UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

NOMBRE: Antonella Viscarra CALIFICACION:

PARALELO: AE6 3

FECHA: 14 de Julio del 2014 FIRMA:

TEMA:

ANALISIS DE LAS DIAPOSITIVAS SOBRE PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACINDE MANUALES ADMINISTRATIVOS

ANALISISDiseo del proyectoLa tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin, los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusin en interpretacin de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe prestar atencin a cada una de las etapas de integracin, fases y procedimientos que fundamentan la ejecucin del trabajo.ResponsablesPara iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un manual, es indispensable que exista la designacin de responsables, debe asignarse a un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin. Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organizacin puede nombrar a la persona que estime tiene los conocimientos y la experiencia necesarias para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo. Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos.Delimitacin del universo de estudioLos responsables de efectuar los manuales administrativos de una organizacin tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en l; para ello, deben realizar:Estudio preliminarEste paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea o arreas donde se va a actuar. Con base en el se puede definir la estrategia global para el levantamiento de informacinFuentes de informacinReferencia de las instrucciones, reas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de informacin de donde se pueden obtener datos para la investigacin. Entre las ms representativas se puede mencionar las siguientes: Instituciones : Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio. Organizaciones lideres en Del mismo campo de trabajo. Archivos de la organizacin: General. De las reas de estudio. Directivos y empleados Personal del nivel directivo que maneja informacin valiosa, ya que conocen si el exceso de archivos pertenece a la realidad. Personal operativos cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relacin con otros puntos de vista o contenido de documentos. Clientes y/o usuarios: receptores de los productos y/o servicios que genera la organizacin. Mecanismos de informacin: recursos computacionales que permiten el acceso a informacin interna o externa a la organizacin que sirven como soporte al estudio.Preparacin del proyecto Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos anlogos preparados con anterioridad. Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar. Justificacin: demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las ventajas que ello reportara a la organizacin. Objetivos: logros que se pretenden alcanzar. Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecucin. Alcance: rea de aplicacin que cubre el estudio en trminos de ubicacin en la estructura orgnica y/o territorial. Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos necesarios para desarrollarlo. Costo: estimacin global y especifica de recursos financieros que demanda su ejecucin. Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los cursos de accin y asignacin de recursos. Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

Programa de trabajo: Identificacin: nombre del manual. Responsable(s): unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del manual. rea(s): universo bajo estudio. Clave: numero progresivo de las actividades estimadas. Actividades: pasos especficos que tienen que darse para captar la informacin. Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades. Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase. Representacin grfica: descripcin del programa en cuadros e imgenes. Formato: presentacin y resguardo del programa de trabajo. Reportes de avance: seguimiento de las acciones. Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avance.

Presentacin del proyecto a las autoridades competentesA los participantesPara depurar el contenido del proyecto, afinar sus parmetros y determinar su viabilidad operativa. rea que interviene directamente en su aplicacin por lo cual tienen la obligacin de conocer el proyecto en forma detallada. rea afectada por la implantacin de proyecto, ya que tendrn que cambiar o adecuarse. rea responsable del manejo de los recursos econmicos, para cuantificar el costo de proyecto en forma especfica. Al responsable de su autorizacin Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organizacin o de la unidad administrativa responsable de su ejecucin para su aprobacin. Capacitacin personalUna vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no slo en lo que respecta al manejo de medios de investigacin que se utilizarn para el levantamiento de la informacin, sino tambin en todo el proceso que se seguir para preparar el manual.Por ello se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, as como los mtodos de trabajo adoptados, calendarizacin de actividades, documentos que se emplearn. Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe encargarse de revisar y homogeneizar la informacin.Levantamiento de la informacinEntrevista.- Se refiere a obtener informacin verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar.Cuestionario.- Disear una serie de preguntas escritas, predefinidas, procurando que sean claras y concisas.

Investigacin documentalEsta tcnica permite la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inters relacionados con el manual. Consulta a sistemas de informacinAcceso de sistemas computacionales que contienen informacin y recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar informacin interna y/o de sistemas externos a la organizacin enlazados a travs de redes.Observacin directaEste recurso puede ser empleado por los tcnicos o analistas en el rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin. A partir del anlisis de la informacin recabada se deben sostener plsticas con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas reas para complementarla o afinarla.Integracin de la informacinUna vez que se cuenta con la informacin de las reas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su anlisis.AntecedentesSe debe tomar en cuenta la reglamentacin jurdico- administrativa que regula la realizacin del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades responsables de hacerlo y que efecto ha tenido sobre otras unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios. Tambin es oportuno, en su caso, considerar la evolucin o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un marco de referencia histrico para comprender mejor la situacin actualAnlisis de informacinEn esta etapa se debe realizar un estudio o examen de cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos que se integraron con el propsito de conocer su naturaleza, caractersticas y comportamientos sin perder de vista su relacin, interdependencia e interaccin interna y con el ambiente, para obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa.Tcnicas de apoyo para el anlisis

Esta fase comprende los recursos tcnicos que se emplean para estudiar la informacin obtenida con el fin de conocerla en forma detallada y determinar alternativas de accin especfica que permitan derivar soluciones ptimas para lograr los resultados deseados.Administracin del proyecto de manualComo resultado del anlisis y una vez que se cuenta con toda la informacin del manual es necesario que todos los elementos separados y desagregados se convienen en una labor de sntesis, formando un documento integrado.Para seleccionar las recomendaciones ms viables, se toma en cuenta su costo, recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones.

ValidacinLa informacin verificada de cada rea o unidad administrativa debe presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio especfico para este propsito. Adems, para verificar que la informacin est completa y sea comprensible.EstructuracinUna vez que se ha reunido la totalidad de la informacin revisada y firmada por cada rea, el grupo tcnico debe reunirse las veces que sea necesario para compaginar e integrar el proyecto final del manual. Esta dinmica de trabajo tiene que sostenerse hasta que exista el consenso general de que los resultados obtenidos satisfacen tcnicamente los requisitos preestablecidos.

Elaboracin del informePara entregar los resultados del estudio es necesario redactar uninforme, en el que adems de exponer las razones que llevaron a obtenerlos.El informe consta de los siguientes elementos, generalmente: Introduccin: Es el resumen del propsito, enfoque, limitaciones y el plan de trabajo. Parte principal o cuerpo: Seccin donde se anotan los hechos, argumentos y justificaciones. Conclusiones y recomendaciones. Apndices o anexos: Inclusin de grficas, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para apoyar la propuesta y recomendaciones.

Presentacin del manualA los niveles directivosEs recomendable que esta presentacin parta en un documento sntesis derivado del informe, cuya extensin no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mnimo de tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones, as como para intercambio de opiniones.Al rgano de gobiernoDe acuerdo con la normatividad vigente y/o a las polticas dictadas por el titular de la organizacin, una vez que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por los niveles superiores, debe presentarse ante el consejo de administracin o su equivalente para su aprobacin definitiva.A otros niveles jerrquicosLa exposicin a los niveles departamentales, de oficina o de rea tambin puede basarse en el documento sntesis, pero tratando siempre de hacer lo en la forma ms accesible posible para facilitar su comprensin. Asimismo, servir para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluacin de las actividades.Reproduccin del manualUna vez que el grupo responsable de la elaboracin del manual haya recabado e integrado las observaciones surgidas se debe proceder a la reproduccin del manual que debe estar con la respectiva caratula para indicar los nombres de los responsables y de que se trata el manual as como la institucin a la que pertenece.

Implementacin del manualMtodo instantneo. Generalmente es el ms utilizado, ya que la decisin de preparar manuales administrativos en la mayora de los casos proviene de los ms altos niveles de la estructura de una organizacin. Mtodo del proyecto piloto. Esta forma de implantacin implica aplicar el contenido del manual en slo una parte de la organizacin, con la finalidad de medir los resultados que ello genera.Mtodo de implantacin en paralelo. Cuando se trata de manuales de amplia cobertura, que implican el manejo de mucha informacin o de carcter estratgico, un volumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo.Mtodo de implantacin parcial.- Este mtodo, de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su contenido o de reas especficas para introducir los cambios sin causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso solo cuando se haya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado. Combinacin de mtodos.- Es el empleo de ms de un mtodo para implantar un manual en funcin de los requerimientos tcnicos de su contenido.

Difusin y distribucin del Manual.Es importante que se distribuya el manual entre las unidades administrativas correspondientes, con el propsito que los funcionarios lo tengan a su disposicin, conozcan el documento, y lo utilicen en la prctica. Revisin y Actualizacin del Manual.Los Manuales son objeto de revisiones peridicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institucin, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.