Chapter 4DATA MANAGEMENT

Pengelolaan data dalam sistem informasi sangat diperlukan agar aktivitas utama sistem informasi yaitu mengubah data menjadi informasi dapat dilaksanakan dengan baik. Data dapat didefinisikan menjadi dua komponen yang saling berhubungan yaitu: data models dan data value. Terdapat dua orientasi data model, yaitu:

1.Berorientasi file (file oriented)2.Berorientasi data base (data base oriented)

Sedangkan pengelolaan data meliputi 3 fungsi utama, yaitu:

1.Menciptakan record dan penyimpanan data.2.Memelihara data seperti: menambah record

baru, memutakhirkan record.3.Mengambil data yang sudah disimpan.

Untuk mengubah input data menjadi output, diperlukan serangkaian aktivitas yang disebut prosedur. Dalam sistem berbasis komputer, prosedur ditulis dalam bahasa pemrograman, disebut program komputer. Program-program yang dibuat untuk melaksanakan perintah-perintah tertentu disebut application program.

Input adalah data yang akan diolah dan diubah menjadi informasi, sedangkan output adalah hasil pengolahan data. Agar data dalam sistem aman, sehingga informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan, maka dibutuhkan data control.

RELATIONSHIP OF DATADalam dunia bisnis saat ini, data yang tersedia sangat berlimpah dan dalam bentuk yang beraneka ragam. Umumnya, data yang berdiri sendiri kurang bermanfaat dibandingkan jika digabungkan dengan data lainnya. data harus dipilih, diorganisir, dan dikelola sehingga dapat digabungkan dengan data lain untuk membuat data menjadi berarti, dapat diakses dengan cepat dan mudah, dan dalam bentuk yang mudah dipahami.

Data about EntitiesEntitas adalah objek, orang, atau kejadian yang datanya akan dikumpulkan dan dipelihara oleh sebuah perusahaan. Karakteristik sebuah entitas disebut atribut. Sebuah entitas dapat memiliki berbagai atribut, tetapi perusahaan hanya tertarik

pada atribut yang memiliki informasi yang berarti. Misalnya, dalam pembangunan gedung, atribut yang dipilih perusahaan adalah biaya yang timbul, bukan jumlah material yang digunakan. Setiap atribut yang disimpan dalam sistem adalah elemen data. Umumnya setiap atribut memiliki satu elemen data. Sehingga, jika terdapat 5 atribut siswa, maka akan terdapat 5 elemen data.Data ModelsData yang timbul dari transaksi dan sumber lainnya harus disimpan dan dipelihara dalam suatu tempat penyimpanan. Data yang disimpan mencakup identifikasi data, tanggal, kuantitas, jumlah uang, penjelasan, dll. Data disimpan secara elektronis dalam berbagai bentuk. Bentuk penyimpanan tradisional adalah file, sedangkan penyimpanan data saat ini pada umumnya berbentuk data base.Data model digunakan untuk mengorganisasikan data entitas, dengan unsur terkecil adalah elemen data. Pengorganisasian dalam SIA bertujuan untuk memudahkan akses dan pemutakhiran data. Cara yang dilakukan adalah dengan

mengelompokkan data menjadi record, field, dan elemen data.o Setiap record terdiri dari seperangkat field.o Setiap fields terdiri dari seperangkat elemen

data.o Elemen data merupakan bagian terkecil dari

data yang mempunyai arti atau nilai. Elemen data dibentuk oleh karakter (huruf, angka, simbol).

HIRARKI DATA DALAM SISTEM BERORIENTASI FILE (FILE-ORIENTED)Penyimpanan dan manajemen data terkomputerisasi membutuhkan prosedur formal yang harus ditaati. Identitas dan lokasi setiap elemen data harus ditentukan dengan tepat, dan setiap akses data harus ditangani dengan hati-hati untuk menghindari kerusakan atau kehilangan data. Walaupun hal tersebut membutuhkan usaha tambahan, tetapi manajemen data yang terkomputerisasi memberikan keuntungan, yaitu:o Penyimpanan data rapi dan efisien.o Data dapat diakses dengan cepat.

Hirarki sistem berorientasi file adalah:

1.Elemen data setiap atribut sebuah entitas yang dicatat

adalah elemen data. Misalnya, nomor pelanggan, item persediaan, kode pos.

untuk menyimpan elemen data, panjang field (field length) yang dibutuhkan harus ditentukan.

Jenis data, yang meliputi karakter, numerik, tanggal, dan row.

Data value: data sebenarnya yang disimpan dalam sebuah field.

2.RecordSebuah record adalah serangkaian elemen data sebuah entitas yang saling berhubungan. Misalnya, record persediaan terdiri dari elemen data yaitu: kode jenis persediaan, deskripsi jenis persediaan, dan untuk pengukurannya.3.File File adalah sekumpulan elemen data yang telah diorganisir menjadi record, umumnya berisi data yang sejenis. Misalnya, file pelanggan berisi record mengenai pelanggan seperti nomor akun, nama perusahaan, nama

penghubung, alamat pengiriman, alamat surat, nomor telepon, nomor fax.

SISTEM BERORIENTASI FILE (FILE ORIENTED SYSTEMS)Pengguna setiap aplikasi dalam sistem ini terbatas yang bertugas mengolah data tertentu dan menghasilkan output untuk kebutuhannya. Kelompok pengguna ini (bisa pegawai dan manajer) memandang data sebagai miliknya. Keputusan berkaitan dengan data apa yang dibutuhkan, pemeliharaan, dan pengambilan data yang disimpan ditentukan oleh pemilik-pengguna file-file tersebut. aplikasi pengolahan data, bukan datanya, mendominasi sistem ini.Pemahaman sistem ini diawali dengan mempelajari jenis file, karakateristik, media penyimpanan, dan perbedaan antara penyimpanan fisik dan penyimpanan logic.Terdapat berbagai jenis file untuk penyimpanan data, yaitu:

1.Master files, berisi catatan-catatan/record mengenai entitas tertentu, seperti pelanggan, departemen, dan produk. Dalam akuntansi

yang termasuk master file adalah buku besar (general ledger).

2.Transaction files, berisi record yang relevan dengan kejadian yang sedang dilakukan/diproses, misalnya penjualan dan pengiriman barang.

3.History files, disebut juga dokumen/arsip (archive file), berisi record yang berkaitan dengan traksaksi yang telah selesai, misalnya penjualan masa lalu.

4.Reference files, berisi tabel atau daftar data yang dibutuhkan untuk membuat perhitungan atau memeriksa akurasi data input, seperti tabel harga dan daftar pelanggan.

File lain merupakan turunan, yaitu:1.Open document file merupakan turunan dari

transaction file. Contohnya adalah file pesanan pembelian yang masih belum selesai karena masih menunggu tibanya invoice/tagihan dari pemasok.

2.Report file, merupakan turunan record dari master atau transaction file. Contohnya, data yang secara periodik diambil dari file master

persediaan untuk menyiapkan laporan status persediaan.

3.Backup file, adalah salinan (copy) dari file yang ada, biasanya master file. Arsip ini dibuat agar data terlindungi jika terjadi kehilangan atau kerusakan.

4.Suspense file, merupakan kumpulan record dari transaction file yang mengandung data yang salah atau data yang tidak jelas.

Field tertentu dalam sebuah record dirancang menjadi kunci (record key). Fungsinya untuk mengidentifikasikan record tertentu dalam sebuah file. Ada dua jenis record key, yaitu:

1.Primary key disebut juga record key, atribut yang mengidentifikasi record secara unik, sehingga harus berisi data yang berbeda dari field lain dalam record tersebut. misalnya nomor pelanggan merupakan primary key.

2.Secondary key, merupakan subordinat primary key tetapi tidak unik seperti halnya primary key, karena tidak mengidentifikasikan record secara khusus. Contohnya adalah kode pos.

Elemen data yang berfungsi sebagai pengendali adalah flag, berisi simbol atau karakter yang

berguna untuk mengendalikan pengolahan sebuah record. Misalnya, sebuah program komputer membuat flag untuk mengindikasikan sebuah record gagal diproses. Jenis elemen data ini hanya digunakan oleh aplikasi berbasis komputer dalam SIA, bukan oleh end user.Untuk menjelaskan sistem informasi, khususnya data dalam sistem tersebut, ada dua istilah yang sering digunakan, yaitu:

1.Logical view: berkaitan dengan cara pandang user terhadap informasi. Tujuan utamanya adalah melayani kebutuhan user. Dari sudut pandang pengguna, sebuah record berisi elemen data yang berfokus pada satu hal. Misalnya setiap record dalam master file pelanggan berisi satu pelanggan tertentu. Oleh karena record tersebut memiliki arti dan relevan bagi user, maka merupakan logical record.

2.Physical view: berkaitan dengan pengorganisasian data sebenarnya. Tujuan utamanya untuk menyimpan record dengan cara tertentu. Data logical record harus disimpan dalam media penyimpanan. Dalam sistem komputer istilah file organization

berarti metode penyimpanan data logical record pada media penyimpana fisik. Ketika disimpan dalam magnetic tape, artinya secara fisik media penyimpanan adalah magnetic tape, dan logical record disusun berurutan. Ketika disimpan dalam magnetic disk, record secara fisik disimpan dalam sektor-sektor.

Dalam sistem manual tidak ada pemisahan antara keduanya, dan tidak dibenarkan untuk menyimpan file dengan cara berbeda dengan cara pandang user. Dalam sistem terkomputerisasi, terdapat pemisahan yang jelas antara keduannya, secara struktural, sebuah metode penyimpanan fisik dapat diperlakukan sebagai kumpulan record fisik. Dalam beberapa kasus, terdapat hubungan satu lawan satu antara logical view dengan physical view.Dalam sistem manual tidak ada pemisahan antara keduanya, dan tidak dibenarkan untuk menyimpan file dengan cara berbeda dengan cara pandang user. Dalam sistem terkomputerisasi, terdapat pemisahan yang jelas antara keduanya. Secara struktural, sebuah media penyimpanan fisik dapat diperlakukan

sebagai kumpulan record fisik. Dalam beberapa kasus, terdapat hubungan satu lawan satu antara logical view dengan physical view.Pertimbangan dalam perancangan record dan filePertimbangan rancangan record dan file. Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan ketika merancang file dan record, yaitu:o Penggunao Tujuano Bagaimana pengorganisasian dan aksesnyao Berapa lama isi file dipertahankan

Untuk menjawabnya, tergantung pada kebutuhan disain suatu aplikasi, efisiensi, dan aksesibilitas data yang disimpan.Menetapkan struktur recordStruktur sebuah record ditentukan oleh isi, susunan, model data field, panjang field dan kunci. Struktur record terdiri dari:

1.Master record: isi dalam master record ditentukan oleh situasi/keadaan, dengan susunan yang tidak pasti, tetapi umumnya field pertama adalah primary key, sedangkan field terakhir berisi nilai yang berubah-ubah.

2.Transaction record: isi dalam transaction record ditentukan oleh situasi/keadaan, dengan susunan sesuai elemen data pada dokumen asal. Panjang field dan jenis data yang tergantung pada sifat data, sedangkan elemen data yang menjadi kunci umumnya berupa kode.

Secara keseluruhan, susunan data yang efisien ditentukan oelh bagaimana data disimpan dan bagaimana digunakan. Disain record juga harus mempertimbangkan masalah konsolidasi record yang mungkin akan dilakukan. Contohnya, sebuah perusahaan dapat memisahkan atau menggabungkan file master piutang dengan gile transaksi penjualan. Kedua file tersebut dapat digabung sehingga data pelanggan terdapat dalam satu file. Akan tetapi penggabungan tersebut akan menimbulkan masalah manakala pelanggan terlibat dalam berbagai macam penjualan.Mendokumentasikan data dalam file oriented systemDokumentasi data record-level dilakukan melalui record layout yang menggambarkan masing-masing field dalam record, termasuk

jumlah posisi (karakter) dalam field, dan jenis elemen data.Manfaat dan keterbatasan file oriented systems Perusahaan yang memiliki jumlah data terbatas dan kebutuhan pelaporan serta informasi terbatas (kecil dan tidak kompleks) dapat menggunakan sistem ini. Terdapat beberapa keterbatasan sistem berorientasi file yaitu data redundancy, inkonsistensi, program aplikasi beragam, dan apabila terjadi perubahan struktur data harus mengubah seluruh program yang memanfaatkan file tersebut.HIRARKI DATA DALAM SISTEM BERORIENTASI DATA-BASEHirarki data base diawali dengan elemen data. Sekumpulan elemen data sebuah entitas yang berkaitan diorganisir dalam struktur seperti record, dan sekumpulan record disebut data set, data segment, atau tabel.o Data set (segmen data/tabel) adalah

sekumpuloan record yang berkaitan seperti sebuah file, bedanya record ini berkaitan dengan data lain dalam data base dan hubungannya didefinisikan dengan jelas.

o Data base adalah keseluruhan struktur data termasuk data set dan hubungan antar data. Data disimpan dalam satu tempat penyimpanan (sentralisasi) yang dimanfaatkan oleh kelompok, departemen, dan fungsi lain secara bersama-sama. Pengguna data base harus memenuhi standar agar mempunyai pemahaman yang sama terhadap suatu hal.

Data base systemsDalam data-base system, data dimanfaatkan bersama-sama. Data lebih diprioritaskan dan dipandang sebagai asset. Penyimpanan data terintergrasi sehingga disebut data-base oriented approach. Manajemen data dilakukan melalui data base management system/DBMS yaitu software khusus yang menyajikan logical view sebagai data pada pengguna dan program aplikasi. Data dan data base dikelola secara sentral oleh data-base administrator (DBA). Data base suatu perusahaan secara keseluruhan disebut data warehouse.

Pendokumentasian data dalam data-base systemElemen data yang berkaitan dikelompokkan dalam data base untuk mewakili sebuah entitas secara logis sebagai dasar pembentukan conceptual data model. Terdapat dua teknik dokumentasi untuk memahami model conceptual data yaitu:

1.Data dictionary. Kamus data menyediakan referensi atau repository yang terdiri dari fakta-fakta mengenai elemen-elemen data dalam database. Kamus data mempermudah pemakai untuk mengakses dan memelihara data. Kamus data sering disebut metadata atau data tentang data, karena menggambarkan karakteristik (misalnya: panjang dan jenis data) dan hubungan data. Dalam sistem terkomputerisasi, kamus data disimpan dalam sistem itu sendiri melalui data-base management software (disebut integrated data dictionary) atau disimpan terpisah dalam paket software.

2.Entity-relationship diagram (E-R Diagram).E-R Diagram menunjukkan model data konseptual melalui gambaran entitas

dan hubungannya secara grafis. E-R Diagram mudah dibentuk untuk model kebutuhan informasi dari isi perusahaan atau segmen-segmen dalam perusahaan.

Manfaat dan risiko data-base systemManfaat terbesar dari pendekatan data-base adalah kemampuan menyediakan informasi untuk berbagai manajer dan meningkatkan nilai output informasi. Meskipun demikian pendekatan data-base juga memiliki tiga risiko yang tidak dapat dihindari yaitu:

1.Secara radikal dari pendekatan file-oriented, karena karyawan pengembangan sistem menghadapi kesulitan bekerja dengan teknologi yang belum dikenal sehinggan memperpanjang jadwal dan meningkatkan rasa frustasi.

2.Vulnerability. Risiko kehilangan dan kesalahan dalam pemrograman akibat tindakan kebodohan kecurangan pemakai, atau tindakan destruktif mudah terjadi karena tidak ada pemisahan aplikasi dan file.

3.Kerumitan dan keluasan hardware dan software yang digunakan. Hardware yang diperlukan meliputi sebuah processor yang

memiliki sejumlah besar memori, tempat penyimpanan, dan terminal untuk mengakses data. Sedangkan software yang diperlukan adalah DBMS ditambah dengan program aplikasi untuk melakukan tahap-tahap pemrosesan.

Pemilihan antara sistem berorientasi file dan data baseBeberapa faktor harus dipertimbangkan untuk memilih sistem yang terbaik bagi perusahaan. Masing-masing sistem memiliki kelemahan dan kekurangan.Interaksi antara data dan pemrosesanData entry dan data organization penting bagi keberhasilan sebuah SIA, tetapi tanpa pemrosesan, tidak akan menghasilkan nilai riil perusahaan. Pemrosesan memerlukan prosedur-prosedur (prosedur berbasis komputer disebut program). Perspektif data dapat dilihat dari pemahaman mengenai jenis data yang disimpan dan struktur data (dapat dilihat dari data flow diagram), sedangkan dari perspektif proses, pemahaman tentang cara data diproses (system dan program flowchart) dapat diketahui.

Pendokumentasian hubungan antara data dan pemrosesan dataInteraksi antara data dan pemrosesan dapat dicapai melalui pemakaian data-flow diagram (DFD) dan entity-relationship diagram. DFD merupakan alat dokumentasi populer karena memberikan gambaran tentang sumber data dan entitas yang terlibat dalam menghasilkan atau pemakaian data baru atau simpanan.Logical data-flow diagramLogical data-flow diagram menunjukkan arus data melalui sistem pemrosesan transaksi tanpa memperhitungkan periode waktu terjadinya arus data atau prosedur pemrosesan. Teknik ini menggambarkan adanya independensi arus data dengan alat-alat fisik yang digunakan untuk mentransformasi data.Logical DFD menekankan pada data specifik dan apa yang harus dilakukan, menunjukkan arus data masuk dan keluar dari proses, aturan untuk memproses data, menyimpan data, dan entitas eksternal. Ada empat simbol yang digunakan dalam logical DFD.Dalam kenyataannya logical DFD berbentuk serangkaian hirarki diagram. Diagram pada

tingkat tertinggi disebut context diagram, yang digambarkan dengan simbol lingkaran sedangkan rincian proses-proses dari contect diagram digambarkan dalam level zero diagram. Level-one diagram dan seterusnya

Discussion Questions4-1. Identifikasikan master file yg digunakan

dalam SIA. Juga identifikasikan related transaction file. Siapkan record layout untuk setiap file.

Jawab:File penjualan kredit, master file pelanggan, file transaksi kredit, master file persediaan.

Sales invoice

date salesperson customerinvoice

total

customerCust. Name

Street City State

Sales invoice

Item# Quantity extended amount

Item# Unit Price Descripition

4-2. Dalam situasi apa pendekatan file-oriented lebih disukai dibandingkan database?

Jawab: File oriented system lebih tepat diterapkan dalam perusahaan yang berukuran kecil dan kompleksitas rendah.

4-3. meskipun data-flow diagram digunakan untuk memahami pengolahan data yang dilakukan system, DFD juga memberikan pemahaman pengolahan apa yang dilakukan untuk mengubah data.

Jawab:DFD merupakan diagram yang menggambakan arus data melalui sistem pemrosesan transaksi dan DFD dirinci dalam level-level yang lebih mendetail sehingga prosedur yang harus dilakukan akan tergambar dalam level yang paling rendah.

4-4. Mengapa seorang akuntan publik harus memahami teknik-teknik pendokumentasian?

Jawab:Akuntan publik harus memahami teknik-teknik pendokumentasian unruk melakukan tugas pengauditan dengan baik, yaitu menentukan alur pemeriksaan sehingga penelusuran lebih cepat.

Akuntan publik juga dapat menggunakan teknik-teknik dokumentasi dalam praktiknya untuk memudahkan pelaksanaan prosedur yang ditentukan.

4-5. apa guna secondary key? Apa yang membedakan peran secondary key dan primary key?

Jawab:Secondary key digunakan untuk mencari sekelompok data tertentu, misalnya sekelompok supplier yang memasok barang tertentu, atau mencari piutang yang telah melampaui tanggal jatuh tempo.

Secondary key tidak bersifat unik, sehingga tidak mengacu pada satu record tertentu seperti halnya primary key.

4-6. Untuk setiap file, identifikasikan primary key, dua secondary key, dan sejenisnya.

KETERANGANPRIMARY

KEYJENIS

SECONDARY KEY

JENIS

General Ledger

Kode akun N,A Saldo akunNama akun

NA

Account Receivables

No. Pelanggan

N,A Kode posNama

pelanggan

N

AAccount Payable

Mo. Kreditor

N,A Nama kreditor

Kode posNama

Persediaan

A

N

AInventory Kode

persediaanN,A Kode

Gudangtanggal

N,ADATE

Cash Receipt No. Receipt

N jumlahtanggal

NDATE

Purchase Order

No. Order N nama pemasok

nama pasien

A

APatient Kode

catatan medis

N jenis kelamin

tanggalA

DATECash Disbursement

No. Cek N jumlah tanggal

NDATE

Work Order No. Pesanan

N nama produk A

4-7. Untuk setiap jenis pekerjaan berikut, identifikasikan logical atau physical view data (atau keduanya) untuk memudahkan pekerjaannya.

  LOGICAL VIEW PHYSICAL VIEW

Application programmer

Flowchart, DFD, Diagram, tabel

Disket, hard disk, CD ROM

General ledger accountant

Form, tabel, jurnal, flowchart, DFD

Disket, hard disk, CD ROM

A data base system programmer

Diagram, tabel, Grafik, gambar, flow chart

Disket, hard disk, CD ROM

A Soft ware engineer

Tabel, grafik, diagram DFD, tabel

Disket, hard disk, CD ROM

A manager Tabel, grafik Disket, hard disk

An auditor internal

Form, junal, tabel. Disket, hard disk