COLLEGE OF EDUCATION: QUEST FOR CONTINUOUS IMPROVEMENT AAAT Meeting February 12, 2015.
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RESoLUcToN No. JA 4( g I ABR, 2ol5 )'
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POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL COMPONENTE ADMINISTRACION
DEL RIESGO EN LA EMPRESA AGUAS DE BARRANCABERMEJA S.A. E.S'P.
El Gerente de la EMPRESAAGUAS DE BARRANCABERMEJA S. A. E.S.P., en
uso de sus atribuciones legales y estatutarias, especialmente las conferidas en el
artículo 6'l de los Estatutos de la empresa,
CONSIDERANDO:
Que el Artículo 2Og de la Constitución Política establece que: "La
Administración Pública, en todos sus órdenes tendrá un Control lnterno que se
ejercerá en los términos que señale la ley".
Que el Artículo 269 de la Carta Política estipula que: "En las Entidades
Públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar,
según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control
lnterno, de conformidad con lo que disponga la Ley".
Que el literal f del Artículo 2 de la Ley 87 de 1993 establece como uno de los
objetivos del Sistema de Control lnterno, definir y aplicar medidas para
prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaclones que se presenten en
la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
Que el artículo 4 del Decreto 1537 de 2001 define la Administración Riesgoscomo parte integral del fortalecimiento de los Sistemas de Control lnterno en
las entidades públicas, para lo cual se establecerán y aplicarán políticas de
administración del riesgo.
Que el Decreto 943 de 2014, actualiza el Modelo Estándar de Control lnterno,
MECI, y en su Manual Técnico define la estructura del MECI, estableciendo
dentro del Módulo de Planeación y Gestión, el componente Administración del
Riesgo.
Que el componente Administración del Riesgo se define como el conjunto de
elementos que le permiten a la empresa identificar, evaluar y gestionar
aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar
o impedir el logro de sus objetivos institucionales.
Que en virtud de lo anterior, se hace necesario adoptar el componenteAdministración del Riesgo, que incluye la Política de Administración de
Riesgos y el Mapa de Riesgos de la empresa Aguas de Barrancabermeja S.A.
E.S.P.
RESUELVE:
ARTICULO PR|MERO. ADOPTESE el Componente Administración del Riesgp\ tcomo el documento que define la metodología, la política y el mapa de riesgos A.t§ /la empresa Aguas de Barrancabermeja S.A. E.S.P., el cual forma parte de la rllpresente resolución.
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ARTICULO SEGUNDO: DIVULGUESE la Política de AdministraciÓn del Riesgo y
el Mapa de Riesgos a todos los trabajadores de la empresa Aguas de
Barrancabermeja S.A. E.S.P. a través de los medios internos de comunicación(lntranet, web), charlas informativas, así como la socialización al interior de cada
uno de los procesos.
ART|CULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de su expedición yderoga las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Barrancabermeja, a los 0 g ABR' 2()15
SERGIO AMARISGerente
Revisó Aspectos Legales Erika Osorio CrrOo"¡¡/
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COMPONENTEADMINISTRACION DEL RIESGO
AGUAS DE BARRANCABERMEJA S.A. E.S.P.
Marzo de 2015 de abril de 201
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AARRANCABERT.lEJA S,A. E,S.P.
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CONTENIDO
INTRODUCCION
1. OBJETIVO2. ALCANCE3. MARCO LEGAL4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES5. ROLES Y RESPONSABILIDADES6. METODOLOGíA7. CONTEXTO ESTRATÉGICO8. MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL9. POLíTICA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO10. MONITOREO Y REVISIÓN11.ANEXOS
Anexo 1. Mapa de Riesgos lnstitucionalAnexo 2. Registros generales
Pág.3
445
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INTRODUCCION
De conformidad con las responsabilidades de la empresa Aguas de BarrancabermejaS.A. E.S.P. frente a su objeto misional y el cumplimiento de sus objetivosinstitucionales, es imperiosa la necesidad de implementar herramientas para laadministración y control de los riesgos que pueden presentarse en el desarrollo de susactividades.
La Administración del Riesgo ha sido contemplada como uno de los componentes delmódulo de Planeación y Gestión del Modelo Estándar de Control lnterno, MECI, y hasido definida como el conjunto de elementos que Ie permiten a la entidad identificar,evaluar y gestionar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, quepueden afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales.
Así, la Administración del Riesgo se constituye en la herramienta para que lasentidades gestionen efectivamente el riesgo, evitando consecuencias negativas yaprovechando oportunidades de mejora, en función del logro de objetivos.
La Guía Administración del Riesgo del Departamento Administrativo de la FunciónPública, establece los lineamientos y la metodología para facilitarles a las entidades laadministración de los riesgos. Así mismo, se incorporan los riesgos de corrupción desdela perspectiva que un acto de corrupción es inaceptable e intolerable y requiere de untratamiento especial.
El presente documento define el componente de Administración del Riesgo de laempresa Aguas de Barrancabermeja S.A. E.S.P.
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1. OBJETIVO
ldentificar, evaluar y gestionar los riesgos que puedan afectar el normal desarrollo delos procesos de la empresa Aguas de Barrancabermeja S.A. E.S.P. en función delcumplimiento de su misión y el logro de sus objetivos institucionales.
2. ALCANCE
El componente Administración del Riesgo aplica a todos los procesos de la empresa.
Mapa de Procesos
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3. MARCO LEGAL
- Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
- Decreto2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional
de Control lnterno de las Entidades y Organlsmos de la Administración Pública
del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones.
- Directiva Presidencial 09 de 1999, lineamientos para la implementación de la
Política de Lucha contra la Corrupción.
- Decreto 1537 de 200'1, por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de
1 993.
- Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control
lnterno para el Estado colombiano y se presenta el anexo técnico del MECI
1000:2005.
- Decreto 943 de 2014, por el cual se actualiza el MECI.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
Administración de Riesgos; Conjunto de elementos que le permiten a Ia entidad
identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos negativos tanto internos como
externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales.
Análisis de Riesgo. Elemento de control que permite establecer la probabilidad de
ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias,
calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad para su
aceptación y manejo.
Contexto Estratégico; Son las condiciones internas y del entorrlo, que pueden generar
eventos que originan oportunidades o afectan negativamente el cumplimiento de la
misión y objetivos de una institución.
tdentificación del Riesgo: Elemento de control que posibilita conocer los eventospotenciales, estén o no bajo el control de la entidad, que ponen el riesgo el logro de su
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Misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su
ocurrencia.
lmpacto: Consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del
riesgo.
Políticas de Administración del Riesgo: Elemento de control que permite estructurar
criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y
sus efectos al interior de la entidad.
Probabilidad: Posibilidad de ocurrencia de un riesgo.
Riesgo; Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normaldesarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos.
5. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Los roles y responsabilidades con relación a la Administración del Riesgo estándefinidos por extensión conforme a las funciones asignadas para el desarrollo delSistema lntegrado de Gestión, de la siguiente manera:
Del Representante de la Dirección
El representante de la Dirección es el Director de Planeación Empresarial, o quien haga
sus veces, quien tiene las siguientes responsabilidades:
1. Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseno e implementación delComponente de la Administración del Riesgo.
2. Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para
el diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo.
3. lnformar a la alta dirección sobre la planificación y avances del proyecto de
diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo.
4. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI.
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BARRANCAAER[1EJA S.A. E,S-P!r ,{¡úJi¡lqi
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5. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso lasactividades que requiere realizar el equipo MECI, en armonía y colaboración conlos servidores de dichas áreas.
6. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseño e implementacióndel Componente de la Administración del Riesgo, aplicando correctivos donde serequiera.
7. Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control lnterno laspropuestas de diseño e implementación del Componente de la Administracióndel Riesgo, pata su aprobación.
De! Equipo MECI
El Equipo MECI o Equipo de Gestión (Resolución No. 119 de 2013), tiene las siguientesresponsabilidades:
1. Adelantar el proceso de diseño e implementación del Componente de la
Administración del Riesgo bajo las orientaciones del representante de la
dirección.
2. Capacitar, asesorar y trabajar con los servidores de la empresa en el diseño eimplementación del Componente de la Administración del Riesgo.
3. Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas de diseñoe implementación del Componente de la Administración del Riesgo al
representante de la dirección, para su aplicación.
De la Unidad de Control de Gestión
Rol directo: Asesorar el proceso de identificación de los riesg«rs institucionales y conbase en ellos realizar recomendaciones preventivas y/o correctivas con losresponsables de los procesos. Así mismo, hacer seguimiento a la evolución de losriesgos y al cumplimiento de las acciones propuestas, con el fin de verificar sucumplimiento y proponer mejoras.
Rol indirecto: Verificar que en la empresa se implementen políticas de la Administracióndel Riesgo y se implementen mecanismos reales para la Administración del Riesgo.
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6. METODOLOGIA
La metodología para la Administración del Riesgo en la empresa Aguas deBarrancabermeja S.A. E.S.P. se fundamenta en los lineamientos de la Guía deAdministración del Riesgo del Departamento Administrativo de la Función Pública,DAFP, que establece las siguientes etapas:
1. Contexto Estratégico.2. ldentificación de riesgos.3. Análisis de riesgos.4. Valoración de riesgos.5. Políticas de Administración de Riesgos.
Cada una de estas etapas se desarrolla con la participación de la Alta Dirección, loslíderes de cada proceso y personal de todos los niveles de la empresa, a través dereuniones, entrevistas, análisis y revisiones periódicas.
El análisis de los riesgos busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos yel impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos, con el fin de obtenerinformación para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar.
Tabla general para determinar la probabilidad.
TABLA DE PROBABILIDAD
NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCION FRECUENCIA
1 RAROEl evento puede ocurrir solo encircu nstancias excepcionales
No se ha p,resentado en losúltimos 5 años
2 IMPROBABLEEl evento puede ocurrir en algúnmomento
Al menos una vez en los últimos 5
años
J POSIBLEEl evento podrÍa ocurrir en algúnmomento
Al menos una vez en los últimos 2años
4 PROBABLEEl evento probablemente ocurriríaen la mayoría de las circunstancias
Al menos de una vez en el últimoaño.
5CASISEGURO
Se espera que el evento ocurra enla mayorÍa de las circunstancias
Más de una vez al año.
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Tabla general para determinar el impacto.
N¡VEL DESCRIPTOR DESCRIPCION
1 INSIGNIFICANTESi el hecho llegara a presentarse, tendría consecuencias o efectosmínimos sobre la entidad.
2 MENORSi el hecho llegara a presentarse, tendria bajo impacto o efectossobre la entidad.
J MODERADOSi el hecho llegara a presentarse, tendria medianas consecuencias oefectos sobre la entidad.
4 MAYORSi el hecho llegara a presentarse, tendría altas consecuencias o
efectos sobre la entidad.
5 CATASTROFICOSi el hecho llegara a presentarse,consecuencias o efectos sobre la
tendrían desastrosasentidad.
Matriz de calificación, evaluación y respuesta a los riesgos.
MA
PROBABILIDADIMPACTO
INSIGNIFICANTE I 1 MENOR I 2 MODERADO I 3 MAYOR I 4 CATASTROFTCO | 5
1 RARO B B M ,A A
2 IMPROBABLE B D M .A E
J POSIBLE B M A E E
4 PROBABLE M A A E E
5 CASI SEGURO A A E E E
BZona de riesgobaia El riesqo es muv baio o no representa alteraciones a la organi;laciÓn.
M
Zona de riesgomoderada Asumir el riesqo, tomar medidas frente a este.Zona de riesgoalto Reducir el riesqo, evitar, compartir o reportar
E
Zona de riesgoextrema Reducir el riesqo, evitar, compartir o reportar
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COMPONENTEADMINISTRAC¡ON DEL RIESGOACUAS DI
BARRANCABERMEJA Sá. E,S,E
Los resultados del desarrollo de cada etapa se evidencian en el Mapa de Riesgos
lnstitucional, que contiene a nivel estratégico los mayores riesgos a 1os cuales está
expuesta la empresa, así como los controlel, acciones y respons;ables respectivos'
7. CONTEXTO ESTRATEGICO
El contexto Estratégico es la base para la identificación de los riesgos en los procesos
y actividades de laLmpresa. Este análisis se realiza a partir del conocimiento de las
circunstancias externas de la empresa, de carácter econÓmico, político, social,
tecnológico y medioambiental; así como del conocimiento de su situación actual en
relación con Su estructura organizaciOnal, planes, programas, proyectos' sistemas de
información, procesos, procedimientos, recursos, etc'
Los resultados del análisis interno y externo de la empresa, se evidencian en el
Diagnóstico General Estratégico cont-enido en el Plan de Gestión y Resultados 2014-
2OlB, aprobado a través de ia Resolución No. 95 del 31 de ma"7o de 2014 "Por medio
de la cual se aprueba ta potítica lntegral de Gestión, los obietivos lntegrales de GestiÓn
y el Plan de GestiÓn y Resu/ádos 2014 -2018 de l¿t Empresa Aguas de
Barrancabermeia S.A. E. S.P. "
ANALISIS INTERNO
FORTALEZAS
- Recurso humano idóneo en todas las áreas de la empresa.
- Prestación del servicio continuo y de calidad'
- lmplementación de estrategias con miras a mejorar la prestación del buen
servicio al usuario y fortalecimiento financiero de la empresa'
- Brindar soluciones de pagos a todos los usuarios morosos en pro de la
disminución de la cartera.- Visión y elaboración de proyectos a gran escala. . Mejoramiento continuo de los
procesos.- Automatización de los procesos unitarios en el tratamiento del agua.
- Laboratorio de Calidad de Agua Potable autorizado por el Ministerio de
Protección Social.- Cumplimiento de los parámetros de calidad de agua sunlinistrada.
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BARRANCABERI.,IEJA §.4, E.S.P.
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- Conocimiento amplio de los sistemas de acueducto y alcantarillado existentes enel perímetro urbano.
- Generación de una cultura de higiene, seguridad y salud en el trabajo.- Alto nivel de cobertura del servicio de acueducto.- Equipos succión presión.- Mayor interacción de la empresa con la comunidad. Buen porcentaje de
cumplimiento de las metas y objetivos propuestos en el Plan de DesarrolloMunicipal.
- lnterés de las directivas de la empresa por generar espacios de participación.
DEB¡LIDADES
- Débiles herramientas de gestión y control.- No se ha consolidado una cultura de autocontrol.- Carencia de una política comercial estructurada.- Deficientes tecnologías de la información y la comunicación.- Débil imagen institucional.- Carencia de un sistema de respaldo de energía eléctrica tanto en bocatoma
como en PTAP- índice de Agua No Contabilizada que sobrepasa el 30%.- Algunas redes de acueducto se encuentran en asbesto cemento.- Redes de alcantarillado obsoletas.- Falta de un programa estructurado para el desarrollo del recurso humano.- La cobertura de micromedición no alcanza el 95%.- Ausencia del programa de responsabilidad social empresarial.- Ausencia de un sistema integrado de información comercial y financiera.- El sistema de acueducto no está sectorizado.- Ausencia de un instrumento de evaluación para funcionarios y proveedores.- Bases de datos desactualizadas (Catastro de redes, Censo de Usuarios, Base de
Datos de Contratación, Financiera, etc.)- Escaso compromiso ambiental.- Carencia de un laboratorio de metrología.- Carencia de un estudio de alternativas para determinar posibles fuentes de
abastecimiento.- Falencias en el desarrollo de las actividades por la escasa interrelaciÓn en
algunos procesos.- Falta de gestión en la búsqueda de nuevos mercaclos que aumenten los
ingresos.- lnadecuada estructura tarifaria de la prestación del servicio.- Falta de continuidad en las políticas adoptadas por la empresa.- Débil gestión en materia de subsidios.
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No hay implementación de sistemas integrados de gestiÓn. (calidad, Ambiental y
seguridad y Salud en el Trabajo).Trátamiento aislado de los aspectos legales que pueden afectar la empresa
(Empresa -Municipio).Canales de comunicación deficientes.Apropiación de responsabilidades que son competencia de otros organismos.
No se cuenta con una planta de tratamiento de aguas residuales.
ANALISIS EXTERNO
OPORTUNIDADES
- única empresa prestadora de servicios de acueducto y alcantarillado en el casco
urbano del Municipio de Barrancabermeja.- Mercado regional para incursionar.- Aprobación de recursos para proyectos de acueducto y saneamiento
parte de Entes Municipales, Departamentales, Nacionales.- Generación de confianza anle Entes financiadores de proyectos.
básico por
- Existencia de cuerpos de agua en la región como alternativa para el
abastecimiento del sistema de acueducto.- Ser una empresa 1OO% publica, que nos permite la viabilidad jurídica para
ejecutar recu rsos med iante conven ios y contratos i nterad m i n istrativos.- Redistribución de ingresos por subsidios.- Apoyo de los entes territoriales, departamentales y nacionales para la
elaboración de proyectos macros.- Posibilidad de incursionar en el servicio de aseo.- Voluntad política.- Visión mundial de la importancia, preservación y aprovechamiento del recurso
hídrico.- lnteracción y experiencia con otras empresas del sector - convenios de
cooperación.- Reactivación de la economía local.- Participación ciudadana en campañas ecológicas, para la protección del medio
ambiente.- Participación activa en la formulación del Plan de Desarrollo Municipal.
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COMPONENTEADMINISTRAGION DEL RIESGO
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AMENAZAS
- Deficiencias en el funcionamiento de las mini PTAR.- Conexionesfraudulentas.- Amplia reglamentación para el sector servicios públicos.- Demora en la reglamentación de la normatividad tarifaria - CRA.- Auditorías externas permanentes que causan desgaste administrativo y
retrocesos.- Ausencia del seguimiento y control por parte del Municipio en la ejecución
técnico, administrativo, legal y financiero de los convenios y contratos suscritoscon la empresa.
- Deterioro progresivo de la fuente hídrica abastecedora.- Control social con intereses particulares.- lncremento en la interposición de demandas por desequilibrio económico
contractual.- Cultura de no pago de los usuarios y suscriptores del servicio de acueducto y
alcantarillado.- Situación climática.- Cambios en la normatividad de subsidios.- Carencia de control efectivo por parte de los organismos de seguridad en el hurto
de tapas y rejillas.- Cultura de defraudación de fluidos.- Conflicto social.- Estructura de mercado compuesta en su mayoría por los estratos 1, 2, 3
subsidiados.- Escasa conciencia ambiental (Contaminación de cuencas hídricas e irracionales
consumos de agua).- Falta de organización empresarial de acueducto y alcantarillado en el sector
rural.- lnfluencia externa relacionada con las contrataciones.- Posible desmonte del cargo fijo en el Congreso de la República.- Políticas neoliberales de privatización- lnconsistencia en los resultados de análisis fisicoquímicos y microbiológicos,
entre la empresa prestadora del servicio de agua potable y Ia entidad devigilancia y control.
- lnexistencia en los requisitos exigidos por Curaduría Urbana de la matrícula deacueducto para procesos de construcción.
- lncremento progresivo de los costos de insumos químicos para el tratamiento deagua Potable.
- Prácticas inapropiadas de constructores, urbanizadores y usuarios frente al uso ymanejo adecuado del agua y legalización de matrículas.
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Uno de los objetivos fundamentales de la Alta Dirección fue la de diseñar, desarrollar eimplementar el Sistema lntegrado de Gestión que comprende la gestión de la calidad, lagestión del medio ambiente, la gestión de la seguridad y salud en el trabajo y el MECI.
En su primera etapa de desarrollo del Sistema lntegrado de Gestión, se definieronnuevos elementos estratégicos que acompañados del Plan de Gestión y Resultadosimprimieron rumbo y dirección para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Losnuevos elementos estratégicos adoptados por resolución son: Misión, Visión, Valores,Política lntegral de Gestión y Objetivos lntegrales de Gestión.
Misión
Aguas de Barrancabermeja S.A. E.S.P. es una empresa líder en la prestación de losservicios públicos de acueducto y saneamiento básico, que brinda calidad de vida ybienestar a la comunidad de Barrancabermeja, generando valor a través de procesoseficientes, seguros y responsables con el medio ambiente para la satisfacción denuestros grupos de interés.
Visión
Aguas de Barrancabermeja S.A. E.S.P. para el año 2018 será reconocida como unaempresa global y líder en la prestación de servicios públicos domiciliarios, garantizandosu sostenibilidad a través de la innovación, la optimización de procesos y la ampliacióndel portafolio de productos y servicios con altos estándares de calidad responsablescon el medio ambiente.
Valores
COLABORACION. Trabajamos en equipo para el logro de los objetivos definidos encomún y mejoramiento de nuestro desempeño.
RESPONSABILIDAD. Trabajamos con compromiso y dedicación asumiendo lasconsecuencias de nuestras acciones.
CONFIANZA. Actuamos con competencia, transparencla, veracidad y seguridad,creyendo en nuestro trabajo y el de nuestros compañeros.
JUSTICIA. Trabajamos con razón y sensatez estableciendo un marco adecuado paralas relaciones con nuestros grupos de interés guardando la equidad, el respeto y laarmonía.
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BARRATJCAAERHEJA S.A, E,S-P,
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RESPETO. Reconocemos los intereses, sentimientos y diferencias legítimas de
nuestros grupos de interés. Bajo ninguna circunstancia toleramos los comportamientosque atenten contra la dignidad humana y el medio ambiente.
SERVICIO. Con sentido altruista orientamos nuestros esfuerzos a la satisfacción de las
necesidades y expectativas de nuestros grupos de interés.
PARTICIPACION. Generamos espacios para el diálogo, la concertación y la toma de
decisiones conjuntamente con nuestros grupos de interés.
Política lntegral de Gestión
En Aguas de Barrancabermeja SA ESP, estamos comprometidos con la prestación de
los servicios públicos de acueducto y saneamiento básico de manera eficaz y eficientebrindando calidad de vida y bienestar a la comunidad, mediante la satisfacción de los
requisitos de nuestros grupos de interés con una comunicación efectiva; el control de
los peligros y prevención de los riesgos que inciden en la seguridad y salud en el
trabajo, la minimización de la contaminación del medio ambiente haciendo uso eficientede los recursos, controlando los impactos ambientales y asegurando una disposición
adecuada de los vertimientos y residuos que generamos; orientando nuestros esfuerzos
hacia la mejora continua, el desarrollo sostenible, la innovación, la optimización de
procesos, la ampliación del portafolio de productos y servicios, el cumplimiento de lanormatividad legal vigente y de los requisitos que la empresa establezca.
Objetivos lntegrales de Gestión
,/ Asegurar la satisfacción de nuestros usuarios.
,/ Proveer sitios de trabajo saludables y seguros para nuestros empleados,contratistas y visitantes cumpliendo con las disposiciones legales en materia de
seguridad y salud en el trabajo.
./ lmplementar el Programa de Responsabilidad Social Empresarial.
,/ Mejorar la capacidad de los procesos para asegurar la competitividad.
,/ Disminuir el índice de agua no contabilizada.
,/ Garantizar la solidez y la sostenibilidad financiera.
,/ Minimizar la contaminación al medio ambiente haciendo uso de los recursos.
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8. MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL
El Mapa de Riesgos lnstitucional contiene a nivel estratégico los mayores riesgos porproceso y de corrupción a los cuales está expuesta la empresa Aguas deBarrancabermeja S.A. E.S.P., permitiendo conocer los controles, acciones yresponsables para su adecuado tratamiento en función de evitarlos, reducirlos,compartirlos, transferirlos o asumir el riesgo residual.
El Mapa de Riesgos lnstitucional se observa en el Anexo 1.
9. POLITICA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO
Aguas de Barrancabermeja S.A. E.S.P. implementa la administración de los riesgos deacuerdo con los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de laFunción Pública, con el propósito de garantizar una gestión efectiva de sus procesosque responda a las necesidades y expectativas de sus grupos de interés.
Bajo la coordinación del Representante de la Dirección, con el apoyo del Equipo MECI yla participación directa de los líderes de los procesos en la identificación de los riesgos,la implementación de los controles y las acciones; se definen las opciones para eltratamiento y manejo de los riesgos en aras de evitarlos, reducirlos, compartirlos,transferirlos o asumir los riesgos residuales. Así mismo, la Unidad de Control deGestión brinda asesoría, realiza recomendaciones y hace seguimiento a la evolución delos riesgos y al cumplimiento de las acciones propuestas.
Todo lo anterior, orlentado hacia el cumplimiento de la I/isión y los objetivosinstitucionales y el logro de su visión.
10. MONITOREO Y REVISION
La responsabilidad del monitoreo y revisión del Mapa de Riesgos lnstitucional está a
cargo de los Líderes de los procesos y de la Unidad de Control de Gestión.
El monitoreo y revisión es fundamental para asegurar que las acciones se estánllevando a cabo, aplicar y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar unefectivo manejo del riesgo.
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Página: I de 1
Versión: '1
ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROLVigente a part¡r de:
ACTA No. 1 FECHA: 05-03-2015 Hora lnicio: 8:00 AM Hora Finalización: 10:00 AM
LUGAR: Auditorio PTAP
oBJETo: Actualización Mapa de Riesgos 2015 - proceso Gestión Jurídica
coNVocADos/tNVtTADOS
Cargo/Dependencia
Tatiana Jerez GaleanoErika Osorio CardonaCamilo Andrés Cala
Angela Mancera Ortiz
Secretaría GeneralUnidad Jurídica
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ORDEN DEL DIA
Actualización Mapa de Riesgos 2015 - Proceso Gestión Jurídica
DESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con la Guía de Administración del Riesgo del Departamento Administrativode la Función Pública, se revisan los riesgos (incluyendo los de corrupción) del procesoGESTION JURIDICA, su probabilidad de ocurrencia, su impacto, los respectivos controles,acciones y responsables, quedando en firme para la vigencia 2015, los riesgos del cuadroadjunto.
COMPROMISOS
lmplementación de los controles y las acciones establecidas para:- Evitar el riesgo- Reducir el riesgo- Compartir o transferir el riesgo- Asumir un riesgo residual
Cargo: Secretaria Genera I
Por Dirección de Planeación
HERNAN DARIO HE
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Nombre: Erika Osorio Ca
Cargo: Jefe Unidad Jurídica
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Código: GES-FR-070
Página:1 de 1
Versión:'l
ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROLV¡gente a partir de:
^
FECHA: 18-03-2015 Hora lnicio: B:00 AM Hora Finalización: L0:00 AM
LUGAR: Auditorio PTAP
OBJETO: Actualización Mapa de Riesgos 201,5 - Proceso Gestión Acueducto
coNVocADos/INVtTADOS
Nancy Flórez AgudeloHermes José Zambrano Gómez
Subgerencia de
Operaciones
Actualización Mapa de Riesgos 2015 - Proceso Gestión Acueducto.
DESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con la Guía de Administración del Riesgo del Departamento Administrativode la Función Pública, se revisan los riesgos (incluyendo los de corrupción) del procesoGESTION ACUEDUCTO, su probabilidad de ocurrencia, su impacto, los respectivos controles,accíones y responsables, quedando en firme para la vigencia 2015, los riesgos del cuadroadjunto.
lmplementación de los controles y las acciones establecidas para:- Evitar el riesgo- Reducir el riesgo- Compart¡r o transferir el riesgo- Asumir un riesgo residual
Para constancia firman,
LIDERTEL PROCESO
Nombre: GUSTAVO CALDERON SILVA
Cargo: Subgerente de Operaciones.
Por Dirección de Planeación nidad Contrl1 üe Gestión
HERNAN DARIO HERNANDEZ ZUÑJ VARRO OCHOA
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Página: "l de 1
Versión: 1
ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROLVigente a partir de:
ACTA No.3 FECHA: -03-2015 Hora lnicio: 8:00 AM Hora Finalización: 10:00 AMLUGAR: Auditorio PTAP
OBJETO: Actualización Mapa de Riesgos 20L5 - Proceso Gestión delTalento Humano
coNVocADos/tNVtTADOS
Diana Pedrozo MejíaAdriana Ramirez LizarazoLina María Chiquillo
SubgerenciaAdministrativa y
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ORDEN DEL DtA
Actualización Mapa de Riesgos 2015 - proceso Gestión delTalento Humano
DESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con la Guía de Administración del Riesgo del Departamento Administrativode la Función Pública, se revisan los riesgos (incluyendo los de corrupción) del procesoGESTION DEL TALENTO HUMANO, su probabilidad de ocurrencía, su impacto, los respectivoscontroles, acciones y responsables, quedando en firme para la vigencia 2015, los riesgos delcuadro adjunto.
COMPROMISOS
lmplementación de los controles y las acciones establecidas para:- Evitar el riesgo- Reducir el riesgo- Compartir o transferir el riesgo- Asumir un riesgo residual
>,v1 r*nidad Contról de Gestión
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INombre: Diana PedrpzoCargo: Tecnóloga -laler/Por Dirección de Planeaci
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Código: GES-FR-070
Página: 1 de 1
Versión:'l
ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROLVigente a partir de:
ACTA No. 4 FECHA: 25-03-2015 Hora lnicio: 2:00 PM Hora Finalizac¡ón: 04:00 PM
LUGAR: Dirección Planeación Empresarial
OBJETO: Actualización Mapa de Riesgos 201,5 - Proceso Gestión Financiera y,Contable
coNVocADos/!NVtTADOS
Cargo/Dependencia
LAURA VASQUEZ BORJA
SUGEY CARDENAS
Unidad Financiera y
Contable
Actualización Mapa de Riesgos 2OL5 - Proceso Gestión Financiera y Contable
DESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con la Guía de Administración del Riesgo del Departz¡mento Administrativode la Función Pública, se revisan los riesgos (incluyendo los de corrupción) del procesoGESTION FINANCIERA Y CONTABLE, su probabilidad de ocurrencia, su impacto, los respectivoscontroles, acciones y responsables, quedando en firme para la vigencia 2015, los riesgos delcuadro adjunto.
COMPROMISOS
lmplementación de los controles y las acciones establecidas para:- Evitar el riesgo- Reducír el riesgo- Compartir o transferir el riesgo- Asumir un riesgo residual
Para constancia firman
LOS A. MANJARREZ
de Unidad Financiera.
Unidad Contrúlhe GestiónPor Di ción de Planeación
YINORIS NAVARRO OCHOA
ORDEN DEL DlA
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Código: GES-FR-070
Página: 1 de 1
Versión: '1
ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROLVigente a part¡r de:
Hora Finalizac¡ón: 11:00 AMFECHA: 26-03-2015 Hora lnicio: 8:00 AM
LUGAR: Dirección Planeación Empresarial
OBJETO: Actualización Mapa de Riesgos 2015 - Proceso de Gestión Comercial
coNVocADos/rNVtrADos
Ca rgo/Depe nde ncia
Subgerencia ComercialJAIME MEZA
ORDEN DEL DIA
Actualización Mapa de Riesgos 201.5 - Proceso Gestión de Comercial
D ESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con la Guía de Administración del Riesgo del Departamento Administrativode la Función Pública, se revisan los riesgos (incluyendo los de corrupción) del proceso
GESTION COMERCIAL, su probabilidad de ocurrenc¡a, su impacto, los respectivos controles,acciones y responsables, quedando en firme para la vigencia 2015, los riesgos del cuadro
a dj u nto.
COMPROMISOS
lmplementación de los controles y las acciones establecidas para:
- Evitar el riesgo- Reducir el riesgo- Compartir o transferir el riesgo- Asumir un riesgo residual
Para constancia firman,
de Gestión
R DEL PROCESO
Nombre:JOSE ENRIQUE PA
Cargo: Subgerente Comerc
Por Dirección de Planeación \A)",,.^-^NhurlNAVARRO OCHOA
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Nombre Asistencia
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Código: GES-FR-070
Página: 1 de 1
Versión: 1
ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROLVigente a partir de:
ACTA No. 6 FECHA: 26-03-201,5 Hora lnicio: 2:00 PM Hora Finalizac¡ón: 04:00 PM
LUGAR: Dirección Planeación Empresaríal
OBJETO: Actualización Mapa de Riesgos 2015 - Proceso Control de Calidad
coNVocADos/¡NVTTADOS
Andrea Marcela Pinto SarmientoLaboratorio Control de
Calidad
ORDEN DEL DIA
Actualización Mapa de Riesgos 201,5 - Proceso Control de Calidad
DESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con Ia Guía de Administración del Riesgo del Departamento Administrativode la Función Pública, se revisan los riesgos (incluyendo los de corrupción) del procesoCONTROL DE CALIDAD, su probabilidad de ocurrencia, su impacto, los respectivos controles,acciones y responsables, quedando en firme para la vigencia 2015, los riesgos del cuadroadjunto.
COMPROMISOS
lmplementación de los controles y las acciones establecidas para:- Evitar el riesgo- Reducir el riesgo- Compartir o transferir el riesgo- Asumir un riesgo residual
Para constancia firman,
Nombre: Andrea Marcela Pinto SarmientoCargo: Profesional lll adscrito Subgerencia de Operaciones
Por Dirección de Planeación Por Ünidad Contrql ddGestión
HERNAN ZUNIGA ITH YINORIS NAVARRO OCHOA
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONCódigo: GES-FR-070
Página: 1 de 2
Versión: I
ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROLVigente a partir de:
FECHA: 31-03-2015 Hora lnicio: 9:00 AM Hora Finalización: 11:00 AMLUGAR: Dirección Planeación Empresarial
oBJETo: Actualización Mapa de Riesgos 2015 - proceso de Gestión Estratégica
coNVocADOS/INVtTADOS
Asistencía
Hernán D. HernandezMercedes Hita CabarcaLiliana Acevedo VecinoLuis Arturo Cabrera O.Carmen Arismendi SolanoMarlene Torado Silva
Planeación empresarial
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ORDEN DEL DIAActualización Mapa de Riesgos 2015 - proceso cestion rstrutegicu.
DESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con Ia Guía de Administración del Riesgo del Departamento Administrativode la Función Pública, se revisan los riesgos (incluyendo los de corrupción) del procesoGESTIoN ESTRATEGIcA, su probabilidad de ocurrencia, su impacto, los respectivos controles,acciones y responsables, quedando en firme para 2015, los riesgos del cuadro adjunto.
COMPROMISOS
lmplementación de los controles y las acciones .rtablecida, pa.o,- Evitar el riesgo- Reducir el riesgo- lCompartir o transferir el riesgo
sumir un riesgo residual
Para c anpa firman,
\is Arturo Cabrera O.rgo: Direttor de planeación Empresarial
Unidad ControPor Dirección de planeación
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x SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Código: GES-FR-070
Página: 1 de '1
Versión: 1
ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL\/igente a partir de:
FECHA: 31-03-2015 Hora lnicio: 11:00 AM Hora Finalización: 12:00 M
LUGAR: Dirección Planeación Empresarial
OBJETO: Actualización Mapa de Riesgos 2015 - Proceso de Gestión de lnventarios.
coNVocADos/INVtTADOS
LUZ NAYELI GAVIRIA
SUBGERENCIA
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
ORDEN DEL DIA
Actualización Mapa de Riesgos 2015 - Proceso Gestión de lnventarios.
DESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con la Guía de Administración del Riesgo del Departamento Administrativode la Función Pública, se rev¡san los riesgos (incluyendo los de corrupción) del proceso
GESTION DE INVENTARIOS, su probabilidad de ocurrenc¡a, su impacto, los respectivoscontroles, acciones y responsables, quedando en firme para la vigencia 2015, los riesgos delcuadro adjunto.
COMPROMISOS
lmplementación de los controles y las acciones establecidas para:- Evitar el riesgo- Reducir el riesgo- Compartir o transferir el riesgo- Asumir un riesgo residual
Para constancia firman,
*nmrsJ, Gví^",Nombre: Luz Nayeli GaviriaCargo: Técnico subgerencia Administrativa y Financiera.
Por Dirección de Planeación
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Código: GES-FR-070
Página: 'l de 1
Versión: 1
ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROLVigente a partir de:
FECHA: 31 -03-2015 Hora lnicio: 9:00 AM Hora Finalización: 11:00 AM
LUGAR: Dirección Planeación Empresarial
OBJETO: Actualización Mapa de Riesgos 201.5 - Proceso de Gestión de Alcantarillado.
coNVocADos/tNVtTADOS
Cargo/Dependencia
Edwin Porras Gallego Unidad de Alcantarillaclo
ORDEN DEL DIA
Actualización Mapa de Riesgos 2015 - proceso Gestión de Alcantarilladr:.
DESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con la Guía de Administración del Riesgo del Departamento Administrativode la Función Pública, se revisan los riesgos (incluyendo los de corrupción) del procesoGESTION ALCANTARILLADO, su probabilidad de ocurrencia, su impacto, los respectivoscontroles, acciones y responsables, quedando en firme para la vigencia 2O1.S,los riesgos delcuadro adjunto.
lmplemen ,ión de los controles y las acciones establecidas para:
transferir el riesgo
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LIDER DEL PROCE
NOMbTC: JUAN MANüTIALFONSO MORENOCargo: Jefe Unidad de A'lbentarillado
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Código: GES-FR-070
Página: 1 de 1
Versión: 1
ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL\/igente a partir de:
FECHA: 31-03-2015 Hora lnicio: 2:00 PM Hora Firralización: 4:00 PM
LUGAR: Dirección Planeación Empresarial.
Actualización Mapa de Riesgos 201,5 - Proceso de Contratación.
coNVocADos/INVtTADOS
Miguel Andrés RodríguezYulis Eduardo Lizcano
SubgerenciaAdministrativa y
Fin a ncie ra
ORDEN DEL DIA
Actualización Mapa de Riesgos 2015 - Proceso de Contratación.
DESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con la Guía de Administración del Ríesgo del Departamento Administrativode la Función Pública, se revisan los riesgos (incluyendo los de corrupción) del procesoCONTRATACIÓN, su probabilidad de ocurrencia, su impacto, los respectivos controles,acciones y responsables, quedando en firme para la vigencia 2015, los riesgos del cuadroadjunto.
COMPROMISOS
lmplementación de los controles y las acciones establecidas para:- Evitar el riesgo- Reducír el riesgo- Compartir o transferir el riesgo- Asumir un riesgo residual
LIDER DEL PROCESO \Norntre : CARoLtNIGo M EZ peñnlÓzn
e Administrativa y Financier
Por Direcc laneación idad Co,¡rtro
HERNAN DARIO HERNANDEZ ZUÑIGA ITH YINORIS NA
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONCódigo: GES-FR-070
Página:1 de 1
Versión: 1
ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROLVigente a partir de:
FECHA: 31 -03-2015 Hora lnicio:4:00 PM Hora Finalización: 5:00 PMLUGAR: Dirección Planeación Empresarial
OBJETO: Actualización Mapa de Riesgos 2015 - Proceso de Gestión de Documental.
coNVocADOS/tNVITADOS
Cargo/Dependencia
NATALIA SANCHEZ Técnico GestiónDocumental
ORDEN DEL DIA
Actualización Mapa de Riesgos 2015 - proceso Gestión de Documental.
DESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con la Guía de Administración del Riesgo del Departarnento Administrativode la Función Pública, se revisan los riesgos (incluyendo los de corrupción) del procesoGESTION DOCUMENTAL, su probabilidad de ocurrencia, su impacto, los respectivos controles,acciones y responsables, quedando en firme para la vigencia 2015, los riesgos del cuadroadjunto.
COMPROMISOS
lmplementación de los controles y las acciones establecidas para:- Evitar el riesgo- Reducir el riesgo- Compartír o transferir el riesgo- Asumir un riesgo residual
¡¡orÍbFéfufAúA SANCHEZ
Cafto: Técnico Gestión Documental
ór Dirección de Planeación r Unidad Confolde Gestión
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Código: GES-FR-070
Página:'1 de 1
Versión: 1
ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL\/igente a partir de:
Hora Finalizac¡ón: 4:00 PMHora lnicio: 3:00 PMFECHA:06 -04-2015ACIA No. 12
LUGAR: Dirección Planeación Empresarial
OBJETO: Actualización Mapa de Riesgos 2015 - Proceso de Gestión de lnfornrática.
coNVocADos/INVITADOS
Unidad de lnformáticaRafael Andrés Lastre
ORDEN DEL DIA
Actualización Mapa de Riesgos 2015 - Proceso Gestión de lnformática.
DESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con la Guía de Administración del Riesgo del Departamento Administrativo
de la Función Pública, se revisan los riesgos (incluyendo los de corrupción) del proceso
GESTION INFORMATICA, su probabilidad de ocurrencia, su impacto, los respectivos controles,
acciones y responsables, quedando en firme para la vlgencia 201-5, los riesgos del cuadro
adjunto.
lmplementación de los controles y las acciones establecidas para:
- Evitar el riesgo- Reducir el riesgo- Compartir o transferir el riesgo
Asumir un riesgo residual
ia firman,
NombTe: RAFÁEL AruONTS LASTRE
Cargo: Jefe de Unidad de lnformática.
Por Dirección de Planeación
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Código: GES-FR-070
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Versión: 1
ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROLVigente a partir de:
FECHA:06 -04-2015 Hora lnicio: 3:00 PM Hora Finalización: 4:00 PMACTA No. 13
LUGAR: Dirección Planeación Empresarial
OBJETO: Actualización Mapa de Riesgos 2Ot5 - Proceso de GestiÓn de Aseo.
coNVocADos/TNVTTADOS
Cargo/Dependencia
Karina González Gaviria Jefe Unidad de Aseo
ORDEN DEL DIA
Actualización Mapa de Riesgos 2015 - Proceso Gestión de Aseo.
DESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con la Guía de Administración del Riesgo del Departarnento Administrativo
de la Función Pública, se revisan los riesgos (incluyendo los de corrupción) del proceso
GESTION ASEO, su probabilidad de ocurrencia, su impacto, los respectivos controles, acciones
y responsables, quedando en firme para la vigencia 2015, los riesgos delcuadro adjunto.
lmplementación de los controles y las acciones establecidas para:
- Evitar el ríesgo
- Reducir el riesgo- Compartir o transferir el riesgo- Asumir un riesgo residual
Para constancia firman,
Nombre: Karina González Gaviria
Cargo: Jefe de Unidad de Aseo.
Por Dirección de Planeación
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Gódiso: GES-FR-070
Páqina: 1 de 1
Versión: 1
ACTA DE SEGU¡MIENTO Y CONTROLVigente a partir de:
FECHA: 06 -04-2015 Hora Inicio: 9:00 AM
LUGAR: Dirección Planeación Empresarial
OBJETO: Actualización Mapa de Riesgos 2015 - Proceso Control de Gestión
coNVocADos/TNVTTADOS
Rosa Julia Osses Reyes
Yamith Yinoris Navarro Ochoa
Unidad de ControldeGestión.
ORDEN DEL DIA
Actualización Mapa de Riesgos 2015 - Proceso Controlde Gestión.
DESARROLLO TEMAS TRATADOS
De conformidad con la Guía de Administración del Riesgo del Departamento Administrativo
de la Función Pública, se revisan los riesgos (incluyendo los de corrupción) del proceso
CONTROL DE GESIÓN, su probabilidad de ocurrencia, su impacto, los respectivos controles,
acciones y responsables, quedando en firme para la vigencia 2015, los riesgos del cuadro
adjunto.
coMPROMtSOS
lmplementación de los controles y las acciones establecidas para:
- Evitar el riesgo- Reducir el riesgo- Compartir o transferir el riesgo- Asumir un riesgo residual
f;,:ffit".tp"C=*^E*f.Nombre: Rosa Julia Osses Reyes
Cargo: Jefe Unidad Controlde Gestión.
Por Dirección de Planeación
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