AUDITORIA INTERNA INFORME FINAL DE LABORATORIO · 2019-10-04 · INFORME DE AUDITORIA Proceso:...

INFORME DE AUDITORIA

Proceso: CONTROL INTERNO Vigente desde: 2019/07/25 Código: CI-FR-04 Versión: 02

Página 1 de 21 Calle 6 No. 6-02 Neiva – Huila Tels. 8725500 Fax 8712130 – 116 E-mail: [email protected] www.lasceibas.gov.co

AUDITORIA INTERNA

INFORME FINAL DE LABORATORIO

NEIVA (H) 2019




Contenido 1. ALCANCE ................................................................................................................ 3

2. OBJETIVO ............................................................................................................... 3

3. CRITERIOS ............................................................................................................. 3

4. EQUIPO AUDITOR: ................................................................................................. 3

5. AUDITADO Y RESPONSABLE DEL PROCESO ..................................................... 4

6. METODOLOGÍA UTILIZADA ................................................................................... 4

7. HALLAZGOS AUDITORIA VIGENCIAS ANTERIORES .......................................... 4

7.1. HALLAZGOS SUBSANADOS ............................................................................ 4

7.1.1. INSTALACIONES ........................................................................................ 5

7.1.2. EQUIPOS .................................................................................................... 8

7.1.3. REGISTROS DE ANÁLISIS ........................................................................ 9

7.1.4. SUI ............................................................................................................ 10

7.2. HALLAZGOS NO SUBSANADOS ................................................................... 10

7.2.1. INSTALACIONES ...................................................................................... 10

7.2.2. EQUIPOS .................................................................................................. 11

8. AUDITORIA 2019 ................................................................................................... 12

9. AUDITORIA ACTUAL HALLAZGOS SUBSANADOS EN LA REUNIÓN DE

CIERRE. ........................................................................................................................ 13

10. RESULTADOS DE LA REVISIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROCESO ............. 20

11. OBSERVACIONES ............................................................................................. 20

12. ASPECTOS POR MEJORAR: ............................................................................. 20

13. TOTALIZACIÓN DE LOS HALLAZGOS Y OBSERVACIONES .......................... 21




INFORME PRELIMINAR – PROCESO LABORATORIO FECHA: A corte de 31 de Julio de 2019. PROCESO: Proceso de Laboratorio.

1. ALCANCE La Oficina Asesora de Control Interno, en cumplimiento de su Plan de acción y en procura del mejoramiento continuo de la empresa ha proyectado su programa anual de auditorías internas para la vigencia de 2019, dicho programa atenderá de manera evaluativa a todos los procesos de la empresa, haciendo énfasis en los principios del MIPG como son: la transparencia, la eficacia, eficiencia y la efectividad en pro de la optimización de los procesos y el Sistema de Gestión de Calidad, Además se revisaran contratos de obras, calidad del agua y funcionamiento de las plantas.

2. OBJETIVO Evaluar a todos los procesos de la empresa y cada una de las divisiones que la conforman, se medirá y verificará el grado de conocimiento y aplicación del MIPG y el SGC, esto con el fin de asegurar la confiabilidad de dicho proceso y el cumplimiento de los objetivos misionales de la Empresa.

3. CRITERIOS La OACI practicará la Auditoria, observando la norma ISO 9001:2015, el MIPG, Los procedimientos y manuales aprobados; Se evaluará la efectividad de los sistemas anteriormente mencionados. Para poder desarrollar la auditoria, se procederá a revisar, evaluar y analizar los datos que arrojaron las entrevistas realizadas al Líder del Grupo y al equipo de apoyo.

4. EQUIPO AUDITOR:

EDGAR LEONEL CONTA (Asesor de la OACI).

HEIDY ANDREA BERMEO OSPINA (Contratista de la OACI).




DIVA DANIELA TIERRADENTRO LOSADA (Judicante)

5. AUDITADO Y RESPONSABLE DEL PROCESO

OLGA LUCIA ACOSTA GUZMÁN (Subgerente Técnico Y Operativo)

PERSONAL DEL LABORATORIO

OPERADORES DE PLANTA

6. METODOLOGÍA UTILIZADA

Al proceso de Laboratorio se le realizó la auditoría interna a través de una lista de chequeo y revisión de contratos y ejecución de obras civiles. Planificado mediante Oficio Interno No 2019CS004529-1 enviado al Jefe del proceso, junto con el plan de la auditoria interna.

Para la conformidad del MIPG, las evidencias correspondientes se recogieron de un muestreo mediante la inspección, consulta de documentos, visitas al laboratorio, reunión de apertura, observación, revisión y evaluación de documentos, registros, acorde a la agenda descrita en el Plan de auditoría. La metodología de la auditoria para la realización de las entrevistas fue la del Planear, Hacer, Verificar, Actuar. (PHVA). Se realizó muestreo a la capacidad del área para la identificación, planificación y cumplimiento de los requisitos legales aplicables al proceso, como son:

Constitución 1991.

Sistema de gestión de calidad ISO 9001:2015.

Modelo Estándar de Control Interno

Documentos Formatos aprobados y de manejo interno de la empresa.

7. HALLAZGOS AUDITORIA VIGENCIAS ANTERIORES

7.1. HALLAZGOS SUBSANADOS




7.1.1. INSTALACIONES

A. Se requiere polarizar todos los vidrios de las ventanas exteriores, debido a la

exposición del sol tanto de los funcionarios como de los productos químicos

generando un riesgo latente para la integridad física de los funcionarios, las

propiedades química de los productos y combustión de los químicos lo cual podría

ocasionar incendios o explosiones.

Rta: Se subsano, ya que se polarizo todas las ventanas del laboratorio.

7.1.1.1. Área de Lavado

B. Se evidenció desorden en esta área ya que se observó toda la cristalería y productos químicos regados por todo el lugar sin un orden lógico debido a que se carece de mueblería.

Rta: Se subsano, en la visita al laboratorio se evidencio mejora en el orden en los elementos que se encuentra en esta área.




2016

2017

2018




2019

7.1.1.2. Área de Análisis

C. Se evidenciaron 3 test de jarras los cuales no se están utilizando y se desconoce el estado de los mismos, lo cual nos indica que se carece de un inventario categorizando el estado de cada uno de los equipos.

Rta: Se subsano, según lo informado estos equipos son utilizados para la realización de pruebas en el laboratorio.




7.1.1.3. Área de Almacenamiento

D. Se encuentran dos muebles para el almacenamiento pero no son suficientes para la cantidad de elementos.

Rta: Se subsano. Se evidencio en esta área organización en los elementos almacenados.

7.1.1.4. Área de Aseo

E. Se evidencia hongos en el cuarto de aseo, este debería tener el enchape más alto para proteger esta área de la humedad.

Rta: Se subsano, no se evidencio hongos en esta área.

7.1.2. EQUIPOS

7.1.2.1. Equipos de Físico Químico

F. Espectrofotometro HACH DR 6000 y SPECTROQUAT PHARO 300 M: Se

evidenciaron dos espectrofotómetro de dos marcas diferentes donde el coordinador




aducía que se adquirió uno nuevo con el ánimo de probar otra técnica, pero el antiguo está en óptimas condiciones, lo cual nos indica una pérdida de recursos ya que no era necesario, pero lo más preocupante es que el ingeniero afirmaba que este a pesar que todos los análisis que se puede realizar con ese equipo, el ente acreditador no permitirá a futuro que algunos análisis como lo es el color, entre otros, se realicen con los equipos anteriormente mencionados lo cual conllevaría a la adquisición de nuevos equipos para los diferentes análisis.

Rta: Se subsana, de acuerdo a la visita realizada se identificó el uso del equipo HACH DR 6000 y de acuerdo a lo informado adicionalmente se realizan pruebas en el SPECTROQUAT PHARO 300 M.

7.1.2.2. Área de Registro

G. Se evidencio humedad en la pared producido por una filtración del aire acondicionado.

Rta: Se subsano, en la visita realizada no se evidencio filtraciones por causa de los aires acondicionado.

7.1.3. REGISTROS DE ANÁLISIS

H. No se evidencio la realización de los análisis tanto microbiológicos como físico – químicos los fines de semana, festivos y días de actividades lúdicas de la empresa lo cual queda vulnerable ante cualquier eventualidad de cambios presentador en el agua en este tiempo




Estos análisis de laboratorio se efectúan a una muestra de agua de consumo humano para evaluar la presencia o ausencia, tipo y cantidad de microorganismos como Coliformes, Escherichia Coli, Mesofilos, se evidencio dentro de la auditoria interna que hace falta la realización de análisis Microbiologicos, físico químicos y en las plantas en ciertas fechas del año como se puede evidenciar en auditorias anteriores.

Rta: Se subsana, de acuerdo a lo informado y a los registros se amplió el horario de trabajo hasta el día sábado. Los días domingos y festivo no se realiza trabajos por parte del personal de laboratorio. Sin embargo las pruebas de muestras son realizadas por el operador de planta.

7.1.4. SUI

I. Se evidencio que los informes al SUI (SSPD) no se están presentando en los tiempos oportunos.

Rta: Se subsano, Según la información suministrada por el proceso de planeación estos se encuentra al día con los reportes al SUI.

7.2. HALLAZGOS NO SUBSANADOS

En el seguimiento realizado a los hallazgos resultado de las auditorias de la vigencia 2018 y anteriores se evidencio que aún no se ha realizado acciones frente a los hallazgos los cuales continúa así:

7.2.1. INSTALACIONES

Se evidencian falencias en las instalaciones físicas del laboratorio por falta de

mantenimiento preventivo y correctivo como se lista a continuación:




7.2.1.1. Área de Equipos Especiales

A. Se evidencio en el área de equipos especiales que falta adecuar la cubierta del techo para que no se filtre el calor del ambiente a la cabina.

Rta: No se Subsana, esta condición continua igual, se evidencia en el techo un hueco en el cielo razo lo que hace que en esta area se concentren con mayor intensidad los olores. Según la respuesta enviada por el Jefe del Laboratorio estos han solicitado la adecuación pertinente sin obtener la mejora por parte de la administración.

7.2.2. EQUIPOS

7.2.2.1. Equipos de Microbiología

B. Hace falta mantenimiento a los equipos de microbióloga como: Microscopio Purificador

Rta: No se subsano, según lo anunciado por el jefe del área se encuentra pendiente el mantenimiento del microscopio y el purificador se subsana ya que se realizó la compra del purificador de agua tipo I y II




8. AUDITORIA 2019

A. No se dio cumplimiento a las (5) cinco actividades en la meta No. 28 “Acreditación del laboratorio de aguas durante el cuatrienio”. Incumpliendo el Plan de Desarrollo Institucional Durante el Cuatrenio. Evidenciándose en el formato PLAN DE ACCIÓN 2019 con código PE-PL-04 en sus seguimientos mensual un avance del (0) Cero por ciento. Las actividades definidas son:

1. Realizar ajustes a la documentación existente en la nueva versión de la norma ISO/IEC 17025:2017

2. Realizar las pruebas de desempeño requeridas de acuerdo a los parámetros establecidos

3. Realizar la calibración de los equipos que lo requieran 4. Realizar auditoría interna para verificar la conformidad y cumplimiento de

los requisitos de la norma ISO/IEC 17025:2017 5. Solicitar visita de acreditación por ente acreditador.

Rta: No se subsana, la respuesta enviada no justifica el no cumplimiento Plan de Desarrollo Institucional Durante el Cuatrenio.

B. No se encontró calibrados Spectro Quant TR 320:07481534, Pipeta de

Transferencia 1ª 10, Clorimetro HACH 6000 que se encuentra en el laboratorio incumpliendo lo establecido en el procedimiento Control Metrológico Código LB-PR-09 Versión 03, en su etapa 4 Elaborar el instructivo de operación, verificación, calibración y mantenimiento donde describe la actividad”.




Rta: No se subsana, la respuesta enviada no justifica el no cumplimiento procedimiento Control Metrológico.

C. Se evidencio que el sistema de extracción actual en el laboratorio es insuficiente

ya que en algunas áreas se percibe acumulación de gases y vapores producto de los residuos de las muestras, reactivos y demás utilizados en los análisis del laboratorio. Lo anterior también se presenta en el “INFORME DE INSPECCIÓN DE SEGURIDAD ENFOQUE RIESGO QUIMICO” realizado por la ARL Positiva Compañía de Seguros en el mes de Julio de 2018, el cual identifica riesgos que se deben tener en cuenta para prevenir daños nocivos en la salud del personal que labora en esta área. Rta: No se subsana, aún persiste este hallazgo, de acuerdo a lo informado por el jefe de área se documentó y evidencio en el comité de laboratorio la problemática con el sistema de extracción en el cual se estableció a la subgerencia administrativa de llevar a cabo esta adecuación.

9. AUDITORIA ACTUAL HALLAZGOS SUBSANADOS EN LA REUNIÓN DE CIERRE.

A. Se evidencio que el contrato No. 198 de 2011 cuyo objeto del contrato es “Servicios para llevar a cabo el acompañamiento en la acreditación del Sistema de Calidad del Laboratorio de Aguas de Empresas Publicas de Neiva, E.S.P., bajo los lineamientos de la norma NTC – ISO/IEC 17025:2005”, se encuentra en estado de siniestro de acuerdo al oficio del 6 de Marzo de 2019 remitido a la




aseguradora SEGUROS DEL ESTADO S:A, la puesta en marcha de este contrato genero para la empresa sobre costo ya que para el cumplimiento de los lineamientos de la norma NTC – ISO/IEC 17025:2005 se realizó adquisiciones en diferentes aspectos ya que la norma exige requisitos relativos a la Estructura, a los recursos de Personal, a los recursos de Instalaciones y Condiciones ambientales y Equipamiento. Lo cual no se obtuvo el resultado esperado. Rta: Se da traslado de este hallazgo a la auditoria de contratación.

9.1.1. Recepción y cafetería

B. En el área de archivo no se evidencio estantería para salvaguardar y conservar

los documentos.

Rta: Se subsano, el personal de laboratorio organizo en orden cronológico el archivo asegurando la información de manera adecuada,




9.1.2. Equipos

9.1.1.1. Equipos de Microbiología

C. Hace falta mantenimiento a los equipos de microbióloga como: Microscopio Purificador

Rta: Se subsano parcialmente ya que se realizó la compra del purificador de agua tipo I y II

9.1.1.2. Área de Equipos Especiales

D. Se encontraron 5 quipos para trabajo de campo, que no se están utilizando y se desconoce el estado de los mismos, los cuales se mencionan a continuación: 3 PHmetros 1 Equipo para medir Oxigeno 1 Equipo para medir conductividad Rta: Se subsana, se evidencio que estos equipos fueron remitidos a Recursos Físicos para su respectivo trámite.




E. Se pudo evidenciar en el listado del inventario Físico de Reactivos del Laboratorio de Aguas, el cual fue suministrado por el proceso que se encuentra reactivos vencidos, lo cual incumple la ley 55 de 1993 en el artículo 2 inciso No. 3 “utilización de productos químicos en el trabajo” implica toda actividad laboral que podría exponer a un trabajador a un producto químico tanto en la producción, manipulación, almacenamiento, transporte, eliminación, tratamiento de los desechos y la emisión de productos químicos.




No. NOMBRE REF LOTE MARCA PRESENTACION

CAT FECHA VENCIMIENT

O 17 Acido Fosforico - - Mol

Labs 1 Lt 1 Enero 2018

18 Acido nítrico 65% 100456100 K4555715646 Merck 1Lt 1 Abril 2017 21 Acido Sulfurico 95-97% 1007322500 K45611632420 Merck 2.5 Lt 1 Mayo 2019 31 Amonio 14259 - Hach 25 Amp 4

Amp Febrero 2016

33 Amonio Hierro III Sulfato Hexahidra

1313681210 787273 Panreac 500 gr 1 Marzo 2019

34 Arsenito de Sodio 1062771000 HC68593077 Merck 1lt 1 Marzo 2013

39 Carbonato de Calcio 1020660250 A0390066308 Merck 250 gr 1 Marzo 2017

57 Etalon Solucion 200Ntu 2660449 A4216 Hach 500 ml 2 Septiembre 2018

58 Etalon Solucion 4000Ntu

246142 A6272 Hach 100 ml 1 Septiembre 2018

59 Fenolftaleina T1324 01-12-2010 Mol-labs 1 lt 1 Diciembre 2016

63 Hidroxido de Sodio 1064981000 B1199998534 Merck 1 kl 2 Julio 2018 67 Hierro Estandar100 05 1197810500 HC41635381 Merck 500 ml 1 Febrero

2017 70 Hierro Solución Patron 1197810500 HC41635381 Merck 500 ml 1 Febrero

2017 74 Molybdeno 2449400 A5362A Hach Kit 1 Marzo

2019 79 Nitrato de Plata R6606 22-01-2013 Mol-labs 250 gr 1 Enero 2018 80 Nitrato Solución Patron 1198110500 HC42370011 Hach 500 ml 1 Abril 2017 86 Platino Cobalto Color

15 2602853 A5152 Hach 1000 ml 1 Mayo 2019

90 Potassium Dihydorgen phosphate

1048731000 AM0655873507 Merck 1 Kg 1 Marzo 2019

93 Sodio Arsenito en Solución

1062771000 HC54796877 Merck 1 lt 1 Marzo 2018

98 Solución Conservación PH

2756549 A6125 Hach 500 ml 1 Mayo 2018

107 Sulfato Solucíon Patron 1198130506 HC41912213 Merck 500 ml 1 Marzo 2017

111 Titriplex III 1084180250 K44874518402 Merck 250 gr 1 Octubre 2018

113 Toc Solucion 1090170100 HC69259517 Merck 100 ml 1 Mayo 2019 116 Yoduro de Potasio 1050431000 B1094743528 Merck 1 kl 1 Julio 2019




Rta: Se subsana, según el informe remitido por el laboratorio se realizó inventario el 14 de Agosto de 2019, respecto a la veracidad de este hallazgo es importante resaltar que la información fue entregada por el Jefe de Área en visita de Seguimiento al Plan de auditorías al laboratorio, el día 12 de Junio de 2019 como se evidencia en el registro Control de Asistencia a Capacitaciones, Reuniones y Eventos.

F. Se identificó en el Instructivo de Laboratorio Código LB-IN-13 Versión 05, que los puntos de muestreo relacionados en este documento no corresponden a los que se están realizando en la actualidad. En la Tabla 1 De relación de puntos de muestreo en ciudad, se encuentra desactualizada ya que los puntos de muestreo ubicados en el Éxito, Telehuila, Caracoli, San martin, El Mohan, Matamundo, Centro Metropolitano, los Nogales, se encuentra fuera de servicio evidenciándose según la información suministrada por el proceso con la comunicación interna 2019CS005129-1 en el anexo: Puntos de Control de Calidad de Agua Potable.

Rta: Se subsana, Según la información suministrada por el Jefe del área, la concertación de dichos puntos se debe hacer anualmente y se realizó en conjunto con la Secretaria de Salud Municipal los días 7 , 8 y 9 de Mayo de 2019.




10. RESULTADOS DE LA REVISIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROCESO

Durante la verificación de los riesgos de Corrupción no se encontró en ninguno de los cuatro (4) riesgos la materialización de estos, respecto a los riesgos de Gestión, se identificó en esta revisión cumplimiento en las actividades, de los (2) dos riesgos que se encuentra en el proceso.

Sin embargo no se evidencio en ninguno de los riesgos que por falta de insumos no se pueda realizar los análisis requeridos los cuales son obligatorios.

11. OBSERVACIONES

A. En la concertación de los puntos de muestreo, deben tener en cuenta la experiencia y opiniones del personal que realiza las muestras en sitio, ya que aproximadamente un año se realizó reubicación de los puntos de muestreo y en la actualidad se está analizando una nueva concertación de los puntos, lo cual requiere de recursos para que cumpla con las condiciones locativas requeridas para la realización de la muestra lo que aumenta el costo en la adecuación de los mismos.

B. Teniendo en cuenta el grado de complejidad de las sustancias utilizadas en el laboratorio, se debe establecer un protocolo para el “manejo de sustancias” donde se defina todo el tratamiento que se debe tener desde el ingreso al laboratorio hasta su disposición final.

C. Se debe informar a todo el personal del laboratorio, cualquier modificación y/o actualización de los documentos ya que se observó la utilización del formato Verificación del Conductimetro con código L-FR-08 y este registro ya no se encuentra vigente en la información cargada en la página WEB de la empresa.

12. ASPECTOS POR MEJORAR:

A. Se debe realizar actualización de los anexos en los procedimientos, ya que se evidencio que se concertaron nuevos puntos de muestreo y estos no se encuentran actualizados en el procedimiento Instructivo de Laboratorio Código LB-IN-13 Versión 05.




B. De acuerdo al inventario que se realizo al proceso de Recurso Físicos, se identificó que se encuentra equipos y/o elementos en el laboratorio fuera de servicio, Estos por su estado en que se encuentran deben ser remitidos a recursos físicos, para que este proceso se haga responsable del trámite de los equipos y/o elementos inservibles.

C. Teniendo en cuenta los recursos que se le ha asignado a la acreditación del laboratorio se debe designar a una persona exclusiva que cumpla con los requisitos de educación, calificación, formación, conocimiento técnico, habilidades y experiencia para que lidere la implementación de la Norma NTC-ISO/IEC 17025 y apoye al personal que labora en el laboratorio, para que la gestión adelantada para la acreditación se realice.

13. TOTALIZACIÓN DE LOS HALLAZGOS Y OBSERVACIONES

No. HALLAZGO VIGENCIAS ANTERIORES

SUBSANADOS 14

NO SUBSANADOS 2

No. HALLAZGOS AUD. ACTUAL

3

No. OBSERVACIONES AUD. ACTUAL

3

_______________________ ___________________________ EDGAR LEONEL CONTA HEIDY ANDREA BERMEO O. Asesor - OACI Contratista – OACI

______________________________ DIVA DANIELA TIERRADENTRO L.

Judicante

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