20% Reduction of Costs, 2 million sheets of paper saved.

How?

Overview of session

• Changing Face of education

• Challenges of modern IT

• Challenges for Westminster Kingsway

• Benchmarking

• The Process

• The Model

• The System

• Results

• Conclusions

The Changing Face of Education

• 100 years of education

• From pencil to laptop

• The drain on resources

• Drain on time

• Increasing demand

• We all want everything now

• What impact does this have on the college?

The Modern Face of Education

• State of the art

• Environmental

• Flexible 

• Management control

• Efficient

• Intelligent Solutions

The Challenges of modern IT

• Greater capabilities 

• Demands of students

• Easily accessible to all

• Perceived low cost

• It is too easy

Challenges for Westminster Kingsway

• Volume of print and copy

• Cost to manage process

• Attitude of staff

• Attitude of students

• The Environment

Benchmarking

• Audit your current system

• Benchmark your current system

• How much paper do you use now?

• What is the cost of your toner cartridges?

• Make sure you get the right organisation  

to do the audit – Independent is best

The Process

• Current system assessment

• Staff consultation 

• Roll out Planning

• Installation and commissioning

• Review and monitoring of performance

The Model

• Incumbent system– Students paid for copying using smart cards

– Staff copying was not monitored or restricted

– All printing was unregulated, using “natural ceiling” of devices to limit what could be printed

– Students provided an allowance, but frequently sought to increase this quota

The New System

• Pcounter Print & Copy management solution

• Card Reader Terminals

• XPR Enterprise® Reports

• Streamlining of devices.

• Provide a single card solution

• Cost Savings– Immediate vs. long term

– Reduce budgets

– Imagine how many jobs could be saved?

• User Experience– Ease of implementation

– Solution is easily scalable

– No changes require in existing infrastructure

– Pull printing 

Benefits to Organisation

Initial Results

• Year 1

– 2 million pieces of paper saved

– 25 % saving in print volumes

– Estimated cost saving £50,000

Results

• Phase 2 – implementation across all sites

• Reduce print volume by over 7 million copies across all sites

• Reduce costs by over £150,000 pa

The Environmental Impact

• 80,500 sheets of paper is the equivalent to one tree– Given the average pine tree is 300mm in dia and 18m long

• WKC  will save over 87 trees a year

• Over 20 years, this is more than 1,740 trees

• And this is only a small college!

Conclusions

• We all need to manage costs

• We need to reduce our environmental impact

• We need to become more efficient

• We cannot afford to ignore this type of system

Thank You

Questions?