It is recommended that you create a notebook to hold the required documents that an MOR reviewer will ask to see regarding EIV access and usage.

The reviewer will want to see an EIV use and security policy in place.  TM Associates has such a policy on their TM site.  It is called “EIV Use Policy and Security/Privacy Procedures “.  Print this the week of your MOR to assure you have an updated copy.

(Possibly  a tab divider in your notebook?)

The reviewer will also want to see that the usage of EIV has been added to your Tenant Selection Plan.  Please review your plan’s verbiage and make sure the references to EIV are accurate and up to date.  If you are unsure I recommend consulting your regional manager.

Tenant Selection PlanEach property’s tenant selection plan should have a section that tells applicant’s that EIV is being used during their application process.  

1.   Verifying if they currently receive subsidy

2. That we will be verifying income and utilizing the Discrepancy Report feature to verify the 3rd

party information 90 days after move in.

You should have your Rules of Behavior documents available.  Youhave to prove that if you have allowed access to your site’s EIV information that you have followed proper security protocol.  You should also have one for yourself and any on site staff that have access as well.  These “Rules of Behavior” would have been part of your user access application/security questionnaire.ROB is because it takes 90 days to get your WASS ID to access the system to take the test.  So if you have EIV files on site and a new employee or when you were still waiting for your EIV access you needed an ROB.

(another tab in your notebook?)

It is an MOR requirement to have the following on site:

(another tab in the notebook?)

1.

The Authorization letter from Owner2.

Copy of 1st

executed CAAF(Coordinator Access Authorization Form)

3.

Copy of current CAAF4.

Copy of 1st

executed UAAF(User Access Authorization Form)

5.

Copy of current UAAF

see following examples

It is important that you take the time to read the EIV Use Policy and Security/Privacy Procedures.We all need to be following the policy TM has set in place. Do you know how often we run income reports?

It would also be beneficial if at some point you are able to read the HUD 2013‐06.  This document is as important as your 4350.3.  It is available on the HUD site but be aware that it is 79 pages so consider  that before downloading or printing.  You could save it to your desktop for viewing instead.

Any discrepancies you discover on EIV should be addressed as quickly as possible.  Documentation of said discrepancy should be placed in the tenant file with proof of resolution.  Also, TM properties are recording discrepancies on an EIV log.  

(possibly another tab in the notebook?)

Please make sure EIV data is not being shared with other  entities

State agencies such as Social Services

Tax Credit & RD monitoring officials

Make sure that you have Rules of Behavior (ROB) on anyone that needs to be in the files.

If your Regional Manager doesn’t have EIVaccess than they should do a ROB to be kept onfile at your site.

You should be addressing all reports with discrepancies or failures

1.

Print the document out of EIV2.

Show with written documentation that you have 

addressed it and place copies in the resident’s file3.

If you enlist the resident’s assistance, show that you 

have contacted them in writing

You should be using the income EIV documents as your 3rd party verification so please put them in the tenant file.  An MOR reviewer will be checking this.If EIV is not showing any income still put the print out in the file to show why you went with a 3rd party verification.  

Make sure the 3rd

party verification isno more than 120 days old

It is important to run your EIV reports as scheduled but it is just as important to address any issues those reports show.

Make sure that residents and move‐ins are being given the EIV brochure and signing the HUD 9887 & 9887A which allows us to be looking up their information in EIV.

You should have the “Receipt for HUD Handouts”document that shows what the resident has received in form of handouts.