CGA - Manuel de procédures

BP 3866 Douala – Tél. (237) 99 97 31 66 – 33 04 39 77 – 77 79 23 77 SARL au capital de 1 000 000 FCFA – n° Contribuable M.019600001300 W

Situé l’Avenue Des palmiers Bonapriso Douala E-mail : [email protected]

CENTRES DE GESTION AGREES

FINANCEMENT DE L’UNION EUROPEENNE (PASAPE)

Avril 2012

Réalisé par le Cabinet ABS-International

MANUEL DE PROCEDURES

PROGRAMME D’APPUI ET DE SOUTIEN A L’ACCORD DE PARTENARIAT ECONOMIQUE (PASAPE)

REPUBLIQUE DU CAMEROUN

REPUBLIC OF CAMEROON ----------

UNION EUROPEENNE

EUROPEAN UNION ----------

MINISTERE DE L’ECONOMIE, DE LA PLANIFICATION ET DE L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

MINISTRY OF ECONOMY, PLANNING AND REGIONAL DEVELOPMENT

FONDS EUROPEEN DE DEVELOPPEMENT

EUROPEAN DEVELOPMENT FUND

COOPERATION CAMEROUN – UNION EUROPEENNE

CAMEROON – EUROPEAN UNION COOPERATION --------------------

MANUEL DES PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

PAGE 2 CENTRES DE GESTION AGREES ANNEXE

DATE D’APPROBATION REDACTEUR

11 – 04 - 2012 ABS- INTERNATIONAL SARL

Le présent manuel décrit l'organisation, les procédures de gestion administrative,

financière et comptable des Centres de Gestion Agréés (CGA). La mise en place des

procédures formalisées répond aux objectifs ci-après :

fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère

administratif et financier conforme :

Aux principes de gestion généralement admis, à la législation camerounaise.

responsabiliser davantage le personnel dans l'accomplissement des tâches

respectives par une définition précise des postes et des attributions

afférentes,

rendre plus productif le personnel pour une efficacité accrue par

l'optimisation des circuits d'information (circulation des documents),

Enfin, mettre en œuvre un contrôle interne efficace.

Au Cameroun à l'instar des autres pays africains, 90% des entreprises évoluent dans

le secteur informel, c'est-à-dire que ces entreprises ne sont pas toujours identifiées

et faussent de ce fait les statistiques relatives à l'évaluation de l'indice de

croissance économique réelle. C'est dans le but d'attirer cette catégorie

d'entreprises de l'informel et d'aider à leur structuration et organisation, que les

centres de gestion agréés ont été conçus et mis en place par décret

n°2000/002/PM du 06 janvier 2000, modifié par décret n°2011/1137/PM du 12 mai

2011 portant organisation et fixant les avantages fiscaux des adhérents des CGA.

Ce manuel a été élaboré sur la base des dispositions ci-dessus et a été réalisé à la

faveur de l'appui financier de l'Union Européenne à travers le PASAPE. Le manuel a

pour objectif de mettre à la disposition des responsables des CGA, un outil de

référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations des

CGA.

Le respect et l'application effective de ces procédures conditionnent l'efficacité du

système de gestion qui doit se traduire pour le CGA, par des contrôles réguliers

pour palier aux différents risques qui peuvent résulter d'irrégularités ou de

malversations (domaine de l'exceptionnel), mais surtout de négligences, d'erreurs

d'exécution, de jugement ou de compréhension (domaine du quotidien)

AVANT PROPOS





Pages

TITRE 1 ORGANISATION DES CGA 6

I PRESENTATION DU CGA 7

1.1 Objectif 7

a. 1.2 Organisation du manuel 7

1.3 Mise à jour du manuel 8

II LE CADRE JURIDIQUE 10

2.1 Le cadre juridique 10

2.2 La description du CGA 10

2.3 Implantation géographique 11

2.4 Documentation juridique 12

III ORGANISATION DU CGA 13

3.1 Organigramme et fonctionnement du CGA 13

3.2

IV DESCRIPTION DES POSTES CLES 16

4.1 Le Président du CGA 17

4.2 Le Directeur exécutif 20

4.3 Responsable Administratif et Financier 23

4.4 Experts (Expert Comptable et Inspecteur des Impôts) 25

4.5 i. Assistants des EXPERTS (Comptable et Fiscale)

27

4.6 Secrétaire Administratif (SA) 29

4.7 Agent Administratif 31

V POUVOIRS 32

VI GESTION DE L'INFORMATION ET ARCHIVAGE DES DONNEES

33

6.1 Codification de l'information 33

6.2 Traitement du courrier externe 34

6.3 Circulation de l'information interne 39

TITRE 2 PROCEDURES DE TRESORERIE, D'ACQUISITION ET GESTION DES BIENS

41

SOMMAIRE





I PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE 41

1.1 Règles de gestion 41

1.2 Composantes de la trésorerie 42

A COMPTES COURANTS 43

A-1 Ouverture et dépôt initial 43

A.2 Règlement de Factures par Banque 44

A.3 RETRAITS 45

A.4 i. REAPPROVISIONNEMENT 47

B COMPTE SPECIAL 49

B.1 Ouverture 49

b.2 i. Dépôt initial 51

B.3 Réapprovisionnement 53

B.4 Contrôles 54

1.3 ANNEXES 64

II GESTION DES BIENS 67

2.1 i. Principes de gestion 67

A i. Objectifs poursuivis 67

B 1. Etapes de gestion des biens 67

2.2 Biens durables 68

2.3 FOURNITURES CONSOMMABLES 84

2.4 PROTECTION DES BIENS 86

2.5 ANNEXES 87

TITRE 3 PROCEDURES BUDGETAIRES ET SYSTEME COMPTABLE 98

I PROCEDURES BUDGETAIRES 98

1.1 1. PRINCIPES BUDGETAIRES 99

1.2 Organes de l'elaboration du budget 100

1.3 Calendrier du processus budgetaire 100

1.4 Processus d'elaboration du budget 101

1.5 Execution du budget 103

1.6 Paiement des depenses 106

1.7 Suivi et revision budgetaire 106

1.8 ANNEXES 107

II PROCEDURES COMPTABLES 114

2.1 Organisation comptable 114





2.2 Principes comptables applicables 115

2.3 Description du fonctionnement du systeme 118

2.4 Supports comptables 119

2.5 Personnel comptable 122

2.6 i. Schemas comptables 124

2.7 i. Operations de fin d'exercice 128

2.8 Mouvements de fonds 129

2.9 Conservation des documents 129

2.10 Travaux de fin d'exercice 131

2.11 Etats financiers 132





TITRE I : ORGANISATION DES CGA

1. PRESENTATION DU CGA

2. CADRE JURIDIQUE

3. ORGANISATION DES CGA

4. DESCRIPTION DES POSTES CLES

5. POUVOIRS ET DELEGATIONS

6. GESTION DE L'INFORMATION ET ARCHIVAGE DES DONNEES





1. PRESENTATION DU CGA

a. OBJECTIF :

Le manuel des procédures formalise les principales procédures de gestion

administrative, financière et comptable. Il a pour objectifs de :

fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif,

décrire l'organisation administrative, financière et comptable,

décrire les procédures des dépenses dans les conditions garantissant un

contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer ainsi que

les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents,

décrire les procédures à mettre en œuvre par l'ensemble du personnel

comptable et administratif, ainsi que les tâches qui lui incombent,

utiliser de façon optimale, pour la meilleure efficacité de l'action engagée,

l'ensemble des moyens mis en œuvre tels que :

Les moyens humains,

Les moyens matériels,

Les moyens financiers.

b. ORGANISATION DU MANUEL :

2. PRÉSENTATION DU MANUEL DE PROCÉDURES

Cette première partie présente l'organisation du manuel. Celui-ci est structuré de

manière à en faciliter l'exploitation et la mise à jour afin de l'adapter à l'évolution

tant de l'organisation du CGA que des procédures formalisées.

1. DESCRIPTION, ORGANISATION ET GESTION DU CGA

La deuxième partie du manuel présente le CGA notamment ses objectifs, la

stratégie de mise en œuvre, et ses composantes ainsi que les cadres institutionnel

et organique.





2. SYSTEME D'INFORMATION DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE DU CGA

La troisième partie présente le système d'information du CGA principalement dans

sa composante financière et comptable

1. PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

La quatrième partie décrit les procédures administratives, financières et

comptables suivant une description détaillée des différentes étapes de la

procédure.

1.3. MISE À JOUR DU MANUEL

1. MODIFICATION DES PROCEDURES

La mise à jour du présent manuel est aussi importante que sa mise en place. S'il

n'est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à

jour, il perd de son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel sera maintenue

par le Président du CGA pour permettre la mise à jour de tous les exemplaires

chaque fois qu'une mise à jour sera opérée.

La mise à jour du manuel peut être motivée par :

des changements dans la structure ou les activités du CGA suivant les

décisions des autorités de tutelle,

les modifications des systèmes et procédures dans le but d'améliorer les

procédures existantes pour faire face à des situations nouvelles,

des changements rendus nécessaires par l'application des textes et décrets

concernant les lois et règles en vigueur en République du Cameroun,

des modifications en ce qui concerne l'affectation du personnel ou des

tâches lui incombant,

des aménagements dans l'organisation du CGA.

RESPONSABILITES DE LA TENUE ET DE LA MISE A JOUR DU MANUEL

La responsabilité de la tenue et la mise à jour du manuel des procédures incombe

au Président du CGA. Il décide en outre des copies à mettre à la disposition du





personnel. La décision de modification des procédures existantes est prise sur son

initiative.

1. MÉTHODOLOGIE DE MISE À JOUR

Lorsque la décision de modification de procédures existantes est envisagée, le

Président du CGA convoque une réunion à laquelle doivent participer tous les

agents susceptibles d'être concernés par ces modifications.

Cette réunion doit débattre de l'opportunité de la modification proposée et des

solutions à adopter.

A l'issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les éléments

suivants

les procédures devant être modifiées,

les raisons pour lesquelles les modifications sont demandées,

les principes des modifications à apporter,

la personne chargée de rédiger les nouvelles procédures à inclure dans le

manuel.

La personne chargée de la rédaction des nouvelles procédures les soumet au

Président du CGA qui y apporte les éventuelles modifications qu'il juge nécessaire

pour arrêter le texte définitif.

Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au

manuel, le Président du CGA se charge de distribuer les nouvelles sections du

manuel aux intéressés. Le secrétariat doit tenir un registre permettant de suivre la

mise à jour de chaque copie du manuel.

La personne chargée de la distribution des nouvelles sections du manuel note dans

le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés ainsi que

les références correspondantes.





2. LE CADRE JURIDIQUE

2.1- Le cadre juridique

Les centres de gestion agréés font l'objet d'une réflexion depuis 1996 qui est loin

d'être terminée, ce qui explique les modifications apportées aux textes juridiques

ci-après qui régissent les CGA :

La loi n° 96/08 du 1er juillet 1996 portant loi de finances de la République

du Cameroun pour l'exercice 1996 /1997 ;

La loi n° 2000/002/PM du 06 Janvier 2000 portant organisation des centres

de gestion agréés ;

La loi n° 2009/018 du 15 décembre 2009 portant loi de finances de la

République du Cameroun pour l'exercice 2010 ;

La loi de finances de la République du Cameroun pour l'exercice 2011 ;

Le décret n° 2007/0456/PM du 29 mars 2007 modifiant et complétant les

dispositions du décret n° 2000/002/PM du 06 janvier 2000 portant

organisation des centres de gestion agréés et fixant les avantages fiscaux des

adhérents des centres de gestion agréés ;

L'arrêté n° 079/PM du 29 mars 2007 fixant les modalités d'application du

décret n° 2000/002/PM du 06 janvier 2000 portant organisation des CGA

modifié et complété par le décret n° 2007/0456/PM du 29 mars 2007 ;

Décret n°2011/113/PM du 12 Mai 2011 modifiant et complétant certaines

dispositions du décret n° 2000/002/PM du06 Janvier 2000 portant

organisation des activités des centres de gestion et fixant les avantages

fiscaux des adhérents des centres de gestion agréés et ses modifications

subséquents.





2.2- LA DESCRIPTION DU CGA

Un centre de gestion agréé (CGA) est une structure associative créée par des

experts comptables, des chambres de métiers ou consulaires, des organisations

professionnelles légalement constituées (industriels, commerçants, artisans …etc).

Les centres de gestion agréés (CGA) ont auprès des petites et moyennes entreprises

une mission :

D'assistance en matière de gestion,

D'assistance en matière fiscale,

De prévention des risques fiscaux.

Son existence est soumise à l'obtention d'un agrément préalable du ministère des finances, plus précisément de la Direction Générale des Impôts.

1. PRÉVENTION DES RISQUES FISCAUX

C'est la mission première d'un CGA, en effet l'intervention du CGA contribue à prévenir les risques fiscaux auxquels s'exposent les entreprises, car les experts des CGA procèdent à une vérification systématique de la déclaration fiscale avant de faire la déclaration auprès de l’administration fiscale. En réalité le CGA permet de rapprocher le contribuable de l'administration fiscale en toute confiance. Il sert d'intermédiaire entre ses adhérents et l'administration fiscale.

2. AIDE A LA GESTION

Une autre mission fondamentale des CGA consiste à assister ses adhérents en

matière de gestion d'une manière générale ou spécifique selon les besoins exprimés

par ceux-ci.

Cette aide touche généralement les domaines suivants :

La comptabilité,

Les finances,

L'administration.





2.3- IMPLANTATION GÉOGRAPHIQUE

Les CGA sont pour l'instant implantés dans deux villes :

1. Yaoundé

Le Cabinet AUDITEC et Koussok Thomas.

1. Douala

La Fédération des Associations des PME (FENAP),

La Chambre de Commerce de l'Industrie, des Mines et de l'Artisanat (CCIMA),

2.4- DOCUMENTATION JURIDIQUE

Les documents obligatoires nécessaires à la gestion du CGA sont classés en 4

catégories :

CATEGORIE LIVRES

REGISTRES JURIDIQUES : Registres des décisions des

Assemblées,

Registres des P.V. des délibérations

du conseil administration du CGA.

REGISTRES SOCIAUX : Registre de l'employeur,

Registre de la paie.

REGISTRES COMPTABLES : Livre d'inventaire,

Balance générale des comptes,

Livre journal,

Grand-livre.

DOCUMENTS INSTITUTIONNELS : Manuel de procédures

administratives, financières et

comptables,

Tout autre document juridique

indispensable.





3 - ORGANISATION DU CGA

Elle est constituée :

d'une Assemblée Générale, organe qui délibère et vote le budget, approuve

les comptes.

d'un conseil d'administration qui arrête la politique de gestion selon les

orientations de l'Assemblée générale, adopte le budget et arrête les comptes

en fin d'année.

d'un comité de direction qui assure la gestion au quotidien du CGA selon les

orientations arrêtées par le Conseil d'administration. Il comprend un

Directeur exécutif, un Responsable Administratif et Financier et les Experts

(comptabilité et fiscalité).

d'un commissaire aux comptes qui est un auditeur externe.

3.1- Organigramme et fonctionnement du CGA

L'organigramme du CGA se présente actuellement comme suit :

1. Le Conseil d'Administration

La loi réglementant l'organisation et le fonctionnement des associations a prévu la

composition d'un bureau minimum qui sert de conseil d'administration :

le Président,

le Secrétaire,

le Trésorier,

le Commissaire aux comptes.

C'est ce bureau qui prépare le règlement intérieur qui devra régir les pouvoirs et le

fonctionnement des organes principaux du CGA. Ce règlement intérieur est soumis à

l'assemblée pour adoption.





2. Les organes de gestion

L'organigramme ci-dessus décrit la composition du CGA, notamment :

Le Bureau Directeur qui fait office de « Conseil d'Administration » pour le CGA ;

Un Président qui est investi de tous pouvoirs pour engager le CGA, dans la

limite des attributions qui ne relèvent pas du Bureau Directeur ;

Un Directeur Exécutif qui assure, sous l'autorité du Président, la planification,

l'organisation, la coordination, le contrôle et la mise en œuvre de l'ensemble

des activités du CGA.

Un Expert comptable qui suit le volet comptable du CGA,

Un Inspecteur des Impôts qui suit le volet fiscal du CGA,

Un Responsable Administratif et Financier qui suit l'administration et les

finances du CGA,

Un pool des comptables qui récupère les documents comptables et les

enregistre en comptabilité, établit les situations mensuelles, annuelles,

Un pool des fiscalistes qui analyse des documents comptables et font les

déclarations mensuelles, annuelles.

Une unité d'appui en gestion administrative et comptable composée de deux

assistants, le secrétaire et l'assistant administratif.

1. Présentation des principaux dirigeants du CGA

LE PRÉSIDENT DU CGA

Il est élu par l'Assemblée générale comme les autres membres du conseil

d'administration pour un mandat de trois ans, renouvelable. Le Président du CGA

reçoit de l'Assemblée générale les pouvoirs les plus étendus pour autoriser les actes

accomplis dans le respect de l'objet social du CGA.

Il préside le Conseil d'administration qui est chargé de :

définir les grandes orientations des activités du CGA,

approuver le programme annuel d'activités du CGA,

arrêté le budget annuel, et les états financiers annuels du CGA,

approuver le Manuel de procédures et ses mises à jour ultérieures,





approuver les grilles de rémunération et autres avantages du personnel du

CGA.

Pour la mise en œuvre des activités du CGA, le Président du CGA est assisté par un

Directeur Exécutif et des Experts (Inspecteur des Impôts et Expert Comptable) dont

les attributions sont précisées par arrêté ministériel.

LE DIRECTEUR EXECUTIF

Placé sous la responsabilité directe du Président du CGA, le Directeur Exécutif a

pour rôle essentiel de suivre sur une base quotidienne la mise en œuvre des

opérations du CGA, en veillant au respect des procédures et du calendrier des

actions du CGA. A cet effet, il tiendra un tableau de bord lui permettant de suivre

l'ensemble des opérations du CGA, y compris l'état d'exécution des programmes de

travail et des budgets annuels. Plus particulièrement, il devra :

● maîtriser l’ensemble des engagements (contrats) ainsi que les dépenses

éligibles dans le cadre du fonctionnement normal d’un CGA,

● maîtriser l’état d’exécution des programmes de travail et des budgets annuels y

afférents, y compris les indicateurs de performance du CGA, tels :

suivre les facturations effectuées dans le cadre des contrats pour s'assurer

qu'elles sont conformes aux livrables ou prestations attendues des

adhérents. A cet effet, il veillera à ce que les décomptes soumis pour

paiement dans le cadre des contrats reçoivent préalablement toutes les

validations techniques et financières,

suivre l'exécution des enregistrements comptables mensuels et les

déclarations fiscales mensuelles selon les calendriers préalablement arrêtés

et s'assurer que les autres dispositions légales régissant les CGA sont bien

exécutées à temps, y compris des rapports trimestriels et périodiques sur

l'état d'avancement du CGA dans l'encadrement des membres,

cordonner l'exécution des travaux des comptables et fiscalistes ainsi que

l'application des décisions du Conseil d'Administration du CGA.





IV- DESCRIPTION DES POSTES- CLES

On trouvera ci-après des fiches décrivant les postes clés du CGA. Une fiche a été

élaborée pour chaque poste clé. Chaque fiche comprend les mêmes rubriques :

Titre du poste,

Supérieur hiérarchique,

Subordonnés,

Rôle,

Tâches.

Les postes objet de fiches descriptives sont les suivants :

a. Président du CGA

b. Directeur Exécutif

c. Responsable Administratif et Financier

d. Experts Comptables

e. Inspecteur des Impôts

f. Assistants Comptable

g. Assistants Fiscal

h. Secrétaire Administratif

i. Agent Administratif.

Chacune des fiches doit être dupliquée pour être remise à l'Agent occupant le

poste concerné afin qu'il puisse la consulter en permanence et chaque fois que

nécessaire.





a. LE PRÉSIDENT DU CGA

TITRE DU

POSTE

PRÉSIDENT DU CGA (PDT)

Supérieur

hiérarchique

Conseil d'Administration et Assemblée générale

Subordonnés Directeur Exécutif, Experts, Responsable Administratif et

Financier

Rôle Le PDT est responsable de la bonne marche du CGA tant sur le plan

technique, financier et administratif vis à vis du Conseil

d'Administration et de l'Assemblée générale.

Le PDT a autorité directe sur tous les organes de gestion du CGA. Il

dispose des pouvoirs les plus étendus pour administrer le CGA.

Tâches Administration générale

il assure la gestion quotidienne du CGA dans le cadre de la

politique générale et les textes juridiques régissant l'activité

du CGA ;

il collabore avec les institutions nationales et internationales

pouvant aider à la réalisation des objectifs du CGA ;

il prépare et exécute les délibérations du Conseil

d'administration ;

il préside toutes les réunions du Conseil d'Administration ;

il propose l'organigramme et son actualisation au Conseil

d'Administration ;

il coordonne toutes les activités du CGA ;

il prend, dans les cas d'urgence qui nécessitent un

dépassement de ses attributions normales, toutes les mesures

conservatoires nécessaires, à charge pour lui d'en rendre

compte au Conseil d'Administration dans les plus brefs délais.

Gestion financière

il arrête et présente au Conseil d'Administration pour





approbation les budgets prévisionnels et les états financiers

annuels du CGA ;

il approuve les ordres de transferts de fonds sur les comptes

ouverts dans les banques commerciales ;

il cosigne les chèques tirés sur les comptes bancaires qui ont

été préparés par le Directeur Exécutif.

Acquisitions de biens et services

il veille au respect strict des procédures d'approvisionnement

du CGA en biens et services requis suivant les procédures

applicables ;

il veille au respect du cahier de charges des fournisseurs

engagés dans les contrats avec le CGA.

Gestion technique

il supervise et donne ses avis chaque fois que cela est

nécessaire au niveau des tâches des différents experts

(Expert Comptable et Inspecteur des impôts).

Administration du personnel

il recrute et passe les contrats avec le personnel contractuel

conformément aux textes en vigueur ;

il licencie le personnel contractuel conformément aux textes

en vigueur ;

il veille à l'application des règlements énoncés dans les

décrets, arrêtés, manuels, directives, circulaires et mémoires

relatifs à la gestion du personnel ;

il autorise le versement des primes, et autres gratifications

de même que les retenues sur salaires ;

il veille à ce que tous les registres obligatoires en matière de

gestion du personnel soient tenus à jour ;

il arrête les horaires de travail conformément aux textes en

vigueur ;

il est responsable de tout le personnel qui œuvre dans le

cadre du CGA ;





il prend les sanctions à l'encontre du personnel qui manque

au respect du règlement intérieur.

Gestion du patrimoine du CGA.

il est responsable du patrimoine du CGA ;

il s'assure que les stocks et les équipements acquis sont

régulièrement protégés contre tous les risques de toute

nature (vol, destruction, perte, accidents, etc...)

il fait prendre toute mesure permettant de localiser et

d'identifier les équipements acquis par le CGA ;

il veille à ce que le personnel du CGA utilise les biens en «

bon père de famille ».

Suivi et contrôle

Le PDT supervise toutes les activités de contrôle et de suivi menées

au sein du CGA. Il veille à ce que les organes de contrôle extérieurs

au CGA exercent leur mission sans entraves, etc.





b. LE DIRECTEUR EXÉCUTIF

TITRE DU POSTE LE DIRECTEUR EXECUTIF (DE)

Supérieur

hiérarchique

PDT

Subordonnés Responsable Administratif et Financier, Assistants Comptable,

Assistants fiscal, Experts (Expert comptable et l'Inspecteur des

impôts), Secrétaire administratif et Agent Administratif.

Rôle Placé sous la responsabilité directe du Président du CA, le

Directeur Exécutif a pour rôle essentiel de suivre sur une base

quotidienne la mise en œuvre des opérations du CGA, en veillant

au respect des procédures et du calendrier des actions du CGA. A

cet effet, il tiendra un tableau de bord lui permettant de suivre

l'ensemble des opérations du CGA, y compris l'état d'exécution des

programmes de travail et des budgets annuels.

Tâches

Supervision

Sous la responsabilité du PDT, le Directeur Exécutif devra :

● maîtriser l’ensemble des engagements (contrats) ainsi que les

dépenses éligibles dans le cadre du budget arrêté par le CA,

● maîtriser l’état d’exécution des programmes de travail et des

budgets annuels y afférents, y compris les indicateurs de

performance du CGA,

● suivre les facturations effectuées dans le cadre des activités

pour s’assurer qu’elles sont conformes aux livrables aux

prestations attendues des adhérents. A cet effet, il veillera à ce

que les décomptes soumis pour la facturation dans le cadre des

contrats reçoivent préalablement toutes les validations techniques

et financières,

● suivre l’exécution des activités comptables et fiscales selon les





calendriers arrêtés par le CA et s’assurer que les autres

dispositions légales sont exécutées à temps, y compris les rapports

trimestriels et périodiques sur l’état d’avancement des travaux de

la CGA,

● cordonner l’exécution des conclusions des missions des auditeurs

(notamment en matière d’audit et de contrôle interne de gestion)

ainsi que l’application des décisions du CA concernant le CGA.

Contrôle de Gestion

Par ailleurs, le Directeur Exécutif veillera au respect scrupuleux

des procédures du Manuel des procédures administratives,

comptables et financière du CGA en matière de passation des

marchés et contrats. Il sera responsable de l'élaboration des

programmes de travail et des budgets annuels, assurera la

coordination de la préparation des missions des Experts (Expert

Comptable et Inspecteur des Impôts) que des séminaires organisés

dans le cadre du CGA.

Tâches (suite)

Gestion administrative

il veille à l'application des procédures administratives du

CGA et à leur mise à jour régulière ;

il veille à une bonne circulation de l'information de portée

générale au sein du CGA ;

il procède à la description des tâches des postes

administratifs ;

il supervise le recrutement du personnel du CGA, gère sa

promotion et sa formation ;

il accorde une attention particulière à l'application de la

législation du travail ;

il organise et réalise l'archivage des documents du CGA ;

il assure la programmation des formations de base et

continues ;

il définir les besoins en matière de personnel ;

Suivi du fonctionnement

il informe le PDT sur les faits d'ordre interne et externe dont la





connaissance est utile pour ajuster la politique générale du CGA ;

il appuie le CGA dans son rôle de formulation des hypothèses et

des directives susceptibles de maximiser les chances de réalisation

des objectifs généraux du CGA ;

Gestion de l'organisation

il propose toute suggestion permettant une meilleure

répartition des tâches et des responsabilités en vue de

l'atteinte des objectifs dans de meilleures conditions de

moyens et de temps ;

il signale toute inadéquation actuelle des procédures en

vigueur et propose les solutions d'amélioration.

Rapports

Il élabore en collaboration avec les Experts (Expert

Comptable et Inspecteur des impôts) les rapports d'activité

et financiers à produire au CA et aux divers partenaires

Le Directeur Exécutif dressera des rapports mensuels (de

préférence sous forme de tableaux) à l'attention du

Président sur l'état d'avancement du CGA, en indiquant les

principales difficultés ou faiblesses constatées sur chacun

des aspects ci-dessus.





4.3- RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

TITRE DU POSTE Responsable Administratif et Financier (RAF)

SUPERIEUR

HIERARCHIQUE

DE

SUBORDONNE Assistants Comptable, Assistants fiscal, Secrétaire

administratif et Agent Administratif.

ROLE Assurer la gestion administrative et financière du CGA.

TACHES

Gestion Administrative

Il reçoit tous les courriers provenant tant de

l'intérieur du Cameroun que de l'étranger ; en bref,

tous les courriers qui n'ont aucun caractère

commercial pour transmission au Directeur Exécutif

;

Il reçoit les revendications et doléances du

personnel pour transmission et avis au Directeur

Exécutif ;

Il veille au respect de la discipline de ses

subordonnés au respect de la hiérarchie ;

Il définit les critères de performance,

Il organise les séminaires de formation internes et externes ;

Il suit la mise à jour des dossiers du personnel ;

Il participe à la sélection des fournisseurs, aux modalités d'attribution des marchés ;

Gestion technique





Il assiste les adhérents dans la fiscale et comptable ;

Il participe à la confection des états financiers ;

Il est responsable de la production des états de synthèse (bilan, compte d'exploitation,…)

Il s'occupe de la gestion de la trésorerie (conception des tableaux de bord) ;

Il est responsable de la gestion de la fiscalité du CGA.

Gestion financière

Il est responsable de la gestion des finances du CGA (recettes et dépenses) ;

Il gère la trésorerie et cosigne sur tous les chèques et autres sorties de trésorerie ;

Il participe à la confection du budget ;

Il prépare le budget à soumettre au DE ;

Il participe à l'élaboration du budget de la Société

Analyse des opérations financières ;

Il est responsable de la gestion du patrimoine ;

Il supervise les procédures d'inventaire. Suivi et contrôle

Il reçoit les données de gestion ;

Il reçoit et contrôle les états de facturation ;

Il analyse les compte des clients ayant des impayés ;

Il suit et établit les états de paiement des factures mensuelles ;

Il contrôle les états d'encaissements des factures mensuelles ;

Il suit des états de règlement des factures fournisseurs ;

Il suit les impayés ;

Il suit la situation de la trésorerie ;

Il suit les engagements du CGA ;

Il suit toutes les actions de recouvrement des créances du CGA.

Gestion de l'organisation

Il élabore et met en application des procédures comptables et financières ;





Il responsable de la tenue des réunions hebdomadaires de suivi de l'activité de ses collaborateurs ;

Il veille au maintien et au développement d'un bon climat social ;

Il doit veiller à l'application de la politique de la Direction Générale et des procédures.

Rapport

Il est responsable de la confection des états financiers ;

Il assiste le DE dans la préparation des rapports au Conseil d'Administration et à l'Assemblée ;

c. EXPERTS (EXPERT COMPTABLE ET INSPECTEUR DES IMPOTS)

TITRE DU POSTE EXPERTS (EXP)

Supérieur hiérarchique PDT, DE

Subordonnés Assistants Comptable, Assistants Fiscal

Rôle Sous la responsabilité du Président du CGA et du DE,

l'Expert a pour mission principale de mettre à la

disposition du CGA toute l'expertise technique

nécessaire à la conception, à la mise en œuvre et au

suivi des actions engagées par rapport à son secteur de

compétences.

A ce titre, il doit :

- conseiller le PDT dans ses prises de décisions,

- produire des analyses et synthèses,

- tenir à jour une base de données fiable,





- effectuer le suivi des réalisations,

- conseiller et former les membres en gestion,

administration, fiscalité, comptabilité.

Tâches

Assistance des Adhérent

une mission d'assistance auprès de leurs adhérents en

matière de gestion par la fourniture chaque année d'un

dossier de gestion caractérisant la situation

économique, financière et fiscale de leurs entreprises,

- et une mission de prévention et de surveillance

(examen de cohérence et de vraisemblance des

documents et déclarations fiscales qui leur sont fournis),

Ils examinent les déclarations fiscales avant le dépôt au

centre des impôts.

Formation des Adhérents

Ils organisent des séances d'information et de formation

conçues spécialement pour les adhérents, chefs

d'entreprise et adaptées à leurs besoins.

Ils fournissent également une analyse des informations

économiques, comptables et financières, fiscales, en

matière de prévention des difficultés et leur informent

sur les démarches à accomplir.

- Ils doivent s'assurer de la concordance, de la

vraisemblance et de la cohérence entre la déclaration

de résultat et les déclarations de taxes sur le chiffre

d'affaires.

Ils doivent adresser un compte rendu de leur mission au

PDT et à l'administration fiscale

Suivi des réalisations

Il supervise l'exécution des prestations confiées aux

Assistants ;





Il informe, au moyen de fiches explicatives ou par tout

autre moyen efficace suivant les circonstances, le PDT

sur l'avancement des prestations.

Production d'analyses et synthèses

Il réalise une veille par rapport aux évolutions des

secteurs d'activité et formule toute suggestion ou

analyse qu'il estime utile à la bonne conduite des actions

du CGA et à l'atteinte de ses objectifs

d. ASSISTANTS DES EXPERTS (Comptable et Fiscale)

TITRE DU POSTE ASSISTANTS DES EXPERTS (AEXP)

Supérieur hiérarchique DE, DE, RAF, EXP

Subordonnés NEANT

Rôle Sous la responsabilité technique de l'Expert, l'AEXP a

pour mission principale d'assister l'expert dans sa

mission, notamment celle consistant à mettre à la

disposition du CGA toute l'expertise technique

nécessaire à la conception, à la mise en œuvre et au

suivi des actions engagées par rapport aux adhérents.

A ce titre, il doit effectuer les collectes, analyses et

synthèses que l'expert lui commande pour le compte

du CGA.

Tâches

Assistance des adhérents

une mission d'assistance auprès de leurs adhérents en

matière de gestion par la fourniture chaque mois d'un

dossier de gestion caractérisant la situation

économique, financière et fiscale de l'entreprise,

et une mission de prévention et de surveillance

(examen de cohérence et de vraisemblance des

documents et déclarations fiscales qui leur sont

fournis),





Ils examinent les déclarations fiscales avant le dépôt

au centre des impôts.

Suivi des réalisations

Il assiste l'expert dans la supervision de

l'exécution des prestations,

Il informe, au moyen de fiches explicatives ou

par tout autre moyen efficace suivant les

circonstances, l'expert sur l'avancement des

prestations et sur le respect des clauses

contractuelles et la règlementation.

Il s'agit de :

- collecter les documents comptables ;

- imputer et enregistrer les pièces comptables ;

- préparer les états de recettes ;

- éditer le grand-livre et la balance des comptes ;

- établir la base de déclaration mensuelle de

l'Adhérent du CGA.

Gestion comptable

il contrôle les pièces justificatives de dépenses

et de recettes pour s'assurer de leur validité, de

leur exactitude avant leur comptabilisation ;

il contrôler la tenue de la caisse de l'adhérent

du CGA ;

il impute et enregistre les pièces comptables ;

il analyse les comptes et justifie les soldes des

comptes ;

il édite le grand-livre et la balance des comptes;

il tient à jour les livres comptables.

Gestion administrative





Sous la responsabilité du RAF, l'Assistant devra :

veiller à l'application des textes administratifs ;

assurer le suivi de la formation des Adhérents ;

tenir un fichier sur les Adhérents qu'il

actualise mensuellement ;

rendre compte, au moyen de tableaux de

bord, des écarts entre les prévisions et les

réalisations, donner une explication des causes

et indiquer les mesures correctrices adéquates ;

Rapport financier

L'Assistant assiste le DE et le RAF dans la production

selon les périodicités convenues (trimestre, semestre,

année) des rapports et les statistiques sur les

adhérents du CGA.

e. SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF (SA)

TITRE DU POSTE SECRETAIRE ADMINISTRATIF (SA)

Supérieur hiérarchique RAF, DE

Subordonnés Néant

Rôle Sous la responsabilité du DE et du RAF du CGA, le

Secrétaire Administratif (SA) est chargé :

- de l'accueil et de l'orientation des visiteurs du

DE ;

- de la réception et la transmission au DE des

divers courriers du CGA ;

- de la réception et la transmission des appels

téléphoniques du DE ;

- du traitement du courrier « arrivée » et la





transmission au personnel des courriers affectés

par le DE ;

- du traitement du courrier « départ » ;

- de la correspondance, le traitement de texte, le

classement, l'archivage en relation avec le DE.

Tâches Accueil et orientation des visiteurs du DE

il reçoit avec courtoisie les visiteurs du DE et

demande l'objet de leur visite ;

il les installe à la salle d'attente et les

annonce au DE ;

il les introduit à la demande du DE ;

Réception et transmission du courrier « arrivée »

il reçoit tout le courrier du CGA et procède

à l'enregistrement ;

il transmet tout le courrier reçu au DE ;

Traitement du courrier « arrivée » et transmission

au personnel des courriers affectés par le DE.

il reçoit tout le courrier annoté par le DE et

procède à l'enregistrement ;

il transmet tout le courrier annoté aux

agents concernés ;

Traitement du courrier « départ »

il reçoit tout le courrier « départ » et

procède à l'enregistrement après attribution

d'un numéro ;

il fait transmettre tout le courrier « départ

» aux destinataires ;

Correspondance, traitement de texte, classement,

archivage des dossiers

il rédige des correspondances pour le DE, et

procède à leur saisie ;

il procède au classement et à l'archivage des





dossiers avec le DE.

f. Agent Administratif

TITRE DU POSTE AGENT ADMINISTRATIF (AD)

Supérieur hiérarchique DE

Subordonnés Néant

Rôle Rattaché au DE, l'Agent Administratif (AD) est

chargé de la distribution du courrier interne

et externe du CGA.

Tâches Distribution du courrier

il distribue le courrier interne du CGA

et fait émarger le registre de

transmission par les destinataires de ce

courrier ;

il distribue le courrier externe du CGA

et fait émarger le registre de

transmission par les destinataires de ce

courrier ;

il récupère également le courrier

destiné au CGA ;

il est chargé des autres courses

professionnelles du CGA à la demande

du PDT, du DE, du RAF, des EXP ou des

Assistants.





V- POUVOIRS

La connaissance des possibilités de pouvoirs et de délégations de signatures est

essentielle car la validité des actes en dépend étroitement. Ainsi, les personnes

habilitées à signer au nom du CGA doivent être clairement identifiées et connues

des interlocuteurs extérieurs (Adhérents, Administrations, opérateurs, fournisseurs,

etc...).

Les spécimens légalisés des signatures des personnels habilités doivent être

communiqués aux partenaires et aux banques commerciales dès l'ouverture des

comptes. Ces signatures doivent être connues afin d'éviter les risques de

contrefaçon.

Les pouvoirs et délégations varient en fonction de la nature des pièces et du degré

d'engagement qui en résulte pour le CGA. Le tableau ci-après synthétise les

procédures de signature et de délégation :

Nature de l'acte Signataires Délégations

Pièces de dépenses et

autres documents

internes

bons de

commande

marchés

salaires

etc

Directeur Exécutif du

CGA + visa RAF

Directeur Exécutif ou

Expert assurant l'intérim du

Président + visa du RAF

Uniquement pour des

dépenses dont la nature

et le plafond ont été fixés

par note de service du

PDT.

Chèques et virements Président +

Directeur

Exécutif+ RAF

Directeur Exécutif +

l'intérim du

Président + RAF

Uniquement pour des

dépenses dont le plafond

est fixé par note de

service du PDT.





VI - GESTION DE L'INFORMATION ET ARCHIVAGE DES DONNEES

La bonne gestion de l'information (financière, administrative, technique...) au sein

du CGA doit être considérée par chaque agent comme l'un des éléments

fondamentaux de bonnes performances, de l'efficacité et donc de l'atteinte des

objectifs assignés au CGA.

Une gestion performante de l'information exige une codification rigoureuse ainsi

que de bonnes procédures de diffusion et de circulation. Cela implique notamment

un traitement efficace du courrier du CGA ainsi que l'organisation régulière de

réunions d'information.

a. Codification de l'information

Les postes de travail sont également codifiés pour identifier rapidement les

personnes étant à l'origine d'informations ou en étant destinataires. Les codes des

fonctions correspondent aux abréviations de postes figurant au tableau ci-après :

CODE LIBELLE

PDT Président du CGA

DE Directeur Exécutif

EXPC Expert Comptable

EXPF Expert Fiscal

RAF Responsable Administratif et

Financier

AFISC Assistant Fiscal

ACOM Assistant Comptable

SA Secrétaire Administratif

AD Agent Administratif

CENTRES DE RESPONSABILITE





DISPOSANT D'UN PARAPHEUR

PDT Présidence du CGA

DE Directeur Exécutif

EXP Expert comptable, Inspecteur des

impôts

RAF Responsable Administratif et

Financier

Le déficit d'information en temps réel de tous les acteurs qui pourrait en résulter

sera comblé par la tenue régulière des Comités de Direction et la communication

interne permanente.

b. Traitement du courrier externe

1. Courrier physique

Courrier « arrivée »

Réception

Tout courrier destiné au CGA est réceptionné par le

SA. Le courrier récupéré par l'AD est également

réceptionné par le SA. Il en est de même pour tout

courrier remis directement à tout personnel du CGA.

Le cas échéant, le SA accuse réception en visant le

registre de transmission du service expéditeur. La

décharge comporte au moins les mentions suivantes

: date, heure de réception et la signature ou le visa.

L'intérêt de cette disposition est la centralisation

systématique de tout le courrier du CGA afin d'éviter

les omissions et les duplications des documents

censés traiter des mêmes objets.

Il permet également d'officialiser les dates de

réception pour les documents ayant valeur juridique





ou contractuelle (offres de services, par exemple).

Dépouillement

Le SA procède au tri du courrier reçu comme suit :

courrier privé,

courrier confidentiel,

courrier administratif.

Le courrier privé est remis en main propre par le SA.

Le courrier confidentiel est transmis au DE ou au

PDT en main propre. Il ouvre le courrier

administratif.

Il appose le cachet “ courrier-arrivée ” sur chaque

courrier.

Le courrier confidentiel est identifié par l'apposition

du cachet “ CONFIDENTIEL ” sur l'enveloppe.

Enregistrement

Le SA enregistre le courrier administratif dans le

registre de courrier “ arrivée ". Il reporte dans le

cachet apposé le numéro d'ordre chronologique du

registre correspondant.

Le registre du courrier “ arrivée ” comporte au

moins les mentions suivantes :

N° d'ordre,

date de réception,

Référence et date du courrier,

Désignation de l'expéditeur,

Objet.

L'ensemble du courrier est ensuite placé dans le

parapheur soit du DE, soit du PDT et transmis aux





centres de responsabilité DE.

Traitement

Le DE examine chaque courrier, porte les

affectations, vise et donne éventuellement des

instructions particulières pour le traitement.

Le SA récupère le parapheur examiné ; prend

copie du courrier à ventiler, place les copies du

courrier dans le parapheur destiné à chaque

membre du personnel.

Il enregistre dans un cahier de transmission et

l'AD transmet le courrier à chaque destinataire

contre décharge.

Classement

La règle principale de tout classement efficace

est que tout document doit être retrouvé

rapidement même en l'absence du personnel qui

est à l'origine du classement.

Les documents peuvent être classés selon l'un

des critères suivants ou par combinaison de deux

de ces critères :

par n° d'ordre chronologique,

par dossier de projet exécuté,

par nature de document.

Le SA classe les originaux du courrier

administratif dans les classeurs appropriés par

numéro d'enregistrement.

Les documents récents (datant de moins d'un an

ou qui n'ont pas encore fait l'objet de

vérifications par les organes de contrôle

habilités) sont placés dans des classeurs à

perforations et rangés à portée de main





(étagères, armoires) à proximité du SA.

Les documents anciens sont rangés dans des

boîtes archives. Les documents vieux de plus de

cinq exercices sont ficelés et rangés dans des

cartons archives et placés dans un local “

Archives ”.

Un guide récapitulatif du classement et de

l'archivage pourra être élaboré lorsque tous les

codes seront attribués pour être joints en

annexe au présent manuel de procédures.

Courrier « départ »

Collecte

Le courrier du CGA destiné à l'extérieur est

soumis à la signature du DE quel que soit le

rédacteur.

Les documents à expédier sont placés, en trois

exemplaires au moins, dans le parapheur du

centre de responsabilité et transmis au DE pour

signature.

Les références à porter sur le courrier “ départ

” comprennent les mentions suivantes :

Le code du signataire : DE ;

Le code du rédacteur : par exemple :

RAF

L'année d'émission du courrier ; par

exemple : 2012

Le numéro d'ordre chronologique : 056.

Exemple : DE/RAF/2012/056

Le numéro peut être porté au moyen d'un

tampon numéroteur ou saisi directement sur

l'ordinateur après renseignement auprès du SA

pour éviter les duplications de références.





Les parapheurs sont récupérés par le SA après

signature du DE ou du PDT ; il vérifie qu'il n'y a

pas d'omission.

Enregistrement

Le SA enregistre le courrier dans le

registre “ départ ” ; porte

éventuellement le numéro d'ordre s'il

n'est pas porté par informatique.

Il ventile chaque document comme suit :

1 exemplaire pour le chrono de

classement ;

1 exemplaire est retourné dans le

parapheur pour le service

émetteur pour classement par ce

dernier ;

1 exemplaire (original) pour le

destinataire.

Acheminement

Le SA enregistre également dans le

registre de transmission le courrier “

départ ”; prépare les plis et les remet à

l'AD pour distribution.

Lorsqu'il s'agit du courrier à expédier par

la poste ordinaire ou courrier express, le

SA appose les timbres sur les enveloppes

suivant les tarifs du service postal ou fait

appel au coursier express (DHL,

CHRONOPOSTE, etc.) pour récupérer les

plis.

Classement Le courrier “ départ ” est classé dans les

mêmes conditions que le courrier “





arrivée ”.

1. Courrier électronique

Un volume de plus en plus important de documents ou de messages est désormais

transmis ou reçu par le CGA au moyen du réseau Internet sous la forme de fichiers

informatiques. Le foisonnement de ces informations implique une gestion

rigoureuse afin de retrouver rapidement les documents.

Les logiciels de messagerie sont bien adaptés à la gestion du courrier électronique.

Courrier “reçu”

Pour des raisons évidentes de confidentialité et d'efficacité, tous les messages

envoyés au CGA doivent être reçus dans une unique boîte à lettres électronique

avant d'être redistribués à leurs destinataires. Le DE désigne l'agent responsable de

cette tâche (à priori le SA).

Cet agent vérifie régulièrement l'état de la boite aux lettres électroniques pour

être informé sans délai de tout courrier reçu.

Le courrier électronique est archivé dans les mêmes conditions que le courrier

physique du CGA.

Courrier “envoyé”

Chaque agent équipé d'un micro-ordinateur peut envoyer des messages à partir de

son poste.

a. Circulation de l'information interne

La circulation de l'information au sein du CGA est assurée et renforcée par des

réunions périodiques (bimensuelles) du CODIR et des réunions ad hoc au moins une

fois par mois entre les responsables et leurs collaborateurs.

Les réunions bimensuelles (CODIR) permettent:





de faire le point sur l'état d'avancement des dossiers confiés à chaque Centre

de Responsabilité,

d'exposer les difficultés rencontrées,

de proposer des solutions pour les surmonter et

de discuter de toute autre question visant à la réalisation des objectifs du

CGA.

La réunion du CODIR se tient à jour fixe, soit le vendredi et sont présidées par le

DE. Le RAF est désigné pour assurer le secrétariat du CODIR. Le procès-verbal de la

précédente réunion est rappelé au début de chaque nouvelle réunion afin

d'accélérer l'analyse des problèmes et d'assurer la continuité du suivi.





TITRE II : PROCEDURES DE TRESORERIE, D'ACQUISITION ET GESTION DES BIENS

1. PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE

2. PROCEDURES DE GESTION DES BIENS

PROCEDURE DE GESTION DE LA TRESORERIE

La procédure s'applique à tous les comptes bancaires du CGA ouvert dans une

banque commerciale autorisée à exercer son activité au Cameroun.

Règles de gestion

Les fonds versés à un Compte bancaire CGA ne doivent pas être utilisés à

d'autres fins que ceux qui entrent dans le cadre des activités du CGA.

Le Directeur Exécutif (DE) et le Responsable Administratif et Financier (RAF)

sont les seuls signataires autorisés (signatures conjointes) à engager les

dépenses.

Le Président du CGA est le seul signataire autorisé en dehors des deux ci-

dessus à mouvementer les comptes bancaires du CGA.

Il est réalisé un suivi individualisé de chaque compte au moyen d'un journal

de banque par compte bancaire : Compte courant, Compte spécial «

Adhérents ».

Le Comptable enregistre chronologiquement tous les mouvements de fonds

dans les journaux de banque correspondants.

Chaque journal de banque est arrêté mensuellement par le Comptable et

contrôlé par le Responsable Administratif et Financier.





Un état de rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte est

effectué par le Comptable et contrôlé par le Responsable Administratif et

Financier.

Le Comptable prépare la situation hebdomadaire de trésorerie à présenter

au Responsable Administratif et Financier et au Directeur Exécutif.

Composantes de la trésorerie

La trésorerie du CGA est constituée par l'ensemble des sommes disponibles dans :

les comptes bancaires,

la caisse.

i. Banque

Le CGA peut ouvrir deux catégories de comptes bancaires :

les comptes courants pour le fonctionnement normal du CGA,

un compte spécial pour les investissements.

Le compte courant est soumis à des règles de fonctionnement moins

contraignantes que celles du compte spécial :

le compte courant ne peut être ouvert que dans une banque commerciale ;

il est soumis aux investigations du Commissaire aux comptes ;

les recettes du CGA (cotisations d'adhésion, frais de formation, subventions,

etc) ne peuvent être déposées que sur ce compte courant.

Le compte spécial est un compte bancaire dont le fonctionnement est

soumis à des règles spécifiques :

il est ouvert pour recevoir les fonds destinés aux investissements et ne peut

être mouvementé que dans ce but.

A) COMPTES COURANTS

a.1- Ouverture et dépôt initial

Séquence Période Intervenants Description A E C D





narrative des tâches

Avant le

démarrage

des

activités

du CGA

Le PDT Demande l'ouverture

du compte courant

dans une banque

commerciale

(

Le DE Prend contact avec

la banque identifiée

pour l'ouverture du

compte courant

(

La banque Ouvre le compte et

en informe le CGA

(

Le DE Transmet au SA

l'identité du compte

bancaire, le

spécimen des

signatures déposées.

Le DE Transmet une copie

de ces documents au

COMPT pour

renseigner le

système de gestion

informatisé.

(

Dès la

réception

de la

pièce

Le RAF met à jour les tables

comptables du

logiciel comptable et

les outils nécessaires

pour la gestion du

compte ;

Agrafe l'avis à la

fiche d'imputation,

impute la pièce

saisit dans le journal

du compte courant

(





classe la liasse dans

le chrono des pièces

du compte courant

bancaire.

A : pour approbation, E : pour exécution, C : pour contrôle, D : pour détention (ou

archivage et conservation).

A.2- Règlement de Factures par Banque :

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Régler les factures en contrepartie des fournitures livrées ou des prestations

effectuées à ordre de paiement du CGA.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique aux règlements de factures par chèque ou par virement

bancaire.

3. REGLES DE GESTION

Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire.

Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d'un B/C et

d'un B/L. d'une copie du contrat de services ou de fournitures et doivent

porter le cachet « BON A PAYER » avec visa du Responsable Administratif et

Financier.

Les factures relatives aux travaux doivent être certifiées par le DE.

Les factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats

correspondants.

Les factures de montant inférieur à Cent Mille (100 000) Francs CFA peuvent

être réglées par la caisse.

Le Comptable prépare les bordereaux de remise de chèque en trois (3)

exemplaires :





l'original signé par le bénéficiaire est joint

à la facture,

le duplicata accompagne le chèque,

le triplicata reste en souche,

• Toute facture réglée porte le cachet « PAYE ».

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Point des factures en instance,

2. Choix des factures à payer,

3. Etablissement des ordres de paiement,

4. Signatures des ordres de paiement,

5. Signature des chèques,

6. Paiement des fournisseurs.

a.3-RETRAITS

Séquence Période Intervena

nts

Description

narrative des

tâches

A E C D

Selon

l'échéancier

de paiement

Le RAF remplit les

chèques de

paiement de

dépenses à

partir des

pièces

justificatives

(factures,

décomptes de

marchés, PV de

réception),

signe et

transmet les

liasses au DE

(

Le DE Vérifie le

dossier, signe et (





transmet le

dossier au SA

pour

transmission au

AD

Le SA Prend copie des

chèques ;

Ventile les

chèques aux

bénéficiaires

contre signature

des copies de

chèques,

acquittement

des pièces de

dépenses ou

décharge pour

annulation ;

retourne au RAF

les copies des

chèques et les

pièces de

dépenses

acquittées.

(

Le RAF Agrafe la liasse

de factures à la

fiche

d'imputation,

impute la pièce,

saisit dans le

journal du

compte

bancaire,

classe la liasse

dans le chrono

des pièces du

compte

(





bancaire

Une fois par

mois

Le DE ou

le PDT

Vérifie la bonne

comptabilisation

des opérations

de retrait du

compte courant

(

A.4-REAPPROVISIONNEMENT

Séquence Période Intervena

nts

Description

narrative des

tâches

A E C D

Suivant la

réception

des fonds

soit en

espèces ou

par

chèques

Le DE Reçoit les chèques

par courrier «

arrivée » et le

transmet au SA pour

enregistrement et

transmission au RAF.

(

Le SA Enregistre le chèque

dans le « cahier des

chèques », remplit

les bordereaux de

remise de chèque,

porte les mentions

du compte au dos du

chèque, fait la copie

du chèque et la

transmet au RAF.

Joint le chèque au

bordereau et les

transmet du DE

(

A réception Le DE Signe au dos et les

bordereaux de

remise de chèque et

(





retourne le tout au

SA.

Le SA Transmet le chèque

et le bordereau à

l'AD pour dépôt à la

banque

(

A réception L'AD Dépose le chèque à

la banque et tourne

avec une décharge

du bordereau de

remise de chèque.

Transmet la

décharge du

bordereau de remise

de chèque

estampillée à

l'ACOM.

(

A réception Le RAF Agrafe une fiche

d'imputation à la

copie du chèque + la

décharge du

bordereau de remise

de chèque, procède

à son imputation

saisit la pièce dans

le journal des

recettes et

la classe dans le

classeur des recettes

et des clients.

(

La banque informe le CGA par

un avis de crédit de

d'opération

(

A réception Le DE transmet l'avis

d'opération au RAF (





pour traitement

A réception Le RAF Agrafe l'avis à la

fiche d'imputation,

impute la pièce


du compte bancaire

et



du compte banque

(

Une fois

par mois

Le DE ou

le PDT

Vérifie la bonne

comptabilisation des

opérations de

réapprovisionnement

du compte

(



B) Compte spécial

b.1- Ouverture

Séquence Période Intervenants Description

narrative des

tâches

A E C D

Avant le

début du

paiement

des

impôts,

taxes et

cotisations.

Le PDT Autorise

l'ouverture du

compte spécial

dans une

banque

commerciale

pour les fonds

mis à la

disposition du

CGA par les

adhérents pour

(





le paiement de

leurs impôts.

Avant le

dépôt

initial

Le DE Prend contact

avec la banque

identifiée et

fournit tous les

renseignements

nécessaires à

l'ouverture du

compte spécial

(

La banque Ouvre le

compte et

délivre une

lettre

mentionnant le

numéro de

compte

(

A la

réception

de la lettre

d'ouverture

de compte

Le DE Transmet aux

adhérents le

relevé

d'identité du

compte

bancaire,

Transmet une

copie de ces

documents au

RAF pour

renseigner le

système de

gestion

informatisé.

(

Le SA Fait une copie

pour ses

archives,

Transmet la

(





copie au RAF.

Le RAF Met à jour les

tables

comptables du

progiciel

(journal et

compte) et met

en place les

outils

nécessaires

pour la gestion

du compte

spécial.

(

Chaque

mois

Le DE Vérifie chaque

mois la tenue

du compte

spécial.

(


archivage et conservation.

b.2 - Dépôt initial

Séquence Période Intervenants Description narrative

des tâches

A E C D

1 Dans les

dix

premiers

jours du

mois.

Adhérent Vire le montant des

impôts, taxes et

cotisations dans le

compte bancaire et

apporte l'original du

virement au RAF via

le courrier « arrivée ».

(

2 Le DE Reçoit l'avis de

virement de

l'adhérent et le





transmet au RAF

3 Le RAF Contrôle que l'avis de

virement de

l'adhérent est bien

inscrit au crédit du

compte spécial,

agrafe l'avis de crédit

du compte à l'avis de

virement de

l'adhérent

4 Le RAF Agrafe une fiche

d'imputation,

procède à son

imputation et à sa

saisie


du compte spécial



du compte spécial.

(


archivage et conservation)

b.3 - Réapprovisionnement

Séquence Période Intervenants Description narrative

des tâches

A E C D

Une fois

par mois

au plus

tard le

10

L'EXPF Détermine le montant

des impôts, taxes et

cotisations CNPS à

payer au plus tard le 15

du mois. Il fait un appel

de fonds qu'il transmet

au RAF avec les

(





différents états

justificatifs

A

réception

Le RAF Vise les états et

transmet une Demande

d'Appel de Fonds (DAF)

à l'adhérent au moyen

d'un bordereau

(

A

réception

des fonds

La banque Envoie un avis de crédit

au CGA

(

A

réception

de l'avis

Le DE Transmet l'avis au RAF

pour traitement

(

A

réception

de la

pièce

Le RAF Agrafe l'avis à la

fiche

d'imputation,

impute la pièce

saisit dans le

journal du

compte spécial

classe la liasse

dans le chrono

des pièces du

compte spécial

(

Une fois

par mois

Le DE ou le

PDT

Vérifie la bonne

comptabilisation des

opérations de

réapprovisionnement du

compte spécial

(



b.4 - Contrôles






narrative des

tâches

A E C D

Une

fois par

mois

Le RAF prépare un

état de

rapprochement

de banque

(compte

courant et

compte

spécial) à

partir du

compte tenu

dans la

comptabilité

du CGA et du

relevé de la

banque

commerciale

et le transmet

au DE ou au

PDT.

(

Le DE ou le

PDT

contrôle, vise,

donne des

instructions

pour suivre les

opérations non

dénouées et

retourne l'état

au RAF.

Le COMPT classe la liasse

dans le chrono

des états de

rapprochement

pour les

besoins





ultérieurs

(établissement

de DAF, audit

des comptes,

etc).

Lors de

l'audit

L'EXPF Vérifie les

états de

rapprochement

des comptes

courant et

spécial lors de

l'audit

(

i. Caisse :

Le CGA dispose d'une petite caisse pour assurer le paiement en numéraire des

petites dépenses courantes de son fonctionnement.

Les mesures de sécurité doivent être prises pour la conservation des fonds dans les

locaux du CGA.

1. LA PROCÉDURE DE GESTION

a. OBJET DE LA PROCEDURE

Assurer le fonctionnement de la caisse tout en garantissant une gestion saine et

rigoureuse.

b. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique toute caisse détenue par le CGA. La procédure est

applicable dès que le niveau des fonds en caisse atteint Cent Cinquante Mille (150

000) Francs CFA.

c. REGLES DE GESTION





La Secrétaire tient la caisse pour financer les menues petites dépenses

éligibles au titre des activités à financer par le CGA.

Le niveau d'approvisionnement de la caisse est fixé à cinq cent mille (500

000) Francs CFA. Toutefois, la caisse peut être exceptionnellement

approvisionnée au delà du plafond indiqué pour faire face à un besoin

immédiat et ponctuel de trésorerie (ex : payement des salaires enfin de

mois).

La caisse permet de payer les dépenses de montant inférieur à Cent Mille

(100 000) Francs CFA. Les dépenses supérieures ou égales à Cent Mille (100

000) Francs CFA sont réglées par chèque.

La caisse est arrêtée en fin de journée par la Secrétaire et contrôlée par le

Responsable Administratif et Financier. Il a la latitude de contrôler la caisse de

façon inopinée. Toutefois, il lui est recommandé de faire un contrôle systématique

chaque fin de mois.

4. Liste des opérations

/. Arrêté de la caisse,

1. Contrôle des pièces par le Responsable Administratif et Financier.

2. Etablissement de l ordre de paiement,

3. Signature du chèque,

4. Remise du chèque à l'Agent Administratif,

5. Encaissement du chèque et enregistrement.

1. Règlement de Factures par Caisse

1. OBJET DE LA PROCEDURE

Régler en espèce les factures reçues par le CGA.

2. APPLICATION DE LA PROCEDURE

La procédure s'applique pour le règlement en espèce des fournisseurs en

contrepartie des prestations ou travaux effectués ou des fournitures livrées.

3. REGLES DE GESTION





Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire.

Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d'un B/C et

d'un B/L et doivent porter le cachet « BON A PAYER » avec visa du

Comptable et du Responsable Administratif et Financier.

Seules les factures d'un montant inférieur à Cent Mille (100 000) Francs CFA

sont réglés par la caisse.

Toute facture réglée porte le cachet « PAYE ».

4. LISTE DES OPERATIONS

1. Regroupement des factures à régler,

1. Contrôle des factures,

2. Paiement des fournisseurs.

1. ouverture


narrative des

tâches

A E C D

Sur

instructions

du PDT

données

par note de

service

Le RAF prépare un chèque

d'approvisionnement

(au nom de l'AD) qui

constitue le

montant initial de la

caisse ;

prépare 2 pièces

comptables: 1 pièce

de recettes de

caisse et 1 pièce de

dépenses de banque

transmet la liasse

au DE pour contrôle

et signature

(





Le DE Signe le chèque et

transmet la liasse

au SA pour

signature du PDT

Le PDT Signe le chèque et

transmet la liasse

au SA pour remise à

l'AD pour la banque

Le SA Prend une copie du

chèque,

Transmet le chèque

à l'AD et la copie au

RAF

LE RAF Agrafe à la liasse

une fiche

d'imputation et

impute la pièce

Saisit la pièce dans

le journal de

banque et dans le

journal de caisse

et classe la pièce de

caisse dans le

classeur des pièces

de caisse et la pièce

de banque dans le

classeur des pièces

du compte banque

concerné.

L'AD Encaisse le chèque,

et remet le fonds au

SA.

(

Le SA constate l'entrée de

fonds dans son

brouillard de caisse

menues dépenses et

(





dépose les fonds

dans le coffre fort

1. RETRAITS


narrative

des tâches

A E C D

Quotidiennement Le SA décaisse les

sommes en

espèces sur

présentation

des pièces

justificatives

dûment

autorisées

par Le DE ou

Le PDT (ou

toute autre

personne

désignée par

une note de

service du

PDT par

délégation)

(

Chaque

opération

Le SA établit une

pièce de

caisse

dépense et

la fait signer

par le

bénéficiaire

(

Le SA enregistre la

dépense

dans son

brouillard et

(





classe la

liasse dans

un classeur

Quotidiennement Le SA arrête la

caisse de

menues

dépenses et

vérifie que

son encaisse

correspond

bien à son

solde de

brouillard de

caisse

(

1. CONTROLES


narrative des tâches

A E C D

Une fois

par

semaine

Le RAF vérifie la caisse de

menues dépenses au

moyen d'un

inventaire physique

des espèces en

caisse

(

Le RAF dresse un PV de

contrôle de caisse,

signe et fait signer

par la SA et

transmet 1

exemplaire au DE

pour information et

éventuellement

décision à prendre

( (





en cas d'écart de

caisse

Au

moins

une fois

par

mois

Le RAF effectue un contrôle

inopiné de la caisse

et fait dresser un PV

de contrôle de caisse

; il communique un

exemplaire du

rapport de contrôle

au DE

(



1. REALIMENTATIONS

Séquence Période Intervenants Description narrative des

tâches

A E C D

Lorsque le

solde de la

caisse

atteint un

montant

minimum

(à

déterminer

par Le PDT

dans une

note de

service)

Le SA prépare une demande de

réapprovisionnement à

concurrence des pièces

justificatives présentées

et la transmet à le RAF

(

A

réception

Le RAF impute les pièces

justificativesprésentées,

prépare une pièce unique

d'imputation et la saisit

dans le journal de caisse

prépare un chèque

(





d'approvisionnement qui

reconstitue le montant de

l'encaisse initiale;

prépare 2 pièces

comptables : 1 pièce de

recettes de caisse et 1

pièce de dépenses de

banque

transmet la liasse au DE

pour signature

A

réception

Le DE signe le chèque et

transmet la liasse au SA

pour signature au PDT

(

Le PDT signe le chèque et

transmet la liasse au SA

(

A

réception

Le SA prend copie du chèque,

transmet le chèque à l'AL

et la copie à l'ACOM.

(

A

réception

Le RAF Prépare 1 pièce unique de

banque-dépenses

Agrafe à la liasse une

fiche d'imputation et

impute la pièce

Saisit la pièce dans le

journal de banque et dans

le journal de caisse

et classe la pièce de

caisse dans le classeur des

pièces de caisse et la

pièce de banque dans le

classeur des pièces du

compte banque

concerné.

(

A

réception

L'AD Encaisse le chèque et

verse les fonds au SA

( (

A Le SA Reçoit le versement de

l'AL, constate l'entrée de

( (





réception fonds dans son brouillard

de caisse menues

dépenses et dépose les

fonds dans le coffre fort



1.3 . ANNEXES

1. PIECE DE CAISSE RECETTES

N°

DU

BPF

Je soussigné :

indiquer le nom et prénom de la

partie versante

Déclare avoir versé ce jour à la

caisse du CGA, la somme de :

indiquer le montant en lettres

Cette somme est destinée à :

indiquer le motif de la recette

Date et signature de la partie

versante :

Visa de l'AD

Indiquer le moyen de paiement

(numéraire ou chèque). Pour les chèques indiquer banque et numéro du

chèque





RAPPEL

Un exemplaire de la présente pièce de recette

doit être obligatoirement remis à la partie versante à titre de reçu

1. FICHE D'INVENTAIRE DE CAISSE

Folio N°

DU

1. DECOMPOSITION DES ESPECES EN CAISSE

A. BILLETS B. PIECES

VALEUR

FACIALE

NOMBRE MONTANT VALEUR

FACIALE

NOMBRE MONTANT

sous-total A : sous-total B :

C : TOTAL en

caisse (A + B)

2. RAPPROCHEMENT AVEC LE SOLDE DU LIVRE DE CAISSE

D : Solde de départ SIGNATURE DE La SA

E : Encaissements

dont chèques

d'approvisionnement.





Dont autres

encaissements

F : Décaissements : SIGNATURE ET

OBSERVATIONS DU

dépenses VERIFICATEUR

autres

G : Solde Livre de

caisse

H : Ecart de caisse

Justification des écarts éventuels :

Décision du DE ou du PDT en cas d'écart :

RAPPEL : Le total C des sommes en caisse doit être égal au solde

G du livre de caisse. La ligne H doit donc être normalement égale à 0

(nulle). Tout écart positif ou négatif apparaissant en ligne G doit être

justifié et doit faire l'objet d'une décision de régularisation du DE.





3. GESTION DES BIENS

2.1- Principes de gestion

1. OBJECTIFS POURSUIVIS

Il est nécessaire d'assurer la correcte gestion des biens car de la qualité de la

gestion de ces biens dépendra le maintien du potentiel d'activité du CGA, ainsi que

la maîtrise de ses coûts de fonctionnement. Les procédures de gestion des biens

visent les objectifs suivants :

l'utilisation rationnelle des biens affectés ;

l'identification précise des biens à l'occasion de leur entrée dans le patrimoine du

CGA.

la réalisation périodique d'inventaires physiques des biens ;

le renouvellement optimal des biens.

1. ETAPES DE GESTION DES BIENS

Les procédures de gestion de biens durables comportent les étapes suivantes :

L'entrée des biens,

L'utilisation des biens,

L'entretien des biens,

L'inventaire des biens,

La sortie des biens.

Quant aux fournitures consommables, les étapes de gestion comportent seulement

:

La réception des biens,

Les consommations,

Le renouvellement,

Le contrôle des stocks.





2.2- Biens durables

La catégorie des biens durables comprend notamment :

les agencements et installations,

le matériel de bureau,

le matériel informatique,

le matériel bureautique,

le mobilier de bureau,

le matériel de transport,

2.2.1- Référenciations des biens

1. CODIFICATION DES INFORMATIONS

L'efficacité des procédures de gestion des biens exige la codification des

informations nécessaires à l'identification, à l'utilisation et au suivi des biens. Les

informations susceptibles d'être codifiées comprennent :

1. la nature du bien,

2. la désignation du bien,

3. la date d'acquisition,

4. la localisation du bien,

5. l'affectation,

6. le numéro d'ordre du bien.

Ces informations peuvent être regroupées en deux (2) catégories :

les informations qui ne peuvent être modifiées tout au long de la durée

d'utilisation du bien ;

les informations susceptibles d'être modifiées pendant la période

d'utilisation du bien par Le CGA (localisation, affectation, …).

2. ETIQUETAGE DES BIENS

La référence d'immobilisation est l'information codifiée qui est matérialisée par

une étiquette apposée sur une immobilisation afin de l'identifier rapidement. Cette





information n'est portée qu'une fois et n'est pas modifiable. En conséquence, les

informations susceptibles de modifications ne sont pas portées sur l'étiquette

d'identification ; mais elles sont mentionnées dans la fiche d'immobilisation et dans

le registre des biens. Figurent sur l'étiquette les renseignements suivants :

1. la nature du bien,

2. la désignation du bien,

3. la date d'acquisition,

4. le numéro d'ordre du bien.

L'étiquette d'immobilisation comporte ainsi quatre (04) positions :

position 1 position 2 position 3 position 4

Nature désignation date Numéro d'ordre

1. Les codifications sont alphanumériques. Pour chaque position elles doivent

comporter le même nombre de caractères pour assurer une présentation

homogène des étiquettes.

Position 1 - la nature du bien : trois caractères alphabétiques suffisent. Par

exemple :

MAB : matériel de bureau,

MIN : matériel informatique,

MBU : matériel bureautique

MOB : mobilier de bureau

MAT : matériel de transport

etc.

Position 2 - la désignation du bien ou la description : quatre caractères

alphabétiques. Par exemple :

CLIM : climatiseur,

TABB : table basse,

CHAI : chaise,

CLAV : clavier

SOUR : souris

ECRA : écran

PHTC : photocopieur





Position 3 – l'année d'acquisition : deux caractères numériques. Exemples : 11 pour

2011, 12 pour 2012.

Position 4 - le numéro d'ordre du bien : 3 caractères numériques. Par exemple :

001 : pour le premier bien enregistré,

002 : pour le deuxième bien enregistré,

003 : pour le troisième bien enregistré. Etc.

1. Les positions à l'intérieur de l'étiquette d'identification sont séparées par des

barres obliques.

2. Ainsi le code suivant : MAB/CLIM/10/003 fournit les renseignements suivants

:

MAB : bien classé dans le matériel de bureau

CLIM: il s'agit d'un climatiseur split system ;

10 : bien acquis en 2010,

1. : bien inscrit sous le numéro 003 dans le registre des biens.

1. CAS SPECIFIQUES

o Matériel composite :

Dans le cas spécifique du matériel informatique composite, le numéro d'ordre est

complété par un caractère alphabétique précisant les parties pouvant être

remplacées tout en gardant les autres éléments du matériel comme suit :

A pour le moniteur,

B pour l'unité centrale,

C pour le clavier,

D pour la souris.

Il en est de même du matériel de climatisation (« Split system ») composé de :

A désignant le ventilateur,

B désignant le compresseur.

o Bien livré en plusieurs unités :





Lorsqu'un bien est livré en plusieurs unités, la numérotation peut comprendre la

mention de la quantité totale livrée et l'ordre de l'élément dans le lot. Exemple :

achat de 20 chaises de bureau livrées en une seule fois ; le numéro d'ordre du lot

des 20 chaises dans le registre est 50, le numéro d'ordre de la 15ème chaise du lot

sera codifié comme suit : 50.15/20. Ainsi en cas de disparition d'un élément du lot,

la mention sera faite dans le registre sur la ligne d'enregistrement du lot de 20

chaises ; et une écriture de sortie de bien constatera la sortie de ce seul élément

du lot

o Cas particulier du matériel roulant :

L'attribution du numéro d'immatriculation est assurée normalement par le service

national des transports, chargé de l'immatriculation des véhicules au plan national.

1. INTERET DE LA CODIFICATION DES BIENS

L'intérêt de cette codification est de :

faciliter l'exécution des inventaires physiques ;

favoriser le rapprochement rapide et la valorisation des biens inventoriés ;

localiser sans perte de temps les biens.

L'attribution d'un code entraîne la création d'une étiquette (inusable de

préférence) qui est fixée sur le bien par le RAF. Cette référence est reportée dans

le registre des biens durables.

i. OUTILS DE GESTION DE BIENS

Les supports nécessaires à la gestion des biens durables comprennent :

le registre des biens,

la fiche d'immobilisation,

la fiche d'inventaire,

des carnets de bons pour constater les mouvements des biens.

1. L'inscription au registre :





Il est ouvert un registre par catégorie de biens durables. Ce registre manuel ou

informatique enregistre chronologiquement toutes les entrées de biens durables.

Le registre comprend les renseignements suivants :

1. Le code d'identification,

2. La date d'entrée du bien,

3. La désignation du bien,

4. La marque,

5. Le type,

6. Le nom du fournisseur,

7. Le service utilisateur (la localisation),

8. Le prix d'acquisition,

9. La date de sortie du bien,

10. Les observations.

Le registre des biens durables est tenu par le RAF. Une fiche d'immobilisation

relative à chaque immobilisation est créée lors de l'inscription du bien dans le

registre.

b) PROCESSUS D'ENTREE ET D'AFFECTATION DES BIENS

Séquence Période Acteurs Description narrative

des tâches

A E C D

1 A la date

de

réception

de tout

bien ou lot

de biens

Le RAF établit en un

exemplaire un bon

d'entrée (BE) du bien à

partir du procès-verbal

de réception dressé par

la commission de

réception des

commandes,

porte la nomenclature

sur le BE et sur les

autres pièces

justificatives (factures,

marchés)

soumet le BE

(





accompagné de la liasse

(facture, marché, bon

de commande) au RAF

pour vérification et

signature.

Le RAF vérifie la conformité du

BE avec la liasse

(facture - marché) et le

signe pour le valider

puis le retourne au

COMP avec les

instructions pour

l'affectation ;

(

Sur

instruction

s du RAF

Le RAF prépare en deux

exemplaires le

bordereau d'affectation

du matériel (BAM) au vu

des instructiondu DE et

lui transmet pour

signature

(

Le RAF vérifie la conformité du

BAM à ses instructions,

signe et le transmet au

DE

(

Le DE s'assure de la régularité

de l'opération, appose

son visa pour l'autoriser

et le retourne au RAF

pour exécution

(

Dès que

les biens

sont

préparés

Le RAF informe par tout moyen

les bénéficiaires de la

disponibilité du

matériel dont ils

peuvent prendre

livraison

(

Le RAF appose les étiquettes

d'identification sur les

biens et les met à la

(





disposition des

bénéficiaires

Au

moment

de

l'affectatio

n des biens

bénéfici

aires

contresignent les BAM,

en prennent un

exemplaire et

récupèrent les biens qui

leur sont affectés

(

c) PROCESSUS D'ENTREE ET D'AFFECTATION DES BIENS


des tâches

A E C D

1 A la date

de

réception

de tout

bien ou lot

de biens

Le RAF établit en un

exemplaire un bon

d'entrée (BE) du bien à

partir du procès-

verbal de réception

dressé par la

commission de

réception des

commandes,

Porte la nomenclature

sur le BE et sur les

autres pièces

justificatives

(factures, marchés)

Vérifie le BE

(





accompagné de la

liasse (facture,

marché, bon de

commande) et

signature.

Le RAF vérifie la conformité

du BE avec la liasse

(facture - marché) et

le signe pour le valider

puis le retourne au DE

pour les instructions

pour l'affectation ;

(

Sur

instruction

s du DE

Le RAF prépare en deux

exemplaires le

bordereau

d'affectation du

matériel (BAM) au vu

des instructions du DE

et lui transmet pour

signature

(

Le RAF vérifie la conformité

du BAM à ses

instructions, signe et

le transmet au DE

(

Le DE s'assure de la

régularité de

l'opération, appose

son visa pour

l'autoriser et le

retourne au RAF pour

exécution

(

Dès que

les biens

sont

préparés

Le RAF informe par tout

moyen les

bénéficiaires de la

disponibilité du

matériel dont ils

peuvent prendre

livraison

(





Le RAF appose les étiquettes

d'identification sur les

biens et les met à la

disposition des

bénéficiaires

(

Au

moment

de

l'affectatio

n des biens

bénéfici

aires

contresignent les BAM,

en prennent un

exemplaire et

récupèrent les biens

qui leur sont affectés

(

Le RAF saisit la codification

définitive des biens

affectés dans le

logiciel de gestion des

immobilisations

classe le BE, le BAM,

les factures, les

marchés, le PV dans

un dossier approprié

(classeur, chemise,

etc.) de biens

durables

(

Au moins

une fois

par an

Le DE Contrôle l'exactitude

des informations de

gestion des biens

(



i. PROCESSUS D'UTILISATION DES BIENS

2. MODALITES GENERALES

Aucun bien ne peut être utilisé sans avoir été affecté à un agent ou à un service du CGA.

La seule personne habilitée à autoriser les utilisations de biens d'équipement est Le DE ou

le PDT. L'utilisation de certains biens, comme le mobilier de bureau, le matériel de

bureau, (tables, bureaux, chaises, fauteuils, ...) ne présente aucune particularité à partir





du moment où ils ont été affectés à des agents précis. Chaque agent est responsable de

l'utilisation du matériel qui lui a été affecté. D'autres biens exigent, au contraire, un suivi

très rapproché afin de leur assurer une durée de vie raisonnable. Il s'agit du matériel

informatique et des photocopieurs.

3. UTILISATION DU MATERIEL INFORMATIQUE


des tâches

A E C D

Tous les

jours

Agents

équipés

d'un

poste

vérifient que le matériel

fonctionne normalement

assurent l'état de

propreté du matériel

(

En cas

d'incident

Tout

agent

signale l'incident au RAF

pour disposition

nécessaire à prendre

(dépannage ou

maintenance)

(

Tous les

jours

Tout

agent

veille à utiliser les

fournitures informatiques

sans gaspillage (papier,

encre, disquette, etc.)

(

Tous les

jours

Agents

équipés

D'un

poste

sauvegardent les fichiers

sur des supports internes

et externes pour assurer

une sécurité des données

du CGA.

(

A la

fermeture

des

bureaux

Agents

équipés

D'un

poste

s'assurent que le matériel

est éteint (ou en veille

pour les matériels en

communication)

veillent à recouvrir le

matériel de housses

adéquates

(





Au moins

1 fois par

bimestre

Le RAF veille à ce que la

maintenance du matériel

soit effectuée par un

prestataire de services

informatiques

(

En cas de

besoin

Le RAF Informe Le DE par note

de service en cas de

défaillance d'un matériel

ou lorsque le matériel

devient hors d'usage.

(

En cas de

besoin

Le DE Autorise le remplacement

du matériel

(



4. UTILISATION DES EQUIPEMENTS COLLECTIFS (copieurs, machines à relier,

etc.)

Séquence Période Acteurs Description

narrative des

tâches

A E C D

A la mise en

service du

bien

LE DE désigne un

responsable pour

s'occuper de

l'utilisation de

l'équipement

(

Tous les

jours

Le RAF Vérifie que

l'équipement

fonctionne

correctement

(

Aux dates

préétablies

Le RAF s'assure que

l'équipement n'a pas

atteint son niveau

(





d'utilisation à partir

duquel un contrôle

est nécessaire ;

sinon il fait

intervenir le

prestataire de

maintenance.

inopinément Le RAF Contrôle le respect

des prescriptions

d'utilisation de ces

biens

(



i. PROCESSUS D'ENTRETIEN DES BIENS

2. DEFINITIONS

Pendant la durée de vie ou de fonctionnement d'un bien durable, trois types

d'entretien sont à prévoir :

l'entretien permanent ou quotidien,

l'entretien périodique,

les réparations.

L'entretien permanent est, en général, apporté par l'utilisateur lui-même qui veille

à assurer un fonctionnement quotidien régulier du matériel mis à sa disposition. Il

se manifeste par les dispositions de vérifications à effectuer quotidiennement.

L'entretien périodique est l'ensemble des contrôles de fonctionnement à effectuer

à des dates précises ou après un nombre d'heures de fonctionnement généralement

fixé par le fabricant. Les réparations sont l'ensemble des interventions effectuées

sur les biens pour les remettre dans un état de fonctionnement correct. Ils sont

effectués par des services extérieurs au CGA.





1. L'ENTRETIEN DES BIENS

Certains équipements spécialisés sont accompagnés au moment de leur livraison

par le fournisseur d'une notice où sont consignées les instructions relatives à leur

entretien. Une copie de la notice d'entretien est transmise au service utilisateur du

matériel désigné, de même que la documentation technique fournie avec le bien.

L'entretien périodique doit s'effectuer selon les modalités de la notice d'entretien.

Les modalités et les procédures à suivre sont fonction de la nature des biens.

o Entretien des véhicules :

L'entretien périodique des véhicules est assuré par un garagiste (prestataire de

service). L'entretien périodique comprend les opérations suivantes :

la vidange,

le graissage,

le gonflage des pneus,

la vérification des niveaux d'eau et d'huile.

La visite technique des véhicules est conduite sous la responsabilité du RAF. Le

carnet de bord du véhicule est examiné régulièrement par le RAF car il fournit des

renseignements utiles sur la qualité d'utilisation du bien. Les informations qu'il

contient sont les suivantes :

le nom du chauffeur affecté,

les destinations assurées,

les kilomètres parcourus,

les entretiens déjà effectués,

les observations éventuelles.

o Entretien du matériel informatique :

L'entretien périodique du matériel informatique est confié à un prestataire local de

services informatiques. Les logiciels exigent de la maintenance. En cas de mauvais

fonctionnement ou de la nécessité d'acquérir une version actualisée d'un logiciel, il

convient de faire appel à un fournisseur agréé par le concepteur du logiciel.





L'installation des programmes peut être confiée à un informaticien indépendant ou

à un agent qui aura été préalablement formé à cette tâche.

o Entretien des autres équipements :

L'entretien périodique des autres équipements est assuré par :

l'utilisateur d'une part, s'il a reçu une formation appropriée et ;

d'autre part, un service extérieur si la nature des travaux l'exige.

1. LA REPARATION DES BIENS

Toute opération de réparation donne lieu à l'établissement d'un bon de travail

(BDT) comportant toutes les mentions nécessaires permettant d'identifier la nature

des travaux demandés :

Les références du bien,

La date de demande des travaux,

La désignation des travaux à effectuer,

La date d'entrée du bien à l'atelier,

La date de sortie,

Les travaux effectués.

Le BDT est un bon de commande pour service de réparation. Tous les BDT sont

signés par le DE/PDT ou le RAF par délégation. Dans tous les cas, celui-ci vérifie

avant de signer le BDT si le bien bénéficie d'une garantie du constructeur. Dans

l'affirmative il vérifie également la nature et la portée de cette garantie afin de ne

pas faire prendre en charge par Le CGA des travaux imputables aux fournisseurs. Le

BDT est établi en quatre exemplaires.

Ces quatre exemplaires seront ventilés comme suit :

deux exemplaires pour le service extérieur de réparation,

un exemplaire pour la comptabilité et,

le dernier constituant la souche.

Le BDT est visé par :

l'agent ou le service utilisateur,





Le RAF.

Lorsque les travaux sont effectués, Le DE vise une seconde fois pour constater la

bonne exécution des travaux demandés. Le réparateur doit joindre un des deux

exemplaires de BDT à sa facture au moment de la livraison des travaux qui sera

constatée par un bordereau de livraison du réparateur dûment visé par Le DE.

Le service utilisateur pourra alors prendre livraison du bien en visant le BDT.

L'exemplaire du bon de travail retenu par le RAF est classé dans le dossier

individuel du bien.

i. PROCEDURE D'INVENTAIRE DES BIENS

2. OBJECTIF DE L'INVENTAIRE

L'inventaire a pour but le contrôle physique des biens durables. Cette opération

permet de :

déceler d'éventuels écarts entre le nombre et la nature des biens figurant,

d'une part, sur les registres des biens et, d'autre part, dans les comptes,

vérifier la situation physique des biens.

3. RESPONSABILITE DE L'INVENTAIRE

Les opérations d'inventaire sont effectuées une fois par année et sont placées sous

la supervision du RAF. Les opérations matérielles sont exécutées par une équipe

d'inventaire comprenant, outre le COMP, l'AD et éventuellement d'autres agents

désignés par le RAF.

4. PROCEDURE DE PRISE D'INVENTAIRE

La réussite de la procédure de prise d'inventaire nécessite la mise en place des

dispositions suivantes :

préparation des fiches d'inventaire,

information préalable des personnes concernées par la procédure,

rangement préalable des biens.

Lors de la prise d'inventaire, toutes les annotations nécessaires sont faites, en

particulier celles concernant l'état du bien. Toutes les fiches d'inventaire sont

datées et signées par les membres de l'équipe d'inventaire. Les fiches d'inventaire





sont ensuite exploitées avec les registres pour compléter les informations qui ne

sont pas matérialisées sur les biens.

A la fin de l'opération, un procès verbal d'inventaire physique des immobilisations

est établi et signé par les membres de l'équipe d'inventaire. Les conclusions de

l'inventaire consignées dans le procès verbal sont communiquées par le RAF au

DE/PDT pour les décisions éventuelles à prendre, soit :

pour autoriser la sortie définitive d'un bien,

pour sanctionner les agents n'ayant pas correctement utilisé ou entretenu les

biens,

pour autoriser le remplacement d'un bien.

i. PROCESSUS DE SORTIE DES BIENS (DESINVESTISSEMENT)

Les cessions et les mises au rebut d'immobilisations ne peuvent intervenir que dans

les conditions ci – après :

biens démodés à rendement médiocre,

biens pour lesquels les dépenses de réparation et d'entretien sont

trop fréquentes,

biens devenus inutilisables à la suite de panne ou d'accident.

o Les mises au rebut doivent faire l'objet d'un PV précisant les motifs de la

mise au rebut.

Séquence Acteurs Description narrative des

tâches

A E C D

1. Dans le cadre

de l'inventaire

physique des

immobilisations

en fin

d'exercice,

l'équipe

- Dresse l'état du matériel en

précisant :

le matériel inutilisable

et ou hors d'usage

- Transmet à la commission

de réforme mise sur pied





d'inventaire pour examen.

2. La commission

de reforme,

composée du

RAF, du DE et

d'un ExpC

- Examine la liste des

immobilisations qui font

l'objet d'une proposition de

reforme

- Prépare un dossier de

proposition de reforme en

précisant les options :

vente

mise au rebut

- Transmet le dossier au

PDT

3. PDT Etudie le dossier

Porte éventuellement

sur le dossier des

observations

Autorise la reforme

Transmet la liste

approuvée à la

commission de reforme

pour exécution de la

décision.

4. Commission de

reforme

Porte à la

connaissance du

personnel, par voie

d'affichage, la liste des

immobilisations à

reformer.

Précise le délai de

soumission

Vérifie que les offres

sont bien reçues sous

pli fermé

Ouvre les offres en

présence de tous les





membres de la

commission de reforme

pour attester de la

régularité du

dépouillement.

Rédige un PV de

dépouillement

Transmet le PV au

PDT.



2.3- FOURNITURES CONSOMMABLES

2.3.1- NATURE DES FOURNITURES CONCERNEES

Les fournitures consommables comprennent :

Le papier,

Les encres,

Stylos, blocs-notes,

Fournitures de rangements (classeur, chemises, etc.),

Les produits d'entretien et de nettoyage,

Les consommables informatiques.

2.3.2- OUTILS DE GESTION DES FOURNITURES

Les supports nécessaires à la gestion des fournitures comprennent :

le registre des fournitures (ou ensemble des fiches de stock),

la fiche d'inventaire,

des carnets de bons pour constater les mouvements de fournitures.

2.3.3- PROCESSUS DE RECEPTION

Le comité de réception réceptionne les fournitures auprès des fournisseurs et délivre

un bon de réception ou un bon d'entrée (BE) en 3 exemplaires à raison d'1 ex pour le





RAF, un exemplaire à garder dans le carnet et 1 ex pour le SA qui prend en charge les

fournitures livrées. Il enregistre dans chaque fiche de stock les quantités reçues et

range les articles dans les locaux de rangement réservés à cet effet. Ces locaux de

rangement doivent être fermés à clef.

2.3.4- PROCESSUS DE CONSOMMATION

Séquence Acteurs Description narrative des

tâches

A E C D

1. Agent

demandeur

après visa du

responsable de

Centre de

responsabilité

Demande des fournitures

consommables

(

2. SA - Livre les quantités

demandées et autorisées

- Délivre un bon de sortie

en 2 exemplaires à raison

d'un exemplaire pour le

demandeur et 1 exemplaire

qu'il conserve dans le

carnet

- Il constate la sortie de

fournitures dans le registre

des fournitures.





3. Agent

demandeur

Porte son visa dans le

registre des fournitures

pour constater la réception

effective desdites

fournitures.



Remarque : Ce système peut être remplacé par la tenue d'un cahier dans lequel

une colonne est prévue pour apposer les visas des demandeurs à chaque sortie.

2.3.5- PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT

Lorsque les stocks de fournitures atteignent un niveau de quantité minimum, Le SA

enclenche le processus de réapprovisionnement. Le réapprovisionnement suit les

procédures d'acquisitions valables pour cette catégorie de dépenses.

2.3.6- PROCESSUS DE CONTROLE

Le contrôle des fournitures consommables s'exerce à deux occasions principales :

au renouvellement du stock,

à l'inventaire de fin de période.

Le RAF assure le contrôle des stocks en procédant à l'inventaire au moyen de la

fiche d'inventaire de stock. Un procès-verbal d'inventaire est dressé à chaque

contrôle selon le planning des réapprovisionnements. Un exemplaire est

communiqué au DE.

2.4- PROTECTION DES BIENS

LE CGA souscrit à des polices d'assurances contre les risques suivants que peuvent

courir les biens :

vol,

Incendie,





responsabilité civile.

Le CGA peut utiliser les services d'un courtier d'assurances pour garantir le choix de

la meilleure couverture des biens et le suivi efficace des polices. Les originaux des

polices d'assurances sont conservés dans un coffre au bureau du DE. Des

exemplaires sont utilisés pour la tenue de la comptabilité. Le DE est responsable du

renouvellement dans les délais des polices d'assurances des biens. A l'occasion des

renouvellements, une prospection est faite pour saisir des opportunités

susceptibles d'optimiser les coûts des primes.

Par ailleurs, les responsables et agents du CGA doivent, en permanence, veiller à la

sécurité des biens placés sous leur responsabilité ou mis à leur disposition. Ils

doivent ainsi personnellement s'assurer que ces biens ne puissent être ni volés, ni

perdus, ni dégradés. La sécurité des locaux et leur gardiennage font ainsi partie

des mesures de sécurité élémentaires.

2.5- ANNEXES

1 Bon d'entrée

2 Bon de sortie

3 Bordereau d'affectation du matériel

4 Modèle de registre des biens

durables

5 Modèle de fiche d'immobilisation

6 Fiche d'inventaire

d'immobilisations

7 Modèle de carnet de bord de

véhicule

8 Modèle de bon de travail

9 Modèle de fiche d'inventaire de

stock





10 Modèle de fiche de stock (ou

registre de fournitures)

1. BON D'ENTREE

Bon d'entrée N°

DU

DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE Observations

Le RAF LE DE

INSTRUCTIONS POUR L'ENTREE :

les mouvements de stock sont faits dans l'unité de comptage





2. BON DE SORTIE

Bon de sortie N°

DU

DESIGNATION REFERENCE UNITE QUANTITE Observations

Le RAF Le bénéficiaire

Visa du DE

INSTRUCTIONS POUR LA SORTIE :

Les mouvements de stock sont faits dans l'unité de comptage





3. BORDEREAU D'AFFECTATION DE MATERIEL

Bordereau N°

DU

DESIGNATION REFERENCE UTILISATEUR CODIFICATION

Le RAF Le responsable du service

utilisateur

Visa du DE

Visa du PDT

INSTRUCTIONS POUR LE BENEFICIAIRE :

Les biens sont propriété du CGA





4. REGISTRE DES BIENS DURABLES

INSTRUCTIONS POUR L'AGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE : les biens sont

recensés individuellement dans le registre

N° DE FOLIO

N° DE COMPTE

INTITULE DU COMPTE

Réf. Mouve

ments

Codif

icati

on

Da

te

Descri

ption

Allotiss

ement

Val

eur

Com

man

de

Four

nisse

ur

Affect

ation

da

te

nat

ure

destin

ation

obser

vatio

ns

report du folio précédent

total à reporter

total à reporter





5. FICHE D'IMMOBILISATION

Fiche N°

DU

N° de compte

Codification

Description

Affectation

Fournisseur

Date de mise en service

Date de sortie

Motif

Détail du coût

DESIGNATION MONTANT (devises) MONTANT (monnaie

locale)

Coût total

Quantités





Coût unitaire

Le Comptable Le DE

6. FICHE D'INVENTAIRE DES BIENS DURABLES

N° de folio

Date de l'inventaire

Nature du bien

Localisation

N° de compte

Codificatio

n

Descriptio

n

Localisatio

n

Eta

t

Date

d'acquisitio

n

Valeur

d'acquisitio

n

Financeme

nt

Observat

ions

report

total (à reporter)

Le chef d'équipe

d'inventaire

Le responsable du

service utilisateur

Visa

Du DE

INSTRUCTIONS POUR L'EQUIPE D'INVENTAIRE :





S'assurer que les biens recensés sont propriété du CGA ou mis à sa disposition

7. CARNET DE BORD DE VEHICULE

N° de folio

N° du véhicule

Nom du chauffeur

Date Destination Km

départ

Km

arrivée

Total km

parcourus

quantité

carburant

quantité

lubrifiant

Entretien Réparation Obser

vations

8. BON DE TRAVAIL

Bon N°

DU

PRESTATAIRE

Nom ou raison sociale

Adresse

Tel

Devis ou proforma du

Le prestataire ci-dessus identifié est invité à exécuter les services ci-après

décrits :





DETAIL DE

LA

PRESTATION

Codification QUANTITE PRIX

UNITAIRE

TOTAL

TOTAL HORS TAXE

Montant total en lettres

Délais de livraison

Régime fiscal

Le Prestataire Signature RAF Signature du DE

Bon pour accord

INSTRUCTIONS POUR LE PRESTATAIRE :

Pour tout règlement, les factures devront être accompagnées de l'ORIGINAL du

bon de travail





9. FICHE D'INVENTAIRE DE STOCK

N° de folio

Date de l'inventaire

Nature du bien

Localisation

N° de compte

Référence Description Unité QUANTITE

théorique

QUANTITE

physique

Ecarts Observations

Le RAF Le DE

INSTRUCTIONS POUR L'EQUIPE D'INVENTAIRE :

Les quantités feront l'objet d'un double comptage pour réduire les risques

d'erreurs





10. REGISTRE DES FOURNITURES

INSTRUCTIONS POUR L'AGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE : les biens sont

inscrits dans le registre selon l'unité de comptage

N° DE FOLIO

N° DE COMPTE

INTITULE DU COMPTE

Désignation du bien

Date N°

BE

ou

BS

Descriptio

n de

l'opératio

n

Bénéficiai

re

QUANTIT

E entrée

QUANTI

TE

sortie

Stock

théoriqu

e.

Stock

physiqu

e.

Ecar

ts

Emargement Observatio

ns

Total du

folio

précédent

Total à

reporter

TITRE III : PROCEDURES BUDGETAIRES ET SYSTEME COMPTABLE





1 – Procédures budgétaires

2 – Système comptable

1. PROCEDURES BUDGETAIRES

a. PRINCIPES BUDGETAIRES

DEFINITIONS

Le budget du CGA est la représentation chiffrée de ses activités. Ces activités

incluent donc aussi bien :

les dépenses relatives au fonctionnement du CGA (personnel, fonctionnement), que ;

les dépenses relatives aux investissements.

La période budgétaire du CGA correspond à l'année civile : du 1er janvier au 31

décembre.

LES DIFFERENTS BUDGETS

Budget d'investissement

En général les investissements sont envisagés à plus long terme que le

budget annuel de fonctionnement (modernisation et gros entretien de

l'équipement et des machines). Le contrôle budgétaire incorpore dans les

prévisions la tranche annuelle de ces investissements.

Budget d'exploitation

Ce budget prend en compte les charges courantes ainsi que les produits

attendus pendant l'exercice. Ce budget est un compte d'exploitation

prévisionnel présentant les charges et les produits ainsi que le résultat

d'exploitation de l'exercice.





Budget de trésorerie

II récapitule l'ensemble des dépenses et recettes pour permettre l'équilibre

permanent de la trésorerie sur une période donnée. Il est indispensable de

l'élaborer pour :

assurer en temps opportun les liquidités,

éviter le blocage de l'exécution des programmes pour déficit de trésorerie,

contrôler systématiquement la situation comptable.

PRINCIPES BUDGETAIRES

Les principes budgétaires suivants sont observés :

1. La programmation pluriannuelle des activités :

Les budgets annuels sont la traduction des activités projetées dans le cadre des

opérations à réaliser. L'efficacité du processus budgétaire dépendra donc de la

qualité de la programmation de ces activités dans le temps.

2. L'actualisation annuelle des activités :

La budgétisation annuelle est une actualisation annuelle de la programmation à

moyen terme. La budgétisation consistera ensuite à préciser chaque année le détail

des dépenses relevant de l'exercice concerné en tenant compte des écarts

constatés entre prévisions initiales et réalisations. Ce procédé permet d'actualiser

la programmation budgétaire des exercices suivants.

3. L'évaluation des coûts :

Les principes budgétaires généraux sont applicables pour chiffrer les dépenses

relatives aux activités du CGA : unité, universalité, annualité.

b. ORGANES DE L'ELABORATION DU BUDGET

Les organes qui participent à l'élaboration et à la validation du budget du CGA sont

les suivants :





le Directeur Exécutif, pour la préparation du budget ;

Le Conseil d'Administration, pour l'arrêt du budget ;

l'Assemblée Générale pour l'adoption du budget.

L'équipe du CGA qui assume des responsabilités dans la préparation du budget

comprend :

le PDT,

le DE,

le RAF,

les Experts (Comptable et Fiscal),

D'autres structures qui participent aux activités du CGA peuvent être sollicitées.

c. CALENDRIER DU PROCESSUS BUDGETAIRE

Le processus d'élaboration du budget annuel doit être totalement achevé avant le

début de l'exercice budgétaire pour ne pas bloquer le fonctionnement du CGA et

permettre l'engagement des dépenses budgétisées.

Au cours d'un exercice budgétaire donné, le processus d'élaboration du budget de

l'exercice suivant doit donc être lancé suffisamment tôt pour :

pouvoir être terminé à une date permettant son examen et son adoption au plus tard en décembre par l'Assemblée Générale (AG).

laisser aux Adhérents, des délais suffisants pour se prononcer sur les projets que le CGA leur présente et qu'il faudra financer.

En tenant compte des contraintes de temps, le processus budgétaire doit avoir

commencé au plus tard le 1er septembre de chaque année :

le temps de collecte des propositions ;

le temps nécessaire au traitement des données collectées ;

les délais d'acheminement des documents aux membres des organes sollicités.

Etapes du processus Dates limites Responsable

Instructions préparatoires

du budget

1er septembre PDT

Propositions budgétaires 15 septembre DE, EXPERTS, RAF





Consolidations budgétaires 25 septembre DE

Arbitrage des propositions 30 septembre PDT

Etablissement du projet de

budget

10 octobre DE

Amendements et

consolidations

Conseil

d'Administration

Approbation du budget Avant 30 décembre AG

Mise en place du budget 30 décembre dès

notification du

budget retenu et

approuvé

DE

d. PROCESSUS D'ELABORATION DU BUDGET

1.4.1- INSTRUCTIONS PREPARATOIRES DU BUDGET

Les instructions préparatoires ont pour objectif d'aider les responsables à mieux

préparer leur budget annuel.

Elles sont élaborées, à partir de l'exploitation des différents rapports et des

programmes d'activités, et transmises sous la forme de note de service préparée

par le DE et signée par Le PDT.

1.4.2- PROPOSITIONS BUDGETAIRES

Chaque responsable prépare ses propositions de budget :

en veillant au respect des règles d'évaluation convenues et,

en ne considérant que les rubriques de dépenses qui le concernent.

Les propositions doivent parvenir au DE dans un délai raisonnable pour permettre

leur consolidation.

Dans le cadre de ses attributions, le DE appuie les autres responsables du CGA dans

le processus de préparation budgétaire.





1.4.3- CONSOLIDATION DES PROPOSITIONS BUDGETAIRES

Les propositions budgétaires sont transmises au DE qui en assure la centralisation

et la consolidation. Il procède aux vérifications d'usage et corrige, en cas de

besoin, les données reçues.

1.4.4- ARBITRAGE DES PROPOSITIONS BUDGETAIRES

Une fois consolidées, les propositions sont examinées par le staff : PDT, DE,

EXPERTS, RAF.

Des amendements peuvent être faits par les participants.

1.4.5- ETABLISSEMENT DU PROJET DE BUDGET

Le DE dresse le projet de budget à partir des amendements faits par la réunion

d'arbitrage.

1.4.6- APPROBATION DU BUDGET

Le projet de budget annuel est soumis au Conseil d'Administration qui l'examine et

l'arrête.

Le projet de budget général est approuvé par les Adhérents au cours de

l'Assemblée Générale (AG).

SCHEMA GRAPHIQUE DU PROCESSUS BUDGETAIRE

Le processus décrit aux paragraphes précédents est illustré par le schéma ci-

dessous.

a. EXECUTION DU BUDGET

1.5.1- PRINCIPE D'EXECUTION BUDGETAIRE

L'exécution du budget consiste en :





la mise en place du budget,

l'encaissement des ressources budgétisées,

l'engagement et le paiement des dépenses budgétisées.

1.5.2- PERSONNEL D'EXECUTION DU BUDGET

Le personnel d'exécution du budget du CGA comprend :

Le PDT qui engage les dépenses ;

le DE qui assure le contrôle des dépenses engagées et vérifie le respect des crédits budgétaires ;

le RAF qui effectue le paiement des dépenses engagées.

1.5.3- MISE EN PLACE DU BUDGET

Avant tout engagement de dépenses sur le budget approuvé,

1. le DE transmet un exemplaire du budget au personnel chargé de son exécution ;

2. le DE inscrit dans chaque poste budgétaire figurant au budget les crédits de dépenses autorisés ; pour ce faire, il prépare un bordereau budgétaire et le saisit dans le module budgétaire du progiciel de gestion financière et comptable.

3. le DE édite alors les états budgétaires ventilés au personnel d'exécution ; ce sont des documents budgétaires de base de référence pour engager les opérations.

Il est possible de découper le budget annuel en tranches trimestrielles si les

données et les critères permettant cette répartition sont disponibles. Ce type de

découpage vise à suivre les évolutions et variations budgétaires trimestrielles.

1.5.4- ENGAGEMENT DES DEPENSES

L'engagement est l'acte par lequel le PDT crée ou constate à l'encontre du CGA une

obligation dont résultera une dépense. Seul le PDT/DE est habilité à engager les

dépenses budgétisées.

L'engagement des dépenses se fait suivant les procédures d'acquisition de biens,

fournitures et services décrites ci-dessous.





Le tableau ci-dessous résume les différentes formes d'engagement des dépenses :

NATURE DE DEPENSE FORME DE L'ENGAGEMENT

Frais de personnel contrat de travail,

décisions prises concernant la situation de chaque agent ou les missions et travaux dont il est chargé

Achats de fournitures, d'équipements

et de services

établissement d'une commande,

passation d'un marché

Exécution de travaux passation d'un marché

Opérations immobilières passation d'un contrat,

décision d'expropriation ou autorisant le paiement

Octrois de subventions ou dons convention

Frais de gestion décisions du PDT/DE

Charges sur exécution des opérations

de trésorerie

décisions du PDT/DE

Autres dépenses décisions du PDT/DE

Tout agent souhaitant faire engager une dépense doit au préalable s'assurer de la

disponibilité des crédits budgétaires correspondants. Cette information est

disponible auprès du DE ou dans les états budgétaires

1.5.5- CONTROLE DES DEPENSES

Les efforts pour établir un budget prévisionnel seraient vains si l'on n'y

adjoignait le contrôle assurant la fonction de comparaison des réalisations aux

prévisions.

Le contrôle budgétaire exige logiquement trois séries d'intervention :





1. pour la prévision, établissement d'un programme précis en vue

d'atteindre dans un délai donné, un résultat déterminé,

2. au cours de l'exécution, étude systématique et permanente des

perturbations susceptibles de modifier les prévisions de programme,

3. périodiquement, opérer les ajustements nécessaires pour atteindre

l'objectif défini, en dépit des variations intervenues dans les facteurs de

décision.

Un tel contrôle n'exclut pas la souplesse nécessaire à toute action dans la

mesure où un budget est établi pour un certain niveau d'activités mais doit

être suffisamment flexible pour répondre aux aléas intervenus pendant son

exécution.

A long terme, l'exercice du contrôle budgétaire comporte la recherche des

écarts apparents et de leurs causes, afin de prévoir des budgets successifs

plus précis.

Le DE exerce en permanence un contrôle a priori des dépenses engagées par le

PDT.

Cette disposition répond à un souci de contrôle interne efficace. Dès lors, tous les

engagements de dépenses doivent obligatoirement être visés par le DE qui s'assure

de leur conformité au budget.

Ce contrôle n'est pas un contrôle d'opportunité de la dépense dont le PDT reste le

seul juge. Toutefois, le DE ne peut accorder son visa à un engagement d'une

dépense non prévue au budget et/ou pour laquelle les crédits disponibles seraient

insuffisants.

PAIEMENT DES DEPENSES

Le paiement des dépenses engagées est assuré par le RAF.

Aucune dépense ne peut être réglée si la certification du service fait ou de la

livraison conforme du bien n'est pas disponible.

La certification des dépenses est du ressort de chaque centre de responsabilité du

CGA comme indiqué par le tableau ci-après :





Nature de dépenses Service compétent

Dépenses de travaux EXPERTS ; DE

Autres dépenses Le RAF

1.7- SUIVI ET REVISION BUDGETAIRE

1.7.1- SUIVI BUDGETAIRE

Un budget est toujours un exercice de prévision reposant sur des estimations

d'activités et de coûts à moyen et court terme.

Le contrôle budgétaire recherche les écarts entre les prévisions (parfois

exprimées en coûts standards ou simplement estimées) et les réalisations

effectives.

Les qualités requises pour un bon contrôle budgétaire sont :

efficacité : la recherche des exceptions doit aboutir soit à la

constatation d'erreurs dans les prévisions, soit à une anomalie dans

l'exécution dont il faut déceler les causes;

rapidité : un écart constaté risque de s'aggraver si des mesures

correctrices ne sont pas prises à temps ;

fréquence : les vérifications opérées lors du contrôle budgétaire

peuvent être plus nombreuses et plus rapprochées que celles émanant

de la comptabilité.

Cette activité de suivi budgétaire est assurée par le DE. Pour assurer une grande

efficacité, le suivi budgétaire sera réalisé trimestriellement.

1.7.2- REVISION BUDGETAIRE

Les écarts ainsi constatés peuvent conduire à entreprendre une révision budgétaire

visant à réadapter les crédits ouverts aux coûts et aux activités à mener.

Les révisions budgétaires sont normalement approuvées par les mêmes organes que

ceux qui ont approuvé le budget, c'est-à-dire le Conseil d'Administration.





Il faut limiter le nombre de révision budgétaire à deux (2) par an.

Les budgets révisés sont communiqués au personnel d'exécution du budget dans les

mêmes conditions que les budgets initiaux.

1.8- ANNEXES

1 Modèles d'instructions

préparatoires

budgétaires

2 Modèle de fiche

d'élaboration

budgétaire

3 Modèle de tableau de

consolidation

budgétaire

4 Modèle de fiche de

révision budgétaire

5 Modèle d'état de suivi

budgétaire

1. INSTRUCTIONS PREPARATOIRES BUDGETAIRES

DATE : |_____|_____|_____|

NOTE DE SERVICE N° ____________

A





Tous les Chefs de départements

J'ai l'honneur de vous fournir les informations ci-après pour vous permettre de

mieux préparer le budget de l'exercice ______________ pour les activités qui

relèvent de votre compétence.

Ces informations :

rappellent les responsabilités de chaque service dans la préparation du budget

donnent les directives sur les orientations de la politique budgétaire de l'année ;

déterminent les formes dans lesquelles les propositions sont présentées ;

fixent les délais de dépôt des propositions de budget. A. RESPONSABILITE

Veuillez noter que chaque service porte l'entière responsabilité de la qualité de la

préparation du budget dont elle assure l'exécution. Votre responsabilité est

engagée par cet exercice de programmation qui doit éviter aussi bien les excédents

que les insuffisances de crédits au cours de l'exercice à venir.

B. DIRECTIVES

(Préciser ici les aspects sur lesquels l'accent devrait être spécialement mis au cours

de l'exercice à venir pour les activités mis en œuvre par les structures d'exécution).

C. PRESENTATION DES PROPOSITIONS

Chaque service utilisera les formulaires (fiches d'élaboration budgétaires) prévues à

cet effet pour la préparation des propositions. L'évaluation des dépenses repose sur

:

une prévision fidèle des activités en volume,

une valorisation précise des coûts induits par ces activités. Les activités non terminées en fin d'exercice doivent être reconduites. Les

nouvelles activités devraient tenir compte du programme pluriannuel convenu. Les





valorisations doivent inclure les taux prévisionnels d'inflation, ainsi que les

augmentations ou les diminutions pouvant concerner les activités.

D. DATE DE DEPOT DES PROPOSITIONS

Les propositions budgétaires doivent être finalisées au plus tard le 15 septembre,

délai de rigueur. Les responsables prendront les dispositions nécessaires pour

respecter ce délai. Toute proposition parvenue après cette date exposera le

service à des sanctions réglementaires (prévoir une liste de sanctions en la

matière).

<nom du PDT>

LE PRESIDENT DU CGA

2- FICHE D'ELABORATION BUDGETAIRE

N°





EXERCICE :

PROJET

Centre de Responsabilité

ACTIVITE

FINANCEMENT

POSTE Budgétaire

TOTAL DEPENSE

DETAIL DE LA DEPENSE

(à distinguer par nature de dépenses)

DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT

TOTAL DE LA PROPOSITION

IMPREVUS %

TOTAL NET DE LA PROPOSITION

L'agent chargé de l'élaboration Le Responsable du Centre de

Responsabilité

3- FICHE DE CONSOLIDATION BUDGETAIRE





Utiliser autant de feuillets que nécessaire

Dépense

(par

nature)

Servic

e

Activités

exécutée

s

Financeme

nt

des

activités

post

e 1

post

e 2

post

e 3

post

e 4

post

e 5

post

e 6

Cumu

l

TOTAL CONSOLIDATION

4- FICHE DE REVISION BUDGETAIRE

N°

EXERCICE :

PROJET

Centre de Responsabilité

ACTIVITE

FINANCEMENT

POSTE Budgétaire

Prévision initiale

Révision

Crédits révisés





DETAIL DE LA REVISION

(à distinguer par nature de dépenses)

DESIGNATION UNITE QUANTITE PRIX MONTANT

TOTAL DE LA REVISION

Le responsable du Centre de

Responsabilité

Le DE du CGA

5- ETAT DE SUIVI BUDGETAIRE

N°

EXERCICE :

PROJET

SERVICE

ACTIVITE

FINANCEMENT





TABLEAU DE SUIVI BUDGETAIRE

POSTE

BUDGETAIRE

PREVISION

INITIALE

REALISATION REVISION BUDGET

REVISE

COMMENTAIRE

Le RAF LE DE





2. PROCEDURES COMPTABLES

a. - ORGANISATION COMPTABLE

2.1.1- REFERENTIEL COMPTABLE

La comptabilité du CGA est tenue selon les règles du plan comptable OHADA : c'est le référentiel comptable.

Ce référentiel est adapté aux activités du CGA et à la normalisation comptable internationale.

i. CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE

Le rôle du système comptable est la gestion des flux financiers du CGA. Il

enregistre les flux financiers, les classe et, périodiquement, en fait la synthèse

sous forme de tableaux qu'il présente aux responsables et aux partenaires du CGA

pour les renseigner sur les incidences financières des activités exécutées et leur

permettre de prendre les décisions qui conviennent.

Observer, analyser, enregistrer, classer et renseigner, c'est le rôle du système

comptable et l'objet de la fonction comptable. En particulier, la fonction

comptable permet de :

fournir aux périodes convenues les situations financières requises,

répondre aux obligations comptables, fiscales et sociales du CGA.

Le système comptable doit être un instrument utilisé par les gestionnaires du CGA

pour les aider à planifier, contrôler et évaluer l'exécution et les coûts des

opérations.

Pour assurer une information fiable sur ses activités, le CGA tient :

une comptabilité générale et auxiliaire axée sur l'enregistrement et le traitement des flux principalement externes permettant de produire les états financiers obligatoires prévus par l'OHADA ;

Accessoirement, le CGA peut avoir :

une comptabilité analytique adossée à la comptabilité budgétaire car le paramétrage des postes budgétaires permet de réaliser un suivi analytique par destination.





une comptabilité budgétaire pour l'inscription des crédits budgétaires, l'engagement des dépenses, le suivi, la révision des crédits ; et la production des états budgétaires. Un tableau de correspondance entre lignes budgétaires et comptes généraux sera établi. L'intérêt d'une telle correspondance réside dans la réduction des imputations et traitements comptables. Ainsi, ce sont les comptes généraux qui seront utilisés pour la mise en place du budget, et les imputations en comptabilité générale affecteront automatiquement les lignes budgétaires au plan réalisation. La mise en place de ce système permettra au CGA de ne pas avoir à passer des écritures budgétaires séparées pour suivre les réalisations.

La comptabilité du CGA est tenue au moyen d'un progiciel de gestion comptable et

financière comportant au moins les modules intégrés (ou interfacés) ci-après :

o un module de comptabilité générale et auxiliaire, o un module de comptabilité analytique o un module de suivi budgétaire,

Il doit offrir les possibilités de gestion simultanée de plusieurs dossiers comptables

et leur consolidation. Chaque progiciel répond, au moins, aux six (6) conditions

suivantes :

tout enregistrement comptable comporte l'indication de l'origine du journal, du contenu et de l'imputation de l'opération ;

l'irréversibilité des traitements effectués (validation des écritures saisies) interdit toute suppression, addition ou modification ultérieures ;

les enregistrements sont classés dans l'ordre chronologique selon la date de valeur comptable des opérations ;

les données enregistrées sont conservées sur des supports indélébiles ;

l'organisation comptable informatisée garantit les contrôles a posteriori ;

les éditions du système sont datées et numérotées.

a. PRINCIPES COMPTABLES APPLICABLES

Les principes comptables ci-après doivent être notamment respectés dans la tenue

de la comptabilité :

le principe de spécialisation des exercices comptables

le principe de continuité d'exploitation

le principe du coût historique

le principe de prudence

le principe de permanence des méthodes

le principe de transparence





le principe d'importance significative

le principe de correspondance bilan d'ouverture /bilan de clôture

le principe de la prééminence de la réalité sur l'apparence.

1. SPECIALISATION DES EXERCICES COMPTABLES

Ce principe dispose qu'il faut rattacher à chaque exercice budgétaire l'ensemble

des produits et des charges relevant de cet exercice et cela même si certaines de

ces recettes ou dépenses ne sont pas encore encaissées ou réglées lors de la

clôture de l'exercice. L'application de ce principe conduit, par exemple, à :

répartir l'amortissement des biens durables en tranches annuelles ;

inscrire, dans les charges de l'exercice, les charges et les pertes probables ;

répartir à la clôture de l'exercice les charges et les produits constatés d'avance ;

inscrire dans le résultat de l'exercice, les produits à recevoir et les charges à payer.

2. CONTINUITE DE L'EXPLOITATION

Ce principe repose sur le fait que l'entreprise est considérée comme étant en

activité et devant continuer à l'être dans un futur raisonnablement prévisible. La

définition du plan d'amortissement des biens durables découle de l'application de

ce principe.

3. COUT HISTORIQUE

La comptabilité est tenue suivant le principe du coût ce qui signifie que les biens

sont pris en comptabilité à leur date d'entrée dans le patrimoine et à leur coût

d'acquisition exprimé en unités monétaires courantes. Les biens du CGA sont ainsi

comptabilisés à leur coût historique d'acquisition qui est composé du prix d'achat

augmenté des frais accessoires d'achat.

4. PRUDENCE

Le principe de prudence doit conduire les responsables et gestionnaires à

l'appréciation raisonnable des conséquences prévisibles des événements et des

opérations marquant la vie de la structure. Ce principe vise à éviter de transférer

sur les exercices ultérieurs des risques nés durant un exercice donné et

susceptibles d'entraîner des pertes futures (par exemple on provisionnera dès

l'année en cours les dommages et intérêts que le CGA pourrait être amené à payer





à la suite d'un accident de la circulation dont l'un de ses chauffeurs serait

responsable). La comptabilisation des écarts de change à la clôture de l'exercice

est également une illustration de ce principe.

5. PERMANENCE DES METHODES

La permanence des méthodes est le principe selon lequel les états financiers

doivent être préparés, présentés et évalués selon les mêmes formes et les mêmes

méthodes d'un exercice à l'autre. La méthode de comptabilisation utilisée (la

comptabilité d'engagements) est une application de ce principe. En effet, les

transactions sont constatées au moment de leur engagement au cours de chaque

exercice et non pas au moment de leur décaissement ou encaissement. Les

changements de méthodes sont fortement déconseillés. Tout changement éventuel

doit être justifié et approuvé avant d'être mis en œuvre.

6. TRANSPARENCE

Le principe de transparence exige la présentation d'une information loyale,

complète et claire des états financiers du CGA. Il correspond à l'application

correcte et permanente de l'ensemble des règles et principes comptables énoncés.

7. IMPORTANCE SIGNIFICATIVE

La prise en compte de ce principe conduit à faire figurer dans les états financiers

tous les éléments susceptibles d'avoir une influence sur le patrimoine, la situation

financière et les résultats du CGA. Ce principe vise à donner aux destinataires des

états financiers une information complète et suffisante leur permettant de porter

un jugement objectif et motivé sur la situation exacte du CGA.

8. CORRESPONDANCE DES BILANS

Selon ce principe, les soldes d'ouverture du bilan de l'exercice N+1 sont identiques

aux soldes de clôture de l'exercice N.

9. PREEMINENCE DE LA REALITE SUR L'APPARENCE

Ce principe revient à donner dans les états financiers la priorité à la réalité

économique sur la forme ou l'apparence juridique. Son application conduit à

inscrire à l'actif des bilans du CGA la valeur des biens mis à sa disposition comme

s'ils lui appartenaient alors qu'elle n'en est juridiquement pas le véritable

propriétaire.





a. DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME

Le système de comptabilité du CGA est l'un des centres de responsabilités de son

système général de gestion intégrée. Ce système général repose sur les principes

suivants :

toute information d'ordre comptable n'est saisie qu'en une seule fois à partir d'une seule et même pièce justificative ;

les imputations sont faites selon un système multicritères (budgétaire, engagements, comptes généraux et auxiliaires, financier, analytique) ;

toutes les éditions sont possibles dès le traitement consécutif à la validation des saisies.

1. RECEPTION DES PIECES JUSTIFICATIVES

Lors de la réception du courrier externe par le SA, les pièces justificatives de

nature comptable reçoivent les références de réception (date, n° d'ordre) puis sont

enregistrées dans un registre particulier puis transmises au RAF après visa du DE.

Les pièces internes sont transmises directement par le service émetteur au RAF

pour traitement.

2. IMPUTATION DES PIECES

Aux pièces justificatives sont jointes des fiches d'imputation permettant d'apposer

les mentions des codifications antérieurement préparées. Les pièces sont traitées

par le RAF par dossier comptable ouvert. Elles sont imputées, saisies, traitées et

classées.

Chaque pièce comptable est imputée selon le dossier, le journal, les comptes

généraux et auxiliaires éventuellement et les postes analytiques/budgétaires.

3. SAISIE DES PIECES JUSTIFICATIVES

Les pièces imputées sont saisies au jour le jour par le RAF (ou ses collaborateurs)

dans le module correspondant du progiciel. L'opération de saisie est matérialisée

dans la fiche d'écriture afin d'éliminer les risques de double saisie.





4. TRAITEMENT DES ECRITURES

Le progiciel traite instantanément les écritures saisies selon les processus propres à

chaque module. Les opérations sont traitées dans la monnaie locale (FCFA) et dans

les devises utilisées.

5. EDITION DES ETATS

A l'issue des traitements, tous les états sont imprimables (balances, grands livres,

journaux, états analytiques et budgétaires, états financiers formalisés). Les

comptes sont analysés et les soldes sont justifiés par le RAF.

a. SUPPORTS COMPTABLES

Les pièces justificatives constituent la preuve des opérations financières et donc

des enregistrements comptables qui en découlent. Elles servent à établir la vérité

des comptes lors des audits mais aussi dans les contentieux, les litiges et les procès

à caractère commercial. Les enregistrements comptables indiquent dans les livres

comptables la nature et les références des pièces justificatives. La durée de

conservation recommandée pour les pièces justificatives ordinaires est de 10 ans.

Les pièces justificatives accompagnent les livres comptables. On dénombre trois

catégories de pièces justificatives : (i) les pièces émanant des tiers, (ii) les pièces

internes et, (iii) les imprimés comptables.

1. PIECES JUSTIFICATIVES EMANANT DES TIERS

Les pièces justificatives émanant des tiers comprennent, par exemple :

les factures des fournisseurs, des assureurs,

les factures de consommation d'eau, d'électricité, de télécommunications,

les avis et bordereaux de banque.

Les pièces externes doivent rappeler, dans la plupart des situations, les références

des transactions auxquelles elles se rapportent pour être prises en considération

(contrat, commande, abonnement, etc...).

Les pièces externes sont toujours des originaux et il en va de même des justificatifs

qui peuvent les accompagner. Les photocopies (non légalisées) de pièces





justificatives sont prohibées et peuvent tout au plus servir à constituer des copies

de dossiers comptables.

2. PIECES JUSTIFICATIVES INTERNES

Les pièces justificatives internes sont revêtues des visas prévus pour avoir force

probante ; elles comprennent, par exemple :

les bulletins de paie,

les reçus, chèques et ordre de virement,

les relevés de frais, états de paiement, états de rapprochement.

3. IMPRIMES COMPTABLES

Une liste des imprimés ayant une utilisation comptable doit être dressée en

mentionnant les références de normalisation pour éviter les confusions de

documents. Un exemple d'une liste de ce type est donné ci-après :

Nature de l'imprimé Référence Date d'entrée en

vigueur

Fiche d'imputation comptable FIC

Bon de commande BDC

Pièce de caisse PDC

Etat de rapprochement bancaire ERB

Etat de rapprochement de

compte spécial

ERS

Etat de salaires EDS

Bulletin de paie BDP

Ordre de virement de banque OVB

Demande de retrait de fonds DRF

Fiche d'élaboration budgétaire FEB





4. REGISTRES OU EDITIONS COMPTABLES

Le CGA tient les livres comptables suivants :

Le livre-journal,

Le grand-livre,

La balance générale des comptes,

Le livre d'inventaire,

Le livre de paie.

Le livre-journal, le livre d'inventaire et le livre de paie sont cotés, paraphés par

l'autorité judiciaire compétente (Tribunal de commerce et Inspection du travail).

Ils sont tenus sans blancs (si manuels) ni altération d'aucune sorte. Les corrections

dans les livres comptables sont effectuées par contre-passation ou en négatif des

éléments erronés. Les livres comptables sont conservés pendant au moins dix (10)

ans.

Pour faciliter l'établissement du livre–journal, les journaux auxiliaires suivants sont

ouverts :

Journaux de banques

Journaux de caisses

Journaux des achats

Journaux de paie

Journaux des opérations diverses

Il en est de même du grand-livre des comptes généraux de tiers dont la tenue peut

être facilitée par la tenue des comptes auxiliaires des :

Fournisseurs ordinaires

Fournisseurs d'investissements

Personnel





Bien qu'il ne soit pas légalement obligatoire, le registre des immobilisations qui

concerne les biens durables (ou immobilisations corporelles) est tenu pour

permettre d'identifier et de localiser ces biens. Lors de la saisie comptable des

factures d'achat de biens durables, les comptes d'immobilisations sont

mouvementés. Cette opération se traduit par la création d'une fiche

d'immobilisation reprenant les renseignements suivants :

Numéro du compte,

Numéro d'identification de l'immobilisation,

Valeur,

Date d'acquisition,

Fournisseur,

Localisation,

Financement,

Poste budgétaire,

Taux d'amortissement.

L'Assistant Comptable prépare une étiquette portant le code d'identification de

l'immobilisation pour l'apposer sur le bien concerné. Au 31 Décembre de chaque

année, un inventaire des immobilisations est recoupé avec le fichier

d'immobilisations.

PERSONNEL COMPTABLE

Dans l'organigramme présenté ci-dessus, le personnel affecté aux tâches

comptables du CGA se compose :

du RAF,

de l'AC. Les tâches générales de ce personnel sont détaillées dans le module susvisé.

CODIFICATIONS COMPTABLES

Le personnel comptable utilise les tables de codifications comptables pour

analyser, imputer, saisir et traiter les opérations du CGA. Les principales tables

comprennent :

la liste des journaux comptables,

la liste des comptes généraux,

la liste des codifications auxiliaires,

le plan comptable analytique,

la correspondance postes budgétaires / comptes généraux.





Pour chacune des tables susvisées, il est créé une codification comportant un code

de caractères alphanumériques et un libellé associé. Ces listes sont mises à jour au

fur et à mesure des besoins de codifications.

Pour chaque activité confiée au CGA, le RAF crée une codification analytique. Les

journaux comptables, les comptes généraux et auxiliaires, et les correspondances

budgétaires sont mises à jour si la nouvelle activité le justifie.

REGISTRES COMPTABLES

Les codifications des registres comptables comportent des caractères

alphanumériques. Il est créé un code par journal comptable.

COMPTES GENERAUX

Les codifications des comptes généraux sont conformes aux dispositions du

référentiel comptable applicable.

CODIFICATIONS AUXILIAIRES

A certains comptes de tiers sont associés des codes auxiliaires permettant

d'individualiser les opérations traitées avec eux. Les comptes généraux qui font

l'objet d'un suivi auxiliaire sont repérés par la mention d'une référence

représentant la catégorie de tiers.

F, pour Fournisseurs,

P, pour Personnel,

T, autres Tiers,

Chaque code auxiliaire peut reprendre la référence correspondant à la catégorie de

tiers suivie de caractères numériques ou alphanumériques.

Exemples : F001 pour le premier fournisseur, P011 pour le 11ème employé.

2.5.6- CODIFICATIONS ANALYTIQUES

Chaque activité à exécuter est décrite. Les activités sont codifiées au moyen de

caractères alphanumériques.

2.5.7 - CODIFICATIONS BUDGETAIRES





Une correspondance est établie entre les lignes budgétaires et les comptes par

nature. La liste de ces correspondances doit être régulièrement tenue à jour

a. SCHEMAS COMPTABLES

2.6.1- OPERATIONS D'ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS, D'ACHATS ET DE SERVICES EXTERIEURS

Le RAF impute la facture d'acquisition d'immobilisation selon le schéma ci-après :

Imputation Compte

Débit 2…

Crédit 481.. "Fournisseurs d'investissement,

net à payer"

4817 "Fournisseur, retenues de

garantie"

Analytique Code analytique/ Poste budgétaire

L'écriture est passée dans le journal des achats.

Le RAF impute la pièce comptable d'achat et de services extérieurs selon le schéma

ci-après :

Imputation Compte

Débit 60… / 61 / 62 ou 63

Crédit 4011.. "Fournisseurs, net à payer"

4117 "Fournisseur, retenues de

garantie"

Analytique Code analytique/ Poste budgétaire

L'écriture est passée dans le journal des achats.





NB : Les achats sont enregistrés TTC. Lors du règlement, les champs analytiques ne

sont pas actifs et ne doivent recevoir aucune imputation.

2.6.2- COMPTABILISATION DES SALAIRES

Pour le paiement des salaires, il convient de :

préparer les états de salaires,

les faire approuver,

préparer les règlements,

enregistrer en comptabilité les dépenses (net, retenue et charges sociales, retenues fiscales).

A partir du fichier personnel et du registre des absences, et éventuellement de

l'échéancier de remboursement des avances et des prêts consentis au personnel, le

RAF prépare l'état de salaire au moyen d'un logiciel de paie ou d'un tableur EXCEL

(édition des bulletins et de l'état récapitulatif des salaires). Les états de salaires

sont édités en autant d'exemplaires que nécessaire. Les chèques et les états de

virement sont établis par le RAF au vu de l'état de salaires. L'ensemble de ces

documents est soumis à la signature du DE.

Trois exemplaires de ces états sont transmis au RAF pour la comptabilisation des

salaires nets, de la retenue sociale et des retenues fiscales. En effet, les salaires

sont payés immédiatement alors que les charges sociales sont payées selon un

échéancier fixé par les caisses concernées.

La paie doit être centralisée. A cet effet, le RAF agrafe à chaque exemplaire

conservé une fiche d'imputation comptable pour la comptabilisation (i) des salaires

nets, (ii) des retenues et des charges sociales et, (iii) des retenues fiscales. Le

schéma comptable est le suivant :

Schéma d'imputation des salaires nets

Imputation Compte

Débit 661 / 662…Rémunérations directes

663… Indemnités forfaitaires versées au

personnel





Crédit 422… ; rémunérations dues

421…(auxiliaire) Personnel ; avances, acomptes

423…Personnel oppositions

4472 Impôts sur salaire retenus à la source

431…Sécurité sociale (part salariale)

Analytique Code analytique/code budgétaire

Schéma d'imputation des charges sociales

Imputation Compte

Débit 664…Charges sociales

Crédit 4311 Prestations familiales

4312 Accidents du travail

4313 Caisse de retraite

Analytique Code analytique/code budgétaire

Le RAF enregistre ces opérations dans le journal des salaires à l'occasion de la

centralisation de la paie et classe les pièces dans le classeur des salaires.

Registre à utiliser : JOURNAL DE PAIE

Pour le paiement des salaires il est rappelé que les salaires sont payables en

espèces, par chèque ou par virement bancaire. Les salariés payés en espèces se

présentent chez le SA pour encaisser leur paie. Pour le personnel payé par chèque,

le SA remet à chaque agent son chèque de paiement après en avoir pris copie.

Pour le personnel payé par virement bancaire, le RAF établit une lettre d'ordre de

virement signée par le DE et le RAF et adressée à la banque qui tient le compte sur

lequel les sommes sont payées en indiquant le nom, le numéro du compte, la

domiciliation, le montant à percevoir de chaque agent. Un exemplaire de cette

lettre est classé au Secrétariat du DE. Le RAF agrafe chaque exemplaire du bulletin

de salaire et une copie du chèque ou de la lettre de virement correspondant avec





une fiche d'imputation comptable. Les schémas d'imputations se présentent comme

suit :

Paiement en espèces des salaires

Imputation Compte

Débit 422. Personnel ; rémunérations dues

Crédit 5711 Caisse

Paiement par chèque ou par virement des salaires

Imputation Compte

Débit 422. Personnel ; rémunérations dues

Crédit 521.. banque locale

Le versement des retenues à la source s'opère selon le schéma suivant :

Paiement par chèque des retenues et charges sociales

Imputation Compte

Débit 4311 Prestations familiales

4312 Accidents du travail

4313 Caisse de retraite


Paiement par chèque des retenues fiscales

Imputation Compte

Débit 4472 Impôts sur les traitements et salaires

retenus à la source

Tiers autres retenues fiscales






Les opérations sont enregistrées dans le journal de trésorerie approprié CAISSE ou

BANQUE. Les pièces sont classées dans le classeur correspondant (caisse ou banque

a. OPERATIONS DE FIN D'EXERCICE

AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS

LES AMORTISSEMENTS

Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES

Imputation Compte

Débit 68xxx (comptes de dotation aux

amortissements)

Crédit 28xxx (compte d'amortissements des

immobilisations)

Analytique Code analytique / Code budgétaire

LES PROVISIONS

Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES

Imputation Compte

Débit 69… (comptes de dotation aux provisions)

659…charges provisionnées d'exploitation

679… charges provisionnées financières

Crédit 29xxx (Compte provision pour dépréciation des

immobilisations)

49xxx (Compte provision pour dépréciation des





tiers)

Analytique Code analytique / Code budgétaire

2.8 - MOUVEMENTS DE FONDS

Registre à utiliser : JOURNAUX DE BANQUE ET / OU JOURNAL DE CAISSE

Dans le journal recevant les fonds

Imputation Compte

Débit 521xx (Banque X)

OU

571xx (Caisse)

Crédit 585xx (Mouvement de fonds)

Dans le journal qui fournit les fonds

Imputation Compte

Débit 585xx (Mouvements de fonds)

Crédit 521xx (Banque X)

OU

571xx(Caisse)

2.9- CONSERVATION DES DOCUMENTS

2.9.1 - NATURE DES DOCUMENTS

Les documents visés comprennent les livres comptables et les pièces justificatives

des opérations. Les documents comptables sont triés, classés et conservés de

manière à autoriser leur accès rapide suivant les besoins d'utilisation.

2.9.2- DELAIS DE CONSERVATION





La durée légale de conservation des documents comptables obligatoires est de 10

ans. Les pièces justificatives sont également conservées pendant 10 ans. Mais,

selon les usages comptables, il est recommandé de conserver les pièces

justificatives aussi longtemps que les biens et services auxquels elles se rapportent.

Ainsi la durée de conservation recommandée pour les pièces d'acquisition

d'immeubles est de 30 ans, au moins.

2.9.3 - MODALITES DE CLASSEMENT ET D'ARCHIVAGE

Le classement est une opération de rangement temporaire des pièces collectées

selon une méthode permettant de les retrouver aisément pour leur traitement.

L'archivage est une opération de conservation définitive. Il s'applique aux pièces

justificatives sur les lesquelles tous les contrôles nécessaires ont été exercés. Nous

distinguons :

les archives vivantes (ou courantes) conservées à portée de la main et souvent consultées ;

les archives semi-vivantes (ou intermédiaires) dont l'usage est peu courant et qui sont stockées dans des endroits éloignés des lieux de travail ;

les archives définitives (ou historiques) qui ne sont a priori jamais consultées et qui peuvent être détruites à l'issue de la période légale de conservation.

L'opération de classement et d'archivage peut être physique ou électronique. La

gestion électronique des documents (GED) consiste à classer et archiver les

documents sur des supports magnétiques ou des CD-ROM par copie ou gravure de

fichiers informatisés et/ou par transfert de documents scannés. Ce mode de

classement et d'archivage, désormais économique, présente en outre l'avantage de

procurer un fort gain de place et, dans le cas des CD-ROM, de reposer sur des

documents non modifiables.

Le mode de classement et d'archivage physique est le plus couramment utilisé. Le

plan d'archivage mentionne pour chaque type de document :

le support concerné (original papier, photocopie, disquette, etc)

l'ordre (numéro, date, etc),

les supports de classements (chemises, classeurs, boîtes, etc)

les durées de conservations correspondantes.





2.9.4- OUTILS DE CLASSEMENT ET D'ARCHIVAGE

Les outils de classement et d'archivage physique comprennent principalement :

les chemises (simples, à rabat, pochettes, extensibles, élastiques, etc),

les classeurs à levier communément appelés "chrono",

les dossiers suspendus à index vertical (ou horizontal) pour une lisibilité de face dans les classements d'armoires (ou de dessus dans les classements de tiroirs),

les boîtes de classement,

les boîtes ou caisses archives.

2.10- TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE

Les travaux de fin d'exercice comprennent :

les travaux d'arrêté de comptes,

l'analyse et la justification des soldes des comptes,

les écritures d'amortissements, de virement de compte à compte en fin d'exercice, de provisions de charges et de produits, etc.

la production des états financiers.

EDITIONS PERIODIQUES

Avec l'utilisation d'un système informatique, les éditions des documents comptables

sont disponibles en temps réel ; c'est-à-dire que ces documents sont disponibles dès

la validation des écritures. Ce qui permet d'obtenir des éditions selon la périodicité

souhaitée (journalière, mensuelle, semestrielle ou annuelle). Ces éditions

comprennent :

les journaux,

le grand-livre des comptes généraux,

le grand-livre des comptes auxiliaires,

la balance générale des comptes,

les balances auxiliaires

les états analytiques et budgétaires.





ANALYSE ET JUSTIFICATION DES COMPTES

A partir de ces éditions, le RAF procède à l'analyse des comptes. Les fonctions de

lettrage automatique ou manuel du progiciel peuvent être mises à profit pour

analyser les comptes de tiers en particulier. Les soldes des comptes bancaires sont

justifiés par l'établissement des rapprochements de banque.

ECRITURES DE REGULARISATION

Les écritures d'inventaire sont saisies dans le journal des opérations diverses OD

(charges à payer, charges comptabilisées d'avance, différences de change,

immobilisations et amortissements).

2.11- ETATS FINANCIERS

Les états financiers que le CGA produit sont :

les états financiers produits en sa qualité de personne morale ;

2.11.1.- ETATS FINANCIERS DU CGA

Le CGA produit chaque année quatre (4) états financiers annuels comprenant :

le bilan qui éclaire les destinataires sur la situation patrimoniale et financière du CGA

le compte de résultat qui fournit les informations sur la performance du CGA ;

le tableau financier des ressources et des emplois qui représente l'évolution de la situation financière du CGA,

l'état annexé qui complète, explique et commente les trois (3) états financiers précédents.

Ces quatre (4) documents sont indissociables car ils se complètent les uns les

autres.

CGA - Manuel de procédures

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