Chapter 6 Pengembangan System dan Teknik Dokumentasi

Sururi

Chapter 6 Pengembangan System dan Teknik Dokumentasi

1

Sururi

BENTUK DOKUMENTASI

Narasi atau uraian tertulis Bagan alir Diagram

2

Sururi

DIAGRAM ARUS DATA

Diagram arus data atau Data flow diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan arus data dalam SIA.

3

Sururi

SIMBUL DIAGRAM ARUS DATA

Untuk membuat Data flow diagram (DFD) digunakan empat simbul dasar sebagai berikut:1. Asal data dan tujuan data2. Arus data3. Proses transformasi4. Penyimpanan data

4

Sururi

SIMBUL DFD

Asal data dan tujuan data

Transformasi/pengolahan data

Arus data

Penyimpanan data

5

Sururi

DIAGRAM ARUS DATA

AsalData(A)

Proses(C)

Arus Data (B) Arus Data (D)

Arus Data (E)

TujuanData

(J)

6

Sururi

DIAGRAM ARUS DATA

Pelanggan(A)

1.0Proses

Pembayaran(C)

PembayaranPelanggan

(B) 2.0UpdatePiutang

(F)

Bank(J)

Setoran (E)

DataPelanggan

(D)

InformasiPiutang

(I) ManajerKredit

(K)

Piutang Dagang(H)

(G)

7

Sururi

DATA FLOW DIAGRAMS

1.0Updateempl.

Payrollfile

2.0Pay

Employ-ees

5.0Update

Gen.Ledger

4.0Pay

taxes

3.0Preparereports

Employee/Payroll file

GeneralLedger

HumanResources

Depart-ments Employees

Bank

Govt.Agencies

Manage-ment

EmployeeChange

form

New employeeform

Timecards

Employeepaychecks

Payrollcheck

PayrollDisburse-ment data

Payroll taxdisb. voucher

Tax report& payment

Payrollreport

8

Sururi

DIAGRAM KONTEK

Diagram kontek (context diagram) adalah DFD dalam bentuk yang masih sangat umum, belum menggambarkan arus data secara detil.

9

Sururi

DIAGRAM KONTEK SISTEM PENGGAJIAN

Sistem Pengolahan

Gaji/upah

Governmentagencies

Employees

Bank

Management

Pembayaran dan Lap. Pajak

Slip gaji

Cek gaji

Laporan gaji10

Sururi

DATA DICTIONARY

Data dictionary adalah deskripsi tetang seluruh elemen data, penyimpanan data, arus data, dokumen data, termasuk item fisik data di dalam SIA.

11

Sururi

BAGAN ALIR (FLOWCHART)

Bagan alir digunakan untuk menjelaskan prosedur secara jelas dan ringkas. Bagan alir dibuat dengan menggunakan simbul-simbul standar sebagaimana simbul standar dalam Data Flow Diagram (DFD).

12

Sururi

JENIS-JENIS BAGAN ALIR

1. Bagan alir dokumen (dokument flowcharts), untuk menggambarkan arus dokumen dan informasi dalam organisasi.

2. Bagan alir sistem komputer atau bagan alir sistem (computer system flowcharts/system flowcharts), untuk menggambarkan hubungan input, proses, dan output.

3. Bagan alir program (program flowcharts), digunakan untuk menggambarkan urutan kerja program komputer.

13

DVD vs BAGAN ALIR

DFD mendeskripsikan arus data SIA sedangkan bagan alir mendeskripsikan arus dokumen atau catatan yang berisi data dalam sistem.

14 Sururi

Sururi

SIMBUL BAGAN ALIR

Simbul bagan alir dapat dibagi ke dalam empat kategori sebagai berikut:1. Simbul Input/output2. Simbul proses3. Simbul penyimpanan4. Simbul arus dokumen dan simbul lain-lain.

15

Sururi

INPUT/OUTPUT SYMBOLS

Document SymbolRepresents a document or report that is

prepared by hand or printed by a computer.

16


• Multiple Copies of One Document– Indicates multiple copies of a paper document

or report.– The document copies should be numbered in

the upper, right-hand corner.

23

1

17


• Input/Output; Journal/Ledger– Can represent any input or output on a

program flowchart.– Also represents accounting journals or

ledgers in a document flowchart.

18 Sururi


• Display– Represents information displayed by an

online output device such as a terminal, monitor, or screen.

19


• Online Keying– Represents data entry by an online device

such as a terminal or personal computer.

20 Sururi


• Terminal or Personal Computer– Combines the display and online keying

symbols to represent terminals and personal computers.

21 Sururi


• Transmittal Tape– Represents manually prepared control totals

which are to be compared to computer totals for control purposes.

22

Sururi

PROCESSING SYMBOLS

• Computer Processing– Represents a process performed by a

computer, which usually results in a change in data or information.

23

Sururi

PROCESSING SYMBOLS

• Manual Operation– Represents a processing operation that is

performed manually.

24

Sururi

PROCESSING SYMBOLS

• Auxiliary Operation– Represents a processing operation carried

out by a device other than a computer, e.g., an optical character scanner.

25

Sururi

PROCESSING SYMBOLS

• Off-line Keying Operation– Represents an operation that uses an off-line

keying device, such as a cash register or keying to a disk.

26

Sururi

STORAGE SYMBOLS

• Magnetic disk– Represents data stored permanently on a

magnetic disk.– Frequently used to represent master files and

databases.27

Sururi

STORAGE SYMBOLS

• Magnetic Tape– Represents data stored on a magnetic tape.– Sometimes represents transaction files.

28

Sururi

STORAGE SYMBOLS

• Diskette– Represents data stored on a floppy disk or zip

disk.

29

Sururi

STORAGE SYMBOLS

• Online Storage– Represents data stored in a temporary online

file in a direct-access medium such as a magnetic disk.

30

Sururi

STORAGE SYMBOLS

• File– Represents a file of documents that are manually

stored and retrieved.– Letter indicates the ordering sequence:

• A = Alphabetic order• D = Date order• N = Numeric order

A

31

Sururi

FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS

• Document or Processing Flow– Represents the direction of processing or

document flow.– Normal flow is top to bottom and left to right.

32

Sururi


• Data/Information Flow– Represents the direction of data/information

flow.– Often used to show data being copied from

one document to another.

33

Sururi


• Communication Link– Represents the transmission of data from one

location to another via communication lines.

34


• On-page connector– Connects processing from one location to

another on the same page.– Used to avoid crisscrossing lines.

35 Sururi

Sururi


• Off-page connector– Connects the processing flow between two

different pages.– Signals the exit from one page and the

corresponding entrance on another page.

36

Sururi


• Terminal– Represents the beginning, end, or a point of

interruption in a process or program.– Also used to indicate an external party.

37

Sururi


• Decision– Represents a decision-making step.– Used in a program flowchart to show

branching to alternate paths.

38

Sururi


• Annotation– Provides for the addition of descriptive

comments or explanatory notes as clarification.

39

Sururi

BAGAN ALIR DOKUMEN

Bagan alir dokumen menggambarkan arus dokumen dan informasi dalam organisasi sesuai dengan area tanggungjawab suatu transaksi.

Bagan alir ini menunjukkan arus data dari awal sampai akhir, dalam arti:Dari mana asal dokumenKemana saja dokumen didistribusikanBagaiman dokumen digunakan

40

Sururi

BAGAN ALIR DOKUMEN

Internal control flowcharts adalah bagan alir dokumen yang digunakan untuk mengevaluasi kecukupan pengendalian interen, seperti pemisahan fungsi dan pengecekan independen.

Bagan alir dokumen dapat menunjukkan kelemahan dan pemborosan, sepertiKetidakcukupan arus komunikasiKopleksitas dokumen yang tidak diperlukanProsedur yang tidak efisien

Bagan alir dokumen juga dibuat pada saat proses perancangan sistem.

41

Contoh bagan alir dokumen

42Sururi

Sururi

PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR

Sebagaimana DFD, bagan alir sangat membantu dalam memahami prosedur dalam suatu sistem. Langkah penyusunan bagan alir adalah sebagai berikut: Mewawancarai pengguna, pengembang,

auditor, dan manajemen. Mengadmisitrasikan pertanyaan. Membaca deskripsi dalam bentuk narasi. Mengevaluasi keseluruhan transaksi

dalam sistem.

43

Sururi

PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR

Mengidentifikasi: Bagian/divisi yang masuk ke dalam

bagan alir, misalnya, depertement, fungsi-2, pihak luar yang berhubungan dengan perusahaan.

Arus dokumen dan informasi Proses

44

Sururi

BAGAN ALIR SISTEM

Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input, proses, dan output dari SIA.

Bagan alir sistem berawal dari pemasukan data ke dalam sistem.

Setiap data diproses di dalam sistem. Data yang telah diproses disajikan dalam

bentuk output/laporan, menghasilkan informasi baru.

45

Sururi

Berikut ini contoh bagan alir sistem.

Bagan alir tersebut menggambar-kan hubungan input – proses - dan output.

46

Sururi

BAGAN ALIR PROGRAM

Bagan alir program menggambarkan urutan proses pengolahan data dalam suatu program komputer.

Bagan alir program juga menggambarkan hubungan antara input-proses-output.

47

• Contoh hubungan bagan alir sistem dengan bagan alir program.

48Sururi

Sururi

BAGAN ALIR VS DFD

DFD lebih menekankan pada aspek logika transmisi data dalam sistem, yaitu dalam bentuk bagan arus data dalam sistem.

Bagan alir lain lebih menekankan pada karakteristik fisik dalam sistem.

49

Sururi

Students

1.0UpdateStudentRecords

2.0Prepare

Class Lists

StudentRecords

Faculty

Bursar

EnrollmentForms

EnrollmentForms

EnrollmentForms

ClassLists

Students

Registrar’s Office

EnrollmentForms

SortForms

SortedEnrollment

Forms

UpdateStudentRecords

A

PrepareClassLists

SortedEnrollment

Forms

ClassLists

SortedEnrollment

Forms

BursarFaculty

Bagan alir

DFD

50

Sururi

BENTUK DOKUMENTASI SISTEM YANG LAIN

51

Sururi

BAGAN STRUKTUR (STRUCTURE CHART)

Menutup file

PanggilData

Up-date Data

SimpanData

Menunjukkan hubungan antar modul

52

UpdateMaster File

PengurutanTransaksi

Membuka File

MengolahData

Sururi

TABEL KEPUTUSAN (DECISION TABLES)

Adalah tabel yang berisi data alternatif keputusan pada berbagai situasi. Tabel keputusan dapat dibuat secara manual atau diolah di dalam program komputer

53

Keputusan Pembelian Kembali Persediaan

Ketentuan 1 2 3 4 5 6 7Keadaan:

1. Persediaan titik pemesanan kembali

N Y Y Y Y Y Y

2. Penjualan bulan sebelumnya N Y Y Y Y Y3. Persediaan titik kritis Y N N N N4. Item sedang dalam proses

produksiY N N N

5. Ramalan penjualan memberi sinyal positif

N Y Y

6. Laba penjualan memuaskan N YKeputusan:

7. Lakukan pesanan produksi X X X2. Jangan lakukan pesanan

produksiX X X X

54

Sururi

GANTT CHART

Diagram ini dikembangkan oleh Henry L. Gantt pada awal tahun 1900, digunakan untuk menggambarkan hubungan antara jenis pekerjaan (sub proyek) dengan target waktu penyelesaian.

55

Sururi

WAKTU (BULAN) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

A Menetapkan kebijakan

B Memilih personil

C Membuat manual

D Melatih personil

E Merancang standar program

F Kode program

G Pengujian sistem

H Konversi file

I Penyiapan lokasi sistem

J Memasang perangkat sistem

K Pengoperasian paralel

L Review dan pengesahan

CONTOH GANTT CHART

56

Sururi

ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM

PelangganPesanan

pelanggan

Faktur

Itemfaktur

Itempesanan

Persediaanproduk

Memesan

Dita

gih

de

ng

an

Isi faktu

r

Me

refle

ksik

an

Te

rdiri

da

ri

Pe

san

an

un

tuk

57

Sururi

ISTILAH-ISTILAH PENTING

Data flow diagram, diagram yang menggambarkan arus data antara proses, file, dan tujuan data.

Decision table, suatu matrik yang menggambarkan proses keputusan dengan variable yang komplek. Matrik berisi hubungan keputusan dengan berbagai kondisi yang terjadi.

Document flowchart, diagram yang menggambarkan arus dokumen diantara berbagai unit dalam suatu organisasi.

58

Sururi

ISTILAH-ISTILAH PENTING Entity-relationship diagram, diagram yang

menggambarkan hubungan antar entity (satuan data) yang disimpan dalam memori computer.

Flowchart, diagram yang menggambarkan hubungan diantara proses yang berurutan.

Gantt chart, diagram untuk menggambarkan target waktu penyelesaian untuk setiap kegiatan dalam suatu proyek.

59

Sururi


Network techniques, diagram yang mencakup PERT (Programme Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method) untuk menggambarkan urutan pelaksanaan setiap tahapan proyek termasuk target waktu penyelesaiannya.

60

Sururi


Program flowchart, diagram untuk menggambarkan langkah-langkah dan logika kerja program computer

Structure chart, diagram untuk menggambarkan hirarkhi serta hubungan antar modul program computer.

System flowchart, diagram untuk menggambarkan hubungan input, proses, dan output suatu sistem aplikasi.

System configuration chart, diagram untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem.

61

Sururi62

Terimakasih

Sururi63

Chapter 6 Pengembangan System dan Teknik Dokumentasi

Documents

Transcript of Chapter 6 Pengembangan System dan Teknik Dokumentasi