Manual de utilizare

DataLight® Enterprise ERPCopyright AttoSOFT s.r.l. 1995 - 2011

AttoSOFT®, Babiz®, DataLight®, MyM®, MyManager® sunt marci inregistrate ale firmei AttoSOFT

http://www.attosoft.rohttp://wiki.datalight.ro

Cuprins1 Balpro - Administrare...........................................................................................................................................................1/101

2 Setari.....................................................................................................................................................................................2/1012.1 Selectie societate.................................................................................................................................................2/1012.2 Selectie data lucru................................................................................................................................................2/1012.3 Editare solduri initiale...........................................................................................................................................3/1012.4 Administrare agenti pe jurnale..............................................................................................................................4/1012.5 Administrare articole contabile pe jurnale............................................................................................................4/1012.6 Initializare an curent.............................................................................................................................................4/1012.7 Inchidere luna contabilitate...................................................................................................................................5/1012.8 Inchiderea anului in contabilitate..........................................................................................................................5/1012.9 Copiere nomenclatoare........................................................................................................................................7/1012.10 Import date in contabilitate.................................................................................................................................7/1012.11 Drepturi documente/ Perioada de editare..........................................................................................................8/1012.12 Administrare utilizatori, roluri, meniuri................................................................................................................9/101

3 Balpro - Configurare...........................................................................................................................................................12/1013.1 Stergerea unui element......................................................................................................................................12/1013.2 Tiparirea unui raport...........................................................................................................................................12/1013.3 Selectarea dintr-o lista a unui element...............................................................................................................12/1013.4 Folosirea filtrelor.................................................................................................................................................13/1013.5 Starile inregistrarilor...........................................................................................................................................14/101

4 Setarea elementelor de lucru............................................................................................................................................16/1014.1 Starile documentelor..........................................................................................................................................16/1014.2 Setari | Administrare program............................................................................................................................17/1014.3 Setari | Proprietati societate...............................................................................................................................18/101

5 Balpro - Controlling............................................................................................................................................................22/1015.1 Generalitati.........................................................................................................................................................22/1015.2 Definiri................................................................................................................................................................23/101

5.2.1 Editare realocari cheltuieli pe activitati.....................................................................................................26/1015.2.2 Genereaza realocarile..............................................................................................................................28/101

5.3 Analiza rulaje pe conturi.....................................................................................................................................29/101

6 Rapoarte.............................................................................................................................................................................32/1016.1 Raport realocari cheltuieli pe activitati................................................................................................................32/1016.2 Raport definitie analiza rulaje conturi.................................................................................................................32/1016.3 Raport analiza rulaje pe conturi..........................................................................................................................32/1016.4 Definire indicatori si Rapoarte indicatori.............................................................................................................32/101

7 Balpro - Definiri...................................................................................................................................................................33/101

8 Balpro - EditareInregistrari................................................................................................................................................35/101

9 Contabilitate.......................................................................................................................................................................36/1019.1 Adaugare inregistrari in jurnalele contabile........................................................................................................36/1019.2 Editare înregistrari în jurnalele contabile............................................................................................................37/1019.3 Editare libera a inregistrarilor in jurnalele contabile............................................................................................42/1019.4 Cauta inregistrari contabile.................................................................................................................................44/1019.5 Inchidere solduri reziduale.................................................................................................................................44/1019.6 Generare nota de inchidere luna........................................................................................................................46/1019.7 Validarea si invalidarea inregistrarilor in bloc.....................................................................................................47/1019.8 Informatii despre conturi in luna curenta............................................................................................................49/1019.9 Informatii documente contabile..........................................................................................................................51/1019.10 Informatii documente de gestiune....................................................................................................................52/101

10 Balpro - Inainte de a incepe utilizarea............................................................................................................................53/10110.1 Cerinte de sistem.............................................................................................................................................53/10110.2 Instalarea programului......................................................................................................................................53/10110.3 Notiuni generale de lucru.................................................................................................................................54/101

10.3.1 Inserarea unui nou element...................................................................................................................54/101

i

Cuprins10 Balpro - Inainte de a incepe utilizarea

10.3.2 Modificarea unui element.......................................................................................................................54/10110.3.3 Stergerea unui element..........................................................................................................................54/10110.3.4 Tiparirea unui raport...............................................................................................................................55/10110.3.5 Selectarea dintr-o lista a unui element...................................................................................................55/10110.3.6 Folosirea filtrelor.....................................................................................................................................55/10110.3.7 Starile inregistrarilor...............................................................................................................................56/101

11 Balpro - Intrebari frecvente..............................................................................................................................................58/101

12 Balpro - Meniul Cauta.......................................................................................................................................................59/101

13 Balpro - Meniul Fisiere.....................................................................................................................................................60/10113.1 Calculator.........................................................................................................................................................60/10113.2 Calculator rapoarte...........................................................................................................................................60/10113.3 Conectare utilizator..........................................................................................................................................61/10113.4 Deconectare utilizator.......................................................................................................................................62/10113.5 Schimba parola,cont e-mail..............................................................................................................................62/10113.6 Reconectare baza de date...............................................................................................................................62/10113.7 Blocare statie....................................................................................................................................................62/10113.8 Browser............................................................................................................................................................62/10113.9 Tipareste..........................................................................................................................................................63/10113.10 Setare imprimanta..........................................................................................................................................63/10113.11 Proprietati raport.............................................................................................................................................63/10113.12 Iesire...............................................................................................................................................................64/101

14 Balpro - Meniul Setari.......................................................................................................................................................65/10114.1 Selectie societate.............................................................................................................................................65/10114.2 Setarea datei de lucru......................................................................................................................................67/10114.3 Solduri initiale contabilitate...............................................................................................................................67/10114.4 Import date (surse externe)..............................................................................................................................67/10114.5 Securitate program...........................................................................................................................................67/10114.6 Proprietati societate..........................................................................................................................................69/10114.7 Optiuni numere.................................................................................................................................................74/101

15 Balpro - Meniul Soc..........................................................................................................................................................76/10115.1 Selectie societate.............................................................................................................................................76/10115.2 Parametrii conexiune........................................................................................................................................78/10115.3 Arhivare date....................................................................................................................................................78/101

16 Balpro - Meniurile programului.......................................................................................................................................80/101

17 Balpro - Prezentare generala...........................................................................................................................................81/10117.1 Beneficii ale programului DataLight Enterprise Contabilitate...........................................................................81/10117.2 Descrierea solutiei............................................................................................................................................82/101

18 Balpro - Rapoarte..............................................................................................................................................................83/101

19 DataLight Enterprise Contabilitate..................................................................................................................................84/101

20 Gestiune30 - Administrare...............................................................................................................................................86/101

21 Setari.................................................................................................................................................................................87/10121.1 Selectie societate.............................................................................................................................................87/10121.2 Selectie data lucru............................................................................................................................................87/10121.3 Editare solduri initiale.......................................................................................................................................88/10121.4 Administrare agenti pe jurnale..........................................................................................................................89/10121.5 Administrare articole contabile pe jurnale........................................................................................................89/10121.6 Initializare an curent.........................................................................................................................................89/10121.7 Inchidere luna contabilitate...............................................................................................................................90/10121.8 Inchiderea anului in contabilitate......................................................................................................................90/10121.9 Copiere nomenclatoare....................................................................................................................................92/101

ii

Cuprins21 Setari

21.10 Import date in contabilitate.............................................................................................................................92/10121.11 Drepturi documente/ Perioada de editare......................................................................................................93/10121.12 Administrare utilizatori, roluri, meniuri............................................................................................................94/101

22 Gestiune30 - Inainte de a incepe utilizarea....................................................................................................................97/10122.1 Cerinte de sistem.............................................................................................................................................97/10122.2 Instalarea programului......................................................................................................................................97/10122.3 Notiuni generale de lucru.................................................................................................................................98/101

22.3.1 Inserarea unui nou element...................................................................................................................98/10122.3.2 Modificarea unui element.......................................................................................................................98/10122.3.3 Stergerea unui element..........................................................................................................................98/10122.3.4 Tiparirea unui raport...............................................................................................................................99/10122.3.5 Selectarea dintr-o lista a unui element...................................................................................................99/10122.3.6 Folosirea filtrelor.....................................................................................................................................99/10122.3.7 Starile inregistrarilor.............................................................................................................................100/101

iii

1 Balpro - Administrare

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

1/101

2 Setari

2.1 Selectie societate

Instructiunea Selectie societate, afiseaza lista conexiunilor pe care le-ati definit deja si va permite in acelasi timp sa definiti noiconexiuni cu noi puncte de lucru/ baze de date.

Conexiunea ii spune programului pe ce baza de date trebuie sa lucreze. Daca societatile cu care lucrati si conexiunile cu bazelelor de date sunt deja stabilite, iar dvs. doriti sa schimbati doar societatea pe care lucrati, pozitionati-va cu mouse-ul pe cea pecare doriti sa lucrati si sa executati clic pe butonul Selec?ie.

Definirea unei noi conexiuni cu o baza de date sau crearea unei baze de date noi sunt explicate in acest manual la capitolul 4.1.Definirea conexiunii cu baza de date.

2.2 Selectie data lucru

Data curenta a programului este foarte importanta in procesul de introducere a datelor, pentru ca aplicatia ia ca data curenta adocumentelor aceasta data.

De asemenea, aceasta data este folosita la filtrarea implicita a rapoartelor si a diverselor definiri . Iata de ce este vital pentru obuna functionare a programului sa verificati daca de lucru a programului este cea corecta.

Data de lucru si punctul de lucru curent se pot vizualiza usor privind bara de stare a programului.

Bara de stare este de asemenea si o posibilitate de a apela dialogul de schimbare a datei, prin dublu-clic cu mouse-ul pe data.O alta modalitate de a apela dialogul de schimbare a datei este prin selectarea comenzii Selectie data lucru de la meniulSetari.

In dialog puteti scrie direct data dorita (atentie la formatarea din Windows ? daca primele doua cifre sunt ziua sau sunt luna),sau puteti apela un calendar prin care sa selectati o anumita zi. Apelarea calendarului se face fie prin apasarea tastei F2, fie

prin apasarea butonului .

wiki.datalight.ro Uz Intern 2/101

Dupa selectarea corecta a anului, lunii sau zilei, apasati butonul sau tasta "ENTER" pentru a selecta data dorita.

Daca doriti sa selectati rapid data curenta (data curenta din Windows), apasati butonul .

Dupa selectare verificati din nou in bara de stare daca schimbarea facuta e cea dorita de dvs.

2.3 Editare solduri initiale

Aceasta instructiune va ofera posibilitatea editarii soldurilor initiale ale conturilor pe care le folositi, in vederea inceperii tineriievidentelor de gestiune cu ajutorul aplicatiei DataLight Enterprise Contabilitate in orice luna a anului (nu doar in ianuarie).

Soldurile initiale se editeaza in meniul Setari/Solduri initiale contabilitate.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 3/101

Selectati activitatea pentru care doriti sa figureze in evidente soldul respectiv, folosind butonul sageata neagra din dreaptacampului Activitate. Completati soldul debitor sau creditor al contului respectiv, daca lucrul cu programul de gestiune incepe dela 1 ianuarie in anul respectiv. Daca lucrul cu programul incepe in cursul anului, completati rulajele initiale in debitul si/ sau increditul contului respectiv.

Meniul Inregistrari cuprinde si elementele:

Transfer rulaj initial in nota contabila -

Seteaza partener din extensie analitic - In functie de extensia de la simbol cont care da analiticul pentru parteneri, secompleteaza soldul initial sau rulajul initial pe partenerul cu acelasi analitic.

Transfer solduri initiale in rulaje pe anul anterior -

2.4 Administrare agenti pe jurnale

Programul faciliteaza restrictionarea operarii in program doar de persoane autorizate. In acest scop instructiunea de editareactiuni agenti pe jurnale permite administratorului de sistem sa stabileasca pentru fiecare utilizator in ce jurnale si ce drepturi(adaugare/ stergere/ modificare informatii, vizualizare, stornare, validare documente) ii sunt acordate in vederea lucrului cusoftware-ul de contabilitate. Fereastra vizualizata si modul de utilizare sunt aceleasi de la Def./Inregistrari contabile/Agenti pejurnale.

2.5 Administrare articole contabile pe jurnale

DataLight Enterprise Contabilitate faciliteaza restrictionarea operarii articolelor contabile in program doar pe anumite jurnalecontabile.

In acest scop instructiunea de editare articole pe jurnale permite administratorului de sistem sa stabileasca pentru fiecare articolcontabil in ce jurnal/jurnale "are dreptul" sa opereze.

Fereastra afisata si modul de utilizare sunt aceleasi de la Def./ Inregistrari contabile/ Articole contabile pe jurnale.

2.6 Initializare an curent

Instructiune de copiere a nomenclatoarelor din anul anterior.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 4/101

2.7 Inchidere luna contabilitate

instructiune care permite ca o data luna inchisa in contabilitate, nici un utilizator sa nu mai poata actiona asupra datelor din lunarespectiva, daca nu are drepturi in acest sens. Dreptul de a lucra in luni validate se seteaza sau se anuleaza in meniul Setari/Securitate program/Drepturi documente - perioada de editare. Totodata, validarea lunii in contabilitate introduce restrictii deeditare in Gestiune 3.0 - nu se poate edita un document de gestiune dintr-o perioada validata in contabilitate.

2.8 Inchiderea anului in contabilitate

La trecerea din luna decembrie a anului precedent în luna ianuarie a urmatorului an, pentru a putea lucra în contabilitate, estenecesara aducerea din anul care s-a incheiat in anul urmator a soldurilor finale din balanta de verificare, a planului de conturi, arapoartelor configurate, etc.

Inchiderea de an permite intoarcerea in anul anterior, pentru vizualizare sau pentru a opera documente, prin simpla selectare aunei date din anul precedent. Daca se opereaza documente care afecteaza soldurile, este necesara reluarea inchiderii de anprecedent.

Meniul folosit este Setari/Inchideri/Validari/Inchidere an contabilitate

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 5/101

Fereastra de dialog care se deschide pe ecran va ofera posibilitatea de a seta modul in care doriti sa se faca transferul de datedin anul precedent.

Cititi instructiunile numerotate de la 1 la 18 si bifati casetele corespunzatoare celor care satisfac conditiile dumneavoastra.

In acelasi timp programul va imbunatateste viteza de lucru permitandu-va sa bifati toate instructiunile printr-un singur clic pe

butonul

Butonul Nici o bifa debifeaza toate instructiunile, iar cu butonul Inversare bife casetele bifate se pot debifa, iar cele debifate sepot bifa.

Executati clic pe butonul pentru a vizualiza informatii cu privire la tabelele transferate dintr-un an in altul.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 6/101

Dac? ati mai parcurs anterior operatiunea de inchidere a anului si ati operat modificari/ adaugiri care nu afecteaza anumiteinformatii si tabele (spre exemplu nu afecteaza soldurile), puteti debifa casetele corespunzatoare acelor tabele neafectate.Programul va realiza inchiderea anului precedent fara a mai efectua iarasi copiererea de date care nu au fost afectate dereluarea lucrului in anul precedent.

La o prima inchidere a anului precedent bifati caseta corespunzatoare transferului prin stergerea datelor deja transferate pentruanul de transfer.

In situatia cand nu inchideti anul precedent pentru prima oara, puteti indica programului sa suprascrie datele salvate anterior.Pentru aceasta executati clic pe instructiunea Transferul se face prin... modificarea (suprascrierea) datelor deja transferat pentruanul de transfer.

Daca doriti inchiderea de an si transferul informatiilor in anul urmator doar pe baza documentelor validate, bifati caseta Validate.Daca doriti inchiderea de an pe baza documentelor simulate bifati caseta Simulate. Nebifarea nici uneia dintre caseteleValidate sau Simulate determina programul sa efectueze inchiderea de an pe baza documentelor operate si validate din anulanterior.

Pentru a finaliza operatiunea de setare a conditiilor in care se face transferul de date din anul anterior, executati clic pe butonul"OK". Abandonati operatiunea de inchidere de an executand clic pe butonul Abandon. In acest caz programul va va informa ca"Operatia de inchidere de an a fost anulata de dvs".

Va puteti intalni cu mesajul ca transferul s-a realizat cu erori, cu necesitatea verificarii listei cu erorile intalnite la inchiderea dean. De exemplu: CONTUL DE TOTAL NU POATE CONTINE SUME (425 pt. anul 2010)

2.9 Copiere nomenclatoare

In situatia cand lucrati cu mai multe societati in cadrul aplicatiei de contabilitate, pentru a va usura munca,programul va permitesa nu mai definiti toate nomenclatoarele ci sa le copiati pe unele dintre ele de la o societate la alta. Modul de lucru sunt celeprezentate la 4.3. Setari/ Administrare program.

2.10 Import date in contabilitate

Este meniul care face legatura cu celelalte aplica?ii Attosoft care nu folosesc tehnologia client - server. Importul din Light ' 96permite trecerea usoara de la sistemul folosit de aplicatiile Registre si Balanta, la DataLight Enterprise Contabilitate .

Utilizatorul stabileste in ce mod se va face transferul datelor intre cele 2 tipuri de aplicatii, setand perioada, punctul de lucru sitipul de informatie care trebuie sa se regaseasca in DataLight Enterprise Contabilitate .

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 7/101

Similar functioneaza configurarea importului de date din Gestiune 2.0, Mijloace fixe 2.0, Salarii ? cu setarile de rigoare.

2.11 Drepturi documente/ Perioada de editare

In partea stanga vizualizati lista cu agentii definiti anterior in program in meniul Def./Agenti/Agenti (doar cei la a caror definirenu ati bifat caseta Nu se permite logarea in sistem), iar in partea dreapta administratorul de sistem poate acorda sau revoca,dupa caz, drepturile de operare ale agentilor in aplicatie.

Selectati utilizatorul pentru care doriti stabiliti drepturi de editare.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 8/101

Setati Zile minus si/ sau Zile plus fata de data curenta, reprezentand dreptul de a edita documente cu data egala cu datacurenta minus/plus numarul de ziele completat in campurile omonime.

Optiunea Editeaza documentele altora- altor useri (utilizatori) are rolul de a da drepturi de editare utilizatorului respectiv nu doarasupra documentele intocmite de el, ci si pe acelea intocmite de alti agenti utilizatori.

Se poate stabili starea documentelor asupra carora utilizatorul respectiv poate actiona: Neoperat, Operat. Pozitionati-va cumouse-ul pe documentul pentru care doriti sa acordati/ ridicati drepturi si executati dublu clic in campul Editeaza documentele instarea aferent. Dupa clic pe butonul de selectie pentru a alege din lista derulanta starea documentelor ce pot fi editate.

In coloana Referinta puteti selecta Ziua curenta, Luna curenta, Perioada absoluta, Anul curent executand dublu clic încampul aferent. Astfel zilele plus si/ sau zilele minus se vor seta fata de referinta aleasa.

Pentru a parasi instructiunea Editare limitare agenti la editare, executati clic pe butonul Inchide. Programul va va solicitaconfimarea salvarii modificarilor operate. Executati clic pe butonul Yes.

2.12 Administrare utilizatori, roluri, meniuri

Acest meniu este una din modalitatile prin care se gestioneaza accesul agentilor utilizatori asupra datelor. Aplicatia re predefinitun numar de 10 roluri. Se selecteaza agentul pentru care se doreste atribuirea rolului, spre exemplu Agent Clienti,

si din lista de roluri disponibile, se copie cu ajutorul butoanelor cu sageata/ sageti verzi, unul, mai multe sau toate roluriledefinite. Pentru Agent clienti se atribuie rolul de Contabil.

In pagina Actiuni pe roluri se incepe prin a selecta un rol caruia dorim sa-i atribuim diferite actiuni asupra meniurilor dinaplicatie.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 9/101

Rolului Contabil i s-au atribuit actiunile

-Furnizori/ Documente primite,-Operatiuni interne/ Editare procese verbale de inventar (ambele cu posibilitatea de a edita si de a insera fara drept dea sterge)-Rapoarte/ Procese verbale de inventar.

O noua actiune se poate atribui rolului prin postarea pe una din actiunile din lista din stanga si mutarea ei in lista din dreaptafolosind butonul cu sageata verde.

Cand s-au atribuit toate actiunile dorite pentru rolul Contabil, se finalizeaza prin clic pe butonul

Adaugarea unui rol nou in lista de roluri, respectiv stergerea din lista a rolului selectat se face cu ajutorul butoanelor

Pe tabul Roluri/ ierarhie agenti exista pagina Actiuni la pornire. Aici, din lista de actiuni la pornire disponibile se poate selectao actiune sau mai multe pe care programul sa le indeplineasca imediat dupa logarea in sistem a utilizatorului.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 10/101

In imaginea de mai sus, actiunea la pornire imediat dupa logarea in Balpro va fi afisarea Raportului Note contabile(Contabilitate).

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 11/101

3 Balpro - Configurare

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

3.1 Stergerea unui element

Stergerea se face prin apasarea butonului sau prin apasarea combinatiei de taste Ctrl+Delete. O alta varianta este

apasarea butonului din navigator.

ATENTIE !In cazul stergerii de documente, trebuie sa fiti foarte atenti care este lista activa din acel moment. Pe dialogurilede documente exista doua liste: lista de documente (in partea stanga) si lista cu pozitiile de pe acel document, in parteadreapta. Va puteti da seama pe ce lista va aflati in functie de culoarea titlurilor listei. Daca titlurile sunt scrise cu rosu, aceea estelista activa si din acea lista se va realiza stergerea. Trecerea de pe o lista pe cealalta lista se face prin apasarea tastei F3. Esteposibil sa intentionati stergerea unei pozitii dintr-un document (vizibila in dreapta dialogului) si sa stergeti de fapt un documentdin lista (in stanga dialogului).

Exista doua moduri de vizualizare intr-o fereastra:

1. afiseaza lista cu documente emise

2. fara afisare a listei cu documentele emise

Programul va ?anunta? asupra carei ferestre actioneaza prin culoarea cu care scrie elementele capului de tabel. Sunt scrise cuculoarea rosie titlurile listei cu informatiile asupra carora interveniti (adaugati, modificati, stergeti) in acel moment.

3.2 Tiparirea unui raport

Tiparirea unui raport se face prin apasarea butonului sau a tastei Print screen. Se va tipari continutul raportului(dupa ce in prealabil el a aparut pe ecran) sau se va da comanda de tiparire pe formular (daca trebuie tiparite facturi sau avize).

Tiparirea unui document se mai poate face din iconita care se afla sub sectiunea de filtrare

3.3 Selectarea dintr-o lista a unui element

O parte din informatiile de pe dialoguri trebuie sa fie selectate dintr-o lista de informatii predefinite, in loc sa fie completate

manual. Pentru aceasta, acele campuri apar ca liste de selectii:

Pentru a deschide o astfel de lista (pentru a vedea si selecta optiunea dorita) trebuie sa apasati tasta F2, odata pozitionati in

acel camp (campul apare cu fond galben). O alta varianta este sa folosti mouse-ul facand clic pe sageata in jos din dreaptasau prin dublu-clic pe campul respectiv. In acel moment, lista de selectie se deruleaza in jos, pemitandu-va sa selectati

elementul dorit. Dupa ce v-ati pozitionat pe elementul dorit, apasati tasta ENTER sau butonul . Daca nu mai doriti sa

selectati nimic, apasati tasta ESC sau butonul

wiki.datalight.ro Uz Intern 12/101

Observatie ! Elementul pe care doriti sa-l selectati trebuie sa fie deja definit pentru a-l gasi in lista. Daca el nu se afla in listaatunci se va introduce apasind Nou, toate butoanele din ferestre daca pozitionati cursorul deasupra lui va apare un hint caredescrie functionalitatea butonului.

3.4 Folosirea filtrelor

In unele situatii este posibila restrangerea setului de informatii afisate, pentru a va putea concentra asupra unor date mairestranse. Pentru aceasta, filtrele trebuie sa fie in primul rand activate, prin bifarea casutei de validare

asociate.

Dupa ce filtrul s-a activat, puteti derula lista de selectie pentru a se putea selecta optiunea

dorita.

Butonul are rolul de a aplica filtrarile alese si afisarea numai a celor informatii care dorim sa le vedem.

Pentru a alege o anumita perioada se va apasa pe butonul care are rolul de a afisa urmatorul calendar.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 13/101

Pentru a selecta o anumita data se face clic pe numarul lunii(ex: numarul 6-> iunie) si pe data dorita. Daca dorim sa selectam

data de astazi se va apasa pe butonul care va prelua data din sistemul de operare.

3.5 Starile inregistrarilor

O informatie importanta cu privire la documente este cea referitoare la starea acestora. Pentru ca un document sa afectezerapoartele, el trebuie sa fie in starea Operat.

Indiferent de tipul de document de intrare/ iesire (facturi, avize, bonuri de consum, etc.) pe fereastra de editarea a documentelor,campul Stare va furnizeaza in orice moment aceasta informatie. Documentele neoperate vor fi marcate cu un fond de culoarearosie in coloana Data in lista de inregistrari existente in program.

Mai mult, exista un cod de culori la Inregistrari/Legenda - cod culori, cu ajutorul caruia identificati cu usurinta stariledocumentelor.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 14/101

Starea Tiparit presupune ca documentul este Operat dar nu este inca Validat. Starea Validat implica faptul ca documentul afost verificat si inchis. Schimbarea acestei stari este permisa doar utilizatorilor cu drepturi depline asupra datelor din program.

Programul permite ca pe documente sa se vizualizeze notele contabile prin folosirea butonului . Conditia este ca pe antetuldocumentului sau in pozitiile de marfa sa fie asociat un articol contabil. Vizualizarea notei contabile la editarea documentuluipermite efectuarea de corectii din timp (nu dupa ce s-a efectuat exportul din gestiune in contabilitate)

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 15/101

4 Setarea elementelor de lucru

4.1 Starile documentelor

Din motive de securitate, programul prevede existenta a mai multor stari ale inregistrarilor: Neoperat, Operat,Validat, Simulat.Documentele aflate in starea Neoperat nu sunt luate in considerare de program la intocmirea rapoartelor, ele sunt considerateca fiind incomplete/ in decurs de editare. De aceea, dupa ce ati finalizat introducerea tuturor datelor aferente unei inregistrari,

executati clic pe butonul

Un document odata Operat, daca este modificat, trebuie din nou operat.

Validat - este o stare a unei inregistrari utila pentru a limita drepturile de a actiona asupra datelor deja lucrate. Deexemplu, utilizatorul cu drepturi depline stabileste in luna aprilie ca datele pe perioada de pana la 31 decembrie anulanterior sunt corecte, declaratiile fiscale depuse si deci nu este cazul ca utilizatorii obisnuiti sa mai intervina asupra lor.

Simulat - este starea unei inregistrari care serveste doar pentru a obtine rapoarte simulate in anumite conditii (deexemplu se pot obtine previzionari ale indicatorilor financiari, plecand de la premisa ca anumite operatiuni comercialevor avea loc). Prin aceasta stare, introducerea documentului respectiv in jurnale nu va afecta operatiunile efectuate deceilalti operatori din sistem si nici obtinerea de rapoarte de catre acestia. Ulterior managerii pot obtine rapoartele tinandcont si de documentele simulate sau tinând cont doar de documentele reale.

Documentele in starea Simulat nu pot fi Validate sau marcate Verificate.

Verificat - este o stare a unei inregistrari utila pentru fimele mari si care doresc sa verifice corectitudinea inregistrarilor.

Butoanele pentru validare, verificare, invalidare, afisare a istoricului acestor operatiuni asupra documentului sunt :

Din meniul Setari -> Securitate program, pentru fiecare utilizator se pot stabili drepturile de a actiona asupra documentelor sistarilor acestora. Operarea, Validarea ?i Invalidarea se pot face pe fiecare înregistrare in parte, sau global in functie de anumiteconditii/ filtre stabilite de utilizator.

Din meniul Contabilitate -> Valideaza inregistrari in bloc,

utilizatorii cu drepturi de a valida, pot sa automatizeze validarea tuturor documentelor cu data intr-o anumita perioada, sauapartinand unui anumit jurnal, sau partener, sau combinatii ale campurilor din fereastra. Dupa validare, inregistrarile vor fivizualizate/scrise cu caracter bold.

Pe un principiu identic functioneza invalidarea in bloc.

wiki.datalight.ro Uz Intern 16/101

4.2 Setari | Administrare program

Printre intructiunile disponibile amintim:

Generator rapoarte - instructiune folosita pentru a incarca rapoarte suplimentare fata de cele oferite implicit deDataLight Enterprise Contabilitate.

◊

Rap. externe - server -◊ Rap. externe - importate -◊ Copiere nomenclatoare - faciliteaza mult lucru si economiseste timp prin faptul ca nomenclatoarele definite laun moment dat intr-o baza de date pot fi transferate imediat intr-o alta. Astfel, se pot copia: Articolelecontabile, Jurnale,Indicatori, Note virtuale, Planul de conturi, rapoartele definite de utilizator.

◊

Executati clic pe butonul Selectie societate sursa pentru a vizualiza pe ecran lista de Selectie conexiuni cu societatile definitein program. Postati-va pe societatea aleasa drept sursa si executati apoi clic pe butonul Selectie. Procedati identic pentru aselecta societatea destinatie, executand clic pe butonul Selectie societate destinatie. Setati pentru fiecare din cele 2 societatiAnul din/ in care doriti copierea nomenclatoarelor.

Selectati tipul de informatii de copiat executand clic pe butonul cu sageata neagra figurat in

imagine.

Din lista derulanta care se afiseaza pe ecran selectati unul din nomenclatoare: Art. Contabile, Chei control, Corelatii conturi,Indicatori, Note calculate, Planul de conturi, Rapoarte definite de utilizator, Terti, Variabile articole contabile, Variabile globale.

In stanga ferestrei de dialog (societatea sursa) se vor putea vizualiza acum elementele nomenclatorului respectiv. Le puteticopia in totalitate sau partial in societatea destinatie.

Pentru a le copia in totalitate executati clic pe butonul cu 2 sageti si confirmati apoi programului ca "Doriti copierea tuturorinregistrarilor din stanga". Pentru a le copia partial, postati-va succesiv pe pozitiile din nomenclator pentru care doriti copierea siexecutati apoi clic pe butonul cu o sageata.

Sterge conturi nefolosite - instructiune la folosirea careia programul afiseaza mai intai lista conturilorneutilizate si apoi, in urma selectarii a catorva dintre ele sau a tuturor, se poate debarasa planul de conturi dedatele inutile la un

◊

moment dat.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 17/101

Fuziuni - conturi analitice, agenti, parteneri. Aceasta instructiune, ca si precedenta permite optimizarea la unmoment dat a informatiilor din bazele de date (de exemplu la un moment dat pot exista doua denumiri pentruacelasi partener, denumiri introduse de 2 utilizatori diferiti, iar unificarea acestora si a tuturor celor aflati inaceeasi situatie usureaza munca utilizatorului).

◊

Proprietati societate - Prin intermediul acestui meniu se pot stabili modalitati de folosire a anumitor instructiunidin program. Instructiunea e vizibila si la meniul Setari.

◊

Optiuni numere - In acest meniu se vor defini modul de afisare/ editare a valorilor din program. Optiunea areurmatorul dialog:

◊

Se stabileste nr. de zecimale la editarea sau afisarea cantitatilor, preturilor in lei sau valuta, valorilor de pe documente in lei sauvaluta, a procentelor.

Lucrul fara zecimale poate induce utilizatorul in eroare in anumite situatii (valoarea afisata la total factura poate diferi in aparentade valoare obtinuta prin inmultirea cantitatii cu pretul unitar).

4.3 Setari | Proprietati societate

Meniul Setari/Proprietati societate este destinat stabilirii de la bun inceput a modului in care se lucreaza cu programul. Setarilesunt diferentiate conform ferestrei din stanga dialogului (General, Documente, Nomenclatoare, Incasari/ Plati, etc.)

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 18/101

Pagina Proprietar cuprinde datele generale ale firmei care utilizeaza aplicatia de gestiune, date care pot fi ulterior folosite inantetul rapoartelor.

Pagina General - afecteaza operarea in aplicatie in toate meniurile

(a)Seteaza data curenta din sistem la incarcarea programului aceasta bifa ne seteaza data implicita a programului cucea a sistemului de operare.(b)Mod modificare implicit selectat aceasta bifa permite (cand este activata) modificarea unui document din programfara a mai apasa inainte butonul Modifica(c)Mod cautare seteaza modul implicit de cautare a unei inregistrari din program dupa 'contine' sau 'incepe cu...' (ex.selectie marfa Alt + S sa caute dupa contine sau incepe cu...)(d)Cautare key-sensitive globala(e)Key-sensitive (caractere mici/mari sunt distincte) se tine cont la selectia sau cautarea in nomenclatoare de caracteremici sau mari

Pagina Replicare/ Puncte de lucru distributie contine:

(a)Punct de lucru baza(b)Editare date(c)Nomenclatoare la care inserarile se fac direct in punct de lucru Baza

Pagina Diverse

Pagina Nomenclatoare:

Pagina Activitati (clasificare multicriteriala)

(a)numarul maxim al categoriilor de activitati utilizatorul poate introduce numarul maxim al categoriilor de activitati

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 19/101

(b)dimensiune maxima a codului de activitate pe o categorie utilizatorul poate introduce dimensiunea maxima a coduluide activitate pe o categorie. Odata introduse valorile pentru numarul maxim al categoriile de activitati si pentrudimensiunea maxima a codului de activitate pe o categorie, acestea nu mai pot fi schimbate mai tarziu. La crearea uneinoi baze de date campul numarul maxim al categoriilor de activitati vine implicit cu valoarea "1",iar dimensiuneamaxima a codului de activitate pe o categorie vine implicit cu valoarea 15.

Info ! S-a pornit de la ideea definirii si folosirii bugetelor/ activitatilor astfel incat sa poate fi folosite in paralel mai multecriterii. Folosirea acestui mod nou de lucru cu bugetele urmareste sa simplifice modul de intelegere si de folosire a acestoraobtinerea rapoartelor contabile cu filtrare pe una sau mai multe activitati simultan. Exemplu de utilizare:

- Activitatea 1 poate sa fie afacerea : productie, desfacere, transport- Activitatea 2 poate sa cuprinda punctele de lucru: Galati, Braila, Tulcea- Activitatea 3 poate sa cuprinda gestiunile sau departamentele- Activitatea 4 poate sa cuprinda agentii sau masinile.

Pagina Planul de conturi

(a)afiseaza tipurile de conturi colorat distinct(b)afiseaza planul de conturi arborescent(c)cu confirmare la crearea automata a conturilor analitice

Pagina Parteneri

(a)mod generare cod partener

- liber se editeaza liber codul partenerului dupa cum doreste utilizatorul- cu codul punctului de lucru se genereaza codul partenerului automat cu codul punctului in fata urmat de codulpartenerului- cu cod fiscal se genereaza automat codul partenerului cu codul fiscal- cu cod numeric

(b)inserare partener in baza permite inserarii automate a partenerului in baza daca este definit in punct fara a tine cont dereplicare (se seteaza conexiunea la baza de date)

(c)campuri obligatorii la adaugarea de parteneri noi restrictioneaza la definirea unui partener sa se completeze obligatoriu sicampurile bifate aici (nu permite salvarea definirii partenrului daca nu sunt completate aceste campuri obligatorii)

(d)mod verificare cod fiscal

- fara verificare nu se verifica codul fiscal daca este introdus incorect- verificare formala dupa cod control programul verifica unicitatea si nr. caractere ale codului fiscal (minim 5 caractere).Este recomandata folosirea acestei verificari pentru a evita dublarea tertilor in baza de date (si distorsionarearapoartelor).- verificare pe site web al MF necesita conexiune la Internet si face compararea si verificarea informatiilor cu aceleaexistente pe site-ul oficial.

Pagina Contabilitate/ Contare documente de gestiune

Preia activitatea implicita din:

- agenti- gestiuni

Setarea activitatii pe documente poate fi facuta manual sau se pot folosi setarile implicite din Editare agent respectiv Editaregestiuni. Adica programul va asocia documentelor activitatile in functie de gestiunea sau agentul folosit. Contarea se facecumulat Contarea pe document si nu distinct pentru fiecare pozitie din document permite reducerea numarului de inregistrari dintabele, si implicit ar permite cresterea vitezei de lucru a aplicatiei.

Pentru un document din gestiune cu mai multe pozitii, in contabilitate se exporta un document cu articolul contabil si conturileaferente. Pentru fiecare pozitie de pe documentul din gestiune, in contabilitate vor fi mai multe linii/ inregistrari , corespunzatoarenumarului de linii din articolul contabil folosit.

Contarea se poate face cumulat:

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 20/101

- pe document- distinct pentru fiecare pozitie din document.

Alte setari ale transferului informatiilor din gestiune in contabilitate:

- exporta documente, incasari etc la operare in jurnale permite exportul automat in contabilitate la operareadocumentului (ctrl+enter)- vizualizare nota contabila la operare document - afiseaza nota contabila in momentul operarii documentului- se lucreaza cu contabilitatea in fiecare punct - exista contabilitate in puncte si se face import in fiecare punct in partecat si in baza

Se poate seta modul de import a explicatiilor in contabilitate, inclusiv din punct de vedere al ordinii acestora.

Pagina Planificare bugete/ Configurare optiuni activitati bugete

- Activare modul planificare bugete pentru societati comerciale.- Activare modul planificare bugete pentru unitati bugetare (ALOP).

Pagina Servere

Conexiune FTP:

(a) adresa ip server - adresa de conectare la serverul de FTP(b) user name - utilizatorul de conectare la FTP(c) user passwd - parola utilizatorului pentru FTP(d) director root ? director cu drepturi de scriere, creat pe ftp, prin intermediul caruia se realizeaza transferul prin ftp alinformatiilor (export/ import nomenclatoare)(e) port - portul de conectare la FTP(f) time out ? valoare care trebuie setata identic la Servere/ Configurare conexiune ftp

Pagina Utilizatori conectare server SQL - Zona in care se fac configurari pentru utilizatori cu drepturi de Administrator si cudreptul de a face fuziuni.

Pagina Optimizari - Se lucreaza FARA repartizari de sume pe conturi intre documentele contabile : setare care se stabileste lainceputul lucrului cu aplicatia.

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 21/101

5 Balpro - Controlling

Aceasta pagina poate fi descarcata ca manual PDF (daca nu aveti instalat Adobe Acrobat Reader pe calculatorul d-voastra, obtineti o copie gratuita de la http://get.adobe.com/reader/ )

AttoSoft

5.1 Generalitati

Controlling (de la engl. "a conduce, a regla", nu "a controla") este un ansamblu de instrumente calitative si cantitative decontrol care sunt introduse pentru coordonarea informatiilor si pentru sprijinirea proceselor de decizie.

Controlling-ul reprezinta un set de activitati necesare pentru a conduce si coordona toate procesele si activitatile firmei, inscopul scaderii costurilor, maximizarii incasarilor si indeplinirea obiectivelor strategice/ economice.

Controlling-ul are trei caracteristici principale:

1. Se adreseaza intregii intreprinderi ? are deschidere asupra tuturor activitatilor si proceselor acelei intreprinderi.

2. Este orientat catre viitor ? controlling-ul trebuie sa aiba in vedere imbunatatirea permanenta a proceselor si functiilorintreprinderii si sa ofere un sistem de avertizare timpurie asupra problemelor care pot aparea in cadrul intreprinderii,punctual, sau pe intreaga intreprindere.

Controlling-ul este un sistem de avertizare timpurie - prin urm?rirea permanent? ?i cu aten?ie a planific?rii ?i prin evaluareaabaterilor, sistemul de Controlling î?i îndepline?te func?ia de sistem de avertizare timpurie: trage semnalul de alarm? c?tremanagement în momentul în care anumite elemente ale planific?rii nu sunt îndeplinite sistematic, sau, dup? evalu?rile f?cute decontrolling nici nu sunt posibil de îndeplinit cu datele din acel moment.

3. Este orientat spre decizie, dar nu va lua decizia ? departamentul de controlling lucreaz? ca un consultant pentrumanagement: el preg?te?te decizia, preg?te?te toate informa?iile de care managementul are nevoie pentru a luadecizia, dar departamentul de controlling nu va lua nici o decizie. Managementul va lua decizia pe baza datelorfurnizate de departamentul de controlling. Departamentul de controlling trebuie s? fie unic ?i s? aib? în vedere toateprocesele ?i func?iile întreprinderii.

Din datele furnizate de departamentul de controlling, managementul va extrage acele date care-i sunt utile pentru a lua decizia(ideal ar fi ca departamentul de controlling s? nu furnizeze informa?ii parazitare).

Departamentul de controlling trebuie s? aib? un comportament etic privitor la datele pe care le furnizeaz? c?tre management: unset de date bune va duce la luarea unei decizii corecte, un set de date voit gre?ite va duce la luarea unei decizii eronate ?i apredarea întreprinderii în mâinile concuren?ei.

Departamentul de controlling are la dispozi?ie mai multe instrumente pentru a-?i realiza func?ia de sistem de avertizaretimpurie:

1. Analiza GAP (din engl. GAP = desp?r?ire, separare) ? aceast? analiz? arat? diferen?a, distan?a dintre obiectivele strategiceale firmei ?i obiectivele pe care întreprinderea le va atinge cu mijloacele pe care le folose?te la momentul analizei.

2. Analiza ciclului de via?? al produselor ? analiza care arat? ce cot? de pia?? va avea un produs care este vândut cucaracteristicile actuale fa?? de cota de pia?? dorit? prin strategia managementului

3. Analiza portofoliului ? strâns legat? de analiza de mai sus, analiza portofoliului arat? ce combina?ie de produse trebuie s?ofere întreprinderea pentru a-?i atinge obiectivul strategic fixat de management referitor la cota de pia?? pentru întreaga

wiki.datalight.ro Uz Intern 22/101

întreprindere.

4. Analiza costurilor ? de departe cea mai mare component? a sistemului de controlling, analiza costurilor are dou?componente:

a. Calcula?ia costurilor ? posibilitate de a separa costurile pe costuri fixe ?i costuri variabile ?i de a calcula, pentrucostul fiec?rui produs componenta de costuri fixe ?i componenta de costuri variabile ce compun costul final.b. Managementul costurilor ? pornind de la calcula?ia costurilor, managementul costurilor este un sistem careadministreaz? aceste costuri, în scopul optimiz?rii ?i sc?derii lor, inclusiv schimbarea structural? a costurilor (fixe ?ivariabile) în costul total al produsului.

Analiza costurilor este modalitatea prin care departamentul de controlling urm?re?te realizarea bugetelor de costuri, raportulpre?/ cost ?i, în final, atingerea obiectivului strategic de profit fixat de management.

Controlling-ul opereaz? cu urm?torii indicatori principali:

1. Break ? even point [Pragul de rentabilitate]? cantitatea de produse ce se vinde astfel încât prin încasarea pre?urilorproduselor, întreprinderea î?i acoper? în totalitate costurile, iar profitul este 0. Dac? întreprinderea vinde ?i încaseaz?sub aceast? cantitate, atunci se va înregistra o pierdere. Dac? se va vinde ?i se va încasa peste aceast? cantitate,atunci întreprinderea va înregistra un profit egal contravaloarea produselor vândute ?i încasate peste valoarea debreak even point.

2. Cash ? flow point ? cantitatea de produse ce se vinde astfel încât prin încasarea pre?urilor produselor,întreprinderea î?i acoper? toate costurile pl?tibile (ie?irile de cash).

3. Contribu?ia marginal? [sau 'de acoperire']? este diferen?a dintre pre?ul unui produs ?i suma costurilor variabilepentru acel produs. Se consider? costuri variabile doar acele costuri care ar fi 0 dac? produsul sau serviciul nu s-ar fiprodus ?i care variaz? în func?ie de num?rul produselor sau serviciilor.

4. Profit (din punctul de vedere al sistemului de Controlling, nu din punct de vedere contabil) ? este diferen?a dintrecifra de afaceri încasat? ?i totalitatea costurilor (fixe ?i variabile) care au ap?rut pentru a realiza respectiva cifr? deafaceri. De asemenea, poate fi calculat? ca diferen?? dintre suma contribu?iilor de acoperire ale tuturor produselor ?icosturile fixe.

5.2 Definiri

Meniul Controlling are drept scop realocarea/"mutarea" cheltuielilor atribuite activitatilor indirect productive pe activitati directproductive, pentru a urmari influenta reala a acestora in costurile cu care se obtine produsul finit/ serviciul prestat.

In acest mod, managementul poate stabili care este pretul minim sub care firma nu-si mai poate desfasura activitatea (pentru cava sti marimea reala a cheltuielilor raportata la unitatea de produs). Mergand cu rationamentul in sens invers, managementulpoate afla (avand in vedere si preturile concurentei) care este pretul peste care firma nu-si mai poate desfasura pe piata. Astfel,se poate determina valoarea maxima "admisibila" a cheltuielilor si implicit, activitatile indirecte aferente care trebuiescre-organizate.

Lucrul in DataLight Enterprise Contabilitate pentru a utiliza sistemul de rapoarte Controlling, incepe in meniul Setari/Proprietati societate/ Nomenclatoare/ Activitati (clasificare multicriteriala).

Controlling

wiki.datalight.ro Uz Intern 23/101

Clasificarea multicriteriala pe activitati se poate folosi doar la inceputul uni exercitiu financiar, sau daca pana in momentulrespectiv nu s-a lucrat deloc cu activitati.

Observatie ! Daca se lucreaza cu clasificare multicriteriala a activitatilor, acest mod de lucru se va pastra in continuare laoperarea/ editarea in contabilitate si in rapoarte (in filtre, in loc de lista de selectie de activitati se afiseaza fereastra decompunere a activitatilor).

Altfel, la incercarea de a folosi acest mod de lucru, in momentul salvarii setarilor (Ctrl- Shift - OK), aplicatia afiseaza mesajul:

In exemplul prezentat se lucreaza cu maxim 3 categorii de activitati. O categorie se adauga folosind butonul + si completand dela tastatura numele ei si numarul de caractere al codului acesteia.

Controlling

wiki.datalight.ro Uz Intern 24/101

Suma totala a nr. de caractere trebuie sa fie 15, altfel linia de total va anunta aceasta depasire, prin scrierea cu font de culoarerosie.

Selectia activitatilor se face din categoriile definite◊ Selectia activitatilor se face din lista de selectie◊

Categoriile definite in Proprietati societate se regasesc in meniul Definiri/ Centre de profit si pierdere/ Activitati - CategoriiClasificare. Reciproc, ceea ce este definit in acest ultim meniu se regaseste in Proprietati societate, cu conditia sa nu sedepaseasca numarul maxim de categorii stabilit acolo.

Definiri/ Centre de profit si pierdere/ Activitati - Categorii - meniu in care fiecarei categorii de activitate i se atribuie odenumire si un cod (nr. de caractere al codului respecta nr. de caractere setat in Proprietati societate).

Controlling

wiki.datalight.ro Uz Intern 25/101

Definiri/ Centre de profit si pierdere/ Activitati - Bugete - meniu in care se definesc activitati pe baza criteriilor/ categoriilor(PROIECT, JUDET, DEPARTAMENT) definite anterior, prin combinarea acestora.

Tip activitate - Centru de venit, Centru de profit, AmbeleCP asociat -Controller - Selectat din lista de AgentiResponsabil - Selectat din lista de Agenti

5.2.1 Editare realocari cheltuieli pe activitati

Este meniul prin care cheltuielile/ veniturile inregistrate pe o anumita activitate sunt "mutate" = realocate unei alte activitati

Controlling

wiki.datalight.ro Uz Intern 26/101

Se completeaza campurile aferente:

Anul,Luna,Nume relocare,Descriere.Criteriu - reprezinta o ?unitate de masura? a entitatii ce va fi realocata (de exemplu daca doresc urmarirea cheltuielilorcu salariatii criteriu va fi ?Nr. Salariati? sau "Nr. Personal").Valoare maxima criteriu - reprezinta acea valoare care va fi impartita pe activitati.Tip realocare - In functie de Totala sau Partiala, pe activitatea/ activitatile destinatie se realoca intreaga valoareaferenta activitatii sursa sau doar o parte a acesteia.

Dupa generarea realocarilor, sumele ramase pe activitatea sursa, vor aparea scrise cu rosu in raportul Realocari cheltuieli peactivitati.

Baza cont - se selecteaza din planul de conturi, cel pentru careActivitate echiv. srs. - in fereastra care se afiseaza pentru selectia activitatii, in functie de setarea Selectiaactivitatilor se face din categoriile definite (cazul acesta) sau Selectia activitatilor se face din lista de selectie -din Proprietati societate/ Nomenclatoare/ Activitati (clasificare multicriteriala)

Selectand din liste pentru fiecare categorie se completeaza acest camp, urmarind a se selecta astfel una dintre activitatile"compuse" care se regasesc in lista de la Definiri/ Centre de profit si pierdere/ Activitati - Bugete.

Controlling

wiki.datalight.ro Uz Intern 27/101

Se selecteaza activitatea sursa de unde vor fi luate cheltuielile pentru a fi realocate.

Se selecteaza activitatea destinatie unde vor fi alocate cheltuielile. Pentru fiecare activitate destinatie se trece valoare ce iieste realocata in coloana valoare criteriu.

Coloana Valoare criteriu va contine valori a caror suma trebuie sa fie mai mica sau egala cu valoarea pe care am completat-oin campul Val. max. criteriu.

Valoarea din campul Diferenta ramasa este diferita de zero daca realocarea este partiala.

Calcul realocare - daca realocarea nu a fost generata, nu se completeaza nimic; daca realocarea a fost generata sieste indeplinita conditia "suma valorilor din coloana Valoarea criteriu este mai mica sau egala cu valoarea din campulVal. max. criteriu se completeaza OK; SUMA CRITERIILOR ESTE ZERO SAU NEDEFINITA daca totalul coloaneiValoare criteriu este zero.

In meniul Inregistrari/ Calculeaza realocarile pe anul curent - se deschide fereastra Genereaza realocarile.

Realocarile se definesc lunar. De la o luna la alta se pot copia.

5.2.2 Genereaza realocarile

In fereastra de generare a alocarilor

Controlling

wiki.datalight.ro Uz Intern 28/101

se seteaza punctul de lucru, anul pentru calculul realocarilor, luna pentru calculul realocarilor.

In urma generarii, pe ecran se va afisa raportul Realocari cheltuieli pe activitati. In acest raport, in rosu apar sumele alocateactivitatii sursa.

Generarea de realocari, lucreaza similar unei note de inchidere luna in sensul ca asa cum in note se realizeaza egalitatea intreconturile de venituri si cheltuieli cu cel de profit si pierdere (mutarea de pe creditul unui cont pe debitul altui cont), asa si inrealocari se realizeaza egalitatea intre 2 activitati (sursa si destinatie), fara a afecta insa rapoartele contabile. Adica un raportcontabil filtrat pe o anumita activitate va afisa acelasi rezultat si inainte si dupa realocare.

Influenta realocarilor pe activitati este vizibila doar in raportul de analiza a rulajelor pe conturi.

5.3 Analiza rulaje pe conturi

Editare indicatori pe rulaje (pentru rapoarte fara formule contabile)

Butonul marcat cu rosu este cel prin intermediul caruia se afiseaza fereastra prin care se definesc codul si numele unui nouraport/ indicator.

Aceeasi fereastra se obtine pe calea :

- butonulmarcat cu rosu, si apoi din - butonul Nou

Controlling

wiki.datalight.ro Uz Intern 29/101

Definim un raport nou:

Controlling

wiki.datalight.ro Uz Intern 30/101

pentru a adauga conturile in raport, se foloseste butonul

Se afiseaza fereastra de mai jos in care se completeaza/ editeaza pozitiile raportului.

Campurile Clasa, Grupa, Subgrupa, Descriere - nu sunt definite in prima faza - aceste campuri se completeaza direct de latastatura (nu se selecteaza din liste). Listele de selectie pentru aceste campuri se "populeaza" pe masura ce se definescpozitiile indicatorului.

Aceste campuri apar scrise in indicator cu culori diferite, legenda acestora fiind ilustrata in partea stanga a ecranului.

Este expresie de calcul - ??????Include activitati - Toate activitatile sau Doar cele selectate. In exemplul prezentat au fost selectate doar 2 din cele 3activitati. In rezultatul obtinut se va tine cont doar de acele 2 activitati.

Semn cont si Tip rulaj - Valoarea din rulajul de pe debitul contului selectat, pentru activitatile selectate, se aduna la restulvalorilor din celelalte conturi, pentru a obtine ceea ce in final va furniza Raport analiza rulaje pe conturi.

Controlling

wiki.datalight.ro Uz Intern 31/101

6 Rapoarte

6.1 Raport realocari cheltuieli pe activitati

Prezinta rezultatul realocarilor efectuate intr-o anumita perioada (luna/an), cu posibilitate de filtrare pe punctul de lucru, activitatesursa, activitate destinatie.

Raport Realocari cheltuieli pe centre de cost

6.2 Raport definitie analiza rulaje conturi

Raport Definitia Analiza rulajelor pe conturi

6.3 Raport analiza rulaje pe conturi

Afiseaza informatia in format OLAP (Online analytical processing), grafic sau sub forma obisnuita de raport.

Raport Analiza rulaje pe conturi

6.4 Definire indicatori si Rapoarte indicatori

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

wiki.datalight.ro Uz Intern 32/101

7 Balpro - Definiri

Aceasta pagina poate fi descarcata ca manual PDF (daca nu aveti instalat Adobe Acrobat Reader pe calculatorul d-voastra, obtineti o copie gratuita de la http://get.adobe.com/reader/ )

AttoSoft

Pentru lucrul cu aplicatia DataLight Enterprise Contabilitate in conditii optime este bine sa definiti de la inceput anumiteelemente : planul de conturi, variabile contabile, articole contabile, parteneri, formule de calcul, etc.

Aplicatia are predefinite planul de conturi si articole contabile, oferind in acelasi timp si utilizatorului posibilitatea de a le modificape cele predefinite si de a defini altele noi. Aceasta se realizeaza folosind instructiunile din meniul Def.

In aceasta parte a manualului vom prezenta modul de definire a principalelor notiuni necesare in program. Aceste notiuni sunt:

· definirea cotelor de tva,la care vor fi ascociate toate marfurile· tipuri de documente, documentele care vor fi folosite in lucrul cu programul(facturi, solduri initiale, avize, formulare)· tipuri de documente incasari/plati, documentele pe care se vor face incasarile si platile(cecuri,operatiuninumerar,operatiuni banca)· Centre de profit si pierdere, unde se vor defini punctele de lucru, gestiunile,centrele de descarcare,activitatile/bugetele,resurse/bugete, centre de profit si pierderi.· definirea planul de conturi, unde se vor defini conturile cu care lucram in gestiune.· definirea Inregistrari contabile, unde se vor stabili variabile globale cu care vom lucra in articolele contabile,articolelecontabile,agentii pe jurnale,categorile de jurnale si jurnalele contabile.· definiri marfuri/servicii, unde se vor defini grupele contabile,grupele de marfa,categoriile de facturare,marca marfi,marfurile.· definirea preturilor, unde se vor defini listele de preturi pe gestiuni.· definirea partenerilor,unde se vor defini caracteristicile partenerilor si lista CAEN, aici sunt si elemente predefinite dinprogram.· definirea valutelor, unde se vor definit valutele cu factorul de conversie· definirea cursului valutar care se poate actualiza direct prin conexiune la intenet.· definirea semnaturilor.

Important Fiti atenti la aceste lucruri importante!

Modul de definire elementelor din aceasta sectiune este foarte important intrucat acestea se regasesc in codificarea altorelemente precum documente, parteneri etc. Este foarte important sa nu stergeti sau sa schimbati codurile si denumirileelementelor daca deja s-au facut inregistrari in baza de date sau ati atribuit deja aceste coduri.

Exista posibilitatea ca utilizatorul sa lucreze cu programul in 2 sau mai multe locatii, astfel incat sa se centralizeze un maximumde informatie privind activitatea comercial. Exista de asemenea posibilitatea transferului de informatie (prin modem sau altsistem de transmisie) intre punctele de lucru si pe circuitul puncte de lucru -− baza.

Programul DataLight Enterprise Contabilitate va permite sa urmariti rentabilitatea firmei dumneavoastra pe diversele activitatipe care le desfasurati. In acest mod, programul va permite sa specificati activitatea pentru care s-au facut diverse cheltuieli saus-au obtinut venituri.

Definirea de activitati/bugete va foloseste atat la stabilirea modului de alocare a resurselor pe activitati cat si la obtinereaulterioara a rapoartelor in functie de acestea, fara a mai fi necesar crearea de analitice. Spre exemplu,folosirea unui mijloc detransport (impreuna cu toate cheltuielile aferente) poate fi impartit pe activiti:

- de livrare marfa (Activitatea 1),- activitati de transport personal si prestatii de service (Activitatea 2)- pentru a deservi o sectie de productie (Activitatea 3).

Este posibil ca la un moment dat sa automatizati stabilirea proportiei in care, diferite valori aferente unei resurse (de ex. unautoturism) sunt alocate pe diverse activiti. Astfel, la inregistrarea unui document, este suficient sa precizati resursa pentru cares-a facut cheltuiala respectiv (sa spunem un bon de benzin). Odata precizata resursa, programul imparte automat valoareadocumentului pe activitatile aferente acestei resurse. In acest sens programul ofera facilitatea definirii si folosirii ulterioare aacestei impartiri a resurselor.

wiki.datalight.ro Uz Intern 33/101

Definirea Notelor de inchidere luna ajuta la inchiderea lunara automata a anumitor conturi: a conturilor de TVA, a conturilor dinclasa 6 si 7, a conturilor de venituri si cheltuieli cu contul de profit si pierdere 121, descarcarea de gestiune cu K, etc.

Pe langa rapoartele predefinite de catre program, utilizatorul poate configura/crea anumite rapoarte contabile (spre exemplulistarea de Note de intrare; desi aceasta aplicatie nu presupune partea de gestiune, e posibil sa doriti definirea in baza de date aunei formule contabile pentru calcularea NIR-urilor. Sau utilizatorul poate fi interesat de sumele din anumite conturi sau delistarea de de Jurnale de TVA pentru cumparari sau vanzari).

Indicatorii economici reprezinta rapoarte obtinute în forma grafic sau numeric/valoric, rapoarte care faciliteaza analizafinanciara si tragerea de concluzii legate de nivelul performantelor economice ale activitatii desfurate de o societate intr-oanumita perioada.

'Solduri initiale contabilitate instructiunea va ofera posibilitatea editarii soldurilor initiale ale conturilor pe care le folositi, invederea inceperii tinerii evidentelor de gestiune cu ajutorul aplicatiei DataLight Enterprise Contabilitate in orice luna a anului(nu doar in ianuarie).

Programul faciliteaza restrictionarea operarii in program doar de persoane autorizate. In acest scop instructiunea de editareactiuni ageni pe jurnale permite administratorului de program sa stabileasca pentru fiecare utilizator in ce jurnale si ce drepturi(adugare/stergere/modificare informatii, vizualizare, stornare, validare documente) ii sunt acordate in vederea lucrului cusoftware-ul de contabilitate.

Cote de TVA1. Centre de profit si pierdere

Puncte de lucru1. Gestiuni2. Activitati/Bugete3. Activitati/Resurse4. Centre de profit si pierdere5. Excluziune calcul consolidare6.

2.

Plan de conturiTip balante1. Nivel analitice conturi2. Chei de control3. Corelatii conturi4. Corelatie semnificatie conturi/plan de conturi5. Configurare fisa cont compusa6. Configurare conturi TVA7. Grupe clasificare cont8. Configurare Nota contabila virtuala9. Plan de conturi10.

3.

Inregistrari contabile4. Parteneri5. Agenti6. Valute si Curs valutar7.

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

Documentatie DataLight Enterprise Contabiliate-Definiri

wiki.datalight.ro Uz Intern 34/101

8 Balpro - EditareInregistrari

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

wiki.datalight.ro Uz Intern 35/101

9 Contabilitate

9.1 Adaugare inregistrari in jurnalele contabile

Este un meniu prin care se opereaza inregistrari noi in contabilitate, pe baza articolelor contabile deja definite in program.

Se completeaza de la tastatura campurile din fereastra afisata. Utilizatorului care foloseste acest mod de introducere a datelor,nu mai e neaparat necesar sa i se mai acorde dreptul de a folosi Editare inregistrari.

Pentru a adauga pozitii noi pe documentul deja introdus (folosind eventual si un alt articol contabil, intrucat se pastreaza doardatele din antetul documentului) sau pentru a adauga noi documente in acelasi jurnal contabil sau intr-un altul -- se folosesc

butoanele: .

wiki.datalight.ro Uz Intern 36/101

Documentele operate astfel se regasesc in Contabilitate/ Editare inregistrari.

9.2 Editare înregistrari în jurnalele contabile

In acest meniu se introduc documentele in contabilitate si se pot vizualiza cele importate din gestiune, salarii, mijloace fixe.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 37/101

Provenienta inregistrarilor este cea indicata in zona incercuita cu rosu (din import GestPro, din salarii, din incasari/ plati, dinfacturi intrare/ iesire, din mijloace fixe, etc.)

Pentru a introduce o noua inregistrare in jurnale, apasati fie tasta Insert, fie butonul Nou fie butonul + din navigator, atunci candsunteti pozitionati pe lista de documente din stanga (titlurile listei sunt scrise cu culoarea rosie).

In partea din dreapta a dialogului se activeaza campurile cu informatiile despre documente, in asteptarea datelor noii inregistrari.

Selectati in campul Jurnal, pe cel in care doriti sa faceti inregistrarea. Pentru aceasta executati clic cu mouse-ul pe sageataneagra situata in dreapta campului cu aceeasi denumire.

si selectati jurnalul dorit din lista derulanta care se afiseaza pe ecran.

In campul Partener setati-l pe acela pentru care este valabila inregistrarea respectiva, executand clic pe butonul sageataneagra din dreapta campului cu aceeasi denumire si alegandu-l din lista derulanta care se afiseaza pe ecran.

Introduceti de la tastatura datele cu privire la documentul pentru care operati inregistrarea in jurnal: In campul Nr.Document,Data, Data scadenta, Data emiterii.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 38/101

Aceste date se pot introduce si prin intermediul butoanelor care afiseaza pe ecran calendarul lunii in curs. Selectati datadorita si validati apoi selectia facuta.

Data emiterii poate fi utila in cazuri speciale, cand trebuie operat un document a carui data este mult anterioara datei curente. Inmod normal programul foloseste informatia din campul Data. Data scadenta si Data emiterii pot fi vizualizate in unele rapoarte(de exemplu, cele cu explicitare sold cronologic).

In campul Articol executati clic pe butonul sageata neagra corespunzator si selectati din lista derulanta pe acela care identificamodicarea in patrimoniu determinata de inregistrarea respectiva. Validati in final selectia facuta.

Setati Activitatea aferenta inregistrarii respective, urmand acelasi algoritm.

In campul Explicatii puteti face precizari suplimentare pe care le considerati utile in privinta noii inregistrari in jurnal.

Butonul permite adaugarea de noi pozitii in cadrul aceluiasi document. Folosirea lui pastreaza toate datele dinantet completate la pozitia anterioara, utilizatorul urmand sa completeze acum articolul contabil, activitatea, suma si banca.

Butonul permite adaugarea de noi documente in cadrul aceluiasi jurnal contabil.

Butonul va permite editare in jurnalul contabil prin intermediul articolelor contabile predefinite,caz in care in dreapta ferestrei de dialog vizualizati campurile si ferestrele de dialog prezentate mai sus.

Folosirea butonului determina afisarea in partea dreapta a ferestrei de dialog a notei contabilecorespunzatoare inregistrarii in jurnal:

In DataLight Enterprise Contabilitate este posibila asocierea intre unul sau mai multe documente, in sensul ca spre exempluse poate asocia inregistrarea aferenta unei iesiri de marfa, cu inregistrarea incasarii de la clientul respectiv. Scopul este de aurmari componenta soldului si de a da scadenta la sume.

Aceasta repartizare este necesara si pentru a putea urmari natura cheltuielii in rapoarte (in Fluxul de numerar de exemplu).

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 39/101

Asocierea se poate face si cu documente virtuale (care exista in realitate, dar sunt mai vechi si nu au mai fost operate). Adicapot avea o inregistrare (o iesire marfa) de anul trecut, se incepe lucrul cu DataLight Enterprise Contabilitate luna aceasta sinu mai operez si inregistrari atat de vechi. Totusi vreau sa stiu ca inregistrarea/ plata de azi este repartizata unei inregistrari/iesiri.

Dupa ce au fost operate cele 2 inregistrari (iesirea de marfa si incasarea de la clientul respectiv) intr-unul din meniurile Editareinregistrari sau Editare libera, se urmareste ca sa fie îndeplinita conditia in care se poate face repartizarea intre cele 2inregistrari/ documente. Este necesar ca pe documentul D1, in contul X pe debit este suma S1, iar pe documentul D2, în contulX pe credit este suma S1 sau S2. In exemplul prezentat mai jos, contul X este 4111.CLI2 ?i repartizarea se face întredocumente reale:

Pe pagina Editare cu articol contabil exista butonul Repartizari

Executand clic pe acesta, se va afisa wizardul/ fereastra pentru repartizarea sumelor pe documente.

In campul Cont din doc. se selecteaza contul X (4111.CLI2 in exemplul nostru) si se executa cautarea cu ajutorul butonului cusageata circulara verde.

Se vor afisa in lista documentele care indeplinesc conditia din filtre (cont si agent). Observati ca Parte cont poate fi C (credit)pentru incasarea prin banca si Parte sold este D pentru iesirea de marfa. Din lista inregistrarilor care indeplinesc conditiile dinfiltre se pot selecta unul sau mai multe - prin bifarea casetei Repartiz.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 40/101

urmata de clic pe butonul Repartizeaza.

In acest moment, la redeschiderea ferestrei de repartizare si la clic pe butonul Doc. repartizate , fereastra expandeaza si inpartea de jos apare lista cu documente deja repartizate. Se pot sterge repartizarile deja efectuate, punctual sau complet - cubutonul Sterge repartizarea.

In campul Suma nerepartizata este evidentiata suma disponibila pentru a fi repartizata in continuare; in exemplu prezentat =62,00 RON.

Cautarea datelor in documente se face stabilind filtrele din fereastra situata in partea stanga, astfel incat sa limitati la maximumnumarul de documente in care se face cautarea. Se pot astfel selecta numai inregistrari facute in anumite jurnale, intr-o anumitaperioada, pe relatia cu un anume partener, atribuite unui anumit tip de inregistrare, sau avand un anumit numar (in situatia candstiti numarul documentului).

Criteriile de cautare sunt:

- Jurnalul - pentru a folosi acest criteriu de cautare, bifati caseta din stanga campului si executati clic pe sageataneagra din dreapta campului. Veti deschide astfel o lista din care puteti alege jurnalul. Executati clic cu mouse-ul pejurnalul dorit.

- Perioada - setati data de inceput si data de sfarsit a perioadei pentru care faceti cautarea inregistrarii. Puteti setadirect ziua curenta/ precedenta, luna curenta/ precedenta, anul curent, sau puteti alege selectie luna ? prin intermediulbutonului sageata neagra din dreapta campului Perioada.

- Partener - pentru a folosi acest criteriu de cautare, bifati caseta din stanga campului si executati clic pe sageataneagra din dreapta campului. Veti deschide astfel o lista din care puteti alege partenerul. Executati clic cu mouse-ul pepartenerul dorit si validati apoi selectia facuta.

- Inregistrari - bifati caseta din dreapta campului si executati clic pe butonul sageata neagra din dreapta campuluipentru a alege din lista tipul de inregistrare.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 41/101

Inregistrarile (starile documentelor) pot fi :

- Operate - inregistrarile introduse care au sumele din debit egale cu cele din credit; apar în rapoarte- Numai simulate - in cazul inregistrarilor operate doar pentru a face anumite previziuni- Numai validate - sunt inregistrari inchise, a caror corectitudine e confirmata, pentru care pot lua anumitor utilizatoridreptul de a le modifica.- Neoperate - nu apar în jurnale- Inregistrari de inchidere (generare automata) - sunt inregistrari de Note Contabile calculate automat- Inregistrari importate din Note Contabile- Inregistrari importate din Jurnale- Inregistrari stornate

Cautarea datelor folosind oricare din criteriile de mai sus se incheie executand clic pe butonul Executa.

9.3 Editare libera a inregistrarilor in jurnalele contabile

Editarea libera a inregistrarilor in jurnalele contabile reprezinta o alta metoda de a introduce inregistrarile contabile.

In acest meniu operatorul completeaza de la tastatura campurile Cont credit si Cont debit, ceea ce ofera libertate fata dearticolele contabile predefinite.

Editarea inregistrarilor in jurnalelor contabila prin meniul Inregistrari, permite folosirea de noi instructiuni care faciliteazaeditarea acestor note contabile (lista prezentata alaturat). Instructiunile aferente meniului Înregistrari pot inlocui unele butoanelestandard care modifica, sterg, introduc elemente noi, salveaza date, etc.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 42/101

Pagina Nota centralizata prezinta informatia in format de nota contabila:

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 43/101

9.4 Cauta inregistrari contabile

Aceasta instructiune va ofera posibilitatea de a cauta anumite inregistrari contabile, aplicând filtre care sa va faciliteze gasirealor. Cautarea se face in functie de suma - care se introduce de la tastatura.

Se pot aplica filtre: Perioada, Jurnal, Articol contabil, Partener, agent, Numai doc. validate, si doc. Simulate.

9.5 Inchidere solduri reziduale

Inchiderea soldurilor reziduale se foloseste in cazul in care anumite conturi raman cu un sold mic la sfarsitul lunii. Aceste soldurioricum nu vor fi inchise niciodata si raman in balanta de verificare.

Prin intermediul inchiderii soldurilor reziduale programul genereaza automat o nota contabila prin care se inchid aceste soldurilereziduale. In cele mai dese cazuri inchiderea soldurilor reziduale se face la sfarsitul anului, dar se poate folosi si la sfarsitul uneiluni.

Info ! Nu este recomandat sa faceti inchiderea soldurilor reziduale in decursul unei luni, deoarece nu-si are sensul inacest caz.

Procedura de lucru Inchiderea soldurilor reziduale se realizeaza de la comanda Inchidere solduri reziduale din meniulContabilitate.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 44/101

Inchiderea se face pe un anumit jurnal, o anumita activitate, un anumit cont contabil, stabilind o limita a soldului contului de lacare se doresc generarea inregistrarii de stingere a acestuia.

In functie de tipul contului inchis, programul impune setarea contului corespondent pe debit sau pe credit.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 45/101

Documentul de inchidere generat se regaseste in meniurile de Editare inregistrari contabile.

9.6 Generare nota de inchidere luna

Folosind aceasta instructiune se vor genera notele calculate automat, note definite la meniul Def./Inregistrari contabile/Notede inchidere luna.

Daca luna a mai fost inchisa si s-a revenit asupra inregistrarilor aferente ei, nota de inchidere trebuie generata din nou.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 46/101

Notele de inchidere generate se regasesc in meniurile de Editare inregistrari contabile:

Vezi si:

Note contabile de inchidere luna•

9.7 Validarea si invalidarea inregistrarilor in bloc

Folosind aceasta instructiune se asociaza documentelor o anumita stare (starea Validat), echivalenta documentelor operate siinchise, stare folosita in procesul de acordare sau nu a anumitor drepturi de interventie a utilizatorilor asupra documentelor.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 47/101

Butonul afiseaza ferestra cu

Dupa ce executati clic pe butonul OK, aplicatia va anunta cate documente pot si vor fi validate automat

Dupa incheierea operatiunii de validare automata, documentele care au fost validate apar scrise bold pe fond gri in meniurile deEditare inregistrari contabile.

Din acest moment doar utilizatorii cu drept de acces pe documente validate mai pot interveni asupra acestora.

Invalidarea este operatiunea inversa, accesibila utilizatorilor cu dreptul de a invalida documente:

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 48/101

La finalizarea acestei operatiuni, documentele contabile care au fost anterior validate revin in starea Operat.

9.8 Informatii despre conturi in luna curenta

Aceasta instructiune va ofera posibilitatea de a selecta anumite conturi din planul de conturi, conturi pentru care sa vizualizati/aveti soldul in orice moment (spre exemplu Casa sau Banci).

In exemplul prezentat, se doreste setarea posibilitatii vizualizarii in orice moment a soldului conturilor 401, 5311.

Pentru a stabili ce situatie doriti sa urmariti cu usurinta (soldul caror conturi vreti sa-l stiti in orice moment), executati clic pe

butonul fapt care determina afisarea pe ecran a listei cu Formule Conturi:

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 49/101

lista din care urmeaza selectati (prin deplasarea barei cursorului vizualizata de sageata si pozitionarea pe cea aleasa) formula incare doriti sa va fie furnizata informatia despre contul respectiv si executati apoi clic pe butonul "OK".

In acest moment pe ecran se afiseaza planul de conturi, din care se selecteaza contul care va intereseaza

Programul va ofera posibilitatea de a folosi anumite filtre: Tip cont, Nivel cont (sintetic, analitic, analitic din parteneri, etc.) Tip debalanta (in Bilant sau In afara bilantului), faptul ca este vorba de un Cont de total sau nu.

Daca este necesar, schimbati valorile filtrelor de deasupra listei de documente, astfel incat sa puteti gasi cat mai u?ordocumentul si nu uitati sa reactivati filtrul dupa ce faceti modificari asupra lui, executand clic pe butonul "OK".

Folositi in final butonul pentru a actualiza informatiile cu privire la conturile din lista figurata la inceputul fascicolului.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 50/101

Butonul sterge din lista inregistrarea pe care se afla cursorul in momentul folosirii butonului.

Butonul determina actualizarea automata a informatiilor de fiecare data la intrarea in ecran.

9.9 Informatii documente contabile

Raport cu starea documentelor din contabilitate - Folosind aceasta instructiune se obtine un rezumat al starilor documentelor.

In meniul Contabilitate - instructiunea Informatii documente, obtineti urmatoarea fereastra de dialog:

in care puteti vizualiza cate documente ati generat in perioada respectiva, la punctul de lucru respectiv si starea acestora(operate: nevalidate, validate, simulate, neoperate, sterse).

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 51/101

9.10 Informatii documente de gestiune

Fereastra afisata informeaza utilizatorul despre numarul de documente importate din gestiune si starea acestora, pe o anumitaperioada:

Astfel se poate verifica inclusiv numarul de documente neexportate din gestiune in contabilitate, documentele inactive (fie eleneoperate, sterse si anulate). Aceasta verificare este utila inainte de inchiderea/ validarea lunii in contabilitate.

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 52/101

10 Balpro - Inainte de a incepe utilizarea

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

In acest capitol puteti citi informa?ii despre cerin?ele de sistem, pa?ii de urmat în cazul lucrului în re?ea.

10.1 Cerinte de sistem

Pentru folosirea programului ave?i nevoie de(recomandat minim):

PC cu procesor Intel P3, Celeron sau echivalent (AMD Duron) sau superiormemorie RAM, 1 GBHDD 250 Gb, spa?iu liber pe disc - minim 100 Gbsistem de operare: 2000/XP/Vista/7/8imprimant? pe cerneala sau laser A4plac? video ?i monitor care suport? în mod VGA 1240x768 rezolu?ie minimplac? de re?ea 1 GB (doar pentru lucrul în re?ea)sistem de operare:

- pentru server: Linux(distributii actualizate), Windows Sever 2003, 2008 sau versiuni ale sistemului din celede la statii(fara editii HomeEdition)- pentru statii: XP(actualizat la SP3), Vista, Windows 7, Windows 8

De asemenea recomand?m, achizi?ionarea de UPS-uri (Surse neîntreruptibile) pentru a v? asigura o protec?ie suplimentar? asistemului de calcul ?i a datelor în cazul penelor de energie electric? sau a fluctua?iilor de tensiune acolo unde exista astfel deprobleme.

10.2 Instalarea programului

Pentru rularea corect? a programului în re?ea este nevoie s? fie efectua?i urm?torii pa?i:

1. Se instaleaz? programul (versiunea full) pe calculatorul care va avea rolul de server.2. Se instaleaza serverul bazei de date Firebird, pe server si statii3. Se instaleaza SETUPBDE511.EXE utilizat pentru partea de raportare, pe server si statii4. Pe toate sta?iile de lucru, se vor copia, în folderul system a acestora, fi?iere din folderul Dll32:

Nota folderul SYSTEM are calea:

C:\WINNT\SYSTEM32 pentru Windows NT/2000C:\WINDOWS\SYSTEM32 pentru windows XP, Vista, 7 si 8 (sistemele pe x86)C:\WINDOWS\SysWOW64 pentru windows XP, Vista, 7 si 8 (sistemele pe x64)

5. Se acord? drepturi depline (full share - read/write/modify/delete) pe folderul în care a fost instalat programul peserver. Rulati utilitarul SetWindowsFirewall.exe6. (Optional) Pe toate sta?iile client se va face maparea c?tre folderul pe care s-a dat share pe server (mapare subforma \\server\resursa_partajata) bifîndu-se op?iunea de reconectare la logon.7. Se va face un shortcut, pe desktopul sta?iilor, la programul BalPronb.exe localizat în discul de re?ea creat la punctul6.

Important

1. Orice actualizare ulterioar? a programului se va face numai pe server ?i numai dac? to?i utilizatorii care utilizeazaprogramul, atât pe server cât ?i de pe sta?iile de lucru, au ie?it din program.2. Citeste si articolul :Porturile TCP utilizate de program

wiki.datalight.ro Uz Intern 53/101

10.3 Notiuni generale de lucru

Sub bara de meniu vizualizati bara de comenzi rapide care se pot realiaza in fereastra deschisa din program:

10.3.1 Inserarea unui nou element

Inserarea unui nou element se face prin apasarea cu mouse-ul a butonului sau a tastei INSERT de la tastatura. Un

alt mod de definire a unui nou element este apasarea butonului din navigator(butoane de inserare).

10.3.2 Modificarea unui element

In mod implicit programul deschide listele si documentele intr-un mod de protectie, o stare in care lista sau documentul nu poatefi modificat (editat) in mod direct. Acest lucru evita modificarile prin tastari accidentale. De aceea, pentru a modifica informatiile

de pe acel dialog este necesar sa apasati butonul sau tasta F9. Un alt mod de a da aceasta comanda este sa

apasati butonul din navigator .

10.3.3 Stergerea unui element

Stergerea se face prin apasarea butonului sau prin apasarea combinatiei de taste Ctrl+Delete. O alta varianta este

apasarea butonului din navigator.

ATENTIE !In cazul stergerii de documente, trebuie sa fiti foarte atenti care este lista activa din acel moment. Pe dialogurilede documente exista doua liste: lista de documente (in partea stanga) si lista cu pozitiile de pe acel document, in parteadreapta. Va puteti da seama pe ce lista va aflati in functie de culoarea titlurilor listei. Daca titlurile sunt scrise cu rosu, aceea estelista activa si din acea lista se va realiza stergerea. Trecerea de pe o lista pe cealalta lista se face prin apasarea tastei F3. Esteposibil sa intentionati stergerea unei pozitii dintr-un document (vizibila in dreapta dialogului) si sa stergeti de fapt un documentdin lista (in stanga dialogului).

Exista doua moduri de vizualizare intr-o fereastra:

1. afiseaza lista cu documente emise

2. fara afisare a listei cu documentele emise

Programul va ?anunta? asupra carei ferestre actioneaza prin culoarea cu care scrie elementele capului de tabel. Sunt scrise cuculoarea rosie titlurile listei cu informatiile asupra carora interveniti (adaugati, modificati, stergeti) in acel moment.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 54/101

10.3.4 Tiparirea unui raport

Tiparirea unui raport se face prin apasarea butonului sau a tastei Print screen. Se va tipari continutul raportului(dupa ce in prealabil el a aparut pe ecran) sau se va da comanda de tiparire pe formular (daca trebuie tiparite facturi sau avize).

Tiparirea unui document se mai poate face din iconita care se afla sub sectiunea de filtrare

10.3.5 Selectarea dintr-o lista a unui element

O parte din informatiile de pe dialoguri trebuie sa fie selectate dintr-o lista de informatii predefinite, in loc sa fie completatemanual. Pentru aceasta, acele campuri apar ca liste de selectii:

Pentru a deschide o astfel de lista (pentru a vedea si selecta optiunea dorita) trebuie sa apasati tasta F2, odata pozitionati in

acel camp (campul apare cu fond galben). O alta varianta este sa folosti mouse-ul facand clic pe sageata in jos din dreaptasau prin dublu-clic pe campul respectiv. In acel moment, lista de selectie se deruleaza in jos, pemitandu-va sa selectati

elementul dorit. Dupa ce v-ati pozitionat pe elementul dorit, apasati tasta ENTER sau butonul . Daca nu mai doriti sa

selectati nimic, apasati tasta ESC sau butonul

Observatie ! Elementul pe care doriti sa-l selectati trebuie sa fie deja definit pentru a-l gasi in lista. Daca el nu se afla in listaatunci se va introduce apasind Nou, toate butoanele din ferestre daca pozitionati cursorul deasupra lui va apare un hint caredescrie functionalitatea butonului.

10.3.6 Folosirea filtrelor

In unele situatii este posibila restrangerea setului de informatii afisate, pentru a va putea concentra asupra unor date mairestranse. Pentru aceasta, filtrele trebuie sa fie in primul rand activate, prin bifarea casutei de validare

asociate.

Dupa ce filtrul s-a activat, puteti derula lista de selectie pentru a se putea selecta optiunea

dorita.

Butonul are rolul de a aplica filtrarile alese si afisarea numai a celor informatii care dorim sa le vedem.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 55/101

Pentru a alege o anumita perioada se va apasa pe butonul care are rolul de a afisa urmatorul calendar.

Pentru a selecta o anumita data se face clic pe numarul lunii(ex: numarul 6-> iunie) si pe data dorita. Daca dorim sa selectam

data de astazi se va apasa pe butonul care va prelua data din sistemul de operare.

10.3.7 Starile inregistrarilor

O informatie importanta cu privire la documente este cea referitoare la starea acestora. Pentru ca un document sa afectezerapoartele, el trebuie sa fie in starea Operat.

Indiferent de tipul de document de intrare/ iesire (facturi, avize, bonuri de consum, etc.) pe fereastra de editarea a documentelor,campul Stare va furnizeaza in orice moment aceasta informatie. Documentele neoperate vor fi marcate cu un fond de culoarearosie in coloana Data in lista de inregistrari existente in program.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 56/101

Mai mult, exista un cod de culori la Inregistrari -> Legenda - cod culori, cu ajutorul caruia identificati cu usurinta stariledocumentelor.

Starea Tiparit presupune ca documentul este Operat dar nu este inca Validat. Starea Validat implica faptul ca documentul afost verificat si inchis. Schimbarea acestei stari este permisa doar utilizatorilor cu drepturi depline asupra datelor din program.

Programul permite ca pe documente sa se vizualizeze notele contabile prin folosirea butonului . Conditia este ca pe antetuldocumentului sau in pozitiile de marfa sa fie asociat un articol contabil. Vizualizarea notei contabile la editarea documentuluipermite efectuarea de corectii din timp (nu dupa ce s-a efectuat exportul din gestiune in contabilitate)

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 57/101

11 Balpro - Intrebari frecvente

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

Acest capitol contine raspunsuri la intrabari frecvente care apar in utilizarea programului

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

wiki.datalight.ro Uz Intern 58/101

12 Balpro - Meniul Cauta

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

wiki.datalight.ro Uz Intern 59/101

13 Balpro - Meniul Fisiere

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

In acest meniu regasiti comenzi de baza, comune aplicatiilor DataLight, prin care puteti gestiona aplicatia cat mai usor. Cuprindemodalitatile de conectare/ deconectare utilizatori la baza de date, schimbare parole utilizatori, blocare statie de lucru, calculatorsi calculator rapoarte.

13.1 Calculator

Apelarea comenzi va deschide un mic calculator stiintific, pentru diverse calcule.

13.2 Calculator rapoarte

Aceasta optiune permite utilizatorului sa aiba acces la un calculator direct in aplicatie pentru un calcul mai rapid. La apelareainstructiuni in partea de jos a ecranului veti observa calculatorul ca in fereastra de mai jos.

Semnificatia butoanelor este:

- sterge ultimul caracter introdus ;

- evalueaza expresia ;

- pune paranteze la toata expresia/cpie rezultatul ca expresie ;

- sterge expresia/inchide calculatorul ;

- ajutor . La apelarea acestui buton se deschide fereastra de mai jos care va prezinta operatori si functiile pe carele puteti utiliza in calcul.

wiki.datalight.ro Uz Intern 60/101

13.3 Conectare utilizator

Aplicatia DataLight Enterprise Contabilitate permite conectarea si lucrul in program a tuturor utilizatorilor definiti in modsecurizat (vezi meniul Def / Agenti instructiunea Agenti utilizatori ). In acest scop fiecarui utilizator ii este atribuita o parolacare ii permite acestuia accesul si lucrul in program cu respectarea acordarii de drepturi de utilizare conform setarilor din meniulDef / Inregistrari contabile instructiunea Agenti pe jurnale.

In fereastra de dialog care se afiseaza pe ecran, utilizatorul completeaza datele de identificare si parola. Executati clic pebutonul OK pentru a realiza conectarea utilizatorului respectiv in aplicatie.

Lucrul în program al diferitilor utilizatori

Programul de gestiune permite conectarea si lucrul în program a tuturor utilizatorilor definiti (vezi fascicolul Definiri - Agenti -Agenti/Utilizatori).

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 61/101

In acest scop fiecarui utilizator ii este atribuita o parola care ii permite acestuia accesul si lucrul in program, cu respectareaacordarii de drepturi de utilizare conform setarilor din Setari / Securitate program.

13.4 Deconectare utilizator

Aceasta instructiune are rolul de a deconecta din aplicatie utilizatorul. Deoarece aplicatia "tine" un istoric al inregistrarilor peutilizatori, este recomandat ca fiecare utilizator sa se conecteze cu utilizatorul si parola lui.

13.5 Schimba parola,cont e-mail

In meniul Fisiere selectand instructiunea Schimba parola,cont e-mail obtineti urmatoarea fereastra de dialog:

Se completeaza campurile: Parola si Confirmare parola cu noua parola dorita de utilizator.

Optional puteti completa si campurile Adresa de e-mail, Nume Server de e-mail, Utilizator, Parola cu informatiile dorite deutilizator. Pentru a se salva noile informatii introduse se apasa butonul OK.

13.6 Reconectare baza de date

Aceasta optiune permite logarea unui nou utilizator la baza de date sau al utilizatorului a caror informatii au fost modificateanterior.

13.7 Blocare statie

Aceasta optiune are rolul de a scoate utilizatorul din aplicatie cat timp aceasta nu este la calculator. Acesta poate intra inaplicatia introducand numele utilizatorului si parola, in momentul reintoarcerii in fata calculatorului.

13.8 Browser

Accesand aceasta optiune utilizatorul obtine urmatoarea fereastra ce ii da posibilitatea accesarii internetului direct din aplicatiein cazul in care utilizatorul are o conexiune la internet deja definita, ce nu tine de aplicatie in sine.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 62/101

13.9 Tipareste

Selectand aceasta optiune, aceasta ii ofera utilizatorului posibilitatea de a tipari informatiile dorite de utilizator. Instructiunea esteactiva atunci cand aveti un raport generat in aplicatie.

13.10 Setare imprimanta

De la aceasta optiune utilizatorul are posibilitatea de a selecta imprimanta la care doreste sa printeze. Selectand optiuneautilizatorul obtine urmatoarea fereastra in care are posibilitatea de a realiza setarile dorite.

13.11 Proprietati raport

Aceasta optiune permite utilizatorului sa isi seteze modul de afisare si printare a rapoartelor din aplicatie. Optiunile se seteazadin fereastra de mai jos,utilizatorul introducand setarile dorite.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 63/101

Pentru apelarea usoara a instructiuni ea se ragaseste si la nivelul fiecarui raport langa butonul Prop apeland butonul cu sageatain jos.

13.12 Iesire

Aceasta optiune realizeaza iesirea utilizatorului din aplicatie.

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 64/101

14 Balpro - Meniul Setari

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

In utilizarea curenta a programului sunt necesare setari ale unor informatii, cum ar fi data curenta a programului, gestiunea delucru, etc. Setarea de la bun inceput a anumitor elemente in lucrul cu programul are implicatii majore. Primul pas la deschidereaprogramului este selectarea societatii de lucru, executand dublu clic pe campul de langa eticheta ?Societatea? si selectand apoidin lista intitulata Selectie societati. Similar se selecteaza data de lucru.

Observatie ! Selectarea datei curente si a societatii de lucru in mod eronat pot conduce la rapoarte eronate (toaterapoartele au ca filtru perioada) sau la negasirea datelor deja introduse.

Printre principalele setari amintim:

14.1 Selectie societate

Instructiunea Selectie societate, afiseaza lista conexiunilor pe care le-ati definit deja si va permite in acelasi timp sa definiti noiconexiuni cu noi puncte de lucru/ baze de date. Conexiunea ii spune programului pe ce baza de date trebuie sa lucreze.

Daca societatile cu care lucrati si conexiunile cu bazele lor de date sunt deja stabilite iar dvs. doriti sa schimbati doar societateape care lucrati, pozitionati-va cu mouse-ul pe cea pe care doriti sa lucrati si sa executati clic pe butonul Selectie.

Pentru a defini conexiunea cu o noua baza de date executati clic pe butonul Nou.

wiki.datalight.ro Uz Intern 65/101

Pentru a defini o conexiune noua, este foarte important sa scrieti corect calea catre baza de date. In exemplul prezentat baza dedate se numeste 2011Q1MODEL.FDB si se afla local pe discul D, in directorul numit Baze.

In multe situatii baza de date de afla pe un server, caz in care in campul Server se completeaza numele acestuia(sau ip-ul), iarin campul Fisier trebuie completat calea catre baza de date. Dupa ce ati completat toate campurile ferestrei de conexiune,

executa?i clic pe butonul pentru a verifica corectitudinea conexiunii cu baza de date.

Pe ecran vi se va afisa un mesaj care va anunta ca testul de conexiune este in regula. Executati clic pe butonul OK din fereastrade informare.

Daca doriti sa creati o societate noua, executati clic pe butonul pentru ca programul sa inceapa crearea noii baze de date.Pe ecran se afiseaza o fereastra similara celei de mai jos

In momentul cand programul a finalizat aceasta operatiune, apare fereastra de informare.

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 66/101

Pentru a se realiza imediat conexiunea, executa?i clic pe butonul OK. Acum in lista de societati figureaza si aceea pe caretocmai ati creat-o. Este posibil ca baza de date sa existe deja intr-o locatie, iar utilizatorul sa trebuiasca sa realizeze conexiuneacu aceasta. In acest caz executati clic pe butonul Nou, completa?i Nume, Descriere, Server, Fisier (cu calea catre baza de

date), Utilizator si Parola. Verificati corectudinea conexiunii cu butonul si apoi executati clic pe OK pentru a va conectaefectiv la baza de date.

Similar, pentru a renunta la conexiunea cu o anumita baza de date, pozitionati-va pe aceasta si executati clic pe butonul Sterge.Folositi butoanele Modifica sau Copie in situatia cand doriti sa le modificati conexiunile deja definite, respectiv sa le copiati (invederea unei noi definiri).

14.2 Setarea datei de lucru

Data curenta a programului este foarte importanta, in special in procesul de facturare, care ia ca data curenta a documenteloraceasta data. De asemenea, aceasta data este folosita la filtrarea implicita a rapoartelor si a diverselor definiri . Iata de ce estevital pentru o buna functionare a programului sa verificati daca data de lucru a programului este cea corecta.

Data de lucru si gestiunea curenta se pot vizualiza usor privind bara de stare a programului.

Bara de stare este de asemenea si o posibilitate de a apela dialogul de schimbare a datei, prin dublu-clic cu mouse-ul pe data.O alta modalitate de a apela dialogul de schimbare a datei este prin selectarea comenzii Selectie data lucru de la meniul Setari.

In dialog puteti scrie direct data dorita (atentie la formatarea din Windows ? daca primele doua cifre sunt ziua sau suntluna), sau puteti apela un calendar prin care sa selectati o anumita zi. Apelarea calendarului se face fie prin apasarea tastei F2,

fie prin apasarea butonului . Dupa selectarea corecta a anului, lunii sau zilei, apasati butonul sau tasta ENTER pentru

a selecta data dorita. Daca doriti sa selectati rapid data curenta (data curenta din Windows), apasati butonul .

Observatie ! Dupa selectare verificati din nou in bara de stare daca schimbarea facuta e cea dorita de dvs.

14.3 Solduri initiale contabilitate

14.4 Import date (surse externe)

14.5 Securitate program

In acest meniu, Setari/Securitate program se pot stabili criteriile de securitate asupra datelor editate in program. Acestea suntimpartite in urmatoarele categorii:

a) Drepturi Documente/Perioada de editareb) Administrare utilizatori,roluri,meniuric) Agenti pe jurnaled) Agenti gestiunie) Articole contabile pe jurnale

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 67/101

ATENTIE ! Lucrul cu conexiunile la bazele de date si cu elementele de securitate in program este bine sa fie atribuit doaradministratorului departamentului IT. Limitarea drepturilor agentilor de a edita se poate face doar de catre administratorul desistem si are drept scop limitarea accesului la documente si protejarea in acest fel a informatiilor si controlul asupra lucrului inprogram.

a)Drepturi documente/Perioada de editare ,afiseaza o fereastr? de dialog similar? celei de mai jos.

In partea stanga vizualizati lista cu agentii definiti anterior in program in meniul Def/Agenti instructiunea Agenti (doar cei la acaror definire nu ati bifat caseta Nu se permite logarea în sistem), iar in partea dreapta administratorul de sistem poate acordasau revoca, dupa caz, drepturile de operare ale agentilor in aplicatie.

Selectati utilizatorul pentru care doriti sa stabiliti drepturi de editare. Setati Zile minus si/ sau Zile plus fata de data curenta,reprezentand dreptul de a edita documente cu data egala cu data curent? minus/plus numarul de ziele completat in campurileomonime.

Optiunea Editeaz? documentele altora (utilizatori) are rolul de a da drepturi de editare utilizatorului respectiv nu doar asupradocumentele intocmite de el, ci si pe acelea intocmite de alti agenti utilizatori.

Se poate stabili starea documentelor asupra carora utilizatorul respectiv poate actiona: Neoperat, Operat, Tiparit. Pozitionati-vacu mouse-ul pe tipul de document pentru care doriti sa acordati/ ridicati drepturi si executati dublu clic în campul Editeaz?documentele in starea aferent. Dup? clic pe butonul de selectie pentru a alege din lista derulanta starea documentelor ce pot fieditate. Acordand drepturi asupra documentelor de gestiune ? parinte (ca in exemplul din imaginea se mai sus), prin bifareacimpului Activ (dublu clic in caseta), utilizatorul primeste drepturi de operare in toate documentele din arbore - fii (de la Aviz laRezervare stoc comanda). Programul ?cite?te? mai intai selectiile fiilor si apoi pe a parintelui, de aceea nu trebuie sa mai bifaticasetele fiilor pentru ca anuleaza bifarea parintelui.

In coloana Referinta puteti selecta Ziua curenta sau Luna curenta executand dublu clic in campul aferent. Astfel zilele plussi/sau zilele minus se vor seta fata de referinta aleasa. Pentru a parasi instructiunea Editare limitare agenti la editare, executaticlic pe butonul Inchide. Programul va va solicita confimarea salvarii modificarilor operate. Executati clic pe butonul Da.

b) Administrare utilizatori,roluri,meniuri

c) Agenti pe jurnale

Programul faciliteaz? restrictionarea operarii in program doar de persoane autorizate. In acest scop instructiunea de editareactiuni agenti pe jurnale permite administratorului de sistem sa stabileasca pentru fiecare utilizator in ce jurnale si ce drepturi(adaugare/ stergere/ modificare informatii, vizualizare, stornare, validare documente) ii sunt acordate in vederea lucrului cusoftware-ul de contabilitate. Fereastra vizualizata este aceeasi de la meniul Def/Inregistrari contabile instructiunea Agenti pejurnale

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 68/101

In partea stanga vizualizati lista agentilor care folosesc programul, iar in partea dreapta lista Jurnalelor definite

Executati dublu clic cu mouse-ul in casetele corespunzatoare jurnalului, respectiv operatiunii, pentru care doriti sa acordati

drepturi utilizatorului/agentului respectiv. Butoanele permit schimbarea modului de vizualizare a listelor cuagentii si cu jurnalele definite. Executati clic pe butonul Agenti pentru a vizualiza Actiunile agentului X pe jurnale.

Executa?i clic pe butonul Jurnale pentru a vizualiza Ac?iunile agen?ilor pe jurnalul X.

e) Articole contabile pe jurnale

Programul faciliteaz? restrictionarea operarii articolelor contabile in program doar pe anumite jurnale contabile. In acest scopinstructiunea de editare articole pe jurnale permite administratorului de sistem sa stabileasc? pentru fiecare articol contabil in cejurnal/jurnale ?are dreptul? sa opereze

In partea stanga vizualizati lista articolelor contabile definite in program, iar in partea dreapta lista jurnalelor. Pozitionati-va pearticolul contabil dorit si executati dublu clic cu mouseul in caseta/casetele din coloana Select care corespundjurnalului/jurnalelor in care doriti sa lucreze articolul contabil respectiv.

14.6 Proprietati societate

Meniul Setari/ Proprietati societate este destinat stabilirii de la bun inceput a modului in care se lucreaza cu programul. Setarilesunt diferentiate conform ferestrei din stanga dialogului (General, Documente, Nomenclatoare, Incasari/ Plati, etc.)

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 69/101

Sectiunile disponibile pentru aplicatia DataLight Enterprise MyManager sunt:

a) Date identificare proprietar cuprinde datele generale ale firmei care utilizeaza aplicatia de gestiune, date care pot fi ulteriorfolosite in antetul rapoartelor (in Notele de intrare receptie, de exemplu).

b) Setari generale aplicatie

Seteaza data curenta din sistem la incarcarea programului

Bifarea acestei instructiuni determina facptul ca in momentul intrarii in aplicatie, data computerului va deveni automat datacurenta in program.

Mod modificare implicit setat

Aceasta instructiune o data activata, implica faptul ca nu este nevoie sa folositi F9 sau Modifica pentru a adauga sau modifica indocumente. Instructiunea dezactivata asigura utilizatorul ca nu modifica involuntar.

Mod cautare cu filtrare

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 70/101

In momentul cand se incearca gasirea unui element dintr-o lista (de exemplu selectia unui anume partener pentru a face ofiltrare in functie de acesta in lista de documente) caseta ?Cu filtrare? va veni implicit bifata.

Cautare key-sensitive globala

In momentul cand se cauta o inregistrare intr-o lista, aceasta instructiune ii spune programului sa tina cont de caracterele marisau mici. La bifarea acestei instructiuni se activeaza Key-sensitive (caractere mari/ mici sunt distincte).

Prefix import parteneri din alte aplicatii

In situatia cand anterior folosirii aplicatiei client/server, au fost folosite sistemele desktop, este prevazuta posibilitatea de aprelua in mod automat datele din acestea.

Sectiunea mai cuprinde:

Avertizari la pornirea programului - in dezvoltare

Configurare implicita pentru RAPOARTE

Font implicit rapoarte

Bifarea acestei instructiuni, activeaza o fereastra similara celei de setare a fonturilor in Windows. Astfel utilizatorii pot configurarapoartele folosite.

Module functionale

Descarcare de gestiune

Se lucreaza cu lot manual

Descarcarea de gestiune nu se mai face respectand principiul setat la Definiri/ Centre de profit si pierdere/ Gestiuni, ci se alegemanual lotul de marfa. Daca Se lucreaza cu lot manual ? ordinea editarii documentelor este ordinea datelor calendaristice.

Cu serii de produs

Activarea lucrului cu serii e produs. Folosirea lor se justifica pentru marfuri pentru care seria de produs poate fi identificata inmod unic - pentru obiecte de folosinta indelungata frigidere, computere, televizoare, etc. pentru care, in afara de codul de bare,este utila informatia care confera unicitate produsului (in vederea acordarii garantiei de exemplu).

Modifica costul la retur furnizor

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 71/101

Cand programul cauta un lot din care sa descarce, daca nu gaseste un lot cu acelasi pret, descarca dintr-unul cu pret diferit(schimba CostC-ul = costul de cumparare al pozitiei, discountul pozitiei si reducerea de pe document astfel incat solduldocumentului sa ramana constant).

Replicare/Puncte de lucru distribuite

Se vad date care apartin oricarui punct de lucru/ Se editeaza date care apartin oricarui punct de lucru

Sunt instructiuni care se folosesc daca se lucreaza cu aplicatia in puncte de lucru situate la distanta (de exemplu in localitatidiferite). Mecanismul folosit se numeste replicare ? proces prin care doua sau mai multe baze de date comunica intre ele, printransfer de date si informatii. Sistemul de replicare consta intr-un server care supervizeaza si asigura transferul informationalintre terminale. Folosirea instructiunilor ?Se vad date care apartin oricarui punct de lucru?/ ?Se editeaza date care apartinoricarui punct de lucru? ? permite punctelor de lucru sa interactioneze.

Documente

La setarea modului de lucru in sectiunea Documente, optiunile pot diferi in functie de tipul documentului (intrare, iesire,transfer). In fiecare din cele 3 tipuri de documente, se pot adauga sau renunta la un moment dat la campurisuplimentare pe antetul documentului, sau pe pozitiile din documente:- Campuri suplimentare documente,- Campuri suplimentare pozitii documente.

Se poate stabili modul de calcul a valorilor de pe documente: numarul de zecimale de calcul pentru preturi si valori (acestesetari se pot accesa si din meniurile de editare a documentelor ? fereastra Editare optiuni calcul valori document). Numarul dezecimale de calcul setate aici poate diferi de numarul de zecimale de editare, respectiv afisare ? care se stabilesc in meniulSetari/Optiuni numere.

Optiuni calcul valori documente ? se regasesc si in meniurile de editare a documentelor de intrare/ iesire, in Optiuni calcul valoridocument(separat pe intrari si iesiri)

Optiuni de calcul a discountului pe pozitiile documentelor

Setare care se salveaza local. Toate aceste optiuni se regasesc in meniul de editare a documentelor de

iesire.

Daca se lucreaza cu casa de marcat, calculul valorilor documentului este condus de pretul cu TVA, pentru ca valoarea de pebon sa coincida cu valoarea de pe factura.

- discountul se aplica la valoarea cu TVA rotunjita ? cazul lucrului cu casa de marcat Sapel- discountul se aplica la valoarea cu TVA nerotunjita ? cazul lucrului cu casa de marcat Handy

Zona denumita Mod de lucru :

La dispozitii de livrare PUV=CostC

(pretul unitar de vanzare egal cu costul de cumparare).

Cota TVA =0 la bonuri de consum si dispozitii de livrare

In mod normal, bonurile de consum si dispozitiile de livrare nu sunt purtatoate de TVA.

Schimba discountul la vanzare

Bifarea acestei instructiuni permite operatorului de iesiri de marfa sa se abata de la discountul impus in meniul Def/Parteneri/Clienti/Furnizori la pagina Comercial(F6) ? campul "Discount implicit". Totodata se poate stabili procentul maxim in campulDiscount maxim.

Schimba grupa de pret de vanzare, respectiv Schimba pretul de vanzare

Instructiuni care determina accesul operatorului la toate listele de preturi stabilite la meniul Def/Preturi/Grupe preturi devanzare; sau permit acestuia sa modifice manual pretul propus de program (si pe care programul il ?citeste? din lista

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 72/101

corespunzatoare setata la Proprietati societate ? Diverse).

Schimba PUV pentru fiecare poz.din doc. pentru gestiuni la pret de furnizor'

Face sa apara coloana Pret vanzare fara TVA in dialogul Furnizori/Documente primite.

Confirmare la tiparirea documentului

Instructiune care determina aplicatia sa solicite o confirmare a tiparirii corecte a facturii de iesire. Daca din diverse motivefactura trebuie retiparita, utilizatorul nu va confirma tiparirea acesteia, programul urmand sa n-o treaca in starea tiparit. Numarulde document cu regim special propus de program trebuie urmarit si eventual modificat astfel incat sa se mentina concordantaintre hartie si computer.

Info ! -optiune valabila pana in versiunea Q3_2009

Restrictie PUV>=PUC

Instructiune care-i indica programului ca trebuie sa nu permita o iesire de marfa la un pret inferior celui de intrare. Verificarea seface tinand cont si de discounturile aplicate, daca este cazul.

Documente/Incasari/Plati

Meniul Incasari/ Plati este in stransa legatura cu meniurile Furnizori/ Plati si Clienti/ Incasari, in lei si valuta.

Se pot seta campuri suplimentare (Agent sau Explicatii), se poate impune Repartizarea pe grupe de marfa in ordinea prioritatilorstabilite la Definiri/ Grupe de marfa/ Inregistrari/Editare prioritati grupe de marfa. Adica se poate stabili in ce ordine se realizeazalegatura intre documente de intrare/ iesire si plati/ incasari, primele fiind luate in calcul facturile avand ca pozitii de marfa, peacelea apartinand grupelor considerate ?prioritare? la plata/ incasare.

Documentele de incasare/ plata pot stinge partial soldurile facturilor : este posibil ca utilizatorul sa doreasca ca o suma platitasau incasata sa fie repartizata mai multor facturi, in sensul ca dintr-un sold al unei facturi, se repartizeaza doar o parte aacestuia platii sau incasarii respective. Daca suma de incasat este de 600 lei, iar soldul partenerului este compus din 3 facturi acate 300 de lei, programul se poate seta astfel incat sa se repartizeze cate 200 de lei fiecarei facturi; sau 300 primei facturi, 100celei de-a doua si 200 celei de-a treia.

Lucrul in program cu penalizarile datorate intarzierilor la platile efectuate de catre clienti, se stabileste bifand caseta Se lucreazacu penalizari, stabilind totodata procentul zilnic de penalizare (eventual si pentru zilele nelucratoare) si numele pozitiei de pefactura a carei semnificatie va fi penalizarea.

Generare document de avans la operare document de Incasare/ Plata cu completarea Valorii minime a avansului ? la operareaunei incasari/ plati, daca aceasta nu este repartizata unei facturi, iar valoarea sa depaseste valoarea minima stabilita aici,determina generarea unui document/ facturi de avans care este repartizata platii/ incasarii respective. Stabilirea valorii minimeare drept scop evitarea generarii acestor documente de avans pentru orice valoare ramasa nerepartizata (care ar putea provenide la zecimale neafisate de exemplu).

Clienti/Creditare clienti

Controlul asupra creditatii la facturare a clientilor, se poate face prin setarile: Definiri Terti ? Comercial (F6) ? Zile creditdemo si Credit maxim Zile credit (F12) pe partener, pe

gestiuni respectiv Creditare clienti din Proprietati societate.

Folosind optiunile din Proprietati societate, restrictiile se pot stabili pe fiecare client in parte (caz in care, pe fiecare client, inDefiniri Terti/ (F6) trebuie completata limitarea creditului acestuia) sau global pentru toti clientii (sold maxim, nr. maxim zile deintarziere sau ambele).

Totodata se stabileste modul de gestionare a creditarii clientilor: interzicerea facturarii sau doar avertizarea depasirii restrictieiimpuse.

Comenzi

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 73/101

Fata de posibilitatile oferite in meniurile Comenzi catre furnizori si Comenzi de la clienti, in meniul Proprietatisocietate exista optiuni suplimentare care pot impune setari implicite, inclusiv folosirea clauzelor contractualeprestabilite si salvate intr-un fisier pe disc

Nomenclatoare/Parteneri Se poate stabili modul de lucru cu informatiile referitoare la terti.

Mod verificare cod fiscal

Verificare formala dupa cod control

Programul verifica unicitatea si nr. caractere ale codului fiscal (minim 5 caractere). Este recomandata folosirea acestei verificaripentru e evita dublarea tertilor in baza de date (si distorsionarea rapoartelor).

Nomenclatoare/Marfuri/Anvelope aici se stabilesc campurile suplimentare afisabile la definirea marfurilor. De asemenea seseteaza anumite optiuni de editare a marfurilor (lungime camp,prefix scanner, etc.)

Adaugare marfa la selectia de marfa

Folosirea acestei instructiuni face ca in cursul editarii documentelor, sa se poata defini din mers marfuri noi, fara a fi nevoie sase intrerupa editarea documentului si trecerea mai intai prin Definiri/ Marfuri (Alt M).

Editare marfa la selectie marfa ? similar, pentru modificarea caracteristicilor unei marfi din mers.

Cursul la vanzare ca maxim dintre cursul din lot si cursul datei documentului ? pentru situatiile cand preturile de lista sunt invaluta, pentru a se evita situatia vanzarii la uncurs valutar mai mic decat cel de achizitie.

Contare documente gestiune' Contarea pe document si nu distinct pentru fiecare pozitie din document ar permite reducereanumarului de inregistrari din tabele, si implicit ar permite cresterea vitezei de lucru a aplicatiei.

Pentru un document din gestiune cu mai multe pozitii, in contabilitate se exporta un document cu articolul contabil si conturileaferente. Pentru fiecare pozitie de pe documentul din gestiune, in contabilitate vor fi mai multe linii/ inregistrari , corespunzatoarenumarului de linii din articolul contabil folosit.

Documentele din gestiune pot fi exportate in contabilitatea in momentul operarii lor - daca se foloseste bifa Exporta documente,incasari etc. la operarea in jurnale, sau prin intermediul instructiunii Import din modulul gestiune in Contabilitate.

Se lucreaza cu contabilitatea in fiecare punct ? fiecare punct de lucru are modulul sau de contabilitate.

Setarea activitatii pe documente poate fi facuta manual sau se pot folosi setarile implicite din meniul Def/Agenti respectivDef/Gestiuni. Adica programul va asocia documentelor activitatile in functie de gestiunea sau agentul folosit.

14.7 Optiuni numere

In acest meniu se vor defini modul de afisare/editare a valorilor din program. Optiunea are urmatorul dialog:

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 74/101

Se stabileste nr. de zecimale la editarea sau afisarea cantitatilor, preturilor in lei sau valuta, valorilor de pe documente in lei sauvaluta,procentelor. Lucrul fara zecimale poate induce utilizatorul in eroare in anumite situatii (valoarea afisata la total facturapoate diferi in aparenta de valoare obtinuta prin inmultirea cantitatii cu pretul unitar).

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 75/101

15 Balpro - Meniul Soc

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

15.1 Selectie societate

In meniul Soc , instructiunea Selectie societate, va afiseaza lista conexiunilor pe care le-ai definit deja si va permite in acelasitimp sa definiti noi conexiuni, care pot fi societati noi, puncte de lucru noi, etc.

La apelarea instructiuni Selectie societate obtineti urmatoarea fereastra de dialog:

Daca lucrati cu mai multe societati si sunt deja definite, selectati societatea in care doriti sa lucrati postandu-va pe ea cumouse-ul si executand apoi clic pe butonul Selectie.

Pentru a defini conexiunea cu o noua baza de date executati clic pe unul din butoanele: Nou sau Inregistreaza. Este foarteimportant sa scrieti corect calea catre baza de date.

Comanda Nou

Comanda Inregistreaza

wiki.datalight.ro Uz Intern 76/101

In exemplul prezentat baza de date se numeste 2011Q1MODEL.FDB si se afla local pe discul D, in directorul numit Baze. Inmulte situatii baza de date se afla pe un server, caz in care in campul server se completeaza numele acestuia, iar in campulfisier trebuie completat numele serverului urmat de calea catre baza de date.

Dupa ce ati completat toate campurile ferestrei de conexiune, executati clic pe butonul pentru a verifica corectitudineaconexiunii bazei de date. Pe ecran vi se va afisa un mesaj care va anunta ca testul de conexiune este in regula.

Executati clic pe butonul OK din fereastra de informare.

In cazul in care se doreste crearea unei noi baze de date in campul Nume se va trece numele bazei de date,in campul Server si

Fisier se va trece calea corecta catre server si catre fisierul unde se va salva baza. De la butonul se va executa scriptulde creare a noii baze de date. Pe ecran se afiseaza o fereastra similara celei de mai jos

In momentul cand programul a finalizat aceasta operatiune, fereastra anterioara se va inchide. Pentru a se realiza imediatconexiunea, executati clic pe butonul OK. Acum in lista de societati figureaza si aceea pe care tocmai ati creat-o. Folosi?i

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 77/101

butoanele Modifica sau Copie in situatia când doriti sa le modificati conexiunile deja definite, respectiv sa le copiati (in vedereaunei noi definiri).

15.2 Parametrii conexiune

Selectand instructiunea Parametrii conexiune obtineti urmatoarea fereastra

In aceasta fereastra utilizatorul poate verifica corectitudinea conexiunii catre baza de date pe care utilizatorul va dori sa lucreze.Testarea conexiunii se realizeaza de la butonul . In cazul in care s-a schimbat calea catre baza de date, in campul Fisier se vatrece calea corecta catre baza de date.

15.3 Arhivare date

Selectand optiunea Arhivare date obtineti urmatoarea fereastra:

Campurile Server si Denumire fisier vin implicit completate din Selectie societate. In campurile Utilizator si Parola se trecnumele utilizatorului si parola cu care se realizeaza logarea la baza de date, ele vin implicit completate nu trebuiesc modificate.

In campul Denumire backup se trece calea corecta unde se va dori sa se realizeze backup-ul bazei de date. Dupa ce toatedatele au fost introduse corect se apasa butonul OK pentru a se pastra salvarile din dialogul Backup baza de date.

ATENTIE ! Verificati sa nu se lucreze pe baza de date in timpul salvarii.

Info !

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 78/101

a) Va recomandam folosirea bifei Verifica backup.

b) Este indicat sa aveti creat un director "SALVARI" care sa nu se afle pe acelasi HDD cu baza de date .DeasemeneaHDD pe care se fac salvarile zilnice sa difere de HDD pe care se fac salvarile lunare.Iar spatiul disponibil sa fie o datasi jumatate din spatiu ocupat de baza si executabil.

Este bine ca subdirectorul din Salvari in care se salveaza datele sa fie numit sub forma<ZZLLAA>. Salvarile lunare se pot salvaulterior pe CD pentru a elibera spatiul necesar.

ATENTIE ! meniul contine si alte instructiuni despre care vom detalia la sectiunea de Administrare, un utilizator care nu areatributii de admnistrare aplicatie, nu trebuie sa acceseze alte instructiuni ale acestui meniu.

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

DataLight Enterprise Contabilitate)

wiki.datalight.ro Uz Intern 79/101

16 Balpro - Meniurile programului

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

Pentru o intelegere si utilizare mai usoara a aplicatiei vom prezenta mai jos meniurile si comenzile aplicatiei

Meniul Fisiere1. Meniul Societati2. Meniul Setari3.

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

wiki.datalight.ro Uz Intern 80/101

17 Balpro - Prezentare generala

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

Programul DataLight Enterprise Contabilitate este una din aplica?iile care func?ioneaz? pe tehnologie client-server. Spredeosebire de sistemul folosit in aplicatiile desktop, sistemul client-server este mai putin dependent de reteaua fizica decalculatoare . In plus, rapiditatea realizarii instruciunilor din program este sporita, iar accesul utilizatorilor asupra datelor poate ficontrolat foarte strict de catre persoana care administreaza aplicatia.

17.1 Beneficii ale programului DataLight Enterprise Contabilitate

Programul DataLight Enterprise Contabilitate este un instrument puternic de analiza financiar-contabila, atat in cadrulsocietatilor comerciale, dar si in unitatile bugetare. La crearea acestui program s-a pus un accent deosebit pe automatizareaintroducerii datelor, controlul strict al introducerii de date cat si posibilitatea de a obtine o gama de rapoarte cat mai sugestive,adaptabile si usor de configurat.

Beneficiile pe care le aduce acest modul Directorului General sunt:

Rentabilizarea firmei prin urmarirea centrelor de profit - dupa o foarte simpla configurare a centrelor deprofit si/sau activitati in cadrul firmei, se poate urmari rentabilitatea diverselor structuri ale firmei; oricare altiindicatori economici pot fi urmariti in acest fel;

◊

Raportari menageriale complete - aceste raportari pot da managerului o imagine de ansamblu asupraintregii organizatii, foarte importanta in luarea deciziilor;

◊

Urmarirea alocarii resurselor firmei - cheltuielile cu diverse resurse ale firmei, cum ar fi banii, masini, utilaje,etc.,este mai usoara printr-o repartizare automatizata a valorilor pe diverse activitati.

◊

Beneficiile pe care le aduce acest modul Directorului Economic sunt:

Obtinerea la timp a raportarilor specifice - informatiile centralizate din toate departamentele organizatieisunt verificate conform unor chei de control si constituie baza emiterii imediate a rapoartelor financiarespecifice;

◊

Instrument de planificare si control al bugetelor - permite inregistrarea bugetului planificat, pentru diverseactivitati, la nivel de conturi, pe diverse perioade de timp(lunar, trimestrial, semestrial). Se pot urmari raportaride bugete si se poate verifica incadrarea in buget pentru diverse cheltuieli/venituri;

◊

Putere mare de introducere de date, prin automatizarea operatiunilor - Pe langa automatizareaintroducerii de date sunt calculate automat o serie de note de inchidere; Este apreciat ca acest sistem deintroducere a datelor creste eficienta cu 65 - 70% fata de alte programe;

◊

Integrare cu modulele de gestiune, salarizare, mijloace fixe - datele operate in aceste module suntimportate automat sau la comanda in DataLight Enterprise Contabilitate, pentru a nu se opera acelasidocument de mai multe ori;

◊

Calcul in valuta a balantelor si indicatorilor financiari - acest sistem asigura un calcul mai apropiat defenomenul economic real, pentru ca tine cont de deprecierea monedei nationale, deasemenea, se poate tinecont de indicele de inflatie, pentru calculul unor indicatori pe termen lung;

◊

Instrument puternic de previziune, prin inregistrarea de operatiuni contabile simulate - Acesteoperatiuni permit estimari asupra cheltuielilor/veniturilor si estimari pe diverse perioade asupra indicatoriloreconomici;

◊

Beneficiile pe care le aduce acest modul Responsabilului IT sunt:

Control puternic asupra utilizatorilor si corectitudinii datelor - Drepturile fiecarui utilizator sunt detaliatepana la nivel de document (modificare/stergere sau chiar vizualizare). Programul verifica inregistrarile,corelatiile si cheile de control definibile. Controlul asupra utilizatorilor nu incetineste viteza de lucru autilizatorului;

◊

Centralizarea datelor de la mai multe puncte de lucru - programul dispune de un modul automat deconsolidare a datelor prin Internet sau prin alte mecanisme de transmitere a datelor. Datele sunt consoliditateintr-un anumit procent si permit excluderea anumitor operatiuni care se pot dubla;

◊

wiki.datalight.ro Uz Intern 81/101

Baze de date de maxima siguranta folosind tehnologia client-server - aplicatia dispune de sigurantasporita a datelor, de trafic minim in retea si deci sensibilitate redusa la problemele hardware; sistemul permitecrearea de salvari automate si previne accesul neautorizat la datele firmei.

◊

preluarea usoara a datelor din vechile aplicatii prin intermediul unui modul specializat se poate face importulde date dintr-o anumita structura, in format txt, xls, db sau dbf;

◊

17.2 Descrierea solutiei

Parte integranta a unei solutii ERP Business si management financiar,conceputa sa raspundaexigentelor unei firme medii si mari, integrata cu toate modulele aferente;

◊

Sistem multi-societate, multi-valuta, multi-limbaj, pentru a tine evidenta la mai multe societati, in oricemoneda, cu posibilitatea de a traduce programul in orice limba;

◊

Integreaza rapoarte tip indicatori financiari si generator de rapoarte, pentru a creste viteza de obtinere ainformatiilor necesare top-managenetului;

◊

Permite definirea de chei de control particularizate pentru cresterea vitezei de verificare a datelor dindiverse departamente;

◊

Lucreaza cu articole contabile predefinite, pentru automatizarea introducerii de documente si crestereavitezei de operare;

◊

Analize pe centre de profit si bugetare, pentru controlul riguros al activitatilor din companie; urmarireaincadrarii in bugete si generarea de bugete flexibilizate;

◊

Sistem de validare/invalidare a datelor si urmarire a istoricului privind accesul la fiecare document alutilizatorilor;

◊

Rapoarte interactive care permit localizarea informatiilor cautate si trecerea in mod editare pe acestea. Suntprezente toate rapoartele contabile specifice contabilitatii romanesti;

◊

Posibilitatea de a salva balante de verificare in formatul existent la o anumita data si vizualizarea eiulterioara;

◊

Securitate avansata pana la nivel de document, cu posibilitatea de a restrictiona accesul utilizatorilor chiar sila vizualizare;

◊

Modificari cu impact minim ale planului de conturi, a operatiunilor contabile sau a cotelor de TVA, prinparametrizarea tuturor operatiunilor;

◊

Import si export a informatiilor in/din alte aplicatii pentru o cat mai facila integrare cu alte sistemeinformationale existente;

◊

Posibilitatea de a consolida datele de la mai multe societati/puncte de lucru, fie on=line fie prinreplicarea datelor. Rapoartele pot fi consultate separat sau cumulat pe toate societatile/punctele.

◊

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

DataLight Enterprise Contabilitate-Prezentare generala)

wiki.datalight.ro Uz Intern 82/101

18 Balpro - Rapoarte

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

Pentru a beneficia de informatii care sa ilustreze evolutia activitatii societatii comerciale si implicit sa permita luarea de decizii sidepunerea situatiilor financiare la organele fiscale, software-ul de contabilitate va permite obtinerea de rapoarte ale carorcaracteristici pot fi setate de utilizator. Lista de rapoarte disponibile este:

Nomenclatoare - Plan de conturi1. Nomenclatoare - Transpunere conturi2. Nomenclatoare - Terti(Clienti/Furnizori)3. Nomenclatoare - Articole contabile4. Registru jurnal5. Registru de banca6. Registru de casa7. Fisa contului8. Fisa contului compusa9. Fisa contului-explicitare sold cronologic10. Fisa contului pe data scadenta-explicitare sold cronologic11. Cartea mare sah12. Centralizator cartea mare13. Note contabile14. Centralizator note contabile15. Note contabile virtuale16. Balanta de verificare17. Balanta de verificare insumata18. Balanta de verificare consolidata19. Balanta de verificare-salvate anterior20. Raport cash flow(contabilitate)21. Indicatori22. Evolutie curs valutar23. Rapoarte contabile24.

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

wiki.datalight.ro Uz Intern 83/101

19 DataLight Enterprise ContabilitateNOTA Aici gasiti manualul aplicatiei DataLight Enterprise Contabilitate.

V? rug?m s? face?i modific?ri asupra articolului, doar cu acordul autorului. Dac? ave?i sugestii pentru aceast?pagin?, v? rug?m s? le trimite?i la noi: email. Pentru informatii suplimentare dati click pe link-urile de mai jos:

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

AttoSoft

DataLight Enterprise Contabilitate este un instrument puternic de analiz? financiar-contabil? în cadrul societ??ilor comerciale.La crearea acestui program s-a pus un accent deosebit pe automatizarea introducerii datelor, controlul strict al introducerii dedate cât ?i posibilitatea de a ob?ine o gam? de rapoarte cât mai sugestive, adaptabile ?i u?or de configurat.

Pentru utilizarea aplicatie, ave?i mai jos adunate în capitole func?iile ?i comenzile explicate astfel s? v? ajute în utilizareaaplica?iei. Utilizatori experimenta?i pot s?ri direct la capitolul pe care doresc s?-l parcurg?. Pentru a ajunge mai usor la acesteîndrum?ri în ferestrele din aplica?ie ap?sa?i tasta <F1> care va deschide informa?iile ajut?toare pentru fereastra în care lucra?i.

Prezentare general?1. Inainte de a incepe utilizarea

Cerinte de sistem1. Instalarea programului2. Notiuni generale de lucru3.

2.

Configurare. Setarea elementelor de lucru3. Meniurile programului

Meniul Fisiere1. Meniul Societati2. Meniul Setari3. Meniul Cauta4. Meniul Bugete-Definire si procedura de lucru5. Meniul Contabilitate6. Meniul Definiri

Cote de TVA1. Centre de profit si pierdere

Puncte de lucru1. Gestiuni2. Activitati/Bugete3. Activitati/Resurse4. Centre de profit si pierdere5. Excluziune calcul consolidare6.

2.

Plan de conturiTip balante1. Nivel analitice conturi2. Chei de control3. Corelatii conturi4. Corelatie semnificatie conturi/plan de conturi5. Configurare fisa cont compusa6. Configurare conturi TVA7. Grupe clasificare cont8. Configurare Nota contabila virtuala9. Plan de conturi10.

3.

Inregistrari contabile4. Definire Indicatori5. Parteneri6. Agenti7. Valute si Curs valutar8.

7.

4.

Nomenclatoare5.

Controlling1. Declaratii fiscale2. Rapoarte in program

Registrul jurnal1. 3.

wiki.datalight.ro Uz Intern 84/101

Registrul de banca2. Registrul de casa3. Fisa contului4.

Administrarea programului4. Intrebari frecvente5.

Sfaturi, note ?i avertismente Pe parcursul manualului ve?i întalni simbolurile de mai jos, v? rugam s? nu le neglija?i:

Sfaturi Sfaturi cu indica?ii utile

Note Note cu informa?ii suplimentare, legate de subiectul prezentat

Important Fi?i aten?i la aceste lucruri importante

Aten?ie Aten?ion?rile evidentiaz? orice problema pe care o pute?i întalni pe parcurs

Inapoi la:

Cuprins Manuale aplicatii Client/Server• Cuprins Manuale de utilizare•

Te rog ia in considerare mediul inconjurator inainte sa tiparesti aceasta informatie.

DataLight Enterprise Contabilitate

wiki.datalight.ro Uz Intern 85/101

20 Gestiune30 - Administrare

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

wiki.datalight.ro Uz Intern 86/101

21 Setari

21.1 Selectie societate

Instructiunea Selectie societate, afiseaza lista conexiunilor pe care le-ati definit deja si va permite in acelasi timp sa definiti noiconexiuni cu noi puncte de lucru/ baze de date.

Conexiunea ii spune programului pe ce baza de date trebuie sa lucreze. Daca societatile cu care lucrati si conexiunile cu bazelelor de date sunt deja stabilite, iar dvs. doriti sa schimbati doar societatea pe care lucrati, pozitionati-va cu mouse-ul pe cea pecare doriti sa lucrati si sa executati clic pe butonul Selec?ie.

Definirea unei noi conexiuni cu o baza de date sau crearea unei baze de date noi sunt explicate in acest manual la capitolul 4.1.Definirea conexiunii cu baza de date.

21.2 Selectie data lucru

Data curenta a programului este foarte importanta in procesul de introducere a datelor, pentru ca aplicatia ia ca data curenta adocumentelor aceasta data.

De asemenea, aceasta data este folosita la filtrarea implicita a rapoartelor si a diverselor definiri . Iata de ce este vital pentru obuna functionare a programului sa verificati daca de lucru a programului este cea corecta.

Data de lucru si punctul de lucru curent se pot vizualiza usor privind bara de stare a programului.

Bara de stare este de asemenea si o posibilitate de a apela dialogul de schimbare a datei, prin dublu-clic cu mouse-ul pe data.O alta modalitate de a apela dialogul de schimbare a datei este prin selectarea comenzii Selectie data lucru de la meniulSetari.

In dialog puteti scrie direct data dorita (atentie la formatarea din Windows ? daca primele doua cifre sunt ziua sau sunt luna),sau puteti apela un calendar prin care sa selectati o anumita zi. Apelarea calendarului se face fie prin apasarea tastei F2, fie

prin apasarea butonului .

wiki.datalight.ro Uz Intern 87/101

Dupa selectarea corecta a anului, lunii sau zilei, apasati butonul sau tasta "ENTER" pentru a selecta data dorita.

Daca doriti sa selectati rapid data curenta (data curenta din Windows), apasati butonul .

Dupa selectare verificati din nou in bara de stare daca schimbarea facuta e cea dorita de dvs.

21.3 Editare solduri initiale

Aceasta instructiune va ofera posibilitatea editarii soldurilor initiale ale conturilor pe care le folositi, in vederea inceperii tineriievidentelor de gestiune cu ajutorul aplicatiei DataLight Enterprise Contabilitate in orice luna a anului (nu doar in ianuarie).

Soldurile initiale se editeaza in meniul Setari/Solduri initiale contabilitate.

DataLight Enterprise Gestiune 3.0)

wiki.datalight.ro Uz Intern 88/101

Selectati activitatea pentru care doriti sa figureze in evidente soldul respectiv, folosind butonul sageata neagra din dreaptacampului Activitate. Completati soldul debitor sau creditor al contului respectiv, daca lucrul cu programul de gestiune incepe dela 1 ianuarie in anul respectiv. Daca lucrul cu programul incepe in cursul anului, completati rulajele initiale in debitul si/ sau increditul contului respectiv.

Meniul Inregistrari cuprinde si elementele:

Transfer rulaj initial in nota contabila -

Seteaza partener din extensie analitic - In functie de extensia de la simbol cont care da analiticul pentru parteneri, secompleteaza soldul initial sau rulajul initial pe partenerul cu acelasi analitic.

Transfer solduri initiale in rulaje pe anul anterior -

21.4 Administrare agenti pe jurnale

Programul faciliteaza restrictionarea operarii in program doar de persoane autorizate. In acest scop instructiunea de editareactiuni agenti pe jurnale permite administratorului de sistem sa stabileasca pentru fiecare utilizator in ce jurnale si ce drepturi(adaugare/ stergere/ modificare informatii, vizualizare, stornare, validare documente) ii sunt acordate in vederea lucrului cusoftware-ul de contabilitate. Fereastra vizualizata si modul de utilizare sunt aceleasi de la Def./Inregistrari contabile/Agenti pejurnale.

21.5 Administrare articole contabile pe jurnale

DataLight Enterprise Contabilitate faciliteaza restrictionarea operarii articolelor contabile in program doar pe anumite jurnalecontabile.

In acest scop instructiunea de editare articole pe jurnale permite administratorului de sistem sa stabileasca pentru fiecare articolcontabil in ce jurnal/jurnale "are dreptul" sa opereze.

Fereastra afisata si modul de utilizare sunt aceleasi de la Def./ Inregistrari contabile/ Articole contabile pe jurnale.

21.6 Initializare an curent

Instructiune de copiere a nomenclatoarelor din anul anterior.

DataLight Enterprise Gestiune 3.0)

wiki.datalight.ro Uz Intern 89/101

21.7 Inchidere luna contabilitate

instructiune care permite ca o data luna inchisa in contabilitate, nici un utilizator sa nu mai poata actiona asupra datelor din lunarespectiva, daca nu are drepturi in acest sens. Dreptul de a lucra in luni validate se seteaza sau se anuleaza in meniul Setari/Securitate program/Drepturi documente - perioada de editare. Totodata, validarea lunii in contabilitate introduce restrictii deeditare in Gestiune 3.0 - nu se poate edita un document de gestiune dintr-o perioada validata in contabilitate.

21.8 Inchiderea anului in contabilitate

La trecerea din luna decembrie a anului precedent în luna ianuarie a urmatorului an, pentru a putea lucra în contabilitate, estenecesara aducerea din anul care s-a incheiat in anul urmator a soldurilor finale din balanta de verificare, a planului de conturi, arapoartelor configurate, etc.

Inchiderea de an permite intoarcerea in anul anterior, pentru vizualizare sau pentru a opera documente, prin simpla selectare aunei date din anul precedent. Daca se opereaza documente care afecteaza soldurile, este necesara reluarea inchiderii de anprecedent.

Meniul folosit este Setari/Inchideri - Validari/Inchidere an contabilitate

DataLight Enterprise Gestiune 3.0)

wiki.datalight.ro Uz Intern 90/101

Fereastra de dialog care se deschide pe ecran va ofera posibilitatea de a seta modul in care doriti sa se faca transferul de datedin anul precedent.

Cititi instructiunile numerotate de la 1 la 18 si bifati casetele corespunzatoare celor care satisfac conditiile dumneavoastra.

In acelasi timp programul va imbunatateste viteza de lucru permitandu-va sa bifati toate instructiunile printr-un singur clic pe

butonul

Butonul Nici o bifa debifeaza toate instructiunile, iar cu butonul Inversare bife casetele bifate se pot debifa, iar cele debifate sepot bifa.

Executati clic pe butonul pentru a vizualiza informatii cu privire la tabelele transferate dintr-un an in altul.

DataLight Enterprise Gestiune 3.0)

wiki.datalight.ro Uz Intern 91/101

Dac? ati mai parcurs anterior operatiunea de inchidere a anului si ati operat modificari/ adaugiri care nu afecteaza anumiteinformatii si tabele (spre exemplu nu afecteaza soldurile), puteti debifa casetele corespunzatoare acelor tabele neafectate.Programul va realiza inchiderea anului precedent fara a mai efectua iarasi copiererea de date care nu au fost afectate dereluarea lucrului in anul precedent.

La o prima inchidere a anului precedent bifati caseta corespunzatoare transferului prin stergerea datelor deja transferate pentruanul de transfer.

In situatia cand nu inchideti anul precedent pentru prima oara, puteti indica programului sa suprascrie datele salvate anterior.Pentru aceasta executati clic pe instructiunea Transferul se face prin... modificarea (suprascrierea) datelor deja transferat pentruanul de transfer.

Daca doriti inchiderea de an si transferul informatiilor in anul urmator doar pe baza documentelor validate, bifati caseta Validate.Daca doriti inchiderea de an pe baza documentelor simulate bifati caseta Simulate. Nebifarea nici uneia dintre caseteleValidate sau Simulate determina programul sa efectueze inchiderea de an pe baza documentelor operate si validate din anulanterior.

Pentru a finaliza operatiunea de setare a conditiilor in care se face transferul de date din anul anterior, executati clic pe butonul"OK". Abandonati operatiunea de inchidere de an executand clic pe butonul Abandon. In acest caz programul va va informa ca"Operatia de inchidere de an a fost anulata de dvs".

Va puteti intalni cu mesajul ca transferul s-a realizat cu erori, cu necesitatea verificarii listei cu erorile intalnite la inchiderea dean. De exemplu: CONTUL DE TOTAL NU POATE CONTINE SUME (425 pt. anul 2010)

21.9 Copiere nomenclatoare

In situatia cand lucrati cu mai multe societati in cadrul aplicatiei de contabilitate, pentru a va usura munca,programul va permitesa nu mai definiti toate nomenclatoarele ci sa le copiati pe unele dintre ele de la o societate la alta. Modul de lucru sunt celeprezentate la 4.3. Setari/ Administrare program.

21.10 Import date in contabilitate

Este meniul care face legatura cu celelalte aplica?ii Attosoft care nu folosesc tehnologia client - server. Importul din Light ' 96permite trecerea usoara de la sistemul folosit de aplicatiile Registre si Balanta, la DataLight Enterprise Contabilitate .

Utilizatorul stabileste in ce mod se va face transferul datelor intre cele 2 tipuri de aplicatii, setand perioada, punctul de lucru sitipul de informatie care trebuie sa se regaseasca in DataLight Enterprise Contabilitate .

DataLight Enterprise Gestiune 3.0)

wiki.datalight.ro Uz Intern 92/101

Similar functioneaza configurarea importului de date din Gestiune 2.0, Mijloace fixe 2.0, Salarii ? cu setarile de rigoare.

21.11 Drepturi documente/ Perioada de editare

DataLight Enterprise Gestiune 3.0)

wiki.datalight.ro Uz Intern 93/101

In partea stanga vizualizati lista cu agentii definiti anterior in program in meniul Def./Agenti/Agenti (doar cei la a caror definirenu ati bifat caseta Nu se permite logarea in sistem), iar in partea dreapta administratorul de sistem poate acorda sau revoca,dupa caz, drepturile de operare ale agentilor in aplicatie.

Selectati utilizatorul pentru care doriti stabiliti drepturi de editare.

Setati Zile minus si/ sau Zile plus fata de data curenta, reprezentand dreptul de a edita documente cu data egala cu datacurenta minus/plus numarul de ziele completat in campurile omonime.

Optiunea Editeaza documentele altora- altor useri (utilizatori) are rolul de a da drepturi de editare utilizatorului respectiv nu doarasupra documentele intocmite de el, ci si pe acelea intocmite de alti agenti utilizatori.

Se poate stabili starea documentelor asupra carora utilizatorul respectiv poate actiona: Neoperat, Operat. Pozitionati-va cumouse-ul pe documentul pentru care doriti sa acordati/ ridicati drepturi si executati dublu clic in campul Editeaza documentele instarea aferent. Dupa clic pe butonul de selectie pentru a alege din lista derulanta starea documentelor ce pot fi editate.

In coloana Referinta puteti selecta Ziua curenta, Luna curenta, Perioada absoluta, Anul curent executand dublu clic încampul aferent. Astfel zilele plus si/ sau zilele minus se vor seta fata de referinta aleasa.

Pentru a parasi instructiunea Editare limitare agenti la editare, executati clic pe butonul Inchide. Programul va va solicitaconfimarea salvarii modificarilor operate. Executati clic pe butonul Yes.

21.12 Administrare utilizatori, roluri, meniuri

Acest meniu este una din modalitatile prin care se gestioneaza accesul agentilor utilizatori asupra datelor. Aplicatia re predefinitun numar de 9 roluri. Se selecteaza agentul pentru care se doreste atribuirea rolului, spre exemplu Utilizator 1,

si din lista de roluri disponibile, se copie cu ajutorul butoanelor cu sageata/ sageti verzi, unul, mai multe sau toate roluriledefinite. Pentru Utilizator 1 se atribuie rolul de Gestionar.

In pagina Actiuni pe roluri se incepe prin a selecta un rol caruia dorim sa-i atribuim diferite actiuni asupra meniurilor dinaplicatie.

DataLight Enterprise Gestiune 3.0)

wiki.datalight.ro Uz Intern 94/101

Rolului Gestionar i s-au atribuit actiunile

-Furnizori/ Documente primite,-Operatiuni interne/ Editare procese verbale de inventar (ambele cu posibilitatea de a edita si de a insera fara drept dea sterge)-Rapoarte/ Procese verbale de inventar.

O noua actiune se poate atribui rolului prin postarea pe una din actiunile din lista din stanga si mutarea ei in lista din dreaptafolosind butonul cu sageata verde.

Cand s-au atribuit toate actiunile dorite pentru rolul Gestionar, se finalizeaza prin clic pe butonul

Adaugarea unui rol nou in lista de roluri, respectiv stergerea din lista a rolului selectat se face cu ajutorul butoanelor

Pe tabul Roluri/ ierarhie agenti exista pagina Actiuni la pornire. Aici, din lista de actiuni la pornire disponibile se poate selectao actiune sau mai multe pe care programul sa le indeplineasca imediat dupa logarea in sistem a utilizatorului.

DataLight Enterprise Gestiune 3.0)

wiki.datalight.ro Uz Intern 95/101

In imaginea de mai sus, actiunea la pornire imediat dupa logarea in Balpro va fi afisarea Raportului Cash Flow (Contabilitate).

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

DataLight Enterprise Gestiune 3.0)

wiki.datalight.ro Uz Intern 96/101

22 Gestiune30 - Inainte de a incepe utilizarea

Aceasta sectiune de articole poate fi descarcata ca manual PDF (sau ca fisier html)

In acest capitol puteti citi informa?ii despre cerin?ele de sistem, pa?ii de urmat în cazul lucrului în re?ea.

22.1 Cerinte de sistem

Pentru folosirea programului ave?i nevoie de(recomandat minim):

PC cu procesor Intel P3, Celeron sau echivalent (AMD Duron) sau superiormemorie RAM, 1 GBHDD 250 Gb, spa?iu liber pe disc - minim 100 Gbsistem de operare: 2000/XP/Vista/7/8imprimant? pe cerneala sau laser A4plac? video ?i monitor care suport? în mod VGA 1240x768 rezolu?ie minimplac? de re?ea 1 GB (doar pentru lucrul în re?ea)sistem de operare:

- pentru server: Linux(distributii actualizate), Windows Sever 2003, 2008 sau versiuni ale sistemului din celede la statii(fara editii HomeEdition)- pentru statii: XP(actualizat la SP3), Vista, Windows 7, Windows 8

De asemenea recomand?m, achizi?ionarea de UPS-uri (Surse neîntreruptibile) pentru a v? asigura o protec?ie suplimentar? asistemului de calcul ?i a datelor în cazul penelor de energie electric? sau a fluctua?iilor de tensiune acolo unde exista astfel deprobleme.

22.2 Instalarea programului

Pentru rularea corect? a programului în re?ea este nevoie s? fie efectua?i urm?torii pa?i:

1. Se instaleaz? programul (versiunea full) pe calculatorul care va avea rolul de server.2. Se instaleaza serverul bazei de date Firebird, pe server si statii3. Se instaleaza SETUPBDE511.EXE utilizat pentru partea de raportare, pe server si statii4. Pe toate sta?iile de lucru, se vor copia, în folderul system a acestora, fi?iere din folderul Dll32:

Nota folderul SYSTEM are calea:

C:\WINNT\SYSTEM32 pentru Windows NT/2000C:\WINDOWS\SYSTEM32 pentru windows XP, Vista, 7 si 8 (sistemele pe x86)C:\WINDOWS\SysWOW64 pentru windows XP, Vista, 7 si 8 (sistemele pe x64)

5. Se acord? drepturi depline (full share - read/write/modify/delete) pe folderul în care a fost instalat programul peserver. Rulati utilitarul SetWindowsFirewall.exe6. (Optional) Pe toate sta?iile client se va face maparea c?tre folderul pe care s-a dat share pe server (mapare subforma \\server\resursa_partajata) bifîndu-se op?iunea de reconectare la logon.7. Se va face un shortcut, pe desktopul sta?iilor, la programul BalPronb.exe localizat în discul de re?ea creat la punctul6.

Important

1. Orice actualizare ulterioar? a programului se va face numai pe server ?i numai dac? to?i utilizatorii care utilizeazaprogramul, atât pe server cât ?i de pe sta?iile de lucru, au ie?it din program.2. Citeste si articolul :Porturile TCP utilizate de program

wiki.datalight.ro Uz Intern 97/101

22.3 Notiuni generale de lucru

Sub bara de meniu vizualizati bara de comenzi rapide care se pot realiaza in fereastra deschisa din program:

22.3.1 Inserarea unui nou element

Inserarea unui nou element se face prin apasarea cu mouse-ul a butonului sau a tastei INSERT de la tastatura. Un

alt mod de definire a unui nou element este apasarea butonului din navigator(butoane de inserare).

22.3.2 Modificarea unui element

In mod implicit programul deschide listele si documentele intr-un mod de protectie, o stare in care lista sau documentul nu poatefi modificat (editat) in mod direct. Acest lucru evita modificarile prin tastari accidentale. De aceea, pentru a modifica informatiile

de pe acel dialog este necesar sa apasati butonul sau tasta F9. Un alt mod de a da aceasta comanda este sa

apasati butonul din navigator .

22.3.3 Stergerea unui element

Stergerea se face prin apasarea butonului sau prin apasarea combinatiei de taste Ctrl+Delete. O alta varianta este

apasarea butonului din navigator.

ATENTIE !In cazul stergerii de documente, trebuie sa fiti foarte atenti care este lista activa din acel moment. Pe dialogurilede documente exista doua liste: lista de documente (in partea stanga) si lista cu pozitiile de pe acel document, in parteadreapta. Va puteti da seama pe ce lista va aflati in functie de culoarea titlurilor listei. Daca titlurile sunt scrise cu rosu, aceea estelista activa si din acea lista se va realiza stergerea. Trecerea de pe o lista pe cealalta lista se face prin apasarea tastei F3. Esteposibil sa intentionati stergerea unei pozitii dintr-un document (vizibila in dreapta dialogului) si sa stergeti de fapt un documentdin lista (in stanga dialogului).

Exista doua moduri de vizualizare intr-o fereastra:

1. afiseaza lista cu documente emise

2. fara afisare a listei cu documentele emise

Programul va ?anunta? asupra carei ferestre actioneaza prin culoarea cu care scrie elementele capului de tabel. Sunt scrise cuculoarea rosie titlurile listei cu informatiile asupra carora interveniti (adaugati, modificati, stergeti) in acel moment.

DataLight Enterprise Gestiune 3.0)

wiki.datalight.ro Uz Intern 98/101

22.3.4 Tiparirea unui raport

Tiparirea unui raport se face prin apasarea butonului sau a tastei Print screen. Se va tipari continutul raportului(dupa ce in prealabil el a aparut pe ecran) sau se va da comanda de tiparire pe formular (daca trebuie tiparite facturi sau avize).

Tiparirea unui document se mai poate face din iconita care se afla sub sectiunea de filtrare

22.3.5 Selectarea dintr-o lista a unui element

O parte din informatiile de pe dialoguri trebuie sa fie selectate dintr-o lista de informatii predefinite, in loc sa fie completatemanual. Pentru aceasta, acele campuri apar ca liste de selectii:

Pentru a deschide o astfel de lista (pentru a vedea si selecta optiunea dorita) trebuie sa apasati tasta F2, odata pozitionati in

acel camp (campul apare cu fond galben). O alta varianta este sa folosti mouse-ul facand clic pe sageata in jos din dreaptasau prin dublu-clic pe campul respectiv. In acel moment, lista de selectie se deruleaza in jos, pemitandu-va sa selectati

elementul dorit. Dupa ce v-ati pozitionat pe elementul dorit, apasati tasta ENTER sau butonul . Daca nu mai doriti sa

selectati nimic, apasati tasta ESC sau butonul

Observatie ! Elementul pe care doriti sa-l selectati trebuie sa fie deja definit pentru a-l gasi in lista. Daca el nu se afla in listaatunci se va introduce apasind Nou, toate butoanele din ferestre daca pozitionati cursorul deasupra lui va apare un hint caredescrie functionalitatea butonului.

22.3.6 Folosirea filtrelor

In unele situatii este posibila restrangerea setului de informatii afisate, pentru a va putea concentra asupra unor date mairestranse. Pentru aceasta, filtrele trebuie sa fie in primul rand activate, prin bifarea casutei de validare

asociate.

Dupa ce filtrul s-a activat, puteti derula lista de selectie pentru a se putea selecta optiunea

dorita.

Butonul are rolul de a aplica filtrarile alese si afisarea numai a celor informatii care dorim sa le vedem.

DataLight Enterprise Gestiune 3.0)

wiki.datalight.ro Uz Intern 99/101

Pentru a alege o anumita perioada se va apasa pe butonul care are rolul de a afisa urmatorul calendar.

Pentru a selecta o anumita data se face clic pe numarul lunii(ex: numarul 6-> iunie) si pe data dorita. Daca dorim sa selectam

data de astazi se va apasa pe butonul care va prelua data din sistemul de operare.

22.3.7 Starile inregistrarilor

O informatie importanta cu privire la documente este cea referitoare la starea acestora. Pentru ca un document sa afectezerapoartele, el trebuie sa fie in starea Operat.

Indiferent de tipul de document de intrare/ iesire (facturi, avize, bonuri de consum, etc.) pe fereastra de editarea a documentelor,campul Stare va furnizeaza in orice moment aceasta informatie. Documentele neoperate vor fi marcate cu un fond de culoarearosie in coloana Data in lista de inregistrari existente in program.

DataLight Enterprise Gestiune 3.0)

wiki.datalight.ro Uz Intern 100/101

Mai mult, exista un cod de culori la Inregistrari/Legenda - cod culori, cu ajutorul caruia identificati cu usurinta stariledocumentelor.

Starea Tiparit presupune ca documentul este Operat dar nu este inca Validat. Starea Validat implica faptul ca documentul afost verificat si inchis. Schimbarea acestei stari este permisa doar utilizatorilor cu drepturi depline asupra datelor din program.

Programul permite ca pe documente sa se vizualizeze notele contabile prin folosirea butonului . Conditia este ca pe antetuldocumentului sau in pozitiile de marfa sa fie asociat un articol contabil. Vizualizarea notei contabile la editarea documentuluipermite efectuarea de corectii din timp (nu dupa ce s-a efectuat exportul din gestiune in contabilitate)

Inapoi la:

Manual DataLight Enterprise Contabilitate

DataLight Enterprise Gestiune 3.0)

wiki.datalight.ro Uz Intern 101/101