CASE :���A breakdown in communications

CHAPTER 3 : MANAGING COMMUNICATIONS

Kelompok 4 •  Rosalina Linda S (041314353009) •  Rachma Dessidianti (041314353036) •  Henny Prihatiningtyas (041314353055) •  Diaz Maranatha (041314353049) •  Giovani (041313453020) •  Ifriel Rachman (041314353046) •  Alif Machyuzar (041314352053)

Linda Barry adalah s i n g l e m o t h e r dengan tiga anak

•  Linda diterima sebagai pegawai entry data order untuk perusahaan truck

•  Pada 2 minggu pertama,

Linda mendapat shift pada jam 8 pagi – 4 sore untuk mendapatkan training dalam sorting, coding & komputerisasi

•  Linda didampingi oleh

instruktur di minggu pertama dia bekerja, & kemudian frekuensinya berkurang sesuai bertambahnya kemampuan Linda

•  Linda tidak membaca i n f o r m a s i t e n t a n g jadwal kerjanya

•  R e c r u i t e r t i d a k

memberikan informasi bahwa Linda seharusnya bekerja pada pukul 4 pagi sampai siang hari

Permasalahan yang muncul adalah

•  Linda mendapat teguran karena tidak datang tepat waktu

•  Linda mengungkapkan alasan kepada HRD tidak dapat bekerja pada pagi hari karena harus mempersiapkan anak-anaknya pergi ke sekolah

•  Linda ditegaskan untuk mengundurkan diri apabila tidak dapat bekerja sesuai shiftnya

•  tetapi di sisi lain supervisor masih membutuhkan Linda untuk melakukan pekerjaannya

Questions 1

Analyze the communication blockages in this case. Discuss Ideas Such as Upward and Do w n w a rd C o m m u n ic at io n, Listening, Realistic Job Preview, Feedback, and Interfence ?

Answer 1

8 Steps : The Communication Process

Develop  Idea   Encode   Transmit   Receive   Decode   Accept   Use  

SENDER

RECEIVER

BARRIERS

Feedback for two way communication

1 2 3 4 5 6 7

8

Two Way Communication Tidak terdapat Komunikasi Antara HRD, Supervisor, dan Linda : •  Perusahaan Kesusahan dalam mencari pegawai •  Kurang spesifik dalam interview terkait jam kerja •  Gagal melakukan komunikasi dengan baik •  Penyampaian Job Description yang kurang jelas

Downward

Supervisor selain mendampingi seharusnya memberikan instruksi secara verbal yang jelas kepada bawahan sesuai dengan apa yang akan dikerjakan selanjutnya serta k o m u n i k a s i m e n g e n a i et i k a perusahaan

Listening

Supervisor selain memberikan instruksi juga seharusnya juga mendengarkan kesul itan yang dialami bawahan atau keluhan atas instruksi yang kurang jelas.

Realistic Job Previews

Tidak menjelaskan job previews terkait jam kerja pegawai yang sedang dibutuhkan perusahaan

Feedback S u p e r v i s o r m e m b e r i k a n f e e d b a c k / p e n i l a i a n at a s pekerjaan yg di lakukan Linda secara reguler sehingga Linda tahu apabila terjadi kesalahan dan akan dipaksa rutin melaporkan hasil kerjanya

Inference Terdapat perbedaa n perseps i antara Linda dan HRD, karena Linda terbiasa dengan jam training ya n g d ia dapat k a n d i aw a l minggunya yaitu jam 08 pagi – 04 Sore sehingga Linda beranggapan bahwa itu adalah jam bekerjanya

Kesimpulan Terdapat batasan personal (personal barriers) antara HRD dan Linda Barry serta Communication Barriers

Primary Impact of Barriers on the Steps in Communication

Question 2

Explain how you would handle the employment situation at the end of the case. What ideas from the chapter could be applied to help resolve the problem. ?

Theory Communication��� •  Communication

adalah transfer informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain

•  Komunikasi

merupakan hal yang sangat penting, karena di dalam komunikasi terdapat informasi yang bisa disampaikan.

Two way communication

Develop  Idea   Encode   Transmit   Receive   Decode   Accept   Use  

SENDER

RECEIVER

BARRIERS

Feedback for two way communication

1 2 3 4 5 6 7

8

Komunikasi dua arah harus tetap diperhatikan karena di dalamnya terdapat beberapa masalah yang dpat muncul seperti •  Personal Barriers •  Physical Barriers •  dan Semantic Barriers

Dalam menyelesaikan hal tersebut maka b a t a s a n - b a t a s a n y a n g a d a h a r u s dihapuskan, agar komunikasi dua arah dapat tercapai dengan baik, dan segala i n f o r m a s i y a n g d i p e r l u k a n d a p a t tersampaikan dengan baik.

UPWARD, DOWNWARD, & LISTENING •  Dalam mengatasi hal seperti ini perlu

adanya saling mendengarkan perintah dan masukan dari atasan ke bawahan dan dari bawahan ke atasan sebagai salah satu cara dalam penyampaian informasi

•  Dengan mendengarkan, akan informasi

yang ingin disampaikan oleh pembicara akan diterima dengan baik.

GuideLINES for effective listening 1.  Stop talking 2.  Put the talker at ease 3.  Show a talker that you want

to listen 4.  Remove distraction 5.  Empathize with talker 6.  Be patient 7.  Keep your cool 8.  Avoid being confrontational 9.  Ask relevant questions 10. Stop Talking

1. Win-Win Solution

Linda tetap bekerja dari jam 8 pagi. Di sisi Linda masih dpt melakukan pekerjaan sebagai ibu rumah tangga terlebih dahulu. Dan di sisi perusahaan tetap mendapatkan pekerja ditengah susahnya mendapat pekerja baru.

3 opsi penyelesa ian setelah terbentuk komukasi yang baik

2. Win-Lose Solution Linda harus mengikuti aturan perusahaan den g a n masu k sesua i jadwa l ya n g ditentukan oleh perusahaan . Di sisi Linda sudah tidak bisa lagi melakukan pekerjaan r u ma h ta n g g a . Na mu n Per us a h aa n mendapatkan pekerja dengan spesifikasi sesuai aturan perusahaan.

3. Lose-Lose Solution Perusahaan memecat Linda sebagai pekerja . Di sisi Linda tidak memiliki pekerjaan sebagai pendapatannya. Dan di sisi perusahaan, mereka harus mencari pekerja baru untuk menggantikan Linda sesuai dengan spesifikasi di tengah sulitnya mencari tenaga kerja.

TERIMA KASIH