Compañía Global Del Gas SAC

COMPAÑÍA

Global del Gas S.A.C

Proyecto MYCP Sistema de Control Administrativo de Distribución de Combustible.

CURSO: Diseño y Evaluación de Proyectos

CICLO: IX

PROFESOR : Ing. Martin, Montoya Tubillas

INTEGRANTES:

Evelyn Raquel Romero Montaño

Alfonso De la cruz Vicuña

Edison Huari Huaman

Ernesto Moscoso Aguirre

E.P.A INGENERIA DE SISTEMAS E INFORMATICA

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Compañía Global del Gas SAC, empresa creada en el año

2012, tiene por objeto dedicarse a la importación,

exportación, comercialización, compra – venta,

distribución de derivados del petróleo como combustibles,

lubricantes, productos petroquímicos, gas natural GLP y

además de ofrecer servicios de instalación de equipos de

conversión a gas GLP.

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MISIÓN

Somos una empresa dedicada a la comercialización y distribución de combustible con servicios de conversión para uso de Gas Natural, brindado a nuestros clientes una atención personalizada para su comodidad.

Valores:

Respeto Moral Integración Responsabilidad

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VISIÓN

Ser para el año 2015, la mejor empresa de comercialización y distribución de combustible para pequeñas y medianas empresas por su rentabilidad, ampliando nuestra participación en el mercado, apoyándonos en la satisfacción al cliente, basándonos en estándares internacionales y preservación del medio ambiente, gracias al incremento de las competencias de nuestros colaboradores.

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MATRIZ FODA

FORTALEZAS

1. Empleados comprometidos con la organización

y el cumplimiento de los objetivos.2. Fácil adaptación a los cambios y a lo que el

cliente necesita.3. Buena calidad de sus productos. 4. Cultura de servicio y puntualidad.5. Experiencia del personal.

DEBILIDADES

1. Poca motivación a nuestro personal.2. Deficiente plan de marketing para lograr mayor

participación en el mercado.3. Poca difusión sobre sus medidas ecológicas

en el sector.4. Actualmente no se cuenta con un sistema de

información gerencial adecuada.

OPORTUNIDADES

1. Incremento del poder adquisitivo de los

consumidores. (Nuestro precio es accesible, nos diferencia de la competencia.)

2. Ubicaciones de la flota en lugares estratégicos.3. Atención personalizada al cliente.4. Fuerte poder adquisitivo del producto.

AMENAZAS

1. Mejores oportunidades laborales de la

competencia.2. Gran difusión de la variedad de productos por

parte de nuestra competencia.3. Escases de materia prima.4. Votalidad de precios de materia prima.

CASO DE NEGOCIO

Proyecto MYCP

Sistema de control administrativo de Distribución de Combustible.

Descripción del problema

En Compañía Global del Gas S.A.C no cuenta con un sistema de control administrativo el que es necesario para la obtención de reportes financieros, los mismos que son revisados por gerencia para la toma de decisiones.

Oportunidades de negocio

La empresa Compañía Global del Gas S.A.C al implementar el nuevo sistema tendrá la oportunidad tener un mejor control administrativo por lo que incrementara su cartera de clientes y por ende sus utilidades asegurando su crecimiento empresarial.

Objetivos estratégicos cubiertos

El presente “Caso de Negocio” apoyará en el cumplimiento de los siguientes objetivos estratégicos de la empresa:

Clientes:

Incrementar la cartera de clientes

Interno del negocio:

Optimizar los procesos de control administrativo y de stocks.

Incrementar su rentabilidad.

Costos

Implantación de sistema : S/. 120,000.00 nuevos soles

Tiempo de implantación : 53días

Contrato de mantenimiento 10%: S/. 12,000.00 nuevos soles

Compra de equipos (sugerida) : S/. 3,600.00 nuevos soles

Supuestos

• Se cuenta con el apoyo de la Gerencia General• Se tendrán acceso a los niveles directivos y técnicos de la

empresa.• Se cuenta con un equipo capacitado capaz de llevar a cabo la

elaboración del proyecto.

Descripción del proyecto

Implementación de un sistema que ayude con el control administrativo y de stocks de la empresa.

Plan de Implantación

La implantación del Sistema tendrá como fecha de inicio el 23 de Diciembre del presente año. Se programará el diseño y la implementación del sistema, así como la elaboración de módulos diferenciados por el tipo de temas a tratar. EL modelamiento del negocio empezará el mismo día del inicio del proyecto, los requerimientos empezará el 3 de noviembre, el análisis cuatro días después, de esta manera podemos comenzar con el diseño en el día 18, en el mes de diciembre se construirá la plataforma para luego hacer las pruebas y finalmente la implantación.

Proyecto MYCP


ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Gestión de interesados

PRINCIPALES REQUERIMIENTOS

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

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EDT

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LISTA DE HITOS

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LISTA DE HITOS

CRONOGRAMADE HITOSDELPROYECTO

HITOOEVENTOSIGNIFICATIVO FECHAPROGRAMADA

1.IniciodelProyecto 23 de octubre

2.1erentregable -Plan de Proyecto 27deoctubre

3.2do entregable - Lista de Requerimientos 3denoviembre

4.3er entregable - Documentación del Análisis 7 de noviembre

5.4to entregable -Documentación delDiseño 18 denoviembre

6.5to entregable -Documentación de la Implementación 23 denoviembre

7.6to entregable -Documentación de Pruebas 14 deDiciembre

8.7mo entregable -Documentación de la Implantación 23 de Diciembre

9.8vo entregable -Documentode la Capacitación 28 deDiciembre

10.Reunión Final-9no entregable -Acta de Cierre delProyecto

5 deenero

11. FindelProyecto 5 deenero

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Dentro de la Identificación de actividades para el proyecto MYCP, la lista de Hitos seria:

HITOS FECHA RESPONSABLE FASE

Aprobación del Alcance Preliminar del Proyecto.

23/10/2015SandraLima Gestión del Proyecto

Aprobación del Plan de Proyecto y Cronograma.

27/10/2015SandraLima Gestión del Proyecto

Aprobación de la configuración inicial de los servidores.

18/11/15SandraLima Soporte de

Infraestructura

Validación del Migración de tablas maestras.

23/11/2015SandraLima Migración de datos

Puesta en marcha del Servidor de Producción.

23/12/2015SandraLima Puesta en producción

Capacitación a los Usuarios. 28/12/15 SandraLima Capacitación

Cierre del Proyecto. 05/01/2016 SndraLima Gestión del proyecto

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CRONOGRAMA DEL PROYECTO

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PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

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Plan de Gestión de Costos

CÓDIGO GP-MYCP

versión 1.0PROYECTO: Sistema de Monitoreo y Control de Procesos y Distribución de Combustible GERENTE: Luis García - Contabilidad - Nextel del PerúPREPARADO POR: Roxana Sánchez Espinoza FECHA 0

706

2014

REVISADO POR: Evelyn Romero Montaño FECHA 11

06

2014

APROBADO POR: Santiago Miguel Fernández Espino FECHA 13

06

2014

PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS

DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS QUE SE REALIZARÁN DURANTE LA GESTIÓN DE PROYECTOS .Estimación de Costos 1. La estimación de costos se realizará de acuerdo a la

estimación del presupuesto (definitiva).

2. Esta labor será realizada durante la fase de planificación y el responsable será el gerente del proyecto (Evelyn Romero Romaña)

3. El presupuesto realizado en la planificación será revisado y autorizado por el Sponsor del proyecto (Santiago Miguel Fernandez Espinoza).

4. Existirá una conformidad que será la firma de los documentos.

Preparación de Presupuesto1. La estimación del presupuesto se realizará de acuerdo a las actividades programadas para cada fase del proyecto y que se encuentran detalladas en el cronograma.

2. Se estimarán las reservas de gestión.

3. Esta labor será realizada durante la fase de planificación y el responsable será el Gerente de Proyecto (Pedro Anaya).

4. El presupuesto realizado en la planificación será revisado y autorizado por el Sponsor del proyecto (Santiago Miguel Fernandez Espinoza).

Control de Costes 1. Se evaluará el impacto de cualquier posible cambio del costo, informando al

Sponsor los efectos en el proyecto, en especial las consecuencias en los

Objetivos finales del proyecto (alcance, tiempo y costo).2. Todos los cambios de costos deberán ser evaluados integralmente, teniendo en cuenta para ello los objetivos del proyecto y los intercambios de la triple restricción.

CostosImplantación de sistema : S/. 120,000.00 nuevos solesTiempo de implantación : 53díasContrato de mantenimiento 10%: S/. 12,000.00 nuevos solesCompra de equipos (sugerida) : S/. 3,600.00 nuevos soles

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Proyecto MYCP


GESTIÓN DE CALIDAD

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Política de Calidad del Proyecto:Cumplir con el cronograma y presupuesto planificado

Cualquier variación se dará dentro de los límites definidos como aceptables

Roles y Responsabilidades:

Rol ResponsabilidadGerente de Proyecto Gestionar la Calidad del Proyecto

Aprobación del Plan de Calidad

Analista de Calidad Elaboración del Plan de Calidad Realizar el seguimiento de las actividades de calidad establecidas

en el Plan.

Supervisor de Calidad Realizar el control de calidad en el proceso de implementación de servicios del condominio.

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Proyecto MYCP


PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

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METODOLOGIA DE GESTION DE RIESGOS

PROCESO DESCRIPCION HERRAMIENTAS FUENTES DE INFORMACION

Planificación de Gestión del Riesgo.

Elaborar Plan de Gestión de Riesgos. PMBOK

Sponsor, líderes funcionales y Analistas Funcionales.Gerente de Proyectos y equipo de Proyecto.

Identificación de losRiesgos.

Identificar qué riesgos pueden afectar elProyecto y documentar sus características.

Checklist de riesgos.Sponsor, líderes funcionales y Analistas Funcionales.Gerente de Proyectos y equipo de Proyecto.

Análisis Cualitativo deRiesgos.

Evaluar probabilidad e impacto

Definición de probabilidad deImpacto Matriz de Probabilidad de Impacto.


Planificación deRespuesta a los Riesgos.

Planificar la ejecución de respuestas a los riesgos.


Seguimiento y Control de Riesgos.

Verificar continuamente la ocurrencia de riesgos.


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ROLES Y RESPONSABILIDADES DE GESTION DE RIESGOS

PROCESOS ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES

Planificación de Gestión de Riesgos.

Equipo de Gestión de Riesgos: Líder Apoyo

Dirigir actividad, responsable directo.Proveer definiciones.Ejecutar actividad.

Identificación de losRiesgos.



Análisis Cualitativo deRiesgos.


Dirigir actividad, responsable directo.Proveer definicionesEjecutar actividad.

Planificación deRespuesta a los Riesgos.



Seguimiento y Controlde Riesgos.



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PRESUPUESTO DE GESTION DE RIESGOS

PROCESOS PERSONAS TOTAL

Planificación de Gestión de Riesgos. LíderApoyo

S/. 200.00S/. 100.00 S/.300.00

Identificación de los riesgos.Líder

ApoyoS/. 200.00S/. 100.00

S/.300.00

Análisis Cualitativo de Riesgos. LíderApoyo

S/. 200.00S/. 100.00

S/.300.00

Planificación de respuesta a los Riesgos. LíderApoyo

S/. 200.00S/. 100.00

S/.300.00

Seguimiento y Control de Riesgos. LíderApoyo

S/. 200.00S/. 100.00

S/.300.00

S/.1500.00

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Proyecto MYCP


PLAN DE RECURSOS HUMANOS

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El plan de gestión de recursos humanos es una herramienta que ayudará en la gestión de las actividades de los recursos humanos a lo largo de todo el proyecto hasta el cierre.

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Proyecto MYCP


MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE

RESPONSABILIDADES

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Rol Tipo de Adquisición Fuente de adquisición Modalidad de Adquisición Local de trabajo asignado Apoyo de Área de RRHH

Sponsor del proyecto Contratación. Externo ContrataciónDirecta

Compañía global.Ninguno

Gerente de Proyecto Contratación Externo ContrataciónDirecta


Jefe del proyecto Contratación Externo ContrataciónDirecta


Analista funcional Contratación Externo ContrataciónDirecta


Analista programador Contratación Externo ContrataciónDirecta


Testeador Contratación Externo ContrataciónDirecta


Documentador Contratación Externo ContrataciónDirecta


CUADRO DE ADQUISICIONES DEL PERSONAL

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Proyecto MYCP


PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

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MATRIZ DE COMUNICACIONES

formación Contenido Formato Nivel de Detalle Responsable de Comunicar Grupo Receptor Metodología o

TecnologíaFrecuencia de Comunicación

Código de elemento WBS

Iniciación del Proyecto

Datos y comunicaciónsobre la iniciación del proyectoDatos preliminares

Project Charter Alto Project ManagerSponsor, Equipo

deProyecto

Documento digital(PDF) vía correo

electrónico

Una sola vez 1.1.1 Project charter

Iniciación del ProyectoDatos preliminaressobre el alcance del proyecto

Statement Scope Alto Project Manager

Sponsor, Equipo de

Proyecto


electrónico

Una sola vez 1.1.2 Alcance Preliminar

Planificación

Planificación detalladadel Proyecto: Alcance, Tiempo, Costo,Calidad, RRHH, Comunicaciones,Riesgos y Adquisiciones

Plan delProyecto Muy Alto Project Manager

Sponsor, Equipo de

Proyecto


electrónico

Una sola vez 1.2.1 Enunciado Alcance

PlanificaciónActividad Detallada del proyecto, Tiempos, Hitos, RRHH, Costos.

Gantt del Proyecto Muy Alto Project ManagerSponsor, Equipo

deProyecto


electrónicoUna sola vez 1.2.2 Cronograma

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Proyecto MYCP


CIERRE DEL PROYECTO

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CHECK LIST DE CIERRE1.¿SE HAN ACEPTADO LOS RESULTADOS DEL PROYECTO?

OBJETIVOS

ENTREGABLES

REALIZADOA SATISFACCIÓN (SI/NO)

OBSERVACIONES

1.OBTENER ACEPTACIÓN FINAL.

APROBACIÓN DOCUMENTADA DE LOS RESULTADOS DEL PROYECTO.

SI

2.SATISFACERTODOS LOS REQUERIMIENTOS CONTRACTUALES.

DOCUMENTACIÓN DE ENTREGABLES TERMINADOS Y NOTERMINADOS. ACEPTACIÓN DOCUMENTADA DE QUE LOS TÉRMINOS DEL CONTRATO HAN SIDOSATISFECHOS.

SI

3.TRASLADAR TODOS LOS ENTREGABLES A OPERACIONES.

ACEPTACIÓN DOCUMENTADA POR PARTE DE OPERACIONES.

SI

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1. ¿SE HAN LIBERADO LOS RECURSOS DEL PROYECTO?

OBJETIVOS

ENTREGABLESREALIZADOA

SATISFACCIÓN (SI/NO)

OBSERVACIONES

1.EJECUTARLOSPROCEDIMIENTOS ORGANIZACIONALESPARA LIBERARLOSRECURSOS DELPROYECTO.

CRONOGRAMASDELIBERACIÓN DERECURSOS,EJECUTADOS.

SI

2.PROPORCIONARRETROALIMENTACIÓNDE PERFOMANCEA LOS MIEMBROSDELEQUIPO.

RESULTADOSDELA RETROALIMENTACIÓNDELA PERFOMANCEDELEQUIPODE PROYECTO,ARCHIVADOSENLOSFILESPERSONALES.

SI

3.PROPORCIONARRETROALIMENTACIÓNA LA ORGANIZACIÓNRELATIVAA LAPERFORMANCEDELOS MIEMBROSDELEQUIPO.

EVALUACIONESDEPERFOMANCE REVISADASCONLOSGERENTES FUNCIONALESYARCHIVADAS APROPIADAMENTE.

SI

CHECK LIST DE CIERRE

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3.¿SEHANMEDIDOYANALIZADOLASPERCEPCIONESDELOSSTAKEHOLDERSDEL PROYECTO?

OBJETIVOS

ENTREGABLES

REALIZADOA SATISFACCIÓN

(SI/NO)

OBSERVACIONES

1.ENTREVISTARALOSSTAKEHOLDERS DELPROYECTO.

RETROALIMENTACIÓNDELOS STAKEHOLDERS,DOCUMENTADA.

SI

2.ANALIZARLOS RESULTADOSDELA RETROALIMENTACIÓN

ANÁLISISDOCUMENTADO.

SI

CHECK LIST DE CIERRE

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4.¿SEHACERRADOFORMALMENTEELPROYECTO?

OBJETIVOS

ENTREGABLESREALIZADOA SATISFACCIÓN

(SI/NO)

OBSERVACIONES

1.EJECUTARLASACTIVIDADESDE CIERREPARAEL PROYECTO.

RECONOCIMIENTOFIRMADODELA ENTREGADELOSPRODUCTOSY SERVICIOSDELPROYECTO. DOCUMENTACIÓNDELAS ACTIVIDADESDECIERRE.

SI

2.INFORMARA GERENCIASOBRE TODOSLOSPROBLEMAS IMPORTANTES.

DOCUMENTACIÓNDELOS PROBLEMASIMPORTANTES.

SI

3.CERRARTODASLASACTIVIDADES FINANCIERAS ASOCIADASCONEL PROYECTO.

RETROALIMENTACIÓN DOCUMENTADADELDEPARTAMENTO FINANCIEROSOBREELCIERREDEL PROYECTO.

SI

4.NOTIFICARFORMALMENTEA LOS STAKEHOLDERSDEL CIERREDELPROYECTO.

DOCUMENTOQUECOMUNICAEL CIERREDELPROYECTO, ALMACENADOENELFILEDEL PROYECTO.

SI

5.CERRARTODOSLOSCONTRATOSDEL PROYECTO.

CONTRATOSCERRADOS APROPIADAMENTE.

SI

6.DOCUMENTARY PUBLICAREL APRENDIZAJEDEL PROYECTO.

DOCUMENTACIÓNDELECCIONESAPRENDIDAS.

SI

7.ACTUALIZARLOSACTIVOSDELOS PROCESOSDELA ORGANIZACIÓN.

DOCUMENTACIÓNDELPROYECTO, ARCHIVADA. CAMBIOS/ACTUALIZACIONESDE LOSACTIVOSDELOSPROCESOS DELAORGANIZACIÓN, DOCUMENTADOS.

SI

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GLOSARIO DE TERMINOS

Nº TÉRMINO DEFINICIÓN1 PMP Project Management Professional / Profesional de la Dirección de Proyectos

2 PMO Program Management Office / Oficina de Gestión de Programas

3 PMBOK Project Management Body of Knowledge / Fundamentos de la Dirección de Proyectos

4 SOW Statement of Work / Enunciado del Trabajo

5 RAM ResponsibilityAssignmentMatrix / Matriz de Asignación de Responsabilidades

6 WBS WorkBreakdownStructure / Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

7 MYCP Sistema de Monitoreo y Control de Procesos de Distribución de Combustible

8 ERP Enterprise ResourcePlanning9 SPI Índice de desempeño del tiempo

10 CPI Índice de desempeño del costo

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CONCLUSIONES

COMPAÑÍA GLOBAL DEL GAS SAC gracias este sistema tendrá un control automático vía web de la ejecución de la distribución de transporte de combustible, teniendo al alcance una rápida y oportuna consulta de información para la toma de decisiones.

- Anteriormente a la implementación del sistema, la documentación era llevada de manera manual, generando gran cantidad de papeles, los cuales al momento de ser solicitados no se encontraban ordenados de la mejor manera debido a la fuerte actividad laboral. Este sistema resuelve el problema ya que toda la información requerida respecto al transporte del combustible, compras y ventas podrá ser obtenida de la base de datos.

- Como ya se indicó, el proceso del transporte de combustible se manejaba manualmente generando errores involuntarios en el llenado de formatos y documentos, estos errores no percibidos generaban retrasos en el despacho de las cisternas, ya que se detenía la salida de las mismas hasta que la documentación no fuera la correcta. Este sistema asegura

100% la desaparición de tales errores.

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