AIDE MEMOIRE

Guinée-Bissau

Mission de Soutien à la Mise en Œuvre duProjet Rural de Développement Communautaire

(Don IDA H513-GW) et du

Projet de Développement Rural Participatif (Don SPF TF094746)

Mission du 20 au 30 novembre 2011

1. INTRODUCTION ET REMERCIEMENTS

1. M. Philippe Auffret, Chargé des Projets a séjourné en Guinée-Bissau entre le 20 et le 30 novembre 2011. Les objectifs de la mission étaient d’accompagner la mise en œuvre des Projets et mentionnés ci dessus.1

2. La Mission a eu le plaisir de rencontrer et souhaite vivement remercier Son Excellence Madame Helena N. Embaló, Ministre de l’Economie, du Plan et de l’Intégration régionale (MEPIR), Monsieur Vasco da Silva, Directeur Général du Plan et Président du Comité National de Pilotage des Projets ainsi que Madame Maria Evarista de Sousa, Gouverneur de la Région de Biombo et Monsieur Nelson Ca, Administrateur du Secteur de Biombo. La Mission a visité une école avec cantine et point d’eau à Ondame dans la région de Biombo. La mission tient à remercier M. Jamel Handem, Coordinateur de l’UCP ainsi que toute l’équipe de l’UCP de leur accueil et collaboration. La mission tient finalement à remercier la représentation de la Banque Mondiale à Bissau et en particulier Monsieur Mamadou Woury Diallo, Country Manager.

3. Cet aide-mémoire résume les observations et recommandations de la mission. Le contenu de cet aide-mémoire a été présenté et discuté le 25 novembre 2011 avec Son Excellence Madame Helena N. Embaló, Ministre de l’Economie, du Plan et de l’Intégration Régionale en présence de Monsieur Jamel Handem, Coordinateur de l’UCP et Monsieur Apa Patrao da Costa, Directeur des Operations de l’UCP . Cet aide-mémoire a aussi été présenté à toute l’équipe de l’UCP. La Mission a élaboré un Plan d’Actions qui résume les actions à entreprendre durant les prochains mois.

2. CONTEXTE

4. La République de Guinée-Bissau bénéficie de deux Projets qui ont les mêmes objectifs de développement, les mêmes indicateurs de suivi et qui sont mis en œuvre par la même Unité de Coordination des Projets (Unidade de Coordenacao dos Projectos ou UCP). Les Projets sont des projets sociaux de développement communautaire classiques: ils prévoient un travail communautaire visant à l’élaboration de Plan de Développement Communautaire (PDC) (i.e. une liste de micro-projets priorisés par les communautés) suivi par le financement d’un certain nombre de ces micro-projets. Ces Projets sont (voir Tableau 1):

1 Voir Statement of Mission Objectives (SMO) datés du 17 novembre 2011.

1

a. le Projet de Développement Rural Participatif (Participatory Rural Development Project or Projecto de Desenvolvimento Rural Participativo (SPF) - P117861) financé par un don SPF de US$5.0 million (State and Peace Building Grant SPF TF094746). Ce Projet est entré en vigueur le 4 août 2009 et clôturera le 31 août 2013,

b. le Projet Rural de Développement Communautaire (Rural Community-Driven Development Project or Projecto Rural de Desenvolvimento Comunitario (IDA) - P090712) financé par un don IDA de US$5.0 million (Don IDA H513-GW). Ce Projet est entré en vigueur le 7 juillet 2010 et clôturera le 31 décembre 2014.

Tableau 1 : Projets mis en Œuvre par l’UCP

Projet Référence du Projet

Référence du Financement

Montant

(US$ million)

Date de Mise en Vigueur

Date de Clôture

1. Projet de Développement Rural Participatif

P117861 SPF TF094746

5.0 4 août 2009 31 août 2013

2. Projet Rural de Développement Communautaire

P090712 IDA H513-GW

5.0 7 juillet 2010 31 déc. 2014

5. La mise en œuvre de ces Projets est restée insatisfaisante depuis leur mise en vigueur jusqu'à la fin 2010. Suite à la mission de fin novembre 2010, les autorités Bissau Guinéennes ont demandé à l’IDA de les restructurer afin d’améliorer leur performance. Les Projets ont été restructurés durant le premier trimestre 2011 et les amendements légaux correspondants ont été ratifiés le 16 avril 2011. Une mission de d’accompagnement à la mise en œuvre des Projets a eu lieu en avril 2011 et a commencé à noter des résultats sur le terrain. En particulier, les communautés visitées et les autorités locales rencontrées montraient une grande satisfaction avec l’approche communautaire suivie par les Projets : des Programmes de Développement Communautaires avaient été finalisés et des contrats de construction de micro-projets avec les entreprises avaient été signés.

6. Lors de la réunion avec la mission, Son Excellence Madame Helena N. Embaló, Ministre de l’Economie, du Plan et de l’Intégration Régionale (MEPIR) a exprimé sa grande satisfaction avec la mise en œuvre des Projets depuis la restructuration. En particulier, Madame la Ministre a eu l’occasion d’inaugurer une école financée par le Projet en présence de Monsieur le Country Manager de la Banque mondiale. La communauté était extrêmement satisfaite de noter la volonté du gouvernement central et des autorités régionales de travailler pour les populations les plus démunies. C’était aussi la première fois qu’un ministre se déplaçait dans cette communauté depuis 1996 !

7. Les projets contribuent à la stabilisation du pays et à la légitimation de l’Etat. Les prochaines élections sont des élections parlementaires prévues en novembre 2012. Le gouvernement actuel sera alors le premier gouvernement démocratiquement élu à terminer son mandat depuis l’indépendance et après des années d’instabilité chronique politique et institutionnelle. Les projets contribuent à la reconstruction et au développement d’un pays sortant d’un conflit. Ils catalysent aussi les efforts de la communauté des bailleurs qui utilisent les Plan de Développement Communautaires (PDC) financés par les Projets IDA/SPF pour financer des micro-projets communautaires finances a partir d’autres sources de financement que IDA et SPF. Plus important encore, les Projets IDA et SPF contribuent à restaurer le contrat social entre les populations et le gouvernement qui a été absent – et parfois hostile – durant des décennies.

2

3. PROGRÈS DANS LA MISE EN ŒUVRE DES PROJETS

8. Objectif de Développement. L’Objectif de Développement des deux Projets est d’augmenter l’accès aux infrastructures et services sociaux et économiques prioritaires de base des communautés participantes.

9. Les Projets sont jugés Modérément Satisfaisants en termes d’Objectifs de Développement (le tableau en fin d’Aide Mémoire montre les notations des différents aspects de la mise en œuvre des Projets ainsi que leur évolution). La mise en œuvre de la première composante (Etablissement de Capacités pour le Développement des Communautés) est maintenant Satisfaisante. La mise en œuvre de la seconde composante (Micro-Projets Communautaires de Base) est Modérément Satisfaisante (MS) : certains types de micro-projets (écoles et points d’eau) ont été successivement construits dans des communautés mais des difficultés sont apparues dans la construction de pistes de désenclavement. Finalement, la gestion de l’UCP reste Modérément Satisfaisante dans son ensemble. En particulier, les coûts de gestion des Projets restent très élevés (le ratio opérationnel est 50% contre un objectif de 20%) dû en partie aux difficultés de mise en œuvre initiale des Projets. La mise en œuvre rapide de micro-projets devrait conduire à une réduction de ce ratio.

10. La mission a visité des micro-projets en cours d’implémentation. La mission continue de recommander à l’UCP de renforcer les points suivants :

(i) Obtenir du Ministère de l’Education des documents écrits certifiant que les écoles auront des maitres avant le commencement des micro-projets « écoles »,

(ii) Afficher toutes les informations concernant les micro-projets sur le site de construction (ces informations doivent inclure les coûts des micro-projets et les paiements aux entreprises),

(iii) S’assurer de la qualité des matériaux utilisés par les entreprises.

3.1 OBJECTIFS DE DÉVELOPPEMENT

11. Les Projets sont en bonne voie d’atteindre leurs Objectifs de Développement (voir annexe 2):

105 Plans de Développement Communautaire (PDC) ont été validés (à comparer à un objectif de 120 PDC en fin de Projets) ;

les contrats de construction de 52 micro-projets ont été signés avec des entreprises et les contrats de 42 autres micro-projets devraient être signés avant mi-décembre (pour un total de 94 micro-projets à comparer à un objectif de 120 micro-projets) ;

les micro-projets ont bénéficié à 7.597 personnes dont 51% sont des femmes (l’objectif de fin de Projets est d’atteindre 60.000 bénéficiaires dont au moins 50% sont des femmes). 

12. Indicateurs de Résultat : les Projets sont aussi en bonne voie d’atteindre les objectifs définis pour leurs indicateurs de résultat (voir annexe 2):

Composante 1 : Renforcement des capacités pour le développement communautaire

118 Plans de Développement Communautaire (PDC) ont été initiés (à comparer à un objectif de 120 PDC en fin de Projets) (voir Tableau 1) ;

3

530 tabancas ont un PDC qui a été validé (dépassant l’objectif initial de 120 tabancas car les communautés – qui ne sont pas des entités sociologiques -- ont été organisées dans le cadre de ces Projets en regroupant des tabancas) ;

131.745 personnes ont un PDC validés (dépassant aussi l’objectif de 60.000 personnes en fin de Projets) correspondant environ à 20% de la population des 4 régions d’intervention.

Tableau 1: Nombre de Plans de Développement Communautaire initiés et validés (17 nov. 2011)

PDC initiés PDC Réalisés

Oio 37 33

Biombo 12 12

Cacheu 33 29

Bafata 36 31

Total 118 105

Composante 2 : Micro-Projets Communautaires de Base

21 micro-projets sociaux et économiques communautaires de base ont été réceptionnés et 52 micro-projets ont été initiés (signature avec les entreprises) (voir photos en Annexe 1 et Tableaux 3 et 4) ;

Tableau 2: Nombre de Micro-Projets Communautaires de Base initiés et réceptionnés (17 nov. 2011)

Micro-Projets initiés

Micro-Projets RéceptionnésOio 14 6

Biombo 14 7Cacheu 16 2Bafata 8 6Total 52 21

19 points d’eau et 2 rizières réhabilités ont été réceptionnés ;

La réception de 8 écoles (27 salles de classe) construites et équipées avec latrines et point d’eau est imminente alors qu’une autre école de 3 classes est en cours de construction (voir Tableau 3);

environ 10 km de pistes rurales (Mina) ont été réhabilitées (mais des contrats ont été signés pour 35 km – voir ci dessous).

4

Tableau 3: Nombre de Micro-Projets Communautaires de Base initiés par type et par région (17 nov. 2011)

Oio Biombo Cacheu Bafata TotalEcoles dont : 4 4 1 0 9 Salles de classes 10 17 3 0 30Pistes de désenclavement dont :

0 0 1 2 3 Longueur (km) 0 0 6 29 35Points d’eau 10 10 8 6 34Aménagement hydro-agricole (Bolanhas)

0 0 6 0 6

Total 14 14 16 8 52

Tableau 4: Nombre de Micro-Projets Communautaires de Base réceptionnés par type et par région (17 nov. 2011)

Oio Biombo Cacheu Bafata TotalEcoles dont : 0 0 0 0 0 Salles de classes 0 0 0 0 0Piste de désenclavement dont :

0 0 0 0 0 Longueur (km) 0 0 0 0 0Point d’eau 6 7 0 6 19Aménagement hydro-agricole (Bolanhas)

0 0 2 0 2

Total 6 7 2 6 21

Composante 3 : Gestion du Projet, suivi et évaluation, et audit

Le ratio opérationnel des Projets est 50% au 17 novembre 2011 (bien au delà de l’objectif de le maintenir à moins de 20%).

3.2 CLÔTURE/DÉCAISSEMENTS

13. Clôture des Projets. La date de clôture du Projet de Développement Rural Participatif (SPF) est le 31 août 2013. Les modalités des dons SPF font que cette date de clôture ne peut être prorogée. En conséquence, les fonds non engagés avant le 29 février 2013 (6 mois avant la date de clôture) risquent d’être perdus pour la Guinée-Bissau. La date de clôture du Projet Rural de Développement Communautaire (IDA) est, quant à elle, le 31 décembre 2014 – soit 16 mois plus tard.

14. Décaissements. Au 17 novembre 2011, le montant cumulé des décaissements réalisés dans le cadre du Projet de Développement Rural Participatif (SPF TF094712) est US$2.176 million correspondant à un taux de décaissement de 43.5 %. Le montant cumulé des décaissements réalisés dans le cadre du Projet Rural de Développement Communautaire (IDA H-513-GW) est DTS2.221 million correspondant à un taux de décaissement de 32.7 % (voir Annexe 3).

15. La Mission déplore que ses recommandations antérieures de prioriser les décaissements du Projet SPF n’aient pas été prises en compte. Etant donné que le Projet de Développement Rural Participatif (SPF) clôt 16 mois avant le Projet Rural de Développement Communautaire (IDA) et que sa date de clôture ne peut pas être prorogée, les Missions antérieures de novembre

5

2010 et avril 2011 avaient toutes les deux recommandé de faire des Demandes de Remboursement de Fonds (DRF) mensuels d’un montant d’un peu plus de US$20,000 sous fonds IDA et de faire financer toutes les autres dépenses sous fonds SPF (afin d’utiliser les fonds SPF avant la clôture du Projet de Développement Rural Participatif). Ces recommendations n’ont pas été mises en œuvre. La Mission regrette vivement l’absence de justification à la décision de ne pas prioriser les fonds SPF.

La mission recommande de faire financer sous IDA une partie des salaires pour un montant excédent légèrement US$20,000.

3.3 GESTION DU PROJET

3.3.1 GESTION INSTITUTIONNELLE

16. Comité National de Pilotage: Un Comité National de Pilotage (CNP) agissant comme un Conseil d’Administration de l’UCP a été créé le 2 février 2010. Le CNP devrait se réunir pendant une journée en début janvier 2012.

La Mission recommande que le Procès-verbal de cette session soit communiqué à l’IDA au plus tard le 15 janvier 2012

La Mission recommande de faire approuver la grille des salaires par les autorités conformément au PIM.

17. Gestion de l’UCP: La mission reste satisfaite de la mise en œuvre des recommandations faites lors de la dernière mission (voir mise à jour du Plan d’Actions de la dernière mission en Annexe 4). La gestion de l’UCP s’est considérablement améliorée depuis le recrutement d’un Directeur du Développement Communautaire et d’un Directeur des Operations. Les Coordinateurs Régionaux et les Agents de Développement (AD) travaillent de manière étroite avec les communautés et les autorités locales dans les régions. Le système de travail en binôme dans les communautés (un binôme est une équipe de deux AD : un AD avec une formation de développement communautaire et un AD avec une formation d’ingénieur) fonctionne bien.

18. Les contrats des consultants de l’UCP se terminent le 30 décembre 2011. Tous les consultants de l’UCP doivent donc être évalués conformément au PIM.

La mission recommande au Coordinateur National d’évaluer la performance de tous les consultants de l’UCP avant le 15 décembre 2011 et de seulement renouveler les contrats des consultants performants. Etant donné les réalisations des Projets, la Mission recommande d’établir de nouveaux contrats pour une durée de 12 mois allant du 1 er

janvier 2012 au 31 décembre 2012. La Demande de Non-Objection (DNO) correspondante devra être envoyée à IDA avant le 25 décembre 2011. Toute augmentation salariale ultérieure prendra en compte les notations d’évaluation des consultants.

19. Manuel d’Implémentation des Projets (PIM). Le PIM a été mis à jour pour intégrer les éléments de la restructuration (voir Annexe 2). La mission d’avril 2011 avait recommandé de soumettre pour Non Objection à l’IDA le PIM et le CGES des Projets révisés avant le 30 juillet 2011. La version révisée du PIM a été soumise à IDA pour Non Objection le 18 octobre 2011. La Banque a donné la Non Objection le 22 octobre 2011. Le CGES est en cours de finalisation. La mission souligne que toute modification au PIM doit recevoir une non objection préalable de la Banque conformément aux accords juridiques.

La mission recommande de soumettre à IDA la version finale du CGES avant le 15 décembre 2011.

6

20. Formation du Personnel. Depuis début 2010, le personnel de l’UCP a bénéficié d’un nombre considérable de formations à un coût élevé. La mission rappelle que les formations à l’étranger doivent recevoir une non-objection préalable de l’IDA et que les dépenses afférentes à toute formation qui ne reçoit pas cette non-objection préalable sont inéligibles :

La mission recommande de suspendre pour l’instant les formations à l’étranger afin de réduire les coûts de fonctionnement ;

La mission recommande cependant une visite d’échanges d’expériences au FID à Madagascar pour les AD durant la seconde moitié de 2012.

21. Gestion des voitures, du carburant, des ordinateurs et per diem. La mission a évalué la gestion des véhicules, l’utilisation du carburant, du parc d’ordinateurs et des paiements de per diem.

La mission recommande d’optimiser et de coordonner les missions de terrain afin de réduire les coûts de fonctionnement ;

La mission recommande que les paiements d’essence et de per diem pour les Agents de Développement soient effectués au niveau régional (voir ci-dessous).

22. Communication. Les Projets sont en train de démontrer des résultats substantiels en terme de développement communautaire (élaboration de PCD et construction de micro-projets communautaires de base). Il est fondamental de diffuser largement ces succès au niveau du pays.

La mission recommande de vigoureusement mettre en œuvre une communication pour diffuser les succès des Projets (articles de presse, télévision, etc.) tout en mettant en avant l’importance et le soutien indéfaillible du Gouvernement dans cette mise en œuvre.

3.3.2 GESTION FINANCIÈRE

23. Evaluation. Des améliorations ont été constatées dans la gestion financière du projet durant ces six derniers mois. Le taux de décaissement a enregistré une augmentation de 13% et le taux d’exécution du budget s’établit à 69%. La mission a noté des améliorations dans la préparation et le suivi budgétaire des Projets. Les Budgets multi-annuels des Projets sont maintenant actualisés et des discussions budgétaires incluant tout le personnel de l’UCP prennent place. Cependant, la performance globale est maintenue à Modérément Satisfaisante (MS) en raison de l’absence de vérification et de contrôle de l’état actuel du paramétrage du logiciel qui ne garantit pas l’exhaustivité des enregistrements effectués dans le logiciel de gestion financière . La mission a également noté le décaissement non autorisé d’un montant de 6.712.000 FCFA effectués sur le compte désigné du financement IDA qu’il convient de rembourser dans les meilleurs délais. Ces dépenses concernent des avances sur salaires concédés pour au personnel de l’unité de coordination pour l’achat d’ordinateurs personnels.

24. Le risque de Gestion Financière du Projet reste Substantiel. Il faut cependant noter que la restructuration a réduit le risque fiduciaire dans la mesure où la gestion des micro-projets se fait maintenant au niveau de l’UCP (et non plus au niveau des communautés). L’Annexe 9 comprend une description plus détaillée de la Gestion Financière des Projets.

25. Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA) et Plan de Passation des Marchés (PPM) . Le PTBA et le PPM des Projets restructurés ont été soumis à l’IDA qui a donné une non objection le 12 janvier 2011 et le 25 mars 2011, respectivement. Cependant, la mission note que deux réunions de suivi budgétaire ont été organisées.

7

La mission encourage l’UCP à mettre à jour les Budgets de manière trimestrielle avant le 15eme jour du mois suivant et d’organiser une réunion de suivi budgétaire avant le 21eme jour du mois considéré,

Le PTBA 2012 et le PPM 2012 des Projets seront soumis à l’IDA avant le 15 décembre 2011.

26. Rapports de Suivi Financier (RIFNA). L’UCP doit préparer des Rapports Intérimaires Financiers Non-Audités (RIFNA) (Unaudited Interim Financial Reports, IFRs) chaque trimestre. Ces RIFNA doivent être transmis à l’IDA au plus tard 45 jours après la fin de chaque trimestre. La mission note que les RIFNA du Don SPF et du Don IDA correspondants au deuxième et troisième trimestre de 2011 ont été soumis à IDA.

L’UCP s’engage à fournir à IDA le RIFNA correspondant au quatrième trimestre 2011 au plus tard le 15 février 2012.

27. Contrôle interne: L’option de recruter un auditeur interne n’a pas été retenue, à cause de la dimension de la structure, du faible montant en jeu et de l’inexpérience des candidats en matière d’audit interne.

La mission recommande qu’un assistant technique soit recruté afin d’appuyer semestriellement l’équipe fiduciaire dans les domaines des finances, de la comptabilité et de contrôle des opérations financières et comptables passées par l’unité de coordination

28. Audit externe. L’UCP a recruté les auditeurs externes (Pyramid Group) pour auditer les états financiers 2010, 2011 et 2012.

29. Gouvernance et Anti-corruption. La mission rappelle que les Projets sont soumis aux « Directives sur la Prévention et la Lutte contre la Fraude et la Corruption dans les Projets Financés par les Prêts de la BIRD, les Crédits et Dons de l’IDA» du 15 octobre 2006 et révisées en janvier 2011.

La mission recommande à l’UCP de mentionner dans tous les nouveaux contrats de consultants que le consultant est recruté suivant les « Directives : Sélection et Emploi des Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale » de janvier 2011.

3.2.3 PASSATION DES MARCHES 30. Evaluation. La Passation des Marchés au niveau de l’UCP reste Modérément Satisfaisante. Le risque de Passation des Marchés est jugé Modéré. L’annexe 6 comprend une revue détaillée de la Passation des marchés. La mission est inquiète de noter que, malgré de nombreuses formations, le Spécialiste en Passation de Marchés manque de rigueur et d’intransigeance au strict respect des procédures.

La mission recommande à l’UCP de renouveler le contrat du Spécialiste en Passation de Marchés de 6 mois seulement jusqu'à fin juin 2012—ce qui permettra d’évaluer ses performances et de prendre les mesures correctrices nécessaires à cette date.

31. Suite à la restructuration, la passation des marchés des micro-projets communautaires est faite par l’UCP (et non plus par les communautés). Conformément a la restructuration, l’UCP recrute (i) un Bureau d’Etudes (BE) responsable de la maitrise d’œuvre des micro-projets (préparation des Avant Projet Sommaire (APS), Dossiers d’Appels d’Offres (DAO) et supervision de la construction des sous-projets et puis réception), et (ii) une entreprise responsable de la construction des micro-projets. La mission a rappelé l’importance d’utiliser scrupuleusement les principes de la Banque Mondiale: « Directives pour la Passation de Marchés sous Prêts de la BIRD et Crédits de l’IDA » de janvier 2011; et : «Directives pour la Sélection et

8

l’Emploi de Consultants par des Emprunteurs de la Banque Mondiale » de janvier 2011. L’Annexe 5 décrit les Seuils des Méthodes et Revues préalables des Projets.

32. En particulier, la mission rappelle que, conformément aux directives de la Banque Mondiale « toute procédure en vertu de laquelle seraient automatiquement rejetées les offres supérieures ou inferieures à une valeur préalablement fixée est inacceptable ». En particulier, l’utilisation de prix de référence du km de piste, permettant d’éliminer (lors de l’évaluation des offres) les entreprises dont les prix seraient 15% plus ou moins chers que ce prix de référence est interdit. La mission rappelle qu’une telle procédure constituerait un « misprocurement » (Passation de marché non conforme) ouvrant le droit à l’IDA de réclamer le remboursement du montant des marchés considérés au Gouvernement de Guinée Bissau. La mission rappelle aussi l’importance de suivre très scrupuleusement l’échéancier de Passation des Marchés.

3.2.4 SUIVI ET EVALUATION

33. Evaluation. Le Suivi et Evaluation (S&E) des Projets est Modérément Satisfaisant. La mission recommande que l’actualisation de ce Cadre de Résultats soit faite avec plus de rigueur avant la prochaine mission.

La Mission recommande de développer des fichiers Excel pour le Suivi et Evaluation et la Passation des Marchés.

34. Rapport Financier et d’Activités (RFA). L’UCP envoie à IDA un seul Rapport Financier et d’Activités (RFA) trimestriel qui comprend trois parties: (i) RIFNA du don IDA, (ii) RIFNA du don SPF, et (iii) Rapport de Suivi des Activités (RSA) des activités des deux Projets (sans distinction des sources de financement). Ces RFA doivent être soumis à IDA sous 45 jours après la fin du trimestre.

35. Indicateur des Projets. La mission recommande :

l’introduction d’un nouvel indicateur “Nombre de communautés dont le PDC a permis de mobiliser un autre financement que IDA/SPF”,

seulement dans le comptage des indicateurs, de comptabiliser les points d’eau construits dans les écoles comme des micro-projets supplémentaires dans la mesure où les communautés, en plus des élèves des écoles, utilisent aussi ces points d’eau (cette recommandation ne doit rien changer dans les procedures actuelles).

36. Normes techniques. La mission a noté que l’UCP travaille avec les ministères sectoriels. Ainsi, les Project respectent les normes établis par le Ministère des Ressources Naturelles pour les forages et les puits. Cependant, le Ministère de l’Education n’a pas encore défini de normes techniques. La mission a indiqué à Madame la Ministre du MEPRI qu’elle se tient à la disposition du gouvernement pour contribuer à l’élaboration de ces normes.

3.2.5 CLAUSES DE SAUVEGARDE

31. L’aspect de sauvegarde environnementale et sociale des Projets est jugé Satisfaisant. Le Spécialiste Environnemental et Social de l’UCP s’assure que les micro-projets respectent les clauses de sauvegarde décrites dans le PIM.

9

4. ACCORDS CONCLUS

32. Afin d’assurer que les objectifs de fin des Projets soient atteints par la réalisation de 120 micro-projets communautaires, l’UCP devra s’assurer que 134 micro-projets soient initiés (signature avec l’entreprise) avant le 30 juin 2012 et que 82 micro-projets soient réceptionnés à cette date.

Description de l’Action

30 nov. 10 (actuel)

15 avril 11 (actuel)

17 nov. 11

31 dec. 11

31 mars 12

30 juin 12

30 sept. 12

31 dec. 12

1 Nombre de PDC initiés depuis le début des Projets

22 88 118 120 120 120 120 120

2 Nombre de PDC finalisés depuis le début des Projets

18 74 105 120 120 120 120 120

3 Nombre de micro-projets initiés depuis le début des Projets (signatures avec entreprises)

0 41 52 94 114 134 154 174

4 Nombre de micro-projets receptionnés depuis le début des Projets (réception provisoire)

0 0 21 42 62 82 102 122

Note : Un binôme fera 2 PDC par mois en 2011. Les PDC seront faits essentiellement en 2011 des Projets en attendant les recrutements des premiers Bureaux d’Etudes et des entreprises.

33. La Mission propose de continuer une supervision rapprochée des Projets.

5. PLAN D’ACTIONS

Description de l’Action Echéance Composante Responsable1 Financement par le Projet IDA

exclusivement d’une partie des salaires pour un montant excédent légèrement US$20,000.

Continue C5 : Gestion du Projet

UCP

2 Evaluation de la performance des consultants de l’UCP

15 décembre 2011

C5 : Gestion du Projet

UCP

3 Communication à IDA du Procès-verbal de la session du CNP

15 janvier 2012 C5 : Gestion du Projet

UCP

4 approbation de la grille salariale de l’UCP par les autorités conformément au PIM.

15 janvier 2012 C5 : Gestion du Projet

UCP

5 Soumission à IDA de la DNO des contrats des consultants de l’UCP pour la période 1er janvier 2012 -31 dec. 2012

25 juin. 2011 C5 : Gestion du Projet

UCP

6 Recrutement d’un consultant tous les six 30 juin 2012 C5 : Gestion du UCP

10

Description de l’Action Echéance Composante Responsablemois pour assurer auditeur interne de l’UCP

Projet

6 Soumission à IDA d’une demande du gouvernement pour la définition des normes techniques éducation.

31 mars 2012 C5 : Gestion du Projet

UCP

6. ACCÈS A L’INFORMATION

36. Dans un souci de transparence, Son Excellence Madame Helena N. Embaló, Ministre de l’Economie, du Plan et de l’Intégration Régionale a confirmé à la mission que les Aide Mémoire des Projets devraient continuer à être rendus publics -- conformément à la Politique d’Accès à l’Information introduite par la Banque mondiale en 1er juillet 2010

11

TABLEAU RÉSUMÉ DES INDICES D’EVALUATION May 2010 (P117861-

ISR#2)

Nov. 2010 May 2011(ISR#3)

Nov. 2011(this mission –

ISR#4)

Justification

Atteinte des Objectifs de Développement

MI MI MS S After restructuring, the Projects are likely to reach their development objectives as evidenced by:1. Completion of 105 Community Development Plans (compared to end-of-Projects target of achieving 120 Community Development Plans),2. Completion of 21 community-based micro-projects3. Signing of contracts with construction firms for the construction of 52 micro-projects while 42 additional micro-projects are expected to be signed before mid-December (versus end-of-Projects target of 120 micro-projects)

Progrès de Mise en Œuvre du Projet

MI MS MS S The implementation of the Projects has improved substantially. The Project Coordination Unit is fully staffed, Regional Coordinators live in their respective regions and Development Agents work with communities on the ground.

Gestion Financière MI MI MS MS The Financial Management of the Projects has continued to improve, in particular regarding budget preparation and discussion.

Gestion du Projet MI MI MS MS Project management has improved markedly since two directors (one responsible for community development and the other for micro-project implementation) were recruited in late 2010. The Projects Coordination Unit is fully staffed and fully functional. However, the operating ratio remains high while it is expected to decline n the coming year as more micro-projects are implemented.

Passation des Marchés MI MS MS MS Procurement remains moderately satisfactory. However, the Procurement Specialist lacks rigor and fails to systematically apply Bank’s rules – which is a concern.

Suivi et Evaluation MI MS MS MS As part of the restructuring, the Results Frameworks of both Projects have been merged. The M&E system currently in place does allow for a close follow up of Projects indicators.

Respect des clauses de sauvegarde

MS MS S S The PCU has a fully dedicated environmental and social specialist who makes sure that micro-projects abide by

12

Bank's safeguard policies during all steps of micro-project implementation.

Mise en œuvre des composantes1. Etablissement de Capacités pour le Développement des Communautés

MI MS MS S The implementation of this component has improved markedly: 105 Community Development Plans have been completed as of Nov. 17, 2011 (compared to end-of-Projects target of achieving 120 Community Development Plans).

2. Micro-Projets communautaires de Base 

MI I MS S The implementation of this component has improved markedly: contracts with construction firms for the construction of 52 micro-projects have been signed as of mid November 2011 while contacts for an additional 42 micro-projects are being finalized (versus end-of-Projects target of 120 micro-projects)

3. Coordination du Projet et Suivi et Evaluation.

MI MI MS MS Project management has improved markedly since two directors (one responsible for community development and the other for micro-project implementation) were recruited in late 2010. The Projects Coordination Unit is fully staffed and fully functional. However, Projects’ operating ratio remains high although it is expected to decrease as disbursements for micro-projects peak up.

HS = Hautement Satisfaisant S = Satisfaisant MS = Modérément SatisfaisantMI = Modérément Insatisfaisant I = Insatisfaisant HI = Hautement Insatisfaisant

13

Annexes

Annexe 1: Photos de Micro ProjetsAnnexe 2: Indicateurs des ProjetsAnnexe 3: Liste des Manuels de Mise en Œuvre des ProjetsAnnexe 4 : Plan d’Actions Mis à Jour de la Mission du 19 au 29 avril 2011Annexe 5: Situation Financière des Projets au 17 novembre 2011Annexe 6: Supervision de la Passation des Marchés des Projets Annexe 7 : Seuils des Méthodes et Revues préalables des ProjetsAnnexe 8 : Liste des documents à préparer avant l’arrivée d’une mission de supervisionAnnexe 9 : Supervision de la Gestion Financière des Projets

14

Annexe 1: Picture of Micro Projet

15

Annexe 2: Indicateurs des Projets(Don SPF TF094746 et Don IDA H513-GW)

Objectivo de Desenvolvimento dos Projectos (PDO): Aumentar o acesso às principais infra-estruturas e serviços sociais e económicos de base nas Comunidades participantes, em pelo menos duas Regiões da Guiné-Bissau.

Indicadores de Resultados dos ProjectosMeta no Fim dos

Projectos

Baseline Nov. 20, 10(cumulative)

April 15, 11(cumulative)

Nov 17, 11(cumulative)

I 1. Beneficiários directos dos Projectos (número), dos quais mulheres (%)

60.000> 50%

0NA

0NA

0NA

7.59751%

I 2. Pessoas nas áreas dos Projectos com acesso a uma fonte de água melhorada (rural) (número) - 0 0 0 6,942

I 3. Estudantes matriculados nas escolas primárias construídas ou reabilitadas pelos Projectos (número) - 0 0 0 0

I 4. Beneficiários de sistemas hidro-agrícolas melhorados pelos Projectos (número) - 0 0 0 655

I 5. Pessoas com acesso a uma pista construída ou reabilitada pelos Projectos, durante toda a temporada (número)

- 0 0 0 0

I.6. Nombre de communautés dont le PDC a permis de mobiliser une autre financement que IDA/SPF (introduit en Nov. 2011)

-

Indicadores de resultados intermediários    Componente 1. Reforço de Capacidades para o Desenvolvimento ComunitárioIRI 1.1 Planos de Desenvolvimento Comunitário elaborados (número) 120 0 18 74 105

IRI 1.2 Tabancas com um Plano de Desenvolvimento Comunitário elaborado (número) 120 0 106 390 530

IRI 1.3 População com um Plano de Desenvolvimento Comunitário elaborado (número) 60.000 0 30.960 99.348 131.745

Componente 2. Micro-Projectos Comunitários de BaseIRI 2.1 Micro-Projectos comunitários iniciados (número cumulativo) 120 0 0 44 52

IRI 2.2 Micro-Projectos comunitários concluídos (número cumulativo) 120 0 0 0 21

IRI 2.3 Micro-Projectos comunitários funcionais e mantidos devidamente dois anos após a sua conclusão (% de MPs concluídos)

> 75% NA NA NA NA

IRI 2.4 Pontos de água comunitários melhorados construídos ou reabilitados pelos Projectos (número) - 0 0 0 19

IRI 2.5 Pistas rurais construídas (km) - 0 0 0 0IRI 2.6 Pistas rurais reabilitadas (km) - 0 0 0 0IRI 2.7 Salas de aulas adicionais do ensino primário construídas ou reabilitadas pelos Projectos (número) - 0 0 0 0

IRI 2.8 Bolanhas recuperadas pelos Projectos (ha) - 0 0 0 2

Componente 3. Coordenação dos Projectos e Monitoria e AvaliaçãoIRI 3.1 Rácio operacional (%) < 20% NA - 70% 50%IRI 3.2 Auditoria técnica dos Micro-Projectos comunitários concluídos 1 0 0 0 0

Annexe 3: Manuels des Projets (novembre 2011)

16

A. Cadre de Gestion Environnemental et Social (2008)

B. Manuels d’Implémentation des Projets

1. Manuel de gestion administrative (5 juillet 2010, révisé octobre 2011)

2. Manuel de gestion financière (5 juillet 2010, révisé octobre 2011)

3. Manuel de passation des marchés (5 juillet 2010, révisé octobre 2011)

4. Manuel des opérations (12 janvier 2011, révisé octobre 2011)

5. Manuel de suivi-évaluation (5 juillet 2010, révisé octobre 2011)

17

Annexe 4: Plan d'Action mis-a-jour de la Mission du 19-29Avril 2011

Description de l’Action Echéance Composante Responsable

Date de Réalisation

I.1

Soumission à IDA du PIM des Projets restructurés

30 juillet 2011

C5 : Gestion du Projet

UCP DNO 015_ 18/10/2011NO 015_22/10/2011

II.2

Evaluation de la performance des consultants de l’UCP

15 juin 2011

C5 : Gestion du Projet

UCP 15/06/2011

III.3

Elaboration d’un Plan de Formation du Personnel

30 juin 2011

C5 : Gestion du Projet

UCP DNO 013_ 9/06/2011NO 015_7/09/2011

IV.4

Soumission à IDA de la DNO des contrats des consultants de l’UCP pour la période 30 juin -31 dec. 2011

25 juin. 2011

C5 : Gestion du Projet

UCP 21/06/2011

V.5

Recrutement d’un auditeur interne 30 juin 2011

C5 : Gestion du Projet

UCP Pendant

VI.6

Soumission à IDA du RFA du 1er trimestre 2011

15 mai 2011

C5 : Gestion du Projet

UCP 13/05/2011

18

Annexe 5: Situation Financière des Projets au 17 novembre 2011

1. DON SPF TF094746 (Projet de Développement Rural Participatif) (US$)(Mise en vigueur : 4 août 2009)

Catégories MontantsAlloués

(A)

Décaissements

(B)

Reliquat(C) = (A –

B)

DRF en cours(D)

Soldeaprès engts(E) = (C-D)

Taux de décaissemen

t(B+D)/(A)

Fournitures, travaux, Consultants (inclus audits), Formation et Ateliers, Couts Opérationnels, et Micro-projets

5,000,000 2,176,197 2,823,803 0 2,823,803

Total 5,000,000 2,176,197 2,823,803 0 2,823,803 43.5%

2. DON IDA H-513-GW (DTS) (Mise en vigueur : 7 juillet 2010)

Catégories MontantsAlloués

(A)

Décaissements

(B)

Reliquat(C) = (A –

B)

DRF en cours(D)

Soldeaprès engts(E) = (C-D)

Taux de décaissemen

t(B+D)/(A)

Fournitures, travaux, Consultants, Formation et Couts Opérationnels

2,970,000 574,666 2,395,334 190,030 2,205,304

Refinancement de l’Avance dePréparation du Projet

330,000 313,954 16,046 0 16,046

Total 3,300,000 888,620 2,411,380 190,030 2,221,350 32.7%

19

Annexe 6: Supervision de la Passation des Marchés des Projets

Du 28 novembre au 2 décembre 2011, j’ai participé à la mission de supervision du PDDC afin de procéder à la revue de la Passation de Marchés. L’objectif a été de : (i) faire le point sur la conduite de la passation des marchés et sur les dossiers y afférents, notamment le plan de passation de marchés, (ii) examiner les documents en cours de préparation ainsi que les dossiers en instance, (iii) revisiter l’organisation du système de passation de marchés, (iv) conduire une revue a posteriori des opérations de passation de marchés effectuées sans revue préalable de la Banque en application des dispositions de l’Accord de Crédit, et enfin (v) se prononcer sur la performance de l’agence d’exécution du projet en matière de passation de marchés.

I/ Revue du plan de Passation de Marches (PPM) :

La mission a examiné le plan de passation de marchés qui n’a pas été mis à jour depuis le 25 mars 2011 malgré les nouvelles activités identifiées à travers les nouveaux micro-projets constitués des 9 pistes qui ont fait l’objet d’appel d’offres. Toutefois la mission a été informée que le marché initialement prévu pour les 4 micro projets a été remplacé par celui des 9 pistes Cette situation de lenteur dans la mise à jour du PPM est déplorable sachant que tout marché ne figurant pas sur un plan de passation de marchés ayant reçu l’avis de non objection de la Banque, ne devrait être financé par le projet.

De plus la mission déplore l’insuffisance d’information sur le PPM de Mars 2011: (i) absence des dates réelles de mise en œuvre des activités, (ii) absence des coûts pour le contrat du bureau d’études pour la maitrise d’œuvre et pour la sélection de l’assistant juridique, (iii) absence des marchés de fournitures de bureau et consommables informatiques et produits d’entretien. Pour ces types de marchés, à l’instar du carburant, l’UCP est invitée à lancer annuellement un marché de clientèle.

La mission réitère sa recommandation formulée à l’UCP de déterminer une projection de mise en œuvre des sous-projets et de renseigner automatiquement le plan de passation de marchés qui devra être soumis à l’avis de non objection de l’IDA avant le lancement de tout Appel d’Offre.

La révision du PPM devra tenir compte des seuils de revue en général et de la provision du PIM qui préconise la revue préalable sur le dossier type d’appel d’offres national (AON) et les 3 premiers marchés. Le plan de passation peut prévoir des demandes de cotations (Consultations d’entrepreneurs) pour quelques sous projet surtout les pistes prioritaires pour des montants ne dépassant pas l’équivalent de US$ 100,000. Le guide d’utilisation de la méthode de Shopping sera remis à l’UCP.

Pour un meilleur suivi de l’efficacité de la passation de marchés, la mission a partagé avec l’UCP les tableaux de suivi (voir Annexe1) qui devront être renseignés sur une base trimestrielle et transmis à la Banque. L’UCP s’est engagé à inclure ces tableaux dans le rapport trimestriel de suivi des activités.

20

II/ Examen des documents en cours de préparation ainsi que les dossiers en instance :

La mission a examiné les dossiers en cours de préparation et a fait les constats suivants :

II-1/ Dossier d’Appel d’Offre relatif aux 9 pistes   : Le DAO n’a pas respecté le modèle du DAO Type développé par la Banque et qui a été

annoncé dans l’Accord de Financement comme dossier standard devant être utilisé dans le cadre de l’Appel d’Offre national ;

Le DAO comporte des provisions très restrictives à la concurrence. Il s’agit  par exemple des clauses du genre: (i) les entreprises qui ont au moins un chantier financé par le PDDC en cours d’exécution de plus de 6 mois à la date du lancement de l’avis d’appel d’offres du présent DAO ne peuvent plus être adjudicataire d’un nouveau marché co-financé par le PDDC, (ii) les entreprises dont les prix seraient 15% plus ou moins chers que le prix de référence devra être éliminées, (iii) obligation d’utiliser la double enveloppe pour (offre technique et offre financière séparées) et avec une possibilité de rejet d’une offre technique qui contient des informations financières comme les éléments de prix. Ce qui constitue une déviation majeure par rapport aux dispositions de l’annexe Passation de Marchés du Document de Restructuration du projet (Restructuring Paper) ;

Le DAO ne comporte pas de provisions sur des critères minimums de qualification (expérience, références techniques, chiffre d’affaire, personnel et équipement). En lieu et place, la commission d’évaluation semble chaque fois se suffire d’une visite à postériori des entreprises ;

Au lieu de proposer des quantités pour certaine rubriques comme le béton armé des ouvrages hydrauliques, les terrassements des pistes, les panneaux de chantier, les devis quantitatifs prévoient des forfaits.

Compte tenu de toutes ces observations, la mission recommande l’annulation et la reprise de l’appel d’offre et une soumission d’un nouveau DAO à l’avis de l’IDA préalablement à la relance   ;

II-2   / Maitrise d’œuvre pour le suivi des chantiers en cours   : la mission recommande que le contrat du Bureau d’Etude Hydro-Génie soit étendu jusqu’à la fin des travaux compte tenu de la nécessité d’assurer la supervision des travaux en cours jusqu’ à leur terme. L’amendement de son contrat se fera sur la base des prix unitaires du contrat de base en fonction du temps de présence nécessaire pour chacun des experts clés. Quant aux nouveaux sous projets, l’UCP est invitée à procéder au lancement de 03 marchés distincts d’études et suivis (un pour le volet eau et forage, un pour les pistes, et un pour les écoles et autres travaux de bâtiments). Trois demandes de manifestations d’intérêt distinctes devront être publiées localement dans au moins un journal de large diffusion et obligatoirement dans UNDB si les montants estimatifs sont chacun supérieur à US$ 200,000 conformément aux dispositions des Directives. 

II-3   / Pour les travaux encours , la mission a été surprise de constater que la garantie bancaire de restitution de l’avance de démarrage pour l’entreprise Ercano Construcoes est expirée depuis le 5 Aout 2011 sans qu’un remboursement même partiel n’ait été opéré. L’UCP est invitée de toute urgence à inviter l’entreprise à étendre la validité de sa caution. L’UCP est invitée de procéder

21

aux mêmes vérifications et à prendre les mesures idoines pour garantir les ressources financières données par avance.

22

III / Organisation du système de passation de marchés 

La mission a revisité l’arrangement en matière de passation de marchés et confirme que le dispositif centralisant la fonction autour de l’UCP conjugués devrait permettre de faciliter une bonne mise en œuvre des Projets. Le schéma convenu pour ladite mise en œuvre est le suivant :

(i) sélection de bureaux d’études pour assurer une mission de maîtrise d’œuvre complète à savoir les études portant sur la conception des sous-projets, l’assistance à la passation des marchés, et le contrôle et la surveillance des travaux et leur réception; et

(ii) sélection d’entreprises de travaux pour la réalisation des travaux des sous-projets.

Pour une meilleure réussite de cette mission le Spécialiste en Passation de marchés devra faire preuve de plus de rigueur et de leadership et d’intransigeance au strict respect des procédures. Le personnel de l’UCP n’a pas de formation de base dans le domaine de la passation de marchés. C’est pourquoi, la mission recommande que le Responsable de la Passation de marchés inclut dans sa mission, un renforcement de capacités pour le personnel de l’UCP y compris le Responsable du Suivi-Evaluation, le Personnel du Département Administratif et Financier, les Assesseurs Régionaux et les Agents de développement Communautaires, afin qu’ils acquièrent les compétences de base en passation de marchés et en gestion de contrat.

L’archivage des dossiers mérite d’être amélioré. En effet les copies des garanties bancaires (de soumission, de bonne exécution, de remboursement d’avance de démarrage), des procès verbaux de réception et des bordereaux de livraison, des factures et preuves de paiement  …n’ont pas été retrouvé dans le classement des dossiers examinés.

Les Dossiers d’Appel d’Offres Type de la Banque mondiale et le modèle de rapport d’évaluation pour la sélection des consultants ainsi que le guide d’évaluation des offres pour les travaux, fournitures et services autres que services de consultants, doivent être utilisés.

IV / Revue à posteriori des opérations de passation de marchés : La mission a effectué une revue à postériori des marchés qui n’ont pas été revus à priori. La revue a porté sur un échantillon de 10 contrats (6 Travaux, 3 Fournitures et 01 Consultant) correspondant à un montant total de F CFA 301 796 631.

En attendant la finalisation du rapport qui sera transmis à l’UCP, les principaux constats et commentaires sont les suivants :

Pour le marché de travaux   : Le DAO relatif aux premiers sous-projets de pistes et salles de classe  est inapproprié. Il comporte en plus des clauses restrictives à la concurrence, une absence de critères de qualification. De plus l’approche méthodologique pour l’attribution des marchés est inappropriée. En effet au lieu de procéder par une attribution par lots tel que annoncé dans le DAO, la commission s’est permis de créer des sous lots en attribuant séparant les marchés des pistes de ceux des salles de classes ;

Les rapports d’évaluation des offres utilisés sont très succincts et parfois manquent d’information et ne sont pas bien structurés. La mission a transmis le guide d’évaluation des offres préparé par la Banque et recommande que l’UCP l’utilise comme modèle ;

23

L’UCP doit vérifier systématiquement le format, la validité et les montants des garanties bancaires de remboursement des avances de démarrage, et exiger des soumissionnaires des garanties de bonne exécution dès l’attribution des contrats et avant le démarrage des travaux /prestations ;

Lorsqu’un marché est à plusieurs lots, l’UCP est invitée à rédiger un contrat pour chaque lot pour un soumissionnaire qui est attributaire de plusieurs lots ;

Les marchés de travaux doivent être précédés d’une étude détaillée des besoins à travers un cadre de devis quantitatifs et des plans ;

Pour les marchés passés sous la méthode de consultations de fournisseurs (demande de cotations), la vérification des qualifications des entreprises doit être faite à priori c'est-à-dire préalablement à la transmission des invitations puisque seules les entreprises ou fournisseurs qui ont les qualifications minimums requises sont susceptibles d’être invités ;

Pour la sélection de consultants individuels, l’évaluation doit être conduite suite la définition de critères d’évaluations retraçant les attentes et profils et expériences annoncés dans les termes de références (expériences générales, expériences spécifiques pour la mission et si nécessaire, connaissance du milieu). De plus le rapport doit surtout refléter une analyse détaillée des forces et faiblesses qui justifient chacun des scores donnés par les évaluateurs qui doivent proposer des notations individuelles en toute indépendance ;

Les avances de démarrage de plus de 20% doivent être évitées et les avances doivent systématiquement faire l’objet d’une garantie bancaire d’un montant équivalent.

Conclusion

De manière générale, la mission estime que la passation des marchés au niveau de l’UCP se déroule de manière Modérément Satisfaisante. La priorité reste, pour l’UCP de mettre à jour le Plan de Passation de Marchés et de le soumettre à l’avis de la Banque, après avoir intégré les observations ci-dessus.

La mission rappelle à l’UCP la nécessité de soumettre le prochain Dossier d’Appel d’Offre quelque soit le montant et les trois premiers marchés.

24

Annexe 7 : Seuils des Méthodes et Revues préalables des Projets

Catégorie Seuils, en US$ Méthode de PDM Contrats faisant l’objet de la revue préalable

Travaux ≥ 3.000.000 Appel d’offres international (AOI)

Tous

< 3.000.000 Appel d’offres national (AON)

Pas de revue préalable sauf pour le dossier type et les 3 premiers contrats qui sont sujets à revue préalable

< 100,000 Consultation de fournisseurs (CF)

Aucun

Entente directe (ED) Tous

Fournitures et Services Non-consultants

≥ 300.000 AOI Tous

  

< 300.000 AON Pas de revu préalable sauf pour le dossier type et les 3 premiers contrats qui sont sujets à revu préalable

< 50,000 CF Aucun

ED Tous

Services des Consultants –Firmes

≥ 100.000 Sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC) et Sélection au moindre coût

(SMC)

Tous

  < 100.000 Qualifications des Consultants (QC)

Pas de revue préalable sauf pour : (i) tous les Termes de Référence, (ii) les listes restreintes pour les prestations qui dépassent une durée de 3 mois et ceux liées à la gestion financière et à la passation des marchés

  ED Tous

Services des Consultants –Individuels

≥ 50.000 Consultants individuels (CI) Tous

  < 50.000 CI Pas de revue préalable sauf pour : (i) tous les Termes de Référence, (ii) les listes restreintes pour les prestations qui dépassent une durée de 3 mois et ceux liées à la gestion financière et à la passation des marchés,(iii) tous les Consultants permanents de l’UCP

  ED Tous

Les Directives de Passation des Marchés et pour la Sélection des Consultants de la Banque mondiale et les dossiers types s’appliquent à tous les méthodes de la passation des marchés

La liste restreinte des consultants pourra être composée uniquement des consultants venant de la Guinée Bissau pour les contrats inferieurs à US$ 100.000.

25

Annexe 8 Liste des documents à préparer avant l’arrivée d’une mission de supervision

1. Indicateurs des Projets (Annexe 1)2. Presentations des activites par les Directions Regionales (avec photo des micro-projets)3. Plan d’Action de la Mission précédente mis à jour4. Situation Financière des Projets (Annexe 3)5. Budget multi-annuel mis à jour (2010-2014)6. Budget annuel : Budget, Engagement et Décaissement à la date de mission7. Kilométrage et volume d’essence des voitures 8. Plan de Passation des marchés mis à jour9. Présentation des mesures de sauvegarde (avec photo des micro-projets)

26

Annexe 9Supervision de la Gestion Financière des Projets

THE WORLD BANKAfrica region

Financial Management Supervision Report

Key Information on the Project

Project Name: Rural Community Driven Development Project (RCDDP)

Project ID: P090712 P117861IDA Credit/Grant No.: H5130 TF94746Implementing Agency: PIUEffectiveness Date: July 07, 2010 August 4, 2009Closing Date: December 31, 2014 August 31, 2013Application Deadline: December 31, 2014 December 31, 2013Credit/Grant Amount: US$5,000,000.00 US$5,000,000.00Program Duration Four Years Four YearsRemaining Period to Closing Thirty nine months (39) Twenty five months (25)Disbursed Amount: US$1,687,444 (32.70%) US$ 2,176,197 (43.52 %)Cancelled Amount US$0.00 US$0.00Date of the Supervision: November 28 to 30, 2011Period Covered by Review: May to November 2011Previous ISR Rating: MS Current ISR Rating: MSPrevious FM Risk Rating: S Current FM Risk Rating: S

Synthèse de la revue

Dans le cadre de la mission de supervision de la Banque Mondiale du 22 au 30 Novembre 2011, une revue de la gestion financière du projet a été effectuée par Mr Osval Rocha Romão (AFTFM) au Projet de Développement Rural Dirigé par les Communautés (PDRDC). Cette revue avait pour objectif de (i) s’assurer que l’environnement de contrôle interne et le système de gestion financière des projets sont adéquats pour garantir la réalisation des objectifs des projets (ii) faire un suivi du plan d’action élaboré lors de la dernière mission de supervision, (iii) faire une revue par sondage des transactions effectuées durant la période sous revue. Les principales conclusions de cette mission de supervision sont résumées ci-dessous.

Des améliorations ont été constatées dans la gestion financière du projet durant ces six (6) derniers mois. Le taux de décaissement a enregistré une augmentation de 12,80% et le taux d’exécution du budget s’établit à 69%. Cependant, la performance globale est maintenue à Modérément Satisfaisante (MS) en raison de l’absence de vérification et de contrôle de l’état actuel du paramétrage du logiciel qui ne garantit pas l’exhaustivité des enregistrements effectués dans le logiciel de gestion financière. La mission a également noté le décaissement non autorisé d’un montant de 6.712.000 FCFA effectués sur le compte désigné du financement IDA qu’il convient de rembourser dans les meilleurs délais. Ces dépenses concernent des avances sur salaires concédés pour au personnel de l’unité de coordination pour l’achat d’ordinateurs personnels.

27

Etant donné que l’option de l’auditeur interne ne semble pas avoir été retenue, à cause de la dimension de la structure, du faible montant en jeu et de l’inexpérience des candidats en matière d’audit interne, la mission recommande qu’un assistant technique soit recruté afin d’appuyer semestriellement l’équipe fiduciaire dans les domaines des finances, de la comptabilité et de contrôle des opérations financières et comptables passées par l’unité de coordination.

ISR FM Rating

Compte tenu de ce qui précède, la mission de supervision estime, que l’évaluation de la performance du projet du point de vue de la gestion financière demeure Modérément Satisfaisante (MS).

FM Risk Rating

L’évaluation des risques en gestion financière pour ce projet durant la mission de supervision demeure «Substantielle » (S) du fait d’une part du risque inhérent élevé et d’autre part de risque substantiel lié à un environnement de contrôle interne relativement faible.

FM REVIEW: FINDINGS AND ACTION PLAN

1. Budget

Le budget de 2011 a été élaboré en Janvier 2011 et arrêté à 1.267 millions de FCFA. A la date de la mission, le taux d’exécution de ce budget était de 68,91% soit 872,9 millions FCFA de dépenses exécutées. L’analyse des réalisations du budget permet de faire les constats suivants : (i) un faible taux de réalisation de la composante 2 et (ii) un dépassement budgétaire provisoire de la composante 3 de 55, 85 million de FCFA. Les avances de démarrage des activités de la composante 2 (activités liées aux micros projets) qui sont en cours de liquidation permettront d’améliorer le taux d’exécution du budget avant la fin de l’année fiscale en cours. Ainsi la mission recommande à la coordination du Projet (i) de prendre les dispositions nécessaires pour assurer un suivi régulier et rigoureux de l’exécution budgétaire, (ii) de veiller à ce que les charges relatives aux couts opérationnels ne dépassent pas le niveau acceptable et (iii) de procéder aux corrections nécessaires du budget par l’élaboration d’un budget rectificatif.

2. Procédures et Système d’information Comptables

Le système d’information comptable a été paramétré de manière à générer les états financiers annuels et les différents états requis pour l’élaboration des rapports trimestriels de suivi financier et des demandes de réalimentation de fonds. Toutefois, la mission a noté les faiblesses suivantes au niveau de l’application Highproject : (i) l’impossibilité de création de nouveaux journaux, (ii) un paramétrage incomplete de la balance générale de comptes comptable et du tableaux des emplois et ressources rendant difficile leur exploitation. La mission a aussi constaté l’absence de l’utilisation des comptes d’attente dans la comptabilité générale. La mission recommande au projet de revoir le paramétrage du logiciel pour corriger les faiblesses identifiées et former le personnel comptable pour une utilisation efficiente du logiciel.

3. Dispositif de Contrôle Interne

Le système de contrôle interne a été renforcé par une meilleure séparation des tâches. Toutefois durant notre revue les défaillances suivantes ont été notées dans le dispositif de contrôle interne :

28

(i) l’absence du visa de la Direction Générale du Trésor (DGT) lorsque les dépenses sont supérieurs à 10 millions de FCFA ; (ii) l’absence de rapports de mission ; (iii) l’inutilisation de comptes comptables appropriés pour un meilleur suivi de la gestion des contrats et des avances accordées, (iv) l’absence d’un suivi comptable des avances au personnel, (v) l’absence de matérialisation de la supervision et d’une gestion rigoureuse du caburant. Ainsi la mission recommande que les faiblesses relevées durant cette mission fassent l’objet de mesures correctives en mettant en œuvre le plan d’action en annexe n°1.

Etant donné que l’option de l’auditeur interne ne semble pas avoir été retenue, à cause de la dimension de la structure, du faible montant en jeu et de l’inexpérience des candidats en matière d’audit interne, la mission recommande qu’un assistant technique soit recruté afin d’appuyer semestriellement l’équipe fiduciaire dans les domaines des finances, de la comptabilité et de contrôle des opérations financières et comptables passées par l’unité de coordination.

4. Flux des Fonds

SPF et IDA: Après 28 mois d’activités le taux de décaissement cumulé des fonds est de 38,10% soit 3,78 millions d’USD décaissés pour une enveloppe globale disponible de 10 millions d’USD. Ce taux est moyennement satisfaisant, mais il convient toutefois de signaler que durant les six derniers mois, le taux de décaissement global a augmenté de 12,80% soit un décaissement de 1,34 million d’USD.

Contributions des Communautés : Il est requis une participation des communautés équivalente à 10% du coût total des micros projets. Toutefois ces contributions n’ont pas encore été évaluées et chiffrées par les responsables de suivi évaluation.

La mission recommande au Projet de (i) de signer les contrats de micros projets déjà finalisés (ii) de faire les décaissements de démarrage avant la fin de l’année fiscale en cours et (iii) d’évaluer les contributions des communautés des micros projets déjà réceptionnés et de les inclure dans les rapports de suivi financier s’ils sont décaissés.

5. Rapport Financier Intérimaire Non Audité (RIFNA)

Les RIFNA sont maintenant régulièrement élaborés et transmis à la Banque avant la date limite de transmission. Les trois derniers RIFNA de 2011 ont été jugés acceptables.

6. Audit Externe

Les rapports d’audit pour l’exercice fiscal 2010 ont été transmis à la Banque avant la date limite. Ils sont satisfaisants et sont conformes aux normes d’audit internationales de l’IFAC et aux directives de la Banque. Les opinions des auditeurs sur les états financiers des dons 094746 GUB et H5130 GUB, sont des certifications sans réserve. Relatif au contrôle interne, les auditeurs ont relevé des faiblesses concernant :

La faible capacité de l’équipe dirigeante en matière de gestion et suivi évaluation des micros projets ;

L’absence d’une maintenance régulière du parc informatique ; L’absence de vérification et de contrôle de l’état actuel du paramétrage du logiciel afin de

s’assurer de l’exhaustivité des enregistrements effectués dans le logiciel de gestion financière;

L’inadéquation de la formation en matière de gestion budgétaire.

29

Un plan d'actions pour la mise en œuvre des recommandations des auditeurs a été établie et transmis à la Banque. La mission recommande à l’unité de coordination du projet de respecter le calendrier de mise en œuvre de ce plan d’action en vue de renforcer le dispositif de contrôle interne.

7. Revue des Transactions

La mission a procédé à une revue exhaustive des transactions effectuées du 1er Juin au 30 Novembre 2011 pour un montant total de 540.411.893 FCFA à partir des comptes désignés et s’est assuré de leurs justifications. La revue a permis d’identifier des décaissements non autorisés d’un montant de 6 712 000 FCFA (sous financement IDA). Ces dépenses concernent des avances sur salaires concédés au personnel de l’unité de coordination pour l’achat d’ordinateurs personnels. Elle a aussi constaté une documentation concernant notamment (i) l’absence de BC et de PV de réception pour une opération, (ii) l’absence de rapport de mission, (iii) le non respect des modalités de paiement de certains contrats, (iv) l’absence d’évidence de contrôle physique des travaux par l’unité de coordination, (v) l’absence de décompte pouvant confirmer la véracité des montants payés, (vi) l’absence du Boording passe pour confirmer le nombre de jour payé en perdiem, (vii) l’absence d’évidence de la collecte des impôts sur les salaires et leur versement respectif à l’administration fiscale.La mission recommande au Projet de prendre d’exiger systématique auprès des partenaires du projet, les documents manquants ci-dessous et de mettre en œuvre les recommandations du plan d’action en annexe.

8. GAC – Fraude et Corruption

A l’exception des dépenses non autorisées relatives aux avances au personnel pour une valeur de 6 712 000 FCFA, les travaux n’ont pas révélé de fait à reporter dans ce chapitre dans le cadre de la mise en œuvre du Projet Rural de Développement dirigé par les Communautés (PRDDC).

9. Autres

9.1 Suivi du plan d’action de la Mission de Mai 2011

La mission a procédé à un suivi du plan d’action et la conclusion est que la plupart des recommandations mentionnées dans l’aide mémoire, ont fait l’objet d’une mise en œuvre totale à l’exception des recommandations sur le budget, le suivi du carburant et de l’amélioration du système de connexion WIFI qui ont été partiellement mis en œuvre.

30

Annexe 9.1: Plan d’Action de Gestion Financière de Novembre 2011

Faiblesses Recommandation Entité Responsable Echéance1. Budget Prendre les dispositions nécessaires pour assurer un

suivi régulier et rigoureux de l’exécution budgétaire, Veiller à ce que les charges relatives aux couts

opérationnels ne dépassent pas le niveau acceptable Procéder aux corrections nécessaires du budget par

l’élaboration d’un budget rectificatif Obtenir l’accord préalable de l’IDA avant tout

dépassement budgétaire

PIU PIU RAF

PIU

Permanent Permanent 31/12/2011

Permanent2. Procédures et Système

d’information Comptables Revoir le paramétrage du logiciel et former le personnel

(ii) utiliser les comptes appropriés pour un suivi des avances et de la gestion des contrats.

PIU RAF

20/12/2011 Permanent

3. Dispositif de Contrôle Interne

Apposer le visa de la DGT lorsque les dépenses sont supérieurs à 10 millions de FCFA ;

Exiger les rapports de mission par les agents concernés lors de leur retour de mission

Utiliser des comptes d’attente en ce qui concerne la gestion des contrats et des avances accordées

Renforcer le système de suivi des avances au personnel, Apposer la signature du SG du MEPIR et du Trésor sur

les états de l’état de salaire en début d’exercice Faire un suivi plus rigoureux de la gestion du

carburant et de l’utilisation des voitures basée dans les régions

Recruter un assistant technique afin d’appuyer semestriellement l’équipe fiduciaire dans les domaines des finances, de la comptabilité et de contrôle des opérations financières et comptables passées par l’unité de coordination.

PIU PIU RAF RAF PIU RAF

RAF

PIU

Permanent Permanent Permanent Permanent Permanent

Permanent

Permanent

31/01/2011

4. Flux des Fonds Signer les contrats de micros projets déjà finalisés PIU 20/ 12/2011

31

Faire les décaissements de démarrage avant la fin de l’année fiscale en cours

Evaluer les contributions des communautés des micros projets déjà réceptionnés et de les inclure dans les rapports de suivi financier s’ils sont décaissés

PIU M&E

31/12/2011 Permanent

5. Audit Externe Mettre en œuvre le plan d’action qui résulte des recommandations formulées par les auditeurs sur les comptes de 2010

PIU PIU

31/06/2012 31/12/2012

6. Revue des Transactions Amélioration la documentation des liasses justificatives (annexer systématiquement les BC et les PV de réception, joindre les rapports de mission ;

Respecter les dispositions fiscales concernant les impôts sur les salaires en matière fiscale (absence d’évidence de la collecte des impôts sur les salaires et leur versement respectif à l’administration fiscale)

Rembourser les avances illégalement consenties au personnel

RAF

PIU

PIU

Permanent Permanent Immédiatement

32

Annexe 9.2: Suivi du Plan d’Action de Gestion Financière élaborée en Mai 2011

Faiblesses Recommandation Entité Responsable

Echéance Etat d’avancementStatut Date

Budget Mettre en place un système de suivi budgétaire Continuer à veiller à ce que les couts

opérationnels soient réduits au strict minimum

RAF

RAF

Permanent

Permanent

Partiel

Partiel

Procédures Comptables Faire la saisie comptable des opérations dans le

logiciel sur une base journalière Améliorer le système de connexion en renforçant

le système de transmission WIFI par l’installation d’un amplificateur de signal

Comptable

Consultant

Permanent

15/07/2011

Réalisé

Partiel

25/09/2011

Contrôle interne Elaborer une note de service afin de réglementer

le barème des perdiems relatif aux missions à l’étranger acceptable pour la Banque

Elaborer un check liste pour s’assurer que chaque dossier relatif à un paiement contient toutes les pièces justificatives requises

UCP

RAF

30/06/2011

Permanent

Réalisé

Réalisé

30/06/2011

01/09/2011

Flux des Fonds Payer les avances de démarrage des micros

projets approuvées afin d’augmenter le taux de décaissement

UCP 30/06/2011 Réalisé 19/06/2011

Revue des Transactions Exiger les pièces justificatives des organisateurs

de séminaires/ateliers 72 heures après la tenue des activités financées par le projet

Transférer les fonds dans une Banque de lieu de domiciliation du consultant afin d’éviter les fraudes fiscales

RAF

RAF

Immédiatement

Permanent

Réalisé

Réalisé

33

Annex 9.3: Updated FM Risk Assessment

Type of Risk Residual Risk Rating Brief Explanation of Changes and any New Mitigation MeasuresPrevious Current

INHERENT RISKCountry Level H HEntity Level M MProgram Level S SOVERALL INHERENT RISK H H

CONTROL RISKBudgeting S MAccounting M MInternal controls M SFunds Flow S M The disbursement rate has been improved during the last

six months.Financial Reporting L LAuditing M MOVERALL CONTROL RISK S M

34