Budget Process Review

Developing Draft OptionsFebruary 8, 2012

Staffing and Budget TimelineStaffing*

• February 21 ‐ Enrollment Projection• March 26 ‐ Secondary Course Tallies• April 11 ‐ Draft Number of Certified 

Positions• April 12 ‐ Secondary Master 

Schedule• April 25 ‐ Resolution and Letter on 

Program Needs and Staffing• April 27 – Potential Reduction In 

Force• May 15 – Final date to Implement 

Certified Reduction in Force

Budget• February 25‐29 ‐ 2012 House and 

Senate Budget Proposals• March 14 – Draft 2012‐13 Budget 

Options• March 28 – Recommended Options 

for SY 2012‐13• April 25 – Resolution and Letter on 

Program Needs and Staffing• May 15 – RCW date for Reduction 

in Force for certificated staff• June 20 ‐ Preliminary  Budget 

Approval• August 8 ‐ Budget Hearing• August 22 ‐ Final Budget Approval

2* Administrator and Classified Staffing do not have statutory timelines and will be includedin the normal budget process.

End LegislativeSession

Jan 30 Feb 6 Feb 13 Feb 20 Feb 27 Mar 2

House/SenateBudgets

Board Meeting

Board Study Session

Budget Decision Process

Mar 5 Mar 12 Mar 19 Mar 26                       Mar 30

Apr 2 Apr 9 Apr 16 Apr 23 Apr 27

Apr 30 May 7 May 14 May 21 May 28 June 1

Today

CFC MeetingBDT Meeting

Events/Key Dates

TimelineAHP Rating

Intro

RequiredRIF

Action

SSSL

Option Guidance

Demo graphic Study

Ed Plan #1Draft Options

Ed Plan #2Options & Rec

Ed Plan #3Draft Letter & Resolution

Ed Plan Final

Letter & Res Approved

LC Meeting

AHPPresent Data

Draft Survey

Survey Data

Final OptionGuidance

Staff/CommForum

Staff/CommForum

“Potential”if needed

TFR Meeting

PotentialRIF

Action

Draft Survey

Enter, collate dataJan 23, 24, 26 + AHP Rating 

House/SenateBudgets

Jan 30 Feb 6 Feb 13 Feb 20 Feb 27 Mar 2

Board Meeting

Board Study Session

Budget Decision Process

Today

Events/Key Dates

Option GuidanceDemo graphic Study

Present DataAHP

Draft Survey

SSSLFeb 8thTimeline

AHP RatingIntro

Feb 6

CriteriaRating

Feb 22ndOption

Guidance

DemographicStudy

Present DataAHP

Draft Survey

Analyze data

Feb 16th

Feb 15

AnalyzeData 

Feb 13

AnalyzeData 

Survey Feb 17‐24Feb 21‐28

Compile SurveyFeb 27 – Mar 2

Feb 22

Follow onData

Analysis Feb 14

Analyze Data

CFC MeetingBDT MeetingLC Meeting

TFR Meeting

AnalyzeData 

Develop and Confirm OptionsMar 5 – Mar 13

Mar 27

Review/ReviseOptions

Review FeedbackRevise OptionsMar 22‐26

Board Meeting

Board Study Session

Budget Decision Process

Mar 5 Mar 12 Mar 19 Mar 26                       Mar 30Events/Key Dates

Survey DataFinal OptionGuidance

Ed Plan #1Draft Options

Ed Plan #2Options & Rec

Mar 5

AnalyzeSurveyDraft

Options

Mar 19

Review/ReviseOptions

Survey DataFinal Option Guidance

Mar 7th

Analyze SurveyMar 5 – Mar 7

Mar 14thEd Plan #1

Draft Options

Staff/Comm ForumMar 15, 21 (JW)

Mar 28thEd Plan #2

Options and Rec

Mar 6

AnalyzeSurveyDraft

Options

AnalyzeSurveyDraft

Options

Mar 13

ConfirmOptions

ConfirmOptions

Review/ReviseOptions

CFC MeetingBDT MeetingLC Meeting

TFR Meeting

AnalyzeSurveyDraft

Options

Mar 12

Confirm Options

Review/ReviseOptions

End LegislativeSession

Staff/CommForum

Staff/CommForum

Bus/HRStaffing + Program

Draft Letter/Resolution

Apr 17

AnalyzeHI, FacilitiesDem StudyNV Debt

Board Meeting

Board Study Session

Budget Decision Process

Apr 2 Apr 9 Apr 16 Apr 23 Apr 27Events/Key Dates

Ed Plan #3Draft Letter & Res

Ed Plan FinalLetter & Res Approved

Apr 11thEd Plan #3Draft Letter & Resolution

Analyze Ed PlanStaffingSeniority

Apr 25thEd Plan FinalLetter & 

Resolution Approved

Apr 16

ReviewBudgetProcess

Apr 10

ReviewUpdateRIF

Apr 24

ReviewUpdateRIF 

ReviewBudgetProcess

CFC MeetingBDT MeetingLC Meeting

TFR Meeting

ReviewBudgetProcess

PotentialRIF

Action

Apr 27Potential

RIFAction

May 1

HILong range adj

TaxesSSL/CPL/Bond

Board Meeting

Board Study Session

Budget Decision Process

Apr 30 May 7 May 14 May 21 May 28 June 1

Events/Key Dates

“Potential”if needed

RequiredRIF

Action

May 2nd“Potential”if needed

May 9th May 23rd

May 7

Planningfor

2013‐14

RIFMay 15Required

RIFAction

May 15

ReviewBudgetProcess

Planningfor 

2013‐14

CFC MeetingBDT MeetingLC Meeting

TFR Meeting

Applying Ratings to the Discussion List

ID Program or Positions Under ConsiderationMaximizes Student 

Capitalizes on Staffing 

Maintains Equity

Leverages Cost 

Promotes Safety

The state funds 50% of the current library program. Library hours will be cut significantly. Students will have less access and support.

ORFund 65% of the current library program. Library hours will be reduced; students will have less access and support.

ORFund 80% of the current library program.  Libraries will be open daily; students will have less support.

OR

CCFund 100% of the current library program. Libraries will be open daily; students will have roughly the same amount of support. 

The state does not fund elementary band and orchestra.

ORFund 50% of 5th and 6th grade band and orchestra program.

ORFund 100% of 5th and 6th grade band and orchestra program.

2

DD

1 1 1 5

AA

BB

3 1 8 1 3

3 3 2 6 4

7EE

9 3 4 5 6

6 1 1 1

Staff CommunityData Point 

• Individual• Dot choice• Group 

Criteria Rating

Data Point

• Board Weighted Criteria

• BDT Strength

Online Survey 

Data Point

• Focused Questions

• Staff/Community

Option #1Option #2Option #3

Using Data Points to Draft Options

Additional Board Guidance

Way AheadO February 16th or 22nd – Data Presentation Study SessionO February 22nd – Demographic StudyO March 14th – Draft OptionsO March 28th – Options and RecommendationO April 11th – Draft Educational Program and Staffing Letter

and Draft ResolutionO April 25th – Approval of Educational Program and Staffing

and ResolutionO June – Preliminary BudgetO August – Final Budget Approval