Board  Meeting  Minutes  –  Eden  Prairie  Hockey  Association  

           Date:       July  14,  2014  Compiled  By:   Chris  Howes  Present:   Troy  Zangs,  Chris  Howes,  Mac  Casey,  Carrie  Larson,  Matt  Britton,  Cory  Townsend,  Bill  

Sawyer,  Chris  Rosenlund,  Ryan  Langseth,  Allen  Miranda,  Paul  Russo,  Pat  Brennan,    Absent:   Kevin  Larabee,  John  Weidman  

 I. Call  to  Order  

• Meeting  called  to  order  at  6:00  pm        

II. New  Business    • Face-­‐off  party  

• Chris  Rosenlund  /  Laura  Casey  update  • Saturday  Nov  15th  is  the  confirmed  date  • Brunswick  Zone  provided  the  best  bid  and  will  be  in  conjunction  with  sponsorship  • Beer,  Wine,  and  food  provided    • Option  for  pull-­‐tabs  for  a  night  through  the  Lion’s  Club.  Chris  still  working  on  details  • Discussion  around  cost  to  attend.  Motion  to  charge  $45  per  head  online  $50  at  the  door  -­‐  Approved  • Include  option  to  pay  during  registration  –  Chris  H  to  investigate  as  we  set  up  registration  

• Sponsorship  • Rink  3  advertising  wall  presentation  • Showed  mocked  up  design  for  pipe-­‐sleeve  banner  system  with  cable-­‐pulley  to  easily  swap  in/out  • Meeting  with  EPCC  to  review  and  get  approval  • Create  a  “fill  the  wall”  initiative  with  sponsors  

   

   

III. Reports:    

o President  –  Troy  Zangs  o Development  coordinator  o Looking  at  Paul  Ranheim  and  Margaret  Ann  Erwin  with  Jay  Erwin  acting  as  a  coordinator  o Motion  to  move  forward  with  getting  a  new  proposal  -­‐  approved  

 o Vice  President  –  Cory  Townsend  

o Hours  are  being  gathered  and  scheduled  for  try-­‐outs.      o We  have  a  potential  schedule  devised  to  have  both  rinks  #2  &  #3  being  used  to  have  all  graded  

competitive  drills  and  scrimmages  completed  in  approx.  4  days  with  a  few  extra  following  to  complete  coaches  scrimmages.  

Board  Meeting  Minutes  –  Eden  Prairie  Hockey  Association  

           

 o Secretary  –  Chris  Howes  

o P&P  review  o Change  every  level  to  be  $250  credit  for  goalies  o Make  sure  language  says  top  10  and  no  reference  to  if  they  skate  in  the  coach  scrimmage  o Add  language  that  it  is  the  intent  to  provide  non-­‐parent  coaches  at  all  levels  when  possible  o Remove  posting  teams  at  EPCC  as  we  only  do  online  now.  

 o Treasurer  -­‐  Mac  Casey  

o Budget  Review  o We  are  down  38  kids  from  last  year,  this  brings  up  the  overall  fees  for  the  remaining  players  o We  are  down  two  teams  from  last  season  o Ice  costs  have  increased  over  last  year.  o We  are  under  contract  for  165  hrs  of  dryland,  we  only  need  120  this  year,  have  spread  the  dryland  over  

all  teams,  in  the  past  the  C  teams  did  not  have  dryand,  this  is  part  of  the  increase  related  to  their  fees.  o Typically  we  have  each  team  support  itself  based  on  enrollments.  Discussion  to  potentially  subsidize  

teams  to  avoid  larger  increases  at  some  levels  o Vote  to  continue  with  budget  process  where  teams  support  themselves  –  Approved  o Mac  to  review  costs  again  and  send  out  proposed  fees  for  review  via  email.  

 o Registration  –  Bill  Sawyer  

o Bill  to  meet  with  Chris  H.  to  go  over  registration  and  claiming  as  soon  as  registration  is  setup    

o Mite  Coordinator  –  Matt  Britton  o Rookie  Camp  -­‐  Received  e-­‐mail  from  Mike  Terwilliger  informing  us  that  he  is  stepping  down  from  

running  Rookie  Camp.    Need  to  discuss  options  for  coverage  -­‐  suggested  Margaret  Ann  Erwin  o Mite  Jerseys  -­‐  Working  with  Paul  Russo  and  Dean  at  Sports  World  to  cost  out  options  for  upgrading  o Mite/Rookie  Camp  Recruiting  -­‐  Working  with  Mike  Wagner  and  Chris  Ferguson  (Mite  Dad/Coach)  to  

develop  enhanced  Recruiting  communication  and  community  development    

o Tournaments  –  Carrie  Larson  o Tournaments  getting  rolling  and  teams  are  getting  scheduled.  

 o Sponsors  –  Chris  Rosenlund  

o See  above    

o Fund  Raising  –  Allen  Miranda  o No  major  update  for  fundraising  or  Safesport  

 o Volunteers  –  Kevin  Larabee  

o No  update    

o Girls  Coordinator  –  Ryan  Langseth  

Board  Meeting  Minutes  –  Eden  Prairie  Hockey  Association  

           

o Working  on  finding  another  goalie  at  14U  –  potential  transfer  from  Mtka.    

o Coaches  Coordinator  –  John  Weidman  o Bill  Sawyer  and  I  put  together  ads  in  the  following  publications:    Let’s  Play  Hockey  (ad  and  classified),  EP  

News,  MN  Hockey  Website,  District  6  website.    Each  ad  was  specifically  tailored  for  its  specific  publication.      

o We  have  started  the  coach  interview  process.    Troy  Zangs,  Lee  Smith,  Bill  Sawyer  &  John  interviewed  Billy  Hengen  for  Bantam  AA  position  last  Monday.  Will  be  interviewing  Chris  Berenguer  for  the  same  spot.      

 

o Recruiting  –  Mike  Wagner    o No  update  

 o Equipment  –  Paul  Russo  

o New  jersey  review  –  Paul  brought  in  samples  o Suggestion  to  add  American  flag  to  jersey  –  Motion  to  add  to  jersey  -­‐  voted  no  due  to  cost  

 o Communications  –  Pat  Brennan  

o No  update    

 • Meeting  adjourned  at  8:00  

     

Motion/Second/Pass:    Approved  $45  ticket  charge  for  Face-­‐Off  party  Approved  to  move  forward  with  getting  proposal  for  development  program  through  Paul  Ranheim  Approved  to  continue  with  budget  process  where  teams  support  themselves    Did  not  approve  adding  a  flag  patch  to  new  jerseys