Cloud Contract AdministrationAutomatización de procesos de negocio vinculados a expedientes

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Qué es

Atril Gestión de Expedientes es la solución de IPSA para automatizar los procesos de negocio vinculados a los expedientes con la utilización eficiente de la tecnología documental.

Se controla el ciclo de vida completo de cualquier expediente ya que el producto integra tanto los canales de entrada, tanto físicos como electrónicos, como el procesamiento y la gestión documental de la información.

Atril Gestión de Expedientes convierte los expedientesen papel en formato electrónicos, esto permite gestionarlos de una manera más eficaz y segura yaque toda la información se centraliza en un único expediente.

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¿Para qué sirve?

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Liberar y Centralizar las Tareas AdministrativasCrea un expediente electrónico de la operación, con un archivo único y reutilizableDefine estándares de servicio “SLA” aplicables tanto en los procesos internos como en los procesos subcontratados con terceras empresasContribuye a la estandarización de los datos (información confiable)

Homogeneizar y Optimizar los ProcesosNormaliza y automatiza el proceso con su sistema de workflow

Optimiza el proceso al aplicarle una reingeniería del mismo

Simplifica/reduce la documentación exigida para la solicitud de productos

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¿Cómo funciona?

Características

Servicio web con herramientas específicas para:Gestión documental webGestión flujos de trabajo (workflow)Gestión almacenamientoGestión seguridadCuadro de mandoMonitorización y controlHerramientas de integración

Integrable con otras soluciones IPSA (Cloud o Atril) así como con soluciones de terceros.

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Atril Gestión de ExpedientesFuncionalidades principales

Control

Monitorización estado del proceso

Trazabilidad de la información desde origen

Verificación de la calidad de imágenes y datos

Escalabilidad

Adaptable a las necesidades del usuario

Repositorio de datos ilimitado

API´s para el desarrollo de aplicaciones

Seguridad

Gestión de todas las vertientes de la seguridad

Acceso a la información en función del perfil

Firma digital de las imágenes

Automatización

Flujos basados en el contenido del documento

Interconexión de usuario, procesos y aplicaciones

Aplicaciones remotas conectadas

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Atril Gestión de ExpedientesFuncionalidades principales

Gestión Documental Web

Aplicación Web desarrollada en Java que permite:

• Búsquedas de Expedientes insertados en elRepositorio Atril. Las búsquedas se pueden realizar por cualquiera de los campos grabados.

• Presenta todos los Expedientes cuyo valor del campo coincida con el valor de búsqueda

• Ver la Jerarquía del Expediente.• Navegar por la Jerarquía y ver las imágenes asociadas a

cada documento• Ver todos los valores grabados asociados a cada Expediente• Realizar Zoom, Giros sobre las imágenes• Imprimir las Imágenes• Generar un PDF ó un Multitiff con todas las imágenes que componen el Expediente.

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Gestión de flujos de trabajo (workflow)

Permite configuran las reglas de negocio que necesita el workflow para realizar la gestión de los documentos, de acuerdo al flujo de trabajo definido.

Permite definir los Procesos, y las Actividades que se requieran dentro de cada Proceso, para poder realizar el Flujo definido por el cliente para cada Tipo de Expediente.

Gestiona avisos automáticos para informar de errores ó notificaciones de éxito.

Combina conceptos clásicos de tratamiento de imágenes (entrada masiva de datos) con herramientas BMP que permiten automatizar tanto workflows simples como complejos.

Se pueden configurar actividades de tipo: • OCR (Reconocimiento de imágenes)• Grabaciones• Clasificación manual• Envío de emails (Notificaciones)• Generar documentos a partir de plantillas, rellenarlos

con los datos capturados y enviarlos a quien corresponda vía email adjuntado la imagen recién generada

• Validaciones y controles

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Cuadro de Mando

Indicadores de negocio según el tipo de perfil• Operaciones Globales• SLAs por Centro/Servicio/operación• Personas• Actividades Concretas

Concepto de Navegabilidad en la información

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Monitorización y Administración

Gestión de la Información en tiempo real de los procesos independientemente de su ubicación en la red.

Estimación de Tiempos de Proceso

Revisión de la carga de trabajo

Nivel de Actividad y Personas activas

Desglose de Actividad y Proceso

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Herramientas de Integración (SDK)

Realizado para facilitar el desarrollo de Aplicaciones sobre las Plataforma Atril

API desarrollada en .NET que permite• Desarrollar Actividades que se incorporan al Proceso definido para la aplicación

• Presentar los Documentos, sus datos asociados y modificarlos

• Las actividades pueden ó no estar conectadas al Workflow del Proceso

• Desarrollar informes de Gestión adhoc para cada Cliente

• Desarrollar Herramientas de control adhoc para cada Cliente

• Existen APIs para acceso al Repositorio, al Workflow y a la BD de Seguridad

DMS desarrollado en Java• Desarrollos utilizado el API realizado en JAVA que, además de los anterior, permite:

• Desarrollar consultas Web adhoc para cada cliente

• Desarrollar actividades sin conexión al workflow que permite realizar presentaciones de documentos, con todos sus datos asociados, y modificar sus valores

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Beneficios

Reducción de costes y optimización de recursosDisminuye los costes de procesamientoOptimiza la infraestructura de imágenesPermite convertir costes fijos en variables por cada documento o expedienteReúne e integra información empresarial dispersa entre diferentes sistemas

Toma de decisiones más ágil y precisaMayor visibilidad de los procesos de negocioGlobalización del proceso. Intercambie su contenido entre puntos distantes de su proceso sin barreras geográficasEntrega inmediata de la informaciónMejora considerable del rendimiento de sus operacionesRespuesta más rápida a las demandas de clientes, partners y proveedores

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Beneficios

Diferenciación competitivaMejora la calidad del servicio y aumenta la satisfacción del clienteMejora la seguridad y el cumplimiento de la normativaDispondrá de la estructura para diferenciarse de competidores con menor capacidad de respuesta

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Beneficios por área

• Posibilidad de lanzar campañas en poco tiempo

• Compromiso con el cliente (Niveles de Servicio adaptables) SLA

• Agilidad en la atención al cliente, dedicando menos tiempo a procesamiento transaccional y más a labores comerciales, optimizando recursos

Comercial

• Nueva operativa de Back Office de alta productividad y trabajo continuado

• Aumento de la concentración de centros o procesos

• Capacidad de procesar altos volúmenes de información

• Disminución del tiempo de realización de determinados procesos tradicionalmente asociados al envío físico de documentación

• Disminución de los errores en la manipulación y tratamiento de la información

Operativa

• Incorporación REAL del concepto de expediente electrónico

• El documento en papel no es la única evidencia necesaria para ejecutar las transacciones Sistemas

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Caso de éxito. Grupo Santander

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Solución implantadaLos expedientes de cada solicitud de crédito generados en la red de oficinas se digitalizan y envían mediante dispositivos multifunción a la central de procesamiento (fábrica). Una vez en la central, los archivos recibidos se procesan siguiendo el flujo de actividades del workflow de Atril® Gestión de Expedientes: OCR, catalogación, grabación, visación, etc… La información generada es enviada al departamento legal para realizar el cierre de la operación

Beneficios obtenidos• Reducción del tiempo de proceso, de 15 a 4 días.• Dedicación del personal del banco a otras labores de valor para la compañía (comerciales).• Considerable incremento de la satisfacción del cliente, al realizarse sus operaciones con mayor rapidez.• Optimización de los procesos internos incorporando imágenes digitales donde antes había documentos físicos.• Acceso a las imágenes desde cualquier punto de la red corporativa.• Los dispositivos multifunción instalados al reunir en un único equipo varias funcionalidades reducen el coste del

material fungible del banco.• Almacenamiento y gestión documental de las imágenes con la máxima seguridad.• Identificación de operaciones desde el momento de su creación (origen del documento).

El Banco Santander gestiona con Atril® Gestión de Expedientes el procesamiento de sus expedientes de crédito a pymes

Situación inicialEl Banco Santander para ofrecer a sus clientes un servicio más rápido y efectivo requeríauna solución tecnológica que acortara el tiempo de procesamiento de sus expedientes decrédito.

Caso de éxito. Herrero & Asociados

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Solución implantada

Atril permite que en un único expediente electrónico se incluya toda la documentación, independientemente de su naturaleza y procedencia. Gracias al workflow de Atril se redirige el expediente a las áreas que requieran trabajar sobre el mismo. Finalmente toda la documentación de los expedientes termina en un repositorio, al cual se puede acceder de manera online permitiendo que varias personas pueden consultar y trabajar al mismo tiempo.

Beneficios obtenidos

• Gestión de forma centralizada y automática de los expedientes• Acceso remoto a la información a través de Internet• Mayor eficiencia en el proceso de envió e incorporación de la información• Procesar desde una única plataforma cualquier tipo de archivo: papel, fax, archivos electrónicos, e-mails y formularios

electrónicos.• Facilita la gestión electrónica de los expedientes con sus clientes y la AA.PP.• Eliminación de la problemática inherente al papel

Herrero & Asociados consigue hacer realidad el concepto de “oficina sin papeles”

Situación inicial

Los expedientes que gestionaban incluían documentación de distinta naturaleza: papel, correoselectrónicos, archivos anexos a correos electrónicos… Esta situación constituía un problemasdebido a la documentación tan heterogénea, en diversos soportes, falta de visualización global delos expedientes y la cantidad de papel excesiva que se generaba.

Gracias por su atención

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