Guía para la elaboración de Términos

de Referencia aplicada a proyectos de Desarrollo

José Luis Álvarez Rojas San José, Costa Rica

Marzo 2015

Fuentes consultadas:!!European Integration Office (2011)! Manual for Preparing Terms of Reference! Republic of Serbia Government, Belgrade.!!Independent Evaluation Group (2012)! Writing Terms of Reference for an evaluation: a how-to ! Guide. The World Bank, Washington, D.C.!!Centre for International Development and Training (2012)! Writing terms of Reference, University of Wolverhampton,! Telford, Shropshire, UK

Guía para la elaboración de Términos

de Referencia aplicada a proyectos de Desarrollo

Contenido

• ¿Qué se entiende por Términos de Referencia (TdR)?

• Características de los TdR • Administración del Ciclo del Proyecto como base

para la elaboración de TdR • Estructura del documento de TdR

¿ Qué se entiende por Términos de Referencia (TdR ?

Es el alcance permitido para conducir un proceso de análisis o investigación de cualquier tipo

Proporcionan un conjunto detallado de parámetros que se requieren para llevar a cabo una determinada intervención

Los TdR deben responder a las siguientes preguntas:

a. ¿Quién y para quién se solicita llevar a cabo la intervención?!b. ¿Qué se busca alcanzar con el trabajo?!c. ¿De qué manera se logrará cumplir con lo deseado?!d. ¿ En qué momento se obtendrán los productos buscados?!e. ¿Qué tipo de recursos están disponibles para conducir el trabajo

de la intervención

Fuente: European Integration Office,Manual for Preparing Terms of Reference, Belgrade , 2011

En la práctica, los TdR son un documento escrito que presenta el propósito y el enfoque de los servicios a ser proporcionados, los métodos a ser utilizados, los estándares contra los cuales se medirá el desempeño, los recursos, el tiempo definido y los requerimientos de reportes.

Características de los TdR• Una herramienta para la comunicación entre la

persona o entidad adjudicataria y la autoridad contratante

Autoridad contratante TdR

Persona o entidad adjudicataria

● Útil para dar seguimiento al contrato a lo largo del período de ejecución de la intervención

• Una herramienta para la evaluación de proyectos –como parte de los documentos de licitación-; un documento contractual clave contra el que se juzga el desempeño del contratista o entidad adjudicataria

Programación

Identificación

FormulaciónImplementación

Evaluación y Auditoría

La Administración del Ciclo del Proyecto como base para la preparación de los TdR

1. Los criterios para la toma de decisiones y procedimientos son definidos por separado en cada fase del proyecto.

2. Las fases del ciclo son progresivas.

3. La nueva programación surge como resultado de la retroalimentación y aprendizaje institucional.

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Programación

Identificación

FormulaciónImplementación

Evaluación y Auditoría

Misiones de identificación!1. Diseño de programas!2. Marcos Lógicos!3. Mapeos de actores!4. Definicion de estrategias!5. Matrices de Resultados!6. Presupuestación

Misiones de programación!1.Diagnósticos!2.Líneas Basales

Aplicaciones de TdR según Ciclo del Proyecto

Documento de proyecto

- Sistemas de Monitoreo!1.Evaluaciones de Medio Término!2.Asistencia técnica!- Capacitación

- Evaluación final!1.Auditoría!2.Sistematización

❖ Los proyectos apoyan los objetivos políticos más amplios y el enfoque de desarrollo de las organizaciones ejecutoras

❖ Los proyectos son relevantes para la estrategia acordada y para los problemas reales de la población – meta o grupos beneficiarios

❖ Los proyectos son factibles, lo que significa que los objetivos pueden lograrse de manera realista dentro de las limitaciones del entorno y las capacidades de los organismos ejecutores

❖ Los beneficios generados por el proyecto pueden ser sostenibles.

La Administración del Ciclo del Proyecto ayuda a asegurar que:

La función de los TdR consiste en especificar las demandas / necesidades en las diferentes fases del ciclo de administración del proyecto para: !

❖Integrar la provisión de servicios en las diferentes etapas del proyecto, desde su preparación hasta la implementación y evaluación ❖Informar a la entidad licitadora o proveedora respecto a lo que puede o quiere. Una oferta a la luz de la demanda. ❖Evaluar las ofertas ❖Facilitar el seguimiento durante la ejecución ❖Permitir la evaluación final de los logros

Estructura del documento de TdR

INDICE DE CONTENIDO

1. Antecedentes

2. Propósito y Resultados Esperados

3. Supuestos y Riesgos

4. Alcances del trabajo

5. Logística y Calendario

6. Requerimientos

7. Reportes

La fuente de información de la mayor parte de este apartado, es la ficha del Proyecto

1.1 País!1.2 Autoridad contratante!1.3 Programa/Proyecto en el que tiene lugar la intervención!1.4 Información relevante del país!1.5 Estado actual de situación en el sector!1.6 Programas relacionados y otras actividades de donantes

Autoridad contratante!Entidad recipientaria (Institución de Gobierno, ONG, Cooperativa, etc.)!Programa/Proyecto en que tiene lugar la intervención!Nombre del Programa/Proyecto!Información relevante de país!Características generales del país , que son relevantes para el proyecto propuesto. Se debería incluir factores de orden global económicos y sociales que pueden afectar el proyecto propuesto.!Estado de situación en el sector!Esta sección incluye:!-Información sobre política social y estrategias y/o datos económicos del sector o área institucional.!-Información sobre origen e historia inmediata de las instituciones y sistemas que operan en el sector o área institucional: responsabilidad y mandatos, flujos de información, prioridades para la toma de decisiones, etc.!Programas relacionados y otras actividades!Identifique y describa la relación (si la hay) entre el contrato propuesto y las actividades y programas de otras fuentes de asistencia externa en el mismo sector o área institucional.!!

!!!PROPOSITO Y RESULTADOS ESPERADOS

2.1 Propósito u objetivo general de la intervención propuesta!2.2 Objetivos específicos!2.3 Resultados ó Productos a ser obtenidos por la intervención

2.1 Propósito/ objetivo general!!Indica en qué consiste la intervención propuesta, comprendida de la manera más amplia. El enunciado implica la existencia de un vacío (necesidad o demanda) claramente identificada por la autoridad contratante.!!2.2 Objetivos específicos!!Dependiendo del grado de complejidad del proyecto/programa, los objetivos específicos se refieren a intencionalidades puntuales. Usualmente, aplican para los componentes de un proyecto.!!2.3 Resultados ó Productos a ser alcanzados!!Información pormenorizada sobre lo que la persona o equipo consultor se espera que obtenga o logre en el marco de su intervención. Los Productos son los «entregables».!!

!!!SUPUESTOS / RIESGOS

3.1 Supuestos !Supuestos que subyacen a la intervención del proyecto!

!!ALCANCES!

DEL!TRABAJO

Esta sección presenta los parámetros de la intervención solicitada en términos de su alcance y sus límites. Los alcances deben ser realistas, dado el marco de tiempo y los recursos disponibles.

4.1 Descripción del Programa/Proyecto!-Nombre!-Estado actual!-Plan de resultados!-Población – meta!4.2 Metodología /Actividades específicas!4.3 Administración del Programa/Proyecto!-Cuerpo responsable!-Estructura Administrativa

4.1 Descripción del Programa/Proyecto!Proporcione una breve descripción de los antecedentes a la preparación del proyecto; describa los objetivos del proyecto; describa los grupos o actores claves; proporcione información sumaria sobre el tipo de actividades programadas y los resultados; indique el marco de tiempo general y describa cualquier otro factor específico que deba ser tomado en cuenta para la comprensión del programa/proyecto.!!4.2 Metodología / Actividades específicas!Comprende el tipo de metodología a usar y una clara y detallada lista de las actividades que han de llevarse a cabo para obtener los diferentes productos en la intervención propuesta. Deben ser descritas en orden cronológico o en orden de importancia. Deben incluir cualquier tipo de reportes que la persona o equipo consultor debe elaborar (en adición al reporte interino y reporte final referido en la Sección 7 de esta guía).!

4.3 Administración del Programa/Proyecto!!Identifique el Departamento o Sección específica de la autoridad contractual que será responsable para la administración del contrato.!!4.4 Estructura administrativa!!Describa la estructura de la autoridad contractual, incluyendo los procesos de toma de decisión que habrán de estar involucrados en este proyecto. !Refiérase a las facilidades que han de ser proporcionadas por la autoridad contractual u otros agentes para el desarrollo de la intervención solicitada.

!!LOGISTICA Y CALENDARIO

5.1 Localización!5.2 Fecha de inicio / Período de implementación

5.1 Localización!!Identifique la localización (Por ej. Ciudad/poblado) de la base operacional de la intervención. Lugar(es) en donde se levantará la información necesaria para el cumplimiento de las actividades.!!5.2 Fecha de inicio / período de implementación!!Fecha estimada de inicio y período de implementación del contrato, expresado en número de días, semanas o meses/persona

!!REQUERIMIENTOS

6.1 Personal!6.1.1 Expertos/tas claves!6.1.2 Otros expertos/as!6.2 Facilidades de la entidad contratante!6.3 Facilidades provistas por equipo consultor!

6.1 Personal!!Todos los expertos/as que jueguen un rol crucial en la implementación del contrato son referidos como «expertos claves». Identifique para cada uno de ellos los requisitos académicos, experiencia y destrezas necesarias.!Las destrezas pueden incluir aspectos gerenciales, trabajo en equipos, destrezas de comunicación y/o lenguaje. Es recomendable ser suficientemente claro en la definición de los requerimientos solicitados.!Los perfiles deben ser claros y no discriminatorios. Recuerde que la participación debe estar abierta a todas las personas en igualdad de condiciones.!!6.2 Facilidades del contratante!!Se refiere a facilidades de oficina para el trabajo de los expertos que llevarán a cabo la consultoría!!6.3 Facilidades del consultor!!El consultor o equipo consultor debe asegurarse de que los expertos/as estarán adecuadamente apoyados y equipados. En particular, administración suficiente, servicios secretariales y de intérpretes, etc. Igualmente deben transferirse fondos para el apoyo a actividades que estén contempladas en el contrato.!

!!REPORTES 7.1 Reportes!

7.1.1 Plan de Trabajo !7.1.2 Reporte de progreso!7.1.3 Reporte Final!