BAB 5-PA-AWB

Package Acceptance Air Waybill

DAFTAR ISI Daftar Isi ......................................................................................................................... 1 Tujuan ............................................................................................................................. 2 I. INTERNATIONAL AIR WAYBILL ..................................................................................... 3 I.1. Ketentuan-ketentuan IAWB ....................................................................................... 3 I.2. Fungsi-fungsi IAWB ................................................................................................... 3 I.3. Tanggung Jawab Pengisian IAWB .............................................................................. 4 I.4. Bagian-bagian IAWB .................................................................................................. 4 I.5. Beberapa macam AWB Internasional yang Digunakan .............................................. 12 I.6. Melengkapi IAWB ...................................................................................................... 14 I.7. Audit International Air Waybill .................................................................................... 16 I.8. Tata Cara Pengisian Nomor Pelanggan (Account Number)

Untuk Pengiriman Internasional dalam FedEx Air Waybill ......................................... 19 Latihan Soal .................................................................................................................... 25

II. DOMESTIC AIR WAYBILL ............................................................................................. 27 II.1. Kolom-kolom pada Air Waybill Domestik .................................................................. 28 II.2. Bagian-bagian dari Air Waybill Domestik ................................................................. 29 II.3. Tata Cara Pengisian Nomor Pelanggan (Account Number) Untuk Pengiriman Domestik dalam RPX Air Waybill ................................................. 35 II.4. Audit Air Waybill Domestik ....................................................................................... 41 Latihan Soal .................................................................................................................... 42

Trn & Dev Dept 1


TUJUAN Dengan diberikannya penjelasan mengenai Air Waybill dari International Air Waybill Federal Express dan RPX Domestic, diharapkan peserta mampu: • Memahami tentang kolom – kolom yang tertera pada Air Waybill. • Mengisi bagian – bagian dari Air Waybill, yang memang sudah menjadi tugas dari

perwakilan perusahaan (kode kota asal dan kode kota tujuan). • Mengetahui kolom – kolom apa saja yang wajib diisi oleh pelanggan. • Melakukan pengauditan terhadap Air Waybill.

Trn & Dev Dept 2


I. INTERNATIONAL AIR WAYBILL

etiap pengiriman internasional FedEx memerlukan dokumen pengiriman yang dikenal dengan International Air Waybill (IAWB). Jika IAWB diisi dengan lengkap, maka kita

dapat melihat semua informasi rinci tentang pengiriman tersebut seperti nama pengirim, identitas penerima, isi kiriman, nilai barang dan lain-lain. Tidak hanya itu, IAWB adalah dokumen pengiriman penting yang berfungsi sebagai kontrak yang resmi antara pengirim dan FedEx. I.1. Ketentuan-Ketentuan IAWB

• Dapat diisi dengan cara diketik atau tulisan tangan • Dapat dipesan dengan nama pengirim yang telah tercetak dan/atau informasi

penerima (terutama untuk pelanggan reguler) • Pengirim bertanggung jawab untuk mengisi dan melengkapi IAWB • Karyawan FedEx bertanggung jawab untuk mengisi bagian FOR FEDEX USE ONLY • Dapat digunakan untuk pengiriman dengan jumlah 9999 per IAWB • Dapat digunakan untuk pengiriman hanya sampai dengan sepuluh komoditi saja

Catatan: Komoditi dapat didefinisikan sebagai pengklasifikasian barang berdasarkan fungsinya. Misalnya pensil, penghapus, penggaris dan pulpen adalah empat barang, tapi barang-barang tersebut dapat diklasifikasi / dikategorikan sebagai alat tulis kantor (stationary). Jika dinyatakan sebagai alat tulis kantor (stationary), maka hanya satu komoditi. I.2. Fungsi-Fungsi IAWB

• IAWB berfungsi sebagai kontrak resmi antara pengirim dan FedEx • Sistem FedEx bergantung pada kelengkapan pengisian Air Waybill • Kelengkapan pengisian Air Waybill akan memastikan:

Pengiriman tepat waktu Penerbitan invoice yang akurat oleh billing Keuntungan / revenue bagi perusahaan Kepuasan pelanggan

• Namun sebaliknya, jika Air Waybill tidak dilengkapi dengan data yang lengkap dan

akurat maka akan terjadi :

Kerugian bagi perusahaan Keterlambatan proses kepabeanan Pengiriman yang tidak tepat waktu Penerbitan invoice yang salah Pelanggan yang tidak puas

I.3. Tanggung Jawab Pengisian IAWB International Air Waybill terdiri dari 10 bagian kolom yang harus diisi dengan jelas dan lengkap oleh pengirim. Kolom-kolom yang terdapat pada IAWB tersebut adalah :

S

Trn & Dev Dept 3


• Bagian 1 – From / Sender • Bagian 2 – Your Internal Billing Reference (Optional) • Bagian 3 – To / Recipient • Bagian 4 – Shipment Information • Bagian 5 – Broker Selection • Bagian 6 – Service • Bagian 7 – Packaging • Bagian 8 – Special Handling • Bagian 9a – Payment (Transportation Charges Paid by ) • Bagian 9b – Payment (Duties and Taxes Paid by ) • Bagian 10 – Required Signature

Air Waybill Standard FedEx International

I.4. Bagian – Bagian IAWB Bagian 1: From (Informasi Pengirim)

1 2

3 4

5

6

7 8

10 9

Trn & Dev Dept 4


No. Bagian AWB 1 Keterangan 1. Date Tanggal pengiriman dengan format penulisannya adalah bulan,

tanggal, tahun 2. Sender’s FedEx

Account Number Nomor account pengirim, yaitu nomor account yang terdiri dari sembilan digit wajib diisi untuk proses pengeluaran invoice / penagihan. Jika pembayaran cash maka tidak perlu menuliskan nomor account.

3. Sender’s Name Nama pengirim : Nama lengkap pengirim wajib diisi

4. Telephone, telex, fax number

Nomor telepon, telex, fax : Wajib diisi, akan sangat membantu jika FedEx membutuhkan informasi tambahan dari pelanggan

5. Sender’s Company Name

Hanya diisi jika ada

6. Street Address Alamat 2 baris : Nama jalan, no. jalan, suite atau apartemen, departemen dan atau no. lantai

7. City Kota 8. State or Province Propinsi 9. Country Negara 10. Zip or Postal Code Kode Pos Bagian 2 : To (Informasi Penerima)

No. Bagian AWB 2 Keterangan 1. Recipient’s Name Nama lengkap penerima (Nama sendiri dan nama keluarga, bila

ada) 2. Phone Nomor telpon, telex atau fax penerima. Pastikan pengirim

mencantumkan nomor telpon penerima. 3. Company Nama Perusahaan Penerima 4. Address Nama, nomor suite atau lantai, nama departemen. Untuk

pengiriman Hold at Location, cantumkan alamat asli penerima, bukan alamat FedEx station.

5. City Kota 6. State or Province Propinsi 7. Country Negara 8. Zip or Postal Code Kode Pos 9. Recipient’s Tax I.D.

Number for Custom Purposes

Nomor identifikasi pelanggan (IN), Nomor Pajak Pertambahan Nilai (Value Added Tax / VAT), nomor identifikasi karyawan (EIN) atau nomor social security (SSN) mungkin dibutuhkan untuk proses kepabeanan barang impor antar negara (hanya jika pengirim memiliki nomor-nomor tersebut).

1 2

3

4

5

7

6

8

9

Trn & Dev Dept 5


Bagian 3 : Shipment Information

No. Bagian AWB 3 Keterangan 1. Total Package Total jumlah paket pada setiap pengiriman. (Untuk FedEx Envelope,

10kg atau 25kg untuk tiap Air Waybill hanya boleh digunakan untuk satu paket).

2. Total Weight Total berat aktual seluruh paket pada setiap pengiriman. Beri tanda pon atau kg. (Berat FedEx Envelope tidak boleh lebih berat dari 0,5 kg atau 1 pon).

3. DIM (Dimentional Weight)

Dimensi paket. Pelanggan mengisi besar DIMENSI pada bagian ini (untuk kemasan pelanggan sendiri, yaitu diluar kemasan dari FedEx). a. Bagian ini harus diisi jika berat dimensinya lebih besar daripada

berat aktualnya. Kemudian ditulis berapa kg diatasnya, dan dilingkari seperti pada gambar diatas.

b. Namun kalau berat dimensinya lebih kecil daripada berat aktual maka ditulis = 0 kg.

4. Commodity Description

Tiap Air Waybill maksimal dapat mengirimkan sepuluh komoditi. Deskripsi spesifik tiap komoditi (bukan tiap paket) harus dituliskan dengan jelas. Pengirim harus memberikan informasi yang spesifik seperti dibawah ini :

a. Barang apa itu ? b. Terbuat dari apa ? c. Jumlahnya ? d. Penggunaannya buat apa ? (Jelaskan jika bukan untuk dijual

kembali) 5. Harmonised Code Harmonised code number dibutuhkan oleh bea cukai, bukan oleh FedEx.

Harmonised Code number untuk Amerika dan Canada terdiri dari 10 digit. Nomor digit tiap negara berbeda-beda.

6. Country of Manufacture

Negara tempat pembuatan barang sampai pada bentuk akhirnya. Jika komoditi yang dikirimkan lebih dari satu dan dibuat di berbagai negara, tuliskan country of manufacture untuk tiap komoditi.

7. Value for Customs Harga jual atau biaya penggantian (walaupun bukan untuk dijual kembali) untuk isi atau komoditi, paket dan berat. Wajib diisi untuk kepentingan customs. Note : No Commercial Value (NCV) dapat digunakan untuk pengiriman PIB (Personnal, Interoffice, Business) ke berbagai Negara (lihat keterangan untuk dokumentasi pada Bab III SRG ).

8. Total Declare Value for Carriage

Penggantian yang diberikan FedEx jika barang / paket yang dikirim hilang atau rusak. Total Declare Value for Carriage tidak boleh melebihi jumlah yang dituliskan pada kolom Total Declare Value for Customs.

9. Specify Currency of Declare Value

Currency Code untuk nilai mata uang yang akan digunakan untuk membayar biaya declare value (misalnya : JYE = Japanese Yen, SID =

1 2 3

4 5 6 7

8

9

= …kg

= O kg

a b

Trn & Dev Dept 6


Singapore Dollar, dll). Total Value for

Custom Jumlah seluruh value for custom pada kolom diatas. Total Value ini harus sama dengan total value yang tertera pada Commercial Invoice ( jika CI dibutuhkan pada pengiriman tersebut).

Mata Uang Lainnya yang berlaku adalah : • Argentina Austral – ARN Eastern Caribbean Dollar – ECD Indian Rupee – INR • Austria Schilling – AUS Denmark D. Krone – DKK Japanese Yen – JYE • Aruban Florins – AWG Portugal Escudos – ESC Luxemb. Francs – LFR • Bermuda Dollar – BMD Finland Markka – FIM Mexican Peso – MNP • Baharaini Dinar – BHD Jamacian Dollar – JAD Macau Patacas – MOP • Brazil Real – BRL Irish Pound – IRL NewTaiwanDollar – NTD • Canadian Dollar – CAD Kuwait Dinar – KUD Norway Krone – NOK • Cayman Dollar – CID Italy Lire – LIT Phillipines Peso – PHP • Cyprus Pounds – CYL Malaysian Ringgits – MYR Sweden Krone – SEK • Australian Dollar – AUD New Zealand Dollar – NZD Singapore Dollar – SID • Belgian Frac – BFR Saudi Arabian Riyals – SAR Trinidad Dollar – TTD • Barbados Dollar – BBD Spain Pesetas – PTS Tobago Dollar – TTD • Brunei Dollar – BND Swiss Franc – SFR Turkish Lira – TRL • Brazil Cruzado Real – BRR Thailand Baht – THB Uruguay NewPeso– UYP • Bahamian Dollar – BSD British Pound Sterling – UKL South Korea Won– WON • Chilean Peso – CHP Deutsche Mark – DMK US Dollar – USD • Drachmas – DRA Euro Dollar – EUR Venezuela Bolivar - VEB • UAE Dirham – DHS French Franc – FFR • Dutch Guilder – DFL Hong Kong – HKD

Panduan Pengisian Declared Value for Customs / Carriage

Carriage Value Customs Value

• Optional • Menjelaskan penggantian FedEx terhadap

pengiriman barang yang hilang atau rusak. • Boleh tidak diisi. Namun Total Declare

Value for Carriage tidak boleh melebihi dari Total Value for Custom.

• FedEx akan secara langsung mengganti

sebesar USD 100 atau (USD 9.07 per pon atau USD 20 per kg) mana yang lebih besar kecuali pengirim mencantumkan nilai yang lebih besar. Penggantian tersebut tidak berlaku bagi pengiriman dengan FedEx Envelope dan Paks. Klaim di Indonesia akan diganti sebesar Rp 100.000/kg

• Barang-barang yang dikategorikan

extraordinary value dibatasi sampai USD 1000 atau (USD 9.07 per pon atau USD 20 per kg) per shipment.

Note : Batasan ini hanya berlaku untuk Total Declare Value for Carriage bukan Total Declare Value for Customs.

• Mandatory; harus diisi

• Menjelaskan harga jual atau biaya penggantian untuk barang tersebut. Wajib diisi pelanggan pada tiap pengiriman.

• Jika untuk dijual kembali harga jualnya

harus dituliskan.

• Jika bukan untuk dijual kembali, biaya penggantian harus dituliskan.

• “NCV” (No Commercial Value / 0) dapat

dituliskan pada pengiriman PIB (kecuali ke beberapa lokasi seperti yang tertera pada SRG); namun demikian banyak negara yang mensyaratkan jumlah nilai untuk pengiriman PIB. Periksa SRG terbaru untuk informasi negara tertentu. Komoditi lainnya harus mencantumkan nilai barang.

• Batas maksimum adalah USD 50.000 per

kiriman; namun banyak negara yang batasannya lebih rendah. Periksa SRG terbaru sebelum menerima barang.

Trn & Dev Dept 7


Bagian 4 : Express Package Service

Pengirim memberikan tanda pada jenis layanan yang dipilih. Pastikan bahwa layanan yang ditandai tersedia di negara tujuan. Hanya satu jenis layanan yang boleh ditandai. Untuk ASC hanya boleh memilih FedEx Int’l Priority. Bagian 5 : Packaging

Pengirim menandai jenis kemasan yang dipilih. Karyawan FedEx harus memastikan pemilihan jenis kemasan. “Other Packaging” ditandai untuk pengiriman dengan FedEx Box atau Tube atau Customer’s Own Packaging. (Pengiriman menggunakan FedEx Envelope, 10kg atau 25kg hanya satu box per IAWB). Sedangkan untuk ASC, tidak diperkenankan memilih box 10kg dan 25kg karena tidak menjualnya. Bagian 6: Special Handling

• Jika pengirim menginginkan barangnya diambil di lokasi FedEx di negara tujuan, maka pengirim tersebut dapat memberikan tanda tick (v) pada “ For HOLD at FedEx Location “.

• Jika pengirim menginginkan paketnya diantarkan pada hari Sabtu, maka pengirim tersebut dapat memberikan tanda tick (v) pada bagian “For Saturday Delivery“ .Tidak semua lokasi mempunyai layanan Saturday Delivery (lihat Global SRG terbaru), dan bisa dikenakan biaya tambahan sebesar USD 10.

Bagian 7a: Payment Bill transportation charges to

Pengirim menandai pilihan cara pembayaran biaya transportasi yang tersedia. Pengirim hanya boleh memilih satu dari pilihan yang ada seperti dijelaskan dibawah ini:

Tidak dijual oleh ASC

Isi no account-nya

Jangan pernah dipilih, hanya oleh FedEx direct saja

Trn & Dev Dept 8


Panduan Cara Pembayaran Biaya Transportasi

Jika Pengirim… Maka Courier atau Customer Service Agent…

tidak memberi tanda & memilih

Biarkan kosong. Pengirim akan ditagih secara otomatis (hanya jika yang bersangkutan mempunyai account number).

menandai pengirim Pastikan nomor account sender telah tercantum pada bagian 1. Jika sender tidak memiliki nomor account, tanyakan apakah pengirim tersebut mau membuka account

menandai penerima Pastikan nomor account penerima telah tercantum. Jika pengirim tidak mau membayar tagihan yang diberikan, maka pengirim yang akan ditagih

menandai pihak ketiga Pastikan nomor account pihak ketiga tersebut telah tercantumkan. Jika tidak terdapat nomor account pengirim atau pihak ketiga, tanyakan apakah pengirim tersebut mau membuka account melalui call center terdekat. Jika pihak ketiga yang ditunjuk tidak mau membayar tagihan yang ditagihkan, maka pengirim akan secara otomatis yang ditagih.

menandai kartu kredit (tidak berlaku untuk ASC/Agent)

Pastikan nomor kartu kredit dan masa berlakunya tercantum pada IAWB beserta tanda tangan pembayar pada bagian 10. Jangan pernah menerima kartu kredit yang masa berlakunya telah habis.

menandai cash / cheque (tidak berlaku untuk ASC/Agent)

Hitung berapa biaya berdasarkan daftar harga local dan lengkapi bagian total transportation charge.

Keterangan: 1. Untuk bagian box credit card dan cash check/cheque, pengiriman barang hanya bisa

dilakukan di FedEx direct saja. Indonesia tidak bisa. 2. Jika pengirim memilih penerima atau pihak ketiga, pengirim tersebut harus

mencantumkan nomor account FedEx penerima atau pihak ketiga tersebut. Untuk ASC/agent, pastikan dengan langkah-langkah dibawah ini:

a. Telpon CS dan tanyakan apakah account number pihak penerima tersebut masih aktif atau tidak.

b. Minta surat kuasa pihak ketiga tersebut bahwa dia bertanggungjawab untuk biaya pembayarannya, dengan tanda tangannya atau dengan email.

c. Minta surat jaminan bahwa kalau pihak ketiga tersebut tidak mau membayar biaya pengiriman, maka otomatis yang ditagih adalah si pengirim. Ditandatangani diatas meterai Rp. 6000,-

d. Minta fotokopi KTP si pengirim.

Trn & Dev Dept 9


Bagian 7b: Payment Duty and taxes to

Pengirim juga memberi tanda tick (v) pada salah satu bagian “Payment – Duties and Taxes Paid by: “(FedEx tidak dapat memperkirakan biaya yang dikenakan oleh bea cukai). Penagihan kepada pengirim atau pihak ketiga tidak berlaku di setiap tujuan.

Panduan Cara Pembayaran Bea Masuk dan Pajak

Jika Pengirim… Maka Courier atau Customer Service Agent…

tidak memberi tanda & memilih

Biarkan kosong. Penerima akan ditagih secara otomatis

menandai pengirim Pastikan nomor account pengirim telah tercantum pada bagian 1. Jika pengirim tidak memiliki nomor account, tanyakan apakah pengirim tersebut mau membuka account

menandai penerima Pastikan nomor account penerima telah tercantum. Jika penerima tidak mau membayar tagihan yang diberikan, maka pengirim yang akan ditagih

menandai pihak ketiga Pastikan nomor account pihak ketiga tersebut telah tercantumkan. Jika tidak terdapat nomor account pengirim atau pihak ketiga, tanyakan apakah pengirim tersebut mau membuka account melalui call senter terdekat. Jika pihak ketiga yang ditunjuk tidak mau membayar tagihan yang ditagihkan, maka pengirim akan secara otomatis yang ditagih.

Jika pengirim memilih penerima atau pihak ketiga, pengirim tersebut harus mencantumkan nomor account FedEx penerima atau pihak ketiga tersebut. Bagian 8: Your Internal Billing Reference

Bagian ini boleh diisi dan juga boleh dikosongkan. Bagian ini dapat digunakan sebagai referensi billing internal pelanggan yang berhubungan dengan pengiriman seperti nomer file, nomer pemesanan atau nomor urut kerja. Informasi apapun yang tertera pada bagian ini juga terdapat pada invoice pelanggan. Sedangkan untuk Agent/ASC, pastikan bagian ini diisi account number ASC/Agent jika si pengirim membayar dengan system prepaid (lihat informasi lebih lanjut pada Tata Cara Pengisian Nomor Account di halaman 19).

Trn & Dev Dept 10


Bagian 9 : Required Signature

1. Pengirim menandatangani pada garis Sender’s Signature dengan tanda tangannya. Anda harus memastikan setiap pengiriman ditandatangani karena :

• Di beberapa daerah, tanpa tanda tangan, kita tidak dapat melakukan penagihan pembayaran

• Dengan menandatangani IAWB, maka pengirim telah menyetujui semua informasi yang ada di IAWB

PENTING :

Perwakilan dari perusahaan Federal Express tidak diperkenankan menanda tangani untuk pengirim.

2. Pengirim menuliskan tanggal penyerahan kiriman ke FedEx.

Tracking number, 12 digit Kode print AWB, bukan termasuk tracking number

Trn & Dev Dept 11


I.5. Beberapa Macam AWB Internasional yang Digunakan Sebagai referensi, Anda perlu mengetahui ada beberapa macam jenis AWB Internasional yang masih digunakan dalam pengiriman barang, antara lain:

1. The Expanded Service International Air Waybill

2. Extended Tracking Number Air Waybill

AWB ini terutama digunakan untuk pengiriman IPF/IEF, DG, IPBSO, LC. Akan tetapi bisa juga digunakan untuk pengiriman dengan layanan IP.

AWB ini dulu dikeluarkan sebelum adanya Standard AWB. Akan tetapi masih ada yang menggunakan untuk pengiriman international.

Trn & Dev Dept 12


3. 400 Series Air Waybills

4. ShipManager Air Waybill

AWB ini dikeluarkan sebelum ETN AWB (no.2). Tapi sekarang masih ada yang menggunakan juga.

AWB ini bisa dicetak oleh pelanggan yang sudah mempunyai account number dan diberikan system-nya oleh FedEx. Biasanya diberikan bagi mereka yang memberikan revenue besar.

Trn & Dev Dept 13


I.6. Melengkapi IAWB (Tanggung Jawab Agen, Kurir)

Ketika Anda menerima paket, maka Anda bertanggung jawab untuk melakukan audit informasi yang dituliskan oleh pengirim dan melengkapi bagian “ For FedEx Use Only “ dari IAWB. I.6.1. Station ID / URSA Routing

• Origin Station ID: Tulis kode negara ‘garis miring’ tiga digit origin’s station ID

• Destination Station ID: cara menuliskannya sama, namun pastikan kode routingnya

sesuai dengan kode pos atau nama kotanya (lihat Global SRG terbaru). Jika ada “X” pada digit keempat pada kode routing maka artinya kode routing tersebut merupakan daerah “ Extended Service Area “ dan dituliskan pada IAWB (contoh: HK/HHPX.

• URSA Routing Code: Hanya diisi oleh kurir FedEx saja. Untuk lokasi-lokasi yang tidak menggunakan tracker silahkan lihat instruksi seperti dibawah ini. Begitu juga untuk kurir yang membawa tracker silahkan lihat instruksi berikut:

For All Non-U.S. Destination

Manual

Tulis kode negara dan tiga digit atau empat digit kode routing, seperti tertera pada Global SRG terbaru (contoh: HK/HHP)

Tracker

Tulis kode URSA routing yang disediakan tracker (contoh: 05/HHP)

For All U.S. Destination

Manual

Tulis kode seperti yang terdapat pada Global SRG terbaru (contoh: OLV)

Tracker

Tulis kode routing yang disediakan tracker (kode routing negara tidak perlu ditulis. (contoh: X6/OLV)

Jika pelanggan memilih “ HOLD at FedEx Location “ pada bagian 3, tulis kode routing untuk FedEx HOLD Location (seperti yang tertera di Global SRG) pada kolom bagian Destination Station ID. Tulis kode routing yang terdapat pada tracker pada kolom URSA routing.

ID/HLP HK/HHP 05/HHP

ASC/Agent wajib tahu cara menuliskan routing, selebihnya kewajiban kurir.

Trn & Dev Dept 14


I.6.2. Handling Units and Additional (hanya diisi oleh kurir FedEx/RPX saja)

Handling units adalah jumlah pallet yang dikirim. Contoh: Jika seorang pengirim memiliki 300 paket yang terpisah dan disatukan kedalam tiga pallet, maka karyawan FedEx harus menuliskan angka 3 pada bagian Handling Units. Jika suatu pengiriman memerlukan Commercial Invoice, Shippers Export Declaration dan atau Certificate of Origin dan dokumen lainnya yang dibutuhkan maka beri tanda tick (v) pada kolom yang menjelaskan dokumentasi tersebut. Jika dokumentasi yang dibutuhkan tersebut tidak dapat disediakan oleh pengirim, maka jangan terima / jemput paket tersebut. Kurir harus melampirkan Pemberitahuan Pickup yang menyatakan bahwa paket tidak dapat diterima karena dokumentasi yang kurang.

I.6.3. Charges (hanya diisi oleh kurir FedEx/RPX saja)

Informasi biaya dituliskan pada bagian ini jika pengirim membayar pengiriman tersebut langsung dimuka. Cara pembayaran mengikuti prosedur lokal. Kurir dapat menelepon Call Center atau station untuk biaya transportasi.

• Base Charge: Biaya transportasi / pengiriman sebelum dikurang diskon. • Declare Value: Biaya declare value dituliskan pada IAWB • Other: Biaya tambahan yang dikenakan seperti Dangerous Goods. Lihat daftar

harga lokal untuk besarnya biaya tambahan. • ODA / OPA (EDA /EPA): Biaya tambahan yang dikenakan untuk pengiriman atau

pengantaran paket yang berada di luar wilayah service FedEx (Extended Delivery Area /EDA dan Extended Pick Up Area /EPA). Lihat daftar harga lokal untuk besarnya biaya tambahan.

• Credit Card Authorization: Kode jika penggunaan kartu kredit disetujui, berdasarkan prosedur lokal.

I.6.4. Received At Information (hanya diisi oleh kurir FedEx/RPX saja)

• Beri tanda dimana lokasi penerimaan paket. • Tuliskan nomor karyawan Anda (untuk karyawan FedEx/RPX), tanggal dan waktu

ketika paket diterima dan diantar. Note: Biarkan kolom “Audit Employee” kosong. IAWB akan diaudit kemudian oleh karyawan lain di station.

I.6.5. Peel-off Package Tracking Numbers

• Label peel-off ini terdapat pada bagian samping kiri IAWB • Tempelkan satu label pada Commercial Invoice dan tuliskan Package tracking

Number pada dokumen yang menyertai pengiriman. • Label yang lainnya dapat digunakan untuk :

1. Gunakan satu label untuk delivery record 2. Jika dibutuhkan gunakan label yang lainnya untuk menempelkan delivery

record paket yang belum terantarkan.

Trn & Dev Dept 15


I.6.6. Marking Correction Ketika informasi yang dimasukkan pada IAWB adalah salah, maka cara yang benar untuk melakukan perbaikan adalah dengan menuliskan informasi yang benar dan melingkari informasi yang benar tersebut. Jangan beri tanda silang, menghapus dengan tip-ex atau menimpa tulisan yang sudah ada. Contoh : Jika pada bagian packaging, pengirim memberi tanda tick pada layanan FedEx Envelope/Letter tetapi paket yang dikirim menggunakan FedEx Pak, maka perbaikan dilakukan dengan memberi tanda “X” pada bagian FedEx Pak dan melingkari bagian tersebut. Jika pengirim memberi tanda tick pada dua jenis layanan tetapi pengirim tidak bisa dihubungi untuk mengkonfirmasikan informasi yang benar, maka lingkari layanan yang diantarkan paling cepat. Paket tersebut lebih baik diantar lebih cepat daripada terlambat.

I.7. Audit International Air Waybill Audit IAWB sangat penting dilakukan. Ingat strategi FedEx :

• Memberikan 100% kepuasan pelanggan • Meningkatkan mutu pelayanan • Mendekat diri kepada pelanggan • Mendapatkan keuntungan yang berlipat ganda

Dengan adanya pengeditan Air Waybill yang baik akan membantu terciptanya tujuan – tujuan diatas. Informasi yang salah atau kurang jelas pada Air Waybill dapat menyebabkan gangguan pada billing, kegagalan dalam pelayanan, ketidakpuasan di pihak pelanggan (customer) dan kegagalan dalam penerbitan invoice. Sebelum meninggalkan lokasi customer, harus dipastikan bahwa Air Waybill telah diisi dengan lengkap dan jelas.

Siapa saja yang akan terkena pengaruh dari pengeditan Airway Bill

yang tidak benar?

Bagaimana hasilnya?

Customer (pelanggan)

Jika anda tidak membuat pelanggan menyadari kesalahan yang telah mereka perbuat, mereka tidak akan pernah belajar bagaimana cara mengisi Air Waybill dengan baik dan benar.

Recipient (penerima)

Akibat dari permasalahan seputar Air Waybill, pengiriman barang akan terhambat atau penerima tersebut tidak akan mendapatkan sama sekali barang mereka.

FedEx tidak bersedia kehilangan reputasinya yang “cepat dan terpercaya”. Kami harus bisa membuat pelanggan merasa puas, karena merekalah yang mendatangkan

√ √

Trn & Dev Dept 16


FedEx

keuntungan untuk pihak perusahaan. Keterlambatan atau masalah lain dalam pengiriman yang disebabkan oleh kesalahan yang tidak kita perbaiki, bukanlah alasan yang dapat kita berikan pada pelanggan.

Anda

Segala sesuatu yang mempengaruhi kita sebagai perusahaan akan dapat pula mempengaruhi anda sebagai karyawan / pekerja. Anda perlu melakukan segala hal yang mungkin dapat dilakukan untuk memastikan bahwa Air Waybill telah terisi dengan baik dan benar ketika anda menerima paket. Karena hal tersebut yang dapat membuat anda merasa yakin bahwa semuanya akan berjalan dengan sukses pada sistem dalam perusahaan.

Panduan Melakukan Audit IAWB Lakukan audit IAWB untuk memastikan informasi-informasi yang tertera telah lengkap dan benar From (Bagian 1) • Format tanggal MM/DD/YY • Nomor account FedEx untuk penagihan

pembayaran kepada pengirim • Baris-baris lainnya

To (Bagian 2) • No. Telepon / Telex untuk pengiriman ke

alamat PO Box • Box HOLD at FedEx Location atau

Saturday delivery diberi tanda tick (V) jika ada

Shipment Information (Bagian 3) • Total paket yang dikirimkan • Total berat paket yang akurat • Tanda tick (V) pada pon (lb) atau

kilogram (kg) • Besar dimensi paket pada dimensi area

(optional) • Desripsi yang spesifik mengenai

komoditi, termasuk nama dan jumlah komoditinya (maks. 10 komoditi)

• Dua huruf kode negara manufaktur (dapat dilihat di Global SRG)

• Value for Custom - Custom value (wajib) - Untuk PIB, NCV atau nilai tertentu

(lihat global SRG untuk negara-negara tertentu)

- Untuk non-PIB, nilai yang wajar untuk komoditi yang dikirim. (Jangan pernah gunakan NCV)

• Total Declare Value for Carriage - Carriage Value (optional) - Sama atau lebih kecil dari Total Declare

Value for Customs

Special Handling (Bagian 6) • Informasi Dangerous Goods

Payment (Bagian 7a) • Hanya satu pilihan cara pembayaran

yang diberi tanda. • Pembayaran dengan kartu kredit

termasuk nomor, masa berlaku dan tanda tangan.

• Nomor account FedEx yang lengkap milik pembayar: pengirim, penerima atau pihak ketiga (kecuali pengirim membayar di muka)

• Total biaya transportasi yang dibayar pengirim dimuka dengan cash atau cheque (dituliskan pada semua lembar IAWB kecuali Sender’s copy)

• Tiga digit kode mata uang (dituliskan pada semua lembar IAWB kecuali Sender’s copy)

Payment (Bagian 7b)

• Hanya satu pilihan cara pembayaran yang diberi tanda

• Nomor account FedEx yang lengkap milik pembayar : pengirim, penerima atau pihak ketiga

• Jumlah total pembayaran bea masuk dan pajak penerima dengan cash atau cheque (dituliskan pada semua lembar IAWB kecuali Sender’s copy)

• Tiga digit kode mata uang (dituliskan pada semua lembar IAWB kecuali Sender’s copy)

Your Internal Billing Reference (Bagian 8) • Optional (boleh diisi boleh juga tidak diisi

Trn & Dev Dept 17


- Untuk kategori Extraordinary Value dibatasi hingga USD 1000 atau USD 20/kg mana yang lebih besar. (Contoh : barang antik, seni, koleksi, pecah belah, bulu, perhiasan, dan logam mulia)

• Tiga digit kode mata uang • Total Value for Custom yang akurat

Note : Untuk pengiriman paket yang lebih dari satu, total declare value for carriage dan total declare value for custom harus merupakan jumlah dari seluruh paket.

Service (Bagian 4) • Hanya salah satu jenis layanan yang

dipilih Packaging (Bagian 5) • Hanya satu jenis packaging yang dipilih.

oleh pelanggan)

Required Signature (Bagian 9) • Tanda tangan yang dapat dibaca • Tanggal tannda tangan dibuat

FedEx Use Section

• Station Identifiers /URSA - Origin Station yang benar - Destination Station yang benar - ODA ditandai dengan X (jika

berlaku) - Kode URSA yang benar

• Handling Units • Received at : Hanya satu box yang

ditandai • Forms Attached : Box ditandai

berdasarkan dokumen yang dilampirkan • Base Charges : Total biaya transportasi • Declare Value Charges : Total biaya

tambahan Declare Value • Other : Total biaya untuk biaya tambahan

lainnya • ODA/OPA : Total biaya tambahan untuk

pengantaran dan pickup di luar area service

• Credit Card Authorization : Kode disetujui pembayaran dengan credit card (sesuai prosedur local)

• Employee Number : Lengkap dan bisa dibaca

• Pickup Date : Lengkap dan bisa dibaca

Distribusi Copy IAWB

Copy Ply At Pickup At Delivery

SENDER 1 Robek dan berikan lembar ini kepada pengirim sewaktu Anda pickup paket

MANIFEST BILLING 2 Masukkan lembar ini pada pouch di paket

ORIGIN 3

Robek bagian ini dan berikan pada karyawan berwenang ketika kembali ke station

CUSTOMS 4 Masukkan lembar ini pada pouch di paket

DESTINATION 5 Masukkan lembar ini pada pouch di paket

RECIPIENT 6

Masukkan lembar ini pada pouch di paket

Berikan lembar ini kepada penerima ketika paket selesai diantar.

Dalam International AWB, memang tidak disediakan lembar copy untuk ASC, oleh karena itu ASC perlu mengcopy satu lembar AWB sebagai file-nya.

Trn & Dev Dept 18


I.8. Tata Cara Pengisian Nomor Pelanggan (Account Number) Untuk Pengiriman

Internasional dalam FedEx Air Waybill

Ada 4 macam cara pengisian FedEx Account # pada AWB: I.8.1. KASUS I

Pengirim mengirimkan paket/barang di RPX outlet. Pengirim tidak memiliki nomor pelanggan (account number) dan biaya pengiriman paket/barang dibayarkan oleh pengirim secara Tunai (cash) kepada RPX outlet. Di bawah ini tercantum data RPX Outlet, Pengirim dan Penerima:

Data RPX Outlet: Data Pengirim: Nama Outlet: Soccer Shop (PT. Milanisti Indonesia) Alamat: Jl. Sudirman No 62 Jakarta XXXXX Tlp: 021-510929 Acc #: 327143923

Nama Pengirim: Nn. Luna Maya Alamat: Jl. Rahayu Hati No 27 Bogor YYYYY Telp. 0251-320384 Acc #: Tidak memiliki Acc #

Data Penerima: Nama Penerima: Ms. Salma Hayek Alamat: Golden Gate Singapore ZZZZZ Tlp. 000-000000 Acc #: Tidak memiliki Acc #

Berikut tata cara pengisian nomor pelanggan pada NOMOR ACCOUNT PENGIRIM, NOMOR ACCOUNT PEMBAYAR, KOLOM REFERENSI PENGIRIM yang benar dalam RPX Air Waybill yang dilakukan oleh RPX Outlet:

327143923

√ 327143923

Trn & Dev Dept 19


I.8.2. KASUS II

Pengirim mengirimkan paket/barang di RPX outlet. Pengirim telah memiliki nomor pelanggan (account number) dan pengirim menginformasikan kepada RPX outlet bahwa biaya pengiriman paket/barang akan dibayar dengan menggunakan nomor pelanggan miliknya (Prepaid). Biaya pengiriman paket/barang akan langsung ditagihkan oleh RPX kepada pengirim sesuai dengan nomor pelanggan yang diberikan oleh pengirim kepada RPX Outlet. Untuk transaksi ini, RPX Outlet tidak akan menerima sejumlah uang dari pengirim. RPX akan memberikan handling fee kepada RPX outlet dimana besaran nilainya sesuai dengan yang telah ditentukan didalam perjanjian kerjasama. Dibawah ini tercantum data RPX Outlet, Pengirim dan Penerima:


Nama Pengirim: Ms. Rieke Dyah Pitaloka Alamat: Jl. Pondok Bambu Blok 3C, Jakarta YYYYY Telp. 021-712890 Acc #: 303380162

Data Penerima: Nama Penerima: Ms. Drew Barymore Alamat: xxxxxxxxxx, USA ZZZZ Tlp. 000-000000 Acc #: Tidak memiliki Acc #


303380162

√ 303380162

327143923

Acc # ASC, harus ditulis untuk mendapatkan handling fee

Trn & Dev Dept 20


I.8.3. KASUS III

Pengirim mengirimkan paket/barang di RPX Outlet. Pengirim menginformasikan kepada RPX outlet bahwa biaya pengiriman paket/barang akan dibayar oleh Penerima dengan menggunakan nomor pelanggan milik Penerima (Collect). Biaya pengiriman paket/barang akan langsung ditagihkan oleh RPX kepada pengirim sesuai dengan nomor pelanggan yang diberikan oleh pengirim kepada RPX Outlet. Untuk transaksi ini, RPX Outlet tidak akan menerima sejumlah uang dari pengirim. RPX akan memberikan handling fee kepada RPX outlet dimana besaran nilainya sesuai dengan yang telah ditentukan didalam perjanjian kerjasama. Dibawah ini tercantum data RPX Outlet, Pengirim dan Penerima:


Nama Pengirim: Ms. Rieke Dyah Pitaloka Alamat: Jl. Pondok Bambu Blok 3C, Jakarta YYYYY Telp. 021-712890 Acc #: Tidak memiliki acc #

Data Penerima: Nama Penerima: Ms. Drew Barymore Alamat: xxxxxxxxxx, USA ZZZZ Tlp. 000-000000 Acc #: 303351278

Note: Pihak RPX Outlet harus meminta kepada si pengirim: 1. Pastikan nomor account tersebut masih aktif, yaitu dengan menelpon CS

FedEx/RPX. 2. Meminta Surat Kuasa dari pemilik acc # (berisi keterangan dari si pemilik acc #-

nya digunakan untuk membayar biaya pengiriman; bisa juga dengan email) 3. Guarantee Letter dari si pengirim (berisi keterangan dari si pengirim bahwa

apabila si pemilik acc # menolak melakukan pembayaran maka si pengirim yang akan bertanggungjawab dalam pembayaran.

4. Fotokopi KTP pengirim Berikut tata cara pengisian nomor pelanggan pada NOMOR ACCOUNT PENGIRIM, NOMOR ACCOUNT PEMBAYAR, KOLOM REFERENSI PENGIRIM yang benar dalam RPX Air Waybill yang dilakukan oleh RPX Outlet:

Trn & Dev Dept 21


I.8.4. KASUS IV

Pengirim mengirimkan paket/barang di RPX Outlet. Pengirim menginformasikan kepada RPX outlet bahwa biaya pengiriman paket/barang akan dibayar oleh Pihak Ketiga/Third Party (bukan oleh pengirim maupun penerima) dengan menggunakan nomor pelanggan milik Pihak Ketiga/Third Party (collect third party). Biaya pengiriman paket/barang akan langsung ditagihkan oleh RPX kepada Pihak Ketiga/Third Party sesuai dengan nomor pelanggan yang diberikan oleh pengirim kepada RPX Outlet. Untuk transaksi ini, RPX Outlet tidak akan menerima sejumlah uang dari pengirim. RPX akan memberikan handling fee kepada RPX outlet dimana besaran nilainya sesuai dengan yang telah ditentukan didalam perjanjian kerjasama. Dibawah ini tercantum data RPX Outlet, Pengirim dan Penerima:



Data Penerima: Nama Penerima: Ms. Drew Barymore Alamat: xxxxxxxxxx, USA ZZZZ Tlp. 000-000000 Acc #: 303351278

Data Pihak Ketiga/Third Party Acc # 314523151

327143923

√ 303351278

Trn & Dev Dept 22


Note: Pihak RPX Outlet melakukan: 1. Pastikan nomor account tersebut masih aktif, yaitu dengan menelpon CS


nya digunakan untuk membayar biaya pengiriman, bisa juga dengan email) 3. Guarantee Letter dari si pengirim (berisi keterangan dari si pengirim bahwa



Untuk lebih ringkasnya, pengisian account number ini dapat dilihat pada tabel berikut ini:

327143923

√ 314523151

Trn & Dev Dept 23


Bagaimana menuliskan account number untuk Air Waybill International?

For:

Case 1a: Cash (drop off),

customer tidak punya acc #

Case 1b: Cash (drop off),

customer punya acc #

Case II: Prepaid

(ditagih oleh RPX)

Case III: Collect (dibayar oleh penerima)

Case IV: (dibayar oleh pihak

ketiga) Note

ASC

Kolom payment bill transportation charge to:

Pilih sender box denganASC acc

# pada halaman ke-2

Pilih sender box dengan ASC acc

#, dilarang menggunakan acc # customer (diisi pada halaman ke-

2)

Pilih sender box dengan customer

acc #

Pilih recipient box dengan acc # penerima

Pilih third party box dengan acc # pihak

ketiga

ASC tidak boleh memilih box cash dan credit card. Untuk pembayaran secara collect dan third party, pengirim harus menyediakan: 1. Foto copy KTP 2. Surat

pernyataan tertulis dari pihak penerima atau pihak ketiga yang ditandatangani atau dapat juga melalui email, menyatakan otorisasi penggunaan acc # mereka.

3. Surat jaminan yang menyatakan bahwa pengirim bertanggungjawab membayar apabila si pemilik acc # tersebut menolak membayar.

4. ASC harus memastikan ke CS RPX/FedEx apakah acc # masih aktif atau tidak.

Account Number yang harus diisi di kolom Sender acc # : ASC acc # ASC acc # Customer acc # ASC acc # ASC acc #

- -

ASC acc # harus ditulis di kolom billing reference (no.8) untuk mendapatkan kompensasi

berupa handling fee

- -

WSC


Pilih tunai box dengan WSC acc

#.


acc #. Tambahkan keterangan

PAID dibawahnya,

tanpa menuliskan nomor

accountnya


acc #


Pilih third party box dengan acc # pihak

ketiga

Account Number yang harus diisi di kolom Sender acc #

WSC acc # Customer acc # Customer acc # WSC acc # WSC acc #

- - -

1. Jika shipper punya acc #, maka sender acc # nya pakai punya shipper. 2. jika shipper tdk punya acc #, maka sender acc # nya pakai punya WSC. 3. Jika pick up oleh kurir dan shipper tidak punya account #, maka untuk acc # sender menggunakan temporary account # dari CS.

1. Jika shipper punya acc #, maka sender acc # nya pakai punya shipper. 2. jika shipper tdk punya acc #, maka sender acc # nya pakai punya WSC. 3. Jika pick up oleh kurir dan shipper tidak punya account #, maka untuk acc # sender menggunakan temporary account # dari CS.

Trn & Dev Dept 24


Package Acceptance TrainingAWB

Latihan Soal

Isilah AWB seperti terlampir, berdasarkan informasi dibawah ini:

Nama Pengirim : Surya Wijaya Alamat : Jl. Bendungan Hilir IV No. 45ª Jakarta Pusat, 10210 Account # : 963523471 No Telp. : 021-35692354 Nama Penerima : Mr. David Brown Alamat : Cherry Street, block 5th no 7, Crotone, Italy, 88831 No. Telp : 39568235

Informasi paket:

Textile material 70% Cotton, 30% Silk, for fashion exhibition Total Pckg : 1 pcs Actual weight : 60 kg Dimension : 80x70x54,4 cm Customs value : USD 700 Carriage value : USD 700 Tgl Pengiriman : Hari ini

Country Manufacture : Indonesia

Pembayaran:

- Bill to shipper (prepaid) - No Acc ASC: 562534125 (untuk peserta ASC/Agent) - No Acc WSC : 562831560 (untuk peserta dari RPX) - Duty and Tax if any, will be paid by recipient

Trn & Dev Dept 25


Trn & Dev Dept 26


II. RPX DOMESTIC AIR WAYBILL

PX Domestic yang berfokus sebagai Domestic Provider juga mengeluarkan Air Waybill sendiri guna memudahkan pengiriman. Air Waybill ini ditujukan dan harus digunakan

dalam segala bentuk pengiriman barang, baik yang menggunakan jasa: Domestic Express, Domestic Freight serta untuk pengiriman Domestic Distribution Solution (project). Jika diisi dengan lengkap dan jelas, maka Air Waybill akan menampilkan informasi lengkap mengenai suatu transaksi pengiriman, seperti identitas pengirim dan penerima, identitas paket yang akan dikirim, cara pembayaran dan lain – lainnya. Dalam fungsinya sebagai satu – satunya dokumen yang diperlukan dalam pengiriman barang domestik, Air Waybill ini memegang peranan yang sangat penting. Kelengkapan pengisian Air Waybill akan memastikan: 1. Pengiriman yang tepat waktu. 2. Penerbitan invoice yang akurat oleh billing. 3. Keuntungan / revenue bagi perusahaan. 4. Kepuasan dari pihak pelanggan. Namun sebaliknya, jika Air Waybill tidak dilengkapi dengan data yang lengkap dan akurat maka akan terjadi : 1. Pengiriman yang tidak tepat waktu. 2. Penerbitan invoice juga akan terganggu. 3. Kerugian bagi perusahaan. 4. Ketidakpuasan dari pihak pelanggan. Air Waybill RPX Domestic ini dapat diisi dengan cara diketik maupun ditulis tangan. Dapat digunakan untuk pengiriman maksimal 999 paket per Air Waybill (per sekali pengiriman). Di dalam Air Waybill tertera 10 bentuk kolom beserta keterangan-keterangan pada setiap bagiannya yang harus diisi secara lengkap dan jelas oleh si pengirim kecuali pada bagian 1 di kolom kode kota asal (origin station ID) dan kode kota tujuan (dest station ID), karena pengisiannya menggunakan nomor kode routing yang daftarnya terdapat di DRG (diisi oleh customer service, sales, dan semua perwakilan perusahaan).

R

Trn & Dev Dept 27


RPX Domestic Air Waybill

II. 1. Kolom- kolom yang terdapat pada Air Waybill Domestik terdiri dari: • Bagian 1 – Nama & alamat pengirim • Bagian 2 –Informasi barang • Bagian 3 – Nama & alamat penerima • Bagian 4 – Jenis Layanan • Bagian 5 – Perlakuan khusus • Bagian 6 – Informasi pembayaran • Bagian 7 – Tanda tangan pengirim • Bagian 8 – Keterangan petugas penerima barang Air Waybill RPX Domestic terdiri dari 5 rangkap (lembar), yang masing – masing bagiannya untuk kepentingan yang berbeda – beda; contohnya : • Lembar 1 untuk kepentingan bagian billing / manifest RPX • Lembar 2 untuk kepentingan RPX kota asal/origin • Lembar 3 diserahkan kepada penerima/recipient • Lembar 5 untuk kepentingan pihak ketiga/third party (bisa untuk ASC/vendor) • Lembar 6 diserahkan pada pengirim/shipper.

3

4

5

6

8 7

2

1

Trn & Dev Dept 28


II.2. Bagian-bagian dari Air Waybill Domestik Bagian 1: Nama dan Alamat Pengirim

No Bagian AWB 1 Keterangan 1. Tanggal pengiriman Tanggal, bulan, tahun. 2. Kode kota asal Diisi oleh WSC atau ASC atau Agent sesuai kode

pos-nya (ditulis di kolom kode pos). Penulisannya terdiri dari 3 huruf kode station / 3 huruf kode kota. Contoh untuk kode pos 12310 kota Jakarta, kodenya adalah HLP/JAK. Sedangkan kode pos milik pengirim sendiri, ditulis sejajar dengan alamatnya di kolom alamat.

3. Kode kota tujuan Kode pos alamat si penerima. 4. Nomor account pengirim Adalah nomor account pengirim atau WSC atau

ASC atau Agent. 5. Nama Nama pengirim 6. No. identitas Dapat diisi nomor KTP/SIM/Paspor pengirim 7. Nama perusahaan Alamat perusahaan apabila ada. 8. Alamat Harus diisi lengkap alamat pengirim beserta

kodeposnya. 9. Kota Nama kota, dapat ditulis dengan nama kota

ASC/Agent tempat drop off paket tersebut. 10. Propinsi Wilayah propinsi. 11. Kode pos Kode pos ini berisi kode pos milik WSC atau ASC

atau agent. Untuk menentukan kode kota asal sesuai keterangan nomor 2 diatas.

12. Telepon Diisi nomer telepon pengirim, diharapkan nomer telpon duduk.

HLP / JAK

Menunjukkan kode station, untuk keperluan sorting Menunjukkan kode

kota, untuk keperluan biaya/tagihan

Trn & Dev Dept 29


13. Mobile Diisi nomer handphone pengirim 14. Email Diisi email pengirim apabila ada untuk

memudahkan RPX meng-update informasi mengenai pengiriman paketnya.

15. Referensi Referensi pengirim berupa nomer kode (maksimum 24 huruf), kode ini dikeluarkan jika pengirim tidak memiliki nomor account dan menggunakan satu nomor account bersama untuk melakukan pengiriman, contohnya jika dalam satu departemen para personalianya akan melakukan pengiriman maka untuk lebih memudahkan maka dikeluarkan satu nomor account, dan masing – masing orang yang akan melakukan pengiriman diberikan nomor kode yang nantinya akan ditulis dalam kolom sender’s reference (referensi pengirim) Ini berguna agar siapa saja yang telah melakukan pengiriman barang dapat terlacak dengan mudah dengan melihat dari sender’s reference (referensi pengirim) tersebut.

Bagian 2 : Informasi Barang

No Bagian AWB 2 Keterangan 1. Kemasan Dipilih jenis kemasan yang dipakai, dituliskan

berapa banyaknya colly dan dijelaskan isinya. Jika MPS dan menggunakan jenis kemasan lebih dari satu, maka dituliskan semuanya.

2. Total packages Dituliskan berapa total jumlah colly yang dikirim 3. Serial number Apabila menggunakan security seal untuk layanan

MP, PP+, PR, GP, BC 4. Berat aktual Berat keseluruhan dari berat timbangan 5. Dim Weight Ukuran dimensi paket terutama apabila

menggunakan kemasan pelanggan sendiri. Jika paket MPS, maka penulisan dimensi tersebut

Trn & Dev Dept 30


adalah ukuran untuk paket masternya. Contoh:

Note: Untuk domestik, penghitungan berat dibulatkan satu kilo gram ke atas

6. Chargeable weight Berat tertagih, setelah dibandingkan antara berat timbangan atau berat dimensi, mana yang paling besar, itulah berat tertagih. Contoh: 1. jika berat tertagih adalah berat dimensi

2. jika berat tertagih adalah berat timbangan

7. Total nilai barang Total harga barang yang dikirimkan 8. Tipe truck Apabila menggunakan layanan economy cargo dan

business cargo, maka dapat dipilih jenis truck yang dipakai.

Bagian 3 : Penerima

No Bagian AWB 3 Keterangan 1. Nama Nama penerima 2. Perusahaan Dituliskan nama perusahaan apabila ada 3. Alamat Dituliskan alamat lengkap penerima 4. Kota Kota penerima

53 49 47 20 20.34 21

53 49 47 20 20.34 21

53 49 47 22 20.34 22

Trn & Dev Dept 31


5. Propinsi Propinsi kota tersebut 6. Kode pos Dituliskan kode pos penerima 7. Telepon Nomer telepon penerima, disarankan nomer

telepon duduk 8. Mobile Nomer handphone penerima 9. Email Alamat email penerima gunanya agar RPX dapat

mudah meng-update informasi mengenai paket tersebut.

Bagian 4 : Jenis Layanan/Services

Jenis – jenis pelayanan yang dapat dipilih oleh pelanggan untuk pengiriman barangnya: Tick (V) salah satu dari box services tersebut, sesuai dengan permintaan customer. Catatan: Untuk layanan PP + pilih pada kotak PP. Bagian 5 : Perlakuan Khusus

Apabila pelanggan menginginkan perlakuan khusus terhadap paketnya, bisa dipilih sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pelanggan. Salah satu contoh, misalnya, pelanggan menggunakan servis PP+, maka kita check (v) kotak special handling. Apabila juga memerlukan asuransi jika misalnya harga barangnya lebih dari Rp. 20 juta, maka kita check (v) serta kotak insurance. Bagian 6: Biaya Pengiriman/Payment

Bagaimanakah cara pembayaran pengiriman paketnya. Apakah dibayar secara tunai atau tidak, oleh pengirim, pihak ketiga, ataukah penerima. Berapakah nomer account pembayarnya, dituliskan di kolom no account pembayar.

Trn & Dev Dept 32


Jika yang membayar adalah pihak ASC, dalam hal ini pelanggan tidak mempunyai account number sendiri dan dia membayar secara cash kepada ASC, maka account pembayarannya menggunakan account ASC . Pilih salah satu cara pembayaran shipment pengirim. Wajib diisi guna mempermudah proses pembayaran: 1. Pengirim (sender): jika pembayaran dilakukan oleh si pengirim barang (isi nomor

account) 2. Pihak Ketiga (third party): jika pembayaran dibebankan pada orang ketiga (untuk

pembayaran jenis ini diperlukan adanya guarantee letter yang menyatakan bahwa pihak ketiga yang akan melakukan pembayaran).

3. Penerima (recipient): jika pembayaran dibebankan kepada si penerima barang (isi nomor account).

4. Cash: jika pembayaran dilakukan secara cash / kontan oleh pelanggan (hanya untuk WSC/RPX). Jika menggunakan kartu kredit, tulis masa kadaluarsa kartu kreditnya.

Lihat cara menuliskan pengisian account number pada Tata Cara Pengisian Account Number pada halaman 36. Bagian 8 : Persetujuan

No. Bagian AWB 8 Keterangan

1. Tanda tangan Diisi tanggal dan waktu pengiriman paket, dituliskan nama dan tanda tangan. Keterangan mengenai aturan pengiriman, keterangan mengenai ada atau tidaknya Dangerous Goods (DG) di dalam shipment tersebut, dan yang paling penting untuk dicantumkan adalah tanda tangan si pengirim atau cap perusahaan (jika ada), sebagai tanda bukti transaksi pengiriman yang sah. Bagian ini merupakan bagian yang penting dan harus

diisi oleh pihak yang bersangkutan dalam kondisi apapun karena : - Tanpa tanda tangan dari pengirim, pihak

perusahaan tidak akan dapat melakukan penagihan pembayaran.

Trn & Dev Dept 33


- Dengan menanda tangani, pengirim menyatakan

bahwa data yang tertera di Air Waybill Domestic itu memang benar adanya.

2. Transportation

Charge Biaya pengiriman yang harus dibayar oleh pengirim

3. Surcharge Biaya tambahan apabila ada, misalnya premi, dll. 4. Diterima oleh RPX Diisi oleh petugas ASC/Agent/WSC/Kurir yang menerima

barang. Tuliskan tanggal, waktu, nomor ID pegawai untuk petugas dari RPX dan nama untuk petugas dari ASC/Agent.

- regular stop: tempat pengambilan barang pada tempat yang sama setiap harinya (hanya untuk pelanggan-pelanggan khusus).

- On Call: tempat pengambilan barang berdasarkan

telepon.

- WSC: World Service Center FedEx

- FASC/RASC dan juga untuk Agent, dimana pelanggan dapat menaruh barang atau paketnya di counter – counter yang telah tersedia.

5. Others Jumlah biaya tambahan (surcharge). 6. Total Total jumlah biaya pengiriman

PENTING : Perwakilan dari perusahaan RPX

Domestic tidak diperkenankan menanda tangani untuk pengirim.

Trn & Dev Dept 34


II.3. Tata Cara Pengisian Nomor Pelanggan (Account Number) Untuk

Pengiriman Domestik dalam RPX Air Waybill

Ada 4 macam cara pengisian account number pada AWB Domestik: II.3.1. KASUS I

Pengirim mengirimkan paket/barang di RPX outlet. Pengirim tidak memiliki nomor pelanggan (account number) dan biaya pengiriman paket/barang dibayarkan oleh pengirim secara Tunai (cash) kepada RPX outlet. Di bawah ini tercantum data RPX Outlet, Pengirim dan Penerima:


Nama Pengirim: Nn. Luna Maya Alamat: Jl. Rahayu Hati No 27 Bogor YYYYY Telp. 0251-320384 Acc #: Tidak memiliki Acc #

Data Penerima: Nama Penerima: Ms. Maya Rumantir Alamat: Jl. Ahmad Yani No. 03 Pekanbaru ZZZZZ Tlp. 0761-320981 Acc #: Tidak memiliki Acc #


327143923

√ 327143923

Trn & Dev Dept 35


II.3.2. KASUS II

Pengirim mengirimkan paket/barang di RPX outlet. Pengirim telah memiliki nomor pelanggan (account number) dan pengirim menginformasikan kepada RPX outlet bahwa biaya pengiriman paket/barang akan dibayar dengan menggunakan nomor pelanggan miliknya (Prepaid). Biaya pengiriman paket/barang akan langsung ditagihkan oleh RPX kepada pengirim sesuai dengan nomor pelanggan yang diberikan oleh pengirim kepada RPX Outlet. Untuk transaksi ini, RPX Outlet tidak akan menerima sejumlah uang dari pengirim. RPX akan memberikan handling fee kepada RPX outlet dimana besaran nilainya sesuai dengan yang telah ditentukan didalam perjanjian kerjasama. Dibawah ini tercantum data RPX Outlet, Pengirim dan Penerima:


Nama Pengirim: Ms. Rieke Dyah Pitaloka Alamat: Jl. Pondok Bambu Blok 3C, Jakarta YYYYY Telp. 021-712890 Acc #: 303380162

Data Penerima: Nama Penerima: Ms. Mona Alamat: Jl. Ahmad Yani No. 03 Pekanbaru ZZZZZ Tlp. 0761-320981 Acc #: Tidak memiliki Acc #


Acc # ASC, harus ditulis untuk mendapatkan handling fee

303380162

303380162

327143923 √

Trn & Dev Dept 36


II.3.3. KASUS III

Pengirim mengirimkan paket/barang di RPX Outlet. Pengirim menginformasikan kepada RPX outlet bahwa biaya pengiriman paket/barang akan dibayar oleh Penerima dengan menggunakan nomor pelanggan milik Penerima (Collect). Biaya pengiriman paket/barang akan langsung ditagihkan oleh RPX kepada pengirim sesuai dengan nomor pelanggan yang diberikan oleh pengirim kepada RPX Outlet. Untuk transaksi ini, RPX Outlet tidak akan menerima sejumlah uang dari pengirim. RPX akan memberikan handling fee kepada RPX outlet dimana besaran nilainya sesuai dengan yang telah ditentukan didalam perjanjian kerjasama. Dibawah ini tercantum data RPX Outlet, Pengirim dan Penerima:



Data Penerima: Nama Penerima: Ms. Cece Kirani Alamat: Jl. Ahmad Yani No. 03 Pekanbaru ZZZZZ Tlp. 0761-320981 Acc #: 303351278

Note: Pihak RPX Outlet harus melakukan: 1. Pastikan nomor account tersebut masih aktif, yaitu dengan menelpon CS


nya digunakan untuk membayar biaya pengiriman; bisa juga dengan email). 3. Guarantee Letter dari si pengirim (berisi keterangan dari si pengirim bahwa


4. Fotokopi KTP pengirim. Berikut tata cara pengisian nomor pelanggan pada NOMOR ACCOUNT PENGIRIM, NOMOR ACCOUNT PEMBAYAR, KOLOM REFERENSI PENGIRIM yang benar dalam RPX Air Waybill yang dilakukan oleh RPX Outlet:

Trn & Dev Dept 37


II.3.4. KASUS IV

Pengirim mengirimkan paket/barang di RPX Outlet. Pengirim menginformasikan kepada RPX outlet bahwa biaya pengiriman paket/barang akan dibayar oleh Pihak Ketiga/Third Party (bukan oleh pengirim maupun penerima) dengan menggunakan nomor pelanggan milik Pihak Ketiga/Third Party (collect third party). Biaya pengiriman paket/barang akan langsung ditagihkan oleh RPX kepada Pihak Ketiga/Third Party sesuai dengan nomor pelanggan yang diberikan oleh pengirim kepada RPX Outlet. Untuk transaksi ini, RPX Outlet tidak akan menerima sejumlah uang dari pengirim. RPX akan memberikan handling fee kepada RPX outlet dimana besaran nilainya sesuai dengan yang telah ditentukan didalam perjanjian kerjasama. Dibawah ini tercantum data RPX Outlet, Pengirim dan Penerima:



Data Penerima: Nama Penerima: Ms. Kurnia Sari Alamat: Jl. Ahmad Yani No. 03 Pekanbaru ZZZZZ Tlp. 0761-320981 Acc #: Tidak memiliki Acc #

Data Pihak Ketiga/Third Party Acc # 314523151

Note: Pihak RPX Outlet harus melakukan:

327143923

√ 303351278

Trn & Dev Dept 38


1. Pastikan nomor account tersebut masih aktif, yaitu dengan menelpon CS FedEx/RPX.

2. Meminta Surat Kuasa dari pemilik acc # (berisi keterangan dari si pemilik acc #-nya digunakan untuk membayar biaya pengiriman, bisa juga dengan email)

3. Guarantee Letter dari si pengirim (berisi keterangan dari si pengirim bahwa apabila si pemilik acc # menolak melakukan pembayaran maka si pengirim yang akan bertanggungjawab dalam pembayaran.


Untuk lebih jelasnya, pengisian account number ini dapat dilihat di tabel berikut:

327143923

√ 314523151

Trn & Dev Dept 39


Bagaimana menuliskan account number untuk Air Waybill Domestik?

For:

Case 1a: Cash (drop off),

customer tidak punya acc #

Case 1b: Cash (drop off),

customer punya acc #

Case II: Prepaid

(ditagih oleh RPX)

Case III: Collect (dibayar oleh

penerima)

Case IV: (dibayar oleh pihak ketiga) Note

ASC


ASC tidak boleh memilih box cash dan credit card. Untuk pembayaran secara collect dan third party, pengirim harus menyediakan: 1. Foto copy KTP 2. Surat pernyataan

tertulis dari pihak penerima atau pihak ketiga yang ditandatangani atau dapat juga melalui email, menyatakan otorisasi penggunaan acc # mereka.

3. Surat jaminan yang menyatakan bahwa pengirim bertanggungjawab membayar apabila si pemilik acc # tersebut menolak membayar.

4. ASC harus memastikan ke CS RPX/FedEx apakah acc # masih aktif atau tidak.


#.

Pilih sender box dengan ASC

acc# , dilarang menggunakan

acc# customer


#.

Pilih recipient box dengan acc

# penerima

Pilih third party box dengan acc # pihak ketiga

Account Number yang harus diisi di kolom Sender acc # :

ASC acc # ASC acc # Customer acc # ASC acc # ASC acc #

- -

ASC acc # harus ditulis di kolom reference (no.3)

untuk mendapatkan kompensasi

berupa handling fee

- -

WSC

Kolom payment bill transportation charge to: Pilih cash box dengan WSC acc #.

Pilih cash box dan ditulis PAID.

Pilih sender box dengan customer acc #.


Pilih third party box dengan acc # pihak ketiga

Account Number yang harus diisi di kolom Sender acc # :

WSC acc # Tulis customer acc # Customer acc # WSC acc # WSC acc #

- - -

1. Jika shipper punya acc #, maka sender acc # nya pakai punya dia 2. jika shipper tdk punya acc #, maka sender acc # nya pakai punya WSC atau temporary acc # 3. Jika pick up oleh kurir dan shipper tidak punya account #, maka untuk acc # sender menggunakan temporary account # dari CS.

1. Jika shipper punya acc #, maka sender acc # nya pakai punya dia 2. jika shipper tdk punya acc #, maka sender acc # nya pakai punya WSC atau temporary acc #

3. Jika pick up oleh kurir dan shipper tidak punya account #, maka untuk acc # sender menggunakan temporary account # dari CS.

Trn & Dev Dept 40


II.4. Audit Air Waybill Domestik Mengaudit Air Waybill adalah hal penting yang harus kita lakukan sebagai perwakilan dari RPX Domestic, karena mengingat tujuan mereka yang menitik beratkan kepada: • Mengutamakan 100% kepuasan pelanggan. • Meningkatkan mutu pelayanan. • Mendekatkan diri terhadap pelanggan. • Mendapatkan keuntungan yang berlipat ganda. Dengan adanya pengeditan Air Waybill yang baik akan membantu terciptanya tujuan – tujuan diatas. Informasi yang salah atau kurang jelas pada Air Waybill dapat menyebabkan gangguan pada billing, kegagalan dalam pelayanan, ketidakpuasan di pihak pelanggan (customer) dan kegagalan dalam penerbitan invoice. Sebelum meninggalkan lokasi pelanggan, harus dipastikan bahwa Air Waybill telah diisi dengan lengkap dan jelas.

Trn & Dev Dept 41


Package Acceptance TrainingAWB

Latihan Soal

Isilah AWB seperti terlampir, berdasarkan informasi dibawah ini:

Nama Pengirim : Nama Anda Alamat : Alamat Anda No Telp. : No Telp. Anda Nama Penerima : Praba Suteja Perusahaan : CV. Wedding and Accessories Alamat : Komplek Ruko Sinar Mas Blok 7 No 3, Medan 20217 No. Telp : 08139568235 Account # : 853264128

Informasi paket:

Souvenir pernikahan, papan nama meja, 2000 pcs Actual weight : 100 kg (total) Dimensi Box 1 : 80x70x56 cm (berisi 1200 pcs) Dimensi Box 2 : 50x50x50 cm (berisi 800 pcs) Harga : Rp. 22 juta (total) Pengiriman : Hari ini Service : NDP +

Pembayaran:

- Bill to recipient (penerima) - No Acc ASC: 562534125 (untuk peserta ASC/Agent) - No Acc WSC: 123846254 (untuk peserta dari RPX)

Trn & Dev Dept 42


Trn & Dev Dept 43

BAB 5-PA-AWB

Documents

Transcript of BAB 5-PA-AWB