communicatie in drie modules - syllabus - febr 2018...

Communicatie in drie modules - Leen Pollefliet 1

Master Industriële wetenschappen

Communicatie

Schrijven (module een)

Presenteren

(module twee) Zakelijk corresponderen

Solliciteren (module drie)

lic. Leen Pollefliet hoofdlector communicatie

Hoort bij handboek druk acht en verder


Uitdrukkelijk verzoek om zelf geen kopieën van de syllabus te maken. Gelieve contact op te nemen met de lesgever of met Hermes als kopieën gewenst zijn. Oostende, vierde herwerkte versie - februari 2018 Leen Pollefliet [email protected]


Master Industriële wetenschappen

Communicatie

Schrijven (module een)

Presenteren

(module twee) Zakelijk corresponderen

Solliciteren (module drie)

lic. Leen Pollefliet hoofdlector communicatie

Hoort bij handboek druk acht en verder


Communicatie Schrijven

(module een)

1.1 Inleiding Taalzorg

Verslag Ingenieursproject

Zie en hand-outs op Minerva.


Ethische code voor ingenieurs

In de Verenigde Staten werd door de National Society of Professional Engineers (NSPE) een

ethiekcode voor ingenieurs ontwikkeld. De meeste ingenieurs voelen zich verplicht om een ethische

code te volgen als ze hun beroep uitoefenen.

Wat is ethiek?

“Praktische wijsbegeerte die handelt over de zedelijke begrippen en gedragingen, over wat goed en

kwaad is”, volgens Van Dale.

Ethisch gedrag voor ingenieurs is belangrijk omdat ze producten en processen ontwikkelen die het

menselijke leven en het milieu beïnvloeden. Zo moet ook technische communicatie ontwikkeld

worden volgens een aanvaarde norm voor juist menselijk gedrag.

° De Organisatie van Raadgevende Ingenieurs (ORI) is een brancheorganisatie1 van advies- en

ingenieursbureaus in België en wil de gemeenschappelijke beroepsbelangen van de leden verdedigen.

Ze vertegenwoordigt een zeventigtal bureaus met in totaal 7000 werknemers die jaarlijks projecten

ondersteunen en voorbereiden ter waarde van 10 miljard euro aan investeringen. Dit gebeurt zowel

in de publieke als in de private sector, en in een brede waaier van domeinen zoals gebouwen,

infrastructuur & transport, milieu, water, ruimtelijke planning en energie.

De vereniging omschrijft de deontologische2 code van ingenieurs als volgt:

Ingenieurs moeten:

− zorg dragen voor de kwaliteit van de diensten die ze verlenen;

− onpartijdig zijn;

− sociale en milieugebonden verantwoordelijkheid verzekeren;

− eerlijk mededingen3;

− voor de goede faam van het beroep blijven zorgen;

− altijd op een ethische manier ondernemen.

Een ingenieur streeft ernaar om de kwaliteit van o.a. wonen, werken, verkeer, vervoer, gezondheid,

veiligheid en milieu te verhogen.

Een ingenieur is deskundig en aanvaardt enkel opdrachten waarvoor hij over de juiste kennis en

bekwaamheid beschikt. Hij volgt de evolutie van de wetgeving en de technische ontwikkelingen in

zijn vakgebied op.

Een ingenieur is onafhankelijk, professioneel onpartijdig en schuwt belangenvermenging. Hij

ontvangt enkel vergoedingen door de opdrachtgever, niet van een andere partij zonder toestemming

van de opdrachtgever.

Een ingenieur onderneemt op een ethische manier. Hij gedraagt zich integer4 en maatschappelijk

verantwoord. Hij kiest voor een oplossing die tot een duurzame ontwikkeling bijdraagt en naar een

1 Brancheorganisatie = bundeling van meerdere bedrijven uit één branche (in dit geval, ingenieurs) 2 Deontologie = plichtenleer voor een bepaald beroep (Van Dale) 3 Mededingen = concurreren (Van Dale)


toegevoegde waarde voor de samenleving. Hij respecteert de persoonlijke en professionele

waardigheid, de cultuur, de godsdienst en de gebruiken van zijn medewerkers. Hij zal alle wetten,

reglementen, technische regels en normen naleven en toepassen. Eveneens zal hij op een eerlijke

manier met zijn collega’s concurreren. Er wordt nooit een prijs aangeboden die lager is dan de

billijke handelsprijs. Ten slotte garandeert de ingenieur dat zijn projecten controleerbaar en

kwalitatief hoogwaardig worden aangepakt.

Een ingenieur heeft een verzekering ‘beroepsaansprakelijkheid’ afgesloten die past bij de omvang en

het risico van de uit te voeren opdrachten.

Indien de gedragscode niet wordt nageleefd, kan de ingenieur door de raad van bestuur worden

gesanctioneerd. Mogelijke sancties gaan van blaam tot uitsluiting.

° National Society of Professional Engineers (NSPE) is een Amerikaanse vereniging (°1934) die

de belangen van ingenieurs vertegenwoordigt. De belangrijkste wetten die een ingenieur - volgens

de NSPE - moet volgen, stemmen overeen met die van de ORI.

Ingenieurs moeten:

− de publieke veiligheid, gezondheid en welvaart nastreven;

− enkel diensten verlenen die in het bereik liggen van hun competentie;

− op een loyale, betrouwbare en nauwgezette manier met klanten en medewerkers omgaan;

− alle bedrieglijke en misleidende handelingen vermijden;

− zich op een eerbare, verantwoorde, ethisch correcte en rechtsgeldige manier gedragen om zo

de eer, de reputatie en de verdienstelijkheid van het beroep van ingenieur te versterken;

− op een objectieve en eerlijke manier openbare verklaringen afleggen.

� Ingenieurs moeten relevante informatie op een objectieve en eerlijke manier

communiceren in professionele rapporten, verklaringen en bevindingen.

� Ingenieurs moeten de wettelijke en sociale gevolgen van persoonlijke communicatie

herkennen, bv. indien in groep wordt gecommuniceerd, wordt iedereen vermeld die een

bijdrage heeft geleverd.

� Het is wettelijk verplicht om de naam van de auteur te vermelden wiens woorden,

ideeën en figuren werden gebruikt als bron in rapporten, verslagen, boeken … Plagiëren is

verboden.

Meer informatie: zie website van de Organisatie van Raadgevende Ingenieurs (ORI) (www.ori.be –

Deontologische code) en van de National Society of Professional Engineers (NSPE) (www.nspe.org

– Code of Ethics for Engineers)

4 Integer = rechtschapen, niet corrupt (Van Dale)


Collaboratief schrijven – schrijven in teamverband (Ingenieursproject en latere projecten in de opleiding)

Vaak wordt in team gewerkt en zelfs in team geschreven, zowel tijdens de opleiding als later in een werkomgeving. Dat is niet altijd eenvoudig, omdat elk teamlid een andere persoonlijkheid en een andere werkethiek heeft. Toch zal er moeten worden samengewerkt.

Wat is de geheime succesformule voor collaboratief schrijven?

− Toon respect voor de meningen van de andere teamleden door goed te luisteren.

− Omschrijf de specifieke taken die je als groep moet bereiken.

− Kies een groepsleider die het werk vergemakkelijkt maar die het werk niet dicteert.

− Stel een schriftelijke agenda op voor elke samenkomst/vergadering en hou je daar ook aan vast.

− Omschrijf de werkprocedures – de verschillende stappen in het technisch ontwerp.

− Stel een schema op met de diverse taken van ieder.

− Zorg ervoor dat alle teamleden hun doelen bereiken.

− Lever – indien nodig – opbouwende kritiek en geef complimenten bij succes.

De tekst wordt door de verschillende teamleden geschreven. Let erop dat het document consistent moet worden opgemaakt: schrijfstijl, taal, zinsbouw moeten dezelfde – en juist – zijn. Indien het document nog taalfouten bevat, is het volledige team verantwoordelijk, niet het teamlid dat dit deel heeft geschreven. Ook de verschillende onderdelen moeten inhoudelijk op elkaar zijn afgestemd.

Het is eenvoudig om een tekst van iemand anders van opmerkingen te voorzien en toch de oorspronkelijke tekst te behouden: Word – Controleren – Nieuwe opmerking.

Voor het eigenlijk schrijven moeten alle meningsverschillen zijn opgelost. Brainstormen is een collaboratief werk.


Communicatie Schrijven

(module een)

1.2 Vervolg

Eindwerken

Zie en hand-outs op Minerva voor de meest recente informatie


Communicatie Presenteren

(module twee)

2.1 Inleiding Realisatie IP

2.2 Vervolg

Theorie & trainingen MIP of BP


Men zegt niet meer met meer woorden. Bertus Aafjes

Praatjes vullen geen gaatjes, maar wel, helaas, vele, vele blaadjes. Jan Greshoff Het is prettig tegen beesten praten - ze hebben nooit een antwoord en vinden alles goed. Simon Carmiggelt

Praat niet over jezelf, dat gebeurt wel als je weg bent. Addison Minzer

Het enige moment waarop je echt communicatie hebt, is als twee mensen de taal even goed of even slecht

spreken. Margaret Mead


Inleiding Als je ervan uitgaat dat het de bedoeling is in een samenleving met elkaar samen te leven, te werken

en zich te ontspannen, dan is ‘communicatie’ een handig middel.

Altijd geweest, trouwens.

Deze cursus wil precies dat handig middel aanreiken, toegespitst op het soort beroepsleven waar de

meesten onder jullie deel zullen van uitmaken, namelijk het bedrijfsleven. Binnen - maar natuurlijk

ook buiten- het bedrijf is doeltreffende communicatie goud waard. Bedenk hoeveel arbeidsenergie

verloren gaat bij een gebrekkige communicatie.

Communicatie = ecologie.

Aspiraties voor een hoge positie?

Indien je ambitieus bent en op een plaats hoog op de ladder mikt, wordt er zeker en vast van je

verwacht dat je veel en vooral ook effectief en goed communiceert. In hoge kaderfuncties kan

communicatie in het algemeen wel 65 % van je actieplan uitmaken. Be prepared!

Steeds meer wordt nadruk gelegd op het durven naar voren brengen van ideeën in publiek, bv.

tijdens een presentatie, een voorstelling van een masterproef/een project of een sollicitatiegesprek.

In de opleiding voor master Ingenieurswetenschappen en Architectuur op de Universiteit Gent

word je daarom voorbereid op het geven van presentaties in bedrijven.

Deze handleiding bespreekt grondig het proces dat de definitieve versie van een presentatie

voorafgaat. Vervolgens wordt de structuur van een voordracht ontrafeld. Er wordt uitgelegd hoe je

vragen van het publiek gevat kan beantwoorden. Handige tips i.v.m. presentaties met dataprojectie

worden verzameld en besproken.

Verder leer je hoe je je communicatievaardigheden kan bevorderen. Zo kom je bv. te weten hoe een

eerste indruk van iemand wordt gevormd. Welk zintuig is het belangrijkste en welk besluit moet

daaruit worden getrokken? Hoe kan je je welsprekendheid optimaliseren?

In het voorlaatste hoofdstuk zullen ditjes en datjes je helpen je presentatie effectiever te maken.

Toehoordersangst hoort – na deze cursus – definitief tot het verleden. Je leert je tijd goed in te

delen.

Een uitgebreide checklist dient als belangrijke ondersteuning voor je presentatie. Ten slotte wordt

nog even stilgestaan bij prestaties van collega-studenten tijdens vorige jaren.


Alle aangeleerde vaardigheden in deze handleiding zijn ook uiterst nuttig bij de voorbereiding van

de voorstelling van je bachelor- en masterproef. Bij de beoordeling van de mondelinge presentatie

van je bachelor- en masterproef wordt er rekening gehouden met verbale communicatieve

vaardigheden uit deze cursus.

Bij de meeste opleidingen is module 3 opgesplitst in module 3a (theorie) en module 3b (training). In

enkele opleidingen is er enkel een theoriemodule.

De trainingsmodule wordt als volgt georganiseerd:

• Studenten geven een presentatie (richtlijnen verschillen per opleiding).

• Tijdens de presentatie beoordelen de toehoorders de presentatie

(algemene beoordeling opbouw presentatie, dia’s plus persoonlijke

communicatievaardigheden per spreker) en vullen ze het

evaluatieformulier (peer assessment - formulier A) in.

• Tijdens de presentatie beoordelen de toehoorders de presentatie

(algemene beoordeling opbouw presentatie, dia’s plus persoonlijke

communicatievaardigheden per spreker) en vullen ze het

evaluatieformulier (peer assessment - formulier A) in.

• Na de presentatie worden door de toehoorders vragen gesteld over de

beluisterde voordracht (ten minste twee vragen per spreker).

• De voordracht wordt klassikaal grondig geanalyseerd.

• Op het einde van de les worden alle formulieren A (= alle open

aanmerkingen van alle sprekers van die ene les) afgegeven.

• Na de presentatie schrijft elke spreker een kort verslag (10-20 regels)

over de eigen presentatie na de ontvangen feedback (self assessment -

formulier B). Het verslag, dat opsomt wat je geleerd hebt uit deze

spreekoefening, wordt doorgemaild ([email protected]), ten laatste

een week na de presentatie.

Waarop wordt beoordeeld?

- je presentatie:

toepassing van de cursus, taalvaardigheid, structuur, dia’s, houding,

uitstraling, stembeheersing ...

- je zelfevaluatie:

formulier B (bondig zelfevaluatierapport): mailen ten laatste een week na

jouw presentatie


Presenteren

1 Inleidende opmerkingen

1.1 Wat is een goed spreker?

1.2 Negen tips voor een overtuigende presentatie

1.3 Algemene voorwaarden voor een goede presentatie

2 Voorbereiding

2.1 Vragen vooraf

2.2 Materiaal verzamelen en schrappen

2.3 Titel

3 Structuur van een presentatie

3.1 Inleiding

3.1.1 Eerste zin

3.1.2 Wie, wat, waarom, hoe?

3.1.3 De inleider (facultatief)

3.1.4 Het verloop afgrenzen

3.1.5 Het publiek erbij betrekken

3.1.6 Vragen en retorische vragen

3.2 Hoofdtekst

3.2.1 Eerst even concentreren, twintig minuutjes maar

3.2.2 Nogmaals ‘wegwijzers’

3.2.3 Korte samenvattingen

3.2.4 Retorische vragen (facultatief)

3.2.5 Sleutelpunten benadrukken

3.2.6 I remember, you remember

3.3 Slot - conclusie

3.3.1 Een ‘pousse-café’ is the finishing touch

3.3.2 Hernieuwde aandacht van het publiek

3.3.3 Samenvatting via herhaling

3.3.4 Besluitvorming

3.3.5 Vragen

3.3.6 Afsluiter

3.3.7 Ondersteunend informatiemateriaal (facultatief)

3.3.8 Beleefde dankbetuigingen


3.4 Vragen beantwoorden

3.4.1 Vragen verklaren

3.4.2 Moeilijke en vijandige vragen behandelen

3.4.3 Hulp aanbieden voor verdere informatie

3.4.4 Zonder omwegen

3.4.5 Vraagsteller antwoordt zelf

3.4.6 The end

3.4.7 Na de vragen

4 Visuele ondersteuning

4.1 Eén tekening vervangt duizend woorden

4.2 Wat is visuele ondersteuning?

4.3 Voordelen

4.4 Nadelen – valkuilen

4.5 Ontwerp

4.5.1 Formaat

4.5.2 Letters

4.5.3 Accentueren

4.5.4 Afstanden tussen letters, woorden en regels

4.5.5 Typografische adviezen

4.5.6 Tekst en taal

4.5.7 Kleuren

4.5.8 Tabellen en grafieken

4.5.9 Tekeningen

4.5.10 Overgangen tussen dia’s

4.5.11 Denk altijd visueel

4.5.12 Aantal dia’s

4.5.13 Meerdere sprekers per presentatie

4.5.14 Dia’s voor technische communicatie

4.5.15 Dianummers

4.5.16 Controle

4.6 Het publiek voorbereiden

4.7 Goed gebruik van dia’s

4.8 Enkele technische tips

5 Een formele individuele presentatie geven

5.1 Interessante weetjes … ter bevordering van een goede communicatie

5.1.1 Ontmoeting ‘at first sight’ – communicatie zonder woorden

5.1.2 Communicatiefilter

5.2 Stem

5.2.1 The power of your voice

5.2.2 Spreekfunctie

5.2.3 Vaak voorkomende articulatiefouten bij diverse dialecten

5.2.4 Goede houding voor een sterke stem

5.2.5 Stemhygiëne

5.2.6 Praten bij achtergrondlawaai


5.2.7 Spreken onder stress en bij plankenkoorts – effect op de stem

5.2.8 Ruimte waarin je spreekt

5.2.9 Correct microfoonspreken

5.3 Taal

5.3.1 Structuuraanduiders

5.3.2 Optimale verstaanbaarheid

5.3.3 Vaktaal

5.3.4 Vermijd …

5.4 Spreker, jij dus

5.4.1 Wees jezelf

5.4.2 Rustig, vol zelfvertrouwen en open

5.4.3 Positief en geëngageerd

5.4.4 Weet meer dan nodig is

5.4.5 Kledij

5.4.6 Verdere tips voor lichaamstaal

6 Een formele groepspresentatie geven

7 Peper en zout van je presentatie

7.1 Tips om je presentatie aantrekkelijk en effectief te maken - herhaling

7.1.1 Het geheugen van het publiek

7.1.2 Hoe bereik je dat de toeschouwer je informatie kan onthouden?

7.2 Werken aan toehoorderangst

7.2.1 Populaire angst

7.2.2 Hoe train je jezelf?

7.2.3 Vlak voor het begin van de voordracht?

7.2.4 Op het podium?

7.3 Je publiek

7.4 Tijdsindeling

7.4.1 Hoeveel tijd krijg je?

7.4.2 Hoe verdeel je de tijd voor je voordracht?

7.4.3 Tijdsgebrek tijdens de presentatie

7.5 Oefenen

7.5.1 Oefenen in zes stappen

7.5.2 Uit het hoofd leren of voorlezen?

7.6 Checklist

7.6.1 Je toehoorders

7.6.2 De eerste twintig seconden

7.6.3 Inleiding

7.6.4 Hoofdtekst

7.6.5 Conclusie

7.6.6 Beantwoorden van vragen

7.6.7 Na de vragen …

7.6.8 Visuele ondersteuning

7.6.9 Jij, de spreker

7.6.10 Stemgebruik


7.6.11 Taal

7.6.12 Locatie

7.6.13 Allerlaatste checklist

8 Vaak voorkomende fouten bij presentaties

Bijlage 1 - Peer assessment - Formulier A

Bijlage 2 - Self assessment - Formulier B

Lijst van geraadpleegde werken


1 Inleidende opmerkingen

Negen tips voor een overtuigende presentatie

DEVIL-LOVE

1 Doel: weet wat je wilt bereiken.

2 Enthousiasme: wees begeesterd.

3 Voorbereiding: bereid je zeer goed voor.

4 Initiële indruk bepaalt volledige indruk.

5 Laatste indruk bepaalt volledige indruk.

6 Lichaamstaal: zorg voor een dynamische lichaamshouding met o.a. ondersteunende

handgebaren.

7 Oogcontact: kijk publiek regelmatig aan.

8 Visueel: denk visueel (dia’s).

9 Expressie: wees expressief in taal en lichaam.

Algemene voorwaarden

1. Publiek moet het betoog goed kunnen volgen

� goede structuur

� herhaling

� goede visuele ondersteuning

2. Publiek moet het goed kunnen verstaan en begrijpen

� verzorgde spreektaal

3. Publiek moet het kunnen geloven

� bewijsmateriaal

4. Publiek moet het goed kunnen onthouden

� voorbeelden

� herhaling

� structuur


2 Voorbereiding

2.1 Vragen vooraf

Een voorbereiding kan pas starten als je zelf goed weet waar je naartoe wilt en als je rekening houdt

met je publiek. Een goede voorbereiding is al de helft van het succes, maar betekent 80 % van het

werk.

Tijdens je voorbereiding stel je jezelf volgende vragen.

2.1.1 Wat?

Wat wil ik meedelen?

In de eerste plaats moet een boodschap worden overgebracht. Het publiek heeft de overtuiging dat

het iets heeft bijgeleerd. Het is bereid tot nadenken, je te begrijpen.

- Wees zelf overtuigd van de boodschap.

- Bepaal de kern van je betoog.

- Test of je inderdaad de kern te pakken hebt: vertel de kern aan jezelf in 30 seconden. Praat

hierbij op gewoon spreektempo.

- Overschrijd je de 30 seconden? Dan heb je - meer dan één kern in je betoog;

- te veel materiaal in de kern.

- Schrap de overtollige informatie. Kijk kritisch waar je details kunt weglaten.

- Kies ten slotte voor een kern en doe weer de 30 seconden-test.

Indien je een langere presentatie houdt (bv. ten minste van één uur), dan is één belangrijke

boodschap per tien of vijftien minuten aanvaardbaar.

Waarover wil je bewust niet praten?

Je wilt over bepaalde onderdelen niet praten maar misschien wil één van de toehoorders dat wel. Die

toehoorder heeft lucht gekregen van één van je zwakke plekken en wil op het einde van de

presentatie daar een vraag over stellen. Daarop moet je voorbereid zijn. Dit zijn de vragen waarop je

vooraf een antwoord moet hebben bedacht om mogelijke problemen direct de kop in te drukken. Je

moet dus direct een kordaat antwoord kunnen geven. Daarop kan je je voorbereiden (zie 3.4 ‘Vragen

beantwoorden’).

2.1.2 Wie ben ik?

Hoe word ik beoordeeld door het publiek?

Hoe komt mijn stem over? Mijn houding? Mijn kledij?

Welke zijn mijn sterkten en mijn zwakten?

Probeer de zaken te benaderen op een manier zodat je sterkten tot hun recht komen.


2.1.3 Wie zijn zij? Wie is mijn doelpubliek?

Enkele essentiële vragen die jij je stelt:

- Wat zijn de kenmerken van de informatie-ontvanger vóór ontvangst van de informatie?

- Wat weten zij al van mijn onderwerp af?

- Leeftijd?

- Niveau?

- Specialisten of generalisten?

- Wat verwachten zij?

- Waarom zijn ze daar?

- Hoe staan ze t.o.v. mij, t.o.v. mijn thema?

- Aantal toehoorders?

Analyseer zo je doelgroep.

Voorbeeld: je geeft een presentatie – met de noodzakelijke diepgang - over een technisch onderwerp

aan vier doelgroepen: studenten uit het voorlaatste of laatste jaar van het humaniora, studenten uit

eerste bachelor van jouw opleiding, masterstudenten van verschillende technische opleidingen en

ingenieurs die werkzaam zijn in een vakgebied dat te maken heeft met jouw presentatie.

Je zal vier verschillende presentaties voorbereiden: hou rekening met de vermogens en beperkingen

van elke doelgroep: de humaniorastudenten en eerstebachelorstudenten zijn leken, de

masterstudenten zijn technisch onderlegd en de ingenieurs zijn experten.

Alhoewel de humaniorastudenten en eerstebachelorstudenten als leken worden beschouwd, hebben

de studenten uit de eerste bachelor een grotere woordenschat, betere wiskundige vaardigheden en

meer levenservaring hebben. Dit verschil heeft ongetwijfeld invloed op de woorden die je gebruikt

en die je niet hoeft uit te leggen, op wiskunde die je kunt aanwenden en op de algemene toon van de

presentatie.

• Hoe groter de groep, hoe formeler

.

5 à 10 personen Je spreekt tot individuen. Informele aanpak. Eventueel

gebruik van didactisch materiaal of een interactieve

methode.

10 à 30 personen Een goede structuur is nodig. Gebruik duidelijke dia’s.

Na 30 minuten onderscheid je opnieuw individuen.

30 à 100 personen Je spreekt tot een groep. Structureer goed en wees zeer

duidelijk. Oogcontact is uiterst belangrijk. Iedereen

moet de indruk hebben contact met jou te hebben.


Meer dan 100 personen Dit is meer een theatervoorstelling. Hou rekening met

achtergrond, projectie, klank …

Als je in het buitenland spreekt, moet je ook een beeld hebben van demografische aspecten van de

toehoorders, zoals de taal, godsdienst, culturele verschillen en de lokale politieke situatie.

Formeel of informeel?

De omstandigheden van de presentatie zijn bepalend.

Voorbeelden van formele presentaties in onderwijsinstellingen, bedrijven, op conferenties, bij

klanten … : presentaties over technische artikelen, informatieve presentaties, verkooppresentaties,

presentaties van voortgangsrapporten, presentaties van handleidingen, presentaties van voorstellen

…

Indien de presentatie gebeurt voor een bepaalde groep uit je woonplaats of binnen een vrijetijdsclub,

beslis je zelf hoe formeel of informeel de presentatie zal zijn.

Bij twijfel, kies dan voor een eerder formele presentatie.

Een formele presentatie moet steeds boeiend en plezierig zijn om naar te luisteren en mag nooit een

stijve, houterige spreekbeurt zijn.

2.1.4 Waarom?

Wat is de juiste reden van mijn presentatie?

(Op uitnodiging van voorzitter van vereniging, auteur van nieuw boek, toelichting nieuwe

productiemethode? … )

2.1.5 Doel?

Welk doel wil ik bereiken?

Wil ik informatie verschaffen? Moet ik mensen opleiden voor iets? Zou ik het publiek willen

overtuigen, van bv. een idee of de aanschaffing van een toestel?

Het doel blijft de rode draad.


Schrijf één zin. Formuleer maximaal twee doelen. Het doel moet concreet/duidelijk en eenduidig

zijn.

bv. concreet en duidelijk:

“Ik wil drie ongevallen bespreken en alternatieven voorstellen om die te vermijden”

minder geslaagd:

“Ik zal jullie iets vertellen over veiligheid.”

Wat kan je doen om een specifiek doel te bereiken?

Soorten doelen De spreker wil het publiek … De spreker wil de … van het publiek

beïnvloeden

Informatief informeren kennis over feiten

Instructief instructies geven vaardigheden

Persuasief overtuigen mening en houding

Motiverend aanzetten tot actie bereidheid en gedragsintentie

Affectief gevoelens opwekken emoties

Ingenieurs geven vooral informerende presentaties

� Het is van belang wat jouw publiek wil horen, niet wat jij wilt vertellen!

2.1.6 Hoe?

Op welke manier zal ik mijn boodschap doorgeven? Welke weg zal ik bewandelen?

(zie 3.1.4 Het verloop afgrenzen)

2.1.7 Waar?

Hoe ziet de locatie eruit? Hoe is de akoestiek? Kan er worden verduisterd, indien ik dia’s wil tonen?

Welke apparatuur is beschikbaar? Hoe werkt de beamer? Welke aansluiting is nodig? Heb ik een

micro nodig? Kan die worden ontleend? Hoe werkt de micro?

Verkopen

6%

Adviseren

12%

Instrueren

14%

Gemengd

17%

Informeren

51%


Zaalopstelling:

- theater

voor grotere groepen

met kleine eilandjes minder hoogdravend

- U-vorm

voor kleinere groepen

direct contact

- vergadertafel

voor kleinere groepen

formeel en informeel

spreker aan hoofd van tafel

De zaal mag nooit volledig verduisterd zijn. Je moet steeds oogcontact houden met de toehoorders.

Ze willen misschien ook notities nemen…

2.1.8 Hoelang?

Hoelang mag/moet mijn voordracht zijn? Spreek ik te lang? Te kort?

Het normale debiet = 170 woorden/minuut.

1 A4-tekst (enkele regelafstand, normale kantlijn, Times New Roman 12 = ongeveer 4’ praten.

1 minuut = ¾ pagina met tussenlijn 2 = 1 pagina A4 handgeschreven

Voor 10 à 15 minuten praten, reken je 10 à 12 pagina’s (met pc geschreven, in normale

lettergrootte).

Vergeet niet dat in realiteit de meeste sprekers langer praten tijdens de effectieve presentatie dan

tijdens de oefenpresentatie thuis. Vaak geldt: 10 minuten oefentijd = 11-13 minuten spreektijd.

Waarom, denk je?

2.1.9 Voorbereidingstijd?

De ontwikkeling van een geheel nieuwe presentatie van ongeveer één uur kost vier tot zes weken

(doorlooptijd). Af en toe moet je de presentatie namelijk laten ‘gisten’. Je laat het materiaal dan

enkele dagen rusten, denkt erover na en dan ga je weer verder. Een presentatie samenstellen uit

bestaand materiaal duurt één tot vier uur.

Duur presentatie x 20 Duur voorbereiding

5 min. ongeveer 100 min. of 1,5 uur

10 min. ongeveer 200 min. of 3,5 uur

20 min. ongeveer 400 min. of ongeveer 6,5 uur

Berekende tijd = tijd om je verhaal te structuren, je computerondersteunde presentatie in elkaar te

steken, te oefenen … maar omvat niet het opzoekwerk!


2.1.10 Wanneer?

Het tijdstip waarop je spreekt, kan de efficiëntie van je voorstelling beïnvloeden.

(eerste spreker (laatkomers!) – na lunch: graveyard shift)

2.2 Materiaal verzamelen en schrappen

° Verzamel het materiaal (argumenten, feiten, gegevens, onderzoeken…) dat de kern van je

betoog onderbouwt, verdiept en detailleert. In deze fase zul je merken dat je eerder over

te veel materiaal beschikt dan te weinig.

Enkele simpele adviezen:

- Zorg dat je elke term en elke afkorting uit je lezing begrijpt.

- Zorg dat je voldoende cijfermateriaal hebt om je conclusies te funderen.

- Zorg dat je alle cijfers en beweringen controleert d.m.v. een tweede bron (je eerste

bron kan foutief of achterhaald zijn). Materiaal moet actueel zijn (bv. piramides van

Gizeh: 4.500 jaar of 10.000 jaar geleden).

- Zorg dat je voorbeelden hebt om je beweringen te illustreren.

- Ontwikkel originele lezingen en geef er een persoonlijke draai aan. Als je conclusies

en grafieken van anderen gebruikt, vermeld dan de bron.

° Nadat je jouw doelgroep hebt geanalyseerd, bekijk je nu of alle gegevens inderdaad nodig

zijn voor de toehoorder.

° Werk nu vanuit de massa feiten omhoog, door ordening aan te brengen.

Vragen die je je hierbij kunt stellen:

- Wat betekenen al de gegevens die ik heb gevonden nu eigenlijk?

- Wat is de samenhang tussen al die feiten?

- Wat betekenen de gegevens die ik heb verzameld nu werkelijk voor de

toehoorder?


- Zijn al die gegevens echt van belang?

- Wat kan ik weglaten?

- Welke groep van samenhangende delen onderbouwt de kern?

- Welke feiten vormen samen een groep?

- Welke detaillering moet ik geven voor mijn doelgroep?

Indien je moet schrappen omwille van de tijd, schrap dan alle irrelevante deel-

onderwerpen. Behoud alleen datgene wat noodzakelijk is voor de eindconclusie.

° Zoek een sleutelwoord voor elk idee.

Je geeft de groepen van feiten nu een overkoepelende naam en zet die op papier.

Je rangschikt de onderdelen in de volgorde die aansluit bij de behoefte van je doelgroep.

Wat komt na wat?

Probeer een logisch verband te vinden voor de sleutelwoorden die even belangrijk zijn.

Schik de sleutelwoorden visueel.

° Ontwerp de inleiding en de afsluiting.

Beide bevatten in kernachtige vorm de inhoud van je presentatie.

2.3 Titel (zie ook module ‘Schrijven, algemeen’)

Pas nadat je je lezing volledig hebt voorbereid, kan je een geschikte titel bedenken. Het spreekt

vanzelf dat de titel in het begin van je presentatie verschijnt, volledig vooraan of na de inleidende

eerste woorden/zinnen.

De titel moet pakkend, dekkend en mag niet misleidend, niet langdradig zijn.

Met een pakkende en uitdagende titel kan je de toehoorders vanaf het begin boeien.

De titel moet het gevoel geven dat het over een lezing gaat, die de toehoorders echt niet mogen

missen of waarin precies dat behandeld wordt wat ze willen weten.

Maak gebruik van humor of vragen in titels.

Met een goed gekozen subtitel kun je de aard van de lezing omschrijven.

Vermijd afkortingen die enkel door insiders (collega’s van zelfde bedrijf bv.) begrepen worden.

bv. RSI = repetitive strain injury

VOBESYS = voorraad beheer systeem

ZTV = zeehavengebied met tijdelijke bestemming valleigebied


3 Structuur van een presentatie

Een duidelijke structuur verhoogt je geloofwaardigheid als spreker. Als je tevoren je ideeën goed

hebt geordend, komt je tekst gestructureerd en duidelijk over.

Ongetwijfeld zul je op die manier je doel - iemand informeren, overtuigen ... - vlugger bereiken.

aandeel in geheel

1. Inleiding (10 %)

2. Hoofdtekst (80 %)

3. Slot - conclusie (10 %)

4. Vragen?

*** Schenk extra aandacht aan de inleiding en het slot!

3.1 Inleiding

3.1.1 Eerste zin

Met de eerste zin zet je de toon.

Open je je toespraak met een warm geluid, met een humoristisch deuntje of met een onverwacht

harde knal? Of met een let-u-maar-niet-op-mij-gemompel?

Het publiek pikt het signaal feilloos op: “Hier spreekt een deskundige en betrokken vrouw, een

innemende grappige man” en dan is men benieuwd naar je verhaal. Maar ook de tegengestelde

reactie is mogelijk: “Dit wordt een verloren uur, met een onbeduidende zenuwachtige spreker”.

Enkele mogelijke openers

Enkele manieren om de luisteraars aan je lippen te krijgen. Misschien leveren ze jou inspiratie.

1. Vraag

Drinkt u wel genoeg?

2. Raadsel

Wat is het verschil tussen een organisatieadviseur en een trolleybus?

3. Suspense

Het kost de Belgische staat meer dan 100 miljoen per jaar. Het kost jaarlijks veel meer banen dan

de grote ontslagen bij Ford Genk. Het leidt tot vele honderden doden per jaar: ik heb het hier niet

over drugsgebruik – neen, het probleem is alcoholisme.


4. Stelling (mag ook provocerend zijn)

‘Vrouwen zijn ongetwijfeld het sterke geslacht. In de volgende tien minuten zal ik u van deze stelling

overtuigen!

5. Metafoor

Schrijven is als voetballen, koken of biljarten: een vaardigheid die je pas na veel inspanning goed

leert.

6. Citaat

Er is een oud gezegde uit Estland dat zegt :’Wie nooit een huis heeft gebouwd, denkt dat de muren

uit de grond groeien’. ( bv. bij opening nieuw gebouw)

7. Vleierij

“Tilburg is de mooiste stad van het land” Die woorden heb ik ooit gehoord uit de mond van diegene

die nu burgemeester van Tilburg is, nog vóór zijn benoeming. ”Tilburg is de mooiste stad van het

land”. Met een dergelijke sollicitatie maak je het natuurlijk al gauw (…) Maar pas vandaag kan

Gerrit Brokx weten - net als wij overigens – hoe Tilburg ‘de mooiste stad’ geworden is. Want met

de tentoonstelling …’ (bv. in dit geval toespraak t.g.v. viering van 100 jaar vakbeweging in Tilburg

– vleit hier publiek én burgemeester in de zaal)

8. Contrast

Er wordt wel eens gezegd dat er nooit zo veel wordt geslijmd en gejokt als bij afscheidsspeeches.

Vanmiddag gaat dat echt helemaal niet op omdat de hoofdpersoon van vandaag, onze Ben, daar

helemaal niet van gediend is.

9. Conclusie

Gemotiveerde studenten en uitdagende docenten. Opleidingen-op-maat. Slagvaardig bestuurde

universiteiten. In zo’n klimaat vinden jonge, veelbelovende mensen hun weg in de

kennismaatschappij.

10. Underdog

Het is een eer hier te zijn, maar laat ik eerlijk zijn, ik voel me een beetje Daniël die de leeuwenkuil

ingaat.

11. Anekdote

Een paar maanden geleden, in het schilderachtige Firenze, zag ik voor het eerst de indrukwekkende

David van Michelangelo.

12. Grapje

Ik hoorde dat ze gisteravond £500 betaalden om het Bolshoi Ballet te zien optreden – precies hier

op dit podium. Vanmorgen, hoor ik, bent u hier gratis en voor niks binnengekomen. Dus ook u

zult krijgen waar u voor betaald hebt.

13. Sterke foto

� sterk openen is een ‘must’!


3.1.2 Wie? Wat? Waarom? Hoe?

In je inleiding vermeld je al:

- wie je bent

(je naam - voornaam, daarna familienaam - op dia!);

- wat je functie is;

- waarom je hier bent en waarom de presentatie van belang is;

- waarover je zult spreken.

In mijn presentatie zal ik ... voorstellen.

In mijn huidige voorstelling zou ik ... willen verklaren.

Deze morgen zal ik terugblikken op …

Wat ik deze morgen zou willen doen, ik ... verklaren.

Wat ik in mijn voordracht zal voorstellen, zijn ...

3.1.3 De inleider (niet steeds aanwezig)

Als er verschillende sprekers aan bod komen (op een congres, een uitgebreide presentatie ...) dan is

het goed iemand te hebben die de sprekers voorstelt en hun betogen aan elkaar bindt.

° Bedenk dat ook een dergelijke taak voorbereid moet worden. Jij fungeert als gastheer of

gastvrouw en bent als het ware het visitekaartje van het bedrijf op dit moment. Bij de

voorbereiding kun je hierop letten.

° Bespreek hoe de introductie van de sprekers zal verlopen: introduceert iedereen zichzelf

of doe jij dit?

° Probeer met de overige sprekers een voorbespreking te houden. Bespreek het thema en

de verschillende invalshoeken.

° Schrijf een introductie die interessant en relevant is, maar houd het kort. Verbind de

introductie met de toespraken van de anderen.

° Spreek de naam van de spreker correct uit.

° Zorg dat je van alle sprekers de naam, voornaam, functie, titulatuur, ervaring,

opleiding enz ... hebt.

° Je opent de presentatie. Houd je hierbij aan de toegemeten tijd en spreek bij voorkeur zelfs

iets korter. Jij zet immers de toon van de dag.

° Geef aan hoe en vanuit welke invalshoek de sprekers het thema van de dag zullen

behandelen. Ga daarbij niet in op de inhoud.

° Doe de presentatie uit het hoofd, alleen met een korte memo voor de gegevens

hierboven.

° Sluit je inleiding af met een aansporing en wens de toehoorders veel luistergenot.

° Houd de afsluiting van de hele presentatie kort en krachtig. Bedank de sprekers en geef nog

even de kern van hun invalshoek of het algemene thema weer.

° Bedank de toehoorders, wens hun een goede avond, nodig hen uit voor de receptie ...


3.1.4 Het verloop afgrenzen

Je inleiding zou een afbakening, een ‘wegwijzer’ van de voordracht voor de toehoorders moeten

bevatten.

Deel hun mee waarover je zult spreken en in welke volgorde je je verschillende punten zult

behandelen.

Dit afgrenzen maakt het je mogelijk om:

- de grenzen van je presentatie te definiëren;

- het publiek al te wijzen op aspecten, die door jou worden benadrukt.

Enkele geschikte zinswendingen:

Ik zal drie belangrijke punten bespreken behandelen.

Ten eerste ... Ten tweede .... Tot slot ...

Mijn voorstelling bevat twee hoofdthema’s. In het eerste deel zal ik ... Daarna .../

In het tweede deel ...

Ten eerste wordt/worden ... besproken. Op de tweede plaats zal/zullen ... diepgaand

worden verklaard. Ten derde/ten laatste/om te besluiten is/zijn ... aan de orde.

Een overzichtelijk presentatieplan is onontbeerlijk om de inhoud van je betoog te verduidelijken.


Bij voorkeur opteer je voor duidelijkheid gedurende de volledige presentatie en laat je dit overzicht

verkleind zien, onderaan elke dia, of - op normale grootte - na elk hoofdonderdeel.

3.1.5 Het publiek erbij betrekken

Als spreker ben je overgeleverd aan de gunsten van je publiek. Zelfs indien je verhaal belang-

wekkend is, heb je de aandacht van de luisteraars nodig voor een geslaagde presentatie.

Het publiek is als een geliefde die geamuseerd, gecharmeerd, ingepakt en veroverd moet worden.

En net als in de liefde is alles toegestaan ... als het maar werkt.

Een bekende spreker doet het als volgt: als hij de zaal binnenkomt, schalt er muziek uit de

luidsprekers: ‘Hé, hé, hé, ben je d’r klaar voor!’. Hijzelf klimt met een grote speelgoedaap op het

podium, die hij vervolgens in het publiek gooit.

Als hij vertelt over de relatie tussen de linker- en de rechterhersenhelft, heeft hij een schedel in zijn

hand waarvan hij de onderkant even laat klapperen.

Subtiel is het misschien niet, maar niemand dommelt bij zijn voordracht weg.

De aanpak van deze spreker wordt gekenmerkt door overkill, maar enige creativiteit en durf kan een

presentatie aanmerkelijk levendiger maken. Als je de vijfde spreker bent in een serie van acht, moet

je extra inspanning doen om de aandacht van het publiek te trekken.

Een professionele presentator durft risico te nemen, omdat het resultaat tegen de inspanningen

opweegt: een geboeid en gemotiveerd publiek.

Contact met het publiek is belangrijk vanaf het begin. Bekijk het publiek in het wit van hun ogen.

Ga na of ze je volgen.

Hoe motiveer je de toehoorders?

In je voordracht zelf heb je voldoende mogelijkheden om je publiek te prikkelen (zie ook 3.1.1

Eerste zin). In de voorbeelden hieronder beperken we ons tot de opening van een toespraak of


presentatie maar dezelfde elementen kunnen ook halverwege of aan het slot worden toegepast om

een verhaal op te peppen.

Open kernachtig. In de eerste 90 seconden maak je duidelijk wat de kern is van je voordracht. Wat

de toehoorders het eerst horen, onthouden ze goed.

• Actualiteit

Het spreekt je publiek aan als je voorbeelden gebruikt die ontleend zijn aan het nieuws van de laatste

dagen. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met het voorlezen van een krantenbericht of met een verhaal

dat je onlangs op de radio gehoord hebt.

Zeker bij technische onderwerpen moet je verhaal zo actueel mogelijk te zijn. Het is vaak een

kwestie van jezelf goed voor te bereiden en continu op de hoogte te zijn van wat er in je vakgebied

gebeurt. Dit geldt voor de gehele presentatie, niet enkel voor het begin.

• Citaten

Een citaat is een goede manier om je toespraak een beetje chiquer te maken. Citaten kunnen op alle

plaatsen worden ingelast.

Probeer wel citaten te selecteren die

- toepasselijk zijn;

- afkomstig zijn van echt bekende mensen;

- geestig en kernachtig zijn.

Hoed je voor te bekende citaten en te fletse stellingen. Let op voor een passe-partout-begin als ‘de

wereld om ons heen verandert snel’. Het clichékarakter maakt de stelling krachteloos.

Eveneens flauw zijn: In de moderne maatschappij wordt de burger bedolven onder een stortvloed aan

informatie.

X is niet meer weg te denken uit het leven van de moderne mens.

• Anekdote of verhaal

Veel sprekers beschikken over standaardverhalen die aangepast worden aan de omstandigheden. Ze

worden vaak gepresenteerd alsof de spreker zelf de hoofdpersoon was (Ik wil jullie graag vertellen over

iets wat mij onlangs is overkomen ...) terwijl de verhalen doorgaans afkomstig zijn uit de literatuur.

Verhalen zijn overal te vinden. Je kunt gebruikmaken van brieven die op het werk binnenkomen,

van films die je gezien hebt en tal van andere zaken.

Vaak herinnert men zich later enkel de anekdotes, die op een luchtige toon werden verteld.


• Voorbeelden

Voorbeelden uit het dagelijkse leven maken je presentatie interessanter en levendiger.

Ook persoonlijke ervaringen of die van een ander, die je het publiek meedeelt, zorgen steeds voor

een geschikt effect. Ze verbreken de soms ernstige, formele toon, die vele presentaties kenmerken

en trekken gegarandeerd de aandacht van velen.

Tegenwoordig hecht men - meer dan vroeger - meer belang aan praktische voorbeelden, eerder dan

aan lange theoretische uitweidingen.

• Opvallende gegevens

Misschien heb je interessante en ongewone gegevens en statistieken over je te behandelen thema

ontdekt. Indien je ze vermeldt in de inleiding zul je ongetwijfeld je publiek verrassen en spoedig ‘het

ijs breken’.

Wist je dat een mens ongeveer 2.600 uren per jaar slaapt?

Meer dan zes op de tien zakenvoerders lijden onder een zware stress tijdens hun werk.

Stel deze informatie op een manier voor, die voor het publiek eenvoudig te begrijpen is.

Eén persoon op vier (in plaats van: 25 %).

• Persoonlijke voornaamwoorden

Gebruik persoonlijke voornaamwoorden zoals ‘jij’, ‘jouw’, ‘u’, ‘uw’, ‘wij’, ‘ons’, ‘ik’, ‘mij’

om de afstand tussen jou en jouw thema enerzijds en het publiek anderzijds te verkleinen.

3.1.6 Vragen en retorische vragen

Indien er niet veel toeschouwers zijn, kan je hun gerust enkele vragen stellen om hen bij je

voordracht te betrekken.

Bij een grote menigte zijn retorische vragen uiterst geschikt. Het zijn vragen waarop men geen

antwoord verwacht, omdat het antwoord zo vanzelfsprekend is of omdat het antwoord niet gekend

is. Retorische vragen zetten het publiek ertoe aan om over een bepaald thema na te denken.

Wat zal het volgende politieke schandaal zijn waarmee de Belgische bevolking zal worden

geconfronteerd?

De verkoop van onze producten is dit jaar met 25 % gedaald.

Wat kan de reden daarvan zijn?

Hoe zouden we dit fenomeen kunnen verklaren?

Wat moeten we nu ondernemen?


Welke zijn de gevolgen voor onze firma?

Dit zijn de belangrijkste vragen die we ons het volgende halfuur - tijdens deze presentatie -

zullen stellen en die we zullen proberen beantwoorden.

3.2 Hoofdtekst – the body

3.2.1 Eerst even concentreren, twintig minuutjes maar

Gemiddeld kan een mens ongeveer twintig minuten met aandacht luisteren en meedenken; dan

komt er een dip in die aandacht. Na de dip kan de toehoorder opnieuw twintig minuten luisteren.

Daarna dient een langere pauze te komen met activiteit van de toehoorder zelf vóór hij zich weer

kan concentreren op nieuwe informatie.

Indien je betoog bv. 45 minuten zou duren, is het aan te raden om niet meer dan vijf hoofdideeën te

ontwikkelen. De meest significante plaats je tussen de vijfde en de vijftiende minuut. Op dat

moment zijn de toehoorders nog alert en ontvankelijk voor informatie. Na ongeveer een halfuur is

de concentratie het laagst en moeten we ons bezighouden met bijzaken. De laatste minuten van je

betoog moeten dan weer kernachtig en krachtig zijn: de deelnemers krijgen in de gaten dat het einde

van de lezing nabij is en dan begint hun aandacht weer te verbeteren.

Als spreker kun je de curve enigszins beïnvloeden door in de lezing rustpunten in te bouwen.

Hiermee geef je de hersenen van de toehoorders wat ontspanning waarna hun concentratie weer wat

hoger is.

Voorbeelden van rustpunten/intermezzo’s zijn: een grapje, een woordgrapje, een anekdote, een

voorbeeld, een beeldspraak, een herhaling, een korte stilte ... Natuurlijk heeft elk rustpunt met je


verhaal te maken! Voer met regelmaat korte rustpunten op om de schade door afdwalende gedachtes

te minimaliseren.

Indien er pauzes in je lezing gepland staan, maak dan gebruik van de soapstructuur. Zorg dat je voor

de pauze naar een soort climax werkt, maar meld die dan niet.

Maar wie was nu verantwoordelijk voor deze nieuwe impuls? Wel, dat, dames en heren, zal ik na

de koffiepauze vertellen ...

Na de pauze vertel je niet dadelijk de clou, maar herhaal je even kort waar je mee bezig was. Dat

gebeurt ook altijd in een televisiesoap.

3.2.2 Nogmaals ‘wegwijzers’

Een logische, strikte, duidelijk gestructureerde spreekstijl voor presentaties is tegenwoordig van

belang. Sprekers, die gemakkelijk te volgen zijn, worden gewaardeerd.

In een tamelijk lange presentatie is het nuttig om, aan de hand van wegwijzers, te tonen waar een

deel eindigt en waar een nieuw deel begint. Indien men het publiek de structuur van de presentatie

duidelijk maakt, zal het zich gemakkelijker kunnen oriënteren. Op die manier zul je je ideeën beter

kunnen plaatsen in het geheel en gaat er minder informatie verloren. Zo zullen je toehoorders ook

meer van je voordracht onthouden.

Geef je een computerondersteunde presentatie, dan is het nuttig om op elke slide je presentatie-plan

(verkleind en schematisch) te tonen.

.

3.2.3 Korte samenvattingen

Op het einde van een belangrijk onderdeel worden de hoofdideeën van dat deel samengevat, opdat

die gemakkelijker zouden worden onthouden. Ook hier is je presentatieplan een visuele

ondersteuning.

Zo, dit vervolledigt mijn overzicht van ... Nu zou ik graag naar ... overgaan.

In dit eerste deel heb ik u verteld over de laserstralen van de toekomst. U weet nu iets meer over de

vervaardiging, de productiekosten, de verkoopprijs en de belangrijkste concurrenten. In het volgende


deel zou ik het graag hebben over een aanverwant product, namelijk lasertoestellen. Bij dit product

wil ik, nadat eerst opnieuw de productie in detail wordt uitgelegd, voornamelijk ingaan op de zware

problemen, zowel op productief als op financieel vlak, waar wij vorig jaar mee hebben gekampt ...

( = voorbeeld van korte samenvatting van een al besproken deel én ‘bewegwijzering’ van het

volgende te bespreken deel)

Korte samenvattingen tussenin zijn vooral zeer relevant bij tamelijk lange presentaties.

3.2.4 Retorische vragen (facultatief)

Aangezien retorische vragen (zie supra) - deze middelen voor ‘éénrichtingscommunicatie’ - een

schijndialoog met het publiek creëren, worden ze graag gebruikt in presentaties.

Niet alleen in het begin, maar ook tijdens de voorstelling kunnen ze worden gebruikt om:

- verbindingen tussen verschillende delen in je presentatie aan te tonen;

- de toehoorders geboeid te houden (en soms even wakker te schudden, omdat ze denken dat

aan hen een vraag wordt gesteld);

- het publiek het gevoel te geven, dat je hen betrekt bij je voordracht.

In het eerste deel hebben we grondig de hervormingsplannen van de productie-eenheid en de

reorganisatie van onze administratie besproken. Maar, welke gevolgen zullen die hebben in de nabije

én de verre toekomst? Zullen er banen moeten sneuvelen? Dat zijn de belangrijkste punten voor het

volgende onderdeel van deze presentatie.

( = voorbeeld van korte samenvatting van een al besproken deel én ‘bewegwijzering’

van het volgende te bespreken deel)

3.2.5 Sleutelpunten beklemtonen: stem- en taaltips

Om te vermijden dat je voordracht een eentonige opsomming is van feiten waar alle gegevens -

zowel belangrijke als minder belangrijke - naast elkaar staan, zou je de belangrijkste punten moeten

benadrukken, alsof ze vet zouden getypt worden in een geschreven tekst. Op die manier komt je

presentatie beter, sterker en overtuigender over.

Je kunt hoofdideeën in het oog - of in het oor? - doen springen door:

- eventjes te stoppen met praten (bv. twee seconden) - waardoor je ongetwijfeld de aandacht

trekt - vooraleer je verder gaat;

- je stem te verheffen en de belangrijke woorden trager en met meer nadruk te verkondigen;

- de normale woordvolgorde te veranderen;

- sleutelwoorden- en ideeën te herhalen.


Wat wij voorstellen, is ... een reorganisatie.

(i.p.v. Wij stellen een reorganisatie voor.)

Wat noodzakelijk is, is ... een investering.

(i.p.v. Een investering is noodzakelijk.)

We moeten de productiekosten verminderen én we moeten ook de verpakkingskosten

verminderen.

(i.p.v. We moeten de productie -en verpakkingskosten verminderen.)

3.2.6 I remember, you remember ...

Vergeet niet dat vooral

* het eerste idee en

* het laatste idee worden onthouden.

Plaats daarom altijd je sterkste en belangrijkste punten in het begin of op het einde, nooit

ergens tussenin.

3.3 Slot - Conclusie

3.3.1 Een ‘pousse-café’ is ‘the finishing touch’

Vind je een smakelijke maaltijd niet geslaagder, indien je ze kan afronden met een geurige kop koffie,

een lekkere tas thee of een geestverruimend drankje?

Vind je een hoorcollege niet overtuigender, wanneer de docent de laatste minuut kort herhaalt wat er

in de les werd behandeld?

Zullen de hoofdideeën niet in je geheugen gegrift staan, als ze kort, maar krachtig nog eens worden

vermeld?

Een presentatie zonder een besluit is geen geslaagde presentatie


Vergeet niet dat de aandacht van het publiek het scherpst is in het begin en op het einde van een

presentatie. Daarom moeten de inleiding en de conclusie extra worden verzorgd.

Net zoals bij een eindwerk worden vooral de inleiding, de inhoudsopgave (zie: presentatieplan) en de

besluitvorming gelezen én herlezen!

3.3.2 Hernieuwde aandacht van het publiek

Je kondigt expliciet ook aan dat het einde van de presentatie nadert.

(Waarom is de aandacht van de studenten ook alweer het scherpst op het einde van de les? ;-) Zie

grafiek bij 3.2.1 Daling van de efficiëntie tijdens het doceren )

3.3.3 Samenvatting via herhaling

Vooraleer je je laatste en belangrijkste besluitvormingen formuleert (3.3.4), is het aan te raden om de

hoofdideeën uit je presentatie nog eens samen te vatten. Op die manier maak je het voor de

toehoorders extra duidelijk wat de belangrijkste informatie was die je aan hen wou meedelen en

waarop je je baseert om een bepaald besluit te trekken.

Duidelijkheid en een heldere structuur boven alles! Goed en duidelijk communiceren is de

boodschap!

Door je presentatieplan nog eens te projecteren en kort te herhalen, maak je de cirkel rond.

Dus, in het kort ...

Zo, in mijn huidige presentatie heb ik vooral ... behandeld.

Zoals ik uitgelegd heb ...

Samengevat …

Vandaag heb ik het gehad over …

3.3.4 Besluitvorming

Afhankelijk van het soort voordracht dat je gaf, is de conclusie een aanbeveling, een vraag naar actie

of handeling, een suggestie, een voorstel, een dynamische, concluderende formulering ... zijn.

Be rememberable!


Probeer ervoor te zorgen, dat het publiek je laatste woorden zal onthouden. Je kan met een

treffende slogan eindigen. Misschien kan je de retorische vraag van je inleiding herhalen om een

vicieuze denkcirkel te creëren.

Er zijn duizend-en-één mogelijkheden om je voordracht creatief en krachtig te beëindigen.

Wees niet al te voorzichtig met je conclusies. Nuanceer niet te veel (bv. couturiers uit Parijs

vergroten modetrends).

3.3.5 Vragen?

Hoe je de vragen beantwoordt, wordt besproken verderop in deze cursus, 3.4 Vragen

beantwoorden.

3.3.6 Afsluiter

Indien er geen tijd of gelegenheid is voor ‘vraag-en-antwoord’ behandel je na 3.3.4 dadelijk 3.3.6.

De laatste zin op het podium is de afsluiter. Na je conclusie ben je klaar en kan je eindigen met

“Dank u voor uw aandacht en tot ziens”. Dit is volledig correct, maar niet erg origineel.

Bedenk een originele afsluiter, schrijf hem op en leer hem vanbuiten.

3.3.7 Ondersteunend informatiemateriaal (facultatief)

Soms is het interessant om aanvullende informatie, folders, vouwbladen, berekeningen, fotokopieën

van je slides of hand-outs uit te delen.

De hand-out is een zelfstandig document dat de lezer tijdens je betoog kan lezen en/of dat hij kan

meenemen. Anders dan op de dia van de computerondersteunde presentatie staan er in de hand-out

vaak ook verbindende teksten. Je kunt de tekst van de dia’s als basis gebruiken of als structuur van

de tekst van je betoog.

Op de hand-out staat het logo van je bedrijf met volledig adres, je eigen naam en gegevens. Zo maak

je het de toehoorder gemakkelijk om later contact met je op te nemen.

In bepaalde gevallen - bv. in grote zalen, waar het zicht op de slides niet altijd even duidelijk en de

akoestiek niet optimaal is - is het wel nodig om kopieën van de dia’s van de pc-presentatie aan de

toehoorders - vóór je presentatie én goed genummerd - te bezorgen.

Let er wel op, dat je bepaalde documentatie (bv. tekeningen, prenten, boek met foto’s ...) niet laat

doorgeven tijdens je presentatie. Hoogstwaarschijnlijk zal men meer geïnteresseerd zijn om in dat

boek te bladeren dan naar jouw presentatie te luisteren, wat niet bevorderlijk is voor de aandacht.

Daarenboven kan het ook zeer storend werken voor de anderen en hen afleiden.


3.3.8 Beleefde dankbetuigingen

Dank voor uw aandacht.

Ik hoop dat u mijn uiteenzetting over ... interessant en boeiend vond en dat u iets hebt

bijgeleerd over dit niet alledaagse onderwerp.

3.4 Vragen beantwoorden

De meeste presentaties voorzien - meestal op het einde - ook tijd en gelegenheid voor vragen en

antwoorden.

Verwelkom vragen: ze bieden de gelegenheid de materie te verhelderen.

Blijf je ervan bewust dat vragen - ook al zijn ze kritisch - je voordracht verlevendigen en je laten

zien waar voor je toehoorders de moeilijkheden liggen.

Probeer het publiek onder controle te houden en ervoor te zorgen dat er onderling niet te veel

wordt gepraat.

Kijk aandachtig naar de vraagsteller bij het begin van je antwoord, wend halverwege je ogen

naar de overige toeschouwers zodat ook zij betrokken blijven.

Vermijd kwalificaties zoals: ‘Dat is een prima vraag’. In het begin zijn alle vragen prima, want de

toehoorder is betrokken en wil meer informatie.

3.4.1 Vragen verklaren

Vooraleer je een antwoord op een vraag formuleert, moet je er zeker van zijn, dat je de vraag goed

hebt begrepen. Zorg er ook voor dat alle toehoorders de vraag hebben gehoord en verstaan. Het is

voor hen irriterend om naar een antwoord te moeten luisteren zonder te weten wat de vraag was.

Er bestaan verschillende methodes om die verwarring tegen te gaan.

• Formuleer de gestelde vraag nog eens.

Dus, als ik uw vraag goed begrepen heb, vraagt u mij of ...

U zou dus graag weten of …


• Stel verdere vragen om de vraag te verduidelijken

Indien u zegt ..., bedoelt u dan dat ...?

Bekijkt u nu de cijfers van januari of van februari?

• Vraag om de vraag te herhalen

Excuseer, ik heb uw vraag niet goed verstaan. Over welke dia wou u aanvullend uitleg?

Sorry, zou u uw vraag nog even willen herhalen?

3.4.2 Moeilijke en vijandige vragen behandelen

Ga nooit de strijd aan met een vragensteller door hem belachelijk te maken. Toehoorders zijn

geneigd aan de kant van de vragensteller te gaan staan, zelfs als die onredelijk is. Hij is immers één

van hen. Jij bent als spreker de expert tegenover de groep. Geef dus altijd correct en rustig

antwoord.

Je kunt moeilijke of vijandige vragen op een verstandige manier aanpakken indien je enerzijds het

standpunt van de vragensteller begrijpt en anderzijds een alternatieve manier voorstelt.

Ja, ik begrijp wat u bedoelt ...

Toch ben ik er zeker van dat u het zou waarderen indien ...

Ja, daarover hebben we ook lang nagedacht. De firma echter..

Dat hebt u heel goed gezien ...

Anderzijds, indien wij ... in beschouwing nemen ...

In bepaalde gevallen is het mogelijk, dat je de verantwoordelijkheid voor het beantwoorden niet

aanvaardt.

Ik vrees, dat ik niet de geschikte persoon ben om deze vraag te beantwoorden.

De heer Hupperdepup, die verantwoordelijk is voor de R&D-afdeling, is bevoegd voor de

ontwikkeling van nieuwe producten en kan daarom beter op deze vraag antwoorden.

Soms kan er ook uitstel worden gevraagd. (Hangt vanzelfsprekend van de situatie af.)

Dat punt staat al op het programma voor de volgende vergadering, volgende woensdag.

Ik zou uw vraag wat grondiger willen onderzoeken. Mag ik het antwoord dan in de

volgende vergadering behandelen?


Ik denk niet dat dit de juiste plaats en het juiste tijdstip is om over deze kwestie te

discussiëren.

3.4.3 Hulp aanbieden voor verdere informatie

Wanneer je een onduidelijkheid bij een bepaalde persoon wilt opklaren of een vraag wilt

beantwoorden, kun je aanbieden om extra informatie te verschaffen.

Misschien zou het interessant zijn om nog twee andere dia’s te tonen.

Het zou kunnen verhelderend zijn, indien ik iets over .... zou vertellen.

Hier heb ik nog een dia, die ... in meer details illustreert.

3.4.4 Zonder omwegen

Probeer een duidelijk antwoord te geven. Wijk niet af, indien je niet kunt antwoorden. In dit geval is

het beter om je onwetendheid toe te geven.

Vertel wanneer en hoe je voor het antwoord zult zorgen.

3.4.5 Vraagsteller antwoordt zelf

Als de ‘vraagsteller’ zelf begint verklaringen af te leggen, geef hem dan enige ruimte en vat dan de

verklaring zelf samen.

Let op met mensen die de aandacht enkel op zichzelf willen wentelen. Blijf vriendelijk en zakelijk en

laat het aan de overige toehoorders om de aandachttrekker duidelijk te maken dat hij te veel tijd voor

zichzelf opeist.

3.4.6 The end …

Kondig aan dat het tijd is voor de laatste vraag als

- de belangstelling van de vraagstellers begint te verflauwen;

- de tijd voor je presentatie bijna om is.

Beantwoord na deze aankondiging inderdaad nog één vraag. De toehoorder moet weten wanneer

het zijn laatste kans is om nog iets te vragen.


Jij als spreker hebt het allerlaatste woord.

Dit is een signaal voor het publiek dat de presentatie volledig afgesloten is.


Sluit af met een conclusie

een verrassend einde

een citaat

een foto

een retorische vraag

…

***

Samengevat:

Ideale volgorde presentatie 1 Smaakmaker – inleiding (naam, presentatieplan) 2 Tekst zelf (structuur – presentatieplan tussenin/op elke dia) 3 Einde: samenvatting (presentatieplan) – conclusie 4 Vragen 5 Finishing touch – einde (jij!)


4 Visuele ondersteuning

4.1 Een tekening vervangt duizend woorden

Een individu ontvangt informatie via verscheidene zintuigen, maar de visuele waarneming is het best

ontwikkeld.

Welke zintuigen zorgen voor de meeste informatie?

� Het is duidelijk dat beelden noodzakelijk zijn voor een effectieve presentatie.

� Voortreffelijke, duidelijke slides zijn onontbeerlijk bij een geslaagde presentatie.

4.2 Wat is ‘visuele ondersteuning’?

Onder visuele ondersteuning verstaan we elk beeld dat de spreker gebruikt tijdens zijn presentatie

(dia’s in computerondersteunde presentatie, beelden in die dia’s, video’s, hand-outs …).

Vaak worden verscheidene visuele elementen vermengd (bv. videofragmenten in dia’s, hand-outs).

Ontvangen stimuli van buitenaf

(procenten)

3 % 4 % 7 %

11 %

75 %

ruiken smaken voelen horen zien

Hoeveel procent van de

presentaties is effectief?

33

67

0 10 20 30 40 50 60 70 80

zonder Visuele ondersteuning

met visuele ondersteuning


Enkele softwarepakketen die kunnen worden gebruikt voor een computerondersteunde presentatie:

Astound Presentation

Lotus Freelance Graphics for Windows

Microsoft PowerPoint

Sun StarOffice

Apple Keynote

Prezi …

4.3 Voordelen

• Tijdswinst

• Illustratie van besproken ideeën

• Benadrukken van hoofdideeën

• Publiek onthoudt info beter.

Een spreker kan door zijn stem een verschil maken, maar als je daarbij je publiek nog

eens actief betrekt bij de presentatie, bereik je nog betere resultaten.

• Aandacht van het publiek is scherper.

• Toehoorders worden betrokken bij presentatie en zijn meer gemotiveerd.

• Informatie wordt verstaanbaarder en duidelijker.

• Nieuwsgierigheid bij toehoorders wordt opgewekt.

• Goedkoper dan overheadsheets voor de overheadprojector.

• Informatie kan snel worden aangepast.

• ...

Hoeveel procent van een presentatie

onthoud je als je alleen ... ?

25%

45%

75%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

ziet ziet + hoort ziet + hoort +

doet


4.4 Nadelen – valkuilen

• Dia’s lijken soms belangrijker dan de spreker.

Toehoorders verliezen snel hun aandacht als ze in het halfdonker zitten te luisteren naar

een spreker die alleen vertelt wat ze zelf al kunnen zien op de geprojecteerde dia’s van een

computerondersteunde presentatie.

� Spreker moet centraal blijven!

• Te veel toeters en bellen

Gebruik geen te opdringerige achtergronden. Zorg voor rustige achtergronden. Je hoeft

niet alle technische snufjes te gebruiken.

Overdaad aan technisch vernuft schaadt de informatie-overdracht.

De huidige presentatiepakketten bieden zeer veel mogelijkheden. Maar precies die

mogelijkheden vormen ook het grote gevaar. Je probeert alle fantastische effecten in je

presentatie te steken en vergeet het doel: effectief informatie aan de toehoorder bieden!

• Te weinig aandacht voor de tekst zelf

Bedenk dat geprojecteerde teksten enkel dienen om het de toehoorder gemakkelijker te

maken om je betoog te volgen. Jij moet je eigen verhaal zo goed kennen dat je het ook

zonder projectie kunt doen. Zorg dat je verhaal ook zonder hulpmiddelen overeind blijft.

� Geen hulpmiddel is beter dan een slecht hulpmiddel.

• Slordig gebruik tijdens presentatie zelf (wegens slechte voorbereiding)

Besef dat een computerondersteunde presentatie een grondigere voorbereiding vereist

(dynamische animatie, volgorde …)


4.5 Ontwerp

4.5.1 Formaat

Gebruik steeds hetzelfde formaat (landscape of portrait voor hele presentatie).

4.5.2 Letters

Enkele raadgevingen:

De regels zijn dezelfde als die voor verkeersborden: de informatie moet van dichtbij, van veraf en bij

matig licht zichtbaar zijn.

De letters mogen niet te klein, niet te groot, niet te dik, niet te dun zijn, maar moeten perfect

leesbaar zijn, volgens de grootte van de zaal (controleer op voorhand!);

Gebruik een schreefloos lettertype5, bv. arial

verdana

comic sans (te speels?)

Gebruik nooit geschreefde letters, zoals garamond, book antiqua, times new roman. Die zijn

beter geschikt voor langere - geprinte - schriftelijke teksten, zoals rapporten, boeken … omdat de

letters mooier lijken in elkaar te vloeien en daarom vlotter en met meer begrip lezen. Voor

geprojecteerde teksten (bv. presentaties of e-mails op het beeldscherm) worden geschreefde letters

bij voorkeur echter niet gebruikt: ze lijken op het scherm te bewegen en zijn niet zo goed leesbaar.

Kies voor (geschreefde) lettertypes die altijd en overal voorkomen. Gebruik beter geen lettertypes

vernoemd naar steden, want deze niet bekend bij alle computers.

Gebruik geen fantasieletters: die zijn slecht te lezen op afstand.

Gebruik altijd hetzelfde lettertype (maximum twee verschillende, liefst slechts één).

Een lettergrootte 30-32 is meestal goed (hangt af van lettertype). De lettergrootte is afhankelijk van

afstand tussen scherm en lezer en van de grootte van het scherm (en ook van de leeftijd van de

toehoorders!)

bv. verdana 36

verdana 32

5 Een geschreefd lettertype is een lettertype met voetjes/ schreven, een ongeschreefd een zonder voetjes/schreven.

Vergelijk bv. de ‘n’ van Times Roman (geschreefd) met de ‘n’ van Arial (ongeschreefd).


verdana 28

4.5.3 Accentueren

Gebruik vet om nadruk te geven.

Onderstrepen verstoort de herkenning van het woordbeeld en zorgt voor een onrustig beeld.

Cursieve woorden vertragen het lezen.

Gebruik (begin)hoofdletters op plaatsen waar dat in een gewone tekst ook het geval is.

Gebruik nooit lettertypes die volledig uit KAPITALEN of HOOFDLETTERS bestaan.

Als we de tekst lezen, lezen we geen individuele letters, maar gehele woorden. Door

woorden in kapitalen te plaatsen, is de herkenning weg en vallen we terug op lezen van

letters. Dit vertraagt het leesproces.

Daarenboven lezen woorden in kapitalen niet rustig.

4.5.4 Afstanden tussen letters, woorden en regels

Letterafstand is ruimer dan letterafstand in een boek; de letters mogen niet in elkaar overlopen.

De woordafstand is kleiner dan de interlinie. Interlinie is groter dan in boeken.

4.5.5 Typografische adviezen voor slides

Niet alle regels van geschreven teksten zijn van toepassing op presentatiemateriaal.

Bij dia’s staan:

- op einde van een zin: geen punten, komma’s en dubbele punten;

- weinig haken en apostroffen.

- nooit onderstrepingen.

Er wordt steeds links uitgelijnd.

De tekst begint steeds bovenaan (niet in midden om tekst over scherm te spreiden). Indien er

slechts enkele woorden op één dia staan, zorg dan iets extra (tekening/cartoon …).

Het is wel mogelijk om - sporadisch - één of meerdere woorden te centreren op de dia indien dat

woord/die woorden wordt/worden benadrukt. Dit gebeurt echter uitzonderlijk.


4.5.6 Tekst en taal

Streef naar 1-6-6 (ideaal, maar niet steeds haalbaar):

één dia – één idee

één dia – maximum zes tekstregels

één regel – maximum zes woorden

Schrijf (bijna steeds) enkel kernwoorden. Schrijf geen doorlopende tekst (denk aan koppen voor

kranten en bladen): volledige zinnen verminderen de leesbaarheid van de teksten.

Zorg steeds voor dezelfde zinsbouw (vragende vorm/gebiedende vorm ...) bij items die bij elkaar

horen.

Zorg voor een goede lay-out.

Schrijf absoluut geen grammatica- en spelfouten.

De tekst staat in de taal van de toehoorders.

Indien veel informatie nodig is, spreid over meerdere dia’s. Gemiddeld blijft een dia maximum twee

minuten op scherm staan. Streef ernaar om per minuut een nieuwe dia te tonen.

Zorg voor een spraakmakende titel per dia.

4.5.7 Kleuren

Wees sober met kleuren en gebruik liefst niet te veel kleur. Te veel kleur in de tekst maakt de

informatie schreeuwerig en doet denken aan reclame.

Zorg voor een esthetische kleurcombinaties. Gebruik maximum drie tot vier kleuren (per

presentatie). Kies kleuren die passen bij je gekozen onderwerp als dat kan (huisstijl?).

Gebruik kleuren alleen als ze echt functioneel zijn. Kleuren trekken veel aandacht en dan is het vaak

moeilijk om hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden.

Gebruik de kleuren op een consequente manier. Als de gegevens over je bedrijf bijvoorbeeld in het

groen zijn weergegeven, dan moet je dat in de hele tekst zo houden.

Denk aan de gevoelswaarde van kleuren. In andere culturen heerst soms andere gevoelswaarde.

Hoe groter het contrast tussen letters en achtergrond, hoe beter de tekst leesbaar is.

Goede kleurencombinaties:

wit op donkerblauw/donkergroen … (en omgekeerd)

lichtgeel op donkergrijs/donkerblauw … (en omgekeerd)

zalmroze op donkergroen/donkerpaars … (en omgekeerd)

…


Slechte kleurencombinaties:

groen op rood (en omgekeerd)

groen op geel (en omgekeerd)

groen op beige (en omgekeerd)

groen op oranje (en omgekeerd)

rood op beige (en omgekeerd)

rood op oranje (en omgekeerd)

rood op zwart (en omgekeerd)

blauw op rood (en omgekeerd)

zwart op paars (en omgekeerd)

geel op wit (en omgekeerd)

Wordt een bleke of een donkere achtergrond gebruikt?

In een donkere zaal is een donkerkleurige achtergrond het meest geschikt;

in een goed verlichte zaal wordt beter een heldere, niet-opvallende, lichtkleurige

achtergrond gebruikt.

Let erop dat harde kleuren voor achtergrondelementen moeten worden vermeden. Indien je een

bepaalde prent of een bepaald logo als achtergrond wilt gebruikt, is het mogelijk om dit in

watermerk om te zetten.

Denk aan kleurenblindheid. Voor kleurblinden hebben complementaire kleuren dezelfde grijstint.

Zij zien bv. het verschil tussen groen en rood niet.

4.5.8 Tabellen en grafieken6

KISSS (Keep it Simple, Short and Stimulating)

Vereenvoudig getallen, tabellen, schema’s, grafieken en tekeningen.

Indien de dia overtollige informatie bevat, verwijder die dan.

Indien de dia te weinig informatie bevat, vul de tekst aan.

Indien de dia illustraties bevat die eigenlijk niets met het onderwerp te maken hebben en die de

toehoorder afleiden, verwijder die.

Bepaalde grafieken en tabellen zijn wel geschikt op papier, omdat je de lezer alle informatie wilt laten

zien. Overladen grafieken en tabellen worden echter niet op een dia tijdens een presentatie getoond,

omdat ze te veel informatie bevatten. Denk visueel!

6 Meer info over tabellen en grafieken in Module een - 2 Schrijven, algemeen - 2.4 Visueel communiceren.


Rond (indien mogelijk) getallen af en beperk het gebruik van decimalen. Indien het belangrijk is dat

de deelnemers de exacte cijfers hebben, schrijf ze dan op papier en lever ze mee met het

presentatiemateriaal (op de hand-outs bv.).

*** Misschien is het wel de bedoeling dat je gegevens tot op drie cijfers na de komma uitrekent

en op die manier doorgeeft tijdens de presentatie… Vraag dat eerst na!

Tabellen moeten goed en duidelijk leesbaar zijn (legende, getallen …). Vergroot desnoods die

getallen die je wilt bespreken. Alle afkortingen worden mondeling verklaard.

Tabellen zijn bij voorkeur open, niet gesloten.

Leid het publiek. Zet belangrijkste informatie vetjes of groter. Vertel het publiek wat het ziet.

Woorden die verticaal worden geplaatst, zijn niet goed leesbaar. Plaats ze daarom altijd horizontaal.

4.5.9 Tekeningen

Cartoons/tekeningen:

- verluchtigen het verhaal;

- brengen rustpunten aan in lezing;

- zijn steeds met hun gezicht naar de tekst gekeerd.

Blijf origineel (Het draadmannetje is momenteel uit de mode.)

4.5.10 Overgangen tussen dia’s

Bij presentaties tot twintig dia’s:

één soort overgangseffect

Bij grotere presentaties:

verschillende soorten overgangen, met steeds verschillende betekenissen

links naar rechts � stap vooruit

rechts naar links � stap achteruit

boven naar beneden � basisinformatie

beneden naar boven � abstracte info inzoomen � naar detail

uitzoomen � naar overzicht

snelle overvloei � naar verwante info

langzame overvloei � naar enigszins verwante informatie

naar zwart � naar ander onderwerp

Blijf sober en overdrijf niet. Een presentatie is geen klanken lichtspel.


4.5.11 Denk altijd visueel

Zorg voor geen ‘death by PowerPoint’. Maak geen ellenlange lijst met voorspelbare puntjes.

4.5.12 Aantal dia’s

Het aantal dia’s dat wordt gebruikt, hangt af van de spreker, zijn onderwerp en de beschikbare tijd.

Vaak geldt dat één dia per minuut wordt getoond.

4.5.13 Meerdere sprekers per presentatie

Indien er meerdere sprekers per presentatie zijn, is het van belang dat een uniforme stijl wordt

gebruikt voor alle dia’s: dezelfde achtergrond, hetzelfde lettertype, dezelfde grootte, steeds enkel

kernwoorden, dezelfde soort tabellen. Indien elk gedeelte er anders uitziet, worden de toehoorders

afgeleid en hebben ze moeite om de presentatie te volgen.

Elk lid van de presentatie is verantwoordelijk voor het geheel: iedereen kijkt alle dia’s na, ook die van

de anderen.

Op elke dia staat onderaan de naam van de spreker van dat moment. Zo weet de toehoorder (die

de sprekers misschien niet kent) wie aan het woord is.

Er zijn twee mogelijkheden: ofwel staat enkel de naam van de spreker onderaan de dia, ofwel staan

alle namen van de sprekers op de dia maar wordt de spreker van het moment benadrukt, bv. groter

en vet geplaatst.

4.5.14 Dia’s voor technische communicatie

Een sprekende titel formuleert de bewering. De rest van dia ondersteunt de bewering.

Zorg voor sprekende illustraties en schrijf steeds kernwoorden.


4.5.15 Dianummers

Nummer elke dia zodat de toehoorder na je presentatie vlot kan verwijzen naar die dia als hij een

vraag zou hebben of een opmerking wil formuleren.

Plaats na het huidige dianummer het totaal aantal dia’s: zo weet de toehoorder waar je bent in je

betoog en blijft zijn aandacht scherp tot het einde.

4.5.16 Controle

Een zeer grondige controle vóór je presentatie, de avond voor je presentatie is onontbeerlijk.

- Is het lettertype groot genoeg?

- Zijn de tekeningen duidelijk?

- Zijn de kleuren niet te donker? Zijn de woorden in kleur leesbaar?

- Is de volgorde van de dynamische animatie juist? Worden de woorden op het juiste

moment en in juiste volgorde geprojecteerd?

4.6 Het publiek voorbereiden

Visuals worden op een vloeiende manier ingeleid en in je voordracht geïntegreerd.


Voordelen die daaraan zijn verbonden:

- Het publiek is opmerkzaam en voorbereid.

- Jij hebt extra tijd om over je woorden na te denken.

Laat ons nu eens kijken naar de ligging voor de nieuwe fabriek ...

Nu zal ik u tonen ...

Voor ... is de situatie anders, zoals u hier kan bemerken ...

De volgende dia toont u ...

4.7 Goed gebruik van de dia’s

Kijk naar publiek.

Kijk zo weinig mogelijk naar de slide.

Spreek altijd met je gezicht naar de zaal, praat nooit met je gezicht naar geprojecteerde

beelden. Zorg dat je de slide vanbuiten kent.

Ontsluier langzaam de gegevens. ‘Onthul’ de geschreven informatie stap voor stap (kan perfect met

dynamische animatie). Zorg er echter voor dat de gegevens die echt samen horen, samen

verschijnen. Zo vermijd je dat er te veel - soms onnodige en daarom storende - animatie is.

Geef uitleg.

Ga misverstanden uit de weg door uit te leggen wat de dia’s uitdrukken (zelfs al vind jij

dat zo overduidelijk),

Dit diagram vergelijkt de omzetcijfers in de beide landen.

Het bovenste deel van de dia geeft uitleg over ...

Hier zie je de ontwikkeling in de laatste jaren.

Lees niet letterlijk af.

Vermijd het om de gegevens op een dia letterlijk af te lezen. De toehoorders zullen meer

gefascineerd luisteren, indien je de informatie in je eigen woorden samenvat en er aan hen

als het ware over vertelt.

Leid het publiek.

Richt de aandacht van de luisteraars op informatie, die volgens jou belangrijk is.

Hier kunt u zien, dat ...

Zoals jullie hier kunnen opmerken ...

Ik zou uw aandacht willen vestigen op ...

Let ook even op het volgende ...

Het is belangrijk te noteren, dat ...

Drama

‘Dramatische woordenschat’ kan eveneens helpen om bepaalde ideeën te beklemtonen.

De plaats van deze machine is uiterst gevaarlijk.


De plotselinge prijsstijging was echt onverwacht.

Laat dia’s niet geprojecteerd staan als je ze niet meer bespreekt.

Haal ze weg als ze geen toegevoegde waarde voor je presentatie meer hebben. Ze leiden af

van waar het om gaat: je verhaal.

4.8 Enkele technische tips

Grondige controle!

Controleer vooraf (dus: vooraleer het publiek binnenkomt) of alle technische mogelijkheden

aanwezig zijn in de zaal waar je moet spreken. (pc, laptop, beamer, juiste programma, micro

… ). Test ze op voorhand allemaal uit!

Schakel de screensaver uit.

Zet al je screensavers uit en ruim je elektronisch werkblad even op.

Verwijder foto’s van je hond, je partner in badpak en je auto van het werkblad.

Controleer of de muis goed werkt. Een afstandsbediening is een absolute aanrader.

Gebruik geen laptop op batterijen. Kijk of de computer is aangesloten op het elektriciteitsnet en dus

niet op batterijen werkt.

In buitenland kunnen stekkers er anders uit zien dan bij ons (twee pinnen, drie pinnen, platte

pinnen, ronde pinnen?). Ook voltage kan in buitenland anders zijn! Ga er nooit van uit dat alles

probleemloos zal werken. Wees voorbereid!

Klok bij de hand?

Om de tijd in de gaten te houden, is het handig om het uur vlot - en ongemerkt - te

kunnen lezen. Misschien is er een hangklok in het lokaal aanwezig? Indien niet, breng een

eigen klok mee dat je in je gezichtsveld plaatst. (Vermijd het om naar je polshorloge te

kijken.)

5 Een formele, individuele presentatie geven 5.1 Interessante weetjes – ter bevordering van een goede communicatie

5.1.1 Ontmoeting op het eerste gezicht – communicatie zonder woorden

Indien je voor het eerst iemand aanspreekt, zijn niet de woorden het allerbelangrijkst. Als iemand jou

voor het eerst benadert, voor het eerst met jou praat, heb je nauwelijks aandacht voor de inhoud van

zijn/haar gesprek..

Al vanaf de eerste ogenblikken heb je een beeld van iemand - dat natuurlijk kan veranderen indien je

je hebt vergist. Je kijkt eerst naar zijn/haar uitstraling, zijn/haar houding, zijn/haar

gemoedstoestand, zijn/haar kledij en haartooi ...


Daarna heb je oor voor zijn/haar stem, de toon waarop hij/zij jou aanspreekt.

Pas daarna - in laatste instantie - zal er tijdens die eerste minuten van een eerste gesprek aandacht

worden geschonken aan de inhoud ervan.

Communicatiewetenschappers hebben ontdekt dat tijdens de eerste, soms doorslaggevende minuten

van een ontmoeting als volgt wordt gecommuniceerd:

- 55 % via fysieke houding, niet-verbale communicatie, lichaamstaal

- 38 % via stem (soort, timbre, toon … )

- 7 % via woorden, inhoud

Je houding, je uiterlijk, je gebaren, je kledij ... zijn bepalend voor de eerste indruk die een

publiek, een toehoorder van je heeft. Al vanaf het begin ontdekt men of je blaakt van

zelfvertrouwen dan wel of je staat te bibberen van de zenuwen of of je ontspannen bent.

(meer opmerkingen over goede, positieve houding van de spreker, zie 5.4 De spreker, jij dus)

Maar ... ook als spreker kan je als het ware je publiek, je toehoorder ‘aanvoelen’ door op

zijn/haar ‘niet-verbale communicatie’-houding te letten (zie 6.3 Je publiek).

Je stemtimbre, de klankkleur van je stem, de toon waarop je spreekt, zullen bepalend

zijn voor de aandacht van je publiek. De toon verraadt ook de stemming waarin je verkeert

(zie 6.3 Je stem).

De woorden - slechts 7 % - zijn tamelijk onbelangrijk tijdens de eerste minuten van een

gesprek. Natuurlijk zal het belang van de inhoud van je presentatie, je gesprek, de

voorstelling van je masterproef, je sollicitatiegesprek toenemen naarmate de tijd vordert. De

eerste indruk is echter al gemaakt (en is soms moeilijk uit te wissen).

De eerste twintig zijn de belangrijkste ...

De eerste indruk wordt gemaakt tijdens de eerste twintig seconden,

de eerste twintig woorden,

de eerste twintig gebaren.

Tijdens het volledige gesprek wordt nog voor 60 % niet-verbaal gecommuniceerd. Let dus op je

lichaamstaal en je stem tijdens de volledige presentatie, niet enkel tijdens de eerste minuten.


5.1.2 Communicatiefilter

100 %

Wat wou ik zeggen?

Wat heb ik gezegd?

Wat heeft hij/zij gehoord?

Waarnaar heeft hij/zij geluisterd?

Wat heeft hij/zij begrepen?

Wat heeft hij/zij geloofd?

Wat heeft hij/zij onthouden?

Wat zal hij/zij toepassen?

17 %

5.2 Je stem

5.2.1 The power of ... your voice

Een onuitgesproken woord kan nooit de kracht bezitten van een uitgesproken woord.

Het meest efficiënte en boeiende betoog verliest zijn doeltreffendheid bij het ontkrachten van stem of spraak.

Gebruik je stem op de goede manier.

Spreek ontspannen, harmonieus, zacht, maar toch krachtig.

Meer dan een derde van de aandacht tijdens de eerste minuten van een voorstelling gaat naar de

stem (zie 5.1.1).

Een irriterend luide, eentonige stem zonder kleurschakeringen nodigt niet uit om er aandachtig naar

te luisteren. Een vervelend stille stem waarbij de toehoorder zich moet inspannen om de woorden -

laat staan de zinnen en de gehele boodschap - te kunnen verstaan, doet de toehoorder gegarandeerd

indommelen.

Gebruik verschillende stemschakeringen.


Er bestaan verschillende manieren om iets belangrijks te beklemtonen: je kan je stem verheffen, je

kan beginnen fluisteren ...

Probeer het ritme en het volume soms te veranderen.

Vergeet niet dat een bepaalde toon - bv. een agressieve, twijfelende, vreugdevolle, droevige,

overtuigende ... - het gemoed, het gedrag, de mening en zelfs de beslissingen van het publiek

beïnvloedt.

Wil je een professionele indruk geven?

Verzorg je taal, articulatie en stem.

Denk in kleuren als je spreekt.

5.2.2 Spreekfunctie

Het schema hieronder is een korte samenvatting van het harmonisch samenwerken van de

verschillende lichaamsfuncties als iemand spreekt.

Uitademinglucht adem

wordt omgezet in

geluid door werking

van de stembanden stemgeving

door het resoneren wordt omgezet in

van het geluid

in de

resonantieholten

het eigen stemgeluid

met een bepaalde resonantie

individuele kleur

wordt omgezet in

de spraakklanken articulatie

van je taal

die je wilt spreken


door de beweging van

de articulatoren

wordt omgezet in

levendige spraak expressie

door expressie

• Adem

Adem is de basisfunctie van onze spraak.

Tijdens het spreken houden we de adem laag en ontspannen. Zo blijven keel- en halsgebied vrij van

spanning en kan de stemgeving onbelemmerd verlopen.

Het efficiënt gebruik van de lage adem en de juiste coördinatie van adem en stem zijn van

doorslaggevend belang om gemakkelijk te spreken.

We verkiezen een abdominale flankademhaling (buik en onderste ribben) en een vrije

ademhaling met economisch doseren van spanningen. Je kunt je eigen ademritme controleren met

een hand net onder het borstbeen op de bovenbuik en de andere hand opzij van de ribben. In plaats

van regelmatig te happen naar nieuwe lucht middenin een zin, leren we de uitgeademde lucht

doseren en gebruiken voor een hele zin.

Je ademt vooral met je onderste buikspieren. Er wordt ongeveer 1/3 ingeademd, 2/3 uitgeademd.

Een zanger ademt 1/5 in en 4/5 uit.

• Stemgeving

Vergeet niet dat elke persoon uniek is, een eigen fysiologie heeft en dus een eigen, individueel

stemapparaat bezit.

In het strottenhoofd bevinden zich de stembanden die bewegen, zodat de lucht in trilling wordt

gebracht.

Lucht in trilling is geluid.

Stemgeving kan worden onderverdeeld in stemproductie en stemperceptie (waarneming). De

stemproductie gebeurt door de spreker en de stemperceptie bij zowel de luisteraar als de spreker zelf

(auditieve feedback).


• Resonantie

Resonantie ontstaat als lucht meetrilt in de borstkas, de neusholte, de neuskeelholte, de mondholte,

de keelholte en het strottenhoofd met luchtpijp. Je stemgeluid krijgt hierdoor individuele

eigenschappen.

Aangezien de grootte van de resonatoren - ruimtes waarin de lucht trilt individueel verschillend is,

heeft iedereen een voor hem of haar typische stem. Wil je bijvoorbeeld een draagkrachtige, volle

stemtoon verkrijgen, dan tracht je het gehemelte licht te heffen, het achterste gedeelte van de tong

en de onderkaak zo veel mogelijk te ontspannen. Een andere tip is de klanken zoveel mogelijk

vooraan in je mond te laten resoneren.

• Articulatie

Er is verband tussen articulatie en stem. De articulatie beïnvloedt immers de kwaliteit van het

stemgeluid en de verstaanbaarheid.

Durf te articuleren, m.a.w. je mond wijd genoeg te openen zodat de woorden volledig -

inclusief alle eindklanken - er verstaanbaar uitrollen.

Te vaak denkt men belachelijk en geforceerd over te komen, indien men te duidelijk articuleert. Ten

onrechte! Je wilt toch dat alle toehoorders - niet enkel die op de eerste rij - je betoog vlot kunnen

volgen?

Een goede articulatie is open, pittig en veerkrachtig en is frontaal geprojecteerd. Het is belangrijk

de onderkaak voldoende te laten zakken. Zo verkrijg je een ruime mondholte en kunnen de klanken

goed naar buiten komen.

Bij een pittige articulatie moet ook goed gebruikgemaakt worden van de lippen. Zij moeten snel en

efficiënt kunnen bewegen.

Articulatie is de vorming van de klinkers, tweeklanken en de medeklinkers.

De articulatoren (onderkaak, lippen, tong en gehemelte) zetten je stemgeluid om in

spraakklanken. Articuleren doe je bijgevolg door beweging van je tong, onderkaak, lippen en

gehemelte.

Veel mensen denken dat ‘onverstaanbaar praten’ sowieso ‘te stil’ praten is. Toch verbetert bij een

slechte articulatie de verstaanbaarheid niet door luider te spreken.

� Spreek alle interpuncties (komma’s, punten) zo duidelijk mogelijk uit door even langer te

stoppen tussen twee zinnen en deelzinnen.


• Expressie

Spreekpauzes, melodie, oogcontact, ritme, tempo, lichaamshouding, beweging… verlevendigen onze

spraak.

Expressie is de afwerking van de spraak maar tegelijkertijd ook een onontbeerlijk onderdeel ervan.

De communicatie verloopt niet altijd optimaal en de aandacht van de luisteraar wordt onvoldoende

getrokken als we de expressiemogelijkheden te weinig benutten.

Volgende factoren zijn belangrijk voor een krachtige expressie:

Lichaam houding - gebaren - mimiek - oogcontact

Spraak toonhoogtewisselingen - luidheidwisselingen - accenten - pauzes -

tempo/ritmewisselingen

Stem kwaliteitsverhoudingen - emotionele lading

5.2.3 Vaak voorkomende articulatiefouten in diverse dialecten

Het spreekt voor zich dat elke regio nog eens eigen kenmerken heeft. Zo spreekt iemand uit Aalst

(Oost-Vlaanderen) bepaalde klanken anders uit dan iemand uit Gent of Zelzate (beide ook Oost-

Vlaanderen), iemand uit Oostende anders dan iemand uit Roeselare of Kortrijk (alle drie West-

Vlaamse steden).

(Taeldeman, 2001)

• West-Vlaanderen

de (aa) wordt gerekt, vooral voor een (r)

maar, klaar, maken

de korte (a) wordt nasaal uitgesproken en afgebroken

mand, klant

de korte (e) wordt te open uitgesproken en genasaleerd voor een (n)

wel, mensen

de korte (i) is te open (mond te wijd open)

ik, niks

mond te wijd open bij lange (ee)

breed, heet

doffe (e) toegevoegd aan (ie)-klank

gezien


onzuivere lange (oo)

boom, loom

de (oe) wordt een tweeklank = diftongeren

noen, toen

de (uu) wordt bijna (eu)

zuur, duur

er wordt nauwelijks gediftongeerd: begin- en eindklank van de tweeklank moeten duidelijk

gehoord worden

goud, oud, ruit, wijs, meeuw…

de (h) wordt niet aangeblazen

heilige � eilige

hij � gij

eindklanken worden ingeslikt

speln, nemn

(l) wordt vooral voor een andere medeklinker een dikke (l)

melk, gepeld

de (s) wordt vaak (sj)

mensen, pensen

de (sch) evolueert vaak tot (sk)

schip, school

• Oost-Vlaanderen

slordige lange (aa)

staan, gaan

korte (a) meestal genasaleerd

kan, mand

te open (e)

wel, knel

genasaleerde (e)

mensen, lenzen

slordige en gerekte (i)

dikke, ik

(ee) wordt (ie)

breed, leek

te wijde mond bij lange (ie)

vier, plezier

lange (oo) wordt bijna (uu)

boom, droom

de uitgang –lijk

moeilijk

geen diftongering bij tweeklanken

bouwen, ruit

aanblazen van (h) soms niet voldoende

hoed, houweel


overdreven nasalering van de (n) voor de ‘t’ of ‘d’

land, kant

dikke (l)

melk, kelk

(j) wordt makkelijk (tsj)

jenever

inslikken van eind –en

werkn, merkn

• Antwerpen

problemen met korte (a) en lange (aa) – men rondt ze veel te veel

mand, daar, ja

korte (i) wordt als (ie) uitgesproken

vis, ik, is

de (ee) wordt ook een (ie)

breed

rekken van de meeste klinkers

ziek, spelen

(o) wordt (oe)

lomp

lange (oo) wordt diftong (ou)

kolen

(oe) wordt (uu)

broer

korte (u) krijgt (uu)-klank

put, fut

(uu) evolueert makkelijk tot (eu)

muren

(uu) voor een –w wordt bijna (au)

duwen, stuwen

problemen met eind –en en –lijk

diftongen worden meestal verkracht

koud, sneeuw, klein

men laat de ‘r’ vallen

paard, kaart

• Limburg

meeste klinkers worden vervormd en te lang gerekt (zangerig)

daar, gewelfd

(ee) wordt vaak als (ie) uitgesproken

gereed, spelen

rekken van (ie) leidt vaak tot soort tweeklank

vier � vieer

rekken van (o)


bos, los

de (eu) ontrondt men te veel

deur, teleur

tweeklanken meestal goed, alleen in (eeu) gaat men te lang rekken

(ui) wordt snel (uu) of (oe)

huis

(oe) evolueert snel naar (eu)

boek, doek

medeklinkers vormen zelden een probleem

soms problemen met (g)

goeie, gans

fouten tegen assimilatie

op de mat � optemat

• Brabant (= meest neutrale dialect)

de (aa) voor een ‘r’ soms te lang

de (e) voor een ‘n’ wordt makkelijk te genasaleerd

mensen

(i) wordt meestal (ie)

mis, vis

(ee) evolueert in bepaalde regio’s naar tweeklank (ie)

spelen, delen

woorden als ‘bus, lus, dus’ evolueren naar Antwerpse ‘duus, luus, buus’

(uu) wordt vaak (eu)

muren, buren

bij (ou) diftongeert men te weinig – tweede deel van tweeklank verdwijnt

men vervangt (r) makkelijk door (l)

marmer � malber

de (sch) wordt soms (sj)

schilder

5.2.4 Goede houding voor een sterke stem

Goed stemgebruik vertrekt vanuit een goede houding. Een goede houding is een ontspannen

houding die vrij is van enige vorm van spanning die het spreken kan belemmeren.

Een ontspannen, actieve houding straalt namelijk zekerheid uit en het wekt in zekere mate ook die

gevoelens op bij de luisteraar.

Een goede houding oefent ook een invloed uit op de stemkwaliteit.

Als spreker let je erop dat je stevig met je voeten op de grond staat. Er moet als het ware een goed

contact met de grond zijn. Je gaat vrij staan, niet zitten of hangen aan een katheder of aan een stoel

of leunen tegen een muur. Je schept meer vertrouwen bij het publiek als je staat. Hangen op een

tafel bv. creeërt een gevoel van onverschilligheid. Als je tijdens je lezing een demo moet geven, neem

je natuurlijk wel plaats achter de tafel met de computer.


De houding van het hoofd is ook belangrijk. Een goede houding kan je leren en inoefenen door bv.

met je rug tegen de muur te staan en ervoor te zorgen dat je rug zoveel mogelijk de muur raakt.

5.2.5 Stemhygiëne

De zorg voor een gezonde stem is essentieel.

Met stemhygiëne worden maatregelen bedoeld die de gezondheid van de stem en

de stemfunctie (de werking van de stembanden) gunstig beïnvloeden.

Zowel om een goede stem te behouden als om eventuele klachten te verminderen, zijn volgende

opmerkingen relevant.

• Adem door de neus.

Waarom?

De koude, vuile, en soms droge lucht wordt dan eerst door de neus

verwarmd, gezuiverd en bevochtigd wordt. Zo is er minder kans op

infectie in keel en neus.

• Probeer hoesten, kuchen en keelschrapen te voorkomen.

Waarom?

De stembanden slaan met kracht tegen elkaar. Ze geraken gezwollen en worden

rood; de keel raakt nog erger geïrriteerd. Eventueel slijm dat je probeert weg te

hoesten, wordt door de geïrriteerde slijmvliezen weer snel aangevoerd. Zo blijf je

kuchen. Probeer liever te slikken of een slok water te drinken. Hoesten mag alleen

met veel lucht en zo min mogelijk geluid, zonder druk op de keel.

• Vermijd spreken in lawaaierige omgeving, bv. in druk verkeer, in lawaaierige auto, op een

luidruchtig feest …

Waarom?

Ongemerkt ga je harder spreken om jezelf verstaanbaar te maken. Dit kost veel

energie en kan door de stembanden bij verkeerd gebruik een flinke overbelasting

betekenen.

• Houd mond en gebit goed schoon.

Waarom?

Logisch en van essentieel belang voor alle communicatie (-;).

Achterblijven van snoep en voedselresten kan ook leiden tot infecties van mond,

tandvlees en keel, wat nadelig is voor een heldere stemgeving.


• Schreeuw, gil of krijs nooit.

Waarom?

Je gebruikt meer kracht dan je stembanden kunnen verdragen

• Spreek weinig en zing niet tijdens een verkoudheid.

Waarom?

Door de infectie zijn roodheid en zwelling ontstaan. Door overbelasting kan de

zwelling toenemen en soms ontaarden in stembandoedeem, stembandknobbels

of stembandpoliepen.

In dit geval mag je nooit fluisteren! Fluisteren werkt dan meer belastend dan zachtjes

spreken.

• Zwem zo min mogelijk in chloorwater.

Waarom?

Chloor irriteert de slijmvliezen. Er kan roodheid en zwelling ontstaan en je bent

meer vatbaar voor keelklachten. In het zwembad is het meestal lawaaierig: probeer

niet (nooit!) boven het lawaai uit te schreeuwen.

• Probeer geen ‘gekke’ stemmetjes’ na te bootsen.

Waarom?

Vaak ga je dan te hoog of te laag spreken en kan je je stem forceren. Als je dit

doet - en ook vaak hard roept of gilt - dan kunnen er op je stembanden

knobbeltjes komen en word je hees en schor. Je krijgt dan een ‘zieke’ stem die

enkel met de hulp van een dokter of een logopedist kan worden genezen.

• Rook niet.

Waarom?

Vanzelfsprekend, toch?

Rokers en passieve rokers (dus ook allen die rook inademen) krijgen een drogere

keel. Stembanden zetten uit. Bij een verkoudheid of een keelontsteking raken de

slijmvliezen nog meer geïrriteerd. Er is dan een grotere kans op ernstige afwijkingen

in de keel. Tabaksrook kan een chronische ontsteking of een verdikking van het

slijmvlies op de stembanden veroorzaken.

De vele mogelijke kankers die ontstaan door roken en passief-roken worden hier nog

niet besproken.


• Zwijg bij stemklachten of laryngitis (ontsteking in stembandgebied), ten minste twee à drie

dagen.

Waarom?

Dan pas krijgt de zwelling de kans om af te nemen en wordt de keel

niet belast. Probeer dan te communiceren met papier en pen. Dit is

dus 100 % zwijgen. Bij ‘stemrust’ mag je enkel het hoognodige zeggen.

• Vermijd een overmaat aan zuivelproducten en cafeïnebevattende dranken.

Waarom?

Deze producten veroorzaken een toename van de slijmproductie.

Daarenboven probeert men dan vaak slijm weg te hoesten of de keel

te schrapen.

• Drink veel (niet-bruisend) water/appelsap vooraleer je gaat spreken.

Waarom?

Water houdt de mond en de keel vochtig, maar het heeft geen invloed

op de slijmproductie.

Appelen en appelsap zijn zeer goed voor de stem!

• Vermijd alcohol.

Waarom?

Alcohol verwijdt de bloedvaten. De stembanden worden daardoor dikker en zullen

moeilijker aan het trillen worden gebracht. Alcohol kan ook een droge mond tot keel

tot gevolg hebben. Bij bepaalde dranken gebeurt dat op het moment zelf, bij andere

pas de dag erna.

• Vermijd pikant voedsel, zelfs sterke keelpastilles.

Waarom?

Dergelijk voedsel kan leiden tot een irritatie van de keelwand.

• Rust en ontspan, zowel geestelijk als lichamelijk.

Waarom?

Een gezonde geest in een gezond lichaam …

5.2.6 Praten bij achtergrondlawaai

Wanneer het omgevingslawaai vanuit het publiek komt, kun je beter even een korte spreekpauze

inlassen tot het publiek terug stil is.


Wanneer het echter niet mogelijk is – bv. bij permanent lawaai van een machine in de buurt -, is het

belangrijk om door het lawaai heen te praten in plaats van over het lawaai heen. Dit is mogelijk

indien je krachtig en doordringend blijft spreken op de normale spreektoonhoogte.

Dit betekent dus niet dat je perse luider moet gaan praten, wel indringender.

Ter info

20 dB wekker

40 dB rustige straat

60 dB normale straat

70 dB onrustig lokaal

80 dB druk commercieel centrum

100 dB krachtig operagezang

110 dB lawaaierige disco (iPod!)

120 dB opstijgend vliegtuig

130 dB raket

5.2.7 Spreken onder stress en bij plankenkoorts – effect op de stem

Stress is een overmatige belasting van het lichaam.

Plankenkoorts is een vorm van stress die enkel optreedt voor men het podium betreedt.

Plankenkoorts kan – in tegenstelling tot langdurige stress – stimulerend werken en verdwijnt meestal

op het podium.

Beide veroorzaken - wat stemgeving betreft - ongeveer dezelfde reacties:

een snellere ademhaling die hoger plaatsvindt,

neiging tot het heffen van het strottenhoofd en

een krachtige sluiting van de stembanden.

Andere symptomen kunnen zijn:

een droge mond en keel,

keelpijn en

keelschrapen.

Langdurige stress kan ook laryngitis veroorzaken. In die situaties moet je proberen als spreker je

stem onder controle te houden.


Hoe?

• door voldoende ontspannen te zijn

Door relaxatietechnieken kunnen overbodige spierspanningen worden opgespoord

en losgelaten. Via globale ontspanning kan namelijk lokale ontspanning worden

verkregen.

• door een poosje te zoemen en ontspannen te kauwen

Zoemen en kauwen maken eventueel slijmvlies op de stembanden los en ontspannen het

strottenhoofd zelf.

Verder in deze cursus (7.2 Werken aan toehoorderangst) wordt er nader ingegaan op ‘podium- en

toehoorderangst’.

1.2.8 Ruimte waarin je spreekt

• Akoestiek

De akoestiek van een ruimte is afhankelijk van de vorm en van het materiaal van de wanden, het

plafond en de vloer. Bij een goede akoestiek wordt een maximale verstaanbaarheid bereikt.

Verstaanbaarheid is afhankelijk van de nagalmtijd van de ruimte. Bij een goede akoestiek hanteer je

een normaal spreektempo, een normale gemiddelde spreektoonhoogte, een open en pittige

articulatie om je bij de toeschouwers verstaanbaar te maken.

Verken de zaal vooraf.

De akoestiek in een lege zaal verschilt van deze in een volle zaal. In een volle zaal wordt het geluid

minder teruggekaatst. Wanneer je echter verstaanbaar bent in een lege zaal, zul je zeker ook duidelijk

genoeg overkomen in een volle zaal.

• De grootte

De manier van stemgeven in een kleine zaal is duidelijk anders dan in een grote zaal. In een kleine

zaal is het publiek gemakkelijker te bereiken. De kans op overbelasting van de stembanden en

stemvermoeidheid is veel geringer aangezien een kleiner volume vereist is.

In een grote zaal geef je als spreker meer volume. Daarbij mag je echter geen kracht uitoefenen op

de stembanden. Daarom is een goede resonans noodzakelijk. De klanken moeten voor op de lippen

worden uitgesproken. Je moet ook rekening houden met de tijd die een klank nodig heeft om het

publiek te bereiken. Het spreektempo mag hierdoor niet vertragen.

Ongeacht de grootte van de zaal is het nodig het stemgeluid naar het publiek te richten.


• Afstand spreker – publiek

Probeer je stem zoveel mogelijk in het midden van de zaal te richten. Je stem moet ook goed

draagkrachtig en doordringend zijn om tot bij de luisteraars over te komen. Een goede resonans en

een correcte stemplaatsing zijn hier dus van groot belang.

5.2.9 Correct microfoonspreken

Indien mogelijk, gebruik je een headset of een dasspeldmicrofoon omdat dergelijke microfoons je

de vrijheid geven om vrij rond te lopen én om een afstandsbediening vast te houden.

Afstand

Als je met microfoonversterking spreekt, moet je je stem aanpassen. Het is van groot

belang dat je de geluidsinstallatie op voorhand uittest.

Indien je een microfoon gebruikt die je in je hand houdt of op een statief plaatst, is het

belangrijk een afstand van 30 tot 40 centimeter van je mond tot aan de microfoon in

acht te nemen. Gebruik je echter je een headset of een dasspeldmicrofoon, is het de taak

van een technicus om het apparaat aan te passen aan de luidheid van je stem.

Luidheid

Het is belangrijk dat je als spreker goed naar jezelf luistert. Zo kan je de luidheid van je

stem aanpassen. Grote intensiteitsvariaties moet je vermijden. Iedere verandering wordt

namelijk mee versterkt en is dus duidelijker hoorbaar dan als je zonder microfoon spreekt.

Hetzelfde geldt voor eventuele articulatiefouten.

Je moet open en pittig articuleren. Je articulatie van de explosieven (p,b,t,d) mag echter

niet te pittig zijn zodat geen plofgeluiden hoorbaar zijn..

Spreektempo

Het spreektempo dat je bij microfoonspreken hanteert, is afhankelijk van de akoestiek van

de zaal.

Is het een huiskamerakoestiek, dan kan je jouw gewone spreektempo behouden.

Heb je te maken met een grote nagalmtijd, dan is het raadzaam je lettergrepen

relatief kort aan te houden en een iets langere spreekpauze te gebruiken. Moet je echter

spreken in een zaal met een droge akoestiek, dan is het beter je lettergrepen te rekken en

de klanken langer aan te houden.

Bijgeluiden

Storende bijgeluiden, zoals hoorbaar ademen, smakgeluiden en keelschrapen, moet je

vermijden. Ze zijn storend voor de luisteraar. Vergeet ook niet de microfoon uit te

schakelen voor je hem verplaatst om een storend bijgeluid te vermijden.


5.3 Taal

5.3.1 Structuuraanduiders

Niet enkel de presentatie in zijn geheel en de dia’s moeten zorgen voor een goede en duidelijke

structuur. Ook woorden maken de samenhang tussen de verschillende delen duidelijk. Op die

manier zullen de toehoorders je betoog beter kunnen volgen.

“ Op de eerste plaats …”

“ Vervolgens …

“Aan de andere kant …”

“ Concluderend …”

“ Tot slot …’

5.3.2 Optimale verstaanbaarheid bereik je door het gebruik van:

• eenvoudige woorden (KISSS)

Streef naar optimale verstaanbaarheid door je in de huid van de anderen – de

luisteraars - te verplaatsen. Wellicht ben jij - door je voorkennis en je

voorbereiding - al vertrouwd met het onderwerp, maar de anderen zijn het

misschien niet.

• eenvoudige zinnen (Een presentatie is een gesproken tekst, geen geschreven.)

• eigen woorden

Je voelt je als spreker minder gespannen én het publiek zal je presentatie

vlotter kunnen volgen en er meer van onthouden, indien je je eigen woorden

gebruikt.

! eigen woorden ≠ dialectwoorden

• sprekende vergelijkingen

• de juiste woorden

woorden die aansluiten bij de behoeften van de toehoorder

(cf. doelgroepanalyse)

toehoordergerichte woorden

Woorden als ‘u’ en ‘jij’ roepen meer gevoelens op dan ‘wij’ of het vage

‘men’.

‘sterke’ woorden, geen zwakke, vage of algemene zinswendingen.

Zeg niet ‘misschien’, ‘waarschijnlijk’ …


5.3.3 Vaktaal

Zorg dat iedereen de vaktaal begrijpt. Geef een korte verklaring bij woorden die je voor het eerst

gebruikt. Zet die woorden op dia of presentatiescherm.

Doe hetzelfde met afkortingen: schrijf die steeds één keer voluit.

5.3.4 Vermijd …

- ingewikkelde, lange zinnen, tekeningen ... ‘geschreven papiertaal’

- taalfouten

- verouderd Nederlands

- passieve formuleringen

- jargon

- moeilijke of onbekende termen

- pejoratieve woorden

- familiaire woorden

- stopwoorden en ‘euh’ – ‘oké’ – ‘ja’ …

- versprekingen

- gestotter

- telkens opnieuw hernemen van uitleg

- ongelukkige uitspraken, excuses, ‘zoals iedereen weet’

- woorden en begrippen waarvan je zelf de juiste betekenis niet kent

5.4 De spreker, jij dus

5.4.1 Wees jezelf

Wees jezelf, imiteer niet.

Geef uitleg aan het publiek op jouw manier, met jouw woorden. Op die manier vergroot ook je

zelfvertrouwen.

5.4.2 Rustig, vol zelfvertrouwen en open

Tijdens een presentatie is het belangrijk dat je met je lichaamstaal rust, zelfvertrouwen en

openheid uitstraalt!

Rust

Het is aangenamer te luisteren naar een rustige spreker dan naar een zenuwpees. Toehoorders

kunnen hier zelf nerveus van worden. Zelfs al ben je ontzettend zenuwachtig, probeer kalm en

rustig over te komen. Glimlachen helpt om je rustig te maken.

Zelfvertrouwen

Dit zelfvertrouwen slaat over op het publiek en het geeft de deelnemers het gevoel dat ze rustig

naar jou kunnen zitten luisteren.


Openheid

Openheid verhoogt de interactiviteit tussen het publiek en jezelf. Let daarom sterk op je

lichaamstaal (zie ook 5.4.6 Verdere tips voor de lichaamstaal)

5.4.3 Positief en geëngageerd

Denk positief.

Enkel indien je een positief beeld van jezelf hebt, laat je een positieve indruk na, omdat je je

dan met een open, positieve geest naar de ander kan richten.

Vaak - niet altijd natuurlijk - ben je voor een groot deel zelf verantwoordelijk voor het

falen van een gebeuren.

Probeer een positieve ingesteldheid uit te stralen. Wees nooit onverschillig.

Onderschat jezelf niet, handel gedreven en consciëntieus.

Overschat jezelf niet, zorg voor de juiste zelfkritiek.

Glimlach naar je publiek!

Wees geëngageerd.

Toon interesse voor het onderwerp.

Indien je gedreven over iets praat, indien de toehoorders aanvoelen dat je met hen echt

wilt communiceren, is het effect des te groter. Het publiek hangt dan aan je lippen.

5.4.4 Weet meer dan nodig is

Indien je meer weet dan je zal zeggen tijdens de presentatie, zal je vlotter de vragen beantwoorden.

Daarenboven straal je meer zelfvertrouwen uit.

5.4.5 Kledij

Professionaliteit die je moet uitstralen, zit ook in de kledij.

Als je je verzorgd kleedt, hebben de toehoorders het gevoel dat er zorg aan hen wordt besteed. Met

kleding kan je ook een bepaald imago afdwingen.

Hoe formeler je je kleedt, hoe groter de afstand met het publiek.

Als je veel interactiviteit met de zaal wilt (vragen en antwoorden tussenin, laten onderbreken van je

lezing … ), moet je je informeler kleden. Stem dus je kledij af op die van het publiek.

Elk land heeft zijn eigen ongeschreven kledingregels. Achterhaal de lokale dresscode en kies bij twijfel

formelere kleding.


Meerwaarde

Je kleding kan een meerwaarde aan je presentatie verlenen. Aan een grijs pak is weinig te

zien, maar als je een T-shirt met opdruk draagt, heb je meteen een goede binnenkomer.

De situatie en de omgeving bepalen welke soort kledij gepast is.

Een trainer die vaak sollicitatietrainingen geeft, komt soms binnen in een raar pak, met een

oude jas en sjaal, als een soort zwerver. Tijdens de introductie pelt hij dan geleidelijk zijn lagen

af, tot er een keurige presentator met pak en das zit.

Geen pocherige kledij.

Draag geen rammelende sieraden. Pocherige kledij schept afstand en creëert soms ergernis.

Controle

Inspecteer je uiterlijk vooraleer je het podium betreedt (haar, knopen, ritssluitingen …)

Blijf jezelf.

Draag kledij die bij je karakter past.

5.4.6 Verdere tips voor lichaamstaal

Volgende opmerkingen i.v.m. goede lichaamstaal hebben niet enkel betrekking op de ‘eerste

minuten’, maar ook op de volledige duur van de voordracht. Misschien kunnen ze je helpen.

• Houding (zie 5.2.4 Goede houding voor een sterke stem)

Straal met je hele lichaam openheid uit. De rug en de schouders zijn recht en zeer licht naar het

publiek gebogen. Bij meer dan ongeveer tien toehoorders ga je in elk geval staan. Leun dan licht naar

voren en houd je armen ontspannen. Wie zelfzeker is, heeft natuurlijk meer mogelijkheden ter

beschikking. Vermijd een nonchalante, ‘te’ losse houding. Toon (bijna) nooit je rug aan het publiek.

Richt je hart en je voeten naar de luisteraar en … glimlach!

• Hand en armbewegingen

Handen mogen niet ‘op slot’ zitten. Hou je handen los langs je lichaam. Als je iets vasthoudt (een

afstandsbediening bv.), heb je ook letterlijk een houvast.

Armen moeten bewegen, op een ontspannen manier.

Gebaren ondersteunen op natuurlijke wijze de accenten in de inhoud van je betoog. Ze

benadrukken belangrijke woorden.

Geen enkel gebaar maken, werkt verstarrend op je publiek. Met te veel heftige gebaren wek je een

onrustig beeld.

Oefen in gebaren.


Je staat ontspannen en spreekt uit je hoofd de eerste zinnen uit terwijl je armen naar beneden

hangen. Je handen werken vanzelf mee, door zo weinig mogelijk aandacht aan ze te

besteden. Denk eerder aan de informatie die je in krachtige heldere taal wilt overbrengen.

Maak altijd volle, ruime gebaren met je armen.

Let op bij bepaalde handgebaren. In sommige culturen hebben ze een andere betekenis.

Bij opsommingen, gebruik je je vingers als ondersteunend handgebaar.

− Beperk/vermijd agressieve armbewegingen (vuist, middelvinger … )

− Hou geen hand voor de mond: dit is een gesloten beweging. De verstaanbaarheid

vermindert en de spreker komt onzeker over.

− Steek je handen niet in je broekzak omdat dit een gesloten beweging is en

informaliteit uitstraalt.

− Gekruiste armen geven de indruk dat je je afschermt van het publiek en dat je geen

contact wilt met de toehoorders.

− Handen in de zij komen agressief en arrogant over: op die manier creëer je geen

harmonieuze relatie met de toehoorders.

− De ’hou me vast’-beweging komt zwak over: de spreker vraagt als het ware om

medelijden te hebben met hem.

• Bewegen

Beweeg op een natuurlijke manier en beweeg voldoende om de aandacht van het publiek te

behouden.

• Oogcontact

Kijk iedereen aan.

Denk ook aan de toehoorders achter in de zaal en laat je ogen een paar ogenblikken daar

rusten. Wanneer je goed oogcontact hebt, weet je dat de toehoorder je volgt in je betoog.

Geef het publiek het gevoel van persoonlijk contact (verdeling van zaal in vier gelijke

groepen, zie tip van Koen Wauters).

Oogcontact is van essentieel belang om een band met je toehoorders te scheppen.

Wees rustig en beweeg je blik van toehoorder naar toehoorder. Te snel kijken en je blik te

snel verplaatsen, laat een onrustige indruk na. Te lang iemand aankijken, maakt die persoon

onzeker.

Staar niet eindeloos naar je blad of naar het projectiescherm.


6 Een formele groepspresentatie geven

Ingenieurs werken vaak in team en zullen regelmatig groepspresentaties geven. In de vorige delen

van dit hoofdstuk werden de kenmerken van een goed spreker, duidelijke dia’s en een

gestructureerde inhoud besproken en benadrukt. Vanzelfsprekend zijn die ook van toepassing op

een groepspresentatie.

In hoeverre verschilt een groepspresentatie van een individuele presentatie? De belangrijkste

verschillen worden nu besproken.

• Organisatie

Een groepspresentatie vraagt extra organisatie.

De groepsleden verdelen de presentatie. Wie de meeste kennis over een bepaald deel van het project

heeft, neemt dat deel van de presentatie voor zijn/haar rekening.

• Dia’s

Onder 4.5.13 werd al beschreven dat het van belang is dat alle dia’s in een uniforme stijl worden

opgesteld.

• Oefenen

Bij een groepspresentatie moet de groep samen oefenen. Iedere spreker oefent zijn deel maar de

groep moet ervoor zorgen dat de presentatie als geheel goed samenhangt.

• Presentatie zelf

− Stel de groep, alle groepsleden en het thema voor.

− Zorg ervoor dat de overgangen vlot verlopen. Kondig de volgende spreker aan.

“ … nu zal Lars praten over de beperkingen van onze hijsconstructie.”

− Verwijs naar de vorige sprekers.

“… de verbrandingsmotor die Beatrice in het vorige deel al heeft besproken.”

− Stem kledij af op elkaar. Gelijksoortige kledij van alle groepsleden benadrukken het

groepsgebeuren.

− Blijf binnen de tijd.

Niet enkel de presentatie als geheel moet binnen de vooropgestelde tijd blijven,

maar ook elk deel van elke spreker.

Er is steeds een tijdslimiet. Zorg ervoor dat niet één van de sprekers te veel tijd

voor zich neemt, waardoor de andere sprekers geen tijd meer hebben.


Indien een groep met vijf teamleden bv. vijftien minuten krijgt, betekent dat dat

elke spreker bij benadering drie minuten spreektijd krijgt. Indien de eerste spreker

al zeven minuten praat omdat hij zijn stof niet goed kent of omdat hij te veel

twijfelt, zal de volledige groep in de problemen geraken. In dat geval is het mogelijk

dat het einde van de presentatie waarin vaak de belangrijkste conclusies en

aanbevelingen worden geformuleerd, wegvalt.

Samen op voorhand oefenen met uurwerk is de boodschap!

− Wees voorbereid op vragen.

Het is beter dat vragen aan het einde van de presentatie worden beantwoord. De

vragen worden beantwoord door een groepslid dat de bewuste vraag het beste kan

beantwoorden. Groepsleden mogen de antwoorden van een ander groepslid

aanvullen of verduidelijken. Dit mag echter niet te vaak gebeuren omdat dit een

signaal kan zijn dat de groep niet goed samenwerkt. Vergeet niet dat jullie als team

iets presenteren.

7 Peper en zout van je presentatie

7.1 Tips om je presentatie aantrekkelijk en effectief te maken - herhaling 7.1.1 Het geheugen van het publiek

Jouw leerproces verloopt nog efficiënter en je presentaties zijn nog doeltreffender, indien je weet

hoe ons geheugen werkt.

We onthouden

10 % van wat we lezen

20 % horen

30 % zien

50 % horen én zien

90 % zelf uitvoeren. 7.1.2 Hoe onthoudt je toehoorder informatie?

Structureer en orden je gegevens goed. Wat goed geordend is, wordt gemakkelijker onthouden. Je

kent je onderwerp goed en je wenst zoveel mogelijk kennis over te dragen. Als je structuur rammelt,

zullen de toehoorders zelf aan de gegevens een structuur opleggen en die kan anders zijn dan wat jij

bedoelt.


ZZZ

Geef de kern van je betoog minstens drie keer weer (ZZZ!):

Zeg wat je zal zeggen (in inleiding met presentatieplan)

Zeg het (in middenstuk van presentatie)

Zeg wat je hebt gezegd (in slotstuk van presentatie)

Laat je toehoorder de kern ook visueel zien (presentatieplan).

KISSS

Maak de structuur nooit te zwaar: maximum 3 niveaus, maximum 4 onderverdelingen per

niveau.

Als ik 1, 2, 3, 4 punten zeg, dan onthoudt men ze allemaal.

Als ik 5 punten zeg, dan … 4.



Als ik 8 punten zeg, dan … 0!

� Indien je ooit tijdens een presentatie in tijdsnood zou komen, knip dan steeds

horizontaal, nooit verticaal.

Anekdotes en voorbeelden

Toehoorders onthouden het best wat ze zelf hebben meegemaakt, wat hen raakt: werk

met anekdotes. Ze verscherpen de aandacht. Voorbeelden bevorderen het begrip van

abstracte thema’s.

Positief taalgebruik

Vertel zo veel mogelijk wat de toehoorder wel moet doen en minder wat hij niet mag doen.

Informatie die van een ‘niet’ is voorzien, is moeilijker te onthouden en kan bovendien

tot verwarring leiden.

Vermijd: Je mag niet roken in ruimtes waar het niet is toegestaan.

Wees grappig. Cartoons, grappige situaties trekken steeds aandacht.

Citeer. Sterke interessante uitspraken verhogen het niveau van je betoog.

Persoonlijke invalshoek. Persoonlijke ervaringen (wees niet te persoonlijk …) maken de toon van de

presentatie luchtiger.

Aanlokkelijke titels

Niet enkel de titel van je presentatie moet aantrekkelijk zijn, ook de titels van

afzonderlijke dia’s moeten de aandacht van de toehoorders aanscherpen.


Visueel aspect

Maak de gegevens zo visueel mogelijk: gebruik diagrammen, organogrammen,

processchetsen, grafische weergave van statistische gegevens. Ze houden de aandacht

vast (zie 4.3 Voordelen van visuele ondersteuning).

Oor en oog

De toehoorder integreert gemakkelijker informatie die herhaaldelijk en via verschillende

zintuigen wordt aangereikt. Sommige mensen lezen een tekst liever dan hem te horen.

Lichaamstaal (zie ook 5.1 Interessante weetjes en 5.4 Spreker)

Gebruik lichaamstaal om je tekst te ondersteunen en te benadrukken. Gebruik bij voorkeur

je vingers om de vier punten die je wilt behandelen op te sommen. Gebruik dezelfde vinger

als je bij het punt bent aangekomen.

Voordrachten en presentaties zijn meestal in de eerste plaats verbale aangelegenheden.

Veel sprekers staan een half uur stil achter de microfoon en lezen een verhaal voor. De

meerwaarde van hun presentatie is nul: ze hadden evengoed hun verhaal kunnen kopiëren

en uitdelen.

Je publiek heeft meer zintuigen dan alleen het gehoor en als je er gebruik van maakt,

vergroot je de attentiewaarde van je presentatie.

7.2 Werken aan toehoorderangst

7.2.1 Populaire angst

Wees gerust: de meesten die het woord nemen, voelen spanning. Enkelingen hebben er geen last

van, anderen leren er met de jaren mee om te gaan.

Angst is positief

Een gezonde dosis spanning verhoogt de adrenaline en het concentratieniveau. Dat is

goed!

Angst is negatief

Te veel spanning is echter niet goed (bv. in de war geraken en woorden niet meer vinden,

bevende hand met laserpen).

Weet ook dat jouw informatie van wezenlijk belang is voor de toehoorder. Indien niet, waarom

houd je dan een voordracht? Als je dat beseft, verschijn je met meer vertrouwen voor je publiek en

straal je meer zelfvertrouwen uit als je je presentatie houdt.


In 1973 bekenden 2500 Amerikanen hun tien meest ‘populaire’ angsten.

10. Honden 11,2 %

9. Eenzaamheid 13,6 %

8. Vliegen 18,3 %

7. De dood 18,7 %

6. Ziekte 18,8 %

5. Diep water 21,5 %

4. Financiële problemen 22,0 %

3. Insecten en torren 22,1 %

2. Hoogtes 30,0 %

1. Een toespraak houden 40,6 %

Nu nog steeds?

Ja! Onderzoek in het National Institute Mental Health in november 2013 wees uit dat 74 % van de

ondervraagden last heeft van glossofobie (spreken in publiek).

Mensen met angsten kunnen niet optimaal functioneren. Nochtans moet iedereen steeds meer

presentaties geven. In het onderwijs is het al een sterk ingeburgerde werkvorm, en in bedrijven hoort

men liever een mondelinge uiteenzetting over een bepaald thema dan dat men een lijvig rapport

erover moet lezen.

Het is onvermijdelijk dat spreekangst een carrière negatief beïnvloedt. Het is daarom nuttig om

vooraf enkele tips te geven om die fobie tot zijn juiste proporties te herleiden. Anders missen de

richtlijnen bij spreektechnieken hun doel.

7.2.2 Hoe train je jezelf?

Zelfvertrouwen

Start met iets waarin je gelooft. Ga na wat je sterke punten zijn in een voordracht en

bouw die bewust verder uit.

Video. Bekijk jezelf op video. Wat is er te zien van je spanning? Hoe kun je daaraan werken?

Tekst luidop

Oefen met je tekst door hem thuis hardop uit te spreken, bij voorkeur eerst voor de

spiegel. Wees eerlijk in je zelfkritiek maar dat betekent niet dat je jezelf tot aan de grond

moet afbreken.

Eerste zinnen vanbuiten

Leer de eerste zinnen van je lezing uit je hoofd, zodat je enkele minuten op automatische

piloot kan functioneren.


De toehoorder wil je verhaal horen.

Verplaats jezelf in de toehoorder: ga uit van de behoefte aan informatie die de

toehoorder heeft. Richt je erop bij die behoefte aan te sluiten. Overschat het publiek niet

(Wat willen ze? Wat weten ze van het onderwerp?).

Kies een vriendelijk gezicht uit en kijk het aan.

Ontspanning

Ontspan je vooraf. Wandel, ga zwemmen, ga joggen … Wees uitgerust. Ontspan bepaalde

spieren. Probeer je ademhaling onder controle te houden (vooral het uitademen).

Bereid je doelen, je boodschap, je gegevens, de zaal, het didactisch materiaal, de vragen goed voor.

Blijf steeds jezelf, spreek je eigen taal (en niet je dialect) en gebruik je eigen woorden

7.2.3 Vlak voor het begin van de voordracht?

Je lichaam

Bedenk dat de fysieke verschijnselen erop wijzen dat je je klaar maakt voor de voordracht.

Je leeft naar de voordracht toe.

Concentratie

Concentreer je op het publiek en de inhoud van je betoog. Het gaat tijdens een

informatieoverdracht in principe niet om jou als persoon maar om de informatie die je

brengt.

Op tijd

Wees op tijd aanwezig en maak alvast een praatje met de toehoorder. Ontdek dat het een

gewoon mens is die graag jouw informatie wil weten. Soms zul je spreken voor collega’s

of bekenden (of je oversten) en dat is vaak nog spannender dan voor vreemden. Bedenk

dat collega’s ook weten wat sprekersangst is en dat ze er in de meeste gevallen niet op uit

zijn om met jou te lachen.

Sluit ‘lichamelijke problemen’ uit.

Controleer je kleding. Bezoek het toilet. Eet iets kleins. Drink water. Drink geen koffie of

thee (ze bezorgen je een droge keel), geen koolzuurhoudende dranken, geen

melkproducten (wekken slijm op), geen alcohol (reden evident, niet?)

Rek je goed uit, gaap en geeuw bewust voor je op het podium stapt. Controleer je kleding en je haar

en concentreer je dan verder alleen op je publiek.

7.2.4 Op het podium?

Verkenningstocht.

Gun jezelf minstens één uur om in de zaal te oefenen waar je gaat spreken. Als oefenen

onmogelijk is, zorg dan dat je toch de tijd hebt om de zaal te verkennen.


Sta rustig en gedecideerd op met rechte rug, loop op het podium heen en weer.

Ga de trap op en af wanneer er een podium is.

Loop ook in het auditorium rond, bekijk het podium vanuit verschillende hoeken. (zoals

een voetballer voor een voetbalwedstrijd)

Oefen indien nodig in het spotlicht.

Bespreek met de technicus waar het spotlicht op gericht zal zijn. Ga er even in staan, loop

naar je presentatiemiddelen en terug. Oefen de overgang tussen donkerte en fel spotlicht.

Oefen je houding achter de katheder.

Ga er achter staan, pak het stevig vast, leg je handen er losjes op. Doe eens een stapje

terug en eventueel opzij. Onderzoek hoe je wilt staan als je spreekt. Heb je de hele zaal in

je vizier?

Verwijder alle snoeren op het podium of laat ze met een tape vastplakken (gevaar voor struikelen).

Plaats je computer op een plek waar je het beeldscherm kan zien.

Oefen met de - helaas vaak vaste - microfoon.

Bouw ook hier een goede verstandhouding op met de technicus. Ruimte en akoestiek

beïnvloeden stemvolume en uitspraak. Vraag altijd advies. Hij kent de storende elementen

van de zaal waar je gaat spreken door en door.

Bekijk waar de ‘aan en uit’-knop zit aan de microfoon.

Beslis of die de hele tijd aan blijft staan. Stel de hoogte correct in zodat je geen gepiep

krijgt.

7.3 Je publiek

Lees je publiek!

Lees voortdurend je publiek, bepaal of ze al dan niet opletten. Ga daarom zo weinig mogelijk met je

rug naar het publiek staan.

Waarop moet je letten?

- Als deelnemers op hun stoelen heen en weer beginnen te draaien, is dit een slecht

teken. Probeer spannender en gedrevener te praten.

- Let op de ogen van de deelnemers: als ze jou volgen, dan luisteren ze aandachtig.

Zijn hun ogen dicht of knikkebollen ze, dan is dit een slecht teken.

Probeer hen dan weer wakker te krijgen door wat meer swing in je lezing te

steken, door je stem te verheffen.

- Als ze met elkaar praten, moet je proberen achterhalen of ze over je lezing praten. In

elk geval stoort hun praten jou en de andere toehoorders. Probeer hun aandacht te

krijgen.


- Zitten de toehoorders regelmatig te schrijven, dan betekent dit dat ze je verhaal

nuttig genoeg vinden om op te schrijven.

- Spreek niet in een (half)-verduisterde zaal want dan kan je je publiek niet ‘lezen’ en

mis je belangrijke info om je lezing bij te sturen.

7.4 Tijdsindeling

7.4.1 Hoeveel tijd krijg je?

Houd de tijd goed in de gaten.

Geef beter een korte presentatie die uitnodigt tot discussie dan een lang verhaal dat tot

verveling leidt.

Veel te vroeg of veel te laat klaar zijn, is gewoon onprofessioneel en beledigend voor de

toehoorders.

Houd er rekening mee dat een lezing doorgaans langer duurt dan je aanvankelijk denkt.

Als je tijdens het oefenen thuis merkt dat je lezing 15 minuten duurt, dan zal hetzelfde

verhaal op het podium al snel minstens 20 minuten in beslag nemen.

7.4.2 Hoe verdeel je de tijd voor de voordracht?

Bepaal de tijd (in het geval van een presentatie van bv. tien minuten)

- voor de inleiding: Meestal is één of anderhalve minuut genoeg.

- voor het slot, de conclusie Vat terugblikkend samen; meestal is ook hier één of

anderhalve minuut genoeg.

- voor de kern, het midden Bekijk hoeveel tijd je over hebt en verdeel die over de punten

die de kern onderbouwen.

Spreek nu de onderdelen van de voordracht uit. Noteer bij welke onderdelen hoever je buiten de tijd

gaat en kort die onderdelen in.

Oefen in het vrijwel ongemerkt kijken op een horloge of - beter - een klok tijdens je voordracht.

7.4.3 Tijdsgebrek tijdens de presentatie

Indien je merkt dat je de afgesproken eindtijd niet zal halen, pas dan het midden van je lezing

aan, maar niet de samenvatting. Sla bv. anekdotes en grapjes over of vergeet enkele voorbeelden.

Rammel nooit je samenvatting of conclusie af. Dit afraffelen op het einde beïnvloedt je conclusies

negatief en het publiek zal door hebben dat je je niet goed hebt voorbereid. De eindindruk zal

negatief en - jammer genoeg - bepalend zijn.


7.5 Oefenen

Je bent nu volledig voorbereid. Het komt er nu op aan de presentatie te oefenen.

1.7.5.1 Oefenen in zes stappen

• Eerste stap - Controleer of de inhoud en structuur passen binnen de toegemeten tijd.

- Spreek de volledige presentatie voor jezelf hardop. Tijdsoverschrijdingen van meer

dan 10 % duiden erop dat je over te veel materiaal beschikt.

- Pas je tekst of visuele middelen dan aan.

- Spreek de tekst opnieuw uit en neem weer op ... enz.

• Tweede stap - Oefen de beginzin en slotzin.

- Spreek de inswinger en uitsmijter hardop uit, met de gepaste gebaren en stemgeluid.

- Oefen nu ook met de middelen die je zult gebruiken: dia’s, voorwerpen en modellen,

stuk film, geluidsfragment, aanwijzer op een scherm enz.

• Derde stap - Controleer hoe de presentatie op een derde overkomt.

- Vraag bijvoorbeeld een collega om even naar je te luisteren. Je zult merken dat je nu

misschien af en toe hapert of buiten de tijd gaat.

- Zijn er zaken die hij niet begrijpt?

- Heeft hij behoefte om vragen te stellen?

- Pas je betoog aan of bereid je voor op mogelijke vragen.

• Vierde stap - Maak je het spreekschema volledig eigen.

- Oefen nu het spreekschema tot je het door en door kent.

- Je vertelt jezelf de volgorde van de onderwerpen en de handelingen die je daarbij

verricht.

- Je laat bij deze stap de inhoudelijke tekst weg. Het gaat erom dat je het

spreekschema in je ruggenmerg hebt zitten.

• Vijfde stap - Oefen in expressie en dynamiek.

- Je oefent voor jezelf op intonatie, tempo, articulatie en lichaamstaal.

- Overdrijf bewust in deze vier aspecten.

- Experimenteer en breng varianten aan door: pauzeren, zacht spreken, harder

spreken, langzamer praten, iets sneller praten, toonhoogte afwisselen, gebaren

gebruiken.


• Zesde stap - Generale repetitie

- Houd de volledige voordracht voor een vriend(in)/collega. Gebruik alle middelen die

je ook bij de echte voordracht zult gebruiken. Pas desnoods voor de laatste keer je

voordracht aan.

7.5.2 Uit het hoofd leren of voorlezen?

Een tekst tijdens een presentatie voorlezen heeft enkel nadelen, o.a.:

- Er is geen contact mogelijk met publiek: dat wekt negatieve sfeer op bij het publiek .

- Veel informatie gaat verloren: je publiek onthoudt nauwelijks iets van je betoog.

Uit het hoofd leren heeft ook veel nadelen, o.a.:

- Je bent vaak erg zenuwachtig en verliest de draad van je betoog als je een woord vergeet.

- Je taal klinkt monotoon en artificieel.

Vooral je eerste en je laatste zin moeten zeer kernachtig en krachtig worden geformuleerd en

bij je publiek aanslaan. Die leer je beter wel goed vanbuiten, met de gepaste intonatie en

lichaamstaal.

7.6 Checklist

7.6.1 Je toehoorders

Wat zijn hun verwachtingen?

Wat zijn hun interesses?

Pas je je toon en stijl aan aan het publiek?

Denk aan hun achtergrond (leeftijd, opvoeding , scholing ... ).

Wat zijn de verwachtingen van de opdrachtgever?

Vraag jezelf af wat het publiek zal meedragen van jouw presentatie.

Hoelang mag/moet je praten? Hou je aan de regels.

7.6.2 De eerste twintig seconden ...

Heb je extra gelet op

- je ‘niet-verbale communicatie’: je houding, je gebaren, je manier van bewegen?

- je stem?

- je toon?

Begin je traag, duidelijk en krachtig te spreken?

7.6.3 Inleiding

Heb je het publiek verteld:

- wie je bent?


- wat je functie is?

- waarom je hier nu spreekt?

Bedank de persoon die je heeft ingeleid (indien dit het geval was).

Heb je ‘wegwijzers’ in je inleiding gebruikt?

Heb je de verschillende onderdelen in je voordracht vermeld?

Bevat je inleiding:

- een vraag aan het publiek?

- een retorische vraag?

- verrassende, onverwachte gegevens en feiten?

- een persoonlijke ervaring?

- biografische informatie?

Schep een vertrouwensband met je toehoorders!

Probeer het ijs te breken.

7.6.4 Hoofdtekst

Heb je de doelstelling van je voordracht geformuleerd?

Gebruik je duidelijke en eenvoudige zinnen?

Heb je tussenin voldoende samenvattingen gebruikt om de verschillende onderdelen met

elkaar te verbinden?

Vergeet niet de hoofdideeën te benadrukken.

De ontwikkeling van je ideeën zou moeten zijn:

- logisch;

- interessant;

- gemakkelijk te volgen;

- afgestemd op de toehoorders.

7.6.5 Conclusie

Heb je op het einde een duidelijke samenvatting van de hoofdideeën gegeven?

Heeft het publiek duidelijk jouw boodschap begrepen?

heb je de eindconclusie duidelijk geformuleerd?

7.6.6 Beantwoorden van vragen

Probeer elke mogelijke vraag te voorzien. Voel je niet aangevallen.

Heeft iedereen de gestelde vragen wel duidelijk gehoord én begrepen?


Heb je gedacht aan een dynamisch, creatief en imponerend slot, dat de

toehoorders nog lang zullen onthouden?

7.6.8 Visuele ondersteuning

Is de juiste informatie op de dia aanwezig? Niet te veel? Niet te weinig?


Is de lay-out goed?

Is het schrift groot en duidelijk genoeg?

Heb je spel- of grammaticafouten ontdekt?

Heb je je toehoorders er steeds op gewezen dat ze een dia zouden te zien krijgen?

Heb je op de hoofdpunten op de dia gewezen?

Heb je de belangrijkste informatie op de dia in je eigen woorden nog eens samengevat?

Is de dynamische animatie juist (niet te veel en niet te weinig)?

7.6.9 Jij, de spreker

Vergeet je je positieve ingesteldheid niet t.o.v. jezelf, je publiek en het onderwerp?

Let je erop dat je probeert iedereen aan te kijken?

Heb je geprobeerd om - op een charmante manier - autoriteit van je publiek af te

dwingen?

7.6.10 Stemgebruik

Probeer je ontspannen, harmonieus en krachtig te spreken?

Heb je spreek- en adempauzes gebruikt?

Heb je aandacht geschonken aan een goede articulatie en een juiste uitspraak?

Vergeet je niet belangrijke woorden te benadrukken?

7.6.11 Taal

Let je op een verzorgde taal?

Zorg je ervoor dat je verstaanbaar bent voor iedereen, niet enkel je streekgenoten?

Gebruik je je eigen woorden om de anderen iets uit te leggen?

Gebruik je ‘je’, ‘u’ en ‘wij’ om de boodschap persoonlijker te maken?

7.6.12 Locatie

Heb je de verlichting, de technische apparatuur, de verduistering van het lokaal

op voorhand gecontroleerd?

Heb je je stemdraagkracht uitgeprobeerd?

7.6.13 Allerlaatste checklist

Heb je de syllabus grondig doorgenomen vooraleer je je presentatie begon te schrijven?

Heb je je voordracht drie keer ingeoefend, luidop, met uurwerk?

Heb je een generale repetitie gehouden vóór de spiegel of/en vóór vrienden?

Heb je elk onderdeel van je voorstelling nauwgezet getimed?

Vertrouw nooit blind op andere partijen!

Controleer als spreker alles zoveel mogelijk!


8 Vaak voorkomende fouten bij presentaties

75 % van de studenten maken volgende fouten.

Openheid is essentieel. Toon interesse voor publiek en je thema.

8.1 Algemene opbouw

vaak geen echte opener, smaakmaker

te plots einde ‘Zo, dat was het dan.’

geen samenvatting op het einde (of geen algemeen presentatieplan op einde)

geen of te weinig structuur tussenin

(beter: presentatieplan tussenin of op elke dia bovenaan/onderaan korte

structuur)

op einde (bij beantwoorden vragen) worden vragen niet eerst herhaald 8.2 Dia’s

te snel veranderen van dia’s (toehoorders geen tijd om te lezen)

taal- en spelfouten (beter: laat nalezen!)

te veel info ineens (beter: publiek leiden)

letters te klein

volzinnen = fout (beter: kernwoorden)

belangrijke namen, data, gegevens niet op dia (zo worden ze vergeten)

onbekende afkortingen niet uitgelegd op dia

soms geen uniforme huisstijl bij groepspresentatie

geschreefd lettertype (leest moeilijk; beter: ongeschreefd)

verkeerde kleurencombinaties (let op met rood en test op voorhand uit in lokaal)

8.3 Lichaamstaal

te veel achter pc

te weinig naar voren, te weinig naar publiek toe

lichaam te veel naar dia gedraaid, weg van publiek (gevolg: geen open houding, geen

contact met publiek, geen duidelijke uitspraak)

te stil en te star, steeds op dezelfde plaats

te los en te nonchalant (wiebelen op benen)

vaak foute armhoudingen

(hand in broekzak, hand in zij, zwaaien met handen, ‘hou me vast’ …)

slungelig (gewriemel aan gezicht, aan mond, in haar …)

meestal te weinig (goed) oogcontact


te weinig dynamiek

te weinig expressie

8.4 Taal en uitspraak

dialectklanken (vuile ‘è’, ‘ie’ i.p.v. ‘i’, te open ‘a’, te zware ‘ch’ …)

eindklanken niet uitgesproken (nie_; da_; denkn ...)

te snelle uitspraak

soms te traag spreektempo

meestal te stil

te weinig articulatie, te veel gemompel

te veel ‘euh’ of andere storende stopwoorden


Bijlage 1 - Peer assessment - Formulier A

Peer assessment - evaluatie van medestudenten formulier A

titel datum

naam van student die evalueert groep Dia’s - opbouw plus min inleiding, smaakmaker

structuur begin structuur tussenin

samenvatting op einde conclusie, na vragen dia’s naam begin kleur, letters geen taal/spelfouten

dynamische animatie bij uitleg?

inhoud

timing Spreker plus min lichaamstaal open handgebaren

beweeglijk

oogcontact

taal

uitspraak

eindklanken

uitleg

stemvolume

tempo

dynamiek

herhaling vragen


Bijlage 2 - Self assessment - Formulier B

Self assessment - zelfevaluatieformulier Formulier B

Naam:………………………………… Opleiding :……………………………. Datum: ……………………………….

(e-mailen uiterlijk een week na jouw presentatie naar [email protected]) Schrijf een kort verslag over jouw eigen prestaties op basis van eigen ervaring, van voorbereiding, van ontvangen feedback. Een schematische lijst met opsomming van jouw plus- en minpunten is ook in orde. Wat heb je geleerd? Wat zou je anders doen bij een volgende presentatie ? Wat zijn je sterke punten? Wat zijn je zwakke punten? …………………..……………………………………………………………………………………… ……………………..…………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………….…………………………………………………………… …………….…………………………………………………………………………………………… ………….……………………………………………………………………………………………… ……………………….………………………………………………………………………………… ………………….……………………………………………………………………………………… ……………….………………………………………………………………………………………… ……………….………………………………………………………………………………………… ……………….………………………………………………………………………………………… ………………….……………………………………………………………………………………… ……………….………………………………………………………………………………………… ……………….………………………………………………………………………………………… ……………….…………………………………………………………………………………………


Lijst van geraadpleegde werken Bovee, C. & Thill, J. (2004). Zakelijk communiceren. Amsterdam: Pearson Education. Deschutter, Ch. (2002). Uitspraak? z.pl. Debruycker, D. (2003, maart). Stem [brochure]. z.pl. Mottaert, A. & Casteleyn, J. (2006). Communiceren en techniek. Handleiding communicatieve vaardigheden voor ingenieurs en technici. Gent: Academia Press. Rebel, G. (2007). Lichaamstaal – de sleutel tot meer succes in uw leven. Deltas. Spreken in het openbaar - deel 1 [syllabus]. (2014). Klein Barnum. Spreken in het openbaar - deel 2 [syllabus]. (2014). Klein Barnum. Van der Spek, E. (2002). Overtuig uw publiek, Doeltreffende toespraken en presentaties schrijven. Kluwer. Van der Spek, E. (2000). Mag ik even uw aandacht? Meer vuurwerk in uw presentaties. Kluwer.


Communicatie

Zakelijk corresponderen

&

Solliciteren

(module drie)


Communicatie




1 Brief, fax of e-mail?

1.1 Brief: verzorgde indruk

1.2 Fax en scan: snel en efficiënt

1.3 E-mail: interactief

1.3.1 Voordelen

1.3.2 Nadelen en valkuilen

1.3.3 E-mail in cijfers - enkele artikelen

1.4 De magische mediamix

2 Schrijfconventies

2.1 Marges en markeringen

2.2 Indeling en onderdelen van een brief en een e-mail

2.2.1 Het briefhoofd (regels 1 - 5)

2.2.2 Het adres (regels 8 - 11)

2.2.3 De referentieregels (regels 12 - 13)

2.2.4 Het briefonderwerp (regel 14)

2.2.5 De aanspreking (regel 15)

2.2.6 De briefalinea’s (regels 16 - 27)

2.2.7 De slotformule (regel 28)

2.2.8 De procuratie (regel 29)

2.2.9 De handtekening (regels 30 - 35)

2.2.10 De ondertekenaar (regel 36)

2.2.11 De functiebenaming (regel 37)

2.2.12 De bijlagenvermelding (regel 38)

2.2.13 De kopiegerechtigden (regel 39)

2.2.14 De voettekst (regel 40)

2.2.15 De brief met vervolgblad

2.2.16 Opmaak algemeen - lettertype

2.3 Antwoord op e-mail

3 Inhoud en structuur

3.1 Inleiding

3.1.1 Inhoud

3.1.2 Goede beginzinnen

3.2 Middenstuk, kern van de brief

3.3 Slot

3.3.1 Inhoud

3.3.2 Goede slotzinnen

4 Schrijfstijl en taal

4.1 Schrijfstijl


4.1.1 Schrijf vlot

4.1.2 Schrijf duidelijk en helder

4.1.3 Schrijf boeiend en dynamisch

4.1.4 Schrijf niet betuttelend

4.1.5 Schrijf mild, beleefd en servicegericht

4.1.6 Schrijf persoonlijk, direct en lezersgericht

4.1.7 Ik en wij

4.2 Taal

4.3 Nog enkele laatste e-mailtips

5 E-mailetiquette van onze faculteit

6 Enkele voorbeelden van foute en goede e-mails

6.1 Student overweegt om van richting/opleiding te veranderen.

6.2 Student meldt dat studentenlijst niet up-to-date is

6.3 Student zal stoppen met zijn opleiding

6.4 Student maakt afspraak met docent voor examen

6.5 Student meldt aan docent dat hij taak heeft ingediend

7 Samenvatting brief en e-mail

8 Communication without limits

9 Oefeningen


1 Brief, fax of e-mail? Zakelijke correspondentie vormt binnen veel organisaties een belangrijk onderdeel van de

dienstverlening. Zakelijke brieven komen voor in allerlei soorten en maten. Er zijn afspraak-

bevestigingen, uitnodigingen, offertes, klachtenbrieven, bezwaarschriften en informerende brieven.

Wat het doel ook is, al deze brieven zijn gericht aan klanten: potentiële klanten of bestaande relaties;

interne klanten of externe klanten, directe of indirecte doelgroepen.

Zakelijke documenten worden verstuurd per e-mail, per brief en per fax. Steeds vaker

communiceren we digitaal.

Verdwijnt de brief - het document op papier - in de nabije toekomst volledig? Neen.

1.1 Brief: verzorgde indruk

Toen fax en e-mail echt in de mode kwamen, leek de zakenbrief even uit de gratie; zelfs

sollicitatiebrieven mocht je per fax of e-mail verzenden. Nu komen veel mensen op hun briefaversie

terug. De brief heeft immers zijn eigen pluspunten.

Het eerste voordeel ligt voor de hand: iedereen kan een brief ontvangen, terwijl niet alle mensen een

mail- of faxmogelijkheid hebben.

Bovendien is een brief vertrouwelijker dan een fax, die door anderen onderschept kan worden.

Vertrouwelijke informatie wordt daarom beter per brief verstuurd en niet per fax of per e-mail.

Het belangrijkste voordeel van de brief is misschien wel het uiterlijk. Je kunt ervoor zorgen dat je

brief er overzichtelijk en goed leesbaar uitziet. Vooral bij brieven waarbij de presentatie van de

boodschap ertoe doet (een al dan niet spontane offerte, een uitnodiging … ) is een verzorgde vorm

een doorslaggevend voordeel.

Bij een fax ben je niet altijd zeker van de leeskwaliteit. Je zorgvuldig opgestelde lay-out kan in een e-

mail in één klap verloren geraken.

Bezwaarschriften en klachten worden ook beter per brief verstuurd.

Te ondertekenen documenten worden ook op papier opgesteld en verstuurd omwille van de

rechtsgeldigheid.

1.2 Fax en scan: snel en efficiënt


Natuurlijk zijn de fax (cf. facsimile - Latijn: fac - simile: maak gelijkwaardig) en de scan goede

vervangers van een brief. Als je je offerte vandaag nog wil laten lezen, zijn beide een uitstekend

medium. Je hoeft niet te wachten tot de postbode je de tekst bezorgt.

Veel gebruikers sturen belangrijke documenten ook nog eens per post na, omdat een fax of een scan

altijd minder scherp/duidelijk is dan een geprinte tekst.

Wees voorzichtig als je persoonlijke informatie via fax verstuurt. In veel bedrijven staat het

faxapparaat op een centrale plaats, waar iedereen je documenten kan lezen. Een vertrouwelijk cv

met salarisgegevens verstuur je beter per post.

Het grote voordeel aan een ingescand document is dat het document in de persoonlijke mailbox van

de bestemmeling terechtkomt. Daarenboven heeft het alle voordelen van een digitaal document: kan

worden doorgestuurd, opgeslagen …

1.3 E-mail: interactief

In het Nederlands wordt ‘e-mail’ met een koppelteken geschreven, in het Engels zonder: ‘email’.

1.3.1 Voordelen

• gemak:

gemakkelijk, vlot;

niet zo opdringerig als telefoon;

schrijver en ontvanger niet tegelijk aanwezig – overbruggen van tijdszones;

• snelheid:

razendsnel � meer productieve samenwerking snail mail;

vaak minder informatie dan in brief of fax � ontvanger kan snel reageren;

• elektronische vorm van e-mail:

file, copy, edit, forward;

naar meerdere personen tegelijk (cc en bcc);

in bijlage: langere teksten, foto’s, beeldmateriaal…;

• geschreven communicatiemedium;

• democratisch medium;

• betrouwbaarheid (hoewel …);

• lage kosten (hoewel …);

• minder papierverspilling.

…


1.3.2 Nadelen en valkuilen

Voordelen worden soms nadelen:

• te gemakkelijk :

junkmails, overbelasting van bedrijfsnetwerken;

gevaarlijk medium (aanpassen en forwarden van e-mails);

te vaak en te snel ‘reply all’;

• te snel:

te impulsief gebruik, foute bedenkingen, te primaire reactie, te snel emotionele

daardoor ondoordachte reactie

� ° negatieve sfeer en spanning;

slordige formuleringen, onnodige taalfouten, storende, onbestaande

afkortingen (bv. gr., stavaza);

te informele stijl;

• te direct en te open:

spanning en conflicten door nieuwe openheid;

geen privacy;

te hard;

• vrij asociaal en onpersoonlijk;

• niet voor alle communicatie geschikt:

geen ontslag, deelneming betuiging, pijnlijke discussie (onpersoonlijke manier van

communiceren);

geen officiële teksten, zoals offertes, overeenkomsten …

(geen formele ondertekening); rechtsgeldig?

• geen ‘korte-termijn-berichten’;

• eenvoudige lay-out:

brief (logo, bladindeling …) is geloofwaardiger;

• onderbroken productiviteit van werknemers

• afhankelijk van e-mailfaciliteiten van ontvangende partij.

3.3 E-mail in cijfers - enkele artikelen

Enkele weetjes …

Indien de wereld een dorp was van 100 personen, dan zou(den) er …

60 Aziaten zijn (20 Chinezen en 17 Indiërs),

14 Amerikanen zijn (zowel Noord- als Zuid-Amerika),

13 Afrikanen zijn,


12 Europeanen zijn en

1 uit Oceanië komen.

Er zouden ongeveer 47 mannen zijn en 53 vrouwen en er zijn verschillende godsdiensten:

70 van hen zijn slecht gehuisvest;

14 mensen hebben honger;

26 hebben geen toegang tot water;

20 van hen die ouder zijn dan 15 jaar, kunnen niet lezen en

slechts 3 hebben hogere studies gedaan na hun middelbare school.

52 personen wonen op het platteland …

(http://www.emailmonday.com/wp-content/uploads/2013/02/hercampus_mobile_email.jpg)

Studenten steeds vrijpostiger in e-mails naar hun proffen


Bron: Het Laatste Nieuws, 18 april 2006


1.4 De magische mediamix

Maak bewust gebruik van de voordelen van de verschillende correspondentiemedia.

E-mail, scan en fax zijn vooral geschikt als het gaat om snelle informatieoverdracht: een informele

memo, een informatievraag, afspraken over iets waarvoor de klant al een offerte heeft getekend.

Kies voor een ouderwetse brief indien de presentatie van de boodschap belangrijk is of wanneer de

rechtsgeldigheid een rol speelt.

Voor- en nadelen op een rijtje

- niet geschikt + geschikt ++ zeer geschikt

brief fax e-mail

snelheid - ++ ++

gemak + + ++

informeel + + ++

leeskwaliteit (lay-out) ++ + - of scan

geschikt voor elke doelgroep ++ + +

geschikt voor elke boodschap ++ - -

juridisch geldig ++ - ? - ?

lage antwoorddrempel + + ++

lage kosten - + ++

Beste toepassing voor brief:

contracten en orderbevestiging

bezwaarschriften

persoonlijke en vertrouwelijke documenten

mailing met drukwerk

offertes

besluiten

documenten die moeten worden ondertekend (rechtsgeldigheid) …

Beste toepassing voor fax:

spoedeisende offerteaanvragen

snelle informatieaanvragen

snelle opmerkingen …


Beste toepassing voor e-mail:

snelle informatieaanvragen

spoedeisende opmerkingen

informele kattebelletjes

groepsdiscussies …


2 Schrijfconventies

Enige tijd terug heeft het Belgisch Normalisatiebureau (NBN) een aantal normen uitgewerkt

waaraan zakenbrieven en documenten moeten beantwoorden. Op die manier kunnen bedrijven

eenvormigheid bereiken als ze brieven, verslagen en documenten opstellen en zo tot een efficiënte

communicatie komen. Alle brieven die je schrijft - zowel voor de lessen als voor je stage (en ook in

je latere beroepsleven) - moeten de NBN-normen volgen.

De opmaak van een - digitale - e-mail verschilt natuurlijk met die van een - papieren - brief. Zo

vervalt het briefhoofd in een e-mail en worden de afzender en de geadresseerde automatisch

ingevoegd. Het onderwerp schrijf je in de onderwerpregel. Toch blijven de verschillende onderdelen

(onderwerp, aanspreking, slotformule …) aanwezig.

Hieronder worden de onderdelen van een brief/e-mail besproken.

Voor de duidelijkheid wordt vermeld of de regel van toepassing is op een brief of op een

e-mail .

2.1 Marges en markeringen

De genormaliseerde marges voor brieven zijn:

− linkermarge: minimaal 20 mm

− rechtermarge: minimaal 10 mm

− bovenmarge: minimaal 13 mm

− ondermarge: minimaal 5 mm.

De linkermarge is aanzienlijk breder dan de andere marges omdat ze als opbergmarge dient. Ze moet

breed genoeg zijn voor de klembeugel van het hechtmechaniek in een opbergmap.

Tik je je brieven op een computer, dan volstaan de volgende twee markeringen op het briefpapier.

De vouwlijn, die de plaats van de eerste vouw markeert. De vouwlijn staat in de

rechtermarge, op een vaste afstand van de bovenkant van het blad, namelijk

- op 105 mm als je enveloppen van 110 mm hoogte gebruikt;

- op 108 mm als je enveloppen van 114 mm hoogte gebruikt.

De middenstreep, die het gemakkelijk maakt om de perforator te centreren. De

middenstreep staat in de linkermarge, op de helft van de hoogte.


2.2 Indeling en onderdelen van een brief en een e-mail

Een zakelijke brief kent in principe een vaste indeling. Zo wordt de brief links uitgelijnd. Natuurlijk

wijk je hiervan af als de situatie daarom vraagt. Het kan immers zo zijn dat in de huisstijl van de

organisatie waarvoor je schrijft een andere briefindeling is vastgelegd.

Alle onderdelen van de brief komen hierna een voor een aan de orde. De nummers tussen haakjes

verwijzen naar de overeenkomstige regels in de volgende voorbeeldbrief (brief van Vertaalbureau

De Korenaar - zie volgende pagina)

Bij een e-mail wordt steeds links uitgelijnd. In geen geval zal hiervan worden afgeweken.

Voorbeeldmail


Voorbeeldbrief

1 VERTAALBUREAU DE KORENAAR 2 3 Klaprozenlaan 16, 9000 Gent

4 Tel. 09 367 89 01 - Fax 09 367 80 12

5 E-mail: [email protected] - Internet: www.dekorenaar.com

6 De Korenaar • Klaprozenlaan 16 • 9000 GENT

7 8 Nisuna Technology 9 De heer Jan Vos 10 Broodlei 125 bus 7 11 2000 ANTWERPEN 12 uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk Gent 13 5 maart 20... 5689 8912 15 maart 20... 14 Handleiding videorecorder

15 Beste heer Vos 16 Voor de productie van de handleiding bij de videorecorder P6743 stellen we de volgende 17 procedure voor. 18 19 Als uitgangstekst dient de handleiding bij het oudere model, P6713. Deze tekst is vertaald 20 door Pieter Bakker. U vindt een kopie van de tekst als bijlage bij deze brief. 21 De tekst wordt door An de Wit aangepast aan de Engelse handleiding bij het nieuwe model. 22 Op dit vertaalwerk volgt de tekstrevisie, die tot doel heeft de tekst gebruiksvriendelijk te maken. 23 Deze taak zal Gerda Fries op zich nemen. 24 25 De kosten voor dit werk bedragen 503 EUR. Een specificatie sluiten we hierbij in. 26 27 Graag zien we uw antwoord tegemoet. 28 Met vriendelijke groeten 29 Namens Rita Lagae 30 31 32 33 34 35 36 Mevrouw Chris Groen 37 Coördinator 38 Bijlagen: Handleiding P6713, Kostenspecificatie 39 Kopie: Pieter Bakker, Gerda Fries, An de Wit 40 HR Gent 122 678 - Btw BE 589 644 105 - Pr. 000-0125864-89


2.2.1 Het briefhoofd (regels 1 - 5)

Zet het briefhoofd, of ten minste een onderdeel ervan, tegen de linkermarge. Het briefhoofd bevat

de naam en eventueel het logo van de organisatie. Verder plaats je volgende gegevens hetzij in het

briefhoofd, hetzij in de voetruimte:

− het postadres

− het telefoonnummer

− het faxnummer

− het e-mailadres

− het internetadres

− het nummer van de bank- en/of de postrekening

− de statutaire naam en vestigingsplaats van de organisatie

− de plaats en het nummer van inschrijving in het handelsregister

− het btw-nummer.

• Telefoon- en faxnummer

053 25 68 92

03 458 36 51

Achter het netnummer zet je een spatie. Het abonneenummer verdeel je in groepen,

gescheiden door een spatie.

Twee soorten groeperingen:

Standaardgroepering is in alle abonneenummers mogelijk.

Bevat het abonneenummer een even aantal cijfers, dan hebben alle groepen twee

cijfers, bijvoorbeeld: ‘25 68 92’. Bij een oneven aantal telt de eerste groep drie cijfers

en de andere twee, bijvoorbeeld: ‘458 36 51’.

Mnemotechnische groepering is in sommige abonneenummers mogelijk. De cijfers

worden zo gegroepeerd dat het nummer gemakkelijk te onthouden is. Voorbeeld:

‘456 456’ in plaats van de standaardgroepering ‘45 64 56’.

Internationale code:

+ 32 3 458 36 51

plusteken ( = internationale toegangsnummer)

spatie

landnummer (voor België: 32)

spatie

netnummer (zonder haken en inleidende nul)

spatie

abonneenummer (ingedeeld in groepen zoals hierboven beschreven)


• E-mailadres

Schrijf zo veel mogelijk met kleine letters.

Vóór en achter het @-teken komt geen spatie: [email protected]

• Internetadres

Geen aanwijzingen in de briefnorm.

In de praktijk wordt het protocol http (hypertext transfer protocol) vaak niet vermeld. Is het

volledige internetadres ‘http://www.fabriek.com’, dan kun je dat voluit vermelden of enkel

‘www.fabriek.com’.

• Nummer van inschrijving in het handelsregister en het btw-nummer

Notatie volgens de regel voor de indeling van getallen: de regel schrijft voor om een getal te

verdelen in groepjes van drie cijfers met een spatie tussen elk groep.

122 678

589 644 105

2.2.2 Het adres (regels 8 - 11)

Voor de adressering bestaan geen strikte regels, maar wel conventies. Het is belangrijk dat je de

adresgegevens zo volledig mogelijk opneemt.

Besef dat er enveloppen van verschillende formaten bestaan. Bij voorkeur wordt het Amerikaans

model gekozen: langwerpig - 23 cm x 11,5 cm. Er bestaan twee soorten: met vensters aan de

rechterkant of aan de linkerkant. Het is logisch dat je moet weten welke enveloppe zal worden

gebruikt zodat je weet waar (rechts of links) je het adres van de bestemmeling op de brief schrijft.

• Adresveld bevindt zich op 50 mm van de bovenkant van het blad; beslaat een rechthoek van

83 bij 35 mm.

Deze ruimte is zichtbaar in het venster van een vensterenvelop. Je kunt in het adresveld

zowel het adres van de afzender als dat van de ontvanger (de geadresseerde) opnemen.

Indien je een enveloppe hebt met een venster aan de rechterkant, schrijf je uiteraard het

adres aan de rechterkant.

• Adres van de afzender (of antwoordadres) (= facultatief)

Als je het afzenderadres in het adresveld opneemt, hoef je het niet op de enveloppen te

laten drukken.

Bv. Tuincentrum • Bloemendreef 14 • 8500 KORTRIJK

Zet het adres in de bovenste 3 mm van het adresveld.


Gebruik letters van maximaal 2,5 mm hoogte.

Om de onderdelen van het adres (naam, straat, gemeente) te scheiden, kun je een middenstip

gebruiken.

Onder het adres mag je een lijn trekken, bij voorkeur over de hele breedte van het adresveld,

dus met een lengte van 83 mm.

• Adres van de ontvanger (=verplicht onderdeel van het adresveld).

Zet geen witregel tussen de adresregels.

Is de brief gericht aan een organisatie, noem dan eerst de naam ervan, eventueel daarna de

afdeling, dan de naam van de medewerker; elk op een nieuwe regel, die steeds begint met een

hoofdletter.

Siemens

Productieafdeling

De heer John Smet

Veldstraat 33

9000 GENT

Maak geen gebruik van de overbodige (en ouderwetse) aanduiding “t.a.v.” (ter attentie van).

Schrijf een hoofdletter aan het begin van de aanschrijftitel. De rest van de titel schrijf je met

kleine letters.

De heer Janssens

De norm bevat geen aanwijzingen voor de afkorting van de aanschrijftitel. Je kort de

aanschrijftitels ‘De heer’ en ‘Mevrouw’ niet af.

Zet de voornaam vóór de familienaam.

Schrijf voornaam en familienaam met kleine letters, behalve waar een beginhoofdletter

vereist is.

Mies Van den Berge7

In een adres met een letter na het huisnummer schrijf je achter het nummer een spatie en

een kleine letter.

Langestraat 27 c

In een adres met een busnummer schrijf je het woord ‘bus’ voluit.

Kortestraat 32 bus 14

7 In Nederland schrijf je ‘Mevrouw De Jong’ als er géén voorletter of –naam is genoemd. Je schrijft

‘Mevrouw J. de Jong’ als er wel een voorletter of –naam vermeld wordt. In Vlaanderen behouden de

tussenvoegsels altijd hun originele schrijfwijze zoals aangegeven op de identiteitskaart.


Zet één spatie tussen het postnummer en de plaatsnaam.

Schrijf de plaatsnaam met hoofdletters.

• In de buitenlandse correspondentie kan een adres er als volgt uitzien:

Internationales Handelszentrum

Frau H. Müller

Ringstrasse 34

AU-1040 WIEN

OOSTENRIJK

Gemeente Amsterdam

Dienst Voorlichting

De heer J.P. Vermeer

Postbus 123

NL-1067 GZ AMSTERDAM

NEDERLAND

Schrijf het adres zo veel mogelijk in de taal van de geadresseerde, met uitzondering van

de landsnaam.

In correspondentie naar een Europees land zet je vóór de postcode de internationale

landscode, gevolgd door een koppelteken zonder spatie.

CH-3609

PL-5324

FR-4531

P-4529

SF-8998

S-4530

Schrijf de plaatsnaam met hoofdletters in de landstaal van de geadresseerde.

Vermeld op de laatste regel het land van bestemming met hoofdletters. Schrijf de landsnaam

in het Nederlands, want hij wordt gelezen door een Belgische postbeambte.

• Afzender

Gebruik altijd een professioneel mailadres met duidelijke vermelding van je voor- en je

familienaam.

Controleer grondig welke naam verschijnt bij de ontvanger van jouw mail. Die naam is niet

dezelfde als je e-mailadres en werd ooit ingesteld (door jezelf of door iemand anders). Zorg

dat zowel je voor- als je familienaam te lezen zijn.


Niet professioneel [email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Professioneel [email protected]

[email protected]

Maak een onderscheid tussen je professionele mailadres (bv. van de onderwijsinstelling of

van het bedrijf waar je werkt) en je informele thuisadres (voor briefwisseling die niets met je

professionele activiteiten te maken heeft). Op die manier hou je professionele en niet-

professionele correspondentie gescheiden, in verschillende postvakken.

E-mails met een onbekend (of vreemd) mailadres worden vaak dadelijk verwijderd.

• Bestemmeling

Bij een e-mail schrijf je het mailadres van de bestemmeling in het vakje ‘Aan…’.

Bij gebruik van ‘cc’ (=carbon copy’) zien alle geadresseerden de andere geadresseerden én

hun e-mailadres. Let erop dat je aan hen duidelijk maakt waarom je je e-mail cc’t en welke

actie je van hen verwacht.

Bij gebruik van ‘bcc’ (=blind carbon copy) ziet de echte ontvanger niet dat de mail is

verder gestuurd en naar wie. Enkel de bcc-ontvanger ziet de oorspronkelijke ontvanger.

Vergis je niet! Stuur geen mail in ‘cc’ terwijl je in feite ‘bcc’ bedoelt!

2.


2.2.3 De referentieregels (regels 12 - 13)

De referentieregels mogen niet zichtbaar zijn in het venster van de envelop. Ze moeten daarom ten

minste 90 mm van de bovenkant van het blad verwijderd zijn.

• ‘uw bericht van’

datum van de brief, de fax, de e-mail of het telefoongesprek waar jouw brief een

antwoord op is

• ‘uw kenmerk’

kenmerk van de brief, fax of e-mail die je beantwoordt (bv. datum van de brief waarop je

reageert)

• ‘ons kenmerk’

kenmerk van je brief, bv. je eigen gegevens (initialen van de schrijver en een briefnummer)

JVD/adj/52

• ‘bijlage(n)’

aantal bijlagen

• plaatsnaam

Schrijf de plaatsnaam hier met kleine letters (behalve de beginhoofdletter natuurlijk).

Je kunt de plaatsnaam vervangen door het woord ‘datum’ als de plaatsnaam in het

briefhoofd voorkomt. Onder de plaatsnaam staat de datum van jouw brief.

• datum

Er zijn drie notatiesystemen:

o De traditionele notatie in cijfers en woorden: nummer van de dag, naam van de

maand, jaartal. Deze schrijfwijze wordt het meest gebruikt.

3 juni 20...

o De traditionele

o notatie in cijfers voor binnenlands gebruik: nummer van de dag, punt, nummer van

de maand, punt, jaartal.

03.06.20...


o De internationale code in cijfers: jaartal, streepje, tweecijferig nummer van de maand,

streep, tweecijferig nummer van de dag.

20...-06-03

Je kunt het bijlagenonderdeel weglaten en de eventuele bijlagen onderaan in de brief, in de

bijlagenvermelding, opnemen.

2.2.4 Het briefonderwerp (regel 14)

Beschouw het onderwerp als de titel van je brief.

Geef concreet, kort en bondig het onderwerp van je brief weer. Het onderwerp mag niet te kort, niet

te lang, niet te algemeen en niet te gedetailleerd zijn.

Te vaag: Probleem

Foute bestelling

Klacht

Verslag

Concreet: Bestelling 25/XZ/12 - laserprinter Epson XC55 - defect

100 badeenden merk Kwak: gele kleur ontvangen i.p.v. bestelde oranje

Vegetarische lasagna met schimmel - studentenrestaurant D-gebouw - 7 mei 20…

Verslag teamvergadering 25 oktober 20...

Gebruik geen inleidende aanduidingen als ‘Betreft’ of ‘Onderwerp’.

Begin het onderwerp tegen de linkermarge. Centreer het onderwerp niet.

Je mag het briefonderwerp markeren met vetdruk of cursivering.

Het onderwerp wordt geschreven in het bestaande vak van de onderwerpregel. Het

onderwerp schrijf je niet nog eens in de mail zelf in de eerste regel, boven de aanspreking.


E-mails met een zeer vaag onderwerp (bv. ‘Vraag’) of zonder onderwerp (waarbij er geen onderwerp

werd ingevuld) worden meestal dadelijk gedeletet.

Bij een antwoord verschijnt dadelijk ‘RE’ bij antwoord. Verander echter de onderwerpregel als je

meerdere keren antwoordt.

Zorg voor een aantrekkelijke onderwerpregel. Te veel !!!!!! en hoofdletters (=geschreeuw, cf. chat)

komen zeer informeel over. Vermijd ze in het geheel.

2.2.5 De aanspreking (regel 15)

• Algemeen

Met de aanspreking (of aanhef) begin je het briefgesprek.

Geachte professor

Geachte mevrouw Verbeke (formeel)

Beste cliënt (informeel)

Geachte leden van de gemeenteraad

- Boven de aanspreking zet je twee witregels om het briefgesprek van het

voorafgaande briefgedeelte af te bakenen.

- Onder de aanspreking zet je een witregel. Tussen de aanspreking en de eigenlijke

brieftekst m.a.w. staat een witregel.

• Beste?

o Je kent de naam van de bestemmeling (bij voorkeur):

Geachte professor Vanwally (formeel)

Geachte mevrouw Pieters (formeel)

Geachte heer Defoer (formeel)

Geachte heer of mevrouw Vanruys

(als je het geslacht van de bestemmeling niet kent)

Beste heer Vanro (informeel)

o Je kent de naam van de bestemmeling niet:

Geachte heer, geachte mevrouw (formeel)

Geachte heer

Geachte heer, mevrouw

Geachte heer of mevrouw


Beste heer (informeel)

Beste mevrouw

o Je schrijft iemand aan met een bepaalde functie:

Geachte mevrouw de minister

o Je schrijft iemand aan met een academische titel (bv. professoren en docenten):

Geachte professor

o Je schrijft een groep of categorie aan:

Geachte commissie

Geachte leden van de werkgroep

Geachte klant

Geachte abonnee

Beste collega

Geacht jurylid

Beste medewerker

o Je schrijft verschillende mensen in een groep aan:

Geachte dames en heren

Geachte leden van de jury

o L.S. (lectori salutem): de aanhef L.S. is niet meer gebruikelijk.

- Let erop dat je ‘heer’ en ‘mevrouw’ met een kleine letter schrijft.

- Schrijf nooit in een brief of een e-mail Beste

Geachte

= is geen verzorgde stijl - bijvoeglijk naamwoord kan niet zelfstandig als

aanspreekvorm worden gebruikt - bijvoeglijk naamwoord moet worden

gevolgd door een zelfstandig naamwoord.

= is onpersoonlijk

- Schrijf nooit iemand met de voornaam én de familienaam aan.


*** Samengevat:

Waarom niet?

Schrijf nooit Beste (onpersoonlijk en taalkundig fout)

Geachte (onpersoonlijk en taalkundig fout)

Geachte Mevrouw (hoofdletter bij aanspreking)

Beste Heer (hoofdletter bij aanspreking)

Beste heer/mevrouw (/)

Beste mevr. (afkorting)

Geachte mr. (afkorting)

Geachte Ida Coppens (voor- en familienaam)

Beste Karel Vansteen (voor- en familienaam)

• Komma na aanspreking?

Achter de aanspreking plaats je geen leesteken, of eventueel een komma.

Indien je een komma schrijft, begint de volgende zin toch met een hoofdletter. In dit

geval moet je na de slotformule ook een komma schrijven.

• Iets informeler indien dat toegelaten is:

Beste mevrouw Verhulst

Beste Nathan

• Mails naar lesgevers?

Lesgevers worden nooit met de voornaam aangeschreven!

Zelfs indien lesgevers studenten met de voornaam aanschrijven (‘Beste Jan’) of indien de

lesgevers ondertekenen met voor- én familienaam (bv. Toon Van Alboom - dr. Toon Van

Alboom - prof. Jan Beyens) onderaan hun mail, worden lesgevers aangeschreven met de

familienaam

Geachte heer Van Alboom

Geachte professor Beyens

(bij voorkeur want familienaam is gekend)

Geachte docent

Indien een nauwere band zou ontstaan tussen de lesgever en de student (bv. bij de

begeleiding van de masterproef) én indien de lesgever zelf zijn mail ondertekent met enkel


zijn voornaam (bv. Antoine), dan nodigt de lesgever de student uit om hem ook met de

voornaam aan te schrijven. Dit gebeurt echter uiterst zelden. Blijf steeds uitermate beleefd!

• In een korte memo is het mogelijk om zonder begroeting en zonder afsluiting te schrijven.

Een korte memo is geen zakelijke mail!

• In een informele mail heerst meer vrijheid. Niemand kan je opleggen hoe je je vriend of

vriendin mag aanschrijven, bv.!

2.2.6 De briefalinea’s (regels 16 - 27)

Het eerste woord begint altijd met een hoofdletter, zelfs indien een komma na de aanspreking (en

dus ook na de slotformule) werd geschreven.

Begin de brief na de aanhef niet met ‘ik’. Dat geldt nog steeds als onbeleefd. Begin ook verder in de

brief/mail niet steeds met ‘ik’.

- Begin elke alinea tegen de linkermarge, zonder inspringen.

- Pas de enkele regelafstand toe.

- Deel de brief duidelijk in. Schrijf alinea’s die elkaar logisch opvolgen. Zet een witregel tussen

opeenvolgende alinea’s.

- Brief - geleidelijke opbouw van argumentatie

Eerste alinea = inleiding

Middenstuk

Laatste alinea = slot

- Mail = omgekeerde piramidestructuur

Mails worden snel gelezen en de lezer moet in één oogopslag weten waarover de

mail gaat, wat het verzoek is …

Eerste alinea = slot, conclusie, dringend verzoek, duidelijke afspraak

Middenstuk = opbouw, details, argumentatie

Laatste alinea = herhaling slot, conclusie


2.2.7 De slotformule (regel 28)

De slotformule vormt de tegenhanger van de aanspreking.

− Boven de slotformule zet je een witregel.

− Als de slotformule geen vervoegd werkwoord bevat, zet je er geen leesteken achter.

Met vriendelijke groet

Tot ziens op de opendeurdag

− Als je na de aanspreking een komma gezet hebt, plaats ook na de slotformule een

komma.

Met vriendelijke groeten,

− Als de slotformule een vervoegd werkwoord bevat, zet je er een punt achter.

We verwachten u in onze toonzaal.

De norm geeft geen aanwijzingen voor de formulering van de slotformule.

Je kunt de volgende adviezen toepassen:

− Het kan voorkomen dat er tussen de schrijver (= jou) en de ontvanger een sociale of

psychologische afstand is. De reden kan onder meer zijn dat de ontvanger veel hoger

in de hiërarchie staat of dat hij in een conflict met jou verwikkeld is.

Dan schrijf je: Hoogachtend

− In andere gevallen schrijf je: Met vriendelijke groet

Met vriendelijke groeten

Het spreekt vanzelf dat je de afsluiting in dezelfde sfeer schrijft als de aanhef. Wees dus consequent

als je kiest voor een meer of minder formele benadering van de lezer.

aanhef: ‘Geachte …’ slotformule: ‘Hoogachtend’

aanhef: ‘Beste… ’ ‘Met vriendelijke groet’

‘Tot ziens’

2.2.8 De procuratie (regel 29)

De norm geeft geen aanwijzingen voor het geval dat je per procuratie ondertekent. Het is

gebruikelijk om de procuratie als volgt onder de slotformule te vermelden:


Namens + naam van de opdrachtgever of

Namens + naam van de groep.


Namens Gerrit Lang


Namens het bestuur

2.2.9 De handtekening (regels 30 - 35)

Je laat zes regels vrij voor de handtekening. De norm bevat geen aanwijzingen voor de weergave van

de handtekening.

2.2.10 De ondertekenaar (regel 36)

Onder de handtekening schrijf je de naam (in print, niet met de handgeschreven).

- Schrijf de voornaam vóór de achternaam.

- Gebruik een beginhoofdletter waar dat nodig is en schrijf de onderdelen van de naam

verder met kleine letters.

Sabine Van de Laere

- Aan sommige voornamen kan de ontvanger niet herkennen of ze van een man of een

vrouw zijn, bijvoorbeeld omdat het gemeenslachtige voornamen zijn, zoals Chris, Jo, Kim

of Dominique. In dat geval vermeld je de aanschrijftitel voor de naam:

Mevrouw Dominique De Clerck

- Is er meer dan één ondertekenaar, dan komt de handtekening van de belangrijkste persoon

rechts. Aangezien we van links naar rechts lezen, krijgt de persoon die rechts ondertekent

als het ware het laatste woord.

2.2.11 De functiebenaming (regel 37)

Onder de naam noteer je de functie of titel. Je gebruikt een beginhoofdletter en alle andere letters

schrijf je klein.

Eric Dormuel

Bestuurder Anilac nv


Maak een digitale handtekening op met alle belangrijke gegevens: functie, adres, telefoonnummer,

website … en kleef die onder je naam.

2.2.12 De bijlagenvermelding (regel 38)

Bijlagen kunnen zijn: brochures, contracten, overeenkomsten, offertes, polissen …

Geef bijlagen weer en noem ze daarbij concreet. Vermeld niet enkel het aantal bijlagen, maar zet

puntsgewijs onder elkaar wat je allemaal meestuurt. Je vermeldt de naam of de titel van de

documenten, of je geeft een concrete omschrijving. Zo is het voor de ontvanger gemakkelijk te

controleren of hij alles heeft ontvangen. Alleen als je door een te lange opsomming van de bijlagen

een extra bladzijde nodig hebt, is het voldoende om het aantal bijlagen te noemen.

Je vermeldt de bijlagen

− hetzij als onderdeel van de referentieregel;

− hetzij in een afzonderlijke bijlagenvermelding onderaan.

Je begint de bijlagenvermelding met het woord ‘Bijlage’ of ‘Bijlagen’, gevolgd door een dubbelpunt.

Daarna noteer je het aantal bijlagen en de titel(s) ervan.

Bijlagen: 2 (bestelbon, factuur)

Bijlage: afschrift diploma

Je zet de bijlagenvermelding op één van de volgende plaatsen:

− links, na twee witregels onder de functiebenaming, of

− rechts, op dezelfde regel als de geprinte/getypte naam van de ondertekenaar.

Bij een mail worden bijlagen toegevoegd via de paperclip.


Bijlagen zijn bestanden (foto’s, spreadsheets, lijsten …) die aan e-mail zijn gekoppeld.

Stuur bijlagen enkel door als ze echt relevant en nuttig zijn. Te vaak worden te veel en te

omvangrijke bijlagen verstuurd: zo geraken de mailboxen overvol en verliest de ontvanger kostbare

tijd.

Indien je niet wilt dat jouw documenten in de bijlage worden gewijzigd, plaats je ze in een pdf-

bestand.

In een begeleidende e-mail vermeld je steeds de korte inhoud en de relevantie van de doorgestuurde

bijlagen. Verstuur nooit enkel een bijlage zonder een begeleidend schrijven! En … vergeet niet je

bijlagen mee te sturen als je dat in je mail belooft! Jammer genoeg wordt vaak gezondigd tegen deze

belangrijke regel.

2.2.13 De kopiegerechtigden (regel 39)

Als je een kopie aan derden stuurt, schrijf je ‘kopie’, gevolgd door een dubbelpunt en de namen van

de kopiegerechtigden.

Kopie: An Smets, Barend Burger

In een brief zonder bijlagenvermelding zet je de kopiegerechtigden op één van de volgende plaatsen:

− links, na twee witregels onder de functiebenaming, of

− rechts, op dezelfde regel als de geprinte of getypte naam van de ondertekenaar.

Bijlagenvermelding links � kopiegerechtigden na een witregel onder de

bijlagenvermelding.

Bijlagenvermelding rechts � kopiegerechtigden links, na twee witregels onder de

f unctiebenaming.


Onder 2.2.2 Adres - Bestemmeling werd al uitgelegd wanneer ‘cc’ en ‘bcc’ wordt gebruikt.

2.2.14 De voettekst (regel 40)

Onderaan, in een voetruimte, kun je een aantal gegevens opnemen als die niet in het briefhoofd

voorkomen. Een lijst van die gegevens vind je hierboven onder “Het briefhoofd”. Zet deze

voettekst tegen de linkermarge.

2.2.15 De brief met vervolgblad

In een brief die meer dan één pagina beslaat, markeer je de achtereenvolgende pagina’s als volgt:

• Op de eerste pagina, rechts onder de laatste tekstregel, zet je een vervolgaanduiding in de

vorm van drie punten: ‘. . .’.

• Op de tweede pagina, bovenaan rechts, zet je het paginanummer: ‘2’.

• Op eventuele volgende pagina’s pas je een soortgelijk systeem toe.

2.2.16 Opmaak algemeen - lettertype

Zorg voor een nette en evenwichtige opmaak. Let op de verplichte witregels tussen de

onderdelen.


Langere teksten (verslagen, eindwerken) die worden gelezen als ze afgedrukt zijn, worden bij

voorkeur in een geschreefd8 lettertype (Garamond, Times New Roman) geschreven. Kortere

teksten (brieven) lezen het vlotst in een ongeschreefd lettertype (Verdana, Arial)

Woorden die je als schrijver wilt benadrukken, worden in vet geplaatst, niet onderstreept of in

hoofdletters (kapitalen) geschreven.

Streef naar een sobere lay-out.

Teksten op een beeldscherm (mails, PowerPointdia’s …) worden altijd in een schreefloos lettertype

(Verdana, Arial …) geschreven. Schreefloze letters zorgen ervoor dat de lezer de tekst gemakkelijk

en met meer begrip leest omdat die niet schemeren op het scherm.

Maak de mail niet te lang. Zorg ervoor dat de ontvanger niet te vaak moet scrollen om de volledige

mail te lezen.

Aangezien een mail gelezen wordt op een beeldscherm en aangezien het minder gemakkelijk is om

te lezen op een beeldscherm, moet de tekst rustiger ogen. Er moet daarom meer witruimte zijn dan

in een normale brief.

Zorg voor een sobere lay-out.

*** en _________ worden slechts uitzonderlijk gebruikt.

WOORDEN IN KAPITALEN worden totaal vermeden in zakelijke correspondentie omdat ze

schreeuwerig overkomen (cf. chattaal).

2.3 Antwoord op e-mail

De reply-functie is handig.

Een andere mogelijkheid is te knippen in de oorspronkelijke mail. Laat enkel de specifieke tekst

staan waarop je effectief reageert om verwarring en nutteloze lange e-mails te vermijden.

Indien je enkel vragen moet beantwoorden, kun je je antwoorden in de oorspronkelijke mail na de

vragen in een ander kleur schrijven. Maar … kleuren of lettertypes vallen weg indien ontvangers hun

mail niet in html of rich text lezen.

8 Een geschreefd lettertype is een lettertype met voetjes/ schreven, een ongeschreefd een lettertype zonder

voetjes/schreven. Vergelijk bv. de ‘n’ van Times Roman (geschreefd) met de ‘n’ van Arial (ongeschreefd).


3 Inhoud en structuur

Een heldere zakenbrief opstellen, levert vaak moeilijkheden op. Toch zijn de meeste brieven

variaties op hetzelfde stramien.

Het is niet verstandig een zakelijke brief voor de vuist weg te schrijven. Een planmatige aanpak is

noodzakelijk. Je stelt jezelf de volgende cruciale vragen:

- Wat is de centrale boodschap?

- Wat is het doel?

Wat wil je bereiken? Wil je iemand informeren, een vraag stellen, een gunst

vragen, een (gevraagde of ongevraagde) reactie geven, een klacht uiten...? In de

meeste handelsbrieven wil men iemand aanzetten tot een of andere handeling of

wil men informatie uitwisselen.

- Wie is de lezer?

- Welke vragen stelt de lezer zich bij mijn centrale boodschap?

- Wat moet de inhoud van de brief zijn?

- Welke structuur is logisch voor deze brief?

Weet dus 1/ voor wie je schrijft;

2/ wat je wilt bereiken;

3/ hoe je dat het beste kunt aanpakken.

Een brief is een middel om een boodschap over te brengen. Uiteraard is de inhoud van die

boodschap het belangrijkste. De brief kan echter veel over de afzender verraden. Spelfouten,

taalfouten, doorhalingen of een slordig vel papier geven negatieve informatie over de afzender en

beïnvloeden de boodschap.

In een gesprek kan de spreker misverstanden uit de weg ruimen, onduidelijkheden toelichten en

vragen beantwoorden. Aan een brief die eenmaal is verstuurd, valt niets meer te veranderen.

Hierna volgen een aantal wenken om de inhoud van een zakelijke brief optimaal te verzorgen.

Let ook op de toon van je brief. De toon van een klacht is anders dan die van een offerte. De

verkeerde toon kan tot een ongewenst resultaat leiden.

Maak van de brief die je moet schrijven een schema op (een lijstje van de punten die zeker in de

brief vermeld moeten worden).


Een goede brief heeft doorgaans drie delen:

• inleiding

• middenstuk

• slot

3.1 Inleiding

3.1.1 Inhoud

o Wie ben je?

o (Waar woon je? Wat doe je?)

o In welke hoedanigheid/status/functie schrijf je?

o Wat is het doel van je brief?

De eerste alinea is een van de belangrijkste voorkeursplaatsen in brieven. Een goede inleiding biedt -

naast de omschrijving van jezelf - helderheid over het doel en de inhoud. Deze alinea krijgt dan ook

veel aandacht van de lezer. Hij bepaalt op basis van de eerste alinea of de brief relevant en

interessant is. Enkele voorbeelden:

• Schets van wie je bent of tot welke groep je hoort:

Als student 2 ba Ingenieurswetenschappen, opleiding chemie, heb ik ervoor gekozen …

Als inwoner van Gent neem ik elke ochtend vanaf het Rabot lijn 11 naar de scholencampus van de

Universiteit Gent - Campus Plateau.

Sinds twee jaar ben ik studentenverantwoordelijke voor …

Als voorzitter van de toneelvereniging …

Met de studentenvereniging Hermes wensen wij in de maand december een sollicitatietraining te organiseren en

daarom …

In het voorjaar van 20… willen wij met de leden van de turnclub ‘Willen is kunnen’ een kennismakingsdag

in het kleuteronderwijs inrichten …

• Geef kort de bedoeling weer van je brief:

Sinds drie dagen is er een probleem opgedoken in de studentenhome Willem-Alexander, gelegen in de

Kortrijksesteenweg 42 in Gent. Elke avond is er veel lawaai in enkele kamers, ook na 22u. Is het mogelijk

dat iemand van de dienst Comfort en Veiligheid de kamers komt inspecteren en de lawaaimakers erop wijst

dat …

Kunnen wij rekenen op logistieke of financiële steun van de stad voor de inrichting van de kennismakingsdag

van de …?

Vorige week maandag, 13 mei 20… - op de Special Veggie-dag - heb ik een groentenburger gekocht in het

studentenrestaurant Bite Nice aan de Zuid van Gent. Toen ik die at, proefde ik al een vreemde smaak. ’s

Avonds ben ik echter onwel geworden. Mijn buikklachten werden erger en toen ben ik naar de spoedafdeling


van het ziekenhuis UZ gegaan waar men een voedselvergiftiging vaststelde. Kunt u de leverancier van de

groentenburger contacteren en over het voorval informeren? Is er een mogelijkheid dat ik een schadevergoeding

van de leverancier ontvang?

• Aanleiding van de brief (gesprek, voorval, eerdere brief…), inclusief concrete datum:

Tijdens ons gesprek van 25 september 20…

In september 20… is uw polis gewijzigd…

In uw brief van 25 september 20… geeft u aan dat u …

• Onderwerp van de brief:

In zakelijke communicatie geeft men de voorkeur aan één onderwerp per brief. Als je een

klacht en een prijsofferte in één brief zet, loop je het gevaar dat de lezer één van de twee

onderwerpen mist. Wanneer je veel en gevarieerde informatie moet doorgeven, doe je dat bij

voorkeur met bijlagen.

Tijdens ons gesprek van 25 september 20… bespraken wij uw huisvesting.

In september 20… is uw polis gewijzigd.

In uw brief van 25 september 20… geeft u aan dat u zich zorgen maakt over uw nalatenschap.

• Doel van de brief:

Tijdens ons gesprek van 25 september 20… bespraken wij uw huisvesting. In deze brief informeren wij u

graag over de mogelijkheden die wij u kunnen bieden.

In september 20… is uw polis gewijzigd. In deze brief bevestigen wij deze wijzigingen aan u.

In uw brief van 25 september 20… geeft u aan dat u zich zorgen maakt over uw nalatenschap. Wij vinden

het belangrijk uw bezorgdheid weg te nemen en stellen daarom de volgende aanpassingen voor.

Als de brief aan de lange kant is of als er meerdere onderwerpen aan bod komen, voeg je een vierde

component toe aan de inleidende alinea. Je geeft in dit geval een structuuraanwijzing aan. Daarmee

wordt de opbouw van de brief toegelicht.

Op 25 september 20… hebben wij uw pensioenregeling besproken. In deze brief geven wij u graag een

overzicht van een aantal noodzakelijke aanpassingen. Allereerst informeren wij u over de recente

wetswijzigingen, vervolgens leest u ons advies voor een optimaal pensioen in de toekomst.

3.1.2 Goede beginzinnen

Goede functionele openingszinnen voor de volgende briefsituaties zijn bv.

- om de geadresseerde te bedanken:

Vriendelijk dank voor uw sollicitatiebrief, die ik met belangstelling heb gelezen.

Dank u voor uw offerte, waarover ik nog enkele vragen heb.


- om volgende onderwerpen kort aan te kondigen:

(berekening salaris)

U vroeg ons om een toelichting op de berekening van uw salaris. Graag geef ik u hierover de

gevraagde uitleg.

(formulier toesturen)

Graag ontving ik van u een inschrijvingsformulier voor de workshop.

(afspraak bevestigen)

Graag bevestig ik hieronder de afspraak die wij hebben gemaakt tijdens onze bespreking van 19

oktober 20…

((voorstel tot) uitbreiden van verzekeringspakket)

Kort geleden sprak ik met u over de mogelijkheden om uw verzekeringspakket uit te breiden. Om u

van dienst te zijn, vat ik deze mogelijkheden hieronder nog eens schriftelijk voor u samen.

(bevestigen telefoongesprek over congres)

Ons telefoongesprek van vorige week heb ik als plezierig en verhelderend ervaren. Zoals toegezegd,

stuur ik u hierbij uitgebreide congresinformatie.

(openingsuren garage (nu ook ‘s avonds))

Wist u dat u voortaan ook ’s avonds terecht kunt in onze garage? De openingsuren op werkdagen

zijn verruimd tot 21 uur. In het weekend zijn we tot 22 uur open.

(levering is niet meer in voorraad)

Het beeldscherm dat u hebt besteld, is niet meer leverbaar. Wij hebben echter een vergelijkbaar

beeldscherm in voorraad, met een zeer gunstige prijs-kwaliteitverhouding.

(reis die niet doorgaat)

De reis waarvoor u zich hebt ingeschreven, kan gezien het gering aantal aanmeldingen helaas

niet doorgaan.

3.2 Middenstuk, kern van de brief

o Waarover gaat het?

o Wat moet er gebeuren?

De kern van de brief bestaat uit een of meerdere alinea’s. Hierin zet je de essentie van de brief uiteen

en werk je uit wat in de inleiding is aangekondigd.

Voor alle soorten brieven maak je zelf een indeling. Naast de inhoud van de openings- en slotalinea,

bepaal je vooraf welke informatie je in welke volgorde opneemt in de kern van de brief.

Enkele praktische aanwijzingen:

- Kom snel ter zake (bv. wat is de precieze klacht, het precieze verzoek …).

- Geef concrete en relevante informatie.

- Deel de brief in korte alinea’s in.


- Gebruik zo nodig tussenkoppen.

- Zorg ervoor dat de alinea’s logisch en soepel op elkaar volgen.

- Houd de brief kort; een gemiddelde zakelijke brief is niet langer dan één of anderhalf A4.

- Is meer tekst nodig, overweeg dan een ander communicatiemiddel of splits de brief in

meerdere brieven.

3.3 Slot

3.3.1 Inhoud

° Herhaling en afsluiting

Een goede afsluiting van de brief is belangrijk. Ook het slot van de brief is een voorkeursplaats, die

de lezer in principe intensiever leest dan de kern van de brief.

Geef in de laatste alinea aan wat je van de lezer verwacht, wat een volgend contactmoment is of hoe

het nu verder gaat.

Maak duidelijk wat het voordeel of resultaat voor de lezer is. Geef de lezer – als het even kan – het

gevoel dat hij belangrijk is voor je. Zeg dat je met plezier iets voor hem gedaan hebt, of dat je uitkijkt

naar een volgende ontmoeting.

Concreet bevat het slot de volgende componenten:

- een concrete (vervolg)actie;

- het resultaat daarvan voor de lezer;

- een knipoog naar de relatie die je met de lezer hebt (maak hem belangrijk).

Voorbeelden:

Wilt u deze brief voor akkoord ondertekenen en aan ons terugsturen? Direct daarna starten wij met de

uitwerking van de gepresenteerde ideeën. Wij zien uit naar een plezierige samenwerking met u en rekenen op

een succesvolle reclamecampagne voor Deriax.

Het is belangrijk dat u een weloverwogen beslissing neemt over deze investering. Op 1 april neem ik daarom

de plannen nog eens grondig met u door. Mocht u vóór die tijd al vragen hebben, belt u ons dan gerust.

Wij stellen uw belangstelling voor onze organisatie zeer op prijs en maken graag persoonlijk kennis met u.

Binnen twee weken nemen wij contact met u op om een afspraak te maken, waarin wij graag samen

vaststellen op welke wijze wij uw kapitaal naar uw wensen kunnen beleggen.

3.3.2 Goede slotzinnen

Goede functionele slotzinnen voor de volgende briefsituaties zijn bv.:

- om een verzoek te laten inwilligen:

Wij hopen dat de stad ons initiatief wil steunen zodat de kennismakingsdag voor starters in onze

lokale bedrijven een succes zal worden.

Hartelijk dank voor uw reactie.


Ik dank u alvast voor uw antwoord.

Bij een verzoek druk je de hoop uit dat je spoedig antwoord zult krijgen en/of dat je

verzoek ingewilligd wordt.

- om een oplossing te krijgen bij een klacht:

Ik hoop dat u bereid bent om het probleem van lawaaihinder in de studentenkamers te bekijken en

om naar een oplossing te zoeken.

Wij hopen spoedig van u een antwoord te ontvangen en zijn ervan overtuigd dat u ons een

aanvaardbaar alternatief kunt bieden.

Hartelijk dank om mijn klacht te bekijken. Ik kijk uit naar uw antwoord.

Bij een klacht formuleer je de hoop dat je antwoord krijgt en/of uitleg krijgt over het

probleem en/of een oplossing wordt voorgesteld. In geen geval stel je eisen!

- om verder contact te stimuleren:

Hebt u nog vragen over …, belt u dan gerust. U kunt me steeds bereiken op … (tijd,

telefoonnummer).

- om servicegerichtheid uit te stralen:

Wilt u meer weten over onze …., dan kunt u steeds contact opnemen met de afdeling…,

telefoonnummer …. De medewerkers van deze afdeling informeren u graag over de verdere

mogelijkheden en tarieven.

- om te verwijzen naar de toekomst:

Graag tot ziens op … (datum).

Ik zie uit naar een prettige samenwerking.

Graag licht ik mijn voorstel mondeling toe. Ik bel u daarom binnenkort om een afspraak te maken.

- om de lezer te bedanken:

Alvast vriendelijk dank voor uw medewerking.

Rest mij u vriendelijk te danken voor uw offerteaanvraag.

Vriendelijk dank voor uw aandacht.

- om de lezer iets toe te wensen:

Wij wensen u zeer goede zaken toe.

Veel succes in uw nieuwe functie.

Tot slot wens ik u alvast een prettige vakantie.


Mail - omgekeerde piramide-structuur

Aangezien een e-mail - op beeldscherm - sneller wordt gelezen dan een normale brief is de

omgekeerde piramidestructuur (=het belangrijkste vooraan) belangrijk:

Mails worden snel gelezen en de lezer moet in één oogopslag weten waarover de mail gaat, wat het

verzoek is. De eerste alinea is daarom erg belangrijk. De laatste regel krijgt dan ook weer extra

aandacht: daar moet duidelijk worden gemaakt welke reactie je van de lezer verwacht.

Eerste alinea = slot, conclusie, dringend verzoek, duidelijke afspraak

Middenstuk = opbouw, details, argumentatie

Laatste alinea = herhaling slot, conclusie

Feedbackservice: bij wie en voor wanneer is reactie nodig? Indien je reactie vraagt op een ander

mailadres dan dat van afzender, geef dadelijk het antwoordmailadres op zodat de ontvanger enkel

daarop hoeft te klikken.

Schrijf slechts één onderwerp per mail. Bij verschillende onderwerpen is het beter om

verschillende mails te zenden. Zo kunnen de mails gemakkelijker en duidelijker worden gearchiveerd

en kan de ontvanger sneller antwoorden.

In een ideale mail telt een alinea maximum vijf regels en zijn er witregels tussen de verschillende

alinea’s. De volledige mail zou idealiter op één beeldscherm moeten passen.

Indien het mailbericht langer is dan twee schermhoogtes, geef dan vooraf aan wat er zal volgen

(ZZZ)

In dit bericht krijgt u informatie over:

- de exacte vertrektijd

- de gewenste kledij

- het programma

- de kosten


4 Schrijfstijl en taal

(Foute) voorbeeldmail van student ter illustratie

----- Original Message -----

From: Jantjemantje

To: [email protected]

Sent: Mon, 21 Jan 20... 16:41

Subject: vraagske

hey

me jan de man hier

ik zit nu in de examen van het industrieel ingenieur en het valt

nie mee!

daarom zou ik overwegen om na de examen, dus in feb te veranderen van richting!

k zou automechaniek willen volgen.

da wou ik wel vanaf het begin maar wou toch eens proberen voor industrieel.

daarmee da ik nu wel zou willen veranderen.

ik heb al eens geinformeert en het kan dus perfect zeggen ze.

mij ok maar wat gebeurt er dan met de vakken van het eerste sem?

kan ik problemen hebben me de lessen van het tweede sem omdat ik het eerste nie

bij den automechaniek heb gevolgt?

wat moet er exact gebeuren: nota's, boeken,...

ik heb dus wa vragen.

graag een helpende hand daarin.

merci al voor het lezen.

jan de man

4.1 Schrijfstijl

Een e-mail en een brief worden in dezelfde schrijfstijl geschreven.

(Te vergelijken met thema’s behandeld in de module Schrijven, algemeen)

Een klantvriendelijke brief geeft de klant het gevoel dat hij met een betrouwbaar, beleefd en

competent iemand te maken heeft die persoonlijke aandacht aan hem besteedt en gericht reageert.


Deze typering kun je vertalen in volgende adviezen

- Schrijf vlot.

- Schrijf duidelijk en helder.

- Schrijf boeiend en dynamisch.

- Schrijf niet te betuttelend.

- Schrijf mild, beleefd en servicegericht.

- Schrijf persoonlijk, direct en servicegericht.

- Schrijf taalkundig correct.

4.1.1 Schrijf vlot

Schrijf niet te omslachtig, niet te formeel maar ook niet te informeel

Vroeger werden vaak bloemrijke brieven geschreven met cliché-uitdrukkingen en veel overbodige

woorden. Vaak schrijft men nog te omslachtig, formeel en archaïsch.

Te formeel en archaïsch

Naar aanleiding van uw verzoek kunnen wij u mededelen dat het inderdaad in onze

bedoeling ligt om, conform ons akkoord gegeven tijdens de laatste bestuursvergadering in

september jl., u eind oktober een document te doen toekomen over het opleggen van de

bezuinigingsmaatregelen betreffende de subsidies van het toneelgezelschap Kiwi-Mango.

Naar verwachting zal het document u eind oktober bereiken.

Gelieve ons per omgaande te bevestigen voor akkoord en ons een voorschot te willen

overmaken van 100 EUR, teneinde wij met uw bestelling kunnen aanvangen.

Bij deze deel ik u mede dat ik mijn ongenoegen wens te uiten aangaande de installatie

van de elektronische kerstboom op de Grote Markt van Brussel.

Beter want vlotter en minder archaïsch

Het is inderdaad onze bedoeling u eind oktober een document te bezorgen over de

bezuinigingsmaatregelen van de subsidies van het toneelgezelschap Kiwi-Mango.

Wij geven uw bestelling door, zodra u ons de offerte ondertekend teruggestuurd hebt en een

voorschot van 100 EUR betaald heeft.

Als inwoner van Brussel wil ik mijn ongenoegen uiten over de installatie van de

elektronische kerstboom op de Grote Markt.

Schrijf geen clichés in het begin en op het einde van een brief

Jammer genoeg staan aan het begin van brieven vaak inhoudsloze en dus overbodige cliché-

introducties. Het is echter jammer om zo’n belangrijke plaats als het begin van een brief te verspelen

aan loze clichés, die op lezers bovendien een ongeïnteresseerde indruk maken.


Voorbeelden van cliché-introducties:

Naar aanleiding van uw schrijven d.d. …

Onder verwijzing naar uw brief van ...

In aansluiting op uw telefoongesprek van ...

In antwoord op uw schrijven van ...

Bij deze delen wij u mee ...

Hierbij berichten wij ...

Wij stellen u hierbij in kennis van ...

Wij hebben de eer u te kunnen mededelen dat ...

Voor het einde van brieven geldt hetzelfde als voor het begin: er staan vaak inhoudsloze en

nietszeggende clichés, en dit terwijl het eind van de brief nu juist de plaats bij uitstek is om te werken

aan de relatie met de lezer.

Voorbeelden van clichés op het einde:

Wij zien graag zo spoedig mogelijk uw antwoord tegemoet.

Wij hopen spoedig mededelingen te ontvangen.

Wij hopen u met deze gegevens van dienst te zijn geweest.

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Inmiddels verblijven wij met de meeste hoogachting ...

In afwachting van uw reactie, teken ik ...

Schrijf echter ook niet in een te losse en vertrouwelijke, amicale toon. Een zakelijke e-mail is geen

chatbericht (zie voorbeeldmail student Jantjemantje en voorbeeldmails in 3.6 Enkele voorbeelden

van foute en goede e-mails).

4.1.2 Schrijf duidelijk en helder

Formuleer exact en helder. Wees concreet en objectief.

Geef alle nodige informatie: namen, data, plaats, nummers, klachten, fouten, wensen …

Schrijf geen te lange zinnen, geen te lange woorden, geen te ingewikkelde constructies

(tangconstructies …), geen opvultaal.

Gebruik de juiste signaal- en verwijswoorden.

Schrijf in positieve bewoordingen. Vermijd negaties en dubbele negaties.

Gebruik zo weinig mogelijk – liefst geen – afkortingen.

Schrijf niet vaag met bv. te veel modale hulpwerkwoorden.

Te twijfelend en te vaag

Ik vroeg mij af of het misschien eventueel zou kunnen dat er iemand zou komen kijken naar het

lekkende toilet, als dat mogelijk zou zijn?

Er is een probleem met de bestelling van vorige week.


� beter:

Is het mogelijk dat iemand van de hersteldienst het lekkende toilet komt nakijken?

De bestelling van 25 vulpennen van het merk Mont Blanc met referentienummer BTX 459 die op

7 juni 20... bij ons werd geleverd is niet zoals afgesproken: we hadden donkerblauwe pennen besteld

en hebben bleekgele ontvangen.

4.1.3 Schrijf boeiend en dynamisch

Schrijf beeldend omdat lezers beelden gemakkelijker kunnen vatten dan begrippen. Gebruik

concrete woorden en geef veel voorbeelden. Ook beeldspraak kan helpen tot het tekstbegrip.

Verzorg je zinsbouw en plaats nu en dan zinsdelen in inversie. In reclame- en dynamische teksten

zijn ellipsen en constructies in telegramstijl wel aanvaard.

Schrijf actief en vermijd passiefconstructies.

Vermijd passief:

Het slechte functioneren van het toilet wordt door ons betreurd.

Beter actief:

Wij betreuren dat het toilet slecht functioneert.

Werkwoordstijl9 – met dynamische werkwoorden – maakt een brief, een tekst ook boeiender en

aangenamer om te lezen.

Vermijd naamwoordstijl:

Dank voor het verlenen van de nodige informatie.

Beter werkwoordstijl:

Wij danken u alvast dat u de nodige informatie doorstuurde.

4.1.4 Schrijf niet betuttelend

Niet: De volgende drie puntjes veroorzaken problemen: …

Beter: De volgende drie punten veroorzaken problemen: …

4.1.5 Schrijf mild, beleefd en servicegericht

Vermijd gebruik van ‘gelieve’.

Te dwingend

Gelieve zo spoedig mogelijk de juiste goederen te leveren.

Milder

Wij zouden het op prijs stellen indien u spoedig de juiste goederen zou leveren.

Verleen service aan de klant.

Niet servicegericht

Factuur 235d is nog steeds niet betaald. Wij vragen u de betaling dringend in orde te maken.

9 Werkwoordstijl wordt uitgelegd in handboek Schrijven: van verslag tot eindwerk - Hoofdstuk 4 - 2.2 Dynamisch?


Servicegericht

Factuur 235d is nog steeds niet betaald. Heeft u vragen of is er een dringende reden waarom u

niet heeft betaald? Neem dan gerust contact op met ons. U kunt ons steeds bereiken via het

telefoonnummer 02 586 00 69. In de bijlage vindt u een kopie van de originele factuur.

4.1.6 Schrijf persoonlijk, direct en lezersgericht

Persoonlijk schrijven bereik je als je lezersgericht schrijft en als je de klant zeer positief benadert.

Gebruik vooral de tegenwoordige tijd en de directe aanspreekvorm. Zo kies je voor een hedendaagse

en persoonlijke stijl.

Wij voelen met u mee en bieden u dan ook de volgende oplossing.

U laat ons weten niet tevreden te zijn over uw aankoop.

4.1.7 Ik en wij

De ik-vorm mag worden gebruikt, maar vermijd het om elke zin met ‘ik’ te laten beginnen. Indien je

in naam van een groep of een bedrijf spreekt, schrijf dan ‘wij’.

Voorbeeld foute mail met te veel ‘ik’ - te vaag onderwerp - foute aanspreking

Onderwerp: Probleem

Beste

Ik ben Jan Martens uit eerste bachelor informatica.

Ik was ingeschreven in de groep elektromechanica maar ik ben in januari overgestapt naar informatica.

Ik heb gezien dat ik voor Ingenieursproject nog altijd in de lijst van elektromechanica sta. Kunt u dat in orde

maken?

Ik dank u alvast.

Vriendelijke groeten

Jan Martens

4.2 Taal

Schrijf correct Nederlands, niet te informeel maar ook niet te formeel.

Schrijf geen tikfouten. Herlees je brief/mail enkele keren of laat belangrijke correspondentie nalezen

door iemand anders: die vindt meestal wel slordige tikfouten terwijl jij - de schrijver - daarover leest.


Schrijf zo volledig mogelijk.

niet Voorstel akkoord

beter Ik ga akkoord met je voorstel de vergadering te verzetten naar 3 mei.

Mailen is niet gelijk aan chatten. Mailtaal is geen chattaal.

Gebruik

• geen chattaal niet hoest

kvinda

nie goe

• geen slang

• geen emoticons

� Emoties en emoticons

Boos, blij, beledigd, brutaal of braaf?

Emoticons of smileys geven uitdrukking aan alle mogelijke emoties.

Enkele voorbeelden:

:-) schrijver voelt zich goed :-( schrijver voelt zich slecht

;-) knipoog, grapje >:-> sarcastisch duiveltje

:-x lippen van schrijver verzegeld 8-) ‘vakantie’

5:-) ‘Elvis’ 0-) ‘duiken’

8:-) ‘Mickey’ :-@ ‘ik zweer het’

8-* ‘spicy’ (8-0 Mr.Gates

:-0 ‘wow’

Emoticons en ongebruikelijke afkortingen (cf. chat: btw/lol/rofl/b4n/

cul/awc/motos/motss/l8r/dk/cmiiw/ttfn …) maken de berichten minder

formeel, minder beleefd en veel informeler en worden daarom nooit

gebruikt in zakelijke correspondentie. Ze kunnen enkel in een informele

mail verschijnen.

4.3 Nog enkele laatste e-mailtips

• Gebruik de ‘dringend’-toets niet te vaak. Enkel bij echt dringende gevallen is dit geoorloofd.


• Doorstuurfunctie en copyright

Stuur niet zomaar berichten naar anderen door.

Bij citaat van iemands woorden/zinnen vraag je aan de oorspronkelijke schrijver

steeds toelating.

• Links

Adres begint steeds met http of https:

http://www.leukecommunicatielessen.be

Indien je een link doorstuurt, vat dan steeds de belangrijkste informatie over de

link in de e-mail kort samen.

• Volgens vele communicatiespecialisten zou het doel van een e-mail zijn om vragen te stellen,

vragen te beantwoorden en ‘ja’ zeggen. Te veel kritiek en te veel ‘neens’ behandel je beter in

een face-to-face-gesprek of aan de telefoon.

• Beantwoord de berichten snel. Binnen de drie werkdagen is de regel.

• Mail niet te snel. Schrijf eerst je mail en vul dan pas de naam van ontvanger in. Zo vermijd je

dat je je mail te snel (lees: te impulsief) verzendt. Lees de boodschap nog twee keer door

vooraleer je hem verstuurt.

• Schrijf nooit een mail als je boos bent.

• Citeer de voorafgaande mail wanneer je antwoordt op vragen of verzoeken.

• Zend geen grote bestanden of bijlage door zonder dit vooraf te melden.

• Wees voorzichtig met ‘allen beantwoorden’. ‘Reply all’ komt zeer arrogant over. Schrijf enkel

mails naar wie je mail echt aanbelangt. Vermijd ballast.

• Denk eraan dat e-mail niet altijd privé - juister nog: meestal nooit privé - is.

• Controleer vaak of je mail hebt, orden je mailbox tijdig (mails archiveren of verwijderen).


4.5 Samengevat

Een correcte brief/e-mail:

− omvat een exact onderwerp (niet: betreft: … of onderwerp: …) met

vermelding van bestelnummer, factuur, beschrijving probleem …

− is persoonlijk en bevat een persoonlijke, vriendelijke aanspreking en

een persoonlijke ondertekening

(met naam, niet enkel de firmanaam)

− is taalkundig juist

− bevat geen negatieve taal

− bevat geen afkortingen

− wordt geschreven op een vriendelijke, niet-dwingende, niet-agressieve toon

− is servicegericht en stelt een oplossing voor bij problemen

− is exact: Levering, probleem wordt precies omschreven.

Datum van de levering of van de factuur wordt vermeld.

Exact bestelnummer, factuurnummer … wordt opgegeven.


5 E-mailetiquette van onze faculteit

Checklist voor goede zakelijke e-mails 1 Is je e-mail wel nodig? Misschien staat de uitleg op Minerva of op www.ugent.be/ea. Je kan je vraag ook persoonlijk stellen aan de lesgever, voor of na de les. 2 Heb je jouw UGent-e-mailadres gebruikt?

3 Heb je een kort en overzichtelijk onderwerp ingevuld?

Naast de exacte benaming van het opleidingsonderdeel - zoals op de studiefiche - vermeld je

ook een korte omschrijving van je vraag. Voorbeelden: Natuurkunde II - vraag over Hoofdstuk 3

Wiskunde 3 - vraag leerstof examen

Informatica II - probleem groepswerk

Instrumentele analyse II - onduidelijkheid opdracht

4 Heb je een gepaste aanspreking gekozen? Schrijf naar lesgevers en andere universitaire medewerkers steeds met de familienaam (indien je die kent), voorafgegaan door hun academische titel, ‘heer’ of ‘mevrouw’. Schrijf nooit enkel ‘Geachte’ of ‘Beste’. Begin je e-mail bv. met ‘Geachte professor’, ‘Beste docent’, ‘Beste medewerkers van de facultaire studentenadministratie’ of beter, want persoonlijker: ‘Geachte professor De Grauwe’, ‘Beste mevrouw De Keyser’. 5 Is de vorm verzorgd? Schrijf normale hoofdletters en leestekens, geen woorden volledig in KAPITALEN, geen uitroeptekens, geen dialect. 6 Heb je de bijlage - indien nodig - wel degelijk ingesloten? 7 Heb je een gepaste slotgroet gebruikt? Onderteken met ‘Met vriendelijke groeten’, ‘Met vriendelijke groet’ ... en niet met ‘m.v.g.’ of de onbestaande afkorting ‘gr.’ 8 Heb je jouw e-mail ondertekend met voornaam, familienaam en opleiding? Gebruik gerust de bestaande afkortingen: ir. voor burgerlijk ingenieur, ing. voor industrieel ingenieur, maar vermeld wel dat je nog student bent. Indien je een keer een digitale handtekening maakt, kan je die steeds blijven gebruiken. Voorbeelden: Liesbeth De Lange Nathan Maeterlinck

Student ba ir. – bouwkunde Student ba ing. – industrieel ontwerpen

Nina Bloem Thom Barnabiski

Student ma ing. – chemie Student ma ir. – architect – stadontwerp en architectuur

9 Heb je je e-mail ten minste twee keer nagelezen zodat je zeker bent dat je e-mail geen tik- en

taalfouten bevat?


6 Enkele voorbeelden van foute en goede e-mails

6.1 Student overweegt om van richting/opleiding te veranderen.

* Betere versie van foute e-mail (van Jantjemantje naar professor Van Alboom - 3.4

Schrijfstijl en taal) nu wel persoonlijk, neutraal, beleefd, informatief

Overstap van academische bachelor elektromechanica naar professionele bachelor automechanica?

Geachte professor Van Alboom,

Na de eerste examenperiode in 1 bachelor Toegepaste Ingenieurswetenschappen overweeg ik om

over te stappen naar de richting professionele bachelor automechanica. Het niveau van de

academische bachelor is voor mij duidelijk te hoog.

Tot wie moet ik mij richten voor de verdere praktische regelingen i.v.m. syllabi, gemiste practica van

het eerste - gemiste - semester?

Hartelijk dank alvast voor verdere uitleg.

Vriendelijke groeten,

Jan De Man – Bachelor Toegepaste Ingenieurswetenschappen

6.2 Student meldt dat studentenlijst niet up-to-date is

* Betere versie van minder verzorgde mail (van Jan Martens - 3.4 Schrijfstijl en taal - 3.4.1.7

Ik en wij)

Studentenlijsten 2 bachelor informatica

Geachte mevrouw Derycke

In het begin van het academiejaar 20...-20... was ik ingeschreven in tweede bachelor elektromechanica. Na de

examenperiode in januari ben ik overgestapt naar de opleiding informatica. Tijdens de lessen van Multidisciplinair

Ingenieursproject heb ik geconstateerd dat mijn naam nog steeds op de studentenlijst van elektromechanica staat.

Kunt u dit aanpassen a.u.b.?

Hartelijk dank alvast.

Vriendelijke groeten

Jan Martens

Bachelor Ingenieurswetenschappen - informatica (tot en met januari 20... nog elektromechanica)


6.3 Student zal stoppen met zijn opleiding

* Foute sms-taal, onpersoonlijk, compleet onleesbaar

Hey, Ik ga der me stoppe, want kheb al teveel afsprake gemist en tamelijk cruciale, en ook met die

test diek ni kunne meemaken eb. Dusja...

Paul

* Beter: neutrale en formele toon, beleefd, persoonlijk (verzender en geadresseerde),

goede zinsbouw

Stopzetting opleiding Bachelor Ingenieurswetenschappen

Geachte heer De Wilde,

Na lang twijfelen, heb ik besloten om te stoppen met mijn opleiding. Dat lijkt me het best, aangezien ik al

veel belangrijke afspraken heb gemist en ik ook de voorbije test niet heb kunnen maken. Bedankt voor uw

begrip.


Paul Duparc

1 bachelor Ingenieurswetenschappen

6.4 Student maakt afspraak met docent voor examen

*Aanspreking van docent met voornaam, onvolledig, te informeel en niet exact

Hallo Marc,

Ik ga proberen om in de voormiddag te komen en anders is het net na de middag!

Groetjes,

Boas Decorte

* Beter: persoonlijk, volledig, formeel en duidelijk

Examen statistiek – aanwezigheid

Geachte docent,

Op maandag 13 juni 20… zal ik ten laatste om 14 uur op het examen Statistiek aanwezig zijn, in lokaal

B412.

Vriendelijke groeten,

Boas Decorte

Bachelor Ingenieurswetenschappen – Toegepaste natuurkunde


6.5 Student meldt aan docent dat hij taak heeft ingediend

* Onpersoonlijk, geen hoofdletter in begin, emoticons, slechte stijl, telkens ‘ik’, geen

volwaardige zin, slordige en foute taal (niet nagelezen), ‘je’ ten opzichte van de docent

Hallo

ik studeer bij mijn ma, en heb daar geen pc, ik dus nu pas mijn mailbox -:) Ik heb mijn map al

ingediend en weet niet of ik het precies gedaan heb zoals het moet. Ik hoop dat het in orde zal zijn,

maar je zal het wel zien.


Charel

* Beter: persoonlijk (afzender en geadresseerde), goede zinsbouw, goede stijl, exacte

en duidelijke taal, beleefd en formeel

Indienen portfolio Bedrijfskunde

Geachte mevrouw Vermeersch

Mijn excuses voor mijn late reactie: nu pas lees ik uw mail. Ik heb mijn portfolio van Bedrijfskunde al

ingediend. Hopelijk heb ik de opdracht goed uitgevoerd.


Charel Vandenparadijze

Bachelor Elektriciteit


7 Soorten brieven in een handelstransactie

Er zijn veel soorten brieven. In handelstransacties komen bijvoorbeeld de volgende brieven vaak

voor:

Klant Leverancier

prijsaanvraag

offerte

tegenofferte

antwoord op offerte

bestelbrief

bevestiging bestelling

bericht van verzending

betalingsbericht

bevestiging betaling

Daarnaast bestaan nog:

de klachtenbrief

de klachtenbehandeling

het rappel

geldbrieven

uitnodigingen

goednieuwsbrieven

slechtnieuwsbrieven

...


7.1 De prijsaanvraag

Als goed zakenman bestel je niet zo maar in het wilde weg wat je nodig hebt. Voor je over een

aankoop een beslissing neemt, ga je bij verschillende leveranciers informatie verzamelen over hun

goederen, diensten, prijzen ...

Het briefplan is hier vrij eenvoudig:

• inleiding:

- reden van de aanvraag

(door mooie zaak voor te spiegelen, krijg je aandacht van de verkoper);

• midden:

- aanvraag voor prijslijst of catalogus of verzoek om offerte voor specifiek product

of diensten of vraag naar advies vertegenwoordiger;

- precisering van de aard van goederen of diensten;

- voorwaarden;

- argumentatie om gunstige voorwaarden te krijgen;

• slot:

- vraag naar gunstig antwoord;

- formulering van dankformule.


Voorbeeld prijsaanvraag

F. & L. DE BELDER - meester-kleermakers Brusselsesteenweg 110

9000 Gent www.debelder.com

tel. en fax: 09 345.67.99

HR Gent 154 896 KB 403-0786454-33 btw: BE 127867763

Italux Koningstraat 16 1000 BRUSSEL uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk bijlage(n) Gent FDB/adj/23 1 13.05.20… Prijsaanvraag Beste heer, beste mevrouw, Het bestuurscomité van een harmonie gaf ons opdracht 100 uniformen te vervaardigen. Kan u ons uw voorwaarden voor de levering van de volgende goederen toezenden? 350 m donkerblauwe wol, superfijn, CIELO, breedte 1.40m Wij werken al jaren met superfijne wol waarvan de kwaliteit onze klanten heeft overtuigd. Uw kwaliteit stemt toch overeen met het ingesloten staal? De uniformen moeten uiterlijk op 21 december 20... klaar zijn. U begrijpt dat wij de stof vóór 15 november nodig hebben. Kunnen wij op een interessante offerte rekenen? Met vriendelijke groeten, Frans De Belder Zaakleider Bijlage: 1 staaltje CIELO


7.2 De offerte (als reactie op prijsvraag)

Bekijk nu de situatie van de andere kant: je probeert iets te verkopen en stuurt een offerte naar een

potentiële klant.

De offerte kan een reactie zijn op een prijsvraag. In dat geval moet je zo concreet mogelijk

antwoorden op de brief met prijsaanvraag. Extra informatie geven mag, maar alleen als die een

aanvulling is op wat de klant vroeg. Stuur je antwoord op de prijsaanvraag altijd onmiddellijk op,

anders lijkt het of je niet geïnteresseerd bent. Bedenk dat de klant prijsaanvraag doet bij

verschillende bedrijven. Stel je niet tevreden met het opsturen van een prijslijst of een catalogus

zonder meer. In een bijgevoegde brief tracht je de klant tot kopen aan te zetten.

Het briefplan:

• inleiding:

- ontvangstbevestiging van en dank voor prijsaanvraag;

• midden:

- verschaffing van inlichtingen;

- beschrijving en aanbeveling van producten of diensten;

- vermelding van leverings- en betalingsvoorwaarden;

• slot:

- hoop op een bestelling;

- dienstverlening in toekomst.

Vaak drukt men op de achterzijde de algemene verkoopsvoorwaarden af.

Voorbeeldbrief op de volgende pagina


Voorbeeld offerte

Italux invoer van Italiaanse stoffen

Koningstraat 16

1000 BRUSSEL

www.italux.com tel. en fax 02/123 89 56

HR Brussel 344 436 Belfius 227-0450454-66 btw: BE 621860963

F. & L. De Belder De heer Frans De Belder Zaakleider Brusselsesteenweg 110 9000 GENT uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk bijlage(n) Brussel

20.09.20... FDB/adj/23 RD/1 1 29.09.20…

Uw prijsaanvraag Beste heer De Belder, Bedankt voor uw prijsaanvraag. U deed er werkelijk goed aan naar onze prijzen en voorwaarden voor de levering van 350m CIELO te informeren. Door onze grote omzet hoeven onze prijzen geen concurrentie te vrezen. De goederen kunnen u als volgt worden geleverd:

350m donkerblauwe superfijne wol CIELO voor uniformen;

breedte 1.40m; prijs: 22,35 EUR/meter

De kwaliteit beantwoordt volledig aan de eisen die u stelt. Vergelijkt u maar uw staal met het staal van onze eigen productie. Indien u onmiddellijk bestelt, leveren wij beslist vóór 15 november. U betaalt 30 dagen na levering. Wenst u een kwaliteitsstof te verwerken tot een keurig uniform? Aarzel dan niet bij ons te bestellen. U zult tevreden zijn! Met vriendelijke groeten, Roger Deramaix Manager Bijlage: 1 staal CIELO


De spontane offerte

Bedrijven sturen hun (potentiële) klanten vaak ongevraagd allerlei aanbiedingen. We noemen dit

spontane offertes.

De spontane offerte is een persuasieve brief, d.w.z. een brief die een klant ervan moet overtuigen dat

hij jouw product maar beter koopt.

Nog meer dan bij een gewone offerte moet je de zaak vanuit het standpunt van de lezer bekijken.

Waarom zou hij jouw product kopen?

Aangezien deze brief een vorm van reclame is, moet hij, net als alle reclame, opvallen.

Dat kan door de vorm (lay-out, grafische technieken) maar zeker ook door de inhoud. Vooral de

openingsalinea is erg belangrijk en moet de lezer onmiddellijk overtuigen om verder te lezen en de

brief niet bij het reclamedrukwerk te gooien.

Voorbeeld spontane offerte op de volgende pagina.


Voorbeeld spontane offerte

South American Arts Astridlaan 66

9500 Geraardsbergen

www.southamericanarts.com tel. en fax 954 547376

HR Aalst 884 466 Belfius 222-5326454-88 btw: BE 887867913

Mevrouw A. Knoopmans Rietorchis Nieuwpoortsesteenweg 33 8400 OOSTENDE uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk bijlage(n) Gent

BB/iv/40 1 13 mei 20…

Beste mevrouw Knoopmans, Hebt u al opgemerkt dat Zuid-Amerikaanse kunstwerken erg populair zijn op dit moment? Dan mag u de volgende buitenkans niet missen. Onze Zuid-Amerikaanse afdeling is erin geslaagd 500 prachtige Peruviaanse tapijten te bemachtigen. Deze tapijten van 3 m op 4 m zijn met de hand vervaardigd, met natuurlijke kleurstoffen gekleurd en versierd met pre-Columbiaanse motieven. Het spreekt voor zich dat deze tapijten vlot van de hand zullen gaan. In de afgelopen jaren hebt u al verschillende producten uit onze collectie in uw winkel verkocht. Dat verdient een wederdienst. In ons magazijn heb ik tien prachtexemplaren voor u opzijgelegd. Deze tapijten kan ik u aanbieden tegen de buitengewone prijs van 1800 EUR per stuk, contant te betalen bij levering. Aarzel niet, mevrouw Knoopmans. Indien u van dit unieke aanbod gebruik wilt maken, moet u ons wel vóór 15 juni contacteren. Met vriendelijke groeten, Ben Biest Verkoopsdirecteur Bijlage: 1 foto van tapijt INCA


7.3 De tegenofferte

De tegenofferte is het antwoord van de klant op de offerte van de leverancier. Deze brief bewijst dat

de klant belang stelt in het artikel. Hij wil de offerte wel aanvaarden, op voorwaarde dat er één of

ander punt gewijzigd wordt.

In de meeste gevallen hebben tegenoffertes betrekking op:

- de prijs

- de betalingsvoorwaarden

- de leveringstermijnen

- de verpakking

Een handelaar heeft van een concurrent van zijn gewone leverancier voordeliger voorwaarden

verkregen. Als hij echter tevreden is over zijn gewone leverancier, zou het erg onvoorzichtig zijn

onmiddellijk op de interessantere offerte in te gaan. Waarom?

In een dergelijk geval zal hij zijn leverancier de kans geven om tegen dezelfde voorwaarden te

leveren als zijn concurrenten. Dat doet hij in een tegenofferte.

Een tegenofferte kan echter ook eenvoudig worden ingediend als de handelaar niet akkoord kan

gaan met een bepaalde verkoopsvoorwaarde.

Het briefplan ziet er als volgt uit:

• inleiding:

- verwijzing naar de offerte: onderwerp, kenmerk;

• midden:

- belangstelling voor het aangeboden product;

- eventuele bestelling mits

- voorwaarden die kunnen worden aanvaard;

- voorwaarden waarmee je niet akkoord gaat + motivering;

- voorstel tot wijziging + argumentatie;

• slot:

- hoop op akkoord, verzoek om spoedig antwoord.

Voorbeeld tegenofferte op de volgende pagina


Voorbeeld tegenofferte

Franse, Italiaanse en Zwitserse exclusiviteiten

Etn. K. De Wilde - stoffen De Keyserlei 26 2000 Antwerpen

www.dewildestoffen.be tel. en fax 03 323 45 67

HR Antwerpen 889 456 BNP Paribas 001-0789454-59 btw: BE 867813263

De Smet en Zonen Stationsstraat 56 9880 AALTER uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk bijlage(n) Gent

DS/12 8 juni 20…

Uw offerte van 27 mei 20... Geachte heren Met veel belangstelling onderzochten wij die stalen die u ons verleden week toezond. Werkelijk, de kwaliteit van de stoffen is uitstekend. Nochtans lijkt de prijs ons te hoog in vergelijking met de huidige marktnotering. In geval van gunstiger voorwaarden, zouden wij u nochtans volgende belangrijke bestelling kunnen opgeven: ref. 64: 250m Shetland, olijfgroen, prima kwaliteit;

ref. 85: 200 m Jersey, citroengeel, zuivere wol;

ref. 90: 400 m nylonfluweel, wijnrood, kreuk- en vlekvrij.

Deze stoffen worden geleverd binnen 14 dagen na de definitieve bestelling, en dit onder uw gewone leverings- en betalingsvoorwaarden. Vanzelfsprekend hebben de geleverde goederen dezelfde kwaliteit van de toegestuurde stalen. Reeds jaren zijn wij trouwe klanten van uw zaak. Wij hopen dan ook dat wij – na een voordeliger prijsopgave – deze voorwaardelijke bestelling kunnen bevestigen. Hoogachtend Karel De Wilde Manager


7.4 Antwoord op een tegenofferte

Als de leverancier of producent met de tegenofferte akkoord gaat, stuurt hij opnieuw een offerte met

de aangepaste voorwaarden. Als hij niet op de tegenofferte kan ingaan, is het belangrijk dat hij zijn

afwijzing met een overtuigend commercieel argument verantwoordt. Natuurlijk kan hij ook een

compromis voorstellen. Dan begint de procedure opnieuw met tegenoffertes.

7.5 De bestelling

Als de klant volledig akkoord gaat met de offerte van de verkoper, leverancier of producent, volgt er

een bestelling.

De manier waarop je de bestelling doorgeeft, hangt af van de aard van de artikelen (of diensten). Je

moet ervoor zorgen dat je zeer duidelijk en ondubbelzinnig omschrijft om welke goederen het gaat

en dat je alle voorwaarden vermeldt.

Als aan de bestelling een offerte voorafgegaan is, herhaal je in de bestelbrief liefst letterlijk alle

gegevens uit die offerte (waarnaar je uiteraard ook verwijst).

Het briefplan:

• inleiding:

- verwijzing naar de offerte;

• midden:

- eigenlijke bestelling:

hoeveelheid, kwaliteit, prijs, leverings- en betalingsvoorwaarden;

• slot:

- hoop op een vlugge regeling.

Zeker vermelden:

- Beschrijving van de goederen - hoeveelheid, gewicht of maat - kenmerken: naam, catalogusnummer, grootte, stijl - prijs

- Levering - juiste adres of datum - volledig adres - vorm van transport (vrachtwagen, schip, trein, vliegtuig) - verantwoordelijke voor de transportkosten

- Betaling - tijdstip (bij levering of op termijn) - wijze: overschrijving, cheque, wissel ...


Voorbeeld bestelling

Nv Romex

Merksemsebaan 266 tel. 03 481 56 35 2110 Wijnegem fax 03 481 56 36

www.romexnv.com

HR Antwerpen 354 896 Belfius 435-8956730-22 btw: BE 897864563

De heer Jan Cuypers Tegelstad Roeselaarsebaan 177 8700 TIELT uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk bijlage(n) Wijnegem

20…/12/12 JC/42 VL/sr/462 20…/12/20

Bestelling 200 vloertegels ‘Belle epoque’ – type B 34 Geachte heer Cuyper, Uw antwoord op onze tegenofferte van 12 december heeft ons overtuigd. Wij begrijpen dat u, buiten uw wil om, de betalingstermijn niet kunt verlengen. Graag maken wij onze bestelling over:

200 vloertegels ‘Belle Epoque’ – type B 34 prijs: 5,08 EUR/stuk, incl. btw

Levering: max. 20 dagen na ontvangst van de bestelling, franco in magazijn, Merksemsebaan 278 te Wijnegem. Betaling: 30 dagen na factuurdatum. Verwittigt u ons vooraf wanneer de goederen precies geleverd worden? Natuurlijk rekenen we op een correcte uitvoering van onze bestelling. Met vriendelijke groeten, Vera Leemans Hoofd aankoopdienst


Voorbeeld bestelbon

Franse, Italiaanse en Zwitserse exclusiviteiten

Etn. K. De Wilde - stoffen De Keyserlei 26 2000 Antwerpen

www.dewildestoffen.be tel. en fax 03 323 45 67


Bestelbon 50

Datum 25 juni 20…

Leverancier Textiel Nooteboom Zijbaan 15 9000 GENT

Ref Kwaliteit Kleur Stof Meter Prijs/eenheid Totale prijs

64 Shetland olijfgroen prima kwaliteit

250 10 EUR 2500 EUR

85 Jersey citroengeel zuivere wol 200 12 EUR 2400 EUR

90 nylonfluweel wijnrood kreuk-vlekvrij

400 8 EUR 3200 EUR

Totaal 8100

EUR

Korting 2% - 162 EUR

TOT 7938

EUR


7.6 De klacht

Niet altijd loopt alles van een leien dakje. Wanneer de dingen mislopen, moet je één van de

vervelendste en moeilijkste brieven schrijven: de klachtenbrief. Een klachtenbrief moet efficiënt zijn,

want als klager wil je voldoening krijgen. Let wel op dat je hem in verhouding tot de ernst van de

zaak formuleert. Overdreven reacties zijn zeker uit den boze en kunnen ongewenste gevolgen

hebben.

Als de leverancier fouten begaat, mag je bezwaren uiten en eventueel schadevergoeding eisen. In

eerste instantie zul je als klant de leverancier opbellen. Toch kun je ook maar beter meteen een

ernstige klacht schriftelijk formuleren en zeker als het telefoongesprek niet het gewenste resultaat

oplevert. Dan heb je ook een schriftelijk bewijs van je klacht (en dat kan later in een geschil van

belang zijn).

Als de vorige brieven lezers- en servicegericht waren, persoonlijk en positief, ligt dat bij de klacht

enigszins anders. Toch is ook hier de toon belangrijk.

Wees tactvol en beheerst.

Formuleer geen verwijten.

Dreig niet onmiddellijk met gerechtelijke vervolging.

Tirades zijn uit den boze. Je blijft zakelijk en objectief. Bij dit alles mag je nooit de bedoeling uit het

oog verliezen:

- Je wilt dat de schade wordt hersteld.

- Je wilt voorkomen dat dezelfde fouten zich in de toekomst herhalen.

Zorg voor een logische opbouw:

• inleiding:

- verwijzing naar levering/bestelling;

• midden:

- zakelijke weergave van de feiten;

- vaststelling van de fout/tekortkoming;

- voorstel tot regeling;

• slot:

- hoop op onmiddellijke afhandeling + dankwoord.

Voorbeeld klachtenbrief op volgende pagina

Voorbeeld klachtenbrief


GOTSCHALK

Groenten en fruit Kerkstraat 107 2610 Wilrijk

Tel 03 867 34 23 Fax 03 867 34 25

HR Antwerpen 6754 806 Belfius 478-0745454-67 btw: BE 562867903

Antfrui nv Waalse Kaai 27 2000 ANTWERPEN uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk Wilrijk ADM/ 157 FG/jd/166 3 september 20… Uw levering 150 kg Jona Gold – factuur 861 Geachte mevrouw Geachte heer Gisterenavond arriveerde uw zending van 150 kg Jona Gold-appelen, samen met factuur nr. 861. U hebt de leveringsvoorwaarden zoals altijd stipt nageleefd. Toen wij de appelen deze morgen uitpakten, stelden wij vast dat op een behoorlijk deel ervan kleine, bruine plekjes voorkomen. Deze zijn dus zeker niet de appelen van categorie A die we besteld hadden. Met bijkomende kosten is niemand van ons gebaat. Daarom zij wij bereid de zending te behouden, als u een korting van 15% toestaat. Zorgt u voor een snelle oplossing? Met vriendelijke groeten

Fernand Gotschalk Zaakvoerder


7.7 Het antwoord op een klacht

Een klacht is voor een bedrijf een signaal dat er iemand ontevreden is en zal uiteraard aanzetten tot

zelfonderzoek: waarom is de klant ontevreden en wat kan je eraan doen? Een dergelijk procedé kan

echter lang duren en intussen moet de klant worden geholpen.

Nog meer dan bij andere brieven moet je nu aantonen dat je klanten servicegericht denkt. De toon

van je brief mag niet te nonchalant zijn maar ook niet te onderdanig. Een overdaad aan

verontschuldigingen wijst op onzekerheid. Het is nochtans eenvoudig: je hebt een fout gemaakt, je

geeft dit toe en je wilt alles zo snel mogelijk voor de klant in orde brengen.

De klant heeft recht op een eerlijke verklaring van het probleem. Probeer het dus niet te verdoezelen

en het op een onervaren stagiair af te schuiven. Uiteindelijk blijft het bedrijf verantwoordelijk.

Aanvaard ook niet elke klacht. Bij sommige klachten kun je de klant maar gedeeltelijk gelijk geven.

In je antwoord moet je dan duidelijke argumenten aanbrengen, waarom je niet of slechts tot op

zekere hoogte met zijn eisen akkoord gaat.

Hoe dan ook: - Reageer zo snel mogelijk op een klacht.

- Toon begrip voor het probleem van de klant.

- Verzin geen doorzichtige excuses.

- Gebruik een positieve toon.

- Gegronde klacht

Als de klant gelijk heeft, geef je liefst spontaan je fout toe en je doet al het mogelijke om

de klant schadeloos te stellen. Bovendien breng je de klant op de hoogte van de

maatregelen die je wilt nemen, om een herhaling van de feiten te voorkomen.

Briefplan:

• inleiding:

- verwijzing naar klachtenbrief;

• midden:

- verontschuldiging;

- voorstel tot oplossing;

- maatregelen voor de toekomst;

• slot:

- hoop op akkoord.


- Ongegronde klacht

Let ervoor op dat je niet geïrriteerd reageert. Toon hoe dan ook begrip voor de

handelwijze van de klant. Je kan bijvoorbeeld laten uitschijnen dat de klacht op zich niet

noodzakelijk uit de lucht gegrepen is. Dan pas zet je je eigen zienswijze uiteen en geef je

argumenten aan die de klant zelf tot het besluit doen komen dat zijn standpunt onjuist is.

Briefplan:

• inleiding:

- verwijzing naar klachtenbrief;

• midden:

- begrip voor situatie klant;

- argumentatie voor eigen visie;

- vraag om begrip van de klant;

• slot:

- verzekering van service in de toekomst.


Voorbeeld antwoord op gegronde klacht

Perfect Pens Rogierlaan 67 8400 Oostende www.perfectpens.be

tel. 059 54 67 00 fax 059 54 67 02 HR Brugge 67 129 btw BE 451 785 590 Belfius 786-8456945-55

De heer Joris Verstappen Zaakvoerder

Kantoorwaren J. Verstappen Kapellestraat 45 8400 OOSTENDE

uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk Oostende

13 augustus 20… JV/avb/62 GB/hl/ 249 16 augustus 20… Uw klacht in verband met bestelling 200 vulpennen - Creative

Beste heer Verstappen,

Vanochtend vernam ik van uw klacht over de bestelling van 200 vulpennen. U hebt gelijk.

Wij hebben een vergissing begaan.

Hoewel we bij elke verzending de gegevens op de formulieren vergelijken met de inhoud

van de zending, is er deze keer iets misgelopen. Uw bestelling bevindt zich nog altijd in ons

magazijn. Deze vergissing vinden wijzelf ook onaanvaardbaar en we hopen dat u ons voor

deze fout kan verontschuldigen.

Morgen brengt onze besteldienst u de juiste bestelling: 200 zwarte vulpennen (model

Creative). De blauwe pennen mag u gewoon aan onze bestelmensen teruggeven.

Het spreekt voor zich dat we de verpakking en verzending in het vervolg nog nauwkeuriger

zullen controleren. Tevreden klanten zijn voor ons immers van het grootste belang.


Gert Buelens

Chef afdeling verkoop


Voorbeeld antwoord op ongegronde klacht

ANTFRUI nv

Waalse kaai 27

2000 Antwerpen

Tel. en fax: 03 456 34 56

De heer Fernand Gotschalk Zaakvoerder Gotschalk Groenten en Fruit Kerkstraat 107 2610 WILRIJK uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk Antwerpen

3 september 20... FG/jd/166 ADM/ 157/02 6 september 20...

Onze zending 150 kg Jona Gold – factuur 861 Geachte heer Gotschalk, U bent niet tevreden over de kwaliteit van de Jona Gold-appelen die u op 2 september van ons ontving. Dat verwondert ons. Vijftien klanten kregen die week onze Jona Gold-appelen van categorie A. Wij ontvingen geen enkele andere klacht. In het verleden hebt u al meer dan eens een klacht geformuleerd over de kwaliteit van onze producten. Toch zijn we ervan overtuigd dat we altijd goede kwaliteit tegen een interessante prijs leverden. Bij elk voorval was u de enige klant die ontevreden was. Wij kunnen u daarom onmogelijk 15% korting toestaan. Als u dat verkiest, mag u wel de partij appelen op uw kosten terugsturen. Hoogachtend, An De Maere Afdeling verkoop



7.8 Het rappel

Een rappelbrief is een brief die de ontvanger aan iets herinnert, meestal de betaling van een

rekening. De situatie is anders dan bij de klacht, omdat het nu de leverancier is die de benadeelde is.

Maar ook hier moet de briefschrijver voorzichtig te werk gaan: je wilt een rechtzetting van het

probleem, maar je mag de klant niet te erg voor het hoofd stoten.

Er zijn drie soorten rappelbrieven: de herinneringsbrief, de aanmaningsbrief en de dreigbrief.

7.8.1 Herinneringsbrief

Bij de herinneringsbrief herinner je op vriendelijke toon de klant aan een verplichting die hij nog

niet heeft nageleefd.

Het briefplan:

• inleiding:

- verwijzing naar bestelling;

• midden:

- vaststelling van probleem;

- suggestie voor oplossing;

• slot:

- dank voor snelle regeling.

7.8.2 Aanmaning

Wanneer er geen reactie komt op deze brief, is het tijd voor de aanmaning. Hier ga je iets preciezer

op de feiten in en vraag je een verklaring voor het probleem. Je blijft echter begrip tonen voor de

situatie van de klant: is hij niet tevreden met de bestelling of de service? Het blijft dus een

vriendelijke en beleefde brief maar je wijst de klant nu expliciet op zijn verplichtingen of beroepseer.

Je neemt echter nog geen toevlucht tot dreigen met gerechtelijke procedures.

Het briefplan:

• inleiding:

- verwijzing naar probleem;

• midden:

- mogelijke verklaring;

- mogelijke oplossing;

• slot:

- hoop op verklaring en/of regeling.


7.8.3 Dreigbrief

Als ook de aanmaningsbrieven geen resultaat opleveren, kan je een dreigbrief schrijven. Het

briefplan is nagenoeg gelijk, maar je verwijst uiteraard naar je vorige brieven. Verder wijs je expliciet

op de gevolgen die het niet-naleven van de voorwaarden kan hebben. Je dreigt dus met een

rechtszaak. Let wel dat hier ook geen plaats is voor beledigende of agressieve taal.

7.8.4 Voorbeelden van de drie soorten rappelbrieven

Herinnering

Factuur 38D - 22 juni 20… - 325 EUR onvoldaan

Beste mevrouw Jansen,

In onze boeken staat de bovenvermelde factuur aan u open als onvoldaan.

Wilt u die met uw gegevens vergelijken? Wij zien uw betaling graag tegemoet, als u de factuur inderdaad nog niet hebt betaald.

(Nummer - Datum - Bedrag netto - Bedrag bruto -Betalingsdatum)

Met vriendelijke groet,

Jan De Bruin

Accountmanager

Birex nv

Aanmaning

Factuur 38D en 38E- 22 juni 20… - 325 EUR + 201 EUR onvoldaan


In onze boeken staan de bovenvermelde facturen aan u nog open. Op ons eerste verzoek hebt u nog niet gereageerd.

Deze facturen staan al drie maanden open. Wij verzoeken u ze zonder verder uitstel - tegen 30 september 20... - te betalen.

(Nummer - Datum - Bedrag netto - Bedrag bruto - Betalingsdatum)


Jan De Bruin

Accountmanager

Birex nv


Dreiging

Factuur 38D en 38E- 22 juni 20… - 325 EUR + 201 EUR onvoldaan


Het spijt ons dat u nog niet hebt gereageerd op onze herhaalde verzoeken om onze openstaande facturen te betalen.

Gezien deze omstandigheden zijn we helaas gedwongen u dringend te verzoeken de volledige bedragen per omgaande - tegen 15

oktober 20... - te betalen. Wij zien ons anders genoodzaakt deze zaak in handen van onze advocaat te geven om u tot betaling te

dwingen. (Nummer - Datum - Bedrag netto - Bedrag bruto - Betalingsdatum)


Jan De Bruin

Accountmanager

Birex nv


7.9 Uitstel van betaling

Per brief om krediet vragen en daarmee uitstel om een rekening te betalen, is een gewone zaak. Een

dergelijke brief is echter zeker geen standaardbrief maar een heel persoonlijk verzoek. Toch kan je

ook hier gebruikmaken van bouwstenen. Die fungeren als briefplan en checklist.

De bouwstenen voor een verzoek om uitstel van betaling zijn:

- Waarop is de relatie gebaseerd?

- Wat is de reden of achtergrond van het verzoek?

- Hoe luidt het verzoek?

- Slotformule en verdere contacten.

Beste heer Mokers,

Al meer dan een jaar doen wij zaken met elkaar.

U hebt ons in deze tijd leren kennen als een betrouwbare onderneming. Met de meeste van onze leveranciers hebben we

een betalingsregeling. We verzoeken u daarom ook met ons een dergelijke regeling te treffen. Concreet stellen wij u voor

dat wij uw facturen één keer per drie maanden betalen.

Referenties over ons bedrijf kan u verkrijgen bij de Handelsbank, afdeling Kredieten en Hypotheken.

Wij hopen dat u over dit verzoek gunstig zult beslissen.


Jef De Coster

Algemeen directeur

De Coster Bouwmateriaal bvba


Het antwoord op een dergelijke brief kan zijn dat het gevraagde krediet wordt toegestaan.

Bouwstenen zijn hier:

- feit van de kredietaanvraag;

- conclusie en beslissing;

- achtergrond en voorwaarden.

Beste mevrouw Bommel,

Uw verzoek om bij ons op rekening te kopen hebben we in welwillende overweging genomen.

We hebben besloten uw verzoek toe te staan, zodat u vanaf nu uw kredietrekening kunt gebruiken. Uw nummer is

AD 1645924.

Als speciaal voordeel kunt u gebruikmaken van al onze kortingen voordat wij ermee adverteren. U kunt ook

telefonisch op rekening kopen als dat nodig is. U geeft uw bestelling dan op bij de klantenservice en u vermeldt uw

rekeningnummer. Als u vroeg belt, krijgt u dezelfde dag uw bestelling nog geleverd. In de bijgesloten brochure vindt u

veel geldbesparende diensten voor u als rekeninghouder.

Onze waardering voor u als cliënt komt het beste tot uiting door de goede service waarvan u zult profiteren.


Julia Matthijs

Verantwoordelijke verkoopsafdeling

Bin and Bang Computers

Krediet kan ook geweigerd worden

Mogelijke bouwstenen zijn: - feit van de aanvraag tot krediet;

- achtergrond, analyse, reden tot weigering;

- conclusie weigering;

- verdere contacten.

Beste heer Cuypers,

In uw brief van 5 december verzocht u ons om betalingsfaciliteiten. U hebt al vele orders bij ons geplaatst, waarvoor wij

u danken.

Helaas moeten we u in uw verzoek teleurstellen. Onze cd’s en dvd’s worden tegen extreem concurrerende prijzen

verkocht. Dit betekent voor ons zeer smalle marges. Wij kunnen onze klanten daarom geen kredietfaciliteiten

toestaan.

Niettemin blijven we graag en goed zaken met u doen.


Mia Sergeant

Manager

Musicland nv


8 Communication without limits

One side of a telephone conversation ...

…rrring

Hello Bob?

Did you review the contract I sent you?

So it’s finished?

You’ll send it to me by e-mail?

My e-mail address?

Frankly, I don’t remember it! Just a minute, let me check ...

To secretary {NICOOOLE, ... WHAT’S MY E-MAIL ADDRESS?

No, no, that’s my home e-mail address!}

Listen, I can’t find it. Let me check and call you back.

Oh !... You’re going for lunch ...

OK, I’ll send you the address by fax. You’ll have it when you get back. OK?

OK. So give me your fax number.

What! You don’t know it? OK, here’s what we’ll do. You e-mail me your fax number and I’ll fax you my

email address.

No, that won’t work. Wait, I’m getting mixed up ... Let me think ...

So … Hum … OK … Well … Yeah … What’s your cell-phone number?

Oh, your battery is dead ... Mine too ... OK, listen, here’s what we’ll do ... You charge your cell-phone battery,

I’ll call you in a couple of hours and leave you my email address in your voice mail. Then you take my email

address in your voice mail and you email me your fax number. Then I can fax you my email address. That’s

plan A. Now for plan B!

I send myself an email to see what my e-mail address is and then I record a message for you in my voice mail

… when you get it, you send me the answer on my pager … so then, I send you a fax with my email address.

Complicated? No, it’s not at all complicated.

We just need a bit of coordination ... and luck ...

There’s also a third possibility that’s much simpler: plan C ...

You send me the contract directly by express messenger.

Yeah! ... It’s the best plan strategically speaking...

But actually, I have a small question ...

What was I supposed to send you by email? My email address, my fax number, my cell number, pager,

telephone?

Oh! You don’t remember either.

It would probably be a good idea to have periodic bilateral coordination meetings concerning protocols for

internal communications.

But anyway, since your office is at the other end of the corridor, I’ll come by to pick it up in 2 minutes ...

OK? Bye!

Thanks to technology, we can now waste time with an efficiency until now unimaginable, all in the

name of saving time …


9 Oefeningen

Bespreek kort de volgende ‘foute’ brieven.

9.1 Waarom is dit geen goede brief?

Allerbeste meneer Declerck,

De levering van vorige week was niet juist. Gelieve volgende week de juiste goederen te leveren.

Groeten!

Colruyt

9.2 Waarom is deze brief fout? Welke fouten merk je op?

Mijnheer,

Helaas hebben wij moeten constateren dat onze factuur d.d. 5 - 10 - 20... , ad. 300 € nog steeds niet

is voldaan.

Wij verzoeken u dit bedrag per omgaande over te schrijven op rekeningnummer 280 - 0456237

- 09. Indien wij uw betaling per ultimo 20 - 10 - 20... niet ontvangen hebben, zien we ons

genoodzaakt minder prettige maatregelen te nemen.

Hoogachtend,

9.3 Verbeter de volgende brief en herschrijf hem.

Betreft: uitgebleven betaling

Mijnheer/Mevrouw,

Tot op dit moment is nog geen (volledige) betaling inzake onze nota d.d. 07-09-20... met betrekking

tot onze levering ontvangen. Dit ondanks ons eerdere schrijven.

Is het bedrag niet BINNEN 14 DAGEN in ons bezit, dan bent u in verzuim en wordt de nota

verhoogd met administratiekosten en wettelijke rente.

Heeft u inmiddels wel betaald, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.

Hoogachtend,

AWD Noord West



Bovee, C. & Thill, J. (2004). Zakelijk Communiceren. Amsterdam: Pearson Education.

Internetworldstats. (z.j.). Http://www.internetworldstats.com/stats.htm. Geraadpleegd op 23 juni 2013.

Knipsel, K. (2008). Zakelijke communicatie – schriftelijk. Amsterdam: Pearson Education.

Versailles, A. (2003). Communicatie. Brussel: ArtisCool-Wetenschappen.

Wouters, G. (2003) Nederlandse Zakelijke Communicatie [syllabus]. Hogeschool West-Vlaanderen, Departement Hiepso.


Communicatie

Solliciteren

(module vijf)


Solliciteren 1 Voorbereiding: ken je wensen

2 Advertenties

2.1 Analyse van de advertentie

2.2 Zelfanalyse: wat wil ik bereiken?

2.3 Selecteer een werkaanbieding

3 Schriftelijke sollicitatie

3.1 Curriculum vitae

3.1.1 Inhoud

3.2.2 Enkele voorbeelden

3.2 Begeleidende brief

3.2.1 Aanzet

3.2.2 Argumentatie

3.2.3 Ga in op tegenargumenten

3.2.4 Uitnodiging tot actie

3.2.5 Beleefdheidsformule

3.2.6 Nog enkele tips

3.2.7 Voorbeeld sollicitatiebrief

4 Follow-up

5 Het sollicitatiegesprek

5.1 Fase een: vóór het gesprek

5.1.1 Voorbereiding

5.1.2 Kleed je gepast

5.1.3 Lichaamstaal

5.2 Fase twee: inleidend gesprek

5.3 Fase drie: kerngesprek

5.3.1 De vijftien meest gestelde vragen

5.3.2 Aanvullende opmerkingen en raadgevingen

5.4 Fase vier: afronding van het gesprek

5.4.1 Goede afronding

5.4.2 Zelfevaluatie

6 Elevator pitch

6.1 Wat is een elevator pitch?

6.2 Minstens tien pitches per dag

6.3 Hoe is de elevator pitch ontstaan?

6.4 Hoelang duurt de pitch?


6.5 Basiskennis is zelfkennis

6.6 Tips voor een goede elevator pitch

6.7 Gouden Edo-tip

6.8 Hoe is een elevator pitch opgebouwd?

6.9 Voorbeelden van elevator pitch

6.10 Elevator yell

6.11 Wanneer heb je een elevator pitch nodig?

7 Psychotechnische testen

7.1 Persoonlijkheids- en managementtesten

7.1.1 Verken jezelf

7.1.2 Competence Indicator

7.1.3 Myers-Briggs Type Indicator

7.2 Numerieke reeksen

7.3 Verbale testen – woorden linken

7.4 Aanlegtesten

7.5 Intelligentietesten



1 Voorbereiding: ken je wensen

Een baan moet leuk zijn. Daarom is het goed je eigen wensen te kennen. Maar … ga verder dan

algemeenheden. Vraag je af welke vaardigheden je het leukst vindt.

In de praktijk zul je niet meteen tegen een baan aanlopen die aan al je eisen voldoet, maar zo wordt

wel duidelijk wat belangrijk voor je is.

Vul ook het volgende schema eerlijk en gedetailleerd in.

vaardigheid

kunnen

willen

Wat ik

goed kan

Wat ik

niet goed kan

Wat ik

graag doe

Wat ik

niet graag doe

fysiek

intellectueel

sociaal


2 Advertenties

In plaats van lukraak te solliciteren, kun je beter alle advertenties (internet, krant …) grondig lezen.

2.1 Analyse van de advertentie

Beantwoord volgende vragen voor jezelf:

− Wat houdt de functie precies in?

− Welke eisen worden gesteld: fysiek? intellectueel? sociaal?

− Wat trekt jou aan?

− Welke vragen blijven onbeantwoord?

− Met wie moet je contact opnemen?

− Waar zou ik bijkomende informatie kunnen vinden over de werkgever?

(Internet is een goudmijn aan informatie.)

2.2 Zelfanalyse: wat wil ik bereiken?

Bekijk de gegevens die je hebt verzameld over jezelf en over de markt en beantwoord volgende

vragen:

− Welk soort van werk sluit op dit ogenblik het best aan bij je opleiding?

− Welk soort van werk sluit op dit ogenblik het best aan bij je interesses?

− In welke concrete jobs zie jij enige toekomst?

− Welke studies, gespecialiseerde vaardigheden of bijkomende opleiding heb je

nog nodig?

− Welke stappen ga je ondernemen om je doel te bereiken?

2.3 Selecteer een werkaanbieding

Maak een lijst van de

− eisen die worden gesteld;

− kennis en eigenschappen die voor die job van pas zouden kunnen komen;

− bijkomende kennis, ervaring of opleiding die je er eventueel voor nodig hebt.

Manieren om … nooit een baan te vinden:

− alleen solliciteren op advertenties in de krant of op het internet;

− niet weten wat je kan;

− niet weten wat je wil;

− ontmoedigd raken door afwijzingen;

− blijven nadenken over wat je wil;

− standaardbrieven versturen.

� Als de advertentie niet echt duidelijk is of vragen oproept, neem dan telefonisch contact op.


3 Schriftelijke sollicitatie

De schriftelijke sollicitatie bestaat uit een curriculum vitae en een begeleidende brief.

Tegenwoordig worden zowel brieven als cv’s per mail doorgestuurd omdat de firma op die manier

een database aanlegt. Informeer eerst vooraf wat de gewenste vorm is!

3.1 Curriculum vitae

Het cv is een getypte levensbeschrijving in een dynamische, overzichtelijke vorm en aangepast aan

de onderneming waar je solliciteert. Het is een opsomming van je persoonlijke gegevens en je sterke

punten. Meestal wordt het niet in een doorlopende tekst gegoten. Het vermeldt enkel de feiten,

maar het moet aangenaam zijn om te lezen.

Meestal is het cv twee pagina’s lang. Plaats je naam en het paginanummer in de voettekst.

3.1.1 Inhoud

Personalia

- voornamen, naam;

- post- en e-mailadres, telefoon (Let op! Geef een ‘normaal’ e-mailadres door.)

- geboorteplaats en datum

- burgerlijke stand, geslacht en nationaliteit

Doelstelling, troeven en/of aspiraties

- duidelijke, doordachte professionele doelstelling

- moet opvallen

- moet aansluiten bij de advertentie of de open vacature waarop je reageert

� Je past je je cv aan aan het bedrijf waar je solliciteert én aan de functie waarvoor je

solliciteert.

� Je schrijft bijgevolg meerdere cv’s.

Studies/Opleiding (de laatste bovenaan vermelden - lager onderwijs is niet relevant)

- aard van de studies

- school

- aanvang en einddatum van je studies

- behaalde diploma's

- getuigschriften

- eventuele stages

- bijscholingscursussen

- proefschriften/eindwerk

Beroepservaring

- de laatste bovenaan vermelden en de meeste ruimte geven

- naam en adres van het bedrijf of instelling

- wat je deed (functie) en hoelang: vermeld vooral de verwezenlijkingen die van belang

zijn voor de job waarvoor je nu solliciteert


- namen, adressen en telefoonnummers van enkele referenties die inlichtingen over jou

kunnen verschaffen (facultatief)

Veel mensen zijn in dit overzicht niet zo compleet als zou kunnen. Stages en bijbanen

worden genoemd. Bij dit soort kleine banen is volledigheid echter niet zo belangrijk als

relevantie. Noem ze alleen als ze relevant zijn.

Jobbeschrijving: geef - indien nodig - ook een gedetailleerde beschrijving van de functie(s)

die je hebt uitgevoerd binnen één of meerdere bedrijven.

Voor starters: vermeld ook relevante vakantiejobs.

Diversen

- hobby's en interesse;

- talenkennis met duidelijke indicaties over ‘lezen’, ‘spreken’, en ‘schrijven’, bv.

lezen spreken schrijven

Nederlands: moedertaal ****** ****** ******

Engels: *** *** ***

Frans: *** *** **

Duits: ** *

- sociale vaardigheden;

- kennis van computerprogramma’s;

- …

Horen niet thuis in je cv of zijn optioneel:

- nummer van je identiteitskaart of bankrekening;

- uiterlijke en medische kenmerken (lengte, haarkleur, ...);

- achtergrond van je ouders;

- blanco strafblad;

- rijbewijs: enkel indien dit relevant is voor de functie waarvoor je solliciteert.

3.1.2 Enkele voorbeelden: zie volgende pagina


Curriculum vitae 1 - kader (starter) Vul onderstaand kader op een persoonlijke manier in. Neem niet zomaar bestaande cv’s over waarin je je persoonlijke gegevens invult.

Personalia

Troeven (moeten afgestemd zijn op de vacature!)

………………..

Aspiraties (moeten afgestemd zijn op de vacature!)

………………..

Opleiding (laatste eerst)

………………..

Ervaring (beroepservaring: laatste eerst)

………………..

Vaardigheden (computerkennis, talenkennis, sociale vaardigheden …) ………………..

Bijzonderheden/Diversen/Persoonlijk (hobby’s of andere bijzonderheden, indien interessant)

………………..

foto


Curriculum vitae 2

(starter: opleiding komt eerst)

Jan Vercauteren Veldstraat 20 - 9240 Zele tel: 052 79 78 11 - gsm: 0474 73 45 89 e-mail: [email protected] geboren te Lokeren op 30-05-1991

ongehuwd Belg

Troeven (moeten afgestemd zijn op de vacature!) teamplayer - multidisciplinair - technisch - creatief - verantwoordelijkheidszin - zin voor leiding en initiatief

Aspiraties (moeten afgestemd zijn op de vacature!) creatief en afwisselend werk - projectmatig: bv. elektrotechniek, domotica, offshore, groene energie

Opleiding Master Industriële wetenschappen in de Elektrotechniek aan de Universiteit Gent: Elektromechanica, afstudeerrichting elektrotechniek 2009 - 2013

Master in de toegepaste ingenieurswetenschappen: Elektrotechniek - Universiteit Gent FEA (Faculty of Engineering and Architecture) - Campus Schoonmeersen Masterproef: Elektriciteitsvoorziening nieuwbouwproject elektrotechnisch bedrijf

FLASH nv Ontwerp plannen + ontwikkeling domotica via PLC + verlichtingsstudie (FLASH nv - promotor: Frederick Campens)

2003 - 2009 Wetenschappen-Wiskunde - Atheneum Lokeren

Onderzoekscompetentie: Elektrische auto vandaag (mentor: Louis Voutters)

Ervaring Stages: 2003: BPT: VDAB (onderhoudstechnieken, pompen en overbrengingen)

2007: FLASH nv - Lokeren Ontwerp elektrische schema’s (industriële schakelkasten) Ontwerp elektrische schema’s (huisinstallatie, semi-industriële nieuwbouw)

Vakantiewerk: 2009: Atheneum Lokeren - functie: elektricien 2011: Technical Fabrics nv - Heusen - functie: hulp in onderhoudsploeg

foto


Jan Vercauteren – curriculum vitae (vervolg)

2012: Brouwerij BRAX - Zele - functie: hulp bij distributie brouwerij � horeca Deliver bvba - Gent - functie: schuren/schilderen panelen (standenbouw)

2013: DOMUS Waasmuster - functie: digitaliseren elektrische dossiers productielijnen (elektrisch tekenaar, met CADdy++elektrotechniek) 2014: FLASH nv - Lokeren - functie: assistent in bordenbouw - helpende hand bij realisatie van industriële schakelkasten (schakelapparatuur monteren en bedraden volgens schema)

Vaardigheden

PLC-sturingen (Siemens S7 – Simatic manager) LOGO! (Siemens LOGO!soft) Elektrische schema’s (Eplan basiskennis autoCAD en notie CADdy++ elektrotechniek) CNC-sturingen (basiskennis Heidenhain freesmachine) Basiskennis regeltechniek Basiskennis pneumatica (en hydraulica) Onderhoudstechnieken

Technisch tekenen: robodraw , autocad, Solid Edge, NX4 Talen: lezen spreken schrijven Nederlands: moedertaal ****** ***** ***** Engels: ***** **** **** Frans: *** *** ** Duits: ** *

Bijzonderheden

Studentenvertegenwoordiger 2011-2012: Voorzitter (departementaal studentenoverleg, participatiecommissie)

2011-2013: Faculteitsraad FEA 2010-2013: Studentenraad Universiteit Gent Studiebegeleider via Educadomo (http://www.educadomo.be) Extra uitleg verschaffen, begeleiden en coachen van leerlingen secundair onderwijs met een zekere leerachterstand of leermoeilijkheden

Rijbewijs B Hobby’s: muziek, politiek, schrijven (poging tot poëzie)


Curriculum vitae 3

(kandidaat met al meerdere jaren ervaring: beroepservaring komt eerst)

Curriculum vitae

Mira Bloem (°03.01.1977)

Veldstraat 41

8000 BRUGGE

tel.: 050 44 00 91 - gsm: 0497 45 78 90

e-mail: [email protected]

Troeven: (moeten afgestemd zijn op de vacature!)

academische en technische ervaring (lesopdracht hoger onderwijs, onderzoek

universiteit), financiële expertise en management (bank- en bestuurderservaring binnen

vennootschap)

Aspiraties: (moeten afgestemd zijn op de vacature!)

financieel en algemeen management, samenwerking, creativiteit, verantwoordelijke

autonomie, studie- en praktisch werk in bedrijfscontext met ruimte voor menselijke

waarden en ethiek, communicatie

Werkervaring

Sept. 2005 – heden

Bestuurder Spaarpotje Brugge - exploitatie en beheer - functie: coaching en leiding van

medewerkers, opvolging en aansturing van commerciële resultaten, implementatie van de

beleidskeuzes van bank

Sept. 2002 – aug. 2005

Assistent bij vakgroep mechanica, Hogeschool Gent, Industriële Wetenschappen (nu

Universiteit Gent)

1 Halftijds wetenschappelijk onderzoek aan de Universiteit Gent:

ontwerp en toepassing van gerobotiseerde beeldanalysesystemen voor monitoring van

stress bij fruitsoorten

2 Halftijdse les- en onderzoeksopdracht aan de Hogeschool Gent:

doceren van vakken ‘Sterkteleer’, ‘Robotica’;

wetenschappelijk onderzoek: begeleiden van toegepaste onderzoeken in samenwerking

met Universitair Ziekenhuis Gent;

begeleiding van eindwerken studenten i.s.m. stagebedrijven

Opleiding

2000-2002 : Burgerlijk ingenieur, Elektromechanica, optie Elektromechanica,

(grote onderscheiding) - Universiteit Gent)

eindwerk en stage: "Ontwerp en ontwikkeling van een doorvoeroven voor

vegetarische hamburgers"

foto


Curriculum vitae Mira Bloem (2)

1995-2000 : Licentiaat in de Biotechnologie (grote onderscheiding) - Universiteit Gent

scriptie: “Celdeling in de groeizone van het kiwibesblad”

1989-1995 : humaniora Wiskunde-Wetenschappen (1989-1995) - Atheneum Brugge Centrum

Aanvullende opleidingen en cursussen

- Cursus elektrotechnische installaties, Avondschool Gent (vanaf september 2012)

- Cursus Russisch voor beginners, avondonderwijs, Gent (najaar 2011)

- Specialisatie opleiding business banking, Spaarpotje hoofdzetel Brussel (2009)

- Module kredieten aan kmo’s, Spaarpotje - hoofdzetel Brussel (2007)

- Labview software, National Instruments, Zaventem (2005)

- Wetenschappelijk Engels, Artevelde Hogeschool, Gent (2004)

Talenkennis

Talen: lezen spreken schrijven

Nederlands: moedertaal ****** ***** *****

Engels: ***** **** ****

Frans: *** *** **

Duits: ** *

Spaans: * *

Hobby’s en vrije tijd

Sport (competitie in provinciale volleybal) - reizen - lezen - fotografie

Persoonlijk

Communicatief sterk (schriftelijk en mondeling) - coachende houding - vlot in de omgang - flexibel én stressbestendig - multitaskend


3.2 Begeleidende brief

Voeg bij je curriculum een begeleidende brief. Hij is zeker even belangrijk als de levensbeschrijving.

Besteed er veel aandacht aan.

Met een goed en duidelijk geschreven motivatiebrief kun je de rekruteerder overtuigen dat jij een

gesprek waard bent. Het is dus moeite om er de nodige aandacht aan te besteden.

De motivatiebrief is het ideale middel om 'bijzonderheden' in je cv te verklaren. Je woont

bijvoorbeeld in Hasselt maar je solliciteert bij een bedrijf in Gent. Zonder uitleg denkt een

rekruteerder waarschijnlijk dat dit een onhaalbare kaart is. In je brief kun je echter uitleggen dat je op

het punt staat te verhuizen naar de omgeving van Gent en dat je daarom solliciteert.

Je moet aantonen dat je de man of vrouw bent die door de onderneming gezocht wordt, m.a.w. dat

je profiel beantwoordt aan het gewenste profiel van de betrekking. Tracht daarom origineel te zijn en

schrijf je brief zonder fouten. Als sollicitant moet je je hier positief onderscheiden van de anderen. Je

moet aantonen welke voordelen het bedrijf heeft indien men jou aanvaardt.

Indien uitdrukkelijk gevraagd, schrijf je de brief met de hand (cf. grafologie).

Vermeld zeker:

- voor welke job je solliciteert;

- hoe je te bent weten gekomen dat die job vacant is;

- waarom je denkt de geschikte kandidaat te zijn;

- een eenvoudige beleefdheidsformule.

3.2.1 Aanzet

Zorg voor een sprekende opening. Zoals een cv een overzicht moet zijn van de feiten, zo is de

sollicitatiebrief een uitleg van de motivatie en de geschiktheid van de kandidaat. In een goede brief

leg je de link tussen de functie-eisen en je werkervaring of studies.

Waarom ben jij nu de geschikte persoon voor deze functie?

De toon moet aandacht en interesse opwekken en moet aantrekkelijk klinken. Zorg ervoor dat je de

juiste persoon met de juiste titel aanspreekt.

Betreft-rubriek:

Vergeet ook niet om bovenaan je brief een betreft-rubriek te voorzien waar je het doel

van je schrijven verduidelijkt en eventueel de referentie van de vacature weergeeft. In

een moderne brief schrijf je het woord ‘betreft’ niet meer.

In de krant van ... las ik dat u een vacature heeft voor ... Aangezien het geschetste profiel

volledig in de lijn van mijn opleiding, ervaring en voorkeur ligt, wil ik mij graag kandidaat

stellen.


Dank voor de informatie over uw bedrijf die u mij vorige week hebt toegestuurd. Mijn interesse voor

een functie in uw bedrijf is zeker toegenomen. Mijn belangstelling gaat vooral uit naar een functie op

de afdeling Research and Development.

Schrijf niet:

De functie die u beschrijft in uw advertentie van 13 oktober is precies wat ik altijd al heb willen

doen.

Graag wou ik van u vernemen of er een betrekking van … vacant is in uw bedrijf.

Aangezien ik in mijn domein niets vind, zoek ik een ander soort werk.

Ik heb niet de gevraagde ervaring, maar wil toch mijn kans wagen.

Naar aanleiding van uw advertentie voor … op … van 27 augustus, ben ik zo vrij u mijn

diensten aan te bieden.

Aangezien ik geïnteresseerd ben in het verkopen van technische producten, wens ik mijn

kandidatuur te stellen voor één of andere functie in dit verband.

Als je de juiste toon aanslaat, vestig je de aandacht van de lezer meteen op de positieve punten van je

kandidatuur.

Tips

- Richt je brief tot de persoon met wie je een gesprek wilt voeren.

- Gebruik zijn/haar naam en titel. Informeer eventueel vooraf of het om een hem of een haar

gaat. De meeste heren worden immers niet graag aangesproken met ‘Mevrouw’ en ondanks

het feit dat ‘the best man for the job is often a woman’, houden dames het ook liever op

‘Mevrouw’.

- Met een opening ‘Geachte mevrouw, geachte heer’ speel je wel veilig, maar boet je aan

persoonlijkheid in.

- Een persoonlijke tint is belangrijk. De kans op een gunstig antwoord wordt in sterke mate

bepaald door de mate waarin je brief persoonlijke attentie weergeeft.

- Vermijd in ieder geval clichés, stereotypen en omslachtige formuleringen.

Schrijf dus niet dat je ‘zo vrij bent je diensten aan te bieden’, dat je ‘het

genoegen hebt te solliciteren’, dat ‘bovenvermelde advertentie je aandacht heeft

getrokken’, of dat je in de krant ‘de advertentie met belangstelling hebt gelezen’.

Het zijn nietszeggende, zware uitdrukkingen die geen toegevoegde waarde geven

aan jouw kandidatuur. Ze zullen ook geen interesse of desinteresse opwekken.

- Wees concreet. Zorg ervoor dat de beschrijvingen niet te vaag blijven, zoals “Ik heb veel

organisatie-ervaring”. Deze informatie kan iedereen in een brief plaatsen. Het is beter om het

concreter te maken (bv. beschrijving ervaring).

3.2.2 Argumentatie

Vergeet niet om uit te leggen waarom je solliciteert. Leg uit wat je aantrekt in het bedrijf, de functie,

de sector ...

Nadat je door de juiste aanzet aandacht en interesse opgewekt hebt, moet je verder gaan met de

uiteenzetting van die motieven die een interview rechtvaardigen:


Mijn basisopleiding als ... vulde ik aan met een postgraduaat ...

Ook had ik tijdens mijn stage de mogelijkheid om deze theoretische bagage te toetsen aan de

praktijk in een personeelsdienst van een onderneming zoals de uwe. Ik werkte er mee aan het

opstellen van een ... en voerde hiertoe de voorbereidende besprekingen met ...

Uit de brief moet duidelijk worden dat je aan de functie-eisen voldoet. Het kan zijn dat je als

sollicitant niet direct aan één of meer functie-eisen voldoet. Je moet dan zelf een oplossing voor dit

probleem in je brief aanbrengen (zie verder).

Schrijf niet:

Ik ben een drietalige ingenieur.

Ik heb een diploma van school X en volgde de vakken …

Ik heb geen ervaring, maar ik durf veel.

Tips

- Druk je uit in termen van de rekruteerder, gebruik vakjargon.

- Keer terug naar de woorden uit de advertentie. Dit is een goede manier om jezelf voor te

stellen.

- Schrijf een vlotte, actieve taal.

- Ga in je brief enkel in op de kernvaardigheden, verwijs naar je cv, maar kopieer het niet.

3.2.3 Ga in op tegenargumenten

Een personeelschef zal zich tijdens het lezen van je brief afvragen: is er een reden om deze persoon

af te wijzen? Het is goed om die argumenten weg te nemen, vooral als de gestelde eisen zwaar

wegen. Als je bijvoorbeeld niet aan de opleidingseisen voldoet, moet je daar expliciet op ingaan.

Hoewel ik geen opleiding … heb, ben ik wel afgestudeerd in de optie … binnen de richting … In mijn

stage bij … heb ik echter wel ervaring opgedaan met…

3.2.4 Uitnodiging tot actie

Vergeet niet dat je cv en brief maar één doel hebben, namelijk een uitnodiging voor een interview.

Vooraleer je brief te beëindigen, moet je nogmaals het actieve karakter van je initiatief onderstrepen.

Schrijf niet :

Hopende op een positieve reactie, verblijf ik ...

Aangezien ik na zes maanden werkloosheid dringend werk nodig heb, hoop ik dat u me een positief

antwoord kunt geven.

3.2.5 Beleefdheidsformule

Wees positief en niet te familiair; maak het einde van je brief niet te statig.

Schrijf niet:

In afwachting van onze ontmoeting, teken ik, met de meeste hoogachting.


Schrijf bijvoorbeeld wel:

Denkt u ook dat wij elkaar iets te bieden hebben, dan ben ik altijd bereid om u daar in een gesprek verder van te overtuigen.

3.2.6 Nog enkele tips

- Voeg geen afschriften van je diploma toe als dat niet gevraagd wordt. Ze verzwaren enkel je

dossier. Waar nodig zal men ze je wel vragen in een later stadium van de selectie-procedure.

- Geef geen salarisverwachtingen. In de meeste gevallen zijn ze immers te hoog of te laag.

Het geeft de indruk dat je enkel voor het geld werkt en geen of weinig belang hecht aan de

functie.

- Als een foto gevraagd wordt, vermeld je je naam op de achterzijde van de foto. Kleef de foto

niet vast aan je cv. Indien je een digitale cv doorstuurt, kan de foto zonder probleem worden

ingescand.

- Voor de verzending zorg je voor een voldoende gefrankeerde briefomslag die groot genoeg

is.

- De begeleidende brief wordt niet aan het cv geniet (indien gevraagd werd om de brief en de

cv per post te versturen; in de meeste gevallen gebeurt solliciteren digitaal).

- Reageer nooit op advertenties die je vragen om vooraf een bepaalde geldsom te storten. Het

is illegaal en je ziet je geld nooit terug.

- Hou het kort.

Je brief mag maximaal één pagina lang zijn. Je brengt je boodschap best in korte,

dynamische zinnen met veel actieve werkwoorden.

- Werkt een vriend of kennis voor het bedrijf waar jij graag zou werken, vermeld dit gerust in

je brief. Dat doe je uiteraard enkel indien deze persoon ermee akkoord gaat.

- Heb je een positieve ervaring gehad met het bedrijf (bv. omdat je er klant van bent of omdat

je er stage hebt gelopen of …), aarzel dan zeker niet om dat aan te halen in je brief.

- Lees je brief grondig na op taal- en tikfouten. Ze geven een slordige indruk, over je brief en

over jou. Laat je brief door iemand anders nalezen, want zelf lees je nogal snel over je eigen

fouten.

- Gebruik dynamische en actieve werkwoorden zoals ‘organiseren’, ‘voorzitten’,

‘doceren’ ... Te bescheiden woorden zoals ‘misschien’, ‘eventueel’, ‘menen’ schrijf je beter

niet.


- Indien een advertentie is opgesteld in een vreemde taal, stel je je cv en brief op in de taal van

de advertentie.

- Elke brief die je verstuurt is bij voorkeur een origineel afgeprint exemplaar, gericht aan één

persoon. Vlekken, vouwen en ezelsoren zijn absoluut uit den boze. Dat laatste probleem

bestaat niet als je digitaal solliciteert.

- Maak zelf je brief. Sollicitatiehandleidingen staan vaak bol van de voorbeeldbrieven maar het

is niet de bedoeling dat je ze klakkeloos gaat kopiëren. Doe je dat toch, dan ga je verloren

tussen de rest van de inspiratieloze brieven.

- Solliciteer nooit voor meer dan één functie in één en dezelfde brief. Dat zou namelijk de

indruk wekken dat je niet kunt kiezen en dan maar voor alles solliciteert. Maak voor jezelf

op voorhand uit welke richting je uit wilt met je job.

- Verstuur je cv en brief niet via fax. Je weet nooit wie er aan de andere kant van de lijn zit en

waar je brief terechtkomt.


3.2.7 Voorbeelden sollicitatiebrief

Begeleidende brief 1 (starter)

Ingenieur beheer en onderhoud van technische installaties in spoorwegtunnels - BeTrainX

Geachte heer Leemans,

Als pas afgestudeerde Master Industriële wetenschappen Bouwkunde zoek ik een uitdagende job! De vacature

van ‘Ingenieur beheer en onderhoud van technische installaties in spoorwegtunnels’ spreekt mij enorm aan.

Waarom?

Tijdens mijn studies heb ik veel theoretische vakkennis opgedaan maar ook praktische kennis. Ik heb stage

gelopen bij de firma Verdonck en co waar ik de technische installatie van een middelgroot zwembadcomplex

mocht begeleiden. In dat bedrijf heb ik de senior engineer ondersteund bij de integratie van de verscheidene

installaties in het complex, namelijk die van water, gas, elektriciteit, verwarming, ventilatie en koeling. Aan die

stage heb ik mijn masterproef gekoppeld. Daarnaast heb ik twee jaar een vakantiejob gedaan in het station

van Schellebelle waar ik technisch verantwoordelijke was voor het onderhoud van het station en de

spoorwegtunnel. Tot slot ben ik van kindsbeen af gefascineerd door alles wat met techniek te maken heeft. In

het bijzonder treinen en tunnels trokken mijn aandacht.

In mijn cv vindt u niet alleen informatie over mijn opleiding, stage en masterproef, maar ook over mijn

persoonlijke aspiraties en bijzonderheden.

Hopelijk kan ik u in een interview overtuigen van mijn geestdrift voor technische installaties en van mijn

bereidwilligheid om mij verder bij te scholen zodat ik een grote meerwaarde kan betekenen voor uw bedrijf.

Beleefde groeten,

Hans Van de Keere


Begeleidende brief 2 (starter)

Vacature Technisch-commercieel verantwoordelijke rundveevoeding Geachte heer Geachte mevrouw Toen ik de vacature voor ‘Technisch-commercieel verantwoordelijke rundveevoeding’ opmerkte in het vaktijdschrift Landbouwleven, kreeg ik dadelijk interesse voor deze job. Dieren en in het bijzonder rund- en melkvee zijn namelijk al mijn leven lang mijn passie! Dit jaar ben ik afgestudeerd als master in de Biowetenschappen Landbouwkunde met afstudeerrichting dierlijke en plantaardige productie. Mijn interesse is steeds uitgegaan naar rundvee. In mijn masterjaar schreef ik een scriptie over ‘hittestress bij melkvee’ en behaalde een 16 op 20. De functie van technisch-commercieel verantwoordelijke rundveevoeding trekt mij sterk aan, omdat:

• een landbouwbedrijf mij niet vreemd is: mijn ouders hebben een eigen melkveebedrijf en ik werk in

de familiebedrijf al van kindsaf aan;

• ik de combinatie van technische en commerciële vaardigheden boeiend vind;

• uit persoonlijkheidstesten blijkt dat ik sociaalvaardig ben en graag/vlot contacten leg met klanten;

• ik graag mij ten volle wil inzetten om het imago van de landbouw op te krikken;

• ik het van essentieel belang vind dat rundvee het meest kwalitatieve voedsel krijgt.

Ik hoop dat u voldoende informatie heeft over mij en dat u bereid bent om mij beter te leren kennen in een gesprek. Graag zou ik u namelijk overtuigen van mijn engagement voor de landbouwsector in het algemeen en voor rundveevoeding in het bijzonder.

Met hoogachting

Any Lagae


Begeleidende brief 3 (kandidaat met ervaring)

Sylvia Mortier

Jan de Ceunincklaan 56

9000 GENT

e-mail: [email protected]

Hogeschool West-Vlaanderen

t.a.v. de heer Bart Vervliet

Decaan van de faculteit Mens en Organisatie

Gent, 29 maart 20…

Sollicitatie Diensthoofd Onderzoek MO 4584

Geachte heer Vervliet

De vacature Diensthoofd Onderzoek die ik via de website van de Hogeschool West-Vlaanderen mocht

terugvinden, geniet mijn aandacht en spreekt mij bijzonder aan.

Als afgestuurde industrieel ingenieur chemie, startte ik mijn loopbaan als assistente vijf jaar geleden aan de

Hogeschool Gent. Gedurende vier jaar deed ik ervaring op in het werkveld van onderwijs en

wetenschappelijk onderzoek.

Daarna ben ik gestart in de privésector waar ik als bestuurder van een kmo mijn ervaringsdomein kon

uitbreiden met financiële en verzekeringstechnische kennis, maar ook met (people) management en

(pro)actieve netwerkvaardigheden. Permanente bijscholing, resultaat- en servicegerichte attitude en collegiale

samenwerking lopen als een constante doorheen mijn job.

Na bijna acht jaar actief te zijn in de privésector, ben ik op zoek naar een nieuwe en boeiende uitdaging.

Hierbij vind ik het vooral belangrijk om mijn verworven competenties in een nieuwe job te kunnen verenigen.

In de taakomschrijving van de vacature meen ik dit geheel dan ook terug te vinden: management,

communicatie en netwerking, vorming, projectondersteuning, coördinatie.

Op uw uitnodiging kom ik uiteraard graag alles toelichten in een persoonlijk gesprek.

Beleefde groeten

Sylvia Mortier



Vacature ingenieur – staalonderzoeker Geachte heer Mairy, Nadat ik per post uw vacature voor ingenieur - staalonderzoeker ontving en las, was mijn interesse onmiddellijk gewekt. Deze functie sluit nauw aan bij mijn opgedane beroepservaring en kennis. Niet enkel mijn ervaring als mechanisch ontwerper in een studiebureau, maar ook mijn praktijkervaring als metaalarbeider kunnen helpen bij de realisaties van de verschillende onderzoeksprojecten en de technische ondersteuning van de R&D-projecten. Deze functie spreekt mij zeer aan en is voor mij de ideale job. Waarom?

• Vanuit mijn studie en de eerdere opgedane werkervaring heb ik een bijzondere interesse voor metaal en techniek.

• Korte verplaatsingen in binnen- & buitenland zijn voor mij geen probleem.

• Een R&D-omgeving spreekt me ten zeerste aan.

• Ik ben een probleemoplosser en initiatiefnemer van aard. Met deze korte introductie en met de gegevens uit mijn cv hoop ik dat u voldoende informatie heeft en dat u mij zult uitnodigen tot een persoonlijk gesprek waarin u mij nog beter kan leren kennen. Met beleefde groeten, Bart De Clercq



Vacature Junior Product Manager

Geachte mevrouw Peeters,

Nadat ik op Vacature.com gelezen had dat u op zoek bent naar een Junior Product Manager, was mijn

interesse onmiddellijk gewekt.

Deze functie sluit nauw aan bij mijn huidige job.

Momenteel werk ik als productmanager bij PC United bis. Ook door mijn ervaring als accountmanager bij

verschillende reclamebureaus, ben ik ervan overtuigd dat ik mevrouw Debruyn kan helpen bij de realisatie

van de verdere uitbouw van AB Without Limits op de internationale markt.

Deze functie is, volgens mij, de ideale job voor mij. Waarom?

Vanuit mijn studie en eerdere werkervaringen heb ik een bijzondere interesse ontwikkeld voor de

reclamewereld.

Mijn ideale werkomgeving is deze van een jong team waar ruimte is voor creativiteit en

zelfstandigheid. In een job zoek ik de nodige autonomie om nieuwe projecten op te starten en uit te

werken.

Met deze korte introductie hoop ik dat u voldoende informatie heeft over mij en dat u mij beter wilt leren kennen in een gesprek.


Caro Verstraete


4 Follow-up

Als je cv met een gepersonaliseerd begeleidend schrijven verzonden is, is de kous nog niet af.

Het is mogelijk dat je als antwoord een gedrukt sollicitatieformulier krijgt.

Vele grote bedrijven gebruiken immers standaardsollicitatieformulieren voor alle sollicitanten. Deze

formulieren laten immers toe om de gegevens te ordenen en te vergelijken, en om de behandeling te

vergemakkelijken (lees: sneller te selecteren). Deze gegevens worden meestal ook opgeslagen in een

databank, waaruit het bedrijf eventueel bij latere vacatures kan putten.

Denk aan volgende opmerkingen bij het invullen van de vragenlijst:

- Indien je niet genoeg ruimte hebt om bepaalde vragen te beantwoorden, verwijs dan

naar je cv in de bijlage, of beter, maak een begeleidende brief met die antwoorden

waar je meer plaats voor nodig had.

- Aangezien deze standaardformulieren vaak je cv gewoon vervangen en je

visitekaartje zullen zijn bij de firma, doe je er goed aan ook hier aandacht te besteden

aan de vorm.

- Bij echt indiscrete vragen, schrijf je in het daartoe bestemde vakje: ‘te bespreken

tijdens onderhoud’.

- Ook het gewenste salaris kan je ‘bespreekbaar’ maken. Een andere oplossing is het

geven van een vork, bv. € 2300 - 3200 bruto, afhankelijk van functie-invulling en

opleidingsprogramma’s op korte en middellange termijn.

Maak een kopie van het standaardsollicitatiedossier. Zo vermijd je dat je uit de lucht valt als men je

na zes maanden contacteert, eventueel voor een andere functie.

Na het terugzenden van het formulier, moet je een tijdje wachten. Als je na twee weken nog geen

teken van leven hebt ontvangen, kan je de geadresseerde opnieuw contacteren. Dit doe je best

telefonisch. Een telefoongesprek laat je in ieder geval toe te verifiëren of je brief goed aangekomen

is en zal je ook al een eerste indruk geven over de stand van zaken.

Tips

- Je hoeft niet de Human Resources Manager of Algemeen Directeur persoonlijk te

spreken. Zijn/haar secretaresse is vaak op de hoogte en heeft ongetwijfeld meer tijd

voor dit soort zaken.

- Stel je op een duidelijke manier voor (voornaam en naam).

- Geef beknopt weer waarvoor je belt.

- Leg niet te veel de nadruk op het feit dat je nog geen reactie kreeg. Je zou er de

andere partij mee in verlegenheid kunnen brengen.

- Vermijd een telefonisch interview.

- Wees voorbereid op de mogelijkheid dat je correspondent misschien een andere taal

spreekt.

- Houd je agenda bij de hand, zodat je eventueel onmiddellijk een datum kunt

afspreken voor de volgende stap.


5 Het sollicitatiegesprek

Het is zover. Je bent uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Je weet zeker dat je geschikt bent

voor de baan. Nu moet je de sollicitatiecommissie nog overtuigen.

Verschillende fasen in het gesprek:

5.1 Fase een: vóór het gesprek

5.1.1 Voorbereiding

Zorg dat je zo goed mogelijk en in concrete bewoordingen kunt vertellen waarom je geschikt bent

voor de job.

Dat kun je doen aan de hand van de volgende vragen:

- Waarom heb je voor deze baan gesolliciteerd?

- Waarom ben je geïnteresseerd in deze sector?

- Waarom denk je dat je geschikt bent om deze functie bij ons te vervullen?

- Hoeveel wil je verdienen?

Maak daarnaast een lijst met voorbeelden van je ervaring die je in je antwoorden kunt gebruiken. De

functie-eisen dienen daarbij als leidraad.

Verder kun je je nog verdiepen in het bedrijf waar je solliciteert. Welke producten maken ze er? Zit

er een filosofie achter? Op het internet vind je veel actuele informatie.

Daarnaast is er de praktische voorbereiding die veel mensen vergeten.

Te laat komen is uiteraard taboe. Zorg dat je weet hoe je bij het bedrijf komt en hoe laat je daarvoor

thuis moet vertrekken. Gehaast bij een gesprek aankomen, is geen goede start.

Indien je om één of andere reden te laat zal komen, verwittig je de wervingsverantwoordelijke zo

spoedig mogelijk. Zorg ervoor dat je het telefoonnummer van bedrijf steeds bij de hand hebt als je je

naar je sollicitatie begeeft.

Stel jezelf beleefd voor aan de secretaresse en zeg wie je bent en waarvoor je komt. Als je twijfelt aan

de uitspraak van de naam van de wervingsverantwoordelijke, vraag dit dan op voorhand aan de

receptie/secretaresse.

5.1.2 Kleed je gepast

De eerste indruk is altijd belangrijk.

Kleding speelt daarbij een belangrijke rol. Dat wil niet zeggen dat er vaste kledingvoorschriften zijn.

Hoe je je kleedt, is afhankelijk van de functie waarvoor je solliciteert en de kledingcode binnen het

bedrijf. Ken je die niet, houd het dan neutraal. Een tip: representatiefuncties vereisen vaak nette

kleding. Interne functies houden de middelmaat.


Besteed in ieder geval voldoende aandacht aan je uiterlijk. Vrijetijdskledij (jeans, shorts…) is niet

geschikt. Vergeet je lichamelijke verzorging en je hygiëne (o.a. je mondhygiëne) niet! Slordige,

versleten schoenen geven ook altijd een slechte indruk.

5.1.3 Lichaamstaal

Non-verbale communicatie is minstens zo belangrijk als verbale.

Je houding, oogcontact, stemgebruik en beweeglijkheid vormen de basis voor de manier waarop je

woorden worden geïnterpreteerd. Een zin als ‘Ik ben daar goed in’, kan als arrogant,

zelfoverschattend of juist relativerend worden geïnterpreteerd, afhankelijk van jouw non-verbale

communicatie.

Hier volgen nog een aantal basisregels.

- Zit rechtop.

- Kijk mensen aan.

- Wees expressief maar niet te beweeglijk.

5.2 Fase twee: inleidend gesprek

De eerste indruk is bepalend voor de rest van het gesprek.

Noem de persoon bij naam bij het begroeten en schud hem/haar stevig de hand (niet te hard/niet te

slap).

Laat de wervingsverantwoordelijke de spits afbijten.

Misschien begint zij/hij met vraagjes over koetjes en kalfjes. Beantwoord de vragen rustig en

persoonlijk.

Misschien schetst hij/zij de algemene toestand van het bedrijf, met noden en problemen. Deze

informatie is goud waard. Luister dus aandachtig.

5.3 Fase drie: kerngesprek

5.3.1 De vijftien meest gestelde vragen:

1. Vertel eens iets over jezelf

Vertel dan over je kwaliteiten die belangrijk zijn voor de uitoefening van de functie.

2. Waarom wil je hier werken?

Informeer je op voorhand over het bedrijf. Zorg ervoor dat je geïnteresseerd bent in het

bedrijf. Het internet bulkt van informatie.

3. Waarom wil je je huidige job vaarwel zeggen?

Verdoezel de waarheid niet, maar overdrijf niet.


4. Waarom heb je gekozen voor deze job? Wat trekt je zo aan in deze branche ?

Probeer de wervingsverantwoordelijke te imponeren met je interesse, je kennis en

gedrevenheid. Bewijs kennis met concrete voorbeelden. Spreek niet over het loon of

extralegale voorbeelden. Als je nog geen ervaring hebt, kun je vertellen over je neven-

activiteiten uit je studententijd of vakantiejobs.

5. Waarom zouden we je moeten aanwerven?

De belangrijkste vraag van het gesprek! Speel vooral in op de interessepunten van de

wervingsverantwoordelijke en op de bedrijfsnoden. Vergeet niet dat je moet ‘opbrengen’

voor een bedrijf.

6. Welke zijn je doelstellingen op lange termijn?

Je antwoord levert een massa nuttige informatie op over je maturiteit, je zelfkennis,

vakkennis en kennis van het bedrijf. Bereid je grondig voor. Stippel voor jezelf uit waar je

over vijf en over tien jaar wilt staan. Vraag raad aan mensen die het in de branche hebben

gemaakt. De wervingsverantwoordelijke hoort graag dat je bekwaam en gemotiveerd bent

voor de functie, en dat je bereid bent om je kennis bij te schaven om te kunnen meegroeien

met het bedrijf.

7. Wat zijn je sterkste troeven?

Kies troeven waarvan je weet dat ze heel belangrijk zijn voor de nieuwe job. Haal concrete

voorbeelden aan als bewijs.

8. Wat zijn je zwakste punten?

Pas op! Dit is een strikvraag! Je wordt aangeworven omwille van je sterke punten en niet je

zwakke punten. Je moet blaken van zelfvertrouwen, zonder arrogant te zijn. Vermeld zwakke

punten die geen hinderpaal vormen voor de job.

9. Hoeveel verdien je op dit ogenblik? Hoeveel wil je verdienen?

Laat de wervingsverantwoordelijke zelf zijn prijs noemen. Als je momenteel goed verdient, zeg dat gerust. Als je nu te weinig verdient, kan je vermelden dat je liever in een bedrijf werkt waar lonen meer prestatiegebonden zijn.

10. Wat vind je belangrijk aan een job?

Leg niet te veel de nadruk op het loon en de extralegale voordelen. Vooral je motivatie is

hier van belang.

11. Wat doe je in je vrije tijd?

Een antwoord op die vraag geeft informatie of je je tijd nuttig besteedt, of je verschillende

interessegebieden hebt en of je een actief persoon bent.


Als je een eigenaardige of zeldzame hobby, gave of talent hebt, praat er maar over: zo zal

men je gemakkelijker herinneren.

12. Wat doe je het minst graag in je job?

Strikvraag! Probeer dergelijke vragen positief te benaderen: als je de job wilt, zeg dan dat je

er ook de minder prettige aspecten (overuren, onregelmatige uren, lastige klanten ...) er graag

bijneemt.

13. Hoe denken andere mensen over jou?

Benadruk je karaktertrekken die anderen altijd waarderen. Het is van cruciaal belang dat je in

een bedrijf goed in groep kan werken. Vraag op voorhand aan je omgeving wat men van jou

denkt.

14. Vertel eens wat meer over je studies.

Praat positief over je school of universiteit. Je bent er tenslotte zelf een product van. Geef

een degelijke uitleg indien je enkele jaren hebt moeten overdoen. Als je je studies niet hebt

afgemaakt, zeg dan dat je er veel bijgeleerd hebt.

15. Heb je nog vragen?

Zorg dat je een paar zinnige vragen kan stellen. Het is ook een test voor je synthese-

vermogen.

5.3.2 Aanvullende opmerkingen en raadgevingen

• Gouden tip

Laat de ondervrager steeds uitspreken: onderbreek hem/haar nooit .

De 80/20-regel: 80 % luisteren – 20 % spreken.

Laat duidelijk blijken dat je positief ingesteld bent.

• Formuleer positief

Op zich is het niet verkeerd om kritisch te zijn. Zorg er echter voor dat je niet als een zeurpiet

overkomt. Formuleer alles zoveel mogelijk op een positieve manier, zeker als je over personen praat.

Ik heb het daar altijd erg naar mijn zin gehad en veel geleerd. Maar er verandert veel en de sfeer is

daardoor niet meer zo goed als vroeger. Een goede sfeer vind ik erg belangrijk.

• Stel vragen

Tijdens een sollicitatiegesprek ben je meestal al blij dat je op alle vragen goed kunt antwoorden.

Toch kan het beter, want een sollicitatie’gesprek’ is geen kruisverhoor. Bij een gesprek horen vragen

en antwoorden van beide partijen. Schroom niet om je vragen thuis op te schrijven en gewoon op


papier mee te nemen. Noteer eventueel de antwoorden, maar vraag in het begin even of de anderen

dat niet vervelend vinden.

U hebt er vast geen bezwaar tegen als ik wat dingen noteer?

De anderen vinden dit helemaal niet vreemd, integendeel; het maakt een goede indruk.

• En verder …

- Verzorg je taal. Spreek duidelijk (geen stadhuiswoorden gebruiken, die klinken

onecht) en stel je positief op.

- Maak er een gewoonte van om je antwoorden te motiveren. Antwoord dus niet te

vaak met ‘ja’ of ‘neen’. Spreek in zinnen.

- Blijf vooral jezelf. Je valt toch door de mand als je je anders voordoet.

- Laat de wervingsverantwoordelijke de spits afbijten, laat hem altijd uitspreken.

Onderbreek hem/haar nooit.

- Laat je nooit verleiden tot uitvoerige uiteenzettingen over je familieomstandigheden

en over een vorige werknemer. Als men erom vraagt, vertel dan zakelijk waarom je

van baan wilt veranderen.

- Wees eerlijk over je positieve eigenschappen, vooral als ze belangrijk zijn voor de

uitoefening van de job, maar denk tweemaal na alvorens iets negatiefs, cynisch of

pessimistisch over jezelf te vertellen.

5.4 Fase vier: afronding van het gesprek

5.4.1 Goede afronding

Hol na het gesprek niet meteen opgelucht weg. Neem even de tijd om te overwegen wat je nog wil

weten. Vergeet zeker niet te vragen naar de rest van de sollicitatieprocedure.

Hoeveel mensen hebben er gereageerd op jullie advertentie?

Hoe gaat deze sollicitatieprocedure verder?

Vat je sterke punten nog eens samen en laat blijken dat je sterk gemotiveerd bent. Bedank de

verantwoordelijke voor de tijd die hij/zij heeft uitgetrokken voor jou.

5.4.2 Zelfevaluatie

Zodra het gesprek afgelopen is, moet je het evalueren.

Veel sollicitanten hebben de neiging om enkel terug te denken aan wat ze verkeerd gezegd hebben.

Anderen willen er gewoon niet meer op terugkomen: “Ik heb gedaan wat ik kon, maar met een beetje geluk

zal ik ...”.

Ook al haal je de volgende ronde niet, een sollicitatiegesprek is nooit een maat voor niets. Het was in

elk geval leerzaam.

Evalueer je gesprek (Wat was goed? Wat was een verkeerd antwoord?…)


Een kleine week nadien mag je de verantwoordelijke een brief/mail sturen om te bedanken (met de

belangrijkste punten van het gesprek en een beknopte samenvatting van je troeven). Een dergelijke

brief/mail getuigt van doorzettingsvermogen en motivatie.

Wat heb je goed gedaan? Wat kan nog beter? Maak een lijst op van de goede en minder goede

punten:

Goede punten: 1 - 2 - 3

Kan beter: 1 - 2 - 3

Schrijf vervolgens voor elk minder goed punt neer welke stappen je zal ondernemen om

je te verbeteren.

Wat beter kan: ik heb mijn kwaliteiten niet voldoende in de verf gezet.

De stappen die ik zal ondernemen: een lijst opstellen van mijn kwaliteiten en voor elke

kwaliteit een bewijs leveren (een voorval, een bedankingsbrief of een brief met felicitaties).

Sterke/zwakke punten

- professionele look

- communicatieve vaardigheden

- luisterbereidheid

- aanpassingsvermogen

- enthousiasme

- doorzetting

- zelfvertrouwen

- praktische aanleg

- beleefdheid, hoffelijkheid

- overredingskracht

- bereidheid om hard te werken

- verbeeldingskracht

- creativiteit

- gevoel voor humor

- inzet

- gezond verstand

- eerlijkheid

- zin voor organisatie

- gebrek aan sterke punten

- geen goede voorbereiding op het gesprek

- passiviteit, apathie

- onverschilligheid

- arrogantie

- negativisme

- tegenstrijdigheden

- agressief verkopen van zichzelf

- ongenuanceerdheid


6 The elevator pitch10

6.1 Wat is een elevator pitch?

De elevator pitch is een betoog tussen 60 - 120 seconden waarin je jezelf of een product verkoopt. Een

goede pitch moet wel degelijk grondig worden voorbereid. Elevator talk is ook essentieel bij networking

en is een handig hulpmiddel bij het leggen van vruchtbare contacten met mogelijke prospecten.

Elevator talk opent deuren.

In een elevator pitch hoef je niet alle informatie te persen. De belangrijkste doelstelling is de interesse

van de toehoorder te wekken en een vervolggesprek te krijgen.

6.2 Minstens tien pitches per dag

Een - succesvolle - ondernemer houdt wel tien pitches per dag: in een offerte, tijdens een vergadering,

op je website, bij een telefoon met een nieuwe klant, tijdens een netwerk-bijeenkomst, op een

afscheidsdrink van een collega die op pensioen gaat …

Het is niet eenvoudig om op korte tijd, zonder in jargon te vervallen, de kern van een bedrijf, een

boodschap, een dienst uit te leggen en enthousiasme op te wekken.

6.3 Hoe is de elevator pitch ontstaan?

De term ‘elevator pitch’ is afkomstig uit de ondernemers- en investeerderswereld in de Verenigde

Staten. De theorie is dat iemand een goed idee heeft en daarvoor voet aan de grond wil krijgen bij

een groot bedrijf. Hij geraakt echter niet verder dan de secretaresse en wil graag de persoon spreken

die de uiteindelijke beslissing neemt. Om een afspraak te scoren bij een bedrijf, wacht hij tot een

invloedrijk figuur de lift in stapt en glipt hij met deze persoon mee. Vervolgens heeft hij 118

seconden (de gemiddelde tijd die een New Yorkse lift nodig heeft om de bovenste verdieping te

bereiken, waar over het algemeen de boardroom is) om de ander te overtuigen. Als de pitch

overtuigend genoeg is, zal de board member aan het eind van de rit meer willen horen van het idee en

is het gesprek binnen.

10 Van Dale: ‘pitch’ betekent o.a. ‘top/toppunt’, (informeel) ‘slim verkoopverhaal, handigheid in aanprijzen, babbelpraatje’ - ‘to sing at the pitch of one’s voice’ = zingen zo hard men kan - ‘to fly at a high pitch’ = hoog vliegen, een hoge vlucht nemen (figuurlijk)


Een krachtige en impactvolle elevator pitch kan ervoor zorgen dat je een professionele en blijvende

indruk nalaat en zo vergroot je je kansen op succes.

Een elevator pitch wordt daarom ook een ‘verkooppraatje-in-de-lift’ genoemd.

6.4 Hoelang duurt de pitch?

Er is geen harde grens. De theorieën variëren van 10 tot 120 seconden. De pitch moet lang genoeg

zijn om te prikkelen en kort genoeg om de aandacht vast te houden.

6.5 Basiskennis is zelfkennis

Pas als je zelf weet wie je bent, wat je sterktes zijn en wat je echt wilt, kun je dit overbrengen op een

krachtige manier. Diverse persoonlijkheidstesten, beroepskeuzetesten en gesprekken met anderen

helpen je daarbij. Wees voorbereid.

6.6 Tips voor een goede elevator pitch

• Gebruik duidelijke taal en beperk vakjargon.

• Begin met een sterke opener.

• Zorg voor oogcontact en controleer of de luisteraar (nog) geïnteresseerd is.

• Schrijf en schrap - kill your darlings.

Geef enkel de meest relevante informatie. In je voorbereidingstijd lees je en herlees je je tekst

en schrap je wat overbodig is. Het is belangrijk dat je ten minste een goed voorbeeld geeft

waaruit een bepaalde competentie of vaardigheid blijkt.

• Oefen je betoog hardop en oefen en oefen …

Het is van belang om jezelf te horen praten omdat je dan meer kunt focussen op de

overtuiging waarmee je je verhaal brengt en omdat je dan meer kunt letten op stelvolume,

intonatie, lichaamstaal.

• Vraag de mening van anderen.

Je betoog moet vanaf het eerste moment, vanaf de eerste indruk helder overkomen. Oefen

dit met een bekende en vraag zijn/haar ongezouten mening.

• Stem de pitch af op de functie, niet op jezelf.

Denk goed na over de inhoud tijdens de voorbereiding van je pitch. Wat wil je overbrengen?

Waarom zou jij de meest interessante kandidaat zijn? Betrek het verhaal op de toehoorder:

wat zijn de voordelen voor hem of haar?

• Verkoop je realistische zelf. Wees jezelf.

Het beeld dat je van jezelf wilt geven, moet overeenkomen met de werkelijkheid, bv. met de

gegevens uit je cv. Je voelt je ook comfortabeler indien je eerlijk jezelf mag zijn.


• Wees enthousiast.

Laat je energie, positieve gevoel, motivatie en enthousiasme goed blijken tijdens je pitch.

• Eindig met een verzoek, een vraag of nodig de ander uit om een gesprek met je te beginnen.

Vraag bijvoorbeeld naar de adresgegevens van de luisteraar, of geef je visitekaartje of stel een

vraag over het bedrijf van de luisteraar. Op die manier komt er geen abrupt einde aan je

verhaal en kom je geïnteresseerd over.

6.7 Gouden Edo-tip: ‘Goede pitcher is een emotiemakelaar’

Edo van Santen11 is een bekend Nederlands pitcholoog; hij trainde al 20.000 personen). Volgens

hem zijn essentieel voor een goede pitch:

• jezelf goed kennen en weten wat je echt wil;

• jezelf durven zijn;

• congruente lichaamstaal hanteren;

• met emotie - recht uit het hart en uit de buik - spreken;

• stiltes inlassen in je korte betoog (in pitch van 60 seconden � 9 seconden stilte).

6.8 Hoe is een elevator pitch opgebouwd?

De inhoud van de pitch hangt af van de functie en de situatie. De structuur blijft echter steeds

dezelfde en moet je tijdens de elevator pitch altijd paraat hebben.

• Wie ben ik?

bv. voornaam en familienaam - studie - opleiding - werkervaring (stage bv.) -

specialist of generalist - manier van werken …

• Wat heb ik te bieden? Wat is mijn kracht?

bv. geslaagde projecten - speciale vaardigheden - persoonlijke unieke

kenmerken …

• Wat zoek ik?

Wat wil ik bereiken - wat vind ik belangrijk? bv. werk, netwerk, klanten ..

6.9 Voorbeelden van elevator pitch

• een pas afgestudeerde ingenieur

Hallo, mijn naam is Jannick De Waegenaar. Vorige maand ben ik als master afgestudeerd aan de

Universiteit Gent als burgerlijk ingenieur bouwkunde - stedenbouw en ruimtelijke planning. Tijdens mijn

stage bij het bouwkundig ontwerpbureau Vercamme in Zelzate heb ik veel ervaring opgedaan in betaalbare

starterswoningen. Dat was ook de titel van mijn masterproef. Ik ben ambitieus en resultaatgericht. Mijn

passie ligt bij bouwwerken in het algemeen en voor kleine betaalbare stadswoningen in het bijzonder. Daarbij

11 Meer informatie over Edo van Santen op zijn website: http://www.edovansanten.nl/


ben ik sterk geïnteresseerd is in de nieuwste multimediatechnieken. Een goede ingenieur moet toch met zijn

tijd mee zijn, niet?

Krijgt uw bedrijf ook steeds meer vraag naar kleine woningen die beschikken over alle comfort maar die toch

betaalbaar zijn voor jonge starters en jonge gezinnen?

• een ingenieur met meerdere jaren ervaring

Goedemorgen, ik ben Lies De Groote. Mijn uitdaging op werkvlak bestaat erin om mijn academische en

technische ervaring te combineren met financiële expertise en management. Dertien jaar geleden studeerde ik

af aan de UGent als Bio-ingenieur en drie jaar later behaalde ik mijn manama-diploma van Toegepaste

Ingenieurswetenschappen Elektronica. Aanvankelijk gaf ik les aan de UGent en deed er wetenschappelijk

onderzoek. Toen kreeg ik de kans om als bestuurder in de bank 123Up te starten. In de loop van de vijf

jaar heb ik alle bedrijfseconomische opleidingsmodules in de bank afgewerkt. Al acht jaar werk ik in de

bank en ik behaalde al mooie resultaten, zelfs ten tijde van de mondiale financiële crisis. Ik voel dat ik nu

klaar ben voor een nieuwe uitdaging in mijn leven. Een uitdaging, waarin ik al mijn competenties en nuttige

ervaring kan combineren. Een functie in financieel en algemeen management zou me liggen. Een job waarin

ik met mensen kan samenwerken, waarin ik creatief mag zijn en waarin ik een grote verantwoordelijkheid

kan opnemen, zou me gelukkig maken. Uw bedrijf staat bekend voor zijn ethisch handelen. Ethische

waarden zijn voor mij persoonlijk zeer belangrijk. Ik ben niet enkel technisch en financieel geschoold, maar

hecht ook belang aan een goede, duidelijke en correcte communicatie.

Denkt u dat iemand zoals ik een meerwaarde zou zijn in uw bedrijf? Mag ik alvast u mijn visitekaartje

overhandigen? Op LinkedIn vindt u meer informatie over mij. U kan me altijd contacteren indien u meent

dat wij elkaar iets te bieden hebben. Ik vond het fijn om met u kennis te maken.

6.10 The elevator yell

Yell - eerste gebruik

The elevator yell is een verkorte versie van de elevator pitch en bestaat uit slechts een zin. Het is de

bedoeling dat je met die ene zin de luisteraar zodanig prikkelt dat hij hierop een vervolgvraag stelt.

• Voorbeeld yell (maximum 5 seconden)

Ik help mensen efficiënter om te gaan met hun tijd en met hun e-mailverkeer waardoor ze gemiddeld 30

% sneller werken en … 30 % gelukkiger zijn op hun werk.

Luisteraar:

Aha, interessant! Hoe doe je dat?

Vervolg yell wordt elevator pitch (maximum 120 seconden) ….

• Yell - tweede gebruik - op cv’s en bij sollicitatiegesprekken

In die ene zin van de elevator yell omschrijf je zo exact mogelijk wat je doet. De zin is een

soort ‘reclameslogan’ die je ook in je cv - verkort en niet in spreektaal uiteraard - vooraan

kan plaatsen om je duidelijker van de andere sollicitanten te onderscheiden.


Voorbeeld - gesprek

Goedemorgen, ik ben Lucas De Groote, ik zoek een creatieve, afwisselende job en werk graag aan

projecten. Mijn interesses liggen bij elektrotechniek, domotica en groene energie. Ik ben - al zeg ik het zelf

en het wordt wel beaamd door mijn omgeving ;-) - een ware teamplayer, ben multidisciplinair, technisch én

creatief, neem graag initiatieven en ik schuw geen verantwoordelijkheid.

Voorbeeld - vooraan in cv

elektrotechniek, domotica en groene energie

teamplayer, multidisciplinair, technisch én creatief,

6.11 Wanneer heb je een elevator pitch nodig?

• Onverwacht

De elevator pitch kan van pas komen in de meest uiteenlopende situaties, bijvoorbeeld

tijdens een congres of een seminarie, een feestje, een pauze tijdens een theatervoorstelling.

Wees voorbereid dat je onverwachts wordt voorgesteld aan een interessant persoon die je

misschien aan werk kan helpen of die iemand kent (die op zijn beurt ook iemand kent).

Netwerken doe je altijd. Zorg ook dat je steeds een visitekaartje bij je hebt voor dergelijke

boeiende onverwachte gelegenheden.

• Verwacht

Tijdens een sollicitatiegesprek wordt je gegarandeerd gevraagd: “Vertel eens iets over jezelf.”


7 Psychotechnische testen1

7.1 Persoonlijkheids- en managementtesten

Een persoonlijkheids- of managementtest is een verzameling uitspraken of karaktereigenschappen

waarbij je moet bepalen óf en in welke mate deze uitspraken voor jou van toepassing zijn.

Je gedrag getest

Persoonlijkheidstesten controleren niet of je de waarheid over jezelf vertelt, noch of je al dan

niet een goed mens bent. Persoonlijkheidstesten geven aan in welke mate je als kandidaat

geneigd bent tot bepaalde gedrag.

Bij persoonlijkheidstests geldt niet langer het principe 'hoe meer, hoe beter' van de

intelligentietests. De kans dat je wordt afgewezen omdat je 'te intelligent' bent, is

verwaarloosbaar. De kans dat je wordt afgewezen omdat je bv. ‘te dominant’ of ‘te chaotisch’

bent, is daarentegen veel groter.

Een relatief resultaat

De resultaten van een persoonlijkheidstest zijn dus veel meer relatief. Bovendien zijn ze

minder objectief als de resultaten van een intelligentietest omdat er geen eenduidig correcte

antwoorden op de vragen bestaan.

Bovendien kan je je antwoorden in zekere mate bijsturen. Zo zal je bij de stelling 'In een

groep neem ik vaak het initiatief' ongetwijfeld "ja" antwoorden als je solliciteert voor de

functie van teammanager, zelfs al voel je je niet zo comfortabel in een groep.

Sociaal wenselijk gedrag

Om deze sociaal wenselijke antwoorden zo veel mogelijk te vermijden, worden de vragen

van de test flink door elkaar gegooid. Voor een kandidaat wordt het zo minder evident om

uit te maken welke groep van vragen peilt naar welke karaktertrek.

Verder worden in sommige testen expliciet sociale wenselijkheidsvragen opgenomen. Via

deze vragen probeert men te achterhalen of je geneigd bent om antwoorden te geven die

uitsluitend positief gewaardeerd worden.

Op het eerste gezicht lijkt het je misschien een goed idee om jezelf perfect voor te stellen

maar wat men hier feitelijk probeert te achterhalen, is of je durft toegeven dat je ook maar

een mens bent, mét de fouten en gebreken die daarmee samengaan.

Aan dit type vragen mag je je verwachten bij een persoonlijkheids- of managementtest:

"Sommige mensen kun je nu eenmaal niet vertrouwen."

"Op school vond ik huiswerk maken niet belangrijk."

"Het kost mij weinig moeite om nieuwe vrienden te maken."

1 Bron: http://www.vacature.com


"Bij vreemden voel ik me in het begin nogal ongemakkelijk."

"Het liefst doe ik iets helemaal alleen."

"Ik sta niet gauw met mijn mond vol tanden."

"Ik doe nooit mee aan roddels."

"Als ik een doel voor ogen heb, zal ik dat ten koste van alles weten te bereiken."

"In principe laat ik ondergeschikten zoveel mogelijk beslissen."

7.1.1 Verken jezelf

Op de site van de VDAB vind je allerhande testen die je optimaal voorbereiden op een

sollicitatiegesprek: intelligentietesten, persoonlijkheidstesten, beroepstesten, taal- en rekentesten,

informaticatesten, carrièretesten.

Een interessante test is ‘Verken jezelf’.

Op de site van VDAB (http://www.vdab.be) vind je ‘Test jezelf’ - ‘Persoonlijkheidstesten’ - ‘Verken

jezelf’. Je wordt dan automatisch verder geleid naar http://www.verkenjezelf.be/

Hoe maak de je test?

Je beantwoordt enkele vragen over jezelf (duur: vijf-tien minuten). Vervolgens word je

gevraagd om drie e-mailadressen te geven van mensen uit jouw omgeving. Aan hen wordt

dezelfde test doorgemaild en men vraagt aan hen om jou te evalueren. Ze worden je

sparringpartners12 genoemd. Nadat zij de test (over jou) hebben afgelegd, krijg jij een

persoonlijk profiel van jezelf doorgestuurd. Het profiel is mooi en duidelijk grafisch

voorgesteld en maakt je duidelijk:

• Hoe zie ik mezelf?

• Hoe zien de anderen mij?

In het dossier vind je naast de resultaten ook handige, concrete tips om je kwaliteiten beter te

benutten en je minder sterke punten te verbeteren.

� De Verken jezelf-test is een handig middel om jezelf te leren kennen en om inzicht te

krijgen hoe je bij anderen overkomt.

7.1.2 Competence Indicator – profielentest

Wat?

De Competence Indicator is een wetenschappelijke test die ontwikkeld werd door Vlerick Leuven

Gent Management School en kan je vinden op de site van vacature. Surf naar www.vacature.com –

carrière-info – test jezelf – competence indicator (‘Breng je sterktes en zwaktes in kaart’).

Deze test brengt je professionele profiel in kaart en vertelt ...

1. hoe je omgaat met je collega's;

12 Sparringpartner (komt van het Engels sparring partner) is (letterlijk) een oefenpartner voor beroepsboksers of (figuurlijk) iemand om mee te praten, iemand om ideeën, standpunten op uit te proberen of iemand om mee te oefenen voor een debat (Van Dale).


2. volgens welke stijl je denkt;

3. wat je sterke en zwakke punten zijn.

Op die manier ...

ontdek je welke job bij jou past;

ontdek je de rol die je binnen een team speelt;

kan je jezelf evalueren voordat je baas dat doet;

leer je jezelf professioneel beter kennen;

kom je te weten of je voor het bredere belang gaat of voor details;

ontdek je of je conflictbestendig bent.

Met deze profielentest neem je voortaan de beslissingen die bij jou en je carrière passen.

De profielen van je collega's

Ontdek de professionele sterktes en zwaktes van je collega's. Het profielenoverzicht biedt

een blik op de denken interactiestijlen van de collega’s met wie je dagelijks samenwerkt.

Hoe werkt deze test?

1. Je moet geregistreerd zijn om deze test te kunnen invullen (gratis en eenvoudig).

2. De test bestaat uit 100 vragen verspreid over 10 schermen. Deze nemen zo'n 15 à 20

minuten in beslag.

3. Op het einde van de test krijg je een uitgebreide analyse van je professioneel profiel.

4. Met het TalentCertificaat kan je je toekomstige werkgever van je sterktes overtuigen.

� De profielentest is een interessante test die je leert hoe je op professioneel vlak

functioneert.

7.1.3 Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)

http://tests.psychologiemagazine.nl/Persoonlijkheid/Test%20persoonlijkheidstype%20MBTI De Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) is een veel gebruikt instrument om meer duidelijkheid over je persoonlijke voorkeuren te krijgen. Aan de hand van 36 vragen wordt bepaald welk persoonlijkheidstype je bent: dat type wordt

uitgedrukt in een afkorting van vier letters. Zowel leidinggevenden als werknemers gebruiken de

uitkomsten ervan om in een organisatie optimaal tot hun recht te komen. Er zijn dus geen goede of

foute antwoorden op de vragen in het interview: het gaat om jouw voorkeur. Aan de hand van de

vragenlijst wordt bepaald wat de vier kenmerken van je persoonlijkheidstype zijn (de letters zijn de

beginletters van de Engelse benamingen (N staat voor iNtuition).

E/I: Extraversie of introversie Ben je vooral gericht op de buitenwereld of op je eigen gedachtewereld? Extraverte mensen vinden

het leuk om in teams te werken en ontwikkelen ideeën in overleg met anderen. Mensen met een

introverte persoonlijkheid houden van een rustige werkruimte en ontwikkelen ideeën als ze alleen

zijn.


S/N: Observatie (Sensing) of intuïtie (iNtuition) Heb je vooral interesse in de feiten (realist) of ben je vooral geboeid door wat mogelijk is

(vernieuwer)? Een kenmerk van realisten dat van belang is voor een werksituatie is dat zij

het liefst stapsgewijs werken aan taken waarvoor ze de werkwijze al kennen. Intuïtieve

mensen vinden het juist uitdagend om nieuwe, complexe projecten aan te pakken en

werken in vlagen van energie.

T/F: Denken (Thinking) of voelen (Feeling) Maak je beslissingen op basis van logisch, objectief redeneren of op basis van persoonlijke

emoties en idealen? Denkers zijn vastberaden en zijn gericht op de taak in plaats van op

de groep. Voelers zijn vooral gebaat bij eensgezindheid in de groep. Ze nemen besluiten op

basis van persoonlijke of andermans emoties. Mensen met een F-voorkeur kunnen ook

prima logisch hun besluit beredeneren, maar zullen dat pas doen nadat hun waarden en

emoties gesproken hebben. Wil je iemand overtuigen, houd dan rekening met hun

voorkeuren!

J/P: Oordelen (Judging) of waarneming (Perceiving) Leef je het liefst gestructureerd en georganiseerd of juist spontaan en flexibel? Mensen die

oordelaars zijn, werken het liefst volgens een planning, beslissen snel en concentreren

zich op wat er gedaan moet worden. Ze willen graag elk taakje zo snel mogelijk afronden.

Waarnemers houden van verandering, staan open voor nieuwe ervaringen en voelen zich

beperkt door te veel structuur. Soms hebben ze moeite met afronden omdat ze steeds

nieuwe en nuttige info vinden.

Elke deelnemer aan de test heeft bij elk kenmerk een voorkeur en krijgt de bijbehorende

letter in zijn `persoonlijke code'. Door de vier kenmerken te combineren, zijn er in totaal

zestien persoonlijkheidstypen mogelijk.

Voorbeeld:

iemand met de code INTJ is een introverte (I) intuïtieve (N) denker (T) en is een

oordelaar (J).

� De MBTI-test is een geschikte test om inzicht te verwerven in je sterktes en zwaktes.

7.2 Numerieke reeksen

In een intelligentietest zitten meestal ook een aantal numerieke reeksen, waarbij je het ontbrekende cijfer moet invullen. Numerieke reeksen onderzoeken je vermogen om de logische samenhang in cijferreeksen te zien. De logische regel die je zo vindt, pas je toe om de reeks verder te zetten.

Voorbeeld:

Vul aan: 3...7...11...15...xx Antwoord: 19

Logica: bij elk getal moet 4 opgeteld worden:

3 (+4) = 7 (+4) = 11 (+4) = 15 (+4) = 19


Tip: Probeer alle mogelijke combinaties uit. Geraak je er niet uit, dan helpen de verschillende mogelijke logische patronen je verder.

De logica achter deze oefeningen :

1. Eenzelfde getal optellen of aftrekken

Vul aan: 3...10...XX...24...31

Oplossing: 17

Logica: 3 (+7) = 10 (+7) = 17 (+7) = 24 (+7) = 31

2. Getallen uit de reeks onderling optellen of aftrekken (x - y = z)

Vul aan: 22...12...10...35...XX...16...34...23...11

Oplossing: 19

Logica: 22-12=10 …35-19=16 …34-23=11

3. Vermenigvuldigen of delen door een constant oplopend of dalend getal

Vul aan: 2...4...12...xx...240

Oplossing: 48

Logica: Elk getal wordt vermenigvuldigd door een steeds groter wordend getal.

In dit voorbeeld:

2 (x2) = 4(x3) = 12(x4) = 48(x5) = 240

Vul aan: 840...168...xx...14...7

Oplossing: 42

Logica: Elk getal wordt gedeeld door een steeds kleiner wordend getal.

In dit voorbeeld:

840 (/5) = 168(/4) = 42(/3) = 14(/2) = 7

4. Spiegelmethode

Vul aan: 18...24...28...36...36...28...xx...18

Oplossing: 24

Logica: De reeks kan in twee opgedeeld worden waarbij het eerste gedeelte gespiegeld is

in het tweede deel.

In dit voorbeeld:

18...24...28...36..|..36...28...24...18


5. Getalgroepen

Vul aan: 124...16...592...61...xx3...20...416...47

Oplossing: 17

Logica: Deze reeks is opgebouwd uit een groep van 3 cijfers (abc) en een groep van twee

cijfers (de). Door de eerste twee cijfers uit de eerste groep (ab) op te tellen met het derde

cijfer uit diezelfde groep (c) bekom je het getal uit de tweede groep (de).

In dit voorbeeld:

12 + 4 = 16 (ab + c = de) ... 59 + 2 = 61 ...

17 + 3 = 20 ... 41 + 6 = 47

Andere bewerkingen: abc...de ... fgh .;. ij:

(ab - c = de) en (fg - h = ij)

Vul aan: 4216...67... 2531...74... 6151...76... 6132.;.xx

Oplossing: 75

Logica: Deze reeks is opgebouwd uit een groep van vier cijfers (abcd) en een groep van

twee cijfers (ef). Door de eerste twee cijfers uit de eerste groep op te tellen (a+b) bekom

je het eerste cijfer van de tweede groep (e). De som van laatste twee cijfers (c+d) geeft het

laatste cijfer van de tweede groep (f).

In dit voorbeeld: 4216...67

4 + 2 = 6 en 1 + 6 = 7 >> 67

a + b = e en c + d = f...>> ef

en

(6 + 1)(3 + 2) = 75

Andere bewerkingen: adcd … ef ... ghij…kl

(a - d = e) en (c - d = f)

6. Bewerking met een constant getal +1 (2n + 1)

Vul aan: 5...11...23...47...xx

Oplossing: 95

Logica: 5...11...23...47...xx

5 (x 2 + 1) = 11 (x 2 + 1) = 23 (x 2 + 1) = 47 (x 2 + 1) = 95

7. Haasje over

Vul aan: 17...9...16...12...14 ... 15 … xx ... 18 ... 7


Oplossing: 11

Logica: Hier moet je de samenhang niet zoeken tussen de opeenvolgende getallen, maar

telkens eentje overslaan.

In dit voorbeeld:

17 (- 1) = 16 (- 2) = 14 (- 3) = 11 (- 4) = 7 en

9 (+ 3) = 12 (+ 3) = 15 (+ 3) = 18

7.3 Verbale testen – woorden linken Als je tijdens een sollicitatieprocedure geconfronteerd wordt met psychotechnische testen, krijg je

meestal ook een aantal woordanalogieën voorgeschoteld. In zo'n testen moet je het logische verband

tussen woordenreeksen vinden. De bedoeling van de rekruteerder is een beeld te krijgen van de

vlotheid waarmee jij combinaties en associaties maakt op het verbale vlak.

Voorbeeld: Vrouw: vrouwelijk – Man : ?

Logica: Je ziet meteen al dat je 'mannelijk' moet invullen. De dubbele punt bij de woordanalogieën

betekent 'verhoudt zich tot'.

Tip: probeer alle mogelijke combinaties uit. Geraak je er niet uit, dan helpen de verschillende

mogelijke logische patronen je verder.

De logica achter deze oefeningen

Achter elke woordtest kan een andere logica schuilen. Wat verduidelijking kan handig van pas

komen voor je je op de oefeningen stort.

1. Gemeenschappelijke categorie

Hamer: beitel = appel: kers

De woorden van het voorbeeldpaar behoren tot dezelfde categorie (hier werktuigen), de

twee woorden van het te voltooien paar moeten ook tot dezelfde categorie behoren (hier:

vruchten).

2. Categorie en lid

Tang: werktuig = appel: vrucht

Het tweede woord is de categorie waartoe het eerste behoort.

3. Tegendeel

Groot: klein = oud: jong

Het eerste en tweede woord zijn het tegendeel van elkaar.


4. Deel en geheel

Fiets: fietsbel = overhemd: knoop

Het tweede woord duidt steeds een onderdeel van het eerste begrip aan.

5. Object en subject

Straat: auto = fietspad: fiets

Het subject heeft steeds een causaal verband met het object: de auto rijdt op de weg.

6. Synoniem

Walmen: roken = ogenblik: moment

Aardappel: pieper = auto: wagen

De woorden in de woordparen duiden hetzelfde voorwerp of dezelfde eigenschap of

handeling aan.

7. Grammaticale betrekking

Werpen: wierp = wassen: waste

Tussen de twee woorden waaruit het woordpaar is samengesteld, bestaat een grammaticaal

verband, in het voorbeeld 'infinitief' : '1e persoon verleden tijd'

8. Samenstelling

Avond: ster = snel: weg

De woorden van een woordpaar vormen steeds een samengesteld begrip.

9. Formele analogie

Aap: avondkostuum = keuken: kaars

Stout: hout = hek: rek

Kort: bank = lever: zwaar

In het eerste voorbeeld beginnen de woorden van elk woordpaar met dezelfde letter, in het

tweede voorbeeld rijmen ze en in het derde voorbeeld bestaan ze steeds uit hetzelfde aantal

letters.

7.4 Aanlegtesten

Wat je niet kent, kun je leren. Aanlegtesten zoeken naar je potentieel voor commerciële taken, naar

je talent voor organisatie, naar je verbale kracht enz.


Hou bij het resultaat steeds voor ogen dat bekwaamheden en talenten altijd verbeterd en ontwikkeld

kunnen worden door doelgerichte training. Mocht je dus niet zo goed scoren op bepaalde

vaardigheden, dan is dat geen reden om te wanhopen.

Ben jij een carrièrepersoon? Beschik je over leiderschapscapaciteiten? Kan je een team motiveren?

Op www.vacature.com staat online een reeks interessante aanlegtesten:

Leiderschap-test (Ben jij een echte leider?)

Collega-test (Ben jij de geschikte collega?)

Carrière-test (Ben jij een carrièrepiloot?)

Stress-test (Hoe stressbestendig ben jij?)

Kenniscreatie-test (Test je kennis)

Motivatie-test (Kan jij mensen motiveren?)

IQ-test (Test je intelligentie)

7.5 Intelligentietesten

Bij een intelligentietest moet je binnen een vastgestelde tijd schriftelijk een vast aantal opgaven

maken.

Bijna altijd hebben de opgaven de vorm van meerkeuzevragen. Bovendien geldt voor de meeste

intelligentietests niet alleen de beperkte tijdsduur maar ook de oplopende moeilijkheidsgraad van de

vragen.

Opbouw van de test

De meeste testen zijn zo opgesteld dat ze niet volledig kunnen worden opgelost binnen de

gestelde tijdsduur. Je hoeft je dus geen zorgen te maken als je er niet in slaagt om de

vragenlijst helemaal af te werken.

Wat je bij een intelligentietest in essentie moet doen, is het snel en nauwkeurig bewerken en

verwerken van informatie. Zo moet je bv. de logische samenhang ontdekken in reeksen

afbeeldingen of moet je cijferreeksen verder aanvullen.

Scores lezen

Je intelligentiecoëfficiënt of IQ schommelt, afhankelijk van de gebruikte test, tussen 50 en

155.

Het gemiddelde IQ schommelt rond de 100, terwijl een IQ van 155 als extreem hoog

beschouwd wordt.

Facetten van je begaafdheid zijn je ruimtelijk doorzicht, je creativiteit, je verbaal

bevattingsvermogen, je geheugen, je numeriek bevattingsvermogen, je deductief en inductief

redeneringsvermogen en je motivatie en dit steeds rekening gehouden met de nodige snelheid.

Tips voor een succesvolle intelligentietest

Lees grondig de instructies die aan de test vooraf gaan.


Lees of bekijk de opgaven zeer nauwkeurig vooraleer je begint na te denken over de

oplossing.

Probeer niet kost wat kost alle opgaven af te maken.

Vind je het juiste antwoord niet, maar kan je met zekerheid enkele foute antwoorden

elimineren, gok dan. Een item dat niet is ingevuld, is per definitie een foutief antwoord.

(Opgelet: aangezien het niet de bedoeling is dat je de hele lijst afwerkt, heeft het geen zin

tijdens de laatste minuut op alle open vragen te gaan gokken! Zo verknoei je alleen maar je

resultaat.)

Hoe intelligent ben je?

Je kan online de intelligentietest van Mensa invullen (www.vacature.com) en je kent

onmiddellijk je IQ.



Corfield, R. (z.j). Een overtuigend cv - De sleutel tot succes bij het solliciteren. Aartselaar: Zuid- Nederlandse Uitgeverij.

Http://www.carrieretijger.nl/carriere/zelfmarketing/elevator-pitch. Geraadpleegd op 5 maart 2014. Http://www.edovansanten.nl/page/30/nl/HowToElevatorPitch. Geraadpleegd op 5 maart 2014. Http://www.lancelots.nl/netwerken/elevator-pitch. Geraadpleegd op 25 februari 2014. Http://www.sollicitatiedokter.nl/tips-en-advies/sollicitatiegesprek/de-elevator-pitch/. Geraadpleegd op 25 februari 2014. Http://www.tests.psychologiemagazine.nl/Persoonlijkheid/Test%20persoonlijkheidstype%20M

BTI. Geraadpleegd op 1 juni 2014.

Http://www.vdab.be/tests/persoonlijkheidstesten.shtml. Geraadpleegd op 25 mei 2014. Http://nl.wikipedia.org/wiki/Elevatorpitch. Geraadpleegd op 25 februari 2014.

Siewert, H. H. (z.j.) Solliciteren – Hoe doe ik het met succes? Aartselaar:Zuid-Nederlandse Uitgeverij.

Vacature. (z.j.). Http://vacature.com. Geraadpleegd op 15 augustus 2009.

communicatie in drie modules - syllabus - febr 2018...

Documents

Transcript of communicatie in drie modules - syllabus - febr 2018...