bello.gov.co · Web viewMANUAL DE INTERVENTORÍACódigo: M-GC-02 Versión: 01 Página 1 de 64...

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO........................................................................................................2

2 DEFINICIÓN DE INTERVENTORÍA.................................................................2

3 CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA.......................6

4 PERFIL DEL INTERVENTOR...........................................................................7

5 TIPOS DE INTERVENTOR...............................................................................9

6 ¿CUÁL ES EL PAPEL DEL ORDENADOR DEL GASTO Y/O JEFE DE LA

DEPENDENCIA EN LA INTERVENTORÍA?..........................................................10

7 LINEAMIENTOS GENERALES.......................................................................13

8 FUNCIONES DEL INTERVENTOR................................................................15

8.1 DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO DEL CONTRATO.........168.1.1 Información técnica contenida en los documentos.............................168.1.2 Anticipo...............................................................................................178.1.3 Pago Anticipado.................................................................................178.1.4 Paralelo entre las dos figuras.............................................................228.1.5 Informes..............................................................................................238.1.6 Actas:..................................................................................................24

8.2 DESARROLLO FINANCIERO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO... .318.3 DESARROLLO LEGAL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO...............34

MANUAL DE INTERVENTORÍA Y SUPERVISIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

CENTRAL DEL MUNICIPIO DE BELLO(M-GJ-02)

Código: F-GI-49 Versión: 01Fecha de aprobación: 2014/06/11

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9 NORMAS ESPECIALES RESPECTO A LA INTERVENTORÍA DE

CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, ASESORÍAS Y

CONSULTORÍAS...................................................................................................35


CONTRATOS DE OBRA........................................................................................37


CONTRATOS DE COMPRAVENTA Y SUMINISTRO...........................................46


CONTRATOS DE CESIÓN, ADQUISICIÓN, PERMUTA Y ARRENDAMIENTO...48

13 CONDUCTAS PROHIBIDAS AL INTERVENTOR..........................................50

14 RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR....................................................52

15 INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICIONES LEGALES

QUE SE DEBEN TENER PRESENTES AL MOMENTO DE SELECCIONAR EL

INTERVENTOR......................................................................................................56

16 MECANISMOS DE COBERTURA DEL RIESGO EN EL CONTRATO DE

INTERVENTORÍA..................................................................................................58

17 ADICIÓN Y PRÓRROGA DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA...............59

18 FORMATOS DE INTERVENTORÍA................................................................60

19 NOTAS DE CAMBIO ……………………………………………………………….61




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1 OBJETIVO

El presente Manual de Interventoría y Supervisión tiene como objetivo principal

brindar herramientas y orientaciones a quienes colaboran en la en el proceso de

ejecución contractual en la Administración Central del Municipio de Bello, lo que

permitirá obtener la calidad esperada en los productos, bienes, obras y/o servicios

adquiridos, por lo tanto su implementación corresponde tanto a los ordenadores

del gasto como a los interventores y supervisores, pues es en ellos principalmente

en quienes reposa la responsabilidad de la correcta inversión y ejecución de los

recursos públicos.

2 DEFINICIÓN DE INTERVENTORÍA

En términos generales la interventoría es la actividad por medio de la cual se

ejerce la supervisión, coordinación, control y verificación de las obligaciones y

derechos surgidos a partir de una relación contractual celebrada por el Municipio

de Bello, con el fin de asegurar el apropiado desarrollo y finalmente, el

cumplimiento del objeto pactado.

La interventoría es una actividad en virtud de la cual, una persona (natural o

jurídica, pública o privada, nacional o extranjera), con apoyo en la Constitución

Política, las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, sus Decretos reglamentarios

(siendo el más reciente de ellos el 1510 de 2013), en las disposiciones civiles o

comerciales, las normas especiales y las estipulaciones contractuales, mediante




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una intervención directa e indelegable, constata, coordina y controla que el

contratista, en su calidad de colaborador de la entidad estatal, satisfaga los fines

del Estado y permita la continua y eficiente prestación de los servicios públicos,

mediante la correcta, oportuna y adecuada satisfacción del objeto material y

jurídico del contrato Estatal.

El interventor deberá actuar en representación de la Administración Central del

Municipio de Bello y de la sociedad en general, conforme con las especificaciones,

normas técnicas, actividades administrativas, legales, contables, financieras,

presupuestales y ambientales, derivadas de las condiciones establecidas en los

contratos celebrados1.

Recientemente el concepto de interventoría fue desarrollado legalmente por la Ley

1474 de 2012, norma sin precedente, pues define de forma clara y precisa su

objetivo, además de establecer la diferencia entre supervisión e interventoría.

A continuación se transcribe el artículo 83 de la referida Ley en atención a su

claridad e importancia:

Artículo 83. Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de

proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de

corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las

entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta

ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor,

según corresponda.

1Debe entenderse que la referencia a los contratos se hace en su acepción más amplia posible, agrupando también bajo este contexto los pliegos de condiciones, las adendas, otro sí, conciliaciones y demás documentos contractuales que puedan fijar o modificar las condiciones de la ejecución del contrato.




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La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo,

financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del

contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren

conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá

contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de

servicios que sean requeridos.

La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el

cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada

para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato

suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad

o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la

entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato

principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero,

contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.

Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato,

las funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo, la entidad puede

dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato

respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a

cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través

del supervisor.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la entidad

estatal.

Parágrafo 1°. En adición a la obligación de contar con interventoría,

teniendo en cuenta la capacidad de la entidad para asumir o no la respectiva




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supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la Ley

80 de 1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor

cuantía de la entidad, con independencia de la modalidad de selección, se

pronunciarán sobre la necesidad de contar con interventoría.

Parágrafo 2°. El Gobierno Nacional reglamentará la materia.

Precisada la definición legal anterior, es importante aclarar que el presente manual

está dirigido por igual a interventores y supervisores, salvo las diferencias legales

que su régimen de vinculación con la Administración Municipal de Bello les

imponen. En consecuencia, a lo largo del texto se hará referencia al “Interventor”

por ser el concepto más antiguo y generalizado para referirse a esta función, sin

embargo, debe entenderse que las estipulaciones van dirigidas tanto al interventor

como al supervisor.

3 CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA

BILATERAL: Hay dos extremos, la Administración Municipal de Bello y el

interventor (persona natural o jurídica, de derecho público, de derecho privado,

singular, plural, etc).

ONEROSO: La función del interventor es remunerada.

SOLEMNE: Debe reducirse a escrito tal y como lo establece el artículo 41 de la

ley 80 de 1993. Los contratos del Estado se perfeccionan cuando hay acuerdo

escrito sobre objeto y contraprestación.




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DE RESULTADO, NO DE MEDIO: Debe garantizar la adecuada planeación,

celebración, ejecución liquidación o revisión de un proceso contractual. No basta

con su intervención.

NOMINADO: Tiene una denominación propia en el Estatuto Contractual, tal y

como se establece en el artículo 32.

4 PERFIL DEL INTERVENTOR

El interventor debe ser una persona idónea, con conocimientos, experiencia y

perfil apropiado para el objeto de la interventoría, el cual estará directamente

determinado por el objeto del contrato sobre el cual se ejerce, sin que sea posible

establecer un único perfil.

Para tal efecto, el funcionario responsable de designar al interventor deberá tener

en cuenta que el perfil profesional de la persona designada o seleccionada, se

ajuste al objeto del contrato, así como la disponibilidad y logística para desarrollar

las funciones, actividades y labores propias de la interventoría.

NOTA ACLARATORIA: Los supervisores/interventores de los servicios

concesionados deberán recibir de parte de la Secretaría de Planeación

capacitación en el Procedimiento para el Control del Trámite/Servicio No

Conforme – T/SNC (P-MC-01)

CONDICIONES BÁSICAS DEL INTERVENTOR

Idoneidad profesional: Sólo quien conoce la materia, puede certificar su cabal

cumplimiento. Requiere experiencia profesional en actividades idénticas o

similares a las propias del objeto negocial. Requiere capacidad técnica para




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evaluar resultados y obtención de logros. Debe dedicar su tiempo

mayoritariamente a la interventoría.

La interventoría de medio tiempo (salvo que el contrato objeto de verificación lo

sea) es inconveniente para los fines del Estado, pues es un control parcial.

Altas calidades académicas que garanticen sólida comunicación técnica entre

contratista, administración e interventor. Suministrar informes constantes a la

entidad estatal. Capacidad y disponibilidad de desplazamiento para visitar

frecuentemente el objeto del contrato. Espíritu conciliador, pues hay relación

directa y constante entre contratista e interventor.

Requiere un alto concepto de la justicia y la equidad, para no exigir más de lo que

realmente debe exigir. Capacidad para impartir órdenes o sugerencias pertinentes,

oportunas y proporcionadas con el objeto contractual y la conducta del contratista.

Amplia versación sobre todo el proceso contractual, los estudios y documentos

que lo componen. Constante disponibilidad de tiempo. Acudir continuamente a las

reglas de experiencia. Un alto sentido del no abuso del derecho.

Aunque aparentemente representa a la Administración Municipal de Bello, también

verifica el respeto de los derechos de los asociados y de las partes del contrato. El

interventor no tiene una mirada unilateral y excluyente a favor de la Entidad

Estatal, puesto que en ocasiones debe velar por los derechos del contratista

cuando la administración los inobserve.

Debe conocer el régimen del equilibrio económico del contrato, consistente en:

Igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones. Velar por el mantenimiento

de las condiciones técnicas, económicas, financieras, etc. durante la ejecución y




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liquidación del contrato. Debe saber que el régimen del equilibrio económico del

contrato se aplica para ambas partes del contrato.

Ese equilibrio puede ser alterado por la propia Entidad contratante o por el

mercado. No mantener el equilibrio contractual, podría generar el encarecimiento

del contrato por una potencial demanda o reclamación del contratista. Debe tener

claro que los fines de la contratación son los mismos fines del Estado.

Debe hacer un constante inventario de los fines negociarles tanto del contratista

como de la entidad estatal y de la comunidad. La ponderación de unos y otros, le

permitirá establecer jerarquías de los objetivos que a su vez graduarán la

prelación en la toma de decisiones.

5 TIPOS DE INTERVENTOR

El ejercicio de la interventoría puede clasificarse en atención a la naturaleza

jurídica de la persona que la ejerce y además al vínculo de la persona con la

Administración Municipal de Bello, así:

De acuerdo a la naturaleza de la jurídica del interventor:

a. Natural: Son personas todos los individuos de la especie humana, cualquiera

que sea su edad, sexo, estirpe o condición. (artículo 74 Código Civil)

b. Jurídica: Se llama persona jurídica, una persona ficticia, capaz de ejercer

derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y

extrajudicialmente. (artículo 633 Código Civil)

De acuerdo al vínculo del interventor con la Administración Municipal de Bello:




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c. Interna - supervisión: Cuando la interventoría se ejerce directamente por los

servidores públicos de la Administración Central del Municipio de Bello.

Llamada supervisión en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2012.

d. Externa: Cuando la interventoría es ejercida por personas naturales o jurídicas

contratadas por la Administración Central del Municipio de Bello. Llamada

interventoría en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2012.

A pesar de la anterior diferenciación entre supervisión e interventoría, en el

presente manual se hace referencia a la interventoría como actividad de

supervisión genérica, y por lo tanto sus estipulaciones deben ser acatadas por

todos aquellos que ejercen esta actividad para la Administración Municipal de

Bello, sin importar si son supervisores – internos o interventores – externos, pues

es claro que los dos persiguen el mismo objetivo.

6 ¿CUÁL ES EL PAPEL DEL ORDENADOR DEL GASTO Y/O JEFE DE LA DEPENDENCIA EN LA INTERVENTORÍA?

El ordenador del gasto y/o jefe de la dependencia es el encargado de supervisar a

la interventoría para que la ejecución y desarrollo de los proyectos y/o obras, se

encuentren enmarcados y sujetos a los estudios y diseños previstos para los

mismos, a los pliegos de condiciones y al contrato respectivo, al objeto, alcances,

tiempos, especificaciones generales y particulares, cantidades y costos, para lo

cual deberán realizar una dirección y manejo de los recursos asignados, buscando

de la manera más eficiente y eficaz obtener los resultados y metas objeto de los

proyectos a su cargo.

Para lograr lo anterior el ordenador del gasto y/o jefe de la dependencia debe:




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a. Conocer en todas sus partes el contenido del contrato, pliegos de condiciones

(proyecto y definitivos) y demás documentos correspondientes al proyecto

sobre el cual se ejerce la coordinación y/o supervisión.

b. Supervisar y coordinar el cumplimiento de las obligaciones contractuales del

interventor.

c. Desarrollar las gestiones a que haya lugar con otras dependencias de la

Administración Central del Municipio de Bello, para garantizar la adecuada

ejecución del proyecto.

d. Supervisar para que la interventoría realice el seguimiento al desarrollo

financiero de lo contrato, utilizando para ello la información que debe

suministrar en forma oportuna y periódica.

e. Asegurar que el interventor y el contratista oportunamente adecuen la vigencia

y/o el valor de las garantías según lo pactado en el contrato.

f. Supervisar que la interventoría realice la ejecución, el seguimiento y control de

los planes de manejo ambiental, relacionados con la ejecución de la obra,

proyecto o actividad, principalmente cuando de contratos de obra se trata.

g. Supervisar que la interventoría exija al contratista, el cumplimiento de las

especificaciones técnicas generales y particulares del proyecto.

h. Supervisar que el interventor presente el recurso humano propuesto y cumpla

con el tiempo de dedicación al contrato, así como aprobar o rechazar los

cambios en este recurso.

i. Supervisar que los contratos sólo se inicien hasta tanto haya se haya

designado el interventor o suscrito el contrato de interventoría correspondiente.

j. Supervisar y verificar que el interventor entregue al contratista toda la

información necesaria para la ejecución de la obra y/o proyecto (estudios,

diseños, planos, contrato, pliegos de condiciones, especificaciones de obra,

plan de manejo ambiental y demás documentos relacionados con el contrato).




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k. Revisar y suscribir en los casos en que haya lugar, todas las actas

correspondientes al desarrollo del contrato de obra, previamente elaboradas y

firmadas por la interventoría con sus debidos soportes y sustentos.

l. Supervisar y verificar el cumplimiento de la interventoría del pliego de

condiciones respecto a los cambios relacionados con el personal del contratista

de la obra.

m. Dar aviso oportuno al interventor del incumplimiento de las obligaciones por

parte del contratista, para los casos en que la Administración Central del

Municipio de Bello sea informado por los subcontratistas o trabajadores con el

propósito de tomar los correctivos del caso.

n. Supervisar que la interventoría controle adecuadamente la inversión y el

manejo del anticipo que se paga al contratista, conforme a lo establecido en el

contrato.

o. Remitir a la dependencia correspondiente los conceptos, documentos que se

generen y los originales de las actas que se suscriban durante la ejecución del

contrato de interventoría y de obra.

p. Cumplir los procedimientos y diligenciar correctamente todos los formatos

establecidos en el presente Manual, para la ejecución del contrato.

q. Colaborar e indicar al contratista, y al interventor sobre los procedimientos

internos o externos, de orden administrativo, legal y financieros establecidos

por la Administración Central del Municipio de Bello.

r. Supervisar que el interventor exija el cumplimiento de los compromisos

contractuales, técnicos y las tareas pactadas con el contratista.

s. Supervisar que el interventor ejerza el control sobre precios, plazos, calidad,

cantidades y avance de obra.

t. Revisar las recomendaciones efectuadas por la interventoría al contrato de

obra, respecto de precios unitarios, obras adicionales y en general aquellos




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aspectos que generen mayor valor en el contrato y conceptuar sobre los

mismos, con el fin de decidir sobre su aprobación o negación.

u. Supervisar que se cumpla el cronograma de las reuniones programadas por la

interventoría.

v. Tramitar las solicitudes del interventor respecto de sanciones o multas

aplicables al contratista y a la interventoría.

w. Conceptuar sobre la calidad de los informes producidos dentro del contrato de

interventoría, efectuando las observaciones pertinentes.

7 LINEAMIENTOS GENERALES

Si bien a continuación se dan una serie de precisas instrucciones para el ejercicio

de la interventoría, de forma preliminar se trazan algunas directrices que aplican al

ejercicio de todas las modalidades de esta, sin importar si es interna, externa ni

tampoco el tipo de contrato sobre el cual se ejerza, ellas son:

1. El contratista y el interventor de un contrato, son agentes dinámicos que

interactúan en torno de la ejecución de un proyecto, con funciones y

responsabilidades traducidas en procedimientos que deben cumplir para su

culminación, en el tiempo previsto, con la calidad esperada y dentro del marco

normativo.

2. Todos los documentos que se generen en desarrollo de un contrato estarán

numerados y fechados, relacionando y referenciando cada uno de sus anexos, si

los hay.

3. El interventor revisará y tramitará todos los documentos recibidos dentro de

los cinco (5) días hábiles siguientes. Su control se hará a través del registro de




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entradas y salidas de correspondencia de la Administración Central del Municipio

de Bello.

4. Todas las actas que surjan en el desarrollo de un contrato, serán

elaboradas por o con la supervisión y acompañamiento del interventor quien las

debe suscribir de forma conjunta con el contratista.

5. Las demás actas también serán numeradas en forma consecutiva

independiente de las anteriores; elaboradas y fechadas el mismo día en que

sucede el evento. El trámite se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes

a la fecha del acta.

6. Todos los originales de las actas y demás documentos del contrato, estarán

acompañados de sus soportes y serán archivados en la carpeta del contrato que

para el efecto se lleve en la Administración Central del Municipio de Bello, en

forma secuencial, foliados y registrados, excepto los originales de los documentos

que sean soporte para pago, los que reposarán en el área de contabilidad.

7. Cuando el contratista se abstuviere de suscribir alguna de las actas, el

interventor o supervisor le reiterará la solicitud por correo certificado, otorgándole

un plazo perentorio de ocho (8) días hábiles contados a partir del día siguiente a la

entrega de la misma, término después del cual, el acta se remitirá de inmediato al

ordenador del gasto y/o jefe de la dependencia para que tome las acciones

respectivas.

8. En ningún caso el interventor podrá suscribir documentos que impliquen

incremento en el valor inicial del contrato (actas de modificación de cantidades,

cambio de especificaciones, aprobación de ítems y fijación de precios no

previstos, etc.), sin dejar consignado en el respectivo documento el número de la

disponibilidad presupuestal correspondiente y la fecha de su aprobación. Cuando

las modificaciones impliquen adiciones en valor o en plazo, estos documentos

serán suscritos por el Secretario Delegado.




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En eventos en que se presenten situaciones excepcionales que impliquen

actuaciones inmediatas que requieran reconocer o autorizar actividades que

generen gastos distintos a los contemplados en los contratos, el interventor dará

traslado de las peticiones al ordenador del gasto y/o jefe de la dependencia para

que se pronuncie por escrito.

9. El interventor debe advertir oportunamente al contratista sobre el

cumplimiento de sus obligaciones y si fuere necesario, solicitarle acciones

correctivas, siempre con plazo perentorio.

10. El interventor no podrá autorizar cambios o especificaciones en el contrato

que impliquen mayores o menores cantidades de obra, de servicios, bienes o de

dinero, con los cuales se modifique su valor, plazo u objeto del contrato.

11. El interventor no podrá recibir trabajos realizados por el contratista después

de terminado el plazo de ejecución del contrato, salvo instrucción escrita del

ordenador del gasto y/o jefe de la dependencia.

12. El interventor dispondrá de todo el soporte técnico y económico para el

cabal cumplimiento de su función.

13. Los recibos parciales del objeto contratado, se consideran realizados a

satisfacción; por lo tanto, el interventor es responsable frente a la Administración

Central del Municipio de Bello por los recibos que realice, sin eximir al contratista

de sus responsabilidades, por los daños o perjuicios ocasionados en el evento de

deficiencia o fallas en parte o todos los trabajos, bienes o servicios consignados

en actas de recibo parcial.

14. En todos los contratos se suscribirán actas de iniciación, terminación, recibo

definitivo (para el caso de las obras y suministro) y liquidación.




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15. El interventor deberá promover, impulsar y atender la participación

ciudadana, recibiendo la información suministrada a través de este medio y

trasmitiéndola para un mejor desarrollo de los proyectos.

16. En el momento en que el interventor del contrato conozca alguna

irregularidad, de inmediato la pondrá en conocimiento del ordenador del gasto y/o

jefe de la dependencia.

8 FUNCIONES DEL INTERVENTOR

Le corresponde al interventor verificar que las especificaciones, normas técnicas,

actividades administrativas, legales, contables, financieras, presupuestales y

ambientales se cumplan de acuerdo con lo establecido en los pliegos de

condiciones y en el contrato.

En los términos del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, la supervisión e

interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento

obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del

contratista.

Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes,

aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y

serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los

hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados

como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el

cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

Para el ejercicio de sus deberes como interventor, el designado debe adelantar las

actividades y responsabilidades que se describen a continuación:




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8.1 DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TÉCNICO DEL CONTRATO

Le corresponde al interventor supervisar y verificar la ejecución del objeto del

contrato, atendiendo los siguientes lineamientos generales:

8.1.1 Información técnica contenida en los documentos

Una vez recibida la comunicación de designación como interventor o a la iniciación

del contrato de interventoría externa según sea el caso y legalizado el contrato

objeto de la interventoría deberá el interventor revisar y analizar en forma

completa y detallada: los estudios de conveniencia y justificación de la

contratación, los pliegos de condiciones, el contrato, estudios de impacto

ambiental y/o planes de manejo ambiental, pronunciamientos de la autoridad

ambiental competente, memorias de cálculo, planos de diseño, propuesta del

contratista, estudios, cantidades de obra, fuentes de materiales, especificaciones

de la herramienta y maquinaria, aspectos ambientales, pólizas de garantía y los

actos administrativos proferidos dentro de la contratación y demás documentación

pertinente que será proporcionada por la dependencia responsable del proceso de

contratación.

Revisar para su aplicación las normas de construcción, calidad, medio ambiente,

contractuales, de señalización y seguridad industrial y todas las que sean

aplicables al desarrollo del objeto del contrato.

Además deberá atender las disposiciones referentes a pago de seguridad social,

pensiones y riesgos profesionales conforme con los lineamientos establecidos en

la normativa vigente.




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En caso de encontrar incongruencia deberá informar a la dependencia

responsable para que se realicen los ajustes pertinentes.

8.1.2 Anticipo

Al momento de analizar la posibilidad de entregar anticipo a un contratista, que

bien puede ser durante la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o de

suscribir el contrato, se debe tener presente que el artículo 91 de la Ley 1474 de

2011 dio un giro frente al tema, estipulando que en los contratos de obra,

concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá

constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los

recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos

recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente,

salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía.

Aclara la misma norma que el costo de la comisión fiduciaria será cubierto

directamente por el contratista y no por la entidad estatal, lo que debe ser

observado en todo momento para evitar posibles consecuencias fiscales

principalmente.

El anticipo y el pago anticipado son conceptos diferentes y como tal, así serán

analizados a continuación pues cada figura debe recibir un tratamiento legal

diferente.

El anticipo no es un pago, es un préstamo que se hace al contratista y se va

amortizando durante la ejecución del contrato a prorrata de su inversión.




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En el manejo del anticipo deberán desarrollarse las siguientes actividades:

a. Solicitud del anticipo: Para iniciar el trámite del anticipo, el interventor deberá

contar con la comunicación de legalización del contrato expedida por la Oficina

Asesora Jurídica o la dependencia competente y con el plan de inversión del

anticipo aprobado, presentado por el contratista en su propuesta.

Para el efecto, el interventor deberá elaborar y suscribir el acta de anticipo. El

interventor será responsable de remitirla junto con el plan de inversión al jefe

de la dependencia para el trámite del pago correspondiente.

b. Apertura de la cuenta de manejo de anticipo: La Administración Municipal

exigirá la apertura de una cuenta bancaria separada, fiducia o un patrimonio

autónomo irrevocable según el valor total del contrato y/o la modalidad de

selección, de acuerdo con los requisitos exigidos, en la que se reciba por el

contratista y la interventoría el anticipo pactado.

c. Manejo del anticipo:

Con cargo a la cuenta, a la fiducia o patrimonio autónomo irrevocable no se

autorizan traslados de suma alguna a otra cuenta, persona o entidad (Notas

débito) ni ingresos por ningún concepto (Notas crédito).

El dinero proveniente del anticipo sólo será invertido de acuerdo al plan de

inversiones debidamente aprobado. Si se requieren modificaciones, éstas

serán aprobadas por el interventor y registradas en el informe de inversión

del anticipo. En todo caso, cada desembolso debe estar autorizado para el

correcto manejo del anticipo, de acuerdo al plan de inversiones.

Los materiales, equipos y herramientas, cuya adquisición se financia total o

parcialmente con fondos del anticipo, deberán dedicarse exclusivamente a




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la ejecución del contrato y permanecer en el sitio de éste, hasta cuando se

hayan terminado los trabajos a que estén destinados. Estos equipos no

podrán retirarse sin la autorización escrita del interventor.

El contratista deberá enviar en forma mensual los extractos bancarios de la

cuenta separada, fiducia o patrimonio autónomo para su revisión y control

de rendimientos.

Los rendimientos obtenidos del anticipo se deben liquidar a favor de la

Administración Central del Municipio de Bello y deben ser consignados en

la cuenta que la Oficina de Tesorería determine para ello.

Los dineros del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los

relacionados con la ejecución y cumplimiento del contrato y tienen la

condición de fondos públicos. Su mal manejo, el cambio de destinación o su

apropiación darán lugar a las responsabilidades penales correspondientes y

hará efectiva la garantía de buen manejo e inversión del anticipo.

Una vez se agote el anticipo, previo reporte y legalización de los

rendimientos, se procederá a cancelar la cuenta, fiducia o patrimonio

autónomo irrevocable, informando de ello a la Administración Central del

Municipio de Bello, mediante certificación expedida por el respectivo banco.

d. Informe mensual de manejo del anticipo: El interventor exigirá de manera

mensual al contratista un informe sobre el manejo del anticipo, debidamente

foliado y legajado, con el siguiente contenido:

Extracto bancario o certificación expedida por la fiducia o patrimonio

autónomo irrevocable que contenga la misma información que un extracto

bancario.




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Conciliación bancaria o certificación expedida por la fiducia o patrimonio

autónomo irrevocable que contenga la misma información que una

conciliación bancaria.

Plan de inversión vigente.

Cuadro de Inversión y buen manejo del anticipo.

Comprobante de egresos: Se debe presentar con fotocopia del cheque

girado, debidamente diligenciado; debe contener el número de la cédula de

ciudadanía o NIT del beneficiario, además se debe discriminar el concepto

de pago y dejar constancia de los descuentos tributarios. Estos

comprobantes deben estar debidamente soportados con facturas. Su valor

no debe ser inferior a un salario mínimo mensual vigente; deben estar

tipografiadas e indicar la dirección, el número de teléfono, el número de

cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario y la constancia de cancelación

con el número del cheque y nombre del Banco. En cada factura debe

consignarse claramente la descripción de los bienes y servicios prestados,

indicando la cantidad, unidad, valor unitario y valor total, señalando además

el número del contrato.

Recibos de pago: Deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando

son de nómina y/o planillas de jornales, se deben firmar por los

beneficiarios, consignando el número de identificación, el nombre y el

cargo.

El comprobante de pago donde conste el pago de la retención en la fuente.

No se deben crear cajas menores con los fondos del anticipo.

e. Cancelación de la cuenta bancaria, la fiducia o el patrimonio autónomo

irrevocable: Una vez agotado el valor consignado en la entidad bancaria,

fiduciaria o en el patrimonio autónomo irrevocable, el contratista y la




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Administración Central del Municipio de Bello cancelarán la cuenta, la fiducia o

el patrimonio autónomo irrevocable, anexando a la carpeta del contrato la

certificación expedida por parte de la entidad competente donde conste la

cancelación de la cuenta.

f. Reintegro de saldos del anticipo en bancos de la Administración Central del

Municipio de Bello: Cuando se liquiden contratos sin haber finalizado su

ejecución, (terminación unilateral, bilateral, declaratoria de caducidad, etc.), y

en caso de quedar saldos correspondientes al anticipo, estos deberán ser

reintegrados, a través del siguiente procedimiento:

El interventor solicita el saldo de la cuenta a la entidad bancaria, fiduciaria o

financiera respectiva y hace la respectiva conciliación.

Elabora el proyecto de acta de liquidación del contrato incluyendo el valor

del saldo del anticipo a favor de la Administración Central del Municipio de

Bello. En caso de que el contratista no firme el acta, el interventor la enviará

directamente al ordenador del gasto para que adelante la gestión necesaria

para la emisión y trámite de la resolución de liquidación del contrato.

8.1.3 Pago Anticipado

Este sí constituye un verdadero pago a favor del contratista, el cual recibe antes o

durante la ejecución del contrato y que por lo tanto no será amortizado.

La entrega de éste no está sujeta al control de la Administración Central del

Municipio de Bello, su entrega garantiza el cumplimiento de las obligaciones

del contrato por parte del Municipio de Bello, pero no su buen uso como

sucede con el anticipo, pues no es viable exigir la suscripción de garantía de

buen manejo del anticipo.




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Puede pactarse en los contratos de ejecución instantánea, en los de

consultoría y asesoría.

No puede ser superior al 50% del valor del contrato.

8.1.4 Paralelo entre las dos figuras

ENTREGA DE ANTICIPO PAGO ANTICIPADO

• No es un pago, es un préstamo que

se hace al contratista y se va

amortizando durante la ejecución

del contrato a prorrata de su

inversión.

• Es un pago.

• Se amortiza en cada acta (se va

convirtiendo en pago)• No se amortiza.

• Debe haber plan de inversión. • Es de libre inversión.

• Se requiere concepto previo del

interventor para su inversión en la

ejecución del objeto contractual.

• No se requiere concepto previo del

interventor para su inversión en la

ejecución del objeto contractual.

• Retenciones cuando se presta el

servicio o se entrega el bien.• Retenciones de ley.

• Inembargable. • Embargable.

• Menor riesgo. • Mayor riesgo para la entidad.




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8.1.5 Informes

Corresponde al interventor, en cumplimiento de una de sus funciones, preparar

informes de interventoría en lo relativo a la ejecución física, intelectual, económica

y/o financiera, soportados con datos de campo que deben estar registrados en la

bitácora o libro de interventoría.

Todos los informes de seguimiento, avance y demás aspectos relevantes referidos

al contrato sobre el cual se ejerce la interventoría, los cuales deben ser

custodiados por el interventor y puestos a disposición del jefe inmediato, el

ordenador del gasto o quien lo solicite teniendo competencia para ello mediante el

trámite adecuado.

Entre estos informes se destacan:

8.1.5.1 Informe Parcial

Este informe describe el estado actual del proyecto y presenta las

recomendaciones para la efectiva ejecución del contrato. El interventor debe poner

este informe a disposición del ordenador del gasto durante los cinco (5) primeros

días hábiles de cada mes.

Los informes parciales deben ser presentados por el interventor, especificando las

actividades establecidas en el contrato, las modificaciones implementadas y las

obras ejecutadas, incluyendo la descripción de las actividades, cantidad y precios

unitarios; con el fin de evaluar el cumplimiento del contratista en lo referente a las

diferentes actividades y acuerdos establecidos en el contrato. Adicionalmente en

este informe mensual se debe incluir el seguimiento ambiental, con el fin de




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asegurar el cumplimiento de los compromisos y alcances ambientales adquiridos

por el contratista, cuando aplique.

El informe parcial debe contener de manera concisa y precisa la información que

permita conocer el estado y avance del proyecto. En este informe se debe incluir:

• Estado y avance del proyecto, de entrega de bienes, servicios y/o productos,

especificando la cantidad, volumen, calidad y demás condiciones, nivel de

ejecución presupuestal, y los atrasos con respecto a la programación

establecida en caso de presentarse.

• El estado del contrato en el ámbito financiero y presupuestal: anticipo,

facturación mensual, estado de avance financiero.

• Trabajos ejecutados: Descripción general de las tareas ejecutadas, estado de

avance (en términos monetarios y de unidades físicas), modificaciones del

proyecto en cantidades y precios unitarios.

Aspectos técnicos:

• Modificaciones, problemas y soluciones adoptadas.

• Control de Calidad: Cuadro resumen de calidad y estado de entrega y recibo

de los productos, y/o servicios, pruebas de laboratorio, en el que se describen

las fechas en las cuales se efectuaron los ensayos, el abscisado y/o

localización y los resultados obtenidos; así mismo, se incluirán los resultados

de los ensayos de laboratorio, los análisis y conclusiones correspondientes y

demás información relacionada con el tipo de contrato.

• Desarrollo del contrato y comportamiento según la programación.

Aspectos administrativos:




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• Aspectos varios: Registros fotográficos cuando sea procedente, registro del

estado del tiempo, actas, anexos e información adicional relacionada con el

proyecto, bienes y/o servicios.

• Requerimientos de autoridades ambientales, administrativas y judiciales, entre

otras.

• Síntesis de quejas y trámite dado a las mismas.

• Comentarios y conclusiones.

En los aspectos anteriores debe especificarse y estudiarse los puntos críticos o

relevantes para el desarrollo adecuado del proyecto.

8.1.5.2 Informe Final:

Una vez terminada o recibida la obra, proyecto, bien o servicio, la interventoría

debe elaborar un informe que haga memoria descriptiva del mismo. El informe

deberá estar debidamente foliado, con una presentación metodológica adecuada

(índices, anexos, pie de página, entre otros).

El informe final de interventoría de obra, proyecto, bien o servicio debe contener

una relación mínima de documentos y anexos, además de lo que el ordenador del

gasto y/o el respectivo jefe de la dependencia considere pertinente.

El contenido debe ser:




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• Datos completos del contratista y firma interventora (nombre, teléfono, fax,

correo electrónico y dirección)

• Copia del contrato, de las modificaciones, adiciones, prórrogas, suspensiones

y/o sanciones que tenga el contrato.

• Copia de la garantía única, (incluye estabilidad de obra, cuando sea necesaria)

y certificado de modificación.

En caso de tratarse de un contrato de obra pública, el informe final deberá contener además:

• Memoria descriptiva de la ejecución/desarrollo del contrato.

• Actas de terminación, entrega y recibo final de obra, liquidación, pago final,

modificaciones en ítems como en precios unitarios.

• Descripción de los trabajos de: especificaciones técnico-constructivas, diseño

del pavimento u obra, sección típica de la estructura de diseño, condiciones del

subsuelo, situaciones técnicas encontradas, procedimientos aplicados, relación

de metas físicas ejecutadas debidamente abscisadas y localizadas.

• Ensayos de laboratorio.

• Registro fotográfico, antes, durante y a la terminación de la obra.

• Original de la bitácora de obra.

• Antecedentes y descripción general de la obra, ubicación, características

geológicas, geográficas, topográficas, estructurales, entre otras.

• Proceso de construcción: rendimiento del personal, equipos y materiales

utilizados, cantidades de obras ejecutadas, relación de metas físicas

ejecutadas y no ejecutadas, porcentajes de obra ejecutada y por ejecutar,

ensayos realizados.

• Costos de construcción por ítem y porcentajes de cada ítem en relación con el

costo total.




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• Actas suscritas.

• Manual de mantenimiento y conservación o recomendaciones especiales que

sean necesarios para la conservación de las obras.

• Informe final de aspectos ambientales.

8.1.6 Actas:

A través de las actas, la interventoría registrará todos los compromisos, acuerdos

o discrepancias que llegaren a surgir entre las partes o sus representantes,

relacionadas con la ejecución del contrato. En el desarrollo de la interventoría le

corresponde elaborar y suscribir las siguientes actas en los casos en que haya

lugar.

8.1.6.1 Acta de Inicio:

Suscribir con el contratista y el interventor del contrato designado, el acta de

iniciación del contrato. Marca el inicio del desarrollo y ejecución del contrato y por

lo tanto, el punto de partida para el control del plazo y seguimiento del interventor.

Por medio de esta acta se hará entrega del sitio de la obra y verificará la efectiva

iniciación del proyecto, obra o actividad y si es el caso, se procederá a la

actualización de la programación de los trabajos entregados en la propuesta.

8.1.6.2 Actas de vecindad:

Es el documento donde se deja consignado el estado actual de las edificaciones,

vías y demás elementos existentes en la vecindad directa del proyecto. Cuando el

contrato es de obra pública, deberá, suscribir con el contratista y propietarios de




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inmuebles o predios vecinos, las actas de vecindad a que hubiere lugar, antes de

dar inicio a los trabajos, complementando estas actas con descripciones o registro

fotográfico, si fuere necesario.

8.1.6.3 Actas de recibo y pago parcial:

Previa cuantificación de los trabajos ejecutados por el contratista, elaborar y

suscribir, con base en los cortes periódicos pactados en el contrato, las actas de

recibo parcial de obra y todos los hechos que sucedan en su ejecución, las cuales

suscribirá conjuntamente con el contratista, adjuntando los respectivos soportes.

Una vez surtido este trámite, el interventor remitirá por escrito las actas de recibo

parcial a la dependencia responsable del contrato para el respectivo trámite de

pago, informando de este hecho al contratista para que presente la respectiva

factura o cuenta de cobro.

8.1.6.4 Actas de reajuste:

Con base en los cuadros para reajustes automáticos o revisión de precios

incluidos del contrato, cuando a ello hubiere lugar, elaborará las actas

correspondientes, en las cuales se haga constar el valor de éstos y el del acta de

recibo correspondiente, la cual será suscrita conjuntamente con el contratista, el

ordenador del gasto o de su delegado. En ellas se especificará el ítem a ajustar y

se aplicará la ecuación de equilibrio contractual para obtener el valor ajustado.

8.1.6.5 Acta de suspensión:

El interventor debe dar concepto negativo o positivo a la solicitud de suspensión

de la ejecución del contrato presentada por el contratista, por circunstancias de




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fuerza mayor o caso fortuito, la cual debe justificarse. Una vez recibida la

comunicación de aprobación por parte del ordenador del gasto y/o el jefe de la

dependencia, procederá a suscribir conjuntamente con el contratista, el acta de

suspensión temporal.

8.1.6.6 Acta de reiniciación:

Superado los inconvenientes que hayan motivado la suspensión del contrato y

vencido el plazo pactado de suspensión, el interventor elaborará el acta de

reiniciación de obra, suscrita por el interventor, el contratista, el ordenador del

gasto y/o el jefe de la dependencia, dejando constancia del tiempo total de

suspensión temporal y del vencimiento final del contrato. Esta acta, junto con la de

suspensión servirá como base para establecer la modificación al vencimiento del

plazo del contrato y el tiempo de suspensión.

8.1.6.7 Acta de terminación:

Una vez terminado el contrato dentro del plazo pactado para ello, el interventor

procederá a elaborar y suscribir con el contratista el ordenador del gasto y/o el jefe

de la dependencia, el acta de terminación del mismo.

8.1.6.8 Acta de recibo definitivo:

El interventor procederá a elaborar el acta de recibo definitivo del contrato, en la

que se dejará constancia del estado definitivo en que las actividades se recibieron;

otorgando la respectiva aprobación de los estudios y diseños, si el contrato es de

construcción o diseño. Mediante la suscripción de ésta acta, el contratista y el

interventor asumen plena responsabilidad por la veracidad de la información en

ella contenida.




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8.1.6.9 Acta de liquidación:

El interventor solicitará a la Oficina de Tesorería la relación de pagos efectuados al

contratista. Con base en ésta información y la relación del estado en que se recibe

la obra, cantidades y áreas, el área total de construcción y de las obras exteriores,

el valor final del contrato, incluyendo reajustes o revisiones de precios, descripción

de su estado, servicios prestados, bienes entregados y los demás datos que exija

el Estatuto Contractual vigente, elaborará y remitirá al ordenador del gasto y/o el

jefe de la dependencia el proyecto del acta de liquidación del contrato, dentro del

mes siguiente a la fecha de suscripción del acta de recibo definitivo del mismo.

El acta de liquidación deberá ser suscrita por el contratista, el interventor el

ordenador del gasto y/o el jefe de la dependencia, su trámite estará a cargo del

interventor.

Si el contratista, previa citación efectuada en debida forma, no se presenta a

suscribirla o se abstuviere de firmarla, ésta será firmada por el interventor y el

ordenador del gasto y/o el jefe de la dependencia. El interventor estará dispuesto a

atender las aclaraciones que se requieran durante este proceso.

8.1.6.10 Acta de recibo de bienes en el almacén:

En ejercicio de la función de interventoría el interventor solicitará, cuando sea

necesario y en todo caso durante la vigencia y/o liquidación del contrato las actas

donde conste que el almacén de la Administración Municipal o recibido los bienes

muebles devolutivos producto de los procesos contractuales y los bienes

adquiridos por la Institución en desarrollo de los contratos.




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8.2 DESARROLLO FINANCIERO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Le corresponde al interventor supervisar y verificar lo relacionado con el flujo

económico del contrato, de acuerdo a la necesidad real y a los principios de

economía, eficiencia y efectividad, lo cual implica tomar las decisiones que eviten

extra costos, actividades, bienes, servicios u obras que en el desarrollo del

contrato se detecten como innecesarios.

Para lograr dichos objetivos y aplicar los referidos principios atenderá los

siguientes lineamientos:

1. Velará porque se efectúe una adecuada programación financiera del contrato,

rindiendo los informes por escrito sobre el comportamiento financiero del

contrato.

2. Llevará el control del estado financiero del contrato de interventoría y del

registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, así como de

las modificaciones financieras que surjan dentro de su desarrollo, requiriendo

periódicamente información sobre estos aspectos al coordinador y/o supervisor

del contrato designado por la Administración Central del Municipio de Bello.

3. Llevará el control de los dineros desembolsados durante el desarrollo del

contrato a través de un cuadro de control financiero, en el que describirá las

actas financieras que se ha tramitado durante la ejecución del contrato, el

monto gastado, la cantidad de presupuesto sobrante y la cantidad de obra (en

términos de dinero) que falta por ejecutar.

4. Controlará y verificará los rendimientos financieros generados en el contrato y

exigir al contratista el reintegro de los mismos al Municipio de Bello.




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5. Comunicará veraz y oportunamente la liberación de los dineros que no serán

utilizados durante la vigencia fiscal correspondiente, las adiciones y

deducciones presupuéstales del contrato.

6. Deberá conocer de las reservas presupuestales existentes, las necesidades de

adiciones si es el caso.

7. Cuantificará en las órdenes de pago, las labores realizadas durante el período

a cancelar, con base en ello, revisará los valores a pagar al contratista.

Dentro de este acápite es importante precisar lo relacionado con el pago de

imprevistos al contratista, pues de acuerdo con el criterio establecido por la

Contraloría General de la República2, sólo deben pagarse los imprevistos que

previamente hayan sido acreditados ante el interventor, así:

El pacto de una cláusula que destine un porcentaje del valor del contrato

estatal a cubrir el costo de los imprevistos que puedan ocurrir durante su

ejecución, no puede llevar a la conclusión de que si durante dicha ejecución

no ocurren imprevistos, el porcentaje que se destinó para este concepto se

convierte automáticamente en parte de la “utilidad” del contratista, porque

una conclusión en este sentido permitiría:

(1)Que el contratista se apropie sin fundamento legal alguno de recursos

públicos que tenían una destinación específica “cubrimiento de imprevistos

surgidos durante la ejecución del contrato”.

2 Concepto emitido por la Contraloría General de la República mediante el No. 80112-EE11203 del Febrero 24 de 2012, retomando lo establecido en los conceptos No. EE41360 de 2009, EE4611 de febrero 1 de 2010,EE10820 de febrero 24 de 2010, EE85262 de diciembre 22 de 2010 yEE75841 de 2011.




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(2)Que el contratista evada el pago del IVA del porcentaje de “imprevistos”,

a pesar de que realmente dicho porcentaje hizo parte de la “utilidad” del

contratista

Así las cosas, la previsión e inclusión de un porcentaje del valor del

contrato para cubrir “imprevistos menores” que puedan surgir durante la

ejecución del mismo, sin tener que suscribir un contrato adicional, se ajusta

a los fines de la contratación pública. Sin embargo, las entidades que

administran recursos públicos no pueden permitir que esta previsión se

convierta en un instrumento para la evasión de impuestos por parte de los

contratistas, cuando sin que ocurran “imprevistos” durante la ejecución del

contrato, se apropian de éste porcentaje, convirtiéndolos en realidad en

parte de su “utilidad”.

Por lo anterior, las entidades que administran recursos públicos solo

pueden pagar los “imprevistos” que el contratista acredite, porque la

destinación de esta previsión es específica y no puede convertirse en parte

de la “utilidad” del contratista.

En este orden, así como el contratista puede demostrar que el porcentaje

de “imprevistos” fue insuficiente para no afectar su “utilidad”, de la misma

manera, la entidad contratante debe solicitar la actualización o revisión de

precios para evitar la afectación del equilibrio económico del contrato y

abstenerse de pagar el porcentaje de “imprevistos” que el contratista no

haya acreditado”.




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8.3 DESARROLLO LEGAL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Le corresponde al interventor adelantar el control y seguimiento a los aspectos

legales y de ejecución del mismo, dentro de los cuales se incluyen los plazos, las

garantías, los compromisos laborales, las sanciones, los contratos adicionales o

modificatorios y todo tipo de novedad que acompañe al contrato inicialmente

pactado; para ello atenderá los siguientes lineamientos:

1. Cumplir y hacer cumplir los pliegos de condiciones, la propuesta presentada y

las cláusulas contractuales.

2. Verificar la aprobación de las pólizas exigidas para cada contrato, las

modificaciones realizadas al inicio del contrato, al igual que las variaciones que

se presenten durante la marcha del mismo.

3. Informar al ordenador del gasto y/o jefe de la dependencia el incumplimiento de

las obligaciones contractuales, para que se determine, si hay lugar a la

aplicación de sanciones y/o a la declaratoria de caducidad administrativa, de

acuerdo a su justificación y evaluación.

4. Informar por escrito sobre la materialización de las causales de terminación,

modificación e interpretación unilateral, para proceder a la aplicación de estas

o a la terminación bilateral del contrato.

5. Requerir por escrito al contratista por todos los hechos que constituyan

incumplimiento del contrato, cuya información servirá de sustento para la

posible aplicación de multas.

6. Exigir periódicamente al contratista la presentación de los contratos de trabajo,

las planillas de afiliación y pago al sistema de seguridad social en salud y

pensiones, seguro de vida o póliza colectiva (cuando a ello hubiere lugar),

recibos de pago de salarios y prestaciones sociales y demás conceptos para




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con sus trabajadores, durante la ejecución del contrato y antes de su

liquidación.

9 NORMAS ESPECIALES RESPECTO A LA INTERVENTORÍA DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, ASESORÍAS Y

CONSULTORÍAS

Además de las obligaciones generales que tiene el interventor contempladas en el

presente manual, se establece la siguiente lista no taxativa de obligaciones

especiales cuando se trata de ejercer esta actividad en contratos de prestación de

servicios profesionales y apoyo a la gestión, asesoría y consultoría:

Tramitar y hacer seguimiento a la correspondencia entre el contratista y la

Administración Central del Municipio de Bello.

Vigilar, controlar y verificar con las diferentes dependencias de la

Administración Central del Municipio de Bello el desarrollo de los compromisos

adquiridos, que deben ejecutarse de acuerdo con la programación establecida

y con el cumplimiento del objeto contractual.

Atender, tramitar o resolver, dentro del plazo legal, toda consulta o solicitud

que haga el contratista para la correcta ejecución del contrato.

Entregar al archivo y/o al delegado para la contratación los archivos y la

información técnica, administrativa y contable, una vez liquidado el contrato.

Remitir a la Asesoría Jurídica, en el momento de su legalización, los

documentos originales de las modificaciones de los contratos y las pólizas que

las amparen, así como las actas que se suscriban durante su ejecución.

Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendación que

estime oportunas y procedentes para el mejor cumplimiento del servicio,

debiendo impartir las órdenes perentorias que sean necesarias, para garantizar




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el cumplimiento de las obligaciones contractuales, sin que ello implique

modificación al objeto o plazo contractual.

Prestar apoyo al contratista orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus

obligaciones, informándolo sobre los trámites, procedimientos y reglamentos

de la Administración Central del Municipio de Bello.

Servir de enlace entre el contratista y la Administración Central del Municipio

de Bello.

Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores

establecidos.

Solicitar, cuando haya lugar, la aplicación de multas a los contratistas.

Controlar la vigencia de las garantías, siempre y cuando apliquen.

Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la aplicación de

sanciones, según lo establecido en el contrato.

Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas o modificaciones del

contrato.

Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las

correspondientes soluciones.

Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.

Verificar permanentemente la calidad de los servicios que se estipule en el

contrato.

Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución

aprobado, llevar un registro de las novedades, órdenes e instrucciones

impartidas durante la ejecución del contrato y recomendar los ajustes

necesarios.

Elaborar y presentar al coordinador y/o supervisor de ejecución del contrato,

los informes de avance y estado del contrato, y los que exijan su ejecución.




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Velar por que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y

procedimientos.

Verificar que en la carpeta del contrato se encuentren como mínimo los

documentos relacionados en la respectiva lista de chequeo.

10 NORMAS ESPECIALES RESPECTO A LA INTERVENTORÍA DE CONTRATOS DE OBRA

Para ejercer una apropiada interventoría cuando de contratos de obra se trata, se

deben tener presente las siguientes definiciones y/o deberes:

Ajuste de estudios, diseños, planos: Proponer y coordinar de manera oportuna

el ajuste a los diseños y planos generales, así como los detalles indispensables

para la ejecución del proyecto. Las modificaciones surgidas, según su

complejidad, deben ser coordinadas con el proyectista y demás consultores

técnicos o servidores públicos que hayan intervenido en los diseños, además del

ordenador del gasto y/o el jefe de la dependencia, quienes deberán realizar los

ajustes necesarios para la ejecución.

Establecer que las cantidades de obra del contrato y las especificaciones

particulares del proyecto estén debida y completamente definidas.

Bitácora: Registrar con el contratista y/o el residente de la obra o representante

de aquel en el sitio de ejecución del contrato, en la "Bitácora o Libro de Obras", las

acciones diarias realizadas en ella, las ordenes, observaciones e instrucciones; el

avance de los trabajos; los inventarios periódicos de materiales, equipo y personal;

así como las actas de los comités técnicos de obra o administrativos que

periódicamente deben realizarse y las observaciones o novedades que se hayan

sucedido. Este libro formará parte integral de los documentos del contrato y de la




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Interventoría. Aquí también deberá reposar los conceptos técnicos de consultores

externos a la obra o a la actividad contractual, que por algún motivo se invitaron a

dar conceptos.

Cada nota en el libro de la obra llevará la fecha y las firmas del interventor y de

quien recibe la orden o instrucción.

Cambio de interventoría: Cuando se requiera el cambio del interventor, deberá

procederse a la realizarse mediante el acta de entrega por cambio de interventoría

y por escrito con oficio.

Control de materiales: Exigir para la ejecución de la obra o del contrato,

materiales, mano de obra y elementos de primera calidad que estén conformes

con las normas y especificaciones establecidas en los términos de referencia y/o

pliegos de condiciones.

Control de personal y equipo: Controlar que el contratista mantenga el personal

profesional, técnico, operativo y administrativo de acuerdo con lo ofrecido en su

propuesta. En caso de que se requieran cambios durante el transcurso del

proyecto, el personal será reemplazado dentro del plazo que disponga el

interventor, por otro de las mismas o mejores calidades profesionales y técnicas

propuestas y serán aprobados por la interventoría.

Entrega de archivos: El interventor deberá hacer entrega de toda la

documentación correspondiente del contrato al y/o el jefe de la dependencia, a fin

de ser analizada y estudiada para su correspondiente traslado al archivo de la

Administración Central del Municipio de Bello.




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Evaluación del cumplimiento: La interventoría mensualmente deberá hacer

evaluación del cumplimiento de las obligaciones del contratista y en caso de

incumplimiento de algunas de ellas, deberá hacer el respectivo requerimiento por

escrito. Durante la evaluación deberá: aprobar o improbar la iniciación o

terminación de los ítems contratados, teniendo en cuenta, además, la

programación establecida para los trabajos y su secuencia técnica; ordenará la

remoción y reemplazo de obra mal ejecutada o no aprobada, fijando para el efecto

un plazo determinado mediante comunicación escrita.

Ordenar a su vez, lo necesario para que la ejecución de los trabajos se lleve a

cabo sin perjuicios para terceros.

Evaluación previa a la finalización del contrato: El interventor realizará

evaluación previa a la finalización de los trabajos, bienes y/o servicios se indicará

al contratista los faltantes y deficiencias de la obra, bien o servicio, con el fin de

que sean subsanados en el período restante para el vencimiento del plazo

contractual.

Exigirá al contratista los planos de la obra ejecutada; memorias y/o manuales de

operación, cuando de acuerdo con la naturaleza del objeto del contrato fuere

pertinente y que se anexaran al control de Interventoría.

Exigirá al contratista al finalizar la obra o la ejecución del contrato, adecuar la

póliza de estabilidad o calidad del bien o servicio, según el caso, ampliación de

salarios y prestaciones sociales, si fuese necesario, para la aprobación por parte

de la Asesoría Jurídica de la Administración Central del Municipio de Bello.

Gestión técnica: Para lograr la ejecución oportuna del proyecto el interventor

exigirá al contratista el inicio de los trabajos en las fechas previamente




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programadas, controlando en forma permanente el avance del proyecto. Para ello,

debe revisar, aprobar y complementar el programa de trabajo con el contratista.

Impacto ambiental: Velar por el cumplimiento de las medidas de manejo

consagradas en el Estudio de Impacto Ambiental y/o Plan de Manejo del Estudio

de Impacto Ambiental, en la resolución de Licencia Ambiental y los

pronunciamientos de la autoridad ambiental competente. Para ello debe presentar

informes mensuales sobre el avance y cumplimiento del plan de manejo del medio

ambiente. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que tiene al respecto el

contratista y demás personas que participen en la ejecución de la obra.

Colaborar con las entidades encargadas del manejo y control de los recursos

naturales y del medio ambiente, para prevenir, atenuar o minimizar posibles

impactos ambientales que se causen con motivo de la ejecución de las obras, de

acuerdo con los estudios ambientales del proyecto.

Información a la comunidad: Al iniciar el proyecto, el interventor debe informar a

las organizaciones que representan la comunidad sobre la ejecución del mismo,

denotando el alcance y beneficios que reportará para la comunidad.

Si los trabajos afectan los servicios públicos (domiciliarios y no domiciliarios), las

vías o establecimientos, deberá informarse a los usuarios mediante avisos en los

medios de comunicación, volantes, señalización y cualquier otro medio idóneo,

con la suficiente anterioridad.

Mayor cantidad de obra y adicionales: Presentar al ordenador del gasto y/o el

jefe de la dependencia, el trámite de aprobación y con la anticipación suficiente los

estudios que indiquen la realización de mayor cantidad de obra, obras

complementarias o adicionales estipulando, el plazo adicional que pueda ser




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requerido para la ejecución de las mismas. Estos estudios corresponden a

modificaciones del valor o plazo de los contratos.

Suscribir, en el evento de presentarse obras extras o adicionales, en forma

conjunta con el contratista, actas donde consten los precios para los ítems cuyos

valores no aparezcan en la propuesta inicial, respaldadas por los respectivos

análisis de precios unitarios y remitirlos como parte integral de los estudios que

presenten para la aprobación, al coordinador y/o supervisor del contrato designado

por la Administración Central del Municipio de Bello, quien anexará a estos

estudios el correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal expedido

por la Secretaria de Hacienda Municipal.

Recibida por parte del coordinador y/o supervisor del contrato designado por la

Administración Central del Municipio de Bello la autorización del contrato adicional

o adición al contrato, el interventor podrá ordenar la ejecución de las obras que

hayan sido contratadas adicionalmente.

A su vez, deberá ejercer un control de calidad de materiales, de mano de obra y

de los elementos que se vayan a utilizar en la construcción de la obra adicional.

Siempre deberá presentarse los documentos suficientes y necesarios que

permitan demostrar la solicitud y aprobación de obra extra o adicional.

Mediciones Periódicas: Efectuar, dentro del transcurso de la ejecución de la

obra, mediciones periódicas de los ítems ejecutados, las cuales deberá hacer

constar en el diario de medidas, discriminando fechas, especificación del ítem

medido, su ubicación en la obra (identificando ejes de construcción), unidad y

cantidad medida. Con base en estas medidas deberá efectuar cortes mensuales o

quincenales de obra.




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Permanencia, estado y utilización del equipo ofrecido en la propuesta: Cuando se requiera cambio de equipo, la interventoría exigirá su reemplazo por

otro de iguales o superiores especificaciones, dentro del plazo que disponga el

interventor, de no darse cumplimiento, deberá informar al ordenador del gasto y/o

el jefe de la dependencia, para la aplicación de las medidas necesarias previos los

requerimientos a que haya lugar.

Así mismo, verificará que el contratista mantenga actualizada una relación diaria

del personal y equipo a emplear.

Personal Auxiliar: Supervisar, orientar, programar y controlar al personal auxiliar

que se le asigne para brindar apoyo al ejercer las funciones de Interventoría de la

obra.

Programación de trabajo y flujo de inversiones: Realizar un control al avance

de obra, detectar atrasos, reprogramar, cuantificar los recursos invertidos y

visualizar las actividades de ruta crítica. En el momento que se detecten atrasos

en la obra, la interventoría debe manifestarlos por escrito al contratista, con el fin

de se tomen las medidas necesarias para garantizar el total cumplimiento de la

programación de la obra.

El interventor deberá recomendar al Municipio de Bello, a través del ordenador del

gasto y/o el jefe de la dependencia, modificaciones cuando por razones técnicas o

por la naturaleza de la obra, se haga necesario, sin cambiar el plazo inicial o el

adicionalmente pactado en el contrato. Cualquier recomendación de modificación

deberá acompañarse de la respectiva programación de la obra y el flujo de caja

correspondiente a ésta, así como de la justificación escrita y el visto bueno del

diseñador.




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Recibo de las obras, bienes y servicios: El interventor deberá recibir y aceptar

las obras, los bienes y servicios contratados, de conformidad con las

especificaciones y características estipuladas en los pliegos de condiciones y el

contrato, y dentro de los términos allí señalados.

Al recibo de los mismos se efectuará la verificación correspondiente, de acuerdo

con las cantidades, unidades, calidades, marcas, precios y descripción del bien o

servicio.

En el evento de presentarse diferencias entre el bien o servicio solicitado y lo

recibido, se procederá a su devolución, dejando constancia de ello. Lo anterior

debe efectuarse de Inmediato. Corresponde al interventor, realizar la confrontación

de la obra, del bien o servicio que recibe respondiendo por las irregularidades

presentadas.

Reuniones técnicas: Organizar y realizar periódicamente reuniones de

seguimiento, citando al contratista, a los ingenieros o arquitectos que hayan

participado en la elaboración del proyecto o a los consultores que sea necesario

citar en algún momento durante la marcha de la obra, al ordenador del gasto y/o el

jefe de la dependencia, a fin de analizar los temas y problemas relacionados con

el desarrollo del contrato y acordar las soluciones necesarias, así mismo para

efectuar seguimiento a los compromisos pactados en actas anteriores y evaluar la

gestión del proyecto. De lo tratado se dejará constancia en actas.

Participar al inicio de la obra y en forma activa en el control de la ejecución de la

localización y el replanteo del proyecto, el diseño y ubicación de los campamentos

y los sitios de almacenamiento de materiales de obra y en general en todas las

actividades preliminares de la construcción.




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Revisiones técnicas periódicas: La interventoría debe verificar el cumplimiento

de las normas y especificaciones técnicas del proyecto. Para tal efecto ordenará

todos los análisis, ensayos, pruebas de laboratorio, monitoreo, control de calidad,

levantamientos topográficos y demás que considere necesarios para establecer

exactamente las condiciones técnicas y/o de uso que demande el correcto

desarrollo del objeto contractual, y con base en los resultados de los mismos

proceder a su aprobación si son satisfactorios y llenan todos los requisitos

exigidos.

Igualmente debe reportar los daños que aparezcan en los trabajos ejecutados,

señalando sus causas; ordenar la suspensión temporal de los trabajos que se

estén ejecutando en forma similar, hasta tanto el contratista cumpla con las

especificaciones estipuladas en el contrato.

Si las fallas no son causadas por incumplimiento de lo especificado, deberá

analizar y conceptuar sobre las alternativas de solución propuestas, a efectos de

que sean aprobadas por la Administración Central del Municipio de Bello.

Sanciones: En los casos en que el contratista incumpla sus obligaciones

contractuales, el interventor debe exigirle con plazos perentorios el cumplimiento

de las obligaciones, de no ser así, debe recomendar justificadamente al ordenador

del gasto y/o el jefe de la dependencia la aplicación de las sanciones previstas en

el contrato, tales como la declaratoria de caducidad, la declaratoria del siniestro de

incumplimiento, etc.

En caso de que sea necesario aplicar multas, declarar la caducidad o hacer

efectiva cualquiera de las garantías contractuales, la interventoría debe elaborar

un informe, estableciendo y justificando su concepto.




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Señalización: Exigir y verificar que el contratista coloque y mantenga en su área

de trabajo señales de acuerdo a la normatividad vigente y todas aquellas

necesarias para garantizar la seguridad a quienes allí laborarán y transitan por los

alrededores de la obra.

Siniestros: Una vez ocurrido un siniestro, el interventor informará en el término de

la distancia al ordenador del gasto y/o el jefe de la dependencia para que inicie las

acciones correspondientes.

Sugerencias, reclamaciones y consultas: Estudiar las sugerencias,

reclamaciones y consultas del contratista, resolviendo oportunamente las que le

competen, y las que no, remitiéndolas con su respectivo concepto al ordenador del

gasto y/o el jefe de la dependencia para su trámite oportuno.

Trámite ante otras entidades: Verificará la presentación de los documentos por

parte del contratista ante las entidades de las que se pretenda obtener un permiso

o autorización para la ejecución del proyecto, ante las empresas prestadoras de

servicios públicos y/o autoridades de tránsito, etc. o verificar la existencia y

vigencia de los que sean requeridos con antelación a la ejecución del objeto

contratado.

Vallas: Cuando se requiera, velar por que se cumpla con la colocación de vallas

de señalización, la cual debe contener, como mínimo la identificación del sitio,

fecha de inicio y entrega, igualmente, se debe identificar al contratista, a la entidad

contratante y el costo de la obra, según especificaciones dadas por la Oficina de

Comunicaciones de la Administración Central del Municipio de Bello y por la

Secretaria encargada del proceso de contratación según resolución de delegación.

Adicionalmente deberá tenerse en cuenta la normatividad vigente sobre uso y




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manejo del espacio público, en especial sobre instalación y exhibición de vallas y

avisos en vía y espacio público.

Visita al sitio de la obra: Realizar en conjunto con el ordenador del gasto y/o el

jefe de la dependencia, visita previa al sitio de la obra o de ejecución del contrato,

en compañía de quienes realizaron los presupuestos y los diseños con el fin de

identificar los requerimientos específicos del proyecto, obra o actividad y poder así

conocer las características del sitio, su ubicación, vecindades y accesos, áreas de

trabajo y de almacenamiento y todas las demás condiciones de la obra, los

servicios domiciliarios y aspectos de ocupación, ambientales, de seguridad

industrial, etc.

11 NORMAS ESPECIALES RESPECTO A LA INTERVENTORÍA DE CONTRATOS DE COMPRAVENTA Y SUMINISTRO



especiales cuando se trata de ejercer esta actividad en contratos de compraventa

y suministro:

• Tramitar y hacer seguimiento a las entregas y recibos conforme a los pedidos y

órdenes de suministro que integran el contrato.

• Verificar y controlar cantidades, calidades y demás condiciones y

características de los elementos, bienes y/o servicios contratados y que sean

entregados.

• Vigilar, controlar y verificar con las diferentes dependencias de la

Administración Central del Municipio de Bello el desarrollo de los compromisos




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adquiridos, que deben ejecutarse de acuerdo con la programación establecida

y con el cumplimiento del objeto contractual.

• Atender, tramitar o resolver, dentro del plazo legal, toda consulta o solicitud

que haga el contratista para la correcta ejecución del contrato.

• Entregar al archivo y/o al delegado para la contratación los archivos y la

información técnica, administrativa y contable, una vez liquidado el contrato.

• Remitir al Archivo de la Administración Central del Municipio de Bello los

documentos originales del contrato, así como las actas que se suscriban

durante su ejecución.

• Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendaciones que





• Prestar apoyo al contratista orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus



• Servir de enlace entre el contratista y la Administración Central del Municipio

de Bello.

• Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores

establecidos.

• Solicitar, cuando haya lugar, la aplicación de multas a los contratistas.

• Controlar la vigencia de las garantías, siempre y cuando apliquen.

• Informar oportunamente los atrasos que puedan dar origen a la aplicación de

sanciones, según lo establecido en el contrato.

• Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas o modificaciones del

contrato.




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• Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las


• Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.

• Verificar permanentemente la calidad de los servicios que se estipule en el

contrato.

• Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución



necesarios.

• Elaborar y presentar los informes de avance y estado del contrato, y los que

exijan su ejecución.

• Velar por que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y

procedimientos.

• Verificar que en la carpeta del contrato se encuentren como mínimo los


12 NORMAS ESPECIALES RESPECTO A LA INTERVENTORÍA DE CONTRATOS DE CESIÓN, ADQUISICIÓN, PERMUTA Y ARRENDAMIENTO



especiales cuando se trata de ejercer esta actividad en contratos de cesión,

adquisición, permuta y arrendamiento, en especial los relacionados con bienes

sujetos a registro:

Verificar que estén plenamente identificados los bienes objeto de cesión,

adquisición, permuta o arrendamiento, con sus respectivos documentos y

títulos de dominio y certificados de libertad y tradición cuando sea necesario.




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Verificar la existencia del avaluó de los bienes cuando proceda.

Verificar que se realicen las ofertas conforme a lo establecido en la ley, así

como la insinuación y demás trámites legales, propios de la naturaleza del

contrato.

Gestionar ante las instancias respectivas las prórrogas o modificaciones del

contrato.

Estudiar las reclamaciones que formule el contratista y recomendar las


Adelantar los trámites necesarios para la liquidación del contrato.

Verificar permanentemente la calidad de los servicios que se estipule en el

contrato.

Controlar el avance del contrato de acuerdo con el cronograma de ejecución



necesarios.

Elaborar y presentar los informes de avance y estado del contrato, y los que

exijan su ejecución.

Velar por que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y

procedimientos.

Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendación que





Prestar apoyo al contratista orientándolo sobre la mejor manera de cumplir sus






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Servir de enlace entre el contratista y la Administración Central del Municipio

de Bello.

Verificar que el contrato se desarrolle dentro del plazo y los valores

establecidos.

Verificar que en la carpeta del contrato se encuentren como mínimo los


13 CONDUCTAS PROHIBIDAS AL INTERVENTOR

Al interventor, sin importar su tipo ni forma de vinculación (interventor o supervisor)

con la Administración Municipal de Bello le están prohibidas las siguientes

conductas:

Ejercer por sí mismo las potestades excepcionales.

Imponer unilateralmente multas al contratista.

Omitir el deber de informar constante a la administración para que adopte las

decisiones pertinentes sobre la ejecución del contrato.

Decidir sobre la selección del proponente.

Determinar con carácter vinculante el objeto contractual cuando el proceso

contractual ya se está ejecutando.

Determinar con carácter vinculante el plazo del contrato.

Determinar el objeto contractual en la etapa previa.

Resolver por sí solo sobre la adición, modificación o prórroga del contrato.

Decidir o influir sobre la adjudicación del contrato.

Sus órdenes no pueden extralimitar el objeto material ni jurídico del contrato

estatal.




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Buscar una finalidad distinta a la satisfacción de los fines del Estado, y por lo

mismo, no puede orientarse a nada distinto al cabal desarrollo del objeto

contractual.

Modificar las constancias dejadas en la bitácora.

Destruir la bitácora puesto que ella es el sustento de las decisiones

administrativas respecto del contratista.

Acudir a la figura de la delegación de funciones.

Delegar lo que ya se le delegó.

Decidir sobre modificaciones técnicas, económicas o financieras del contrato.

Adelantar en forma unilateral la liquidación del contrato.

Respecto de la liquidación del contrato, aunque la información suministrada por

el interventor es definitiva, no tiene la facultad de efectuarla en forma

independiente.

Si bien la liquidación del contrato no es un deber exclusivo del interventor, su

participación en ella es fundamental dado que tiene el detalle sobre la obra

ejecutada, el valor, la calidad, etc.

Decidir sobre la cesión de los derechos derivados del contrato ni sobre las

personas que ingresan en virtud de ese acto jurídico a ejecutar el contrato.

Aunque puede haber interventoría en la etapa precontractual (a título de

consultor o asesor), las decisiones sobre escogencia de contratistas, planos,

modelos, diseños, etc., son de la administración.

El interventor no puede conciliar, transar, desistir ni allanarse en

representación de la Administración Municipal de Bello, pues tales actos

competen al representante legal de la Entidad.

La interventoría no puede implicar un recorte de las facultades negóciales del

contratista.




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No puede recortar el campo de acción del contratista, sino constatar el

cumplimiento de sus obligaciones.

Las órdenes del interventor deben estar conformes con los fines del Estado y la

contratación, el ordenamiento jurídico, los estudios de la etapa previa, los

pliegos de condiciones y con el contrato mismo.

No es parte del contrato. Es sólo un controlador de su ejecución

Es parte en el contrato de interventoría pero no en el que es objeto de ella.

14 RESPONSABILIDAD DEL INTERVENTOR

El marco de actuación del interventor (sin importar si se trata de un supervisor –

interno o de un interventor – externo) debe ceñirse a diversos postulados legales,

que denotan su responsabilidad.

La Ley 80 de 1993, en su artículo 53 (Modificado mediante el artículo 82 de la Ley

1474 de 2011) consagra la responsabilidad de los interventores, señalando que

los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente

tanto por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de

consultoría, interventoría o asesoría, como por hechos u omisiones que les fueren

imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivadas de la

celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o

ejerzan las funciones de consultoría, interventoría o asesoría.

Igualmente se consagró que el contratista, el interventor, el consultor y el asesor

se consideran particulares que cumplen funciones públicas en todo lo

concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que

celebren con entidades estatales y, por lo tanto, estarán sujetos a la

responsabilidad que en esa materia señala la ley para los servidores públicos.




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Existen desde este marco, diversas responsabilidades en las que puede incurrir el

interventor, siendo en su relación con el Estado, de carácter sancionatorio, las

siguientes: la disciplinaria, la penal y la fiscal.

Más recientemente la Ley 1474 de 2011 amplía el marco de responsabilidad de

los interventores mediante la modificación de las Leyes 80 de 1993 y 734 de 2002,

de forma concreta en los artículos 44, 45, 82 y 84 (parágrafos 1, 3 y 4) así:

Artículo 44. Sujetos disciplinables. El artículo 53 de la Ley 734 de 2002,

quedará así:

El presente régimen se aplica a los particulares que cumplan labores de

interventoría o supervisión en los contratos estatales; también a quienes

ejerzan funciones públicas, de manera permanente o transitoria, en lo que

tienen que ver con estas, y a quienes administren recursos públicos u

oficiales.

Se entiende que ejerce función pública aquel particular que, por disposición

legal, acto administrativo, convenio o contrato, realice funciones

administrativas o actividades propias de los órganos del Estado, que

permiten el cumplimiento de los cometidos estatales, así como el que ejerce

la facultad sancionadora del Estado; lo que se acreditará, entre otras

manifestaciones, cada vez que ordene o señale conductas, expida actos

unilaterales o ejerza poderes coercitivos.

Administran recursos públicos aquellos particulares que recaudan, custodian,

liquidan o disponen el uso de rentas parafiscales, de rentas que hacen parte

del presupuesto de las entidades públicas o que estas últimas han destinado

para su utilización con fines específicos.




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No serán disciplinables aquellos particulares que presten servicios públicos,

salvo que en ejercicio de dichas actividades desempeñen funciones públicas,

evento en el cual resultarán destinatarios de las normas disciplinarias.

Cuando se trate de personas jurídicas la responsabilidad disciplinaria será

exigible del representante legal o de los miembros de la Junta Directiva.

Artículo 45. Responsabilidad del interventor por faltas gravísimas. Modifíquese el numeral 11 del artículo 55 de la Ley 734 de 2002, el cual

quedará así:

11. Las consagradas en los numerales 2, 3, 14, 15, 16, 18, 19, 20, 26, 27,

28, 34, 40, 42, 43, 50, 51, 52, 55, 56, y 59, parágrafo 4°, del artículo 48 de

esta ley cuando resulten compatibles con la función.

Artículo 82. Responsabilidad de los interventores. Modifíquese el

artículo 53 de la Ley 80 de 1993, el cual quedará así:

Los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y

disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas

del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que

les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades,

derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los

cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría.

Por su parte, los interventores responderán civil, fiscal, penal y

disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas

del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean

imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la




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celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan

ejercido o ejerzan las funciones de interventoría.

Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará la materia dentro de los seis

(6) meses siguientes a la expedición de esta ley.

Artículo 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores.

(…)

Parágrafo 1°. El numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002 quedará

así:

No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios

adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas

técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha

sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de

informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan

constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que

puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se

presente el incumplimiento.

(…)

Parágrafo 3°. El interventor que no haya informado oportunamente a la

Entidad de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial

o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será




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solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen con

el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.

Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles

incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo

pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés

general y los recursos públicos involucrados, será responsable

solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.

Parágrafo 4°. Cuando el interventor sea consorcio o unión temporal la

solidaridad se aplicará en los términos previstos en el artículo 7° de la Ley 80

de 1993, respecto del régimen sancionatorio.

15 INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y PROHIBICIONES LEGALESQUE SE DEBEN TENER PRESENTES AL MOMENTO DE

SELECCIONAR EL INTERVENTOR

Además de las inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones legales

consagradas en la Constitución Política de Colombia y de las diversas leyes que

regulan la materia, al momento de designar un interventor externo se deben tener

presentes las establecidas en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993.

Se debe tener presente que dicho artículo fue recientemente adicionado mediante

la Ley 1474 de 2012 que en su artículo 5 y 84 establece:

Artículo 5°. Quien haya celebrado un contrato estatal de obra pública, de

concesión, suministro de medicamentos y de alimentos o su cónyuge,




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compañero o compañera permanente, pariente hasta el segundo grado de

consaguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil o sus socios en

sociedades distintas de las anónimas abiertas, con las entidades a que se

refiere el artículo 2° de la Ley 80 de 1993, durante el plazo de ejecución y

hasta la liquidación del mismo, no podrán celebrar contratos de interventoría

con la misma entidad.

Artículo 84. Facultades y deberes de los supervisores y los interventores.

(…)

Parágrafo 2°. Adiciónese la Ley 80 de 1993, artículo 8°, numeral 1, con el

siguiente literal:

k) El interventor que incumpla el deber de entregar información a la entidad

contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o

circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como

conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento

del contrato.

Esta inhabilidad se extenderá por un término de cinco (5) años, contados a

partir de la ejecutoria del acto administrativo que así lo declare, previa la

actuación administrativa correspondiente.




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16 MECANISMOS DE COBERTURA DEL RIESGO EN EL CONTRATO DE INTERVENTORÍA

El Decreto1510 de 2013regula las garantías en la contratación estatal,

estableciendo en el título III las disposiciones que regulan los mecanismos de

cobertura del riesgo en los contratos regidos por la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150

de 2007, por medio de los cuales se garantiza el cumplimiento de las obligaciones

surgidas en favor de las entidades públicas con ocasión de (i) la presentación de

los ofrecimientos, y (ii) los contratos y de su liquidación; (iii) así como los riesgos a

los que se encuentran expuestas las entidades públicas contratantes derivados de

la responsabilidad extracontractual que para ellas pueda surgir por las

actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, de

conformidad con lo dispuesto en el artículo 7° de la Ley 1150 de 2007, sin perjuicio

de las disposiciones especiales propias de cada uno de los instrumentos jurídicos

allí previstos, dentro de las cuales analizaremos sólo las relacionadas con el

contrato de interventoría.

Al suscribir un contrato de interventoría es necesario acudir a cualquiera de los

diversos mecanismos de cobertura del riesgo, entendidos como el instrumento

otorgado por los oferentes o por el contratista de una entidad pública contratante,

en favor de esta o en favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros (i)

la seriedad de su ofrecimiento; (ii) el cumplimiento de las obligaciones que para

aquel surjan del contrato y de su liquidación; (iii) la responsabilidad

extracontractual que pueda surgir para la administración por las actuaciones,

hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas; y (iv) los demás riesgos

a que se encuentre expuesta la administración según el contrato.




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Dicho mecanismo de cobertura, en los términos del artículo 111Decreto1510 de

2013, puede ser:

1. Contrato de seguro contenido en una póliza.

2. Patrimonio autónomo.

3. Garantía Bancaria.

El monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán

teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato,

los riesgos que se deban cubrir y las reglas del Decreto1510 de 2013, aplicando

las reglas generales que en dicha norma se establecen.

17 ADICIÓN Y PRÓRROGA DEL CONTRATO DE INTERVENTORÍA

La regla general en materia de adición de contratos la establece el artículo 40 de

la Ley 80 de 1993, así:

Artículo 40º.- Del Contenido del Contrato Estatal.

(…)

Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%)

de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales.




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18 FORMATOS DE INTERVENTORÍA

Hacen parte integral del presente manual de interventoría los siguientes formatos,

los cuales se encuentran disponibles en el Sistema Integrado de Gestión:

F01 Lista de chequeo contratación pública.

F03 acta de cambio de obra.

F04 acta de inicio contrato.

F05 acta de liquidación.

F06 acta de pago de anticipo.

F07 acta de pago.

F08 acta de recibido.

F09 acta de recibo parcial.

F10 acta de vecindad de vivienda.

F11 acta de vecindad en vías.

F12 contenido de bitácora.

F13 informe parcial de interventoría.

F14 orden de pago.

F15 planilla verificación interventoría contratos.

F16 plantilla control de amortizaciones.

F17 plantilla control de pagos de actas.

F18 acta de entrega de una obra a la comunidad.

F19 acta de liquidación unilateral.

F20 acta de reinicio del contrato.

F21 acta de suspensión del contrato.

F22 listado de servicios concesionados.

F27 acta de designación de interventoría.

F__ acta de ingreso de bienes al almacén




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19 NOTAS DE CAMBIO




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BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN FECHAaaaa-mm-dd

Se actualiza basados en el Decreto Reglamentario 1510 de 2013 03 2014-06-20Capítulo 4: Se incluyó la NOTA ACLARATORIA: Los supervisores/interventores de los servicios concesionados deberán recibir de parte de la Secretaría de Planeación capacitación en el Procedimiento para el Control del Trámite/Servicio No Conforme – T/SNC (P-MC-01)

04 2015-12-12

Elaboró: Carlos Mauricio Botero Rico- Abogado Fecha: 2015-12-12

Revisó: Argemiro Restrepo Restrepo-Asesor Jurídico Fecha: 2015-12-12

Aprobó: Argemiro Restrepo Restrepo-Asesor Jurídico Fecha: 2015-12-12




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