bpmonline sales enterprise UG - Terrasoft...5.5.3. Использование соц. сетей...

Bpm’online salesПакет enterpriseРуководство пользователя

СОДЕРЖАНИЕ1. Обзор bpm’online sales .................................................................................................................................. 62. Интерфейс bpm’online ................................................................................................................................... 9

2.1. Обзор интерфейса bpm’online ..........................................................................................................102.2. Командная строка ..................................................................................................................................132.3. Коммуникационная панель.................................................................................................................152.4. Реестр записей ........................................................................................................................................19

2.4.1. Сортировка записей ......................................................................................................................222.4.2. Настройка итогов по колонкам ..................................................................................................232.4.3. Настройка колонок реестра ........................................................................................................26

2.5. Фильтры .....................................................................................................................................................312.5.1. Быстрый фильтр............................................................................................................................... 312.5.2. Стандартный фильтр ......................................................................................................................332.5.3. Расширенный фильтр ....................................................................................................................34

2.6. Группы ........................................................................................................................................................462.6.1. Статические группы........................................................................................................................472.6.2. Динамические группы ...................................................................................................................492.6.3. Избранные группы .........................................................................................................................50

2.7. Права доступа..........................................................................................................................................522.8. Аналитика раздела ................................................................................................................................55

2.8.1. Блок итогов “График” .....................................................................................................................562.8.2. Блок итогов “Показатель” .............................................................................................................592.8.3. Блок итогов “Список” .....................................................................................................................602.8.4. Блок итогов “Виджет” .....................................................................................................................602.8.5. Блок итогов “Воронка продаж” ..................................................................................................602.8.6. Аналитические отчеты...................................................................................................................62

2.9. Дизайнер системы .................................................................................................................................632.10. Страница профиля ..............................................................................................................................66

3. Функциональность bpm’online sales ........................................................................................................683.1. Раздел [Лиды] ..........................................................................................................................................69

3.1.1. Страница лида .................................................................................................................................703.1.2. Квалификация лида ........................................................................................................................743.1.3. Распределение лида ......................................................................................................................793.1.4. Перевод лида в продажу .............................................................................................................803.1.5. Действия раздела [Лиды] .............................................................................................................823.1.6. Аналитика раздела [Лиды]...........................................................................................................82

3.2. Раздел [Контрагенты] ............................................................................................................................853.2.1. Страница контрагента ...................................................................................................................853.2.2. Поиск и объединение дублей ....................................................................................................91

bpm’online sales 1

Руководство пользователя

3.2.3. Действия раздела [Контрагенты] ............................................................................................... 933.2.4. Аналитика раздела [Контрагенты] ............................................................................................ 94

3.3. Раздел [Контакты]................................................................................................................................... 963.3.1. Страница контакта .......................................................................................................................... 963.3.2. Поиск и объединение дублей ..................................................................................................1033.3.3. Действия раздела [Контакты]....................................................................................................1033.3.4. Аналитика раздела [Контакты] .................................................................................................104

3.4. Раздел [Активности] ............................................................................................................................1063.4.1. Расписание......................................................................................................................................1073.4.2. Страница задачи, звонка ...........................................................................................................1123.4.3. Страница email ..............................................................................................................................1153.4.4. Действия раздела [Активности] ...............................................................................................1183.4.5. Аналитика раздела [Активности] .............................................................................................119

3.5. Раздел [Продажи] ................................................................................................................................1213.5.1. Страница продажи .......................................................................................................................1213.5.2. Процесс корпоративных продаж ............................................................................................1283.5.3. Действия раздела [Продажи] ...................................................................................................1383.5.4. Аналитика раздела [Продажи] .................................................................................................139

3.6. Раздел [Договоры] ...............................................................................................................................1433.7. Раздел [Заказы].....................................................................................................................................145

3.7.1. Страница заказа............................................................................................................................1453.7.2. Страница продукта в заказе .....................................................................................................1503.7.3. Процесс визирования заказов ................................................................................................1513.7.4. Действия раздела [Заказы]........................................................................................................1533.7.5. Аналитика раздела [Заказы] .....................................................................................................153

3.8. Раздел [Счета] .......................................................................................................................................1563.8.1. Страница счета ..............................................................................................................................1563.8.2. Страница продукта в счете........................................................................................................1603.8.3. Процесс визирования счетов...................................................................................................1603.8.4. Действия раздела [Счета] ..........................................................................................................1603.8.5. Аналитика раздела [Счета] ........................................................................................................161

3.9. Раздел [Документы] .............................................................................................................................1623.9.1. Страница документа ....................................................................................................................162

3.10. Раздел [Продукты] .............................................................................................................................1653.10.1. Страница продукта ....................................................................................................................1653.10.2. Аналитика раздела [Продукты]..............................................................................................167

3.11. Раздел [Проекты] ...............................................................................................................................1683.11.1. Страница проекта.......................................................................................................................1693.11.2. Страница работы ........................................................................................................................173

2

3.11.3. Действия раздела [Проекты]...................................................................................................1763.11.4. Аналитика раздела [Проекты] ................................................................................................177

3.12. Раздел [Планирование] ...................................................................................................................1793.13. Раздел [База знаний] ........................................................................................................................181

3.13.1. Страница статьи базы знаний ................................................................................................1813.13.2. Аналитика раздела [База знаний].........................................................................................183

3.14. Раздел [Лента] .....................................................................................................................................1843.14.1. Представление [Лента] .............................................................................................................1843.14.2. Представление [Каналы] ..........................................................................................................186

3.15. Раздел [Итоги] .....................................................................................................................................1893.16. Управление звонками в bpm’online.............................................................................................192

3.16.1. Операции со звонками ............................................................................................................1933.16.2. Раздел [Звонки] ...........................................................................................................................2003.16.3. Настройка телефонии в bpm’online......................................................................................204

4. Настройка интерфейса ..............................................................................................................................2064.1. Настройка разделов ............................................................................................................................207

4.1.1. Настройка свойств раздела .......................................................................................................2084.1.2. Настройка страниц раздела ......................................................................................................2104.1.3. Настройка реестра раздела ......................................................................................................218

4.2. Настройка деталей в разделах ........................................................................................................2194.3. Настройка мобильного приложения.............................................................................................2214.4. Настройка аналитики ..........................................................................................................................226

4.4.1. Настройка панелей итогов ........................................................................................................2274.4.2. Настройка блоков итогов ...........................................................................................................228

4.5. Настройка печатных форм MS Word.............................................................................................2414.5.1. Установка плагина bpm’online для MS Word.......................................................................2414.5.2. Регистрация печатной формы MS Word...............................................................................2424.5.3. Настройка шаблона печатной формы MS Word................................................................247

4.6. Настройка рабочих мест ....................................................................................................................2544.7. Настройка корпоративной символики .........................................................................................2584.8. Настройка цвета панели разделов ................................................................................................259

5. Синхронизация и импорт из других систем.......................................................................................2605.1. Универсальный импорт записей.....................................................................................................2615.2. Интеграция с почтовым сервисом по протоколу IMAP/SMTP..............................................264

5.2.1. Настройка почтового провайдера IMAP/SMTP ..................................................................2645.2.2. Настройка учетной записи IMAP/SMTP в bpm’online.......................................................2665.2.3. Настройка синхронизации с почтовым ящиком................................................................2675.2.4. Загрузка и отправка email-сообщений .................................................................................269

5.3. Интеграция с сервисом MS Exchange ...........................................................................................271



5.3.1. Настройка почтового провайдера MS Exchange ...............................................................2715.3.2. Настройка учетной записи MS Exchange в bpm’online....................................................2735.3.3. Настройка синхронизации с почтовым ящиком ...............................................................2735.3.4. Загрузка и отправка email-сообщений .................................................................................2735.3.5. Синхронизация контактов bpm’online с контактами MS Exchange..............................2735.3.6. Синхронизация расписания bpm’online с календарем MS Exchange.........................275

5.4. Интеграция с органайзером Google .............................................................................................2775.4.1. Регистрация приложения для интеграции с Google ........................................................2775.4.2. Настройка учетной записи Google в bpm'online ...............................................................2845.4.3. Настройка синхронизации контактов и активностей bpm'online с контактами и календарем Google .................................................................................................................................2845.4.4. Выполнение синхронизации контактов bpm'online с контактами Google................2855.4.5. Выполнение синхронизации активностей bpm'online с календарем Google..........286

5.5. Интеграция с социальными сетями ...............................................................................................2875.5.1. Настройка интеграции bpm’online с Facebook ...................................................................2875.5.2. Настройка интеграции bpm’online с Twitter.........................................................................2915.5.3. Использование соц. сетей для поиска информации о клиентах .................................293

5.6. Настройка форм для автоматической регистрации лидов....................................................2975.7. Синхронизация пользователей с LDAP........................................................................................302

5.7.1. Настройка интеграции с LDAP .................................................................................................3025.7.2. Привязка элементов LDAP к пользователям и ролям bpm’online ...............................3055.7.3. Синхронизация с LDAP...............................................................................................................307

6. Инструменты администрирования ........................................................................................................3096.1. Раздел [Роли и пользователи] .........................................................................................................310

6.1.1. Страница [Организационная структура] ..............................................................................3116.1.2. Страница [Функциональные роли] .........................................................................................3126.1.3. Страница пользователя ..............................................................................................................3136.1.4. Действия раздела [Роли и пользователи] ............................................................................315

6.2. Раздел [Доступ к объектам] ..............................................................................................................3166.2.1. Деталь [Доступ к записям по умолчанию] раздела [Доступ к объектам] .................3176.2.2. Деталь [Доступ к объекту] раздела [Доступ к объектам] ................................................3186.2.3. Деталь [Доступ к колонкам] раздела [Доступ к объектам] .............................................3196.2.4. Деталь [Доступ к объекту для внешних сервисов] раздела [Доступ к объектам]...321

6.3. Раздел [Доступ к операциям] ..........................................................................................................3226.3.1. Страница системной операции ...............................................................................................3226.3.2. Описание системных операций ..............................................................................................323

6.4. Раздел [Справочники] ........................................................................................................................3276.4.1. Страница наполнения справочника ......................................................................................3276.4.2. Страница свойств справочника ...............................................................................................328

4

6.4.3. Описание нестандартных справочников..............................................................................3286.5. Раздел [Системные настройки]........................................................................................................331

6.5.1. Карточка системной настройки................................................................................................3316.5.2. Описание системных настроек ................................................................................................333

6.6. Раздел [Журнал изменений].............................................................................................................3446.6.1. Действие [Настроить журнал] раздела [Журнал изменений]........................................3456.6.2. Действие [Просмотреть все изменения выделенной записи] раздела [Журнал изменений] .................................................................................................................................................3466.6.3. Действие [Очистить журнал] раздела [Журнал изменений]..........................................347

6.7. Раздел [Журнал аудита] .....................................................................................................................3487. Развертывание приложения bpm’online on-site ...............................................................................351

7.1. Системные требования при развертывании приложения on-site ......................................3527.1.1. Системные требования к серверам........................................................................................3527.1.2. Системные требования к клиентскому компьютеру .........................................................365

7.2. Установка и настройка приложения bpm’online on-site .........................................................3667.2.1. Установка bpm’online...................................................................................................................3667.2.2. Настройка работы планировщика заданий.........................................................................373

8. Лицензирование в bpm’online................................................................................................................3758.1. Лицензирование программного обеспечения..........................................................................3768.2. Распределение лицензий между пользователями...................................................................378



ОБЗОР BPM’ONLINE SALESЗадачи, решаемые в bpm’online sales (пакет enterprise), представлены несколькимифункциональными блоками.

УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ О КОНТРАГЕНТАХ И КОНТАКТАХПри помощи разделов КОНТРАГЕНТЫ и КОНТАКТЫ bpm’online sales организует единую базуваших клиентов и поставщиков партнеров и конкурентов, сотрудников и филиалов компании.Интегрируясь с социальными сетями, приложение позволяет пополнять информацией базуваших контактных лиц. Доступны возможности поиска и объединения дублей, сегментацииклиентов, а также расширенные инструменты аналитики.

• Раздел [Контрагенты]• Раздел [Контакты]

УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИДля общения внутри компании, размещения новостей, обсуждения важных тем предназначенакорпоративная социальная сеть. Также bpm’online sales предоставляет удобный механизмведения рабочего расписания, планирования будущих задач и встреч. А интеграция сразличными почтовыми сервисами позволяет собрать воедино все email-сообщения. Длярешения этих задач используются разделы АКТИВНОСТИ и ЛЕНТА.

• Раздел [Активности]• Раздел [Лента]

УПРАВЛЕНИЕ ЛИДАМИВ разделе ЛИДЫ есть возможность управлять потребностями как новых, так и существующихклиентов, а также отслеживать источники, благодаря которым получен каждый лид. Вы можетеимпортировать имеющиеся данные из файла Excel или настроить web-to-lead форму, спомощью которой лиды после регистрации на вашем сайте будут автоматически попадать вbpm’online sales.Основой раздела ЛИДЫ является уникальный бизнес-процесс управления лидами,позволяющий “взращивать” лидов — от захвата потенциального клиента, через этапыквалификации и распределения до перевода лида в продажу. При регистрации лида системаавтоматически проверит данные, создаст новый контакт и будет вести вас по процессу,подсказывая следующие шаги.

• Раздел [Лиды]

УПРАВЛЕНИЕ ПРОДАЖАМИБизнес-процесс корпоративных продаж, положенный в основу раздела ПРОДАЖИ, являетсяотражением лучших мировых практик в области управления продажами. Процесс позволяетодновременно вести большое количество сделок, так как по каждой стадии продажи, начиная отопределения потенциала и заканчивая подписанием договора, система подсказываетнеобходимые шаги. Для анализа эффективности работы на каждой стадии продажи и выявленияузких мест в процессе используйте воронку продаж и другие аналитические срезы.

• Раздел [Продажи]

6

УПРАВЛЕНИЕ ЗАКАЗАМИ И СЧЕТАМИРазделы ЗАКАЗЫ и СЧЕТА позволяют оформлять заказы в bpm’online sales, контролироватьоплату по ним и отслеживать выполнение. Информация отображена в удобном виде, чтобыпредоставить максимум информации ответственным сотрудникам. Функции формированиясчета на основания заказа и визирования документов упрощают работу с большим количествомзаказов. А инструменты аналитики дают возможность быстро оценить ситуацию и по отдельнымзаказам, и по компании в целом.

• Раздел [Заказы]• Раздел [Счета]

УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИДля учета коммерческой документации (договоров, дополнительных соглашений,спецификаций), отслеживания их состояния и сроков действия используйте раздел ДОГОВОРЫ.Система позволяет хранить информацию о сумме договора, реквизитах сторон, продуктах, покоторым он заключается, а также другие данные.В bpm’online sales также включен эталонный процесс визирования, позволяющий организоватьэтапы согласования коммерческих документов.

• Раздел [Договоры]

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТОМДля ведения документации компании (приказов, протоколов, корреспонденции) используйтераздел ДОКУМЕНТЫ. При этом вы можете прикрепить скан-копию документа для быстрогодоступа к печатному оригиналу.

• Раздел [Документы]

УПРАВЛЕНИЕ ПРОДУКТАМИВ разделе ПРОДУКТЫ bpm’online sales ведется информация по ценам продуктов. Добавлятьпродукты в систему можно как вручную, так и импортом из файла Excel. Доступен стандартныймеханизм статических и динамических групп, позволяющий объединять записи по различнымкритериям.

• Раздел [Продукты]

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИПри планировании проекта в bpm’online sales формируется структура работ, а такжефиксируются необходимые ресурсы. В ходе выполнения проекта, по задачам, внесенным всистему, автоматически рассчитывается фактически потраченное время сотрудников. Используяданные системы, вы можете подготовить необходимы аналитические срезы, например, сравнитьфактические трудозатраты с плановыми как в целом по проекту, так и по отдельным работам.Эти и другие возможности управления проектами собраны в разделе ПРОЕКТЫ.

• Раздел [Проекты]

УПРАВЛЕНИЕ ЗНАНИЯМИБАЗА ЗНАНИЙ — источник необходимой коммерческой информации. Здесь вы можете хранитьответы на самые популярные вопросы, выдержки из документации, регламенты компании и



прочие знания, которые могут быть полезны в процессе работы. Статьи могут сопровождатьсяфайлами или ссылками на web-ресурсы, объединяться в группы, а также комментироваться.

• Раздел [База знаний]

8


ИНТЕРФЕЙС BPM’ONLINEСОДЕРЖАНИЕ

• Обзор интерфейса bpm’online• Командная строка• Коммуникационная панель• Реестр записей• Фильтры• Группы• Права доступа• Аналитика раздела• Дизайнер системы• Страница профиля


ОБЗОР ИНТЕРФЕЙСА BPM’ONLINEИнтерфейс bpm’online (Рис. 1) состоит из боковой панели, коммуникационной панели,командной строки, а также содержимого страницы, которая отображается в данный момент.

Рис. 1 — Интерфейс bpm’online

БОКОВАЯ ПАНЕЛЬ (1)Боковая панель (или “панель разделов”) расположена в левой части экрана и предназначенадля навигации по рабочим местам и разделам. Также на боковой панели расположены кнопкидля быстрого доступа к основным операциям в системе.

Кнопки боковой панели

— основное меню со списком дополнительных команд:

• [Главное меню] — перейти на главную страницу приложения. Главная страница содержитсписок всех разделов приложения, а также ссылки для перехода в дизайнер системы и настраницу профиля пользователя.

• [Запустить процесс] — открыть окно запуска процесса.

НА ЗАМЕТКУДетальнее возможности автоматизации бизнес-процессов рассмотрены в документации по бизнес-процессам bpm’online.

• [Свернуть панель разделов]/[Развернуть панель разделов] — изменить состояниебоковой панели на свернутое или развернутое соответственно.

• [Рабочее место] — список доступных рабочих мест. При изменении рабочего местаизменяется список разделов, доступных в боковой панели. Перечень рабочих мест, атакже список разделов, которые в них входят, можно изменить. Подробнее...

• [Профиль пользователя] — перейти на страницу профиля пользователя для просмотра иизменения персональных настроек системы. Подробнее...

10

Обзор интерфейса bpm’online

• [Выход] — завершить сеанс работы в системе. При выборе команды выполняется переходна страницу авторизации.

— глобальная кнопка запуска процесса. Если для данной кнопки не настроен ни одинпроцесс, откроется окно со списком всех бизнес-процессов bpm’online. Если настроен длязапуска хотя бы один процесс, откроется меню с дополнительными командами:

• [Запустить процесс] — список основных бизнес-процессов, доступных для запуска.• [Другой процесс] — открыть окно со списком всех бизнес-процессов bpm’online.

НА ЗАМЕТКУНастройка глобальной кнопки запуска процесса выполняется в разделе [Библиотека процессов]. Детальнее раздел [Библиотека процессов] рассмотрен в документации по бизнес-процессам bpm’online.

— меню быстрого добавления записей. При выборе в меню нужной команды откроетсястраница для добавления новой записи в соответствующем разделе.

НА ЗАМЕТКУСтруктура меню настраивается при помощи справочника [Настройка меню быстрого добавления].

, — свернуть/развернуть боковую панель. Свернутая панель отображает кнопкидействий и значки разделов текущего рабочего места пользователя. В развернутом виде вбоковой панели отображаются кнопки действий, полные названия разделов, а также названиетекущего рабочего места.

Выбор рабочего местаПереключение между рабочими местами пользователей осуществляется при помощи меню вбоковой панели (Рис. 2). Для того чтобы меню было доступно, необходимо развернуть боковуюпанель.

Рис. 2 — Выбор рабочего места в меню боковой панели

КОММУНИКАЦИОННАЯ ПАНЕЛЬ (2)Коммуникационная панель отображается в правой части экрана и предназначена для приема иосуществления звонков, быстрого доступа к уведомлениям системы, адресованных текущемупользователю, а также ленте сообщений других пользователей. Подробнее...

КОМАНДНАЯ СТРОКА (3)Командная строка используется для поиска и добавления записей, а также для выполнениядругих действий путем ввода текстовых команд. Подробнее...



ОБЛАСТЬ ГРУПП И ФИЛЬТРАЦИИ (4)Область используется для расширенных настроек фильтров данных, а также для работы сдеревом групп раздела.

РАБОЧАЯ ОБЛАСТЬ (5)В зависимости от текущего раздела и выбранного представления, отображает реестр записейраздела (например, в разделе КОНТАКТЫ — список контактов), страницу открытой записи,инструменты аналитики текущего раздела, а также особые страницы, например, расписание вразделе АКТИВНОСТИ.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ• Командная строка• Коммуникационная панель• Управление звонками в bpm’online• Фильтры• Группы• Дизайнер системы

12

Командная строка

КОМАНДНАЯ СТРОКАИспользуйте КОМАНДНУЮ СТРОКУ bpm’online (поле с текстом “Что я могу для вас сделать”) длябыстрого доступа к наиболее часто выполняемым операциям, таким как поиск клиента, открытиестраницы записи или запуск бизнес-процесса.Чтобы выполнить команду, введите ее в командную строку и нажмите на GO либо на клавишу[Enter] клавиатуры. Например, введите команду “Создать контакт”, чтобы немедленно открытьстраницу нового контакта, или “Запустить процесс”, чтобы был запущен соответствующийбизнес-процесс.Командная строка может распознавать несколько вариаций одной и той же команды. Например,будет обработана как команда “Создать контакт”, так и “Добавить контакт”.Во многих отношениях командная строка действует аналогично строке поиска популярныхпоисковых систем. При вводе неполной команды система предложит вам перечень похожихкоманд в выпадающем списке. Например, при вводе текста “Создать К” система предложиткоманды “Создать Контрагент” и “Создать Контакт”.

СОДЕРЖАНИЕ• Навигация• Поиск записей• Создание записей• Запуск бизнес-процессов• Настройка командной строки

НАВИГАЦИЯИспользуя командную строку, можно быстро перейти в любую доступную группу любогораздела системы при помощи команды ПЕРЕЙТИ В РАЗДЕЛ. Например, находясь в разделе[Активности], вы можете быстро отобразить контрагентов группы “Клиенты”, введя команду“Перейти в раздел Контрагенты Клиенты”.При вводе команды в выпадающем списке командной строки будут доступны для выборакоманды для перехода во все доступные группы выбранного раздела.

ПОИСК ЗАПИСЕЙЧтобы выполнить поиск записей при помощи командной строки, введите команду ПОИСК. Ввыпадающем списке отобразится перечень команд для поиска записей различных разделов,например, “Поиск Контакт”, “Поиск Активность” и т.д.Вы также можете выполнять быстрый поиск контактов, контрагентов либо записей в текущемразделе: просто введите искомый текст, например, название статьи базы знаний или фамилиючеловека.

СОЗДАНИЕ ЗАПИСЕЙДля создания записей из командной строки используйте команду СОЗДАТЬ. При вводе командыв выпадающем списке отобразится перечень команд для создания записей различныхразделов, например, “Создать Активность”, “Создать Контакт” и т.д.Вы также можете добавить в команду название создаваемой записи. Например, чтобы создатьконтакт с фамилией “Иванов”, введите команду “Создать Контакт Иванов”. В результате откроетсястраница контакта, поле [ФИО] которой будет содержаться значение “Иванов”.



ЗАПУСК БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВЧтобы начать выполнение бизнес-процесса, введите в командную строку команду ЗАПУСТИТЬПРОЦЕСС и название бизнес-процесса, который необходимо запустить. Например, если всистеме настроен бизнес-процесс “Выход нового сотрудника” введите команду “Запуститьпроцесс Выход нового сотрудника”.

НА ЗАМЕТКУСписок процессов, доступных для выбора в командной строке, определяется в разделе [Библиотека процессов]. Детальнее управление бизнес-процессами рассмотрено в отдельной книге.

НАСТРОЙКА КОМАНДНОЙ СТРОКИДля добавления новых команд, распознаваемых командной строкой, введите СОЗДАТЬПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКУЮ КОМАНДУ. Откроется страница, на которой можно будет ввести тексткоманды (например, “Мои задачи”), выбрать ключевое слово (например, “Перейти в раздел”),после чего указать дополнительные параметры, которые зависят от ключевого слова (например,выбрать раздел [Активности] и динамическую группу “Мои задачи”).Доступные ключевые слова представляют собой типы операций, которые могут быть выполненыкомандной строкой:

• Поиск — для операций поиска записей.• Перейти в раздел — для навигации по разделам и их группам.• Создать — для создания записей в разделах системы.• Запустить процесс — для запуска бизнес-процессов.

14

Коммуникационная панель

КОММУНИКАЦИОННАЯ ПАНЕЛЬКОММУНИКАЦИОННАЯ ПАНЕЛЬ (Рис. 3) находится в правой части экрана и служит дляотображения уведомлений системы, адресованных текущему пользователю, а также сообщенийленты, опубликованных в каналах, на которые он подписан.

Рис. 3 — Пример коммуникационной панели

Коммуникационная панель содержит вкладки:

• — ВЫПОЛНЕНИЕ ЗВОНКА. Является одним из инструментов телефонии вbpm’online. Вы можете принимать входящие и выполнять исходящие звонкинепосредственно в системе. Кнопка отображается после настройки телефонии.

• — ЛЕНТА. Отображает сообщения раздела ЛЕНТА. Используйте вкладку дляпросмотра сообщений, на которые вы подписаны, а также для добавления новыхсообщений и комментариев. Функциональность вкладки аналогична функциональностираздела [Лента].

• — УВЕДОМЛЕНИЯ. Отображает напоминания, созданные вами или другимипользователями, об активностях и также заказах и счетах. Здесь также отображаютсяслужебные сообщения, например, информация о результатах выполнения каких-либодействий в системе.

• — УВЕДОМЛЕНИЯ ЛЕНТЫ. Отображает уведомления о событиях, связанных свашими публикациями в корпоративной социальной сети, например, если кто-тоупомянул вас в сообщении, прокомментировал вашу запись в ленте или отметил ее какпонравившуюся.

• — ВИЗЫ. Список уведомлений о необходимости визирования счетов, заказов,договоров.

Вы можете создать напоминания ответственным лицам по счетам и активностям, установивпризнак в поле [Ответственному] на странице записи и указав дату/время напоминания.При обработке уведомлений вы можете открыть запись, по которой создано уведомление, либоотложить обработку уведомления на более поздний срок.Количество необработанных сообщений вкладки коммуникационной панели отображается насамой вкладке.



ДАЛЕЕ В ЭТОЙ ГЛАВЕ• Обработка уведомлений• Создание напоминаний

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ• Раздел [Лента] > Представление [Лента]

СОЗДАНИЕ НАПОМИНАНИЙЧтобы создать напоминание себе или другому пользователю об активности или счете:

1. Откройте страницу записи, по которой необходимо создать напоминание. Например,чтобы создать напоминание по задаче, откройте страницу этой задачи.

2. Установите признак в поле напоминания:a. Установите признак в поле [Ответственному], чтобы создать напоминание для

пользователя, который указан в поле [Ответственный] страницы активности илисчета.

b. Установите признак в поле [Автору], чтобы создать напоминание дляпользователя, который указан в поле [Автор] страницы активности.

3. Укажите дату и время отображения напоминания для пользователя.4. Сохраните запись.

В результате в указанный день и час напоминание будет отображено на панели уведомленийтого пользователя, который указан в поле [Ответственный] или [Автор] соответствующей записи.

ОБРАБОТКА УВЕДОМЛЕНИЙ

Для просмотра списка активных уведомлений нажмите на кнопку коммуникационнойпанели. В правой части экрана отобразится панель уведомлений.

НА ЗАМЕТКУ

Кнопка отображает общее количество активных уведомлений для текущего пользователя.

Обработка напоминанийУведомления, дата и время которых наступили, отображаются на панели уведомлений.Названия напоминаний соответствуют основным полям записей. Например, уведомление позадаче “Перезвонить клиенту” будет называться “Перезвонить клиенту”. Уведомления такжеотображают тип записи, по которой они созданы, например, “Активность”.Для просмотра страницы записи, по которой было создано напоминание, щелкните по егозаголовку.Используйте меню действий (Рис. 4), чтобы отменить или перенести напоминание на болеепоздний срок. Отмененные или перенесенные напоминания не отображаются на панелиуведомлений.

16

Коммуникационная панель

Рис. 4 — Меню действий напоминания

Используйте меню [Отложить все] или кнопку [Отменить все] панели уведомлений, чтобыотложить на более поздний срок или отменить все активные напоминания.

Обработка объектов, ожидающих визированияИнформация о записях объектов, по которым необходима ваша виза, отображается на вкладке[Визы]. Заголовок уведомления о визе соответствует номеру договора, счета либо заказа,который необходимо завизировать. Для просмотра страницы записи щелкните по ее заголовку.В уведомлении также отображается дата отправки на визирование.С помощью меню действий уведомления о визе (Рис. 5) вы можете указать результатвизирования либо переадресовать визу другому пользователю.

Рис. 5 — Меню действий уведомления о визе

• [Утвердить] — устанавливает положительный результат визирования.• [Отклонить] — используйте действие, если договор, счет либо заказ необходимо

отправить на доработку.

НА ЗАМЕТКУПри утверждении либо отклонении визы откроется дополнительное окно, в котором вы можете ввести комментарий к визе, например, указать причину, по которой она была отклонена. Комментарий будет отображен в соответствующем поле страницы визы.

• [Сменить визирующего] — используйте действие, чтобы поручить обработку визыдругому пользователю. В результате выполнения действия откроется окно, в котором выможете выбрать необходимого пользователя либо группу пользователей. Вы можетепереадресовать только визу, для которой на странице параметров визированияустановлен признак [Разрешено делегирование].



НА ЗАМЕТКУВы также можете обработать визу на вкладке [Визы] страницы необходимого договора, счета либо заказа. Процесс визирования описан детальнее в отдельной главе.

ОБРАБОТКА УВЕДОМЛЕНИЙ ЛЕНТЫ

Вкладка УВЕДОМЛЕНИЯ ЛЕНТЫ информирует пользователя системы о том, что он былупомянут либо получил обратную связь от других пользователей на его сообщение иликомментарий в ленте.Вкладка отображает следующие виды уведомлений:

• Кто-то прокомментировал запись пользователя в ленте.• Кто-то упомянул пользователя в сообщении либо комментарии к нему.• Кто-то одобрил сообщение или комментарий пользователя при помощи кнопки

[Нравится].Сообщение ленты, по которому была получена обратная связь, отображается в текстеуведомления. Непрочитанные уведомления выделены визуально. Чтобы отметить уведомлениекак прочитанное, щелкните по нему мышью. В результате визуальное выделение будет снято.

НА ЗАМЕТКУЕсли сообщение ленты превышает определенный размер, в уведомлении отображается только его часть.

18

Реестр записей

РЕЕСТР ЗАПИСЕЙДанные в разделах системы и на некоторых деталях на страницах (например, на деталиАКТИВНОСТИ страницы контрагента) представлены в виде реестров. РЕЕСТР представляетсобой список записей, каждая из которых состоит из набора полей.Значения email и web-адресов отображаются в реестре в виде ссылок. При нажатии на веб-адрес в соседнем окне браузера откроется указанная веб-страница. При нажатии на email-адресоткроется окно создания нового сообщения в почтовом клиенте, который используется поумолчанию.Также некоторые другие значения отображаются в реестре в виде ссылок, позволяя быстропереходить по записям системы. Например, в разделе АКТИВНОСТИ значение поля[Ответственный] является ссылкой, благодаря чему можно из реестра активностей перейти кпросмотру страницы ответственного по той или иной активности.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ РЕЕСТРАРеестр раздела может отображаться в одном из двух основных представлений.Списочное представление (Рис. 6) отображает записи в виде простой таблицы, в которойкаждому полю записи объекта соответствует отдельная колонка.

Рис. 6 — Списочное представление реестра

Плиточное представление (Рис. 7) отображает поля каждой записи в несколько строк.



Рис. 7 — Плиточное представление реестра

Выбор между плиточным и списочным представлением осуществляется при настройке реестра.При открытии страницы записи реестр отображается в дополнительном вертикальномпредставлении (Рис. 8). Данные реестра отображаются в одну колонку, при этом каждому полюзаписи соответствует отдельная строка вертикального реестра. При переходе от записи к записивертикального реестра справа отображается детальная информация по выбранной записи.

Рис. 8 — Вертикальное представление реестра

РЕДАКТИРУЕМЫЙ РЕЕСТРВ bpm’online предусмотрена возможность редактирования записей в самом реестре, безперехода к их страницам. Редактируемый реестр (Рис. 9) используется в системе для техсущностей, которые необходимо редактировать быстро и часто, например, на детали [Продукты]в разделе [Документы].

20


Рис. 9 — Редактируемый реестр

Добавление записи1. Добавьте новую запись на деталь. В редактируемом реестре отобразится дополнительная

строка для заполнения значений записи.2. Щелкните в области необходимого для редактирования поля, введите нужное значение

(Рис. 10).

Рис. 10 — Заполнение поля

НА ЗАМЕТКУРедактируемое поле подчеркивается пунктирной линией.

3. Для заполнения следующего поля добавляемой записи нажмите на клавишу [Tab]клавиатуры или щелкните в области необходимого для редактирования поля.

4. Сохраните запись после заполнения всех полей, используя сочетание клавиш

клавиатуры [Ctrl]+[Enter] или нажав на кнопку .

НА ЗАМЕТКУЕсли у добавляемой записи заполнены все обязательные для заполнения поля, то при щелчке мыши вне области строки запись будет сохранена.

Отмена измененийЕсли при редактировании ранее сохраненной записи была допущена ошибка, вы можете

отменить внесенные изменения, используя клавишу [Esc] клавиатуры или нажав на кнопку .В результате будут отменены все несохраненные изменения.

При добавлении новой записи и нажатии на кнопку (клавишу [Esc]) произойдет удалениезаписи.

Удаление записи

Для удаления записи используйте кнопку . При удалении ранее сохраненной записисистема отобразит дополнительное сообщение о необходимости удаления. Если запись еще небыла сохранена, сообщение о необходимости удаления отображаться не будет.



НАСТРОЙКА РЕЕСТРАВнешний вид реестра, набор отображаемых полей и сортировку данных вы можете настроитьиндивидуально. Вы также можете отобразить сводную информацию по записям раздела. Длянастройки реестра используется меню [Вид] (Рис. 11).

Рис. 11 — Меню настройки реестра

Команды меню:• [Сортировка] — сортировать записи реестра по данным выбранной колонки.• [Настроить итоги] — настроить отображение итоговой информации: количество записей,

сумму, среднее, максимальное или минимальное значение по данным выбранныхколонок ;

• [Настроить колонки] — настроить перечень отображаемых в реестре колонок, ихпоследовательность и стиль отображения.

ДАЛЕЕ В ЭТОЙ ГЛАВЕ• Сортировка записей• Настройка итогов по колонкам• Настройка колонок реестра

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ• Фильтры• Группы

СОРТИРОВКА ЗАПИСЕЙДля удобства работы с данными записи в разделе могут быть отсортированы по возрастаниюили убыванию значений выбранной колонки.Сортировка записей выполняется с помощью команды [Сортировка] меню кнопки [Вид]. Вподменю команды отображаются те же колонки, что и на странице раздела. Рядом с названиемколонки, по которой выполнена сортировка, указан способ сортировки — по возрастанию илипо убыванию. Например, записи раздела АКТИВНОСТИ можно отсортировать по убываниюзначений колонки [Завершение] (Рис. 12).

22


Рис. 12 — Пример сортировки данных

Чтобы сортировать записи по колонке, выберите команду [Сортировка] меню кнопки [Вид].Затем выберите нужную колонку. При повторном выборе колонки порядок сортировкиизменится. Для того чтобы необходимая колонка отображалась в меню, настройте колонкиреестра.В списочном представлении реестра предусмотрена дополнительная возможность — быстраясортировка записей щелчком мыши по заголовку колонки (Рис. 13).

Рис. 13 — Быстрая сортировка данных в списочном представлении реестра

НА ЗАМЕТКУBpm’online автоматически сохраняет параметры сортировки записей индивидуально для каждого пользователя. Для установки сортировки по умолчанию нажмите на кнопку [Восстановить настройки по умолчанию] в профиле пользователя. При этом во всех разделах системы пользовательские настройки системы, в том числе сортировка данных, будут отменены.

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ• Настройка колонок реестра• Страница профиля

НАСТРОЙКА ИТОГОВ ПО КОЛОНКАМЕсли вам необходимо получить сводную информацию по колонкам раздела, используйте итоги.Управление итогами осуществляется по команде [Настроить итоги] меню кнопки [Вид] (Рис. 14).



Рис. 14 — Команда [Настроить итоги]

Настроенные итоги отображаются в правой верхней части раздела (Рис. 15).

Рис. 15 — Область итогов в разделе

При помощи области итогов вы можете рассчитать:• Общее количество записей (для всех колонок). Например, в разделе КОНТАКТЫ можно

рассчитать количество зарегистрированных клиентов.• Минимальное либо максимальное значение в колонке (для числовых колонок и колонок

даты и времени). Например, в разделе КОНТРАГЕНТЫ можно определить последнююдату регистрации новой компании.

• Сумму либо среднее значение по колонке (для числовых колонок). Например, в разделеАКТИВНОСТИ можно отобразить среднюю продолжительность активностей.

Если записи в разделе отфильтрованы (например, выбрана какая-либо группа или примененодин или несколько фильтров), то расчет итогов производится по отфильтрованным записям.Например, вы можете рассчитать количество клиентов из Москвы, если настроитесоответствующий фильтр и отобразите итоги (Рис. 16).

Рис. 16 — Пример отображения итогов по отфильтрованным записям

24


РАСЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ЗАПИСЕЙ В РАЗДЕЛЕДля того, чтобы рассчитать количество записей в разделе:

1. Перейдите в нужный раздел системы.2. В меню [Вид] выберите команду [Настроить итоги] (Рис. 14).3. На открывшейся странице установите признак [Отображать количество записей] (Рис. 17).

Рис. 17 — Признак [Отображать количество записей]

4. Нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения пользовательской настройки.В результате в области итогов отобразится общее количество записей раздела.

РАСЧЕТ СУММЫ ПО ЧИСЛОВОЙ КОЛОНКЕ ОБЪЕКТАНастройку итогов по значениям колонок объекта рассмотрим на примере отображения среднейпродолжительности активностей. Для настройки:

1. Перейдите в нужный раздел, например, АКТИВНОСТИ.2. В меню [Вид] выберите команду [Настроить итоги] (Рис. 14).3. На открывшейся странице нажмите на кнопку [Добавить].4. Выберите из списка числовую колонку, по которой необходимо отобразить итоговую

информацию, например, “Продолжительность (минут)”. Нажмите на кнопку [Выбрать](Рис. 18).

Рис. 18 — Выбор колонки

НА ЗАМЕТКУЧтобы выбрать колонку подчиненного объекта, нажмите на кнопку и выберите необходимый подчиненный объект из списка.

5. На странице настройки укажите параметры отображения итоговой информации:a. Выберите из списка функцию для подсчета данных, например, “Среднее”.b. Внесите заголовок, который будет отображаться в области итогов, например,

“Средняя продолжительность, минут”, и нажмите на кнопку .

c. Нажмите на кнопку [Сохранить] для сохранения пользовательской настройки(Рис. 19).



В результате в области итогов раздела АКТИВНОСТИ отобразится средняяпродолжительность по активностям.

Рис. 19 — Пример настройки итогов по значениям колонок объекта

Если необходимо отобразить данные только по выбранным записям, то дополнительноустановите в разделе фильтр или выберите предварительно настроенную группу.Например, укажите ответственного, категорию активности и период, за который выхотели бы рассчитать результат.

ОТМЕНА ОТОБРАЖЕНИЯ ИТОГОВОЙ ИНФОРМАЦИИОтменить отображение итоговой информации можно нажатием на кнопку справа от записи вобласти итогов (Рис. 20).

Рис. 20 — Отмена отображения итоговой информации

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ• Фильтры• Группы

НАСТРОЙКА КОЛОНОК РЕЕСТРАНастройка колонок реестра позволяет определить перечень отображаемых колонок, их ширину,последовательность и стиль отображения. Любой реестр может быть настроен индивидуальнодля каждого пользователя системы.Вы можете отобразить в реестре колонки не только текущего, но и связанных объектов.Например, для объекта “Контрагент” можно отобразить колонку [Основной контакт], а такжеколонку [Должность], связанную с колонкой [Основной контакт]. Либо для объекта “Активность”— колонку [Контрагент], а также колонку [Город] из объекта “Контрагент”.Кроме того, в реестре можно отобразить агрегирующие колонки, отображающие своднуюинформацию по подчиненным объектам. Например, для объекта “Контрагент” можнорассчитать количество активностей по каждой компании, для объекта “Контакт” — датупоследнего звонка по каждому клиенту и т.д.

НА ЗАМЕТКУОбъекты, у которых текущий объект указан в каком-либо из полей, называются подчиненными объектами или объектами с обратной связью.

26


Название связанной колонки формируется по принципу “Объект.Колонка”, например,“Основной контакт.Должность” или “Контрагент.Город”.Название агрегирующей колонки формируется по принципу “Функция(Объект (каксвязан)).Колонка”. Например, в колонке “Максимум(Активность (по колонкеКонтакт).Завершение)” реестра контактов отображается дата последней активности по каждомуклиенту. Заголовок колонки, отображаемый в реестре, можно настроить индивидуально.

СОДЕРЖАНИЕ• Настройка колонок плиточного реестра• Добавление в реестр колонки текущего объекта• Добавление в реестр агрегирующей колонки

НАСТРОЙКА КОЛОНОК ПЛИТОЧНОГО РЕЕСТРАСтраница настройки колонок (Рис. 21) открывается по команде [Настроить колонки] менюкнопки [Вид].

Рис. 21 — Страница настройки колонок реестра

Область управления колонками состоит из ячеек, которые вы можете заполнить необходимымиколонками. В плиточном представлении ячейки могут располагаться в несколько строк, всписочном — только в одну.Для изменения ширины колонки используйте кнопки [+] и [-]. Увеличить ширину колонки можнотолько в том случае, если с правой стороны колонки есть свободная ячейка.Для перемещения колонки выделите ее и, удерживая левую клавишу мыши, перетяните впустую ячейку. Для скрытия колонки выделите ее мышью и нажмите на кнопку [Удалить]. Еслипосле удаления колонки в строке не остается больше колонок, то строка скрывается.

Для добавления новой колонки нажмите на кнопку . Если добавить колонку в самой нижнейстроке плиточного реестра, то дополнительно будет добавлена еще одна пустая строка внизутекущей.



Для настройки параметров отображения колонки выберите ее и нажмите на кнопку [Настроить].В плиточном представлении реестра вы сможете изменить или скрыть заголовок колонки,указать функцию и фильтры для расчета агрегирующей колонки, выбрать стиль заголовка.Для сохранения внесенных изменений нажмите на кнопку [Сохранить]. При этом изменениябудут сохранены для текущего пользователя системы. Если необходимо сохранить настройкуколонок для всех пользователей системы, выберите команду [Сохранить для всехпользователей] кнопки [Сохранить].

НА ЗАМЕТКУЧтобы отменить пользовательскую настройку колонок во всех разделах, нажмите на кнопку [Восстановить настройки по умолчанию] в профиле пользователя.

ДОБАВЛЕНИЕ В РЕЕСТР КОЛОНКИ ТЕКУЩЕГО ОБЪЕКТАРассмотрим последовательность действий для добавления в реестр колонок текущего объекта.Например, для отображения в разделе КОНТАКТЫ колонок [Город] и [Департамент].

1. Перейдите в раздел КОНТАКТЫ.2. В меню кнопки [Вид] выберите команду [Настроить колонки].

3. На странице настройки колонок нажмите на кнопку .

4. Выберите колонку, которую необходимо отобразить, например, “Город”. Нажмите накнопку [Выбрать] (Рис. 22).

Рис. 22 — Выбор колонки для отображения

5. В области управления колонками выделите мышью добавленную колонку и увеличьте ееширину, нажимая на кнопку [+] (Рис. 23).

Рис. 23 — Увеличение ширины колонки

6. Аналогичным образом добавьте колонку [Департамент]. Нажмите на кнопку [Сохранить].

28


В результате выбранные колонки будут отображаться в реестре раздела КОНТАКТЫ(Рис. 24).

Рис. 24 — Пример настройки колонок в разделе [Контакты]

ДОБАВЛЕНИЕ В РЕЕСТР АГРЕГИ

bpmonline sales enterprise UG - Terrasoft...5.5.3. Использование соц. сетей...

Documents

Transcript of bpmonline sales enterprise UG - Terrasoft...5.5.3. Использование соц. сетей...