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La Negociacin Estratgica de Compras
Un tema en la agenda del CEO
Sebastin Alliani ([email protected])Gustavo Franchella ([email protected])
Alejandro Gusis ([email protected])
Buenos Aires, 12 de Noviembre de 2001
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected] -
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A.T. Kearney 51/712 Cema Negociacin 2
Agenda
Introduccin
Metodologa de Abastecimiento Estratgico
Etapas de Negociacin - Caso Prctico
Conclusiones
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Introduccin
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Objetivos de la sesin
Presentar y debatir diversos escenarios de negociacin
que suceden en proyectos de Abastecimiento Estratgico
en los que participa A.T. Kearney
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A.T. Kearney es una firma lder en consultora dealto valor agregado
Facturacin de US$ 1.500 millones/ao
Fundada en 1926
66 oficinas en 35 pases
4.000 consultores
2.000 proyectos por ao
70% de repeticin de clientes
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Nuestras referencias en AbastecimientoEstratgico
A.T. Kearneys helped us achieve results that exceeded our
highest expectations
Gary Forsee, Vice Chairman, Bell South
ABB AMERITECH ARCO Bank of America Bell Canada BellSouth Bristol-Myers Squibb Chevron Deutsch Telekom EDS
Eli Lilly Euro Disney Federal Express Fiat Ford France Telecom General Motors Hewlett Packard Kellogg Lucent Technologies Nabisco
Sears Sprint Swiss Telecom Telefonica Telia Telstra United Airlines Volkswagen
As you will see from all the commentary in the press andanalysts, which you and your team led, are pretty much entirelyresponsible So many thanks for the sensational efforts
Ziggy Switkowski, CEO, Telstr
TelstraUS$ 650 Millones
SearsUS$ 750 Millones
in sharpest contrast A.T. Kearney consultants helpedengineer one of the most stunning corporate turnarounds in recenmemory
Arthur Martinez, CEO, Sears (excerpt, review ofDangerouCompany in Fortune,August 18, 1997
Bristol-Myers Squibb
US$ 700 Millones
We have monumental goals for productivity improvements,
purchasing is delivering now Michael F. Mee, CFO, Bristol-Myers Squibb
Bell SouthUS$ 650 Millones
General MotorsUS$ 3500 Millones
A.T. Kearney is really the father of our global purchasing system.
They are our achievement consultants
Jack Smith, CEO, GM
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Metodologa deAbastecimiento Estratgico
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El proceso de abastecimiento estratgicofue diseado para apalancar la calidad y la
competitividad va abastecimientos
Reducir costossignificativamente
Aumentar lacompetitividad,
siempre buscando lacalidad total y laintegracin con losmercadosproveedores mscompetitivos
Definir las estrategiasde abastecimiento
Transparencia deprecios
Fuerza denegociacin
Objetivos del proceso de abastecimiento estratgico
?$
T Q
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Identificacin de oportunidades preliminares Determinacin de presupuesto y clusulas contractuales
Anlisis del mercado proveedor actual y potencial
Entendimiento de la dinmica del mercado
Definicin de la estrategia de compra Desarrollo de las tcticas y escenarios de cotizacin Elaboracin, envo y anlisis de los pedidos de cotizacin
Conduccin de las negociaciones con proveedores hasta el cierre Establecimiento de ahorros definitivos
La ejecucin de un proyecto de abastecimientoestratgico se desarrolla en 5 etapas principales
Monitoreo y Control
Negociacin conproveedores
Estrategia de compray de negociacin
Inteligencia de Mercado
4
5
6
Alcance del ProyectoFuente: Metodologa de A.T. Kearney
Implementacin de los acuerdos Establecimiento del sistema de seguimiento de erogaciones y ahorros Evaluacin de desempeo de proveedores Ajuste de organizacin, procesos y sistemas
3
Relevamiento del perfil de las categoras de compra Determinacin del gasto/inversin futura (Baseline) a trabajar
Diagnstico y Venta1
Baseline
2
Metodologa de abastecimiento estratgico
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Resultados esperadosdel diagnostico
Inicialmente se realiza un diagnstico de laestrategia actual de aprovisionamiento del
cliente...
Las 7 dimensiones del aprovisionamiento
1. Entendimiento de la estrategia decompras en la empresa con foco enlos puntos fuertes y dbiles
2. Visin detallada de la estructuraorganizacional e interfaces conotras reas de la empresa
3. Entendimiento de relacionamientode la empresa con sus proveedoresy de los criterios de seleccin,validacin y exclusin
4. Nivel de control del proceso decompras
5. Disponibilidad de datos y suutilizacin para toma de decisiones
Diagnostico y Venta
Control de gestin Gestin delconocimiento
Estrategia deCompras
Gestin deProveedores
Proceso deAprovisiona-miento
Control deCompras
Organizacin deCompras
1
2
3
4 5
6 7
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Repuestosde auxilio
Bombas
Seguros.
Combustible
Vlvulas
Viajes
Fletes
Serviciosprofesionales
Trabajos civilesEquipopesado
Productosqumicos
...en base al diagnostico se priorizan las categoras decompra segn su impacto potencial
Altas
Medias
BajasBaja Media Alta
Ahorrospotenciales
Facilidad de implementacin
2ola
1ola
Valor de la categora de compras
ServiciosMarketing
Software
Mktg directo
Mnt. eq.Telecom
Servicios de seguridad
Hardware
Embalaje
Tubos
.
Materialelctrico Sistemas
de control
Medidores
Servicios IT
3ola
Limpieza
Telecomunicaciones
Ejemplo empresaminera
Desglose del gasto totalBaseline
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Mediante entrevistas con ejecutivos clave y anlisis deinformacin disponible, definimos los factores clave porfamilia de compra
Fuente: Metodologa A.T. Kearney
Perfil Bsicode la Familia
Restricciones
Autoimpuestas
Requerimiento de comprardentro del grupo
Proveedores preferenciales Gubernamentales Legales
Proceso Actual de Compras
Centralizado vs. Descentralizado Punto de pedido Evaluacin de proveedores Negociacin Toma de decisiones ...
Especificaciones
Funcionales Diseo Calidad Servicio
Estandarizacin
Precios/Costos
Precio Tendencias Estructura de costos y
cadena de valor
Costos de tenencia
Volumen
Por unidad de negocio Por ubicacin Tendencias ...
Baseline
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Inteligencia de mercado
Tareas Coleccin de informacindetallada de proveedores
Generar lista larga deproveedores potenciales
Crear, enviar y analizarRFI(*) Desarrollar criterios de
calificacin Screening de proveedores
potenciales vs. Criterios
Entregables RFI y su anlisis Lista proveedores
segmentados porcapacidad
Criterios de calificacin deproveedores
Lista corta de proveedorespara el RFQ
A travs de metodologas especficas seanalizan las dinmicas del mercado proveedor
Proveedoresvalidados
Validacin vatelefnica/fax
Nombre empresa
Direccin
Telfono
Fax/ e-mail
Contacto comercial
Gama macro de productos
Validacin
Long list
RFI*
Nota: (*) se evaluar la neces idad de trabajar con RFI o con un captulo tcnico dentro del RFQ
Proveedoresconocidos y nuevos
Ilustrativo
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Estrategia de compra y de negociacin
Definido el baseline y abordado el mercado proveedor,definimos la estrategia de compra y de negociacin
Desarrollar nuevosproveedores
Expandir el mbito geogrfico Agrupacin con otros negocios
Estandarizacin/Normalizacin, simplificandola complejidad de las compras
Productos sustitutivos Optimizacin de los costos
asociados al ciclo de vida
Establecer alianzasestratgicas
Desarrollar proveedores clave Aliarse con otros compradores Desarrollar la cadena integrada
de aprovisionamiento
Lanzar amenazacreble
Renegociar precios Desglosar el
producto del servicio
Reduccin del nmero deproveedores
Consolidacin de las compras Redistribucin volumen entre
proveedores
Agrupacin con otras familiasde compra
Reingeniera conjuntacon el proveedor
Integracin logstica I+D conjunto Compartir las mejoras
en productividad
Explotar poder de compraOrientacin comercial
Crear ventaja competitivaOri ent aci n tcn ic a
Concentracinde volumen
AbastecimientoEstratgico
Mejora enespecificaciones
de productos
Evaluacinde mejor
precio
Mejora enprocesosconjuntos
Reestructurarrelaciones
AbastecimientoGlobal
Definicin de laestrategia
Envo yrecepcin deSolicitudes deCotizacin
Anlisis ySeleccin demejores ofertas
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Finalmente se conducen las distintas rondas denegociaciones para definir la lista definitiva deproveedores
Negociacin con proveedores
Tareas Desarrollar estrategias denegociacin
Objetivos del equipo y roles Identificar objetivosproveedores y mensajes
principales Identificar palancas denegociacin
Conducir rondas denegociaciones
Seleccionar proveedores Identificar ahorros
Entregables Ofertas formales Recomendacin deproveedores, cambios yacuerdos necesarios
Plan de implementacin de altonivel
Posicionamientodel proveedor
Alta
Alto
Baja
Bajo
Performance
- Calidad
- Presencia
- Entrega
- Servicio
- Etc.
Proveedoresms atractivos
Precio
Ilustrativo
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Etapas de NegociacinCaso Prctico
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Recientemente A.T.Kearney utiliz diferentes mtodosde negociacin en un proyecto de AbastecimientoEstratgico para un importante empresa local
Principales players del proyecto
Base de proveedores queactualmente operan con laempresa
Proveedores potencialesde gran presencia en elmercado
Alta direccin de AT
Kearney
Gerente de proyecto
Analista
Alta direccin de la empresa
Gerentes de rea
Supervisores
Empresa
AT Kearney Proveedores
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Diagnstico preliminar de la situacinactual
Discusin de oportunidades de ahorros
Clusulas contractuales
Propuesta tcnica y econmica
Alcance del proyecto y cronograma Garantas
Diagnstico y Venta
Inteligencia de
Mercado
Estrategi
a deCompra y
deNegociac
in
Negociacin con
Proveedores
Baseline
1 2 3 4 5
Monitoreoy Control
6
Participantes de la Negociacin
Alta direccin deAT Kearney
Alta direccinde la empresa
Empresa
AT Kearney Proveedores
Tpicos de Negociacin
La negociacin inicial tiene como objetivo definirlas condiciones contractuales del proyecto
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Relevamiento detallado de lainformacin de compras
Volmenes, montos, precios,especificaciones, coberturageogrfica, etc.
Identificacin de los perfiles de compra
de cada familia
Mapeo de procesos y especificaciones
Participantes de la Negociacin
Nivel de anlisisde AT Kearney
Nivel gerencial dela empresa
Empresa
AT Kearney Proveedores
Tpicos de Negociacin
Diagnstico y Venta
Inteligencia de
Mercado
Estrategia
deCompra y
deNegociaci
n
Negociacin con
Proveedores
Baseline
1 2 3 4 5
Monitoreoy Control
6
En una segunda etapa de define el Baseline a
ser utilizado en la medicin de los ahorros
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Caractersticas de la base actual deproveedores
Volumen/monto de compra Perfil de los proveedores
Acuerdo de los potenciales
proveedores existentes en el mercado
Consenso de los proveedores a invitar,
tanto actuales como nuevos
Diagnstico y Venta
Inteligencia de
Mercado
Estrategi
a deCompra y
deNegociac
in
Negociacin con
Proveedores
Baseline
1 2 3 4 5
Monitoreoy Control
6
Tpicos de Negociacin Participantes de la Negociacin
Nivel de anlisisde AT Kearney
Nivel gerencialde la empresa
Proveedoresactuales y nuevos
Empresa
AT Kearney Proveedores
Asimismo se determinaron los proveedoresactuales y potenciales a invitar
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Definicin, anlisis y consenso sobrelos resultados de la Solicitud de
Cotizacin (RFQ)
Eleccin de la alternativa estratgica
ms adecuada a las condiciones de la
empresa y del mercado
Seleccin de las mejores ofertas desde
el punto de vista tcnico y comercial
Diagnstico y Venta
Inteligencia de
Mercado
Estrategi
a deCompra y
deNegociac
in
Negociacin con
Proveedores
Baseline
1 2 3 4 5
Monitoreoy Control
6
Tpicos de Negociacin Participantes de la Negociacin
Nivel de anlisisde AT Kearney
Nivel gerencialde la empresa
Proveedoresactuales y nuevos
Empresa
AT Kearney Proveedores
La estrategia de compra y de negociacin esdefinida antes de negociar con los proveedores
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La definicin de objetivos de los principales criterios anegociar favorecen el proceso de negociacin
Si el objetivo necesitado no es conseguido (LAA), el alternativo es
elegido (BATNA)
Deseado Reduccin de costo
actual del 20%
Capacidad decumplir el 100% delas necesidades conpersonal propio
Localizacin decandidatos dentrode las 24 horas
Precio fijo por 2aos
Reporte mensual
MDOMost Desired Output
Pronosticado Reduccin de costo
actual del 12%
Capacidad cumplirel 80% de lasnecesidades conpersonal propio
...
......
NORMExpected Outcome
Necesitado Reduccin de costo
actual del 7%
Capacidad cumplirel 60% de lasnecesidades conpersonal propio
....
......
..........
LAA
Least AcceptableAgreement
Alternativo Continuar con el
acuerdo actual conlos proveedorespotenciales sinacuerdo a largoplazo
Materializar losahorros cotizadosen todos losproveedores
BATNABest Alternative To
Negotiated Agreement
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Diseo y consenso de la estrategia denegociacin a seguir
Seleccin final de proveedores comoresultado de la negociacin
Diseo y acuerdo de un plan deimplementacin de alto nivel
Consenso sobre los ahorrosidentificados con la alta direccin y elnivel gerencial de la empresa
Alta direccinde AT Kearney
Alta direccin ynivel gerencialde la empresa
Proveedoresactuales y nuevos
El objetivo de la negociacin con losproveedores es definir los detalles del contrato
Diagnstico y Venta
Inteligencia de
Mercado
Estrategi
a deCompra y
deNegociac
in
Negociacin con
Proveedores
Baseline
1 2 3 4 5
Monitoreoy Control
6
Tpicos de Negociacin Participantes de la Negociacin
Empresa
AT Kearney Provee-
dores
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Las sesiones de negociacin deben seguir unasecuencia predefinida
CierreAnlisisde las
propuestas
Presen-taciones
Comienzo
Presentacin delos participantes
Establecimientode:
Objetivos de lareunin
Agenda ytiempos
Reglas dejuego
Breve descripcinde la situacin
Definicin de lasituacin actual
del proceso deAbastecimientoEstratgico
Descripcin delproveedor (siaplica)
Empresa,productos,capacidades,
etc.
Presentacin de lapropuesta de laotra parte
Clarificacin de
dudas tcnicas ycomerciales
Comunicacin dela posicin propiaa negociar
Evaluar larespuesta yflexibilidad de laotra parte
Enfatizar las reas deacuerdo
Introducir lametodologa de
resolucin deconflictos en lospuntos dedesacuerdo
Focalizar en losproblemas, no en laspersonas
Trabajar solamentesobre los problemas
que puedan serresueltos durante lasesin
Documente losprincipalespuntos de lareunin
AcuerdosOpen issues
Defina los pasos aseguir, conresponsables yfechas
Utilice la agenda y documentacin preparada!
ProblemSolving
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Las sesiones de negociacin deben conducirse a nivelprofesional, manteniendo el control y la documentacinadecuada
Profesionalismo
Ser puntual y permanecer durante toda la reunin
Traer toda la documentacin necesaria
Tener bien preparados y clarificados los objetivos de la reunin
Control de la reunin
Seguir la agenda de la reunin controlando los tiempos
Asegurar que todos los participantes comprenden los puntos a negociar; reformular
mensajes si fuese necesario
Designar un lder de la negociacin que monitora y maneje el comportamiento del
equipo
Utilizar la opcin cuarto intermediocuando sea apropiado Reorientar la estrategia de acuerdo a la nueva informacin recibida
Acordar planes de accin y mensajes de feedbackantes de compartirlos con la
otra parte
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Tpicos de Negociacin
Definicin del plan de implementacin
(puede tener apoyo de AT Kearney)
Comunicacin vertical y horizontal de
los cambios necesarios a todos los
departamentos involucrados en el
proceso
Comienzo de las operaciones con los
proveedores resultantes
Participantes de la Negociacin
Proveedoresactuales y
nuevos
Alta direccin y nivelgerencial de la empresa
Diagnstico y Venta
Inteligencia de
Mercado
Estrategia deCompra yNegociaci
n
Negociacin con
Proveedores
Baseline
1 2 3 4 5
Monitoreoy Control
6
La materializacin de los ahorros, en general, esllevada a cabo directamente por el empresa
Empresa
AT Kearney Proveedores
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Conclusiones
Demostrar valor agregado para el cliente es el objetivoprincipal de la negociacin durante el proceso de venta
Diferentes negociaciones del tipo WIN-WIN son realizadas enel transcurso de todo el proceso de Abastecimiento Estrtegico
Una negociacin final con los proveedores actuales y laincorporacin de nuevos proveedores permiten mantener unabase de abastecimiento saludable
Cada negociacin es diferente Es necesario tener presente losobjetivos, incentivos y mnimos aceptables de cada uno de los
players antes comenzar la sesin