejar las situa-

ciones conflictivas en el negocio cotidiano.

Code of Conduct para suministradores

ysocios comerciales

MAN espera que tambin los suministradores

y socios comerciales, y los empleados de

los mismos, acten de forma responsable

yque, en todo momento yen todas partes,

se atengan alas leyes vigentes yrespeten los

valores ticos fundamentales. A tal efecto,

MAN ha publicado un Code of Conduct

propio para suministradores y socios

comerciales, que incluye los estndares

mnimos ticos, a cuyo cumplimiento se

comprometen los suministradores ysocios

comerciales de MAN.

Prevencin

Descubrim

iento

Reac

cin

se deben tener en cuenta cuando una em-

presa tiene una posicin dominante en el

mercado. De esta forma, se pretende pre-

venir posibles infracciones de Compliance

en el mbito del derecho de carteles.

Manejo de datos personales

MAN toma muy en serio la proteccin de

los datos personales. MAN ha dictado una

directriz de proteccin de datos con la fina-

lidad de garantizar el cumplimiento de las

disposiciones aplicables de proteccin de

datos personales y de asegurar, a escala

internacional, un nivel elevado y uniforme

de proteccin de datos personales. Esta di-

rectriz establece reglas fundamentales para

el manejo de datos personales ydefine una

organizacin para la proteccin de datos

dentro del Grupo MAN.

Prevencin del blanqueo de dinero y la

financiacin del terrorismo

El negocio con bienes de alta calidad en-

traa el riesgo de abuso con el objetivo del

blanqueo de dinero o la financiacin del te-

rrorismo. Tambin MAN puede convertirse,

sin saberlo, en vctima y cmplice al mismo

tiempo. Por ello, MAN ha introducido dife-

rentes medidas: sobre todo la directriz que

vale en todo el grupo incluye los requisitos

mnimos relacionados con el trato de socios

sospechosos y exige una aclaracin, antes

de concluir un negocio, de fondos posible-

mente inclaros.

04

Directrices de Compliance

La Compliance Organisation de MAN ha de-

sarrollado unas directrices sobre los temas

de Compliance: la lucha contra la corrup-

cin, derecho de carteles, prevencin de

blanqueo de dinero y proteccin de datos.

Estas directrices ponen en vigor unas reglas

uniformes yvinculantes para todos los em-

pleados del grupo.

Regalos, agasajos einvitaciones

aeventos

Afin de asegurar que los regalos, los aga-

sajos y las invitaciones aeventos no exce-

dan el marco de lo razonable yno se utilicen

para influenciar a los socios comerciales

oalas autoridades, MAN ha dictado una di-

rectriz que contiene un sistema claramente

estructurado, basado en los colores de

un semforo, con cuya ayuda los emplea-

dos pueden comprobar y reconocer ellos

mismos, si pueden conceder oaceptar un

regalo ybajo qu condiciones.

Trato con asesores eintermediarios/

Business Partner Approval Tool

MAN ha dictado, adems, una directriz que

regula la delegacin de encargos ainterme-

diarios, representantes, asesores u otros

socios comerciales que respaldan las acti-

vidades de ventas (los llamados Business

Partner). Mediante especificaciones con-

cretas para la comprobacin de socios

comerciales, la configuracin de contratos,

la documentacin de la relacin comercial

y el pago de la remuneracin se garantiza

que la remuneracin que MAN paga a los

socios comerciales no se utilice para fines

de corrupcin.

La integridad de todos los socios comer-

ciales de MAN se comprueba mediante la

llamada Business Partner Approval Tool.

La directriz prescribe el empleo obligatorio

de dicha herramienta. La Business Partner

Approval Tool es una aplicacin basada

en la red, que permite comprobar la inte-

gridad de un socio comercial de forma r-

pida, transparente y amplia. La Business

Partner Approval Tool fue desarrollada en el

ao 2010 por la Compliance Organisation

en cooperacin con empleados de la sec-

cin de ventas, yse utiliza en todas las em-

presas del grupo.

Donaciones ymedidas de patrocinio

El grupo tambin cuenta con una directriz

que regula las donaciones ylas medidas de

patrocinio yque ofrece acada empleado la

posibilidad de reconocer si puede conceder

una donacin determinada en nombre de

MAN y, de ser as, bajo qu circunstancias.

Cumplimiento de las disposiciones re

lativas al rgimen jurdico de los carteles

MAN est presente en todos los mercados

y acta como competidor correcto y res-

ponsable. Para garantizar que los emplea-

dos conozcan ycumplan las disposiciones

relativas al rgimen jurdico de los carteles,

MAN ha dictado una directriz que contiene

instrucciones sobre el trato con competido-

res, clientes y suministradores. La directriz

describe las condiciones marco legales que

05

Compliance Helpdesk

Desde febrero de 2010, MAN cuenta con

un Compliance Helpdesk que ofrece a los

empleados la posibilidad de plantear sus

preguntas relacionadas con el tema de

Compliance, ya sea por va telefnica opor

correo electrnico. Los empleados de MAN

utilizan con frecuencia el Compliance Help-

desk. Cada mes llega una gran cantidad

de consultas sobre los ms variados temas

a las cuales los abogados de la Corporate

Compliance Office, por lo general, respon-

den en un lapso de 48horas.

Con las consultas dirigidas al Compliance

Helpdesk, el departamento de Compliance

puede hacerse una idea de las preguntas

ms frecuentes. Los resultados se emplean

para identificar otras medidas preventivas

de Compliance.

Cursos de formacin en lnea

ypresenciales

La Compliance Organisation realiza cursos

de formacin a nivel mundial sobre los

temas de Compliance, dirigidos a los

empleados de MAN que puedan estar

expuestos a riesgos de Compliance. En

estos cursos de formacin se presenta,

por un lado, la Compliance Organisation

de MAN y se transmiten conocimientos

bsicos sobre la delincuencia econmica,

la lucha contra la corrupcin, el derecho

de carteles, la proteccin de datos y la

prevencin del blanqueo de dinero. Por otro

lado, se describen los riesgos con ayuda

de ejemplos concretos yse transmiten los

contenidos de las directrices de Compliance.

Los empleados reciben informacin de

cmo comportarse para evitar infracciones

yconflictos.

Adems, hay cursos de formacin en lnea

ycursos especiales sobre temas particulares

para empleados que trabajan en secciones

particularmente sujetas a riesgos. As, la

Compli ance Organisation lleva acabo, por

ejemplo, cursos en los que se transmiten

conocimientos ms profundos sobre el tema

del derecho de carteles para los empleados

que trabajan en las reas de anlisis de la

competencia ydel mercado.

2. Descubrimiento

Las infracciones de Compliance en el Grupo

MAN pueden conllevar considerables ries-

gos para el Grupo MAN y los empleados

afectados. Por esta razn, la integridad yel

comportamiento conforme alas leyes gozan

de mxima prioridad dentro del Grupo MAN.

A fin de garantizar estos valores, MAN ha

creado procesos claros ytransparentes que

aseguran que las infracciones de Compli-

ance se detecten de forma interna, se acla-

ren yse ponga fin inmediato alas mismas.

Aclaracin de infracciones

de Compliance

La Compliance Organisation recibe denun-

cias de supuestas infracciones de Compli-

ance yasegura que un organismo adecua-

do dentro del grupo se ocupe de ellas. Las

infracciones graves de Compliance en el

mbito de la delincuencia econmica grave

y del derecho de carteles y de proteccin

de datos se investigarn bajo la responsa-

bilidad de la Corporate Compliance Office.

Esta competencia central para la recepcin

06

de denuncias yla investigacin de infraccio-

nes graves de Compliance garantiza que se

descubra todo comportamiento incorrecto

yse puedan detectar yevitar a tiempo los

riesgos para el Grupo MAN.

Anlisis de los riesgos

yCompliance Audits

La Compliance Organisation realiza regu-

larmente un anlisis de riesgos de todo el

grupo con la finalidad de determinar los

riesgos de Compliance en los mbitos de la

corrupcin, derecho de carteles, proteccin

de datos y prevencin del blanqueo de dine-

ro. Este anlisis de los riesgos abarca todos

los subgrupos yconsidera la cantidad yel

tamao de las distintas sociedades del gru-

po, el modelo de negocios, la estructura de

clientes yde ventas, el ndice de percepcin

de la corrupcin de Transparency Internatio-

nal en los mercados destinatarios, as como

la correspondiente estructura de la compe-

tencia anivel local.

Sobre la base de este anlisis de riesgos

se realizan regularmente unos Compliance

Audits. Estos incluyen un anlisis sistem-

tico de datos yuna prueba de los contro-

les de Compliance. Adems, identifican los

puntos dbiles, considerando los temas de

Compliance y determinan posibles puntos

de partida para mejorar los sistemas. De los

resultados del anlisis de riesgos de Com-

pliance yde los Compliance Audits se de-

ducen la estructura de la Compliance Orga-

nisation, el programa de Compliance hecho

a medida de las necesidades de MAN as

como otras medidas para evitar riesgos de

Compliance.

Continuous Controls Monitoring (CCM)

Para garantizar que en MAN los procesos

de compras yde pagos se realicen confor-

me alas directrices yse descubran atiem-

po posibles riesgos de Compliance en estos

mbitos, MAN ha implantado un sistema

electrnico de monitoreo que complementa

los controles del sistema de control inter-

no. En caso de que determinados puntos

de comprobacin del proceso no coincidan

con las formas de proceder prescritas en las

directrices centrales del Grupo MAN relacio-

nadas con el tema de compras, contabili-

dad yoperaciones de pago, el sistema CCM

generar una alarma automtica, que se

procesa mediante rutinas laborales predefi-

nidas ycon apoyo tcnico. El sistema CCM

garantiza, as, que se descubran a tiempo

posibles riesgos de Compliance einfraccio-

nes de las directrices en los procesos de

compras yde pagos del Grupo MAN.

Mergers & Acquisitions (M&A)

Para evitar que surjan riesgos de Complian-

ce para MAN a causa de la adquisicin

o enajenacin de participaciones empre-

sariales, la Compliance Organisation estar

integrada, desde el principio, en proyectos

de M&A del Grupo MAN. La Compliance

Organisation ha determinado unos requisi-

tos especficos alos que se ha de atener la

prueba de Due Diligence de las empresas

afectadas, para as garantizar el descubri-

miento prematuro de posibles riesgos de

Compliance.

Speak up!

El portal Speak up!, destinado a recibir in-

formacin, tambin persigue el objetivo

de aclarar riesgos peligrosos para MAN.

Coneste portal, MAN ofrece alos emplea-

dos y socios comerciales la posibilidad de

presentar denuncias confidenciales de in-

Grupo destinatario

Objetivo

Canal de acceso

Horario

Carcter confidencial

Puesto adisposicin para denuncias de infracciones graves de Compliance

interno/externo

En lneawww.bkms-system.net/MAN

24/7

Confidencial yseguro

fracciones graves de Compliance desde

cualquier lugar del mundo y durante las

24horas del da. El portal Speak up! sirve

para detectar yevitar graves riesgos que pu-

dieran afectar ala empresa. All se reciben y

procesan las denuncias de infracciones gra-

ves de Compliance, en particular, aquellas

relacionadas con la delincuencia econmica

(p. ej. delitos de corrupcin y de blanqueo de

dinero), el derecho de carteles y la protec-

cin de datos. Las denuncias presentadas

atravs del portal Speak up! sern transmi-

tidas a la Corporate Compliance Office, la

cual las tratar con absoluta discrecin.

Los empleados que deseen comunicar in-

fracciones de Compliance, naturalmente

tambin podrn dirigirse con toda con fianza

a otras personas dentro de la empresa,

porejemplo, aun superior, al departa mento

de recursos humanos o a la Compliance

Organisation.

07

3. Reaccin

Adems de la prevencin de infracciones de

Compliance ydel descubrimiento de delitos,

la reaccin rpida, eficaz y consecuente

a los delitos representa el tercer pilar del

programa de Compliance de MAN.

Perfeccionamiento del programa de

Compliance de MAN

En caso de una infraccin de Compliance,

los empleados competentes de la Compli-

ance Organisation analizan la intencin ylas

causas de la infraccin. Los resultados del

anlisis se utilizan para descubrir posibles

puntos dbiles del programa de Compli ance

ysubsanarlos de forma correspondiente. De

esta forma, el descubrimiento de infraccio-

nes de Compliance se aprovecha continua-

mente para mejorar yperfeccionar el siste-

ma de Compliance. As, MAN garantiza un

programa de integridad y Compliance de

eficacia duradera.

Inspecciones de las autoridades

MAN es sinnimo de apertura ytransparen-

cia y, por ello, coopera estrechamente con

las autoridades competentes, cuando estas

realizan inspecciones osolicitan informacin

de la empresa. En estos casos, la Compli-ance Organisation se mantiene a disposi-

cin como contacto central para las auto-

ridades. La Compliance Organisation de

MAN tambin ha publicado unas reglas de

comportamiento en caso de registros que

informan a los empleados sobre la forma

de comportarse durante un registro realiza-

do por las autoridades de investigacin. Lo

esencial de estas reglas de comportamien-

to reside tambin en la apertura, la trans-

parencia y la cooperacin. De esta forma,

MAN comunica claramente a todos los

empleados que, en caso de un registro, de-

ben informar a la Compliance Organisation

ycooperar con las autoridades.

Sanciones

MAN no tolera ninguna infraccin de Com-

pliance. Si se comprueban infracciones de

Compliance, la Compliance Organisation

presenta propuestas de sanciones ade-

cuadas y apropiadas, y un comit interno

de MAN decide sobre la ejecucin de las

mismas. Dependiendo de la gravedad de

la infraccin, las sanciones abarcan desde

consecuencias jurdico-laborales hasta con-

secuencias de derecho civil. La ejecucin

de la sancin se controla a nivel interno

delgrupo.

08

El compromiso de MAN por el Compliance

1. Tone from the Top

La junta directiva del Grupo MAN es con-

sciente de su responsabilidad de Compli-

ance yla asume en su totalidad. El Compli-

ance Officer informa regularmente ala junta

directiva de MAN SE y a la junta directiva

de los subgrupos, as como a los jefes de

otras reas funcionales (por ejemplo Legal,

Accounting, Controlling y Corporate Audit

(auditora corporativa)) sobre el pro greso

de las actividades de Compliance, sobre

posibles incidentes de Compliance y las

medidas adoptadas en tales casos.

Para la junta directiva y los ejecutivos de

MAN, el Compliance constituye una parte in-

tegrante de la empresa, y, por ende, fomen-

tan una cultura de transparencia e integri-

dad. Por ningn motivo toleran infracciones

de Compliance. En MAN estamos todos de

acuerdo en que debemos ser intransigentes

cuando se trata de realizar los negocios de

tal manera que cumplan las reglas de Com-

pliance. Nosotros vivimos zero tolerance,

comenta el Dr. Pachta-Reyhofen, portavoz

de la junta directiva de MAN SE.

2. Comunicacin

Los boletines internos de MAN ylas revistas

para los empleados tratan peridicamente

temas de Compliance. Las directrices nue-

vas de Compliance no solo se comunican

alos empleados por la Intranet ypor correo

electrnico, sino tambin atravs de cursos

de formacin de Compliance. Los datos de

contacto de la Compliance Organisation se

publican en la Intranet del Grupo MAN. Los

empleados de MAN en todo el mundo se

sirven del Compliance Helpdesk para plan-

tear sus preguntas ypara informarse sobre

temas de Compliance. Tanto en las reunio-

nes de la junta directiva, como en las confe-

rencias de ejecutivos se tratan regularmente

asuntos de Compliance.

En la primavera de 2012, la Compliance

Organisation de MAN encarg una encuesta

annima finalmente a un prestador de

servicios independiente, con la finalidad

de conocer la percepcin y opinin que

los empleados del grupo tienen de la

Compliance Organisation. Esta encuesta

dio como resultado que los encuestados

estn familiarizados con las medidas de

Compliance yconocen el Code of Conduct

de MAN y las directrices de Compliance.

Viven la cultura empresarial tica yperciben

la Compliance Organisation como asesor

ysocio interno digno deconfianza.

3. Reporting ycomprobacin

Afin de garantizar la durabilidad del progra-

ma de Compliance, MAN comprueba conti-

nuamente su eficiencia yeficacia. Los con-

troles de Compliance prescritos yel anlisis

de eventuales infracciones de Compliance

contribuyen a que se descubran posibles

puntos dbiles de la Compliance Organisa-

tion yse realicen los ajustes pertinentes del

sistema de Compliance.

Adems de ello, la Compliance Organisa-

tion controla la puesta en prctica de las

medidas de Compliance ylos proyectos en

curso. As, por ejemplo, registra y evala

semanalmente la cantidad de socios co-

merciales registrados en la Business Partner

Approval Tool, la cifra de consultas tramita-

das en el Compliance Helpdesk yel nme-

ro de denuncias presentadas a travs del

portal Speak up! Con ello, se controla con-

tinuamente la eficiencia de la Compliance

Organisation.

09

4. Intercambio peridico con expertos

externos

MAN tambin se compromete en Compli-

ance ms all de los lmites del grupo. La

Compliance Organisation cambia regular-

mente impresiones sobre temas actuales de

Compliance con expertos del sector de la

economa ylas ciencias. Los empleados de

la Compliance Organisation dan conferen-

cias en congresos yeventos de Compliance.

MAN se compromete, entre otras cosas, en

Netzwerk Compliance e.V., un organismo

que se ocupa de la discusin de cuestiones

jurdicas, econmicas y organizativas rela-

cionadas con los temas de Compliance

yBest Practice entre empresas industriales,

bancos, compaas de seguros y dems

personas interesadas. En la primavera

de2011 se celebr en MAN un evento de

Netzwerk Compliance, al que asistieron

cerca de 150 expertos internacionales en

Compliance y debatieron sobre el tema

Compliance en los pases BRIC y los

mercados emergentes.

5. Pertenencias

MAN apoya y fomenta la lucha contra

la corrupcin y representa esta posicin

con otras empresas econmicas en las

siguientes organizaciones:

Desde septiembre de 2010, MAN es miembro

corporativo de Transparency International,

una organizacin internacional que lucha contra

la corrupcin. Adems de esto, MAN, desde

el 2011, tambin es miembro de la iniciativa

Global Compact de las Naciones Unidas

y, desde principios de 2012, de la iniciativa

Partnering Against Corruption (PAC) del

World Economic Forum. Adems, MAN es

miembro fundador del Deutsches Institut fr

Compliance (DICO).

Si desea ms informacin sobre

Complianceen MAN, dirjase a:

Dr. Philip Matthey

Chief Compliance Officer

Tel: +49. 89. 36098350

Compliance@man.eu

Oconsulte la pgina web del Grupo MAN:

www.man.eu

Pie de imprenta

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