attachments-us1-cloud-deskpro …… · Web viewوذلك لتمكين المستخدم من...

نظام المراسالتااللكترونية )راسل(

مدخل البيانات

معد الحقيبة: نوف السليمانالتدقيق والمراجعة:

1نسخة

التعليم 1نسخة لوزارة محفوظة الحقوق م 2017جميع

التطويرات التي تمت على حقيبة البرنامج:اسم المعد/ المطور النسخ

ةاسم البرنامج الر

قمنوف السليمان 1 نظام راسل )المستخدم

الداخلي(1

2

یعتبر من عمل على النسخة األولى كمعد للحقیبة ومن عملوامالحظة: ا.ھعلى باقي النسخ كمطورین ل


قواعد وضوابط التدريب:


الجدول الزمني:الموضوعاتالوقتالجلسات

الدخول على النظامالجلسة االولىمدخل البياناتالشاشة الرئيسيةالمعامالت المطلوب توريدهاالمعامالت المطلوب تصديرهاالمعامالت المطلوب توريدها

المرسلة بالبريدمعامالت مطلوب توريدها سريةمعامالت مطلوب تصديرها سرية

معاينة المعاملةالجلسة الثانيةانشاء معاملة جديدةانشاء معاملة وارد عامانشاء معاملة صادر عاماجراءأرقام الصادر المحجوزةأرقام الوارد المحجوزةحجز أرقام المعامالتحجز أرقام معامالت صادرةحجز أرقام معامالت واردة

التقاريرالجلسة الثالثةكشف الوارد اليوميتقرير يومي بالمعامالت الواردةكشف الصادر العامتقرير المعامالتتقرير بالمعامالت الواردة خالل فترةتقرير بالمعامالت الصادرة خالل فترةتقرير تسليم صور المعامالت

الصادرةالمعامالت المعادةأرشفة المرفقات


الهدف العام: تنمية مهارات الموظفين المتدربين على التعامل مع أنظمة الوزارة

االلكترونية بكفاءة عالية وفاعلية.االهداف االجرائية:

من المتوقع بعد انتهاء الموظف المتدرب من المشاركة في هذا البرنامجالتدريبي ان يكون قادرا على:

يتعرف على االنظمة االلكترونية الخاصة بالوزارة..1 ان يتعرف على الطريقة الصحيحة والدقيقة لكيفية استخدام نظام.2

المراسالت االلكترونية )راسل(. ان يستخدم الطريقة المثلى التخاذ االجراءات الالزمة على.3

المعامالت. استقبال جميع المعامالت والمكاتبات الواردة للوزارة واستالمها.4

وإكمال إجراءات قيدها وإحالتها للوحدات المختصة في الوزارة ستالم جميع المراسالت والمكاتبات الصادرة وتسجيلها وإرسالها.5

لجهاتها. اإلجابة على جميع االستفسارات المتعلقة بالمراسالت الواردة.6

والصادرة وتزويد اإلدارات والمسئولين بصورة من المعامالتالمحفوظة التي تخصهم.

شروط القبول بالبرنامج:.مناسبة الوظيفة التي يشغلها المتدرب مع البرنامج

مدة البرنامج:يوم واحد

الوظائف التي يستهدفها البرنامج:موظفي االتصاالت اإلدارية في مركز االتصاالت..1موظفي الصادر والوارد بإدارات الوزارة..2


موضوعات التدريب:الدخول على النظاممدخل البياناتالشاشة الرئيسيةالمعامالت المطلوب توريدهاالمعامالت المطلوب تصديرهاالمعامالت المطلوب توريدها المرسلة بالبريدمعامالت مطلوب توريدها سريةمعامالت مطلوب تصديرها سريةمعاينة المعاملةنشاء معاملة جديدةاانشاء معاملة وارد عامانشاء معاملة صادر عاماجراءأرقام الصادر المحجوزةأرقام الوارد المحجوزةحجز أرقام المعامالتحجز أرقام معامالت صادرةحجز أرقام معامالت واردةالتقاريركشف الوارد اليوميتقرير يومي بالمعامالت الواردةكشف الصادر العامتقرير المعامالتتقرير بالمعامالت الواردة خالل فترةتقرير بالمعامالت الصادرة خالل فترةتقرير تسليم صور المعامالت الصادرةالمعامالت المعادةأرشفة المرفقات

فهرس الموضوعات:النظام على الدخول

البيانات مدخلالرئيسية الشاشة

توريدها المطلوب المعامالتتصديرها المطلوب المعامالت

بالبريد المرسلة توريدها المطلوب المعامالتسرية توريدها مطلوب معامالت


سرية تصديرها مطلوب معامالتالمعاملة معاينة

جديدة معاملة انشاءعام وارد معاملة انشاء

عام صادر معاملة انشاءاجراء

المحجوزة الصادر أرقامالمحجوزة الوارد أرقام

المعامالت أرقام حجزصادرة معامالت أرقام حجزواردة معامالت أرقام حجز

التقاريراليومي الوارد كشف

الواردة بالمعامالت يومي تقريرالعام الصادر كشف

المعامالت تقريرفترة خالل الواردة بالمعامالت تقرير

فترة خالل الصادرة بالمعامالت تقريرالصادرة المعامالت صور تسليم تقرير

المعادة المعامالتالمرفقات أرشفة


فهرس الجداول واألشكال:

فهرس التمرينات التطبيقية:


الجلسة األولى

رقمالجلسة

الموضوعاتالوقت

االولى

الدخول على النظاممدخل البياناتالشاشة الرئيسيةالمعامالت المطلوب توريدهاالمعامالت المطلوب تصديرهاالمعامالت المطلوب توريدها

المرسلة بالبريدمعامالت مطلوب توريدها سريةمعامالت مطلوب تصديرها سرية


الدخول على النظام يتطلب تسجيل الدخول الى النظام ادخال اسم المستخدم وكلمة المرور

الخاصة بالمستخدم على الدليل النشط الخاص بالوزارة

شكل )( *وفي حالة عدم تذكر المستخدم لكلمة المرور يتم الرجوع الى البنية

التحتية الموجودة في الوزارة إلعادة تعيين كلمة المرور.

مدخل البيانات يعتبر مدخل البيانات هو البوابة الرئيسية لمركز االتصاالت وينحصر عمله

في ارسال واستقبال )توريد وتصدير( المعامالت من والى المركز ومن ثم توجيهها الى اإلدارة الداخلية المختصة )في حال الوارد أو تصديرها لمركز

أو جهة خارجية في حال الصادر( وفيما يلي نشرح الوظائف الرئيسيةلمدخل البيانات.


الشاشة الرئيسية في هذه الشاشة يتم عرض قائمة بأنواع المعامالت الواردة الى مجموعة

مدخلي البيانات واألنواع هي كالتالي:المعامالت المطلوب توريدها-1المعامالت المطلوب تصديرها-2معامالت الوارد العام المعاد-3معامالت الصادر العام المعادة-4المعامالت المطلوب توريدها المرسلة بالبريد-5فاكسات مطلوب توريدها-6معامالت مطلوب توريدها سرية-7معامالت مطلوب تصديرها سرية-8

شكل )(المعامالت المطلوب توريدها

هي المعامالت التي تم ارسالها الكترونيا – عن طريق النظام – من مراكزاالتصاالت المختلفة والمطلوب توريدها الى مركز االتصاالت الحالي

ويوضح الجدول الظاهر بالصورة البيانات التالية:رقم الصادر )الرقم الذي صدر به الصادر من المركز المرسل(-تاريخ الصادر )تاريخ تصدير الصادر من المركز المرسل(-الموضوع- الجهة المرسلة )اإلدارة الداخلية المعدة للصادر في مركز-

االتصاالت المرسل(المركز المرسل )مركز االتصاالت المرسل(-الشخص المعني )الشخص أو األشخاص المعنيون بهذه المعاملة(-استالم المعاملة-معاينة المعاملة-


يتم الدخول الى الشاشة عن طريق الضغط على االيقونة من الشاشةالرئيسية

في هذه الشاشة يتمكن مدخل البيانات من : المرفقات بالضغط على زر المرفقات يمين االطالع على-

المعاملة.

استالم على يٌسار المعاملة. استالم المعاملة باختياٌر-

المعاملة وذلك بعد استالمها بالضغط على ايقٌونة معاينة-المعاينٌة على يٌسار المعاملة.

او االطالع فقط على المعاملة من دون استالمها وذلك بالضغط-على ايقٌونة االطالع فقط يٌسار المعاملة.

وتظهر األيقونة في حالة منح المستخدم الصالحية لذلك

شكل )(المعامالت المطلوب تصديرها

هي المعامالت التي تم طلب تصديرها من اإلدارات الداخلية في مركزاالتصال الى مراكز اتصال أخرى أو جهات خارجية.

ويوضح الجدول الظاهر بالصورة البيانات التالية:الموضوع-الجهة المرسلة-


خطاب صادر الى-الشخص المعني-استالم المعاملة-معاينة المعاملة-

شكل )( يتم الدخول الى الشاشة عن طريق الضغط على االيقونة من الشاشة

الرئيسية


المعاملة.استالم على يٌسار المعاملة. استالم المعاملة باختياٌر- معاينة المعاملة وذلك بعد استالمها بالضغط على ايقٌونة-

المعاينٌة على يٌسار المعاملة. او االطالع فقط على المعاملة من دون استالمها وذلك بالضغط

على ايقٌونة االطالع فقط يٌسار المعاملة.



الوارد العام المعاد هي المعامالت التي تم إعادتها من قبل اإلدارات الداخلية لوجود مشكلة ما بها أو سبب معين – يتم تحديده من قبل المستخدم الداخلي حال اختياره

إعادة المعاملة لكي يوضح لمدخل البيانات سبب اإلعادة ويظهر هذاالسبب في جزء المالحظات السابقة في بيانات المعاملة.


الرئيسية

في هذه الشاشة يتمكن مدخل البيانات من : المعاملة وذلك بعد استالمها بالضغط على ايقٌونة معاينة-

المعاينٌة على يٌسار المعاملة.

المعامالت المطلوب توريدها المرسلة بالبريد هي المعامالت التي تم ارسالها – عن طريق البريد – من مراكز االتصاالت

المختلفة والمطلوب توريدها الى مركز االتصاالت الحاليويوضح الجدول الظاهر بالصورة البيانات التالية:


رقم الصادر )الرقم الذي صدر به الصادر من المركز المرسل(-تاريخ الصادر )تاريخ تصدير الصادر من المركز المرسل(-الموضوع- الجهة المرسلة )اإلدارة الداخلية المعدة للصادر في مركز-



الرئيسية

في هذه الشاشة يتمكن مدخل البيانات من :


المرفقات بالضغط على زر المرفقات يمين االطالع على-المعاملة.



االطالع فقط على المعاملة من دون استالمها وذلك بالضغط على اوايقٌونة االطالع فقط يٌسار المعاملة.


معامالت مطلوب توريدها سرية هي المعامالت السرية التي تم ارسالها الكترونيا – عن طريق النظام – من مراكز االتصاالت المختلفة والمطلوب توريدها الى مركز االتصاالت

الحاليويوضح الجدول الظاهر بالصورة البيانات التالية:

رقم الصادر )الرقم الذي صدر به الصادر من المركز المرسل(-تاريخ الصادر )تاريخ تصدير الصادر من المركز المرسل(-الموضوع- الجهة المرسلة )اإلدارة الداخلية المعدة للصادر في مركز-


يتم الدخول الى الشاشة عن طريق الضغط على االيقونة من الشاشةالرئيسية



المعاملة.





شكل )(


معامالت مطلوب تصديرها سرية هي المعامالت السرية التي تم طلب تصديرها من اإلدارات الداخلية في

مركز االتصال الى مراكز اتصال أخرى أو جهات خارجية.ويوضح الجدول الظاهر بالصورة البيانات التالية:

الموضوع-الجهة المرسلة-خطاب صادر الى-الشخص المعني-استالم المعاملة-معاينة المعاملة-


الرئيسية

في هذه الشاشة يتمكن مدخل البيانات من :


المرفقات بالضغط على زر المرفقات يمين االطالع على-المعاملة.





الجلسة الثانية

رقمالجلسة


الثانية

معاينة المعاملةانشاء معاملة جديدةانشاء معاملة وارد عامانشاء معاملة صادر عاماجراءأرقام الصادر المحجوزةأرقام الوارد المحجوزةحجز أرقام المعامالتحجز أرقام معامالت صادرةحجز أرقام معامالت واردة


معاينة المعاملة تتيح شاشة معاينة المعاملة للمستخدم االطالع على تفاصيل المعاملة وكذا

بيانات الشخص المعني والجهات المحالة اليها المعاملة باإلضافة الىالمرفقات للمعاملة.

تنقسم المعاينة للمعاملة الى نوعين أساسيين: المعاملة وذلك بعد استالمها بالضغط على ايقٌونة معاينة-

المعاينٌة على يٌسار المعاملة. االطالع فقط على المعاملة من دون استالمها وذلك بالضغط-

على ايقٌونة االطالع فقط يٌسار المعاملة. وتظهر األيقونة في حالة منح المستخدم الصالحية لذلك

شكل )(انشاء معاملة جديدةالوصول الى الشاشة:

من خالل قائمة "جديد" كما هو مبين في الشكل التالي:


شكل )(يستطيع مدخل البيانات انشاء نوعين من المعامالت

وارد عام-1صادر عام-2

انشاء معاملة وارد عام ويعني الوارد العام بالمعامالت الواردة من جهات خارجية او مراكز اتصال غير مرتبطة بالنظام ليتم إدخالها الى النظام ومن ثم احالتها الى اإلدارات

الداخلية بالمركز


شكل )(وينقسم االدخال في الشاشة الى األقسام التالية:

التاريخ -ويعني تاريخ ادخال المعاملة ويأتي بشكل تلقائي بتاريخ اليوم

الوارد-ويشمل المعلومات األساسية للمعاملة وهي


شكل )(

نوع المعاملة- وتحتوي على عدة أنواع ومنها على سبيل المثال ال الحصر

)خطاب – امر اركاب – اهداء – إعارة(الجهة المرسلة-

وتنقسم مصادر المعاملة الى نوعينoمراكز اتصاالت إداريةoجهات خارجية مباشرة

تاريخها )هـ(-التاريخ الهجري للمعاملة بالجهة المرسلة

تاريخها )مـ(-التاريخ الميالدي للمعاملة بالجهة المرسلة

رقم المعاملة- ويعني به رقم الصادر بالجهة المرسلة

سرية المعاملة- درجة سرية المعاملة )سرية – غير سرية(

طبيعة المعاملة- درجة السرعة المطلوبة إلنجاز المعاملة )عادية –

عاجلة – عاجلة جدا(حالة المعاملة -

وهي تحتوي على اختيارين )جديدة – رد على خطاب(وفي حالة اختيار )رد على خطاب( يظهر الجدول التالي

شكل )(


وذلك لتمكين المستخدم من ادخال رقم الصادر للخطاب السابق والسنة ومنشأ المعاملة الصادرة وذلك إللحاق

المعاملة بالخطاب السابق عليها، وفي حال ادخال رقم صادر وسنة صحيح يقوم النظام آليا عند ضغط المستخدم على زر اإلضافة بإضافة موضوع الصادر القديم إلى حقل الموضوع

وإن كان هناك أشخاص معنيين في الصادر يتم اضافتهم أيضاللمعاملة في جزء األشخاص المعنيين

الموضوع- عبارة عن حقل نصي حر لتسجيل موضوع المعاملة

الشخص المعني بالمعاملة- ويقصد به األطراف أصحاب المصلحة في المعاملة ويتم ادخالهم

عن طريق النموذج التالي

شكل )(oرقم الهوية الوطنية

ويقصد به رقم الهوية أو اإلقامة للشخص المعني ان وجدوإن لم يوجد يكتفى بوضع الرقم صفر

oاالسم األولoاسم االبoاسم الجدoالعائلةoرقم الجوال )ان وجد(: وفي حال أراد المستخدم ارسال

رسائل قصيرة للشخص المعني آليا تعلمه بتوريد وتصدير معاملته مذكورا فيها الرقم والجهة التي وردت أو صدرت

لها المعاملة فعلى المستخدم اختيار الخيار "جوال"oالبريد االليكتروني )ان وجد(: وفي حال أراد المستخدم

ارسال بريد الكتروني للشخص المعني آليا يعلمه بتوريد وتصدير معاملته مذكورا فيه الرقم والجهة التي وردت أو

صدرت لها المعاملة فعلى المستخدم اختيار الخيار "بريد" * االسم األول واسم العائلة حقول الزامية إلدخال الشخص

المعني


شكل )(

ليتم إضافة الشخص المعني ثم يمكن ادخالوبالضغط على أيقونة باقي األشخاص المعنين بالتوالي

استقبال الجهات الداخلية للمعامالت- ويتم في هذا الجزء ادخال بيانات الجهات الداخلية المطلوب

إحالة المعاملة لها وذلك وفق البيانات التالية

شكل )(

oالجهة المحال اليها ويختار فيها المستخدم بين اإلدارات الداخلية التي يمكن

إلدارته التواصل معها في المركز الحاليoتاريخ اإلحالة

ويظهر تاريخ اليوم بشكل تلقائيoعدد المرفقات

ويحدد فيه عدد المرفقات المرسلة لهذه الجهةoأصل المعاملة

وفي حالة اختيار أصل المعاملة يتم ارسال األصل للجهة يتم السماح بإرسال األصل الى جهة واحدة فقط ثم يتحول نوع المعاملة

الى االختيار بين نوعين هما


صورة لإلحاطة-صورة لإلجراء

شكل )( نوع الصورة: في حال ان المعاملة المرسلة عبارة عن صورة وليس أصل،

)عند تحديد نوع الصورة لإلحاطة ال يحقيتم تحديد نوع الصورة لإلحاطة اولإلدارة المستقبلة احالة المعاملة لجهة اخرى وانما تكون لالطالع فقط(

)و في هذا النوع يمكن لإلدارة المستقبلة إحالة المعاملة إلدارة أولإلجراء إدارات أخرى(.

المالحظات- يوفر حقل المالحظات مساحة حرة للمستخدم لوضع اية بيانات

حرف250إضافية في حدود

شكل )(

التواصل مع الشخص المعنى- يوفر حقل رسالة جديدة إمكانية التواصل مع الشخص المعنى سواء برسالة قصيرة او ببريد إلكتروني حيث يقوم المستخدم

بكتابة النص ثم الضغط على زر ارسال إلرسال الرسالة.

شكل )(المرفقات-

تنقسم المرفقات الى نوعين هما:oمرفقات غير مؤرشفة

وهي عبارة عن مرفقات ال يمكن أرشفتها إلكترونيا ويتم مثال : حرف 250وضع وصف لها بحقل نصي ال يزيد عن

كتاب ، قرص مدمج .... الخ


oمرفقات مؤرشفة وهي جميع المستندات التي يمكن ارشفتها إلكترونيا

وتخزينها بقواعد بيانات النظام

* وسوف يتم شرح آلية األرشفة في قسم خاص بها

مكان وضع رقم المعاملة - يوضح مكان طباعة رقم المعاملة ورقم المرفق المطلوب

الكتابة عليه ولكنه اآلن غير مفعل

شكل )(انشاء معاملة صادر عام

الصادر العام هو المعاملة المصدرة الى خارج مركز االتصاالت سواء كانالى مركز اتصاالت آخر أو الى جهات خارجية


شكل )(وينقسم االدخال في الشاشة الى األقسام التالية:

التاريخ -ويعني تاريخ ادخال المعاملة ويأتي بشكل تلقائي بتاريخ اليوم

الصادر-ويشمل المعلومات األساسية للمعاملة:


شكل )(

oطريقة اإلرسال ويشمل اختيار طريقة ارسال المعاملة للجهة المستقبلة

ويشمل اختياريناليكترونيمرسلة بالبريد

oحالة المعاملة وهي تحتوي على اختيارين )جديدة – رد على

خطاب( وفي حالة اختيار )رد على خطاب( يظهر الجدولالتالي

وذلك لتمكين المستخدم من ادخال رقم الصادر للخطاب السابق والسنة ومنشأ المعاملة الصادرة وذلك إللحاق

المعاملة بالخطاب السابق عليها.oالموضوع

عبارة عن حقل نصي حر لتسجيل موضوع المعاملةoالجهة المعدة للخطاب

وتشمل االختيار بين اإلدارات الداخلية للمركز لتسجيلاإلدارة صاحبة المعاملة

الشخص المعني بالمعاملة- ويقصد به األطراف أصحاب المصلحة في المعاملة ويتم

ادخالهم عن طريق النموذج التالي


شكل )(

oرقم الهوية الوطنيةويقصد به رقم الهوية أو اإلقامة للشخص المعني ان وجد

oاالسم األولoاسم االبoاسم الجدoالعائلةo)رقم الجوال )ان وجدo)البريد االليكتروني )ان وجد

* االسم األول واسم العائلة حقول الزامية إلدخال الشخصالمعني

شكل )(

ليتم إضافة الشخص المعني ثم يمكن ادخالوبالضغط على أيقونة باقي األشخاص المعنين بالتوالي

المالحظات- يوفر حقل المالحظات مساحة حرة للمستخدم لوضع اية بيانات

حرف250إضافية في حدود


شكل )(خطاب صادر الى-

ويتيح هذا القسم إضافة الجهات الصادر لها المعاملة وهيتنقسم لعدة أقسام هي:

شكل )(

oمراكز االتصاالت اإلداريةمثل الوزارة واألمانة والملحقيات الثقافية المختلفة

oجهات خارجية مباشرة وتعني الجهات المرتبطة بالمركز بشكل مباشر

مثل الوزارات األخرى والجهات الحكومية .... الخ فيداخل البلد التي فيها مركز االتصاالت

oصور لجهات داخلية لإلحاطة اضافة صورة لجهات إدارية إدارات داخل مركز

االتصاالت لالطالع على المعاملةoصور لجهات داخلية لإلجراء

إضافة صور لجهات إدارية إدارات داخل مركزاالتصاالت لعمل إجراءات على المعاملة

ويظهر لمدخلي البيانات بالملحقيات الثقافية خيارين إضافيين هماoجهات خارجية عن طريق الوزارةoجهات داخلية بالوزارة


المرفقات-تنقسم المرفقات الى نوعين هما:

oمرفقات غير مؤرشفة وهي عبارة عن مرفقات ال يمكن أرشفتها إلكترونيا ويتم

حرف250وضع وصف لها بحقل نصي ال يزيد عن oمرفقات مؤرشفة

وهي جميع المستندات التي يمكن ارشفتها إلكترونياوتخزينها بقواعد بيانات النظام

* وسوف يتم شرح آلية األرشفة في قسم خاص بها

مكان وضع رقم المعاملة - يوضح مكان طباعة رقم المعاملة ورقم المرفق المطلوب

الكتابة عليه

شكل )(

اجراء يتضمن مجموعة من اإلجراءات التي تتيح للمستخدم وظائف خاصة

بالمعامالت هي:

شكل )(

أرقام الصادر المحجوزة-أرقام الوارد المحجوزة-المعامالت المحفوظة-


فك المعامالت عن المستخدمين-

وفيما يلي شرح لكل وظيفة على حدة:

أرقام الصادر المحجوزة تتيح شاشة أرقام الصادر المحجوزة البحث عن واستعراض بيانات

المعامالت المحجوزة الصادرة من مركز االتصال

شكل )(

وتتم عملية البحث عن طريق امداد نموذج البحث بعدد من البيانات أوجزء منها وهي

رقم الصادر-السنة )هـ(-من التاريخ )هـ(-الى التاريخ )هـ(-

وتظهر نتيجة البحث في شكل جدول كاآلتي

شكل )(


أرقام الوارد المحجوزة تتيح شاشة أرقام الوارد المحجوزة البحث عن واستعراض بيانات

المعامالت المحجوزة الواردة الى مركز االتصال

شكل )(

وتتم عملية البحث عن طريق امداد نموذج البحث بعدد من البيانات أوجزء منها وهي

رقم الوارد-السنة )هـ(-من التاريخ )هـ(-الى التاريخ )هـ(-الجهة المرسلة-

وتظهر نتيجة البحث في شكل جدول كاآلتي

شكل )(

حجز أرقام المعامالت تعتبر عملية حجز المعامالت وسيلة سريعة للمستخدم للحصول على عدد

معين من المعامالت متسلسلة األرقام لغرض معين وتنقسم الىحجز معامالت صادرة-


حجز معامالت واردة-

حجز أرقام معامالت صادرةلحجز عدد من المعامالت الصادرة عن طريق النموذج التالي

o :عدد األرقام المسلسلة المراد حجزعدد الحجوزات معامالت بها

o :تاريخ اليومالتاريخo:حرف250 بحد أقصى مالحظات

كما يمكن زر الطباعة المستخدم من طباعة كشف بأرقام المعامالتوتاريخها

وتظهر المعامالت المحجوزة بالشكل التالي

شكل )(

يتم طباعة باركود المعاملةبالضغط على أيقونة


حجز أرقام معامالت واردةلحجز عدد من المعامالت الواردة عن طريق النموذج التالي

شكل )(

o :عدد األرقام المسلسلة المراد حجزعدد الحجوزات معامالت بها

o :تاريخ اليومالتاريخo:يختار الجهة المرسلة من قائمةالجهة المرسلة

الجهاتo:حرف250 بحد أقصى مالحظات

كما يمكن زر الطباعة المستخدم من طباعة كشف بأرقام المعامالتوتاريخها

وتظهر المعامالت المحجوزة بالشكل التالي

شكل )(

يتم طباعة باركود المعاملةبالضغط على أيقونة


الجلسة الثالثة

رقمالجلسة


الثالثة

التقاريركشف الوارد اليوميتقرير يومي بالمعامالت الواردةكشف الصادر العامتقرير المعامالتتقرير بالمعامالت الواردة خالل فترةتقرير بالمعامالت الصادرة خالل

فترةتقرير تسليم صور المعامالت

الصادرةالمعامالت المعادةأرشفة المرفقات


التقارير تعتبر التقارير من أهم أدوات النظام التي تتيح لمستخدم متابعة العمل على النظام وتوثيق األداء ورفع كفاءة أداء المستخدمين. ويتيح النظام

عدة تقارير عن طريق قائمة التقارير كالتالي

شكل )(

كشف الوارد اليومي يعرض التقرير قائمة بالمعامالت الواردة الى مركز االتصال بحسب

خيارات البحث كالتالي


شكل )(

يختار المستخدم بين استخدام التاريخ الهجريالتاريخ: -والميالدي

تاريخ بداية البحث في المعامالتمن: -تاريخ نهاية البحث في المعامالتإلى: -الجهة المرسلة:-

وهنا يختار المستخدم بين الخيارات التاليةoالكلoجهات خارجيةoمراكز اتصال أخرى

يختار المستخدم بين خيارينالجهة المستقبلة:-oكل اإلداراتoخاص بإدارة

وهنا تظهر قائمة بإدارات المركز ليختار منها المستخدم يختار المستخدم طريقة ترتيب عرض المعامالتمرتبة حسب: -

حسب الخيارات التاليةoرقم القيدoنوع المعاملةoحسب التاريخoالجهات المرسلة

بيان تسليم-


تقرير يومي بالمعامالت الواردة يعرض التقرير قائمة بالمعامالت الواردة الى مركز االتصال بحسب


شكل )(


تاريخ البحث في المعامالتالتاريخ )هـ(: - يختار المستخدم بين خيارينالجهة المستقبلة:-

oكل اإلداراتoخاص بإدارة

وهنا تظهر قائمة بإدارات المركز ليختار منها المستخدمالجهة المرسلة:-

وهنا يختار المستخدم بين الخيارات التاليةoالكلoجهات خارجيةoمراكز اتصال أخرى

كشف الصادر العام يعرض التقرير قائمة بالمعامالت الصادرة من مركز االتصال بحسب



شكل )(


تاريخ بداية البحث في المعامالتمن: -تاريخ نهاية البحث في المعامالتإلى: - يختار المستخدم بين الخيارينكل اإلدارات / خاص بإدارة: -

السابقين حسب البيانات المرادة في التقرير يختار المستخدم بين الجهات الصادر لها المعاملةصادر الى: -

حسب الخيارات التاليةoالكلoمراكز االتصاالت اإلداريةoالصور

مرتبة حسب-oرقم الصادرoنوع المعاملةoحسب التاريخoالجهة المصدرة لها

بيان التسليم-


تقرير المعامالت يعرض التقرير قائمة بالمعامالت الصادرة من مركز االتصال بحسب


شكل )(


تاريخ بداية البحث في المعامالتمن: -تاريخ نهاية البحث في المعامالتإلى: -يختار بين نوعين للمعاملة )صادر – وارد(نوع الطلب: -يختار بين حاالت المعاملة كالتاليحالة المعاملة: -

oالمعامالت المسددةoالمعامالت غير المسددةoالكل

تقرير بالمعامالت الواردة خالل فترة

شكل )(


تقرير بالمعامالت الصادرة خالل فت

شكل )(تقرير تسليم صور المعامالت الصادرة

شكل )(المعامالت المعادة

شكل )(


أرشفة المرفقاتطريقة ادراج مرفقات الكترونية للمعاملة

تظهر شاشة المسحعند الضغط على ايقونة المسح التالية:

تكون عملية ارفاق المرفقات على مرحلتينمرحلة اضافة المرفقاتأ-حفظ المرفقات المضافةب-

مرحلة اضافة المرفقات تكون بطريقتين: ارفاق المرفقات وتتيح هذه المرحلة للمستخدم الخيار-1

اما ارفاق ملفات موجودة على جهاز الكمبيوتر حسب االنواع المذكورة وذلك بتحديد الملف عن طريق االمر

Browseومن ثم الضغط على االمر ارفاق او اضافة المرفقات عن طريق المسح ويتم ذلك-2

بالضغط على االمر مسح ويتم البدء بعملية ارفاق


1

2

المعاينة الفورية للمرفقات التي تم ادراجها عنطريق الماسح

مرفقات ورقيه عن طريق الماسح الضوئي المرتبط بجهاز الكمبيوتر مباشره ويكون ذلك بعد تجهيز االوراق

بالماسحة يتم الضغط على امر مسح وبعد ظهور الوثائق في اإلطار السفلي المخصص لمعاينة المرفق يتم

الضغط على امر تحميل. وفي كال الخيارين يتم ادراج المرفقات التي تم تجهيزها بإحدى الطريقتين في قائمة

المرفقات التي قمت برفعها ويتم التأكد من العدد في أسفل القائمة تحت اسم )عدد ما تم ارفاقه حتى االن(

وذلك استعداداً للمرحلة االخيرة وهي الحفظ ولحفظ المرفقات التي تم مسحها والتي تم التأكد منصحتها يقوم المستخدم بالضغط على زر حفظ الكل:

يقوم النظام بسؤال المستخدم عن التأكد من حفظ المرفقات

* تنويه ))يجب على المستخدم التأكد من عدد المرفقات من خاللمطابقة عدد المرفقات مع عدد ما تم ارفاقه حتى االن((

بعد حفظ المرفقات يتم الرجوع الى الشاشة الرئيسية للمعاملة.-يتم اظهار المرفقات المؤرشفة كما بالشكل التالي-


ويتم تحديد نوع المرفق وهي مصنفه الى ثالثة اصناف وهي كالتالي:-لألصل / سوف تظهر للجهة التي تم ارسال أصل المعاملة اليها.-1 للصور / سوف تظهر للجهة التي تم ارسال صورة من المعاملة-2

اليها سواء لإلجراء او لإلحاطة. مشتركة / سوف تظهر لكل من الجهات المرسلة لها سواء االصول-3

او الصور


المصادر:دليل المستخدم لنظام راسل


attachments-us1-cloud-deskpro …… · Web viewوذلك لتمكين المستخدم من...

Documents

Transcript of attachments-us1-cloud-deskpro …… · Web viewوذلك لتمكين المستخدم من...