PROGRAM PENJAMINAN MUTU: APLIKASI PDCAKELOMPOK IV ANUARI, LITA, MARLINA ANDRIANI, NITA ARIANI, RAJA FITRINA, SOFIA SUSANTI1

DEFINISI Quality: The totality of features and characteristic of product or service that bear on its ability to satisfy or implied needs. American Society for quality control, 1989)

2

DEFINISI: Program menjaga mutu Program pengawasan mutu/Quality control program Program peningkatan mutu/Quality improvement program Manajemen mutu terpadu/Total Quality Management Peningkatan mutu berkesinambungan/Continous Quality Improvement3

Syarat program menjaga mutu Bersifat khas/strategic point approach: jelas sasaran, tujuan, tatacara, pelaksanaan diarahkan pada yg pokok-pokok Mampu melaporkan setiap penyimpangan: punya mekanisme umpan balik/feed back yg baik Fleksibel & berorientasi ke masa depan: tidak kaku, tanggap pada perubahan Mencerminkan dan sesuai dengan kondisi organisasi/organizational suitable Mudah dilaksanakan Mudah dimengerti4

Kegiatan Menjaga Mutu1. Kegiatan persiapan:JC-AHO.1990) Menumbuhkan & meningkatkan komitmen pimpinan & penyelenggara yan. kes u/ program Membentuk tim yg bertanggung jwb Mengadakan pelatihan program menjaga mutu Menetapkan batas, wewenang, tanggung jwb, mekanisme kerja tim Menetapkan jenis & ruang lingkup yan yg diprioritaskan Menyosialisasikan standar & indikator yg digunakan

5

2. Kegiatan Pelaksanaan(Palmer, 1979, Vouri 1980 dlm Azwar, 1996) Menetapkan masalah mutu yan kes Menetapkan penyebab masalah mutu yan. Kes Menetapkan cara penyelesaian masalah mutu yan kes Melaksanakan cara penyelesaian mslh Menilai hasil yg dicapai Menyusun saran tindak lanjut Problem Solving Cycle6

Gambar kegiatan Menjaga mutuMenetapkan msl Menetapkan mslTtpk psb Maslh Ttpk psb Maslh

Saran tdk lanjtTtpk cara psln Menilai hsl pencpi

Saran tdk lanjtTtpk cara psln

Menilai hsl pencpi Pelksnaan psls mslh Pelksnaan psls mslh7

Karakteristik Kegiatan Program Menjaga Mutu Berkesinambungan/continous Quality Improvement program Sistematis Terpadu:pelaksanaanya secara terpadu dengan pengelolaam pelayanana lain secara keseluruhan/total Quality Management8

Sasaran progarm menjaga mutu:Lingkungan: Kebijakan, organisasi, manajemen

Masukan: Tenaga: medis, Perawat, Non medis Dana: Sarana:medis Perawatan, Non medis Bahan habis pakai

Proses: Tindkan Keperawatan Tindakan medis Tindakan non medis: infor Masi, rujukan

Keluaran: Aspek perawatan, Medis: indikasi mutu: BOR, GDR, INOK Aspek Non medis: Pengetahuan pasien, Kepuasan pasien, Kemantapan pasien

9

Standar program penjaga mutu1. Standar persyaratan minimal/minimum requirement standard: keadaan minimal yg harus dipenuhi u/ menyelenggarakan yan. Kes/kep a. Standar masukan: man/standar of personel, stanfar of facilities, money b. Standar lingkungan/standardof organization and management: syarat minimal lingkungan yg diperlukan u/ selenggarakan yan c. Standar proses/standard of conduct: proses minimal u/ selenggarakan yan

10

2. Standar Penampilan minimal

: menunjuk penampilan pelayanan kes/kep yg masih dapat diterima : standard of outputt/standard of performance

11

Bentuk program menjaga mutu

1. Program menjaga mutu prospektif/prospective quality asurance:diselenggarakan sebelum yan. Dilaksanakan, perhatian utama pada standar masukan dan lingkungan a. Standarisasi: menjamin terselenggaranya yan yg bermutu, ditetapkan standarisasi yan kes/kep12

Lanjutan: b. Perijinan/licensure: standarisasi diikuti dengan perijinan c. Sertifikasi Tindak lanjut perijinan akan diberikan setifikat/pengakuan kepada institusi d. Akreditasi: bentuk lain dari sertifikasi, nilainya lebih tinggi. Ditinjau secara berkala

13

2. Program menjaga mutu Konkuren/Concurent Quality Assurance Program dilaksanakan bersamaan dengan yan kes/kep. Lebih mengutamakan standar proses 3. Program retrospektif/Retrospective Quality Assurance Program diselenggarakan setelah selesainya yan. Perhatian utama pada standar keluaran Contoh: review rekam medis/record review, tissue review, client survey co, slient satisfaction14

PELAKSANAAN PROGRAM MENJAGA MUTU 1. Menetapkan masalah mutu 2. Menetapkan Penyebab Masalah Mutu Yan. Kepwt. 3. Menetapkan Cara Penyelesaian Masalah Mutu 4. Malaksanakan Cara Penyelesaian Mesalah Mutu 5. Menilai hasil dan Menyusun saran tindak lanjut15

PELAKSANAAN PROGRAM MENJAGA MUTU

1. A. B. C. D. E.

Menetapkan masalah mutu Lingkup Pelayanan Daftar Masalah Konfirmasi daftar Masalah Prioritas Masalah Rumusan Masalah16

2.Menetapkan Penyebab Masalah Mutu Yan. Kepwt. A. B. C. D. E. Sumber Masalah Daftar Penyebab Masalah Konfirmasi Daftar Penyebab Masalah Prioritas Penyebab Masalah Penyajian Prioritas Penyebab Masalah

17

3.Menetapkan Cara Penyelesaian

Masalah Mutu A. Daftar Cara Penyelesaian Masalah B. Prioritas Cara Penyelesaian Masalah

18

4. Malaksanakan Cara Penyelesaian Masalah Mutu A. B. C. D. Perencanaan/Plan Pelaksanaan/Do Pemeriksaan/Check Perbaikan/Action

19

5. Menilai hasil dan Menyusun saran tindak lanjut

A. Penilaian B. Saran Tindak Lanjut

20

1.

Menetapkan masalah mutu

A. Lingkup Pelayanan Tehnik u/ menetapkan lingkup: Tehnik kesepakatan kelompok/groupdecision making: a. Brain strorming technique/ curah pendapat b. Nominal group technique/kemukakan pendapat dengan tulisan tertutup21

Langkah curah pendapat/klpknominal1. Undang tim u/ pertemuan, ataur ruangan yg memungkinkan interaksi 2. Gunakan papan/flipcart 3. Undang u/mengemukakan pendapat secara lisan/tulis pd klpk nominal tanpa saling mempengaruhi 4. Tulis semua pendpt, daftar maslah u/ memprioritaskan, dengan konsensus/kriteria matrik (Criteria matrix technique)22

Kriteria u/tetapkan prioritas lingkup yan.1. Karakteristik: yan yg diselenggarakan a. Derajat kesulitan (1): yan yg sulit, u/ cegah kesalahan yg ditimbulkan: dipilih b. Derajat ketelitian (2): perlu ketelitian, u/ cegah kesalahan: dipilih c. Biaya penyelenggaranan yan.(3): u/ cegah biaya yg dikeluarkan sia-sia: dipilih d. Frekwensi penyelenggaraan (4): banyak pasien yg memanfaatkan, u/ cegah kesalahan; dipilih23

2. Peralatan yang digunakana. Derajat kesulitan pemakaian peralatan (5): perlu hatai2, u/ cegah kesalahan yg membahayakan pasien:dipilih b. Derajat kompleksitas pemakaian peralatan (6): u/ cegah kesalahan yg bahayakan pasien: dipilih c. Derajat resiko penggunaan alat (7): jika resiko yg ditimbulkan tinggi, bila terjadi kesalahan efeknya ke pasien tinggi: dipilih24

3. Tenaga Pelaksana Pelayanana. Pengetahuan dan ketrampilan tenaga pelaksana (8), jika kurang memadai kemungkinan merugikan pasien: dipilih b. Pengalaman tenaga pelaksana (9): pengalaman kurang, merugikan pasien: diprioritaskan c. Kepatuhan tenaga pelaksana (10); kepatuhan kurang akan merugikan pasien: diprioritaskan25

Cara penghitungan kriteria matriks Cara pemberian skor: Beri nilai 5 u/ lingkup yg paling besar, dan 1 u/ lingkup terkecil Nilai lingkup pelayanan yg lain: N = 1 + A C X (5 1) BC N= Nilai lingkup pelayanan yg dihitung A= Besar lingkup pelayanan yg dinilai B= Besar lingkup pelayanan paling besar C = Besar lingkup pelayanan paling kecil26

Contoh: lingkup yan. Yg diselenggarakan oleh institusi yan diketahui besar biaya penyelenggaraan: Lingkup yan X = Rp. 1.000/psn Lingkup yan Y = Rp. 1.600/psn (nilainya 5) Lingkup yan. Z = Rp. 600/psn (nilainya 1) Maka nilai X = 1 + 1000 600 x (5-1) 1600 600 = 2,6 27

1. Menetapkan masalah mutuB. Menetapkan Daftar Masalah: - menyusun daftar masalah mutu untuk lingkup yan kep. - Ada 2 komponen yang dilaksanakan: a. Identifikasi masalah mutu: tersusun daftar masalah mutu yan.kep /inventarisasi masalah (apakah input, proses, output: contoh: - alat tidak steril/input - perawat kurang trampil/ proses - angka BP tinggi/out put - iritasi sal. Nafas tinggi/ out put28

1. Menetapkan masalah mutuB. Menetapkan Daftar Masalah:

b. Klarifikasi daftar masalah: - tujuan: memperjelas rumusan agar dapat dimengerti, mencegah duplikasi dan membuang pendapat yg tidak menggambarkan mslh mutu - Merujuk hanya pada keluaran (lht hal 29)

29

1. Menetapkan masalah mutuB. Menetapkan Daftar Masalah:

b. Klarifikasi daftar masalah: - tujuan: memperjelas rumusan agar dapat dimengerti, mencegah duplikasi dan membuang pendapat yg tidak menggambarkan mslh mutu - Merujuk hanya pada keluaran (lht hal 29)

30

1. Menetapkan masalah mut c. Konfirmasi Daftar Masalah a. Konfirmasi tidak langsung: dengan menanyakan para petugas tentang kebenaran maslah, cara: - pengumpulan data: cara sederhana dgn cek list - pengolahan dan penyajian data: pengolahan data secara diskriptif, persentase Catatan: maslah adalah benar masalah mutu bila konfirmasi sama/lebih 50%31

- Konfirmasi langsung: a. Retrospektif: contoh dari cat per, med. record b. Prospektif:dilakukan terhadap data yg sebelumnya tidak tersedia, contoh dengan menyebarkan angket tentang harapan yan kep pada klien32

Langkah:1. Mengumpulkan data: perhatikan macam data, sumber data, jumlah data( penghitungan sampel, cara pengambilan sampel, cara pengumpulan data 2. Mengolah data 3. Menyajikan data 4. Interprestasi data:membenadingkan dg standar/ indikator. Jika indikator belum diketahui maka dipakai 5%, jika angka sama atau lebih kecil dari 5% maka masalah tidak terkonfirmasi33

Tabel konfirmasi

No Masalah 1 2

Metode konfirmasi

Angka BP Langsung > Iritasi sal Langsung Nfs >

Hasil Konfirmas 2 dari 5 BP 2 dr 10

Interp rests 40%: MM 20%: MM

34

1.Menetapkan masalah mutuD. Prioritas Masalah: melalui criteria matrix tehcnique: berdasarkan 1.Importancy: a. Prevalensi masalah/P b. Akibat yg ditimbulkan/severity/S c. Kenaikanj jumlah masalah/rate of increase/RI d. Keprihatinan klien/public concern/PC e. Keinginan yg tidak terpenuhi/degree of unmeet needs/DU f. Iklim politik/political climate 35

D. Prioritas Masalah: melalui criteria matrix tehcnique: berdasarkan 2. Tehnologi yg tersedia/ technique feasibility 3. Sumber daya yang tersedia/resources availability

36

Tabel kriteria matrixN Mslh o I T R IxTxR

1 BP>

P S R PC DU I I P 4 5 4 5 5 5 5 3 2 5 5 5 5 3

420

2 Iritasi 2 4 sal nfs >

345

Jadi prioritasnya: angka BP >37

Rumusan masalah:

Menjawab 4 W+ 1 H: 40% klien yg tidak sadar yg mendapatkan tindakan suction setelah perawatan 3 hari mengalami BP selam th.. Di RS

38

2. Menetapkan penyebab masalah1. Menetapkan penyebab masalah, menunjuk kesenjangan output yg dipengaruhi oleh input, lingkungan, dan proses Membuat diagram alir/flow chart:

a

b

c

d

e

a= awal dan akhir d= persiapan

b= Proses c=keputusan e= data39

Pasien perlu suction

Klg tebus resep

Alat diserahkan ke P

Persiapan prosedr

Persiapan ulang

suction kaji

Panggil expert

Catat hasil

Penyebab/sb mslh:persiapan alat yg tidak benar, alat yg tidak steril, slem sangat kental

40

Daftar Penyebab Masalah

Menetapkan secara teoritis dan yg diperkirakan ada di institusi:Perawat KLien Lingkungan

Angka BP >>

masukan

prose

41

Konfirmasi penyebab masalah:No

1

23 4

Psb Masalah Cara Hsl konfirm: konfirm Pengembang Lsg 5 dr 7 an staf < retrospek blm tif pelat Penget & Lgs 2 dr 7 < Ket < Tdk lgs 3 dr 7 < Sosialisai lsg 3 dr 7 SOP tdk SOP Supervisi < lsg 2 dr 10 prosedr

Kesimpu lan 71%

28% 42% (X) 30%20%42

Prioritas Penyebab Masalah

Kriteria MatriksMasalah Importancy P S RI PC DU PC 5 5 5 3 Techologi Resource jumlah

Pkbg staf 5 4 3 4 5 Sosials SOP 3 4 3 4 4 Penget & ket < 4 Supervisi 4 5 4 4 3 3 3 5 3

5 5 5 3

3 4 3 3

390 460 405 171

43

Prioritas penyebab masalah1. Sterilitas alat (X) = 30% 2. Penget & Ketrampilan (Y)= 29% 3. Pengembangan staf (Z) = 27% 4. Supervisi (R) = 12% Visualisasi: diagram pareto=1426. 88% 61% .

%= 100%

X=32%

Y=29%

Z=27% R=12%

44

3. Menetapkan Cara Penyelesaian masalah mutu: suatu upaya untuk mengatasi penyebab masalah mutu sedemikian ruapa sehingga masalah mutu dapat diselesaikan dan mutu pelayanan kesehatan dpt lebih ditingkatkan

45

Cara Penyelesaian Masalah

1. Mempelajari cara penyesaian masalah yg pernah ada 2. Menyusun cara penyelesaian masalah yg baru: - menetapkan tujuan yg jelas & spesifik ssi kemampuan - target dapat dihitung dengan:46

Penghitungan target: 1,96 = P1 P2 V P1Q1 + P2Q2 N1 N2 P 2 = - b + V b2 - 4ac 2a + bila u/ meningkatkan cakupan - bila u/ menurunkan cakupan

P1= Besarnya mslh dlm % Q = 100%-P1 P2 = Besarnya target yg ingin dicari Q2 = 100% -P2 N1 = jumlah populasi sebelum program N2 = jumlah populasi setelah program

47

30 % diketahui angka BP di suatu RS P1 = 30 N1 =N2 = 100 Q1= 100-30 = 90 Q2 = 100 P2 1,96 = 30 P2 V30.90 + P2(100-P2) 100 100 1,962 = (30 P2 ) 2 = 2700 + 100P2 P2 2 100 3,76 x (2700 +100P2-P22 ) = 900 60P2 + P2 2 100 101,52 + 3,76P2 0,0376P2 2 = 900 60P2 +P2 2 - 798,58 + 63,76 P2 1,0376 P2 = 048

- 798,58 + 63,76 P2 1,0376 P2 = 0 1,0376P2 63,76P2 +798,58 = 0

a

b

c

P 2 = - b + V b2 - 4ac 2a = 63,76 + V 63,762 -4.1,0376.798,58 2. 1.0376 = 63.76- 27.4 = 17.56 % 2,07 Artinya perlu diturunkan angka kesalahan sampai 17.56%49

PENYELESAIAN MASALAH MUTU YAN KEP Melakukan curah pendapat untuk memilih cara penyelesaian masalah Pemilihan berdasarkan kriteria matriks Kriterianya:1. Efektifitas program:menunjuk pada kemampuan program u/ mengatasi masalah Besarnya mslh dpt diselesaikan/magnitude Pentingnya cara penyelesaian mslh/importancy Sensitifitas cara penyelesaian masalah:/vunerability50

2.Efisiensi Program: menunjuk pada pemakaian sumber daya: dengan cost yg paling kecil: paling efisien

DAFTAR CARA PENYELESAIAN MASALAH: 1. Pembuatan SOP 2. Pelatihan Prosedur 3. Preceptorship

51

Kriteria matriksNo Cara Pslksn Efektifita M I V Efisiency C Jumlah Mx I xV C Prioritas

1 SOP Tindakn 4 2 Pelatihan 4

4 5 4

4 4 4

4 5 3

16 20 21

3 2 1

3 Preceptorship 4

52

Siklus PDCA

MELAKSANAKAN CARA PENYELESAIKAN MASALAH MUTU YAN KEPFind a process to improve Organize team that knows the processP

Clarify currentknowledge of the processUnderstand causes of process variation Select the process improvemnet A P C D

A A P

C

D

D C

53

PDCA: Plan, Do, Check, Action: rangkaiankegiatn yg terdiri dari penyusunan rencana kerja, pelaksanaan rencana kerja, pemeriksaan pelaksanaan rencana kerja, perbaikan yg terus menrus dan berkesinambungan

54

Skema PDCAMenetapkan masalah mutu

Menyusun srn tindak lanjut

Menetapkan psb mslh mutu

Menilai hasilMemeriksa melaksanakan merencanakan55

Memperbaiki

Menetapkan cara Penyelesaian masalah

Plan/P Berorientasi ke masa depan Fleksibel Logis Mengandung uraian lengkap Lengkap unsur rencananya, unsur-2: 1. Judul Rencana: Upaya menurunkan angka infeksi nosokomial: saluran nafas/BP melalui kegiatan preceptorship 2. Rumusan pernyataan & uraian masalah: 30% pasien yang tidak sadar mengalami infeksi saluran nafas/BP setelah 3 hari perawatan di RS , Th.. 3. Rumusan Tujuan: Menurunkan angka kejadian BP dari 30% pada bln Des2004 menjadi 17,56 % pada bln Jan 2006 4. Uraikan Kegiatan:

56

4. Uraian kegiatan:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Menyusun proposal preceptorship Presentasi rencana kegiatan kepada pimpinan Menyusun tim preceptorchip Menyusun ptotap dan guide line Rapat koordinasi & pelatihan tim preceptorship Sosialisasi tim, dan kepada perawat Pelaksanaan Monitoring pelaksanaan Evaluasi Saran tindak lanjut57

5. Waktu, Pelaksana, Biaya:Dengan membuat Gant Chart: Mliputi:persiapan, pelaksanaan, evaluasiNo 1 2 3 4 . . Kegiatan Waktu/minggu 1 2 3 4 5 6 7 8. PJ Biaya

Anggaran juga dirinci setiap kegiatan, dan hares ada PJ dlm setiap kegiatan58

6. Metode & Kriteria Keberhasilan PenilaianNo KegiatanPC

MetodeObservasi

Kriteria keberhasilanTersusun 1 proposal

1 Menyusun proposal

59

Do/D/Pelaksanaan

Memerlukan keterlibatan tim Perlu kegiatan orientasi dan sosialisasi Pemimpin hares mempunyai sifat: comunication, motivation, leadership, directing

60

Check/ C/ Pemeriksaan Suatu penilaian yg bersifat promotiv, ditujukan untuk menilai kesesuaian pelaksanaan unsur masukan/input dan process dari rencana kerja yang ditetapkan Dengan menggunakan lembar pemriksaan/Check sheet:1. Tetapkan jns penyimpangan yg akan diamati baik proses maupun outcome 2. Tetapkan jangka waktu pengamatan/ tiap hari/mg/bln 3. Lakukan penghitungan penyimpangan sesuai yg ditetapkan

61

Lembaran Pemerikasaan Nama pengamat: Periode pengamatan:. S/d.No 1 2 3 4 Jenis penyimpangan jlm yg diamati jlm penyimpg 5 20 5 10 % 3 20 10 1

Tindakan suction 15 Tindakan posisioning 100 Tindakan chest fisioterapi 10 Penkes BP 100

62

Peta contol/ Control Chart Suatu grafik yg menggambarkan besarnya penyimpangan yg terjadi pada kurun waktu tertentu. Cara:1. 2. Tetapkan garis batas penyimpangan, misal 2 % Hitung % penyimpangan secara berkala:mg 1 mg2 5 10 8 15 4 8 8 10 mg3 2 7 7 9 mg4 6 7 6 5 mg5 2 4 2 463

No penyimpngan 1 2 3 4 Tindakan suction Perubahan posisi Chest fisioterapi Penkes

3. Buat grafik penyimpangan20

10

5 2 1

Batas penys maksimal 2 3 4 5 mg

4. Nilai grafik, apa kecenderungannya turun statis, naik64

Actin/A/Perbaikan

Perlu melaksanakan pertemuan rutin untuk melihat suatu penyimpangan yg ditemukan/action dan menyusun perbaikan program contoh : pada tindakan perubahan posisi dan chest fisioterapi pd mg 3-4 cenderung penyimpangannya statis maka hares dilakkuan perbaikan65

Sbg ringkasan perlu dibuat story bookPELAKSANAAN RENCANA KERJA, PERBAIKAN & TINDAKANNo Rencana Pelaksanaan&waktu Pemeriksaan Perbaikan

Metode HasilMenyusun proposal Tgl rpt p pssn prop Observasi Tersusun Perbaikan 1 prop biaya

66

MENILAI DAN MENYUSUN RENCANA TINDAK LANJUT Penilaian: Adalah suatu cara belajar yg sistematis dari pengalaman yg dimiliki u/ meningkatkan pencapaian pelaksanaan, perencanaan suatu program guna penerapan selanjutnya

67

Tehnik Penilaian1. Tehnik kesepakatan kelompokbersifat subyektif, berdasarkan pertemuan untuk membahas hasil perbaikan mutu 2. Tehnik kajian data: % keberhasilan = X2-X0 x 100% X1 X0 X0= besarnya masalah X1 = besarnya target X2 besarnya pencapaian68

Contoh:

X0= 30% X1= 17,56% X2= 18%% kbsl = 18 30 x 100% 17,56-30 = 96 %69

Saran Tindak lanjut

Jika kegiatan berhasil, maka saran: 1. Sebagai kegiatan rutin, strategi komunikasi: menyiapkan laporan lengkap, sosialisasi 2. Menyerankan unit lain jg melaksanakan kegiatnan yg sama 3. Melanjutkan program mutu yg lain70

Jika masalah kurang berhasil: 1. Mempertimbangkan melanjutkan program 2. Mempertimbangkan untuk menyusun program penyelesaian yg baru

71