Code of Ethics - Romanian - Singles

7/26/2019 Code of Ethics - Romanian - Singles

1/41

VALORIFUND

AMENTALE

COD DE ETICi conduit profesional


2/41


3/41

Mesaj de la Richard Reese, CEOAici, la Iron Mountain, preuim reputaia noastr pentru onestitate i integritate la

fel de mult ca reputaia pentru servicii de calitate. Noi credem c a aciona conformcelor mai nalte standarde de etic nu este doar lucrul corect de fcutci ajut la

creterea nivelului de ncredere dintre noi i clienii notri i contribuie la succesul

nostru pe termen lung.

Dei respectarea legilor, regulilor i reglementrilor aplicabile companiei noastre

este obligatorie, obligaiile noastre nu se sfresc acolo. Suntem dedicai pentru

a ne respecta valorile fundamentale i a le pune n practic n ecare i i

pretutindeni unde operm. n cele din urm, angajamentul nostru de a face ceea

ce este corect ne permite s ne respectm ntr-adevr promisiunile.

Codul de etic i conduit profesional v va ajuta s nelegei ce considerm a corect i incorect la IronMountain. V va oferi uneltele necesare pentru a v putea ajuta s luai decizii legale i etice i v va arta direcia

de urmat dac avei nevoie de consiliere suplimentar.

n numele Consiliului nostru de Administraie i al echipei noastre de management executiv, doresc s v

mulumesc pentru devotamentul dvs. fa de valorile noastre fundamentale i pentru angajamentul dvs. de a

respecta Codul de etic i conduit profesional.


4/41COD DE ETIC I CONDUIT PROFESIONAL IRON MOUNTAIN

Cuprins

Mesaj de la Richard Reese, CEO 1

Cuprins 2

Prezentare general 4> De unde putei obine sfaturi suplimentare

> Raportarea nclcrilor

> Fr represalii

> Cine trebuie s respecte Codul?

> Linie de asisten pentru conformitate

Valorile noastre fundamentale 7

1SECURITATE 9> Sntate i siguran

> Condenialitatea datelor i securitatea

> Violena la locul de munc

> Informaii condeniale i proprietate

2SATISFACIE TOTAL CLIENT 13> Servicii client excepionale

> Practici de vnzri corecte i etice

> Protejarea mrcii i reputaiei noastre

> Mediul i dezvoltarea durabil

> Cetenie corporatist


5/41

CUPRINS

www.IMComplianceHelpline.com

3CANDOARE 17> Delict de iniiat

> Supravegherea familiilor i a prietenilor

> Opiuni politice i alte opiuni personale

4INTEGRITATE 21> Competiie loial/Antitrust

> Corupie i fraud

> Cadouri i divertisment

> Conicte de interese

5RESPONSABILITATE 25> Protejarea bunurilor companiei

> Controlul importurilor i exporturilor> Angajare extern

> Documente nanciare corecte/raportare

public

> Drepturile omului

6ORIENTAREA SPRE ACIUNI 29> Antidiscriminare, respect pentru diversitate

i oportunitate egal de angajare

> Contractare guvernamental

> Administrarea documentelor companiei

7MUNCA N ECHIP 33> Hruire

> Condenialitatea angajailor

> Utilizare corespunztoare a computerelor

Cum s obinei mai multeinformaii 36> Politici i proceduri

Certicat de conformitate

3



Codul de etic i conduit profesional,

mpreun cu valorile noastre

fundamentale, ofer ndrumri referitor

la comportament acceptabil la Iron

Mountain. Dei niciun document nupoate trata toate situaiile pe care le

putei ntlni, Codul ofer uneltele i

resursele necesare pentru a v ajuta s

luai decizii bune acolo unde decizia

corect poate neclar.

DE UNDE PUTEI OBINE SFATURI

SUPLIMENTARE

Dac, dup ce citii Codul, suntei nc nesigur n ceea ce

privete cum s administrai o anumit situaie, discutai

cu supervizorul dvs. sau cu reprezentantul local de la

Resurse Umane. Putei de asemenea pune ntrebri sau

solicita sfaturi prin Politica noastr a uilor deschisesau

prin contactarea Liniei de asisten pentru conformitate.

Prezentare

Organizaii din ntreaga lumeau ncredere n noi pentru a leadministra informaiile vitale.


7/41

general


RAPORTAREA NCLCRILORAngajaii Iron Mountain sunt obligais raporteze toate nclcrile cunoscute

sau suspectate ale Codului de etic i conduit profesional. Putei raporta o

nclcare contactnd:

> Managerul sau supervizorul dvs.

> Managementul de la nivel superior (prin Politica uilor deschise)

> Reprezentantul dvs. local de la Resurse Umane

>Avocatul principal al Companiei

> Grupul Departamentul Juridic Condenialitate & Conformitate Global

> Serviciile globale de securitate

> Linia de asisten pentru conformitate

Atunci cnd raportai o problem prin Linia de asisten pentru conformitate,

putei (acolo unde este permis prin lege) opta s rmnei complet anonim.

FR REPRESALII

Iron Mountain nu tolereaz represaliile mpotriva angajailor care raporteazcu bun credin nclcri de etic.

Orice angajat sau manager care ncearc s retaliezesau care i

ncurajeaz pe alii s retaliezempotriva unui individ care a raportat o

nclcare, va suferi aciuni disciplinare serioase, pn la i incluznd rezilierea

contractului de munc.

CINE TREBUIE S RESPECTE CODUL?Codul de etic i conduit profesional se aplic tuturor unitilor de afaceri,

entitilor juridice, societilor mixte controlate, aliailor i parteneriatelor Iron

Mountain . Toi angajaii, agenii, oerii i membrii Consiliului de Administraie

al Iron Mountain sunt obligai s respecte Codul. Prin procesul nostru strict de

calicare a furnizorilor de servicii teri, cutm acei furnizori, vnztori,

contractani i consultai care respect standarde etice aliniate prevederilor

din Codul de etic i conduit profesional.

LINIA DEASISTENPENTRU

CONFORMITATEPutei raporta ngrijorri sau

nclcri etice i pune ntrebri 24de ore din 24, 365 de zile pe an,

prin contactarea Liniei de asisten

pentru conformitate. Aceast Linie

de asisten este operat de ctre o

companie independent, iar (acolo

unde este permis prin lege) putei

opta s rmnei complet anonim.

Telefonai gratuit n ntreaga lume.

Consultai coperta interioar spatepentru o list a numerelor detelefon.

Sau transmitei un raport prin

Internet, mergnd la:


PREzENTAREgENERAL

5


8/41

VALORI FUNDAMENTALE

La Iron Mountain suntem unii prin

valorile noastre fundamentale. Fie

c este vorba de angajamentul

nostru pentru a obine Satisfacietotal a clientului sau vigilena

necesar pentru a menine Securi-

tatea, angajaii notri put valorile

noastre fundamentale n aciune n

ecare zi, peste tot.


9/41www.IMComplianceHelpline.com 7

Valorile noastrefundamentale

Calea Iron Mountain.

Protejm informaiile clienilor notri ca icum ar ale noastre.

Livrm ceea ce clienii notri doresc, atuncicnd doresc.

Comunicm ntr-un mod deschis i sincercare este constructiv i respectuos.

Suntem ntotdeauna oneti i nu necompromitem niciodat valorile noastrefundamentale.

Suntem personal responsabili pentruaciunile, angajamentele i rezultatelenoastre.

Suntem aleri atunci cnd vine vorbade oportuniti i de probleme iacionm urgent.

Lucrm n echip pentru a realiza mult maimulte dect am putea ca indivizi.

Securitate

Satisfacie totalpentru client

Candoare

Integritate

Responsabilitate

Orientarea spre aciuni

Munca n echip


10/41

TIAI C?

Iron Mountain a fost fondat n 1951,

atunci cnd Herman Knaust i-a trans-

format ferma subteran de ciuperci n

primul centru securizat, subteran, dedepozitare documente din America.

Iniial numit Iron Mountain Atomic

Storage, reprezenta un sanctuar

pentru protejarea informaiilor vitale

mpotriva riscului de rzboi nuclear.


11/41

SecuritateProtejm informaiile clienilor notrica i cum ar ale noastre.

Securitatea, protecia datelor i condenialitatea informaiilor suntprimordiale culturii i operaiunilor noastrereputaia noastr atrn de

aceast valoare fundamental. ncuierea vehiculelor noastre, activarea

proteciilor facilitilor noastre i criptarea informaiilor sensibile sunt doar

cteva dintre metodele prin care meninem securitatea.

Securitatea se extinde dincolo de protecia zic a informaiiloraceasta

include protecia sntii i siguranei noastre personale la lucru.

Ca angajai ai Iron Mountain, demonstrm Securitate prin:

> Furnizarea unui mediu de lucru sigur i sntos pentru noi nine i pentru colegii notri

> Protejarea securitii zice a facilitilor noastre i a coninutului acestora

> Pstrarea securitii bunurilor informaionale pe care le administrm n numele

clienilor notri

> Pstrarea informaiilor condeniale i proprietate ale companiei departe de mini strine

> Respectarea tuturor legilor i politicilor relevante referitoare la protejarea

informaiilor personale

> Raportnd rapid orice circumstane care pot avea un impact asupra securitii

Iron Mountain sau asupra sntii sau siguranei noastre

www.IMComplianceHelpline.com 9


12/41COD DE ETIC I CONDUIT PROFESIONAL IRON MOUNTAIN0

Ce ar trebuis facei?SCENARIU: O cutie a fost deteriorat

i anumite documente ale clientului au

czut. Ce-ar trebui s fac?

A. Examinai documentele care au

czut pentru a stabili dac a avut

loc o nclcare a securitii datelor.B. Punei materialele ntr-o cutie

nou, punei-o la loc pe raft i

continuai munca ca de obicei.

C. Spunei supervizorului ce s-a

ntmplat deoarece s-ar putea

s trebuiasc s e completat un

raport de incident.

D. Tocai documentele pentru a

preveni orice nclcri privind

securitatea datelor.

Opiunea C este rspunsul corect. Dei este

important s adunai documentele czute,

trebuie s v noticai i supervizorul. n

anumite cazuri, am agreat prin contractele

noastre s ne noticm clienii dac a

existat o posibil bre de securitateceea

ce nseamn c trebuie ntocmit un raport

de incident.

SNTATE I SIgURANSigurana la locul de munc ncepe cu asigurarea unui mediu de lucru sigur

i respectuos. Respectm i ne mbuntim constant procedurile noastre

operaionale pentru a elimina incidentele de sntate i siguran. Fie c v

aai la birou, pe teren, la volan sau la un client, respectai ntotdeauna politicile

i standardele companiei i respectai toate legile relevante privind sntatea,

sigurana i mediul.

Dac ns are loc vreun incident, este de datoria dvs. s l raportai cu

promptitudine. Dup ce facei un raport, v putei atepta la aciuni rapide ieciente din partea managementului, pentru a remedia situaia. Dac ns

considerai c nu se iau aciuni corespunztoare, escaladai chestiunea

la managementul de nivel superior i raportai-o Liniei de asisten pentru

conformitate.

CONFIDENIALITATEA DATELOR I SECURITATEAObiectivul nostru este acela de a oferi cel mai ridicat nivel de servicii de

management al informaiilor din lume. Aceasta necesit atenie constant

n ceea ce privete condenialitatea i securitatea datelor clienilor, ct i a

datelor angajailor.

Cteva lucruri pe care le putei face pentru a ajuta la pstrarea condenialitii

i securitii informaiilor Iron Mountain:

Nu accesai informaiile clientului dac munca dvs. nu o necesit.

Minimizai-v colectarea, retenia i divulgarea de informaii personale.

Nu punei informaii sensibile pe medii de date detaabile cum ar CD-uri

sau stick-uri USB.

Nu trimitei date sensibile prin Internet, excepie fcnd cazul n care

sunt criptate.

Dac lucrai de acas, asigurai-v c software-ul de securitate al

computerului dvs. este actualizat.

Pentru mai multe informaii, v rugm s consultai politicile dvs. locale de

condenialitate i securitate.

VALOARE FUNDAMENTAL

SECURITATE


13/41www.IMComplianceHelpline.com

DAC?NTREBARE:Uneori, cnd utilizm

stivuitoare cu furc pe baz de propan

n interior, gazele de eapament

sunt observabile. Cred c poate

deoarece uile i ferestrele sunt

nchise i nu sigur dac este sntos.

Ar trebui s spun ceva?

RSPUNS: Da. Dei este posibil ca

totul s e n ordine, s-ar putea ca

utilizarea stivuitoarelor cu furc ntr-unspaiu nchis s creeze o problem cu

calitatea aerului. Ar trebui s raportai

situaia, astfel nct compania s o

poat investiga i s decid dac sunt

necesare aciuni suplimentare.

NTREBARE:Tocmai am fost rugat

s in ua deschis pentru cineva

pe care nu l-am recunoscut. Nu

poart un ecuson de identicare IronMountain. Este aceasta o problem?

RSPUNS:Da. Persoanele

neautorizate din (sau care ncearc

s intre n) facilitile Iron Mountain

trebuie s e chestionate, deoarece

pot prezenta riscuri la adresa

siguranei sau securitii. Cerei-i

politicos s i vedei ecusonul de

identicare ca angajat Iron Mountain

sau ecusonul de vizitator. Dac nu

prezint unul, escortai-o la recepie,unde i poate furnizat un ecuson.

VIOLENA LA LOCUL DE MUNCMeninem un mediu de lucru sigur, respectuos i amabil prin netolerarea

comportamentelor amenintoare, ostile, abuzive sau violente.

Raportai de ndat orice asemenea conduit supervizorului dvs. Dac dvs.

considerai c v aai sau c un coleg de-al dvs. se a ntr-un pericol iminent,

apelai serviciile locale de poliie i apoi raportai acest fapt supervizorului dvs.

INFORMAII CONFIDENIALE I PROPRIETATE

Orice informaii referitoare la compania noastr pot valoroase pentru uncompetitor. Prin urmare, este important s ne protejm informaiile de afaceri

condeniale i proprietate. Acestea includ contracte, liste de preuri i clieni,

documente de strategie, secrete comerciale, proprietate intelectual i alte

informaii care ar ajuta un client s neleag cum obine Iron Mountain

succes pe pia.

Avei ntotdeauna grij atunci cnd discutai chestiuni de afaceri n afara

biroului. Acest lucru este mai ales important atunci cnd v aai n locuri

precum aeroporturi, trenuri, baruri, restaurante i hoteluri. n interiorul

facilitilor noastre, asigurai-v c clienii sunt escortai corespunztor i c nu

li se permite accesul n zonele restricionate. Atunci cnd utilizai furnizori,asigurai-v c acestora le poate acordat ncrederea de a accesa facilitile

i datele noastre sensibile.

SECURITATE

NTREBARE:Am gsit n camera copiatorului nitedocumente care nu mi aparin. Ce-ar trebui s fac?

RSPUNS:n msura n care este posibil, evitai sle citii. Dac cunoatei sau putei ghici cui i aparin,aducei-i documentele sau informai persoana referitorla locul unde se a. Dac posesorul acestora nu esteclar sau nu poate localizat, informai-v supervizorul.Ca ultim opiune, pentru a proteja condenialitateai securitatea informaiilor, le putei depozita ntr-untoctor securizat..

11


14/41

Iron Mountain Film and Sound Archiving ajut industria

divertismentului s i pstreze i protejeze operele de

art de nenlocuit. Depozitm mii de comori culturale

inestimabile, inclusiv negative pe lm originale de la toate

studiourile de nregistrri principale i nregistrri master

ale unora dintre cei mai faimoi artiti din istoria muzicii.

TIAIC?


15/41www.IMComplianceHelpline.com 13

Satisfacie totala clientuluiLivrm ceea ce clienii notri doresc,

atunci cnd doresc.La Iron Mountain ne strduim s ndeplinim sau depim ateptrile

clienilor notri, oferind cel mai bun serviciu din clasa sa n mod respectabil,

rapid i de ncredere. Acest angajament trece dincolo de centrele noastre

de dosare, centrele de date i cldirile de birouriinclude mediul i

comunitile locale unde locuim i muncim.

Ca angajai ai Iron Mountain, demonstrm Satisfacie total aclientului prin:

> Comunicarea deschis i onest cu clienii notri

>ndeplinirea ateptrilor clienilor prin respectarea promisiunilor noastre

> Furnizarea de informaii corecte i la timp clienilor notri

> Respectarea clienilor notri, a clienilor poteniali, precum i a furnizorilor notri prin

executarea operaiunilor de vnzri ntr-o manier corect i etic

> Educarea clienilor notri n ceea ce privete valoarea serviciilor noastre (nu doar preul)

> Promovarea mrcii i reputaiei Iron Mountain prin prezentarea pozitiv a companieinoastre n public

> Fiind buni ceteni corporatiti, implicndu-ne n practici comerciale etice i contribuind

la comunitile noastre locale

> Respectarea mediului i cutarea de noi metode pentru a mbunti dezvoltarea

durabil a operaiunilor noastre de afaceri



Ce ar trebuis facei?SCENARIU:n timp ce v aai pe

ruta dvs. de livrri standard, realizai

c ai fcut o ncurctur. Ai livrat

cutiile lui Dr. Miller la Dr. Katz i

viceversa. A merge napoi i a corecta

situaia v-ar strica programul. Ce ar

trebui s facei?

A. Nu v facei griji despre asta.

Dr. Miller i Dr. Katz vor realiza

eroarea i vor rezolva dnii.

B. Ducei-v napoi la ambele birouri

i facei tot posibilul s corectai

greeala dvs. niv. S-ar putea s

o putei rezolva fr a nevoit s

v informai supervizorul.

C. Contactai-v supervizorul imediat.

Explicai ce s-a ntmplat intrebai-l ce-ar trebui s facei n

continuare.

D. Nu facei nimic acum. Continuai-

v ruta i informai-v supervizorul

la sfritul turei.

Opiunea C este rspunsul corect. Exist

probleme atunci cnd documentele sunt

livrate greit care merg dincolo de simpl

inconvenien pentru clieni sau de afectare a

programului dvs. Spre exemplu, documentele

pot conine informaii personale sensibile care

trebuie vzute doar de destinatarul

intenionat. Managementul este pregtit

pentru a v ajuta i a minimiza impactul

acestui gen de situaii. Contactai-v

supervizorul imediat.

SERVICII CLIENT EXCEPIONALEndeplinirea angajamentelor noastre de servicii i satisfacerea clienilor i

colegilor angajai este o surs de mndrie pentru angajaii Iron Mountain.

Obinem acestea prin:

Urmrirea problemelor pn la rezolvare

ndeplinirea ateptrilor prin furnizarea de actualizri frecvente i corecte

Returnnd i rspunznd rapid apelurilor telefonice i e-mail-urilor

Sosind la ntlniri i la edine la timp i pregtii

PRACTICI DE VNzRI CORECTE I ETICFurnizarea de Satisfacie total a clientului ctre clienii posibili pe durata

procesului de vnzri este cea mai bun metod de a ctiga noi contracte.

Suntem ntotdeauna coreci i oneti n toate activitile de vnzri.

Evitai n mod activ:

Prezentarea fals sau supra-evaluarea produselor i serviciilor noastre

Jignirea competitorilor

Emiterea de armaii juridice sau tehnice incorecte

Furnizarea de sfaturi juridice

nclcarea drepturilor de autor, logo-urilor sau altor proprieti intelectuale

ncercarea de a obine informaii condeniale despre clienii sau

competitorii posibili

Forarea clienilor de a cumpra mai mult dect au nevoie

Solicitarea clienilor de a nu lucra cu competitorii notri, oferindu-le n

schimb reduceri de pre sau alte faciliti

Promiterea de termene de implementare mult prea reduse

Semnarea unui acord atunci cnd nu avei autoritatea de a o face

PROTEJAREA MRCII I REPUTAIEI NOASTREMarca Iron Mountain este mai mult dect logo-ul de pe camioanele i cutiile

noastreeste impresia pe care o au alii atunci cnd aud numele nostru,

vd camioanele noastre sau discut cu angajaii notri. Protejarea mrcii

i reputaiei noastre este crucial pentru a furniza servicii de nivel superior

i, n calitate de angajai Iron Mountain, ar trebui s ne considerm ca ind

ambasadori i pstrtori ai numelui Iron Mountain.

Trebuie s prezentm ntotdeauna compania ntr-o lumin pozitiv atunci

cnd ne am n public. Este ns important s reinem c doar civaangajai special nominalizai sunt ocial autorizai s vorbeasc n numele Iron

Mountain. Toi ceilali trebuie s evite situaiile n care opiniile sau convingerile

VALOARE FUNDAMENTAL

SATISFACIE T


17/41

TAL CLIENT


DAC?NTREBARE:Am citit un articol pe

Web care cita un CEO al unui

competitor, spunnd c serviciile lor

sunt superioare celor ale Iron

Mountain. Site-ul web permite

cititorilor s comenteze. Eu tiu c

serviciul nostru este mai bun; pot

publica un rspuns?

RSPUNS:Da. ns, n cazul n care

alegei s v exprimai o opiniedespre Iron Mountain ntr-un forum

online, site de social media, blog, etc.,

trebuie s exprimai n mod clar faptul

cprerile dvs. nu reprezint prerile

companiei. Pentru consiliere

suplimentar, v rugm s contactai

Departamentul de comunicare

corporatist sau Linia de asisten

pentru conformitate.

NTREBARE: un prieten de-al meu

are o legtur cu un competitor i s-a

oferit s-mi dea lista lor de preuri.

tiu c ne-ar putea ajuta s ctigm

contracte. Ar trebui s accept?

RSPUNS: Nu. Nu ar etic i ar

mpotriva principiilor reprezentate

n valorile noastre fundamentale

pentru ca dvs. s acceptai o list

de preuri a competitorilor. Ar putea

, de asemenea, ilegal. Ar trebui srefuzai oferta prietenului i s aducei

chestiunea n atenia supervizorului dvs.

lor par a reprezenta compania. Aceasta se aplic opiniilor prezentate n

persoan, la telefon, pe hrtie sau pe Internet (inclusiv site-uri de socializare,

blog-uri, forumuri i servicii de anunuri). Dac suntei contactai de ctre pres,

nu comentai i punei-i n contact cu Departamentul comunicare corporatist.

Atunci cnd creai documente care vor prezentate n public, asigurai-v

c toate logo-urile, culorile i fonturile sunt conforme liniilor directoare de stil

pentru Marc i marketing.

Pentru mai multe informaii, v rugm s contactai Departamentul comunicare

corporatist, Marketing, Proprietate intelectual juridic sau Linia de asistenpentru conformitate.

MEDIUL I DEzVOLTAREA DURABILSuntem devotai a ne desfura afacerile ntr-o manier responsabil din

punctul de vedere al mediului. Iat cteva dintre aciunile pe care le putei

efectua la lucru pentru a ajuta Iron Mountain s-i ating obiectivele de mediu:

PE TEREN: Aruncai deeurile i materialele toxice n mod corespunztor,

respectnd toate legile, reglementrile i politicile companiei care sunt

aplicabile. Reciclai oricnd este posibil i amintii-v s stingei luminile i s

oprii echipamentele atunci cnd nu sunt utilizate.

LA BIROU: Tiprii doar atunci cnd este necesar i ntotdeauna tocai

deeurile dvs. de hrtie. Iron Mountain Secure Shredding recicleaz

majoritatea hrtiei pe care o proceseaz, astfel nct, atunci cnd punei hrtii

ntr-un toctor securizat, nu numai c ajutai la asigurarea condenialitii

i securitii, ci ajutai i la protejarea mediului. Aruncai lucruri precum

cartuele de imprimant, toner i alte echipamente de computer ntr-o manier

rspunztoare din punctul de vedere al mediului, respectnd toate legile,

reglementrile i politicile companiei care sunt aplicabile.

CETENIE CORPORATISTNoi susinem i ncurajm ca angajaii notri s e buni ceteni corporatiti.

Aceasta nseamn s m ateni asupra felului n care aciunile i deciziile

noastre ne afecteaz angajaii, familiile lor, comunitatea noastr, societatea i

mediul nconjurtor.

Avem angajamentul de a atinge niveluri de performan care depesc

cerinele legale. Acest lucru este demonstrat prin dedicarea fa de valorile

noastre fundamentale, importana pe care o acordm practicilor etice n

afaceri i standardelor ridicate pe care le stabilim pentru operaiunile noastre

globale. n afara locului de munc, ne-am angajat s interacionm pozitiv cucomunitile n care trim i locuim, prin aciuni de voluntariat, sponsorizri i

alte iniiative caritabile cum ar Iron Mountain Foundation.

SATISFACIE

TOTALCLIENT

15


18/41

TIAI C?

Iron Mountain a devenit o companie

public n 1996, cnd a nceput s e

tranzacionat pe NASDAQ. n 1999,

compania s-a mutat la New York StockExchange, ind listat sub simbolul IRM.

n anii ce au urmat dup listarea public

Iron Mountain a crescut n venituri de la

139 milioane USD la peste 3 miliarde

USD i a fost adugat la prestigiosul

index S&P 500 n anul 2009.


19/41

CandoareComunicm ntr-un mod deschisi sincer care este constructiv i

respectuos.Comunicarea deschis ne permite s tratm problemele ntr-o manier

productiv i rapid. Ne permite i s lum decizii de afaceri bazndu-ne

pe o nelegere complet a circumstanelor. Preuim comunicarea deschis

nu numai cu angajaii notri, dar i cu ali asociai de afaceri, inclusiv

clieni, furnizori i investitori.

Ca angajai ai Iron Mountain, demonstrm Candoare prin:> Informarea sau raportarea privind probleme cu promptitudine i fr ntrziere

> Furnizarea de feedback onest i constructiv colegilor notri

>Absena concluzii lor privind disputele de la locul de munc nainte de a avea

toate informaiile

> Furnizarea de sfaturi de afaceri care reect cunotinele noastre complete privind

problemele respective

> Informarea privind relaiile personale acolo unde acestea pot da aparenele de

subiectivism sau favoritism

> Pstrarea informaiilor nanciare de interior private i neutilizarea acestora pentru a

face investiii

> Respectarea colegilor prin nepromovarea de cauze personale la locul de munc




Ce ar trebuis facei?SCENARIU:Auzii o conversaie pe

hol i aai c veniturile companiei se

vor modica semnicativ atunci cnd

vor fcute publice ultimele rapoarte

nanciare. Ce ar trebui s facei?

A. Facei o achiziie de aciuniale companiei bazndu-v pe

informaia respectiv. Deoarece ai

auzit accidental informaia i nu ai

aat-o ca parte a ndatoririlor dvs.

de serviciu, regulile privind delictul

de iniiat nu se aplic.

B. Nu facei nimic dvs. niv,

spunei-i fratelui dvs. Lui i place

s tranzacioneze aciuni i va gsi

informaiile utile.

C. Spunei-le colegilor. ntructdvs. nu putei efectua tranzacii

deoarece ai aat informaiile

direct, acetia pot.

D. Nu facei nimic. Evitai efectuarea

de investiii pn cnd informaia

nu este fcut public i v

este permis s o facei conform

politicilor companiei. Nu repetai

ceea ce ai auzit.

Opiunea D este rspunsul corect. Avei

informaii din interior referitoare la companiei nu trebuie nici s efectuai tranzacii n

baza acestora i nici s consiliai o alt

persoan s efectueze tranzacii. Acest lucru

este ilegal i mpotriva politicilor companiei.

Nu conteaz dac ai aat informaiile n

timp ce v efectuai munca sau nuceea ce

conteaz este faptul c avei informaii pe

care publicul nu le are.

DELICTUL DE INIIATAnumii angajai ai Iron Mountain au acces, ca parte a serviciilor lor, la

informaii nanciare interne sensibile despre Iron Mountain sau alte companii

cu care lucrm. Multe dintre aceste informaii vor fcute publice n conformitate

cu reglementrile guvernamentale, ns unele s-ar putea s nu e niciodat

fcute publice.

Este ilegal i mpotriva politicii companiei s facei investiii n baza informaiilor

obinute din interior la Iron Mountain. Aceasta include furnizarea de sfaturi

sau recomandri familiilor sau prietenilor, care ar putea face investiii n bazaacestor cunotine. Angajaii cu acces la asemenea informaii au n grija lor

pstrarea acestora condeniale i protejate.

Comisia de Valori Mobiliare i Burse monitorizeaz n mod activ tranzaciile

bursiere i va urmri n instan toate persoanele care tranzacioneaz n

baza informaiilor din interior. Dac avei dubii referitor la dac este adecvat s

investii, v rugm s contactai Departamentul juridic sau Linia de asisten

pentru conformitate. Dac aai de o situaie n care o persoan s-ar putea s

folosit informaii din interior, v rugm s o raportai la Linia de asisten


SUPRAVEgHEREA FAMILIILOR I A PRIETENILORDei ncurajm relaiile de prietenie cu colegii, loialitatea dvs. trebuie s

e n primul rnd fa de companie. Evitai s v punei n situaii n care o

relaie personal sau de familie v-ar putea afecta judecata de afaceri sau

productivitatea dvs.

Nimeni nu ar trebui s aib autoritate de luare de decizii, dezvoltare

profesional sau de raportare direct asupra vreunui membru de familie,

prieten personal apropiat sau partener de cuplu. Chiar dac dvs. considerai

c o anumit relaie este pe de-a ntregul corespunztoare, reinei c nsi

aparenade favoritism sau subiectivism poate afecta moralul colegilor dvs. i

se poate reecta negativ asupra companiei.

Dac dvs. credei c exist o relaie inadecvat ntre angajai, v rugm s

noticai managementul sau Departamentul Resurse Umane sau s o raportai

la Linia de asisten pentru conformitate.

VALOARE FUNDAMENTAL

8

CANDOARE


21/41www.IMComplianceHelpline.com

DAC?NTREBARE: Sora mea candideazpentru consiliul colar local, iar eu o

ajut cu campania ei. Pot utiliza

echipamentele de copiat i

imprimantele Iron Mountain pentru a

produce reclame pentru un eveniment?

RSPUNS: Nu. Aceasta ar o

utilizare inadecvat a resurselor

corporatiste. Imprimantele,

copiatoarele, telefoanele i e-mail-ul

companiei nu pot utilizate pentru a

susine o cauz politic personal.

Aceasta ar putea da impresia c Iron

Mountain susine candidatul sau are o

opinie referitoare la campanie.

NTREBARE: Compania mea a fost

achiziionat de ctre Iron Mountain.

nainte de achiziie utilizam compania

de camioane a cumnatului meu pentru

anumite servicii. Face o treab foarteexcelent la un pre bun. Putem

continua s l utilizm?

RSPUNS:Trebuie s discutai

cu managerul dvs. Aceasta este o

situaie n care o relaie personal

ar putea avea un impact asupra

capacitii dvs. de a lua decizii

obiective de afaceri. n acest caz,

s-ar putea s l favorizai pe cumnatul

dvs., chiar dac o alt companie ofer

acelai serviciu pentru mai puini bani.Pentru a asigura corectitudinea, v

putei extrage din procesul de luare a

deciziei.

CANDOARE

NTREBARE: Tocmai s-a eliberat o funcie

n departamentul dvs. i avei o prietenapropiat care ai dori s obin acel post. Ea

nu are chiar experiena solicitat n a postu-lui, dar cu relaiile dvs. din companie, credeic o putei ajuta. E ceva n neregul cu asta?

RSPUNS:Posibil. Iron Mountain ia decizii

de angajare n baza meritelor i calicrilor

individuale. Dei este corespunztor (incurajat) s recomandai candidai eligibili

pentru organizaie, ncercarea de a inuena

decizia de angajare poate crea un conict de

interese datorit relaiei dvs. personale.

19

OPIUNI POLITICE I ALTE OPIUNI PERSONALEComunicarea deschis i candid referitoare la afacerea noastr este ncurajat.

ns bunurile i resursele companiei (inclusiv timpul nostru) nu trebuie utilizat

pentru alte opiuni personalee ele politice, religioase sau sociale.

Trebuie s participm activ n comunitile noastre i n procesele politice. La

locul de munc, ns, este inadecvat s facei campanii, s strngei fonduri,

s solicitai insistent, s distribuii documente sau s susinei chestiuni politice,

religioase sau sociale.

n afara locului de munc, luai msurile necesare pentru a v asigura cprerile dvs. personale nu sunt considerate ca ind cele ale companiei. Spre

exemplu, atunci cnd donai bani cauzelor religioase, sociale sau politice,

contribuii n numele dvs. i nu ca angajat Iron Mountain. Fcnd acest lucru ai

putea crea falsa impresie c Iron Mountain susine aceste cauze sau ncearc

s cumpere inuen. Acest lucru ar putea s afecteze serios marca i

reputaia noastr.

n cazul n care considerai c cineva de la Iron Mountain folosete resursele

companiei pentru a promova o convingere personal sau creeaz impresia n

afara locului de munc c Iron Mountain susine o anumit cauz, v rugm

s raportai situaia Departamentului Resurse Umane sau Liniei de asisten



22/41

Cea mai mare facilitate subteran a Iron Mountain este la

220 picioare sub dealurile din Pennsylvania rural. Avnd

trei mile lungime i dou mile lime, are douzeci de mile

de drumuri i peste 1,7 milioane de picioare ptrate de

spaiu dezvoltat. Aproximativ 2.700 de oameni lucreaz

nuntru, protejai de multiple straturi de securitate i de

propria brigad de pompieri a Iron Mountain, cu douautospeciale de stins incendii certicate de OSHA.

TIAIC?


23/41

IntegritateSuntem ntotdeauna oneti i nune compromitem niciodat valorile

fundamentale.Aplicm n mod activ principiile integrate n valorile noastre fundamentale

n ecare decizie pe care o lum. Colegii notri, clienii i ali asociai de

afaceri se pot baza pe faptul c vom face ceea ce spunem i ne vom

respecta promisiunile. Prin ncredere, respect i onestitate nu ne ntrim

doar propriile reputaii, ci i reputaia Iron Mountain.

Ca angajai ai Iron Mountain, demonstrm Integritate prin:>ncercarea de a face lucrul corect, chiar i atunci cnd opiunile sunt neclare

> Onestitatea fa de clienii i colegii notri

> Competiia ntotdeauna onest pe pia

> Neoferirea i neluarea de mite sau recompense

> Evitarea crerii de conicte de interese ntre Iron Mountain i relaiile personale

sau activitile exterioare

> Oferirea sau acceptarea de cadouri i divertisment doar n conformitate cu

politicile companiei> Meninerea de informaii i documente nanciare corecte

> Raportarea oricrei situaii despre care noi credem c ncalc Codul nostru de

etic i conduit profesional




COMPETIIE LOIAL/ANTITRUSTNe asumm angajamentul s demonstrm valorile noastre fundamentale n

relaia cu asociaii notri de afaceriinclusiv cu competitorii notri. Evitm n

mod activ situaiile care ar putea sugera sau crea aparena de incorectitudine

sau neltorie.

Divulgarea urmtoarelor informaii ctre competitori ar putea crea impresia c

Iron Mountain ncearc s manipuleze competiia sau baza de clieni:

Liste de preuri i reduceri

Liste de clieni

Strategii de afaceri

Planuri de marketing

Este ilegal s ncheiem acorduri cu competitorii referitoare la aspecte precum

preurile practicate sau domeniile de afaceri urmrite.

CORUPIE I FRAUDIron Mountain interzice n mod strict mitele, recompensele sau plile de orice

fel. Chiar dac oferirea de bani sau valori este acceptat i reprezint o rutin de

afaceri n cultura local, noi considerm aceste practici a corupte i nepermise.Preferm s pierdem tranzacii dect s pltim o mit pentru a le obine.

Interdicia noastr mpotriva corupiei nu se aplic doar companiei Iron

Mountain i angajailor sine ateptm ca agenii, furnizorii i partenerii

notri din societi mixte s respecte aceleai standarde nalte. Trebuie s

facem tot ce ne st n putin pentru a ne asigura c acetia nu ofer mite sau

recompense pentru noi sau n numele nostru.

Ajutai Iron Mountain s evite acuzaiile de fraud i corupie prin ntocmirea

de rapoarte de cheltuieli detaliate i pstrarea de registre i documente

care descriu n mod complet i corect toate cltoriile, divertismentul i

tranzaciile nanciare.

VALOARE FUNDAMENTAL

INTEGRITATE

DAC?NTREBARE: La un trg comercialde sptmna trecut am discutatcu civa reprezentani de vnzri dela companii rivale despre scdereamarjelor de prot din industrianoastr. Azi diminea am citit n ziarc aceste companii i cresc preurile.Am fcut ceva greit?

RSPUNS:Poate. Avei ntotdeaunagrij atunci cnd discutai chestiuni deafaceri cu competitorii. Acest tip deactivitate poate vzut ca o manierde reglare a preurilor pe pia, chiardac nu au fost fcute acorduriformale. Dac v gsii ntr-o discuiecu un competitor care implic preurisau alte chestiuni sensibile pentruafaceri, ncheiai conversaia imediatsau plecai, chiar dac poate prea unsemn de proast purtare. Apoi

contactai-v supervizorul sau Linia deasisten pentru conformitate pentruconsiliere suplimentar.

NTREBARE: Un ocial al unuiguvern local v-a informat c ageniasa ar dori s lucreze cu Iron Mountain.Spune ns c exist anumiteimpedimente care ar putea eliminate dac compania agreeazs naneze un parc i s fac alte

investiii n comunitate. Ce solicit nue scump. S u de acord?

RSPUNS: Nu. Cadourile i favorurilecare sunt furnizate ctre sau nnumele ocialilor guvernamentali cuintenia de a inuena o decizie deafaceri sunt considerate mit i potrezulta n consecine juridice i deafaceri grave. Contactai Linia deasisten pentru conformitatesauDepartamentul Juridic pentru consilierereferitor la gestionarea situaiei.

2


25/41

Ce ar trebuis facei?SCENARIU: Dup trei luni,

descoperii c noul salariat pe care

l-ai angajat (care fcea o treab

extraordinar pn acum) a fcut

declaraii false pe aplicaia sa de

angajare, susinnd c are o diplom

universitar cnd, de fapt, nu avea. Camanager al su, ce trebuie s facei?

A. Evaluai-i performana, durata

de timp de cnd lucreaz i

potenialul beneciu pe termen

lung pentru companie nainte de a

discuta cu cineva.

B. Recomandai s i e reziliat

contractul de munc pentru faptul

c a minit.

C. Discutai chestiunea cuDepartamentul Resurse Umane

pentru a determina cel mai bun

curs de aciune.

D. inei descoperirea pentru dvs.,

deoarece suntei mulumit de

angajat.

Este o situaie dicil, ns cel mai bun

rspuns este C. Atunci cnd apare o situaie

etic dicil referitoare la un angajat, trebuie

s contactai ntotdeauna Departamentul

Resurse Umane pentru consiliere


CADOURI I DIVERTISMENTA face schimb de cadouri cu clienii este o manier comun pentru a exprima

apreciere. ns cadourile i divertismentul nu trebuie niciodat acordate

ntr-o ncercare de a inuena deciziile de afacerichiar i acolo unde este o

practic de afaceri standard sau un obicei local. Consultai ntotdeauna Politica

local pentru cadouri i divertismentnainte de a oferi sau accepta orice de

valoare, inclusiv cadouri, favoruri, bilete la evenimente de divertisment, invitaii

de cltorie etc.

Iat unele ntrebri pe care s vi le adresai atunci cnd dai sau primii un cadou:

Cadoul depete limitele permise de Politica local pentru cadouri i

divertisment?

Cadoul este oferit unui sau primit de la un ocial guvernamental?

Cadoul poate considerat mit sau recompens?

Divulgarea public a cadoului ar jenant pentru Iron Mountain?

Dac rspunsul la oricare dintre aceste ntrebri este da, atunci cadoul

este inadecvat.

Uneori poate dicil s realizai cnd un cadou ar inacceptabil. Dac sunteinesiguri despre o anumit situaie, discutai cu supervizorul dvs. sau contactai

Linia de asisten pentru conformitate.

CONFLICTE DE INTERESEAtunci cnd o relaie de familie, o amiciie sau alte conexiuni personale

interfereaz cu capacitatea dvs. de a lua o decizie de afaceri onest i corect

n numele Iron Mountain, s-ar putea s existe un conict de interese. Deoarece

reputaia companiei noastre depinde de aciunile i de integritatea tuturor

angajailor Iron Mountain, este important s evitm pn i aparenaunor

asemenea conicte.

Uneori, un conict de interese nu poate evitatspre exemplu, dac exist

o singur opiune pentru un anumit furnizor de servicii i se ntmpl s

e cineva cu care avei o relaie. n acest fel de situaie este important s

informai cu privire la aceste circumstane, deoarece s-ar putea s e necesar

aprobarea din partea unui manager senior sau a Avocatului Principal al companiei.

Dac suntei nesigur dac o anumit relaie de afaceri este adecvat datorit

unui posibil conict de interese, v rugm s contactai Linia de asisten

pentru conformitate sau Avocatul Principal al companiei.

INTEgRITATE

NTREBARE:Departamentul nostru are un bugetstrns, ns am dori totui s facem ceva drgu pentrupetrecerea de srbtori. Unul dintre furnizorii notri s-aoferit s contribuie cu favoruri pentru petrecere. E OK?

RSPUNS: Nu. Solicitarea sau acceptarea oricruilucru de valoare de la un furnizor ar inadecvatdeoarece le-ar oferi angajailor un beneciu care le-arputea inuena (sau crea aparena c le inueneaz) odecizie viitoare de afaceri.

23


26/41

TIAI C?

n 2000, Iron Mountain i-a nceput afac-

erea sa de distrugere a informaiilor: Iron

Mountain Secure Shredding. Permindu-le

clienilor s ndeplineasc cerinele deconformitate fr a-i compromite valorile

de mediu, Secure Shredding recicleaz

materialul procesat, economisind apte

milioane de copaci i trei miliarde de

galoane de ap pe an.


27/41

ResponsabilitateSuntem personal responsabilipentru aciunile, angajamentele i

rezultatele noastre.Ne stabilim obiective ambiioase i apoi lucrm din greu pentru a le atinge.

Ca angajai responsabili, realizm c suntem msurai att dup aciunile

noastre ct i dup inaciunile noastre. Mergem dincolo de a respecta

cerinele minime stabilite prin legi, regulile i reglementrile.

Ca angajai ai Iron Mountain, demonstrm Responsabilitate prin:>

Acionarea ntotdeauna n mod etic i ajutarea celorlali s acioneze n mod etic> Luarea de decizii care sunt n interesul companiei i nu doar n interesul nostru

> Escaladarea problemelor atunci cnd alii nu rspund n mod corespunztor, i

raportarea comportamentului inadecvat atunci cnd este necesar

>Asigurarea faptului c ne ndeplinim angajamentele de lucru, prioritiznd Iron

Mountain fa de angajamentelor externe

>Asumarea unui rol personal n protecia bunurilor zice i intelectuale ale

Iron Mountain

> Lucrul mpreun cu furnizorii notri pentru a asigura faptul c sunt responsabili la

aceleai standarde nalte ca i noi

> Pstrarea de documente nanciare complete, completate la timp i corecte

> Luarea msurilor necesare pentru a asigura faptul c asociaii notri de afaceri din

ntreaga lume susin drepturile omului




Ce ar trebuis facei?SCENARIU:Suntei un manager care

revizuiete un text pentru o broura

de marketing scris de ctre un

angajat de-al dvs. Conine nite idei

extraordinare, foarte bine gndite,

despre care angajatul spune c sunt

integral ale sale. Totui, textul vamintete de un articol de ziar pe care

l-ai citit acum cteva luni. Atunci cnd

cutai articolul, vedei c angajatul

dvs. l-a copiat cuvnt cu cuvnt. Ce ar

trebui s facei?

A. Nu facei nimic. Nu e ca i cum

cineva va observa.

B. Discutai problema cu angajatul

i cerei-i s rescrie textul. Nu

permitei utilizarea textului actual

n brour.

C. Raportai chestiunea supervizorului

i solicitai consiliere.

D. Raportai angajatul la Departamentul

Resurse Umane sau la Linia de

asisten pentru conformitate i

ateptai aciuni suplimentare.

Aceasta este o situaie dicil, iar cel mai bun

rspuns este o combinaie ntre B i D. Ca

manager, avei anumite drepturi i

responsabiliti n ceea ce privete etica iintegritatea angajailor dvs. n timp ce ar

trebui s exprimai n mod clar angajatului

dvs. c este complet inacceptabil s copieze

text n aceast manier, aceast nclcare

este sucient de serioas nct s poat

merita aciuni disciplinare suplimentare.

nclcarea drepturilor de autor nu este numai

mpotriva politicilor companieieste de

asemenea ilegal i ar putea expune

compania la daune considerabile.

PROTEJAREA BUNURILOR COMPANIEIAtunci cnd ni se ncredineaz informaiile clienilor, suntem responsabili

pentru protejarea i returnarea n siguran a acestora. Protejarea

corespunztoare a bunurilor companiei ne permite s ne ndeplinim n mod

constant aceste angajamente.

BUNURI FIzICE: Proprietatea companiei (computere, vehicule i alte

echipamente) trebuie pstrat n siguran i nu poate utilizat pentru alte

scopuri dect de lucru. Raportai cu promptitudine problemele care afecteaz

sigurana i securitatea bunurilor noastre zicechiar i incidente minore,

cum ar pierderea unui scanner de mn sau defectarea unei alarme de u.

Neraportarea ar putea pune n pericol sigurana i capacitatea noastr de a

ndeplini angajamentele pe care ni le-am asumat fa de clienii notri.

BUNURI INTELECTUALE: Iron Mountain creeaz i deine o cantitate

semnicativ de informaii condeniale i proprietate intelectual. Aceasta

includ brevete, mrci nregistrate, drepturi de autor, detalii referitoare la

nanele i procesele noastre de afaceri i produsele i inveniile pe care

angajaii notri le creeaz pe durata angajrii. Ca un angajat responsabil al Iron

Mountain, putei ajuta la protejarea acestora prin:

Asigurarea faptului c sunt semnate acorduri de condenialitate nainte de

a trimite date sensibile n afara companiei

Nedivulgarea secretelor companiei fr a avea autorizaie corespunztoare

Raportarea oricrei utilizri inadecvate a proprietii intelectuale ctre

Departamentul Juridic

CONTROLUL IMPORTURILOR I EXPORTURILORDin motive de siguran naional, Guvernul Statelor Unite ale Americii (i

multe alte guverne din lume), controleaz importurile i exporturile de software

de criptate i alte informaii sensibile privind tehnologia. Este mpotriva

politicilor Iron Mountain s intrm n orice form de marketing, vnzri sau

servicii cu ri sau indivizi care sunt pe liste de embargo sau sanciuni ale

Statelor Unite ale Americii.

nainte de a trimite sau transfera informaii tehnice sau produse n afara rii,

asigurai-v c evaluarea necesar pentru export a fost efectuat i asigurai-

v c urmai toate cerinele de conformitate i documentare.

Deoarece stabilirea legalitii sau corectitudinii unui import sau a unui export

este complicat, consultai Grupul Departamentul Juridic Condenialitate &

Conformitate Global pentru consiliere.

VALOARE FUNDAMENTAL

6

RESPONSABILI


29/41

ATE


DAC?NTREBARE:Am auzit c un oferi folosete cardul de benzin IronMountain pentru a-i umple rezervorulla maina personal. Nu vreau creezprobleme cuiva dac nu sunt 100%sigur, ns exist vreo metod princare a putea s atrag atenia asupraacestui lucru n mod anonim?

RSPUNS:Da, putei contacta Liniade asisten pentru conformitatei

face o raportare anonim. AceastLinie de asisten pentru conformitateeste disponibil prin telefon saue-mail, n limba dvs. i esteadministrat de un furnizor ter pentrua asigura anonimitatea. (V rugm sreinei faptul c raportarea anonimeste ilegal n anumite ri, ns IronMountain va ncerca s v pstrezeidentitatea condenial i interzice custrictee represaliile pentru rapoartelefcute cu bun credin.)

NTREBARE:Un angajat de la ofacilitate care depoziteaz documenteguvernamentale sensibile nu a venitla lucru azi. Pot s l nlocuiesc cu unangajat temporar?

RSPUNS:Poate. n anumitefaciliti, reglementrileguvernamentale i prevederilecontractuale ne oblig srestricionm accesul angajailor careau trecut prin vericri de istoric i

securitate extinse. Dei este posibilis gsii un nlocuitor, va trebui svericai dac acea persoanndeplinete toate restriciile juridice icontractuale relevante.

ANgAJARE EXTERNSuntem mndri de faptul c ne facem munca bine i suntem responsabili

pentru angajamentele noastre de la locul de munc. Existena mai multor

angajatori ne poate afecta capacitatea de a lua decizii de afaceri obiective sau

ne poate afecta productivitatea. Acest lucru este adevrat mai ales dac cel de-

al doilea serviciu este la un furnizor sau competitor Iron Mountain.

Angajarea extern nu se aplic doar la un al doilea serviciu n sensul

tradiionalse refer i la servicii profesionale sau de consultan care pot

efectuate pe durata zilei de lucru la Iron Mountain. Aceasta ar include sarcini

precum scrierea de cod pentru un proiect de dezvoltare software sau pregtirea

de documente juridice pentru un prieten, n timp ce v aai la lucru. Reinei c

este mpotriva politicilor noastre s utilizai resursele companiei (inclusiv timpul

nostru pe durata orelor de lucru) pentru activiti care nu vizeaz Iron Mountain.

n cazul n care cutai un al doilea serviciu n afara Iron Mountain, v rugm s

discutai acest lucru cu supervizorul dvs. pentru a v asigura c nu creeaz un

conict de interese sau vreun impact asupra capacitii dvs. de a v ndeplini

obligaiile de serviciu la Iron Mountain.

DOCUMENTE FINANCIARE CORECTE/RAPORTAREPUBLICn calitate de companie listat public, suntem obligai s publicm anumiteinformaii referitoare la nanele noastre. Pstrarea documentelor n stare

corect i furnizarea de raportri nanciare transparente sunt cele mai bune

metode pentru a ne onora responsabilitile fa de acionari i a ne crete

credibilitatea pe pia.

Iron Mountain i asum angajamentul de a furniza acionarilor i autoritilor

de reglementare rapoarte nanciare complete, oneste, corecte, punctuale i

inteligibile. Obinem acestea prin:

Pstrarea de registre i documente care reect n mod corect i complet

tranzaciile

Respectarea tuturor legilor, regulilor i reglementrilor relevante referitoarela contabilitate i pstrarea de documente

Raportarea fraudelor i altor delicte nanciare suspectate ctre

Departamentul de Audit Intern, Comisia de Audit a Consiliului de

Administraie sau Linia de asisten pentru conformitate

DREPTURILE OMULUI

Demonstrm valoarea drepturilor omului n toate locurile n care ne desfurm

afacerile, tratndu-ne angajaii i asociaii de afaceri cu respect i demnitate.

Oferim condiii de lucru, salarii i programe de lucru corespunztoare tuturor

membrilor forei de munc i nu folosim copii sau munca forat. Suntem

foarte fermi n ceea ce privete faptul c asociaii notri de afaceri (vnztori,

contractori, consultani, furnizori, ageni, parteneri, societi mixte etc.) trebuie

s susin i s ncurajeze aceste principii oriunde opereaz.

RESPONSABILITATE

27


30/41

Iron Mountain menine o ot de peste 3.500 de

camioane i camionete special create. Echipate

cu o serie de funcii de securitate de ultim

generaie, cum ar alarme activate prin radio,

ui care se nchid automat i blocare a pornirii,

vehiculele noastre sunt construite pentru a

seifuri pe roi.

TIAIC?


31/41

Orientarea Spre AciuniSuntem aleri atunci cnd vine vorba deoportuniti i de probleme i acionm

urgent.Facem tot posibilul pentru a la curent cu problemele i a le trata ntr-o

manier armativ, proactiv. Ni le asumm i ne ocupm de acestea pn la

rezolvare. Chiar i atunci cnd procesele noastre funcioneaz bine, anticipm

nevoile viitoare i acionm pentru a face mbuntiri.

Ca angajai ai Iron Mountain, demonstrm Orientarea spre aciune prin:>

Susinerea colegilor spre succes, furnizndu-le uneltele, resursele i susinerea decare au nevoie

> Luarea de iniiativ asupra sarcinilor care nu au o persoan responsabil clar denit

> Denirea clar a aciunilor de urmrire i a termenelor atunci cnd tratm probleme

> Luarea de decizii la timp, n special atunci cnd alii depind de decizia dvs. pentru a continua

>Ajutarea clienilor s-i rezolve problemele, oferindu-le servicii care s le ndeplineasc

nevoile i ncercnd s le anticipai nevoile viitoare

>Administrarea informaiilor ntr-o manier corespunztoare pentru ecare client n parte

>Administrarea activ a documentelor interne conform programelor i liniilor directoare

de retenie

>Angajarea pe baz de merit, fr discriminare

>Administrarea clienilor guvernamentali n conformitate cu standardele noastre stricte de

contractare guvernamental




Ce ar trebuis facei?

NTREBARE:O femeie a aplicat

recent pentru o funcie la noi. Are

calicri excelente, dar ar trebui s

lucreze noaptea trziu, ntr-o parte

nesigur a oraului. Ar trebui s dau

postul unui brbat?RSPUNS:Nu. Trebuie s luai n

considerare doar calicrile

candidatului pentru post i nu ali

factori precum sex, ras, religie sau

orice alte caracteristici personale

protejate prin lege. Suntem egal

interesai de sigurana ecrui

angajat, iar tratarea candidatei n mod

diferit datorit sexului ei ar

considerat discriminare.

NTREBARE:Pe parcursul

negocierilor cu un furnizor local,

reprezentantul de vnzri mi-a

spus c fratele su este un ocial

guvernamental important. Cred

c vrea s spun c dac alegem

compania sa, i poate inuena

fratele s acorde contracte

guvernamentale ctre Iron Mountain.

Ce-ar trebui s fac?

RSPUNS: Exist reguli stricte care

se aplic interaciunilor cu guvernul.

Opiunea de a intra n afaceri cu o

rud a unui ocial guvernamental

poate vzut ca o ncercare de a

inuena guvernul sau de a ctiga

afaceri ntr-o manier neetic.

nainte de a lua o decizie, ar trebui

s solicitai asisten Liniei de

asisten pentru conformitatesau

Departamentului Juridic.

ANTIDISCRIMINARE, RESPECT PENTRU DIVERSITATE IOPORTUNITATE EgAL DE ANgAJARESuccesul continuu al Iron Mountain nu ar posibil fr angajamentul multora

dintre angajaii notri dedicai. Diversitatea forei noastre de munc reect

diversitatea pieelor n care operm. Suntem mndri de acest lucru i

considerm c acesta contribuie n mod direct la capacitatea noastr de a

ndeplini nevoile variate ale bazei noastre internaionale de clieni.

Lucrm n mod activ pentru a preveni i elimina comportamentele

discriminatoare. Deciziile care implic recrutarea, angajarea, dezvoltareaprofesional, promovarea sau rezilierea contractelor de munc ale angajailor

trebuie s se bazeze exclusiv pe merit i niciodat pe ras, sex, religie,

preferine sexuale, orientare sexual sau orice alt clas protejat.

Acionarea ntr-o manier discriminatorie:

Creeaz sentimente de nencredere i lips de respect

Ne mpiedic s atragem i s pstrm cei mai calicai angajai

Afecteaz n mod negativ marca i reputaia noastr

Descurajeaz clienii actuali i posibili

Poate rezulta n aciuni juridice mpotriva noastr

Dac suntei contient de vreo activitate discriminatorie la Iron Mountain,

trebuie s o raportai reprezentantului dvs. local de la Departamentul Resurse

Umane sau Liniei de asisten pentru de conformitate.

CONTRACTARE gUVERNAMENTALGuverne din ntreaga lume au ncredere n Iron Mountain pentru a le proteja

cele mai importante documente. Dei acionm cu cel mai mare nivel de

onestitate i integritate cu toi clienii notri, furnizarea de servicii guvernelor

atrage deseori o responsabilitate suplimentar, creat prin lege sau prin contract.

Pentru a ne asigura de faptul c rma noastr respect toate regulile,

reglementrile i politicile sale aplicabile n ceea ce privete contractarea

guvernamental, asigurai-v c suntei familiarizat cu politicile de contractare

ale guvernului dvs. local sau contactai Departamentul Juridic.

VALOARE FUNDAMENTAL

ORIENTAREA S


33/41

PRE ACIUNI


DAC?NTREBARE:Suspectez c un

coleg de la Iron Mountain se a la

munc sub inuena drogurilor sau a

alcoolului. Ce-ar trebui s fac?

RSPUNS: Pentru a menine un

mediu de lucru sntos, sigur i

productiv, Iron Mountain are o politic

strict mpotriva utilizrii de droguri i

alcool. Dac suspectai c un coleg se

a sub inuena acestora la serviciu,trebuie s raportai situaia

supervizorului dvs. sau unui alt

membru al managementului. Aceast

situaie este periculoas nu numai

pentru angajat ci i pentru colegi i

chiar clieni. Dac nu v simii

confortabil raportnd aceasta

supervizorului dvs., putei utiliza Linia

de asisten pentru conformitate i

putei opta s rmnei anonim (acolo

unde este permis prin lege).

Iron Mountain se dedic sntii i

bunstrii angajailor si. Dac avei

de-a face cu probleme privind abuzul

de substane, exist un numr de

resurse disponibile. Pentru mai multe

informaii, v rugm s consultai

seciunea Abuz de substane din

Manualul local al angajatului.

ADMINISTRAREA DOCUMENTELOR COMPANIEIDocumentele companiei trebuie pstrate ntr-o manier consecvent i de

ncredere, astfel nct s poat accesate prompt atunci cnd este necesar.

Aceasta ne permite nu numai s ndeplinim angajamentele noastre interne,

ci ne ajut i s evitm aciunile juridice, activitile reglementare forate i

daunele la adresa mrcii i reputaiei noastre.

Luai urmtoarele msuri pentru a v asigura c documentele companiei sunt

administrate corespunztor:

Pstrai documentele att timp ct este necesar, n conformitate cuProgramul local de retenie a documentelor.

Pstrai documentele ntr-un mediu sigur i securizat.

Distrugei n mod securizat documentele atunci cnd Programul de retenie

indic acest lucru.

Pentru mai multe informaii, contactai coordonatorul dvs. local pentru

documente, Grupul Departamentul Juridic Condenialitate & Conformitate

Global sau Linia de asisten pentru conformitate.

ORIENTAREA

SPREACIUNI

NTREBARE:Sunt un manager de cont i pstrez

documente pentru toi clienii mei ntr-un et. Tocmai

m-am uitat prin acestea i am observat c muli dintre

clieni nu mai lucreaz cu noi. Pot s le distrug?

RSPUNS:Nu. Chiar dac un client nu mai lucreaz

cu Iron Mountain, este nc necesar s pstrai

documentele sale curente pentru o anumit perioad

de timp, conform Programului local de retenie adocumentelor.Pentru mai multe informaii privind

stabilirea perioadei de retenie corespunztoare, v

rugm s consultai site-ul web intern pentru

Gestionarea Dosarelor sau s contactai coordonatorul

dvs. local pentru documente. Putei contacta i Grupul

Departamentul Juridic Condenialitate &

Conformitate Global.

31


34/41

Subteranul de la Iron Mountain depoziteaz o vastcolecie de fotograi i negative importante. Cele mai

valoroase obiecte sunt depozitate ntr-un mediu menit s

pstreze o temperatur de -20C, la 35% umiditate

relativprelungindu-le durata de via cu aproximativ

2.000 ani.

TIAIC?


35/41

Munca n echipLucrm n echip pentru a realizamult mai multe dect am putea ca

indivizi.De la nceputul procesului de vnzri i pn la executarea

angajamentelor noastre de servicii, angajaii Iron Mountain colaboreaz

pentru a furniza valoare, consecven i linite clienilor notri.

Ca angajai ai Iron Mountain, demonstrm Munca n echip prin:> Colaborarea pentru a atinge scopuri i obiective la nivel de organizaie

> Coordonarea dincolo de funcii i linii de afaceri pentru a ne asigura c eforturilenoastre nu sunt duplicate

> Solicitarea de consiliere supervizorilor notri atunci cnd suntem pui n faa

situaiilor dicile

>Ajutarea noilor angajai s deprind aptitudinile de care au nevoie pentru a avea succes

> Pregtirea angajailor n aptitudini diferite, astfel nct s i poat susine colegii care

au nevoie de ajutor

> Susinerea angajailor prin furnizarea unui mediu de lucru fr hruire

> Dezvoltarea de ncredere ntre angajai, prin respectarea condenialitii acestora

> Utilizarea computerelor companiei pentru a atinge obiective de afaceri i nu pentru

ctig personal sau distracie




Ce ar trebuis facei?

NTREBARE:ntotdeauna o ntreb pe

colega mea dac are nevoie de ajutor

pentru a ridica cutiile grele. Mi-e team

c nu e sucient de puternic i nu

vreau s-o vd rnit, ns mi-a refuzat

ntotdeauna ajutorul. Fac ceva greit?

RSPUNS:A te oferi s i ajui un

coleg de echip aat la nevoie este

lucrul corect de fcut, dar nu dac i

tratezi colegul diferit deoarece este

femeie. Dac a fost angajat pentru

post, trebuie s poat ndeplini

cerinele postuluizice sau de alt

manier. Continund s i oferi ajutor

poate interpretat ca un comportament

de hruire i poate nclca politicile

companiei i legislaia.

NTREBARE:Un grup de angajai

l agreseaz frecvent pe unul dintre

colegii mei i fac comentarii inadecvate

despre acesta, pe ascuns. Vreau s

raportez comportamentul, ns mi-e

team c i vor concentra atenia

asupra mea. Ce-ar trebui s fac?

RSPUNS:Raportai comportamentul

de hruire imediat. O echip nupoate opera ecient dac nu ofer

un mediu de lucru profesionist i de

susinere. Trebuie s jucai un rol activ

pentru a atinge acest obiectiv. Atunci

cnd facei un raport, compania l

va investiga i (dac este cazul) i

va disciplina pe cei implicai i nu va

tolera represalii mpotriva dvs. Daca

v simii mai confortabil raportnd

anonim, o putei face (acolo unde este

permis prin lege), contactnd Linia de

asisten pentru conformitate.

HRUIREToi angajaii au dreptul de a lucru ntr-un mediu care i susine, este

profesionist i fr hruire. Munca n echip nseamn att respectarea

individualitii i unicitii colegilor dvs., ct i neimplicarea n activiti ostile,

de intimidare sau de ofens. Gndii-v ntotdeauna la aciunile dvs. i

reinei c uneori este posibil ca cineva s se simt hruit chiar dac dvs.

tii c doar glumeai.

Politicile noastre interzic strict orice tip de comportament de hruire.

Acestea includ:VERBAL: Injurii la adresa rasei, etniei, naionalitii, religiei, sexului, orientrii

sau preferinelor sexuale ale unei persoane etc.; adresarea de ameninri;

ipatul i njuratul; adresarea de comentarii indecente; precum i trimiterea de

e-mail-uri coninnd materiale necorespunztoare, ofensatoare sau explicite

din punct de vedere sexual

FIzIC: Atingeri sau avansuri sexuale nedorite; reinerea zic a unei persoane

ntr-o camer; violena sau intimidarea la locul de munc; ofatul sau operarea

neatent a echipamentelor

VIzUAL: Autocolante ofensatoare pe vehiculele companiei sau aarea defotograi, postere sau desene care prezint coninut necorespunztor sau sexual

Dac suntei o victim a hruirii sau observai un act de hruire, suntei

obligat s raportai. Contactai-v supervizorul sau managerul, reprezentantul

local al Departamentului Resurse Umane sau Linia de asisten pentru

conformitate.

CONFIDENIALITATEA ANgAJAILORRespectul pe care l avem pentru condenialitatea informaiilor clienilor se

extinde i asupra datelor personale pe care le colectm despre colegii notri.

Ca angajai ai Iron Mountain, ctigm acel respect prin:

Informarea colegilor notri privind motivele pentru care le solicitm

informaii personale i modul n care acestea vor utilizate

Colectarea de informaii personale doar atunci cnd exist o nevoie de afaceri

Nediscutarea informaiilor personale ale colegilor notri

Utilizarea informaiilor personale exclusiv pentru scopul n care au

fost colectate

Luarea de msuri corespunztoare pentru a proteja informaiile odat ce

acestea ne-au fost ncredinate

VALOARE FUNDAMENTAL

MUNCA N ECHI


37/41

P


DAC?NTREBARE: Un coleg a nceput s

vin cu ntrziere i s plece mai

devreme i colegii au nceput s-i

pun ntrebri. Am vzut un formular

pe biroul managerului meu care

spunea c angajatul urmeaz s-i iaconcediu medical pentru a se trata

pentru o afeciune grav. Pot s le

spun celorlali angajai pentru a

nelege ce se ntmpl?

RSPUNS: Nu. Informaiile

condeniale ale angajailorinclusiv

informaiile referitoare la sntate

trebuie ntotdeauna pstrate

condeniale. Managerul dvs. nu ar

trebuit s lsat formularul undeva

unde s l putei vedea, iar dvs. nu ar trebuit s-l citit. Nu repetai ceea

ce ai aat.

MUNCAN

ECHIP

NTREBARE:Supervizorul meu mi-a cerut s

pontez ca i cum am plecat la ora normal astzi,

dei voi lucra ore suplimentare. Mi-a spus c va

aduga manual orele la foaia mea de pontaj,

sptmna viitoare. E OK?

RSPUNS:Nu. Este incorect s mutai orele de la

o perioad de plat la alta, deoarece acest lucru

poate rezulta n pli incorecte de salarii i ore

suplimentare. Orele lucrate trebuie reprezentate

corect pe foi de pontaj i nu trebuie transferate

altor zile sau perioade de timp. V rugm s

contactai Departamentul Resurse Umane sau

Linia de asisten pentru conformitatedac apare

acest gen de situaie.

35

UTILIzARE CORESPUNzTOARE A COMPUTERELORn timp ce computerele i sistemele de informaii ne pot ajuta s cretem

productivitatea i s facilitm comunicarea ntre colegi, utilizarea

necorespunztoare poate conduce la utilizarea inecient a resurselor, poate

compromite securitatea i ne poate afecta marca i reputaia.

Atunci cnd utilizai sisteme computerizate ale companiei, v rugm s:

Nu accesai site-uri web necorespunztoare

Nu deschidei ataamente e-mail suspicioase

Nu partajai ntre dvs. conturi i parole

Nu trimitei e-mail-uri spam, junk, scrisori n lan sau mesaje cu coninut

care poate considerat hruitor sau ofensator

Nu publicai informaii ale Iron Mountain sau ale clienilor pe site-uri web,

servicii de anunuri, blog-uri sau site-uri de socializare externe

Nu utilizai excesiv Internetul pentru alte scopuri dect lucrul

Nu descrcai sau instalai software care ncalc politicile de securitate ale

Iron Mountain sau drepturile legale ale altor pri

Pentru mai multe informaii, v rugm s consultai politicile dvs. locale de

condenialitate i securitate.



Politici i proceduriCodul de etic i conduit profesional ofer linii directoare prind probleme

etice pe care le putei avea ca angajat al Iron Mountain. Pe lng citirea

Codului, trebuie s consultai politicile i procedurile companiei, care conin

informaii mai detaliate.

Pentru cea mai nou versiune local a unei anumite politici, contactai-vsupervizorul sau managerul sau reprezentantul local al Departamentului de

Resurse Umane, Grupul Departamentul Juridic Condenialitate &

Conformitate Global sau Linia de asisten pentru conformitate.

Scutirile de la prevederile Codului de etic i conduit profesional pot acordate n

anumite situaii rare. Dac dorii o asemenea scutire, v rugm s contactai Avocatul

principal al companiei. Guvernul S.U.A. solicit ca scutirile acordate membrilor Consiliului

de Administraie sau altora din conducerea Iron Mountain s e raportate Comisiei de Valori

Mobiliare i Burse.

CUM S OBINEI MAI MULTE

INFORMAII


39/41

Linia deasisten pentruconformitatePutei raporta ngrijorri sau nclcri etice i

adresa ntrebri 24 de ore din 24, 365 de zile pe

an, prin contactarea Liniei de asisten pentru

conformitate. Aceast Linie de asisten este

operat de ctre o companie independent, iar(acolo unde este permis prin lege) putei opta s

rmnei complet anonim.

Telefonai ratuit n ntreaa lume.Cosultai lista numerelor de telefon n

partea dreapt a acestei pagini. Putei de

asemenea s telefonai cu tax invers ctre

+1.503.726.2426.

Sau transmitei un raport prin Internet, mergnd la:


Linia de asistenpentru conformitate

Argentina 0.800.555.0906

Argentina 0.800.444.8084

Australia 1.800.339276

Austria 0800.291870Belgia 0800.77004

Brazilia 0800.8911667

Canada 866.668.3837

Chile 1230.020.5771

China 10.800.712.1239

China 10.800.120.1239

Cipru* +1.503.726.2426

Republica Ceh 800.142.550

Danemarca 80.882809

Frana 0800.902500

Germania 0800.1016582Gibraltar* +1.503.726.2426

Grecia 00800.12.6576

Ungaria 06.800.17199

India 000.800.100.1071

Indonezia 001.803.011.3570

Indonezia 007.803.011.0160

Irlanda 1.800615403

Italia 800.786907

Japonia 0066.33.11.2505

Japonia 00531.121520

Luxemburg 800.2.1157

Malaezia 1.800.80.8641

Mauritius* +1.503.726.2426

Mexic 001.8008407907

Mexic 001.866.737.6850

Olanda 0800.0226174

Noua Zeeland 0800.447737

Norvegia 800.15654

Peru 0800.52116

Polonia 0.0.800.1211571

Romnia* +1.503.726.2426Rusia 8.10.8002.6053011

Singapore 800.1204201

Slovacia 0800.001.544

Spania 900.991498

Sri Lanka* +1.503.726.2426

Elveia 0800.562907

Taiwan 00801.13.7956

Turcia* +1.503.726.2426

Ucraina* +1.503.726.2426

Marea Britanie 0800.032.8483

Statele Unite 866.668.3837

Statele Unite +1.503.726.2426

*Telefonai cu tax invers


40/41

2011 Iron Mountain Incorporated. Toate drepturile rezervate. Iron Mountain i designul muntelui sunt mrcinreg istra te al e Iron Mountain Incorporated. Toate celela lte mrci sunt propr ietate posesorilor lo r respectivi.RO-ENT-BR-121109-002

745 Atlantic Avenue

Boston, Massachusetts 02111, USA

(800) 899-IRON

ironmountain.com


41/41

Certicat de conformitateCOD

ETIC

Declar c am citit i am neles Codul etic i de conduit n activitate al

Iron Mountain.

DATA

NUMELE (N CLAR)

SEMNTURA

DIVIZIA/LINIA DE SERVICII

SEDIU

NUMAI PENTRU RESURSE UMANE

REPREZENTANT RU

NUMR DE IDENTIFICARE ANGAJAT

Code of Ethics - Romanian - Singles

Documents

Transcript of Code of Ethics - Romanian - Singles