STEMscopes Student Management System A  Step-­‐by-­‐Step  Guide  

Visual  Introduc7on  to  Management  System  Components   Pages  1-­‐5  

Using  the  Shared  Student  Login  (Same  for  all  students)   Pages  6-­‐8  

SeGng  and  Using  Individual  Logins   Pages  9-­‐14  

STEMscopes Student Management System A  Step-­‐by-­‐Step  Guide  

The  Teacher  Dashboard  When  you  first  log  in  to  STEMscopes,  you  will  see  the  Teacher  Dashboard.  Below  is  an  image  of  the  Dashboard  with  informa7on  detailing  its  features.    

This  is  the  Recently  Completed  Assignments  sec7on,  where  you  

can  check  your  students’  assignment  results.  

If  your  district  has  input  your  scope  and  sequence  into  the  STEMscopes  system,  it  would  

show  up  here.  

If  you’re  ever  having  trouble  with  STEMscopes,  no7ce  an  error,  etc.  either  click  this  link  to  send  us  an  email,  or  call  the  number.  We’re  

happy  to  help!    

In  this  sec7on,  you  can  see  the  items  you’ve  assigned  that  are  upcoming.  When  an  assignment  is  submiYed,  it  moves  from  this  sec7on  into  the  Recently  Completed  Assignments  

sec7on.  

1  

Students  From  the  STEMscopes  homepage,  click  on  Students  to  manage  all  things  student-­‐related.  

This  lists  your  groups,  or  classes.  If  you’re  one  teacher  in  a  self-­‐contained  classroom,  then  you  might  have  only  one  group.  A  

middle  school  teacher  with  6  classes  might  

have  6  groups.  

The  second  column  tells  you  at  a  glance  how  many  students  are  in  those  groups.  

Show  Students:  This  will  show  you  a  lis7ng  of  the  students  in  that  group.  Going  further,  clicking  “Show”  on  that  student’s  row  will  show  you  everything  that  student  has  been  assigned.  

Ac3ve  Assignments:  This  buYon  will  show  you  a  lis7ng  of  all  upcoming  assignments  for  the  students  in  that  group.  

Completed  Assignments:  This  buYon  will  show  you  a  lis7ng  of  all  assignments  completed  by  students  in  that  group.  

More  informa+on  on  the  next  page  about  what  you  see  when  clicking  on  these  bu9ons.    

2  

Clicking  on  the  “Show  Students”  bu?on  for  a  group  shows  you:  

Here  is  a  list  of  the  students  in  Period  2.  You  can  see  the  students’  names  as  well  as  the  number  of  assignments  they  have  yet  to  complete.  The  Shared  Student  is  ALWAYS  in  each  group,  by  

default.  More  info  on  page  6.  

Clicking  here  will  show  a  more  detailed  list  of  each  student’s  

assignments.  For  example,  Harry  has  one  assignment  leb,  while  Hermione  and  Ron  have  three.  Below  are  the  results  of  clicking  the  “Show”  buYon  

for  Harry  and  Hermione.  

Clicking  on  the  “Ac3ve  Assignments”  bu?on  for  a  group  will  show  you:  

A  green  clock  symbol  means  that  the  due  date  has  not  passed  for  the  assignment.  A  red  clock  means  the  due  date  has  passed,  and  if  a  red  clock  appears  in  the  Ac7ve  

Assignments  sec7on  it  means  a  student  did  not  complete  their  task  before  the  deadline.  

3  

Clicking  on  the  “Completed  Assignments”  bu?on  for  a  group  will  show  you:  

Here  you  see  when  the  student  completed  the  assignment,  as  well  as  his  or  her  score.  Clicking  the  “Results”  buYon  on  the  right  will  show  you  the  actual  assignment,  so  you  can  review  the  ques7ons  the  student  answered  

correctly  or  incorrectly.  

The  Filter  sec3on:  

Check  this  box  and  click  Search  and  you  will  see  ONLY  the  assessment  

elements.  

Check  this  box  and  click  Search  to  see  the  results  of  the  students  using  the  

Shared  Student  login.  

Type  a  TEKS  in  this  box  and  click  Search  and  you’ll  see  all  of  the  

assignments  for  that  TEKS  

only.  

Type  a  student’s  name  or  username  and  click  

Search  to  see  results  for  that  student  only.  

Type  an  element  name  and  click  Search  to  see  

results  for  only  a  certain  element,  like  Reading  Science  or  an  assessment.  

Select  an  op7on  from  this  box  and  click  search  to  see  an  alphabe7zed  list  of  your  students.  

Here  you  can  filter  to  see  only  Complete  

Assignments,  only  Ac7ve  

Assignments,  or  All  Assignments.  

4  

And,  the  Delete  and  Due  Date  sec3on:  

Click  the  “Select  all/none”  box  and  then  this  Delete  buYon  to  delete  all  results/assignments  from  the  list.  To  remove  

individual  assignments,  just  click  the  box  for  that  par7cular  assignment,  and  then  

click  the  Delete  buYon.  

To  assign  a  start  date  or  due  date  for  all  assignments,  simply  click  the  “Select  All”  buYon  (or  individual  assignment  buYons)  and  then  click  the  empty  box  by  Start  Date  to  select  a  start  date  from  the  calendar;  click  the  Start  Date  buYon  to  set.  To  set  a  Due  Date,  click  the  box  by  the  Due  Date  buYon  and  select  a  due  date  from  the  calendar;  click  the  Due  Date  buYon  

to  set.  

5  

6  

Using  the  Shared  Student  Login  This  informa,on  will  be  useful  ONLY  if  you  intend  for  ALL  students  to  use  the  SAME  username  and  password.  If  you  want  to  use  the  individual  login  features,  proceed  to  page  8.    

Step  1:  Create  a  Student  Group.  When  you  created  your  STEMscopes  account,  a  group  was  already  created  for  you  labeled  “Default.”  To  change  this,  first  click  on  “Students”  at  the  top  of  the  STEMscopes  screen.  

On  the  next  screen,  click  “Edit  Groups.”  

Here,  you  can  create  as  many  groups  as    you’d  like.  Click  “+add  group”  to  create    another  group;  click  “x  remove”  to  delete    a  group.  Once  you’re  finished,  click  “Update”  to  save  your  changes.  

Step  2:  Create  the  Shared  Student  Username  and  Password.  From  the  resul7ng  screen,  click  on  the  “manage  students”  buYon.  Then,  on  the  next  screen,  click  “Edit  Students.”  You  should  see  the  following:  

When  you  created  your  STEMscopes  account,  a  Shared  Student  login  was  created  automa,cally:  st_yourusername.  Delete  this  and  replace  with  something  that  would  be  easy  for  your  students  to  remember.  Create  a  password,  and  enter  the  password  in  the  Password  and  Confirma,on  boxes.  Then  click  the  “Update”  buPon.    

You  are  now  ready  to  visit  a  scope  page  in  STEMscopes  to  assign  components  to  your  shared  student  account!    

7  

Step  3:  Visit  a  Scope  and  assign  elements  to  your  Shared  Student  account.  Click  on  “Scopes”  at  the  top  of  the  screen  to  access  the  curriculum  resources.  In  the  Search  box,  type  whatever  TEKS  you’re  teaching,  or  a  keyword,  to  access  the  scope  for  that  TEKS.  

When  you  access  the  scope  page,  you’ll  no7ce  several  colorful  icons  on  the  naviga7on  bar  on  the  leb  side  of  the  screen.  When  you  see  this  icon,  it  means  that  component  is  assignable  to  your  students.    

This  signifies  an  element  that  is  assignable  to  students.  

If,  for  example,  you  wanted  to  assign  the  Reading  Science  passage,  click  the  blue  “Reading  Science”  link.  At  the  top  of  the  page,  there  will  be  a  green  “+Assign”  buYon.    

When  you  click  the  “+Assign”  buYon,  you  will  see  a  menu,  shown  here.  First,  select  your  group,  and  then  select  the  “Shared  Student”  box.  If  you  want  to  set  a  start/due  date,  simply  click  those  boxes  and  select  a  date  from  the  calendar.  Click  Done  when  finished,  and  the  element  is  assigned!  

First,  select  a  group,  and  second,  check  the  Shared  Student  box.  This  will  assign  the  component  to  the  Shared  Student  login,  so  when  any  student  logs  in  with  that  username  and  password,  they  can  access  the  content  you’ve  assigned.  

8  

When  a  student  logs  in  using  the  Shared  Student  Login:  First,  they  will  see  a  screen  that  shows  all  of  your  groups.      

To  access  their  assignments,  the  students  using  the  Shared  Student  login  would  need  to  first  select  the  group  in  which  they  are  placed.  So,  a  student  using  the  shared  login  and  clicking  on  Period  1  would  see  the  following:  

To  complete  an  assignment,  the  student  will  click  on  “Show.”  As  soon  as  they  click  “Submit”  aber  comple7ng  the  assignment,  it  will  go  to  your  Recently  Completed  Assignments  box,  and  will  be  removed  from  the  student’s  dashboard.  Before  submiRng,  a  student  will  be  prompted  to  enter  his  or  her  name  so  you  will  know  how  to  assign  credit.  

Periodically  you  may  want  to  delete  all  of  the  results  from  your  Completed  Assignments  window.  Please  see  page  4  (“The  Filter  Sec,on”)  for  instruc7ons  on  how  to  delete  completed  assignments  from  the  teacher  dashboard.    

All  Shared  Students  will  see  this  at  the  boYom  of  an  assessment,  and  will  need  to  enter  a  name  before  clicking  Submit.  

9  

Using  the  Individual  Student  Login  This  informa,on  will  be  useful  ONLY  if  you  intend  for  your  students  to  have  unique  logins.  NOTE:  Although  all  student  usernames  should  be  different,  students  can  all  have  the  SAME  password  and  s,ll  access  the  site.  

Step  1:  Create  a  Student  Group.  When  you  created  your  STEMscopes  account,  a  group  was  already  created  for  you  and  is  labeled  “Default.”  To  change  this,  first  click  on  “Students”  at  the  top  of  the  STEMscopes  screen.  

On  the  next  screen,  click  “Edit  Groups.”  

Here,  you  can  create  as  many  groups  as    you’d  like.  Click  “add  group”  to  create    another  group;  click  “remove”  to  delete    a  group.  Once  you’re  finished,  click  “Update”  to  save  your  changes.  

Step  2:  Create  the  Student’s  Unique  Usernames  and  Passwords.  From  the  resul7ng  screen,  click  on  the  “manage  students”  buYon.  Then,  on  the  next  screen,  click  “Edit  Students.”  You  should  see  the  following,  in  the  “Other  Students”  sec7on:  (Some  sample  students  have  already  been  added  here.)  

To  create  a  new  student,  click  on  the  “+add  student”  buYon.  You  will  see  the  following  row:  

Mul7ple  students  can  be  created  at  once,  by  simply  clicking  the    buYon  when  a  new  entry  is  ready.  When  all  students  have  been  entered,  click  the  “Update”  buYon  to  save  the  student  informa7on.  

Step  3:  Now  that  you  have  created  your  students,  you  can  add  them  to  your  groups.  First,  select  the  group  to  which  you  want  to  add  students,  and  click  Show  Students  in  that  group’s  row.  For  example,  Period  1.  

Click  “Add/remove  students”  on  the  next  page.      

Instruc,ons  con,nued  on  next  page.  

10  

Student’s  Username   Student’s  First  and  Last  Names   Create  and  confirm  the  student  password.  

Click  here  to  add  students.  

11  

This  is  what  you’ll  see  when  you  click  “Add/remove  students.”  (Some  students  have  already  are  in  the  Students  in  Group  sec7on,  for  example  purposes.)  

On  the  right-­‐hand  side  of  the  screen,  you  will  see  a  list  of  the  students  whose  informa7on  you  just  entered.  To  add  the  students  to  your  group,  simply  click  the  “+Add”  buYon  by  the  student’s  name,  and  click  “Update”  when  done.  Now,  you  have  students  in  your  group  and  are  ready  to  assign  resources  from  STEMscopes!    

The  “Search  for  Students”  feature:  It  is  possible  for  us  to  import  a  list  from  your  district/class,  so  that  you  do  not  have  to  input  each  student’s  individual  informa3on  manually,  as  described  on  page  10.  If  you  want  to  explore  this  op,on,  email  us  at  STEMscopes@rice.edu,  and  we  can  send  you  the  Excel  template  needed  to  process  your  students’  informa,on.    

If  you  use  the  “Search  for  Students”  feature  to  add  students  to  a  group,  just  type  the  student’s  name  in  the  Search  box,  and  click  “Search.”  If  the  student  is  in  the  system,  his  or  her  name  will  appear  with  the  “+add”  buYon.  Simply  click  the  buYon  to  add  the  student  to  your  group!    For  example,  I  want  to  add  Harry  PoPer  to  my  Period  1  class.  I  just  typed  the  name  “Harry”  and  clicked  Search,  and  his  name  appears,  because  he  was  already  in  the  system.  I  click  “+add”  and  then  “Update”,  and  he’s  now  in  the  group!  

12  

Step  3:  Visit  a  Scope  and  assign  elements  to  your  individual  students.  Click  on  “Scopes”  at  the  top  of  the  screen  to  access  the  curriculum  resources.  In  the  Search  box,  type  whatever  TEKS  you’re  teaching,  or  a  keyword,  to  access  the  scope  for  that  TEKS.  

When  you  access  the  scope  page,  you’ll  no7ce  on  the  naviga7on  bar  to  the  leb  of  the  screen  several  colorful  icons.  When  you  see  this  icon,  it  means  that  component  is  assignable  to  your  students.    

When  you  click  the  “+Assign”  buYon,  you  will  see  the  following  drop  down  menu:  

This  signifies  an  element  that  is  assignable  to  students.  

If,  for  example,  you  wanted  to  assign  the  Reading  Science  passage,  click  the  blue  “Reading  Science”  link.  At  the  top  of  the  page,  there  will  be  a  green  “+Assign”  buYon.    

13  

First,  click  on  the  group  to  which  you  want  to  assign  something.  For  example,  Period  1.  The  list  of  students  in  that  class  (including  the  Shared  Student,  if  you  want  to  use  the  generic  login)  will  appear.    

Clicking  “Assign  All”  will  assign  the  element  to  all  students  in  the  list;  “Unassign  All”  will  remove  it.  You  can  also  assign  to  individual  students  only  by  clicking  on  the  box  by  that  student’s  name.    

Click  the  white  boxes  by  “Start”  and  “Due”  to  set  start  and  due  dates  for  the  assignment.  Note:  If  you  assign  something  to  start  on  a  certain  date,  the  assignment  will  NOT  appear  in  the  Student’s  dashboard  un,l  that  date.    

Here  the  element  has  been  assigned  to  Harry.  It  will  open  on  Jan.  19  and  will  be  due  on  Jan.  20.  Click  “Done”  to  save  the  changes.    

14  

Step  4:  Invite  students  to  access  the  website  to  view  (and  complete)  their  assignments.  Students  will  access  the  same  website  you  do  (yourdistrictorschool.stemscopes.com)  and  will  enter  the  username  and  password  you  set  for  them.  When  Harry  logs  in  with  his  individual  login  (test09)  and  password  (science),  he  will  see  this:  

To  complete  an  assignment,  the  student  clicks  on  the  “Show”  buYon  in  that  assignment’s  row.  If  it  is  an  assessment  to  be  submiYed  to  the  teacher,  once  the  item  is  submiYed,  it  is  removed  automa7cally  from  the  student’s  dashboard  and  appears  in  the  teacher’s  Recently  Completed  Assignments  box.  If  you  want  a  student  to  take  an  assessment  again,  you  must  re-­‐asssign  it  a  second  ,me.    

Periodically  you  may  want  to  delete  all  of  the  results  from  your  Completed  Assignments  window.  Please  see  page  4  (“The  Filter  Sec,on”)  for  instruc7ons  on  how  to  delete  completed  assignments  from  the  teacher  dashboard.    

For  any  further  ques,ons  or  support,  please  email  STEMscopes@rice.edu  or  call  us  at  713-­‐348-­‐5433.  We’re  happy  to  help!