Storyboard for Advocacy Tips and Resources 

Designer: Christy King 

Narration  Slide  Notes Slide 1 – Title Slide  (no audio) 

Begin – goes to next slide 

Slide 2 – Overview  During this webcast you will meet Anita and Samuel. Anita will share with us the some tips she has learned in advocating for Samuel as well as how they overcame a service issue. Finally, Anita will share her experiences with a peer mentor.   Throughout the webcast, you will be prompted to enter in contact information that may help you. You will be able to print out this information at the end of the webcast and keep it as a resource document.  If you would like some tips on navigating the webcast, click on the purple Help button. Otherwise, click the blue Next button.   

 

Help – goes to help slide  Next – goes to next slide  Reveres Highlight boxes – appear as each button is mentioned 

Narration  Slide  Notes Slide 3 – Help  (no audio) 

Objects should appear one at a time beginning with TOC and captions, then player and captions, then links button, then next button  Next – returns back to previously viewed slide 

Slide 4 – Objectives   (no audio) 

Next – goes to next slide 

Slide 5 – Meet Anita and Samuel  Anita is Samuel’s mom. Samuel graduated from high school four years ago. He lives in a group home with two other guys that are close to his age. Samuel currently works at a local family diner about 25 hours a week. He enjoys going to a small gym a few blocks from where he lives to play basketball and work out.   

Next – goes to next slide 

Narration  Slide  Notes Slide 6 – Advocacy Tips  (no audio) 

Blue folder – slide 7  Red notebook – slide 8  Plan – slide 9  Man – slide 10  Next – goes to slide 11 

Slide 7 – Advocacy Tips  It is helpful to have a file for copies of letters, reports, notes, and other materials that you give or receive in regard to eligibility for services, service delivery, and concerns that you experience. This makes it easy to find everything as it is all in one place.   

Return – slide 6 

Slide 8 – Advocacy Tips  Take notes of any conversations that you have. The conversations could be with the administrative entity, supports coordinator, or service provider. In your notes, include the date of the conversation, the name of the person or people you spoke with along with their titles, and the outcome of the conversation.   If someone indicates they will do something for you, take note of what is to be done and the date by which it should be completed.   

Return – slide 6 

Narration  Slide  Notes Slide 9 – Advocacy Tips  It is helpful to prepare for meetings. Think about the issues that you would like to discuss and make a list of them. Then at the meeting as things are discussed, you can check them off your list. You can then remember to discuss them. This way you won’t forget something important you wanted to talk about.  When preparing for the meeting, focus on the issue the meeting is about. Try not to bring up old situations that have already been resolved.   Think about how you can be assertive without being aggressive when discussing issues. Be straightforward and yet maintain your focus and composure. It is important to maintain a working relationship with the provider staff, supports coordinator, and administrative entity.   

 

Return – slide 6 

Slide 10 – Advocacy Tips  If you are concerned about being able to discuss an issue alone, take a friend, neighbor, or advocate along. Think about who will support you to keep your composure and will be assertive, but not aggressive.  

Return – slide 6 

Narration  Slide  Notes Slide 11 – Advocacy Tips  (no audio)  

Next – goes to next slide 

Slide 12 – Resolving Issues  Some situations or issues are easy to resolve as the issue may be due to a misunderstanding. Other situations may be more complex and require more time and additional people than just you and the service provider to figure out.  For example, Samuel has diabetes which can be difficult to control. The residential provider is aware of this and has trained staff on signs to look for, actions to take, what medications Samuel takes, etc. However, for the third time this year, Samuel has ended up in the emergency room due to his diabetes. Anita believes it is the provider agency’s fault for not ensuring Samuel controls his diabetes. Let’s take a look at who and in what order she could talk to people to resolve her concerns.   

Next – goes to next slide 

Narration  Slide  Notes Slide 13 – Resolving Issues   (no audio)  Text for widget: Service Provider Text – The first step is to talk with the service provider. It’s important for Anita to remember the advocacy tips she shared earlier. This is a time for asking questions and understanding what is happening.  Supports Coordinator Text – If there is no resolution from talking with the service provider, Anita should talk with Samuel’s supports coordinator (SC). He or she may call a team meeting to help resolve the issue and address Anita’s concerns.   SCO Text ‐ If the SC is unable to resolve the issue, then the next person Anita should contact is the supports coordination organization (SCO). This might be the SC’s supervisor or someone else in the agency that helps to resolve issues.   AE Text – If the SCO is unable to resolve the situation, the next place Anita should go to is the administrative entity or AE.  ODP Text – Anita also has the ability to call the Office of Developmental Programs (ODP) directly. She should first call her regional office for assistance. She could also call ODP’s customer service number. 

   

Accordion Widget – text in narration box  Next – goes to next slide 

Narration  Slide  Notes Slide 14 – Resolving Issues  Let’s take a moment to find some of the phone numbers that you might need if you were trying to resolve an issue.   This slide and the next few slides each have a button that links to where you can find the phone number for the organization. You can then put the number in the text box on the slide. Click [Submit] so that the number will be saved to print out at the end of the webcast.   

Link for SCO ‐ https://www.hcsis.state.pa.us/hcsis‐ssd/pgm/asp/prsss.asp?ServCatId=1000&PageNam=prssd.asp   Next – goes to next slide 

Slide 15 – Resolving Issues   (no audio)  

Link for AE button ‐ https://www.hcsis.state.pa.us/hcsis‐ssd/pgm/asp/PRCNT.ASP  Next – goes to next slide  

Slide 16 – Resolving Issues  (no audio)  

Link for Regional Offices ‐ http://www.dhs.state.pa.us/foradults/helpfultelephonenumbers/regionaldevelopmentalprogramfieldoffices/index.htm  Next – goes to next slide 

Narration  Slide  Notes Slide 17 – Resolving Issues  There are a couple additional numbers to share with you. ODP has a customer service number which is on the screen. If you’d like to learn more about how the line operates, click on the button.   There are two advocacy organizations that you may wish to contact. One is Disability Rights Network or DRN and the other is Pennsylvania Health Law Project. If you’d like to learn more about either of them, click on the appropriate button.  

Link for Customer service Line http://www.dhs.state.pa.us/foradults/helpfultelephonenumbers/intellectualdisabilitiescustomerserviceline/index.htm  Link for DRN ‐ https://www.drnpa.org/   Link for PA Health Law Project ‐ http://www.phlp.org/   Next – goes to next slide 

Slide 18 – Resolving Issues  Another way to resolve an issue is through due process. ODP has issued a bulletin about due process procedures. Click on the button if you’d like to learn more about due process.  

Link for Due Process Bulletin ‐ http://www.dhs.state.pa.us/publications/bulletinsearch/bulletinselected/index.htm?bn=00‐08‐05&o=N&po=ODP&id=04/10/2008   Next – goes to next slide 

Narration  Slide  Notes Slide 19 – Making Connections  Anita found talking with a parent, referred to as a peer supporter, in a similar situation as herself very helpful. Peer Supporters are the foundation of the Parent to Parent of PA program. They are individuals who have experienced the joys and challenges of raising a child with a disability or special need. As volunteers, they are willing to share their experiences with another family for the purposes of support and information.   The goals of the Parent to Parent program are to: 

Decrease family stress and isolation by matching experienced families with families whose children have special needs. 

Increase families’ knowledge and use of resources.  Increase the confidence and skills of families by providing 

emotional support and ongoing opportunities to acquire specific information and training. 

And to, enhance the education, understanding and sensitivity of those presently working with and preparing to work with children and their families. 

  

Each bullet point should appear as it is mentioned.  Next – goes to next slide 

Slide 20 – Making Connections  (no audio)  

Link for Parent to Parent website ‐ http://www.parenttoparent.org/   Next – goes to next slide 

Narration  Slide  Notes Slide 21 – Making Connections  (no audio)  

If correct, go to slide 22  If incorrect, go to slide 23 

Slide 22 – Making Connections  (no audio)  

Next – goes to slide 24 

Slide 23 – Making Connections  (no audio)  

Next – goes to next slide 

Narration  Slide  Notes Slide 24 – Summary  Anita shared with us some advocacy tips that she has found helpful such as have one place to keep all letters that you receive, taking notes, planning for meetings and that you can take a friend, neighbor, or advocate along to meetings.  Next, we talked about resolving issues and that there is an order to reach out to people for assistance. The order is: the service provider, SC, SCO, AE, and then ODP. There are also advocacy organizations such as DRN and PA Health Law Project that you can reach out to.  We also learned about Parent to Parent of PA and how they make matches between parents and family members that are in similar circumstances with a peer supporter.   If you’d like a copy of the advocacy tips and phone numbers that you entered, click the Print Resource button on the screen.  

Each major bullet and related sub‐bullets should appear as it is talked about   Print Resource Sheet – appear when mentioned – prints text boxes and other phone numbers as shown in the appendix  Next – goes to next slide 

Slide 25  (no audio)  

 

Appendix 

 

Advocacy Tips and Resources 

 

Advocacy tips that you found helpful from the webcast included: 

[Text box: Advocacy_Tips_Entry] 

 

Contact Numbers: 

Supports Coordination Organization (SCO): [Text box: SCO_Number] 

Administrative Entity (AE): [Text box: AE_Number] 

Office of Developmental Programs 

o Regional Office: [Text box: RO_Number] 

o Customer Service Number: 1‐888‐565‐9435 

Advocacy Organizations 

o Disability Rights Network (DRN): 1‐800‐692‐7443 

o PA Health Law Project: 1‐800‐274‐3258 

 

Making connections: Parent to Parent of PA 

Telephone Number: 1‐888‐727‐2706 

Website: www.parenttoparent.org