CATATAN PERUBAHAN DAN PENGESAHAN RECORD ......2020/06/16 · RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup...

SKEMA SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN

PT IAPMO GROUP INDONESIAJl.Kapuk Timur F23 No11AALippo Cikarang, Delta Silicon IIIBekasi 17750Jawa Barat – IndonesiaPh.+62-21 9911467Fax: +62-21 9911468http://www.iapmoindonesia.org

Doc.No PRO-LSM-001 Revision 05Doc.Type/Section Prosedur/ LSM Date of issued 16 Juni 2020

of 27

Uncontrolled when printed. Get the latest version from IAPMO GROUP INDONESIA management e-files. It isprohibited to change and/or reproduce document without approval from Quality Manager

CATATAN PERUBAHAN DAN PENGESAHANRECORD OF DOCUMENT CHANGES & RATIFICATION

Tanggal / Date Uraian/ Bagian Perubahan & Kaji UlangDesc/ Change & Review Section

Tanggal Revisi/ Revision Date

NoRevisiRev.No

23 September 2019 Dokumen baru - 00

12 November 2019 Penambahan Informasi pada seluruh item proses 12 November2019 01

26 November 2019Penambahan acuan IAF MD 22:2018Perubahan Formulir pendukungPemisahan perhitungan man days EMS & OHSMS

26 November2019 02

26 Desember 2019

Perubahan form pendukung1. FRM-LSM-29 Program audit menjadi FRM-

IAPMO-19 Program audit2. FRM-LSM-08 Stage 2 audit report menjadi FRM-

IAPMO-08 Laporan audit Tahap 23. FRM-LSM-30 Laporan audit survailen - Re-

sertifikasi menjadi FRM-IAPMO-20 Laporan auditsurvailen - Re-sertifikasi

26 Desember2019 03

17 Maret 2020

Penambahan informasi terkait remote audit

Penambahan IAF MD 4:2018, IAF ID 12:2015,

Kebijakan KAN No. 001/KAN.03/2020 dan PRO-

IAPMO-22

17 Maret 2020 04

16 Juni 2020

Perubahan acuan :IAF MD 22:2018 menjadi IAF MD 22:2019IAF MD 11:2013 menjadi IAF MD 11:2019

Perubahan cara penentuan hari audit untuk OH&S dariIAF MD 22:2018 menjadi IAF MD 5:2019

Perubahan form pendukung FRM-LSM-05 AuditSchedulling Confirmation menjadi FRM-IAPMO-22 AuditSchedulling Confirmation

16 Juni 2020 05

Dibuat Diperiksa DisetujuiChristina Putri Satria Mangunkusumo Rista A Dianameci




of 27


1. TUJUANProsedur ini merupakan skema sertifikasi sistem manajemen yang menjelaskan mulai tahap

seleksi sampai dengan atestasi.

2. RUANG LINGKUPProsedur ini mencakup seluruh kegiatan proses sertifikasi.

3. ACUANISO/IEC 17021-1:2015

IAF MD 5:2019

IAF MD 2:2017

IAF MD 11:2019

IAF MD 1:2018

IAF MD 4:2018

IAF ID 12:2015

IAF MD 22:2019

Kebijakan KAN No. 001/KAN.03/2020

PRO-IAPMO-22

4. Proses

No. Tahapan Detail Proses PIC Dokumen terkait1. Seleksi

Permohonan Calon Klien menyampaikan permohonanmelalui email atau telepon kepada pihak PTIAPMO Group Indonesia.Selanjutnya pihak sales menyampaikandokumen permohonan kepada calon klien

Sales

Calon Klien mengisi form permohonandengan lengkap secara sendiri atau dibantuoleh pihak sales.Calon klien menyampaikan dokumen yangdiperlukan yang tertera pada formulirpermohonan.

Sales a. FRM-LSM-01ab. FRM-LSM-01b

(Untuk transfersertifikasi)

c. FRM-IAPMO-18Certificate PrintingRequest

Pada tahap aplikasi ini, PT IAPMO GroupIndonesia akan meminta perwakilan resmidari organisasi pemohon untuk memberikaninformasi yang diperlukan untuk




of 27


memungkinkan PT IAPMO Group Indonesiauntuk menetapkan yang berikut:

a. Ruang lingkup sertifikasi yang diinginkandan kriteria audit digunakan sebagaireferensi untuk menentukan kesesuaiansistem manajemen klien, termasukpersyaratan dokumen sistem manajemenyang ditetapkan dan proses sertadokumen sistem yang dikembangkanoleh klien.

b. Lingkup audit menggambarkan tingkatdan batasan audit, seperti lokasi fisik, unitorganisasi, kegiatan, dan proses yangakan diaudit. Jika proses awal atausertifikasi ulang terdiri dari lebih dari satuaudit (misalnya mencakup lokasi yangberbeda), ruang lingkup audit individumungkin tidak mencakup ruang lingkupsertifikasi penuh, tetapi totalitas auditharus konsisten dengan ruang lingkupdalam dokumen sertifikasi .

c. Fitur umum organisasi pemohon,termasuk nama dan alamat lokasifisiknya, aspek signifikan dari proses danoperasinya, dan kewajiban hukum yangrelevan

d. Informasi umum, yang relevan denganbidang sertifikasi yang diterapkan,mengenai organisasi pemohon, sepertikegiatannya, sumber daya manusia danteknis, fungsi dan hubungan dalamperusahaan yang lebih besar, jika ada

e. Informasi mengenai semua prosesoutsourcing yang digunakan olehorganisasi yang akan mempengaruhikesesuaian dengan persyaratan, Standaratau persyaratan lain tempat organisasipemohon mencari sertifikasi

f. Informasi mengenai penggunaankonsultasi yang berkaitan dengan sistemmanajemen. PT IAPMO Group Indonesiaakan mendokumentasikan segalapenggunaan konsultasi oleh klien padaformulir aplikasi pada awalnya (yang jugadapat langsung dimasukkan dalamICMD). Secara berkelanjutan, PT IAPMOGroup Indonesia akan




of 27


mendokumentasikan penggunaankonsultasi pada Audit SchedullingConfirmation (FRM-IAPMO-22).

Tinjauanpermohonan

Setelah seluruh informasi lengkap,Management System Coordinator (MSC) /GM melaksanakan tinjauan permohonan.Hal-hal yang dilihat dalam tinjauanpermohonan adalah:1.Ruang lingkup sertifikasi2.Jumlah karyawan dan shift, bila ada3.Jumlah lokasi, permanen dan temporary4. Kompleksitas proses5.Aspek lingkungan di setiap lokasi (untuk

ISO 14001)6.Auditor yang akan ditugaskan7.Durasi audit termasuk justifikasi apabila

ada penambahan atau pengurangan durasiaudit

8.Pelaksanaan audit, integrasi ataukombinasi.

Tinjauan permohonan disetujui olehGM/MSC

MSCGMSales

FRM-LSM-02 TinjauanPermohonan

Quotation Setelah selesai tinjauan permohonan, Salesakan membuat quotation kepada calon klienuntuk ditandangani oleh calon klien.Official quotation ditandatangani oleh GMuntuk disampaikan kepada calon klien.

Sales

Konfirmasi Order Calon klien menandatangani quotationsebagai konfirmasi order dilengkapi denganstempel perusahaan.

Sales

ContractAgreement

Setelah konfirmasi order, MSCmenyampaikan Contract Agreeement antaraPT IAPMO Group Indonesia dan klien untukditandatangani

MSC FRM-IAPMO-01Perjanjian sertifikasi &pengujian

2 DeterminasiPenugasanAuditor

Penugasan auditor dilakukan saat tinjauanpermohonan dan diinput dalam ICMD(IAPMO Certification Database) dilakukanoleh MSC sesuai dengan lingkup auditoryang telah diperoleh melalui kelulusantertulis.

Kontak dengan auditor dibantu oleh MSC.

MSC ICMD (IAPMOCertification Database)

Sertifikasi AwalPenjadwalanaudit tahap 1dan tahap 2

Penjadwalan audit dilakukan oleh MSC.Kontak dengan klien dibantu oleh MSC.Jadwal audit dan program audit tahap 1disampaikan kepada klien dan disetujui olehklien.

MSC a. FRM-IAPMO-22Audit SchedullingConfirmation

b. FRM-IAPMO-07Jadwal audit




of 27


c. FRM-IAPMO-19Program audit

Audit tahap 1 Audit tahap 1 dilaksanakan di lokasi kliensesuai dengan durasi audit yang telahditetapkan.

Pada tahap ini auditor kepala akanmembandingkan manajemen kualitas kliendengan persyaratan standar / spesifikasiSistem Manajemen yang berlaku.

Menentukan tingkat efektivitas implementasidan memutuskan kompatibilitas secaratertulis dalam FRM-LSM-07 (Laporan AuditTahap 1).

Pada tahap audit ini, Auditor kepala jugaakan melakukan hal-hal berikut:

• Untuk mengevaluasi lokasi klien dankondisi spesifik lokasi dan untuk melakukandiskusi dengan personel klien untukmenentukan kesiapan untuk audit Tahap 2,ini dapat dilakukan melalui telepon /panggilan konferensi jika audit Tahap 1dilakukan di luar lokasi.• Untuk meninjau status dan pemahamanklien mengenai persyaratan standar,khususnya berkenaan dengan identifikasikinerja utama atau aspek-aspek penting,proses, tujuan, dan operasi sistemmanajemen, termasuk risiko dan peluangterkait.• Untuk mengumpulkan informasi yangdiperlukan mengenai ruang lingkup sistemmanajemen, proses dan lokasi klien, danaspek terkait hukum dan peraturan dankepatuhan (misalnya kualitas, lingkungan,aspek hukum dari operasi klien, risiko terkait,dll.).• Untuk meninjau alokasi sumber daya untukaudit Tahap 2 dan setuju dengan kliententang perincian audit Tahap 2,• Untuk memberikan fokus padaperencanaan audit Tahap 2 denganmemperoleh pemahaman yang memadaitentang sistem manajemen klien dan operasilokasi dalam konteks kemungkinan aspekpenting,• Untuk mengevaluasi apakah audit internaldan tinjauan manajemen sedang

AuditorMSCGMKlien

a. FRM-IAPMO-22AuditSchedullingConfirmation



d. FRM-IAPMO-02Attendance List

e. FRM-LSM-07Stage 1 auditreport

f. FRM-IAPMO-01d Observation& Opportunityfor Improvement

g. FRM-IAPMO-01a NonConformityReport

h. FRM-IAPMO-01b Audit Notes

i. FRM-IAPMO-03Survey

ICMD (IAPMOCertification Database)




of 27


direncanakan dan dilakukan, dan bahwatingkat implementasi sistem manajemenmembuktikan bahwa klien siap untuk auditTahap 2.

Apabila ada temuan saat audit tahap 1, makaklien diminta untuk menyelesaikan temuanterlebih dahulu.Hasil audit tahap 1 ditetapkan melaluitahapan proses tinjauan administrasi oleholeh MSC dan tinjauan teknis oleh GM untukmenentukan apakah dapat dilanjutkan keaudit tahap 2.

Proses keputusan sertifikasi dilakukanmelalui ICMD (IAPMO CertificationDatabase).

Audit tahap 2 Audit tahap 2 dilaksanakan di lokasi kliendan setelah seluruh temuan pada audit tahap1 ditutup.

Jadwal audit harus disampaikan kepada kliensebelum dilakukan audit stage 2 dandisetujui oleh klien.

Jadwal audit harus menunjukkan daftar'proses' yang akan diaudit seperti TanggungJawab Manajemen, Personil, Penjualan, danproses spesifik Klien sebagaimanadiidentifikasi dalam dokumen manual. Selainitu, harus juga menunjukkan persyaratankhusus untuk diaudit selama audit prosessistem itu, dan harus mencakup persyarataninteraktif dari klausa lain. Jadwal audit harusdisesuaikan dengan organisasi sistem kliensehingga dalam satu kunjungan ke areaproses semua persyaratan yang berkaitandengan proses itu dapat dievaluasi.

Saat menyusun jadwal audit, auditor kepalaakan memastikan bahwa hal-hal berikutdibahas selama fase audit ini:• Informasi dan bukti tentang kesesuaiandengan semua persyaratan standar sistemmanajemen yang berlaku atau dokumennormatif lainnya,• Pemantauan, pengukuran, pelaporan, danpeninjauan kinerja terhadap sasaran dansasaran kinerja utama (konsisten denganharapan dalam standar sistem manajemenyang berlaku atau dokumen normatif lainnya,risiko dan peluang terkait),

AuditorMSCGMKlien

a. FRM-IAPMO-22Audit SchedullingConfirmation




e. FRM-IAPMO-08Laporan auditTahap 2

f. FRM-IAPMO-01dObservation &Opportunity forImprovement

g. FRM-IAPMO-01aNon ConformityReport

h. FRM-IAPMO-01bAudit Notes






of 27


• Sistem dan kinerja manajemen kliensehubungan dengan kepatuhan hukum,• Kontrol operasional proses klien,• Audit internal dan tinjauan manajemen,• Tanggung jawab manajemen untukkebijakan klien,• Keterkaitan antara persyaratan normatif,kebijakan, sasaran kinerja, dan target(konsisten dengan harapan dalam standarsistem manajemen yang berlaku ataudokumen normatif lainnya), segalapersyaratan hukum, tanggung jawab,kompetensi personel yang berlaku. Operasi,prosedur, data kinerja, dan temuan sertakesimpulan audit internal.

Persyaratan yang diaudit saat audit tahap 2harus mencakup secara klausul keseluruhandari ISO 9001, ISO 14001 dan ISO 45001.

Auditor kepala akan meninjau laporan Tahap1 Laporan Audit dengan tim audit jikadiperlukan.

Administrasi audit tahap 2 dilakukansebagaimana dalam ISO 19011 mulai dariopening meeting s/d closing meeting

Temuan audit tahap 2 harus ditutup dandilengkapi dengan bukti tindakan perbaikanuntuk koreksi dan tindakan korektif-nya.

Hasil audit tahap 2 ditetapkan melaluitahapan proses tinjauan administrasi oleholeh MSC dan tinjauan teknis oleh GM untukmenentukan apakah dapat dilanjutkan keaudit tahap 2.

Proses keputusan sertifikasi dilakukanmelalui ICMD (IAPMO CertificationDatabase).

KategorisasiTemuan

Berikut ini definisi dari temuan negatif:1. Observation & Opportunity for

Improvement (OFI) -Observasi adalah Pernyataanterdokumentasi yang teridentifikasisebagai peluang perbaikan tetapi bukanrekomendasi yang sifatnya spesifik.Observasi harus ditindaklanjuti denganaction plan.

Auditor a. FRM-IAPMO-01dObservation &Opportunity forImprovement

b. FRM-IAPMO-01aNon ConformityReport




of 27


Opportunity for Improvement (OFI)adalah pernyataan terdokumentasisebagai kelemahan yang membutuhkanperbaikan dikemudian hari. Opportunityfor Improvement (OFI)tidak diperlukan adanya action plan,namun akan dilakukan pengecekan padatahun berikutnya.

2. Non Conformity (NC) – ketiadaan ataukesalahan dalam penerapan ataupemeliharaan satu atau lebih persyaratansistem manajemen atauketidakkonsistenan pada penerapanpersyaratan sistem manajemen. NCharus dilengkapi dengan bukti koreksidan tindakan korektif.

Follow up hasilaudit

Seluruh temuan audit harus ditindaklanjutioleh klien dan dilengkapi dengan bukti darikoreksi dan tindakan korektif.Temuan audit terdiri dari:- Temuan positif- Temuan negatif:

OFI (Opportunity for Improvement) –tidak diperlukan action planObservation – diperlukan action planNon Conformity – perlu bukti koreksidan tindakan korektif dan harusditindaklanjuti maksimal dalam waktu2 (dua) bulan

Auditor harus melakukan verifikasi atas buktitindakan perbaikan yang disampaikan olehklien sampai tindakan perbaikan dinyatakanmemenuhi dan ditutup.

AuditorKlien

a. FRM-IAPMO-01dObservation &Opportunity forImprovement

b. FRM-IAPMO-01aNon ConformityReport

3. Atestasi (Keputusan Sertifikasi)Admin Review MSC melakukan pengecekan setiap 2

minggu sekali pada ICMD untuk setiap audityang telah dilaksanakan.

MSC menyampaikan reminder kepadaauditor 2 bulan setelah audit (mengikutibatas akhir masa penyampaian NC), auditormelakukan upload seluruh dokumen auditpaling lambat 5 (lima) hari kerja setelahreminder.

Setelah seluruh dokumen diupload, MSCmelakukan admin review.

Admin review dilakukan untuk melihatkelengkapan dokumen audit dan kebenaraninformasi yang ada dalam dokumen audit

AuditorMSC





of 27


misalnya ruang lingkup klien, kesesuaianjadwal audit dengan durasi audit, dll.

Apabila ada informasi yang tidak sesuaidalam proses admin review, MSC dapatmeminta perbaikan dari auditor melalui menu“return to auditor” pada ICMD.

Technical review Setelah admin review dinyatakan memenuhi.Proses dilanjutkan pada technical review.

Technical review dilakukan oleh GM.Technical review merupakan prosespengambilan keputusan dilakukan denganmelihat konten dari laporan audit, buktitindakan perbaikan dan hasil verifikasiauditor terhadap tindakan perbaikantersebut.

Apabila ada informasi yang tidak sesuaidalam proses technical review, GM dapatmeminta perbaikan dari auditor melalui menu“return to auditor” pada ICMD.

GMAuditor


Printing requestuntuk sertifikat

Keputusan sertifikasi dilakukan setelahtechnical review dinyatakan memenuhi.

Pencetakan sertifikat dilakukan berdasarkaninformasi yang diperoleh dari “printingrequest” yang dikonfirmasi oleh auditor yangditugaskan saat audit lapangan. Printingrequest ini harus ditandatangani oleh klien.

Auditor FRM-IAPMO-18Certificate PrintingRequest

Validasi sertifikat Sertifikat berlaku selama 3 tahun.Setiap tahun akan dilaksanakan survailenaudit. Survailen pertama dilaksanakan 12(dua belas) bulan dari tanggal sertifikat.

Setiap sertifikat yang terbit akandidokumentasikan di dalam ICMD (IAPMOCertification Database)

MSC ICMD (IAPMOCertification Database)

4 Pemeliharaan sertifikasi (Survailen)Survailen Survailen audit dalam 1 siklus sertifikasi

dilaksanakan selama 2 (dua) kali.

Survailen dilaksanakan minimal 1 kalidalam setahun. Batas waktu untukpelaksanaan survailen pertama adalahmaksimal 12 bulan dari tanggal sertifikatditerbitkan tanpa toleransi. Untuksurvailen berikutnya dilaksanakanmaksimal 24 bulan dengan toleransi ±3bulan dari tanggal sertifikat diterbitkan.

Persiapan dan pelaksanaan survailenaudit sama dengan persiapan dan

AuditorMSCGMKlien

a. FRM-IAPMO-22Audit SchedullingConfirmation




e. FRM-IAPMO-20Laporan auditsurvailen - Re-sertifikasi




of 27


pelaksanaan audit dalam rangkasertifikasi awal.

PT IAPMO Group Indonesia mengirimkansurat pemberitahuan survailen kepadaklien maksimal 1 bulan sebelum bataswaktu yang ditetapkan. Untuk survailenpertama, apabila sampai batas waktumaksimal 12 bulan dari tanggal sertifikatditerbitkan survailen belum dilakukan,maka surat pembekuan sertifikat harusditerbitkan dan dikirim ke klien. Untuksurvailen kedua, apabila lewat dari batastoleransi lebih 3 bulan dari batas waktuyang ditetapkan (24 bulan dari sertifikatditerbitkan) belum dilakukan survailenmaka surat pembekuan sertifikat harusditerbitkan dan dikirim ke klien.Pembekuan sertifikat berlaku selama 6bulan, apabila masa pembekuan sertifikattelah habis dan belum dilakukansurvailen maka surat pencabutansertifikat harus diterbitkan dan dikirim keklien.

Proses yang dilaksanakan sebelum auditlapangan dalam rangka survailen sesuaidengan saat initial audit (tahap 2), hanyatidak ada audit tahap 1).

Program survailen telah tercantum dalamICMD (IAPMO Certification Database)

Durasi dari survailen audit adalah 1/3 daridurasi initial audit.

Persyaratan yang diaudit saat survailen tidakdilakukan secara keseluruhan namun klausul7, 8, 9 dan 10 dari ISO 9001, ISO 14001 danISO 45001 harus selalu diaudit termasukpenggunaan logo badan sertifikasi danbadan akreditasi. Konfirmasi ruang lingkupsertifikasi juga dilakukan saat survailen.Perubahan ruang lingkup sertifikasi dapatmerevisi sertifikat yang telah diterbitkan.

PT IAPMO Group Indonesia akan memeriksahal berikut dan mewawancarai manajemenyang bertanggung jawab:• Efektivitas sistem manajemen berkenaandengan pencapaian tujuan organisasi dan

f. FRM-IAPMO-01dObservation &Opportunity forImprovement

g. FRM-IAPMO-01aNon ConformityReport

h. FRM-IAPMO-01bAudit Notes






of 27


pengendalian operasional yangberkelanjutan;• Prosedur yang berfungsi untuk memberitahu manajemen tentang segalapelanggaran;• Kemajuan kegiatan yang direncanakanyang bertujuan untuk meningkatkan kinerjasistem secara berkelanjutan;• Audit Internal dan tinjauan manajemen,termasuk tindak lanjut oleh manajemen• Penggunaan merek dan / atau referensi lainuntuk sertifikasi;• Meninjau perubahan apa pun dalam sistemmanajemen organisasi;• Rekaman banding, pengaduan danperselisihan diajukan ke PT IAPMO GroupIndonesia, dan ketika kegagalan untukmemenuhi persyaratan registrasidiungkapkan, bahwa organisasi telahmenyelidiki sistem dan prosedurnya sendiridan mengambil tindakan korektif yangsesuai;• Verifikasi bahwa setiap ketidaksesuaianyang didokumentasikan selama auditsebelumnya telah dilaksanakan sepenuhnyadan prosesnya efektif.

Pelaksanaan audit gabungan antarasurvailen 2 dan resertifikasi diperbolehkan.Namun dengan catatan klien tersebut dalamtahap masa pembekuan survailen 2. Hal iniakan mempermudah klien dalam efisiensiwaktu audit. Perhitungan man days auditgabungan ini dihitung 2/3 dari total mandays.

KeputusanPemeliharaan

Keputusan sertifikasi untuk pemeliharaandilakukan melalui 2 (dua) tahap yaitu adminreview dan technical review.

Keputusan sertifikasi berupa status sertifikasidapat dipertahankan.

Keputusan pemeliharaan didokumentasikandalam ICMD (IAPMO Certification Database)

MSCGM


5 ResertifikasiAudit Audit resertifikasi dilakukan dalam rangka

pembaharuan status sertifikasi.

Audit resertifikasi dapat dilakukan tanpa audittahap 1 apabila tidak ada perubahan besardalam organisasi seperti dokumentasi,

AuditorMSCGMKlien

a. FRM-IAPMO-22AuditSchedullingConfirmation





of 27


struktur organisasi, ruang lingkup, revisistandar.

Audit resertifikasi dijadwalkan dan dilakukandi situs klien setiap 3 tahun sekali atausebelum berakhirnya sertifikat. Semuaklausul standar / spesifikasi dalam ISO 9001,ISO 14001 dan ISO 45001 harus diverifikasiselama audit ini.

Tim audit akan memeriksa hal berikut danmewawancarai manajemen yangbertanggung jawab:• Meninjau perubahan apa pun dalam sistemmanajemen organisasi; (Catatan: Audit tahap1 mungkin perlu dilakukan jika adaperubahan signifikan pada sistemmanajemen, klien, atau konteks di manasistem manajemen beroperasi (mis.Perubahan pada undang-undang.• Efektivitas sistem manajemen secarakeseluruhan mengingat perubahan internaldan eksternal serta relevansi danpenerapannya yang berkelanjutan terhadapruang lingkup sertifikasi;• Demonstrasi komitmen untukmempertahankan efektivitas danpeningkatan sistem manajemen untukmeningkatkan kinerja secara keseluruhan;• Efektivitas operasi sistem manajementerkait dengan pencapaian tujuan dankebijakan organisasi, termasuk kontroloperasional yang berkelanjutan;• Prosedur yang berfungsi untuk memberitahu manajemen tentang segalapelanggaran;• Kemajuan kegiatan yang direncanakanyang bertujuan untuk meningkatkan kinerjasistem secara berkelanjutan;• Audit Internal dan tinjauan manajemen,termasuk tindak lanjut oleh manajemen• Penggunaan merek dan / atau referensi lainuntuk sertifikasi;• Catatan banding, pengaduan, danperselisihan diajukan ke PT IAPMO GROUPINDONESIA, dan ketika kegagalan untukmemenuhi persyaratan registrasidiungkapkan, bahwa organisasi telahmenyelidiki sistem dan prosedurnya sendiridan mengambil tindakan korektif yangsesuai;• Verifikasi bahwa setiap ketidaksesuaianyang sebelumnya diungkapkan telah diatasi


d. FFRM-IAPMO-02 AttendanceList

e. FRM-IAPMO-20Laporan auditsurvailen - Re-sertifikasi

f. FRM-IAPMO-01d Observation& Opportunityfor Improvement

g. FRM-IAPMO-01a NonConformityReport

h. FRM-IAPMO-01b Audit Notes






of 27


dengan cara yang memuaskan danefektivitasnya telah diverifikasi.• Tinjauan kinerja sistem manajemen selamaperiode sertifikasi (selama 3 tahun terakhir -Laporan Kinerja Masa Lalu).

Durasi audit dalam rangka resertifikasiadalah 2/3 dari durasi initial audit.

Persyaratan audit yang diaudit dalam rangkaresertifikasi mencakup seluruh persyaratanseperti saat initial sertifikasi. Konfirmasiruang lingkup sertifikasi juga dilakukan saataudit resertifikasi. Perubahan ruang lingkupsertifikasi dapat merevisi sertifikat yang telahditerbitkan.

Audit resertifikasi harus dapatmenggambarkan keefektifan dari penerapansistem manajemen dalam 3 tahun terakhir.

Program re-sertifikasi telah tercantum dalamICMD (IAPMO Certification Database).

Keputusanresertifikasi

Keputusan resertifikasi dilakukan melalui 2(dua) tahap review yaitu admin review dantechnical review.

Keputusan resertifikasi berupa pemberiankembali status sertifikasi kepada klien danmasa sertifikasi dilanjutkan untuk 3 tahunberikutnya.

Keputusan resertifikasi didokumentasikandalam ICMD (IAPMO Certification Database)

MSCGM


6 Lain-laina. Audit

IntegrasiAudit integrasi dilakukan apabila klien yangdiaudit menerapkan sistem manajementerintegrasi (mis. ISO 9001, ISO 14001 danISO 45001) dengan dokumentasi sistemmanajemen yang sama.

Durasi audit integrasi dilakukan sesuaikaidah yang ada pada IAF MD 11:2019.Justifikasi penambahan ataupunpengurangan durasi audit didokumentasikansaat tinjauan permohonan.

Pelaksanaan audit integrasi dilakukan secarakeseluruhan tidak terpecah-pecah, sehinggadurasi auditnya nanti adalah total durasi auditdari sistem manajemen yang diintegrasikan.

MSCGMAuditor




of 27


Auditor yang ditugaskan untuk melakukanaudit integrasi harus memiliki kualifikasisistem manajemen yang diintegrasikan.Apabila ada 1 auditor yang tidak memilikikualifikasi maka jumlah mandaysnya tidakdapat diperhitungkan.

Laporan audit integrasi harusmenggambarkan penerapan dari sistemmanajemen yang diintegrasikan.

b. Multi lokasi Audit multi lokasi dilakukan apabila jumlahlokasi lebih dari satu.

Kaidah audit multi lokasi mengikuti IAF MD 1.Justifikasi durasi audit untuk penambahanatau pengurangannya dilakukan saattinjauan permohonan.

Laporan audit multi lokasi harus dapatmenggambarkan implementasi persyaratansistem manajemen di setiap lokasi.

Lokasi yang disertifikasi akan dinyatakandalam Lampiran dari Sertifikat. Lokasi KantorUtama akan tercantum pada “Bagian Utama”dari sertifikat.

Organisasi multi-lokasi didefinisikan sebagaiorganisasi yang memiliki fungsi sentral yangdiidentifikasi (kantor pusat / kantor pusat) dimana kegiatan direncanakan, dikendalikan,dan dikelola dengan jaringan kantor ataucabang lokal (situs) di mana kegiatan yangdirencanakan dilaksanakan secara penuhatau sebagian di luar.

Tidak semua organisasi yang memenuhidefinisi organisasi multi-lokasi akanmemenuhi syarat untuk pengambilansampel. Pengambilan sampel diperbolehkanuntuk sebagian besar standar. Keputusanyang terkait dengan pengambilan sampellokasi juga didasarkan pada:• ruang lingkup sektor dengan risiko dankompleksitas kegiatan,• ukuran lokasi yang memenuhi syarat,• Variasi dalam implementasi ISO 9001/ISO14001/ISO 45001 di lokasi sepertipenggunaan rencana mutu diberbagaikegiatan atau sistem kontrak / peraturan.

MSCGMAuditor




of 27


• Penggunaan lokasi sementara yangdioperasikan untuk kegiatan organisasi

Organisasi harus memenuhi kriteriapertimbangan berikut untuk audit multi-lokasiyaitu :a. Semua lokasi harus memiliki hubungan

hukum atau kontrak dengan kantorpusat, patuh pada standar ISO9001/ISO 14001/ISO 45001 yangdidirikan secara terpusat, dan diawasiterus-menerus oleh kantor pusat.

b. Kantor pusat berhak untuk menerapkantindakan korektif di lokasi mana pun.Apabila diperlukan, hal ini harusditetapkan dalam kontrak antara kantorpusat dan lokasi tambahan.

c. Produk / layanan yang disediakan olehmasing-masing lokasi harus secarasubstansial sama dan harus diproduksisecara fundamental sesuai denganmetode dan prosedur yang sama.

d. Sistem ISO 9001/ISO 14001/ISO 45001harus diadministrasikan secara terpusatdi bawah pengawasan melalui tinjauanmanajemen pusat.

e. Rekaman yang menunjukkan bahwakantor pusat telah menetapkan ISO9001/ISO 14001/ISO 45001 sesuaidengan standar penilaian dan bahwaseluruh organisasi yang memenuhipersyaratan standar harus tersediauntuk verifikasi. Ini harus mencakuppertimbangan peraturan terkait. Tetapitidak terbatas pada; perubahan sistemyang terdokumentasi, tinjauanmanajemen, keluhan, evaluasi tindakankorektif, perencanaan audit internal danevaluasi hasil audit.

f. Kantor Pusat dan semua lokasi patuhpada program audit internal organisasi.Sebelum sertifikasi / pendaftaran,organisasi harus melakukan auditinternal di kantor pusat dan semualokasi.

g. Kantor pusat harus dapat menunjukkankemampuannya untuk mengumpulkandan menganalisis data dari semua situsdan memiliki wewenang untuk memulai




of 27


perubahan organisasi jika / ketikadiperlukan.

PT IAPMO Group Indonesia harusmemberikan informasi kepada organisasitentang kriteria mengenai audit multi-lokasi,sebelum memulai audit dilaksanakan.Persetujuan untuk pengambilan sampel audittidak akan dilanjutkan jika ada persyaratanyang tidak terpenuhi.

Pada proses peninjauan permohonan PTIAPMO Group Indonesia harusmengidentifikasi kompleksitas dan skalakegiatan yang dicakup oleh standar sistemmanajemen mutu untuk sertifikasi dan setiapperbedaan antara lokasi sebagai dasar untukmenentukan tingkat pengambilan sampel.

PT IAPMO Group Indonesia akanmengidentifikasi individu dalam organisasiyang merupakan kontak / mitra kontrak untukpelaksanaan sertifikasi.

Informasi harus disediakan oleh organisasiuntuk mendukung kegiatan peninjauan PTIAPMO Group Indonesia untuk menentukanjenis produk / proses yang dihasilkan sesuaidengan prosedur / metode yang sama disetiap lokasi. Rekaman dapat mencakup dantidak terbatas pada: Tinjauan Manajemen,Audit Internal, Manual Mutu, Interaksi prosesSMM, Bagan Organisasi, situs weborganisasi, dan indikator kinerja utamalainnya.

Jika semua lokasi dari organisasi tidak siapuntuk untuk sertifikasi, organisasi akandiharuskan untuk memberitahu PT IAPMOGroup Indonesia terlebih dahulu mengenailokasi yang akan dimasukkan dalampengajuan sertifikasi.

c. Transfersertifikasi

Transfer sertifikasi dilakukan apabila calonklien telah memiliki sertifikat sistemmanajemen dari Lembaga sertifikasi lainnyayang telah berlogo IAF/MLA.

AuditorKlienMSCGM


FRM-LSM-27 Rev.00Laporan TinjauanTransfer SertifikasiLSMM




of 27


Sertifikat yang dapat ditransfer adalahsertifikat yang masih dinyatakan aktif, bukandibekukan.

Transfer sertifikasi didefinisikan sebagaipengakuan terhadap sertifikasi sistemmanajemen yang ada dan valid, yangdiberikan oleh satu lembaga sertifikasiterakreditasi ke lembaga sertifikasiterakreditasi lainnya.

Kelayakan Sertifikasi untuk Transfer, antaralain :a. Hanya sertifikasi yang dicakup oleh

akreditasi IAF atau penanda tanganMLA Regional pada level 3 dan apabilalevel 4 dan 5 yang berlaku memenuhisyarat untuk ditransfer. Organisasi yangmemiliki sertifikasi yang tidak tercakupoleh akreditasi tersebut akandiperlakukan sebagai klien baru.

b. Hanya sertifikasi terakreditasi yang sahyang akan ditransfer. Sertifikasi yangdiketahui ditangguhkan tidak akanditerima untuk dipindahkan.

c. Dalam kasus di mana sertifikasi telahdiberikan oleh lembaga sertifikasi yangtelah menghentikan perdagangan atauyang akreditasinya telah kedaluwarsa,ditangguhkan atau ditarik, transferharus diselesaikan dalam waktu 6 bulanatau pada saat berakhirnya sertifikasiyang mana yang lebih cepat. Dalamkasus seperti itu, PT IAPMO GroupIndonesia harus memberi informasi kebadan akreditasi yang telahmenerbitkan sertifikasi sebelumnyasebelum transfer dilaksanakan.

Tinjauan pre-transfera.

PT. IAPMO GROUP INDONESIA harusmemiliki proses untuk memperoleh informasiyang cukup untuk mengambil keputusantentang sertifikasi dan menginformasikanklien pemindahan proses. Informasi iniminimal mencakup pengaturan mengenaisiklus sertifikasi.

PT. IAPMO GROUP INDONESIA harusmelakukan peninjauan terhadap sertifikasidari klien yang mentransfer. Tinjauan iniharus dilakukan melalui tinjauan




of 27


dokumentasi dan jika diidentifikasisebagaimana diperlukan oleh tinjauan ini,misalnya ada ketidaksesuaian utama yangluar biasa, harus mencakup kunjungan pra-transfer ke klien yang mentransfer untukmengkonfirmasi validitas sertifikasi.Kunjungan pra-transfer ini bukan merupakanaudit.

PT. IAPMO GROUP INDONESIA harusmenentukan kriteria kompetensi untukpersonel yang terlibat dalam tinjauan pra-transfer. Tinjauan dapat dilakukan oleh satuatau lebih orang. Individu atau kelompokyang melakukan kunjungan pra-transferharus memiliki kompetensi yang samadengan yang diperlukan untuk tim audit yangsesuai dengan ruang lingkup sertifikasi yangditinjau.

Tinjauan harus mencakup aspek-aspekberikut sebagai minimum dan ulasan dantemuan-temuannya harus sepenuhnyadidokumentasikan:i. konfirmasi bahwa sertifikasi klien berada

dalam ruang lingkup terakreditasi darilembaga sertifikasi yang menerbitkan danmenerima;

ii. konfirmasi bahwa ruang lingkupterakreditasi lembaga sertifikasi yangdikeluarkan jatuh dalam ruang lingkupbadan akreditasi MLA-nya;

iii. alasan untuk transfer sertifikasi;iv. bahwa organisasi yang ingin mentransfer

sertifikasi memiliki sertifikasi terakreditasiyang valid;

v. sertifikasi awal atau laporan auditsertifikasi ulang terbaru, dan laporanpengawasan terkini; status semuaketidaksesuaian luar biasa yang mungkintimbul darinya dan dokumentasi relevanlainnya yang tersedia terkait prosessertifikasi. Jika laporan audit ini tidaktersedia atau jika audit pengawasan atauaudit sertifikasi ulang belum selesaiseperti yang dipersyaratkan oleh programaudit lembaga sertifikasi, maka organisasiharus diperlakukan sebagai klien baru;

vi. keluhan yang diterima dan tindakandiambil;

vii. pertimbangan yang relevan untukmenetapkan rencana audit dan program




of 27


audit. Program audit yang dibentuk olehlembaga sertifikasi yang diterbitkan harusditinjau jika tersedia.

viii. Tidak ada keterlibatan saat ini oleh calonklien transfer dengan badan pengawasyang relevan dengan ruang lingkupsertifikasi sehubungan dengan kepatuhanhukum.

b. Keputusan kegiatan transfer sertifikasidapat dilakukan atau tidak berdasarkanhasil tinjauan pre-transfer denganmempertimbangkan klausul 5.2.4 point is/d viii. Laporan tinjauan pre-transferdidokumentasikan dalam FRM-LSM-27.

5.6.

Transfer sertifikasiSesuai dengan pasal 9.5.2 dari ISO / IEC17021-1: 2015, lembaga sertifikasi yangmenerima tidak akan mengeluarkansertifikasi kepada klien pemindahan sampai:i. telah memverifikasi pelaksanaan koreksi

dan tindakan korektif sehubungandengan semua ketidaksesuaian major

ii. telah menerima rencana klien transferuntuk koreksi dan tindakan korektif untuksemua ketidaksesuaian minor yang luarbiasa.

c. Apabila tinjauan pra-transfer (tinjauandokumen dan / atau kunjungan pra-transfer) mengidentifikasi masalah yangmencegah penyelesaian transfer atautimbulnya keraguan, lembaga sertifikasiyang menerima harus memperlakukanklien yang mentransfer sebagai klienbaru. Pembenaran untuk tindakan iniharus dijelaskan kepada klien transferdan harus didokumentasikan oleh PT.IAPMO GROUP INDONESIA dan catatandipelihara.

d. Proses pengambilan keputusan sertifikasinormal sesuai dengan pasal 9.5 ISO /IEC 17021-1: 2015 harus diikuti termasukbahwa personel yang membuatkeputusan sertifikasi berbeda dari merekayang melakukan tinjauan pra-transfer.

e. Jika tidak ada masalah yang diidentifikasioleh tinjauan pra-transfer, siklussertifikasi harus didasarkan pada siklussertifikasi sebelumnya dan PT. IAPMOGROUP INDONESIA harus membuat




of 27


program audit selama sisa siklussertifikasi. Tanggal sertifikasi awalorganisasi pada dokumen sertifikasidapat digunakan dengan indikasi bahwaorganisasi tersebut disertifikasi olehlembaga sertifikasi yang berbedasebelum tanggal tertentu

f. Jika lembaga sertifikasi penerima harusmemperlakukan klien sebagai klien barusebagai hasil dari tinjauan pra-transfer,siklus sertifikasi harus dimulai dengankeputusan sertifikasi.

g.h. Lembaga sertifikasi penerima harus

mengambil keputusan tentang sertifikasisebelum audit surveilance atau sertifikasiulang dimulai.

Komunikasi antara PT IAPMO GROUPINDONESIA dan LS sebelumnya

i.a. Kerjasama antara lembaga sertifikasi

yang menerbitkan merupakan hal yangpenting untuk proses transfer yang efektifdan integritas sertifikasi.

i. Saat diminta, lembaga sertifikasi yangmenerbitkan harus menyediakan seluruhdokumen dan informasi yang diperlukanoleh PT IAPMO Group Indonesia . Jikabelum memungkinkan untukberkomunikasi dengan lembagasertifikasi yang mengeluarkan sertifikasiawal, PT IAPMO Group Indonesia harusmencatat alasannya dan melakukansegala upaya untuk memperolehinformasi yang diperlukan dari sumberlain.

ii.b. Klien pemindah sertifikasi harus memberi

wewenang bahwa lembaga sertifikasiyang mengeluarkan sertifikasi awalmemberikan informasi yang dicari olehPT IAPMO Group Indonesia. Lembagasertifikasi yang mengeluarkan sertifikasiawal tidak akan menangguhkan ataumenarik sertifikasi organisasi setelahpemberitahuan bahwa organisasitersebut mentransfer ke PT IAPMO




of 27


Group Indonesia jika klien terusmemenuhi persyaratan sertifikasi.

c. PT. IAPMO GROUP INDONESIA dan /atau klien transfer harus menghubungibadan akreditasi yang mengakreditasilembaga sertifikasi penerbit tempatlembaga sertifikasi penerbit jika :i. belum memberikan informasi yang

diminta kepada lembaga sertifikasipenerima, atau

ii. menangguhkan atau menariksertifikasi klien pemindahan tanpaalasan

i. Setelah PT. IAPMO GROUP INDONESIAtelah menerbitkan sertifikasi, PT. IAPMOGROUP INDONESIA harusmenginformasikan Lembaga sertifikasipenerbit.

Keputusan transfer sertifikasididokumentasikan dalam ICMD (IAPMOCertification Database)

d. Penentuanhari audit

Penentuan waktu audit ditentukan dalambeberapa kategori berbeda, seperti:a) Sistem Manajemen Mutu (SMM)b) Sistem Manajemen Lingkungan (EMS)c) Sistem Manajemen Kesehatan &Keselamatan Kerja (OHSMS)d) Sistem Manajemen Integrasi (IMS)

Pada dasarnya dalam menentukan waktuaudit, kami mempertimbangkan aspek-aspekberikut:a) persyaratan standar sistem manajemenyang relevan;b) kompleksitas klien dan sistemmanajemennya;c) konteks teknologi dan peraturan;d) setiap outsourcing kegiatan apa pun yangtermasuk dalam ruang lingkup sistemmanajemen;e) hasil audit sebelumnya;f) ukuran dan jumlah situs, lokasigeografisnya, dan pertimbangan multi-situs;g) risiko yang terkait dengan produk, proses,atau aktivitas organisasi;h) apakah audit digabungkan, bersama atauterintegrasi.




of 27


Penentuan waktu audit awal untuk auditQMS adalah sebagai berikut:

a. Waktu audit awal, (Tahap 1 dan Tahap2 digabungkan), didasarkan padajumlah total personil efektif berdasarkanIAF MD 5: 2019 dan ditentukan denganmerujuk Tabel QMS 1 Lampiran A IAFMD 5: 2019 Durasi yang ditunjukkanakan menjadi titik awal untukpersyaratan waktu audit. Waktuperjalanan tidak akan dihitung sebagaiwaktu audit.

b. Penyesuaian waktu audit awal dapatdilakukan dengan menambah ataumengurangi waktu audit dan harusmengikuti persyaratan Bagian 4 daridokumen wajib IAF MD 5: 2019.Terlepas dari justifikasi untukpengurangan waktu audit, pengurangantidak dapat melebihi 30% daripenentuan durasi awal audit awalsesuai dengan IAF MD 5:2019 bagian3.9. Faktor-faktor untuk penyesuaianuntuk kenaikan atau penurunan durasiaudit dapat ditemukan di bagian 8 IAFMD 5: 2019.

c. Faktor-faktor untuk mengurangi ataumenambah waktu audit harusdidokumentasikan dan dicatat.CONTOH: Sebuah perusahaan dengan80 karyawan efektif yang menggunakan7.3 Desain dan Pengembangan sebagaipengecualian yang dapat diterima akandimulai dengan waktu audit awal 6 hari.Pengurangan 20% karena pengecualianakan menurunkan jumlah hari menjadi4,8. Kebijakan IAPMO adalah untukpembulatan ke atas hingga ½ hariterdekat menghasilkan waktu audit awal5 hari untuk Tahap 1 dan Tahap 2.

Contoh lain : Untuk hasil 5.3 man days,maka menjadi 5.5 man days. Untukhasil 5.2 man days, maka menjadi 5man days.

Penentuan waktu audit awal untuk audit EMSadalah sebagai berikut:a. Waktu audit awal, (Tahap 1 dan Tahap

2 digabungkan), didasarkan pada




of 27


jumlah total personel efektif dankompleksitas EMS sebagaimanaditentukan oleh Tabel EMS 1 LampiranB IAF MD 5: 2019. Contoh hubunganantara sektor bisnis dan kompleksitasEMS dapat ditemukan pada Tabel EMS2 dari IAF MD 5: 2019.

b. Penyesuaian waktu audit awal dapatdilakukan dengan menambah ataumengurangi waktu audit dan harusmengikuti persyaratan Bagian 4 daridokumen wajib IAF MD 5: 2015.Terlepas dari justifikasi untukpengurangan waktu audit, pengurangantidak dapat melebihi 30% daripenentuan durasi awal audit awalsesuai dengan IAF MD 5:2019 bagian3.9. Faktor-faktor untuk penyesuaianuntuk kenaikan atau penurunan durasiaudit dapat ditemukan di bagian 8 IAFMD 5: 2019.

c. Faktor-faktor untuk mengurangi ataumenambah waktu audit harusdibenarkan didokumentasikan dandicatat. CONTOH: Perusahaan dengan80 karyawan efektif dengankompleksitas sedang akan mulaidengan waktu audit awal 7 hari.

Penentuan waktu audit awal untuk auditOHSMS adalah sebagai berikut:a. Waktu audit awal, (Tahap 1 dan Tahap 2

digabungkan), didasarkan pada jumlahtotal personel efektif dan kompleksitasOHSMS sebagaimana ditentukan olehTabel OH&SMS 1 dari IAF MD 5:2019.Contoh hubungan antara sektor bisnisdan kompleksitas OHSMS dapatditemukan pada Tabel OH&SMS 2 dariIAF MD 5: 2019.

b. Penyesuaian waktu audit awal dapatdilakukan dengan menambah ataumengurangi waktu audit dan harusmengikuti persyaratan bagian 4 daridokumen wajib IAF MD 5:2019. Terlepasdari justifikasi untuk pengurangan waktuaudit, pengurangan tidak dapat melebihi30% dari penentuan durasi audit awalsesuai dengan IAF MD 5:2019 bagian3.9. Faktor-faktor untuk penyesuaianuntuk kenaikan atau penurunan durasiaudit dapat ditemukan di bagian 8 IAFMD 5:2019.




of 27


c. Faktor-faktor untuk mengurangi ataumenambah waktu audit harusdibenarkan didokumentasikan dandicatat. CONTOH: Perusahaan dengan80 karyawan efektif dengankompleksitas sedang akan mulai denganwaktu audit awal 7 hari.

Waktu audit untuk audit IMS yang mencakupdua atau lebih standar / spesifikasi sistemmanajemen dilakukan sesuai dengan IAFMD 11: 2019.a. Audit IMS dapat menghasilkan

peningkatan waktu, tetapi jika hasilnyaberkurang, maka tidak boleh melebihi20% dari titik awal sebagaimanadijelaskan dalam IAF MD 11: 2019klausa 2.1.5.1b. Untuk perinciantentang berapa banyak penguranganyang dapat diambil, IAF MD 11: 2019Lampiran A1 harus diikuti.

b. Selama audit Tahap 1, tim audit harusmengkonfirmasi tingkat integrasi IMS.Lembaga Sertifikasi harus meninjau danmemodifikasi, bila perlu, durasi audityang didasarkan pada informasi yangdiberikan pada tahap aplikasi.

c. Tingkat integrasi harus dikonfirmasikanulang sepanjang siklus sertifikasi untukmemastikan bahwa jangka waktu audityang ditetapkan masih berlaku.

d. Jika sertifikasi untuk satu atau lebihstandar sistem manajemen atauspesifikasi tunduk pada penangguhan,pengurangan atau penarikan PT IAPMOGROUP INDONESIA akan menyelidikidampak dari ini pada sertifikasiterhadap sertifikasi klien ke standarsistem manajemen lainnya atauspesifikasi.

Persentase Faktor Untuk PenyesuaianWaktu Audit Sistem Manajemen (SMM, EMSdan OH&SMS) sesuai dengan IAF MD 5:2019.

Penambahan waktu audit sistem manajemen:

a) Sulit logistik dengan lebih dari satusitus / bangunan (5%)

b) Diperlukan juru bahasa (5%)




of 27


c) Area besar dengan kepadatankaryawan rendah (5%)

d) Keragaman regulasi yang tinggi(makanan, obat-obatan / produkfarmasi, penerbangan /kedirgantaraan, tenaga nuklir) 10%

e) Aspek lingkungan tidak langsung(10%) hanya untuk EMS

f) Proses dengan kompleksitas tinggi /banyak pekerjaan satu kali (10%)

g) Persyaratan aspek / lisensilingkungan yang luar biasa (10%)hanya EMS

h) Kegiatan yang mengharuskanmengunjungi situs sementara (10%)

i) Fungsi alih daya dan diproses (10%)j) Sensitivitas lingkungan penerima

yang lebih tinggi dibandingkandengan lokasi tipikal untuk sektorindustri (10%) hanya untuk EMS

k) Pandangan pihak-pihak yangberkepentingan (10%)

l) Risiko bahaya ekologis dankonsekuensi, langsung atau tidaklangsung, yang disebabkan olehorganisasi (10%) hanya untuk EMS

m) Kehadiran sementara yang besardari banyak perusahaan (sub)kontraktor dan karyawannya (5%)hanya OH&SMS

n) Anggota masyarakat hadir di situsorganisasi (mis. rumah sakit,angkutan umum) (5%) hanyaOH&SMS

o) Tingkat kecelakaan dan penyakitakibat kerja lebih tinggi dari rata-ratauntuk sektor bisnis. (5%) hanyaOH&SMS

Pengurangan waktu audit sistem manajemen:

a) Pengembangan ProdukPengecualian (hingga 20%)

b) Pengetahuan tentang situs dansistem manajemen tersedia (10%)

c) Kesiapsiagaan klien untuk sertifikasi(10%)

d) Situs kecil dengan kepadatankaryawan yang tinggi (10%)

e) Hanya satu proses umum (layananexp.) (10%) tidak untuk EMS

f) Sistem manajemen yangberkembang baik (10%)




of 27


g) Banyak karyawan melakukan tugasyang sama dan sederhana (10%)

h) Kegiatan umum di semua shift(hanya dengan bukti terdokumentasidari audit internal / eksternalsebelumnya) (10%)

i) Otomatisasi tingkat tinggi (10%)j) Beberapa karyawan yang bekerja di

lapangan (di luar lokasi) (10%)

Penentuan waktu audit multi lokasi mengikutiIAF MD 5:2019 klausul 10.

d. Pencabutan,pembekuandanpenguranganlingkup

PT IAPMO Group Indonesia akan melakukanmembekukan sertifikat, bila :

1. Klien tidak melakukan audit survailenmelebihi batas waktu yangditentukan, yaitu 12 bulan darisertifikat terbit (survailen 1) danlewat dari batas toleransi lebih 3bulan dari batas waktu yangditetapkan (24 bulan dari sertifikatditerbitkan) untuk survailen 2.

2. Ditemukan ketidaksesuaian yangfatal, sehingga tidak memenuhipersyaratan standar yangmempengaruhi efektiftas sistemmanajemen.

3. Klien tidak menolak untukmelakukan audit survailen

PT IAPMO Group Indonesia akan melakukanpencabutan sertifikat, bila :

1. Masa berlaku sertifikat telah habis2. Masa pembekuan sertifikat telah

habis3. Klien memutuskan kerjasama

secara sepihak

PT IAPMO Group Indonesia akan melakukanpengurangan lingkup, bila :

1. Ditemukan ketidaksesuaian yangfatal, sehingga tidak memenuhipersyaratan standar yangmempengaruhi efektiftas sistemmanajemen pada bagian/lingkupyang telah disertifikasi

2.




of 27


e. Programaudit

Program audit untuk 1 (satu) siklus untukklien tersertifikasi harus memenuhipersyaratan seluruh klausul standar dandiimplementasikan dengan baik.

Untuk klien sertifikasi awal, akan dilakukanaudit tahap 1 (dokumentasi) dan tahap 2(implementasi). Klausul yang diaudit adalahseluruh klausul sesuai dengan standar yangdiajukan.

Klien wajib melakukan survailen di tahunpertama dan di tahun ke 2.

Persyaratan yang diaudit saat survailen tidakdilakukan secara keseluruhan namun klausul7, 8, 9 dan 10 dari ISO 9001, ISO 14001 danISO 45001 harus selalu diaudit termasukpenggunaan logo badan sertifikasi danbadan akreditasi. Konfirmasi ruang lingkupsertifikasi juga dilakukan saat survailen.Perubahan ruang lingkup sertifikasi dapatmerevisi sertifikat yang telah diterbitkan.

Klien melakukan re-sertifikasi audit padatahun ke 3. Klausul yang diaudit adalahseluruh klausul sesuai dengan standar yangdiajukan.

Auditor akan membuat jadwal audit danprogram audit sesuai dengan ketentuandiatas.

Auditor FRM-IAPMO-07Jadwal audit

FRM-IAPMO-19Program audit

f. Masatoleransipelaksanaanaudit

Untuk klien sertifikasi yang telahmenandantangani quotation sebelum bataswaktu pelaksanaan audit, maka pelaksanaanaudit diberikan masa toleransi tidak lebih dari3 bulan sejak quotation ditandatangani

g. Remoteaudit

Informasi terkait dengan remote auditmengacu pada PRO-IAPMO-22 (RemoteAudit)

CATATAN PERUBAHAN DAN PENGESAHAN RECORD ......2020/06/16 · RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup...

Documents

Transcript of CATATAN PERUBAHAN DAN PENGESAHAN RECORD ......2020/06/16 · RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup...