annon - While doing our research - personal · 1.!!ExamplesofPotential!Legal!Problemsinthe!VvE…!...

(…) Amsterdam, (…)

December 28, 2012

Subject: Response to the request for assistance in changes of “huishoudelijk reglement” of the VvE …

Dear members of the board of the “Vereniging van Eigenaars” (VvE) “…”,

On August 17, 2012 Mr. (…) informed me about the plans of the board to initiate changes in our “huishoudelijk reglement” (HR). Mr. (…) also asked for my assistance in creating the “complaint procedure” as a part of the HR. Following this request, and building on my previous knowledge, I did thorough research about laws and regulation relevant for our VvE. Because I am an experienced researcher and analyst, I also invested an extra effort to organize and document my findings in this letter. Additional reason for documenting my findings is that I will not be able to continue my research as we may leave the VvE soon, and with this letter I would like to support the owners who would like to further investigate these topics. I hope that this letter can help our VvE to save time and resources in eventual changes of HR.

The main conclusion of my research is that, at this moment, changes of our HR may be risky due to a number of legal problems within our VvE. In this letter I will explain this conclusion in more details. My intention is not to give definitive conclusions, but I see this letter only as a small contribution to discussion about legal issues of our VvE. I tried to avoid any speculations; I focus only on concrete and documented facts, and give links to verifiable sources. I am not an expert in these matters but I have collected additional material (see Appendices 1, 4, 5, 6, 7, and 8), and read a number of VvE related laws, regulations and court decisions. To avoid making huge mistakes I also asked, at my own expense, help of legal advisors (see Appendices 2 and 3).

In the rest of this letter, I address the following:

• Provide several examples of recent potentially unlawful and void decisions of our VvE, and discuss some of the risks that these decisions may bring to our VvE. Here I also discuss the confusion about the difference between a VvE and an ordinary organization as a potential source of legal problems in our VvE.

• Enlist potential risks of changing HR in the current state of our VvE. • Provide concluding remarks, and give a list of useful resources.

1. Examples of Potential Legal Problems in the VvE …

After reading the laws regulating organization of VvEs (Appendix 1), and analyzing some of the notes of the Vergadering of our VvE, I discovered several potential legal problems and unlawful decisions. In this section I will describe few of them in more details. I use these examples to illustrate the main challenge that any change of HR can face – creation of void decisions and void rules due to conflicts with existing laws and regulations.

As examples I use several elements from our HR, as well as several recent decisions of our VvE as reported in the notes of “Algemene Leden Vergadering” (ALV) of the VvE … in 2012 and 2009. I present five groups of potential problems:

1. Void decisions about the election of the board, 2. Void elements in our HR, 3. Failure to register changes in the board structure in the KvK register within one week, 4. Problematic legal elements of the 10 years celebration of our VvE, and 5. The confusion about the difference between a VvE and an ordinary organization as a

potential source of legal problems in our VvE.

1.1 Void decisions about the election of the board At the last Vergadering, our VvE has decided to elect the board with four members (ALV 2012 notes, Section 4)1. This decision suggests that our board will “temporarily” have four members, as one member of the board is expected to leave the board after selling the house. After reading the laws and contacting legal advisors specialized in the VvE cases (see Appendix 2 for the elaborate opinion of one of the legal advisors), I found few potential problems with this decision. First potential problem is that the decision of the VvE to elect the fourth member of the board, even “temporary”, is problematic. The laws are very strict about the structure of the board of a VvE, and a VvE cannot make decisions that are against laws and regulations (see Appendix 1 and Appendix 2). Such decisions are automatically void (“nietig2”):

“Een besluit is nietig indien het genomen is in strijd met de wet, de statuten, de Akte van Splitsing of het Modelreglement” (Artikel 14, boek 2 BW en Artikel 129, boek 5 BW).

The decision of our VvE to elect a board with four members directly conflicts with the following regulation:

“Het bestuur dient te bestaan uit een oneven aantal personen…” (Artikel 41, Lid 7, Modelregelement 1992)

1 “Merouw (…) heeft zich kandidaat gesteld vood het bestuur. De vergadering gaat akkoord met de benoeming van mevrouw (…). De voorzitter meldt, dat de rolverdeling binnen het bestuur is besproken. Mevrouw (…) wordt de voorzitter, de heer (…) doet de techniche zaken, de heer (…) is secretaris, totdat hij zijn huis heeft verkocht en 2 “Nitieg besluit betekent dat het besluit ongeldig is en dat geen enkele eigenaar zich er aan hoeft te houden, ook al heeft men eerder ingestemd.” (http://www.eigenhuis.nl/vve/geschillen/vernietiging-‐en-‐nietigheid/). For details see http://www.vve-‐structuur.nl/nietig.htm.

The word “dient” is important because in Dutch legal documents it is the equivalent to “moet” or “verplicht” (see Appendix 1). This implies that the decision of our VvE to elect the fourth member without explicit decision to dismiss another member of the board is automatically void. This may have serious legal consequences for functioning of our VvE, decisions of the board, and contracts signed by the board in the name of the VvE. As pointed out by my legal advisor, additional problem may be with the insurance. If the board registered in the KvK register has been “elected” with a void decision, the insurance company may not be obliged to pay eventual insurance claims. It may also be the case that some previous decisions of our VvE to elect a board with four members, such as the decision in 2009, are void3.

Our website adds to the confusion, as the contact page lists four members of the board4, but there is a list with five members of the board on the list of signatures5.

Another problem relates to the “temporary” status of the board and about “leaving” the board. The board does not have the powers to appoint or dismiss its members (only the owners during the Vergadering can do it), and the members of the board cannot leave the board without explicit decision of the Vergadering to dismiss them:

“Het benoemen van een ander (nieuw) bestuur betekent niet automatisch dat het vorige daarmee juridisch uit hun functie is ontheven ... Uit zichzelf ‘opstappen’ of domweg de bestuursfuncties gewoon maar neerleggen (al dan niet uit onvrede) door het voltallige bestuur, is juridisch niet juist. Zolang aan een bestuur door de Vergadering geen decharge is verleend en niet is ontslagen, blijft dat bestuur verantwoordelijk en aansprakelijk.” http://www.vve-‐structuur.nl/bestuur.htm

This also implies that our VvE may have another problem if any of the previous members of the board were not explicitly dismissed by the Vergadering.

The fact that one of the members of the board is selling the house, and is after that not an owner in our VvE, is irrelevant because the members of the board do not have to be the owners within our VvE:

“Het bestuur berust bij één of meer bestuurders, die al dan niet uit de eigenaars door de vergadering worden benoemd” (Artikel 41, Lid 1, Modelregelement 1992)

Because only owners during the Vergadering can make a decision to change the board structure (Burgelijke Wet Boek 5, Artikel 131, Lid 2), and because for any decision at least an

3 UPDATE December 2013: It is possible to have four members of the board if we have an open position for the fifth member of the board, and if this open position is on the agenda of every Vergadering until someone applies for it. Similarly, it is possible to have two members of the board if we have an open position for the third one. 4 http://www.vvebosuil.nl/contact/ , last viewed on December 27, 2012 5 http://www.vvebosuil.nl/wp-‐content/uploads/2012/05/20120622-‐VVEBosuil-‐Handtekeningen.pdf

absolute majority of votes is required (Artikel 37, Lid 1, Modelregelement 1992)6, the decision to elect a new board in 2009 may also be void because only 2393 of 5234 votes were present, which is less than required presence of 2617 votes:

(Notulen ALV VvE … 2009)

1.2 Void elements of our HR

It also seems that our HR may have some elements about the election of the board that are conflicting with other regulations and laws (e.g. HR Article 1). In case of eventual differences between HR and other laws, HR elements are void (also see Appendix 1):

“Bepalingen in het huishoudelijk reglement die in strijd zijn met de wet of het reglement worden voor niet-‐geschreven gehouden.” (Artikel 44, Lid 1, Modelregelement 1992)

For example, the Article 1 or our HR regulates that members of the board can be elected by the board who would send a letter to the owners, but this conflicts with the regulation that members of the board are elected by the Vergadering:

“Het bestuur wordt door de vergadering van eigenaars ... benoemd...” (Burgelijke Wet Boek 5, Artikel 131, Lid 2)

“Het bestuur ... door de vergadering worden benoemd” (Artikel 41, Lid 1, Modelregelement 1992)

Article 1 in out HR article also regulates that the members of the board are elected for a period of one year, but this conflicts with the regulation that members of the board are elected for an unlimited period:

“De bestuurders worden benoemd voor onbepaalde tijd...” (Artikel 41, Lid 2, Modelregelement 1992)

Some of the rules in our HR seem to violate the Article 8 of the Burgelijke Wet Book 2, which defines the principles of reasonableness and fairness (“redelijkheid en billijkheid”). For example, the HR article 11 paragraph 12 defines that it is forbidden to play any music instruments in the private spaces. If this rule is introduced because playing music 6 “Alle besluiten waarvoor in dit reglement of krachtens de wet geen afwijkende regeling is voorgeschreven worden genomen met volstrekte meerderheid der uitgebrachte stemmen.” (Artikel 37, Lid 1, Modelregelement 1992) “Volstrekte (gewone) meerderheid: de helft plus één van de uitgebrachte stemmen (inclusief volmachten) in een vergadering waarin minimaal de helft van het totaal aantal stemmen dat kan worden uitgebracht aanwezig is.” (http://www.vve-‐structuur.nl/wetenswaardigheden.htm)

instruments can produce sounds, than, based on the principle of fairness, such rule should cover all devices that could produce music sounds, including televisions, radios, CD/DVD players, music players (such as iPods), computers, and game consoles. But such restrictive rule could then violate the principle of reasonableness because producing or listening to the music, provided that its intensity is within legal limits, is a legitimate, normal and common part of private life.

Our HR also seems to have others rules that conflict not only with regulations from the appartementsrecht, but also with other national and international laws. For example, the Article 8 of our HR states:

Because this regulation asks owners to reveal their private information (address of stay and information about other people who may have access to their apartment), this regulation may conflict with the Dutch and international laws about privacy (e.g. Dutch Constitution Article 10). Sometimes such information may be very sensitive. For example, owners may not want to reveal that they are ill and staying at the hospital for more than four weeks. For owners working in government agencies, such information may be classified. In addition, this regulation may be seen as limiting the freedom of movement of owners, and may conflict with the EU treaty and regulations of free movement for EU citizens7. ECJ case C-‐68/89 Commission v Netherlands [1991] made clear that EU citizens are not required to answer questions about the purpose and duration of their journey, nor about how much money they have for the journey8. This does not mean that it is forbidden to advice owners to give their contact details to other owners for cases of emergencies, but answering such questions cannot be made mandatory, such refusal cannot be sanctioned and for that reason it cannot be a part of HR.

1.3 Registration of a new board structure in the KvK register A related potential problem comes from the fact that any decisions of a VvE may have additional legal consequences. A decision to change the board structure, for example, is related to the obligation of a VvE to, within one week, registers these changes in the register of “Kamer van Koophandel” (KvK):

7 Council Directive 68/360/EEC of 15 October 1968 on the abolition of restrictions on movement and residence within the Community for workers of Member States and their families and Council Directive 73/148/EEC of 21 May 1973 on the abolition of restrictions on movement and residence within the Community for nationals of Member States. 8 http://eur-‐lex.europa.eu/smartapi/cgi/sga_doc?smartapi!celexplus!prod!CELEXnumdoc&lg=en&numdoc=61989CJ0068

“wijziging moet bij de Kamer van Koophandel worden gemeld. Dit moet binnen één week nadat de bestuurderswisseling [de Vergadering van Eigeneraen] heeft plaatsgevonden.” (totaal-‐vvebeheer.nl/vvebeheer_denhaag.php/kvk-‐inschrijving-‐vve)

After looking in the register of KvK in August 2012, more than 4 months after the Vergadering, I could learn that the change of the board structure, as reported in the ALV notes, was not registered by the KvK within one week (see Appendix 8). As far as I could learn, this may be problematic because only the members of the board registered by KvK have legal rights to represent the VvE (a potential void decision may make things more complicated). I am not sure about exact legal significance of this issue, but I could find that manipulations of the KvK registration in some cases can have serious consequences:

“Niet inschrijven is een overtreding (Wet economische delicten).” (http://www.kvk.nl/over-‐de-‐kvk/uw-‐inschrijving-‐bij-‐de-‐kamer-‐van-‐koophandel/inschrijven-‐bij-‐de-‐kamer-‐van-‐koophandel/moet-‐ik-‐mijn-‐bedrijf-‐inschrijven/inschrijven-‐vereniging-‐van-‐eigenaars/)

“...VvE in overtreding en kan een geldboete van maximaal € 16.750 worden opgelegd of een gevangenisstraf van maximaal 6 maanden.” (http://totaal-‐vvebeheer.nl/vvebeheer_denhaag.php/kvk-‐inschrijving-‐vve)

1.4 Organization of The Celebration Of 10 Years of Our VvE Another problem that I came across in the notes of the last Vergadering relates to the organization of the 10 years celebration of our VvE. I use this example to illustrate that potential source of legal problems in our VvE is the confusion about the mandate and the role of a VvE compared to the mandate and role of ordinary associations (“gewoon vereneging”).

The decision to make available resources for celebration of 10 years of the VvE9 may be problematic. Contrary to ordinary associations, the law allows a VvE to use its resources only for maintenance of the building and representation of common material interests of all owners (Artikel 30, Lid 3, Modelregelement 1992). As a recent court decision shows, organizations of celebrations do not belong to this mandate (see Appendix 4: “Besluit van een VvE Vergadering tot organiseren van barbecue en andere festiviteiten is door Kantonrechter nietig verklaard”). Such activities cannot be supported by resources of the VvE even if the Vergadering authorizes it (see Appendix 3 for the opinion of the legal advisor, who also pointed at a number of other irregularities). This seems to be a very common legal error in many VvEs:

9 "De voorzitter zoekt leden, die iets willen organiseren in de zomer voor het 10-‐jarig bestaan van de vereniging. Er is een budget beschikbaar van ongeveer 2000 EUR." (Section 10, ALV 2012 notes)

“En nu maar hopen dat hiermee eindelijk eeneinde is gekomen aan deze oneigenlijke VvE activiteiten. ... De maandelijkse onderhoudsbijdrage is immers bedoeld voor het onderhoud van het complex, en niet zoals de kantonrechter in zijn vonnis al stelt: ‘het behartigen van immateriële belangen’”. (http://www.vve-‐structuur.nl/jurisprudentie_na2010.htm)

Organizing celebrations could be supported by forming a separate associations – “bewonersplatform” (see Appendix 7) – which would be independent of a VvE, and have its own mandate and budget.

Related issue, and connected to the difference between a VvE and ordinary associations, is that the board did not ask the authorization of the Vergadering (at least not at the last ALV) to use resources of the VvE for the celebration. Except for precautionary measures (“conservatoire maatregelen”), the law explicitly prohibits usage of resources of a VvE without authorization of the Vergadering:

“Het bestuur behoeft de machtiging van de vergadering voor het instellen van en berusten in rechtsvorderingen en het aangaan van dadingen, alsmede voor het verrichten van rechtshandelingen en het geven van kwijtingen een belang van een nader door de vergadering vast te stellen bedrag te boven gaande.

Het bestuur behoeft geen machtiging om in een geding verweer te voeren en voor het nemen van conservatoire maatregelen.” (Artikel 41, Lid 4, Modelregelement 1992)

To conclude, for almost any activity that does not belong to precautionary measures, the Vergadering needs to authorize usage of VvE’s resources and it has to be planned in the budget.

1.5 Confusion about the Role and Mandate of a VvE I did not have time or intention to check all decisions of our VvE. However, few examples from the previous sections suggest that there may be some confusion within our VvE about the mandate and the role of a VvE and its board. As pointed by my legal advisor there is a fundamental difference between VvEs and ordinary associations (see Appendix 6). In ordinary associations (such as sport associations) there are much less regulations and restrictions (e.g. they do not have “de Akte van Splitsing” and “het Modelreglement”), the law does not always define the structure of the board, board normally has more powers, can make its own decisions and use budget more freely. Organizing celebrations is usually within a mandate of a normal association. In a VvE, on the other hand, the law gives a VvE a very restricted mandate, limited to protection of common interests of all owners (such as the maintenance of the building). The law is very strict in limiting the usage of resources of the VvE and in limiting the powers of the board:

“Bestuur van een VvE heeft slechts een uitvoerende taak. Omdat alle eigenaren, naar rato van hun eigendomsaandeel, aansprakelijk zijn voor de schulden van de VvE, past het niet dat een bestuur een te grote macht krijgt. Daarom beperkt de wet de taak van het bestuur tot voornamelijk: het uitvoeren van besluiten die de Vergadering neemt. In principe neemt het bestuur dus niet zelfstandig besluiten. Het bestuur neemt, als het goed is, alleen besluiten als zij daartoe bevoegd zijn. Zijn zij niet bevoegd, dan is de VvE niet aansprakelijk.” (http://www.vve-‐structuur.nl/bestuur.htm)

One of the sources of confusion in our VvE may be the notes of our Vergadering. These notes, at least past few years, contain phrases that indicate that the Vergadering approves proposals of the board (“gaat akkoord mee”), which is not legally correct. The Vergadering makes decisions, and the board only executes them.

Another source of confusion may be our HR, which may give the impression that the board makes decisions, and the Vergadering only approves them. I already discussed Article 1, which give rights to the board to elects is members. Article 12 of our HR seems to give rights to the board and the chairman of the Vergadering that do not have legal basis:

This article of our HR states that owners need written permission of the board and the chairman of the Vergadering (approved by the Vergadering), citing as a basis Article 14 or Modelregelment 1992. However Article 14 says something slightly different:

“De eigenaars en gebruikers mogen zonder toestemming van de vergadering geen verandering in het gebouw aanbrengen, waardoor het architectonisch uiterlijk of de constructie ervan gewijzigd zou worden. De toestemming kan niet worden verleend indien de hechtheid van het gebouw door de verandering in gevaar zou worden gebracht”

In other words, owners need the permission of the Vergadering, but not the permission of the board or of the chairman of the Vergadering. Once the Vergadering has made a decision to give the permission, owners do not need any other permission because the Vergadering is the highest organ in a VvE10. The chairman needs to document all decisions in the notes, and

10 De Vergadering bepaalt de structuur in de the VvE en geeft leiding aan het bestuur. En niet andersom!

the board needs to execute decisions of the Vergadering. The article 12 of our HR can also give the wrong impression that the chairman of the Vergadering, which is a completely different function than the chairman of the board11, has some role and responsibilities outside its mandate:

“Deze voorzitter [van de vergadering van eigenaren] wordt benoemd door het orgaan vergadering. Deze voorzitter zit, behoudens enkele vast omschreven taken, uitsluitend de vergadering van eigenaren voor, en heeft verder geen zeggenschap en verantwoordelijkheden.” (http://www.vve-‐structuur.nl/voorzitter.htm)

Mentioning the chairman of the Vergadering in the same context with the board may also give a wrong impression that the board, in relation to the Vergadering, has leading or management role rather than purely executive role:

“Het is aan te bevelen dat de ledenvergadering zoveel mogelijk als zelfstandig orgaan vergadert. Dat wil zeggen dat de Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de vergadering. Een goed bestuur geeft geen blijk van een dominante aanwezigheid, door naast de voorzitter van de vergadering "aan de vergadertafel" plaats te nemen.”

“Vooral in VvE'en met zelfbestuur, waarbinnen de voorzitter van het bestuur de dubbelfunctie met voorzitter van de vergadering bekleedt, heeft men de neiging om ‘het bestuur de ledenvergadering te laten voorzitten’. Men verliest dan volledig uit het oog dat het hoogste orgaan van de VvE (de Vergadering) in vergadering bijeen is, waardoor dergelijke vergadering min of meer een verkapte bestuursvergadering zijn verworden waarbij de appartementsgerechtigden ook aanwezig mogen zijn.” (http://www.vve-‐structuur.nl/vergadering.htm)

2. Risks of Changing HR

• De Vergadering is het hoogste en besluitende orgaan. Niet het zelfbestuur, niet de professionele bestuurder

of beheerder heeft het voor het zeggen. De Vergadering (de leden van de the VvE in vergadering bijeen) is het hoogste en besluitende orgaan van de the VvE.

• Het bestuur is de uitvoerder van de door de Vergadering genomen besluiten. • Een beheerder voert de bestuursdeeltaak: het administratief en/of het technisch beheer, uit. Zelfbestuur-‐

ders: "Let op!". Het bestuur is en blijft, ook bij uitbesteden van het beheer, te allen tijde, verantwoordelijk en aansprakelijk voor zijn aktieces en de middelen van de the VvE. Mogelijk zelfs tot in uw privevermogen!

• Een the VvE is geen gezelligheidsvereniging, maar een rechtspersoon, waar de van rechtswege verplichte leden, recht hebben, en er op moeten kunnen vertrouwen, dat iedere bestuurder (zie art. 2:9 BW) gehouden is tot een behoorlijke vervulling (de structuur in een the VvE...!) van de hem opgedragen taak.

(http://www.vve-‐structuur.nl/homepage.htm ) 11 VvE zaken kort. Weet je...: • De voorzitter vergadering wordt gekozen en benoemd door de Vergadering. • De voorzitter vergadering is belast met de leiding van de vergadering... • De voorzitter vergadering is een aanspreekpunt maar geen uitvoerder. Hij heeft een dienende, maar geen

uitvoerende, taak. • De voorzitter vergadering is verantwoordelijk voor de notulen. • Na goedkeuring door de Vergadering stelt de voorzitter vergadering, door ondertekening, de notulen vast.

(http://www.vve-‐structuur.nl/weetjes-‐kort.htm)

Because of the issues identified in the previous section, and related to the reasons why I did this research, I see several risks in eventual changes of our HR.

Firstly, because of potentially unlawful structure of the board and void decisions, any legal action of our VvE and its board may be compromised and challenged at the court. This argument has been used in several recent VvEs cases.

Second, and related to the previous point, if changes of HR (or other decisions of our VvE) are not made in line with all relevant laws and regulations, such actions may result in creation of new void decisions. As our VvE is considering other ambition projects (such as installing solar panels), for eventual realization of these projects we have to be sure not to make any procedural errors. Even minor procedural errors may lead to void decisions:

“Bestuurders dienen zich te houden aan voorgeschreven procedures. Vergaderbesluiten zijn anders nietig (geacht niet te zijn genomen).” (www.vve-‐structuur.nl/nietig.htm)

For void and unlawful decisions the members of the board may be personally held responsible (see Appendix 2).

Thirdly, such changes may cost VvE money. If there is the need to ask a lawyer to correct legal errors, this may be very expensive. From my research, I could find that lawyers specialized in VvE cases may charge between 300 and 400 euros per hour. Also for asking a lawyer the board needs an authorization of the Vergadering, as this does not belong to “conservatoire maatregelen” (Artikel 41, Lid 4, Modelregelement 1992):

Ontbreekt echter de kennis bij het bestuur dan heeft het bestuur de toestemming nodig van de Vergadering om een advocaat in te huren.Dit vloeit voort uit de bepalingen in alle modelreglementen (Zie als voorbeeld het modelreglement 1992, artikel 41 lid 4) (http://www.vve-‐structuur.nl/nietig.htm)

Fourthly, an attempt to create a “complaint procedure”, for which you asked my help, may also be legally risky. Existing laws already very well regulate this topic. For instance, the Article 13 of Modelregelement 1992 regulates obligations of owners to alert the board about any dangers related to the common affairs of the VvE12, and that is one of the reasons why I wrote this letter. The board can, of course, act if there is the evidence that an owner is violating some of the regulations, but this aspect is already very well defined in existing laws, and I do not see what our HR could add to it. In addition, a VvE is not a complaint organization, but organization that represents common interests of all owners, and there are very little things about which owners may complain to a VvE. For other problems, owners can complain to a number of external organizations, such as police or municipality, but not to a VvE. For example, if someone breaks in someone’s private space, or parks on someone’s 12 “Iedere eigenaar en gebruiker is te allen tijde bevoegd en verplicht tot het nemen van maatregelen, die strekken tot het afwenden van een voor de gemeenschappelijke gedeelten of de gemeenschappelijke zaken onmiddellijk dreigend gevaar. Hij is alsdan verplicht het bestuur onmiddellijk te waarschuwen.” (Artikel 13, Lid 4, Modelregelement 1992)

private parking place, an owner could complain to the police, not to a VvE. A VvE, in principle, do not have the rights and authority to solve issues related to owners’ private spaces. Similarly, if the “complaint procedure” is intended to be used for complaining about individual problems that some owners have with other owners, the problem is that a VvE do not have a mandate to solve eventual individual conflicts. Such issues should, in principle, be solved by owners themselves, and owners have an option to involve a number of external entities as mediators, such as common acquaintances, various organizations, municipality, “buuragent”, and in last instance the district court (“kantonrechter”). But it is not a mandate of a VvE to mediate or “play the judge” is such situations. If a VvE decides to take a part in solving such issues, than there is a serious risk that a VvE may abuse its powers, as well as violate the Article 8 of the Burgelijke Wet Book 2, which defines the principles of reasonableness and fairness (“redelijkheid en billijkheid”):

“De verhouding tussen de appartementseigenaren wordt rechtens beheerst door de redelijkheid en billijkheid [Burgelijke Wet Book 2, Artikel 8]. Dus niet door een medebewoner die, als voorzitter vergadering of bestuurslid, 'dit klusje wel even zal klaren'.

“Ook de grootaandeelhouder (bijvoorbeeld een woningbouwvereniging die huurwoningen aan het verkopen is, vakterm: uitponden) met een meerderheidsbelang dient de redelijkheid en billijkheid te respecteren13! ”

“nog heeft ieder lid, binnen redelijke grenzen, de mogelijkheid terug te vallen op het oordeel van de kantonrechter.” (www.vve-‐structuur.nl/fouten-‐vve.htm)

Lastly, by introducing the rules that regulate issues that owners should solve themselves, or by introducing the rules that for other reasons appear too restrictive, our HR can create unnecessary complicated situation for future members of the board. In such a case the board may be perceived as dictatorial, “bossy”, or as promoting their own interests. This seems to be a common problem in many other VvEs and may have serious legal consequences:

“Bij veel appartementseigenaren is de teleurstelling (en woede) over het functioneren van het bestuur en de voorzitter vergadering zo groot geworden dat zelfs de omgang met de andere eigenaren en buren op een zeer laag pitje is komen te staan. ...

13 See for example of working of this principle a recent court decision “LJN: BX4533,Sector kanton Rechtbank Haarlem , 559056 \ EJ VERZ 12-‐93”, zoeken.rechtspraak.nl/detailpage.aspx?ljn=BX4533 “Misbruik van meerderheidsmacht binnen de VvE. Eén appartementseigenaar met meerderheid van stemmen heeft zonder enige motivering en dus in strijd met de eisen van redelijkheid en billijkheid telkens tegen gestemd. De genomen besluiten worden vernietigd.”

In heel veel gevallen is de oorzaak gelegen in het feit dat het bestuur, inclusief de voorzitter vergadering, te dominant de eigenaren "stuurt". Dat is wettelijk niet toegestaan! De wet-‐ en regelgeving biedt meerdere mogelijkheden om op te treden tegen dictatoriaal en disfunctionerende bestuurders en voorzitters vergadering.” (www.vve-‐structuur.nl/gesprek.htm)

“Uit veel vragen en klachten die bij ons binnenkomen blijkt, dat bestuurders eerst zorgen dat hun eigen (en privé) belangen goed geregeld zijn. Vervolgens helpen ze, door "de baas" te spelen, iedere vorm van kritiek om zeep. De (terecht) kritische eigenaar wordt in een kwaad daglicht gesteld, met burenruzie, en ernstige vermindering van woongenot van een grote groep eigenaren, tot gevolg. Men vergeet echter dat bestuurders verantwoordelijk en aansprakelijk zijn. Zelfbestuurders zijn aansprakelijk tot in hun privévermogen..” (www.vve-‐structuur.nl/homepage.htm)

This issue was already discussed in the letter entitled “Voorwaarden wijzigingen aan gebouw en flats” sent by the board to all owners within our VvE in 2004:

“Voorwaarden wijzigingen aan gebouw en flats”, 2004, (…/wp-‐content/uploads/2000/08/20040510-‐Ruimten-‐Wijzigingen-‐Gebouw-‐Flats.pdf)

3. Concluding Remarks

Having in mind the issues discussed in previous sections, it seems that a potential problem in our VvE is not the lack of laws and regulation, but misunderstanding (or lack of understanding) of existing laws and regulations. I am of opinion that at this moment the priority of our VvE should not be on introducing new rules and changing HR, but on analyzing existing laws, informing owners about these laws, and on correcting the legal errors that our VvE has made. I also think that before we add any new rules, we should first remove the rules that conflict with other laws and regulations. There are several reasons for this:

• Because of the status of a VvE as a legal entity (“rechtspersoon”), we are obliged to strictly follow a number of laws and regulations. The status of a legal entity gives us lots of powers and rights, but it also comes with serious responsibilities. Consequences of legal errors of a VvE may be very serious. It also makes little sense to introduce new regulations and ask people to strictly follow them, when we are violating the existing ones.

• Recent changes in the laws regulating the control of legal entities mean that we may expect problems with Justis (De Ministerie van Veiligheid en Justitie) or KvK sooner than later. Following the modifications in “De Wet controle op rechtspersonen14”, on July 1 2011, De Ministerie van Veiligheid en Justitie has started more rigorous and continous control of legal entities, including VvEs15. Before 2011 legal entities were controlled only when they were registered.

• We need to think about how to avoid repeating similar errors in the future. Functioning of our VvE has many good elements, and it would be pity to ruin good results due to relatively small and solvable legal errors. The risk is that these minor problems can, if not solved on time, lead to bigger problems16.

• Current situation may be particularly problematic for members of the board. Because the law requires the board to know thoroughly all laws and regulations relevant for a VvE (e.g. see Artikel 9 Burgerlijk Wetboek Boek 217), for any legal errors made by our VvE the members of the board may be held personally responsible18.Members of the board “elected” with void decisions or not registered in the register of KvK, may not be protected by any insurance policy, and they may also be accused of abusing or misusing the power as they were representing the VvE and controlling the resources of VvE

14 This includes “doorlopend controle op rechtspersonen”, as a “integriteitstoets van de rechtspersoon, de bestuurder(s) en andere bij de rechtspersoon betrokken personen en bedrijven.”. For details, see http://www.justis.nl/Producten/controleoprechtspersonen/ waaromenhoe/ 15 (http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/koopwoning/appartement-‐kopen-‐en-‐vve) 16 “Meestal gaat het om kleine zaken en blijft een rechtsgang achterwege, maar de toon is gezet en... het precedent geschapen. Het gevolg? De problemen worden steeds groter, de precedenten stapelen zich vervolgens op enz. enz. Dit heeft weer tot gevolg?: "Toen en toen ... en dat en dat... en daar en daar...!"”, http://www.vve-‐structuur.nl/nietig.htm 17 Artikel 9 Burgerlijk Wetboek Boek 2: “Elke bestuurder is tegenover de rechtspersoon gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak...” 18 http://www.onzevve.eu/actualiteiten/recht/55-‐aansprakelijkheid-‐vve-‐bestuur/

without appropriate legal basis. And previous members of the board, if they are not properly dismissed by the Vergadering, may still be responsible for resources and actions of the VvE. Having in mind that the board is responsible for more than 120 thousand euros in the VvE funds and that the actions of the board may influence the value of our building (which is in our case above 10 million euros), such responsibility is not small.

• I also think that more attention should be given to legal protection of our VvE. Legal aspects of a VvE are very complex, and changes in the laws in 2005 and 2011 have made things even more complicated. Our VvE, on the other hand, do not have any regulations for legal support, such as having a budget for education19 or budget for asking of legal advices. The administrator (“beheer”) can support the board in technical and administrative issues, but that does not include juridical advice and control. While this seems to be a common misunderstanding in many VvEs, administrators do not have rights to control actions of our VvE and they are not responsible for them. Moreover, the responsibility for the action of administrators lies completely on the board in which name they execute these actions20.

In the end, I think that all owners should be informed about these issues and asked for help. Enlisted problems are solvable but, because of the organization of a VvE, correcting them is beyond powers the board ("het bestuur”), the administrator (“beheer”), or any other individuals and requires active participation of all owners. Active participation of owners is also important because, proportional to their ownership share, all owners may be held responsible for decisions and eventual errors made by our VvE. Increased awareness among all owners about legal aspect, the role and mandate of a VvE can also prevent future errors: the more people are familiar with regulations, the less chance we have to repeat the mistakes. It is also up to all owners to decide what actions, if any, need to be taken.

Sincerely, (…)

19 http://www.vveopleidingen.nl/ 20 “beheerder voert, namens het bestuur en onder verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van het bestuur, de volledige administratie uit.” http://www.vve-‐structuur.nl/beheer.htm

Useful Links

• Burgerlijk Wetboek Boek 2, Rechtspersonen, http://wetten.overheid.nl/BWBR0003045/ • Burgerlijk Wetboek Boek 5, Zakelijke rechten, http://wetten.overheid.nl/BWBR0005288/ • Wet controle op rechtspersonen, http://wetten.overheid.nl/BWBR0015049

• Modelreglement Bij Splitsing In Appartementsrechten (1992),

http://www.munnikvvebeheer.nl/modelreglement 1992.pdf • Algemene Plaatselijke Verordening (AVP) 2008 Amsterdam,

http://www.regelgeving.amsterdam.nl/algemene_plaatselijke_verordening_2008

• Kamer van Koophandel – KvK, http://www.kvk.nl/ • Wetgevingsdocumenten Handelregister, http://www.kvk.nl/over-‐de-‐kvk/over-‐het-‐

handelsregister/handelsregisterwet/wat-‐is-‐het-‐nieuw-‐handelsregister/wetgevingsdocumenten/ • Handelsregisterwet 2007, http://wetten.overheid.nl/BWBR0021777 • Handelsregisterbesluit 2008, http://wetten.overheid.nl/BWBR0024067

• VvE Structuur, http://www.vve-‐structuur.nl/ • VvE Locket, http://vve-‐loket.nl • VvE Balie, http://www.denhaag.nl/vve-‐balie.htm • VvE Kwesties, http://vvekwesties.nl/ • VvE Centraal, http://www.vvecentraal.nl • Nederland VvE, http://www.nederlandvve.nl/ • VvE Belang, http://www.vvebelang.nl/ • VvE Recht, http://vverecht.nl/ • VvE Opleidingen, http://www.vveopleidingen.nl/ • Veregining Eigen Huis, VvE Info, http://www.eigenhuis.nl/vve/

Appendix 1: Regulations and Laws Relevant for a VvE

Source: http://www.vve-‐structuur.nl/regelgeving.htm

“De structuur van de regelgeving voor VvE'en: 1. Het BW (boek 5 en voor zover van toepassing boek 2); 2. De akte van splitsing; 3. Het in de akte van splitsing vastgestelde Modelreglement; 4. Eventueel het huishoudelijk reglement; 5. De besluiten van de Vergadering; 6. De uitvoering door het bestuur.

De wetgeving valt uiteen in 2 zaken, dwingend-‐ en regelend-‐ recht.

Dwingend recht wil niets anders zeggen dan dat iets moet, dient of verplicht is.

Er is sprake van regelend recht wanneer er gesproken wordt over kunnen, kan, mogen en mag. Eerst dan mag/kan de Vergadering "iets" zelf regelen.

In alle overige gevallen dient de Vergadering de regelgeving strikt te volgen.

Bovenstaande impliceert dat een huishoudelijk reglement ook dwingend recht kan inhouden. Bepalingen in het huishoudelijk reglement mogen echter nooit in strijd zijn met de overige regelgeving. Is het dat wel dan wordt dat betreffende artikel voor niet-‐geschreven gehouden. Met andere woorden: "Het (niet-‐geschreven) artikel wordt dan geacht niet te bestaan". Men kan er daarom ook geen rechten aan ontlenen. Het is allemaal zo simpel!

1. Orgaan nummer 6 mag niets uitvoeren wat nummer 1 t/m 5 niet heeft vastgelegd of besloten.

2. Orgaan nummer 5 mag niets besluiten wat in strijd is met wat in nummer 1 t/m 4 is vastgelegd.

3. Nummer 4 mag niet in strijd zijn met wat in nummer 1 t/m 3 is vastgelegd. 4. Nummer 2 en 3 vullen elkaar aan maar mogen niet in strijd zijn met wat nummer 1 heeft

vastgelegd.”

•

Appendix 2: The Opinion of Legal Advisor 1 about the structure of the board with four members

Situatie:

“Merouw A heeft zich kandidaat gesteld vood het bestuur. De vergadering gaat akkoord met de benoeming van mevrouw A. De voorzitter meldt, dat de rolverdeling binnen het bestuur is besproken. Mevrouw A wordt de voorzitter, de heer B doet de techniche zaken, de heer C is secretaris, totdat hij zijn huis heeft verkocht en mevrouw D zal penningmeester worden.”

Vragen:

1. Volgens onze Akte van Splitsing (Artikel 41, Lid 6, Modelreglement Bij Splitsing In Appartementsrechten 1992) dient het bestuur uit een oneven aantal personen te bestaan. Is de benoeming nietig?

2. Blijft de heer C lid van bestuur na verkoop van zijn huis?

Antwoord: Onderstaand de antwoorden op uw vragen: Vraag 1: De wet (BW 5) zegt er het volgende over: Artikel 131 1. Het bestuur van de vereniging wordt gevormd door één bestuurder, tenzij de statuten bepalen dat er twee of meer zullen zijn. In het laatste geval wordt de vereniging, voor zover in de statuten niet anders is bepaald, tegenover derden door ieder der bestuurders vertegenwoordigd. 2. Het bestuur wordt door de vergadering van eigenaars, al dan niet uit de leden, benoemd en kan te allen tijde door haar worden geschorst of ontslagen. Een veroordeling tot herstel van de dienstbetrekking tussen de vereniging en een bestuurder kan door de rechter niet worden uitgesproken. 3. Voor zover de statuten niet anders bepalen, beheert het bestuur de middelen der vereniging en draagt het zorg voor de tenuitvoerlegging van de besluiten van de vergadering van eigenaars. 4. Bij besluit van de vergadering van eigenaars kan van het vorige lid worden afgeweken en kunnen aan het bestuur aanwijzingen met betrekking tot de uitoefening van zijn taak worden gegeven. Deze besluiten kunnen niet worden ingeroepen tegen de wederpartij, tenzij zij haar bekend waren of behoorden te zijn. U citeert uit het voor uw VvE van toepassing zijnde Modelreglement (1992). Dit Modelreglement maakt deel uit van de splitsingsakte. Echter: in de splitsingsakte zelf kunnen afwijkende bepalingen op het MR zijn opgenomen. Dat zult u zelf dus even op moeten zoeken, tenzij u mij dat liever wil laten doen. Volgens de wet hoort er dus zelfs maar één bestuurder te zijn.

Nu is de wetswijziging van 2005 tot stand gekomen terwijl er al een heleboel VvE’s waren met drie bestuurders, in elk geval meestal een oneven aantal, om geen stakende stemmen in het bestuur te krijgen. Om dan meteen 2 bestuurders de laan uit te sturen, omdat de wet gewijzigd is, is ook zowat: wie dan? Het makkelijkst is dat via natuurlijk verloop te laten gaan. Ik ga er van uit dat er al langere tijd 3 bestuurders binnen uw VvE zijn. Dan kan een uitbreiding van het bestuur, in strijd met de wet, natuurlijk helemaal niet.Mevrouw A kan pas benoemd worden op het moment dat de heer C (of een ander) ontslagen wordt. Het betreft hier inderdaad een nietig besluit: in strijd met de wet en mogelijk in strijd met de splitsingsakte/-‐reglement. E.e.a. kan consequenties hebben als er een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is afgesloten. Wie is er nu verzekerd? (Misschien wel helemaal niemand, als de verzekeraar er een punt van maakt!) Wijzigingen in de bestuurssamenstelling dienen binnen een week doorgegeven te worden bij de KvK. Welke bestuursleden zijn op dit moment ingeschreven bij de KvK? U kunt online bij de KvK een uittreksel opvragen, tegen geringe kosten. U kunt ook het bestuur om inzage in het uittreksel verzoeken, op grond van MR 1992, artikel 41, lid 6. Overigens mag van het bestuur grondige kennis van wet-‐ en regelgeving verwacht worden. Het bestuur dient er ook op toe te zien dat de Vergadering van Eigenaars geen nietige besluiten neemt. Dit nietige besluit is dus een misser van de eerste orde en het bestuur dient daar op aangesproken te worden. En nog iets: de Vergadering van Eigenaars is het hoogste en besluitvormende orgaan van de VvE. Het is geen instemmingsorgaan. ‘Akkoord gaan’ is een incorrecte formulering. Besluiten dienen genotuleerd te worden als: ‘De vergadering besluit....’. Vraag 2: Ja, de heer C blijft lid van het bestuur totdat de Vergadering van Eigenaars een ontslagbesluit neemt. Een bestuurder hoeft geen eigenaar te zijn binnen de VvE. Er zijn immers ook externe, al of niet professionele, bestuurders. Let hierbij op: een externe bestuurder is niet hetzelfde als een externe partij waar een overeenkomst tot administratief beheer mee gesloten is!!! Er is overigens nog een verschil tussen ‘ontslaan’ en ‘decharge verlenen’. Ontslaan betekent dat de bevoegdheden worden teruggenomen. Decharge betekent dat de verantwoordelijkheid wordt teruggenomen.

Appendix 3: The opinion of the legal advisor about the organization of celebrations by a VvE

Situatie: "De voorzitter zoekt leden, die iets willen organiseren in de zomer voor het 10-‐jarig bestaan van de vereniging. Er is een budget beschikbaar van ongeveer 2000 EUR."

Vraag Is deze interpretatie juist: Organiseren van festiviteiten door VvE is geen verenigingstaak, en eventuele vergaderbesluit is nietig wegens strijd met het splitsingsreglement. In dit gevaal is er ook geen sprake van vergaderbesluit. Omdat festiviteiten geen conservatoire maatregelen zijn behoeft het bestuur machtiging van de vergadering (MR 1992, artikel 41, lid 4).

Antwoord: U heeft voor het grootste gedeelte gelijk en u heeft zelf al bijbehorende jurisprudentie aangehaald.

Waar u nog even een klein beetje de fout in gaat is bij het aanhalen van artikel 41, lid 4 van het MR 1992: "Omdat ... behoeft het bestuur de machtiging van de vergadering". Daarmee suggereert u dan dat de vergadering hierover een besluit zou kunnen nemen. Maar een dergelijk besluit is dus op voorhand nietig. Het mag niet eens op de agenda, hooguit zou het in de rondvraag aan de orde kunnen komen. En daar zou het dus meteen afgeschoten moeten worden!

Er zijn nog een paar zaken waar u op moet letten. U citeert uit de notulen van de Algemene Leden Vergadering:

"De voorzitter zoekt leden, die iets willen organiseren in de zomer voor het 10-‐jarig bestaan van de vereniging. Er is een budget beschikbaar van ongeveer 2000 EUR."

8 Fouten:

1. Een gewone vereniging kent een ALV, een VvE kent de Vergadering van Eigenaars.

2. Een gewone vereniging kent een voorzitter, de VvE kent geen voorzitter. Er is wel een voorzitter der vergadering, en eventueel een voorzitter van het bestuur, maar de VvE zelf kent geen voorzitter

(zie de definities in artikel 1 -‐ voorzitter ontbreekt! -‐ en artikel 33, lid 5 en lid 7 van het MR 1992).

3. De voorzitter zoekt 'leden' zou moeten zijn: de voorzitter zoekt 'eigenaars'... (afgezien van het feit dat de kwestie op zich discutabel is).

4. Niet 'de voorzitter' zoekt, maar 'de vergadering van eigenaars' zoekt ... (idem afgezien van...).

5. Het 10-‐jarig bestaan van de vereniging: dient te zijn van de Vereniging van Eigenaars.

6. Er is een budget beschikbaar...: wie heeft dat bepaald? Staat het op de begroting?

7. 'Ongeveer' mag bij gelden van de VvE niet voorkomen: het is andermans, elkaars gemeenschappelijk, geld. Dat dient tot achter de komma verantwoord te worden. Vooraf en achteraf.

Zie ook artikel 38, lid 7 (tevens verwijzend naar lid 5 en 6) MR 1992 (idem afgezien van...)

8. 'Organiseren' had u zelf al naar voren gebracht: in strijd met artikel 30, lid 3 MR 1992.

8 fouten in zo'n klein stukje tekst betekent dat er sprake is van een fundamenteel verkeerde taakopvatting.

Uw bestuur, c.q. 'de voorzitter' lijkt zich de rol te hebben toegemeten die past bij een 'gewone' vereniging.

Dat kan alleen als er, naast de Vereniging van Eigenaars, een 'bewonersvereniging' is opgericht. Deze 'bewonersvereniging' zou over een eigen budget kunnen beschikken. Waar ze het geld vandaan halen doet er dan niet toe, als het maar niet uit de eigenaarsbijdragen van de VvE komt. Niemand kan ook verplicht worden lid te worden van een 'bewonersvereniging'.

De kwesties die u naar voren brengt spelen bij heel veel VvE's, vooral daar waar sprake is van 'zelfbestuur' en een 'extern beheerder'. Vaak is het dan de externe beheerder die feitelijk de dienst uitmaakt en het bestuur is voor de schone schijn. Meestal staat dan wel het bestuur ingeschreven bij de KvK en is daarmee verantwoordelijk en aansprakelijk tot in het privevermogen!.

Meestal beseffen ze dat zelf niet.

Appendix 4: “Besluit van een VvE Vergadering tot organiseren van barbecue en andere festiviteiten is door Kantonrechter nietig verklaard”

Source: http://www.vve-‐structuur.nl/vonnis-‐hilversum.htm

Bron: Rechtbank Amsterdam, Sector Kanton-‐locatie Hilversum. (Door VvE Structuur verkregen via advies aan vragensteller)

Afschrift vonnis met weglating van vertrouwelijke en/of privégegevens.

IN NAAM DER KONINGIN

RECHTBANK AMSTERDAM SECTOR KANTON -‐ LOCATIE HILVERSUM Kenmerk : EA10-‐161 Datum : 23 november 2010 450

Beschikking op een verzoek als bedoeld in artikel 5:130 van het Burgerlijk Wetboek (BW) van:

(...)

wonende te (...) verzoeker nader te noemen (verzoeker)

t e g e n

de rechtspersoonlijkheid bezittende vereniging VERENIIGING VAN EIGENAARS VAN (...) te (...) gevestigd te (...) verweerster nader te noemen (verweerster)

VERLOOP VAN DE PROCEDURE

Op 21 mei 2010 is het verzoekschrift, met bewijsstukken, van (verzoeker) ingekomen. (Verzoeker) heeft bij brief van 27 mei en van 2 juni 2010 nadere bewijsstukken ingediend.

(Verweerster) heeft op 20 oktober 2010 een verweerschrift ingediend.

Het verzoek is ter terechtzitting behandeld op 2 november 2010. (Verzoeker) is verschenen, vergezeld van (...) en (...), eigenaarsbewoners. Namens (verweerster) zijn (...), voorzitter, (...), bestuurslid), en (...), bestuurslid, verschenen.

Partijen hebben hun standpunten toegelicht.

Daarop is de beschikking bepaald op heden.

GRONDEN VAN DE BESLISSING

1. Als gesteld en onvoldoende weersproken staat vast: a. (Verzoeker) is eigenaar en bewoner van het appartement aan de (...) te (...) en in die hoedanigheid lid van de (VvE...). b. Er heeft op 28 april 2010 een algemene ledenvergadering van de (VvE...) plaatsgevonden. c. Tijdens deze vergadering is besloten akkoord te gaan met de resultatenrekening over 2009 en de begroting over 2010. d. In de resultatenrekening over 2009 is een bedrag van € 1.014,30 opgenomen wegens festiviteiten bewoners. Genoemd bedrag is besteed aan een barbecue voor alle bewoners. e. In de begroting voor 2010 is een bedrag van € 1.200, = opgenomen voor festiviteiten bewoners.

2. (Verzoeker) verzoekt de besluiten van de algemene ledenvergadering van (VvE...) tot goedkeuring van de resultatenrekening over 2009 en de begroting over 2010 nietig te verklaren dan wel te vernietigen. Daartoe stelt hij -‐ kort gezegd -‐ dat (VvE...) ten doel heeft het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de eigenaars (artikel 30 lid 3 reglement van splitsing). Het houden van een barbecue dan wel een andere activiteit voor de bewoners valt niet binnen het doel. De kosten daarvan vallen niet onder de kosten en schulden die voor rekening van de gezamenlijke eigenaars komen (artikel 3 reglement van splitsing). De onderhoudsbijdrage is daar niet voor bedoeld. Eigenaren die niet op de barbecue aanwezig waren kunnen niet gedwongen worden daaraan bij te dragen via de onderhoudsbijdrage. De ter zitting verschenen eigenaren/bewoners ondersteunen het verzoek van (verzoeker).

3. Daartegenover voert (verweerder) -‐ kort gezegd -‐ aan dat het verzoek moet worden afgewezen. De genoemde posten voor festiviteiten bewoners zijn ongebruikelijk, maar passen in dit geval binnen de doelstelling van (VvE...). Het bestuurt ziet een prettige woonsfeer en betrokkenheid bij de eigen flat en het hele appartementencomplex als een voorwaarde voor zorgvuldig omgaan met de publieke ruim te en bereidheid hand-‐ en spandiensten te verrichten. Daarom heeft zij het initiatief van een aantal bewoners gesteund om in 2009 een gezamenlijke barbecue te organiseren. De leden hebben op de vergadering ingestemd om ook in 2010 een festiviteit voor alle bewoners te organiseren teneinde de bewonersgroep dichter bij elkaar te brengen. De flat verkeert in goede staat van onderhoud. De maandelijkse servicekosten zijn laag.

4. De kantonrechter acht zich op grond van artikel 93 sub d jo. 94 lid 2 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering bevoegd van het verzoek van (verzoeker) kennis te nemen.

5. Het verzoek is tijdig gedaan.

6. Artikel 2:14 BW bepaalt dat een besluit van een orgaan van een rechtspersoon nietig is als het in strijd is met de wet of de statuten, waarmee volgens artikel 5:129 BW de splitsingsakte en het daarin opgenomen splitsingsreglement gelijk wordt gesteld. Met (verzoeker) moet geoordeeld worden dat de in de resultatenrekening over 2009 opgevoerde kosten voor de barbecue evenals de begrote kosten voor 2010 voor een nog te houden gezamenlijke festiviteit niet vallen onder de in artikel 3 van het splitsingsreglement bepaalde kosten die voor rekening van de gezamenlijke eigenaars komen. Dat het bestuur zich inzet voor het betrekken van de bewoners bij het beheer van het gebouw en het aanhalen van de onderlinge banden is begrijpelijk en te waarderen. Het behartigen van deze immateriële belangen valt echter niet onder de in het splitsingsreglement geformuleerde doelstelling, zodat de kosten daarvan niet als aparte post ten laste van de exploitatierekening mogen worden opgevoerd. De door de vergadering van eigenaars op 28 april 2010 genomen besluiten tot goedkeuring zijn derhalve nietig wegens strijd met het splitsingsreglement.

7. Gelet op de afloop van het geding zal (VvE ...) worden veroordeeld in de kosten van het geding gevallen aan de zijde van (verzoeker).

Beslissing

De kantonrechter: -‐ verklaart voor recht dat het door de vergadering van eigenaars op 28 april 2010 genomen besluit tot goedkeuring van de resultatenrekening over 2009 en het besluit tot goedkeuring van de begroting voor 2010 nietig is; -‐ veroordeelt (VvE ...) in de kosten van het geding gevallen aan de zijde van (verzoeker) tot op heden begroot op € 111, = wegens griffierecht; -‐ verklaart deze beschikking uitvoerbaar bij voorraad; -‐ wijst het meer of anders verzochte af.

Aldus gegeven door mr. A Sissing, kantonrechter, en in het openbaar uitgesproken op 23 november 2010 in tegenwoordigheid van de griffier.

(in origineel voorzien van alle ondertekeningen en stempels)

NOOT VvE Structuur

Natuurlijk kan er binnen de VvE een vorm van saamhorigheid of het behartigen van immateriële belangen ontstaan. Die saamhorigheid dient echter volledig buiten het zakelijke gedeelte gehouden te worden.

Hoe dit dan te regelen? Zie het oprichten van een "Bewonersplatform"

Appendix 5: “Waar gaat het fout in de VvE?”

Source: http://www.vve-‐structuur.nl/fouten-‐vve.htm

Niet alleen uit meerdere onderzoeken, maar ook uit onze eigen ervaring, blijkt dat (zelf)bestuurders van verenigingen van eigenaren zich niet altijd houden aan de regelgeving, terwijl sommige professionele bestuurders het ook niet al te nauw nemen.

Ook ontbreekt het vaak aan goede kennis van het boek 2 en 5 Burgerlijk Wetboek, de Akte van Splitsing (de splitsingsakte) en het in de splitsingsakte van toepassing verklaarde modelreglement (het splitsingsreglement). Al deze boeken en voorschriften zijn op een VvE van toepassing en vormen samen het appartementsrecht.

Door wie gaat het fout?

Het spreekwoord: "Onbekend maakt onbemind!" is hier wel heel toepasselijk.

Voor een groot deel komt dat omdat veel bestuurders, maar ook appartementseigenaren, in de veronderstelling verkeren dat een VvE een vereniging is die vergeleken kan worden met een tennis-‐ of biljartvereniging.

Ook komt het veelvuldig voor dat bestuurders (zowel professioneel als zelfbestuurder) het besturen van een VvE, en de regelgeving, niet al te serieus nemen.

Professionelen laten zich (soms grof) betalen voor armzalige diensten. Terwijl zelfbestuurders (leden van de VvE die zichzelf voor een bestuursfunctie beschikbaar hebben gesteld) absoluut niet weten wat het appartementsrecht inhoudt. Dit heeft tot gevolg dat de VvE allerbelabberdst bestuurd wordt. In ieder geval niet zoals de wetgever, de regelgeving, en de leden (bij aankoop van hun dure appartementsrecht) bedoeld hebben.

Omdat het maar weinigen is gegeven het appartementsrecht te doorgronden (ook wij hebben de wijsheid niet in pacht, maar proberen het ten minste te begrijpen) gaat het veel en vaak fout.

Veelal vindt een, met wet en regelgeving onbekend, (zelf)bestuur de regelgeving op het gebied van het Appartementsrecht maar "regeltjes" waar naar hartenlust van kan worden afgeweken.

Men verliest echter uit het oog dat, ook voor appartementseigenaren, de wet (dwingend en regelend recht) volledig van toepassing is.

De eigenaren (de appartementsgerechtigden) dienen echter de meeste schuld van de problemen (en mogelijk mislukken) van de VvE bij zichzelf te zoeken. Immers de Vergadering is het hoogste en besluitende orgaan. Niet het zelfbestuur, niet de professionele bestuurder of beheerder heeft het voor het zeggen. De leiding over de VvE berust bij de Vergadering. Het bestuur is de uitvoerder van de door de Vergadering genomen besluiten. Een beheerder voert het administratief en/of het technisch beheer uit.

De Vergadering bepaalt de structuur in de VvE en geeft leiding aan het bestuur! En niet andersom!

Waar en wanneer gaat het fout?:

• U bent eigenaar van een appartementsrecht! • U heeft een vermogen (+ hypotheek) geïnvesteerd in uw bezit! • Het bestuur functioneert niet! • Het bestuur neemt de regelgeving niet serieus! • Het bestuur voert, bij een kantongerechtsprocedure, verweer door een advocaat in te schakelen

zonder voorkennis van de Vergadering • De bestuurder is tevens voorzitter van de vergadering! • Er worden via het huishoudelijk reglement allerlei zaken 'geregeld' die in strijd zijn met de regelgeving! • Er wordt afgeweken van de verdeelsleutels vastgelegd in de akte! • De penningmeester of administratief beheerder of de boekhouder produceert merkwaardige

verantwoordingen! • De kascontrolecommissie gooit er met de pet naar, of is niet capabel! • Notulen kloppen niet! • Bestuur, of voorzitter van de vergadering, behartigt alleen de eigen belangen! • Uw voorstel agendapunten vindt u niet terug tijdens de Vergadering van Eigenaars! • De eigenaren verdelen zich in twee kampen! • Soms is er haat en nijd onder elkaar, of de vergadering eindigt in een ruzie of veldslag! • "Hoe mooi uw appartement ook is, uw woongenot wordt verziekt!" • ...

Appendix 6: Differences between a VvE and an ordinary association Source: http://www.vve-‐structuur.nl/bestuur.htm

Juridisch verschil tussen VvE en een (sport)vereniging.

Tussen het besturen van een (sport)vereniging en een VvE zitten grote verschillen.

• Zoals hierboven reeds is uitgelegd hebben bestuurders van een VvE, in tegenstelling tot bestuurders van gewone verenigingen, slechts een uitvoerende taak.

• Op een (sport)vereniging is het gestelde in boek 2 BW van kracht. • Op een VvE is boek 5 BW van toepassing en slechts enkele artikelen uit boek 2 BW. • Ingevolge art. 124, boek 5 BW is een vereniging van eigenaars een rechtspersoon. Dit alles

leidt er toe dat een bestuur van een VvE niet 'zo maar' haar functie kan neerleggen of 'opstappen'.

• Een bestuur van een VvE wordt door de Vergadering van Eigenaren voor onbepaalde tijd benoemd. Uitsluitend de Vergadering van Eigenaren kan een bestuur schorsen of ontslaan.

• Uit zichzelf "opstappen" of domweg de bestuursfuncties gewoon maar neerleggen (al dan niet uit onvrede) door het voltallige bestuur, is juridisch niet juist. Zolang aan een bestuur door de Vergadering geen decharge is verleend en niet is ontslagen, blijft dat bestuur verantwoordelijk en aansprakelijk.

• Er is een wetsartikel (art. 2:8 lid 1 BW), dat ook op Verenigingen van Eigenaars van toepassing is, waarin is bepaald dat een rechtspersoon en degenen die krachtens de wet en de statuten bij zijn organisatie zijn betrokken, zich als zodanig jegens elkander moeten gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd.

• Een besluit van de Vergadering om een bestuurder (of voorzitter vergadering) te ontslaan kan door de rechter nimmer ongedaan worden gemaakt.

• Een VvE is immers een rechtspersoon en dient daarom 'zijn eigen boontjes te doppen'! VvE'en die hun (zelf)bestuur(der) willen ontslaan dienen zich daarom te realiseren dat dit dient te geschieden volgens strikte juridische richtlijnen. Als de VvE zich daar niet aan houdt dan kan dat heel vervelende consequenties hebben.

• Het benoemen van een ander (nieuw) bestuur betekent niet automatisch dat het vorige daarmee juridisch uit hun functie is ontheven.

Source: http://www.vve-‐structuur.nl/regelgeving.htm Het juridische verschil tussen een vereniging van eigenaren en een sportvereniging is al zichtbaar in de benaming. Bij een VvE gaat het woord vereniging vooraf aan de belanghebbenden (de eigenaren), terwijl bij een sportvereniging het woord vereniging volgt na de aanduiding "sport".

Bij een vereniging van eigenaren is men, gedurende de tijd dat men eigenaar is van een appartementsrecht in het complex van die VvE, van rechtswege (verplicht) lid.

Bij een sportvereniging wordt men naar eigen keuze lid. Men kan te allen tijde, zijn lidmaatschap beëindigen.

In een VvE kan men zijn lidmaatschap uitsluitend beëindigen door het appartementsrecht te verkopen.

Bij een sportvereniging betaalt een lid contributie. In een VvE betaalt men maandelijks een voorschot op de onderhoudsbijdrage.

Maar het grootste verschil is dat voor iedere VvE, via de splitsingsakte, een (vorm van) een modelreglement van kracht is verklaard.

Dit reglement regelt, op een volkomen afwijkende manier dan bij gewone verenigingen, onder andere de benoeming en ontslag van het bestuur en de voorzitter van de vergadering van eigenaars. En daar zijn, binnen een VvE, een hoop misverstanden (en vervolgens ruzie en frustraties) naar te herleiden.

Gevoegd bij het feit dat een sportvereniging geen splitsingsakte en geen modelreglement kent, mag het duidelijk zijn dat het besturen van een Vereniging van Eigenaren en totaal andere discipline en bestuurlijke instelling eist dan een sportvereniging.

Appendix 7: Bewonersplatform Veel appartementseigenaren "zien" hun lidmaatschap van een VvE als een gezelligheidsvereniging, met alle daarbij behorende mogelijkheden voor feesten, partijtjes, barbecues, (Nieuwjaars)recepties en... "hoe gezellig dan ook: aankoop van kerstversiering". Dat is niet juist.

Geen enkele van de hierboven bedoelde uitgaven of aankopen is te rijmen met het doel van de VvE (zie art. 5:126 BW). Het is geen VvE-‐taak!

Over dit laatste is inmiddels jurisprudentie verschenen. De rechtbank Amsterdam, locatie Hilversum, heeft korte metten gemaakt met "de bruiloften en partijtjes etc." via de VvE-‐kas. Zie feesten, partijtjes, barbecues, (Nieuwjaars)recepties etc.

Een VvE is, zoals gesteld, geen 'normale' vereniging, ook geen bedrijf, maar wel een rechtspersoon. Iedere appartementsgerechtigde heeft een aandeel in de gemeenschap! Daarom kan een VvE het beste vergeleken worden met een onderneming, waarin men zakelijk met elkaar dient om te gaan. Natuurlijk kan er binnen de VvE een vorm van saamhorigheid of het behartigen van immateriële belangen ontstaan. Die saamhorigheid dient echter volledig buiten het zakelijke gedeelte gehouden te worden.

Het oprichten van een ander soort vereniging, bijvoorbeeld een "Bewonersplatform", zonder VvE binding, is een mogelijkheid om aan die behoefte tegemoet te komen.

Iedere eigenaar kan dan naar eigen keuze wel of niet lid worden van die vereniging, zonder dat dit gekoppeld is aan het verplichte lidmaatschap van de VvE.

Door een Bewonersplatform (zie waarschuwing onderaan deze paragraaf) los te koppelen van een VvE voorkomt men dat een beperkte groep eigenaars de kosten voor nieuwjaarsrecepties, feesten, partijtjes, (kerst)versieringen, etentjes, barbecues en recepties, vrijwilligersvergoedingen, borrels, uitjes, consumpties tijdens vergaderingen, bridgedrives en andere kaartavonden, instuifavonden et cetera, ten laste brengen aan de "VvE-‐kas" en daarmee, via de exploitatierekening en begroting, ten laste van alle eigenaren.

Voorts wordt daarmee voorkomen dat de VvE (en daarbij alle eigenaren) aansprakelijk gesteld kan worden, indien tijdens een, onder de paraplu van de VvE, georganiseerd evenement zich ongelukken met verregaande consequenties voordoen. Te denken valt aan de Nieuwjaarsbrand in Volendam (waar de organisator volledig financieel voor aansprakelijk werd gesteld). Artikel 30 lid 3 van het Modelreglement 1992 geeft, in de statuten ook duidelijk de doelstelling aan, namelijk "De vereniging heeft ten doel het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de eigenaars."

Artikel 38, Modelreglement 1992 luidt: "De vergadering beslist over het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten en de gemeenschappelijke zaken en rechten." Artikel 126, boek 5 BW luidt: "De vereniging van eigenaars voert het beheer over de gemeenschap, met uitzondering van de gedeelten die bestemd zijn als afzonderlijke geheel te worden gebruikt."

Waarschuwing: Organisator van het bewonersplatform, of bewonerscommissie! Pas op! Gebeurt er toch een ongeval of ongeluk? Als organisator (zie de verwijzing hierboven naar Volendam) bent en blijft u verantwoordelijk en aansprakelijk, en niet de (gehele) VvE!b

Appendix 8. VvE Bosuil / KvK Register (August 2012)

+-‐

annon - While doing our research - personal · 1.!!ExamplesofPotential!Legal!Problemsinthe!VvE…!...

Documents

Transcript of annon - While doing our research - personal · 1.!!ExamplesofPotential!Legal!Problemsinthe!VvE…!...