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INFORME Nº AI-INF-006-2019

30 de noviembre, 2019

AUDITORIA OPERATIVA AL DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE DEL LABORATORIO COSTARRICENSE DE

METROLOGIA

2019

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CONTENIDO

INDICE

Resumen Ejecutivo ................................................................................................................. 3

1. Introducción .................................................................................................................... 5

ORIGEN DE LA AUDITORÍA ..................................................................................... 5 OBJETIVO DE LA AUDITORIA .................................................................................. 5 ALCANCE ............................................................................................................... 6 CRITERIOS DE AUDITORÍA ..................................................................................... 6 METODOLOGÍA APLICADA ...................................................................................... 7 DEFINICIONES ....................................................................................................... 7 GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO................................................... 8 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ..................... 8 SIGLAS .................................................................................................................. 9

2. Resultados ....................................................................................................................... 9

CONTROLES Y DE SUPERVISION INSUFICIENTES EN LOS FORMULARIOS QUE SE UTILIZAN EN EL DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE DE LACOMET. .................. 9

3. Conclusiones ................................................................................................................. 13 4. Disposiciones ................................................................................................................ 14

5. Observaciones ............................................................................................................... 15

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Resumen Ejecutivo ¿QUÉ EXAMINAMOS? La auditoría tuvo como propósito verificar y evaluar el proceso de ejecución y liquidación del presupuesto para el periodo 2018, la correcta administración, suficiencia, efectividad y controles del Fondo Fijo de caja chica. Decreto N. 32874-H, revisar las operaciones contables, financieras y administrativas y los registros e informes de ejecución del presupuesto al 31 de diciembre del 2018, así como también evaluar el sistema del control interno implementado en los procesos de ejecución del presupuesto 2018. El periodo del estudio comprendió del 01 de enero del 2018 al 31 de diciembre del 2018, ampliándose en los casos que se consideró necesario ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE? El proceso de realizar auditorías operativas a los Departamentos Financiero- Contables de las instituciones es una herramienta que nos permite descubrir las deficiencias y áreas de oportunidad, ya que muchas veces el trabajo diario no nos permite ver que existen aspectos sujetos a mejora y es de suma importancia realizarlas al menos una vez al año, para determinar áreas o aspectos, en los que se puede mejorar y qué se está haciendo bien para fortalecerlo, así como procesos que les permitan valorar mejor los riesgos de manera confiable, veraz y oportuna. Así las cosas, se realiza un estudio para determinar la suficiencia, eficiencia y pertinencia de los controles existentes además, se valora la actualización de los documentos y formularios utilizados en los diferentes procesos. En general, el estudio de auditoría contribuye a la mejora continua de los procesos, al detectar oportunidades de mejora en los trámites, servicios y procedimientos que se realizan en el Departamento Financiero. ¿QUÉ ENCONTRAMOS? En la auditoría realizada se determinó que existen debilidades relacionadas con los diferentes procesos que conforman el Departamento Financiero-Contable de LACOMET, pudimos determinar supervisión y de controles inadecuados, al encontrarse carencia de sellos, tanto de las dependencias encargadas como del visado, y de la CCSS, ausencia de firmas de los encargados del proceso, en las órdenes de pago no se identifica el monto en letras de las cantidades a desembolsar solo se visualiza en números, de igual manera algunos montos en letras no coincide con el de números generando un incumplimiento de la normativa establecida y un debilitamiento del control interno.

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Aunado a lo anterior, se identificaron deficiencias en la supervisión y control por parte de los funcionarios encargados de los procesos, que fueron evidenciadas en el informe AI-INF-002-2018, del 05 de abril del 2018, realizado por ésta Auditoría Interna, y se ha continuado con las mismas prácticas, relacionadas con la utilización de sellos y visado de pagos, convirtiéndose en incumplimientos reiterados de la normativa vigente y de las recomendaciones de esta auditoría. ¿QUÉ SIGUE? Con fundamento en los resultados obtenidos se giran disposiciones a la Directora Ejecutiva del LACOMET para que, se implementen las acciones recomendadas en éste informe que permitan mejorar la función operativa del Departamento Financiero y se cumplan las mismas, sin perjuicio de las responsabilidades que se pueda acarrear por el incumplimiento a lo indicado por la Auditoría Interna.

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INFORME N° AI-INF-006-2019 AUDITORIA OPERATIVA AL DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE DEL LABORATORIO COSTARRICENSE DE METROLOGIA

1. Introducción

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La Auditoria operativa en el Departamento Financiero- Contable consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan el quehacer del departamento en LACOMET para formular el informe sobre la oportunidad, suficiencia y eficiencia de los controles internos y el cumplimiento de las disposiciones legales que permitan formular comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestión financiera y al control interno existente en la Institución .

1.2. Para que el auditoría esté en condiciones de formular comentarios, conclusiones y recomendaciones, el auditor debe aplicar procedimientos de auditoría de acuerdo con las circunstancias específicas del trabajo, con la oportunidad y alcance que juzgue necesario en cada caso, los resultados deben reflejarse en papeles de trabajo que constituyen la evidencia de la labor realizada para establecer el grado en que los funcionarios ejerzan eficientes controles internos sobre los ingresos y egresos públicos.

1.3. Así las cosas es importante verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en la ejecución de las actividades desarrolladas por el Departamento Financiero contable de LACOMET.

1.4. La Auditoria se origina en la ejecución de un estudio de auditoría operativa, sobre la gestión contable de LACOMET para el periodo 2018, efectuado en cumplimiento al Plan Anual de Trabajo del año 2019.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

1.5. La auditoría tuvo como propósito verificar y evaluar la eficacia del control interno implementado en los procesos de ejecución del presupuesto 2018. El periodo del estudio comprendió del 01 de enero del 2018 al 31 de diciembre del 2018, ampliándose en los casos que se consideró necesario.

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ALCANCE

1.6. El periodo del estudio comprendió del 01 de enero del 2018 al 31 de diciembre del 2018, ampliándose en los casos que se consideró necesario. Para efectos del trabajo se revisó la siguiente documentación: a). INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA: informe en el cual se presenta un resumen de los montos y porcentajes que las dependencias o programas que van ejecutando en las partidas de su presupuesto ordinario para el desarrollo de sus actividades operativas y sustantivas. b). REGISTRO DE FIRMAS: constituido por un listado de nombres de funcionarios y firmas autorizadas para ejercer y autorizar desembolsos en la tramitación de facturas y otros documentos. c). ARQUEOS DE CAJA CHICA: revisión de las transacciones del efectivo, de manera sorpresiva, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. d). INFORMES PRESENTADOS A LA AUTORIDAD PRESUPUESTARIA: informe que se envía con el fin de velar por el cumplimiento de las directrices y los lineamientos de política presupuestaria en la entidad. El estudio se realizó de conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, emitido por la Contraloría General de la República y supletoriamente, con la Ley de Control Interno, y así como el Reglamento sobre el Visado de Gastos con Cargo al Presupuesto de la República y sus reformas.

CRITERIOS DE AUDITORÍA

1.7. Los criterios de auditoría se detallan a continuación:

a) Ley No. 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su reglamento.

b) Ley General de Control Interno Nº 8292 y normativa conexa.

c) Leyes No 9341 y No 9411 - Presupuestos Ordinarios de la República para los ejercicios

económicos del 2018, publicadas en el Diario Oficial La Gaceta No 240 del 10 de diciembre de 2015, Alcance Digital No 112 y No 238 del 12 de diciembre del 2016, Alcance Digital No 299ª, 299B Y 299C, respectivamente.

d) Reglamento sobre el Visado de Gastos con cargo al Presupuesto de la República R-2-2003-

CO-DFOE, 01-12-2003.

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e) Reforma al Reglamento sobre el Visado de Gastos con cargo al Presupuesto de la República R-CO a)-38-2009. CGR-del 06 de junio del 2009.

f) Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de

Ejecución Presupuestaria en el Proceso de Visado, M-1-2003-CO-DFOE –CGR del 03 de diciembre del 2003.

g) Reglamento General del Fondo Cajas Chicas, gaceta No 22 del 31 de enero del 2006,

decreto No 32874-H.

h) Normas de Control Interno para el Sector Público, Gaceta No 26 del 06 de febrero del 2009.

i) Decreto ejecutivo No 39665 MH, del 23 de junio del 2016, “Reforma a la Adopción e Implementación de la Normativa Contable Internacional en el Sector Público Costarricense”

j) Procedimiento pago de facturas y otros, CP-PR-02, versión 1, 2014-11-15.

k) Procedimiento operación del fondo de caja chica, CP-PR-01, versión 1, 2014-11-15.

l) Procedimiento elaboración de conciliación bancaria, CP-PR-12, versión 1, 2014-06-23.

m) Procedimiento pagos por Tesorería Nacional, CP-PR-06, versión 1, 2014-11-15.

n) Procedimiento de los enteros de gobierno que ingresan a la unidad de contabilidad por

servicio prestado, CP-PR-04, 2014-11-15.

o) Tratamiento para pago de declaración jurada de retenciones en la fuente, versión 1, 2014-11-15.

METODOLOGÍA APLICADA

1.8. La auditoría se realizó de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el

Sector Público, las Normas de Control Interno para el Sector Público. La metodología utilizada contempló consultas a funcionarios del Departamento Financiero de LACOMET, consultas escritas, procedimientos analíticos de revisión de documentación y formularios utilizados.

DEFINICIONES

1.9. De conformidad con la normativa que rige el Departamento Financiero-Contable de LACOMET, se detallan los principales conceptos utilizados en la auditoría:

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CUADRO N° 1 CONCEPTOS UTILIZADOS EN LA AUDITORÍA

CONCEPTO

DEFINICIÓN

Control Interno Comprende la serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la

administración activa para proporcionar una seguridad razonable en torno

a la consecución de los objetivos de la organización, fundamentalmente en

las siguientes categorías: a) Proteger y conservar el patrimonio público

contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto

ilegal; b) Confiabilidad y oportunidad de la información; c) Eficiencia y

eficacia de las operaciones; y d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y

técnico.

Normas de Control Interno

Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros,

procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan

autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles

riesgos que afectan a una entidad pública. Presupuestos Ordinarios

Es aquel en el cual se autoriza realizar gastos regulares y permanentes con

ingresos que el Estado recibe periódicamente.

Visado de Gastos El visado es un proceso previo de control del gasto, cuyo diseño se

encuentra a cargo de la Contraloría General de la República, el cual

permite la emisión de una orden de pago contra los fondos del Estado

contenidos en el Presupuesto de la República.

GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO

1.10. El Laboratorio Costarricense de Metrología, es un órgano estatal adscrito al Ministerio de Economía, Industria y Comercio. Los recursos para la operación del LACOMET están incluidos dentro del Presupuesto Nacional Operativo, y su ejecución se realiza en cumplimiento de las políticas y leyes de la República, en materia de contratación administrativa y contención del gasto público.

El LACOMET debe apegarse a normativas vigentes como la Ley de Contratación Administrativa, la Ley de Enriquecimiento Ilícito y la Ley General de Control Interno. A su vez, es sometido periódicamente a las auditorías de gestión y financieras establecidas por los órganos superiores en materia de recursos del presupuesto nacional.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.11. La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones producto de la auditoría que alude el presente informe se realizaron formalmente con la Administración de LACOMET y posteriormente se remitieron las observaciones del informe, las cuales fueron analizadas por la ésta Unidad de Verificación y Control.

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SIGLAS

1.12. A continuación, se indica el detalle de las siglas utilizadas en este informe:

CUADRO N° 2 LISTADO DE SIGLAS SIGLA

SIGNIFICADO

CGR Contraloría General de la República

CCSS. Caja Costarricense del Seguro Social.

FODESAF Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares

LACOMET Laboratorio Costarricense de Metrología.

NICSP Normas Internacionales de contabilidad en el sector Público.

MEIC Ministerio de Economía Industria y Comercio

SCI Sistema de control interno.

2. Resultados AUDITORIA OPERATIVA AL DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE DEL LABORATORIO COSTARRICENSE DE METROLOGIA

CONTROLES Y DE SUPERVISION INSUFICIENTES EN LOS FORMULARIOS QUE SE UTILIZAN EN EL DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE DE LACOMET.

2.1. En la auditoría realizada pudimos determinar controles y supervisión insuficientes, al encontrarse carencia de sellos, tanto de las dependencias encargadas como del visado y el verificación de obligaciones al día con la CCSS, ausencia de firmas de los encargados del proceso, no se identifica el monto en letras de las cantidades a desembolsar solo se visualiza en números, de igual manera algunos montos en letras no coincide con el de números generando un incumplimiento de la normativa establecida y un debilitamiento del control interno por la inconsistencia en los montos lo cual podría generar desembolsos equivocados produciendo un riesgo en el manejo de los recursos financieros. Lo anterior constituye un incumplimiento de las funciones y deberes asignados a los responsables de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno en la institución. Al respecto, el Reglamento Sobre el Visado de Gastos con Cargo al Presupuesto de la República, emitido por la Contraloría General de la Republica, en el punto 3 del artículo 4 “Sistema de Visado”, establece:

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“Dentro del Sistema de Visado las Unidades competentes de la Administración Activa deberán declarar la conformidad de un gasto con el bloque de legalidad a cuya observancia se encuentra obligada, sin perjuicio del seguimiento y la fiscalización a cargo de la Contraloría General de la República”. (El destacado no es del original).

Asimismo, el artículo 10 “Responsabilidad de verificar la legalidad del gasto”, en los puntos 1 y 2, dispone:

“La Administración Activa deberá verificar en el proceso de visado la conformidad de un gasto con el bloque de legalidad con anterioridad a la emisión de la orden de pago, de conformidad con las directrices, lineamientos e instructivos que emita la Contraloría General de la República y la normativa emitida por los otros órganos que forman parte del Sistema de Visado. // El visado se entenderá concluido con la aprobación de los respectivos documentos de ejecución presupuestaria que posibilitan la emisión de las órdenes de pago contra los fondos del Estado contenidos en el Presupuesto de la República, realizada por el funcionario responsable designado en cada uno de los órganos comprendidos dentro del ámbito de aplicación de este Reglamento”. (El destacado no es del original).

Al respecto , el Procedimiento AP-04-02-06, módulo AP- Cuentas por Pagar del Ministerio de Hacienda, Giro de recursos con cargo a Transferencias Presupuestarias con Identificación de Partida, en el punto 4.a “Responsabilidades //… Unidad Financiera”, en el punto 3, establece:

“Exigir para el cumplimiento del giro de transferencias la calificación de idoneidad para los entes privados según lo establecido por la Contraloría General de la Republica así como requerir de certificación de estar al día en los pagos de cuotas de seguridad social de tal forma que los recursos no se deben autorizar si los beneficiarios no están al día con las cargas sociales”. (El destacado no es del original).

Asimismo, con respecto a los puntos a) y b), en las Normas de Control Interno para el Sector Público, en la norma 4.5.1 “Supervisión constante”, se estipula:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos”. (El destacado no es del original).

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Es importante traer a colación que en el informe AI-INF-002-2018, del 05 de abril del 2018, realizado por ésta Auditoría Interna, dentro de las recomendaciones expuestas y señaladas en dicho informe se emitieron las siguientes:

1. Ejercer las acciones correctivas para que a todos los pagos se les consigne el sello de visado respectivo.

2. Tomar las acciones correctivas, para que a todas las facturas de pago a proveedores, se les consigne el sello de que están al día con las cargas sociales (CCSS – FODESAF).

Sin embargo al finalizar éste estudio se encontró que dichas recomendaciones NO fueron implementadas, debido a que se nos envió una copia de los sellos a utilizar en los formularios, sin embargo dentro de la muestra revisada en los distintos formularios no se encontró ningún sello al respecto, para confirmar lo anterior se amplió la muestra a los formularios de los meses de noviembre y octubre del año 2019 y de manera reiterativa por tercera vez se pudo demostrar siguen incumpliendo con el visado, según lo estipulado en los artículos de la siguiente normativa que indica que: Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de Ejecución Presupuestaria en el Proceso de Visado, M-1-2003-CO-DFOE –CGR del 03 de diciembre del 2003.

1. Aspectos generales (…) 1.2 Aspectos contables y presupuestarios (...)

7. Que todo documento de ejecución presupuestaria dentro del proceso de visado contenga los sellos y firmas autorizadas que correspondan, para lo cual se debe mantener un registro de firmas de los funcionarios responsables según lo dispuesto en el artículo 11 del Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al Presupuesto de la República, emitido por la Contraloría General de la República. (El subrayado no es del original.)

REGLAMENTO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Artículo 8º Visado. Los documentos de ejecución señalados en este Reglamento: pedido por Fondo Fijo de Caja Chica, factura, reserva de recursos y liquidaciones de gastos de viaje tanto al interior como al exterior del país, deberán ser visados por la Unidad de Administración Financiera, lo cual se debe realizar de conformidad con la normativa existente, (…) ( El subrayado no es del original).

REGLAMENTO SOBRE EL VISADO DE GASTOS CON CARGO AL PRESUPUESTO DE LA REPÚBLICA

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Artículo 6. Emisión de directrices, lineamientos e instructivos para el proceso de visado.

1. La Contraloría General de la República emitirá y actualizará las directrices, lineamientos e instructivos del proceso de visado, los cuales serán considerados por los rectores del Sistema y Subsistemas de la Administración Financiera en la emisión de la normativa de su competencia.

2. Las disposiciones señaladas por la Contraloría General de la República en las directrices, lineamientos e instructivos son de acatamiento obligatorio, constituyen un mínimo aplicable por parte de la Administración Activa y no la eximen de la implantación oportuna de otros mecanismos de control no contemplados que considere necesarios. ( El subrayado y la negrita no es del original)

CONSTITUCION POLITICA DE LA REPUBLICA DE COSTA RICA

ARTÍCULO 184.- Son deberes y atribuciones de la Contraloría:

1) Fiscalizar la ejecución y liquidación de los presupuestos ordinarios y extraordinarios de la República; No se emitirá ninguna orden de pago contra los fondos del Estado sino cuando el gasto respectivo haya sido visado por la Contraloría; ni constituirá obligación para el Estado la que no haya sido refrendada por ella; (…).

LEY DE CONTROL INTERNO Nº 8292:

Artículo 12. —Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes: (….) c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. “Artículo 17. —Seguimiento del sistema de control interno… En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes: d) Que sean implantados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la administración activa, la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan, dentro de los diez días hábiles siguientes a su notificación.”

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Artículo 39. —Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, (….), incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente ( La negrita y el subrayado no es del original).

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO (N-2-2009-CO-DFOE)

Capítulo II Normas sobre ambiente de control: (…) 2.5.3 Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de ese conjunto de labores.

Cuando por situaciones excepcionales, por disponibilidad de recursos, la separación y distribución de funciones no sea posible debe fundamentarse la causa del impedimento. En todo caso, deben implantarse los controles alternativos que aseguren razonablemente el adecuado desempeño de los responsables. La debilidad en los controles y la supervisión provocan un incremento en los riesgos de fraude y error, a los que está expuesta la organización

3. Conclusiones 3.1 De acuerdo con las revisiones efectuadas de la gestión financiera - contable de LACOMET,

se concluye, que en el periodo evaluado, se presentaron algunas observaciones de control interno que son de fácil corrección y que obedecen principalmente a omisiones del personal responsable que ejecuta esas actividades; asimismo a una débil supervisión por parte de la

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Jefatura de Contabilidad y la Dirección Administrativa Financiera con el propósito de que los controles se estén aplicando y no se debilite el sistema de control interno. Aunado a lo anterior tenemos que se encontraron dos hallazgos sobre éste mismo punto que fueron vistos en el informe de la Auditoria del año pasado, y que aun al día de hoy se están presentando por lo que las recomendaciones giradas en ese informe no han sido cumplidas y siguen dándose las fallas de control, con lo que se incrementa el riesgo de error o fraude y limitan el logro de los objetivos institucionales y del Sistema de Control Interno.

4. Disposiciones

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N° 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo o en el término conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, Resolución N° R-DC-144-2015, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 242 del 14 de diciembre de 2015 y que entraron en vigencia a partir del 4 de enero de 2016.

4.3 La Auditoría Interna se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere

pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

A LA LICENCIADA DAHIANA MARIN CHACON EN SU CALIDAD DE DIRECTORA DE LACOMET O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.4 Actualizar los procedimientos de los pagos-desembolsos que LACOMET efectúa para que puedan consignar en ellos los sellos tanto del visado y/o sellos de las dependencias como los sellos de que están al día con las cargas sociales (CCSS – FODESAF). Firmas y corrección de las inconsistencias encontradas en éste informe.

4.5 Actualizar los procedimientos con la normativa vigente en cuanto al tema de las facturas

electrónicas donde se establezca el marco jurídico general para la utilización transparente, confiable y segura en nuestro medio de los documentos electrónicos y la firma digital que

Auditoría Interna

Teléfono: (506) 2549-1400, ext.: 205, 208, 272

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dicha regulación debe servir para garantizar la disponibilidad de los sistemas e infraestructuras telemáticas, la seguridad y autenticidad de las transacciones, así como la confidencialidad e integridad de la información.

5. Observaciones

5.1 El plazo para ejecutar las recomendaciones se establece de acuerdo con lo pactado con la

Dirección Administrativa Financiera y el Despacho de la Ministra, en el Acta de Conferencia final, como a continuación se señala:

No

Recomendación Responsable del

cumplimiento Fecha de discusión

Fecha de cumplimiento

1 DIRECTORA DE LACOMET O A

QUIEN EN SU LUGAR OCUPE

EL CARGO

6 de enero 2020 30 de abril 2020

2 DIRECTORA DE LACOMET O A

QUIEN EN SU LUGAR OCUPE

EL CARGO

6 de enero 2020 30 de noviembre

2020

5.2 En cumplimiento de una directriz de la Contraloría General de la República emitida el 17 de

marzo del 2003, es de interés recordar que los artículos 36, 37, 38 y 39 de la Ley General de Control Interno No 8292, publicada en el Diario Oficial La Gaceta el día 04 de setiembre del 2002, disponen la forma de comunicación de los resultados de los informes de la Auditoría Interna y en ese sentido, también se previene al jerarca y a los titulares subordinados acerca de sus deberes en el trámite de dichos informes.

5.3 El estudio fue realizado por el funcionario de esta Auditoría Interna, Alexandra Sandi Gutiérrez, con la supervisión de Luis Orlando Araya Carranza, Auditor Interno.

Luis Orlando Araya Carranza, CPA Auditor Interno Cc. Victoria Hernández Mora, Ministra MEIC Jennifer Sánchez Monge, Subdirección Administrativa LACOMET Archivo