第 1章初识Office 2010

Office 2010 是 微 软 公 司 推 出 的 最 新 版 本 的 Office 系 列 软 件 ， 它 包 括Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等组件，不仅窗口界面比旧版本界面更美观大方，给人以赏心悦目的感觉，而且功能设计比旧版本更加完善、更能提高工作效率。本章通过学习Office 2010的特色及其新功能来了解该办公软件的使用方法。

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本章学习要点： Office 2010的特色 Office 2010的新增功能 Office 2010的窗口操作 Office 2010的功能简介

第 章

初识

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1.1 Office 2010 简 介

Office 2010是一个庞大的办公软件与工具软件的集合体，并以新颖实用的界面博得广大用户的青睐。Office 2010中的图像功能可以帮助用户创建美观的文档、电子表格与演示文稿，高级的数据集成功能可帮助用户筛选、分类、可视化与分析数据，强大的管理任务与日程的日历功能可以帮助用户筛选、分类、排序邮件。另外，用户还可以利用Office 2010新增的功能区、图形与格式设置、时间与通信管理工具等功能，快速、高效与轻松地完成各种艰难任务。

1.2 Office 2010 的 特 色 与 新 增 功 能

Office 2010中的【文件】选项替代了旧版本中的【Office按钮】功能，从而使用户方便、快速地查找相应的功能。除了新增的功能区之外，Office 2010相对于旧版本还新增了许多功能。

1 ．新增截图工具

在Office 2010中的 Word、Excel 与PowerPoint等组件中，新增加了非常有用的屏幕截图功能。屏幕截图功能可以支持多种截图模式，并且还会自动缓存当前打开窗口的截图。用户可以在 Excel 2010中，通过执行【插入】|【插图】|【屏幕截图】命令，轻松地帮助用户截取屏幕中的图片，如图 1-1所示。

屏幕截图

移除背景

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另外，屏幕截图功能还为用户提供了自定义截图功能，并且会自动隐藏 Office组件窗口，从而避免遮挡需要截图的内容。此时，用户可以通过鼠标来选取截图区域。

2 ．背景移除工具Office 2010还为用户提供了背景移除工具，当用户将图片插入到 Excel或Word组

件中时，可通过执行【格式】|【删除背景】命令，选中图片中的背景。然后，在【消除背景】选项卡中，保留或删除标记，如图 1-2所示。

另外，背景移除功能还可以在图片属性菜单里找到。运用该功能，只需执行简单的抠图操作即可，无需动用其他专业软件了，而且还可以添加、去除水印。

3 ．新的SmartArt模板SmartArt是 Office 2007 引入的一个新功能，可以轻松快捷地制作出精美的业务流

程图，而 Office 2010在现有类别上进一步扩充，其“图片”标签便是新版 SmartArt的最大亮点，用它能够帮助用户轻松制作图文混合的流程图效果，如图 1-3所示。

  新版 SmartArt 图形

4 ．新增加的【文件】选项在Office 2010中，新增加的【文件】选项替代了Office 2007版本中的【Office按钮】

功能，使其更像一个控制面板。在【文件】选项界面分为 3 栏，其最左侧是功能选项，中间是功能选项卡，最右侧是预览窗格。在【文件】选项中，主要包括信息、新建、最近使用文件、打印、保存并发送、选项等功能，如图 1-4所示。

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【文件】选项

5 ．上载中心Office 2010还为用户提供了一种上载文件的方法，使用户可以在一个位置查看要

上载到服务器的文件的状态。另外，在将文件上载到Web 服务器时，Microsoft会先在本地将该文件保存到Office文档缓存中，然后再开始上载，这意味着用户可以继续其他工作。通过Microsoft Office 上载中心，可以跟踪上载的进度以及是否有 任何文件需要引起用户的注意，如图 1-5所示。

用户可通过执行【开始】|【程序】| Microsoft Office |【Microsoft Office 2010工具】|【Microsoft Office 2010 上载工具】命令，打开【Microsoft Office 上载中心】对话框。

上载中心

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1.3 Office 2010 组 件 简 介

Office 2010 是 Microsoft 公司推出的主 流办公软件，其应用程序包含了应用于各个领域的多个组件，例如用于文字处理的Word、用于电子表格处理的 Excel、用于创建演示文稿的PowerPoint等组件。

1 ．Word 2010简介Word 2010 是 Office 应用程序中的文

字处理程序，也是应用最为广泛的办公组件之一。用户可运用 Word 2010提供的整套工具对文本进行编辑、排版、打印等工作，从而帮助用户制作出具有专业水准的文档。另外，Word 2010中丰富的审阅、批注与比较功能可以帮助用户快速收集和管理来自多种渠道的反馈信息，如图 1-6所示。

2 ．Excel 2010简介Excel 2010 是 Office 应用程序中的电

子表格处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一，主要用来进行创建表格、公式计算、财务分析、数据汇总、图表制作、透视表和透视图等，如图 1-7所示。

3 ．PowerPoint 2010 简介PowerPoint 2010 是 Office 应用程序

中 的 演 示 文 稿 程 序 ， 用 户 可 运 用PowerPoint 2010 提供的组综合功能，创建具有专业外观的演示文稿，如图 1-8所示。PowerPoint 2010的新增功能包括创建并播放动态演示文稿、共享信息、保护并管理信息等。

4 ．Outlook 2010简介Outlook 2010 是 Office 应用程序中的

Word窗口

Excel窗口

PowerPoint窗口

Outlook窗口

翻译文字

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一个桌面信息管理应用程序，提供全面的时间与信息管理功能。其中，利用即时搜索与待办事项栏等新增功能，可组织与随时查找所需信息。通过新增的日历共享功能、信息访问功能，可以帮助用户与朋友、同事或家人安全地共享存储在 Outlook 2010中的数据，如图 1-9所示。

1.4 语 言 功 能

在Office 2010中，用户还可以实现翻译文字与简繁转换的语言处理。其中，翻译文字是把一种语言产物在保持内容不变的情况下转换为另一种语言产物的过程，而简繁转换是将文字在简体中文与繁体中文之间相互转换的一种语言过程。

1.4.1 翻 译 文 字

用户可以运用 Office 2010中的“信息检索”（或直接运用“翻译”）功能，来实现双语词典翻译单个字词或短语，以及搜索字典、百科全书或翻译服务的参考资料。

在文档中选择需要翻译的文字，执行【审阅】|【校对】|【信息检索】命令。在弹出的【信息检索】任务窗格中，选择【搜索】下拉列表中的【翻译】选项。同时，单击【翻译为】下三角按钮，选择相应的语言，单击该任务窗格中的【开始搜索】按钮 ，即可翻译出所需的信息，如图 1-10所示。用户可通过单击【校对】选项组中的【翻译】按钮 ，在弹出的【信息检索】任务窗格中翻译文字。

1.4.2 英 语 助 手

英语助手是Microsoft Office Online的一项服务，用于帮助以英语为第二语言的 Office用户书写专业的英语文字。该服务提供了集成的参考指南，帮助提供拼写检查、解释和用法，以及对同义词和搭配（一般或经常一起使用的两个单词之间的关联）的建议。

在文档中将光标置于英文之后，执行【审阅】|【语言】|【英语助手】命令。在弹出的【信息检索】任务窗格中，选择【搜索】下拉列表中的【同义词库：英语（美国）】选项，即可搜索出该单词的同义词，如图 1-11所示。

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1.4.3 简 繁 转 换

使用英语助手

简繁转换

【中文简繁转换】对话框

【简体繁体自定义词典】对话框

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用户在排版过程中可以运用简繁转换功能来增加文档的古韵。下面来介绍如何实现中文简繁体之间的互相转换，以及简体繁体自定义词典功能。

1 ．中文简繁转换在文档中选择需要转换的文字，执行【审阅】|【中文简繁转换】|【简转繁】或【繁转简】

命令，即可实现简体与繁体之间的相互转换，如图 1-12所示。另外，用户也可执行【审阅】|【中文简繁转换】|【简繁转换】命令。在弹出的【中文简

繁转换】对话框中，选中【转换方向】选项组中的相应单选按钮即可，如图 1-13所示。2 ．自定义词典单击【中文简繁转换】对话框中的【自定义词典】按钮，在弹出的【简体繁体自定义词

典】对话框中设置相应的选项即可，如图 1-14所示。该对话框中各选项的功能如表 1-1 所示。

【简体繁体自定义词典】选项选 项 功 能

编辑

转换方向 主要用来设置转换文字的方向，包括简到繁、简到繁（双向）、繁到简、繁到简（双向）4种类型

添加或修改 用来输入需要转换的文字转换为 用来显示转换后的文字，会随着【添加或修改】文本框中的内容的改

变而改变词性 用来设置转换文字的词性，包括名词、动词等词性添加 单击该按钮，可添加已设置的文本转换内容删除 单击该按钮，可删除已添加的文本转换内容

导入/导出

导入 单击该按钮，可在弹出的【打开】对话框中导入词汇导出 单击该按钮，可在弹出的【另存为】对话框中导出词汇全部删除 单击该按钮，即可删除导入或导出的全部数据

1.5 Office 2010 协 作 应 用

在一般情况下，用户很少同时使用Office 2010 套装中的多个组件进行协同工作。实际上，用户完全可以运用 Office各组件协同工作，在提高工作效率的同时增加 Office文件的美观性与实用性。

1.5.1 Word与 其 他 组 件 的 协 作

Word是Office 套装中最受欢迎的组件之一，也是各办公人员必备的工具之一。利用Word不仅可以创建精美的文档，而且还可以调用 Excel中的图表、数据等元素。另外，

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Word还可以与 PowerPoint及Outlook 进行协同工作。1 ．Word 与Excel 之间的协作

Word与 Excel之间的协作主要是以Word为主文档，调用 Excel中的图片、数据、行列转置，或在 Excel中插入Word数据等功能。

Word 调用 Excel图表功能 对于一般的数据，用户可以使用 Word中自带的表格功能来实现。但是对于数据比较复杂而又具有分析性的数据，用户还是需要调用 Excel 中的图表来直观显示数据的类型与发展趋势。在Word文档中执行【插入】|【表格】|【Excel电子表格】命令。在弹出的 Excel表格中输入数据，并执行【插入】|【图表】|【柱形图】命令，选择【三维簇状柱形图】选项即可，如图1-15所示。

Word调用 Excel数据 在Word中不仅可以调用 Excel中的图表功能，而且还可以调用 Excel中的数据。对于一般的数据，可以利用邮件合并的功能来实现，例如在Word中调用 Excel中的数据打印名单的情况。但是当用户需要在一个页面中打印多项数据时，此时邮件合并的功能将无法满足上述要求。用户可以运用Office里的VBA来实现。

在 Excel中插入Word文档 Office系列软件的一大优点就是能够互相协同工作，不同的应用程序之间可以方便地进行内容交换。使用 Excel中的插入对象的功能，就可以很容易地在 Excel中插入Word文档。

2 ．Word 与Outlook 之间的协作在 Office各组件中，用户可以使用Word与 Outlook中的邮件合并的功能，实现在

批量发送邮件时根据收信人创建具有称呼的邮件。1.5.2 Excel与 其 他 组 件 的 协 作

Excel除了可以与Word组件协作应用之外，还可以与 PowerPoint与Outlook组件进行协作应用。

1 ．Excel 与PowerPoint 之间的协作在 PowerPoint中不仅可以插入 Excel 表格，而且还可以插入 Excel 工作表。在

PowerPoint中执行【插入】|【文本】|【对象】命令，在对话框中选择【由文件创建】选项，并

调用 Excel图表

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单击【浏览】按钮，在对话框中选择需要插入的 Excel表格即可。2 ．Excel 与Outlook 之间的协作用户可以运用 Outlook中的导入/导出的功能，将 Outlook中的数据导入到 Excel中，

或将 Excel中的数据导入到Outlook中。有关该知识点，将在后面的Outlook章节中讲解。