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Balanço das Medidas do Domínio de

Valorização do Capital Humano e Gestão

de Apoio à Segurança Social

Dr. Hugo Brás

ENAD . 31 de Agosto de 2015

Academia INSS

Transferência de Conhecimento

Apoio Operacional à Especialização Técnica do Capital Humano

Auditoria Interna

Gestão Documental e Arquivo Físico

Aprovisionamento e Gestão de Stocks

AGENDA

Medidas Alcançadas

• Aumentar o nível de formação dos colaboradores do INSS,

• Implementar novas Escolas da Academia e consolidar as existentes,

• Implementar a plataforma de e-Learning no INSS Objectivos

• Implementação das Novas Escolas da Academia do INSS:

Parceria estabelecida com uma Universidade Internacional,

Todos os Manuais das três Escolas desenvolvidos,

Condições logísticas definidas e asseguradas;

Início da primeira Escola previsto para Setembro.

• Implementação da Plataforma de Ensino à Distancia:

Estão identificadas as possíveis Soluções e Parceiros para a Plataforma de e-Learning.

VCH – ACADEMIA DO INSS

Medidas Alcançadas

Implementação das Novas Escolas

Escola de

Segurança Social

Escola de Atendimento

Escola de INSS

Escola de Desenvolvimento

de Chefias

Escolas das TITs

Escola de Funções de

Suporte

VCH – ACADEMIA DO INSS

Medidas Alcançadas

1/2

Garantir a transmissão do conhecimento gerado no PSGSS aos colaboradores do INSS através da aplicação do Modelo de Transferência de Conhecimento.

Objectivos

• Criação de um Centro de Formação, com 4 salas de formação, dotadas de equipamento específico para a formação no âmbito do PSGSS : 1 sala equipada para formação tecnológica com 20 lugares,

capacidade total para 84 formandos em simultâneo;

• Foram definidos os cursos para formações superiores a ministrar a 12 colaboradores do INSS:

Investimentos Financeiros,

Actuariado;

Tecnologia, Infra-estrutura e Telecomunicações;

VCH – TRANSFERÊNCIA DE CONHECIMENTO

Medidas Alcançadas

2/2

Garantir a transmissão do conhecimento gerado no PSGSS aos colaboradores do INSS através da aplicação do Modelo de Transferência de Conhecimento.

Objectivos

• Meta operacional de 23 mil horas de formação cumprida, tendo-se já realizado mais de 31.000 horas de formação,

• Foram ministradas mais de 200 sessões de formação nas áreas de Segurança Social, Recursos Humanos, Atendimento ao Cliente, Contabilidade e Administração , Auditoria e das Tecnologias de Informação com a participação de mais de 1.100 participantes,

• Definição dos Requisitos Funcionais para implementação de um sistema de Transferência de Conhecimento.


Medidas Alcançadas

Indicadores Globais de Formação

Fotos de Sessão Transferência


693

1.100

Fotos de Sessão Transferência

Medidas Alcançadas



Medidas Alcançadas

Garantir a execução dos processos e procedimentos de acordo com o modelo operativo definido e implementado.

Objectivos

• Apoio Operacional a decorrer em três áreas:

Contabilidade e Administração (CA),

Recursos Humanos (RH),

Gestão Documental (GD);

• Quase 1.100 Horas de Apoio Operacional realizadas nas áreas de Recursos Humanos,

Auditoria, Contabilidade e Administração e Gestão Documental do INSS;

• Mais de 220 Horas de formação On The Job realizadas nas áreas de atendimento ao

cliente e na área de Contabilidade

VCH – APOIO OPERACIONAL À ESPECIALIZAÇÃO

TÉCNICA DO CAPITAL HUMANO

Medidas Alcançadas


Sessão de Apoio Operacional

Áreas Total/Área

Auditoria 30,00

Contabilidade e Administração 195,00

Segurança Social 18,00

Recuperação de Histórico - A&F 613,00

Recuperação de Histórico - Seg. Soc. 152,00

Recursos Humanos 52,00

Total / Mês 1.060,00

VCH – APOIO OPERACIONAL À ESPECIALIZAÇÃO

TÉCNICA DO CAPITAL HUMANO

Medidas Alcançadas

Implementar os mecanismos de Controlo Interno que garantam a eficiência e a segurança das operações.

Objectivos

• Definição da estrutura e objectivos estratégicos da Auditoria Interna;

• Definição do Plano e Programa de Auditoria Interna;

• Desenho, desenvolvimento e disponibilização do Sistema de informação;

• Sistema concluído e em Produção.

VCH – AUDITORIA INTERNA

Medidas Alcançadas

Auditoria Interna

Plano Estratégico Plano de Auditoria Interna

Programa de Auditoria Interna a Nível

Nacional (PANN) Desenho

Funcional e Técnico do

Sistema

SIST

EMA

DE A

UD

ITO

RIA

INTE

RN

A

VCH – AUDITORIA INTERNA

Medidas Alcançadas

Optimizar a eficiência e eficácia na tramitação do ciclo de vida dos documentos no INSS. • Reduzir a circulação de documentos em papel no INSS; • Optimizar o acesso à informação e a produção de documentos; • Recuperar o histórico de documentos arquivados.

Objectivos

• Implementação de um Sistema de Gestão de Arquivo Físico Inteligente;

• Expansão do arquivo físico;

• Consolidação do sistema de geração de etiquetas com código de barras;

• Recuperação do Histórico Documental;

• Reforço da Equipa para Recuperação de Histórico;

• Alargamento das Classes Documentais dos Departamentos de Recursos Humanos e Contabilidade e Administração

• GEDAR Distribuído – Criação de uma infra-estrutura distribuída de equipamentos e comunicações para permitir o acesso em todo o território Nacional.

VCH – GESTÃO DOCUMENTAL (GEDAR)

Medidas Alcançadas

Arquivo Físico e Etiquetagem

• Constituição de um arquivo físico

• Sistema de geração de etiquetas com código de barras

Cerca de 2.000 caixas armazenadas Quase 1.800.000 documentos

VCH – GESTÃO DOCUMENTAL

Medidas Alcançadas

Recuperação de Histórico e Arquivo da documentação – A Equipa

• A Equipa destacada

• A alimentação do arquivo digital


Medidas Alcançadas

Recuperação de Histórico e Arquivo da documentação - A Equipa

• Pivots: Colaboradores das áreas funcionais que participam da actividade de recuperação do histórico que acumulam com as suas funções ;

• Colaboradores dedicados: Colaboradores contratados para a realização exclusiva da actividade de recuperação do histórico.

Recursos Humanos

Administração e Finanças

Segurança Social

- Departamento - - Recursos -

6 pivots alocados na Sede do INSS

24 pivots em formato rotativo entre a Sede e o Centro de Logística

11 colaboradores dedicados no Centro de Logística

- Recursos disponíveis -


Medidas Alcançadas

Recuperação de Histórico - Desempenho

• Recuperação de Histórico nas 3 áreas contempladas na Gestão Documental durante o 1º semestre:

• Segurança Social: mais de 67.300 documentos recuperados,

• Contabilidade e Administração: mais de 9.400 documentos recuperados,

• Recursos Humanos: mais de 9.200 documentos recuperados;

• A área de Segurança Social tem maior dedicação de tempo e recursos para esta função.


Medidas Alcançadas

GEDAR Distribuído

• Acesso ao GEDAR em todo o território Nacional;

• Integração com os sistemas das diversas áreas organizacionais do INSS:

Recursos Humanos

Auditoria Interna

Segurança Social

Contabilidade e Administração


Medidas Alcançadas

Classes Documentais – Recursos Humanos

- Nº de classes documentais -

- Nº de tipo de documentos-

16

3

6

6

6

2

2

1

1. Gestão de Cadastro

2. Alteração à Estrutura Org. e Funcional (EOF)

3. Formação / Academia

4. Gestão de Desempenho

5. Gestão de Tempos

6. Processamento de Salários

7. Recrutamento e Selecção

8. Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho

9. Processos, Normas e Legislação

10. Concursos

4

3

109

3

10

15

14

4

16

1

41

11

- Macro-processos/Lotes -

49 224


Medidas Alcançadas

Classes Documentais – Contabilidade e Administração

- Classes Documentais/ Nº de tipo de formulário-

- Nº de tipo de documentos-

8

6

4

5

2

4

1. Aquisição de bens e serviços

2. Certidões contributivas

3. Contabilidade Pública

4. Imobilizado

5. Orçamento

6. Processos, Normas e Legislação

7. Retenção na fonte

8. Tesouraria

12

6

11

20

5

25

10 15


8 13

47 107


Medidas Alcançadas

Classes Documentais – Segurança Social

# Classes documentais # Tipos de documento

5

5

5

4

1. Inscrição de contribuintes

2. Inscrição de segurados

3. Prestações

4. Remunerações

9

7

43

6


19 63


Medidas Alcançadas

Definir e implementar o modelo de gestão de compras e stocks e o sistema de informação de suporte a esta função. Objectivos

• Diagnóstico da Situação Actual da Área de Aprovisionamento;

• Definição de Acções de Melhoria Rápida na Área de Aprovisionamento;

• Desenho do Modelo Operativo Futuro;

• Início do desenvolvimento do Sistema de Aprovisionamento e Gestão de Stocks.

VCH – APROVISIONAMENTO E GESTÃO DE STOCKS

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