AIS-Präsentation: Optimierung Property und Facility Management

excellence in real estate

Property und Facility

Management:

Was kann verbessert werden?

© AIS Management GmbH

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Ihr Partner AIS Management


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AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung

Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse

Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung

Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement

Benchmarking

Einkauf und Lieferantenmanagement

planungs- und baubegleitendes Facility Management

Bewältigung komplexer Aufgaben,

Aufdeckung und Umsetzung von

Optimierungspotenzialen

Consulting

Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis

Benchmarks

betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR

SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken

aktiv in Forschung und Lehre

Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien

(DIN, CEN etc.)

einzigartiger Pool an Primärdaten,

maximale Marktnähe,

Wettbewerbsvorsprung

FM-Marktforum (E-Sourcing)

Secure Dataroom (E-Collaboration)

xRE-Lieferantendatenbank

Software und Wissensarchive

ressourcenschonendes, besseres

Projekt-, Einkaufs- , Asset, Property

und Facility Management, CREM

E-Solutions


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Notwendigkeit für Professionalisierung und Kostensenkung im PM und FM


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Ihre Ausgangssituation: Immobilien- und Sitemanagement im Fokus

Einsparmöglichkeiten bei Fremdleistungen ausgeschöpft, Preis-Leistungsverhältnis angemessen?

Leistungsumfang und Service Level zeitgemäß, am Bedarf ausgerichtet?

Leistungsversprechen der Lieferanten erfüllt?

Qualitätssicherungsprozesse und -konzepte vorhanden, praxisgerecht?

Zufriedenheit Ihrer Kunden?

Kapazitäten, Strukturen an Aufgabe ausgerichtet?

Leistungsqualitäten, Prozesse hinterfragt?

Wertschöpfungstiefe im Ist gleich Soll, Schnittstellen Eigen- / Fremdleistung eindeutig?

Liegenschafts-, Leistungs-, Kostendaten vollständig, aktuell, im Zugriff?

Einkaufspolitik und Vergaben nachvollziehbar, revisionssicher?

kein zentrales Wissensmanagement, Rad wird immer neu erfunden

Strukturen oft historisch gewachsen + „Haben wir schon immer so gemacht“-Mentalität

Defizite meist interdependent, häufig stiefmütterlichere Behandlung Property und Facility Management

brachliegende Potentiale quantitativer und qualitativer Natur

Kostensenkungsdruck

optimales Qualitätsniveau

Organisationseffizienz

Transparenz und Compliance


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AIS-Methodik und Lösungskompetenz


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Ansätze zur Verbesserung von Property und Facility Management

AIS-Stellhebelbaum FM und PM

Personalkosten

Sachkosten Volumen

Konditionen

quantitativ

Know-how

Service „Nutzer als Kunde“

Qualitätssicherung

qualitativ

Kapazitäten

Lohnstrukturen

Management

Fachkompetenz

Optimierung Fremddienstleistungen

6 Stellhebel

Steigerung Flächeneffizienz

Instrumente und Technologien

Entflechtung Eigentum, Nutzung, Betrieb

Controlling / Benchmarking / QM

Soll-Prozesse und -Organisation

F

o

k

u

s

Gesamtanalyse sinnvoll

Stellhebel zum Teil interdependent

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3

4

5

6


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Stellhebel im Detail: Controlling / Benchmarking / Qualitätsmanagement → Themen

Welche PM- und FM-relevanten ERP- und Controllingsysteme sind vorhanden? Welche Reports gibt es?

Was sind spezifische Konten im Kontenplan, ggf. Warengruppen („Was“)?

Welche Kostenstellen sind eingerichtet („Wo“)?

Wer sind wesentliche Kreditoren („für Wen“)?

Sind Kosten / Erlöse pro Nutzungsvertrag, Liegenschaft, Standort, für FM gesamt bekannt, wie haben sie sich entwickelt?

Gibt es ein übergreifendes QC-Konzept?

Sind Eskalations- und spezielle Anreizsysteme bei externen Dienstleistern etabliert?

…

Fragen

AIS-Methodik

Feststellung Controllingsysteme

Analyse von Kontierungsprinzipien, Verrechnungs- und Umlageschlüssel

Ermittlung Budgets, geplante Ausgaben und Investitionen, historische Verläufe

Entwicklung Kennzahlenpyramide vom Detail bis zur Makroebene

Definition und Implementierung Qualitätscontrolling

Budgettransparenz, Hinweise auf „versteckte / verirrte“ Buchungen

Grundlagen für Harmonisierung von Kontierungspraxis und verursachungsgerechte Belastung

Ausweis Defizite bei Steuerung nach Wirtschaftlichkeitsprinzipien

Basis für Lieferantenbewertung und -entwicklung

Benchmarks mit maximaler Marktnähe, Aktualität und Wettbewerbsrelevanz

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Controlling / Benchmarking / Qualitätsmanagement → Tools (Auszug)

Charakter

Auswertung

Helpdesk /

Störungszentralen

Tool wer wann

laufende

Kontrolle

Nutzerbefragung

Auditierung

regelmäßig

wiederkehrend

Auftraggeber Analyse Statistiken

→ Fälle, Häufigkeiten,

Trends

Zufriedenheitsmessung:

„Kunden“-Meinung

→ Leistungswahrnehmung

Auftraggeber

spezialisierter

Dritter

fallbezogen oder revolvierend

(z.B. nach Implementierung,

jährlich)

Lieferantengespräch

→ fragen, aufdecken,

lernen

sachkundige Dritte fallbezogen oder revolvierend

(z.B. halbjährlich)

Sicht- / Funktionsprüfung

→ prüfen „greifbarer“

Leistungen

aus Auftraggeber-

organisation

regelmäßig, stichprobenartig

Performance-

check

Objektbegehung, Befragung

Dienstleister

→ abprüfen anhand Vertrag

sachkundige Dritte fallbezogen oder revolvierend

(z.B. halbjährlich)

2

Qualitätscontrolling: z.B. AIS-Baukasten für Soll-Ist-Abgleich

Total Return

(Mieteinnahmen – nicht umlegbare Bewirtschaftungskosten + Wertzuwachs)

ROI

(Entwicklung Rendite aus CF)

Wertzuwachs

Verrichtungsorientierung Ergebnisorientierung

Gesamteinnahmen

technische Verfügbarkeit

Aufzug

- Reaktionszeit, Bearbeitungszeit (Soll/Ist)

Gesamtaufwand

(% Veränderung zu Vorjahr)

…TGM

(Kosten p.a. pro qm)

IH Förderanlagen

Aufzug

- SV-Prüfung (ja/nein)

IH (IH-Quote: IH-Aufwand p.a. zu Verkehrswert)IH (%-Abweichung zum Plan)

…

…

Fokus

AM

PM

IH Klima und Lüftung

Klimaanlage

- Hygieneinspektion (ja/nein)


Klimaanlage


Total Return

(Mieteinnahmen – nicht umlegbare Bewirtschaftungskosten + Wertzuwachs)

ROI

(Entwicklung Rendite aus CF)

Wertzuwachs

Verrichtungsorientierung Ergebnisorientierung

Gesamteinnahmen


Aufzug


Gesamtaufwand

(% Veränderung zu Vorjahr)

…TGM

(Kosten p.a. pro qm)

IH Förderanlagen

Aufzug

- SV-Prüfung (ja/nein)

IH (IH-Quote: IH-Aufwand p.a. zu Verkehrswert)IH (%-Abweichung zum Plan)

…

…

Fokus

AM

PM

IH Klima und Lüftung

Klimaanlage

- Hygieneinspektion (ja/nein)


Klimaanlage


AIS-Kennzahlenbaum (Ausschnitt)


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Stellhebel im Detail: Soll-Prozesse und -Organisation → Themen

Welche PM- und FM-Leistungen werden durch Eigenpersonal erbracht?

Wie viele Mitarbeiter sind insgesamt im PM / FM beschäftigt?

Wie verteilen sich Eigenpersonalressourcen auf konkrete Aufgaben?

Welche Qualifikationen sind vorhanden?

…

Fragen

AIS-Methodik

Bestimmung aktuell erbrachter PM- / FM-Aufgaben in den Standorten

Ausweis in Eigenleistung / Fremdleistung erbrachter Aufgaben (AIS-Eigen-Fremdleistungsmatrix)

Ermittlung Eigenpersonalressourcen und Zuordnung konkreter Mitarbeiter zu konkreten Leistungen (AIS-Funktionsanalyse)

Erfassung Mitarbeiterqualifikationen

Entwicklung Zielorganisation (Aufbauorganisation, Definition von Schnittstellen und Eigenwertschöpfungstiefe,

Personalbemessungen, Qualifizierungskonzept etc.)

Aufbau- und Ablauforganisation im Ist transparent

Transparenz bzgl. Verantwortlichkeiten und Schnittstellen

Ausweis organisatorischer Defizite und Potenziale

Maßnahmenplanung Organisationsoptimierung, Begleitung Transformation

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Soll-Prozesse und -Organisation → Tools (Auszug)

Prozessname: Rechnungsprüfung

erstellt durch: AIS Management

Datum: 19.03.2009

zuletzt geändert durch: -

Datum: -

freigegeben durch: -

Handlungs-

anweisungProzessstart Prozessschritt

Anfang Parallelität Ende ParallelitätEntscheidung Tool

Prozessverweis Prozessende

optionaler

Prozessschritt

3

AIS-Musterprozesslandschaften

AIS-Eigen-Fremdleistungsmatrix und

AIS-Funktionsanalyse


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Stellhebel im Detail: Optimierung Fremddienstleistungen → (Themen)

Wie hoch ist das Sachkostenvolumen und wie verteilt es sich auf PM-Leistungen und FM-Gewerke?

Auf welche Dienstleister verteilt sich das Volumen?

Wie viele Lieferanten werden in welchen Gewerken beschäftigt?

Auf welcher Basis arbeiten Dienstleister? Wie sind Vertrags- und Leistungsgrundlagen?

Sind Leistungen bedarfsgerecht?

Sind Konditionen, insbesondere Preise marktgerecht?

Wie erfolgen Beauftragung, Leistungsdokumentation, Abrechnung, Qualitätssicherung, Mängelabzüge, Lospolitik?

…

Fragen

AIS-Methodik

Spend Analysis

Sichtung, Auswertung Verträge und Analyse Service Levels einschließlich Konditionen

gewerkeweiser Abgleich mit Muster-LVs und AIS-Marktbenchmarks

Ausweis von Vertragsdefiziten und Kostenpotenzialen, Empfehlungen zur Anpassung der Lieferantenbasis,

Quick-wins, Neuausschreibungen, Nachverhandlungen, Qualitätschecks, Etablierung Lieferantenmanagement

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Transparenz bzgl. Ausgaben, Leistungen, Lieferanten, Konditionen sowie möglicher Sachkostenreduktionen

Basis für Benchmarking, Lieferantenbewertung und -entwicklung

Ausweitung Standards auf neue Standorte: Durchgängigkeit bzgl. Kostenstruktur, Leistungen, Medien von erster

Kostenberechnung über Betreiberkonzept, Ausschreibung, Gebäudemanagement bis Abrechnung und Qualitätssicherung


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Optimierung Fremddienstleistungen → Tools (Auszug) 6

Screenshot FM-Marktforum (Log-in über www.ais-management.de)

AIS-Bieterbewertungsmatrix


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Kontakt für weitere Informationen


Seite 15 © AIS Management GmbH

AIS Management – excellence in real estate

Mit Spitzenberatung, exklusiven Benchmarks, wegweisenden eSolutions sichern wir Ihren Erfolg in Immobilienfragen

Herausforderungen im gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Strategie, Organisation, Prozessen, Nachhaltigkeit

und Risikomanagement sind unser Thema. Wir decken Optimierungspotenziale auf und setzen diese um,

schwerpunktmäßig bei Bau, Instandhaltung, CRE, Asset, Property und Facility Management sowie im Einkauf.

Unsere Benchmarks sind Ergebnis von Projektvolumen mit mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Primärdaten ist

einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und

Wissensbibliotheken enthalten zu Kosten, Leistungen, Kapazitäten, Flächen, Qualitäten die entscheidenden Parameter.

Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) verbessern Effizienz, Transparenz und Compliance. Kosten und

Risiken bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.

▫ eProcurement und eSourcing stärken Einkauf und Fachbereich bei RFP, RFI, RFQ, Spezifikation, Ausschreibung,

Vergabe via Internet – seien es Bauleistungen, Facility Services oder Property Management.

▫ Virtuelle Datenräume ermöglichen Management und Bearbeitung von Dokumenten webbasiert über Abteilungs- und

Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration) – bei Projekten, Immobilienmanagement, Vermarktung.

▫ Tools für Benchmarking, Audits und Analysen helfen bei Standortbestimmungen, Qualitätscontrolling und Reduktion von

Betreiberrisiken.

Unabhängigkeit

AIS Management ist mit keinem Dienstleister gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich

Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset

Managements. Wir arbeiten nicht für beide Seiten.

Partner der AIS Management

http://images.google.de/imgres?imgurl=http://www.eportfolio.lagcc.cuny.edu/scholars/doc_fa07/Natalia.Kolganova/images/sap_logo.gif&imgrefurl=http://www.eportfolio.lagcc.cuny.edu/scholars/doc_fa07/Natalia.Kolganova/about.html&usg=__oiVNgjMzwzXfN7i-Udq5eLcZauo=&h=384&w=739&sz=5&hl=de&start=1&um=1&tbnid=d1zYaXleJAjzYM:&tbnh=73&tbnw=141&prev=/images?q=saP&hl=de&sa=N&um=1

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Kontakt

Theresienhöhe 26

D-80339 München

Telefon: +49 89 628170-0

Telefax: +49 89 628170-59

E-Mail: [email protected]

Homepage: www.ais-management.de

Blog: http://blog.ais-management.de

Helpdesk

FM-Marktforum

Tel.: +49 89 628170-18


Secure Dataroom

Tel.: +49 89 628170-18



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