T E S I N A

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E :

L I C E N C I A D O E N C I E N C I A S D E L A I N F O R M Á T I C A

P R E S E N T A N :

L A U R A C A R D O S O D E L A L U Z

M I G U E L A L E J A N D R O M E N D O Z A C O R T É S

R A F A E L V E R G A R A A G U I L A R

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E :

L I C EN C I AD O E N AD M I N I ST R AC I Ó N I N D U ST R I A L

P R E S E N T A :

N O R M A A N G E L I C A L Ó P E Z S A L I N A S

Q U E P A R A O B T E N E R E L T I T U L O D E :

I N G E N I E R O I N D U S T R I A L

P R E S E N T A :

J O A B R A M I R E Z S A N T I A G O

MÉXICO DF 2010

UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERIA Y

CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS.

“PROPUESTA DE UN SISTEMA INFORMÁTICO PARA

LA GESTION DE ALMACEN DE LA ABARROTERA

MILENIO S.A. DE C.V.”

ÍNDICE

RESUMEN. ........................................................................................................................................... i

INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................. ii

CAPÍTULO I. MARCO METODOLÓGICO. ..................................................................................... - 1 -

1.1 Problema. .................................................................................................................................. - 1 -

1.2 Objetivo General. ...................................................................................................................... - 1 -

1.3 Objetivos Específicos. ............................................................................................................... - 1 -

1.4 Hipótesis. ................................................................................................................................... - 1 -

CAPÍTULO II. ANTECEDENTES DEL COMERCIO ABARROTERO. ............................................ - 3 -

2.1 La industria del comercio abarrotero. ........................................................................................ - 3 -

2.1.1 Particularidades de los grupos minoristas. .................................................................... - 3 -

2.1.2 El impacto de la modernización y el comercio tradicional. ............................................ - 5 -

2.1.3 Crecimiento por grupo y clase de actividad en la década de los años 80. ................... - 6 -

2.1.4 Crecimiento por grupo y clase de actividad en la década de los años 90. ................... - 8 -

2.2 Antecedentes de la empresa Milenio S.A. de C.V. ................................................................ - 11 -

2.2.1 Organigrama. ............................................................................................................... - 12 -

2.2.2 Misión de la Empresa. ................................................................................................. - 12 -

2.2.3 Visión de la Empresa. .................................................................................................. - 12 -

2.2.4 Filosofía de la Empresa. .............................................................................................. - 13 -

2.2.5 Servicios de la Empresa. ............................................................................................. - 13 -

CAPÍTULO III. GESTIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS. ........................................................ - 17 -

3.1 Sistema de Gestión de Almacenes (SGA). ............................................................................. - 17 -

3.2 Características y beneficios de un Sistema de Gestión de Almacén. .................................... - 18 -

3.3 Funciones de un SGA. ............................................................................................................ - 19 -

3.3.1 ¿Qué debe hacer? ....................................................................................................... - 19 -

3.3.2 Más allá del SGA. ........................................................................................................ - 19 -

3.4 Ventajas del uso de un SGA. ................................................................................................. - 20 -

3.5 Almacén. .................................................................................................................................. - 21 -

3.5.1 Finalidad del almacenaje. ............................................................................................ - 21 -

3.5.2 Principios Básicos en el Área de Almacenamiento. .................................................... - 22 -

3.5.3 Motivos de la existencia de almacenes. ...................................................................... - 23 -

3.6 Tipos de almacén. ................................................................................................................... - 24 -

3.7 Inventario. ................................................................................................................................ - 25 -

3.7.1 Concepto de Inventario. .............................................................................................. - 25 -

3.7.2 Objetivos. ..................................................................................................................... - 27 -

3.8 Administración de inventarios. ................................................................................................ - 27 -

3.8.1Técnicas de administración de inventarios. ................................................................. - 28 -

3.8.2 Costos del inventario. ........................................................................................................... - 28 -

3.8.3 Finalidad de la administración de Inventarios. ............................................................ - 31 -

3.8.4 Minimización de la inversión en inventarios. ............................................................... - 31 -

3.8.5 Afrontando la demanda. .............................................................................................. - 32 -

3.8.6 Importancia. ................................................................................................................. - 32 -

3.9 Tipos de Inventarios. ............................................................................................................... - 33 -

3.10 Características y Análisis del Inventario. .............................................................................. - 37 -

3.10.1 Tipos de Conteo para existencias Físicas. ................................................................ - 38 -

3.10.2 Método PEPS. ........................................................................................................... - 39 -

3.10.3 Ubicación de las existencias. .................................................................................... - 41 -

3.10.4 Código de ubicación. ................................................................................................. - 41 -

CAPÍTULO IV. SISTEMAS INFORMÁTICOS. .............................................................................. - 43 -

4.1 Sistema Informático. ............................................................................................................... - 43 -

4.2 Sistemas Informáticos de Almacenes. .................................................................................... - 44 -

4.3 Planificación de Recursos Empresariales (ERP). ................................................................. - 46 -

4.3.1 Componentes de un ERP. ........................................................................................... - 51 -

4.3.2. Características. ........................................................................................................... - 53 -

4.3.3 Ejemplos de ERP......................................................................................................... - 54 -

4.3.4 Módulos ERP. .............................................................................................................. - 60 -

4.3.4.1. Clasificación de Sub Módulos: ................................................................................ - 65 -

4.4 Funcionalidades Especiales del ERP. .................................................................................... - 66 -

CAPÍTULO V. PROPUESTA DEL SISTEMA INFORMÁTICO (SIGA). ........................................ - 68 -

5.1 Justificación. ............................................................................................................................ - 68 -

5.2 Variables de estudio ................................................................................................................ - 68 -

5.3 Beneficios. ............................................................................................................................... - 74 -

5.4 Situación Actual. ...................................................................................................................... - 74 -

5.5 Sistema Informático SIGA. ...................................................................................................... - 75 -

5.5.1 Especificaciones técnicas ............................................................................................ - 75 -

5.5.2 Instalación de la aplicación SIGA ................................................................................ - 79 -

5.5.3 Funcionamiento del sistema SIGA. ............................................................................. - 80 -

5.6 Requisitos y costo. .................................................................................................................. - 89 -

CONCLUSIONES. ......................................................................................................................... - 90 -

BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................................................. - 93 -

GLOSARIO .................................................................................................................................... - 95 -

ANEXOS. ....................................................................................................................................... - 97 -

i

RESUMEN.

El presente trabajo de investigación, se llevo a cabo dentro del comercio abarrotero abordando

dos temas principales; Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA) y sistemas informáticos. Dentro

de la investigación se contemplaron los antecedentes históricos de la industria abarrotera, así

como su crecimiento y evolución en todos sus ámbitos, tales como el tecnológico y el

administrativo, que son precisamente la base de la propuesta del Sistema Informático de Gestión

de Almacén (SIGA) para la empresa abarrotera Milenio S.A de C.V. El objetivo propone un sistema

informático, mediante el análisis de la operación actual para eficientizar la gestión del almacén ya

que la ausencia de un sistema informático en el área de almacén de la abarrotera Milenio S.A. de

C.V; le ha ocasionado deficiencia en sus tiempos de respuesta, la correcta salida de productos e

ineficiencia en la solicitud de productos a proveedores.

Los pasos que se desarrollaron fueron los siguientes: Análisis de los antecedentes de la industria

del comercio abarrotero, La descripción de la operación de las funciones del área de almacén de la

Abarrotera Milenio S.A. de C.V., Estudio general del área de almacén e inventarios, El uso del

método PEPS como base para la operación del almacén, Investigación a detalle de los sistemas

ERP´s, Desarrollo del sistema informático de gestión del almacén y las conclusiones de la

propuesta desarrollada.

Mediante la observación no participante se realizó el registro sistemático válido y confiable del

comportamiento del área de almacén en un periodo de tiempo de una semana; obteniendo por

resultado la propuesta de un sistema informático que pretende mejorar la gestión de la operación

del almacén específicamente en el inventario de la Abarrotera Milenio S.A. de C.V.

ii

INTRODUCCIÓN.

Durante las últimas dos décadas la industria del comercio abarrotero ha crecido

considerablemente, como una alternativa para la adquisición de productos que se centran en la

canasta básica, y los de consumo secundario.

Existe una evolución del concepto de enormes establecimientos que hoy mismo se conocen como

supermercados entre éstos hay muchos, pero el desarrollo que se ha dado tanto tecnológico como

su manejo ha permitido a las tiendas fundadoras, que se ven beneficiadas con la implementación

de la administración a pequeña escala. Esto se verá a detalle en el capitulo uno.

La situación actual de la abarrotera Milenio S.A. de C.V. Se obtiene como respuesta que los

procesos en sus operaciones del almacén no son los adecuados, además de que no cuenta con un

sistema informático que le apoye a mejorar su operación en el almacenaje, debido a esto se hace

la propuesta del sistema informático SIGA para eficientizar la gestión del almacén. Esto se verá a

detalle en el capitulo uno.

Dentro de la Industria del comercio abarrotero la parte medular es la gestión de almacén, el cual es

una especialidad dentro del conjunto de funciones relativas al aprovisionamiento y distribución de

productos; encuadradas en el área de logística. Dentro de este universo de actividades, con sus

diferencias sectoriales, la gestión ha desarrollado sistemas de trabajo que permite generalizar

modelos de gestión, construidos con la aplicación de métodos matemáticos, con el objeto de

optimizar los costos de logística y el nivel de servicio de ésta. Un estudio de los modelos de gestión

en sistemas informáticos adecuados para lograr una información estructurada, suficiente y

oportuna. El responsable debe conocer el funcionamiento de estos sistemas, pues son la

herramienta de trabajo. Lo que implica el manejo de productos stock ubicados dentro del almacén

en espera de su posterior empleo, lo que permite surtir regularmente a quienes lo consumen, sin

importarles las discontinuidades que llevan consigo la fabricación o los posibles retrasos en las

entregas por parte de los proveedores.

La gestión de inventarios; que varían en razón de su consumo o la venta de cada artículo que los

componen, da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida

de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los materiales y la generación de

utilidades en función de dicha rotación.

iii

Es difícil que el mercado pueda ofrecer los productos que la empresa solicita en el momento

preciso en la cantidad y calidad adecuadas y al menor costo. La necesidad de almacenar surge de

equilibrar la producción y la demanda. Esto se verá a detalle en el capitulo tres.

Es indudable que el entorno competitivo empresarial, requiere de promover los procesos y

actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más

fuertes competidores. Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las

tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus

procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de

paquetes de software empresariales tales como el ERP con el cual los directivos de las compañías

esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la

generación de sus productos y servicios.

Hoy más que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y

centralización de su información; esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus procesos y

estrategias de negocios. Los ERP son una solución robusta para aquellas empresas que buscan

una solución universal a la centralización de su información.

La implementación de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya que implica

rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve

complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo; además de inversión de

tiempo.

En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica

inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio

temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que el grado de

experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.

Esto se verá en el capitulo cuatro

Los siguientes temas están basados en la propuesta del proyecto estos son: antecedentes de la

empresa, la gestión de almacén e inventarios y los sistemas informáticos los cuales comprenden la

organización de la empresa, el concepto de gestión de almacén, sistema de gestión de almacén

(SGA), almacén, inventarios, sistema, sistema informático y ERP. Para de aquí partir con la

descripción de cada uno ejemplificando sus funciones, ventajas, tipos etc. Y al final se puede ver el

diseño del sistema SIGA que se realizó con base a los resultados de la guía de observación así

como el estudio de todos los temas descritos en este trabajo. Esto se verá en el capitulo cinco.

- 1 -

CAPÍTULO I. MARCO METODOLÓGICO.

La empresa Abarrotera Milenio S.A de C.V inicio operaciones en el mes de Mayo del año 2000, en

un principio contaba con 200 productos y a la fecha cuenta con más de 1000 productos.

En la operación diaria se observó un problema en la ubicación y control de mercancías en el

almacén, debido a que no se realiza una bitácora de entradas y salidas.

En la solicitud de productos y mercancía, no se tiene un stock actualizado, lo que representa

solicitar productos que no se requieren y esto genera costos innecesarios para la empresa.

1.1 Problema.

Actualmente la ausencia de un Sistema Informático en el área de Almacén de la abarrotera Milenio

S.A. de C.V.; ocasiona deficiencia en la gestión del almacén.

1.2 Objetivo General.

Proponer un Sistema Informático mediante el análisis de la operación actual para eficientizar la

Gestión del Almacén.

1.3 Objetivos Específicos.

Describir la industria del comercio abarrotero.

Describir la operación de la Abarrotera Milenio S.A. de C.V.

Describir las funciones del área de almacén de la abarrotera Milenio SA de CV

Estudios de los diferentes Modelos de Gestión de Almacenes.

Estudios de los Sistemas Informáticos de Gestión de Almacenes

1.4 Hipótesis.

Mediante un Sistema Informático se mejoraría la Gestión de la operación del Almacén de la

Abarrotera Milenio S.A. de C.V.

1.5 Justificación.

- 2 -

En la abarrotera Milenio S.A de C.V. se detectó una brecha de oportunidad en su alineación con

las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave en el área de almacén generando

herramientas que proporcionen información precisa en el inventario, con el fin de tomar las mejores

decisiones en sus procesos y estrategias de negocios, para la planificación asignación y control de

los recursos del almacén.

La administración del almacén e inventario requiere de la reingeniería para obtener información

estructurada en la recepción del almacenamiento y movimiento en el almacén hasta el punto de

consumo de cualquier producto por lo que se hace necesario una redistribución de localidades del

inventario, hasta desarrollar un método eficiente destinado a gestionar la operación del almacén

así como un método de distribución para asegurar que los productos estén disponibles en tiempo y

forma.

Con base en los resultados obtenidos del análisis de administrativos e ingeniería se diseñará la

propuesta de un sistema informático que modelará y automatizará la gestión del almacene

inventarios que optimizarían sus procesos como una solución universal a la centralización de su

información estructurada eficiente y oportuna.

- 3 -

CAPÍTULO II. ANTECEDENTES DEL COMERCIO ABARROTERO.

Durante las últimas dos décadas la industria del Comercio abarrotero ha crecido

considerablemente como una alternativa de adquisición de producto que se centran en la canasta

básica y los de consumo secundario.

Se ha presenciado una evolución del concepto a enormes establecimientos que hoy mismo se

conocen como supermercados entre éstos hay muchos, pero el desarrollo que se ha dado tanto

tecnológico como de manejo de éstos ha permitido a las tiendas fundadoras de éste gran concepto

ahora se vean beneficiadas con la implementación de la administración a pequeña escala.

Beneficiándose de sus enormes predecesoras ahora las pequeñas Tiendas de Abarrotes

permitirán establecerse con un mayor conocimiento de administración de recursos tanto como en

Personal como tecnológico, permitiendo así el incremento de utilidades resultado del decremento

de mermas/desperdicios, retrasos de entrega o salida del producto, por mencionar algunas.

La importancia del presente capítulo se centra en el impacto de la transformación del comercio

tradicional minorista al comercio minorista moderno de grandes cadenas de franquicias,

provocando una desventaja competitiva y tecnológica en su actividad empresarial.

2.1 La industria del comercio abarrotero.

La reciente etapa de cambios estructurales en la economía mexicana propiciados por el nuevo

patrón de acumulación orientado hacia la liberalización de los mercados ha manifestado

transformaciones en la actividad comercial al detalle, fundamentalmente en los grandes

establecimientos comerciales, en las tiendas departamentales y las especializadas, los cuales

integran al grupo moderno. Lo contrario se registra en un grupo tradicional que como su nombre

lo indica permanece con las características que lo ha definido desde décadas anteriores.

2.1.1 Particularidades de los grupos minoristas.

La actividad comercial minorista a nivel nacional manifestó en las décadas de los años 80´s y 90´s

una estructura por dos grandes grupos: el moderno y el tradicional. Además de lo ya mencionado

la particularidad que define al primero es el uso de la tecnología aplicada en la organización y

administración de la empresa, la infraestructura, la mercadotecnia, el control en el acopio y la

- 4 -

distribución de bienes directamente por la empresa detallista, además de su grado de autoservicio.

En función de ello, su eficacia radica en sus bajos costos de operación debido precisamente al

eficiente uso de los recursos tecnológicos y humanos.

Las características esenciales de los comercios minoristas tradicionales son el casi o casi nulo uso

de tecnología en todos los ámbitos y la ausencia total de autoservicio, es decir en este tipo de

establecimientos el servicio al cliente es proporcionar en la mayoría de los casos por su propietario

ó por algún trabajador.

Sin embargo es importante destacar que las unidades comerciales tradicionales han permanecido

en el universo del comercio detallista como las de mayor aportación en el número de

establecimientos y en la captación de personal ocupado en las dos décadas en estudio. Incluso se

puede afirmar que este grupo concentro más del 80 % de los trabajadores comerciales en lo que

ha representado el 95 y 99 % de las tiendas del país de 1980 a 1999. El crecimiento constante en

el número de unidades tradicionales de tipo minorista obedece, en gran medida, al poco capital

que se requiere para su inversión ya que la mayoría de las veces, se ubican en la casa-habitación

de sus propietarios, además de la alta generación de autoempleos que ello implica. Esta

característica lo conduce también a una posición muy endeble del mercado, lo cual se refleja en

constante entrada y salida de recursos del mismo. Una ventaja más para la instalación del micro

negociante es el escaso conocimiento de la actividad empresarial; no es necesario conocer el

comportamiento del mercado en gran escala ni contabilidad u otros servicios; solo se necesita

tener los grados mínimos de escolaridad pues ofrece exclusivamente bienes de consumo básico,

que el mismo propietario demanda y consume de forma directa.

Las clases de actividad comercial más representativas de este grupo son los abarrotes (que

operan en un área de ventas de 20 a 50m2) y las misceláneas (que funcionan en una superficie

todavía menor, de 10 a 20m2).

Las micros y pequeñas tiendas especializadas son comercios que se ven afectados por el

desarrollo de las grandes cadenas, al establecer departamentos dedicados a las ventas de

productos similares a los que ofrecen las primeras.

El consumidor ante la garantía de encontrar en un mismo lugar todos o casi todos los bienes y

servicios necesarios como ropa, alimentos, electrodomésticos, zapatos, farmacia, regalos,

fotografía, bancos, tortillería, panadería, juguetería, etc., acude, por lo general, a un gran

establecimiento para adquirirlos ya que, además de encontrar gran variedad de bienes y servicios

- 5 -

en una sola unidad, le ofrece facilidades de pago para la adquisición de los artículos, por ejemplo,

ofertas diarias, ventas a crédito o a plazos prolongados, apartados con pequeños montos e

inclusive la entrega de los productos al domicilio particular del cliente, sin costo alguno.

2.1.2 El impacto de la modernización y el comercio tradicional.

La década de los años 90 fue de singular importancia para el comercio detallista. En México, dos

fenómenos vinieron a cambiar la forma de realizar las ventas en el comercio detallista: la

proliferación de las cadenas de tiendas en los formatos de mega mercados, hipermercados,

supermercados, bodegas, tiendas de conveniencia, clubes de membrecía y centros comerciales

por gran parte del territorio mexicano y la expansión de las tiendas de autoservicio y

departamentales a través de las alianzas comerciales. Las uniones se registraron, principalmente,

entre las grandes empresas mexicanas y sus similares extranjeras. De los estados que participaron

en esta dinámica comercial destacan Chihuahua, Jalisco, México, Nuevo León y Sonora. Algunos

ejemplos de estas asociaciones son Comercial Mexicana y Price Club (hoy Costco) en 1991, Cifra

y Wal Mart, (1991-1997) Gigante y Fleming (1992), Carrefour y Gigante (1994-1997), Kmart y

Liverpool (1994-1998), Auchan y Comercial Mexicana (1995-1996) (latina, 2009)

El reacomodo que se ha registrado al interior del grupo moderno derivado de las alianzas obedece

a gran parte de la competencia impuesta del exterior al permitir la entrada masiva de productos y

capitales extranjeros a partir de la apertura comercial. A su vez los inversionistas comerciales

foráneos han utilizado la asociación con sus homólogos mexicanos como una estrategia para

introducirse al mercado interno, que mantiene cautivo el comercio nacional, el cual a través de la

unión, forma parte de la nueva empresa que es resultado del enlace entre los integrantes del pacto

comercial.

Los bienes extranjeros provienen en mayor medida de Asia y son ofrecidos al consumidor

mexicano con muy poca calidad y a precios muy bajos en comparación con sus similares del país;

la calidad no es un factor relevante, por lo que su penetración se debe, esencialmente, a su costo.

El empresario del país, ante esta situación, trata de adaptarse a las normas competitivas impuestas

por el comerciante extranjero mediante la modernización de sus instalaciones, mejores

promociones de venta, técnicas de mercadeo, etc. O bien, de hacer frente a su nueva coyuntura

comercial por conducto de las asociaciones con el capital comercial foráneo.

Entre algunas de las ventajas que obtienen los inversionistas comerciales externos de las

asociaciones están que México les ofrece un potencial de demanda compuesto por más de 100

- 6 -

millones de habitantes; ante ello visualizan un mercado nuevo y con grandes posibilidades de

crecimiento continuo en palabras de los propios empresarios, esos mercados están creciendo

mucho más rápido que los del resto del mundo, el rendimiento de América Latina es enormemente

superior al que se puede lograr con EE.UU. o Europa, asimismo la carencia de restricciones como

las que se aplican en Europa y Estados Unidos de América al crecimiento de las grandes tiendas

departamentales y de autoservicio por frenar el desarrollo del micro y pequeño negocio comercial.

Las alianzas comerciales han acentuado las diferencias entre los grupos moderno y tradicional. El

proceso de innovación que ha implicado este fenómeno solo ha sido posible para grandes

compañías, las cuales conservan y adoptan todas las ventajas que ofrecen la modernización. El

micro y pequeño comerciante, ubicado en las actividades de abarrotes y misceláneas, continúa

subsistiendo con productos que pertenecen prácticamente al consumo básico y con destino a la

población de escasos recursos. Es importante destacar que en EE.UU. y Francia son las naciones

de donde proceden las innovaciones comerciales que se han extendido por todo el globo

terráqueo. En México ha sido muy importante la influencia gala en el área departamental (pues

tienen el mérito de ser el país donde surgieron los almacenes y las tiendas departamentales, así

como el formato de hipermercados) y estadounidense en las tiendas de autoservicio (se le atribuye

en la década de los años 30 del siglo pasado, la creación de los supermercados, que

revolucionaron toda la actividad comercial hasta entonces practicada).

2.1.3 Crecimiento por grupo y clase de actividad en la década de los años 80.

Las condiciones de operatividad del comercio al por menor en 1980 por grupo fueron las

siguientes: el tradicional represento el 99.6% de los establecimientos, el personal empleado fue de

aproximadamente 82% y el capital invertido en relación con el total del minorista fue de 63% lo

cual permite apreciar que el número de comercios tradicionales, en conjunto, son muy

representativos para la actividad comercial en general al contribuir, en proporciones mayores al

grupo moderno, en algunas variable macroeconómicas como ingresos por ventas y valor agregado.

A las unidades modernas correspondió 44% de ingresos generados por el comercio al por menor.

A cada uno de los establecimientos de este grupo, en promedio, le pertenecieron 115 939 pesos

anuales; en las compras de mercancías, participaron con 44.4% en cuanto al valor agregado

registraron solo 29% del comercio al por menor, la reproducción al valor agregado promedio por

establecimiento del grupo moderno fue de 22 185 pesos anuales. El crecimiento sostenido del

comercio al por menor, el número de establecimientos y personal ocupado. Estuvo esencialmente

en función del micro y pequeño empresario.

- 7 -

Dentro del grupo de comercios tradicionales, en 1980 se localizaron los de abarrotes, misceláneas

y ultramarinos con el mayor número de establecimientos y personal ocupado. Estas clases de

actividades también fueron representativas dentro del total de comercio al por menor (ver Tabla 1).

Este subgrupo de micros y pequeños negocios contribuyo con 39% de los establecimientos

comerciales y 28% del empleo generado por el comercio minorista; los ingresos obtenidos por las

ventas de mercancías fueron de 7% y sus compras de 8% del total del comercio al menudeo. Los

montos en inversión fija cuantificaron 4% que significo 765 174 pesos anuales. El valor agregado

representó 13%. Su margen de comercialización fue de 0.37 centavos y la productividad por

trabajador, 154 por año.

Con estos datos se observa como el sector tradicional exteriorizó, en su giro comercial más

numeroso, la tendencia de crecimiento constante en establecimientos, personal ocupado y una

significativa participación en los ingresos por ventas, valor agregado y mercancías compradas. Con

ello se percibe a este como parte fundamental de la unidad comercial que conforman los dos

grupos.

Nota: Las tres actividades comerciales no comprenden 100% del comercio minorista, son sólo las más representativas para

el grupo moderno y el tradicional, según sea el caso.

Fuente: INEGI. VIII Censo Comercial, 1981. México, INEGI, 2002

Características del comercio al por menor en México, 1980

(porcentajes)

Establecimientos

comerciales

Personal

Ocupado

Venta de

mercancías

Capital

Invertido

Valor

agregado

Mercancías

compradas

Total de actividad

comercial 100.0 100.0 100.0 100.0 100.0 100.0

Comercio al por mayor 5.0 20.0 45.0 54.0 57.0 54.0

Comercio al por menor 95.0 80.0 55.0 46.0 43.0 46.0

Abarrotes, ultramarinos y

misceláneas 39.0 28.0 7.0 4.0 13.0 8.0

Autoservicio 0.6 6.0 16.0 17.0 19.0 20.0

Grandes almacenes y

tiendas de departamentos 0.3 4.7 8.0 13.0 14.0 9.0

Tabla 1. Características del comercio al por menor en México, 1980

- 8 -

En contraste del grupo moderno sobresalen las tiendas de autoservicio, supermercados, grandes

almacenes y tiendas de departamentos que representan alrededor del 1% de los establecimientos

del comercio al por menor. Los empleado creados fueron de 11%, menos de la mitad de lo que

generaron los abarrotes y misceláneas, los cuales constituyen solo una parte del comercio

tradicional.

Debemos tener presente que la modernidad implica adquirir, de manera constante, la tecnología de

vanguardia que incluye herramientas para la creación de necesidades de producto ante el

consumidor, como la publicidad y los servicios profesionales especializados que imperan en cada

momento especifico, es decir se manifiesta la actualización continua en la operatividad de la gran

empresa comercial y el rezago en los mercados tradicionales, sobre todo las actividades

mencionadas.

En el ámbito nacional la ubicación de los comercios de ambos grupos en 1980 se centro en el

Distrito Federal que ocupó el primer lugar con 21.2% de establecimientos al por menor y 24% de la

generación de empleos, fue seguido del estado de México (9.5%) y en tercera posición se colocó

Jalisco (34 500 negocios que representaron 6.5%).Además, con los estados de Veracruz de

Ignacio de la Llave, Puebla, Guanajuato, Michoacán de Ocampo, Nuevo León, Oaxaca,

Tamaulipas formaron el grupo con mayor crecimiento en el número de unidades comerciales

reuniendo casi 70% de comercios al por menor en el país. Las mismas localidades concentraron la

mayor densidad demográfica del territorio mexicano anual de 2.4% de 1970 a 1980 y en el estado

de México fue de 6.5%; por lo tanto se puede decir que el factor demográfico en ascenso eleva la

demanda de bienes de consumo para los dos grupos comerciales, lo que resulta uno de los

factores determinantes para la instalación, ubicación y funcionalidad de las empresas comerciales.

2.1.4 Crecimiento por grupo y clase de actividad en la década de los años 90.

En esta etapa el impulso a la economía neoliberal exhibió sus efectos. El comercio al por menor

también se vio inmerso en las secuelas del nuevo modelo de acumulación en México; el grupo

moderno cuantificó cambios sustanciales, favorecidos por la competencia impuesta por las

cadenas internacionales que operaron directamente en el país. La competencia consistió en

vender una mayor variedad de productos, con calidad y a un precio menor que los comercios,

además de propiciar las facilidades de adquisición del producto a crédito y con amplio margen de

tiempo para solventar la deuda. (Gastelum, 2005). La estructura comercial que se había mantenido

en mayor medida con capitales mexicanos se encontró dividida entre los empresarios comerciales

nacionales y extranjeros con el propósito de obtener los mercados cautivos de los primeros. Este

proyecto se hizo viable con las alianzas realizadas entre ambos.

- 9 -

En este contexto comercial, la estructura de los grupos moderno y tradicional se conforma igual

que en la década anterior, de acuerdo con los tamaños micro, pequeño, mediano y grande. En este

último se expresan los cambios originarios en el periodo, como fue la asociación entre empresarios

comerciales nacionales y extranjeros. La directriz expresada por los dos grupos en esa década

presentó la misma pauta en la de los 90, es decir el grupo tradicional registro 99.4% del número

de establecimientos que conformaron el comercio al por menor desde 1993 hasta 1998, y

emplearon 84% de la población ocupada; los medianos y grandes ocuparon el resto.

La inversión en capital fijo y valor agregado correspondió a 51% del comercio al por menor en los

medianos y grandes. La aportación superior en valor agregado fue para los grandes con 47%. La

contribución más pequeña fue de los micros con 23%; entre estos y los pequeños tuvieron 49% de

la inversión de la actividad al detalle. Lo anterior permite deducir la importancia que ha

representado para el comercio al por menor durante las décadas de los años 80 y 90, la existencia

del comercio tradicional. Los establecimientos más representativos de este grupo por su número de

unidades y personal ocupado fueron los abarrotes ultramarinos y misceláneas igual que en la

década anterior (ver Tabla 2)

- 10 -

Nota: Las tres actividades comerciales no comprenden 100% del comercio minorista, son sólo las más representativas para

el grupo moderno y el tradicional, según sea el caso.

Fuente: INEGI. VIII Censo Comercial, 1981. México, INEGI, 2002

Su contribución en el comercio al por menor fue de 33% en el número de unidades y de 23% en el

persona la ocupado. En promedio, cada comercio tradicional empleó a 1.7 trabajadores en 1998.

En cambio el grupo moderno actuó con 30 591 grandes negocios en los cuales se emplearon

alrededor de 509 090 personas; esto es 2.2% en unidades comerciales y 17% en ocupaciones. En

promedio, se emplearon 17 personas por cada gran establecimiento. Respecto al monto en

compras de bienes fijos, los supermercados invirtieron 25% del total del comercio al por menor,

las tiendas departamentales y los almacenes, 13% igual que los establecimientos especializados,

en conjunto representaron poco más de la mitad de la inversión comercial al por menor. En la

actividad de comercios no alimenticios especializados, la mayor cantidad pertenece al comercio

tradicional, donde se ubica 91.5% de las unidades. En 1998, los ingresos por las ventas de las

mercancías favorecieron más a los supermercados y tiendas de autoservicio con 20% del total.

Dentro del grupo moderno, esta actividad es la que obtuvo mayores ingresos por la realización de

sus productos: las tiendas de departamentos y los almacenes contribuyeron con 3%; los abarrotes

Participación del comercio al por menor en México ,1998

(porcentajes)

Establecimientos

comerciales

Personal

Ocupado

Venta de

mercancías

Capital

Invertido

Valor

agregado

Mercancías

compradas

Total de actividad comercial 100.0 100.0 100.0 100.0 100.0 100.0

Comercio al por mayor 8.0 23.0 50.0 50.0 49.0 50.0

Comercio al por menor 92.0 77.0 50.0 50.0 51.0 50.0

Abarrotes, ultramarinos y

misceláneas 33.0 23.0 7.0 6.0 3.4 10.0

Comercio no alimenticio en

establecimientos especializados 38.2 34.2 20.0 33.0

Supermercados, tiendas de

autoservicio y almacenes 1.8 9.5 20.0 20.0 25.0 17.0

Tiendas de departamentos y

almacenes 0.2 2.3 3.0 3.0 13.0 4.0

Comercio no alimenticio en

establecimientos especializados 0.2 5.3 13.0 8.0

Tabla 2. Participación del comercio al por menor en México ,1998

- 11 -

y ultramarinos colaboraron con 7%; así como los supermercados y autoservicios generaron el 23

por ciento.

Esta situación se aprecia más al observar las visitas que realizan las personas a los distintos

mercados por semana; en 1993 los consumidores acudieron 13 veces en una semana a la tienda

de abarrotes mientras que al supermercado fueron 6.6.veces; cinco años después se comprimieron

ambas 5.6 al supermercado y 11.4 a la tienda de abarrotes.

En general, se puede decir que en la década de los 90 el grupo moderno proyecto una tendencia

de crecimiento en casi todos sus formatos; los supermercados registraron, en promedio una tasa

de crecimiento anual de 8.8%; los años de mayor dinamismo fueron 1990 (con una tasa de 9%),

1991, (21%)y 1992 (14%).

En las dos décadas analizadas el comercio minorista y sus dos grupos estructurales se observó la

misma tendencia de crecimiento. El tradicional elevo sus números de unidades y el personal

ocupado; mientras que en el gran comercio se observaron directrices de crecimiento constante en

las mismas clases de actividades. (Gastelum, 2005)

2.2 Antecedentes de la empresa Milenio S.A. de C.V.

Abarrotera Milenio S.A de C.V. está ubicada en el municipio de Tlalnepantla Estado de México en

la Av. Rio de los Remedios y la Calle Estrella. Es una empresa Mexiquense fundada en 1970

dedicada a la comercialización de abarrotes a nivel mayoreo y menudeo en la región.

Surge legalmente en el año 2000 como su nombre lo indica, pero en la realidad es que este

negocio tiene ya más de 30 años en actividad, en su inicio era una pequeña tienda y esta a su vez

ha pasado de generación en generación, hasta que llego la administración actual quien se ha

puesto como objetivo modernizar en todos los aspectos la Abarrotera.

La actual administración se ha preocupado siempre de ofrecer los más altos estándares de calidad

en productos y servicios. Día a día se esfuerzan por trabajar junto con los empleados, clientes y

proveedores, creando relaciones de valor agregado para lograr el mayor beneficio común.

Comprometidos con el desarrollo económico de la región, día a día brindan el servicio a sus más

de 3000 clientes. Abarrotera Milenio ha expandido sus relaciones comerciales hacia diferentes

sectores y actualmente trabajan para empresas privadas, y algunos colegios, en la entrega de

despensas y paquetes que denominan “econopacs”.

- 12 -

2.2.1 Organigrama.

El siguiente organigrama constituye la expresión de la estructura de la organización, la división de

funciones, niveles jerárquicos, y responsabilidad de los canales formales de la comunicación entre

las diversas partes de la compañía. (Ver Fig. 2)

2.2.2 Misión de la Empresa.

Brindar un excelente servicio, con responsabilidad y calidad, en la distribución de abarrotes, dentro

de un marco legal, social y de desarrollo sostenible que permita la superación organizacional en

beneficio de los clientes, proveedores y asociados de la empresa.

2.2.3 Visión de la Empresa.

Consolidar la excelencia en el servicio a nuestros clientes, en la oferta de más y mejores

soluciones de abastecimiento, satisfaciendo todas sus necesidades de crecimiento y desarrollo

comercial. Afianzar y desarrollar alianzas estratégicas con empresas líderes, para incrementar la

penetración de mercado, y generar modelos comerciales con fines de expansión.

Gerencia General

Compras

Almacén

Ventas Contabilidad

Fuente: Elaboración propia.

Figura2: Organigrama de la Abarrotera Milenio S.A. de C.V.

- 13 -

2.2.4 Filosofía de la Empresa.

En Abarrotera Milenio estamos comprometidos a brindar a nuestros clientes atención profesional y

de calidad, basando nuestra forma de trabajo en principios básicos:

Honestidad:

Transparencia en todas nuestras actividades, en la forma de ser y en la forma de actuar.

Calidad:

Utilizar nuestras mejores cualidades y buscar el mejor resultado. Superar las expectativas

nuestros clientes.

Servicio:

Dar a nuestros clientes, la confianza de nuestro trabajo y de la empresa a la que

representamos.

Trabajo:

Cada integrante de nuestra empresa cumple con lo suyo en el tiempo y el momento

oportuno.

Compromisos:

Identificarnos con el cliente y sus necesidades procurando ofrecerle productos y servicios

que le aporten beneficios y utilidades.

Confianza:

Brindarle a nuestro cliente el mayor respaldo en cuanto a la atención y servicio,

comprometiéndonos a día con día a ofrecer lo mejor de nosotros.

Responsabilidad:

Respaldamos nuestras acciones siempre con la finalidad de ofrecer lo mejor a nuestros

clientes.

2.2.5 Servicios de la Empresa.

En Abarrotera Milenio brinda un trato cordial a todos los clientes, y les ofrece los siguientes

servicios:

- 14 -

Atención personalizada en ventas.

Entrega de la mercancía en la puerta de domicilio o negocio dentro de la zona, de Lunes a

Domingo de 8am-8pm.

Armado de despensas para empresas y hogares donde usted elije los productos que

desea incluir.

Productos que ofrecen:

El catálogo se conforma por más de mil productos en cerca de 100 líneas de mercancías

diferentes, que abarcan las categorías de abarrote seco, belleza e higiene personal, limpieza y

mantenimiento para el hogar, medicamentos OTC (farmacéuticos que no requieren receta médica)

y otros productos complementarios. (Ver tabla 3)

- 15 -

Fuente: elaboración propia

Uno de los puntos en el que más ha puesto énfasis es en la automatización de su almacén a través

de un sistema informático. Dadas las necesidades actuales, resulta casi imposible de competir con

las franquicias como: Oxxo, Seven Eleven, Extra, etc. Y como sabemos todas estas franquicias

cuentan con su sistema informático (Ver Fig. 1).

Articulo Articulo Articulo Articulo Articulo

Accesorios Blanqueadores Desodorantes Hojas para rasurar OTC

Aceites comestibles Bolsas desechables Detergentes Huevo en caja Sales

Aceitunas Botanas Dulces y golosinas Jabones de tocador Salsas

Aderezos

Bronceadores y

bloqueadores Embutidos en lata Jabones de lavandería Sardinas

Aguas embotelladas Cafés Encendedores Jarabes Semillas

Alimentos infantiles Cajetas Enjuagues bucales Jugos enlatados Servilletas

Alimentos para

mascotas Carbón para el hogar Especias Lácteos Shampoo

Almidón para planchar Cepillos dentales Extractos Leches Sopas

Antisépticos Cereales Fijadores para cabello Licores

Suavizantes

de ropa

Aromatizantes Cerillos Flanes Limpiadores Tés

Artículos para el

cuidado personal Cervezas Focos Linternas

Tintes para el

cabello

Artículos escolares y

de oficina Chiles en conserva Frijol para preparar Lubricantes

Toallas

higiénicas

Artículos fotográficos Chocolates Frutas en conserva Mariscos en conserva Velas

Artículos para fiesta

desechables Chocolates de mesa Galletas Mayonesas Veladoras

Artículos de higiene

para bebé Cigarros Gelatinas Media y pantimedias

Verduras en

conserva

Atoles Consomés Gomas de mascar Mermeladas Vinagres

Atunes Control de plagas Grenetina Miel

Azúcar Cosméticos Guisados en lata Modificadores de leche

Baterías Cremas dentales Harinas Moles en frasco

Bebidas isotónicas Cremas para rasurar Hielo Mostaza

Tabla 3. Catálogo de productos

- 16 -

Figura. 1. Ejemplos de franquicias abarroteras.

- 17 -

CAPÍTULO III. GESTIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS.

La Gestión de Almacén es una especialidad dentro del conjunto de funciones relativas al

aprovisionamiento y distribución de productos, encuadradas en el área de logística. Dentro de este

universo de actividades, con sus diferencias sectoriales, la Gestión ha desarrollado sistemas de

trabajo que nos permite generalizar modelos de gestión, construidos con la aplicación de métodos

matemáticos, con el objeto de optimizar los costes de logística y el nivel de servicio de ésta. Un

estudio de los modelos de gestión en sistemas informatizados adecuado para lograr una

información estructurada, suficiente y oportuna. El responsable debe conocer el funcionamiento de

estos sistemas, pues son la herramienta de trabajo, ue implica el manejo de productos Stock

ubicados dentro del almacén en espera de su posterior empleo, más o menos próximo que permite

surtir regularmente a quienes lo consumen, sin importarles las discontinuidades que lleva consigo

la fabricación o los posibles retrasos en las entregas por parte de los proveedores.

Sin dejar fuera la importancia que se tiene en los inventarios; que varían en razón de su consumo o

la venta de cada artículo que los componen, da lugar al movimiento de las existencias por ingresos

de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los

materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación.

Es difícil que el mercado pueda ofrecer los productos que la empresa solicita en el momento

preciso en la cantidad y calidad adecuadas y al menor costo. La necesidad de almacenar surge de

la necesidad de equilibrar la producción y la demanda. (Gutierrez, 2007)

3.1 Sistema de Gestión de Almacenes (SGA).

Concepto Sistemas de Gestión de Almacenes: Este proceso puede ser mediante un SGA, Sistema

de gestión de Almacenes o (por sus siglas en Ingles WMS)

Un SGA es un programa informático destinado a gestionar la operativa de un almacén.

Para ser considerado como tal, y no una simple gestión de stocks, el programa no sólo ha de

gestionar las ubicaciones de los productos, sino también los movimientos de los operarios y de las

máquinas encargadas de la manutención de los artículos (Ver Figura 3).

- 18 -

WMS es la solución de tener una visión de las existencias actuales y futuras, organizar el trabajo,

alinear los recursos y satisfacer los requisitos de los clientes optimizando los procesos de

distribución para asegurar que los productos sean repartidos en tiempo y forma. El resultado es

una mejora en la gestión de su cadena de suministro con la máxima satisfacción desde la

recepción de materiales hasta la entrega efectiva al cliente.

Es una solución de software avanzada para empresas de fabricación, distribución, minoristas,

proveedores de logística de terceros.

El WMS permite priorizar las tareas, implementar estándares de productividad e incrementar la

eficiencia de logística. Con la capacidad de ser integrado con cualquier Sistema de planeamiento

de la empresa. o por sus siglas en ingles ERP, el sistema Enterprise Resource Planning;

Compartiendo su solución ERP inventarios, movimientos de entrada y salida y entregas a clientes,

etc. compartiendo información sobre locaciones de inventario, lotes de productos, caducidades de

inventario y fechas de vencimiento desde y hacia el ERP. (Coopers, 2007).

3.2 Características y beneficios de un Sistema de Gestión de Almacén.

El Sistema de Gestión de Almacenes WMS ayuda a:

Reducir las existencias en el inventario de 5 a 20%

Aumentar la productividad de trabajo en el almacén de 15 a 40%

Mejorar la exactitud de envío a los clientes de 2 a 5%

.Incrementar la exactitud de existencias a un 99 % a nivel de ubicación

Reducir costos de explotación directos e incrementar el ingreso neto.

Figura. 3 Flujo de movimientos en almacén

Fuente. mypyme.com.mx

- 19 -

Integrarse con los ERP.

3.3 Funciones de un SGA.

Control de nivel de stock del almacén a nivel de existencia-ubicación. Es la función por excelencia

del SGA, tener perfectamente controlados los inventarios. Gestión a tiempo real. Es una función

imprescindible

Trazabilidad. El uso del SGA brinda la trazabilidad dentro del almacén. La trazabilidad que puede

considerarse como un factor competitivo para el cliente.

Planificación, asignación y control de la carga de trabajo de los recursos del almacén.

Reportar información necesaria para la toma de decisiones. (Morato, 2008)

3.3.1 ¿Qué debe hacer?

1. Versatilidad frente a los diferentes almacenes. Tipologías de unidad de carga. Tipo de

pedidos de cliente.

2. Gestión de las ubicaciones del almacén.

3. Perfecta integración con el ERP-SGA-ERP.

4. Perfecta integración con otros elementos hardware (impresoras, etc.)

5. Soporte de tecnologías de identificación (Código de barras)

6. Implementación de técnicas logísticas, como el cross docking, picking, etc)

7. Intercambio de información (stock-status, EDI)

8. Integración tracking.

9. Organización del transporte. Colas /carga de trabajo.

3.3.2 Más allá del SGA.

(Ver Figura 4)

Integración Mensajería y workflow.

Integración con sistema Business Inteligence.

Publicación en portal.

Albaranes: gestión documental.

- 20 -

3.4 Ventajas del uso de un SGA.

Reduce el efecto de la rotación de personal.

Aumenta la versatilidad de los operarios

La fiabilidad y productividad de los operarios es alta desde el primer día.

Ratios de productividad precisos.

Fiabilidad en el stock de materias primas e intermedias.

Información clara y detallada de stocks y tendencias.

Planificación fiable.

Imputación y control de costes más fiable.

Facilita la toma de decisiones.

Reducción de las tareas administrativas.

Reducción de costes. Reducción del espacio necesario.

Mejor determinación del retorno de la inversión.

Incremento del servicio, reducción de las rupturas de stock.

Reducción de los plazos de entrega.

Plazos fiables.

Mejora en la relación con clientes y proveedores.

Fiabilidad del stock a tiempo real.

Fácil planificación de necesidades.

Figura 4. Ciclo de trabajo de un SGA

Fuente. mypyme.com.mx

- 21 -

Reducción de obsolescencias.

Disminución de devoluciones. (Morato, 2008)

3.5 Almacén.

El común denominador es que todos están experimentando cambios.

El Almacenaje es un área crítico para el servicio al cliente. Desafortunadamente muchos no

entienden esto ni el rol del almacenaje, por lo que se requiere un enfoque más activo, donde el

servicio al cliente sea medido, evaluado y manejado dentro del almacén.

El cliente siempre espera el producto correcto por lo tanto el almacén constituye una herramienta

importante para satisfacción del cliente.

Concepto de almacén: El almacén es un lugar o espacio físico en que se depositan las materias

primas, el producto semiterminado, el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente

eslabón de la cadena de suministro. Sirve como regulador del flujo de mercancías entre la

disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores (Schwarz, 2005)

3.5.1 Finalidad del almacenaje.

Consiste en acercar los productos, lo mas posible al punto donde se realiza el consumo,

teniéndolos dispuestos para que, en el momento que tenga lugar la demanda, esta se pueda

satisfacer rápidamente.

El desabastecimiento de un mercado puede ocasionar importantes pérdidas tanto como la

disminución de ventas como por el deterioro de la imagen del producto.

Esto supone la realización de ciertas tareas en el área de almacén:

1) Recepción: El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o

demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.

Las condiciones que impiden el flujo rápido son:

a) Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.

b) Medios de Manejo de Materiales Deficiente.

c) Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.

- 22 -

El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corta

posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas se pasan del

vehículo del proveedor al almacén ya que todo estancamiento innecesario eleva el costo del

producto.

2) Almacenamiento: Es la custodia de los productos, en condiciones apropiadas, para el suministro

al proceso de fabricación- distribución- venta, evitando el deterioro del material y permitiendo la

realización de inventarios de control.

3.5.2 Principios Básicos en el Área de Almacenamiento.

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y

controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la

administración, la producción o al venta de artículos o mercancías, es importante hacer hincapié en

que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrad y salida, o sea una rápida rotación.

Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo

en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las

existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas son despachadas.

Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y

entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.

Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera

de reducir los costos de la mano de obra.

Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una

ocasión más para estropearla.

El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe

representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación.

El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares

al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes

de artículos.

El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de

distribución en el opuesto.

Si el espacio es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo

siguiente:

Una mejor ubicación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.

- 23 -

Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema

de almacenamiento diversificado.

Reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías movibles o en bloques.

Eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén.

Reducción de existencias por medio de los sistemas y fórmulas en el estudio de control de

inventarios. (Gutiérrez, 2007)

3.5.3 Motivos de la existencia de almacenes.

Los almacenes se consideran redituable para un negocio según el apoyo que preste a las

funciones productoras de utilidades: producción y ventas, de ahí derivada la importancia de su

existencia:

1) Cuando existe un desequilibrio en los ritmos de aprovisionamiento y de la producción

2) En la distribución.

En cuanto se refiere a éste último punto:

a) Cuando hay un desequilibrio en los ritmos de la producción y del consumo.

b) Cuando existe un desequilibrio en el tiempo del período de consumo y el de la producción.

c) Cuando las zonas de consumo se encuentran alejadas de las de producción.

El almacenaje es una labor unida a una mano de obra intensiva en la industria, existiendo una gran

oportunidad para mejorar la productividad de los almacenes y la calidad correspondiente por medio

de un activo seguimiento y con programas de entrenamiento y educación para los trabajadores de

estas dependencias.

La presión para computarizar el almacén es grande y es también una clave importante para

mejorar el tiempo de respuestas de los pedidos, pero el nivel de entendimiento de la necesidad, los

beneficios y los requerimientos es bajo. La administración debe tener cuidado en adoptar la

computarización y hacerlo después de que los objetivos y expectativas de las computadoras estén

claramente definidas y sobre todo entendidas.

Los almacenes están continuamente presionados por la competencia, las presiones para

perfeccionar el Justo a Tiempo en los inventarios están aumentando pero al mismo tiempo la

- 24 -

variedad de los productos se incrementa, algunos almacenes aumentan sus inventarios pero otros

los reducen, el común denominador es que todos están experimentando cambios.

3.6 Tipos de almacén.

El almacenaje es una labor unida a una mano de obra intensiva en la industria, existiendo una gran

oportunidad para mejorar la productividad de los almacenes y la calidad correspondiente por medio

de un activo seguimiento y con programas de entrenamiento y educación para los trabajadores de

estas dependencias, es por eso que el almacén puede ser una empresa manufacturera,

distribuidora, o una tienda de productos de consumo, los almacenes se pueden diferenciar según:

Almacenes Industriales:

Comprende el conjunto de almacenes de una industria para almacenar las materias primas y los

productos terminados. Dentro de estos almacenes industriales tenemos:

Almacén de Materia Prima:

Almacena las materias primas que intervienen directamente en la composición de los productos

terminados.

Almacén de Productos Semi-elaborados:

Dedicado al almacenamiento de los materiales que han sufrido algunas transformaciones en el

proceso productivo.

Almacén de Productos Terminados:

Destinados al almacenamiento de productos para ser suministrados o entregados a los clientes.

Almacén de Aprovisionamiento en General:

Para almacenamiento de insumos que intervienen indirectamente en la fabricación, tal es el caso

de combustibles, aceites, lubricantes, material de embalaje.

Almacén de Distribución:

Destinados a almacenar y vender artículos, productos, colocados a disposición del consumidor.

Depósitos:

- 25 -

Lugar concebido y equipado para las mercaderías colocadas en depósitos por trato entre el

depositante y el depositario, esto normalmente corresponde al concepto de Almacenera. No hay

que confundir con aquel que normalmente se utiliza para guardar los bienes que ya no se utilizan,

es decir, los obsoletos, se guarda sin criterio sin orden; esto es el concepto de depósito. (Gutierrez,

2007)

3.7 Inventario.

La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la

importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la

empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo

contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios,

para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para

funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la

demanda.

Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el

inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor,

particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se

muestra por el lado de los activos en el balance general.

3.7.1 Concepto de Inventario.

Se conforman con el material o los suministros que se guardan para uso o ventas futuras. Por lo

general se trata de bienes terminados que esperan el pedido de un cliente. Sin embargo, también

pueden ser bienes o materiales que esperan ser producidos o convertidos en artículos terminados

para un cliente.

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con

aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo

económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos

más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como

en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente

mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías

- 26 -

disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un

periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o

para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los

inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos

terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser

consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios;

empaques y envases y los inventarios en tránsito.

El inventario se refiere por definición a las existencias de todo artículo o recurso usado por una

organización de cualquiera de las siguientes formas:

• Materias primas

• Artículos en proceso

• Artículos terminados

• Partes componente

• Suministros

Los inventarios existen para permitirle a las empresas cumplir con los requerimientos de los

clientes. También existen usualmente para suavizar el flujo de bienes en el proceso de producción,

especialmente hacia los centros de trabajo dependientes. La razón principal de su existencia es la

protección contra la incertidumbre de los proveedores. El inventario también permite la utilización

realista y máxima de equipos y personal.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la

importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la

empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período

contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. (Morante, 2008)

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad

de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo

general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de

mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la

que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información

- 27 -

resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas

principales y auxiliares relacionadas con esos controles Para una empresa mercantil el inventario

consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es

decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo.

El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa

comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y

los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de

los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al

usarse serán así clasificados.

3.7.2 Objetivos.

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a

disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los mismos.

Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe

permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente

controlada y vigilada.

3.8 Administración de inventarios.

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de

acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a través de todo

esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo

establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener

dicha situación.

Los inventarios más comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos

terminados. La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no

es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera.

También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y

montajes o ensambles. En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con

anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.

En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la

orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado.

- 28 -

En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, más inventarios de

productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes.

Sin embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos:

1) ¿Cuantas unidades deberían ordenarse (o producirse) en un momento dado?

2) ¿En qué momento debería ordenarse (o producirse) el inventario?,

3) ¿Que artículos del inventario merecen una atención especial?,

4) ¿Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos de los inventarios?

3.8.1Técnicas de administración de inventarios.

Los métodos comúnmente empleados en el manejo de inventarios son:

El sistema ABC.

El modelo básico de cantidad económico de pedido CEP.

EL SISTEMA ABC

Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. en los

productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo "B" está formado por los artículos

que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo "C" lo componen en su

mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequeña inversión. La división

de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de

procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos "A" debe ser el más

cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en tanto los productos "B" y "C" estarían

sujetos a procedimientos de control menos estrictos. (Ramirez, 2007).

3.8.2 Costos del inventario.

La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se

requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible.

Hay dos categorías de costos asociados con el inventario - (1) el costo para mantener el inventario,

y (2) el costo de no tener inventarios.

El costo de mantener inventario incluye el costo de materiales por unidad; el costo de pedidos o de

reaprovisionamiento; y los costos de mantener y llevar el inventario.

- 29 -

Cuando la empresa también produce los materiales que necesita para la producción, el costo de

reaprovisionamiento es substituido por el costo para configurar máquinas o realizar el cambio de

actividades.

Los costos de mantenimiento y sostenimiento generalmente incluyen los costos de almacenaje,

seguros contra incendio y robo, y administración de bodegas.

El costo intangible relacionado con el mantenimiento de inventarios es la pérdida de oportunidad

asociada con inversión en inventarios que se podría aprovechar en otras actividades redituables.

Los costos de no mantener inventario están relacionados principalmente con la pérdida de buena

voluntad de los clientes y de réditos perdidos en caso de escasez o falta de suministros, sin

mencionar la posibilidad de dichos incidentes se hagan públicos a clientes potenciales

Costos totales del inventario:

Costos de mantenimiento: Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación

(mermas y desusos).

Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento. Para

su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente:

Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2

S = unidades que se van a comprar todo el año

N = el número de compras que se hacen

P = precio de compra

C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario.

Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento (costo de capital

inversión promedio en el inventario), almacenamientos, seguros, mermas. Estos se suman y se

dividen entre la inversión promedio del inventario.

(A*P)

Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería:

CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A

Costos de ordenamiento: Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla (normalmente

son costos fijos independientemente del tamaño de la orden).

- 30 -

Costo total de ordenar = CTO = F*N

F = costo fijo por orden

N = número de órdenes colocadas en el año.

N Puede ser calculada. N = S / 2ª

Entonces, también se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera:

Costo total de ordenar = CTO = F * ( S / 2A )

Costos totales del inventario:

CTI = CTM + CTO = (C * P * A) + F (S / 2A) y si A = Q / 2 entonces

CTI = C * P * (Q / 2) + F * (S / Q)

El modelo de la cantidad económica de la orden: La cantidad económica de la orden es la cantidad

de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse de la siguiente manera:

EOQ = 2FS / CP

EOQ = cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá ordenarse

F = costo fijo de colocar y recibir una orden

S = ventas anuales en unidades

C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del valor promedio del

inventario

P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la Empresa

Punto de reorden: El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que

se debe colocar una orden: Punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal

Mercancías en tránsito: Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al

inventario Punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal - mercancía en tránsito

Inventarios de seguridad: Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los

cambios en las ventas esperadas o demoras en la producción o en el abasto de los productos.

El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año

y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario

- 31 -

Descuentos por cantidad: Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas

compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos:

1.- El costo de mantenimiento del inventario aumentará porque la inversión en el inventario se

aumenta

2.- se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben

comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el

descuento y comprar más cantidad

3.8.3 Finalidad de la administración de Inventarios.

La administración de inventario implica la determinación de la cantidad que deberá mantenerse, la

fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos

factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de

inventario (Soto, 2006)

Existen varias nociones de inventario. Una corriente de opinión afirma que tener inventario es

inevitable dado que los costos de no tenerlo cuando los clientes lo demandan sobrepasa el costo

de afrontar dichos costos. La otra corriente de opinión dice con firmeza que el inventario es la raíz

de todos los problemas de producción. Dicho de otra forma, la presencia de inventario quiere decir

que la empresa esconde detrás de los niveles de inventario ciertas ineficiencias de la firma.

Este módulo se enfoca en la primera escuela de pensamiento. Si los inventarios no se pueden

eliminar totalmente y la producción sin existencias es una situación ideal, los inventarios deben

entonces por lo menos ser gestionados.

3.8.4 Minimización de la inversión en inventarios.

El inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no

resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las

demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan

hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa

procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.

Ejemplo:

Al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su

costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el

costo fue del 10% al costo de financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa

tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.

- 32 -

3.8.5 Afrontando la demanda.

Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo

instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del

producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la pérdida de un

cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando

un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de

inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes

y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere. (Gutiérrez, 2007)

3.8.6 Importancia.

La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.

En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.

Que artículos del inventario merecen una atención especial.

Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se

debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la

venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción.

Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira

con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para

satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda

inesperada.

El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le proceso de

producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de

materia prima.

Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas, tendrá que

pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio más bajo que predomine en le mercado,

esto tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza

de inventario.

- 33 -

La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen

diversos procedimientos que va a garantizar lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel

óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que

aseguran la continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable

en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de

mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la

administración de inventario:

Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos

de los diferentes productos.

Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría

adecuada.

Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.

Mantener un nivel adecuado de inventario.

Satisfacer rápidamente la demanda.

Recurrir a la informática.

Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque

mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser

financiados.

Sin embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque:

a. La demanda no se puede pronosticar con certeza.

b. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda

vender.

Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes,

por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles

cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administración de inventario

requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas;

una falta de coordinación nos podría llevar al fracaso financiero.

En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son,

los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto

se podrían minimizar estos costos. (Besley, 2006)

3.9 Tipos de Inventarios.

- 34 -

Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por

medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los

importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario

de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos,

cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para

preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede

determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las

cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control,

porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios

utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las

joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores

decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de

precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda

a proteger el inventario.

Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre por

razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al

que se trata de suplir en parte.

Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico,

generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en

ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las

diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y

evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las

existencias. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del

peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock

realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los

auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La

preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:

Manejo de inventarios (preparativos)

- 35 -

Identificación

Instrucción

Adiestramiento

Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no

pueden identificarse con un lote en particular.

Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para

vender a sus clientes.

Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los

conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen

porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en

camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el

tiempo de transporte.

Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos básicos de materiales que

abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.

Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros

materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un

sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de

fabricación, ha de ser inventario en proceso.

Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título

de propiedad lo conserva el vendedor.

Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel

del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un

nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del

excedente es: X >Imax.

Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.

Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

- 36 -

Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo

representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los

artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su

importancia económica, etc.

Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes

de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.

Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida.

Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una

necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado

de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad

concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores

debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala

calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas

de la demanda.

Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en

un momento determinado.

Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de

producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta

pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en

centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos

inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no

tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.

Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor

demanda, a programas de promoción comercial o a un periodo de cierre de planta. Básicamente

los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades

y limitan los cambios en las tasas de producción.

- 37 -

Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote

porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.

Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en

grandes lotes para reducir costos de alistamiento ó pedido o para obtener descuentos en los

artículos adquiridos.

Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas

económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer

fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de

las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse

frecuentemente.

Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del

periodo contable.

Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general

representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los

stocks.

Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según

tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios

de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden

a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

3.10 Características y Análisis del Inventario.

Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar

cuáles son las etapas que se presentaran en proceso de producción, las comunes o las que se

presenta en su mayoría son:

Materia Prima

Productos en proceso

Productos terminados

Suministros, repuestos

- 38 -

En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de

abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios,

tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación, tienen seguro contra

incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma

de contabilización de los inventarios. Correcta valorización de la moneda empleada para su

contabilización.

Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que

tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas

mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de

los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de

Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control

de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada.

Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto, características

del mercado, canales de distribución, analizar la evolución y la tendencia.

3.10.1 Tipos de Conteo para existencias Físicas.

Para empezar la toma de inventario, es necesario realizar el conteo de existencias físicas de los

artículos, dicho conteo puede realizarse de dos maneras:

Manual

Con lectora portátil

Conteo de existencias de forma manual:

Para realizar el conteo de existencias físicas de forma manual debe:

Ejemplo:

Imprimir el reporte auxiliar para la toma de inventario

En el menú vaya a Inventario | Reportes | Inventario Físico

Seleccione el reporte Auxiliar en toma de inventario

Haga clic en Imprimir

Reparta las hojas entre las personas que contaran el inventario

Las personas que contaran los artículos, deberán anotar las existencias de cada

artículo

Conteo de existencias con lectora portátil

También puede realizar el conteo de existencias y almacenarlo en una lectora portátil, con la

ventaja que la identificación del producto es usando el código de barras.

- 39 -

Para realizar el conteo de existencias usando una lectora portátil:

Ejemplo:

Este proceso varía para cada modelo de lectora

Inicialice el archivo o la memoria de la lectora

Para cada artículo:

Pase por el escáner el código de barras

Escriba la existencia del articulo usando el teclado de la lectora

Al terminar descargue la información de la lectora en un archivo de texto

3.10.2 Método PEPS.

Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS):

Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del

costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el

inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las

mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros

costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras

Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se

adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más

recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan

al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de

existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la

operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra. Si lo que se

devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor

en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un

costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.

Ejemplo:

El movimiento de inventarios para la empresa Manufactura Vitromex muestra la siguiente

información para el mes de Enero 2009 (Ver Tabla 4).

- 40 -

Calculando el costo de venta por medio del método PEPS (Ver tabla 5).

Tabla 5. Costo de venta por medio del método PEPS.

Fecha Movimiento Unidades Costo unitario

Ene-01 Inventario inicial 3.000 $20

Ene-04 Compras 1.700 $22

Ene-14 Compras 1.200 $24

Ene-26 Compras 1.500 $25

Ene-30 Ventas 4.700

Método PEPS

Fecha Movimiento Unidades Costo

Unitario

Costo

total

Ene- 01 Inventario

Inicial

3000 $20 $60000

Ene- 04 Compras 1700 $22 $37400

Ene- 14 Compras 1200 $24 $28800

Ene- 26 Compras 1500 $25 $37500

Mercancía disponible 7400 $163700

Ene- 30 Inventario

final

2700 $66300

Costo de unidades vendidas 4700 $97400

Ultimas unidades compradas

Ene- 26 Compras 1500 $25

Ene-14 Compras 1200 $24

Tabla 4. Movimiento de inventarios.

Fuente. Vitromex

Fuente. Vitromex

- 41 -

3.10.3 Ubicación de las existencias.

Almacenar productos o materiales obliga al personal a conocer en cualquier momento el lugar

donde se encuentra cada uno de los artículos sin tener para ello, que recurrir a la memoria o a

recordar donde se puso cada artículo cuando ingresó.

Sin embargo se recurre a la memoria especialmente de los productos pequeños y con mayor

variedad recordando donde se puso cada artículo cuando ingresa al almacén.

En el capítulo de almacenes dijimos, que está distribuido en módulos y en él existen palets que

constituyen una unidad de carga de un determinado peso o tamaño donde se colocan de una

manera especial sobre su base. (Buker, 2005)

3.10.4 Código de ubicación.

La codificación es indispensable para la buena administración de un almacén de materiales así

como de productos terminados listos para la venta. Todo artículo debe tener un nombre y un

número que sirve de identificación en todas las áreas.

Existen dos codificaciones:

El código del producto que lo tienen todos los productos y

El código de producción que poseen las margarinas, detergentes, aceites. es decir los

de vencimiento rápido

El código del producto sirve para identificar a los productos y el código de producción o

vencimiento sirve; para realizar la rotación de la mercadería y evitar su deterioro. Ver vida útil de

productos terminados. (Sabater J. G., 2002)

Todas las operaciones en el sistema de información se realizan por el código del producto. Por

esto algunos productos, debido a su variedad, llegan con el código en sus empaques,

especialmente si son importados para evitar confusiones en el almacenamiento y en la entrega al

cliente.

Generalmente estos se llaman códigos de barras. (Ver Anexo -1- )

El código de vencimiento está formado de la siguiente manera

AA MM DD—T

o

VENCE: AA MM DD - T

Donde:

AA: Últimos dígitos del año de fabricación o vencimiento

MM: Dígitos del mes de fabricación o vencimiento

- 42 -

DD: Dígitos del día de fabricación o vencimiento

T: Turno de producción

El código del producto está formada por dos campos el primero tendrá las 3 primeras letras del

nombre del producto; el segundo un número progresivo de 4 cifras, de la siguiente manera. (Ver

anexo 1)

ACE 0121 Detergente Ace x 24 kilos Bolsa

VIV 0122 Detergente Viva x 20 Kilos Bolsa

MAR0140 Aceite Maravilla x 12 Litros Botella (Gutierrez, 2007)

- 43 -

CAPÍTULO IV. SISTEMAS INFORMÁTICOS.

Es indudable que el entorno competitivo empresarial, requiere de promover los procesos y

actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más

fuertes competidores, debido a esto desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a

las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus

procesos. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de

software empresariales tales como el ERP con el cual los directivos de las compañías esperan

tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación

de sus productos y servicios. Claro ejemplo el uso de ERP´s para el manejo del Sistema de

Gestión de Almacén (SGA)

La implementación de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya que implica

rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve

complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo; además de inversión de

tiempo.

En la mayoría de las empresas, se requiere reemplazar la infraestructura existente, lo que implica

inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio

temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que el grado de

experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.

4.1 Sistema Informático.

Sistema: Conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un

determinado objeto.

Un sistema informático como todo sistema:

Es el conjunto de partes interrelacionadas, hardware, software y de Recurso Humano, Un sistema

informático típico emplea una computadora que usa dispositivos programables para capturar,

almacenar y procesar datos. La computadora personal ó PC, junto con la persona que lo maneja y

los periféricos que los envuelven; resultan de por sí un ejemplo de un sistema informático.

Incluso la computadora más sencilla se clasifica como un sistema informático, porque al menos dos

componentes (hardware y software) tienen que trabajar unidos. Pero el genuino significado de

- 44 -

"sistema informático" viene mediante la interconexión. Muchos sistemas informáticos pueden

interconectarse, esto es, unirse para convertirse un sistema mayor (Joyanes, 2005)

Como ejemplo de sistema informático podemos citar el caso de un individuo manejando una

computadora personal a través de sus periféricos. También se clasificaría como sistema

informático a una computadora en sí misma, dado que los componentes de software y hardware

deben operar sistemáticamente.

Cuando varios sistemas informáticos se conectan entre sí, lógicamente se crea un sistema

informático de mayor tamaño el cual comparte recursos de variado tipo, como por ejemplo

impresoras por red, o conexión a Internet. Este tipo de conexiones varía en complejidad según

varios factores, dependiendo de la institución en cuestión, de la finalidad del sistema, etc.

Un problema que se da al interconectar sistemas informáticos entre sí es que quienes planifican los

mismos a veces no lo hacen pensando en la compatibilidad intersistémica, por lo cual los

protocolos de comunicación juegan un punto clave en tal tarea de interconexión. Estos protocolos

poseen un conjunto de reglas y de restricciones definidas pensando en que cualquier sistema

informático debería poder comunicarse con otro distinto.

Los sistemas informáticos de importantes instituciones conectadas a Internet son generalmente

fuertemente protegidos por expertos en seguridad informática, siendo atacados por crackers

cotidianamente ya sea por intereses meramente didácticos, por intereses políticos o de otra clase.

En el caso de las PC hogareñas, los llamados cyberdelincuente suelen diseñar formas de

penetración sobre todo con el fin de obtener algún rédito económico

4.2 Sistemas Informáticos de Almacenes.

Definición de Sistema informático. Un sistema informático es un conjunto de partes que funcionan

relacionándose entre sí con un objetivo preciso. Sus partes son: hardware, software y las personas

que lo usan. Por ejemplo, una computadora, sus dispositivos periféricos y la persona que la

maneja, pueden constituir un sistema informático

Un sistema informático puede formar parte de un sistema de información; en este último la

información, uso y acceso a la misma, no necesariamente está informatizada. Por ejemplo, el

sistema de archivo de libros de una biblioteca y su actividad en general es un sistema de

información. Si dentro del sistema de información hay computadoras que ayudan en la tarea de

organizar la biblioteca, entonces ese es un sistema informático. (Alegsa, 2009)

- 45 -

El sistema informático de gestión: Tiene como principal objetivo controlar, coordinar y gestionar

todos los procesos que se desarrollan en un almacén, desde la información recibida por el ERP,

hasta el control de cada uno de los movimientos que han de realizar los elementos mecánicos o

eléctricos. Es el cerebro del cual dependen las decisiones y las reacciones.

Ejemplos:

Sistemas informáticos Utilizados actualmente para los almacenes:

Software Suite del almacén.Sistema de control completamente equipado del almacén escalable

para las necesidades de hoy y el crecimiento de mañana.

De controles sofisticados de la PC, a PLCs "inteligentes" a bordo, almacena por completo sistemas

de control, FKI Logistex trae su recurso completo de la ingeniería a los controles y al diseño de

software.

Los controles de la manipulación de materiales y los sistemas informáticos probados en práctica de

FKI Logistex ofrecen la tecnología marginal a los sistemas de las energías de manipulación de

materiales más modernos de hoy. Comenzando con los controles más simples del transportador y

avanzando a través del compaginador más avanzado y escogiendo sistemas, controles de FKI

Logistex e ingeniería de programas informáticos, investigación, y el plomo del desarrollo la industria

de la manipulación de materiales.

El sistema informático de gestión tiene como principal objetivo: controlar, coordinar y gestionar

todos los procesos que se desarrollan en un almacén, desde la información recibida por el ERP,

hasta el control de cada uno de los movimientos; que han de realizar los elementos mecánicos o

eléctricos. Es el cerebro del cual dependen las decisiones y las reacciones.

Software de gestión (por sus siglas en ingles SGA) (Buker, 2005)

El software de gestión, como órgano integrador de los sistemas de almacenamiento y distribución,

consiste en un conjunto de aplicaciones informáticas que interactúan entre ellas mediante

mecanismos de permeabilidad y protocolos de comunicación.

El SGA de Mecalux está desarrollado para que su implantación sea escalable en función de la

complejidad logística de la instalación. Está integrado por seis niveles predeterminados, que

admiten desde la nula personalización del software hasta determinadas adaptaciones del SGA.

- 46 -

Las máquinas de almacenamiento automatizado de Kardex pueden proporcionar muchos

beneficios, entre ellos ahorro de espacio y una mayor productividad. Además, cuando estas

soluciones van acompañadas por software inteligente, los niveles de eficiencia alcanzados

generarán un alto ahorro en los costes y ayudan a tener un rendimiento de primer orden.

PowerPick®, la solución de software de Kardex, es única a la hora de ofrecer una amplia gama de

paquetes de software flexibles y hechos a medida para adaptarse a la forma de trabajar.

Como el sistema de gestión de existencias crece a la par de las necesidades, la modulabilidad del

software PowerPick® garantiza la flexibilidad futura y la protección de la inversión inicial. (Alegsa,

2009)

4.3 Planificación de Recursos Empresariales (ERP).

La evolución de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se remonta a la

década de los 70, cuando se comienza a utilizar un software llamado MRP (Material Requirement

Planning), cuyo objetivo era planificar las operaciones de producción dentro de las compañías.

Sin embargo, en la actualidad dentro de los sistemas de planificación de recursos empresariales

(ERP) surgen productos que son enfocados específicamente de acuerdo a los negocios de cada

compañía comprometidas ya sean en la producción de bienes o servicios. Por lo que un sistema de

planificación de recursos empresariales constituye la base del desarrollo de los sistemas

especializados de gestión.

Concepto ERP. Planificación de Recursos Empresariales (por sus siglas en ingles ERP).

Es un conjunto de sistemas de información gerencial que permite la integración de ciertas

operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística,

el inventario, los envíos y la contabilidad. El ERP funciona como un sistema integrado. Toda la

empresa, sus sistemas y procesos pueden reunirse bajo un mismo esquema para beneficiar a toda

la organización.

Los ERP funcionan ampliamente en todo tipo de empresas y su selección depende de factores

como el tamaño de la empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, etc.

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y

automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística,

producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa .

- 47 -

Por otro lado, los ERP como "paquetes de sistemas configurables de información dentro

de los cuales se integra la información a través de áreas funcionales de la organización".

Los sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se

implantan con éxito trae una serie de beneficios importantes para las empresas. (Orton,

2004)

La Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es un sistema que permite coleccionar

y consolidar la información a través de la Empresa

En el articulo "Critical Factors for Enterprise Resources Planning System Selection and

Implementation Projects within Small to Médium Enterprise" menciona que K.C. Laundon y

J.P. Laundon, (2000) definen al ERP como un sistema de administración de negocios que

integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación, manufactura, ventas y

finanzas (esto se representa en la Fig.5. El software ERP planea y automatiza muchos

procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los

complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio

Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un

solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la

toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP

tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos.

La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la

información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información

Los ERP son una evolución de los sistemas MRP, los cuales estaban enfocados únicamente a la

planificación de materiales y capacidades productivas. Los ERP disponen de herramientas para

efectuar la planificación de los trabajos en planta.

MANUFACTURACIÓN

SISTEMA ERP

FINANZAS VENTAS

R.H COMPRAS

CONTABILIDAD OTROS MÁS

Fig. 5. Ejemplo, Estructura de un ERP dentro

de una empresa

- 48 -

Esta planificación se efectúa enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los

productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP más completos

ofrecen módulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son el núcleo de otras aplicaciones

como pueden ser la Gestión de las relaciones con los clientes.

(Data Mining) Conversión de datos en información útil. (Hernández, 2007)

Ramiro Rodríguez (2003) en su tesis "ERP en la administración de proyectos de construcción"

menciona la importancia de que, para implementar un sistema ERP debe formarse un equipo con

las personas de mayor experiencia en sus áreas, generalmente se menciona que "sí las

compañías pueden operar el negocio como siempre sin la gente que ellos han puesto en los

equipos de implantación, entonces se ha seleccionado al personal equivocado para el proyecto

ERP".

El equipo debe incluir gente técnica (que sabe cómo trabajar con el sistema ERP) y gente de

negocios que entiende cómo opera la compañía, como se representa en la (Ver Fig. 7), aunque se

debe reconocer que de ambos es más importante el personal experto en el negocio. La persona

adecuada para administrar un proyecto de ERP debe conocer de ambas áreas (Rodríguez Ortega,

2009)

Fig. 7. Conocimiento en ERP es igual al éxito del proyecto

En resumen, los sistemas ERP unifican información de las diferentes áreas (finanzas, recursos

humanos, ventas, manufacturación, etc,) de la empresa en un solo lugar, haciendo más fácil la

toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y automatiza muchos procesos

con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre

los sistemas de las diferentes áreas del negocio.

La implementación de los ERPs no es fácil, se requiere de un largo período de implementación,

además de integrar varios factores que conlleven al éxito de la puesta en marcha. Todas las áreas

de la empresa juegan un papel importante, desde la alta dirección hasta el departamento de

Tecnologías de Información. Es importante que los usuarios estén convencidos de los beneficios

que se obtendrán con los ERPs, pues esto facilitará la implementación en la empresa.

CONOCIMIENTOS DE

SISTEMA ERP

CONOCIMIENTO

DETALLADO SOBRE EL

PROCESO DE NEGOCIO

ÉXITO DEL PROYECTO

ERP

+ =

- 49 -

Anteriormente sólo las grandes empresas podían adquirir este tipo sistemas, esto debido a los

altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeñas y medianas empresas están incursionando

en la implementación de dichos sistemas. (Gerald, 2003)

Al intentar los negocios ser más competitivos hoy en día, las pequeñas y medianas empresas

(Pymes) están queriendo aprovechar la tecnología y las aplicaciones de negocios, tales como los

sistemas ERP, para optimizar sus procesos de negocio y funcionar bajo una operación más

eficiente.

Por sus siglas, ERP (Enterprise Resource Planning) significa planeación de recursos

empresariales. Es un término de la industria informática que integra una amplia gama de

actividades soportadas por un software de aplicación multi-módulos que ayuda a los fabricantes u

otro tipo de empresas a administrar las partes importantes del negocio, incluyendo la planeación de

producción, compra de materia prima y partes, control de inventarios, interacción con proveedores,

atención a clientes y seguimiento de pedidos. Un sistema ERP también puede incluir módulos para

el control de los recursos humanos y financieros de la empresa. Por lo general, un sistema ERP

usa o está integrado a un sistema de base de datos relacional. La implementación de un sistema

ERP puede requerir una considerable actividad de análisis de procesos de negocios, capacitación

de personal y nuevos métodos de trabajo.

En términos prácticos, un ERP es un sistema integral que cubre todas las operaciones del negocio:

finanzas, contabilidad, manejo de inventarios, procesos de manufactura, recursos humanos,

comercialización, entre otros, que le permite al empresario y directivo conocer en cualquier

momento el estado de la organización.

El mercado de las Pymes se ha tomado mucho tiempo en adoptar esta tecnología. Los principales

proveedores de ERPs habían centrado su atención hasta hace unos meses en las grandes

corporaciones únicamente y sus soluciones resultaban demasiado costosas para las pequeñas y

medianas empresas. Las Pymes han tenido que arreglárselas con sus aplicaciones y paquetes

heterogéneos para diversas funciones, tales como la contabilidad o el control de la producción,

resultando en "islas de información". Estas aplicaciones no pueden ser escaladas para satisfacer el

crecimiento de las empresas, provocando una enorme frustración entre las Pymes. A la fecha, la

mayoría de las aplicaciones de negocios implementadas por las Pymes habían sido soluciones

costosas de mantener, aisladas, aplicaciones no integradas que no soportan el e-business. Con la

aparición del Internet como una plataforma segura y económica para operar transacciones de

negocios y la disponibilidad de una infraestructura de tecnologías de la información más accesible,

- 50 -

se está generando ahora una fuerte demanda de soluciones integrales para la administración de

negocios en el mercado de las Pymes.

Un buen sistema ERP para las pequeñas y medianas empresas necesita ofrecer lo siguiente:

Un grupo de aplicaciones firmemente integradas con la contabilidad, ya que la contabilidad

es la columna vertebral del sistema ERP en su conjunto.

Una implementación rápida y a bajo costo, ya que los retrasos y tiempos de implantación

excesivos afectan negativamente los resultados del negocio.

Opciones flexibles en precios, paquetes e implementación, que permitan que las Pymes

vayan escalando en la implementación de aplicaciones de acuerdo a los propios

requerimientos del negocio.

Accesibilidad a Internet y a dispositivos inalámbricos (wireless), hoy requisito esencial dada

la velocidad de los negocios y la necesidad de acceso en cualquier lugar y en cualquier

momento.

Soporte local para consultoría e implementación, lo cual es crítico ya que las Pymes por lo

general no cuentan con suficientes recursos técnicos.

Las pequeñas y medianas empresas se están convirtiendo hoy en el blanco al que apuntan

muchos de los grandes proveedores de tecnología de la información. Y es que se trata de un

sector doblemente atractivo: la mayor parte de estas empresas se encuentra subequipada en

materia informática, al tiempo que el número de Pymes establecidas representa más del 90% de

todas las empresas de México. Podemos afirmar que se trata de un gran mercado para los

proveedores de ERP en el país, entre los que encontramos algunos como SAP, BaaN, PeopleSoft,

Oracle, Platinum, Solomon, generalmente orientados a la empresa mediana-grande y otros como

los Micro SIP, Computación en Acción y Aspel que han desarrollado sistemas que se adaptan a las

posibilidades y necesidades de prácticamente cualquier empresa pequeña o mediana. A su vez, la

relativa saturación en el segmento corporativo ha llevado a los grandes proveedores a diseñar

versiones a la medida de las Pymes, a precios más accesibles y con mucha de la funcionalidad de

sus soluciones para las grandes corporaciones.

Las Pymes tienen hoy a su disposición un sinnúmero de soluciones para administración del

negocio que pueden darles una ventaja competitiva dentro de su industria. Sin embargo, se deben

evaluar adecuadamente las opciones disponibles para asegurarse de que su inversión continúe

siendo productiva también en el futuro.

- 51 -

4.3.1 Componentes de un ERP.

El sistema de información de gestión está constituido por los procedimientos, personas y medios

técnicos que permiten capturar, tratar y difundir la información, de forma que pueda contribuir a la

toma de decisiones o a la puesta en práctica de dichas decisiones, es decir a la ejecución de

acciones concretas.

Los componentes de un sistema de información pueden ser clasificados en tres grupos:

Las herramientas tecnológicas: hardware, software, base de datos, telecomunicaciones.

Las personas

Los procedimientos

En relación a las herramientas tecnológicas se debe señalar que, como ya se ha comentado

anteriormente, es importante matizar la función de “soporte” que las tecnologías de la información

juegan para la implantación de sistemas de información.

En este sentido, las tecnologías representan un ingrediente básico para la solución aunque no la

solución en sí misma. Los sistemas de información precisan las siguientes herramientas

tecnológicas:

Hardware.

Consiste en el equipamiento informático para llevar a cabo la entrada, proceso y salida de la

información. Los dispositivos de entrada incluyen teclados, lectores de cinta magnética, etc. Los

dispositivos de proceso incluyen la unidad central de proceso, memoria y almacenamiento. Existen

múltiples dispositivos de salida como impresoras y pantallas de ordenador. Sin ánimo de

profundizar en este tipo de recursos, podemos clasificar a los recursos de hardware en tres

grandes categorías:

Ordenadores: además de los mini-ordenadores y main-frames utilizados desde hace varias

décadas, merece destacar la presencia habitual en los puestos de trabajo del ordenador

personal.

Periféricos: los cuales incluyen toda una variada gama que abarca desde los elementos

más comunes de entrada, visualización, almacenamiento y distribución de datos e

información como pueden ser los teclados, módems, pantallas de rayos catódicos, cintas

magnéticas e impresoras de impacto hasta los elementos más sofisticados, tales como un

- 52 -

escáner, pantallas de vídeo gigantes, discos compactos e impresoras láser y de inyección

de tinta, etc.

Otro hardware, en especial el que permite la interconexión entre equipos informáticos.

Software.

Consiste en los programas e instrucciones que se dan al ordenador. Estos programas e

instrucciones permiten al ordenador procesar la información. Podemos clasificar el software en los

tres siguientes grupos:

Software de sistemas; se trata de un componente estrechamente asociado al propio

hardware, que permite a éste operar y soportar software específico para las aplicaciones.

Software de aplicación; que es el conjunto de programas que permitirán realizar las

funciones previstas para el sistema de información.

Otro software; como pueden ser las herramientas de desarrollo, compiladores, software de

comunicaciones, etc.

Bases de datos.

Donde se encuentra organizada la información de la empresa. La base de datos de la organización

puede recoger hechos e información sobre clientes, empleados, ventas de competencia, etc.

Supone uno de los elementos claves para el sistema de información basado en T.I.

Telecomunicaciones.

Permiten a las organizaciones enlazar sistemas informáticos constituyendo redes. Las redes de

área local interconectan equipos en un entorno reducido, típicamente en una oficina o edificio.

Las redes de área amplia (WAN) pueden interconectar sistemas alejados mediante redes de

comunicación exteriores, habitualmente públicas.

El personal

Es el elemento más importante en la mayor parte de los sistemas de información basados en

ordenador. Podemos distinguir dos tipos de personas en relación al sistema de información:

Personal específico del área de sistemas: incluye aquellas personas que gestionan,

desarrollan programas, y mantienen el sistema informático.

Usuarios en general: directivos y usuarios en general que interaccionan de algún modo con

el sistema.

Lógicamente, los dos grupos descritos pueden presentar coincidencia en algún caso.

- 53 -

Los procedimientos.

Incluyen las estrategias, políticas, métodos y reglas que en general se aplican en el uso y gestión

del sistema de información.

En este documento nos centraremos en la parte de los sistemas de información referente a la

tecnología, más concretamente al software y a su parte de software de aplicación, que es donde

podemos englobar los ERP.

4.3.2. Características.

Hay tres características que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales, modulares

y adaptables:

Integrales. Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que

todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un

proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un

pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de

control de inventarios, de planeación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus

respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios

programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar

integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre

todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el

operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la

información no se manipula y se encuentra protegida.

Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se

encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus

procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se

encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del

cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc.

Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se

logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas

que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una

empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los fabricantes de ERP

deben enfrentar dos desafíos: adaptar técnicamente su producto para poder ejecutarse en

cualquier plataforma existente en el mercado y garantizar que el ERP se adecuará funcionalmente

- 54 -

a los procesos del negocio, cualquiera que sea el giro de la empresa. Esto último se logra ya sea

mediante la configuración de los módulos estándar (ventas, inventarios, tesorería), la

implementación de add-ons o módulos especializados (medios masivos, transporte, servicios

públicos, aeronáutica) o bien, por medio de desarrollos en el lenguaje propietario del ERP.

El mercado ofrece a las empresas opciones que varían no sólo en precio sino en integración,

plataformas soportadas y funcionalidad. Antes de iniciar el proceso de selección es muy importante

que la empresa tenga muy claro el objetivo por el cual está implantando un ERP y responda las

siguientes preguntas: ¿Cuál es el resultado que se espera? ¿De cuánto tiempo dispone la empresa

para alcanzar dicho objetivo? ¿Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos?

¿Quiénes poseen la autoridad para modificar los procesos de uno u otro departamento?

Entre los ERP más conocidos se encuentran: JD Edwards (Estados Unidos), Baan (Holanda),

Oracle (Estados Unidos) y R/3 (Alemania). Este último es más conocido por el nombre de la

compañía que lo produce: SAP.

4.3.3 Ejemplos de ERP.

De sistemas que describen las funciones que llevan a cabo en un almacén ERP y de módulos de

un ERP

JD Edwards.

Oracle JD Edwards es un conjunto completo de aplicaciones comerciales modulares, previamente

integradas, específicas del sector, diseñadas para una rápida implementación y una fácil

administración. Es idealmente adecuado para las organizaciones que fabrican, construyen,

distribuyen, brindan servicios o administran productos o activos físicos.

Oráculos JD Edwards es un conjunto integrado de aplicaciones de software de planificación global

de recursos de la empresa que combina el valor del negocio, tecnología basada en estándares, y

experiencia en la industria en una solución de negocio con un bajo coste total de propiedad.

SAP.

SAP se funda en los años 70. Su nombre se forma con las siglas en alemán: “Sistemas,

Aplicaciones y Procesamiento de datos”. Actualmente ocupa el tercer lugar de ventas a nivel

mundial, aunque es el más conocido. El primer producto que SAP desarrolló, fue comercializado

bajo el nombre R/2. El dos significa los “niveles” en los que se implantaba el sistema: 1) servidor 2)

cliente. El sistema junto con la base de datos (conteniendo la información generada por los

procesos de la empresa) se encontraban instalados en una computadora central o servidor,

- 55 -

mientras que los usuarios se conectaban al sistema utilizando un programa especial en sus

computadoras personales, las cuales se vinculaban al servidor por medio de una red. Ese

programa especial se denomina cliente, como se cita en www.service.sap.com (Jacobs & Clay,

2000)

Siguiendo la evolución normal de cualquier sistema y atendiendo a las necesidades de sus

clientes, en la década de los 80, el R/2 se mejora para dar como resultado el R/3; el número 3,

indicativo de que ahora el sistema opera en tres niveles o capas: 1) servidor de base de datos, 2)

servidor de aplicación (donde residirá el programa exclusivamente) y 3) cliente.

Particular al caso de SAP, esta empresa cuenta con una red de soporte técnico o “helpdesk” con

presencia internacional y jerarquizada en tres niveles: nivel local, es aquel localizado en el mismo

país que el cliente y tiene un horario limitado; nivel regional, atendiendo a varios equipos de

soporte de nivel local y ofreciendo servicio donde el primer nivel no existe. Aunque su horario

también es limitado, en conjunto, por su ubicación geográfica, ofrecen servicio las 24 horas. Por

último se encuentra el soporte a nivel desarrollo que es directamente el equipo de personas

involucradas con el desarrollo y modificaciones a R/3.

Soporte Local - México, Canadá, Colombia

Soporte Regional (en América) - México y Centroamérica (ubicado en Ciudad de México),

Américas (ubicado en Foster City, Estados Unidos pero que proporciona soporte a toda

América), Asia (ubicado en Singapur), Andina (ubicada originalmente en Venezuela pero

se encuentra en proceso de mudarse a Puerto Rico) y Argentina (para el cono Sur).

Soporte Desarrollo - Alemania.

Existen varias prioridades para clasificar los diferentes problemas que se presentan en la

implementación y en la operación de R/3, dependiendo del daño que representen, así, un problema

de prioridad media podría paralizar una parte de un proceso que puede efectuarse de otra manera

mientras que un problema de prioridad muy alta (o prioridad 1) paraliza la operación, por lo que la

empresa deja de producir e incurre en pérdidas financieras. En estos casos, el soporte se efectúa

en los centros regionales y el de desarrollo y cuenta con atención las 24 horas del día, incluyendo

fines de semana y días festivos.

Además de una estructura robusta de soporte, es importante mencionar la modularidad del

sistema. A menudo una empresa está interesada en implementar todos los módulos para poder

- 56 -

controlar la totalidad de sus procesos, resultando en un cambio que debe planificarse en varias

etapas. Lo más común es implementar los módulos básicos en una primera etapa y continuar (en

una segunda etapa) con la adición del área de recursos humanos, que incluye el control de la

nómina. Los módulos básicos son: SD (Sales & Distribution) que representa la fuerza de ventas

desde el momento que se genera un pedido e incluye la planificación de la distribución del

producto, MM (Material Management) que se encarga del manejo de los inventarios. Aunque este

módulo abarca parte del manejo de almacenes, plantas de producción y la producción en sí,

existen submódulos especializados para tal efecto: WM (Warehouse Management), PM (Plant

Management) y PP (Production Planning) respectivamente. FI (Finance), CO (Controlling) y TR

(Treasury) forman la estructura financiera, de costos y tesorería respectivamente. Asimismo, por la

parte tecnológica se encuentran el módulo Basis y el módulo de Desarrollo (también denominado

ABAP). El módulo Basis (o “base” como se le denomina con frecuencia) se encarga de asegurar el

funcionamiento adecuado por parte del sistema, logrando la simbiosis de equipo, sistema

operativo, aplicación, base de datos, redes y clientes.

R/3 se instala en un ambiente distribuido, es decir, se instala tres veces en uno o más servidores,

de manera que se tengan ambientes dedicados a una función. Así, se tiene una instalación

dedicada al desarrollo y configuración de la funcionalidad (DEV), otro para probar la interacción de

una configuración con los demás módulos (QAS). A su vez, este ambiente puede ser utilizado para

proporcionar entrenamiento. El tercer ambiente es el de producción (PRD) donde se plasma la

operación de la empresa, ya que contiene información real y “en vivo”. Una mala administración de

este servidor o bien la negligencia en cuanto la seguridad pertinente a este ambiente puede

ocasionar pérdida de información, retraso en la operación y pérdidas financieras, por ello, la

administración de los cambios que se realizan a través de los ambientes es de vital importancia.

A pesar de que R/3 es un sistema bastante completo, y que como principio básico es la empresa la

que debe adaptarse al sistema y no viceversa, en ocasiones es necesario expandir la funcionalidad

provista a un nivel no contenido por el sistema e inclusive a veces se requiere la creación de nueva

funcionalidad. R/3 provee los medios para que lo anterior suceda, ya que incluye su propio

lenguaje de programación, denominado ABAP/4. Para modificar o crear nuevos subprogramas

dentro de R/3 es necesario no sólo el conocimiento técnico, sino una licencia otorgada por SAP,

denominada “llave de desarrollador” sin la que cualquier esfuerzo de modificación resulta en vano

(www.service.sap.com).

Adicional a los módulos de funcionalidad, SAP provee Soluciones de Industria o IS (Industry

Solutions), es decir, módulos externos especializados a una industria específica, tales como IS-OIL

para empresas petroleras, IS-Utilities para empresas proveedoras de servicios básicos como agua

- 57 -

y energía eléctrica, IS-Retail para ventas al detalle IS-Media para medios masivos como periódicos,

televisoras y emisoras de radio. (www. sap.com) (Halmiton, 2003)

Ejemplos de ERP de software libre:

Adempiere. Es un proyecto guiado por la comunidad que desarrolla y soporta una solución de

código abierto para negocios del mismo nombre. Ofrece las funcionalidades de planificación de

recursos empresariales (ERP), administración de la relación con los clientes (CRM) y

administración de la cadena de suministro SCM. Basado originalmente en Compiere, es totalmente

libre de tecnologías propietarias, integrando Text para la generación de ficheros PDF y soportando

la base de datos PostgreSQL. Se encuentra en fase plenamente funcional. Adempiere está

licenciado bajo GPLv2 y cuenta con soporte comunitario y comercial.

AbanQ. Es un modular disponible para Linux, MAC OS X y Windows 2000/NT. Incluye su propia

plataforma de desarrollo rápido para adaptar la aplicación. Actualmente existen en continuo

desarrollo módulos integrados para facturación, almacén, gestión de tesorería, contabilidad

financiera, talleres de automoción, formación, tpv, control de producción (MRP) y además soporte

completo para códigos de barras. AbanQ (ex FacturaLUX) es software libre, aunque no gratuita,

dado que se vende con licencia GPL. Existe una versión lite, la cual no incluye algunos módulos.

CK-ERP. Incluye administración de la relación con los clientes (CRM). De código abierto, consta de

veinte módulos o aplicaciones que incluyen facilidades para la gestión de la contabilidad de la

empresa, pagos, ingresos, pedidos u órdenes de compra, gestión de ventas, cotizaciones

recibidas, gestión del punto de venta, gestión de recursos humanos o personal, gestión de

nóminas, gestión de contactos, entre otros. Su interfaz online, es bastante simple pero es

fácilmente adaptable a las necesidades de cualquier empresa. El sistema debe estar instalado en

algún sistema operativo que no sea Microsoft Windows, como Linux, Solaris, FreeBSD, OpenBSD,

PC-BSD, NetBSD, etc. Pero los clientes pueden estar en cualquier sistema operativo.

Compiere. Es un software libre realizado para el mercado anglosajón, por lo que encaja en muchas

de las necesidades legislativas europeas e hispanoamericanas. Necesita tecnología propietaria

para funcionar, concretamente ciertas librerías de generación de ficheros PDF usadas

internamente y la máquina virtual y bibliotecas de Sun Microsystems. Se encuentra en fase

plenamente funcional. Compiere está desarrollado bajo la licencia pública Compiere (CPL), que

permite el paso a privativo de dicho software transcurridos dos años desde su fecha de

- 58 -

lanzamiento. Es una solución 100% Java sobre base de datos Oracle, con servidor de aplicaciones

JBoss.

GNUe. Es un conjunto de aplicaciones al estilo de FacturaLux, también con licencia GPL, que

intentan suplir las necesidades de un ERP. Por estructura y diseño puede ser considerada un ERP

al uso, ya que persigue la integración, modularidad y adaptabilidad. Cada proyecto se desarrolla

completamente por separado y se enlaza posteriormente al resto, manteniendo una estructura

común central.

OasisErp. Es un software de gestión para pymes basado íntegramente en herramientas de

software libre bajo la licencia pública GPL y de libre distribución. Está desarrollado íntegramente en

España. Oasis ERP dispone de versiones para Windows (incluida Window7) y Linux. Está

desarrollado en PHP-GTK y sobre Base de datos PostgreSQL, incluye generador de informes

Agata_Report integrado en el paquete. Oasis ERP ha obtenido la certificación OPSOA (Open

Source Assessment) por parte del CESLCAM (Centro de Excelencia del Software Libre de Castilla

la Mancha). Oasis-infodauto. Es una versión ampliada de OasisERP que incluye módulos para el

Sector de Automoción.

Openbravo. Es desarrollado como software libre y basado íntegramente en web. Está basado en

una versión antigua de Compiere con quien no mantiene compatibilidad actualmente. Dispone de

soporte para bases de datos PostgreSQL y Oracle. Se encuentra disponible en español y

actualmente se preparan localizaciones en varios otros idiomas. No dispone de clientes de

utilización que no sean a través de navegador web.

OpenERP. Es basado íntegramente en la licencia pública GPL y libremente descargable. Aunque

desarrollado inicialmente en Bélgica, existe traducción al español. OpenERP está orientado al uso

en las PYME, aunque dispone de módulos como gestión de proyectos o estadísticas, más

habituales de empresas de mayor tamaño. OpenERP se encuentra en estado funcional sobre

Linux y Windows, con más de 350 módulos en desarrollo. OpenERP internamente usa un modelo

de flujos de trabajo (workflow), con arquitectura en tres capas. Está desarrollado en Python, PyGTK

y sobre PostgreSQL y también tiene clientes en librería qt y un frontend web basado en

TurboGears. GestiCAM es una versión localizada en español de este ERP, promocionada bajo

Molinux, una distribución regional de Linux española.

OpenXpertya. Es de código abierto en español, bajo el patrocinio del Principado de Asturias y por

tanto, especialmente adaptado para la legislación y el mercado español e hispanoamericano.

- 59 -

Incluye solución de CRM y comercio electrónico a tres niveles (B2B, B2C, EDI) así como de todos

los módulos necesarios para su consideración como un ERP, incluyendo gestión de proyectos,

gestión de campañas, marketing, puntos de venta remotos y descentralizados, utilización por todos

los niveles de una franquicia, etc. openXpertya se encuentra en fase plenamente funcional. Todo el

código de openXpertya está desarrollado en J2EE por lo que es multiplataforma (independiente del

sistema operativo a nivel de servidor y de cliente) y está desarrollado en tres capas. La capa de la

base de datos es independiente desde la versión 2.0, anteriormente estaba limitada a trabajar

sobre Oracle. Todo el código de openXpertya es libremente descargable y está basado en la

licencia propia LPO, traducción legal de la CDDL (original de SUN) al español, y con posibilidades

de relicenciamiento bajo virtualmente cualquier otra licencia de software libre y expresamente bajo

LGPL.

Xendra. Es de código abierto, licenciado bajo GPL y adaptado a la legislación y el mercado

peruanos. Ofrece funcionalidades de planificación de recursos empresariales (ERP), administración

de la relación con los clientes (CRM) y administración de la cadena de suministro (SCM). Basado

originalmente en Adempiere, pero enfocándose a JBoss como servidor de aplicaciones y

PostgreSQL como base de datos. Tiene soporte comunitario y comercial.

Ejemplos de ERP de Software de propietario:

AdaptaPro ERP. Es un sistema desarrollado por DataPro (Venezuela). Permite planificar todos los

compromisos y obligaciones de una empresa (finanzas, recursos humanos, CRM (clientes) y

abastecimiento (proveedores)) e informar al usuario en forma proactiva el estatus de cada

componente planificado mediante un panel de avisos que muestra lo registrado, lo que se debe

realizar y lo que no se ejecutó. Su arquitectura abierta permite acceder al código fuente para crear

o diseñar tareas específicas de la empresa sin depender del fabricante del sistema.

ERP Naitiva. Es desarrollado por la empresa argentina fwf Sistemas S.R.L. Está compuesto por los

siguientes módulos: Contabilidad, Fondos, Cobranzas, Facturación, Compras, Importación,

Producción, Stock, Calidad, Sueldos, Supervisión y Mantenimiento. Existe una versión Industrial

Full, orientada a aquellas empresas industriales que desean implementar normas de calidad, una

versión Industrial Lite y una versión Comercial, ideal para aquellas empresas que no disponen de

procesos productivos.

Microsoft Dynamics AX. Es uno de los productos de software de planificación de recursos

empresariales (ERP) de Microsoft, perteneciente a la familia Microsoft Dynamics.

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Sigrid. Es desarrollado por la empresa Professional Software, dirigido a la gestión de empresas. Se

trata de una aplicación modular con tecnología 100% web. Dispone de los módulos de contabilidad

analítica y financiera, recursos humanos, control de almacenes, facturación, CRM, gestión

documental, la gestión de su web.

SysFox Business Sure. Desarrollado por la Empresa de Software FoxSoft Soluciones Informáticas

S.A.C.(Perú),enfocado a Pequeñas y Medianas Empresas, El Código Fuente esta Desarrollado en

Visual Basic 6.0 con Motor de Base de Datos SqlServer(Cliente/Servidor), Actualmente Cuenta con

15 Módulos Integrados.

W3-ERP. Software de planificación de recursos empresariales (ERP), tecnología 100% WEB.

Escalable y Modular. Comprende las áreas de: Ventas, Compras, Stocks, Logística, Producción,

Carteras, Contabilidad, TPV, PDAs, Radiofrecuencia, BI. Dispone de soluciones verticales:

Proyecto, Factura a origen, Mueble, Cerámica, Metalmecánico, Textil, Repuestos; desarrollado por

la empresa española USER-IT.

WorkPLAN. Es una gama de ERP desarrollado por Sescoi, para fabricantes, empresas y

departamentos que trabajan en base a proyectos y necesitan un software especializado.

Kontrol-IT. Software totalmente en tecnología Web enfocado a la gestión de los Departamentos de

IT. Incluye la gestión de Tickets de usuario, Gestión de Proyectos, Inventarios (SW y HW), Gestión

de Salas de Reuniones, Gestión financiera y otras funcionalidades pensadas en cubrir las

necesidades de los departamentos de IT. Al ser 100% web no es necesaria ninguna inversión en

equipos ni infraestructura.

4.3.4 Módulos ERP.

Módulo.

Es un sistema integrado de gestión que permite controlar todos los procesos que se llevan a cabo

en una empresa, a través de módulos

Cada módulo del ERP está diseñado para solucionar una necesidad crítica de cualquier negocio,

como a continuación se describe:

Ventas.

- 61 -

Este módulo tiene como objetivo general, cubrir las necesidades de la organización a través del

registro de las operaciones de venta realizadas por medio de diferentes esquemas de

comercialización, cotizaciones, facturación, ventas a consignación, ventas a público directo, etc.,

tanto de bienes como de servicios.

Punto de Venta.

Esta herramienta se utiliza para administrar las ventas generadas de un lugar específico, como las

de mostrador (notas de venta), cuyas operaciones deben ser registradas para llevar un óptimo y

acertado control de las mismas.

Servicios.

Permite registrar la información y actividades involucradas en la generación del servicio que presta

una empresa, así como el manejo fácil y seguro de las transacciones de servicio. Controla los

servicios generados por área sucursal o empresa, facilitando la administración de servicios internos

y externos.

Devoluciones.

Este módulo le permitirá tener una adecuada gestión de las devoluciones de producto generadas

por área sucursal o empresa, facilitando la consulta rápida de los movimientos de devolución

mediante la generación de reportes específicos.

Embarques.

El módulo de Embarques recibe entradas de información del módulo de Inventarios por medio de

los movimientos Orden de Traspaso, Transferencia y algún otro, que son utilizados para enviar la

mercancía entre almacenes y sucursales; el sistema permite generar embarques a partir de los

movimientos Orden de Compra y Requisición, así como la emisión inteligente de embarques

conforme a reglas de negocio establecidas según cliente, sucursal, localidad, etc. Le permitirá

tener la capacidad de emisión de orden de embarque en las transacciones mismas del sistema

(factura, remisión, envío interno de inventarios, etc.).

Inventarios.

El módulo de Inventarios controla las operaciones involucradas en la adquisición, transferencia y

salida de artículos del almacén optimizando los costos y proporcionando un manejo fácil y seguro

de las existencias.

Compras.

- 62 -

Clasificación y registro de compras como son: compras nacionales (locales y foráneas) y las

internacionales (importación y exportación). Aplicación de gastos generados por las adquisiciones

de bienes o servicios, así como la corrección de precios incorrectos a través de la bonificación de

compra.

Importaciones.

El Módulo de Importaciones administra las compras que se hacen a proveedores de otros países,

este módulo administra toda la información relacionada con los pedidos, trámites en aduanas y

control de gastos diversos relacionados a la importación.

Gastos.

Este Módulo proporciona un control de todos los gastos generados en la empresa, a través de la

captura de información veraz, que permita tomar decisiones rápidas y eficaces para un mejor

manejo del dinero.

Cuentas por Cobrar.

El módulo de Cuentas por Cobrar se encarga de manejar la información de los documentos

pendientes de cobro y los pagos de los clientes a la empresa. La integración con los módulos de

Ventas, Tesorería, y Contabilidad asegura un flujo confiable y seguro de información entre los

departamentos involucrados en el control de las cuentas por cobrar.

Cuentas por Pagar.

Permite el registro y seguimiento a los movimientos que crean los pasivos derivados de la

activación comercial de la empresa, como la creación de registro de todo tipo de pagos, el registro

de anticipos y comprobación de pagos, así como la creación de pasivos por pagos a proveedores

tanto nacionales como de importación.

Tesorería.

Se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en los aspectos monetarios del

producto y/o servicio que manufactura y comercializa una empresa.

Contabilidad.

En el módulo de contabilidad permite la emisión de reportes contables, financieros y fiscales, así

como el control diario de movimientos, la administración contable de los ingresos y egresos,

facilitando la generación de cierres por sucursal o empresa.

- 63 -

Comisiones y Destajos.

El Módulo de Comisiones y Destajos, permite definir el esquema de aplicación de los incentivos

que se ofrece a los Agentes Comerciales de la empresa. De esta forma, puede definirse la

Comisión a percibir por un Agente en función de múltiples criterios: Cliente de la Venta, Marca o

Grupo-Subgrupo de los materiales, e incluso puede definirse una comisión para un artículo en

concreto.

Atención a clientes.

Este módulo es de carácter informativo y permite conocer y evaluar el grado de satisfacción y

desempeño por parte de la empresa de los empleados, productos o servicios.

Atención a Proveedores.

Este módulo es de carácter informativo y permite conocer y evaluar el grado de satisfacción y

desempeño por parte de las relaciones comerciales entre los proveedores, productos o servicios.

Precios y costos.

Permite Registrar la información y actividades involucradas en el cambio de precios y costos a los

productos que manufactura o comercializa una empresa.

Control de calidad.

Este módulo puede trabajar en conjunto con el módulo de producción con el fin de dar avance al

proceso de manera que la materia prima quede liberada para iniciar el proceso de producción.

Servicios Internos.

Registra la información y actividades involucradas en los servicios dentro de la organización. Se

pueden capturar quejas, sugerencias, reportes, dudas, bitácoras, minutas, entre otros.

Atención a personal.

Se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en la atención personal de los

empleados de la empresa.

Activos Fijos.

Permite a las organizaciones a controlar sus activos de forma práctica y avanzada a las exigencias

fiscales.

Caja Registradora.

- 64 -

Le permite registrar la información de actividades involucradas en la comercialización y control de

productos o servicios que genera una empresa, tales como: ventas, transferencias, cortes,

ingresos, etc.

Mantenimiento.

Permite administrar todas las actividades relacionadas al cuidado de instalaciones, activos fijos e

infraestructura en general relacionadas con la actividad de la organización.

Taller.

Se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en la generación del servicio

interno o externo que sea proporcionado por la organización, o que es prestado a una empresa.

Atención a Sucursales.

Se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en la atención personal de los

empleados de las sucursales de la empresa, sus requerimientos y solicitudes.

Vales.

Este módulo le permite la emisión y control de vales, así como la emisión simultánea de vales a un

cliente específico controlando la circulación de los vales.

Planeador de órdenes.

La planeación le permite emitir de forma automática un movimiento de solicitud del material

requerido para la fabricación de los artículos en el módulo de compras, la planeación incluye todos

los artículos comprados o fabricados que se utilizan para satisfacer una demanda.

Producción.

Administra los requerimientos de producción de la empresa, controlando las fases del proceso y

manteniendo la información del status de cada producto al día.

Proyectos.

Por medio de la información recibida por parte del cliente, proveedor y empleados, se pueden

tomar decisiones que generen cambios en la organización, para eliminar errores, fallas, malos

servicios, o toda aquella situación que afecte un proyecto.

- 65 -

Control de Accesos.

Es una herramienta que le permitirá acondicionar sus computadoras como controladores de

entradas y salidas a fin de administrar las entradas y salidas de sus empleados.

Asistencia.

Este módulo le permitirá registrar las entradas y salidas de los empleados del centro de trabajo.

Nómina Automática:

Se utiliza para la administración y control de pagos al personal de la empresa, incluyendo el pago

de contribuciones e impuestos.

Recursos Humanos.

Gestiona e integra toda la información del personal, y de nóminas de cada empleado de su

empresa. El proceso funciona como el generador de información para los módulos de asistencias,

control de accesos y nóminas. Además almacena una lista de todo su personal, con la información

necesaria para su identificación. (Gerald, 2003)

4.3.4.1. Clasificación de Sub Módulos:

Finanzas

Submódulos:

Contabilidad general

Cuentas por pagar

Cuentas por cobrar

Contabilidad de costos

Administración de activos

Gestión de contratos

Ventas y Distribución

Submódulos:

Logística y ejecución de Transportes

Sistema de información de logística

Almacenes e Inventarios: Gestión de Materiales.

Submódulos:

- 66 -

Gestión de Almacenes

Gestión de Inventarios

Producción: Planificación de la producción.

Submódulos:

Control de Piso

Gestión de Fórmulas

Aseguramiento de calidad

Gestión del medio ambiente

Recursos Humanos HR (Recursos Humanos)

Submódulos:

Administración de personal

Desarrollo de Personal

Nomina

Tecnología

Submódulos:

Sistema de Corrección y Transporte

Lenguaje nativo de SAP R/3 para programar (ABAP)

4.4 Funcionalidades Especiales del ERP.

A) Presupuestos: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores

y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones

previstas. Este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

B) Ubicaciones: Presenta la existencia total del artículo clasificando lo disponible de lo reservado;

indica además la ubicación exacta de dicho artículo dentro del almacén señalando el pasillo,

anaquel y estante.

C) Tipos de Costeo: Le permite elegir el tipo de costeo que desee manejar como por ejemplo:

Promedio, Estándar, Reposición, UEPS, PEPS.

- 67 -

D) Sistema Detallista: Sistema de control de inventario que establece cuánto debe haber en el

inventario en cantidad de dinero, es decir, no determina el número de unidades pero sí cuánto

debe haber en valor

Considerando la definiciones anteriores.

El sistema informático propuesto está basado en el módulo de Inventarios. (Bastos, 2005)

- 68 -

CAPÍTULO V. PROPUESTA DEL SISTEMA INFORMÁTICO (SIGA).

La propuesta del sistema informático (SIGA) se basa en los resultados obtenidos del análisis de la

guía de observación en donde se contemplan todas las variables que afectan a la abarrotera

Milenio S.A de C.V. Así como el desarrollo del sistema y el funcionamiento enfocado al inventario

del almacén, siempre tomando en cuenta la visión y misión de la empresa.

5.1 Justificación.

La abarrotera Milenio tiene como misión brindar un excelente servicio, con responsabilidad y

calidad, en la distribución de abarrotes. La gestión de almacén es la función dentro del conjunto de

funciones relativas al aprovisionamiento y distribución de productos, encuadradas en el área de

logística que hasta el momento no cuentan en la abarrotera Milenio. Por ello el sistema de gestión

de almacenes (SIGA) tiene su justificación cuando las ineficiencias del almacén se hacen

presentes en entradas, salidas, tiempos de reabastecimiento y son de manera manual y en la

actualidad no existe un sistema automatizado que apoye la administración de las existencias,

pedidos, venta del día, mensual, etc.

Debido a lo anterior esto surge la necesidad de desarrollar un replanteamiento del manejo del

almacén, tomando en cuenta las deficiencias detectadas dentro de la abarrotera Milenio S.A. de

C.V. dando como resultado la reestructura de los espacios confinados del almacén, el manejo

del inventario llevado actualmente de una forma manual a un sistema desarrollado en un

lenguaje de programación para ayudar a llevar el control de una forma confiable y precisa.

En las distintas cadenas abarroteras como: Oxxo, Seven Eleven, Extra, etc., cuentan con la

automatización de su almacén a través de un sistema informático, resulta casi imposible competir

con las franquicias; como sabemos todas estas franquicias cuentan con su sistema informático,

gracias al crecimiento y abaratamiento de las actuales tecnologías y herramientas de

programación es factible la construcción de una base de datos que ayude con la gestión del

inventario teniendo como resultado un ahorro de tiempos en la gestión de pedidos, existencias,

ventas, etc.

5.2 Variables de estudio

- 69 -

A continuación se muestran las variables que tomamos en cuenta para nuestro análisis de

investigación (ver tabla 6).

Variables Dimensiones Indicadores Ítems

Gestión de almacén e

inventarios

Proceso Finalidad

Principios

Tipos

1. Pertenecen al comercio

minorista Tradicional

2. Con que tecnología

cuentan

3. Cuál es el nivel del

conocimiento de la

actividad empresarial

4. La abarrotera tiene

desventajas tecnológicas

respecto al comercio

minorista moderno

5. Actualmente la

abarrotera cuenta con un

Método eficiente

destinado a gestionar la

operativa de un almacén e

inventarios en tiempo real.

6.Existe algún método de

distribución para asegurar

que los productos estén

disponibles en tiempo y

forma

7 La Toma de decisiones

en la Gestión de

Almacene e Inventarios,

se realizan con base en la

planificación, asignación y

control de los recursos del

almacén

Almacén Finalidad

Principios

Tipos

1. La abarrotera tiene

almacén o el producto se

va directamente al

mostrador

2. Qué tipo de material

almacenan

3. Los productos están

Tabla 6: Variables de Estudio

- 70 -

bien diferenciados

4. Es correctamente la

ubicaciones de los

productos

5. La capacidad instalada

es suficiente

6. El espacio maniobra de

mercancías es el

adecuado

7. El manejo de la

mercancía es óptimo

8.Cuentan con una

adecuada planeación del

área de recepción de

mercancía

9. Es adecuado el manejo

de la información de la

mercancía que entra al

almacén

10. Los empleados tienen

el correcto entrenamiento

para la utilización del

almacén ¿Cuántas

personas son?

Inventario Administración

Técnicas

Costo

Finalidad

Tipos

Características

Método

1. Cuentan con un método

para la gestión del

inventario

2. Se realizan reportes

para el control del

inventario

3. Se conoce la cantidad

exacta de existencias de

producto en tiempo real.

4. Como se realiza el

inventario y con que

frecuencia

5. Se satisface

inmediatamente la

demanda de los clientes

6. Las cantidades de

producto están en

continuo movimiento ó

permanecen estáticas

- 71 -

7. Se evita el deterioro de

mercancías

8. ¿Qué necesidades

tienen?

9. ¿Una vez detectadas

que plan de acción

tomaran?

Sistemas Informáticos Sistemas Tipos

Componentes

Módulos

1. La abarrotera cuenta

con un sistema

informático para modelar

y automatizar la gestión

del almacén e inventarios

2. La abarrotera se vería

beneficiada si contara con

un ERP para optimizar

sus procesos en el área

de almacén e inventarios.

3. que modulo es el

adecuado para la Gestión

de Almacén de

Inventarios.

4.cuales son necesidades

en el área de almacén.

5. Una vez detectadas

que acción tomar.

Sistemas Informáticos de

Almacenes

Tipos

Componentes

Módulos

Planificación de Recursos

Empresariales (ERP)

Tipos

Componentes

Módulos

Esta es la guía de observación que se utilizó para el caso de estudio.

Guía de Observación para la “Abarrotes Milenio S.A de C.V”

Nombre del Observador: Norma López

Fecha: 03/ Octubre/ 2009

Desempeño a evaluar: Gestión del almacén e inventario.

INSTRUCCIONES: Observe si la ejecución de las actividades que se enuncian las realiza el

capacitando que se está evaluando y marcar con una “X “el cumplimiento o no en la columna

- 72 -

correspondiente, así mismo es importante anotar las observaciones pertinentes.

No Acciones a evaluar

REGISTRO DE

CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES

SI NO NA

1 Pertenecen al comercio minorista Tradicional X

2 Cuentan con tecnología informática X

3 Es elevado el nivel del conocimiento de la

actividad empresarial

X

4 La abarrotera tiene desventajas tecnológicas

respecto al comercio minorista moderno

X

5 Actualmente la abarrotera cuenta con un Método

eficiente destinado a gestionar la operativa de un

almacén e inventarios en tiempo real.

X

6 Existe algún método de distribución para

asegurar que los productos estén disponibles en

tiempo y forma

X

7 La Toma de decisiones en la Gestión de

Almacene e Inventarios, se realizan con base en

la planificación, asignación y control de los

recursos del almacén.

X

9 Qué tipo de productos almacenan Perecederos y no

perecederos.

10 Los productos están bien diferenciados (los que

necesitan refrigeración, los caducos, los no

perecederos, los frágiles)

X

11 Es correctamente la ubicaciones de los productos X

12 La capacidad instalada es suficiente X

13 El espacio maniobra de mercancías es el

adecuado

X

14 El manejo de la mercancía es óptimo X

15 Cuentan con una adecuada planeación del área

de recepción de mercancía

X

- 73 -

16 Es adecuado el manejo de la información de la

mercancía que entra al almacén

X

17 Los empleados tienen el correcto entrenamiento

para la utilización del almacén ¿Cuántas

personas son?

X 2 personas

18 Cuentan con un método para la gestión del

inventario

X

19 Se realizan reportes para el control del inventario X

20 Se conoce la cantidad exacta de existencias de

producto en tiempo real.

X

21 Como se realiza el inventario y con qué

frecuencia

X Es visual y es

semanal, o se anotan

los productos que se

agotan antes.

22 Se satisface siempre inmediatamente la

demanda de los clientes

X

23 Las cantidades de producto están en continuo

movimiento

X A veces están

estáticas

24 Se evita el deterioro de mercancías X No existe un sistema

de ubicación para los

almacenes, lo que

origina que la

búsqueda de los

materiales en

almacén sea lenta,

originando demoras y

retraso en la atención

de los clientes

25 La abarrotera cuenta con un sistema informático

para modelar y automatizar la gestión del

almacén e inventarios

X

26 La abarrotera se vería beneficiada si contara con

un ERP para optimizar sus procesos en el área

de almacén e inventarios.

X

- 74 -

27 ¿Qué necesidades tienen? Necesitan un sistema

informático que

automatice y optimice

las operaciones

derivadas del

almacén e

inventarios

28 ¿Una vez detectadas que plan de acción

tomaran?

Evaluar la

rentabilidad de un

sistema informático

que eficientize el

área de almacén e

inventarios

5.3 Beneficios.

Los beneficios de implementar un Sistema de Gestión de Almacén e Inventarios serán dar acceso

a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos), fiabilidad en el

stock de materias primas e intermedias, información clara, detallada, tendencias de consumo,

planificación y control de costos, facilitando la toma de decisiones; además se reducen los

siguientes puntos:

Tareas administrativas.

Costos.

Espacios necesarios.

Plazos de entrega.

Teniendo como resultado la mejora en la gestión del almacén en la abarrotera Milenio S.A de C.V.

5.4 Situación Actual.

La industria Abarrotera Milenio S.A de C.V, pertenece al comercio minorista tradicional, no cuenta

con tecnología informática, el nivel de conocimiento de la actividad empresarial es mínimo, tiene

desventajas tecnológicas respecto al comercio minorista moderno.

- 75 -

Actualmente no cuenta con un método eficiente destinado a gestionar la operativa de un almacén e

inventarios en tiempo real, no tiene un método de distribución para asegurar que los productos

estén disponibles en tiempo y forma.

La toma de decisiones en la gestión de almacén e inventarios, se realiza por sensaciones y no con

base en la planificación, asignación y control de los recursos del almacén, los productos que se

almacenan son perecederos, no perecederos y estos están diferenciados de los que necesitan

refrigeración, los caducos, los no perecederos y frágiles; sin embargo no se les da la correcta

ubicación.

La capacidad instalada es suficiente sin embargo no es correcto su acomodo, el espacio de

maniobra de mercancías no es el adecuado así como el manejo de las mismas. No cuentan con

una adecuada planeación del área de recepción de mercancía, no es adecuado el manejo de la

información de la mercancía que entra al almacén, los dos empleados no tienen el correcto

entrenamiento para la utilización del almacén, no cuentan con un método para la gestión del

inventario, no se realizan reportes para el control del inventario, no se conoce la cantidad exacta de

existencias de producto en tiempo real, el inventario se hace de forma visual y se hace

semanalmente por lo que no siempre se satisface siempre inmediatamente la demanda de los

clientes, las cantidades de producto no están en continuo movimiento y no se evita el deterioro de

mercancías ya que su almacenaje no es el correcto.

La abarrotera no cuenta con un sistema informático para modelar y automatizar la gestión del

almacén e inventarios y se vería beneficiada si contara con un ERP para optimizar sus procesos en

el área de almacén e inventarios.

5.5 Sistema Informático SIGA.

En este subtema se describe de forma general la instalación y el funcionamiento del sistema SIGA.

5.5.1 Especificaciones técnicas

Dado que este programa se desarrollo basado en la tecnología y Frameworks de Microsoft es

indispensable que se cuente con las siguientes aplicaciones instaladas:

WindowsInstaller3_1

DotNetFX35

CrystalReports10_5

Sin estos Frameworks no es posible el funcionamiento del sistema.

- 76 -

Estos Frameworks vienen incluidos en el CD anexo a este manual.

Configurando el ODBC.

Es necesario configurar un ODBC para poder cargar la información del reporte en las siguientes

imágenes se muestra como realizar la configuración:

1. Abrimos el panel de control

2.- Una vez abierto el panel de control dar doble clic sobre “Herramientas administrativas”

- 77 -

3.- Una vez desplegada la sección de herramientas administrativas, buscar la opción “Orígenes de

datos ODBC” y dar doble clic sobre él.

4.- Ya que dimos clic sobre orígenes de datos ODBC, nos abrirá la pantalla de configuración como

se muestra en la siguiente pantalla, aquí se tiene que seleccionar “MS Access Database” y dar clic

en el botón configurar.

- 78 -

5.- Una vez habiendo dado clic en el botón de configurar nos desplegara una pantalla en la que

procederemos a seleccionar la base de datos que queremos utilizar para el sistema, en nuestro

caso esta base de datos es llamada “almacen.mdb” y se deberá ubicar en la raíz del sistema

ejemplo “c:\almacen.mdb”, para hacer esto, damos clic en el botón “Seleccionar”

6.- Una vez hecho clic en seleccionar se nos desplegara la pantalla de exploración de archivos

donde nosotros tendremos que ubicar la ubicación “c:\” en donde se encuentra nuestra base de

- 79 -

datos “almacen.mdb”, tendremos que seleccionar la bd y una vez seleccionada dar clic en el botón

“Aceptar”

7.- Por último tenemos que dar clic en el botón “Aceptar” de todas las ventanas abiertas.

5.5.2 Instalación de la aplicación SIGA

1.- Copiar la carpeta “Release” en el escritorio de Windows, esta carpeta es proporcionada en el

CD anexo bajo el directorio SIGA.

- 80 -

2.- Copiar la base de datos “almacen.mdb” que de igual forma se encuentra en el CD anexo bajo la

carpeta “SIGA” a la unidad raíz del sistema, generalmente “c:\”

5.5.3 Funcionamiento del sistema SIGA.

1.- Para iniciar la aplicación se necesita abrir la carpeta Release que se encuentra en el escritorio,

una vez abierta dar clic derecho sobre “siga” y a continuación dar clic sobre “Ejecutar como

administrador”

- 81 -

2.- Al hacer clic sobre esta opción nos pedirá permiso para proseguir con la ejecución del sistema a

la cual tenemos que acceder.

Nota: El paso 1 y 2 solo aplica para sistemas superiores a XP, para sistemas XP solo hacer doble

clic sobre “siga”.

3.- Una vez abierta la aplicación se muestra el menu del sistema el cual consiste entres elementos

“Existencias” el cual muestra un informe completo del almacen, “Empresa” El cual guarda

información sobre proveedores y “Producto” el cual es la parte de administrar las entradas y salidas

del inventario

- 82 -

4.- Al hace clic sobre el botón “Entrar” de la parte de Existencias nos muestra el siguiente informe.

Este reporte nos presenta una gráfica en la cual podemos ver cuál es el producto que está

arrojando más ganancias por la venta del mismo.

5.- Al dar clic sobre el botón “Entrar” de la sección Empresa nos presenta la siguiente pantalla.

- 83 -

El mensaje que vemos es una validación que hace el sistema cada que se entra para comprobar si

existe o no información ya guardada en la base de datos.

Solo damos clic en el botón “Aceptar” y proseguimos.

- 84 -

Para insertar un nuevo registro llenamos los campos con la información correspondiente a los

datos del proveedor que queremos dar de alta y damos clic en el botón nuevo lo cual nos arrojará

el resultado de que un registro ha sido insertado validando la operación.

Así mismo el sistema cuenta con la opción del borrado de datos la cual se ejecuta una vez

seleccionado un proveedor y dando clic en el botón “borrar

- 85 -

Al dar clic en borrar nos solicitara la confirmación del borrado del registro como se muestra a

continuación.

Damos clic en la confirmación y el proveedor será eliminado del sistema

6.- Al dar clic sobre el botón “Entrar” en la sección Producto nos arroja la siguiente pantalla

- 86 -

Esta pantalla funciona en base a los cuadros de texto entrada y salida, si ingresamos algún valor

en el cuadro de texto “Entrada”, el sistema verificara en la base de datos si se trata de un producto

nuevo o de un producto que ya existe, si se trata de un producto nuevo es necesario llenar los

campos “Precio” y “Cantidad”. Si se trata de un producto que ya existe el sistema interpreta que

solo se quieren agregar ítems al almacén por lo que solo es necesario indicar en el campo

“cantidad” cuantos elementos nuevos se están agregando al almacén, Ver imágenes siguientes.

Añadiendo 10 productos.

- 87 -

Confirmando la operación:

Validada la operación de carga:

Si el usuario ingresa texto en Salida el sistema interpreta que se trata de una venta y de igual

manera pide que se llene el campo cantidad con el numero de productos a vender, una vez hecho

esto y dando clic en el botón aceptar el sistema calcula la ganancia por el producto vendido y

descuenta las unidades que salen del almacén.

- 88 -

Confirmamos la operación y el sistema nos marca el total de la venta.

Este es el funcionamiento básico del sistema SIGA, el cual puede explotarse de tal manera de

controlado al 100% el inventario del almacén. (La imagen y presentación de las pantallas puede

variar en el producto final).

- 89 -

5.6 Requisitos y costo.

Para la instalación del sistema SIGA se requiere lo siguiente:

Equipo de Cómputo con:

Los componentes de un sistema de información que pueden ser clasificados en tres grupos:

Las herramientas tecnológicas: hardware, software, base de datos, telecomunicaciones.

El personal

Los procedimientos

Características del equipo para instalación:

Sistema Operativo 98, 2000, XP, Vista, 7.

Memoria RAM de 1 GB

Disco duro mínimo de 1 GB

Opcional: Pistola de códigos de barras.

El costo de este proyecto al mercado es de $ 5,000.00 cinco mil pesos. Este costo fue con base al

promedio en el mercado.

Contenido del paquete:

CD Autoejecutable (programa SIGA-Modulo de Inventario)

Manual de usuario

Lector de código de barras (EAN) tipo pistol

- 90 -

CONCLUSIONES.

La propuesta es un Sistema Informático para la Gestión de Almacén, se logró a través del análisis

de la operación actual del área de almacén de la abarrotera Milenio S.A. de C.V; mediante la

aplicación de herramientas como la observación y el estudio de las variables del área sujeta a

investigación, se desarrolló un sistema informático para eficientizar la gestión del almacén.

De acuerdo a los estudios realizados por el INEGI; en las últimas dos décadas se manifestó la

transformación tecnológica, operativa y administrativa de la actividad comercial tradicional

minorista en grandes franquicias con estrategias de negocio sólidas y prestigio en el servicio. Por

tal motivo la empresa abarrotera Milenio S.A de C.V. cobró conciencia de la imperiosa necesidad

de modernizarse, visualizando la oportunidad la revitalización de la gestión del almacén, puesto

que el beneficio se verá reflejado en el control de inventarios, la redistribución de la zona de

almacenaje, los tiempos de abastecimiento, recepción y entrega disminuirán considerablemente

así como la satisfacción de sus clientes en el servicio mediante un sistema informático para

mejorar sus operaciones.

Se sabe que la gestión de almacén e Inventarios ha permitido generalizar modelos de gestión

construidos con la aplicación de métodos matemáticos con el objetivo de optimizar costes de

logística y el nivel de servicio. Este se apoya del programa Sistema de Gestión de Almacén (WMS)

destinado a gestionar la operativa de un almacén. WMS es la solución de tener la visión de las

existencias actuales y futuras, organizar el trabajo, alinear los recursos y satisfacer los requisitos

de los clientes, ayuda a reducir las existencias en el inventario, aumentar la productividad en el

trabajo, reducir costos de explotación directos e incrementar el costo neto. Las ventajas que se

obtienen con este son: la reducción de la rotación del personal, fiabilidad en el stock de materias

primas e intermedias, reducción de costes, fácil planificación de necesidades, disminución de

devoluciones, información clara y detallada de stocks y tendencias.

En él área de almacén se debe tener un producto terminado en espera de ser transferido al

siguiente eslabón de la cadena de suministro, su finalidad consiste en acercar el producto lo más

posible al punto donde se realiza el consumo, dispuesto en el momento que tenga lugar la

demanda y así satisfacerla rápidamente. Dentro de sus actividades está la recepción y el

almacenamiento. Como primer paso del almacén al utilizar el método PEPS se dará la salida al

inventario de aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios

quedarán aquellos productos comprados recientemente y que por medio de un código de producto

y de producción se pueden identificar y ver si sirven para realizar la rotación de mercancía y así

- 91 -

evitar su deterioro. También se deben de colocar los artículos de mayor demanda más al alcance

de las puertas de recepción y entrega para reducir el recorrido, reducir movimientos tiempos y

maniobras, una mejor ubicación de los medios de almacenamiento y la reducción de las

existencias. Existen varios tipos de almacenes como los industriales, de materia prima, de

distribución, de productos terminados, etc.

Dentro del almacén el inventario se tiene como la conformación de materiales o suministros que se

guardan para uso o ventas futuras por lo general son bienes terminados para un cliente. La

gestión consiste en mantener la fecha en que deben colocarse los pedidos y las cantidades de

unidades a ordenar. El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega

pueden ser instantáneas, debe de contarse con una existencia del producto a la cual se recurre

rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que se termine el proceso de

producción. De esta manera se puede hacer frente a la competencia ya que la demanda no se

puede pronosticar con certeza, como se puede ver en el capitulo tres.

Para empezar con la toma de inventario es necesario realizar el conteo de existencias físicas de

los artículos, el cual se puede realizar de dos maneras: manual y con lectora portátil. De acuerdo al

conocimiento que se adquirió en general de la gestión del almacén e Inventarios fué propuesto

como herramienta de apoyo un sistema informático.

Actualmente hay varios sistemas informáticos que se utilizan para la gestión de almacenes su

principal objetivo es controlar, coordinar y gestionar todos los procesos que de desarrollan en un

almacén. Son el cerebro del cual dependen las decisiones y las reacciones. Estos pueden ser

integrados en la Planificación de Recursos Empresariales (ERP) el cual es conformado por varios

sistemas de información gerencial que permite la unión de ciertas operaciones de una empresa,

especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística el inventario, los envíos y la

contabilidad. Su selección depende de factores como el tamaño de la empresa, el tipo, procesos,

recursos, etc. Se divide en varios módulos y submódulos ejemplo: inventarios, compras,

embarques, importaciones, servicios, etc. Todo esto se menciona el capitulo tres.

Con base en los resultados obtenidos del análisis de las operaciones del área de almacén de de la

abarrotera Milenio S.A. de C.V, se desarrolló el sistema informático SIGA, el cuál proporcionará la

mejor alternativa de solución que responderá a las necesidades derivadas de la gestión de

almacén, mediante la óptima manipulación del módulo de inventarios.

SIGA es un sistema integral de gestión del almacén, que está diseñado para modelar y

automatizar la mayoría de procesos en la abarrotera en el área de almacén. Su misión es facilitar la

- 92 -

planificación de todos los recursos de la abarrotera. Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus

desventajas, de los beneficios más comunes e importantes se pueden mencionar:

Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

Integración entre las funciones de las aplicaciones

Reduce los costos de gerencia

Incrementa el retorno de inversión

Fuente de Infraestructura abierta

Mediante el análisis y el estudio de la operación del almacén de la abarrotera Milenio S.A de C.V.

se determino que su situación actual no es favorable y se encuentra en desventaja con respecto a

sus competidores, por lo que con la propuesta se mejoraría la operación en el área de almacén.

.

- 93 -

BIBLIOGRAFÍA.

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- 95 -

GLOSARIO

Almacén: Subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los productos con los

mínimos riesgos para el producto personas y compañía optimizando el espacio físico del almacén.

Cross-docking: En Logística el Cross-docking corresponde a un tipo de preparación de pedido (una

de las funciones del almacén logístico) sin colocación de mercancía en stock, ni operación de

picking. Permite transitar materiales con diferentes destinos o consolidar mercancías provenientes

de diferentes orígenes.

En sentido estricto el cross-docking se hace sin ningún tipo de almacenaje intermedio. Evitar las

operaciones de almacenamiento permite reducir el plazo necesario a las operaciones logísticas. Es

porque este sistema es utilizado especialmente, para los productos frescos o la prensa, por

grandes distribuidores. Su intención es también acordar con los proveedores una preparación de la

mercancía para reducir costes de recepción, almacenaje y preparación. Así, una otra ventaja de

este sistema reside en la reducción del coste de almacenamiento y de posesión del stock.

EDI: El intercambio electrónico de datos (en inglés Electronic Data Interchange o EDI), es un

software Middleware que permite la conexión a distintos sistemas empresariales como ERP o

CRM. El Intercambio Electrónico de Datos puede realizarse en distintos formatos: EDIFACT

(Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), XML, ANSI ASC X12,

TXT, etc.

ERP: Siglas en Ingles que se utilizan para señalar a la Planificación de Recursos Empresariales.

Es un sistema estructurado que busca satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial,

basado en el concepto de una solución completa que permita a las empresas unificar las

diferentes aéreas de productividad de la misma.

Gestión de almacén: Es un proceso de la función logística que trata la recepción. Almacenamiento

y movimiento de cualquier material, (materias primas, semielaborados, terminados), dentro de un

mismo almacén hasta el punto de consumo así como el tratamiento e información de los datos

generados.

Hardware: Termino en Ingles que hace referencia a cualquier componente físico tecnológico, que

trabaja e interactúa de algún modo en la computadora. No solo incluye elementos internos como el

disco duro CD ROM, disquetera, sino que también hace referencia al cableado, circuitos, gabinete,

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etc. E incluso hace referencia a los elementos externos como la impresora, el mouse, teclado,

monitor y demás periféricos.

Inventario: Es el conjunto de mercancías ó artículos que tiene la empresa para comerciar con

aquellos, permitiendo la compra y venta ó la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo

económico determinados.

Método PEPS: Primeras Entradas Primeras Salidas. Este método consiste básicamente en darle

salida del inventario a aquellos productos comprados más recientemente.

Picking: Se denomina así, en el campo de la Logística, al proceso de recogida de material

extrayendo unidades o conjuntos empaquetados de una unidad de empaquetado superior que

contiene más unidades que las extraídas. En general cuando se recoge material abriendo una

unidad de empaquetado. Puede ser un picking de unidades cuando se extraen productos unitarios

de una caja, o un picking de cajas, cuando se recogen cajas de una paleta o de un contenedor,

también llamado Packing.

Sistema Informático: Es un conjunto de partes que funcionan relacionándose entre sí con un

objetivo preciso.

Sistema: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre formando una actividad para

alcanzar un objetivo operando sobre datos / energía / materia para proveer información/ energía/

materia.

Software: Es todo programa o aplicación o programado para realizar tareas especificas.

Tracking: El tracking óptico es el control de los parámetros (posición, orientación y zoom) de una

cámara en función de características extraídas de la imagen para mantener un determinado objeto

en movimiento dentro del campo de visión.

- 97 -

ANEXOS.

Simbologías

Los siguientes tipos de código de barras están disponibles en el control ABarcode ActiveX:

Lineales

Codabar

También conocido como Código 2 de 7, USD-4, o NW-7 en Japón, es un sistema de longitud

variable bastante antiguo (1972) utilizado principalmente en librerías, bancos de sangre y servicios

de mensajería.

Permite codificar los dígitos numéricos más seis caracteres especiales (- $ : / . +), con longitud

variable. Otros caracteres son ignorados por ABarcode.

Requiere un caracter de inicio y uno de final, que pueden ser A, B, C o D, seleccionables con las

propiedades CodabarStartChar y CodabarStopChar.

No requiere dígito de control, pero ABarcode calculará uno tipo módulo 16, si así se le indica con la

propiedad AddCheckDigit.

Code 11

También conocido como USD-8, es utilizado principalmente en el etiquetado de equipamiento de

telecomunicaciones.

Permite codificar con longitud variable, los dígitos numéricos y el signo -. Otros caracteres son

ignorados por ABarcode.

Utiliza internamente (nunca se refleja en el texto) un dígito de control obligatorio tipo módulo 11.

Debido a su poca seguridad, permite agregar un segundo dígito de control mediante la propiedad

Code11TwoCheckDigits, recomendable para códigos de más de 10 caracteres de longitud.

Code 128

Es una de las simbologías más flexibles y seguras. Permite codificar, con longitud variable, los

primeros 128 caracteres ASCII. Caracteres fuera de este rango son sustituidos por espacios.

Dispone de 3 juegos de codificación (A, B, C) más algunos códigos internos de control que le

permiten cambiar de uno a otro juego dentro del código de barras, para así conseguir los 128

caracteres. Además el juego C codifica los dígitos numéricos por pares, consiguiendo un código

más compacto en muchos casos. ABarcode permite seleccionar el sistema a utilizar mediante la

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propiedad Code128CharSet, pero si dentro del código se encuentra algún caracter no soportado

por el juego seleccionado por el usuario, igual cambiará para poder simbolizarlo. Por ello lo más

recomendable es utilizar la opción Auto.

Internamente calcula y añade un dígito de control, que nunca es representado en el texto.

Si necesita insertar caracteres de control dentro del código, utilice los siguientes: FNC1 = ASCII

185 (¹), FNC2 = ASCII 178 (²), FNC3 = ASCII 179 (³), y FNC4 = ASCII 188 (¼).

Code 39 - Code 39 Extendido

Es la simbología más popular fuera del retail, por ser alfanumérica, de longitud variable, y no

requerir mucha resolución (es utilizada incluso con impresoras de matriz de puntos).

Soporta dígitos numéricos, letras mayúsculas (sólo alfabeto inglés) y 7 caracteres especiales (- .$ *

/ + % y espacio) en su versión básica. La versión extendida soporta los primeros 128 caracteres

ASCII.

Nota: el caracter * está reservado para indicar el inicio y final del código. No lo incluya usted

(mucho menos en medio de un código) pues ABarcode lo hace automáticamente.

El dígito de control, tipo módulo 43, es opcional. ABarcode lo calcula y lo añade si se le indica con

la opción AddCheckDigit.

Code 93

Code 93 es similar al Code 39 Extendido en tanto permite simbolizar también, con longitud

variable, los primeros 128 caracteres ASCII, pero lo hace en forma más segura.ya que utiliza dos

dígitos de control internos.

También requiere más resolución ya que utiliza 4 anchos de barra distintos.

EAN 13

Es una simbología numérica de longitud fija 13 dígitos, utiliza en el retail fuera de América del

Norte.

El dígito final es el de control, y es obligatorio para que el código pueda ser reconocido. ABarcode

verifica si es el dígito de control válido, y si no lo es, añade el correcto. ABarcode completará con

ceros a la izquierda su código hasta alcanzar los 13 dígitos requeridos.Con la opción

EANUPCAddOn se imprime el suplemento de 2 o 5 dígitos utilizado en libros, revistas y diarios.

- 99 -

EAN 8

Es una versión reducida (8 dígitos) del EAN 13, utilizada en el retail para productos pequeños y de

alto consumo, también fuera de América del Norte.

El último dígito debe ser el de control, por lo tanto ABarcode lo verifica y si no es válido añade el

correcto.

Entrelazado 2 de 5

En inglés Interleaved Two out of Five (abreviado ITF), se trata de un código numérico de longitud

variable, pero que debido a su arquitectura siempre contiene un número par de dígitos. Por ello

ABarcode la añadirá un cero a la izquierda si fuera necesario.

El dígito de control (módulo 10) es opcional. ABarcode puede calcularlo por usted con la opción

AddCheckDigit.

En la industria suele emplearse un código ITF de 14 dígitos para etiquetar las unidades de

embalaje, el cual puede rodearse de un marco de soporte (Bearer Bar) para identificarlo. ABarcode

permite imprimir dicho marco con la opción ITF14BearerBars, con el ancho indicado en

ITF14BearerBarsWidth.

Postnet

Utilizado por el Servicio de Correos de los EUA (USPS) para la clasificación del correo, este código

numérico utiliza un ancho fijo de barras y espacios, codificando la información según la altura de

las barras.

Postnet permite codificar los códigos postales de 5 dígitos, el código ZIP+4 que es el código postal

más el código de zona de 4 dígitos (total 9 dígitos), y también el Delivery Point Code (DPC) que es

el anterior más 2 dígitos con el punto de entrega.

ABarcode calcula y añade el dígito de control interno requerido.

Royal Mail

También conocido como RM4SCC (Royal Mail 4-State Customer Code), es el código utilizado en el

Reino Unido para la clasificación del correo. Al igual que el Postnet codifica por la altura de las

barras, que tienen un ancho fijo.

UCC/EAN 128

No es una simbología en si misma sino un estandar definido por EAN (European Article

Numbering) y UCC (Uniform Code Council) utilizando la simgología Code 128. Para diferenciarlo

de un Code 128 normal, se utiliza un caracter especial FNC1 al inicio, que ABarcode inserta

automáticamente por usted.

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El estandar define la forma de codificar varios campos de datos en un solo código de barras, lo que

consigue anteponiendo a cada campo un identificador. Algunos campos pueden ser de longitud

variable, por lo que requieren un caracter de control al final para indicar donde terminan. Esto se

consigue insertando un FNC1 (¹), excepto si el campo es el último.

UPC-A

Es el utilizado en el retail en América del Norte. Muy parecido al EAN13 pero con un dígito menos,

el primero de los cuales suele ser cero.

También permite imprimir el suplemento de 2 o 5 dígitos con la opción EANUPCAddOn.

UPC-E

Se trata de la versión reducida del UPC-A, para productos de pequeño tamaño.

Su estructura obliga a que sea "traducible" a un UPC-A, por lo que ABarcode intenta la traducción y

si no es correcto no lo imprime.

Admite también el suplemento EANUPCAddOn.

Bidimensionales

Code 16K

Este código bidimensional está basado en el Code 128, no en vano es del mismo autor. Consiste

en varias filas (de 2 a 16) de códigos lineales apilados, con 5 caracteres por fila.

La altura de cada fila viene determinada por el parámetro YDimension, recomendado como mínimo

8.

PDF417

Simbología de alta densidad que permite albergar más de 1000 caracteres en un sólo código de

barras.

La altura de las barras se establece con la propiedad YDimension, recomendado 3.

Incorpora un sistema de corrección de errores que permite que el código sea escaneado incluso

cuando parte del mismo se ha deteriorado. Para establecer el nivel de corrección utilice la

propiedad PDFEccLevel, teniendo en cuenta que cuanto más elevado, más espacio dentro del

código es utilizado para corrección de errores. El valor predeterminado es Auto, con el que

ABarcode aplica un nivel u otro dependiendo de la longitud del código.

El número de filas y columnas puede ser ajustado con las propiedades PDFColumns (de 1 a 30) y

PDFRows (de 3 a 90) o puede dejarlos en cero para que ABarcode las distribuya automáticamente