Agorà e Vision CPM - CCC-Acam Agora_Vision.pdf · Le fasi di sviluppo del Progetto di integrazione...

Adozione degli strumenti a supporto della gestione dei fabbisogni e degli acquisti di commessa

Agorà e Vision CPMAgorà e Vision CPMff C C

Crescere in competitività nelle CostruzioniLe opportunità offerte dalla tecnologia integrata

Intervento di Paolo Broggi, Responsabile Ufficio Acquisti CDC

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Le opportunità offerte dalla tecnologia integrata

Convegno CCC ‐ Bologna, 1 Dicembre 2009

Finalità della presentazione

Presentare il progetto di integrazione tra i sistemi Agorà ‐ il Portale asupporto degli acquisti di Cooperativa di Costruzioni e Vision CPMsupporto degli acquisti di Cooperativa di Costruzioni e Vision CPMfinalizzato alla gestione dei processi di studio gara, emissione fabbisogni(RdA) e realizzazione acquisti.

In particolare:

chiarire gli obiettivi che hanno portato alla realizzazione delprogetto di integrazione tra i due sistemi;

descrivere sinteticamente la soluzione adottata e il processoidipresidiato;


Il Progetto di integrazione tra Agorà e Vision CPM


Contesto di Riferimento

L’integrazione dei sistemi informatici Vision CPM e il Portale di Aquisto, si inserisce in unprogetto più ampio di innovazione dell’organizzazione dei processi e dei sistemi, portatoavanti negli ultimi anni da Cooperativa di Costruzioni.avanti negli ultimi anni da Cooperativa di Costruzioni.

CDC, dal 2008, è stata una tra le aziende pilota del progetto di sviluppo di Vision con STR,soluzione finalizzata al presidio delle attività di studio lavori, contabilità di cantiere econtrollo costi di commessacontrollo costi di commessa.

CDC ha aderito al Progetto Galileo di Consorzio Cooperative Costruzioni nel Maggio 2009,attivando il Portale AGORA’ nei moduli di Richiesta di Offerta e Asta online, con l’obiettivoprimario di dotare l’Ufficio Acquisti di una soluzione in grado di aumentare l’efficienza delprocesso: presidiando il mercato dei fornitori, monitorando i costi e le attività svolte.

Contestualmente, per incrementare il presidio dei processi e amplificare i vantaggip p p p f ggderivanti dall’utilizzo dei sistemi informatici già presenti in azienda, si è deciso di adottare ilmodulo di preparazione RdA da Commessa di Vision, integrandolo con il Portale AcquistiAgorà.

L’utilizzo di tali sistemi si è esteso allo Studio Lavori, grazie all’implementazione del modulodel Portale Agorà di Richiesta di Preventivi (RdI) che consente di supportare la fase diemissione e raccolta delle offerte budgetarie, finalizzate allo studio gara.


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Obiettivi specifici del progetto di integrazione

L’obiettivo primario dell’integrazione è stato l’ottimizzazione del processo di emissionedelle Richieste di Acquisto (RdA) lungo tutto l’iter operativo (dal Cantiere alla presa incarico da parte dell’Ufficio Acquisti), nel rispetto delle procedure aziendali e dellacarico da parte dell Ufficio Acquisti), nel rispetto delle procedure aziendali e dellanormativa (v. 231).

L’integrazione è stata realizzata per garantire:

» ai Responsabili di Commessa, la possibilità di creare le RdA partendo dalle analisi dellostudio Gare, con ottimizzazione dei tempi e maggior presidio del processo di emissionedei fabbisogni del cantiere;dei fabbisogni del cantiere;

» la contrazione dei tempi di emissione RDA da parte della commessa e presa in carico daparte dell’Ufficio Acquisti;

» la tracciabilità dei dati e delle informazioni nel rispetto dei ruoli e delle responsabilità» la tracciabilità dei dati e delle informazioni, nel rispetto dei ruoli e delle responsabilitàaziendali e possibilità, per i vari ruoli, di verificare in ogni momento lo stato diavanzamento delle RdA;

» la possibilità per i Responsabili di commessa di monitorare i valori di definizione di» la possibilità per i Responsabili di commessa di monitorare i valori di definizione diordini e contratti ai fini della contabilità generale della commessa;

» la facilità di accesso alle informazioni e disponibilità dei dati, nel rispetto dellariservatezza degli stessi;


g

Team di lavoro e attività svolte

R bil A i ti T d di t l ttResponsabile Acquisti:‐ definizione degli obiettivi del progetto e dei

requisiti funzionali dell’integrazione;coordinamento del progetto

Team dedicato al progetto:‐ coordinamento delle fasi di sviluppo progetto

in affiancamento al Responsabile Ufficio Acquisti ;‐ coordinamento del progetto.

Responsabile sistemi informativi:‐ coordinamento dell’attività di STR nello

Acquisti ;‐ consulenza nella definizione dei processi ;‐ supporto alla gestione del cambiamento in

azienda ;sviluppo del progetto.

Responsabile Qualità:tti i i d ll d i d li ll

‐ formazione agli utenti.

‐ ottimizzazione delle procedure aziendali alla luce dell’introduzione dei nuovi strumenti;

Team dedicato alla fase di sperimentale Team dedicato al progetto:‐ Implementazione delle funzionalità specifiche

del Progetto (acquisitore + tecnico):‐ utilizzo del sistema nell’ambito della

commessa pilota e test sulle funzionalità implementate

p pdi gestione flusso RdA su Vision sulla base delle specifiche funzionali e di processo definite dal team di lavoro.F i li t ti


implementate ‐ Formazione agli utenti.

Le fasi di sviluppo del Progetto di integrazionee STR

essi,

aziend

a

MAGGIO

• Adozione di Agorà: portale dedicato agli acquisti per la gestione delle Richieste di Offerta (RdO) e delle Negoziazioni Dinamiche on line (Aste);

• Adozione del Modulo di RdA di Vision: modulo per la gestione delle Richieste

terni di B

S ne

dei proce

terno de

ll’volti.

09p g

di Acquisto a partire dal Piano dei Fabbisogni di Commessa

• Avvio di Agorà: utilizzo delle RdO per la raccolta delle offerte sul mercato per le commesse esistenti e utilizzo dell’asta on line per l’aggiudicazione, ove opportuno.

i team

est

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tenti coinv

• Avvio della fase sperimentale del progetto di Integrazione: individuazione diuna commessa pilota su cui testare i processi e le funzionalità sviluppatenell’integrazione dei sistemi e coinvolgimento delle solo risorse dedicate alla

l progetto,

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• Completamento della fase sperimentale: configurazione definitiva del sistema

GIUGNO 09

commessa specifica

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OTTOBRE 09

e gestione delle prime negoziazioni lavorate attraverso l’integrazione

• Roll out del progetto: estensione dell’utilizzo del sistema integrato alle commesse

rante tutte

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2010

• Roll out del progetto: estensione dell utilizzo del sistema integrato alle commessedi CDC e utilizzo a regime da parte di tutte le funzioni coinvolte (Tecnici, Acquisitori,preventivisti e relativi responsabili).


Du h a

supp

o

Schema di sintesi dell’integrazione dei sistemi in CDC

Gestione Gestione

• Studi Gara• Elaborazione del piano di fabbisogni di commessa e creazione delle RdA

RdI/RdO/Asta online

RdA

• Ricezione delle RdA e conversione in RdO

• Trasmissione delle RdA agli Aquisitori

• Aggiornamento del Codice SAP sui f it i t i li

• Selezione dei fornitori

• Emissione sul mercato e l d ll ff dfornitori potenziali

• Recupero dati Aggiudicazione RdO/Asta

• Recupero dei dati di Aggiudicazione

raccolta delle offerte dai fornitori

• Aggiudicazione on line degli ti (RdO A t )Recupero dei dati di Aggiudicazione

(Fornitore e importi)eventi (RdO o Aste)

• Inserimento manuale dei fornitori Potenziali Aggiudicatari di Negoziazione

Processo automatico

Processo manuale


g• Emissione Ordini e Ciclo Passivo

Processo manuale

Il Processo Presidiato (estratto)Tecnico Acquisitore

Resp. Acquisti

Integrazione sistemi per ti RdA

STUDIO GARA

PIANO FABBISOGNI COMMESSA

Configurazione delle RdO

gestione RdA

Creazione della RDA

Gestione on line

Pubblicazione e gestione dell’evento

negoziale

Rinvio al tecnico della RdA per

eventuali modifiche

Attribuzione della RdA

all’acquisitore

Presa in carico della

RdA Aggiudicazione li

Non A i di i

Gestione Tradizionale

on line Aggiudicazione

Fornitore Aggiudicatario e Importi di Aggiudicazione

Recupero dei dati di Aggiudicazione

Importi di AggiudicazionePIANO CONTROLLO

COSTI


I differenti soggetti coinvolti (Tecnici, Acquisitori e Responsabili Acquisti) operano con diritti differenti a seconda dei ruoli specifici e delle procedure aziendali in vigore (v. slide successiva)

Vantaggi operativi dell’integrazione per gli utilizzatori

• Accesso in remoto, direttamente da ogni cantiere, al sistema di gestioneRdA .R d i d i di b d di di d ll di• Recupero dei dati di budget di spesa direttamente dallo studio gare.

• Rapidità nella creazione delle RdA a partire dal piano dei fabbisogni econtrazione dei tempi di trasmissione all’Ufficio Acquisti.

d ll d d ll d (Resp. • Monitoraggio dello stato di avanzamento delle RdA (assegnata, inlavorazione on line o in tradizionale, aggiudicata/non aggiudicata).

• Disponibilità in unico sistema delle informazioni relative ai fabbisogni, aivalori di acquisto e analisi dello scostamento

Resp.Commessae Tecnico valori di acquisto, e analisi dello scostamento.

• Monitoraggio continuo e tracciabilità delle attività dell’Uff. Acquisti.• Contenimento delle possibilità di errore e duplicazione neltrasferimento delle informazioni di RdA.

• Processo paperless e sostituzione dei meccanismi di firma cartacea peraccettazione.

• Riduzione dei tempi di creazione delle RdO grazie al trasferimentoautomatico dei dati da un sistema all’altro (descrizioni, quantità, valoridi budget, date di consegna, allegati tecnici, fornitori, ecc…).Rid i d ll tti ità b l i t

UfficioAcquisti


• Riduzione delle attività a basso valore aggiunto.Acquisti

….per concludere…

Per garantire la massima resa del progetto, è necessario che gli obiettivi del sianocondivisi all’interno dell’azienda e che gli strumenti messi a disposizione sianoutilizzati a regime da parte di tutte le funzioni coinvolte (Tecnici, Acquisitori,preventivisti e relativi responsabili).

“….La possibilità di gestire in maniera informatizzata e centralizzata, attraversoun’unica soluzione integrata, tutte le attività che portano dallo studio di garaall’assegnazione del contratto agevola molto il nostro lavoro, consentendoci diessere più efficienti e di ottimizzare l’impegno delle nostre risorse. Basti pensare,ad esempio, alla comodità di trasferire ‐ direttamente sul sistema ‐ i fabbisognip , f f gdefiniti dal Responsabile di Commessa all’ufficio acquisti, senza necessità discambi cartacei o duplicazioni di dati. Inoltre la tracciabilità assicurata dallostrumento ci permette di avere, in ogni momento, pieno presidio su ogni fase delstrumento ci permette di avere, in ogni momento, pieno presidio su ogni fase delprocesso”… conferma Paolo Broggi, Responsabile Ufficio Acquisti Cooperativa diCostruzioni di ModenaCit t “L’I f i E i & Fi ” d l 28/11/2009


Citato su “L’Informazione – Economia & Finanza” del 28/11/2009

Grazie per l’attenzione…

Paolo BroggiResponsabile Ufficio AcquistiE‐mail: [email protected]

Cell: 348 0820352

Sede legale: Via Repubblica del Taro, 165 – 41100 MODENATel. 059 411.111 – Fax 059 411.200 – C.F. e P.IVA 00175840362


www.cooperativadicostruzioni.it ‐ e‐mail: [email protected]

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