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Actualización de la documentación de los Laboratorios Microbiología, teniendo en cuenta los requerimientos establecidos en la norma ISO 17025 y los requisitos del “Control de Documentos”, durante el primer semestre del año 2015.
Profesor: Autor:
Ing. Armando Coello Ing. Yimberly Matos
Caracas, Abril 2015
REPÚBLICA BOLÍVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITECNICA
“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”
COORDINACIÓN DE POSTGRADO
CATEDRA: Calidad de Servicio
INDICE
Contenido Pág
INTRODUCCIÓN 3
CAPITULO I 6
1.1 Formulación del Problema y Justificación 6
1.2 Objetivos 11
CAPITULO II 12
2. Marco Teórico 12
CAPITULO III 29
3. Marco Metodológico 29
CONCLUSIONES 36
RECOMENDACIONES 37
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 40
INTRODUCCIÓN
La presión competitiva para mejorar la calidad de los productos y servicios y la
eficacia de gestión, es claramente uno de los principales factores que inducen a
las organizaciones a buscar prácticas mejores, caminar hacia el ejercicio de
aprender de los mejores, diagnosticar donde se está y hacia donde se quiere ir.
Los laboratorios de microbiología se han convertido en una de las principales
herramientas para las empresas de alimentos, ya que ofrecen un servicio que
permite garantizar que los productos laborados por estas sean seguros e
inocuos para el consumidor.
En efecto, estos laboratorios deben ser reconocidos y competitivos, ofrecer
además de sus servicios, calidad en todos sus procesos; por lo tanto la
adopción de un sistema de calidad les permitirá asegurar y garantizar todas sus
actividades y brindar un valor adicional que será de interés para los clientes.
Estos sistemas de calidad y específicamente la acreditación con la norma
ISO/IEC 17025: 2005, permitirá a los laboratorios demostrar que son
técnicamente competentes y que son capaces de generar resultados
técnicamente válidos.
Para la adopción del sistema de calidad uno de los principales pasos es la
creación y actualización de toda la documentación relacionada con todos los
procesos llevados a cabo por el laboratorio, y en este punto es en donde la
norma ISO/IEC 17025:2005, se convierte en uno de los principales modelos de
apoyo, ya que garantiza que todos los documentos que se van a crear, van a
establecer parámetros de credibilidad, confiabilidad y reconocimiento, e
internamente garantizarán la optimización de los procedimientos, conducirán a
la exactitud de los resultados y las consecuentes mejoras de la relación
costo/beneficio.
Las Normas ISO recomiendan que todo lo concerniente a la documentación
(elaboración, aprobación etc.) debe cumplir con los siguientes requerimientos:
Ser originados y actualizados por personas conocedoras del tema.
Ser revisados periódicamente para tener seguridad de la validez de la
actualización.
Registrar los cambios realizados.
Revisar y aprobar los cambios de los documentos por los mismos
funcionarios u organizaciones que ejecutaron la revisión original o previa.
Aprobar antes de su distribución
Guardar los registros de revisiones de cambios.
Mantener una lista maestra.
Transferir del archivo al archivo central los documentos obsoletos.
Notificar a los usuarios de los cambios.
Seleccionar a los receptores de los Documentos.
Registrar los nombres de las personas y sitios de trabajo que reciben los
documentos.
Lo expuesto anteriormente, sumado a que los laboratorios de Microbiología
presta un servicio de análisis microbiológico relevante para la industria de
alimentos nacional, motivó a actualizar los documentos, teniendo en cuenta los
requerimientos establecidos en la norma ISO/IEC 17025 y los requisitos de
“Control de Documentos” relacionados con los equipos empleados en los
laboratorios microbiológicos, siendo este el objetivo general del presente
trabajo.
Con respecto a la metodología usada se considera bajo la modalidad de
proyecto factible, de acuerdo con el grado de profundidad el proyecto, el nivel
se enmarca dentro de una investigación descriptiva.
El contenido del presente trabajo ha sido estructurado en seis (V)
capítulos, presentados de la siguiente manera:
Capítulo I: Se detalla la definición del proyecto con su planteamiento del
problema, justificación, objetivo general y específicos, alcances y limitaciones
de la investigación.
Capítulo II: Se define el marco teórico con los antecedentes de la
investigación, fundamentos teóricos, términos básicos, bases legales que
muestra las normas y leyes que darán soporte a la realización del proyecto.
Capítulo III: Se precisa el marco metodológico de la investigación que
describe el tipo, nivel, diseño, población, muestra y las técnicas e instrumentos
de recolección de datos, así como las técnicas de análisis e interpretación de
los resultados.
Posteriormente, se presenta las conclusiones y recomendaciones donde
destaca la importancia y beneficios que surgen como resultado del proyecto.
CAPITULO I
1. Formulación del Problema y Justificación
1.1 Planteamiento del Problema:
La acreditación es un proceso que contribuye a la mejora continua de la calidad
de los servicios que prestan los laboratorios, ya que los resultados de las
pruebas realizados por estos inciden de manera directa en las actividades y
procesos económicos de sus clientes al emitir un concepto sobre la calidad de
sus productos o servicios.
Para iniciar el desarrollo de la acreditación se deben tener en cuenta
estándares nacionales, que a su vez, están basados en normas internacionales
como la ISO/IEC 17025: 2005, cuyo propósito es regular todas las áreas de
trabajo y desarrollo dentro un laboratorio.
Dentro del mismo proceso de acreditación uno de los primeros puntos a tener
en cuenta es un sistema de documentación que permita verificar y controlar de
alguna manera el estado y funcionamiento de todos los equipos e instrumentos
de medida que estén relacionados de una manera u otra con los resultados
emitidos por las pruebas y ensayos hechos por el laboratorio, con el fin de
garantizar la confiabilidad y certeza de los mismos.
En la actualidad al parecer la documentación no es relevante para algunas
organizaciones, que la consideran un mal necesario y a la que destinan pocos
recursos y escasa atención; sin embargo hay que tener en cuenta que ésta, es
una fuente de información, que encierra todos los procesos, actividades y
tareas que se realizan, y donde quedan registrados todos las facetas de un ciclo
productivo. Esto conlleva a confirmar que los documentos son determinantes en
una organización., y que además de suministrar evidencias para
investigaciones y procesos legales, ofrecen confianza en la calidad del servicio
y otorgan habilidad para el desarrollo de los procesos. (Brumm, 1999).
La documentación juega un papel muy importante en el desarrollo de todos los
procesos que se llevan a cabo dentro de un laboratorio, pues además de
cumplir funciones específicas en cada área, orientan al personal del
establecimiento en todas las actividades que se deben realizar.
En los laboratorios de Microbiología de Alimentos, se observaron ciertas
debilidades en los documentos y registros, lo cual pudo haber generado
desviaciones en su desempeño, en su competitividad y en la veracidad de sus
resultados.
La documentación referida a equipos no se encuentran ajustados a normativa
ISO ISO/IEC 17025: 2005, en subcláusulas 4.2, referidas al control de
documentos interno.
El personal no conoce claramente el funcionamiento de todos los equipos que
se utilizan en el procesamiento de muestras y actividades adicionales del
laboratorio, pudiendo causar accidentes y alteración en los resultados.
Igualmente, existe ausencia de un espacio físico específico para administrar la
documentación (archivo, mantenimiento, etc.) lo que dificulta entre otros
aspectos, su consulta cuando el personal tenga dudas sobre algún
procedimiento, incertidumbre en los resultados y posibles errores. De igual
manera, se podía generar una pérdida de información vital para el desarrollo
normal de las actividades.
Por lo tanto con este trabajo se quiere dar el primer avance hacia un sistema de
documentación organizado a través de la actualización de la documentación de
los laboratorios Microbiología de Alimentos, teniendo en cuenta los
requerimientos establecidos en la norma ISO 17025 y los requisitos del “Control
de Documentos”, que facilite el proceso de acreditación y en general todos los
procesos del laboratorio que estén relacionados con la manipulación y manejo
de los equipos.
1.2 Justificación:
La adopción de un sistema de gestión de calidad y la acreditación de las
pruebas realizadas por los laboratorios, bajo una norma como la ISO 17025
permite a los mismos garantizar que los ensayos y los resultados que emiten
son seguros y veraces.
Sin embargo en la mayoría de los casos las organizaciones obvian la
importancia de un sistema de documentación bien organizado cuando desean
iniciar un proceso de acreditación o certificación, y por lo tanto destinan a estos
pocos recursos y escasa atención, olvidando que son una fuente de
información, que encierran todos los procesos, actividades y tareas que se
realizan y donde quedan registrados todas las facetas de un ciclo productivo.
En el caso de los laboratorios, la información que encierran los documentos,
garantiza la fiabilidad que tienen los resultados de los análisis, la calidad de sus
servicios, la habilidad de sus profesionales y lo más relevante, la competitividad
frente a los demás laboratorios. Por lo tanto, si existiera una deficiencia en la
documentación, los procesos y sus resultados no serían confiables, poniendo
en entredicho el sistema de calidad del laboratorio y sus productos, colocándolo
en desventaja frente a sus competidores.
Teniendo en cuenta lo anterior y en busca de un proceso de acreditación bajo la
norma ISO17025, para el laboratorio de microbiología, se pretende actualizar
la documentación de los laboratorios Microbiología de Alimentos, teniendo en
cuenta los requerimientos establecidos en la norma ISO 17025, relacionado con
el numeral 5.5, el cual encierra todo lo concerniente al manejo de los equipos
dentro de un laboratorio de ensayos, y los requisitos del “Control de
Documentos”, con el fin de asegurar su optimo funcionamiento de los equipos e
instrumentos de medida, pudiendo así detectar cualquier falla que se presente
con los mismos, para evitar emitir resultados erróneos que puedan perjudicar al
laboratorio y a sus clientes.
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo General:
Actualizar la documentación de los laboratorios Microbiología de Alimentos,
teniendo en cuenta los requerimientos establecidos en la norma ISO/IEC17025
y los requisitos del “Control de Documentos”
1.2.2 Objetivos Específicos:
1. Identificar la documentación de los laboratorios Microbiología, teniendo
en cuenta los requerimientos establecidos en la norma ISO/IEC17025 y
los requisitos del “Control de Documentos”
2. Determinar la documentación de los laboratorios Microbiología, teniendo
en cuenta los requerimientos por los registros (bitácoras de uso diario) de
los equipos e instrumentos de medida del laboratorio.
3. Comparar la documentación de operación implementada por los
laboratorios Microbiología certificados, relacionados con el manejo de los
equipos e instrumentos de medida del laboratorio.
4. Elaborar el manual de manejo de equipos e instrumentos de medida que
se utilizan en el desarrollo diario de los procesos del laboratorio.
5. Capacitar al personal de laboratorio en el diligenciamiento, recolección
de documentos y en el uso de los diferentes manuales para las
actividades que se realizan diariamente en el laboratorio de análisis.
6. Generar un sistema de archivo de los documentos, ágil y seguro,
buscando un espacio dentro de los laboratorios donde se puedan
almacenar, que permita ser consultado cada vez que sea requerido por
el personal.
CAPITULO II
2. Marco Teórico
2.1 Calidad
El concepto de Calidad siempre va a ir en caminado a la satisfacción del cliente,
en razón a que las características de un producto, servicio o proceso, están
orientadas a suplir las necesidades del mismo, en unión de parámetros tales
como: la seguridad que el producto o servicio confieren al cliente, la fiabilidad o
capacidad que tiene el producto o servicio para cumplir las funciones
especificadas, sin fallos y por un período determinado de tiempo.
Koontz, (2014) indica que:
El ser humano desde el principio de los tiempos ha controlado la Calidad de los productos tanto para su consumo, como las herramientas que ha usado para su supervivencia, buscando además la manera de mejorar sus condiciones para satisfacer sus necesidades, lo que encierra el concepto de calidad utilizado actualmente. (p. 10).
“En la década de los Cuarenta, aparece la primera revista de Control de
Calidad: La Industrial Quality Control, y se fundó la American Society of Quality
Control (ASQC) que promueve el Control de Calidad tanto de Productos como
de Servicios mediante diferentes conferencias y publicaciones”. (Koontz, 2014,
p.7).
Cantú, (2015) indica que:
Por otro lado, en Japón nace la UNION DE CIENTIFICOS E INGENIEROS JAPONESES, quienes crean un grupo de investigación y comienzan a capacitar a la gente con cursos de Control de Calidad; así, permitieron la entrada de uno de los exponentes más grande de
la calidad: Edward Deming, quien ayudó a Japón a convertirse en uno de los países líderes en el mercado mundial. (p.20).
Siguiendo el orden de ideas Koontz, (2014) agrega:
En los años 60 y 70, se da un distanciamiento entre el Occidente y Japón en el campo de Calidad, porque el Occidente empieza a implementar el aseguramiento de la Calidad utilizando especialista s y dejando a un lado a los operarios, a diferencia de Japón que involucró a los trabajadores en la tarea de mejoramiento de la Calidad en los denominados Círculos de Control de Calidad. (p.7).
En la década de los 80, el Occidente empieza a concientizarse de la Gestión de
La Calidad, y empieza adoptar ideas y prácticas Japonesas, convertida ya en
una potencia económica mundial. Por esa época América Latina también
implementó Círculos de Calidad, siendo Venezuela uno de los países
encaminados hacia este círculos.
A finales de la década de los 80, aparecen las Normas Internacionales ISO
(Internacional Organization for Standarization) 9000, la cuales son derivadas de
la Norma Británica BS 5750 de 1979.
2.2. Normas ISO 9000
Martínez, (2000) señala que:
ISO 9000 es un conjunto de normas aprobadas por la Organización Internacional del Trabajo para los sistemas de Gestión de Calidad en las empresas. (SGCIA) Un sistema de gestión de Calidad involucra tanto la evaluación periódica y sistemática del principio de conocimiento y el principio de racionalidad de la realización de las cosas, como la verificación que se esté cumpliendo los requisitos del producto o servicio, exigidos por el cliente o especificados por la Norma. (p.20).
Perdomo, (2002) indica:
Para llevar una Organización a ser exitosa se requiere que ésta se dirija y controle en forma sistemática y transparente. Esto lo logra la organización si esta establece, documenta, implementa y mantiene un Sistema de Gestión de Calidad que esté diseñado para la mejora continua de la eficacia, teniendo como base las necesidades de todas las partes interesadas. (p.50).
Según la norma ISO 9000, existen ocho principios de Gestión de Calidad para
llevar a una Organización a la mejora del desempeño:
1. Enfoque al cliente: Se deben comprender las necesidades actuales y futuras
de los clientes, se deben satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse
por exceder las expectativas de los clientes.
2. Liderazgo
3. Participación del personal: El Personal es la esencia de la organización y su
total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para su beneficio.
4. Enfoque basado en procesos: Un resultado se alcanza más eficientemente
cuando las actividades y sus recursos son relacionados y se gestionan como un
proceso.
5. Enfoque del sistema para la gestión: Identificar, entender y gestionar lo
procesos interrelacionados como sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia
de una organización en el logro de sus objetivos.
6. Mejora continua: La mejora continua del desempeño global de la
organización debería ser un objetivo permanente de esta.
7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: Las decisiones
eficaces se basan en el análisis de datos y la información.
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Una organización y
sus proveedores son interdependientes y una relación mutuamente beneficiosa,
aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
Existen hasta el momento tres revisiones que se han realizado a la Norma ISO
9000, la primera se realizó en el año de 1987, la cual contenía las directrices
para seleccionar y utilizar las normas para el aseguramiento de la calidad
exigidos en las relaciones cliente – suministrador. En el año 1994 la Normas
ISO 9001, ISO 9002 e ISO 9003 fueron sustituidas por las del 94. Actualmente
son utilizadas las Normas de la ISO 9000:2000, ISO 9001:2000 e ISO
9004:2000. (ISO 9000, 2000) La Norma ISO 9000 describe los fundamentos de
los sistemas de Gestión de Calidad y especifica la terminología de los sistemas
de gestión de la Calidad, los cuales constituyen el objeto de la familia de
Normas ISO 9000. Esta norma es de aplicación a:
Las organizaciones que buscan ventajas por medio de la implementación
de un sistema de gestión de la calidad.
Las organizaciones que buscan confianza de sus proveedores en que
sus requisitos para los productos serán satisfechos.
Los usuarios de los productos.
Aquellos interesados en el entendimiento de la terminología utilizada en
la gestión de la calidad
Todo aquellos que, perteneciendo o no a la organización, evalúan o
auditan el sistema de Gestión de Calidad para determinar su
conformidad con los requisitos de la Norma ISO 9001
Todos aquellos que perteneciendo o no a la organización, asesoran o
dan formación sobre el sistema de Gestión de la Calidad adecuado para
dicha organización
Aquellos quienes desarrollan normas relacionadas (ISO/IEC 9000, 2000)
La Norma utilizada por los organismos de certificación para una organización es
la ISO 9001. Esta Norma Internacional especifica los requisitos para los
sistemas de Gestión de Calidad aplicables a toda organización, que necesite
demostrar su capacidad de proporcionar productos que cumplan los requisitos
de sus clientes, los reglamentos que sean de aplicación y su objetivo, la mayor
satisfacción del cliente.
“La certificación en ISO 9001 es vista como un elemento de competitividad en el
mercado, pues esta se otorga al verificar el cumplimiento de los requerimientos
especificados en la norma, incluyendo los requisitos del cliente, legales y los
especificados en la organización”. (ISO/IEC 9000, 2000, p.4).
La aplicación de la Norma Internacional ISO 9001 versión 2000, ofrece a las
organizaciones latino americanas mayores posibilidades, no sólo para alcanzar
los estándares internacionales de calidad de manera integral, consistente y
cuantificable sino que además mantiene a la organización con una mayor
eficiencia y productividad, lo que se podría decir como competitivos en calidad y
precios.
ISO/IEC 9001, (2000) considera:
La Norma ISO 9001 promueve la adopción de un enfoque basado en procesos; cuando se implementan y desarrollan, se mejora la eficacia del sistema de Gestión de Calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. La aplicación de un sistema de procesos dentro de una organización, junto con la identificación e interacciones de los procesos, así como su gestión, se denomina “enfoque basado en procesos”. (p.9).
El control continuo que se proporciona en los procesos individuales dentro del
sistema de procesos, su combinación e interacción, es una gran ventaja que
brinda el enfoque basado en procesos. Este tipo de enfoque enfatiza en la
importancia de:
• La comprensión y el cumplimiento de los requisitos.
• La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor
• La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso
• La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.
Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en proceso. Figura 1.
Fuente ISO/IEC 9001:2000.
ISO/IEC 9001, (2000) indica:
Los requisitos que entabla la Norma ISO 9001 son aplicables a todas las Organizaciones sin importar su tipo, tamaño o el producto suministrado. Cabe resaltar, que si en una organización, que de acuerdo con su naturaleza o la de su producto no se puede aplicar esta norma, se debe considerar para su exclusión. (p.11).
La Norma abarca un Sistema de Gestión de la Calidad, donde aclara que toda
organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema
de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con
los requisitos de la Norma Internacional. Igualmente especifica que cada
Organización debe seguir los requisitos de la documentación y ésta debe incluir
de acuerdo a la norma:
• Declaraciones documentables de una política de calidad y de objetivos de la
calidad
• Un manual de calidad
• Los procedimientos documentados
• Los documentos necesarios por la organización para asegurar se de la eficaz
planificación, operación y control de sus procesos
• Control de los registros
ISO/IEC 9001, (2000) demuestra:
Seguidamente esta la cláusula de responsabilidad de la dirección, que describe en términos la política de la calidad, y donde existe un compromiso de la dirección con el desarrollo e implementación de la Gestión de la Calidad así como la mejora continua de su eficacia. De igual manera, la alta dirección tiene que asegurarse que los requisitos del cliente se determinen y se cumplan para la satisfacción de este y también debe asegurarse que los objetivos, se establezcan en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización; que la planificación del sistema de Gestión de la Calidad se realice con el fin de cumplir con los objetivos de la calidad, la identificación de los procesos necesarios para el sistema de la Gestión de la Calidad, la determinación e interacción entre procesos, la determinación de los criterios y metodologías necesarios para verificar la eficacia de los procesos, el seguimiento, la medición y el análisis de los procesos realizados en la organización, el aseguramiento de la disponibilidad de recursos y finalmente la implementación de la acciones para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos. (p.11).
Igualmente agrega ISO 9001
Otra de las tareas de la alta dirección es asegurarse que las autoridades y responsabilidades estén definidas y sean conocidas en la organización, nombrar a un miembro de la dirección como representante, el cual será responsable de la dirección y liderazgo del programa de implantación. (NTC-ISO 9001, 2000. (p. 11).
La siguiente cláusula hace referencia a la gestión de recursos y ésta incluye
tanto el recurso humano, la infraestructura y el ambiente de trabajo. Todo
esto es necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto.
También añade la norma:
Sigue la cláusula: Realización de producto donde la organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios en la realización del producto, que deben ser coherentes con los requisitos de los procesos del sistema de gestión de la calidad. De igual forma, es necesario tener en cuenta tanto los requisitos que tiene el cliente, los requisitos no establecidos por el cliente, los requisitos legales y reglamentarios, los requisitos internos de la organización como los requisitos del producto. (p.14)
Agrega Bolton, (2001):
Para aquellas organizaciones que pretenden incluir el diseño, la norma requiere un control en la fase de planificación, de las relaciones entre los departamentos y de los datos de entrada y resultados del diseño. Asimismo, es necesaria, la revisión del programa de diseño durante varias fases con el objeto de asegurar que se alcanzan los objetivos propuestos. Por último, se verifica y se valida el diseño para garantizar que se satisfagan las necesidades del cliente (p.244).
La norma indica:
La última cláusula de la Norma ISO 9001 es Medición, Análisis y Mejora: La organización que desee certificarse bajo la ISO 9001:2000 requiere planificar e implementar procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora para demostrar la conformidad del producto que ellos realizan, deben cerciorarse de la conformidad del sistema de Gestión de la Calidad y debe existir una mejora continua de la eficacia del sistema de Gestión de la Calidad. (p.14)
2.3 ISO/IEC 17025:
Martínez, (2000) aporta:
ISO/IEC 17025 es una Norma que incluye la mayoría de los requerimientos contenidos dentro de las Norma ISO 9001:2000, pero a diferencia de ésta, la norma 17025 ha sido preparada específicamente para las actividades de los laboratorios de ensayo y calibración, haciendo énfasis en los elementos del sistema de la Calidad y en los temas de competencia técnica pertinentes a las operaciones de un laboratorio. (p.28).
Igualmente Martínez, (2000) indica:
Esta norma, nace por la búsqueda del aseguramiento de la Calidad en los laboratorios, a partir de la sustitución de la guía ISO/IEC 25 “Requisitos Generales para la Competencia de Laboratorios de Calibración y Ensayo”, la cual fue publicada en 1990 como un conjunto, acordado en el ámbito internacional, de requisitos técnicos y de sistema de la calidad aplicable a laboratorios que realizan calibraciones y/o ensayos, y la norma EN 45001 referente a los criterios técnicos generales para el funcionamiento de los laboratorios de ensayo, en el año de 1999. (ISO/IEC 17025).
La Norma ISO 17025 contiene los requisitos que los laboratorios de ensayo y
calibración tienen que lograr, si desean demostrar que operan un sistema de
Control de Calidad, que son técnicamente competentes y que poseen la
capacidad de generar resultados válidos técnicamente. Cabe hacer énfasis en
que esta Norma Internacional es la base para la acreditación de los laboratorios
de ensayo y calibración, y es la utilizada por los organismos de evaluación de la
conformidad u organismos de acreditación, organismos de calibración o
ensayos, entidades de inspección.
“La norma ISO 17025 representa para los laboratorios lo que la familia ISO
9000 representa para empresas”. (ISO/IEC 17025) (p.7).
Existen muchas similitudes entre el desarrollo de un sistema ISO/IEC 17025 y
un sistema ISO 9000. Sin embargo se debe poner mayor atención en el
desarrollo de un sistema ISO/IEC 17025 para detallar los temas técnicos
pertinentes a los laboratorios.
Martínez, (2000) indica:
La intensificación en el empleo de los sistemas de calidad ha incrementado la necesidad de asegurar que los laboratorios que hacen parte de organizaciones mayores u ofrecen servicios puedan operar en un sistema en forma evidente con las normas ISO 9001, ISO 9002 y ISO/IEC 17025. Por esta razón, se han incorporado los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 9002 que tengan relación con el objeto de los servicios que se prestan en un laboratorio de ensayo y calibración. Por ende, los laboratorios que cumplan con los requisitos de la norma 17025 operan en concordancia con ISO 9001 y ISO 9002. Sin embargo, se debe tener en cuenta que la certificación en la familia ISO 9000 no garantiza la competencia del laboratorio de ensayo y calibración en la producción de datos y resultados técnicamente válidos. (p.29).
ISO/IEC 17025, (2005) indica:
Aunque ISO 17025 incluye muchas de las características y requerimientos ISO 9001, su enfoque es específico en competencia técnica para verificación y calibración. Dentro de esta norma hay requerimientos para la trazabilidad de las medidas y conocimiento de la incertidumbre de dicha medida, para la estructura y organización de actividades de laboratorio, para la calificación y competencia del personal e identificación del personal clave, existe para un esquema de aprobación, firmas (y sellado), para la utilización del equipo de medida, prueba y calibración para un informe de resultados... A diferencia de la ISO 9001 la norma ISO 17025 requiere de un mayor grado de competencia técnica. (p.10).
Dentro de los requisitos que establece de ISO 17025 y que la diferencian de
ISO 9001 son:
• Requerimientos más prescriptivos
• Factores que promuevan independencia en la medida
• Designación de personal técnico y de gerencia competente en temas de
calidad
• Aspectos de confidencia y protección de propiedad intelectual
ISO/IEC 17025, (2005) indica:
La norma 17025 establece los requisitos generales para llevar a cabo los ensayos y calibraciones, incluyendo el muestreo de un laboratorio. Es importante mencionar, que esta norma es aplicable sin importar el número de personas que laboren o la extensión del alcance de las actividades de ensayo o/y calibración. Esta norma igualmente, se puede utilizar en el desarrollo de los sistemas de calidad, administrativo y técnico que rigen las operaciones de un laboratorio, y los clientes del laboratorio, las autoridades reguladoras y los organismos de acreditación pueden utilizar la misma para verificar la competencia de cierto laboratorio. (p.11).
ISO/IEC 17025, (2005) expresa:
Para poder llevar a cabo la implementación de esta norma en un laboratorio, este debe ser una entidad que se pueda considerar legalmente responsable, debe llevar a cabo las actividades de ensayo y calibración haciendo que cumpla tanto con los requerimientos establecidos en la norma ISO 17025, como con las necesidades de sus clientes, de las entidades regulatorias y las organizaciones que les pueden brindar reconocimiento. De igual forma debe disponer de persona l de dirección y técnico con la autoridad y recursos necesarios para llevar a acabo sus obligaciones, debe contar con disposiciones que demuestren que la gestión y el personal están libres de cualquier presión interna o externa de cualquier tipo; deben contar con políticas y procedimientos aseguren la no divulgación de la información de los clientes, que eviten cualquier actividad que afecte la competencia, imparcialidad, criterio o integridad operacional del laboratorio. (p.11).
Igualmente ISO/IEC 17025, (2005) aporta:
Para lograr una acreditación frente la norma ISO 17025 y poder llegar a establecer, implementar y mantener un sistema de calidad, el laboratorio debe documentar las políticas, sistemas, programas, procedimientos e instrucciones para que de esta manera se asegure la veracidad de los resultados de ensayo y/o calibración. De igual manera, se deben definir las políticas y los objetivos del sistema de calidad del laboratorio por medio de la realización de un manual de calidad. Una de las actividades que no sepuede dejar a un lado es el control de los documentos de cualquier laboratorio puesto que los documentos que se manejan en cada una de sus labores hacen parte de su Sistema de Calidad. Dentro de estos documentos pueden estar regulaciones, normas, procedimientos para ensayos y/o calibración, diagramas software, especificaciones, manuales e instrucciones. Es necesario enfatizar que los documentos que sean realizados y editados en el laboratorio para hacer parte del Sistema de Calidad deben pasar por la revisión y la aprobación por los directivos del laboratorio antes de que éstos sean editados. (p.12).
Para la realización de un control de documentos hay que verificar su estado
actual y su distribución en el Sistema de calidad para verificar su uso, de esta
manera se corrobora si el documento es obsoleto o requiere cambios. Si es el
caso que un documento de los que fue editado en el laboratorio requiere un
cambio, éstos se deben hacer sobre éste y deben ser aprobados y revisados
por el personal autorizado que lo hizo, en la versión original del documento.
Una de las normas elaboradas para el manejo de la documentación dentro de
un sistema de gestión de calidad es la ISO/TR 10013.
2.4 ISO/TR 10013
Brumm, (2000) al respecto precisa:
Los documentos reciben poca consideración en la mayoría de las funciones en las diferentes organizaciones. Sin embargo en una ambiente de calidad, todas las actividades que afectan la calidad deben quedar documentadas desde el desarrollo del plan del producto, hasta el procesamiento de los materiales que se van a utilizar en la
realización del producto y su manufactura o ensamble de las partes terminadas y aún del despacho. La conservación de registros/documentos, es el único requerimiento de la norma ISO 17025 e ISO 9001 que se debe cumplir en cada actividad. (p. 3).
Las normas internacionales de la familia ISO 9000 y la norma ISO 17025
requieren que el sistema de gestión de la calidad de cualquier tipo de
organización tenga una documentación. Esta norma es una guía la cual
promueve la adopción del enfoque basado en procesos cuando se desarrolla o
implementa un sistema de Gestión de la calidad y se busca una mejora en su
eficacia.
Una organización, en este caso el laboratorio de microbiología de Alimentos de
la tiene la posibilidad de seleccionar la documentación del Sistema de Gestión
de la Calidad de la manera que desee. Toda organización debe desarrollar su
propia documentación para demostrar la eficacia de la planificación, la
operación, el control y la mejora continua de sus procesos y de su Sistema de
Gestión de la Calidad.
“La documentación que se realice en una organización, puede relacionarse con
las actividades y tareas que este realiza, siempre y cuando, el contenido de la
documentación del sistema de Gestión de la Calidad esté orientado a las
normas de Calidad”. (Brumm, 2000, p.10).
Los requisitos que se especifican en esta norma tienen como meta asistir a la
organización o laboratorio con la documentación de su Sistema de Gestión de
la Calidad; en ningún momento son impuestas para certificación o acreditación.
La forma de organizar un documento de Sistema de Gestión de Calidad de
acuerdo con la ISO/TR 10013 puede describirse de forma jerárquica, como se
muestra en esta figura.
Jerarquía típica de la documentación del sistema de gestión de la calidad.
Figura 2. Fuente ISO/TR 10013: 2002.
2.5 El Benchmarking
“Es un proceso en el cual consiste en identificar las mejores prácticas logísticas
y la formulación estratégica para implementarlas en un determinado proceso o
actividad”. (Martín, 2012).
En el entorno empresarial, el término "Benchmarking " se utiliza para hacer
referencia a un instrumento de mejora que, integrado con otras técnicas de
gestión de calidad, va mucho más allá de la simple comparación entre
empresas o departamentos.
“El benchmarking es un proceso sistemático y continuo de evaluación de los
productos, servicios y procedimientos de trabajo de las empresas que se
reconocen como representantes de las mejores prácticas y el propósito es el
mejoramiento organizacional” (M. Spendolini, 1992).
El benchmarking logístico pretende enfocar su investigación en cómo conseguir
una logística integrada que abarque las áreas de producción, comercialización,
abastecimiento y distribución. Puesto que la evolución de éstos, los procesos
logísticos anteriormente mencionados, han presentado una significativa perdida
en la eficacia para operar en un entorno competitivo. En consecuencia se
genera la necesidad de diseñar un Plan Estratégico de Logística.
El Plan Estratégico Logística (PEL). Se caracteriza por identificar los objetivos
logísticos a largo plazo, así como diseñar las estrategias para alcanzarlos y
formular un plan sistémico y adaptable. El objetivo de acuerdo a Antun y Ojeda
(2003) es: “Ganar ventajas competitivas, mediante una adecuada satisfacción
de los requerimientos del cliente, anticipándose a los requerimientos logísticos y
realizando una adecuada gestión de recursos propios y de terceros”.
Para formular el (PEL) se debe primeramente identificar la misión, caracterizar
los procesos, asignar responsables o dueños de los procesos, definir los
indicadores de desempeño, así como establecer los mecanismos de revisión y
adaptación en conjunto al desempeño de los competidores.
Igualmente, es necesario enfocarse en las implicaciones logísticas del mercado
meta, lo cual implica: a) conocer y evaluar las necesidades de los
consumidores; b) identificar, seleccionar y evaluar segmentos de Investigación
y Tecnología “Benchmarking” de procesos logísticos mercado meta, y c)
explorar alternativas, formular objetivos y estrategias logísticas para cada canal
de comercialización.
Antun y Ojeda (2003) agregan que para realizar de manera esquemática, los
pasos para diseñar e instrumentar un PEL son: a) decidir el nivel top
mangement, b) nombrar un líder y grupo de trabajo, c) analizar
Existen varios tipos de Benchmarking: Interno (utilizándonos a nosotros mismos
como base de partida para compararnos con otros), Competitivo (estudiando lo
que la competencia hace y cómo lo hace), Fuera del sector (descubriendo
formas más creativas de hacer las cosas), Funcional (comparando una Función
determinada entre dos o más empresas) y de Procesos de Negocio
centrándose en la mejora de los procesos críticos de negocio).
2.3 Glosario
Top Management: Es una herramienta de construcción que se especializa en proyectos industriales, logística, terciarios y comerciales.
Flujográma proceso de Benchmarking. Figura 1. Fuente: Universidad Nacional
de Colombia, Sede Bogotá. 2013.
CAPITULO III
3 Marco Metodológico
3.1 Tipo de proyecto.
El presente documento, de acuerdo con las características del mismo, se
enmarca en un proyecto de investigación.
3.2 Tipo de investigación
La presente proyecto, de acuerdo con las características del mismo, se
enmarca en una investigación documental y de campo bajo la modalidad de
proyecto factible.
3.4 Nivel de investigación
Según el análisis y alcance de los resultados pueden el nivel se haya
enmarcado dentro de una investigación descriptiva, se pretende actualizar la
documentación de los laboratorios Microbiología de Alimentos, teniendo en
cuenta los requerimientos establecidos en la norma ISO/IEC17025 y los
requisitos del “Control de Documentos”, relacionados con el numeral 5.5 y las
subcláusulas de 5.5.1 hasta 5.5.12 de la norma, con el fin de complementar el
proceso de documentación para la acreditación de los laboratorios .
3.5 Población de estudio y muestra:
Laboratorios de microbiología de pruebas, ensayos y prestación de servicios.
3.6 Muestra:
Área de análisis y procesamiento de muestras, en donde se encuentran todos
los equipos e instrumentos de medida, sobre los que se va a llevar a cabo el
proceso de estudio y documentación.
3.7 Métodos3.7.1 Métodos empíricos
Las técnicas aplicadas en este proyecto para recolección de los datos que
fueron utilizadas son: la observación directa y encuestas escritas.
3.7.2 Métodos estadísticos.
El método estadístico aplicados para esta investigación se basó en la
estadística descriptiva.
3.8 Procedimientos
En cuanto a los instrumentos para la observación estructurada se aplicó las
listas de cotejos y un cuestionario.
3.8.1 Métodos de recolección de la información.
Procesamiento estadístico de la información recogida: manual con calculadora y
mediante software estadístico: Minitab. Empleo de una PC Pentium IV, con
ambiente de Windows Windows Seven. Los textos se procesaron con Word
2010, y las tablas y gráficos se realizaron con Microsoft Word.
3. 9 Fases de la Investigación
3.9.1 Revisión de Documentos.
Inicialmente, se realizó un estudio de la Norma ISO/IEC 17025 para analizar y
verificar el estado de los documentos de los laboratorios respecto a ésta,
determinando cuáles eran las modificaciones que debían ser realizadas. Los
cambios o correcciones de los documentos, fueron descritos en los registros de
revisiones establecidos por los laboratorios de Microbiología, así como fueron
revisados y aprobados por la directora del laboratorio y por las personas que
realizaron la versión original del documento.
3.9.2 Comparación.Consistió en constrastar las mejores prácticas logísticas y la formulación
estratégica para implementarlas en los documentos del laboratorio, de acuerdo
a la norma ISO/IEC 17025.
Aplicación del Modelo de Benchmarking en los servicios de Laboratorios de Ensayos o formulación, nutrición, en el INN
Benchmarking interno (etapa 1)
Para comenzar con la práctica de un Plan Estratégico de Logística (PEL) se
debe identificar los objetivos y la misión de su aplicación el campo objeto a
estudios, en este caso el Laboratorio de Formulación de Alimentos (LFA),
posteriormente se debe obtener la autorización, compromiso y disposición de la
alta dirección de la institución para realizar el proceso de mejora continua a
través de la aplicación del modelo de Benchmarking propuesto, así como se
procede a la caracterización del proceso, y a la conformación del equipo de
trabajo.
El objetivo general propuesto para esta investigación es el diseño de un modelo
de Benchmarking, que sirva de guía para el mejoramiento continuo de la
gestión y operación del Laboratorio de Formulación de Alimentos, de la
Dirección de Formulación y Desarrollo de Alimentos (DFDA) del INN de
Caracas.
Caracterización de los Laboratorio de Microbiologia
Implementar las metodologías apropiadas, eficaces, confiables y de mejor
rendimiento para llevar a cabo los ensayos o análisis en el área de la
microbiología de alimentos, siendo partícipes en la vigilancia y control de la
inocuidad de los productos alimenticios, como parte de la prevención de
enfermedades transmitidas por los mismos, así como, ser una entidad activa y
reconocida para la generación de respuestas oportunas y eficaces ante la
demanda nacional en el área.
La Sede principal se encuentra ubicada en Avenida Baralt, esquina El Carmen.
Edificio INN. Quinta Crespo, municipio Libertador. Caracas, Venezuela.
Para llevar a cabo el proceso de Benchmarking Interno se analiza los procesos
de formulación y emisión de ensayos (grados brix, viscosidad, humedad, Ph,
consistencia, acidez, granulometría), identificando los siguientes puntos:
Procesos Estratégicos(Proceso destinado a definir y controlar las metas de la organización, políticas y
estrategias).
Gestión Administrativa:
Definición de Políticas
Controles de Calidad
Comunicación Interna
Mejora Continua
Procesos OperativosGestión Comercial:
Pruebas de ensayos microbiologicos
Gestión de las herramientas de la comunicación
Proceso de contratación
Retroalimentación del Cliente
Gestión de operación y logística:
Recepción de muestras de ensayos
Comunicación al cliente
Atención al cliente
Recepción de sugerencias y reglamos
Pag Web
Procesos de Soporte Gestión de Recursos Humanos
Gestión Económico-Financiera-Presupuesto
Gestión de Compras
Gestión de Soporte técnico, redes e informática.
La sucursal en sentido general no cuenta con un diseño adecuado de sus
procesos, por lo que se ofrece como propuesta, el mapa de procesos que se
muestra en la figura 1.Igualmente, se identifica dentro del mismo el servicio del
laboratorio, donde se ubicaría la propuesta de cadena de valor del INN.
Procesos Claves
Como parte de los procesos primarios o claves, se debe analizar las buenas
prácticas dentro del Proceso de Atención al Cliente, en el cual se consideran de
evidencia física la infraestructura, sala o salón y la atención al cliente,
profesionalismo, entrega oportuna, higiene y seguridad, así como la limpieza; el
Proceso Productivo, dentro del cual se considera de análisis se encuentra la
infraestructura del laboratorio y la tecnología; la Gestión Logística y de
Operaciones, donde se debe tomar en cuenta el sistema logístico, recepción de
las muestras, el transporte , almacenamiento, inventarios y conservación; y por
último la Gestión de la Información y comercialización analizando las prácticas
en relación al producto, el precio, la investigación de mercado, confidencialidad
de los datos, la comunicación, el sistema de información, la seguridad y la
satisfacción del cliente. De estos procesos claves se destacan:
Proceso de Atención al Cliente
1. La recepción con prontitud y diligencia de los clientes a su llegada, recepción
de muestras, comunicación por parte del trabajador de la instalación.
2. La debida definición de las áreas de servicio.
3. Que el responsable de la limpieza conozca y cumpla sus funciones.
4. Que las condiciones higiénicas-sanitarias sean eficientes y conocidas por los
clientes.
7. El personal despide siempre al cliente a la finalización del servicio.
8. La limpieza de exteriores del establecimiento que tiene acceso a la calle.
Sistema logístico actual en relación a un escenario deseado
Para dar seguimiento a los pasos a pasos para la PEL, se debe visitar los
laboratorios en los cuales manejen un escenario deseado por la Dirección, en
este caso se tiene como laboratorios modelos: Laboratorios del Instituto
Nacional de Higiene Rafael Rangel, laboratorios Brolab y Envirotec.
Esto justifica que se utilicen los Laboratorios competidores para el análisis de
las prácticas de formulación y pruebas de ensayos y a su vez la utilización de
normas Nacionales e internacionales como las establecidas por las normas
COVENIN y las normas ISO/IEC 17025, así como por la Oficina española, que
posee un Manual de Buenas Prácticas de transporte, almacenamiento y
conservación de alimentos.
3.9.3 Actualización
Se incorporaron los cambios respectivos a los manuales de capacitación,
limpieza y desinfección y al de procedimientos de equipos. Posteriormente se
agregaron los diferentes POE ́s faltantes a cada uno.
Luego, los manuales modificados pasaron a manos del director del Laboratorio
para les hiciera las enmiendas requeridas y fuera corregido por la persona
encargada. Finalmente, fue aprobado por el Director del laboratorio para su
edición con título de “Copia Controlada”.
3.9.4 Elaboración del Manual de Manejo de Equipos
Se inició con un inventario general de los equipos el laboratorio, determinando
su estado general y su uso. Se verificó la ausencia de un manual general y
posteriormente se recopilaron las diferentes cartillas de instrucciones de cada
uno de los equipos que se utilizan en los análisis del laboratorio y se crearon los
POE ́s. En la elaboración de este manual se siguieron los esquemas de
presentación establecidos en el control de documentos, se crearon portada de
presentación, texto del documento, objetivo, alcance, responsabilidad,
frecuencia, condiciones generales, documentos de referencia, contenido
(fundamento, definiciones y procedimiento) y diagrama de flujo y anexos
(Formatos).
Luego, este manual fue tramitado al director del Laboratorio para las
respectivas enmiendas requeridas y fuera corregido por la persona encargada.
Finalmente, fue aprobado por el Coordinador del laboratorio para su edición con
título de “Copia Controlada”. (NTC-ISO_IEC 17025)(González, M; Plata, N).
3.9.5 Capacitación del personal
Se realizaron cursos de capacitación con las personas que trabajan en el
laboratorio, mediante charlas, conferencias y otras actividades, con el fin de
ilustrar la actualización, el uso y la importancia de los documentos y registros en
el laboratorio.
3.9.6 Archivo de documentos
Se crearon archivos y se establecieron se acciones para los documentos
obsoletos y los documentos vigentes (activos o vigentes). Los documentos
obsoletos al igual que los vigentes se organizaron según el código de
identificación.
CONCLUSIONES
Se logró la actualización de la documentación de los laboratorios de
microbiología relacionada con los equipos, basándose en los requisitos y
requerimientos de la ISO/IEC 17025:2005.
Se realizo la comparación de los laboratorios de microbiología, a través de la
técnica benchmarking para simplificar las buenas prácticas aplicadas de
acuerdo a los requisitos de la norma ISO.
Se creó el manual de equipos para los laboratorios, para que de esta manera se
desarrollen las actividades de una manera lógica, ordenada y ágil, para reducir
cualquier tipo de pérdida económica, daño a la integridad física de las personas
que laboren en el laboratorio de microbiología e igualmente para generar la
optimización del tiempo.
Se establecieron los procedimientos que se están llevando a cabo en el
laboratorio de Microbiología, se implementó su documentación y se incluyeron
en los diferentes manuales.
Se logró la socialización de los documentos en uso y obsoletos con el personal
de los laboratorio.
RECOMENDACIONES
Es recomendable para el desarrollo del sistema de calidad realizar a todos los
documentos una revisión cada año con un calendario creado para tal fin por el
programa de gestión de la documentación.
Se debe establecer una lista maestra de documentos, que indique el estado de
revisión de los documentos para así evitar el uso documentos obsoletos y/o
inválidos para los procesos que se realizan en el laboratorio.
Cabe resaltar, que este listado debe estar disponible para todas las personas
que trabajen en el laboratorio.
Se requiere un programa de mantenimiento y calibración, que incluya
documentos que indique como hacer este procedimiento para cada equipo y
unos registros que se diligencien cada que se realice esta tarea, para que de
esta manera se logre una eficiencia y efectividad en los procesos del laboratorio
en el aspecto económico.
Para el adecuado funcionamiento de los equipos deberán ser calibrados por el
Servicio Autónomo Nacional de Normalización, Calidad, Metrología y Registros
Técnicos (SENCAMER) o por cualquier otra entidad acreditada por la misma,
garantizando el cumplimiento del cronograma establecido.
Basada en las recomendaciones del fabricante escritos en los libros técnicos y
en el funcionamiento puntual de cada uno de los equipos se pueda elaborar y
publicar los planes de mantenimiento preventivo y predicativo.
Solicitar para posteriores compras de equipos, los manuales de operación en
español.
Asignar responsables para el manejo de equipos, calibración y capitación del
personal, así como crear un comité de calidad que vincule a todo el personal del
laboratorio para garantizar de esta forma la continuidad de los trabajos
desarrollados. Este grupo deberá funcionar de manera continua y con el
establecimiento de tareas definidas.
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