Adobe Acrobat Técnicas Esenciales

ADOBE ACROBAT 9TÉCNICAS ESENCIALES

DONNA L. BAKER

TRADUCCIÓN

ANA MARÍA PÉREZ FERREIRAADOBE CERTIFIED INSTRUCTOR

REVISIÓN TÉCNICA

BELATRIXADOBE AUTHORIZED TRAINING CENTER

MÉXICO • BOGOTÁ • BUENOS AIRES • CARACAS • GUATEMALA • MADRID • NUEVA YORK SAN JUAN • SANTIAGO • AUCKLAND • LONDRES • MILÁN • MONTREAL

NUEVA DELHI • SAN FRANCISCO • SINGAPUR • ST. LOUIS • SIDNEY • TORONTO

Director editorial: Fernando Castellanos Rodríguez

Editor: Miguel Ángel Luna Ponce

Supervisor de producción: Marco Antonio Gómez Ortiz

ADOBE ACROBAT 9 Técnicas Esenciales

Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra,

por cualquier medio, sin la autorización escrita del editor.

DERECHOS RESERVADOS © 2009 respecto a la primera edición en español por

McGRAW-HILL INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V.

A Subsidiary of The McGraw-Hill Companies, Inc.

Corporativo Punta Santa Fe

Prolongación Paseo de la Reforma 1015 Torre A

Piso 17, Colonia Desarrollo Santa Fe,

Delegación Álvaro Obregón

C.P. 01376, México, D. F.

Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana, Reg. Núm. 736

ISBN: 978-607-15-0213-1

Authorized translation from the English language edition, entitled ADOBE ACROBAT HOW-

TOS: 125 ESSENTIAL TECHNIQUES, 1st Edition, 0321552946 by BAKER, DONNA, published

by Pearson Education, Inc, publishing as Adobe Press, Copyright © 2009 by Donna Baker.

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Impreso en México Printed in Mexico

DedicatoriaPara Pippi

Agradecimientos

Gracias a la gente en Adobe. Ha sido fabuloso trabajar con Acrobat todos estos años y verlo

convertirse en una pieza de software robusta y, me atrevo a decir, genial.

Gracias a la gente en Peachpit, especialmente a mi esmerada editora, Valerie Witte, y a la-

que-todo-lo-ve y todo-lo-sabe, Becky Morgan.

Gracias a la familia en casa, que me ofreció apoyo y café: a mi querido esposo, Terry; mis

hijas Erin y Deena; y a mis perros goofy.

Finalmente, como siempre, gracias a Tom Waits por traer la música.

ContenidoCapítulo Uno: Inicio y organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

#1: Moverse alrededor de la interfaz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

#2: Ayudándote a ti mismo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

#3: Personalizar lo que ves en pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

#4: ¿Qué prefieres? 7

#5: Organizarse 10

#6: Realizar búsquedas 12

#7: Buscar específicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

#8: Construir y aplicar un Índice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Capítulo Dos: Crear archivos PDF afuera de Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

#9: Imprimir con la impresora Adobe PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

#10: Usar el PDF Maker en Microsoft Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

#11: Fusionar archivos de Word a PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

#12: Producir archivos PDF en Excel, Access y Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

#13: Generar documentos PDF en PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

#14: Agregar contenido de medios especializados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

#15: Crear documentos PDF a partir de páginas Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

#16: Archivar mensajes de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Capítulo Tres: Crear archivos PDF en Distiller y en Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

#17: Trabajar con Acrobat Distiller y ajustes preestablecidos . . . . . . . . . . . . 44

#18: Carpetas controladas a través de Distiller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

#19: Iniciar un archivo PDF a partir de una página en blanco . . . . . . . . . . . . 50

#20: Fusionar múltiples archivos en un solo documento PDF . . . . . . . . . . . 52

#21: Crear un PDF desde páginas Web en Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

#22: Crear un PDF desde un archivo digitalizado en Acrobat . . . . . . . . . . . . 56

#23: Crear un PDF desde una imagen del portapapeles . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

#24: Adjuntar archivos fuente a un PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Capítulo Cuatro: Producir una cartera PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

#25: Creación de carteras PDF 101 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

#26: Personalizar la apariencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

#27: Personalizar carteras PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

#28: Organizar y modificar contenidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

#29: Aplicar comandos de Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

#30: Administrar y distribuir una cartera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Capítulo Cinco: Crear salida: Guardar, exportar e imprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

#31: Encontrar información acerca del documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

#32: Usar el proceso de examinar PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

#33: Optimizar un documento PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

#34: Exportar documentos PDF a otros formatos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

#35: Guardar archivos PDF de imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

#36: Seleccionar ajustes para impresión básica y producción . . . . . . . . . . . 93

#37: Seleccionar y usar fuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

#38: Solución de problemas de impresión 101 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Capítulo Seis: Cumplir con estándares PDF y de accesibilidad . . . . . . . . . . . . . . 101

#39: Probar y arreglar documentos con comprobaciones . . . . . . . . . . . . . . 102

#40: Asegurar cumplimiento de estándares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

#41: Arreglar problemas de impresión y archivos automáticamente . . . 106

#42: Hacer que las comprobaciones trabajen para ti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

#43: Crear y usar un droplet de impresión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

#44: Examinar la salida de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

#45: Navegar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

#46: Especificar requerimientos de accesibilidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

#47: Etiquetación básica de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

#48: Reportar sobre y reparar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

#49: Mejorar la accesibilidad de un PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Capítulo Siete: Transformar páginas de un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

#50: Cambiar páginas y sus contenidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

#51: Reencuadrar y rotar páginas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

#52: Aplicar numeración Bates y de página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

#53: Insertar encabezado y pies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

#54: Agregar marcas de agua y fondos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

#55: Tareas por lotes para ahorrar tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Capítulo Ocho: Retocar y modificar un documento PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

#56: Seleccionar y editar texto en un PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

#57: Editar texto y modificar atributos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

#58: Retoque de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

#59: Reutilizar imágenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

#60: Editar imágenes round-trip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

#61: Extraer texto activo de una imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

#62: Redactar contenido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Capítulo Nueve: Generar contenido con Adobe Presenter . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

#63: Crear una publicación de Presenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

#64: Especificar un tema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

#65: Grabar y utilizar audio y video . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

#66: Incluir adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

#67: Trabajar en el administrador pruebas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

#68: Escribir una prueba . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

#69: Previsualizar y publicar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Capítulo Diez: Comentar en un documento PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

#70: Agregar notas y resaltar comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

#71: Ajustar preferencias de comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188

#72: Trabajar con comentarios de edición de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

#73: Usar y administrar herramientas de sello . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

#74: Formas de Dibujo y marcas en Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

#75: Trabajar con la lista de comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

#76: Exportar comentarios a un documento de Word (Windows) . . . . . . 200

#77: Ajustar el estado de los comentarios y crear resúmenes . . . . . . . . . . . 204

Capítulo Once: Revisión en tiempo real y colaboración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

#78: Colaborar en tiempo real en Acrobat.com . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208

#79: Iniciar una revisión compartida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

#80: Usar una revisión por correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

#81: Participar en línea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

#82: Moverse a una sala de reunión de ConnectNow . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

#83: Trabajar en Buzzword . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

#84: Comparar documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225

#85: Rastrear una revisión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

Capítulo Doce: Crear y manejar formas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

#86: Permitir que el asistente de formularios te guíe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

#87: Trabajar en modo edición de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234

#88: Dibujar y personalizar campos de formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237

#89: Agregar cálculos y comportamientos de campos . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

#90: Organizar y ordenar formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

#91: Simplificar un formulario visualmente complejo . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

#92: Distribuir formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

#93: Rastrear formularios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253

#94: Manejar formularios regresados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Capítulo Trece: Usar video Flash y medios 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

#95: Insertar medios de Flash en un archivo PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

#96: Insertar SWF en un archivo PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

#97: Insertar videos y versiones heredadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265

#98: Trabajar con contenido 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

#99: Editar en el presentador Adobe 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

#100: Medir objetos 3D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272

#101: Insertar comentarios multimedia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274

#102: Utilizar acciones para mostrar vistas multimedia . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277

Capítulo Catorce: Usar dibujos, mapas y capas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

#103: Convertir documentos de Visio, InDesign e Illustrator . . . . . . . . . . . . . 280

#104: Trabajar con documentos en capas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

#105: Agregar nuevas capas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285

#106: Usar datos incrustados en un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287

#107: Aplicar características de posicionamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

#108: Medir objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

#109: Comentar y medir en un mapa PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

#110: Crear marcas de libro para dibujos, mapas o capas . . . . . . . . . . . . . . . . 296

Capítulo Quince: Controlar acción e interacción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

#111: Vincular contenido en un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

#112: Crear marcas de libro en un documento fuente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

#113: Agregar marcas de libro en Acrobat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 305

#114: Nombrar destinos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

#115: Dibujar un botón simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309

#116: Construir un lote de botones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

#117: Configurar un botón . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313

#118: Editar acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315

Capítulo Dieciséis: Hacer tus documentos seguros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

#119: Utilizar niveles de seguridad y contraseñas para un documento . . 318

#120: Crear un perfil de ID digital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321

#121: Firmar un documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325

#122: Rastrear cambios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328

#123: Crear y administrar políticas de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

#124: Administrar multimedia y confianza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334

#125: Utilizar ePaper seguros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338

Índice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341

C A P Í T U L O U N O

I N I C I O Y O R G A N I Z A C I Ó N

Cuando piensas en una pieza

de software

Microsoft Word, Adobe Photoshop, Firefox— generalmente es fácil entender qué hacer

con ella. Sin embargo, Adobe Acrobat es único al tener muchas áreas funcionales utilizadas

por un diverso rango de usuarios. Un diseñador de impresos usa Acrobat para desplegar

pruebas de página y ejecutar comprobaciones; un ingeniero o arquitecto utiliza Acrobat

para mantener y organizar modelos, así como documentación de productos y proyectos; un

dentista utiliza Acrobat para almacenar expedientes de pacientes y radiografías digitales.

El alcance y profundidad de Acrobat es sorprendente, pero se reduce al hecho de que

fundamentalmente estás manejando información. Si tratas con información de manera

cotidiana, Acrobat puede asistirte con su amplio rango de herramientas.

En lugar de tratar de calificar el programa en una sola palabra, consideremos los modos

en que Acrobat funciona. Acrobat fue diseñado para crear contenido PDF usando material

de una gran variedad de fuentes; combinar contenido de archivos de origen o segmentos

seleccionados de archivos PDF; colaborar con otros usando comentarios y revisiones; agre-

gar contenido interactivo y multimedia usando Flash y mucho más.

En este libro he recopilado técnicas con las que experimento y uso de manera cotidiana.

Mi meta es mostrarte qué es lo que Acrobat puede hacer y cómo encontrar herramientas y

usar procesos que te permitan trabajar de manera más rápida e inteligente.

En este primer capítulo verás de qué se construye la interfaz del programa, aprenderás a

mirar tu documento y descubrirás maneras de organizar tus archivos PDF y sus contenidos.

2

C A P Í T U L O U N O Cuando piensas en una pieza de software

Cuando abres Acrobat 9 Pro, el programa predeterminado incluye varios elementos (figura 1).

Puedes configurar el diseño de Acrobat de varias formas ajustando los grupos de paneles

y parámetros:

• Elementos de menú. El menú principal en la parte superior del programa contiene ele-

mentos comunes de menú como File (Archivo) y Edit (Edición), así como elementos de

Acrobat 9 Pro como Advanced (Avanzados) y Document (Documento).

• Toolbars (Barras de herramientas). Acrobat contiene una variedad de barras de herra-

mientas; muchos de los elementos encontrados en ellas también están disponibles

como comandos de menús.

• Task buttons (Botones de tareas). Puedes acceder a una gran diversidad de tareas y

funciones para un tipo de trabajo específico, como crear un PDF o firmar un documento,

usando los botones de tareas.

• Document message bar (Barra de mensajes del documento). Busca debajo de las

barras de herramientas una barra de mensajes que te permitirá saber si el documento

incluye cierto tipo de contenido, como campos de formularios o firmas.

• Navigation pane (Panel de navegación). Los íconos a lo largo del lado izquierdo de

la ventana del programa conforman el panel Navigation (Navegación). Las funciones

disponibles en el panel de navegación te permiten administrar y controlar el contenido

de tu documento PDF.

• Document pane (Ventana del documento). Un documento PDF abierto se despliega

en la ventana del documento. El tamaño de la página del documento y las barras de

desplazamiento en marcan el lateral derecho e inferior de la ventana del documento.

Mira antes de tocar

Puedes modificar el des-

pliegue en pantalla: de las

barras de herramientas, las

fichas de los paneles de nave-

gación y más. Pero antes de

hacerlo familiarízate con los

contenidos. Por ejemplo, haz

clic en las flechas hacia abajo

para ver el contenido de un

menú desplegable. Haz clic

en un ícono en el panel de

navegación para ver su con-

tenido. Haz clic en su menú

de opciones para aprender

qué es lo que puedes hacer

en el panel. Revisar las ofertas

predeterminadas de Acrobat

puede ayudarte a aprender

cómo trabajar con el pro-

grama.

Moverse alrededor de la interfaz

#1

3

Figura 1 La interfaz de Acrobat 9 Pro está hecha de varios componentes.

NotaA través de este libro se mencionan primero los comandos de Windows seguidos por

los de Mac entre paréntesis.

¿No hay Panel? No hay problema

Si abres varios documentos

en Acrobat, cada uno lo hace

en su propia ventana del

programa. Verás que cada

instancia del programa está

completa con su propio menú

y barras de herramientas pero

sin paneles de navegación.

Para mostrarlos haz clic con

el botón derecho (Control-

clic) en cualquier parte a la

izquierda de la ventana para

desplegar el menú de atajos

y selecciona Show Naviga-

tion Panes (Mostrar paneles

de navegación). Una vez que

se desplieguen los paneles,

puedes elegir y seleccionar

cuáles quieres ver.

Navigation Pane (Panel de navegación)

Navigation Pane (Panel de navegación) Elementos de menú

Task Buttons (Botones de tareas)

Toolbars (Barras de herramientas)

Barra de mensajes del documento

Document Pane (Ventana del documento)

#1: Moverse alrededor de la interfaz

4


Acrobat 9 ofrece un sistema de ayuda basado en Web. Además de los tipos de información

que esperas encontrar en un archivo de ayuda, tales como el uso de las características

del programa y dónde encontrar atajos de teclado, el sistema de ayuda incluye vínculos

a recursos en línea como Adobe Video Workshop, donde puedes ver videos de Acrobat y

otros programas de Adobe.

Para una información más profunda, usa la característica principal de ayuda:

• Selecciona Help > Adobe Acrobat 9 Pro Extended (Ayuda > Ayuda de Acrobat 9 Pro

Extended) o presiona la tecla F1. El visualizador de ayuda de Adobe abre en una ventana

del navegador.

• Usa el menú de navegación en el panel a la izquierda para moverte entre los archivos.

• Puedes elegir entre dos tipos de opciones de búsqueda: Contents (Contenidos) o Search

(Búsqueda), dependiendo de lo que estés buscando y de tu método preferido de tra-

bajo.

El visualizador de ayuda de Adobe muestra el menú Contents (Contenidos) (figura 2)

cuando se abre. El contenido se organiza en una jerarquía. Cada símbolo de más (+) junto

a un tema significa que hay subtemas disponibles: haz clic en + para abrir una lista de

elementos anidados. Si el nombre de algún tema muestra un símbolo de menos (−), tiene

contenido anidado ya desplegado. Haz clic en un elemento para desplegar su contenido

en el marco principal de la ventana del navegador.

Figura 2 Haz clic en uno de los temas principales en el panel para

abrir una lista de temas.

Moverse alrededor

A diferencia de los sistemas

de ayuda en los “viejos” días,

no encontrarás botones de

impresión o navegación. El

sistema de ayuda de Acro-

bat 9

utiliza las herramientas del

navegador para funciones

comunes como impresión y

navegación, dejando así una

interfaz de ayuda mínima y

racionalizada.

La ayuda está a la mano

Algunas veces necesitas refe-

rirte a una página del archivo

de ayuda repetidamente. En

lugar de cerrar la ventana y

volverla a abrir y buscar la

página nuevamente, crea

un favorito para la página y

después agrégala a los favori-

tos de tu navegador.

Ayuda usando Ayuda

Pon atención a la forma en

la que trabajas. Si eres una

persona sistemática, el menú

Contents (Contenido) en el

visualizador de ayuda de

Adobe te guiará desde temas

generales a específicos. Usa

el menú Search (Búsqueda)

si estás familiarizado con el

programa y quieres localizar

un tema específico.

Ayudándote a ti mismo#2

5

Una de las mejores formas de ahorrar espacio y tu vista es controlar qué herramientas se

despliegan en pantalla. Es posible abrir suficientes cajas de herramientas para llenar una

buena porción de la pantalla, dejando muy poco espacio para el documento abierto. Estas

técnicas te ayudarán a reordenar la pantalla.

• Si has abierto varias barras de herramientas y quieres restablecer al conjunto preesta-

blecido, selecciona View > Toolbars > Reset Toolbars (Ver > Barras de Herramientas >

Restablecer Barras de Herramientas). Acrobat cerrará los extras y el diseño restaurará las

barras de herramientas predeterminadas en su posición predeterminada.

• Aun utilizando solamente las barras de herramientas predeterminadas y los botones

de tareas, puede ser que encuentres confuso comprender con qué tienes que trabajar.

Mueve el puntero sobre la línea vertical sombreada en el borde izquierdo de la barra de

herramientas para desplegar el nombre de la barra; mueve el puntero sobre una herra-

mienta para ver su nombre y una descripción de cómo usarla en un consejo de herra-

mientas (figura 3a).

Figura 3a Despliega la descripción y el nombre del botón en un consejo de herramientas.

• Mueve el puntero sobre la línea sombreada vertical y arrastra para desacoplar la barra

de herramientas de su posición. Cuando sueltas el ratón, la barra de herramientas está

flotando en la pantalla. Arrastra la barra de herramientas de regreso al área de barras de

herramientas y suelta el ratón para acoplarla nuevamente.

• Puedes mejorar el control que usas del estado real de la pantalla ajustando cómo se des-

pliegan las etiquetas. Selecciona View > Toolbars > Show Button Labels (Ver > Barras de

herramientas > Etiquetas de botones) y después selecciona la opción Default (Rótulos

predeterminados), All (Todos los rótulos) o No button (Sin rótulos).

• Los botones de tareas funcionan un poco diferente. No puedes arrastrar un botón indivi-

dual de tareas fuera de la barra de tareas (como puedes con herramientas individuales

en las barras de herramientas); si lo intentas removerás la barra de tareas completa. Al

igual que con otras barras de tareas, agrega y remueve botones en la caja de diálogo

More Tools (Más herramientas).

• En lugar de usar el menú principal, ahorra un paso al cambiar las barras de herramientas.

Haz clic con el botón derecho (Control-clic) en la barra de herramientas para desplegar

las mismas opciones disponibles desde los menús.

Personalizar lo que ves en pantalla

#3Regresar a los ajustes predeterminados

Si regresas a los ajustes pre-

determinados de la barra de

herramientas, cualquier he-

rramienta que hayas agregado

o eliminado de la barra de

he-rramientas predetermi-

nada se regresará a su posición

original. A diferencia de otros

programas de las Adobe Crea-

tive Suites, Acrobat 9 no tiene

la habilidad de guardar un

espacio de trabajo, incluyendo

barras de herramientas per-

sonalizadas y disposiciones.

Bloquear barras de herramientas

Cuando cierras y reabres un

programa, la disposición de

barras de herramientas y

botones de tareas se mantiene.

Si te gusta una organización

en particular de barras de he-

rramientas, puedes bloquearlo.

Cuando llegues al punto donde

eres “uno con el programa”,

selecciona herramientas y

sigue trabajando sin tener que

buscar una herramienta. Selec-

ciona View > Toolbars > Lock

Toolbars (Ver > Barras de her-

ramientas > Bloquear barras

de herramien-tas). Las barras

separadoras entre las barras

de herra-mientas desapare-

cen. Las barras de herramien-

tas flotantes no se bloquean,

ni pueden agruparse con una

barra de herramientas blo-

queada. (continúa en la siguiente página)

#3: Personalizar lo que ves en pantalla

6


• Haz clic con el botón derecho (Control-clic) en la barra de herramientas y selecciona

More Tools (Más herramientas) para abrir su caja de diálogo (figura 3b).

Figura 3b Selecciona herramientas para

desplegar u ocultar en la caja de diálogo

More Tools (Más herramientas).

7

Puedes definir un número de preferencias que te ayudarán a trabajar más rápido. Algunas

preferencias te introducen al programa más rápido; otras te muestran con más agilidad lo

que estás trabajando.

Selecciona Edit > Preferences o Acrobat > Preferences (Edición > Preferencias o Acro-

bat > Preferencias) para abrir la caja de diálogo Preferences (Preferencias). Verás una larga

lista de Categories (Categorías) en el panel izquierdo de la caja de diálogo; hacer clic en

una opción despliega un rango de parámetros en el panel derecho de la caja de diálogo.

Haz clic en Documents (Documentos) en la lista Categories (Categorías) para desplegar las

opciones de arranque en el panel derecho de la caja de diálogo (figura 4a).

Figura 4a Configura los parámetros que te ayuden a entrar más

rápido al documento.

Las preferencias Open Settings (Configuración de apertura) se enlistan en la parte supe-

rior de la ventana, seguidas por Save Settings (Guardar ajustes), PDF/A View Mode (Modo

de visualización de PDF/A) y preferencias Examine Document (Examinar documento).

Aquí hay algunos consejos para seleccionar opciones:

• ¿Te gustaría ver lo mismo cada vez que abres un archivo? Selecciona la casilla de verifi-

cación de los parámetros “Restore last view settings when reopening documents” (“Res-

taurar última configuración de vista al volver a abrir documentos”).

• Si trabajas con más de cinco documentos de manera cotidiana, cambia el valor predeter-

minado mostrado en la lista “Documents in recently used list” (“Documentos en la lista de

archivos recientes”) que es de 5. Haz clic en el menú File (Archivo) para ver la lista al final

del menú y rápidamente seleccionar el documento que quieres abrir.

¿Qué prefieres?#4

(continúa en la siguiente página)

Más y más ventanas

Acrobat 9 es diferente a ver-

siones anteriores ya que ha

sido regenerado para cum-

plir con asuntos de Windows

Vista.

Cada archivo PDF abierto —ya

sea a través de Acrobat o una

ventana del navegador— abre

una nueva instancia de Acro-

bat. Afortunadamente, cada

instancia comparte memoria

y recursos, así que no es como

ejecutar copias completas del

programa. Por otro lado, pue-

des acceder siempre a cada

PDF que tengas abierto sin

tener que seleccionarlo de una

lista, y puedes forzar el cierre

de un archivo sin tener que

forzar el cierre de todo el pro-

grama y perder tu trabajo.

Parámetros para todas las estaciones

Los parámetros que hayas

seleccionado no son específi-

cos para un documento par-

ticular sino que se aplican a

todo el programa en general.

Cada vez que abras Acrobat 9,

el programa utilizará las pre-

ferencias hasta que las cam-

bies nuevamente.

#4: ¿Qué prefieres?

8


• Si el flujo de trabajo involucra preparar documentos para archivar, selecciona el modo

Only for PDF/A (Sólo para documentos PDF/A) del menú desplegable “View documents

in PDF/A Mode” (Modo de visualización de PDF/A). Tus archivos se evaluarán y probarán

de manera automática.

• Si el flujo de trabajo involucra material sensible como documentos legales, selecciona

las opciones Examine Document (Examinar Documento) para evaluar el contenido de

un archivo con respecto a material oculto o sensible antes de cerrar o antes de enviar

documentos por correo electrónico.

Haz clic en Page Display (Presentación de Página) en las opciones enlistadas a la

izquierda del panel de la caja de diálogo Preferences (Preferencias). Puedes ajustar algunas

preferencias de página para empezar a trabajar más rápido:

• Deja la casilla de verificación “Use page cache” (“Usar caché de página”) seleccionada

(figura 4b). La caché de página es un área de memoria. Si aplicas la caché a las páginas,

mientras despliegas una página, la siguiente en el documento es leída y colocada en un

área de memoria hasta que estés listo para visualizarla. Las páginas cargan más rápido, y

esta rapidez es particularmente notable si estás trabajando con documentos interactivos

o que contengan muchas imágenes.

Figura 4b Acelera la presentación de páginas seleccionando los ajustes

que dibujan contenido y presentan páginas más rápido.

• Deselecciona la opción “Show Large images” (“Mostrar imágenes grandes”) si tu compu-

tadora tiene una velocidad baja de redibujado. En computadoras antiguas, les toma una

cantidad de tiempo a las imágenes dibujarse en pantalla. Cada vez que mueves una

imagen significa más tiempo de espera para que ésta se redibuje nuevamente.

Configura tu guardado automático

Configura un tiempo para

guardar automáticamente en

el campo “Automatically save

document changes to tem-

porary file” (“Guardar auto-

máticamente los cambios del

documento en un archivo tem-

poral cada”). De manera pre-

determinada Acrobat guarda

los cambios en los documen-

tos cada 5 minutos. Si estás

trabajando en un documento

grande, la opción de guardado

automático puede tomar algo

de tiempo de tu trabajo; es

posible que quieras aumentar

la duración entre los guarda-

dos automáticos.

¿Qué tan suave es

suave?

Experimenta con varias opcio-

nes de interpretación en las

preferencias Page Display

(Presentación de página) para

diferentes presentaciones. Haz

clic en la flecha para desplegar

el menú Smooth Text (Suavi-

zar texto) y especifica Laptop/

LCD (Para pantallas de equipo

portátil/LCD) o Monitor (Para

monitor). Por ejemplo, si tra-

bajas con una computadora

portátil y otra de escritorio,

puede ser que encuentres las

opciones de suavizado nece-

sarias para una visualización

clara en un monitor y no las

necesites en el otro.

9

• Deselecciona las preferencias en Rendering (Representación) —texto, arte lineal e imá-

genes— si tu computadora es particularmente lenta. Deseleccionar el suavizado puede

ahorrar tiempo al presentar tus documentos, aunque sacrificas algo de claridad y nitidez

del contenido por velocidad de despliegue.

• Si trabajas con diferentes tamaños de páginas de manera cotidiana y necesitas saber el

tamaño de las páginas, selecciona “Always show document page size” (“Mostrar siempre

el tamaño de página del documento”) en los ajustes Page Content and Information (Con-

tenido e información de la página).

Cuando hayas completado los ajustes y cambios de preferencias, haz clic en OK (Acep-

tar) para cerrar la caja de diálogo (Preferences) Preferencias.

#4: ¿Qué prefieres?

10


Acrobat 9 contiene una característica ingeniosa llamada Organizer (Organizador). Utiliza

el Organizer (Organizador) para —lo adivinaste— organizar tus archivos PDF. Haz clic en el

botón Organizer (Organizador) en la barra de herramientas File (Archivo) o selecciona File >

Organizer > Open Organizer (Archivo > Organizer > Abrir Organizador).

El Organizer (Organizador) se abre en una ventana por separado y muestra tres paneles

(figura 5). Puedes arrastrar las barras de separación entre los paneles para redimensionar

cada uno mientras trabajas. Haz clic en una de las opciones en el panel de categorías para

desplegar su lista de archivos PDF en el panel Files (Archivos); haz clic en un archivo en el

panel Files (Archivos) para desplegar su contenido en el panel Pages (Páginas).

Figura 5 Organiza y controla tus archivos PDF en el Organizer (Organizador).

El panel de Categories (Categorías) usa una jerarquía de carpetas. Hay tres tipos de

categorías: History (Historial), las carpetas de tu computadora (a las que puedes agregar

favoritos) y Collections (Colecciones).

• History (Historial) trabaja como la función de historia en un navegador Web. Selecciona

un tiempo de las listas de la historia para mostrar los archivos PDF que hayas abierto

durante ese tiempo en el panel Files (Archivos). Para borrar el historial, selecciona el

elemento en la lista de la historia y haz clic en el botón Clear History (Borrar historial) en

la parte inferior del panel Files (Archivos).

• Para agregar un Favorite Place (Lugar favorito), haz clic en Add a Favorite Place (Agregar

un lugar favorito) en la parte inferior de la ventana del Organizer (Organizador). Localiza la

carpeta que quieras agregar en la caja de diálogo resultante y haz clic en OK (Aceptar).

Organizarse#5

Repetir la historia

Ten cuidado al borrar el histo-

rial. Si seleccionas un ajuste de

History (Historial) como Last

12 Months (Últimos 12 meses)

o Last Week (Semana pasada),

todos los listados del historial

de una menor duración, como

Today (Hoy) o Yesterday (Ayer),

también se borrarán.

Cosas que hacer en el Organizador

Sobre el panel Pages (Pági-

nas) hay varios comandos en

la barra de herramientas que

puedes usar para trabajar con

el o los archivos seleccionados.

Por ejemplo, puedes abrir,

imprimir, enviar correo electró-

nico, iniciar un documento que

contenga múltiples archivos

PDF, o incluso iniciar un ciclo de

revisión directamente desde el

Organizer (Organizador).

Panel Pages (Páginas)Panel Files (Archivos) Panel Categories (Categorías)

11

• Para agregar una colección, haz clic con el botón derecho (Control-clic) a la etiqueta

Collections (Colecciones) y selecciona opciones para nombrar la colección y agregar

archivos. Haz clic con el botón derecho (Control-clic) en una colección existente para

agregar o borrar archivos.

En el panel Files (Archivos), la información desplegada acerca de cada documento enlis-

tado incluye detalles básicos. Un documento sin protección muestra una miniatura; un

documento que contenga seguridad o uno abierto desde un navegador Web solamente

muestra un ícono de documento PDF. La lista predeterminada está por nombre de archivo;

puedes hacer clic en el menú desplegable Sort by (Ordenar por) para seleccionar otras

opciones de acomodo, como palabras clave, el título del documento o el autor.

• El archivo seleccionado en el panel Files (Archivos) se muestra en el panel Pages (Pági-

nas). Usa los botones – y + para cambiar la magnificación de la vista, o arrastra el desli-

zador para mostrar el contenido del archivo.

• Nombra tu colección para seguir la pista de tu trabajo y borrar una colección cuando

hayas terminado con el proyecto.

• Selecciona File > Organizer > Collections (Archivo > Organizador > Colecciones) para

acceder al contenido de tus colecciones desde el menú principal del programa.

• Los contenidos de History (Historial) también están disponibles en el menú File (Archivo).

Selecciona File > History (Archivo > Historial) y una de las opciones de fecha. El comando

History (Historial) está convenientemente enlistado sobre los últimos documentos abier-

tos en el menú File (Archivo).

Coleccionar lógicamente

Utiliza las colecciones para

organizar tu contenido de

maneras que te sean lógi-

cas. Por ejemplo, si estás

trabajando con un conjunto

de archivos que se converti-

rán en un solo PDF en algún

punto del flujo de trabajo,

agrégalos a una colección.

Haz clic derecho (Control-

clic) a la etiqueta Collection

(Colección) en el Organizer

(Organizador) y selecciona

Add Files (Agregar archivos).

Localiza y selecciona los archi-

vos que quieres agregar a la

caja de diálogo Browse for

Folder (Buscar carpeta) y haz

clic en OK (Aceptar). Haz clic

en el nombre de la colección

para ver tus archivos de tra-

bajo.

#5: Organizarse

12


Una característica que todos utilizamos en un momento u otro es la confiable función

Search (Búsqueda(Avanzada)). Acrobat 9 ofrece diferentes métodos de búsqueda, inclu-

yendo la barra de herramientas Find (Buscar) o la ventana Search (Buscar).*

Utiliza la barra de herramientas Find (Buscar) para indagar rápidamente en un documento

abierto. Para acceder a la barra de herramientas, usa el método abreviado del teclado Ctrl+F

(Comando+F), o haz clic con el botón derecho (Control-clic) en la barra de herramientas y

selecciona Find. Escribe la palabra o frase en el campo. Para personalizar el término de

búsqueda, haz clic en el menú desplegable y selecciona una o más opciones de la lista

(figura 6a). Después, presiona Intro (Retorno) para mostrar la primera coincidencia en

la página visible. Haz clic en Find Next (Buscar siguiente) para resaltar la siguiente

coincidencia; haz clic en Find Previous (Buscar anterior) para regresar al resultado anterior.

Realizar búsquedas#6

Figura 6a La barra de herramientas Find (Buscar) es una manera

conveniente de indagar en un archivo abierto.

Encontrar palabras

Aquí hay algunos consejos

para usar la barra de herra-

mientas Find (Buscar):

• El clic en Return (Intro)

incluye términos con guio-

nes, como “book-mark” o

“bookmark”.

• Haz clic en el campo Find

(Buscar) para abrir el menú

y selecciona parámetros

de búsqueda, como Whole

Words Only (Palabras com-

pletas) o Case Sensitive

(Coinc. mayús/minúsc).

• Haz clic para seleccionar

cualquier combinación de

criterios de búsqueda del

menú desplegable.

Puesta a cero de tus búsquedas

Usa las opciones de perso-

nalización para disminuir el

número de resultados de bús-

queda. Las opciones Case Sen-

sitive (Coinc. mayús/minúsc)

se pueden usar con una

cadena de texto. Por ejemplo,

“Dirt and Mud” regresará sólo

archivos que contengan las

palabras exactas en la misma

secuencia con el mismo uso

de mayúsculas. Buscar “mud”

regresa el texto, pero también

puede regresar resultados para

“smudge”.

Sólo una advertencia: hacer

una búsqueda para “Dirt And

Mud” (con una A mayúscula en

“And”) no proporciona ningún

resultado si el documento usa

minúscula en “and”.

* Nota del revisor técnico: si bien el nombre de la ventana Search y Find es el mismo en español

(Buscar), como comando se invocan desde el menú Edición como Búsqueda (simple) y Bús-

queda (avanzada) de esta manera se distinguen los dos tipos de búsquedas (Find y Search).

13

Si necesitas rastrear el contenido en varias carpetas o se hace una búsqueda de

una frase en particular o grupo de palabras para redacción (descrito en #62 “Redac-

tar contenido”), utiliza la función Search (Búsqueda (Avanzada)). Selecciona Edit

(Search) (Edición > Búsqueda (Avanzada)) o utiliza el atajo de teclado Shift+Ctrl+F

(Shift+Comando+F) para abrir la ventana (Search) Buscar (figura 6b).

ConsejoHaz clic en Arrange Windows (Organizar ventanas) en la parte superior de la ventana

Search (Buscar) para fijar las ventanas Search (Buscar) y Acrobat en su lugar.

Sigue estos pasos para realizar una búsqueda:

1. Escribe la(s) palabra(s) que quieras encontrar en el primer campo. No puedes buscar

usando comodines como (*) o (?).

2. Selecciona el archivo o carpeta que quieras buscar haciendo clic en el botón de radio

apropiado. Selecciona desde el documento activo o seleccionado, o de todos los archi-

vos en una carpeta específica.

3. Selecciona las opciones de búsqueda seleccionando las casillas de verificación. Puedes

seleccionar palabras completas, requerir resultados de coincidencia de mayúsculas y

minúsculas e incluir marcadores y comentarios.

Figura 6b La ventana Search (Buscar) ofrece

varias maneras para ubicar el contenido.

Tomando un atajo

Los métodos abreviados del

teclado te permiten trabajar

rápidamente a través de una

larga lista de resultados de

búsqueda en la ventana

de Search (Búsqueda (Avan-

zada)). En Windows, abre el

primer documento y presiona

F3 para saltar al siguiente y

subsecuentes resultados. Pre-

siona Ctrl+] para ir al siguiente

documento; presiona Ctrl+[

para ir al documento ante-

rior. En un documento,

presiona Ctrl+G para ir al

siguiente resultado; presiona

Ctrl+Shift+G para ir al resul-

tado anterior.

#6: Realizar búsquedas

14


4. Haz clic en Search (Buscar). Cuando la búsqueda ha finalizado, los resultados y sus ubi-

caciones aparecen por nombre de archivo en el área de resultados de la ventana (fi-

gura 6c).

Puedes ver el número de instancias de la palabra que aparecen en el conjunto de

archivos donde buscaste, junto con el número de documentos que contienen la pala-

bra. Haz clic en la caja a la izquierda de la ruta del archivo para abrir una lista de resul-

tados, ubicaciones, y después pasa el ratón por encima del listado de resultados para

desplegar el número de página del documento.

Haz clic en un resultado en el área Results (Resultados). Acrobat carga diligente-

mente el documento seleccionado (si no está ya desplegado en el panel del docu-

mento) y resalta el término en el documento.

Ordenar por nombre de archivo no es la única manera de ver los resultados. Para

reordenar los resultados, selecciona un método desde el menú desplegable Sort by

(Ordenar por). Puedes elegir entre Modification Date (Fecha de modificación), Loca-

tion (Ubicación) y Relevance Ranking (Clasificación por relevancia).

Figura 6c Los resultados son clasificados

por relevancia y enlistados en el área

Results (Resultados) de la ventana.

Ahorra tiempo de

búsqueda usando

preferencias

Ahórrate tiempo y dolores de cabeza ajustando preferencias de búsqueda:

• Si tus documentos con-tienen signos diacríti-cos o acentos, asegúrate de seleccionar la opción Ignore Diacritics and Accents (Ignorar signos diacríticos y acentos). De esta manera, si tu tra-bajo incluye “premiere” y “première” por ejemplo, puedes encontrar ambos términos.

• Selecciona la opción “Always use advanced search” (“Usar siempre opciones de búsqueda avanzada”) si sueles realizar sólo búsquedas complejas. De esta manera, la ventana Search (Buscar) se abre automáticamente en el modo de Advanced Search (Búsqueda avanzada) en lugar del modo de bús-queda básica.

• Usa la preferencia Fast Find (Activar búsqueda rápida) para generar una memoria de caché de los resultados de tus búsquedas cuando reutilizas archivos, como archivos de programas de ayuda. Puedes especificar el tamaño de la memoria caché, cuyo valor predeter-minado está a un tamaño máximo de 100 MB. Aseg-úrate de limpiarla cuando hayas terminado un proyecto grande para aho-rrar tiempo de proceso.

15

Puedes refinar una búsqueda utilizando las opciones Advanced Search (Búsqueda Avan-

zada) o buscar contenidos como palabras clave o metadatos. Haz clic en el vínculo Use

Advanced Search (Usar opciones de búsqueda avanzada) en la parte inferior de la ventana

básica Search (Buscar) para desplegar parámetros adicionales de búsqueda. Para buscar en

el texto de un documento, escribe la palabra o palabras en el campo ¿Qué palabra o frase

desea buscar? Busca usando cualquier combinación de palabras o frases, o puedes usar

una consulta booleana. Busca usando otro contenido diferente del texto del documento,

incluyendo marcadores, adjuntos e índices. (Referirse a #8, “Construir y aplicar un Índice”,

para ver cómo se usan los índices). Una búsqueda se puede realizar en una carpeta, una

cartera PDF o inclusive en adjuntos de carteras PDF (revisa el capítulo 4 para aprender

acerca de creación de carteras).

La figura 7a muestra la ventana Search (Buscar) para una búsqueda basada en

palabras clave en lugar de texto en el documento. Puedes usar hasta tres parámetros

de búsqueda adicionales.

Buscar datos específicos#7

Figura 7a En lugar de usar palabras

o frases simples, busca archivos

usando combinaciones de criterios

como palabras clave o fechas.

Utiliza los menús desplegables en la parte inferior de la etiqueta “Use these addi-

tional criteria” (“Usar estos criterios adicionales”). Haz clic en el menú desplegable a la

izquierda para desplegar una lista de opciones, como se muestra en la figura. Selec-

ciona la opción de búsqueda que deseas, haz clic en el menú desplegable a la derecha

y selecciona un modificador. Finalmente, escribe el término a buscar en el campo,

como la palabra clave que quieres localizar. Una marca de verificación verde se des-

pliega en la casilla de verificación a la izquierda de los campos de criterios.

Buscando en el vecindario

Utiliza búsquedas de proxi-

midad junto con las opcio-

nes “Match Exact word or

phrase” (“Buscar palabras o

frases exactas”) en la ventana

Advanced Search (Búsqueda

avanzada) para encontrar ins-

tancias de los términos busca-

dos dentro de 900 palabras de

una u otra. Incrementa o dis-

minuye el rango de palabras

para búsqueda en las prefe-

rencias de Search (Búsqueda).

#7: Buscar datos específicos

16


Haz clic en el botón Search (Buscar) para buscar las propiedades del documento

de los archivos en la carpeta seleccionada. Acrobat regresa resultados que contienen

todos los criterios de búsqueda solamente. Puedes quitar criterios haciendo clic en la

marca de verificación verde para deseleccionarla.

Cuando creas un PDF, los datos técnicos que son parte del documento de origen

se convierten junto con el texto e imágenes que ves en la página. Puedes agregar más

tipos de datos desde Acrobat modificando las propiedades del documento.

Abre el documento que quieras alterar y selecciona File > Properties (Archivo >

Propiedades), o utiliza el método abreviado de teclado Ctrl+D (Comando+D) (fi-

gura 7b).

Figura 7b Agrega términos de búsqueda y categorías en

la caja de diálogo Properties (Propiedades).

Ingresa la información adicional que quieres usar para la búsqueda y organización

en los campos apropiados. Si trabajas con imágenes, haciendo clic en el botón Additio-

nal Metadata (Metadatos adicionales) se abre la caja de diálogo Document Metadata

(Metadatos del documento) para [nombre de archivo], para agregar más información

acerca de la imagen.

Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo Properties (Propiedades).

Después, guarda el documento para guardar la información que agregaste en la caja

de diálogos.

Desarrolla un sistema

Si trabajas con cientos de

documentos o imágenes PDF,

desarrollar un sistema antes

de embarcarte en la aventura

de las propiedades del docu-

mento es lo más inteligente

que puedes hacer. Decide si un

término es usado como tema

o palabra clave, no ambos. Si

buscas un término como tema

y lo has usado como palabra

clave en algunos documentos,

los resultados de la búsqueda

serán limitados.

Si quieres usar el nombre de

un autor, decide con antici-

pación si se utilizará el primer

nombre, primer nombre e

inicial o el nombre completo

del autor. De esta manera

cualquiera que trabaje con

los archivos comprenderá tu

sistema de propiedades. A

menos que crees un sistema

de nombre y descripción que

sea comprensible para todos

los que usan el documento, es

una pérdida de tiempo hacer

el esfuerzo de incluir descrip-

ciones adicionales.

17

En un conjunto grande de documentos, ahorra tiempo de búsqueda construyendo un

índice y adjuntándolo a los archivos. Una vez que tus archivos se reúnan en una sola ubi-

cación, sigue estos pasos:

1. Selecciona Advanced > Document Processing > Full Text Index with Catalog

(Avanzadas > Proceso de documentos > Índice completo de texto con catálogo)

para abrir la caja de diálogo Catalog (Catálogo) y haz clic en New Index (Nuevo

índice). La caja de diálogo Index Definition (Nueva definición de índice) se abre

(figura 8a).

Construir y aplicar un Índice

#8

2. Agrega información a la caja de diálogo para nombrar y describir el índice y espe-

cifica las carpetas que quieres incluir.

Figura 8a Configura el contenido del índice.

Poder de indexación

Ahorra tiempo ajustando pre-ferencias de indexación. Selec-ciona Edit > Preferences > o Acrobat > Preferences (Edición > Preferencias o Acrobat > Preferencias) y haz clic en Cata-log (Catálogo) en la columna izquierda. En las preferencias Catalog (Catálogo), selecciona las mismas opciones que las mostradas en la figura 8b en la caja de diálogo Options (Opcio-nes) y haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo Preferences (Preferencias). La siguiente vez que construyas un índice, cualquier opción que selecciones en las preferencias, como Stop Words (Palabras vacías), se aplica automática-mente al índice.

Reparar índices

Necesitas ejecutar nueva-mente el proceso de Catalog (Catálogo) si haces cambios al contenido de los documentos dentro del índice o mueves o renombras los documentos. En lugar de construir desde cero, selecciona Advanced > Full Text Index with Catalog (Avanzadas > Índice completo de texto con catálogo) y haz clic en Open Index (Abrir índice) en la caja de diálogo Catalog (Catálogo). Localiza y selecciona el índice que quieres modificar y haz clic en Open (Abrir) para cargar el archivo en la caja de diálogo Index Definition (Nueva defini-ción de índice) (mostrada en la figura 8a). Haz clic en Rebuild (Volver a generar) para reparar y reconfigurar el índice. Si quie-res borrar el índice, haz clic en Purge (Depurar).

#8: Construir y aplicar un Índice

18


3. Haz clic en Options (Opciones) para desplegar los modos de agregar o eliminar

contenido del índice en la caja de diálogo Options (Opciones) (figura 8b). Selec-

ciona no incluir números, agrega propiedades personalizadas, usa palabras vacías

o especifica las etiquetas a incluir, descritas en la caja lateral “Getting Ready for

Indexing” (“Preparándose para la indexación”).

4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo Options (Opciones) y

después en el botón Build (Generar) en la parte inferior de la caja de diálogo

Index Definition (Definición de nuevo índice). La colección se procesa y los

resultados se despliegan en la caja de diálogo Build (Generar). Haz clic en Close

(Cerrar) para cerrar la caja de diálogo Build (Generar).

NotaSe agregan varios archivos a la carpeta de índices, incluyendo un archivo de registro y

el archivo index.pdx, que es el documento de datos del índice. También existe una car-

peta que contiene dos o más archivos de indexación. No borres ni muevas cualquiera

de las carpetas o documentos de indexación, o corromperás el índice.

Figura 8b Especifica las opciones que quieres

incluir —o excluir— en el índice.

19

Para ver el índice en acción, sigue estos pasos:

1. Selecciona Edit > Search (Edición > Buscar) para abrir la ventana Search (Buscar) y haz

clic en Use Advanced Search Options (Usar opciones avanzadas de búsqueda).

2. Elige Select Index (Seleccionar índice) del menú desplegable Look in (Buscar en). La caja

de diálogo de selección de Índice se abre.

3. Haz clic en Add (Agregar) para localizar y seleccionar índices en tu computadora. Selec-

ciona el índice que quieras adjuntar de la lista.

4. Haz clic en OK (Aceptar) para adjuntar el índice o índices a los PDF.

Preparándose para la indexación

Aquí hay algunos consejos para hacer la indexación más ligera:

• Mueve o copia los archivos que quieres usar a una carpeta separada. Acrobat agrega

indexación a archivos y carpetas. Mantener todo en un solo lugar evita errores de indexación.

• Separa un documento grande en partes. Por ejemplo, crea archivos PDF de capítulos individua-

les de un manual. Las búsquedas indexadas serán más rápidas.

• Asegúrate de que toda la información requerida en los documentos individuales esté com-

pleta, incluyendo marcadores, vínculos, palabras clave, etcétera. La información agregada

después de haber generado el índice no se incluye.

• Si tus documentos están etiquetados, puedes especificar el contenido a incluir en el índice enlis-

tando las etiquetas apropiadas, mostradas en la figura 8b.

• Considera usar palabras vacías —palabras que se excluyen del índice, como “y”, “o”, “si”,

etcétera, haciendo clic en Stop Words (Palabras vacías) en la caja de diálogo Options (Opciones)

para abrir la caja de diálogo Stop Words (Palabras vacías), también mostrada en la figura 8b. Es

posible excluir hasta 500 palabras distinguiendo mayúsculas y minúsculas, lo que puede dar

resultados de búsqueda más rápidos.

• Si estás diseñando un índice con palabras vacías, incluye un archivo de texto “Léeme” para que

los usuarios entiendan qué es lo que pueden buscar y cómo usar el índice.

#8: Construir y aplicar un Índice

21C A P Í T U L O D O S

Crear archivos PDF afuera

de Acrobat

Acrobat te permite escoger entre varias maneras de crear un archivo PDF desde otras apli-

caciones, y estas capacidades se expanden con cada revisión de Acrobat. Después de insta-

lar Acrobat, encontrarás nuevos menús y barras de herramientas en la mayoría de los pro-

gramas de Microsoft Office, como Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Estos menús y barras

de herramientas construyen el PDFMaker 9, que puedes utilizar para configurar ajustes y

crear contenido PDF directamente desde tu programa de Office. Acrobat también instala el

controlador de la impresora Adobe PDF, que te permite imprimir documentos PDF desde

muchos programas, así como Adobe Distiller, un programa que convierte archivos Post-

Script o PostScript Encapsulado (EPS), como los creados en Adobe Illustrator, a formato

PDF. Lee acerca de la creación de archivos PDF con Distiller en el capítulo 3, “Crear archivos

PDF en Distiller y en Acrobat”.

NotaEn Acrobat 9, la característica del PDFMaker ya no está incluida en sistemas Mac. Por las

diferencias en la arquitectura de los sistemas, el PDFMaker de Mac no tiene la funcionalidad

del PDFMaker de Windows; convertir a PDF en Mac se puede hacer usando herramientas del

sistema. También, Acrobat ya no soporta el PDFMaker en Office 2000 o anteriores.

Las conversiones se pueden controlar por los ajustes del PDFMaker, por Acrobat Dis-

tiller, y por programas de origen que exportan directamente archivos con formato PDF.

Configura los ajustes de conversión de acuerdo con el material con el que estés trabajando

—y de acuerdo con lo que intentes hacer con él. Preparar información para impresión, por

ejemplo, es diferente a preparar información para uso en línea. ¡Tienes muchas opciones!

22

C A P Í T U L O D O S Crear archivos PDF afuera de Acrobat

Si puedes imprimir un archivo en un programa, usualmente puedes generar un archivo

PDF. La clave es el controlador de la impresora Adobe PDF incluido como parte del proceso

de instalación de Acrobat 9. Por conveniencia, la impresora Adobe PDF se incluye en la lista

de impresoras del sistema y está disponible a través de la caja de diálogo Print (Imprimir).

Para crear un archivo PDF desde un programa de origen en Windows, sigue estos

pasos:

1. Abre el programa y el documento que quieres convertir a PDF. Selecciona File > Print

(Archivo > Imprimir) para abrir la caja de diálogo Print (Imprimir).

2. Selecciona Adobe PDF desde el menú Printer Name (Impresora).

3. Selecciona de un número de opciones para imprimir usando los botones de radio de

impresión en la esquina inferior izquierda de la caja de diálogo. Las opciones de impre-

sión incluyen todo el documento, o puedes especificar componentes basados en el tipo

de documento que estás convirtiendo.

4. Haz clic en Options (Opciones) en la parte inferior izquierda de la caja de diálogo Print

(Imprimir) para abrir una lista de diferentes opciones de impresión (como códigos de

campo, XML, y propiedades de documentos) que varía de acuerdo con el tipo de archivo

que estás convirtiendo. Una vez que seleccionaste, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar

la caja de diálogo y regresar a la caja de diálogo principal Print (Imprimir).

5. Haz clic en OK (Aceptar) para procesar el archivo, selecciona un nombre y ubicación

de almacenamiento dependiendo de los procesos del comando de impresión del pro-

grama y haz clic en Save (Guardar). El archivo se guarda como un PDF, en lugar de salir

a la impresora, y tienes una versión PDF del archivo de origen.

Más ajustes de impresión

Puedes modificar preferencias y

ajustes para el controlador de la

impresora PDF. En la caja de diá-

logo Print (Imprimir), haz clic en

Properties (Propiedades) para

abrir la caja de diálogo Docu-

ment Properties (Propiedades

de Documento de Adobe PDF).

Revisa las casillas de verifica-

ción en la parte inferior de esta

caja de diálogo Propiedades de

documentos Adobe PDF:

• Si estás imprimiendo para

guardar el documento para

un uso futuro, deselecciona

“View Adobe PDF results”

(“Ver el resultado de Adobe

PDF”) para evitar que el

archivo se abra en Acrobat.

• Deja la opción “Add docu-

ment information” (“Agre-

gar información de docu-

mento”) seleccionada; la

información se puede usar

posteriormente en Acrobat

para búsquedas, indexa-

ción e identifi-cación.

• Deselecciona la opción

“Rely on system fonts

only; do not use docu-

ment fonts” (“Utilizar sólo

fuentes del sistema; no

utilizar fuentes de docu-

mento”) si planeas usar

el documento poste-

riormente en Acrobat o

Acrobat Distiller. Distiller

requiere que las fuentes

estén incrustadas, y fre-

cuentemente utilizarás la

incrustación de fuentes

para preparar documen-

tos para distribución.

(continúa en la siguiente

página)

Imprimir con la impresora Adobe PDF

#9

23

6. Haz clic en Properties (Propiedades) en la caja de diálogo Print (Imprimir) para abrir la

caja de diálogo Document Properties (Propiedades de Documento de Adobe PDF), que

despliega de manera predeterminada la ficha Adobe PDF Settings (Configuración de

Adobe PDF). Aquí puedes seleccionar opciones adicionales de impresión que varían

de acuerdo con el tipo de archivo que estés convirtiendo (figura 9):

Figura 9 Selecciona de un número de opciones para configurar

el controlador de la impresora y la salida PDF.

• Usa los cuatro ajustes en la parte superior de la caja de diálogo para ahorrar tiempo. Si

siempre produces conversiones básicas de PDF, deja la Configuración de Adobe PDF

predeterminada en Standard (Estándar), o selecciona una alternativa de la lista del

menú desplegable.

• Adjunta automáticamente protección de contraseña a todos los archivos al momento

de la conversión usando una opción de la lista del menú desplegable Adobe PDF Secu-

rity (Seguridad de PDF). Selecciona ya sea “Reconfirm Security for each job” (“Volver a

confirmar la seguridad de cada trabajo”) o “Use the last known settings” (“Usar última

configuración de seguridad conocida”).

• Haz clic en Browse (Examinar) y localiza una carpeta consistente de salida, desplegada

en el ajuste Adobe PDF Output Folder (Carp. salida de Adobe PDF). Esto es un gran

ahorrador de tiempo si de manera rutinaria conviertes archivos y los dejas en un área

de preproducción antes de trabajar.

• Deja la opción “Delete log

files for succesful jobs”

(“Eliminar los archivos de

registro para los trabajos

correctos”) seleccionada.

No necesitas solucionar

problemas de un docu-

mento que se convirtió de

manera correcta.

• La opción “Ask to replace

existing PDF file” (“Pre-

guntar si se desea reem-

plazar archivo PDF

existente”) está deselec-

cionada de forma prede-

terminada. Si de verdad

estás reemplazando un

archivo existente, la caja

de diálogo Save As (Guar-

dar como) te pregunta

acerca del reemplazo, así

que no tendrás que dupli-

car la función.

Convertir un grupo de documentos

Si estás convirtiendo un

número grande de documen-

tos, convierte uno y revisa que

cumpla con tus necesidades

antes de convertir los demás.

Esto te ahorrará tiempo muy

valioso en la revisión de erro-

res.


#9: Imprimir con la impresora Adobe PDF

24


• Selecciona un tamaño de página alterna desde la lista del menú desplegable Adobe

PDF Page Size (Tamaño pág. de PDF) si tu trabajo lo requiere.

Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo secundaria y regresar a la caja de

diálogo Print (Imprimir).

Nombrar archivos de manera conveniente

Hazte el hábito de crear

un sistema de nombres de

archivos cuando estás con-

virtiendo documentos de un

formato a otro. Al imprimir

o generar un PDF usando el

controlador de la impresora

Adobe PDF u otro método de

conversión PDF, de manera

predeterminada la carpeta

que contiene el archivo de

origen se abre y al archivo

se le asigna el nombre del

documento de origen y la

extensión .pdf. Usar la misma

estructura de nombres ahorra

tiempo y puedes rastrear de

manera más fácil qué archivos

se han convertido a PDF.

Preparar para conversiones

Antes de que conviertas un documento a formato PDF, asegúrate de completar estos pasos:

• Revisa la ortografía y gramática y asegúrate de que el contenido final es como quieres que apa-

rezca en el formato PDF. Es más fácil asegurarte de que el documento original está completo que

editarlo en Acrobat.

• Decide cómo se usará el documento. Por ejemplo, selecciona diferentes parámetros de conver-

sión para un documento en línea, que para uno destinado a la impresión de alta calidad.

• Revisa los vínculos y otros contenidos como comentarios si planeas convertirlos para uso PDF.

• Revisa los parámetros de las opciones de conversión. Por ejemplo, puedes seleccionar una

opción de conversión estándar pero requerir cambios en los parámetros de conversión de gráfi-

cos.

25

Uno de los programas más comúnmente utilizados con Acrobat es Microsoft Word. Pue-

des usar el PDFMaker que Acrobat instala de manera automática dentro de Word en Win-

dows para generar de manera rápida una versión PDF del documento. Si el flujo de trabajo

incluye combinar documentos de manera regular, prueba la característica Mail Merge to

Adobe PDF (Combinar correspondencia en el archivo Adobe PDF), que no solamente com-

bina el contenido de la base de datos con un archivo de Word sino que también convierte

los archivos combinados a PDF.

La configuración de conversión Standard (Estándar), predeterminada en el PDFMaker,

produce un archivo PDF que es apropiado para impresión y lo suficientemente pequeño

para una distribución sencilla. Una vez que hayas especificado la configuración, se man-

tiene hasta que la cambies nuevamente. Convertir un documento de Word a PDF es un

proceso de un clic.

Cuando el documento está listo para conversión, guárdalo y después haz clic en Con-

vert to PDF (Convertir a PDF) en la barra de herramientas PDFMaker 9.0 en Windows o

selecciona Adobe PDF > Convert to Adobe PDF (Adobe PDF > Convertir a Adobe PDF). Al

usar los ajustes predeterminados del PDFMaker, se abre una caja de diálogo Save As (Guar-

dar como) desplegando el mismo nombre que el documento de Word; cambia el nombre

del archivo y, de ser necesario, la ubicación y haz clic en Save (Guardar) para cerrar la caja

de diálogo y convertir el archivo.

Para ver los ajustes, selecciona Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF >

Cambiar configuración de conversión) para abrir la caja de diálogo (figura 10a).

Figura 10a La caja de diálogo Acrobat PDFMaker contiene diferentes números de fichas

dependiendo del programa, pero siempre incluye las fichas de Settings (Configuración)

y Security (Seguridad).

Usar el PDFMarker en Microsoft Word

#10

#10: Usar el PDFMarker en Microsoft Word

26


La caja de diálogo despliega cinco fichas: Settings (Configuración), Security (Seguridad),

Word, Bookmarks (Marcadores) y Video (lee acerca de insertar video y 3D en #14, “Agregar

contenido de medios especializados”). Selecciona un grupo de ajustes alterno desde el

menú desplegable Conversion Settings (Configuración de conversión). Sin importar los

ajustes de conversión que elijas, las selecciones en la ficha de Settings (Configuración)

permanecen casi igual. La mayor parte de los ajustes del PDFMaker son comunes a todos

los PDFMakers (ver cuadro lateral “Ajustes sencillos”); Application Settings (Configuración

de la aplicación) varía entre programas, como se describe en el cuadro lateral “Ajustes de

aplicación para conversiones”.

Cada PDFMaker instalado dentro de los programas de Microsoft Office en Windows

incluye parámetros específicos del programa, ya sea en fichas separadas o como opciones

en la ficha de Settings (Configuración). En Word, puedes convertir contenido como marca-

dores y comentarios, así como texto. Selecciona la ficha de Word para desplegar opciones

específicas de Word:

• Para conservar comentarios en los documentos de Word convertidos, selecciona “Con-

vert displayed comments to notes in Adobe PDF” (“Convertir comentarios mostrados en

notas en el archivo Adobe PDF”). (Ver capítulo 10“, Comentar en un documento PDF”,

para aprender acerca del uso de comentarios.) Los comentarios en el documento de

origen están enlistados en la ficha Word (figura 10b). Usa las opciones para configurar

la apariencia de los comentarios.

Ajustes sencillos

Aquí hay unos consejos para

trabajar con las opciones

básicas de Settings (Configu-

ración):

• Deselecciona “View Adobe

PDF result” (“Ver el resul-

tado de Adobe PDF”) si

quieres convertir el archivo

pero no necesitas trabajar

con él en Acrobat inme-

diatamente. De manera

predeterminada, un docu-

mento convertido es des-

plegado automáticamente

en Acrobat. Si estás convir-

tiendo un documento muy

grande o usas una compu-

tadora lenta, deseleccionar

esta opción puede evitar

algunos errores de proceso.

• Si de manera consistente

conviertes documentos

usando el mismo nombre

del documento de origen

de Word, deselecciona la

opción “Prompt for Adobe

PDF file name” (“Solicitar

nombre de archivo Adobe

PDF”). Deseleccionar esta

opción te ahorra un paso.

• Deja la opción Convert

Document Information

(Convertir datos del docu-

mento) seleccionada, ya

que puedes necesitar usar

la información en Acrobat.

No afecta el tiempo de

proceso o el tamaño del

archivo de manera apre-

ciable y puede ahorrarte

tiempo después.


Figura 10b Selecciona opciones para convertir contenido específico de Word

como notas al pie y comentarios.

27

• Preserva referencias del trabajo que hayas hecho, como referencias cruzadas, una tabla

de contenido, notas al pie y notas finales, seleccionando una de las opciones de conver-

sión. Haz clic en “Enable advanced tagging” (“Activar etiquetado avanzado”) para inte-

grar las etiquetas de características seleccionadas dentro del archivo PDF convertido.

Lee acerca del uso de etiquetas en #47, “Etiquetado básico de documento”.

El PDFMaker de Word en Windows te da tres opciones para generar marcadores, depen-

diendo de la estructura del documento. Los marcadores se crean a partir de estilos del

documento o a partir de encabezados que selecciones de la plantilla predeterminada. Si

has agregado marcadores al documento, puedes usarlas automáticamente en el docu-

mento PDF. Abre la caja de diálogo Conversion Settings (Configuración de conversión) y

selecciona la ficha Bookmarks (Marcadores) (figura 10c).

Figura 10c Especifica los estilos o encabezados

que se usarán como marcadores.

Las opciones en esta ficha te permiten hacer lo siguiente:

• Convertir marcadores creados en Word a marcadores PDF.

• Convertir encabezados de Word seleccionando/deseleccionando niveles de encabeza-

dos de la lista.

• Convertir estilos específicos seleccionándolos de la lista.

• Si haces cambios en los

ajustes del PDFMaker y

quieres revertirlos, haz

clic en Restore Defaults

(Restaurar predetermi-

nados) en la esquina

inferior izquierda de la

caja de diálogo.

• La opción “Create

PDF/A-1a: 2005 com-

pliant file” (“Crear

archivo compatible con

PDF/A-1:2005”) no se

encuentra en todos los

PDFMakers de los pro-

gramas, y no es necesa-

rio excepto en los casos

en los que quieres pro-

ducir un archivo para

almacenamiento a largo

plazo

#10: Usar el PDFMarker en Microsoft Word

28


Si utilizas estilos o encabezados, es más rápido desplazarse a través de la lista para des-

activar estilos específicos o encabezados que quieras convertir, en lugar de seleccionar una

casilla de verificación en la parte superior de la caja de diálogo y después deseleccionar los

elementos que quieres excluir.

NotaSi haces asignaciones de marcadores personalizados en la ficha Bookmarks (Marcadores)

de la caja de diálogo Conversion Settings (Configuración de conversión), tus ajustes se

sobrescriben si seleccionas Add Bookmarks to Adobe PDF (Crear marcadores) en la ficha

Settings (Configuraciones).

Configuración de la aplicación para conversiones

La parte inferior de la caja de diálogo varía de acuerdo con el PDFMaker; la mayoría de los programas incluyen las siguientes opciones para ajus-tes de la aplicación:

• Selecciona “Attach source file” (“Adjuntar archivo de origen”) para adjun-tar el archivo de origen de manera automática al documento PDF conver-tido.

• La opción Create Book-marks (Crear marcadores) convierte elementos a mar-cadores PDF, como enca-bezados en Word, nombres de hojas de trabajo en Excel y títulos de diapositi-vas en Power-Point.

• Agregar vínculos con-vierte vínculos activos e hipertexto en el docu-mento a vínculos PDF.

• La opción de “Enable Accessibility and Reflow with tagged Adobe PDF” (“Activar accesibilidad y reflujo con archivo Adobe PDF etiquetado”) incrusta etiquetas especializadas en el archivo que se usan en dispositivos como lectores de pantalla para controlar cómo es descrito y leído el documento. (Lee acerca de documentos PDF accesibles en #48, “Cumplir con estándares de accesibilidad”.)

Elige lo que quieras

Todos los PDFMakers de Office en Windows ahora ofrecen una opción para crear un PDF desde

subconjuntos del archivo, así como también desde el documento entero. Si quieres compartir infor-

mación en una tabla particular en una página de tu reporte anual, por ejemplo, selecciona el conte-

nido en la página y sigue estos pasos:

1. Selecciona Adobe PDF > Convert to Adobe PDF (Adobe PDF > Convertir a Adobe PDF) para abrir

la caja de diálogo Save PDF File As (Guardar archivo PDF como).

2. Nombra el archivo y haz clic en Options (Opciones) para desplegar una caja de diálogo donde

seleccionas el contenido para conversión, incluyendo la selección, un rango de páginas, o el

documento entero.

3. Selecciona las características de página desde las opciones disponibles. Las opciones dependen

del contenido que estés convirtiendo. Por ejemplo, no puedes usar marcadores si estás con-

virtiendo una selección.

4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo; después haz clic en Save (Guardar) para

convertir y guardar el contenido PDF.

¿Qué hay acerca de la seguridad?

La caja de diálogo del PDFMaker contiene la ficha Security (Seguridad), usada para agregar pro-

tección con contraseña al archivo. Si el documento se está convirtiendo para su uso posterior en

Acrobat, no agregues seguridad hasta este punto. Espera a que el documento sea pro-cesado en

Acrobat y después aplica ajustes de seguridad. De otra manera cada vez que abras el documento

PDF convertido tendrás que ingresar la contraseña. En el capítulo 16 se estudia el uso de con-

traseñas y otras formas de seguridad.

29

El PDFMaker de Word en Windows también produce documentos combinados. Esta

característica, presentada por primera vez en Acrobat 8, puede adjuntar los archivos

PDF combinados a mensajes de correo. Asegúrate de que los datos originales y el docu-

mento combinado que contiene los campos combinados estén listos (figura 11a). Cuando

estés listo, prueba el combinado primero antes de correr el proceso del PDFMaker. Si no

tienes los archivos de origen de Word apropiadamente preparados, verás un mensaje del

PDFMaker de Acrobat indicando el error, y el combinado no procederá.

Figura 11a Asegúrate de probar las funciones de combinar antes de empezar.

Combinar archivos de Word a PDF

#11Tómate el tiempo para ahorrar tiempo

Asegúrate de probar la apa-

riencia de la combinación

en Word antes de empezar

el proceso de conversión del

PDF Maker. No querrás eje-

cutar un proceso en lote de

cientos de documentos para

encontrar que hay un espacio

vacío entre campos combina-

dos. Aunque el PDFMaker de

Acrobat muestra un mensaje

si los componentes del correo

combinado no están confi-

gurados apropiadamente, la

revisión ortográfica, la pun-

tuación y el gusto no son

parte de su función.

Mantener los nombres en orden

Cuando usas el PDFMaker

para producir documen-

tos combinados, el archivo

PDF es nombrado usando

el texto que escribes en el

campo “Specify PDF file name”

(“Especificar nombre del

archivo PDF”) (“PDFMailer”

es usado en el ejemplo). Los

documentos combinados son

nombrados usando el texto,

un guión bajo y un sufijo

numérico de siete dígitos en

el orden en el que los archivos

son convertidos. En el ejem-

plo, los archivos son nombra-

dos PDFMailer_0000101.pdf,

PDFMailer_0000102.PDF, y así

sucesivamente.

#11: Combinar archivos de Word a PDF

30


Una vez que los documentos estén listos y hayas probado la combinación, sigue estos

pasos:

1. Selecciona Adobe PDF > Mail Merge To Adobe PDF (Adobe PDF > Combinar correspon-

dencia en el archivo Adobe PDF) para abrir su caja de diálogo (figura 11b).

Figura 11b Selecciona los ajustes para el proceso de la combinación de

correspondencia, y selecciona los ajustes de correo si lo deseas.

2. Selecciona los registros para usar en la combinación, así como un nombre en el campo

“Specify PDF file name” (“Especificar nombre del archivo PDF”).

3. Para crear archivos PDF combinados y adjuntarlos a mensajes de correo, selecciona

“Automatically send Adobe PDF files by Email” (“Enviar automáticamente archivos

Adobe PDF por correo”) para activar los campos restantes en la caja de diálogo y espe-

cificar las opciones de correo electrónico.

4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo. Los datos son procesados y una

caja de diálogo de Browse For Folder (Buscar carpeta) se abre. Ubica y selecciona la car-

peta en donde quieres guardar los archivos terminados, y haz clic en aceptar para cerrar

la caja de diálogo.

5. Cuando los archivos se procesan, la caja de diálogo Choose Profile (Seleccionar perfil)

se abre. Selecciona el perfil de correo electrónico y haz clic en OK (Aceptar). La caja de

diálogo se cierra y los mensajes de correo se crean y se envían. Al terminar, se abre una

caja de diálogo con un mensaje, explicando que el proceso fue exitoso. Haz clic en OK

(Aceptar) para cerrar la caja de diálogo ¡El trabajo está listo!

31

Los programas orientados a datos en Microsoft Office en Windows, incluyendo Excel,

Access y Project, ofrecen sólo las fichas Settings (Configuración) y Security (Seguridad) en

la caja de diálogo Acrobat PDFMaker.

Selecciona Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configura-

ción de conversión) en Excel para abrir su caja de diálogo. La ficha Settings (Configuración)

incluye las opciones descritas en el cuadro lateral “Ajustes sencillos” en el consejo #10.

La figura 12 muestra los ajustes de la aplicación en la ficha Settings (Configuración)

de la caja de diálogo Conversion Settings (Configuración de conversión) de Excel. Selec-

ciona la opción Fit Worksheet to a single page (Ajustar hoja de trabajo en una sola página)

para escalar de nuevo el contenido de tu hoja de trabajo a una página. También puedes

convertir comentarios y agregar vínculos si seleccionas esas opciones.

Figura 12 Especifica opciones como ajustar contenido a

páginas o elegir hojas de trabajo seleccionadas.

NotaEl PDFMaker de Excel en Windows también te permite insertar un modelo 3D dentro de una

hoja de trabajo. Lee acerca de usar modelos 3D en programas de Office en el consejo #14,

“Agregar contenido de medios especializados”.

Elige un reporte

En Access, selecciona Adobe

PDF > Convert Multiple

Reports to Single Adobe PDF

(Adobe PDF > Convertir varios

informes en un único archivo

Adobe PDF) para abrir las lis-

tas de informes en la caja de

diálogo Acrobat PDFMaker.

Selecciona los informes en

Access que quieres convertir y

haz clic en Add Reports (Agre-

gar informe(s)). Cuando todos

los informes que desees con-

vertir estén incluidos en la

lista Reports in Adobe PDF

(Informes en Adobe PDF), haz

clic en Convert to start crea-

ting the PDF (Convertir para

iniciar la creación del PDF).

Producir archivos PDF en Excel, Access y Project

#12

Organizar tus hojas de trabajo

El PDFMaker de Acrobat 9

para Excel te permite espe-

cificar la organización de las

hojas de trabajo en el docu-

mento PDF. Si quieres elegir

un grupo de hojas de trabajo

en un orden personalizado,

selecciona “Prompt for selec-

ting Excel Sheets” (“Solicitar la

selección de hojas de Excel”)

en la caja de diálogo mostrada

en la figura 12. Mientras el

documento es convertido, se

te preguntará acerca de cada

hoja de trabajo.

#12: Producir archivos PDF en Excel, Access y Project

32


En Access, las opciones de conversión dependen de si el archivo está en formato Access

2002-2003 o en formato de archivo Access 2000:

• En Access 2002, 2003 o archivos más nuevos, selecciona los informes, tablas, consultas

o formas para conversión, y después selecciona un comando del menú Adobe PDF. Los

archivos Access 2000 sólo convierten informes a PDF.

• Los Bookmarks (Marcadores) se pueden crear a partir de títulos de informes. Selecciona

Add Bookmarks to Adobe PDF (Agregar marcadores al archivo Adobe PDF) en la ficha

Settings (Configuración) de la caja de diálogo Acrobat PDFMaker.

• El menú Adobe PDF en Access incluye una opción de informe usada para combinar una

selección de informes dentro de un único documento PDF automáticamente (lee más

en el cuadro lateral “Elige un informe”).

El menú Adobe PDF en Microsoft Project en Windows incluye las tres opciones de con-

versión básicas disponibles en Windows: convertir a PDF, convertir y enviar por correo

electrónico, y convertir y enviar para revisión. En la caja de diálogo Conversion Settings

(Configuración de conversión), los ajustes de Application (Aplicación) incluyen una opción

para adjuntar el archivo de origen al PDF.

33

¿Te gustaría distribuir una exposición de diapositivas de PowerPoint —completa con tran-

siciones de diapositivas y animación— sin tener que empaquetar los archivos y un repro-

ductor?

El PDFMaker de PowerPoint en Word tiene varias opciones que puedes configurar para

convertir una presentación a un documento PDF (figura 13).

Figura 13 El PDFMaker de PowerPoint incluye un número de

opciones para convertir medios y animaciones agregadas a las

diapositivas.

Al igual que un documento de Word, un documento de PowerPoint permite comenta-

rios, etiquetas y conversiones de marcadores. Estas opciones incluyen lo siguiente:

• Convert Multimedia (Convertir Multimedia) agrega cualquier archivo de audio o video

vinculado al archivo PDF. Lee acerca de utilizar diferentes medios en Acrobat en el capí-

tulo 13 y ve cómo usar video en PowerPoint en el consejo #14.

• Preserve Animation (Conservar animación) convierte animaciones en la presentación

para animaciones PDF. La configuración permite montar formas y gráficos, botones de

acción y ajustes de acción unos sobre otros.

• Preserve Slide Transitions (Conservar transiciones de diapositivas) convierte efectos de

transiciones de PowerPoint a efectos de transiciones de PDF.

• Convert hidden slides to PDF pages (Convertir diapositivas ocultas en páginas PDF)

convierte cualquier diapositiva designada como oculta (no se reproducen en la presen-

tación regular) en páginas de un archivo PDF.

Llévalo al siguiente nivel

Junto con el orden “tradicio-

nal” de las presentaciones

de PowerPoint que puedes

crear y convertir a PDF, Acro-

bat 9 Pro incluye una nueva

característica llamada Adobe

Presenter. Presenter se ins-

tala dentro de PowerPoint

como un menú separado, y es

usado para producir salidas

sofisticadas. Con Presenter,

puedes grabar y editar audio

y video, diseñar y administrar

exámenes que cumplen con

estándares internacionales,

y exportar una presentación

como película de Flash incrus-

tada en un PDF o con todos

los archivos para hacer un CD

autoejecutable.

Lee todo acerca de esto en el

capítulo 9, “Construir conte-

nido para Adobe Presenter”.

Generar documentos PDF en PowerPoint

#13


#13: Generar documentos PDF en PowerPoint

34


• Convert Speaker Notes (Convertir notas del orador) convierte las notas agregadas a las

diapositivas en comentarios de notas de texto en el PDF. Lee acerca de notas de texto y

otros tipos de comentarios en el capítulo 10.

• Use PowerPoint printer settings (Usar configuración de impresión de PowerPoint) utiliza

la misma configuración de impresión en el documento PDF que en el archivo original.

Lee más acerca de parámetros de impresión en el cuadro lateral “Usar ajustes de im-

presión”.

Usar ajustes de impresión

Si quieres que las diapositivas

sean incluidas como parte de

un archivo PDF mayor que uti-

liza tamaños de página están-

dar, usa el diseño basado

en ajustes de impresión de

PowerPoint en Application

Settings (Configuración de

la aplicación) de la caja de

diálogo Settings (Configura-

ción) del PDFMaker. El diseño

predeterminado de una pre-

sentación utiliza orientación

horizontal y a menudo un

fondo a todo color; impri-

mir una presentación como

parte de un documento

mayor puede tomar mucho

tiempo y consumir mucha

tinta si simplemente convier-

tes la presentación misma.

Por supuesto, usar la opción

de los ajustes de impresión

depende del contenido de la

presentación. Por ejemplo,

las listas con viñetas se des-

plegarán de manera correcta

en una orientación vertical;

imágenes y gráficos puede

que no.

Diapositivas: sin los fondos

Si no recuerdas usar algún ajuste de impresión para convertir la presentación PowerPoint a PDF, no

te preocupes. No estás atorado con rehacerlo para eliminar los fondos. Acrobat 9 ofrece una nueva

característica que te permite remover el fondo sólo de las diapositivas convertidas. Lee acerca de

usar y modificar fondos en el consejo #54, “Agregar Marcas de agua y Fondos”.

35

La habilidad de usar y manipular medios se incrementa con cada nueva versión de Acrobat,

y Acrobat 9 por supuesto que no es la excepción. Si estás trabajando con Acrobat 9 Pro

Extended en Windows, los PDFMakers en Word y PowerPoint contienen nuevos comandos

que te permiten incrustar una película de Flash en formato FLV (Flash Video). Como parte

de la instalación, Acrobat también instala controles ActiveX 3D en Word, PowerPoint y Excel

que te permiten insertar un modelo 3D en tu archivo de origen.

Para incrustar una película en un documento de origen de Office, sigue estos pasos:

1. Despliega la página o diapositiva donde quieres incrustar la película.

2. Selecciona Adobe PDF > Embed Video and Convert to Flash (Adobe PDF > Incrustar

video y convertir a formato Flash), o haz clic en Video to Flash (Video a Flash) en la

barra de herramientas de Acrobat PDFMaker para desplegar la caja de diálogo Insert

Video (Insertar video).

3. Haz clic en Browse (Examinar) para localizar y seleccionar el video que quieres usar.

Verás el video en el área de previsualización (figura 14a).

Figura 14a Especifica la apariencia y función del

video incrustado.

Agregar contenido de medios especializados

#14Especificar ajustes de

video

Los ajustes utilizados para

incrustar el archivo especi-

fican cómo el contenido es

desplegado en la página.

Selecciona Adobe PDF >

Change Conversion Settings

(Adobe PDF > Cambiar confi-

guración de conversión) y haz

clic en la ficha Video para defi-

nir cómo la película de Flash

es usada en el archivo PDF:

• Define una ubicación para

almacenamiento o deja la

predeterminada, que es

la misma ubicación que la

carpeta del documento de

origen.

• Selecciona una de las

cinco calidades de video,

o deja la predeterminada,

que es Good (Buena) de

400kbps.

• Selecciona Encode Audio

(Codificar Audio) y selec-

ciona un valor de Data

Range (Velocidad de

datos). Puedes escoger

uno de los cinco rangos de

la lista del menú desple-

gable o usa el valor prede-

terminado, Good (Buena)

de @ 160kbps.


#14: Agregar contenido de medios especializados

36


4. Selecciona ajustes para el reproductor de la película que incluye lo siguiente:

• Establece una imagen de póster, que es el que se muestra en la página cuando la

película no se está reproduciendo. Para seleccionar, arrastra el deslizador debajo de

la previsualización hasta que veas el cuadro deseado a desplegar, y después haz clic

en Set Poster Image from Current Frame (Definir imagen de póster desde fotograma

actual).

• Haz clic en la flecha del menú desplegable Skin (Máscara) y selecciona una opción

de la lista. La lista ofrece diferentes conjuntos de herramientas de reproducción que

se muestran en el documento PDF terminado.

• Para restablecer el tamaño de la película, haz clic en Resize Video (Cambiar tamaño

del video) para activar los ajustes, y hacer cambios en el ancho y alto ya sea por

porcentaje o valores de pixeles.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo. Verás el objeto de video en la

página o diapositiva.

6. Convierte el archivo a PDF para ver la página (figura 14b).

Figura 14b El video autoajusta su tamaño adecuadamente en la

diapositiva con un controlador superpuesto.

Tiempo de actualizar

Si distribuyes un archivo PDF

que contenga una película

FLV incrustada, el usuario que

abra el archivo con una ver-

sión anterior a la versión 9 de

Acrobat o de Adobe Reader

verá únicamente la imagen de

póster y no podrá reproducir

la película. Acrobat o Adobe

Reader mostrarán una alerta

explicando que se requiere de

una actualización para repro-

ducir el contenido.

37

NotaAdicionalmente al nuevo menú y comandos de la barra de herramientas, ambos PDF

Makers Word y PowerPoint ahora incluyen una ficha separada en la caja de diálogo de con-

figuración de Acrobat PDFMaker que usas para ajustar los parámetros del video. Lee acerca

de los ajustes en el cuadro lateral “Especificar ajustes de video”.

Para insertar un modelo 3D, haz clic en Insert Acrobat 3D Model (Insertar modelo

3D de Acrobat) o selecciona Adobe PDF > Insert Acrobat 3D Model (Adobe PDF > Insertar

modelo 3D de Acrobat) para abrir la caja de diálogo. Haz clic en Browse for Model (Buscar

modelo) para localizar un archivo 3D (elige desde los formatos más importantes de CAD);

haz clic en Browse for Script (Buscar una secuencia de comandos) para ubicar un Java-

Script para el modelo si se requiere, y haz clic en OK (Aceptar) para colocar el modelo en la

página (figura 14c). Cuando conviertes el documento a PDF, el PDFMaker usa tus ajustes

para generar un documento 3D PDF.

Figura 14c Inserta un modelo 3D en un archivo, como una

hoja de trabajo.

Los modelos 3D y el video de Flash (insertado como formato FLV) se pueden agregar en

el archivo de origen o después de que el archivo se ha convertido a PDF. Hay muchas más

opciones de configuración en Acrobat —revísalas en el capítulo 13, “Usar video de Flash y

medios 3D”.

#14: Agregar contenido de medios especializados

38


Un PDFMaker se instala en Internet Explorer cuando instalas Acrobat 9 en Windows. Para

crear un archivo desde una página Web desplegada en Internet Explorer, haz clic en la

flecha hacia abajo en la barra de herramientas Adobe PDF para desplegar el menú y selec-

cionar Convert Web Page to PDF (Convertir página Web a PDF) (figura 15a). Si la página

incluye marcos, todo el contenido es aplanado en un documento PDF de una página.

Figura 15a El PDFMaker de Internet Explorer incluye varias formas para crear archivos PDF.

Para adjuntar la página Web desplegada a un documento PDF, haz clic en Add Web

Page to Existing PDF (Agregar página Web a PDF existente). Se abre un diálogo que permite

seleccionar el documento a usar en la página adjunta. Haz clic en Save (Guardar) para con-

vertir la página Web y abrirla al final del documento seleccionado. También puedes hacer

clic con el botón derecho (Control-clic) en la página para desplegar el menú de atajo, que

incluye los comandos Convert to PDF (Convertir a PDF) y Add to Existing PDF (Agregar a

PDF existente).

¿Alguna vez has pasado tiempo convirtiendo páginas Web a PDF y luego utilizado más

tiempo en Acrobat seleccionando objetos como botones de navegación y anuncios para

removerlos? Bueno, espera a ver el nuevo PDFMaker para Internet Explorer. Haz clic en

Select Object (Seleccionar) en la barra de herramientas PDFMaker y después haz clic

Conversiones rápidas

Si conviertes un número de

páginas Web a documen-

tos PDF, ahórrate tiempo y

algunos clics del ratón con

sencillos cambios de las pre-

ferencias. Haz clic en la barra

de herramientas Adobe PDF

y selecciona Preferences

(Preferencias) para abrir una

pequeña caja de diálogo.

Selecciona o deselecciona las

opciones mostradas en la caja

de diálogo:

• Selecciona un tipo de

archivo, ya sea HTML o

texto, y haz clic en Set-

tings (Configuración) para

seleccionar opciones de

configuración de la caja

de diálogo, como tamaños

de página, codificación,

colores y fuentes.

• Selecciona ajustes de PDF,

incluyendo marcadores,

etiquetas, encabezados y

pies.

• Define el tamaño de

página, márgenes, orien-

tación y escala de página.

Crear documentos PDF a partir de páginas Web

#15

39

para seleccionar todos los elementos que quieres convertir (figura 15b). Cada elemento

al que le des clic se enmarca en azul; el área activa debajo de la herramienta es resaltada

con una caja roja.

Cuando ya realizaste tus selecciones, haz clic con el botón derecho (Control-clic) y selec-

ciona las opciones ya sea Convert to PDF (Convertir a PDF) o Add to Existing PDF (Agregar

a PDF existente). ¡Muy ingenioso!

Figura 15b Selecciona sólo los objetos que quieres en la página

para convertir a PDF.

Mal comportamiento de

los navegadores

Así que has seleccionado bits

de varias páginas Web y has

construido tus archivos PDF, y

ahora encuentras que no pue-

des trabajar en el navegador

de manera correcta.

No hay misterio: revisa para

asegurarte de que has

deseleccionado la herra-

mienta Select Object (Selec-

cionar) en el PDFMaker. Ahora

intenta de nuevo.

#15: Crear documentos PDF a partir de páginas Web

40


Acrobat 9 Pro te permite archivar tus mensajes de correo electrónico de Outlook, que des-

pués puedes indexar, buscar o agregar a otros documentos PDF. Hay varias maneras de

archivar tus mensajes de correo de manera manual:

• Puedes seleccionar correos individuales en Outlook y después dar clic en “Create Adobe

PDF From selected messages” (“Crear archivo Adobe PDF a partir de los mensajes

seleccionados”). La caja de diálogo Save Adobe PDF File As (Guardar archivo Adobe PDF

como) se abre. Busca la ubicación donde quieres guardar el archivo. Escribe el nombre

para el archivo y haz clic en Save (Guardar).

• Para convertir todos los mensajes de correo en una carpeta al mismo tiempo, selec-

ciona la carpeta en Outlook y haz clic en “Create Adobe PDF from folders” (“Crear

Adobe PDF a partir de carpetas”). Nombra el archivo, especifica la ubicación de almace-

namiento en la caja de diálogo Save Adobe PDF File As (Guardar archivo PDF como) y

haz clic en Save (Guardar) para guardar el archivo.

• Puedes agregar archivos a archivos existentes seleccionando el que quieres agregar de

los mensajes de Outlook, seleccionando Adobe PDF > Convert and Append to Existing

PDF Messages (Adobe PDF > Convertir y anexar a mensajes PDF existentes), y seleccio-

nando ya sea Selected Messages (Mensajes seleccionados) o Selected Folders (Carpetas

seleccionadas). Nuevamente la caja de diálogo Save Adobe PDF File As (Guardar archivo

PDF como) se abre. Selecciona el archivo al que quieres agregar el documento adicional.

Haz clic en Save (Guardar) para procesar los archivos.

Acrobat 9 ofrece un proceso automático para archivar que automáticamente convierte

mensajes de correo a PDF en el fondo, permitiéndote continuar con tu trabajo. Puedes

elegir datos específicos como direcciones de correo reales desde datos de mailto; informa-

ción de encabezados incrustados como metadatos; campos incluidos como To, CC y BBC, o

inclusive descargar imágenes a través del PDFMaker y ocultarlas en Outlook.

Para configurar los archivos, sigue estos pasos:

1. Selecciona Adobe PDF > Setup Automatic Archival (Adobe PDF > Configurar almace-

namiento automático) para abrir la caja de diálogo Acrobat PDFMaker con la ficha de

Automatic Archival (Almacenamiento automático activo.

2. Selecciona los ajustes para tus requerimientos:

• Selecciona activar almacenamiento automático para activar las opciones; especifica

la frecuencia, el tiempo y un archivo de registro y si se incrustará un índice.

• Haz clic en Add (Agregar) para abrir una caja de diálogo que enliste las carpetas de

Outlook y selecciona la carpeta o carpetas para incluir en un archivo. Haz clic en OK

(Aceptar) para cerrar la caja de diálogo y abrir la caja de diálogo Save PDF Archive As

(Guardar archivo de almacenamiento de PDF como).

Archivar mensajes de correo electrónico

#16Traerlo al frente

Si tienes archivos PDF “anti-

guos” archivados en Acro-

bat 7 o anterior (que fueron

construidos en los días ante-

riores al Paquete/Cartera

PDF), selecciona Adobe PDF

> Upgrade Acrobat 7 PDF

Archive (Adobe PDF > Actua-

lizar archivo de almacena-

miento PDF de Acrobat 7)

para abrir la caja de diálogo.

Localiza y selecciona el o los

archivos y haz clic en Open

(Abrir). Los archivos son pro-

cesados y reconfigurados

como PDF Portfolio (Cartera

PDF).

Conversiones automáticas de correo de Lotus Notes

Acrobat instala una barra de

herramientas de Acrobat PDF-

Maker en Lotus Notes, que

comparte la mayoría de las

características del PDFMaker

de Outlook, incluyendo alma-

cenamiento automático. El

contenido se puede convertir

a PDF como un único mensaje

o carpetas, así como capturar

campos de correo adicionales.

41

• Especifica un nombre y ubicación para el almacenamiento y haz clic en Open (Abrir)

para cerrar la caja de diálogo y regresar al Acrobat PDFMaker. Verás la carpeta de

Outlook así como el archivo de almacenamiento PDF enlistado en la caja de diálogo

(figura 16a).

• Continúa agregando carpetas y archivos como se requiera; si quieres crear archivos

inmediatamente, haz clic en Run Archival Now (Ejecutar almacenamiento ahora).

De otra manera, haz clic en Ok (Aceptar) para cerrar la caja de diálogo y el PDFMaker

procesará los archivos de acuerdo con el horario programado.

Figura 16a Especifica las condiciones

para el almacenamiento de

mensajes de correo y carpetas.

Adjuntos automáticos,

¿alguien quiere?

He aquí un ingenioso ahorra-

dor de tiempo para aquellos

a quienes les gusta enviar

PDF adjuntos con los men-

sajes de correo electrónico,

pero que no les gusta tomarse

el tiempo para convertir pri-

mero los archivos. Selecciona

Adobe PDF > Change Con-

version Settings (Adobe PDF

> Cambiar configuración de

conversión) para abrir la caja

de diálogo del Acrobat PDF-

Maker y busca esta opción

en la parte inferior de la caja

de diálogo: Show “Attach as

PDF” button (Mostrar botones

“Adjuntar como PDF”). Selec-

ciona la casilla de verificación

y haz clic en OK (Aceptar)

para cerrar la caja de diálogo.

Cuando inicies un nuevo

mensaje de correo, observa

que hay dos íconos de adjun-

tar en la barra de herramien-

tas —el regular, y el nuevo

Attach as Adobe PDF (Adjun-

tar como Adobe PDF).

#16: Archivar mensajes de correo electrónico

42


Ya sea que almacenes mensajes de correo de manera manual o uses el almacenamiento

automático, los archivos se combinan dentro de una cartera PDF, con el nombre de la car-

peta (figura 16b). Puedes localizar el contenido de los archivos basándote en ubicación

de carpetas para los archivos de origen, remitente, fecha, asunto y si hay archivos adjuntos.

Lee acerca de construir un PDF Portfolio (Cartera PDF) en el capítulo 4, “Producir una cartera

PDF”.

Figura 16b Los mensajes de correo se combinan en una cartera PDF.

Planear nombres para almacenamiento

Algunas organizaciones como

gobiernos requieren que

todos los correos sean guar-

dados. Almacenar correos

usando PDF es una forma fan-

tástica para organizar mate-

rial de almacenamiento. Sin

importar por qué necesitas

archivar correos, vale la pena

tomar unos minutos para

organizar un método para

nombrar archivos.

Para un diseñador gráfico,

consultor o ingeniero, puede

ser útil almacenar de acuerdo

al nombre del proyecto, por

ejemplo. En otras circunstan-

cias, puede ser útil almacenar

por el nombre del remitente;

puede ser que desees selec-

cionar archivos y rastrear

correspondencia relacionada

a compras por nombre de

producto si estás involucrado

en negocios de venta.

C A P Í T U L O T R E S

Crear archivos PDF en Distiller

y Acrobat

Sólo un número limitado de programas tiene un PDFMaker instalado con Acrobat 9 y no

todos los programas tienen opciones internas de generación de PDF para exportar. En

muchas aplicaciones —de ilustración, por ejemplo— puedes generar otros formatos de

archivo que pueden ser procesados usando Acrobat Distiller 9. Distiller es un programa

separado instalado durante el proceso de instalación de Acrobat 9 y se utiliza para conver-

tir EPS (PostScript Encapsulado), PS (PostScript) y un formato especializado de Windows

llamado PRN al formato PDF. Puedes usar tanto PS como PRN en Distiller. El formato de

archivo PS usa el lenguaje PostScript. Algunos programas producen archivos PRN en lugar

de PS; otros programas generan archivos PRN si eliges Print to File (Imprimir a archivo)

como opción de impresión. Ambos formatos de archivo se basan en los controladores de

la impresora instalada en tu computadora.

La mayoría de los programas permiten la impresión y si puedes imprimir un archivo,

puedes crear un PDF usando la impresora Adobe PDF (lee cómo en el #9, “Imprimir con la

impresora Adobe PDF). Además de los archivos que puedes tener a la mano en tu disco

duro, Acrobat convierte contenido de otras fuentes, incluyendo archivos digitalizados,

páginas Web y el portapapeles de tu sistema, o inicia desde una página en blanco.

Muchos tipos comunes de archivo pueden convertirse a PDF dentro de Acrobat. En

Acrobat 9 puedes combinar archivos de diferentes tipos, convertirlos a PDF y mezclarlos

en un solo archivo PDF o producir un PDF Portfolio (Cartera PDF), que reúne los contenidos

y los combina como subconjuntos de una nueva interfaz de documento (lee acerca de

los PDF Portfolios (Carteras PDF) en el capítulo 4, “Producir una Cartera PDF”).

44

C A P Í T U L O T R E S Crear archivos PDF en Distiller y Acrobat

Acrobat Distiller está instalado como un programa separado al que accedes desde el escri-

torio o en Acrobat 9 Professional eligiendo Advanced > Print Production > Acrobat Distiller

(Avanzadas > Producción de impresión > Acrobat Distiller).

Para destilar un archivo, elige File > Open (Archivo > Abrir). En el diálogo Open (Abrir),

ubica el archivo que quieres convertir, selecciónalo y haz clic en Open (Abrir). El archivo se

abre y es procesado. En el archivo de registro de la parte inferior del diálogo se muestra

información sobre los archivos procesados, como el número de páginas, largo del trabajo

y si fue un proceso exitoso (figura 17a).

Figura 17a Acrobat Distiller despliega un log (archivo de registro) de

actividad mostrando detalles sobre los archivos procesados

En el ejemplo de la figura, el segundo archivo muestra un ícono diferente de los dos

primeros, indicando que el archivo no fue procesado y el archivo PDF no fue generado. El

segundo archivo es una hoja de cálculo de Excel, no uno de los formatos de procesamiento

de Distiller.

Puedes manejar los archivos en tu sesión de Distiller desde el diálogo del programa. Haz

clic con el botón derecho (Control-clic) en un archivo destilado de la lista para desplegar

el menú de atajo (también mostrado en la figura 17a) y elige de las opciones de la lista. La

historia se mantiene para cada sesión de Distiller; cuando cierras y reabres el programa

nuevamente, la lista se limpia.

Al convertir archivos a PDF, Acrobat usa varios ajustes conocidos como joboptions (ajus-

tes de configuración). Puedes crear ajustes personalizados de conversión para tu propio

trabajo modificando una de las opciones preestablecidas o puedes iniciar desde cero.

¿Qué prefieres?

Elige File > Preferences

(Archivo > Preferencias) para

abrir un diálogo. Si estás tra-

bajando en una Mac, elige

Distiller > Preferences (Distiller

> Preferencias). Tienes varias

opciones, tales como ver los

archivos generados en Acro-

bat y manejar los archivos de

registro.

Trabajar con Acrobat Distiller y Ajustes de configuración

#17

Controlar los archivos Joboptions

Puedes crear un número

de archivos personalizados

joboptions en el tiempo. Para

mantener el seguimiento de

su uso o propósito, nómbra-

los de acuerdo con el nombre

del cliente, proyecto u otra

cosa que tenga significado.

Por ejemplo, altacalidad(1).

joboptions no significa tanto

como herramientas_bigdog.

joboptions.

Puedes compartir los archivos

de configuración con otros.

Envía por correo electrónico

el archivo joboptions como

lo harías con cualquier otro

tipo de archivo. Tus destina-

tarios agregan el archivo a la

carpeta de almacenamiento.

La próxima vez que Acrobat o

Distiller accedan al diálogo de

ajustes personalizados desde

un PDFMaker, los ajustes com-

partidos estarán listos para

usarse

45

En Distiller, elige Settings > Edit Adobe PDF Settings (Configuración > Editar configu-

ración de Adobe PDF) para abrir el diálogo Adobe PDF Settings (Configuración de Adobe

PDF) (figura 17b). El diálogo muestra una lista de títulos para cada archivo joboptions.

Selecciona una opción de conversión, como Standard (Estándar) para desplegar una lista

de seis categorías (cada archivo de configuración contiene las mismas seis categorías). Haz

clic en un título, por ejemplo, Standard (Estándar) para abrir su conjunto de categorías y

luego haz clic en una categoría para desplegar los ajustes en el panel derecho del diálogo.

Por defecto, los ajustes mostrados en el diálogo son los mismos que los que están disponi-

bles desde cualquier categoría general de un archivo joboptions.

Figura 17b Cada carpeta enlistada de una configuración en la columna

izquierda despliega un conjunto de opciones a la derecha del diálogo.

En el diálogo por defecto, mostrado cuando la configuración se abre (y cuando le haces

clic al título General de un joboption en la columna de la izquierda), están varios ajustes que

puedes querer modificar (ver las columnas laterales en esta técnica para la descripción de

opciones adicionales):

• Compatibility (Compatibilidad). La opción predefinida es Acrobat 6.0 (PDF 1.5).

Dependiendo de las necesidades del usuario, puedes elegir una opción hasta Acrobat 4.

Las versiones anteriores del programa tienen menos opciones para características como

la transparencia e inclusión de fuentes.

• Object Level Compression (Compresión de nivel de objetos). Elige Off (Desacti-

vada) o Tags (Sólo etiquetas). La compresión de los objetos combina objetos pequeños,

Ten en cuenta unos pocos ajustes avanzados

A menos que estés familiari-zado con Document Structur-ing Conventions (Convenciones de estructura de documentos) y cosas similares, no tienes que cambiar muchas opciones en el diálogo Advanced (Avanza-das). Los ajustes en este diálogo describen cómo se realiza la conversión desde PostScript a PDF. Veamos tres opciones pre-establecidas:

• La opción “Convert gra-dients to smooth shades” (“Convertir degradados en sombras suaves”) convierte degradados desde un rango de programas inclu-yendo Adobe FreeHand, QuarkXPress, Adobe Illus-trator y Microsoft Power-Point. Esta opción produce un tamaño de archivo PDF pequeño y a menudo da como resultado una salida mejorada.

• La opción “Save Adobe PDF settings inside PDF File” (“Guardar información de Adobe PDF en archivo PDF”) incrusta una copia del archivo joboptions como un adjunto, incluso si el archivo está accesible y estás trabajando en un proyecto remoto y quieres enviar los archivos PDF y ajustes a tu colega.

• La otra opción “Save ori-ginal JPEG images in PDF if possible” (“Guardar las imágenes JPEG originales en PDF si es posible”), pro-cesa imágenes JPEG (que han sido comprimidas) sin comprimirlas nueva-mente, dando como resul-tado un procesamiento de archivo más rápido.


FALTA TRADUCCIONFALTA TRAUCCION

FALTA TRADUCCION

FALTA TRADUCCION

#17: Trabajar con Acrobat Distiller y Ajustes de configuración

46


como marcadores, en contenido comprimido. Off (Desactivada) deja la estructura del

documento como está; la opción Tags Only (Sólo etiquetas) comprime la información

de estructura en el documento PDF. La información comprimida se puede ver sólo en

Acrobat 6 y posterior; dejar la opción en Off (Desactivada) permite que la estructura e

información etiquetada sea utilizable también en Acrobat 5.

• Resolution (Resolución). Puedes ajustar esta opción para emular la resolución de una

impresora para archivos PostScript. Una resolución mayor usualmente produce archivos

de la más alta calidad pero más grandes.

• Embed thumbnails (Incrustar miniaturas). Las previsualizaciones de las miniaturas se

usan para navegación y han sido creadas dinámicamente desde Acrobat 5. No habilites

esta opción a menos que estés utilizando versiones muy antiguas de Acrobat; aumenta

tamaño de archivo innecesariamente.

En el diálogo Images (Imágenes), puedes necesitar ajustar y probar los cambios de

ajustes varias veces para convertir archivos con imágenes complejas. Considera estas op-

ciones:

• Downsample (Disminuir). Los pixeles en las imágenes con una resolución por encima

de una cantidad especificada se combinan para reducir la resolución. Puedes querer

aumentar o disminuir el nivel de remuestreo. Para imágenes como mapas (en donde el

usuario aumenta a un gran nivel de ampliación) una resolución alta es más legible.

• Compression/Image Quality (Compresión/Calidad de imagen). Selecciona las

opciones dependiendo de los archivos de color o si tienes imágenes en escala de grises

o monocromáticas.

• Anti-aliasing (Suavizar a gris). Suaviza los bordes irregulares en las imágenes mono-

cromáticas activando el suavizado.

• Botón Policy (Normativa). Haz clic en este botón para especificar cómo procesar las

imágenes cuando estén debajo de la resolución que hayas definido. Puedes especificar

si quieres ignorar, dar una alerta o cancelar un trabajo con base en la resolución de las

imágenes a color, escala de grises y monocromas. Configurar normativas puede aho-

rrarte tiempo de proceso y reproceso en caso de que las imágenes en un archivo no

usen las resoluciones correctas.

No uses rangos de página

La ficha General incluye una

opción para seleccionar un

rango específico de páginas.

No habilites esta opción, a

menos que estés seguro de

que los ajustes personaliza-

dos son para usarlos una sola

vez. Si especificas un rango

de páginas cuando creas la

configuración y luego reutili-

zas los ajustes, conviertes sólo

esas páginas especificadas en

la ficha General. Esto puede

conducir a problemas que

consumen tiempo cuando

usas tus ajustes personaliza-

dos y no puedes entender ¡a

donde fueron tus páginas!

47

En el diálogo Fonts (Fuentes), especifica si quieres incrustar fuentes o crear un sub-

conjunto de fuentes incrustadas cuando el porcentaje de caracteres usados cae debajo

de un valor que escribes. Si estás utilizando fuentes inusuales, o tu diseño es altamente

dependiente de las fuentes, asegúrate de incrustarlas. Elige la opción Subset (Subconjunto)

cuando quieras incrustar una porción de los caracteres de una fuente. No uses un valor bajo

si esperas cambiar algunos caracteres en la página. Lee acerca del uso de las fuentes en el

capítulo 5, “Crear salida: guardar, exportar e imprimir”.

En el diálogo Color, elige ajustes que correspondan a archivos utilizados en tus aplica-

ciones de origen, como Adobe Photoshop o Illustrator. Las opciones disponibles dependen

de los ajustes de color que selecciones. Si estás enviando archivos a impresión, a menudo

recibes ajustes del buró de impresión. Lee más sobre imprimir en el capítulo 5.

En el diálogo Standards (Estándares), puedes incluir un estándar compatible con Acro-

bat 5.0 para las joboptions High Quality Print (Impresión de alta calidad) y Press Quality

(Calidad de prensa). Lee más en la columna lateral “Encontrar los estándares”.

Cuando hayas terminado de diseñar tus ajustes personalizados, elige Save As (Guardar

como) para abrir el diálogo Save Adobe PDF Settings (Guardar configuración de Adobe

PDF). Nombra el archivo y haz clic en Save (Guardar). El archivo de configuración de con-

versión personalizada se guarda con la extensión .joboptions.

Encontrar los estándares

Los ajustes preestablecidos

Stan-dard (Estándar), Oversized

Pages (Páginas extragrandes)

y Smallest File Size (Tamaño

de archivo más pequeño) no

incluyen opciones para selec-

cionar una opción en el diálogo

Standards (Estándares). En estos

casos, no hay suficiente informa-

ción almacenada en el archivo

para cumplir con los requerim-

ientos de los estándares.

Si estás construyendo ajustes

que cumplan con los están-

dares puedes elegir opcio-

nes en el diálogo Standards

(Estándares) que chequeen

el contenido del documento

contra los estándares antes

de crear el documento PDF.

Las opciones desplegadas en

la ficha varían de acuerdo con

el estándar que selecciones

desde el menú Compliance

Standard (Estándar de com-

patibilidad). Lee más sobre los

estándares en el capítulo 6,

“Cumplir con estándares PDF

y accesibilidad”.

#17: Trabajar con Acrobat Distiller y Ajustes de configuración

48


Otra manera de sacar ventaja de los muchos perfiles y herramientas a tu disposición es

usar el sistema de carpeta controlada en Acrobat Distiller 9. Distiller puede programarse

automáticamente para buscar archivos PostScript en una carpeta, convertirlos a PDF de

acuerdo con ajustes específicos y enviar los documentos terminados a una carpeta de

salida (Out). En algunos flujos de trabajo, un proceso automatizado como éste podría aho-

rrarte un montón de tiempo.

Agrega una carpeta que quieras usar como carpeta controlada a tu disco duro. Luego

abre Distiller y sigue estos pasos para ajustar carpetas controladas:

1. En Distiller, elige Settings > Watched Folders (Configuración > Carpetas controladas); se

abre el diálogo Watched Folders (Carpetas controladas) (figura 18).

Figura 18 Configura las carpetas controladas en

Distiller y agrega ajustes de conversión y seguridad

si se requiere.

2. Haz clic en Add Folder (Agregar carpeta), ubica y selecciona la carpeta que quieres usar

(no puedes crear una carpeta nueva con este diálogo). Distiller agrega subdirectorios

de entrada (In) y salida (Out) automáticamente.

3. Puedes agregar seguridad, ajustes personalizados o ambos a una carpeta. Distiller

agrega un ícono a la izquierda de las carpetas que has personalizado, como se muestra

en la figura 18. Afortunadamente, una llave en la parte inferior derecha del diálogo iden-

tifica los íconos usados para las carpetas. Si quieres cambiar ajustes, primero selecciona

una carpeta y luego haz lo siguiente:

No es de buena educación compartir

Puedes usar hasta un máximo

de 100 carpetas controladas.

Pero no las configures de

manera que actúen como un

servicio para otros usuarios en

tu sistema. Todo el que cree

documentos PDF necesita una

licencia de Acrobat.

Controlar carpetas a través de Distiller

#18

Desarrolla un sistema

En lugar de generar archivos

PDF uno a uno –que consume

mucho tiempo cuando tra-

bajas con un gran número de

archivos– define una carpeta

para cada archivo joboptions

que necesites usar. Cuando

termines de trabajar con un

archivo, suéltalo en la carpeta

controlada apropiada. Distiller

revisa la carpeta y pro-cesa

los archivos de acuerdo con

tus ajustes. Usa nombres lógi-

cos de carpeta; en lugar de

watched_5, nómbrala Menú

comida para llevar Bob si

usas la carpeta para procesar

documentos para el Emporio

de la Pizza Bob.

49

• Haz clic en Edit Settings (Editar configuración) o Load Settings (Cargar configuración)

para abrir el diálogo de configuración. Modifica el rango preestablecido de ajustes

de conversión si lo deseas y haz clic en OK (ACEPTAR). El archivo se guarda en la car-

peta individual como folder.joboptions.

• De regreso en el diálogo Watched Folders (Carpetas controladas), haz clic en Edit

Security (Editar seguridad) para agregar protección de contraseña a la carpeta; si

cambias de idea, haz clic en Clear Security (Borrar seguridad).

• Haz clic en Load Settings (Cargar configuración) para ubicar y adjuntar archivos

joboptions desde tu sistema.

4. Elige opciones para manejar tu conjunto de carpetas controladas:

• Especifica qué tan seguido se chequean las carpetas en segundos. Puedes chequear

cada segundo desde 1 a 9 999; 1 hora es 3 600 segundos.

• Especifica qué hacer con el archivo original PostScript. Puede moverse a la carpeta

de salida (Out) junto con el documento PDF o puede ser borrado. Los archivos de

registro se copian a la carpeta de salida (Out).

• Especifica cuántos días (hasta 999) hay para guardar los documentos PDF en la car-

peta. Puedes también especificar que se borren los archivos PostScript y de regis-

tro.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo.

¿Cuál es más seguro?

Sé consciente de los ajustes

aplicados a una carpeta y

usados en Distiller. Si especi-

ficas seguridad en los ajustes

de Distiller, éstos pueden o

no ser los mismos después de

que el archivo es procesado.

De hecho, el archivo puede

no procesarse. Si un archivo

joboptions de una carpeta es

de sólo lectura, Distiller no

convertirá el archivo. Si los

ajustes de Distiller incluyen

opciones de seguridad y la

carpeta controlada no, el

archivo se procesa y los ajustes

de seguridad se aplican.

Cuando los archivos se pierden

Puedes borrar una carpeta de

la lista de Watched Folders

(Carpetas controladas) ha-

ciendo clic en Delete (Elimi-

nar) en el diálogo de las car-

petas controladas. Borrar una

carpeta controlada no borra

las carpetas de entrada (In) y

salida (Out), los contenidos o

los archivos joboptions de las

carpetas de la computadora;

necesitarás borrarlos man-

ualmente. Si borras o mueves

una carpeta que habías des-

ignado en Distiller como con-

trolada de tu computadora,

la próxima vez que abras el

diálogo te encontrarás con un

ícono de alerta a la izquierda

del nombre de la carpeta.

#18: Controlar carpetas a través de Distiller

50


Antes de la salida de Acrobat 8, la única manera de empezar con un documento PDF en

blanco era indirecta, guardando un documento en blanco como página PDF o agregando

una página en blanco a un archivo existente antes de convertirlo a PDF. Finalmente podías

iniciar con un nuevo archivo PDF dentro de Acrobat.

A diferencia de los otros tipos de creación de archivo, no encuentras el comando en el

menú del botón de tarea Create PDF (Crear PDF). En lugar de eso, sigue estos pasos para

empezar un nuevo archivo PDF:

1. Elige File > Create PDF > From Blank Page (Archivo > Crear PDF > Desde una página en

blanco). El editor de documento nuevo se inicializa, carga una página en blanco en el

panel del documento y abre una nueva barra de herramientas (figura 19a).

• Nota que hay líneas de guía identificando los márgenes y un cursor parpadeante se

despliega en la esquina superior izquierda de la página.

Figura 19a Una página en blanco y la barra de herramientas New Document (Documento

nuevo) se despliegan para que escribas contenido en el PDF.

2. Escribe el contenido que desees agregar a la página. Hay grupos de herramientas en

la barra de herramientas que ofrecen ajustes de configuración, incluyendo el color de

texto, alineamiento, fuente, tamaño y estilos, como negrita, itálica e índice.

Usa lo que gustes

No estás restringido a usar

texto escrito en la nueva

página de documento.

Con excepción de la caracte-

rística de bloqueo y su pro-

pia barra de herramientas,

el archivo PDF es como cual-

quier otro al que le puedes

agregar imágenes, medios,

campos de forma, acciones,

etcétera.

Iniciar un archivo PDF a partir de una página en blanco

#19

51

3. Haz clic en Page Setup (Configuración de página) para ajustar la apariencia de la

página. Define los márgenes, tamaño de página y orientación en su diálogo (figura

19b) y haz clic en OK (Aceptar).

Figura 19b Define en el diálogo los márgenes y disposición para un

nuevo archivo PDF.

4. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y guarda el archivo. La próxima vez que lo

abras elige Document > Resume Editing (Documento > Reanudar edición). Se desplie-

gan la barra de herramientas New Document (Nuevo documento) y los márgenes de

página.

5. Para evitar hacer cambios al texto, elige Document > Prevent Further Edits (Impedir

futuras ediciones). Un diálogo se abre preguntando si estás seguro y plantea que el

documento guardado no tendrá texto editable. Haz clic en Prevent Further Edits (Impe-

dir futuras ediciones) y guarda el archivo. O haz clic en Keep Text Editable (Conservar

texto editable) para permitir los cambios.

Las características especializadas del editor de nuevo documento, incluyendo la barra

de herramientas, las guías de margen de página y los comandos en el menú Document

(Documento), están disponibles sólo cuando el documento que es creado con el comando

New Document (Nuevo document) no está bloqueado para la edición.

Escoge lo que prefieras

En lugar de usar los ajustes

predeterminados del pro-

grama para páginas nuevas,

elige uno propio. Si por ejem-

plo, tienes una fuente que

utilizas para tus comunicacio-

nes de negocios, asegúrate de

que las páginas nuevas usan

tus fuentes automáticamente

ajustando la preferencia. Elige

Edit o Acrobat > Preferences

> New Document (Edición

o Acrobat > Preferencias >

Nuevo documento) en el

panel izquierdo para desple-

gar los ajustes. Puedes elegir

las siguientes preferencias:

• Fuente y tamaño. Lo

preestablecido es Arial en

12 pt.

• Márgenes. Lo preesta-

blecido es 1.5 pulgadas a

la izquierda y derecha y 1

pulgada en los márgenes

superior e inferior.

• Tipo de página. Lo pre-

establecido es páginas

de tamaño carta con una

orientación vertical. Elige

un tamaño y especifica

Portrait (Vertical) o Lands-

cape (Horizontal) como

orientación predetermi-

nada.

Hazlo incluso más rápido: la

próxima vez que elijas ajus-

tes manualmente, selecciona

“Always use these settings”

(“Usar siempre estos pará-

metros”) en el diálogo Page

Setup (Ajustar página)(figura

19b). Los ajustes se converti-

rán en predeterminados.

#19: Iniciar un archivo PDF a partir de una página en blanco

52


No te molestes en abrir programas y convertir varios tipos de archivos en PDF para luego

combinar laboriosamente el contenido en Acrobat. En lugar de eso, en Acrobat 9 reúne

todo el contenido y deja al programa hacer las conversiones y crear el documento PDF

por ti. ¡En verdad ahorra mucho tiempo! Crear un archivo combinado funciona tanto en

Acrobat 9 Standard como en Pro; sin embargo, Standard no puede convertir archivos de

Visio, Project o AutoCAD.

1. Haz clic en el botón de tarea Create PDF (Crear PDF) para desplegar el menú de opcio-

nes. Luego haz clic en Merge Files into a Single PDF (Combinar archivos en un solo

PDF) para abrir el diálogo Combine Files (Combinar archivos) (figura 20a). Nota que la

opción Single PDF (PDF individual) está seleccionada en la parte superior derecha del

diálogo.

Figura 20a Especifica los archivos a usar para combinar en el diálogo.

NotaUn archivo PDF combinado es diferente de un PDF Portfolio (Cartera PDF), lee sobre la crea-

ción y uso de carteras en el capítulo 4, “Producir una Cartera PDF”.

2. Haz clic en Add Files (Agregar archivos) para abrir una lista desplegable y elegir una

opción para ubicar tu contenido. Usa estas características para obtener los archivos

que quieres en el orden que deseas:

• Haz clic en Add Files (Agregar archivos) para desplegar su diálogo y ubicar el primer

archivo que quieres agregar al asistente (puedes seleccionar varios archivos desde

la misma carpeta), y luego haz clic en Add (Agregar).

• Haz clic en Add Folders (Agregar carpetas). Ubica y selecciona la carpeta que quieres

incluir en el diálogo Browse for Folders (Buscar carpeta) y haz clic en OK (Aceptar).

Mezclar varios archivos en un solo documento PDF

#20 Convertir desde el interior

No todos los archivos pue-

den convertirse a PDF den-

tro de Acrobat. Los formatos

que puedes usar incluyen los

siguientes:

AutoDesk AutoCAD, AutoDesk

Inventor, BMP, GIF, HTML,

Adobe InDesign, JDF Job

Definition, JPEG 2000, Micro-

soft Access, Microsoft Word,

Microsoft Excel, Microsoft

PowerPoint, RTF (Rich Text

Format), Microsoft Project,

Microsoft Publisher, Microsoft

Visio, PCX, PNG, PostScript,

EPS, Text y TIFF.

Plantea tus opciones

Hay varias opciones que Acro-

bat puede aplicar automática-

mente al PDF que creas en el

asistente Combine Files (Com-

binar archivos). Éstas incluyen

lo siguiente:

• Agregar etiquetas para

accesibilidad y reflujo

• Agregar marcadores

• Continuar el proceso o no

si hay errores

• Convertir todos los archi-

vos a PDF

Todas las opciones están pre-

determinadas, excepto la de

agregar etiquetas.

53

• Si hay archivos abiertos en Acrobat, haz clic en Add Open Files (Agregar archivos

abiertos) para incluir los archivos en la lista.

• Para reorganizar los archivos que agregas en el diálogo, selecciona un archivo en la

lista y luego haz clic en los botones de flecha en la parte inferior de la ventana para

mover un archivo hacia arriba o hacia abajo en el orden de apilamiento. Puedes

también hacer clic en Delete (Borrar) para borrar un archivo de la colección.

• Si quieres incluir parte de un archivo, selecciona el archivo en la lista y haz clic en Choo-

se Pages (Elegir páginas) para abrir el diálogo Preview and Select Page Range (Vista

previa y selección de rango de páginas) (figura 20b). El nombre del diálogo varía

de acuerdo con el tipo de archivo que estés viendo. Previsualiza seleccionando las

páginas o diapositivas en el diálogo. Escribe los números como rangos o números

individuales y haz clic en OK (Aceptar).

3. Cuando tus archivos estén ensamblados, haz clic en el botón apropiado de File Size

(Tamaño de archivo) en la parte inferior derecha del diálogo Combine Files (Com-

binar archivos). Selecciona el botón más pequeño para un tamaño de menor calidad/

tamaño de archivo más pequeño, el botón central para el ajuste predeterminado de

calidad media y el botón derecho para una mejor calidad/tamaño de archivo más

grande.

4. Haz clic en Combine Files (Combinar archivos) para empezar el procesamiento de la lista

de elementos. Cada archivo se procesa por separado y cualquier archivo en la lista que

no es PDF es convertido.

5. Cuando la conversión esté completa, se abre el diálogo Save As (Guardar como), mos-

trando el nombre como Binder1.pdf por defecto. Escribe un nombre de archivo, elige

una ubicación y luego haz clic en Save (Guardar). Tu archivo combinado está completo.

Pistas para la conversión

¿Deberías convertir un docu-

mento en el programa de

origen o en Acrobat? La res-

puesta corta es: depende.

Si estás trabajando en un

programa y sabes que nece-

sitas una versión de PDF de

un archivo, genéralo. Si estás

trabajando en Acrobat y te

das cuenta de que necesitas

otro archivo, genera el archivo

desde Acrobat.

Incluso si estás trabajando en

Acrobat y planeas generar

archivos desde programas

gobernados por el PDFMaker

y no puedes recordar los ajus-

tes que dejaste en el PDF-

Maker o sabes que necesitas

cambiarlos, deberías trabajar

en el programa en lugar de

Acrobat. Este enfoque es pre-

ferible a generar un archivo

que es convertido con los

ajustes incorrectos y entonces

se tiene que rehacer.Figura 20b Previsualiza y selecciona

páginas de un documento en este diálogo.

#20: Mezclar varios archivos en un solo documento PDF

54


Aunque puedes descargar fácilmente una página desde un sitio Web usando el PDFMaker

que se instala en Microsoft Internet Explorer, puedes también descargar un sitio desde

Acrobat y controlar su contenido tanto como es desplegado en el PDF resultante.

Haz clic en el botón de tarea Create PDF (Crear PDF) y haz clic en PDF from Web Page (PDF

desde página Web) para abrir su diálogo (figura 21a). Haz clic en Capture Multiple Levels

(Capturar varios niveles) para desplegar más ajustes en el diálogo; puedes, entonces,

especificar el número de niveles a descargar y otros criterios como la ruta o servidor.

Figura 21a Especifica la ubicación y define los ajustes para convertir una página Web

a PDF en Acrobat.

Accede al archivo que quieres convertir en una de tres formas, dependiendo de la

ubicación y tipo de archivo. Puedes escribir la URL del archivo si está en internet, haz clic

en la flecha de la derecha del campo URL para trabajar con archivos Web que han sido

abiertos previamente en Acrobat o haz clic en Browse (Examinar) para abrir el diálogo

Select File to Open (Seleccionar archivo para abrir) para ubicar un archivo que está en

un disco local.

Haz clic en Create (Crear) para iniciar el proceso de conversión. El diálogo Download

Status (Estado de descarga) te muestra el número de conexiones activas en el material

descargado, así como los nombres, tamaños y ubicaciones de los archivos. Cuando la des-

carga esté completa, Acrobat despliega el nuevo archivo PDF en el panel del documento y

agrega una estructura de documento a la ficha Bookmarks (Marcadores). Elige File > Save

(Archivo > Guardar) para guardar las páginas Web convertidas.

Crear un PDF desde páginas Web en Acrobat

#21 Como gustes

Haz clic en Settings (Configu-

ración) en el diálogo Create

PDF from Web Page (Crear

PDF desde página Web) para

abrir el diálogo Web Page

Conversion Settings (Confi-

guración de conversión de

página Web). En la ficha Gene-

ral, elige el tipo de archivo

y opciones de PDF, como la

inclusión de marcadores,

encabezados y pies, etique-

tas PDF y guardar la informa-

ción de refrescado. Especifica

formatos de archivo, fuentes

y codificación para los for-

matos HTML y Plain Text. La

segunda ficha del diálogo

contiene opciones de diseño

de página, orientación y

márgenes. Cambia los ajus-

tes de página para coincidir

con otros documentos que

podrías usar después en un

paquete PDF o documentos

combinados para proporcio-

nar consistencia a través del

documento. Haz clic en OK

(Aceptar) y regresa al diálogo

Create PDF from Web Page

(Crear PDF desde página Web)

y haz clic en Create (Crear)

para procesar la página Web y

crear el documento PDF.

55

A medida que desplazas el documento, nota que se han agregado tanto encabezados

como pies a las páginas (figura 21b). El encabezado es el nombre de la página Web; el

pie contiene la dirección URL de la página, el número de páginas y la fecha y hora de la

descarga.

Figura 21b Los encabezados y pies se agregan a las páginas automáticamente al ser convertidas.

Acrobat captura páginas Web usando ajustes por defecto para los formatos de archivo y

diseños de página. Puedes configurar algunos formatos y modificar la página de acuerdo

con tus requerimientos (ver la columna lateral “Como gustes”).

Agregando

Aunque es más simple y

seguro dejar el ajuste level 1

(nivel 1), ¿qué hacer si impor-

tas la página y te das cuenta

de que necesitas páginas adi-

cionales? Afortunadamente,

puedes agregar más con faci-

lidad. Elige Advanced > Web

Capture > Create PDF From/

Append Web Page (Avanzadas

> Captura de Web > Crear PDF

desde/Adjuntar página Web)

para abrir el diálogo Add to

PDF from Web Page (Agregar a

PDF desde página Web), idén-

tico al diálogo original Create

PDF from Web Page (Crear PDF

desde página Web). Selecciona

otro nivel y las páginas adicio-

nales se agregan a aquellas ya

existentes en el documento.

Demasiadas páginas,

poco tiempo

En el diálogo Create PDF from

Web Page (Crear PDF desde

página Web), puedes especi-

ficar cuántos niveles del sitio

Web quieres descargar. El nivel

por defecto es 1. No cambies

este número sin pensarlo cui-

dadosamente. El nivel 1 se

refiere al primer conjunto de

páginas de un sitio, las páginas

que actualmente ves si escribes

la dirección URL en un nave-

gador. Los niveles adicionales

adjuntan más conjuntos de

páginas. Si eliges Get Entire Site

(Cargar todo el sitio), descar-

garás el sitio entero ya sea que

consista en 10 páginas o 1 000.

#21: Crear un PDF desde páginas Web en Acrobat

56


Usa tu escáner para capturar una copia digital de un documento o imagen. No sólo puedes

escanear directamente en Acrobat 9, sino también puedes especificar el tipo de documento

escaneado que quieres, así como configurar los parámetros para una mejor digitalización.

Haz clic en el botón de tarea Create PDF (Crear PDF) y selecciona From Scanner (PDF desde

escáner) para abrir el diálogo Configure Presets (Configurar valores preestablecidos)(figura

22a). Si estás trabajando en Windows, puedes hacer clic en el botón de tarea Create PDF

(Crear PDF) y elige From Scanner (Desde escáner) y uno de varios ajustes preestablecidos

de texto o imagen. Tu selección se refleja en el diálogo una vez que se abre.

Figura 22a Elige opciones de valores preestablecidos

para escanear un documento directamente en Acrobat.

Tienes cuatro opciones de decisión de configuración que realizar antes de escanear:

1. Selecciona tu escáner y un ajuste preestablecido. Si haces algún cambio en el diálogo,

verás activo el botón Save (Guardar) al lado de los Presets (Valores preestablecidos) y haz

clic para guardar tu configuración usando el nombre del Preset (Valor preestablecido).

Haz clic en Options (Opciones) al lado de Scanner (Escáner) para elegir un método de

transferencia de información y especifica si quieres ver o no la interfaz de tu escáner.

2. Los ajustes de configuración que aparecen dependen de tu escáner. En la sección

Input (Entrada) del diálogo, especifica si quieres escanear el frente o ambos lados del

documento. Elige características de escaneo, incluyendo el modo de color, resolución

y tamaño de papel. Si quieres escanear varios archivos y necesitas cambiar ajustes

durante el proceso, selecciona Prompt for scanning more pages (Solicitar digitalización

de más páginas).

El arte de escanear

Acrobat ofrece varios filtros de optimización para ajustar o corregir tus resultados de digitalización:

• Deskew (Corregir sesgo) rota una página distor-sionada para que esté vertical. El ajuste prede-terminado es Automatic (Automático).

• La eliminación del fondo se utiliza con páginas en escala de grises y color para hacer que las áreas cercanas a blanco sean blancas, dando como resultado escaneos más claros. La opción pre-determinada es Low (Baja); puedes también elegir opciones Medium (Mediana) y High (Alta).

• Edge shadow removal (Eli-minación de sombreado de borde) se deshace de los bordes negros que se pueden ver algunas veces en las páginas escaneadas. El método predetermi-nado es Cautious (Cauto); también está disponible una opción agresiva.

• Despeckle (Quitar man-chas) remueve las man-chas negras de la página. Low (Baja) es predeter-minada; puedes también elegir Medium (Mediana) y High (Alta).

• Descreen (Retramar) elimina los puntos de mediotono como aquellos de papel de periódico escaneado. Está predeterminada la opción Automatic (Automático): Acrobat aplica el filtro auto-máticamente a imágenes en escala de grises y RGB de 300 ppi o más.

• Halo Removal (Eliminación de halo) elimina los bor-des de alto contraste en las páginas a color. El ajuste predeterminado es On (Activado).

Crear un PDF desde un archivo digitalizado en Acrobat

#22

57

3. Para optimizar el contenido del documento, particularmente las imágenes, arrastra el

deslizador Optimization (Optimización) a la izquierda (para disminuir) o derecha (para

aumentar) el tamaño del archivo y la calidad. Haz clic en Options (Opciones) y ajusta la

compresión y los parámetros de filtro en el diálogo Optimization Options (Opciones de

optimización)(figura 22b). Haz clic en Custom Settings (Configuración personalizada)

para activar los parámetros Compression (Compresión) y Filtering (Filtrado), define los

ajustes deseados y haz clic en OK (Aceptar) para descartar el diálogo y regresar a Confi-

gure Presets (Configurar valores preestablecidos). Puedes leer más sobre los filtros en

la columna lateral “El arte de escanear”.)

Figura 22b Define diferentes maneras de mejorar

la apariencia de una página o imagen escaneada.

4. Finalmente, elige opciones en la sección Text Recognition and Metadata (Reconoci-

miento de texto y metadatos). La opción predeterminada es crear un documento sus-

ceptible de búsqueda, lo que significa que los contenidos del documento son conver-

tidos en palabras e imágenes. Por otro lado, los ajustes preestablecidos de imagen no

utilizan ninguna sección predeterminada. Haz clic en Options (Opciones) y cambia las

opciones de conversión. (Ver #61, “Extraer texto activo de una imagen” para aprender

cómo se hace.)

Cuando hayas terminado, haz clic en OK (Aceptar) y Acrobat inicia automáticamente

el escaneo. La página digitalizada abre como un archivo PDF en Acrobat. Selecciona el

comando nuevamente para escanear la siguiente imagen, etcétera.

Verificar tus resultados de digitalización

Muchos de los archivos que

conviertes a PDF se compo-

nen de texto e imágenes que

puedes manipular usando una

variedad de herramientas. Los

archivos PDF creados por escá-

neres con versiones anteriores

de Acrobat o desde algunos

programas como Photoshop

son solamente imagen; no

puedes hacer cambios a los

contenidos del archivo. Aquí

hay una manera rápida de

notar la diferencia.

Haz clic en la herramienta

Select (Selección) en la barra

de herramientas Select &

Zoom (Seleccionar y Ampliar/

Reducir). Luego haz clic en

un área de texto en el docu-

mento. Si ves el punto de

inserción parpadeante, sabes

que la página contiene texto.

Si haces clic en un área de

texto en el documento y la

página entera se selecciona,

tienes una imagen PDF.

#22: Crear un PDF desde un archivo digitalizado en Acrobat

58


Construir mis ajustes (Windows)

Acrobat ofrece una oportunidad de crear ajustes predeterminados de digitalización. Haz clic

en el botón de tarea Create PDF (Crear PDF) y elige PDF from Scanner > Custom Scan (PDF

desde escáner > Digitalización personalizada) para abrir un diálogo que contiene los ajustes

mostrados en la figura 22a, así como las opciones de la figura 22b. Para un ajuste personali-

zado de digitalización, junto con la elección de los ajustes de configuración para el escaneo

actual, especifica un destino para la página escaneada, ya sea hacia un nuevo archivo o agre-

gándose al documento activo desplegado en la ventana de progreso. Si prefieres, haz clic en

Browse (Examinar) para abrir un diálogo Select File (Seleccionar archivo) y ubicar y seleccionar

un archivo al que le quieres adjuntar el escaneo. Al igual que con los ajustes predeterminados

estándar elige opciones de configuración y de documento como Add Metadata (Agregar meta-

datos) y Make Searcheable (Hacer susceptible de búsquedas).

Empezar y detener

Cuando has configurado o elegido un ajuste de escaneo en Acrobat, los parámetros perma-

necen hasta que los cambies nuevamente. No sólo eso, sino también una vez hecho un ajuste

preestablecido, la próxima vez que inicies un escaneo –ya sea que estés en tu actual sesión

de Acrobat o hayas reabierto el programa– todo lo que tienes que hacer es elegir el comando

desde el menú desplegable Create (Crear) y el escaneo se inicia automáticamente.

59

El sistema operativo de tu computadora mantiene un área de almacenamiento llamada

clipboard (portapapeles). El contenido que selecciones y copies o cortes de un documento

se coloca en el portapapeles y puedes pegarlo en otra ubicación u otro documento. Tienes

dos maneras de usar los contenidos del portapapeles en Acrobat: crear un archivo nuevo o

agregarlos a un archivo existente.

Crear un nuevo documento es un proceso simple. Selecciona y copia la imagen o texto

que quieres usar en un documento PDF en tu programa de origen. En Acrobat, haz clic en

el botón de tarea Create PDF (Crear PDF) y elige PDF from Clipboard (PDF desde Portapa-

peles) desde el menú. La imagen se convierte a PDF y se abre en Acrobat.

Puedes usar la imagen en un documento PDF existente como un sello de imagen en

lugar de hacer un archivo separado. Copia la imagen al portapapeles de tu sistema y sigue

estos pasos:

1. Abre el documento PDF con el que quieres trabajar en Acrobat y luego elige Tools >

Comment & Markup > Paste Clipboard Image as Stamp Tool (Herramientas > Comenta-

rio y marca > Pegar imagen del portapapeles como sello).

2. Mueve tu ratón sobre el documento. Verás que el puntero cambia a un puntero de sello.

. Haz clic en la página en la parte que te gustaría insertar la imagen y ésta se pega

en la página. La ubicación en la página donde haces clic determina la posición central

de la imagen pegada.

3. El puntero de sello cambia a la herramienta Hand (Mano). Si quieres hacer ajustes, mueve

el puntero sobre el sello y haz clic en la imagen en la página para seleccionarla (figura 23).

Puedes arrastrar la imagen para moverla o un manejador de redimensionamiento para

cambiar el tamaño de la imagen. Guarda el archivo con la imagen agregada.

Figura 23 Redimensiona o mueve

a tu gusto la imagen pegada en la

página.

Crear un PDF desde una imagen del Portapapeles

#23Ten cuidado con las capas

de Photoshop

Si estás usando una imagen

en capas de Photoshop, sólo

la capa seleccionada se pega

al portapapeles; tienes que

acoplar la imagen antes de

copiarla al portapapeles. En

lugar de usar una imagen en

capas de Photoshop, es más

simple trabajar en Photo-

shop y usar el comando File >

Export (Archivo > Exportar).

#23: Crear un PDF desde una imagen del Portapapeles

60


Puedes copiar y pegar el contenido, así como las imágenes dentro de un documento

PDF: ve cómo está realizado en el capítulo 8, “Retocar y modificar un documento PDF”. Si

tienes el contenido en un documento PDF que te gustaría usar nuevamente (y no quieres

que te lleve tiempo exportar el archivo o sus elementos), usa la herramienta Snapshot (Ins-

tantánea). Lee acerca del uso de las instantáneas en la barra lateral “Hazlo fácil”.

Hazlo fácil

Acrobat incluye la herra-

mienta Snapshot (Ins-

tantánea) que te permite

capturar algo del contenido

de la página para reutilizar.

Elige Tools > Select & Zoom

> Snapshot (Herramientas >

Seleccionar y Ampliar/Reducir

> Instantánea) o elige la

herramienta desde la barra de

herramienta Select & Zoom

(Seleccionar y Ampliar/Redu-

cir).

Modifica el tamaño de la

página, el panel del docu-

mento o la ventana del pro-

grama para que te muestre

qué quieres capturar y haz

clic en cualquier parte en el

panel del documento para

capturar todo lo que esté

visible.

Arrastra un marco de selec-

ción con la herramienta

Snapshot (Instantánea) para

capturar el contenido den-

tro del marco.

Puedes ver los colores inver-

tidos cuando capturas el

contenido que se copia al

portapapeles y está listo

para usarse en otro archivo

PDF u otra aplicación. A

propósito, cualquier cosa

que capturas en la página se

utiliza como una imagen sin

importar si empezó como

texto o como imagen.

61

Acrobat 9 proporciona una característica para adjuntar archivos de origen a un documento

convertido (excepto archivos abiertos) y ofrece un panel para manejar los adjuntos.

Si estás trabajando en un programa de origen que contiene un PDFMaker (como Word

en Windows), elige Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar con-

figuración de conversión) para abrir el diálogo Acrobat PDFMaker. Haz clic en Attach source

file to Adobe PDF (Adjuntar archivo de origen) en el área de Application Settings (Configu-

ración de la aplicación) de la ficha Settings (Configuración), mostrada en la figura 10a en

#10 “Usar PDFMaker en Microsoft Word”. Luego haz clic en OK (Aceptar).

Puedes adjuntar cualquier tipo de archivo dentro de Acrobat y usar un ícono en cual-

quier parte de tu página para que tus usuarios hagan clic y vean el adjunto.

1. Elige Comments > Comment & Markup Tools > Attach a File as a Comment (Comenta-

rios > Herramientas Comentario y marca > Adjuntar un archivo como un comentario).

2. Mueve el puntero, que se parece a una chinche, sobre el documento en donde quieras

desplegar el ícono y haz clic para ubicarlo.

3. Ubica y selecciona el archivo en el diálogo Browse for Attachment (Agregar archivo

adjunto) y haz clic en Select (Seleccionar).

4. Elige un ícono, color u opacidad alternativa en el diálogo File Attachment Properties

(Propiedades del archivo adjunto)(figura 24a). Selecciona la ficha General para des-

plegar los campos en donde puedes modificar tu nombre, el nombre y descripción del

adjunto. Haz clic en Close (Cerrar).

Figura 24a Puedes personalizar la apariencia del ícono en el diálogo.

Herramientas,

herramientas y más

herramientas

Las herramientas para adjun-

tar un archivo a un docu-

mento no se muestran en las

barras de herramientas pre-

determinadas en Acrobat 9.

Puedes agregarlas si tienes

la intención de trabajar con

archivos adjuntos durante

una sesión. No vale la pena el

tiempo de ubicar y adjuntar

herramientas ¡para adjuntar!

Lo más probable es que resta-

blezcas el menú. En lugar de

eso, utiliza el comando desde

el menú.

Haz clic en el botón derecho

(Control-clic) en la barra de

herramientas y elige More

Tools (Más herramientas).

Puedes seleccionar la herra-

mienta Attach a File

(Adjuntar un archivo) desde

la lista de la barra de herra-

mientas File (Archivo) o la

herramienta Attach a File

as a Commment (Adjuntar

un archivo como un comen-

tario) desde la barra de

herramientas Comment

& Markup (Comentario y

marca) en el diálogo More

Tools (Más herramientas).

Adjuntar archivos de origen a un PDF

#24

#24: Adjuntar archivos de origen a un PDF

62


¡Caray! El ícono de adjunto se despliega en donde antes le hiciste clic y si mueves el

puntero sobre el ícono puedes ver información del adjunto en forma de un consejo de

herramientas así como en el panel Attachments (Archivos adjuntos) (figura 24b).

Figura 24b Mueve el puntero sobre el ícono para ver información sobre el adjunto o leer

información básica sobre el elemento en el panel Attachments (Archivos adjuntos).

5. Guarda el documento. Los archivos adjuntos usando la herramienta Attach a File as a

Comment (Adjuntar un archivo como un comentario) se enlistan tanto en los paneles

Attachments (Archivos adjuntos) como Comments (Comentarios), ver el capítulo 10,

“Comentar en un documento PDF” para más información sobre agregar comentarios y

#75, “Trabajar con la lista de comentarios” para trabajar con el panel Comments (Comen-

tarios).

Manejar archivos adjuntosSi adjuntas un documento desde PDFMaker o lo incrustas dentro de Acrobat con la herra-

mienta Attach File as a Comment (Adjuntar un archivo como un comentario), puedes

manejar los adjuntos en el panel Attachments (Archivos adjuntos).

Haz clic en el ícono Attachments (Archivos adjuntos) en el panel de navegación a la

izquierda en la ventana del programa para desplegar el panel horizontal debajo del panel

de documento (mostrado en la figura 24b).

Aquí hay algunas formas de manejar adjuntos y adjuntar archivos a documentos PDF:

• Puedes agregar etiquetas descriptivas a cualquiera de las listas en el panel. Selec-

ciona el listado, haz clic en el menú Options (Opciones) para abrirlo y elige Edit Descrip-

tion (Editar descripción). Escribe una descripción y haz clic en OK (Aceptar) para agregar

la información a la columna Description (Descripción) del adjunto.

63

• Para abrir un archivo adjunto, haz doble clic en un listado en el panel Attachments (Archi-

vos adjuntos) y haz clic en Open (Abrir) en la barra de herramientas del panel o elige

el comando desde el menú Options (Opciones). Si el adjunto es un documento PDF, se

abre automáticamente. Si es otro formato de archivo, verás un diálogo de advertencia

que describe los riesgos de abrir documentos que pueden contener macros, virus, etcé-

tera. Haz clic en Open (Abrir) o clic en Do Not Open (No abrir) para detener el proceso.

• Puedes guardar un archivo independientemente del documento PDF al que está adjun-

tado. Selecciona el adjunto y haz clic en Save (Guardar) en el panel Attachment (Archivos

adjuntos) o selecciona el comando Save (Guardar) desde el menú Options (Opciones).

En el diálogo Save Attachment (Guardar adjunto) elige la ubicación para almacenar el

archivo y nómbralo si es necesario –usa el nombre mostrado en el panel Attachments

(Archivos adjuntos) y haz clic en Save (Guardar).

• Puedes agregar otro adjunto al documento haciendo clic en el botón Attach File (Adjun-

tar archivo) en la barra de herramientas File (Archivo), haciendo clic en Add (Agregar

archivos) en la barra de herramientas del panel Attachments (Archivos adjuntos) o

seleccionando Add (Agregar) desde el menú Options (Opciones). Ubica el archivo que

quieres adjuntar en el diálogo Add Attachment (Agregar archivos) y luego en Attach

(Abrir).

• Haz clic en Delete para borrar un adjunto.

#24: Adjuntar archivos de origen a un PDF

¿Por qué tomarse la molestia con Adjuntos?

Considera tu flujo de trabajo al decidirte si es necesario usar adjuntos:

• Si mueves el documento PDF en tu disco duro, los archivos adjuntos o páginas se mueven auto-

máticamente con él, ahorrándote tiempo en desplazar los documentos.

• Puedes adjuntar más información sobre el contenido en tu PDF sin tener que convertir el docu-

mento entero. Por ejemplo, crear un resumen ejecutivo y adjuntar documentos detallados, hojas

de cálculo, etcétera.

• Puedes buscar archivos adjuntos con la función Search (Búsqueda) de Acrobat, un ahorrador de

tiempo significativo cuando estás tratando de ubicar información en un proyecto grande.

• Puedes adjuntar una gran cantidad de material accesorio a un documento PDF, muy bueno para

grandes proyectos con múltiples fuentes de información.

• Puedes ver rápidamente información sobre el adjunto en el panel Attachments (Archivos adjun-

tos).

• Puedes proteger información adjunta cuando se envía por correo electrónico con un Security

Envelope (Sobre de seguridad)(ver #125, “Usando papel electrónico seguro”, para aprender a

usar este tipo especial de seguridad).

Por favor, lee los adjuntos

No dejes los adjuntos a la

suerte. Antes de guardar el

archivo, cambia la forma en

que Acrobat y Adobe Rea-

der abre para desplegar los

adjuntos.

En el panel Attachments

(Archivos adjuntos), elige

“Show Attachments by

default” (“Mostrar archivos

adjuntos de forma prede-

terminada”) desde el menú

Options (Opciones). Guarda

el archivo. Cuando se abra,

el documento se despliega

en el panel Document

(Documento) y los adjuntos

se muestran en el panel en

la parte inferior de la ven-

tana del programa.

65C A P Í T U L O C U A T R O

Producir una Cartera PDF

¿Has tenido que reunir la correspondencia para un contrato? ¿O quizás has necesitado

juntar el material para hacerle una presentación a un cliente potencial? Una cartera Acrobat

puede ser perfecta para eso.

Acrobat 9 toma la idea de los paquetes –el método usado para juntar múltiples archivos

PDF dentro de un archivo matriz en Acrobat 8– en una nueva característica alimentada por

Flash llamada Portfolio (Cartera). En el Portfolio (Cartera) de Acrobat 9, disponible en Acro-

bat 9 Standard y superior, no sólo puedes reunir varios archivos en un archivo principal,

sino también puedes configurar la interfaz utilizada para presentar tus archivos y explo-

rar otras características nuevas. Por ejemplo, puedes establecer una jerarquía de carpetas,

buscar en la cartera completa y usar tanto archivos PDF como no PDF en la cartera. Cada

archivo retiene sus características originales y elementos, como la paginación, seguridad,

formularios, firma digital y diferentes vistas.

Ya que Portfolio (Cartera) es una forma de reunir contenido de diversas fuentes, y luego

manejar y editar las partes componentes en muchas formas, este capítulo incluye docenas

de referencias a tópicos específicos mencionados en otras partes del libro.

66

C A P Í T U L O C U A T R O Producir una Cartera PDF

Acrobat 9 ofrece dos métodos para combinar varios archivos. En lugar de mezclar el conte-

nido de un número de archivos en un solo PDF (descrito en el #20, “Mezclar varios archivos

en un solo documento PDF”), puedes usar el diálogo Combine Files (Combinar archivos)

para construir una cartera PDF.

Una cartera es una gran forma de juntar todo el material para un proyecto o tarea, man-

teniendo las características de los archivos componentes e incluyendo controles de nave-

gación. Sigue estos pasos para compilar una cartera básica:

1. Haz clic en el botón de tarea Combine (Combinar) y elige Assemble PDF Portfolio

(Ensamblar cartera de PDF), o sea, ensamblar archivos dentro de una cartera. Tu ventana

de Acrobat se renombra como Portfolio[#].pdf.

2. Haz clic en Add Files (Agregar archivos) en la parte inferior izquierda de la ventana para

desplegar el diálogo Add Files (Agregar archivos). Ubica y selecciona los archivos que

quieres usar y haz clic en Open (Abrir).

• El diálogo se cierra y los archivos seleccionados se enlistan a la izquierda de la ven-

tana Edit (Edición) (figura 25).

Figura 25 Los archivos seleccionados se enlistan en la ventana Edit (Editar)

del Portfolio (Cartera).

3. Selecciona apariencia y opciones de despliegue:

Construcción 101 de Carteras PDF#25

La vista es la cosa

Construir una cartera puede

ser confuso, ya que hay un

número de modos diferentes

de visualizar. Aquí hay una

lista de las vistas, sus botones

correspondientes y ¡cómo

llegar ahí!

• Haz clic en Home (Ini-

cio) para regresar al

modo default Home (Ini-

cio) ajustado en el panel

Choose a Layout (Elija una

presentación) (Paso 3 de

esta técnica).

• Haz clic en List (Lista)

para desplegar los con-

tenidos de la cartera en

modo Details (Detalles).

Los archivos se enlistan

en filas, mostrando minia-

turas e información sobre

cada uno.

• Para ver un archivo com-

ponente, haz clic en su fila

en el modo Details (Deta-

lles) o en su miniatura en

el modo Home (Inicio) y

haz clic en Preview (Previ-

sualizar) para abrir el

archivo en modo de previ-

sualización en la ventana

de la cartera.

• Haz clic en Open the

Welcome Page (Abrir la

página de bienvenida)

para desplegar la

página de entrada de la

cartera –si no incluyes una

página de bienvenida, la

opción no está disponible.

Haz clic en la barra para desplegar paneles

Los botones de la barra de herramientas se activan cuando el contenido es creado o seleccionado Ventana Edit (Editar)

Vista predeterminada de retícula de miniaturas

Haz clic para cerrar

Los archivos se despliegan aquí

67

• Selecciona un diseño desde las opciones del panel Choose a Layout (Elija una pre-

sentación) a la derecha de la ventana. La opción predeterminada usa una retícula de

miniatura básica (lee sobre las otras opciones en el #26 “Personalizar la apariencia”).

• Haz clic en la barra Add Welcome & Header (Agregar bienvenida y encabezado) para

desplegar los paneles Welcome Page (Página de bienvenida) y Header (Encabezado).

(Para más información sobre el diseño de la página de bienvenida, adelántate al #27,

“Personalizar una Cartera PDF”.)

• Haz clic en la barra Select a Color Scheme (Seleccionar combinación de colores) para

mostrar opciones de esquemas de color o diseña uno propio (ve cómo lo hicimos en

el #26, “Personalizar la apariencia”).

4. Haz clic en la barra Specify Details (Especificar detalles de archivo) para desplegar los

archivos en una vista de lista; configura las columnas de la lista en modo Details (Deta-

lles) usando las opciones del panel Specify File Details (Especificar detalles de archivo)

(lee más en el #28, “Organizar y modificar contenidos”).

5. Haz clic en Home (Inicio) en la barra de herramientas para regresar al modo original

de diseño.

6. Haz clic en la barra Publish (Publicar) para desplegar opciones de manejo de la cartera

PDF. Puedes guardar, enviar por correo electrónico o compartir la cartera (ve el capítulo 11,

“Revisar y colaborar”, para más información sobre compartir una cartera en Acrobat.com).

7. Elige File > Save (Archivo > Guardar) o File > Save Portfolio (Archivo > Guardar cartera)

desde el menú de Acrobat y guarda el archivo cartera.

8. Para cerrar la cartera y regresar a Acrobat, haz clic en la “X” en la esquina superior dere-

cha de la barra de menú en la ventana de la cartera.

El paquete terminado proporciona su propia interfaz para controlar la vista del paquete

y sus contenidos. Lee sobre las diferentes vistas en la columna lateral “La vista es la cosa”.

Chequéalo

Si no estás muy seguro de si

tienes el archivo correcto en

tu colección de cartera, haz

clic en un archivo PDF para

ver una previsualización del

archivo. Lo mismo va para un

archivo no PDF en una cart-

era PDF, con una advertencia

–el programa de origen que

creó el archivo no PDF debe

estar instalado. Los archivos

de Microsoft Office pueden

previsualizarse sólo en sis-

temas Windows con Office

2007 y/o Windows Vista; en

la Mac tienes que usar Quick

Look (Vista rápida).

Empaqueta tu cartera

¿No estás seguro de en qué puedes querer usar una cartera? Aquí hay algunas ideas:

• Reúne información para mantener un conjunto de archivos juntos para referencia futura. Por

ejemplo, durante las conversaciones con un nuevo cliente, archiva la información para retenerla

para futuras negociaciones.

• En lugar de enviar un archivo zip conteniendo diferentes tipos de archivos, junto con un correo

explicando los archivos en el zip, combínalos dentro de una cartera y agrega descripciones a las

páginas de los archivos.

• Presentaciones de todos los tipos se ven profesionales cuando son distribuidas como cartera.

Podrías usar una presentación de cartera para realizar una propuesta, distribuir documento de

un producto o enviar materiales a eventuales clientes.

#25: Construcción 101 de Carteras PDF

68


La interfaz de la cartera usa una plantilla SWF, llamada Navigator (Navegador). Usa la

característica Navigator (Navegador) para mejorar la apariencia de la cartera y su funcio-

nalidad.

Puedes personalizar la apariencia de una cartera configurando el diseño y el color. Inicia

una cartera como se describe en la técnica previa y selecciona y agrega archivos o carpetas

que quieras usar.

Elige una presentación. Selecciona una de estas opciones:

• Basic Grid (Cuadrícula básica) es la vista predeterminada (mostrada en la figura 25) que

organiza el contenido de acuerdo con una cuadrícula de miniatura.

• La opción On an Image (Sobre una imagen) despliega el contenido de tu cartera con

una imagen como fondo. Haz clic en las miniaturas ubicadas sobre la imagen de fondo

para desplegar sus contenidos. Para detalles en la construcción de este diseño, ve la

columna lateral “Escoge una imagen”.

• Revolve (Rotar) presenta el contenido como una secuencia en donde un archivo se pone

en foco por vez, lo que es genial para desplegar imágenes u otro contenido altamente

visual. Puedes incluir una descripción en las páginas; haz clic en los íconos de la página

para navegar.

• Sliding Row (Fila deslizante) presenta el contenido en un deslizador horizontal con los

tres archivos centrales en foco, ideal para desplegar secuencias visuales de imágenes

y contenido que necesitan descripciones. Haz clic en los íconos de página debajo del

deslizador para navegar.

Como ves en la figura 26a, los diseños son significativamente diferentes.

Figura 26a Escoge un diseño que se adapte a tu contenido, como el de la imagen de

fondo (izquierda), diseño Revolve (Rotar) o Sliding Row (Fila deslizante) (derecha).

Elige una imagen

Una de las opciones de diseño

ofrece un fondo de imagen.

Una vez que tu cartera es ini-

ciada, sigue estos pasos para

usar una imagen:

1. Selecciona On an Image

(Sobre una imagen) desde

el panel Choose a Layout

(Elige una presentación).

Los archivos seleccio-

nados para la cartera se

mueven a la parte inferior

del área de previsualiza-

ción como miniaturas.

2. Haz clic en Pick an Image

(Seleccionar una imagen)

para ubicar y seleccio-

nar la imagen de fondo

que puede ser un archivo

JPEG, GIF o PNG.

3. Una vez que la imagen

carga dentro de la cartera,

arrastra las miniaturas

desde la previsualización

a cualquier ubicación que

te guste sobre la imagen

de fondo.

Personalizar la apariencia#26

69

Selecciona una combinación de color. Haz clic en la barra Select a Color Scheme

(Seleccionar combinación de color) para desplegar los esquemas de color predetermina-

dos. Haz clic en Customize Color Scheme (Personalizar combinación de color) para abrir

una lista de colores utilizados en una combinación. Haz clic en un elemento, como Back-

ground Color (Color de fondo) o Primary Text Color (Color de texto principal) para abrir un

selector de color que te permite escoger un color personalizado (figura 26b).

Figura 26b Elige una combinación

de color alternativa o personaliza

los colores utilizados para editar la cartera terminada.

Trae tus colores

Puedes personalizar el color

de la cartera que usas con

tus colores de equipo o cor-

porativos. Desafortunada-

mente, Acrobat 9 no ofrece

un método para importar

muestras de color de otros

programas como Photoshop

e Illustrator. Sin embargo,

puedes hacer una lista de los

valores hexadecimales de los

colores que quieres usar en

la cartera y luego escribirlos

en los campos de despliegue

de elementos adecuados en

la lista Custom Color Scheme

(Personalizar combinación de

colores).

Una imagen vale por mil palabras

Si lo planeas con cuidado, el fondo de imagen puede elevar muchísimo tu cartera. Por

ejemplo:

• Muestra un paisaje como el fondo de imagen en una cartera que describe las sedes turísticas o

de congreso en esa ubicación panorámica.

• Si usas un conjunto de materiales de negocio, combina la cartera con tus otras piezas usando

una imagen de fondo que utilices para las presentaciones de PowerPoint.

• Para las partes educativas, usa una imagen del tema de estudio —por decir algo, un molino de

viento— y coloca los archivos correspondientes a las discusiones sobre las hojas, piedras, etcé-

tera, en los lugares adecuados sobre la imagen.

#26: Personalizar la apariencia

70


Una cartera PDF ofrece numerosas formas para personalizar el despliegue de acuerdo con

tus requerimientos corporativos o de negocios. Puedes construir una página de bienve-

nida usando diferentes tipos de contenido e insertar un encabezado que ofrezca diferentes

opciones de texto e imagen. Si la marca es vital, utiliza tanto una página de bienvenida

(como introducción inicial) y un encabezado (para mantener tu identidad mientras el usua-

rio navega por la cartera).

ConsejoPara mantener más la identidad, agrega un fondo/marca de agua o encabezado/pie de

página a tus archivos PDF componentes usando el menú de Acrobat. Lee sobre cómo usar

comandos del programa en una cartera en el #29, “Aplicar comandos de Acrobat”; revisa

el #53, “Insertar Encabezados y Pies de página”, y #54, “Agregar Marcas de agua y Fondos”,

para más detalles en el uso de características de documento.

Una página de bienvenida presenta tu cartera. En algunos casos, no hay necesidad de

incluir una introducción. Sin embargo, si estás diseñando un folleto en PDF para tu hotel en

la montaña o quieres incluir una lista de instrucciones para los participantes en una cartera

compartida, recurre a una página de bienvenida.

Con tu cartera en marcha, sigue estos pasos:

1. Haz clic en la barra Add Welcome & Header (Agregar bienvenida y encabezado) para

desplegar el panel. Haz clic en Welcome Page (Página de bienvenida) para abrir una lista

de opciones, incluyendo Text Only (Sólo Texto), Image Only (Sólo imagen), Image & Text

(Imagen y Texto) o contenido Flash Movie (Video Flash).

2. Elige una opción para desplegar los marcos apropiados de texto o gráficos en el área de

previsualización y redimensiónalo lo que necesites.

3. Inserta texto o una imagen en los marcos correspondientes:

• Para insertar una imagen, haz clic en el marco de imagen para abrir el diálogo Browse

for Image (Buscar imagen). Ubica y selecciona la imagen a desplegar y haz clic en

Open (Abrir). La imagen se inserta, el diálogo se cierra y la barra de herramientas

de imagen está activa. En la barra de herramientas selecciona un color de fondo y

ajusta los valores Scale (Escala) y Opacity (Opacidad) arrastrando los deslizadores.

• Haz clic en el campo Texto (Texto) y escribe tu texto. Cuando escribes, la barra de

herramientas de texto —que te permite especificar tamaño de fuente, color, alinea-

miento y color de fondo— se despliega. Si quieres usar diferentes estilos, como el

subrayado mostrado en la figura 27a, primero selecciona el texto en el marco.

Personalizar una Cartera PDF#27

71

Figura 27a Selecciona opciones y configura el texto y una imagen para la página de bienvenida.

ConsejoAunque puedes redimensionar el marco, no puedes arrastrarlo a otra posición en la página.

Lo que puedes hacer es cambiar el tamaño de los marcos de imagen o texto para reconfigu-

rarlos sobre el diseño de la página, “redimensionarlos” desde un área de la página a otra.

Mantén tu identidad usando un encabezado que se despliegue en la parte superior de

tu cartera siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en la barra Add Welcome & Header (Agregar bienvenida y encabezado) para

desplegar el panel. Haz clic en Header (Encabezado) para abrir una lista de opciones,

incluyendo opciones de texto e imagen.

2. Selecciona la opción para el texto que quieres, como dirección de correo o URL.


#27: Personalizar una Cartera PDF

72


3. Inserta una imagen si seleccionaste la opción de una imagen; inserta y configura texto

en los campos insertados en la página.

4. Haz clic en Home (Inicio) para regresar al modo predeterminado, en donde puedes

ver tu encabezado desplegándose sobre el contenido de la presentación (figura 27b).

Más personalización

Las características disponibles

en el navegador son simples.

Esto es, estás limitado en el

número de imágenes que

puedes usar, el despliegue de

texto y las opciones de fondo.

Planea de antemano: si quie-

res personalizar la interfaz

de la cartera de manera más

extendida de lo que está

permitido por el programa,

compón una imagen persona-

lizada conteniendo las fuentes,

colores, logo y otras caracterís-

ticas para el diseño deseado y

agrégala como una sola ima-

gen a la página de bienvenida.

El mismo consejo de planea-

ción se aplica para el desplie-

gue del encabezado.

Figura 27b Usa combinaciones de

despliegues de texto e imagen para

el encabezado de la cartera.

Hay diferencias

Aunque una cartera puede

diseñarse en todas las versiones

de Acrobat 9, no todas ofrecen

las mismas personalizaciones:

• Acrobat 9 Standard

incluye un Navigator

(Navegador) predetermi-

nado, mientras que Acro-

bat 9 Pro ofrece 5 Naviga-

tors (Navegadores).

• Acrobat 9 Standard no

incluye combinaciones de

color múltiples o personali-

zadas.

• Adobe Reader 9 puede

ver todos los Navigators

(Navegadores).

73

Una característica importante de Portfolio (Cartera) es la capacidad de organizar los archi-

vos en formas lógicas y con significado. Puedes coordinar los archivos de la cartera usando

una carpeta del sistema, organizar y ordenar los detalles de archivo y ver un archivo indivi-

dual para manejar su contenido.

Aquí hay algunos consejos para organizar los archivos componentes de tu cartera:

• Si importas una carpeta, sus contenidos —incluyendo cualquier subdirectorio— son

preservados en la cartera.

• No puedes seleccionar más de una carpeta a la vez desde el diálogo Browse for Folder

(Buscar carpeta) para agregarlas a la cartera. Ubica y selecciona la carpeta principal (y

entonces borra cualquier subdirectorio que no quieres mantener) o repite el proceso de

Browse for Folder (Buscar carpeta) hasta que tengas todas las que quieres.

• La jerarquía de carpetas en una cartera se muestra como un menú con rastro de migas

(figura 28a). En el ejemplo mostrado en la figura, hay tres niveles anidados de carpetas

desde el modo Home (Inicio).

Figura 28a Usa el menú para moverte a través de los niveles de carpeta.

Agrega tus propias columnas

Si necesitas dar seguimiento

a otra información que la que

se ofrece en la lista predeter-

minada en el modo Details

(Detalles), agrega tu propia

columna. Aquí hay algunos

consejos para trabajar con

columnas personalizadas:

• Para agregar otra

columna, escribe la eti-

queta en el campo “Add

a column” (Agregar una

columna), elige Text/Date/

Number (Texto/Fecha/

Número) desde el menú

desplegable y haz clic en

Add para mover la

nueva columna a la lista.

• Haz doble clic en el nom-

bre de una columna agre-

gada para activar el texto

y cambiarlo; los nombres

predeterminados no se

pueden renombrar.

• Al igual que las columnas

predeterminadas, dese-

lecciona la casilla de veri-

ficación para esconder tu

columna personalizada en

modo Details (Detalles).

Organizar y modificar contenidos

#28

#28: Organizar y modificar contenidos

74


La cartera de Acrobat te permite manejar información existente sobre cada compo-

nente de la cartera y agregar información personalizada. Para chequear detalles, haz clic en

la barra Specify File Details (Especificar detalles de archivo) en el panel Edit (Editar). Verás

los ajustes Columns to Display (Columnas a mostrar) en el panel Edit (Editar) y las carpetas

enlistadas en modo Details (Detalles) (figura 28b).

Figura 28b Editar el contenido usando modo Details (Detalles).

Ten en mente estas ideas mientras organizas, ordenas y reacomodas columnas e infor-

mación:

• Puedes elegir los ajustes en el panel Edit (Editar) o directamente en la lista en modo Details

(Detalles). Los cambios hechos en un área automáticamente se despliegan en la otra.

• Arrastra el separador vertical entre las columnas en el modo Details (Detalles) para cam-

biar el ancho de una columna.

• Para ordenar los contenidos, elige un nombre de columna desde el menú desplegable

Initial Sort (Orden inicial). Puedes ordenar cualquiera de las columnas activas en orden

Ascending (Ascendente) o Descending (Descendente) .

• Para agregar contenido o valores de cambio como nombre de archivo, haz clic en la eti-

queta en modo Details (Detalles) y escribe el nuevo valor cuando el texto se active.

• Selecciona las casillas de verificación para cada columna que quieras desplegar –dese-

lecciona aquellas que no quieres usar.

• Las columnas personalizadas pueden configurarse y usarse de la misma manera que las

columnas predeterminadas; lee cómo en la columna lateral “Agregar tus propias columnas”.

Haz tus propias carpetas

Para agregar una carpeta a

tu cartera, haz clic en Create

New Folder (Crear carpeta

nueva) en el modo Edit Por-

tfolio (Editar cartera) para

desplegar un campo desple-

gable. Escribe un nombre

para la carpeta en el campo y

haz clic en OK (Aceptar). Una

vez que la carpeta se agrega a

la interfaz, puedes arrastrar y

soltar archivos y otras carpe-

tas en ella.

Hazlo manualmente

¿Seleccionar archivos y car-

petas una y otra vez te cansa?

No hay problema. Abre una

ventana Browse (Buscar) y

ubica los archivos y carp-

etas que quieres usar en la

car-tera. Simplemente selec-

ciona y arrastra los trabajos

enteros a la ventana Portfolio

(Car-tera). Tu contenido se

agrega y cualquier carpeta

o estructura preexistente se

mantiene.

Ordenar por columna

Arrastrar para reordenar Ordenar por columna Agregar columnas personalizadas

Arrastrar o usar flechas para reordenar

75

Los archivos agregados a una cartera no son estáticos. Esto es, puedes abrir un archivo

desde la cartera, hacer cambios (como habilitar el archivo para Reader o agregar una firma

digital) y guardar el archivo revisado. Algunos comandos pueden aplicarse directamente

en la ventana Portfolio (Cartera).

Abrir archivos para editar. Aunque no todos los tipos de archivo pueden editarse den-

tro de tu cartera, una gran mayoría sí. Revisa la columna lateral “Actualizar esos archivos . . .”

para una lista de formatos.

Sigue estos pasos para editar un PDF:

1. Selecciona el archivo con el que vas a trabajar desde el modo Home (Inicio) o List (Lista)

y luego haz clic en Preview (Previsualizar) en la barra de herramientas de la cartera

para desplegar los archivos en la ventana de previsualización (figura 29).

2. Haz clic en Open (Abrir) para el archivo en Acrobat. Puedes acceder a todos los

menús y herramientas de Acrobat.

3. Haz los cambios que sean necesarios y guarda; el archivo cartera se actualiza automáti-

camente.

NotaEl mismo proceso aplica a archivos no PDF, aunque los archivos abren en sus programas

nativos.

Editar en la cartera. Algunos comandos pueden aplicarse directamente en la ven-

tana Portfolio (Cartera) a un o unos archivos seleccionados como Reduce File Size (Reducir

tamaño de archivo), ejecutar el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) y otros. Selecciona el

o los archivos en modo Home (Inicio) o List (Lista) y elige el elemento del menú. Una mues-

tra de los comandos que puedes usar en Portfolio (Cartera) se lista en la columna lateral

“Comanda tu cartera”.

Escanear dentro de una Cartera

No puedes agregar un PDF

escaneado a un archivo exis-

tente en tu cartera. En lugar

de eso, el archivo escaneado

se agrega como nuevo PDF.

Figura 29 Selecciona y revisa los archivos

componentes en la previsualización.

Aplicar comandos de Acrobat

#29

Actualiza esos archivos...

No todos los archivos de cada

programa se pueden actua-

lizar desde la cartera, pero

la lista de formatos de pro-

gramas que lo permiten es

impresionante:

• Microsoft Office XP, 2003,

2007, 2008

• Formatos de Adobe CS2 y

CS3

• Otros formatos de Adobe

como aquellos gene-

rados por Adobe Flash,

Adobe Premiere, Adobe

Fireworks y Adobe Frame-

Maker

• AutoCAD 2007 y 2008

• Archivos generados por

aplicaciones del sistema

operativo, como Word

Pad, Notepad, etcétera

#29: Aplicar comandos de Acrobat

76


Comanda tu Cartera

PDF Portfolio (Cartera PDF) incluye un número de comandos a los que puedes acceder dentro

de la ventana Portfolio (Cartera). Muchos de estos comandos se aplican a archivos individuales

así como a la cartera completa. Aquí hay una lista de algunos comandos y de dónde buscar las

técnicas y laterales en todo el libro:

• Convertir varios archivos seleccionados no PDF a PDF en un solo paso (#20, “Mezclar varios archi-

vos en un solo documento PDF”)

• Reducir el tamaño de archivo y Optimizador de PDF (#33, “Optimizar un documento PDF”)

• Imprimir (#36, “Elegir una configuración para impresión básica y de producción”)

• Numeración Bates (#52, “Aplicar numeración de página y Bates”)

• Insertar Encabezado/Pie (#53, “Insertar Encabezados y Pies de página”)

• Aplicar Marca de agua/Fondo (#54, “Agregar Marcas de agua y fondos”)

• Proceso por lotes (#55, Tareas por lotes para ahorrar tiempo”)

• OCR (#61, “Extraer texto activo de una imagen”)

• Extender características a Adobe Reader (#79, “Iniciar una revisión compartida”)

• Colocar seguridad en la Cartera (#119, “Usar niveles de seguridad y contraseñas en un documento”)

Controlar la acción con botones

Puedes ensamblar todo el contenido de tu cartera y luego agregar botones de acciones, como

abrir un archivo de una lista de documentos auxiliares en un reporte anual. Para hacerlo, selec-

ciona el archivo haz clic en Open (Abrir) en la barra de herramientas de la cartera para

abrir el archivo en una ventana normal de Acrobat. Una vez que el archivo se abre, puedes

acceder a todas las herramientas habituales y menús. (Lee sobre el uso de botones en el capí-

tulo 15, “Controlar la acción y la interacción”.)

Vincular archivos de la Cartera

Aquí hay un punto interesante: las relaciones de vinculación no se mantienen cuando los archi-

vos están agregados a una cartera, sino que pueden crearse dentro de la cartera.

Para agregar un vínculo, haz doble clic en un archivo en modo Home (Inicio) o Details (Detalles)

para abrirlo en modo Preview (Previsualizar). Elige Tools > Advanced Editing > Link tool (Herra-

mientas > Edición avanzada > Herramienta vínculo) y define el vínculo. Asegúrate de usar

la acción “Go to a page view” (Ir a la vista de página”) para desplegar otra página en la cartera,

en lugar de la acción “Open a file” (Abrir un archivo) que usarías cuando vinculas dos documen-

tos (para más información sobre vínculos, ver el #111, “Vincular contenido en un documento”).

77

La cartera es un archivo PDF y Acrobat ofrece algunos comandos específicos de la cartera.

Aquí hay algunos:

• Desde el modo Home (Inicio), haz clic en Modify (Modificar) en la barra de herramientas

de la cartera y elige Secure Portfolio (Asegurar cartera) desde el menú desplegable –o

elige File > Modify PDF Portfolio > Secure Portfolio (Archivo > Modificar cartera PDF >

Asegurar cartera) en el menú del programa– para especificar restricciones y colocar una

contraseña (ver el #119 para más información).

• Desde el modo Home (Inicio), elige File > Export > Export Multiple Files (Archivo >

Exportar > Exportar varios archivos) para extraer los archivos componentes de tu car-

tera en un formato de archivo seleccionado. En el diálogo Export Multiple Files (Exportar

varios archivos, haz clic en Add Files > Add Open Files (Agregar archivos > Agregar archi-

vos abiertos) para especificar la cartera y haz clic en OK (Aceptar). En el diálogo Output

Options (Opciones de salida), selecciona una carpeta de destino, especifica un sistema

de nombres y elige un formato de exportación. Haz clic en OK (Aceptar) para procesar

los archivos (ver el #34, “Exportar documentos PDF a otros formatos”).

• Desde cualquier modo de visualización, elige File > Portfolio Properties (Propiedades

de cartera) para abrir su diálogo, en donde puedes agregar descripciones, especificar

seguridad, etcétera (ver el #31, “Buscar información de tu documento”).

• Desde cualquier modo de visualización, selecciona un archivo de película importada y

elige Modify > Convert to Flash Movie (Modificar > Convertir a video Flash) para cambiar

el formato del archivo (ver el #96, “Insertar SWF en un archivo PDF”).

Algunas veces una cartera puede hacerse muy grande y no siempre es fácil mantener

el seguimiento de tu contenido. Afortunadamente, Acrobat ofrece una característica de

búsqueda personalizada para Portfolio (Cartera) que te permite buscar todo en tu cartera,

incluyendo la información enlistada en el modo Details (Detalles) y en archivos no PDF.

Para buscar los archivos en una cartera, sigue estos pasos:

1. Escribe los términos en el campo Search (Buscar) y haz clic en Search (Buscar) .

• Puedes colocar algunos criterios desde el menú desplegable, incluyendo Whole

Words Only (Sólo palabras completas) y Case Sensitive (Distinguir mayúsculas/

minúsculas). La opción Search Entire Portfolio (Buscar en toda la cartera) está selec-

cionada por defecto y no puede deseleccionarse.

Manejar formularios con

una cartera

Una característica superior

en Acrobat 9 es la capaci-

dad de usar una cartera para

manejar formularios. Una

vez que un formulario está

diseñado y distribuido, los

resultados pueden compi-

larse y almacenarse en una

cartera. Ver el #94, “Manejar

devoluciones de formulario”.

Agregar la información de

formulario se puede mane-

jar en las versiones de Acro-

bat 9 Standard y Pro.

Cómo actúa el Reader

Puedes actualizar los archivos

en una cartera PDF usando

Adobe Reader si el archivo está

habilitado para él. En una car-

tera, cada archivo debe estar

habilitado por separado –no

hay un comando de sobrees-

critura para aplicarlo a los con-

tenidos de la cartera. Ver el #79

para detalles sobre archivos

habilitados.

Manejar y distribuir una Cartera

#30

#30: Manejar y distribuir una Cartera

78


2. Revisa los resultados mostrados en el diálogo Search Results (Resultados de búsqueda)

(figura 30).

Figura 30 Los resultados de la búsqueda son enlistados y resaltados en los archivos de

la cartera.

3. Haz clic en un resultado para leer los detalles del archivo. Si estás en modo Details (Deta-

lles), el archivo se resalta en la lista; si estás en modo Preview (Previsualizar), el resultado

se resalta en la página, como se ve en la figura 30.

4. Haz clic en Previous (Buscar anterior) o Next (Buscar siguiente) para revisar los

resultados.

5. Cierra el panel Show Results (Resultados de búsqueda) cuando hayas terminado.

C A P Í T U L O C I N C O

Crear salida: guardar, exportar

e imprimir

Sabes que puedes imprimir cualquier documento PDF y retiene la integridad de su docu-

mento original –después de todo, ésa es una de las grandes atracciones del Formato de

Documento Portátil.

Sin embargo, además de proporcionar una variedad de métodos y opciones de impre-

sión, Acrobat 9 Pro incluye un conjunto de herramientas de comprobaciones, que se usan

para evaluar y preparar documentos. Las comprobaciones han sido utilizadas para probar

la conformidad de los archivos con ciertas impresoras o estándares. En Acrobat 9, la com-

probación profesional va más allá de lo que nunca antes, ofreciendo un amplio rango de

correcciones y chequeos para toda clase de estándares y características.

80

C A P Í T U L O C I N C O Crear salida: guardar, exportar e imprimir

Hay mucho más sobre tu documento de lo que puedes ver en la pantalla o página impresa.

Usa el diálogo Document Properties (Propiedades del documento) cuando quieras encon-

trar o modificar información sobre tus documentos. Elige File > Properties (Archivo > Pro-

piedades), o presiona Ctrl+D (Comando+D) para abrir este diálogo. Se abre la ficha Descrip-

tion (Descripción) por defecto. Si has modificado ajustes en el diálogo, la última ficha en

que trabajaste será la que se despliegue.

El diálogo contiene seis fichas:

• La ficha Description (Descripción) contiene información sobre un documento (figura

31): cuánta información depende del programa de origen que creó el documento ori-

ginal. Usa esta ficha para agregar palabras clave para la búsqueda. Haz clic para activar

un campo y agrega contenido a cualquier elemento de la descripción.

Figura 31 Agrega información sobre el documento,

como autor y palabras clave, en la ficha Description

(Descripción).

• La ficha Security (Seguridad) describe qué nivel de seguridad ha sido agregado al docu-

mento y enlista los permisos otorgados a los usuarios del documento. Si eres el autor,

usa la contraseña de documento o certificado de seguridad para cambiar los ajustes,

dependiendo de cómo son aplicados. Puedes leer más sobre seguridad en el capítulo

16, “Hacer tus documentos seguros”.

Encontrar información sobre tu documento

#31 Elaborar la experiencia visual de tus lectores Parte 1: Navegación

Para ofrecer a los espectado-

res pistas de la navegación

incluida en tu documento,

elige File > Properties (Archivo

> Propiedades) y selecciona la

ficha Initial View (Vista inicial)

para desplegar los ajustes de

visualización del documento.

Elige una opción en Naviga-

tion Tab (Ficha de Navegación)

de acuerdo con los contenidos

del documento y con cómo el

usuario lo lee:

• En un documento largo, a

menudo usas una estruc-

tura de marcador como

forma de vincular el conte-

nido a varias ubicaciones.

Para tales documentos,

elige la vista Bookmarks

Panel and Page (Página y

panel de marcadores).

• En un documento basado

en imagen, como una pre-

sentación de diapositivas,

usa la vista Pages Panel

and Page (Página y panel

de páginas). De esa forma,

tu lector puede navegar

fácilmente en el docu-

mento usando las vistas de

miniaturas de las páginas.

• En un documento corto

con varios adjuntos, elige

la vista Attachments Panel

and Page (Panel y página

de Archivos adjuntos).

• En un documento con capas

elige la vista Layers Panel

and Page (Página y panel de

capas); tus lectores pueden

abrirse camino a través de

las capas en el documento.

81

• La ficha Fonts (Fuentes) enlista las fuentes, tipos e información de codificación usada en

el documento original. Tener esta información a mano puede ser un verdadero ahorro

de tiempo. Lee sobre fuentes en el #37, “Elegir y usar fuentes”.

• Haz clic en Initial View (Vista inicial) para desplegar información que defina cómo se

verá el documento PDF cuando sea abierto. Un rango de opciones relacionadas con el

documento, interfaz y ventana está disponible:

• Ver la columna lateral “Elaborar la experiencia visual de tus lectores. Parte 1: Navega-

ción” para información sobre el control de los paneles visibles.

• Para información sobre elegir una opción de ampliación, ver la columna lateral “Ela-

borar la experiencia visual de tus lectores. Parte 2: Ampliación”.

• La columna lateral “Elaborar la experiencia visual de tus lectores. Parte 3: Desplie-

gues de ventana” describe cuándo usar las diferentes opciones de ventana.

• La ficha Custom (Personalizar) te permite agregar propiedades y valores que identifican

el contenido en el documento de acuerdo con tus propios criterios, tales como palabras

clave corporativas o de gobierno o estructuras de nomenclatura.

Elaborar la experiencia visual de tus lectores Parte 3: Despliegues de ventana

Haz coincidir los ajustes Win-az coincidir los ajustes Win-

dow Options (Opciones de

ventana) con tu documento:

• Si estás usando un diseño

de página completa, haz

clic en la opción “Resize

window to initial page”

(Ajustar ventana a página

inicial) para mostrar la

página entera con la ven-

tana del documento ajus-

tada a su alrededor. Esto

produce diseños de apa-

riencia más profesional.

• Elige “Center window on

screen” (Centrar ventana

en la pantalla) para conte-

nido de tipos especiales,

como películas en donde

el tamaño de la ventana

y el de la película coin-

ciden.

• Elige “Open in Full Screen

mode” (Abrir en modo

Pantalla completa) si estás

reproduciendo una pre-

sentación de diapositivas.

Elaborar la experiencia visual de tus lectores Parte 2: Ampliación

Junto con la elección del panel de navegación que mejor se adapte a la presentación de

tu documento, no olvides la ampliación de la página. Elige File > Properties > Initial View

(Archivo > Propiedades > Vista inicial) y selecciona una opción desde el menú desplegable

Magnification (Ampliación). Ten en cuenta estas ideas:

• Al igual que con los diseños de página, el lector puede controlar la ampliación en el documento

usando los controles de la barra de herramientas Page Display (Despliegue de página).

• Elige una opción de ampliación dependiendo del contenido del documento. Fit Width (Ajustar

ancho) es común para documentos de texto, por ejemplo, los lectores ven el ancho total del

documento y pueden desplazarse verticalmente para ver el resto.

• Usa las ampliaciones con cuidado. Una imagen grande con frecuencia es mejor presentada a

tamaño completo y los lectores pueden ampliar para acercarse.

#31: Encontrar información sobre tu documento

82


• La ficha Advanced (Avanzadas) muestra ajustes de PDF y opciones de lectura. Normal-

mente, no querrás cambiar esta información, aparte de adjuntar un índice a un docu-

mento. Haz clic en Browse (Examinar) para abrir un diálogo Attach Index (Adjuntar

índice) y ubica un índice en tu disco duro. Haz clic en Open (Abrir) y adjunta el índice

seleccionado al documento.

Cuando hayas terminado de hacer cambios a las propiedades del documento haz clic en

OK (Aceptar). Guarda el archivo para aplicar las propiedades modificadas.

Información de fuente al rescate

En situaciones en las que, por ejemplo, se necesita expandir un trabajo original pero no se tiene

una plantilla, puedes chequear rápidamente el PDF generado y ver las fuentes en la ficha Fonts

(Fuentes) del diálogo Document Properties (Propiedades de documento). Haz clic en el signo

de más (+) a la izquierda del nombre de la fuente para abrir una lista con más información. Para

cada fuente, verás el nombre y tipo de fuente utilizada en el documento original; la lista des-

pliega la fuente, tipo y codificación usada para desplegar el documento en Acrobat.

83

Acrobat 8 introdujo la oportunidad de examinar los contenidos de un documento y elimi-

nar características como texto oculto o metadatos basándose en la idea de que el material

sensible en un PDF puede no estar adaptado para compartirse con los lectores, o puede ser

innecesario para guardar el archivo a largo plazo. Acrobat 9 lleva el proceso de examinar el

PDF un paso más allá, buscando más tipos de contenido, desplegando los resultados en un

panel de navegación y enlistando los números de elementos encontrados.

Sigue estos pasos para evaluar y cambiar un documento:

1. Elige Document > Examine Document (Documento > Examinar documento). El archivo

es evaluado y se abre el panel de navegación Examine Document (Examinar docu-

mento). Los elementos identificados se indican con marcas de verificación; el número

de cada elemento encontrado se muestra en corchetes rectos seguidos por el nombre.

Haz clic en Expand (Expandir) para mostrar los valores y opciones de previsua-

lización de la lista; haz clic en Collapse (Contraer) para regresar la lista a su vista

predeterminada (figura 32a).

Usar el proceso de examinar un PDF

#32

Figura 32a Asegúrate de que las casillas

de verificación están seleccionadas

sólo para los elementos que quieres

eliminar del documento.

#32: Usar el proceso de examinar un PDF

84


2. Revisa en las características identificadas. Si quieres ver la lista entera de elementos que

busca Examine Document (Examinar documento) (mostradas en gris claro en la figura

32a), haz clic en Options (Opciones) y selecciona Show All items (Mostrar todos los

elementos). Para seleccionar elementos que quieres eliminar del documento puedes

hacer algo de lo siguiente:

• Haz clic en Info para abrir un diálogo de metadatos enlistando los tipos y valo-

res de metadatos incluidos en el archivo.

• Haz clic en Preview (Vista previa) para desplegar el contenido enlistado. Acrobat

abre paneles de navegación como Comments (Comentarios) o Bookmarks (Mar-

cadores) o un diálogo Hidden Text (Texto oculto), dependiendo del elemento que

estés evaluando.

• Haz clic para seleccionar o deseleccionar elementos chequeados en el panel

Examine Document (Examinar documento).

3. Haz clic en Remove (Quitar) para procesar el archivo, después de leer y descartar un

diálogo de información que explica cómo afecta a tu documento el contenido que se

elimina. Después de que el archivo es procesado, una lista de elementos eliminados se

despliega en el panel (figura 32b).

Figura 32b Los elementos eliminados del documento

se enlistan en el panel Examine Document (Examinar

documento).

4. Guarda el documento para preservar los cambios; si necesitas guardar el formato origi-

nal, asegúrate de guardar el archivo con otro nombre.

¡Ten cuidado cuando borres!

Otros elementos del programa

se eliminan automáticamente

cuando borras contenido

usando el proceso de Examine

Document (Examinar docu-

mento). Las firmas digitales,

por ejemplo, son un tipo de

lógica de formulario. ¿Después

del proceso de eliminación?

Eliminadas. ¿La información

del documento de otras aplica-

ciones y filtros? También. ¿Los

archivos habilitados para que

los usuarios de Adobe Reader

puedan revisar, firmar y llenar

formularios? Eliminados.

Autoexamen

Algunos flujos de trabajo

incluyen examinar cada PDF

en busca de contenido oculto

antes de enviarlos por correo

electrónico o rellenarlos. No

tienes que probar manual-

mente o recordar hacerlo si

ajustas una preferencia del

programa.

Elige Edit > Preferences >

Documents (Edición o Acro-

bat > Preferencias > Docu-

mentos). Selecciona “Examine

document when closing docu-

ment” (“Examinar documento

al cerrar documento”) y/o “Exa-

mine document when sending

document by email” (“Exami-

nar documento al enviarlo por

correo electrónico”).

85

Algunos proyectos son bastante complicados y los documentos terminados reflejan esa

complejidad. Puede haber todo tipo de contenido no optimizado, como imágenes con

demasiada resolución, interpretaciones multimedia agregadas y borradas, o páginas inser-

tadas y removidas. Acrobat Professional ha incluido el PDF Optimizer (Optimizador de PDF)

en las últimas versiones; Acrobat 9 Pro incluye nuevas mejoras.

Para eliminar tipos “comunes” de contenido adicional, como comentarios y texto oculto,

ejecuta el proceso Examine Document (Examinar documento), descrito en el #32, “Usar el

proceso de examinar un documento”. Para hacer que un documento sea más eficiente sin

sacrificar su calidad, activa el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) en Acrobat 9 Pro.

Elige Advanced > PDF Optimizer (Avanzadas > Optimizador de PDF). El primer paso es

analizar el documento para ver su contenido. Haz clic en “Audit space usage” (“Auditar uso

de espacio”) en la esquina superior derecha del diálogo. Acrobat examina el documento y

despliega un informe (figura 33a).

Figura 33a Puedes ver lo que está contenido dentro

de un documento antes de decidir cómo optimizarlo.

Dependiendo del contenido del documento verás listados para tales elementos como

fuentes, comentarios e imágenes; cada uno está definido en porcentajes del tamaño del

documento completo y en bytes. Haz clic en OK (Aceptar).

Los ajustes predeterminados en el PDF Optimizer (Optimizador de PDF) son los mismos

que los del documento. Si seleccionas otra versión del programa desde el menú “Make

Optimizar un documento PDF

#33Tomar un atajo de optimización

Si guardas un documento y

decides al último minuto que

debería estar optimizado,

no cierres el diálogo Save As

(Guardar como). En lugar de

eso, haz clic en la flecha hacia

abajo del nombre del archivo y

elige Adobe PDF Files, Optimi-

zed (Archivos Adobe PDF, Opti-

mizados). Haz clic en Settings

(Configuración) a la derecha

del diálogo y se abre automá-

ticamente el PDF Optimizer

(Optimizador de PDF). Cuando

hayas hecho cambios, haz clic

en Save (Guardar) y continúa.

Reducir el tamaño del archivo

Una de las otras opciones

de optimizaciones que pue-

des intentar es disminuir el

tamaño de un documento.

Elige Document > Reduce File

Size (Documento > Reducir

tamaño de archivo). Selecciona

una opción desde el menú

Make (Hacer compatible con)

en el diálogo Reduce File Size

(Reducir tamaño de archivo);

Retain existing (Conservar

existente) es la opción prede-

terminada. Nombra el archivo

en el diálogo Save As (Guardar

como) y haz clic en Save (Guar-

dar). Cuánto más nueva sea la

versión de Acrobat, más carac-

terísticas estarán disponibles y

más pequeño será el tamaño

final del archivo.

#33: Optimizar un documento PDF

86


compatible with” (Hacer compatible con), el nombre de los ajustes en la esquina superior

izquierda del diálogo cambian de Standard (Estándar) a Custom (Personalizar). Las opcio-

nes disponibles en los diferentes paneles del diálogo varían de acuerdo con la versión del

programa seleccionada.

Haz clic en una etiqueta en la columna izquierda del diálogo para desplegar ajustes

(figura 33b).

Figura 33b Puedes personalizar docenas de ajustes en el PDF

Optimizer (Optimizador de PDF) para equilibrar con precisión la

calidad del documento contra el tamaño del archivo.

Al pasar por la lista, deselecciona elementos que no quieres optimizar; busca optimizar

en estas áreas:

• Imágenes. Define ajustes para imágenes a color, escala de grises y monocromáticas.

Elige tipos de compresión, calidad y valores de remuestreo. Selecciona “Optimize ima-

ges only if there is a reduction in size” (“Optimizar imágenes sólo si hay una reducción

de tamaño”).

• Fuentes. Las fuentes en el documento se enlistan en el diálogo y las fuentes incrustadas

por completo son subincluidas por defecto. Puedes desincrustar aquellas que no nece-

sites, como las fuentes del sistema o fuentes comunes. Si, por ejemplo, un documento

está planeado para una circulación departamental y sabes que todo el que lo verá usa

el mismo conjunto de fuentes, puedes borrar ésas de la lista.

Optimización fácil

¿Necesitas aplicar los mismos

ajustes de optimización a un

número de archivos? ¿Una

sola vez o regularmente? ¿Tie-

nes un número de archivos

que necesitan optimización

ahora mismo? Personaliza

un conjunto de ajustes en el

PDF Optimizer (Optimizador

de PDF) y haz clic en Save

(Guardar) en el diálogo para

nombrar y guardar los ajustes.

La próxima vez que necesites

optimizar un archivo con los

mismos ajustes, encontrarás

que la configuración perso-

nalizada está incluida en el

menú Preset (Configuración)

para que la selecciones. Asi-

mismo, puedes eliminar tus

parámetros personalizados.

Simplemente, selecciona el

nombre de los ajustes desde

el menú Preset (Configura-

ción) y haz clic en Delete (Eli-

minar).

Si encuentras que estás opti-

mizando archivos regular-

mente, incluye opciones de

salida en una secuencia por

lotes. Lee sobre las secuencias

por lotes en el #55, “Tareas por

lotes para ahorrar tiempo”.

87

• Transparencia. Elige acoplado de transparencia y ajustes como resoluciones para el

texto, gráficos lineales y degradados.

• Descartar objetos. Decide qué objetos eliminar, como campos de formulario, imáge-

nes alternativas y búsqueda de índices. Algunas opciones de este panel son las mismas

que las que están disponibles en el diálogo Examine Document (Examinar documento),

descrito en el #32.

• Descartar información de usuario. Elige otros detalles de limpieza, como la remoción

de vínculos o marcadores no válidos, opciones de codificación y un método de compre-

sión de la estructura del documento.

Haz clic en Save (Guardar) para nombrar y guardar la configuración si planeas reuti-

lizarla posteriormente. Si la optimización es para una sola cosa, haz clic en OK (Aceptar)

para cerrar el diálogo. Haz clic en Save (Guardar) en el diálogo Save Optimized (Guardar

optimizado como) para sobreescribir el archivo original. Sin embargo, para estar en el lado

seguro, guarda el documento con otro nombre y después de que estás satisfecho con los

resultados, borra el original.

Guárdalo otra vez

Una de las maneras más sim-

ples de reducir el tamaño de

un archivo es guardarlo sobre

sí mismo. Si has estado traba-

jando con un documento, por

ejemplo, agregando y elimi-

nando páginas, una iteración

se guarda cada vez que lo

guardas. Estas iteraciones

pueden en realidad con-

tribuir a un tamaño de archivo

enorme. Elige File > Save As

(Archivo > Guardar como).

En el diálogo, deja el nombre

como está y haz clic en Save

(Guardar). Una ventana te pre-

gunta si quieres sobreescribir

el archivo; haz clic en Yes

(Sí). El archivo se vuelve a

guardar y el contenido se con-

solida. ¡Puedes sorprenderte

de cuánto disminuye!

#33: Optimizar un documento PDF

88


Puedes usar un documento PDF para muchos propósitos y pasarlo por varios programas.

Por ejemplo, puedes crear un documento en Microsoft Word, convertirlo a PDF usando

PDFMaker y luego exportarlo desde Acrobat a una página Web HTML que incluya imáge-

nes PNG, o como PDF conforme a otro estándar.

Para guardar un documento PDF a otro formato de archivo (en este caso, Word):

1. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como). Selecciona un formato en el menú des-

plegable “Save as type” (Guardar como tipo) (figura 34a). Como alternativa, elige File >

Export (Archivo > Exportar) y selecciona el formato para abrir el diálogo Save As (Guar-

dar como). La extensión del formato de archivo se agrega al nombre y el botón Settings

(Configuración) se activa.

Figura 34a Elige desde varias opciones de exportación, desde forma-

tos optimizados y estándares PDF hasta formatos de imagen y Web.

2. Haz clic en Settings (Configuración). Las opciones disponibles en el diálogo Settings

son específicas al formato de archivo que elijas y aparece como parte del nombre del

diálogo. Chequea un panorama de los ajustes de exportación de Word en la columna

lateral “¿Cuál es la buena palabra?”

3. Ajusta la configuración en el diálogo y haz clic en OK (Aceptar) para regresar al diálogo

Save As (Guardar como).

4. Haz clic en Save (Guardar). Acrobat exporta tu archivo en el formato elegido.

Escoge un formato, cualquier formato

¿Cómo sabes qué formato

usar para exportar desde PDF?

Aquí hay algunos consejos:

• Acrobat te permite guar-

dar un archivo PDF en

dos formatos para usar

en Word u otro programa

procesador de palabras.

Si el documento contiene

una cantidad de elemen-

tos estructurales, como

columnas, usa el formato

DOC. Para contenido más

simple, pensado para

Word u otros procesado-

res de texto, usa RTF.

• Si quieres usar un docu-

mento PDF como página

Web, usa uno de los dos

formatos HTML.

• Si quieres utilizar la infor-

mación, usa los formatos

XPDF o XML. Convertir

tu información del docu-

mento a XML o XPDF

reduce la complejidad

y crea información que

puede leerse en muchos

tipos de aplicaciones. Usa

el formato XML cuando

quieras exportar un docu-

mento para intercambio

de información, como

para el uso en hojas de cál-

culo o bases de datos. Usa

XPDF cuando quieras usar

la información para inter-

cambio en una variedad

de formatos PDF, como

formularios y documentos.


página)

Exportar documentos PDF a otros formatos

#34

89

NotaPuedes elegir entre un número de formatos similares para exportar desde Acrobat. Muchos

están compuestos de documento, texto y formatos de código para usar en Word, procesos

de documento, Web y aplicaciones de intercambio de información –lee sobre ellos en la

columna lateral “Escoge un formato, cualquier formato”.

Acrobat 9 Pro incluye opciones para guardar un archivo PDF común de acuerdo con un

estándar específico. Es correcto –¡no tienes que ejecutar Preflight (Comprobaciones) en el

archivo primero!– Aquí está cómo funciona:

1. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y también un formato estándar (PDF/A,

PDF/E o PDF/X) desde la lista “Save as type” (Guardar como tipo). Haz clic en Settings (Con-

figuración) para abrir el diálogo Preflight: Convert to PDF/[Standard](Comprobaciones:

Convertir a PDF/[estándar]). El nombre del diálogo varía de acuerdo con el estándar

seleccionado (figura 34b).

2. Si hay varias elecciones estándar, elige una desde las opciones. Por ejemplo, PDF/A

puede ser PDF/A-1 o PDF/A-1b, mientras que PDF/E no tiene condiciones opcionales;

PDF/X tiene cuatro opciones.

3. Para asegurar que tu documento está dentro de los estándares, selecciona “Create

PDF/[standard] according to the following PDF/[standard] conversion profile” (“Crear PDF/

[estándar] de acuerdo con el siguiente perfil de conversión PDF/[estándar]”). En el caso de

conversiones a PDF/X, puedes también elegir desde múltiples perfiles de conversión.

4. Elige una condición de visualización o impresión desde la lista desplegable o deja la

predeterminada.

• Elige la opción de texto

accesible o normal para la

salida cuando no quieres

estilos aplicados o forma-

teo.

Figura 34b Los ajustes de exportación varían de

acuerdo con el tipo de archivo que estás produciendo;

el ejemplo es para exportar un archivo DOC de Word.


#34: Exportar documentos PDF a otros formatos

90


5. Haz clic en Overview (Panorama) para abrir un pequeño diálogo (también mostrado

en la figura 34b) que enlista los arreglos y correcciones que Acrobat incluye en el perfil

de conversión; haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y regresar al diálogo princi-

pal Preflight: Convert to PDF/[standard] (Comprobaciones: Convertir a PDF/[estándar]),

(lee sobre arreglos en el capítulo 6, “Cumplir con los estándares PDF y accesibilidad”).

6. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo de configuración y regresar al diálogo

Save As (Guardar como) y luego haz clic en Save (Guardar) para convertir el archivo.

Acrobat empieza a procesar, arreglar y evaluar el archivo de acuerdo con el estándar. Si

hay errores que no pueden corregirse, verás una notificación de que el archivo necesita

ser evaluado usando Preflight (Comprobaciones). Puedes leer sobre Preflight (Compro-

baciones) y estándares en el capítulo 6.

¿Cuál es la buena palabra?

Aquí hay algunas pistas para exportar un archivo PDF a un documento de Word:

• Para especificar una opción de diseño que puede ayudar a mantener un documento complejoPara especificar una opción de diseño que puede ayudar a mantener un documento complejo

(con imágenes, flujo de texto, columnas, etcétera), elige Retain Flowing Text (Conservar texto de

flujo) o Retain Page Layout (Conservar presentación de página).

• Include Comments (Incluir comentarios) está seleccionado por defecto; deselecciónalo si no

necesitas comentarios en el documento exportado.

• No exportes las imágenes si no las necesitas. Aumentan el tamaño del archivo y el tiempo de

proceso.

• Si quieres exportar imágenes y tu archivo PDF contiene imágenes a color y en escala de grises,

elige Determine Automatically (Determinar automáticamente) desde el menú desplegable Use

Colorspace (Usar espacio de color).

• Si no necesitas que las imágenes estén en color, selecciona la opción Grayscale (Escala de grises)

ya que los archivos se procesan más rápido y son más pequeños en tamaño.

• Para ahorrar tamaño de archivo, puedes hacer clic en Change Resolution (Cambiar resolución) y

elegir una opción para disminuir las imágenes.

91

Muéstrales a los lectores

Una imagen de un docu-

mento crea un vínculo muy

bonito a otro documento.

Cuando estás construyendo

un gran proyecto incorpo-

rando varios tipos de mate-

rial, típicamente vinculas los

documentos. En vez de usar

texto para vincular, usa una

imagen en miniatura de la

primera página de los docu-

mentos vinculados, como

ejemplos de imagen o presen-

taciones. Asegúrate de que

el resultado vale el esfuerzo

–no uses una imagen de una

página con puro texto, por

ejemplo.

Guardar archivos PDF de imagen

#35Imagina que no quieres guardar un archivo en alguna variación de formato de texto, pero

te gustaría guardarlo como un conjunto de páginas de imagen o exportar las imágenes

para usarlas en otras partes.

Para guardar un PDF como una imagen, haz lo siguiente:

1. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y selecciona una opción de exportación

de imagen desde el menú desplegable de formato.

2. Haz clic en Settings (Configuración) para abrir el diálogo. Modifica las opciones en el

diálogo Save As [type] (Guardar como [tipo]) de acuerdo con tus requerimientos, los

cuales varían dependiendo del formato de archivo que seleccionaste.

3. Haz clic en OK (Aceptar) y regresa al diálogo Save As (Guardar como). Haz clic Save

(Guardar) para convertir el archivo. Acrobat convierte cada página de tu documento en

una imagen: la imagen será del mismo tamaño que la página del documento.

También puedes exportar las imágenes solas y especificar el tamaño de la extracción y

otros detalles. Sigue estos pasos:

1. Elige Advanced > Document Processing > Export All Images (Avanzadas > Proceso de

documento > Exportar todas las imágenes). Navega a la carpeta que quieres usar para

almacenar las imágenes en el diálogo Export All Images (Exportar todas las imágenes).

2. Elige un formato de imagen desde la lista en la parte inferior del diálogo. Tus opciones

incluyen JPG, TIF, PNG y JPEG2000.


#35: Guardar archivos PDF de imagen

92


3. Haz clic en Settings (Configuración). En la figura 35, el diálogo resultante muestra los

ajustes Export All Images As TIFF (Exportar todas las imágenes como TIFF). El diálogo

es similar a los utilizados para configurar ajustes de exportación para cualquier formato

que permite la exportación de imágenes.

4. Haz clic en Save (Guardar) para exportar las imágenes a la carpeta y guardarlas usando

el nombre del archivo y un número incremental.

Figura 35 Determina cómo exportar una

secuencia de imágenes en un documento.

Es buen momento de usar formatos de imagen cuando...

Acrobat ofrece formas de tra-

bajar en formatos de imagen,

que podrías querer para los

siguientes casos:

• Para usar el contenido

como parte de otro pro-

yecto o proceso.

• Para crear imágenes de

miniaturas de páginas

para usar en otros docu-

mentos.

• Para proteger el contenido

en una página. Exportar

como imagen con segu-

ridad evita cambios en el

texto y otro contenido.

93

Acrobat 9 Pro incluye un conjunto de herramientas Print Production (Producción de impre-

sión) que puedes usar para evaluar y preparar documentos para impresión profesional.

Elige Advanced > Print Production (Avanzadas > Producción de impresión) o View > Tool-

bars (Ver > Barras de herramientas) y selecciona la barra de herramientas Print Production

(Producción de impresión) del listado de barras de herramientas.

Aunque las herramientas están previstas para la impresión de alta resolución, varias de

ellas pueden ser útiles en muchas situaciones de producción en los negocios:

• Haz clic en Output Preview (Previsualización de salida) para abrir su diálogo. Desde

el menú Simulation Profile (Perfil de simulación), elige opciones que muestran cómo se

vería tu documento usando diferentes tipos de papel, diferentes monitores, perfiles de

color, etcétera (figura 36a). Lee más en la columna lateral “Pruebas suaves”.

• Para abrir el diálogo Crop Pages (Recortar páginas), haz clic en la herramienta Crop

(Recortar) . Usa los ajustes para recortar áreas no deseadas de la página o para

aumentar su tamaño. Lee más sobre la herramienta Crop (Recortar) en el #51, “Recortar

y rotar páginas”.

• Haz clic en la herramienta PDF Optimizer (Optimizador de PDF) para abrir su diá-

logo, que te permite elegir ajustes para comprimir o eliminar contenido y disminuir el

tamaño de los archivos. El PDF Optimizer (Optimizador de PDF) es discutido en el #33,

“Optimizar un documento PDF”.

Figura 36a Output Preview (Previsualización de

salida) te da una buena idea de cómo se verá un

documento impreso en diferentes tipos de papel.

Pruebas suaves

Usa las características del

diálogo Output Preview (Pre-

visualización de salida) para

simular diferentes condicio-

nes del documento. En Acro-

bat, no tienes que imprimir

una copia para previsualizar

los colores. En lugar de eso, las

pruebas suaves te muestran

cómo lucirá un documento

en la impresión. Selecciona la

casilla de verificación Simu-

late Black Ink (Simular tinta

negra) para previsualizar

cómo se vería la tinta negra

en el documento impreso.

Selecciona Simulate Paper

Color (Simular papel color)

para previsualizar cómo se

vería tu documento impreso

en el color del papel de

acuerdo con el perfil de simu-

lación1. Selecciona Set Page

Background Color (Establecer

color de fondo de página) y

elige un color desde la paleta

de color para ver cómo tu

documento luciría contra un

fondo de papel de color.

Elegir una configuración para impresión básica y de producción

#36


#36: Elegir una configuración para impresión básica y de producción

94


• Haz clic en la herramienta Fix Hairlines (Corregir líneas) para abrir un diálogo que

te permite definir un rango de páginas, el tamaño de la línea objetivo y el ancho del

reemplazo. Aumentar el ancho de líneas muy finas hace que sea más fácil verlas en la

pantalla.

Imprimir desde Acrobat puede ser mucho más complejo que hacer clic al botón de

Print (Imprimir): puedes controlar lo que imprimes así como dónde y cómo es impreso un

documento. Además, Acrobat te permite imprimir a una impresora o a un archivo, definir

una porción de tu documento para imprimir o crear un archivo PostScript.

Elige File > Print (Archivo > Imprimir). En el diálogo Print (Imprimir) (figura 36b), pue-

des elegir características de impresión específicas, como imprimir el intervalo y número

de copias.

Figura 36b El diálogo Print (Imprimir) ofrece mu-

chas formas de configurar y preparar un documento

o sus componentes.

Demos un vistazo a las opciones del diálogo Print (Imprimir):

• Selecciona una impresora desde el menú desplegable Name (Nombre) en el área de

Printer (Impresora) del diálogo; en Mac OS, elige una opción desde el menú desplega-

ble Presets (Ajustes preestablecidos). Tu impresora y controladores de impresora del

sistema operativo, así como tu configuración de red determinan los ajustes preestable-

cidos y la lista de impresoras.

• En Windows, selecciona la casilla de verificación “Print to file” (Imprimir a archivo) para

crear un archivo PostScript.

Manejar pruebas

Tradicionalmente las prue-

bas se imprimen y luego la

prueba y el original se com-

paran lado a lado. En lugar de

imprimir pruebas en papel,

usa la característica de resu-

mir comentarios para pro-

ducir un único documento

que muestre el comentario

en el resumen con una línea

de conexión hacia la correc-

ción o comentario agregado

al documento. Elige dividir

la vista con páginas de docu-

mento y comentarios separa-

dos, o colocar los comentarios

y página del documento en

la misma página. Lee más

sobre resumir comentarios en

el #77, “Ajustar el estado de

los comentarios y crear resú-

menes”.

Evitar parches blancos

Haz clic en la herramienta

Transparency Flattening (Aco-

plador de transparencia)

para abrir el diálogo Flattener

Preview (Previsualización de

acoplado). En donde tengas

imágenes en capas en tus

documentos, a menos que las

capas sean acopladas antes

de imprimir, las áreas transpa-

rentes imprimen como blan-

cas –no es lo que usualmente

quieres ver en tu obra maes-

tra. Elige los ajustes deseados

y haz clic en Apply (Aplicar).

95

• Especifica opciones Print Range (Intervalo de páginas) y Page Handling (Administra-

ción de páginas). Selecciona una opción Page Scaling (Escala de página) como None

(Ninguno), que es la predeterminada, reducir o imprimir en mosaico, imprimir muchas

páginas por hoja o usar impresión de folletos. Para algunas selecciones, se despliegan

opciones adicionales, como usar Labels (Etiquetas) o CutMarks (Marcas de corte) con las

páginas en mosaico.

• Elige Document (Documento) —el ajuste predeterminado— Document and Markups

(Documento y marcas), Document and Stamps (Documento y sellos) o Form Fields

Only (Sólo campos de formulario) desde los menús desplegables Comments y Forms

(Comentarios y formularios).

• Haz clic en Summarize Comments (Resumir comentarios) para abrir la opción Summa-

rize Options (Resumir opciones), y elige ajustes para imprimir los comentarios en el

documento. Ver el #77, “Ajustar el estado de los comentarios y crear resúmenes”, para

más información sobre impresión de comentarios.

• Haz clic en Advanced Print (Avanzadas) para abrir Advanced Print Setup (Configuración

avanzada de impresora). En este diálogo selecciona ajustes para características precisas

de impresión, incluyendo Output (Salida), Marks and Bleeds (Marcas y sangrados), Color

Management (Administración de color) y PostScript Options (Opciones de PostScript).

Antes de imprimir, previsualiza la página en el área de previsualización del diálogo. Si

gustas, arrastra el deslizador debajo del área de previsualización para mostrar las otras

páginas del documento. Haz clic en OK (Aceptar) para iniciar el trabajo de impresión.

Imprime lo que ves

Supón que quieres imprimir una porción de una imagen que muestra el logo de tu nueva

compañía o la cara de tu perro. Cambia el tamaño de la ventana del programa para mostrar

sólo el contenido que quieres imprimir; usa las barras de desplazamiento y herramientas de

ampliación para obtener la ubicación correcta. Luego elige File > Print (Archivo > Imprimir)

y haz clic en la vista Current (Vista actual) en los ajustes Print Range (Intervalo de impresión)

del diálogo Print (Imprimir). El área desplegada en la ventana del programa se muestra en el

área de previsualización. Selecciona otros ajustes de impresión y haz clic en OK (Aceptar) para

imprimir.

Más opciones de

impresión

Busca estas otras opciones en

el diálogo Print (Imprimir):

• Si estás trabajando en Win-

dows y usas un dibujo que

contiene líneas coloreadas

como una ilustración de

arquitectura, haz clic en

Print Color As Black (Impri-

mir color como negro) para

forzar a todo color que no

sea blanco a imprimir como

negro. Esto permite que las

líneas sean legiblemente

visibles en una página

impresa a blanco y negro.

• Puedes cambiar rápi-

damente el tamaño de

un documento impreso.

Elige Shrink to Printable

Area (Reducir a área de

impresión) o Fit to Prin-

table Area (Ajustar a área

de impresión) desde el

menú desplegable Page

Scaling (Escala de página).

Tu documento se resta-

blece al tamaño de página

seleccionado en las pro-

piedades de impresora.

• Elige Booklet Printing

(Impresión de folletos) para

imprimir un documento

listo para recopilarse, ple-

garse y engraparse. Cuando

el papel esté plegado,

las páginas estarán en el

orden correcto. La primera

y última páginas están

emparejadas, etcétera. Tu

impresora debe estar capa-

citada para hacer impresión

dúplex, que es imprimir por

ambas caras del papel.

#36: Elegir una configuración para impresión básica y de producción

96


Antes de convertir un documento a PDF, asegúrate de que tus fuentes pueden ser usadas

y vistas por otros. Accede a los ajustes desde un PDFMaker, Distiller o desde el controlador

de la impresora Adobe PDF. Aquí hay un ejemplo usando Word:

1. En Word, elige Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe > PDF > Cambiar con-

figuración de conversión). Haz clic en el botón Advanced Settings (Configuración avan-

zada) para abrir el diálogo Adobe PDF Settings (Configuración de Adobe PDF); luego

haz clic en la carpeta Fonts (Fuentes) en la columna izquierda para desplegar los ajustes

de fuentes (figura 37a).

Figura 37a Selecciona las opciones de incrustar y subconjuntos para la conversión de tu archivo.

• Dependiendo de los ajustes de conversión que estés usando, puedes encontrar las

casillas de verificación “Embed all fonts” (“Incrustar todas las fuentes”), “Embed Open

Type fonts” (“Incrustar fuentes Open Type”) o “Subset embedded fonts” (“Crear sub-

conjunto de fuentes incrustadas”) en la parte superior del panel ya seleccionado.

2. En la porción inferior de la ventana, selecciona de la lista en la izquierda la fuente que

quieres incrustar y haz clic en Add (Agregar). La fuente se agrega a la lista de la dere-

cha Always Embed (Incrustar siempre), si es que puede ser incrustada. Una fuente blo-

queada, mostrando un ícono de candado a la izquierda de su nombre, no puede incrus-

tarse (ver la columna lateral “No puedes romper el bloqueo”).

3. Haz clic en OK (Aceptar) y nombra al archivo joboptions en el diálogo que se abre. De

regreso al programa de origen, convierte el documento a PDF.

Un error común es previsualizar un documento sólo en tu computadora usando tus

fuentes instaladas, que no es cómo las otras computadoras desplegarán tu archivo a menos

que la fuente esté incrustada. La figura 37b muestra el texto en el ejemplo del título supe-

rior, usando las fuentes instaladas en mi computadora. Para previsualizar el archivo sin

fuentes locales, elige Edit > Preferences o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Pre-

ferencias) y elige Page Display (Presentación de página) en la columna izquierda. Quita la

marca en la casilla de verificación “Use local fonts” (“Usar fuentes locales”) y haz clic en OK

Elegir y usar fuentes#37

No puedes romper el bloqueo

Un símbolo de candado

a la izquierda del nombre

de la fuente en el diálogo de

ajustes de fuentes indica que

la fuente está bloqueada. Si

seleccionas esa fuente, Acro-

bat despliega un mensaje

debajo del menú Font Source

(Origen de fuente) que dice

que la licencia de la fuente no

permite la incrustación. En

este caso, tienes dos opcio-

nes: puedes comprar la fuente

para cada persona que use el

documento o deberías cam-

biar a una fuente que pueda

ser incrustada.

97

(Aceptar). El mismo documento, sin el beneficio de las fuentes locales, se muestra en la

parte inferior del ejemplo de la figura 37b.

Figura 37b A menos que tengas permiso, una fuente bloqueada (el título superior) es reemplazada

por una fuente predeterminada (el título inferior) ¡el vikingo es meramente decorativo!

La diferencia es clara. La fuente usada –Everyday Formula– es una fuente bloqueada

y no puede incrustarse. Si envío a alguien este documento, mis fantásticos títulos serán

reemplazados por algo bien insulso.

Puedes chequear las Document Properties (Propiedades del documento) para confir-

mar. Elige File > Document Properties (Archivo > Propiedades) y selecciona la ficha Fonts

(Fuentes) para ver la información de fuente (figura 37c). La información para la fuente

Everyday Formula es lo que esperarías: el diálogo plantea que la fuente actualmente utili-

zada es Adobe SansMM.

Figura 37c El diálogo Document Properties

(Propiedades del documento) enlista

información para las fuentes incrustadas,

en subconjunto o sustituidas.

Incrustar y crear

subconjuntos

Embedding (Incrustar) signi-

fica que la información sobre

todos los caracteres en las

fuentes se adjunta automá-

ticamente para usarse des-

pués de que el documento es

convertido a PDF. Subsetting

(Crear subconjuntos) se refiere

a un porcentaje de la informa-

ción de las fuentes basado en

el número de caracteres usa-

dos en el documento.

Cuando incrustas una fuente,

el texto en el documento que

usa esa fuente se despliega

correctamente. Preserva

el contenido con precisión

usando subconjuntos. Es una

buena idea crear un subcon-

junto de 100%: la diferencia

en el tamaño del archivo es

apenas perceptible. Si usas

la mitad de los caracteres

posibles de una fuente y el

subconjunto está ajustado a

100%, toda tu información es

utilizada. Si usas la mitad de

los posibles caracteres en una

fuente y tienes un subcon-

junto de 25%, otros caracteres

pueden sustituirse.

Crear subconjuntos es impor-

tante para documentos envia-

dos a burós de impresión.

Cuando el documento se

imprime, usa la información

en tu documento, no la ver-

sión de la fuente de la impre-

sora, asegurando resultados

precisos.

#37: Elegir y usar fuentes

98


Aquí hay algunos consejos básicos y pistas que puedes encontrar útiles en tiempos de

estrés (¡usualmente un minuto antes de una entrega!). Si estás teniendo problemas para

imprimir un PDF, prueba lo siguiente:

• Reescribe el archivo. Elige File > Save As (Archivo > Guardar como) y vuelve a guardar

el archivo sobre sí mismo (no cambies el nombre). Haz clic en OK (Aceptar) cuando se

te inste a sobreescribir el archivo existente y evita almacenar varias copias del mismo

archivo. Cuando eliges Save As (Guardar como) y lo vuelves a guardar como PDF, Acro-

bat sobrescribe todas las versiones almacenadas que se crearon cada vez que guardas

el archivo, algunas veces eliminando un problema de almacenamiento.

• Prueba usar el proceso Examine Document (Examinar documento) para eliminar ele-

mentos del archivo. El problema puede resolverse eliminando contenido como meta-

datos e información de otras aplicaciones. (Ver el #32, “Usar el proceso de examinar

un PDF”, para información en el uso del proceso Examine Document (Examinar docu-

mento.)

• Recrea el archivo PDF con un método diferente; por ejemplo, si originalmente conver-

tiste el archivo con PDFMaker, prueba nuevamente usando Acrobat Distiller.

• Si estás usando un archivo Web, descarga el PDF nuevamente y prueba imprimir una

vez más.

• Intenta exportar el archivo como uno de imagen e imprime las páginas de imagen

exportadas (referirse al #35, “Guardar archivos PDF de imagen”, para información

sobre exportaciones de imagen). Aunque no resolverás el problema, tendrás tu salida

impresa.

• Imprime el archivo como imagen. Algunas veces un documento no imprime por errores

de interpretación del texto o información de fuente —ninguna de las dos es requerida

cuando se imprime una imagen de una página. Haz clic en el botón Advanced (Avan-

zadas) en la parte inferior izquierda del diálogo Print (Imprimir) (mostrado en la figura

36b) para abrir el diálogo Advanced Print Setup (Configuración avanzada de impre-

sora) y luego selecciona la casilla de verificación Print As Image (Imprimir como imagen)

Solución a problemas de impresión 101

#38No imprimas todo

Si fuera necesario, puedes

probar imprimir el archivo en

secciones. Tal vez encuentres

que el problema viene de un

objeto en una página y que

ese único error impide que el

documento se imprima. Una

vez que aísles el problema,

podrías recrear la página, lo

cual es mucho más sencillo

que empezar todo de nuevo.

Escoger páginas

Puedes usar el panel Pages

(Páginas) para seleccionar

porciones de un documento

a imprimir –excelente para

intentar solucionar un tema

de impresión:

• Para seleccionar un grupo

de páginas, haz clic en la

primera página para selec-

cionarla, presiona la tecla

Shift y haz clic en la última

página para seleccionarla.

Acrobat selecciona todas

las páginas en medio.

• Para seleccionar páginas

no contiguas, haz clic en

la primera página para

seleccionarla, presiona

Ctrl (Comando) y haz clic

en las otras páginas que

quieras imprimir.

99

(figura 38). Como resultado, la opción de ajustes cambia de Acrobat Default (Valor pre-

determinado de Acrobat) a Custom (Personalizar). Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar

el diálogo y luego haz clic en OK (Aceptar) para intentar imprimir nuevamente.

Figura 38 Imprime el documento como un archivo de imagen usando el

diálogo Advanced Print Setup (Configuración avanzada de impresora).

• En un documento en capas, mezcla o acopla las capas del archivo PDF para determinar

si una capa es la causante del problema de impresión. Para preservar tu original, guarda

el documento con otro nombre luego de acoplar las capas.

• Si estás usando una impresora PostScript, ajusta la impresora para que despliegue

errores de impresión. Chequea que el archivo PostScript Printer Description (PPD) esté

actualizado y que estés usando el recomendado por el fabricante de la impresora.

• Si el documento que estás intentando imprimir tiene separaciones en color, imprime

una composición del documento para ver si una plancha de color es la causante del

problema.

¡Ayuda!

Si te topas con problemas de

impresión, haz clic en Printing

Tips (Consejos de impresión)

en la parte inferior izquierda

del diálogo Print (Imprimir)

para abrir el sitio de solución

de problemas de Adobe –una

excelente y extensa base de

conocimientos que seguro te

ofrece alguna idea sobre tu

problema.

#38: Solución a problemas de impresión 101

C A P Í T U L O S E I S

Cumplir con estándares PDF

y de accesibilidad

Tradicionalmente, el proceso de preflight (comprobación) prueba los archivos para que

cumplan con ciertos estándares o impresoras. El concepto de comprobación ha cambiado

desde ser una herramienta de prueba hasta una de las características más potentes en

Acrobat. Junto con la evaluación, también puedes emplear reparaciones que modifiquen

tu documento, desde acoplar campos de formulario hasta mover comentarios fuera del

área de impresión.

Acrobat 9 Pro lleva al proceso de evaluar y arreglar más allá de lo que nunca antes,

dejándote especificar un área particular o vista para evaluar o reparar, o incluso crear capas

para separar los objetos de tu documento. Así como podrías certificar un documento con

una firma digital en forma automática para indicar que eres el autor o aprobar el contenido,

Acrobat 9 incluye una pista de auditoría de comprobación, agregando una firma digital

automáticamente, para certificar a tu documento en el cumplimiento de los estándares.

Si encuentras que abrir diálogos y ejecutar perfiles de comprobación es repetitivo,

haz tú mismo un programa que ejecute las características automáticamente desde el es-

critorio.

Los estándares de salida también se aplican a características de accesibilidad. Acrobat

9 ofrece un rango de características que permiten a los usuarios con discapacidad visual o

motriz trabajar con documentos PDF. Encontrarás opciones de prueba para establecer si

un documento cumple con diferentes estándares de accesibilidad y reportes de evaluación

que te ayuden a corregir asuntos de accesibilidad.

Las etiquetas son un elemento clave al hacer documentos accesibles. Acrobat contiene

varias formas en las que puedes aplicar etiquetas a un documento, evaluar su estado y

usarlas para manipular el documento y sus contenidos.

102

C A P Í T U L O S E I S Cumplir con estándares PDF y de accesibilidad

Preparar un trabajo de impresión, ya sea para preprensa o para el reporte anual de tu com-

pañía, puede ser un proceso laborioso y consumidor de tiempo. Acrobat 9 Pro incluye un

conjunto de herramientas de comprobación que puedes usar para evaluar tus archivos

por problemas, cumplimiento de los estándares y análisis de objetos como texto oculto

y transparencia. El diálogo Preflight (Comprobaciones) incluye perfiles de comprobación

(grupo de ajustes) así como chequeos y arreglos individuales.

Para probar un documento compatible con un perfil, sigue estos pasos:

1. Elige Advanced > Preflight (Avanzadas > Comprobaciones) o haz clic en el botón Pre-

flight (Comprobaciones) en la barra de herramientas Print Production (Producción de

impresión) para abrir el diálogo Preflight (Comprobaciones) y cargar los perfiles.

2. Haz clic en Select Profiles (Seleccionar perfiles) en la barra de herramientas Preflight

(Comprobaciones) para cargar los perfiles existentes. Haz clic en Show All (Mostrar todo)

y elige una opción desde el menú desplegable –ve una lista de categorías de compro-

baciones en la columna lateral “Categorías de Perfil de Comprobaciones”.

3. Haz clic en la flecha al lado de la etiqueta de categoría para ver la lista de perfil y selec-

ciona el que quieras aplicar (figura 39a). Verás información sobre el despliegue del per-

fil en el diálogo.

Figura 39a Selecciona el perfil que quieres ejecutar

desde la lista en el diálogo.

Probar y reparar un documento con Comprobaciones

#39 Categorías de Perfil de Comprobaciones

Hay varias categorías básicas de perfiles de comprobaciones:

• Create PDF layers (Crear capas PDF), usada para dividir el contenido en un archivo de acuerdo con el tipo de objeto.

• Digital printing and online publishing (Impresión digi-tal y edición en línea), utili-zada para impresión básica y uso en línea (optimizada para calidad o tamaño).

• PDF analysis (Análisis de PDF), que evalúa en los archivos componentes como líneas delgadas, color o tipos de objetos.

• PDF fixups (Reparaciones de PDF), usada para mar-car cambios específicos, como convertir el espa-cio de color, disminuir la resolución de la imagen o manejar la transparencia.

• PDF/A compliance (Com-patibilidad con PDF/A), utilizada para evaluar un documento de acuerdo con la compatibilidad con el estándar Archival (Archivo) y para hacer reparaciones.

• PDF/E compliance (Com-patibilidad con PDF/E), utilizada para evaluar un documento de acuerdo con la compatibilidad con el estándar Engineering (Ingeniería) y para corregir errores de cumplimiento.

• PDF/X compliance (Com-patibilidad con PDF/X), utilizada para evaluar un documento de acuerdo con la compatibilidad con los estándares de impresión y para hacer reparaciones.

103

4. Haz clic en Analyze (Analizar) si elegiste un perfil que verifica o evalúa algún aspecto del

archivo; haz clic en Analyze and Fix (Analizar y Reparar) si eliges un perfil que prueba y

realiza cambios. Acrobat evalúa y aplica los cambios requeridos.

5. La ficha Results (Resultados) despliega los resultados. Como puedes ver en la figura

39b, hay algunos errores y el archivo original, aunque es un archivo RGB, no se convierte

exitosamente a un documento compatible con PDF/E.

Figura 39b Evalúa los resultados de tu perfil.

6. Haz clic en el signo de más (+) a la izquierda de cualquier mensaje de error para desple-

gar información detallada.

#39: Probar y reparar un documento con Comprobaciones

104


Cada versión de Acrobat introduce más estándares, así como métodos para evaluar un

documento de acuerdo con esos estándares. Acrobat 9 no es la excepción, como lo puedes

ver en la columna lateral “Variaciones sobre un tema”.

Para probar la compatibilidad de un documento con un perfil, sigue los pasos deta-

llados en el #39, “Probar y reparar un documento con Comprobaciones”. En el caso de los

estándares PDF, usualmente encontrarás perfiles que te permiten convertir al estándar,

verificar que el archivo cumple con él o eliminar la información del estándar (figura 40a).

Figura 40a Elige un perfil de compatibilidad con estándares de una de las categorías como

el PDF/E-1 utilizado en el ejemplo.

Una vez que el archivo se guarda, tu destinatario puede garantizar su conformidad con

el estándar viendo la información en el panel Standards (Estándares), nuevo en Acrobat 9.

Una vez que abres un archivo PDF que cumple con un estándar, el panel Standards (Están-

dares) se abre automáticamente (figura 40b).

Figura 40b Información sobre el documento y su

estándar aplicado aparece en el panel Standards

(Estándares).

Asegurar el cumplimiento de los estándares

#40

105

En el panel Standards (Estándares), puedes hacer lo siguiente:

• Dar clic en Verify Conformance (Verificar conformidad) para evaluar el archivo. Si el Sta-

tus (Estado) se enlista como “verification succeeded” (“verificación correcta”), sabes que

el archivo cumple con el estándar y el OuputIntent (Calidades de salida) enlistado.

• Dar clic en Check Profile Fingerprint (Comprobar huella digital de perfil) para asegurarte

de que la pista de auditoría coincide con el perfil enlistado.

• Dar clic en Remove Preflight Audit Trail (Quitar pista de auditoría de comprobaciones)

para borrar el contenido, algo que puedes querer hacer si eres el destinatario final de

un archivo.

Variaciones sobre un tema

Puedes elegir desde un número de estándares de impresión PDF. El que selecciones depende

del proceso final del documento:

• Todos los estándares PDF/X están diseñados para intercambio gráfico. Los archivos deben contener un contenido específico de página y recursos.

• Todas las opciones de compatibilidad contienen un OutputIntent (Calidad de salida) y per-fil de impresión.

• Un documento destinado para impresión digital utiliza un estándar PDF/X-1a; este estándar tiene versiones para 2001 y 2003.

• Elige estándares PDF/X-3 que son compatibles 2002 o 2003; el estándar PDF/X-3 incluye opciones de uso del color –sólo colores CMYK y directos o color calibrado.

• Los estándares PDF/X-4 de información de preprensa digital están basados en PDF 1.6 así como en un intercambio completo de la información de impresión (PDF/X-4) o un inter-cambio parcial con una referencia externa al perfil (PDF/X-4p).

• PDF/X-5, también basado en el PDF 1.6, ofrece tres niveles basados en el contenido gráfico y perfiles ICC.

• Estándares específicamente nombrados como Sheetfed Offset (CMYK) están basados en los lineamientos de mejores prácticas recomendadas por asociaciones de la industria.

Usa el estándar PDF/A para documentos que tienen la intención de almacenarse a largo plazo

en formato PDF. El archivo no puede incluir reproductores externos, vínculos externos o pro-

tección para asegurar la visualización e impresión a largo plazo. El estándar PDF/A tiene dos

variaciones: 1a y 1b.

El estándar PDF/E está diseñado para intercambio de documentos PDF para ingeniería. Los

archivos PDF/E pueden contener modelos 3D y anotaciones. Sin embargo, el contenido y los

recursos deben incrustarse en el archivo para garantizar una confiable visualización e im-

presión.

Las manzanas y las naranjas son diferentes

No esperes poder conver-

tir cualquier archivo a uno

compatible con los están-

dares, simplemente porque

puedes elegir un perfil que

lo convertirá. Algunas veces

no hay suficientes piezas de

información de documento

o metadatos para permitir la

conversión. Por ejemplo, si

tienes un archivo convertido

desde un documento de Word

que utilizó ajustes en línea, no

podrás convertirlo sin proble-

mas a un archivo PDF/X com-

patible con los estándares de

impresión.

¿La solución? Si es posible,

regresa al programa de ori-

gen y reproduce el archivo

PDF utilizando ese estándar

que necesitas. Si no tienes

el archivo de origen, pue-

des obtener el resultado que

quieres utilizando un par de

perfiles.

#40: Asegurar el cumplimiento de los estándares

106


Junto con la prueba de la compatibilidad de un archivo con diferentes estándares o el

análisis del contenido de un archivo, puedes reparar problemas que impiden a un archivo

alcanzar tus metas de archivo PDF. Haz clic en “Select single checks” (“Seleccionar compro-

baciones individuales”) o “Select single fixups” (“Seleccionar reparaciones individua-

les”) en la barra de herramientas del diálogo Preflight (Comprobaciones) y sigue los

pasos enlistados en el #39, “Probar y reparar un documento con Comprobaciones”.

No tienes que usar uno de los perfiles provistos por el programa para realizar reparacio-

nes. En lugar de eso, crea uno desde cero como en este ejemplo de reparación, siguiendo

estos pasos:

1. Haz clic en uno de los botones de perfil en el diálogo Preflight (Comprobaciones) y haz

clic en el menú Options (Opciones). Las selecciones en el menú dependen de dónde le

hiciste clic: “Select single checks” (“Seleccionar comprobaciones individuales”) o “Select

single fixups” (“Seleccionar reparaciones individuales”). Lee sobre cuál opción usar en la

columna lateral “¿Cuál elegir?”.

2. Elige Create New Preflight Profile (Crear nuevo perfil de comprobaciones) para abrir el

diálogo Preflight: Edit Profile (Comprobaciones: Editar perfil) (figura 41).

Figura 41

ConsejoSi el perfil está bloqueado, selecciona Unlock (Desbloqueado) desde el menú desplega-

ble Locked (Bloqueado) en la parte superior izquierda del diálogo para permitirte hacer

cambios.

3. Escribe un nombre para tu nuevo perfil; el predeterminado es New Profile 1 (Nuevo Perfil 1).

El ejemplo se nombró Moving docs online.

Lo mismo, pero diferente

Los procesos Edit Profile (Edi-

tar perfil), Edit Check (Editar

comprobación) y Edit Fix (Edi-

tar reparación) ofrecen varios

diálogos y opciones para

trabajar:

• Cuando editas un per-

fil puedes desbloquear

los existentes y agregar

o eliminar elementos. El

enfoque más simple (y

seguro) es seleccionar un

perfil existente, duplicarlo

y renombrarlo.

• Cuando seleccionas una

comprobación o una

reparación en el diálogo

principal Preflight (Com-

probaciones) y haces clic

en Edit (Editar), busca un

ícono de candado en la

parte inferior izquierda del

diálogo Preflight: Create

Check (Comprobaciones:

Editar comprobación) o

Preflight: Create Fix (Com-

probaciones: Editar repa-

ración). Si ves un candado

no puedes modificar sus

propiedades. Haz clic en

Usage (Uso) para abrir un

diálogo enlistando los

perfiles existentes que

usan la comprobación o

reparación. Usa los pasos

detallados en esta téc-

nica para crear una nueva

comprobación o repara-

ción sin restricciones.

Reparar problemas de impresión y de archivos automáticamente

#41

107

4. Haz clic en el ícono a la izquierda de la categoría del perfil en la columna izquierda del

diálogo para abrir la lista anidada de componentes.

5. Selecciona Fixups (Reparaciones) desde los elementos debajo del perfil para desple-

gar las listas “Fixups in this profile” (“Reparaciones de este perfil”) y “All available fixups”

(“Todas las reparaciones disponibles”) a la derecha del diálogo. Selecciona una repara-

ción desde la columna “All available fixups” (“Todas las reparaciones disponibles”) para

mover la reparación a la columna de la izquierda, como se muestra en la figura 41. Pue-

des leer información sobre la reparación seleccionada en cada lista.

ConsejoEn lugar de desplazarte entre docenas de reparaciones, escribe un término en el campo de

búsqueda para filtrar las opciones.

6. Continúa agregando reparaciones si lo requieres.

7. Haz clic en Save (Guardar) para almacenar tu nuevo perfil y continúa trabajando en el

diálogo; haz clic en OK (Aceptar) para guardar tu nuevo perfil y cerrar el diálogo.

8. Haz clic en OK (Aceptar). Tu nuevo perfil se agrega a la lista alfabéticamente.

¿Cuál elegir?

¿Cómo sabes si quieres editar

un proceso, duplicarlo o ini-

ciar uno nuevo? ¿Quieres un

nuevo perfil? ¿O una nueva

comprobación o reparación?

• Comienza con un dupli-

cado de un perfil existente

si quieres hacer algunos

cambios a componentes

específicos (como reso-

luciones de imagen),

pero necesitas el perfil en

general.

• Inicia con un nuevo perfil

si quieres combinar algu-

nos elementos especiales

que no es probable que

tengan que estar en un

perfil existente, como aco-

plar comentarios y cam-

pos de formulario y recor-

tar las páginas (el ejemplo

utilizado aquí).

• Empieza desde una com-

probación o reparación

existente si quieres cam-

biar parámetros y la com-

probación o reparación

permiten la modificación.

• Para cambiar parámetros

de una comprobación o

reparación bloqueada,

empieza desde un dupli-

cado. El elemento se llama

(Copy 1) (Copia 1) de

manera predeterminada;

por lo tanto, no sobrescri-

birás el original.

#41: Reparar problemas de impresión y de archivos automáticamente

108


Las comprobaciones son no sólo una de las características más poderosas en Acrobat 9,

sino tambén las más incomprendidas o subutilizadas.

Para ayudar a que las comprobaciones trabajen para ti, aquí hay algunas ideas para

tener en mente:

• Filtra la lista de perfiles para disminuir la confusión. Hay, literalmente, cientos de perfiles,

comprobaciones y reparaciones. Para iniciar, haz clic en Select Profiles (Seleccionar per-

files), luego clic en el botón “Select single checks” (“Seleccionar comprobaciones indivi-

duales), o “Select single fixups” (“Seleccionar reparaciones individuales”) en la barra de

herramientas Preflight (Comprobaciones) para elegir el área en la que quieres trabajar.

Luego, haz clic en el botón Show All (Mostrar todo) y selecciona una categoría.

ConsejoEn el diálogo Preflight (Comprobaciones), los botones Select Profiles (Seleccionar perfiles),

“Select single checks” (Seleccionar comprobaciones individuales”) y “Select single fixups”

(“Seleccionar reparaciones individuales”) están referidos como perfiles de comprobación,

incluso aquellos que se dedican a un solo tema.

• Si necesitas reutilizar un perfil que aplicaste la semana pasada, haz clic en Show All

(Mostrar todo) y elige “Most recently used” (“Más recientes”); para un perfil que utilizas

regularmente, elige “Most frecuently used” (“Más utilizados”).

• Designa perfiles como favoritos. Ubica el perfil que quieres usar como favorito y haz

clic en su listado. Verás una descripción de la acción del perfil y un ícono de bandera a

la derecha del listado. Haz clic en la bandera para designarlo como un favorito (figura

42a). La próxima vez que estés buscando perfiles, simplemente elige Favorites (Favori-

tos) desde el menú Show All (Mostrar todo).

Figura 42a Designa un perfil como favorito para hacer más fácil su búsqueda.

• Especifica un subconjunto de un documento para comprobar. En el diálogo Preflight

(Comprobaciones), haz clic en Further Options (Opciones adicionales) y elige “Run Preflight

checks for visible layers only” (“Ejecutar comprobaciones sólo para capas visibles”) en un

archivo en capas o selecciona un intervalo de páginas en un documento multipágina.

• Para algunos elementos, como imágenes, puedes seleccionar el objeto en la lista Results

(Resultados) y haz clic en Show in Snap (Mostrar en Vista de ajuste) para ver un acerca-

miento del error. La vista de ajuste es útil si tienes un montón de gráficos muy próximos

unos de otros.

Toma un atajo

En lugar de abrir un archivo, abrir Preflight (Comprobacio-nes), buscar un perfil y luego ejecutarlo, simplemente exporta tu archivo. Elige File > Export (Archivo > Exportar) y selecciona PDF/E, PDF/X o PDF/A desde el submenú. Acrobat examina el archivo, aplica comandos de compro-bación automáticamente y guarda el archivo por ti.

Hacer que las Comprobaciones trabajen para ti

#42

Compartir o algo similar

Para usar un perfil proporcio-nado por tu impresor, elige Import Preflight Profile (Impor-tar perfil de comprobaciones) desde el menú desplegable Options (Opciones) en el diá-logo Preflight (Comprobacio-nes). En el diálogo resultante, ubica el archivo y haz clic en Open (Abrir) para agregarlo a la lista de perfiles del diálogo. Para compartir perfiles, selec-ciona Export Preflight Profile (Exportar perfil de comproba-ciones) desde el menú Options (Opciones). Nombra el archivo y encuentra la carpeta de alma-cenamiento. Luego haz clic en Save (Guardar) para guardar el perfil usando una extensión .kfp. Si tienes abierto el diálogo Preflight: Edit Profile (Compro-baciones: Editar perfil), usa los botones en la parte inferior de la lista de perfiles, haz clic en Import Preflight Profile (Impor-tar perfil de comprobaciones)

para encontrar un nuevo archivo o clic en Export Pre-flight Profile (Exportar perfil de comprobaciones) para exportar uno existente.

109

• Acrobat 9 ofrece un nuevo método para dar seguimiento a la integridad de un docu-

mento. Haz clic en Embed Audit Trail (Incrustar pista de auditoría) en la parte inferior de

la ficha Results (Resultados) para incrustar información sobre el perfil de comprobación

y los resultados y luego agregar una firma digital invisible que confirma el estado del

documento al momento en que ejecutaste el perfil de comprobación. Haz clic en OK

(Aceptar) en el diálogo de información y guarda el archivo firmado.

• Haz clic en Create Report (Crear informe) para abrir un diálogo Save As (Guardar como)

en donde el archivo se renombra como [filename]_report.pdf ([nombredearchivo]_

informe.pdf). Elige opciones de informe PDF, como resaltar los detalles de error y haz

clic en Save (Guardar).

• Si creas el informe después de incrustar una pista de auditoría, el informe resultante

define la firma digital de la pista como no válida. En el panel Signatures (Firmas), verás

la página adicional en el reporte, así como los comentarios identificando los errores del

archivo (figura 42b). A propósito, nota que el documento fue firmado por el Preflight

(Comprobaciones) de Adobe Acrobat 9, no usando una firma personal.

Figura 42b Una firma de pista de auditoría se invalida si creas un Preflight

Report (Informe de comprobación) después de incrustar la firma.

Divúlgalo

Para compartir información

sobre el estado de un docu-

mento con tu grupo de tra-

bajo, haz clic en Options >

Insert Preflight Results as

Comments (Opciones > Inser-

tar resultados de las compro-

baciones como comentarios)

para transferir la información

de error desde la ficha Results

(Resultados) en el diálogo

Preflight (Comprobaciones) al

documento mismo. Acrobat

dibuja una caja de comen-

tarios en el área apropiada del

documento y agrega una nota

de comentario a la lista de

Comments (Comentarios).

Puedes también generar

un informe del estado de

tu documento. Haz clic en

Report (Informe) en el diálogo

Preflight (Comprobaciones);

se abre un diálogo Save As

(Guardar como). El archivo usa

el nombre del documento y

agrega _report (_informe)

al nombre. Haz clic en Save

(Guardar) para guardar el

documento.

#42: Hacer que las Comprobaciones trabajen para ti

110


Un droplet (gota de comprobación) es una aplicación especial que construyes para modi-

ficar o evaluar documentos. Con una gota en tu escritorio, ¡no tienes que abrir diálogos

de Acrobat para procesar un archivo! Además de usar gotas para evaluar archivos, puedes

usarlas para separarlos por sus resultados y crear informes automáticamente. Construye la

gota en Acrobat en el diálogo Preflight (Comprobaciones).

NotaSi pretendes crear carpetas para almacenar tanto los archivos que han sido procesados exi-

tosamente como los que generan errores, agrega y nombra las carpetas antes de construir

la gota para ahorrar tiempo.

Sigue estos pasos para construir la gota:

1. En Acrobat, elige Advanced > Preflight (Avanzadas > Comprobaciones). Cuando los per-

files se carguen selecciona el perfil que quieres convertir en gota.

2. Haz clic en Options (Opciones) en el diálogo Preflight (Comprobaciones) y elige Create

Preflight Droplet (Crear gota de comprobaciones). Se abre el diálogo Preflight: Droplet

Setup (Comprobaciones: Configuración de gota) (figura 43a).

Figura 43a Especifica características y ubicaciones de

almacenamiento para la gota de comprobación.

3. Elige opciones para una prueba que sea exitosa. Puedes mover, copiar o crear un alias

del documento en una carpeta especificada. Haz clic en el botón de la carpeta Success

(Carpeta de éxitos) para elegir una carpeta en la cual guardes los archivos correcta-

mente procesados.

Llueven Gotas

Si tu especialidad es la pro-

ducción de impresión, a

menudo encontrarás que

tienes una serie de pruebas

de comprobación que eje-

cutar, dependiendo de tu

cliente. Toma unos minutos

para construir gotas y car-

petas de almacenamiento

para cada uno de tus trabajos

habituales. Puedes almace-

nar las gotas en el escritorio

o en cualquier carpeta de tu

disco duro. ¿Por qué no una

carpeta de fácil acceso en el

escritorio? ¿Necesitas revisar

un archivo de tu Cliente A?

Abre una carpeta y arrastra el

archivo a la gota adecuada.

Acrobat abre y ejecuta el

proceso de comprobación,

almacenando el documento

e informes de acuerdo con los

ajustes de la gota.

En Windows, puedes agregar

la gota directo al menú Start

(Inicio) si está en tu escritorio.

Haz clic con el botón dere-

cho en la gota para abrir el

menú de atajo y elige “Pin to

Start menu” (“Anclar al menú

Inicio”). Luego arrastra tu

documento para comproba-

ción al botón Start (Inicio) y

mantenlo presionado por un

segundo o dos hasta que el

menú Start (Inicio) se abre.

Luego, simplemente suelta

el archivo sobre el elemento

gota.

Crear y utilizar una Gota de comprobación

#43

111

4. Selecciona la casilla de verificación “Create report and save in success folder” (“Crear

informe y guardar en la carpeta de éxitos”) y luego haz clic en Settings (Configuración) para

abrir el diálogo Preflight: Report Settings (Comprobaciones: Configuración de informe):

• Especifica el tipo de informe: PDF, XML o texto.

• Incluye un panorama de detalles.

• Para un informe detallado, selecciona un método de resaltado de problemas utili-

zando una máscara, un comentario o capas.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al diálogo de configuración de la gota. La confi-

guración del informe aparece ahora en el diálogo.

6. Elige opciones para una prueba que genere errores. Tus opciones son duplicados de las

que ofreciste para una prueba exitosa.

7. Haz clic en Save (Guardar); se abre el diálogo “Save droplet as” (“Guardar gota como”).

Elige una ubicación para almacenar la gota y haz clic en Save (Guardar) para crearla.

Cuando quieras probar un archivo, ubica y selecciona el archivo en tu computadora.

Luego arrástralo hacia el ícono Droplet (Gota). Acrobat se inicia y prueba el archivo. Depen-

diendo del resultado y de tu configuración, el archivo se procesa, se guarda y los informes

se generan (figura 43b).

Figura 43b La gota de comprobación evaluó el archivo y agregó las reparaciones, en

este caso, agregando capas separadas para diferentes tipos de objetos.

Modificar Gotas

Algunas veces tus requeri-

mientos cambian y necesitas

realizar un cambio a una gota.

Es fácil: en el diálogo Preflight

(Comprobaciones), haz clic

en Options (Opciones) para

abrir su menú y elige Edit Pre-

flight Droplet (Editar Gota de

comprobación). Encuentra y

selecciona el archivo EXE que

quieres cambiar para abrir el

diálogo de edición de la gota,

en donde encontrarás los

mismos ajustes que los que

se muestran en la figura 43a,

con un agregado. Si te gusta-

ría guardar la gota dentro de

tus perfiles de comprobación,

haz clic en Capture (Capturar),

selecciona el Group (Grupo)

desde el menú desplegable y

luego haz clic en OK (Aceptar).

Cuando hayas terminado de

editar la gota haz clic en Save

(Guardar) para actualizarla.

Compartir o algo similar

Si estás involucrado en un

proyecto de grupo, usar los

mismos criterios para procesar

archivos puede, ciertamente,

ahorrar tiempo y disminuir los

errores. Una gota de compro-

bación es un archivo ejecuta-

ble independiente que realiza

una tarea de comprobación,

que puedes mandar por

correo electrónico o distribuir

como quieras.

Texto oculto

Comandos ejecutados Tipo de perfilLos resultados muestran tres capas

Información sobre el archivo procesado

Capa nueva de texto desactivada

#43: Crear y utilizar una Gota de comprobación

112


Una de las herramientas del Preflight (Comprobaciones) de Acrobat que puedes no haber

usado antes (pero deberías sacarle provecho) es Output Preview (Previsualización de salida).

Haz clic en la herramienta Output Preview (Previsualización de salida) para abrir

su diálogo. Desde el menú Simulation Profile (Perfil de simulación), elige opciones para

mostrar cómo se verá tu documento usando diferentes tipos de papel, monitores o perfiles

de color, etcétera (figura 44a).

Figura 44a Selecciona un tipo de objeto o perfil de color para ver diferentes condiciones

de documento.

Si no estás seguro de algunos aspectos de tu documento –sea una imagen, la fuente

utilizada o por qué una imagen no imprime correctamente– descubre lo que está suce-

diendo en tu documento con el Object Inspector (Inspector de objetos), una nueva carac-

terística en Acrobat 9 Pro.

Aquí está cómo funciona:

1. Elige Advanced > Print Production > Output Preview (Avanzadas > Producción de impre-

sión > Previsualización de salida) o haz clic en Output Preview (Previsualización de salida) en

la barra de herramientas Print Production (Producción de impresión) para abrir el diálogo.

2. Haz clic en Object Inspector (Inspector de objetos) en la lista Preview (Previsualizar).

3. Haz clic en un objeto de la página que te gustaría examinar. Los contenidos del objeto

se enlistan en el diálogo.

4. Verifica los resultados (figura 44b). El Object Inspector (Inspector de objetos) describe

lo siguiente:

• El orden de apilamiento de los objetos debajo del cursor; los objetos están enlista-

dos desde el fondo hacia la capa superior.

Examinar la salida de un documento

#44 Simulaciones en blanco y negro

Usa las características del

diálogo Output Preview (Pre-

visualización de salida) para

simular diferentes condicio-

nes del documento. En Acro-

bat, no tienes que imprimir

una copia para previsualizar

los colores. En lugar de eso,

las pruebas en pantalla te

muestran cómo se verá un

documento impreso. Selec-


Simulate Ink Black (Simular

tinta negra) para previsuali-

zar en el monitor el color de

la tinta negra de acuerdo con

el perfil de simulación. Selec-


Simulate Paper Color (Simular

papel a color) para previsua-

lizar cómo se verá el docu-

mento impreso en el color del

papel de acuerdo con el perfil

de simulación. Ten en cuenta

que no todos los perfiles en

Acrobat soportarán estas

dos opciones de pruebas en

pantalla.

113

El platillo de la

Sobreimpresión

Un término que puedes

haber oído y no entendido es

overprinting (sobreimpre-

sión). Puesto simplemente,

la sobreimpresión mezcla el

color de un objeto (como algo

de texto) con el color de un

objeto debajo. Por ejemplo, si

un fondo es 100% cian (azul) y

el texto es 100% magenta, las

áreas que se solapan se ven

violetas.

En Acrobat 9, la simulación

de la sobreimpresión está

activa por defecto. Para un

documento individual, pue-

des deseleccionar la casilla de

verificación Simulate Over-

printing (Simular sobreim-

presión) en el diálogo Output

Preview (Previsualización de

salida).

Por cierto, el opuesto de la

sobreimpresión es knockout,

en donde el color del objeto

de arriba es opaco.

• Información de relleno y línea, así como detalles de espacio de color, sobreimpre-

sión, etcétera.

• Información de imagen, incluyendo resolución, formato y tamaño.

• Información de objeto de texto que incluye el espacio y valor de color, nombre de

fuente, tamaño, etcétera.

• Ajustes de transparencia, tipos de modos de mezcla y otros ajustes de manipulación

de imagen aplicados.

5. Cierra el diálogo cuando hayas terminado de examinar el archivo.

Figura 44b El Object Inspector (Inspector de objetos) muestra detalles

sobre los contenidos de la página en la ubicación del cursor.

Marco gráfico

Imagen de fondo

Título de texto

Click Object

#44: Examinar la salida de un documento

114


Usar un ratón no es la única forma de moverse en una página. Acrobat también puede

ampliar/reducir y reorganizar documentos, desplazar automáticamente, leer la página en

voz alta o habilitar el uso de atajos de teclado.

Ampliación o reducción y reorganizado. Para algunos, es importante hacer un

aumento muy grande de la visualización para leer la pantalla. Acrobat ofrece reorganiza-

ción, que pasa las líneas de texto al otro renglón automáticamente sin importar ampliación.

La reorganización es genial si estás leyendo una sola columna en una página. Para diseños

complejos, necesitas definir artículos, que crean una ruta de lectura a través del documento.

Lee sobre reorganización en la columna lateral “Adaptar el texto con Reorganización”; lee

sobre artículos en la columna lateral “Organizar la lectura con artículos”.

Desplazamiento automático. Usa desplazamiento cuando estés mirando un elemento

en particular como una imagen. Elige View > Automatic Scroll (Ver > Desplazamiento auto-

mático) o presiona Ctrl+Shift+H (Comando+ Shift+H). El desplazamiento se inicia en la ubi-

cación actual en el documento y se detiene cuando alcanza el final.

El desplazamiento automático usa el diseño de página Continuous (Continuo). Para

cambiar la velocidad presiona la flecha hacia arriba o flecha hacia abajo para disminuir o

puedes escribir un número entre 0 y 9 –el número más alto es una velocidad más rápida.

¿Quieres revertir? Presiona la tecla menos (–) del teclado normal o numérico; presiona Esc

para detener el desplazamiento.

ConsejoYa que Acrobat pausa el desplazamiento y aplica la herramienta seleccionada si usas el

ratón, asegúrate de que la herramienta Hand (Mano) esté seleccionada. De esa forma, no

estarás agregando pasos adicionales para deseleccionar una herramienta.

Leer en voz alta. Acrobat puede usar recursos del sistema para leer un documento en

voz alta –increíble cuando tu meta es hacer más accesibles tus documentos ya que Acrobat

simula algunas características de un verdadero programa lector de pantalla.

• Elige View > Read Out Loud > Activate Read Out Loud (Ver > Leer en voz alta > Activar

lectura en voz alta) para iniciar y elige View > Read Out Loud > Deactivate Read Out

Loud (Ver > Leer en voz alta > Desactivar lectura en voz alta) para detener.

• Ubica la página que quieres leer y luego elige View > Read Out Loud > Read This Page

Only (Ver > Leer en voz alta > Leer sólo esta página) o elige View > Read Out Loud >

Read To End Of Document (Ver > Leer en voz alta > Leer hasta el final del documento).

ConsejoPuedes tener también la voz leyendo un objeto seleccionado. Haz clic en un párrafo de la

página con la herramienta Hand (Mano) y se lee en voz alta.

Léelo a tu manera

Para personalizar las prefe-rencias de lectura en voz alta, elige Edit > Preferences (Edi-ción > Preferencias) o Acro-bat > Preferences (Acrobat > Preferencias) y elige el título Reading (Lectura) en la lista Categories (Categorías). Busca estas opciones:

• Elige una opción para Rea-ding Order (Orden de lec-tura), el método en el que Acrobat se mueve auto-máticamente por el docu-mento. La opción prede-terminada y recomendada es “Infer reading order from document” (“Dedu-cir el orden de lectura del documento”).

• Define si quieres que el lector de pantalla lea sólo las páginas actualmente visibles, el documento completo o las páginas actualmente visibles en un documento grande. El tamaño predeterminado para definir un docu-mento como “grande” es de 50 páginas; escribe un número diferente para cambiar esta definición.

• En la sección Read Out Loud Options (Opciones de lectura en voz alta), ajusta un volumen y elige una voz, tono y velocidad. Tanto Windows como Mac ofrecen varias opciones: ¡en la Mac algunas de ellas no son siquiera humanas!

(continúa en la página siguiente)

Navegar un documento#45

115

Puedes personalizar algunas características en el diálogo Preferences (Preferencias)

(figura 45). Lee sobre las personalizaciones en la columna lateral “Léelo a tu manera”.

Figura 45 Personaliza la forma en que Acrobat te lee

en el diálogo Preferences (Preferencias)

Atajos de teclado. Acrobat ofrece acceso completo de teclas para navegación y ele-

mentos del programa. A diferencia de otros programas de Adobe, como Photoshop e

InDesign, Acrobat no hace que definas los atajos tú mismo. Elige Help > Adobe Acrobat 9

Pro Extended Help (Ayuda > Ayuda de Adobe Acrobat 9 Pro Extended) para abrir el visor

Adobe Help (Ayuda de Adobe). Desplaza hacia abajo en la lista de atajos de teclado en el

marco izquierdo de la ventana: encontrarás listas de atajos para áreas de trabajo, moverse

en el programa y usar herramientas. (Para una lista corta de atajos utilizados para activar

características como Read Aloud (Leer en voz alta), revisa la tabla 49.1 en el #49, “Mejorar

la accesibilidad PDF”.)

• Selecciona la casilla de

verificación “Read form

fields” (“Leer campos de

formulario”) para leer en

voz alta campos de texto,

casillas de verificación y

botones de opción en for-

mas para rellenar.

Adaptar el texto con

Reorganizar

Los lectores que usan dispo-

sitivos de asistencia o pan-

tallas muy pequeñas como

asistentes digitales persona-

les (PDAs) a menudo experi-

mentan un problema llamado

reflow (reoganizar). Cuando te

acercas mucho a una página

¿qué sucede? Ves unas pocas

palabras y quizás una imagen.

No sólo tienes que despla-

zarte atrás y adelante para ver

la línea entera, sino también

es difícil o imposible com-

prender en dónde estás en el

documento en un momento

dado.

Elige View > Zoom > Reflow

(Ver > Ampliación/Reduc-

ción > Reorganizar) para

adaptar el contenido de la

página sin importar el nivel

de la ampliación o reducción.

Ten en cuenta que la reorga-

nización no es un formato

permanente: siempre que res-

tablezcas el aumento, la reor-

ganización se desactiva.

#45: Navegar un documento

116


Organizar la lectura con artículos

Hay dos opciones para hacer que una página fluya apropiadamente sin importar la ampliación

o reducción: puedes modificar el diseño para que tenga una sola columna o puedes usar ar-

tículos para definir una ruta de lectura en la página. Los artículos te permiten diseñar un docu-

mento tanto para apariencia visual como para facilidad de lectura usando vistas de ampliación.

Sigue estos pasos para controlar una ruta de lectura a través de un documento usando ar-

tículos:

1. Elige Tools > Advanced Editing > Article Tool (Herramientas > Edición avanzada > Herramienta

Artículo) o haz clic en la herramienta Article (Artículo) para seleccionarla si has abierto la barra de

herramientas Advanced Editing (Edición Avanzada).

2. Haz clic y arrastra para crear una marca rectangular en tu documento. Cuando sueltas el ratón,

Acrobat dibuja la primera caja del artículo, numerada 1-1. La herramienta Article (Artículo)

dibuja una forma en la página, independientemente de los contenidos. Todo dentro de los már-

genes de la caja se vuelve parte del artículo.

3. Continúa agregando cajas de artículo; mientras dibujas cajas alrededor de partes del texto o

imágenes, Acrobat numera los artículos consecutivamente. La secuencia de cajas que usan el

mismo número de artículo se llama hilo de artículo.

4. Presiona Esc (o Retorno) o selecciona otra herramienta para detener el dibujo de artículos y abrir

el diálogo Article Properties (Propiedades de artículo). Como mínimo, necesitas nombrar el artí-

culo.


Para editar artículos, como borrar o agregar cajas o combinar artículos, selecciona el hilo en el

que quieres trabajar y elige los comandos desde el menú de atajo.

117

Tanto Acrobat 9 como Adobe Reader 9 ofrecen un asistente para configurar los programas

y optimizar el despliegue e interacción para dispositivos de asistencia.

Para ejecutar el asistente, elige Advanced > Accessibility > Setup Assistant (Avanzadas

> Accesibilidad > Ayudante de configuración) para abrir el asistente de cinco pantallas. Haz

clic en Next (Siguiente) para moverte a cada pantalla y haz clic en Done (Hecho) cuando

hayas realizado selecciones en todas las pantallas.

NotaEl asistente es el mismo en Acrobat y en Adobe Reader, aparte de las referencias a los nom-

bres de los programas. En Adobe Reader, elige Document > Accessibility Setup Assistant

(Documento > Asistente de configuración de accesibilidad).

Busca estas características en cada pantalla:

• Pantalla 1. Elige el dispositivo con el que estás trabajando: un lector de pantalla, un

ampliador de pantalla o todas las opciones. Puedes también hacer clic en el botón “Use

recommended settings and skip setup” (“Usar los parámetros recomendados y omitir

la configuración”) para cerrar el asistente y aplicar los parámetros previamente progra-

mados.

• Pantalla 2. En esta pantalla elige una combinación de color de alto contraste y colores

para campos, produciendo una página como se muestra en el ejemplo de la figura 46.

Elige la opción de deshabilitar el suavizado de texto (produciendo texto más nítido). Ya

que algunos dispositivos de asistencia pueden tener problemas con el uso de Acrobat

de diferentes cursores para herramientas diferentes, puedes seleccionar “Always display

the keyboard selection cursor” (“Mostrar siempre el cursor de selección de teclado”).

Figura 46 Sé cuidadoso cuando diseñes documentos que pueden ser vistos usando una combina-

ción de color de alto contraste. En este ejemplo, aunque es fácil leer el ejemplo izquierdo, usar una

combinación de color de alto contraste puede hacer algún texto apenas legible, como en el

ejemplo de la derecha.

Ajústalo aquí, ajústalo

allá

El Accessibility Setup Assis-

tant (Ayudante de configu-

ración de accesibilidad) trae

ajustes desde un número de

paneles en el diálogo Prefe-

rences (Preferencias):

• Las opciones para el

orden de lectura y lectura

de pantalla están disponi-

bles en la sección Reading

Order Options (Opciones

de orden de lectura) de

Preferences (Preferencias).

• La opción “Confirm before

tagging documents”

(“Confirmar antes de eti-

quetar un documento”)

está también en las pre-

ferencias Reading (Lec-

tura) en la sección Screen

Reader Options (Opciones

de lectura de pantalla) en

Preferences (Preferencias).

• Las opciones de colores

del documento están en

las preferencias Accessibi-

lity (Accesibilidad).

• Las opciones de color

de campo de formulario

están en las preferencias

Form (Formularios).

• Encuentra otros ajustes de

color en las preferencias

Full Screen (Pantalla com-

pleta), Measuring (Medi-

ción), Spelling (Ortografía)

y Units & Guides (Unida-

des y guías).

Especificar requerimientos de accesibilidad

#46


#46: Especificar requerimientos de accesibilidad

118


• Pantalla 3. Elige opciones de etiquetado. Puedes elegir dejarle a Acrobat deducir el

orden de lectura o especificar una preferencia. También en este panel, elige sobrescri-

bir el orden de lectura en un documento etiquetado o confirmar el etiquetado en un

documento sin etiquetar.

• Pantalla 4. Selecciona una opción para ver documentos grandes. Puedes elegir entre-

gar las páginas visibles o el documento completo, o puedes dejar que Acrobat decida.

Si prefieres, puedes tener todas las páginas en un documento pequeño. Haz clic en el

campo Maximum number of pages in a small document (Número mínimo de páginas

en un documento grande) y escribe un número. El predeterminado es 50 páginas. Elige

una opción para que Acrobat sobrescriba el estilo de diseño de página y usa la página

sola predeterminada, que es mejor para muchos de los lectores de pantalla. Finalmente,

define un valor predeterminado de ampliación/reducción del documento.

• Pantalla 5. La pantalla quinta y final te da una opción de deshabilitar el guardado auto-

mático del documento, que cuando está habilitado puede ocasionar que el documento

se vuelva a cargar y comience la lectura desde el inicio. Puedes elegir reabrir el docu-

mento desde la última página vista, que es estupendo cuando estás trabajando con

documentos largos. Finalmente, puedes también elegir abrir un documento PDF en

Acrobat o en un navegador; abrir un documento en Acrobat es menos confuso para

algunos dispositivos de asistencia.

Colores a evitar

Si sabes que usuarios con

problemas de visión estarán

viendo tus documentos, sé

cuidadoso con los colores a

elegir. Uno de los problemas

más grandes son los fon-

dos de color claro. Aunque

un fondo claro detrás de un

título se ve atractivo sobre

un fondo blanco, si usas una

combinación de color de alto

contraste, el texto se volverá

prácticamente ilegible.

El fondo y el texto claros uti-

lizados para las combina-

ciones de alto contraste son

demasiado similares en color,

haciendo que sea difícil leer el

texto como en el ejemplo de

la figura 46.

Planear documentos para la accesibilidad PDF

La clave de un etiquetado exitoso de documento así como hacerlo más cómodo para un usua-

rio que trabaja con un lector de pantalla es usar las características de tu programa de origen

eficientemente. Planea de antemano:

• Configura correctamente las páginas del documento. Por ejemplo, no agregues líneas en blanco

que hagan más espacio.

• Revisa los estilos adjuntados al material insertado como imágenes y gráficas.

• Agrupa tablas y gráficas o conviértelas a imagen para evitar que se creen etiquetas individuales

para cada línea y segmento de palabra.

119

Algunas características del programa que se usan para mejorar la accesibilidad no fun-

cionan de manera adecuada o predecible a menos que un documento esté etiquetado,

lo que significa que tiene una estructura lógica definida. Las etiquetas son una parte de

la información del documento que define las relaciones entre los elementos, incluyendo

tablas, listas, imágenes y texto.

El etiquetado se puede hacer en el documento de origen (si estás usando un PDFMaker)

o en Acrobat. Para etiquetar un documento con PDFMaker, elige Adobe PDF > Change Con-

version Settings (Adobe PDF > Cambiar configuración de conversión). En la ficha Settings

(Configuración), selecciona “Enable accessibility and reflow with Tagged PDF” (“Activar

accesibilidad y reflujo con archivo Adobe PDF etiquetado”) y luego haz clic en OK (Aceptar).

Las etiquetas se crean cuando el archivo PDF es generado.

Abre el documento en Acrobat y elige View > Navigation Panels > Tags (Ver > Paneles de

navegación > Etiquetas). Haz clic en el ícono Tags (Etiquetas) para desplegar las etiquetas del

documento en una jerarquía (figura 47). La figura muestra una sección del panel Tags (Etique-

tas) para una hoja de cálculo de Excel. La etiqueta principal <Workbook> contiene <Works-

heet> que contiene <Table>, que contiene etiquetas para las filas de la tabla <TR>, que a su vez

contiene etiquetas para las celdas de la tabla <TD> objetos de texto en las celdas <Content>.

Figura 47 Las etiquetas en un documento se enlistan en una jerarquía.

En la figura, nota que la fila superior de texto está resaltada —un útil comportamiento

para ubicar rápidamente contenido en la página. Elige Highlight Content (Resaltar conte-

nido) desde el menú Options (Opciones). Seleccionar una etiqueta padre, como la etiqueta

<TR>, automáticamente selecciona las etiquetas hijas <TD>.

Chequear etiquetas

Chequea las etiquetas pre-

existentes eligiendo Advan-

ced > Accessibility > Quick

Check (Avanzadas > Acce-

sibilidad > Comprobación

rápida). Esto busca estructura

de documento (etiquetas).

Un documento sin etiquetar

despliega un mensaje que

declara que la falta de estruc-

tura puede causar problemas

con el orden de lectura.

Etiquetado básico de documento

#47

Etiqueta seleccionada

Estructura y Etiquetas no

son lo mismo

Algunos programas crean un

documento estructurado que

a menudo está bien para lec-

tura en Acrobat. Por ejemplo,

crear un documento de Word

usando estilos en una jerar-

quía de títulos es un ejemplo

de estructura. Una estruc-

tura no proporciona algunas

de las características en un

documento accesible como

espaciado de palabras; debes

etiquetar un documento para

hacerlo compatible con los

estándares de accesibilidad.

Contenido resaltado

#47: Etiquetado básico de documento

120


Muchos programas de creación de documento no ofrecen opciones de etiquetado. Pue-

des fácilmente agregar etiquetas dentro de Acrobat:

1. Elige Advanced > Accessibility > Add Tags to Document (Avanzadas > Accesibilidad >

Agregar etiquetas al documento). Acrobat procesa el documento y agrega etiquetas.

Un Accessibility Report (Informe de accesibilidad) se despliega en el área a la derecha

del panel del documento en la ventana del programa. Referirse al #48, “Generar infor-

mes y reparar un documento”, para información sobre cómo trabajar con etiquetas e

informes.

2. Inspecciona el documento nuevamente seleccionando Advanced > Accessibility >

Quick Check (Avanzadas > Accesibilidad > Comprobación rápida). El nuevo mensaje

declarará que no hay problemas de accesibilidad con el documento, lo que significa

que está etiquetado.

3. Elige File > Save (Archivo > Guardar) para guardar el documento con su estructura eti-

quetada.

Retocar propiedades

Cuando se corrige el estado

de accesibilidad de un docu-

mento, puedes modificar

las propiedades de etique-

tas individuales. Selecciona

la etiqueta en el panel Tags

(Etiquetas) y elige Properties

(Propiedades) desde el menú

Options (Opciones) o desde

el atajo del menú. El diálogo

TouchUp Properties (Propie-

dades de Retocar) se abre;

realiza cambios a las propie-

dades, como el tipo o el texto

alternativo, y luego haz clic en

Close (Cerrar).

121

Además de etiquetar tu documento, Acrobat puede evaluar el nivel de accesibilidad y

generar un informe con pistas de reparación. Usa estos métodos avanzados de evaluación

si estás preparando documentos que deben cumplir con estándares de gobierno o regula-

torios. Antes de empezar, asegúrate de que el documento está etiquetado (referirse al #47,

“Etiquetado básico de documento”, para instrucciones).

1. Elige Advanced > Accessibility > Full Check (Avanzadas > Accesibilidad > Comprobación

completa) para abrir su diálogo (figura 48a).

2. Selecciona desde las opciones de acuerdo con tus requerimientos:

• Report and Comment Options (Opciones de informes y comentarios). En esta

área, puedes seleccionar si creas o no el informe y puedes definir una ubicación de

almacenamiento para el mismo (que se nombra automáticamente con el nombre del

documento PDF). La opción “Include repair hints in Accessibility Report” (Incluir suge-

rencias de reparación en el informe de accesibilidad”) está seleccionada por defecto

—deja la opción seleccionada para ahorrar tiempo al reparar tu documento—. Si eres

del tipo de persona a la que le gusta ver qué es qué de cerca, selecciona la casilla de

verificación “Create comments in document” (“Crear comentarios en el documento”)

para mostrar en los comentarios los errores encontrados e irregularidades.

• Page Range (Rango de páginas). Aquí puedes elegir la página visible, un rango

específico o el documento completo.

• Checking Options (Opciones de comprobación). En el menú desplegable Name

(Nombre), puedes elegir una opción de comprobación de acuerdo con un conjunto de

estándares (ver la columna lateral “Evaluar contra los Estándares” para más detalles).

Evaluar contra los

estándares

Antes de Acrobat 8 Professio-nal, los formularios eran com-probados sólo de acuerdo con la accesibilidad de Adobe PDF. Ahora, prueba un documento contra estos estándares selec-cionados en el diálogo Accessi-bility Full Check (Comprobación completa de accesibilidad):

• Adobe PDF (Estándares Adobe PDF). Éstos son los estándares predeter-minados y consideran características como des-cripciones alternativas, codificación de carácter, orden de tabulación y estructura de lista y tabla.

• Section 508: Web-based intranet and Internet information and appli-cations (1194.22) (Sec-ción 508: información y aplicaciones basadas en Web de Intranet e Inter-net (1194.22)). Éstos son estándares del gobierno de Estados Unidos de Nor-teamérica siguientes a la Rehabilitation Act. Como puedes ver en la figura 48b, los estándares están nume-rados. Haz clic en “Browse Section 508.gov” (“Examinar Section507.gov) para infor-mación de los estándares.

• W3C® Web Content Accessibility Guidelines 1.0 (Pautas de Accesibilidad al Contenido en la Web 1.0 de la W3C®). Estos estánda-res incluyen opciones defi-nidas en tres categorías de prioridad,


Generar informes y reparar un documento

#48

Figura 48a Elige un estándar y especifica

características en este diálogo.


#48: Generar informes y reparar un documento

122


• Puedes ir más lejos especificando opciones de acuerdo con el formato que selec-

ciones. La opción predeterminada es comprobar todas las opciones para el cumpli-

miento. Puedes comprobar opciones como descripciones alternativas, lenguajes,

estructuras de objeto, etcétera. Deselecciona los elementos que no están en tu docu-

mento para un procesamiento más rápido. Por ejemplo, si tu documento no contiene

JavaScript, deselecciona (l) Scripts (Secuencias de comandos) desde los lineamientos

de la Sección 508 o si no tienes un formulario, deselecciona “All form fields have des-

criptions” (“Todos los campos de formulario tienen descripciones”) en los lineamien-

tos de Adobe PDF.

3. Haz clic en el botón Start Checking (Iniciar la comprobación) para empezar la evalua-

ción. Cuando la comprobación esté completa, un resumen de resultados se despliega;

haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el resumen y abrir el informe.

4. El Accessibility Report (Informe de accesibilidad) se abre en el panel de navegación a la

izquierda de la ventana del programa (figura 48b). El informe es un documento HTML

y contiene vínculos en él que te ayudan a identificar y corregir errores. Si la opción de

incluir sugerencias de reparación estuvo activa cuando el informe se generó, verás infor-

mación de cómo reparar tu documento. Haz clic en Collapse (Contraer) para cerrar el

Accessibility Report (Informe de accesibilidad) cuando hayas terminado.

con los estándares Priority

1 (Prioridad 1) requeridos

para uso accesible y están-

dares Priority 3 (Prioridad

3) útiles para uso accesi-

ble. Haz clic en “Browse

WCAG Guidelines” (“Exa-

minar directrices WCAG”)

para más información.

• W3C® Web Content

Accessibility Guideli-

nes 2.0 (Working Draft

27 April 2006) (Pautas

de Accesibilidad al Con-

tenido en la Web 2.0 de la

W3C® (borrador de trabajo

del 27 de abril de 2006).

Éste es el sucesor a los

lineamientos originales,

dispuesto en tres niveles.

Haz clic en “Browse WCAG

Guidelines” (Examinar

directrices WCAG) para

más información.

Propiedades de Retocar

Cuando se corrige el estado

de accesibilidad de un docu-

mento, puedes modificar

las propiedades de etique-

tas individuales. Selecciona

la etiqueta en el panel Tags

(Etiquetas) y elige Properties


Options (Opciones) o desde

el menú de atajo. El diálogo

TouchUp Properties (Propie-

dades de retocar) se abre;

realiza cambios a las propie-

dades, como el tipo o texto

alternativo y luego haz clic en

Close (Cerrar).

Figura 48b El informe muestra errores y

ofrece vínculos a sugerencias de reparación.

123

Hay varias condiciones a considerar cuando se hace accesible un documento PDF. Los for-

mularios, por ejemplo, ofrecen desafíos específicos en su diseño como su orden de tabula-

ción, que es la manera en que el usuario se mueve a través de la forma usando el teclado.

Para cualquier documento, examina el orden de lectura, que define cómo se lee un do-

cumento.

Formularios. Los formularios se manejan de una forma diferente que los documentos

comunes considerando la accesibilidad. Los campos de formulario tienen que estar confi-

gurados correctamente para que el lector de pantalla u otro dispositivo pueda reconocer-

los (figura 49a). Cuando se diseña un formulario, asegúrate de hacer lo siguiente:

• Etiqueta cada campo del formulario.

• Dibuja campos de texto y líneas con herramientas gráficas; escribir caracteres, como

una cadena de guiones bajos, confunde la estructura del campo y su contenido.

• Incluye instrucciones o descripciones como sea necesario.

• Incluye texto alternativo para campos de formulario.

• Agrega etiquetas a los campos ya sea en el programa de origen o en Acrobat.

Orden de tabulación. Asegúrate de que el usuario puede moverse lógicamente a tra-

vés de un formulario usando el teclado. Puedes probar el orden de tabulación en Acrobat

9 Pro siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en el ícono Pages (Páginas) en el panel de navegación para desplegar el panel

Pages (Páginas) y selecciona la miniatura del formulario.

2. Elige Options > Page Properties (Opciones > Propiedades de página) para abrir su

diálogo.

3. Elige una opción que sea lógica para tu formulario:

• Usa Row Order (Orden de filas) para moverse de izquierda a derecha en la página.

• Usa Column Order (Orden de columnas) para moverse a través de las columnas de

izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

• Usa Document Structure (Estructura de documento) para mover el tabulador en el

orden especificado en el documento.

Mejorar la Accesibilidad PDF

#49Ordenar el orden de

lectura

Aquí hay algunas ideas para

ayudarte a organizar y traba-

jar más rápido con la herra-

mienta TouchUp Reading

Order (Retocar orden de lec-

tura) y con el ordenamiento

en general:

• Decide cómo manejar

imágenes y leyendas. Un

lector de pantalla define

una leyenda dentro

de una etiqueta de figura

como parte de la imagen y

no es leída. Por otro lado,

usando la etiqueta figura/

leyenda separa la leyenda

del cuerpo de texto.

• Si necesitas marcadores,

etiqueta selecciones como

títulos y luego conviér-

telos a marcadores (ver

capítulo 15, “Controlar la

acción e interacción”, para

aprender a trabajar con

marcadores en Acrobat).

• Espacios adicionales y

tabuladores se identifican

en orden de lectura. Borra

el objeto o defínelo como

un elemento de fondo o

artefacto.


página)


#49: Mejorar la Accesibilidad PDF

124


Figura 49a Elige una ruta para que el usuario tabule en el documento.

4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y probar el orden de tabulación. Revisa

la columna lateral “Tabular” para una lista de comandos de teclado para usar en la com-

probación.

Orden de lectura. La ruta que se lleva en el documento se llama su orden de lectura.

Acrobat ofrece la herramienta TouchUp Reading Order (Retocar orden de lectura) para defi-

nir y ordenar elementos individuales contenidos en una página.

Selecciona la herramienta TouchUp Reading Order (Retocar orden de lectura) en

la barra de herramientas Alternativamente, puedes elegir Tools > Advanced Editing >

TouchUp Reading Order Tool

Haz clic en la página del PDF con la herramienta. El diálogo TouchUp Reading Order

(Retocar orden de lectura) se abre y el contenido de la página se muestra en bloques sepa-

rados, numerados y grises. Los números identifican la secuencia de lectura del documento

• Si hay demasiadas correc-

ciones que hacer, puede

ser más fácil empezar de

nuevo. Haz clic en Clear

Structure (Borrar estruc-

tura) y luego reconstruye

la estructura de la página.

• Usa los listados en el

panel Order (Orden) para

cambiar el orden de lec-

tura. Arrastra el ícono a la

izquierda del objeto que

quieres reordenar hasta

que la barra indicadora

horizontal esté en la ubi-

cación correcta. Luego,

suelta el ratón para cam-

biar el orden.

Tabular

Prueba el orden de tabulación

y la función de campo del for-

mulario; como sigue:

• Presiona la tecla Tab para

mover el foco al campo

siguiente.

• Presiona Shift+Tab para

mover el foco al campo

anterior.

• Presiona la barra espacia-

dora para moverte en las

opciones de un campo.

• Presiona las teclas de fle-

cha para seleccionar ele-

mentos de lista, casillas de

verificación y botones de

opción.

125

(figura 49b). Lee algunos consejos para usar la herramienta y el proceso de retocar en la

columna lateral “Ordenar el orden de lectura”.

Figura 49b Despliega y modifica el orden de lectura en un documento.

Al igual que con otras características y procesos en Acrobat, puedes usar atajos de

teclado para activar herramientas de accesibilidad y comandos (tabla 49.1).

Tabla 49.1 Atajos de teclado de accesibilidad

Acción Windows Mac OS

Cambiar la configuración de lectura

para el documento actual

Shift+Ctrl+5 Shift+Comando+5

Herramienta Quick Check (Comproba-

ción rápida)

Shift+Ctrl+6 Shift+Comando+6

Reorganizar un PDF etiquetado y regre-

sar a una vista sin reordenamiento

Ctrl+4 Comando+4

Activar y desactivar Read Out Loud

(Lectura en voz alta)

Shift+Ctrl+Y Shift+Comando+Y

Pausar la lectura en voz alta Shift+Ctrl+C Shift+Comando+C

Leer en voz alta sólo la página actual Shift+Ctrl+V Shift+Comando+V

Leer en voz alta desde la página actual

hasta el final del documento

Shift+Ctrl+B Shift+Comando+B

Detener la lectura en voz alta Shift+Ctrl+E Shift+Comando+E

#49: Mejorar la Accesibilidad PDF

C A P Í T U L O S I E T E

Transformar páginas de

documento

Acrobat ofrece varias herramientas que puedes usar para manipular el contenido de un

documento. Las técnicas descritas en los capítulos 2 y 3 muestran cómo combinar elemen-

tos desde varios documentos y diferentes fuentes, como archivos escaneados y páginas

Web.

Los documentos combinados o mezclados pueden incluir todas las páginas o las selec-

cionadas desde un documento, pero ¿qué pasa si no estás seguro de lo que necesitas usar

en un proyecto? ¿O si cambias de opinión mientras estás trabajando? En este capítulo,

descubrirás métodos para combinar y manipular los contenidos de los documentos, susti-

tuyendo páginas en uno por las de otro.

Una vez que un documento está completo, puedes mejorarlo más agregando estruc-

tura. En este capítulo, también aprenderás a balancear los tamaños de página recortando y

a agregar números de página en el documento usando numeración estándar o Bates. Verás

cómo agregar características que dan un toque de cohesión, incluyendo encabezados y

pies de página, marcas de agua y fondos. Finalmente, aprenderás a ahorrar tiempo usando

características de automatización que ajustarás como secuencias en lote.

Este capítulo te muestra cómo construir el contenido manualmente –revisa la nueva

característica basada en Flash, Portfolio (Cartera) de Acrobat 9 en el capítulo 4 para ver

cómo usar el contenido desde varias fuentes y presentarlo automáticamente.

128

C A P Í T U L O S I E T E Transformar páginas de documento

Acrobat 9 ofrece algunas formas para manejar los contenidos del documento. En esta téc-

nica, revisa ejemplos de cuándo usar cada tipo de acción, seleccionando comandos desde el

menú de opciones del panel Pages (Páginas). Por cierto, la mayoría de las acciones pueden

realizarse desde este panel o a través de comandos del menú Document (Documento).

Borrar e insertar páginas: Algunas veces cuando combinas archivos, tienes páginas

adicionales que no necesitas. Para borrar páginas, abre el documento y haz clic en el ícono

Pages (Páginas) a la izquierda de la ventana del programa para abrir el panel Pages

(Páginas) (figura 50a). Haz clic en la o las miniaturas del contenido que quieres borrar y

arrástralas al ícono de bote. Haz clic en OK (Aceptar) en el diálogo de confirmación

y Acrobat elimina las páginas.

Figura 50a Selecciona miniaturas de páginas que

quieres eliminar en el panel Pages (Páginas).

Supongamos que quieres agregar páginas que contienen tablas de un archivo al final

de otro archivo PDF. Abre el documento PDF y el panel Pages (Páginas) y luego haz clic

en la miniatura anterior a la ubicación en donde quieres insertar las páginas adicionales.

Luego elige Options > Insert Pages (Opciones > Insertar páginas) para desplegar el diá-

logo Select File To Insert (Seleccionar archivo a insertar). Ubica el archivo que quieres usar

y haz clic en Select (Seleccionar) para cerrar ese diálogo y abrir el diálogo Insert Pages

(Insertar páginas). Debido a que seleccionaste previamente la ubicación en tu archivo

abierto, lo verás enlistado en el diálogo. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y

agregar el nuevo contenido.

Extraer Páginas: digamos que tienes un documento multipágina y quieres enviar

parte de él a varios colegas. Puedes extraer las páginas (una sola o un grupo) desde el

panel Pages (Páginas). Selecciona las miniaturas y elige Options > Extract Pages (Opciones

> Extraer páginas) para desplegar su diálogo (figura 50b). Realiza tu elección:

Administrar contenido visualmente

Aquí hay un proceso que ahorra

tiempo y es genial para perso-

nas visuales. En lugar de extraer,

combinar y borrar contenido

a través de diálogos, puedes

hacerlo visualmente usando el

panel Pages (Páginas).

Aquí está cómo hacerlo

con dos documentos, pero

podrías usar tantos documen-

tos como puedas administrar:

1. Empieza con dos docu-

mentos: uno al que le

quieras agregar páginas

(el receptor) y el otro de

donde quieres tomar las

páginas (el donante).

2. Haz clic en el ícono Pages

(Páginas) en cada docu-

mento para mostrar las

miniaturas.

3. Selecciona las miniatu-

ras de la página desde el

panel Pages (Páginas) del

documento donante y

arrástralas al panel Pages

(Páginas) del documento

receptor.

4. Una línea vertical negra

indica el lugar en donde

el contenido se dejará

–suelta el ratón cuando

estés en el punto correcto

y el trabajo está realizado.

Cambiar páginas y sus contenidos

#50

129

Figura 50b Elige una opción para las páginas extraídas de tu documento.

• Haz clic en Delete Pages After Extracting (Eliminar páginas tras extracción) para separar

el contenido del original. Click en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo; el contenido es

procesado y se abre en Acrobat como un documento independiente usando el prefijo

“Pages from” (“Páginas desde”) en el nombre del archivo.

• Haz clic en Extract Pages As Separate Files (Extraer páginas como archivos indepen-

dientes) si quieres crear documentos PDF individuales de cada página que seleccionas

en el diálogo. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo; elige un lugar de almace-

namiento para el contenido extraído en el diálogo posterior Browse for Folder (Buscar

carpeta) y haz clic en OK (Aceptar). Las páginas se extraen y se guardan con el número

de página agregado al nombre del archivo –por ejemplo, MyBigFile 22.

• Deselecciona ambas casillas de verificación si quieres mantener intacto el original y

extraer las páginas a un solo documento.

Reemplazar páginas: Imagina que tienes un documento PDF que necesita algo de

edición que es mucho más sencillo hacer en el programa de origen. Sin embargo, has

agregado varios vínculos y algunos comentarios que se perderán si simplemente borras

las páginas; entonces, ¿qué haces? Fácil: simplemente reemplaza las páginas. El contenido

nuevo se coloca en el lugar en tu documento, dejando intacto todo el trabajo hecho en

Acrobat.

En tu programa de origen, abre el archivo y realiza los cambios. Cuando vuelvas a

convertir el archivo a PDF, puedes convertir sólo las páginas a reemplazar (encuentra

cómo en la columna lateral “Escoge lo que quieras” en el #10, “Usar PDFMaker en Micro-

soft Word”).

Haz las divisiones

Aquí hay un bonito consejo

para usar si tienes varios

documentos que te gus-

taría dividir más equitativa-

mente. No tienes que abrir un

documento en Acrobat para

dividirlo, tampoco tienes que

dividir un documento.

Empieza eligiendo Document

> Split Document (Docu-

mento > Dividir documento)

para abrir su diálogo. Haz clic

en Apply to Multiple (Aplicar

a varios) para abrir un diálogo

secundario, en donde enlista-

rás los archivos a dividir.

Elige Add Files (Agregar archi-

vos) o Add Folders (Agregar

carpetas) desde el menú

desplegable Add Files (Agre-

gar archivos). Selecciona los

archivos o carpetas con las

que quieres trabajar para

incluirlas en el diálogo de la

lista. Haz clic en OK (Aceptar)

para cerrar el diálogo. El diá-

logo normal Split Document

(Dividir documento) se abre

–continúa con los pasos men-

cionados en la técnica.

#50: Cambiar páginas y sus contenidos

130


De regreso en Acrobat, abre el documento en donde quieres reemplazar páginas, selec-

ciona las miniaturas en el panel Pages (Páginas) y elige Options > Replace Pages (Opciones

> Reemplazar páginas). En el diálogo que se abre, ubica y selecciona tu archivo de reem-

plazo. Haz clic en Select (Seleccionar) para cerrar el diálogo y abrir el diálogo Replace Pages

(Reemplazar páginas). Como ya seleccionaste miniaturas, se muestran en el diálogo. Haz

clic en OK (Aceptar) y luego clic en Yes (Sí) en el diálogo de confirmación que seguidamente

se abre. El diálogo se cierra y tus páginas son reemplazadas.

Dividir documento: en el pasado teníamos que realizar repetidas extracciones para sepa-

rar un documento en varias partes componentes, pero ya no más. Acrobat 9 ahora ofrece una

característica para dividir archivos PDF en varios, basándose en diferentes criterios.

NotaCualquier adjunto en tu documento no es copiado a los archivos componentes divididos.

1. Desde el menú principal, elige Document > Split Document (Documento > Dividir

documento) para desplegar su diálogo.

• Elige una opción para dividir: “Number of pages” (“Número de páginas”) y especi-

fica Max pages (Número máximo de páginas), “File size” (“Tamaño de archivo”) y

especifica el Max MB (Número máximo de MB) o “Top-level bookmarks” (“Marca-

dores de nivel superior”).

2. Haz clic en Output Options (Opciones de salida) para abrir un diálogo en donde puedes

seleccionar una carpeta para almacenar los archivos divididos, así como un método

para nombrarlos (figura 50c).

Figura 50c Especifica cómo almacenar y

guardar los componentes de tu documento dividido.

3. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y procesar tu documento.

Agregar páginas al documento

Si eliges un documento PDF,

las páginas se agregan inme-

diatamente. Si eliges otro tipo

de archivo, el documento se

convierte a PDF antes de que

la página se inserte a tu docu-

mento. Esto ahorra mucho

tiempo, ya que no tienes que

reabrir el programa de origen

del documento y el archivo,

convertirlo a PDF y luego

regresar a Acrobat.

Borrado de poder

En vez de usar comandos para

borrar varias páginas, usa las

miniaturas y teclas. Haz clic

en la miniatura de la página

que quieres borrar, presiona la

tecla Shift y haz clic en pági-

nas adicionales para seleccio-

narlas y luego presiona Delete

(Borrar) en el teclado. El diá-

logo de confirmación se abre

preguntando si realmente

quieres borrar las páginas.

Haz clic en OK (Aceptar) y las

páginas se van.

131

Insertar páginas al frente

Algunas veces necesitas inser-

tar una página nueva antes

de una página existente en

tu documento. Por ejemplo,

puedes necesitar agregar una

página de portada para un

catálogo o folleto comercial.

En el diálogo Insert Pages

(Insertar páginas), simple-

mente haz clic en el menú

desplegable Location (Ubi-

cación) y elige Before (Antes).

Haz clic en OK (Aceptar) y

Acrobat agrega la página a tu

documento precisamente en

donde quieres.

¿Borrar e insertar o reemplazar?

¿Cuál es la diferencia? Depende de qué más esté en la página.

Por ejemplo, puedes tener una página con un gran número de comentarios, vínculos o cam-

pos de forma. Si simplemente insertaste una versión editada de la página y borraste la que

querías, perdiste todos los comentarios y vínculos. Cuando usas el comando Replace (Reem-

plazar), Acrobat reemplaza la página de abajo, manteniendo sin tocar el contenido superior

(como comentarios, vínculos o campos de formulario).

#50: Cambiar páginas y sus contenidos

132


Si combinas varios documentos de diferentes fuentes, puedes encontrar discrepancias en

los tamaños de página y orientaciones. Usa las características de recortar y rotar en Acrobat

para darles una apariencia cohesiva a las páginas. Lee sobre rotación en la columna lateral

“Dale vuelta”.

Si estás recortando una sola página, despliégala en el panel Document (Documento);

si estás trabajando con más de una imagen, selecciona las miniaturas en el panel Pages

(Páginas).

1. Si tienes la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada) abierta, haz clic

en la herramienta Crop (Recortar) para seleccionarla. Luego haz clic y arrastra sobre

la página para dibujar un marco del tamaño del área que quieres recortar.

2. Haz doble clic dentro del área recortada para abrir el diálogo Crop Pages (Recortar pági-

nas). El área que dibujaste en la página del documento se muestra en la previsualiza-

ción, como la caja que rodea al pájaro en la figura 51. Los ajustes para los márgenes ya

están introducidos, basándose en la selección previa.

Figura 51a Un área seleccionada con la herramienta Crop (Recortar) aparece automáticamente

en la zona de previsualización del diálogo.

ConsejoPuedes también seleccionar la miniatura en el panel Pages (Páginas) y elegir Options

> Crop Pages (Opciones > Recortar páginas) desde el menú del panel o elegir Document >

Crop Pages (Documento > Recortar páginas). No hay marcas en la previsualización cuando

abres el diálogo.

Dale vuelta

Cambia la orientación de un documento para que no ten-gas que torcer tu cuello para leer una página rotada. Selec-ciona la página en el panel Pages (Páginas) y elige Options > Rotate (Opciones > Rotar) o Document > Rotate Pages (Rotar páginas) para abrir el diálogo Rotate Pages (Rotar páginas). Elige una dirección desde el menú desplegable Direction (Dirección). Selec-ciona una opción Page Range (Rango de páginas), elige pági-nas pares o impares y especi-fica una orientación vertical u horizontal. Haz clic en OK (Aceptar) y las páginas se rotan.

Recortar y rotar páginas#51

Verifica tus márgenes

Si te está llevando tiempo definir un margen preciso, arrastra el diálogo Crop Pages (Recortar páginas) fuera del foco y puedes ver tenues líneas punteadas superpues-tas a la página del documento en donde están colocados los márgenes de corte.

Recortes especiales

Además de recortar el conte-nido de una página completa, puedes especificar tipos espe-ciales de recorte. En el diálogo Crop Pages (Recortar pági-nas), haz clic en un botón de opción para seleccionar trim, bleed o art. Cada opción des-pliega un borde alrededor de la miniatura de la página en el diálogo. Procede con el resto del recorte como se describió en esta técnica.

133

3. La página aparece como una miniatura en la parte superior derecha del diálogo Crop

Pages (Recortar páginas) y la casilla de verificación Show All Boxes (Mostrar todos los

cuadros) está seleccionada por defecto en el área Crop Margins (Márgenes de recorte)

del diálogo. Cambia la medida utilizada en el recorte en el menú desplegable Units

(Unidades).

4. Ajusta los parámetros de recorte usando los cuatro campos de márgenes en el área

Margin Controls (Controles de margen), descrito en la columna lateral “Especificar már-

genes”.

5. Cambia el tamaño de página a uno mayor. Usa un tamaño fijo seleccionando una opción

desde el menú desplegable Page Sizes (Tamaños de página) o haz clic en Custom (Per-

sonalizar) y escribe valores personalizados.

• Por defecto, el contenido existente se centra en la página expandida. Si redimen-

sionas la página, puedes también especificar una ubicación para el contenido escri-

biendo valores XOffset (Desplazamiento X) e YOffset (Desplazamiento Y) (figura

51b). Haz clic en Center (Centrar) para recentrar el contenido.

Figura 51b Escribe ubicaciones para las coordenadas X e Y –ya sea valores positivos

o negativos– para colocar el contenido en la página.

6. Finalmente, especifica el rango de páginas que deseas recortar. Si previamente selec-

cionaste páginas desde el panel Pages (Páginas), estarán identificadas en los campos.

Puedes también especificar si quieres recortar todas las páginas, sólo las páginas impa-

res o sólo las pares eligiendo una opción desde el menú desplegable Apply (Aplicar).

7. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y Acrobat redimensiona la página. Puedes

ver los efectos del recorte en el panel del documento, así como en las miniaturas del


NotaNo puedes deshacer un recorte eligiendo Edit > Undo (Edición > Deshacer) o con el atajo

Ctrl+Z (Comando+Z). Si cambias de opinión después de recortar, elige File > Revert (Archivo

> Recuperar) para regresar a la versión del documento sin recortar.

Recortar varias páginas

Puedes recortar varias pági-

nas a la vez. Selecciona las

miniaturas de las páginas en

el panel Pages (Páginas) (las

páginas pueden ser continuas

o estar dispersas en el docu-

mento). Una vez en el diálogo

Crop Pages (Recortar pági-

nas), puedes ver las páginas

seleccionadas enlistadas en

la parte inferior de la sección

Page Range (Rango de pági-

nas). Si haces esto, asegúrate

de que el contenido de la

página está dispuesto igual.

Especificar márgenes

A medida que cambias los

valores, la línea de recorte en

la imagen de previsualización

cambia para reflejar los valo-

res nuevos.

• Escribe valores en los cam-

pos o usa las flechas para

ajustar los parámetros.

• Selecciona Constrain

Proportions (Restringir

proporciones) para recor-

tar la página proporcional-

mente en los cuatro lados.

• Mueve el cuadro en el

panel del documento para

ajustar los controles de

margen automáticamente.

• Haz clic en Remove White

Margins (Eliminar márgenes

blancos) para que Acrobat

ajuste automáticamente los

márgenes al documento.

#51: Recortar y rotar páginas

134


Acrobat y Adobe Reader muestran los números de página en la barra de herramientas Page

Navigation (Navegación de página) en un orden lógico, esto es, la primera página es la 1, la

segunda página es la 2, etcétera. Acrobat ofrece varias formas de numerar páginas. Puedes

numerarlas manualmente, usar un sistema de numeración llamado Bates o insertar núme-

ros de página como parte de un pie de página, descrito en la siguiente técnica.

En un documento de ejemplo, tengo dos secciones para numerar independientemente;

cada sección empezará con texto (como Contenidos); la segunda incluye un número con el

texto seguido por números de página. Suena complicado ¿verdad? Acrobat puede mane-

jarlo.

Aquí está lo que debes hacer:

1. En el panel Pages (Páginas), selecciona las páginas para la primera sección (estoy usando

las páginas 1-5 en mi ejemplo). Elige Options > Number Pages (Opciones > Numerar

páginas) para abrir el diálogo Page Numbering (Numeración de página). La opción

Selected (Seleccionadas) está ya activa porque seleccioné las páginas en el panel Pages

(Páginas) (figura 52a).

2. Deja la opción “Begin new section” (“Comenzar nueva sección”) seleccionada en la sec-

ción Numbering (Numeración) del diálogo. Luego elige un formato de página desde el

menú desplegable Style (Estilo). Como se muestra en la figura 52a, nuestro ejemplo usa

números para la renumeración de página.

3. Escribe un valor en el campo Prefix (Prefijo), así como una puntuación si se desea, como

Contents_ en el ejemplo. La numeración empieza en “1” por defecto, como se muestra

en el campo Start (Inicio). Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo.

Acrobat modifica los números de página; como muestra la figura 52b, ahora tenemos

páginas Contents_1 hasta Contents_5. Las páginas restantes en el documento también

Numerar pepitas

Ten en mente estas cosas

cuando numeres tu obra

cumbre:

• Siempre que sea posible,

elimina los números de

página visibles desde el

material de origen antes

de convertirlo a PDF. Usar

la numeración de página

basada en Acrobat es más

fácil cuando las páginas

no contienen números

que hagan conflicto con

los desplegados en la

barra de estado o en el


• Considera el uso

del documento. Muchos

documentos necesitan

una numeración sencilla

de página. Sin embargo,

si estás ensamblando un

manual técnico, lo más

probable es que uses pre-

fijos que identifiquen el

contenido de acuerdo con

los capítulos, sistemas,

etcétera.

• Si estás construyendo la

estructura de un libro,

considera cómo se verá el

libro cuando esté impreso.

Los libros usan prelimina-

res como tabla de conte-

nidos y otros materiales

introductorios que están

numerados de forma dife-

rente desde el contenido

del capítulo.


página)

Aplicar numeración de página y Bates

#52

Figura 52a Puedes usar numeración

personalizada para diferentes

secciones de un documento.

135

están renumeradas. La segunda sección está hecha de la misma forma, pero esta vez el pre-

fijo es Chapter01:. En la barra de herramientas Page Navigation (Navegación de página), el

número de página refleja tanto el conteo de página como la numeración que agregaste.

Figura 52b Los números personalizados usados para diferenciar

secciones en un documento se muestran en la barra de herramientas

Page Navigation (Navegación de página).

Numeración Bates. La comunidad legal usa un tipo especializado de numeración de

página para identificar páginas de contenido con números únicos. Acrobat 9 te permite

numerar páginas en un conjunto de archivos. Ve la columna lateral “¿Quién es el señor

Bates?” para una descripción del sistema de numeración Bates.

1. Elige Advanced > Document Processing > Bates Numering > Add (Avanzadas > Proceso

de documentos > Numeración Bates > Agregar) para abrir el diálogo Bates Numbering

(Numeración Bates).

2. Haz clic en el botón Add Files (Agregar archivos) y elige Add Files (Agregar archivos) o

Add Folders (Agregar carpetas) para abrir un diálogo Browse (Buscar). Ubica y selec-

ciona los archivos que quieres incluir y luego haz clic en Add Files (Agregar archivos)

para cerrar el diálogo y enlistar los archivos en el diálogo.

ConsejoHaz clic en Output Options (Opciones de salida) en la parte inferior del diálogo para abrir

otro diálogo. Aquí puedes especificar cómo nombrar los archivos: mantén el nombre ori-

ginal, agrega un prefijo o sufijo, reemplaza nombres de archivo sólo con números Bates o

sobrescribe los existentes. Si quieres dar seguimiento al proceso, selecciona “Create log file”

(“Crear archivo de registro”) y especifica un lugar de almacenamiento. Haz clic en OK (Acep-

tar) para regresar al diálogo Bates Numbering (Numeración Bates).

• Si tienes que agregar más

material a una sección de

tu proyecto, selecciona

las miniaturas de página,

elige Options > Number

Pages (Opciones > Nume-

rar páginas) para abrir

su diálogo y verifica que

los ajustes son correctos

para la sección que estás

numerando. Luego haz

clic en “Extend numbe-

ring used in preceding

section to selected pages”

(“Extender la numeración

utilizada en la sección

anterior a las páginas

seleccionadas”).


¿Quién es el señor Bates?

La numeración Bates se uti-

liza en el sistema legal para

identificar documentos. El

sistema toma el nombre de

la máquina de numeración

automática Bates, en donde

un único número identifica-

dor arbitrario, numérico o

alfanumérico es generado

para cada página de cada

documento que se utiliza en

un caso legal. El número es

único para los documentos

revelados o producidos en

un caso, pero no hay un algo-

ritmo estandarizado para

determinar el número.

#52: Aplicar numeración de página y Bates

136


3. Ordena los archivos en la lista como desees —selecciona un archivo y haz clic en Move

Up (Subir) o Move Down (Bajar). Cuando la lista esté en orden, haz clic en OK (Aceptar)

para cerrar este diálogo. Se abre el diálogo Add Header and Footer (Agregar encabe-

zado y pie de página).

4. Haz clic en Insert Bates Number (Insertar Numeración Bates) para abrir el diálogo Bates

Numbering Options (Opciones de numeración Bates) (figura 52c) y elige opciones de

acuerdo con tus requerimientos. Lee sobre las diferentes opciones en la columna lateral

“Numerar estrategias”.

Figura 52c Los ajustes de numeración Bates se muestran como una fórmula en el área

de encabezado y en la previsualización.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y generar los números. En el diálogo Add

Header and Footer (Agregar encabezado y pie de página), el número se muestra en su

posición predeterminada en la izquierda del encabezado. En el campo Left Header Text

(Texto de encabezado izquierdo), la fórmula automática de numeración es escrita como

<<Bates Numer#6#1Help#summer08>>.

6. Revisa el área de previsualización; el encabezado es escrito como Help-

000001summer08.

7. Haz clic en OK (Aceptar) para procesar los archivos; el diálogo Add Header and Footer

(Agregar encabezado y pie de página) se cierra automáticamente. Haz clic en OK (Acep-

tar) para cerrar el diálogo de confirmación cuando la numeración esté completa.

Numerar estrategias

El diálogo Bates Numbering

Options (Opciones de nume-

ración Bates) ofrece varias

maneras de personalizar la

numeración para tu proyecto,

incluyendo:

• Number of Digits

(Número de dígitos). El

número mínimo permi-

tido de dígitos es 6.

• Start Number (Número

inicial). Define el número

con el que deseas em-

pezar.

• Prefix and Suffix (Prefijo

y Sufijo). Agrega nombres

si se requiere; el ejemplo

usa “Help” en el campo

Prefix (Prefijo) y “sum-

mer08” en el campo Suffix

(Sufijo).

¿No hay PDF? No hay problema

Cuando ensamblas los archi-

vos para tu proyecto de

numeración Bates, no importa

si los archivos son PDFs; inclú-

yelos en la lista y Acrobat los

convertirá a PDF como parte

del proceso.

137

En lugar de agregar paginación a tu documento para propósitos de navegación, puedes

agregar encabezados y pies precisos a las páginas. Aquí está cómo agregar un pie de

página, incluyendo texto personalizado, a un documento de ejemplo.

1. Desde el menú principal del programa, elige Document > Header & Footer > Add (Docu-

mento > Encabezado y pie de página > Agregar) para abrir su diálogo.

2. Elige el nombre de fuente y tamaño desde el menú desplegable en la parte superior del

diálogo.

ConsejoLee cómo alterar el diseño de la página en la columna “Detalles de aspecto”.

3. Realiza entradas en los campos como lo desees (figura 53). Hay tres campos de entrada

de texto para el contenido de encabezado y pie de página —justificado a la izquierda,

centrado o justificado a la derecha en la página del documento. El ejemplo usa una

fecha (mostrada como <<mm/dd/yy>>), texto personalizado y numeración de página.

Antes de agregar una entrada automática o texto personalizado, haz clic en el cuadro

de entrada de texto en el que quieres agregar el contenido en el diálogo:

Figura 53 Define el contenido para el texto de encabezado o pie en el diálogo y revisa

la previsualización antes de agregarlo al documento.

• Para insertar los números de fecha o página automáticamente, haz clic en el botón

Insert Page Number (Insertar número de página) o Insert Date (Insertar fecha).


Detalles de aspecto

Selecciona la casilla de verifi-cación Appearance Options (Opciones de aspecto) en la parte superior izquierda del diá-logo. Hay dos opciones prolijas:

• Haz clic en “Shrink docu-ment to avoid overwriting the document’s text and graphics” (“Reducir docu-mento para evitar sobres-cribir su texto y gráficos”) para disminuir el tamaño del contenido en la página y permitir que el encabezado o pie se vea claramente.

• Haz clic en “Keep position and size of header/footer text constant when prin-ting on different page sizes” (“Mantener constan-tes la posición y el tamaño del texto del encabezado o pie de página al imprimir en páginas de distintos tamaños”) para mostrar una ubicación uniforme en todo el documento.

Insertar Encabezados y Pies de página

#53

Guardar configuraciones

Guarda tus encabezados o pies de página personalizados en Acrobat 9 y reutilízalos poste-riormente. Configura tu diseño ideal en el diálogo Add Header & Footer (Agregar encabezado y pie de página) y luego haz clic en Save Settings (Guardar con-figuración) en la parte superior del diálogo. Escribe un nom-bre en el diálogo que se abre y haz clic en Save (Guardar) para almacenar el archivo con los otros ajustes del programa. Cuando quieras volver a usar-los, selecciona tu configuración personalizada en el menú des-plegable Saved Settings (Confi-guración guardada).#53: Insertar Encabezados y Pies de página

138


• Para personalizar la apariencia del número de página o fecha, haz clic en el vínculo

Page Number and Date Format (Formato de número de página y de fecha) y luego

elige un formato en el diálogo resultante (también mostrado en la figura 53). Haz

clic en OK (Aceptar); las opciones son usadas como predeterminadas hasta que elijas

nuevamente.

• Para agregar texto personalizado, escribe dentro del cuadro de entrada de texto

donde quieras agregarlo (izquierdo, centrado o derecho).

• Para eliminar texto, selecciónalo en el cuadro de texto y presiona Delete (Borrar).

4. Ajusta los márgenes en los campos de margen en la parte superior derecha del diálogo

(no mostrado en la figura 53).

5. En el área Preview (Previsualizar) del diálogo, haz clic en las flechas hacia arriba y hacia

abajo para ver previsualizaciones de los bordes superior e inferior de las páginas. Realiza

ajustes a los márgenes y apariencia, si es necesario.

6. Haz clic en OK (Aceptar) y aplica el encabezado y pie de página. El contenido y la nume-

ración se aplican a la página en el área especificada.

Modificar encabezados y pies de página

Para modificar encabezados

y pies después de que los

aplicaste al documento, elige

Document > Header & Foo-

ter > Update (Documento >

Encabezado y pie de página

> Actualizar). Un diálogo te

pregunta si quieres editar el

contenido del encabezado y

el pie; haz clic en Yes (Sí) para

abrir el diálogo Update Hea-

der and Footer (Actualizar

encabezado y pie de página)

—idéntico al diálogo de agre-

gar. Si quieres eliminarlos,

elige Document > Header

& Footer > Remove (Docu-

mento > Encabezado y pie de

página > Quitar).

Escoge una página, cualquier página

No tienes que aplicar tus encabezados y pies a cada página. Haz clic en el vínculo Page Range

Options (Opciones de rango de páginas) en el área Preview (Previsualizar) —oculto debajo del

diálogo Page Number and Date Format (Formato de número de página y de fecha) en la figura

53— para abrir el diálogo Page Range Options (Opciones de rango de páginas).

Selecciona las páginas que tienen aplicados los encabezados o pies de página. Lo predetermi-

nado es All Pages (Todas las páginas) o elige otra opción:

• Haz clic en el botón Pages from (Páginas desde) y escribe los números de página en los campos

Pages from (Páginas desde) y Pages to (Páginas hasta).

• Elige “Odd pages only, Even pages only” (“Sólo pares, sólo impares) desde el menú desplegable

Subset o deja el predeterminado como “All pages in range” (“Todas las páginas del intervalo”).

Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al diálogo principal Add Header and Footer (Agregar

encabezado y pie de página).

139

Una buena forma de crear un documento con apariencia cohesiva que has estructurado de

múltiples documentos de origen es usar una marca de agua o fondo. Las marcas de agua

se superponen al contenido de la página; los fondos están detrás del contenido. En esta

técnica, verás cómo aplicar y configurar fondos gráficos. Las marcas de agua y fondos tie-

nen comandos independientes y abren diálogos independientes. El contenido en ambos

diálogos es idéntico, con la excepción de las opciones de inserción de texto, disponibles

sólo para marcas de agua. Lee cómo usar texto al final de esta técnica.

NotaAl igual que con encabezados y pies de página, puedes guardar y volver a usar la confi-

guración personalizada para marcas de agua y fondos. Refiérase a la columna “Guardar

configuraciones” en el #53, “Insertar Encabezados y Pies de página”, para más detalles.

Nuestro documento de ejemplo tiene cuatro páginas, cada una contiene una imagen

grande.

1. Elige Document > Background > Add/Replace (Documento > Fondo > Agregar/reem-

plazar) para abrir el diálogo mostrado en la figura 54.

Figura 54 Configura en el diálogo los parámetros para el fondo.

2. Haz clic en el área Source (Origen) del diálogo y también en Browse (Examinar) para

seleccionar un documento de origen a usar de fondo. Si el documento de origen tiene

más de una página, selecciona la página que quieras usar como ejemplo.


Escoger características de

Marca de agua y Fondo

Para especificar cómo se

muestran en la página las

marcas de agua y fondos, haz

clic en el link Appearance

Options (Opciones aspecto)

en la parte inferior de la sec-

ción Appearance (Aspecto).

En el diálogo resultante, elige

una de estas opciones:

• “Show when printing”

(“Mostrar al imprimir”);

usa esta opción cuando

quieras circular un docu-

mento que tiene un

estado específico, como

Draft (Borrador) para evi-

tar que los lectores asu-

man que es su versión

final, o Confidential (Confi-

dencial) para mantener la

integridad del documento.

• “Show when displaying on

screen” (“Mostrar al ver en

pantalla”); si te propones

circular un documento

sólo para revisión o cola-

boración en línea, asegú-

rate de que los destinata-

rios pueden ver una marca

de agua cuando revisan

el archivo. Es importante

para los participantes

entender un estado espe-

cial, ver fechas y otra infor-

mación del documento,

o ver un fondo que hayas

insertado.


página)

Agregar Marcas de agua y Fondos

#54

#54: Agregar Marcas de agua y Fondos

140


3. Modifica como quieras la posición, apariencia y tamaño del contenido de fondo. Luego

ajusta el alineamiento vertical y horizontal y la rotación. Ajusta la opacidad usando el

deslizador.

4. Para aplicar el fondo a un subconjunto del documento, haz clic en Page Range Options

(Opciones de rango de páginas) en la parte superior derecha del diálogo y elige las

páginas específicas que quieras que reciban el fondo.

5. Chequea tus ajustes en área Preview (Previsualizar) y haz clic en las flechas para moverte

en las previsualizaciones de las diferentes páginas. Cuando estés satisfecho con los

resultados, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y aplicar el fondo.

En lugar de usar un fondo gráfico de imagen, agrega texto como marca de agua

siguiendo estos pasos:

1. Elige Document > Watermark > Add (Documento > Marca de agua > Agregar) para abrir

su diálogo.

2. Haz clic en el botón de opción Texto (Texto) en el área Source (Origen) del diálogo.

3. Escribe el texto a usar por la marca de agua en el campo de texto.

4. Elige características de fuente y color y ajusta la ubicación del texto como lo requieras.

5. Cuando el texto esté correcto, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y aplicar la

marca de agua.

• Keep the watermark’s

appearance constant

regardless of the page

size” (“Mantener constan-

tes la posición y el tamaño

del texto de la marca de

agua al imprimir en pági-

nas de distintos tama-

ños”); ubicar la marca

de agua en lugares con-

sistentes ahorra tiempo

cuando se procesa un

documento para impre-

sión si tus páginas son de

diferentes tamaños; esta

opción no se aplica a los

fondos.

Planificar de antemano un proyecto

Es importante planificar con anticipación. Antes de empezar, crea el contenido del fondo o

marca de agua y guárdalo como un archivo PDF si te propones usar una imagen; si estás

usando texto, puedes crearlo directo en el diálogo. Saber que puedes agregar contenido distin-

tivo en Acrobat ahorra tiempo al encontrar y organizar el material de origen, aplicar un fondo o

marca de agua y luego crear la versión PDF.

Protección de imagen

¿Necesitas distribuir una can-

tidad de imágenes? ¿Y pier-

des un montón de tiempo

agregando marcas de agua

a las imágenes? Ahórrate un

tiempo considerable com-

binando el contenido en un

documento PDF y agregando

una marca de agua en Acro-

bat. Agrega texto o usa tu

imagen de marca de agua y

ajusta la transparencia.

141

Supongamos que tu flujo de trabajo habitual conlleva repetir las mismas tareas, documento

tras documento. ¿No sería bueno hacerle clic a un par de botones y hacer que Acrobat tra-

baje para ti? Bien, puedes quitar el tedio usando la característica de secuencia por lotes

de Acrobat 9. Acrobat incluye ocho procesos por lote predeterminados y puedes escribir

fácilmente tu propia secuencia personalizada.

Trabajar con secuencias por lotes o guiones de programación no es algo que muchos

usuarios de Acrobat hacen día a día. Para hacer más simples las secuencias por lotes, Acro-

bat 9 trae la idea de completar tareas por lotes en el frente. En algunas áreas del programa

cuando es probable que hagas la misma tarea una y otra vez, como exportar archivos,

agregar fondos o marcas de agua o reconocer texto usando OCR, verás un nuevo comando

que incluye las palabras multiple files (varios archivos). Haz clic para abrir un diálogo y selec-

cionar archivos para procesar y tu minilote se aplica.

Para esas veces que quieres que el programa haga un número de tareas en secuencia,

construye una secuencia por lotes personalizada. En este ejemplo, verás cómo construir un

proceso por lotes que borra comentarios, agrega marcas de agua y luego guarda el archivo

con otro nombre.

Sigue estos pasos:

1. Elige Advanced > Document Processing > Batch Processing (Avanzadas > Proceso de

documentos > Proceso por lotes). Haz clic en New Sequence (Nueva secuencia) en el

diálogo Batch Sequences (Secuencias por lotes).

2. Un pequeño diálogo se abre, permitiéndote nombrar la secuencia. Escribe un nombre y

luego OK (Aceptar) —asegúrate de que sea un nombre con significado para la secuen-

cia. El diálogo Edit Batch Sequence [name] (Editar secuencias por lotes [nombre])se

abre.

3. Haz clic en Select Commands (Seleccionar comandos). En el diálogo Edit Sequence (Edi-

tar secuencia) (figura 55a) selecciona una categoría de acción, como Document (Docu-

mento) o Page (Página) en la columna a la izquierda. Selecciona una acción y luego haz

clic en Add (Agregar) para mover la acción a la lista de la derecha.

4. Agrega otras acciones para tu secuencia. Puedes reordenarlas haciendo clic en los boto-

nes Move Up (Subir) y Move Down (Bajar); haz clic en Remove (Eliminar) para borrar una

acción si cambias de opinión.

Hazlo a tu forma

Las acciones que muestra un

ícono de cuadro en su

diálogo Edit Sequence (Editar

secuencia) ofrecen ajustes de

configuración. Si quieres apli-

car una acción configurable

como usar marcas de agua

con la misma apariencia todas

las veces, haz doble clic en

el nombre del comando—el

diálogo para abrir el diálogo

adecuado— en este caso Add

Watermark (Agregar marca de

agua). Configura los ajustes y

haz clic en OK (Aceptar) para

cerrar el diálogo. Cuando la

secuencia se ejecute, Acro-

bat no parará cuando alcance

el comando Add Watermark

(Agregar marca de agua),

pero aplicará lo que hayas

configurado.

Si quieres realizar cambios

cada vez que la secuencia se

ejecute, haz clic en el ícono

de cuadro a la izquierda del

comando para conmutar al

Interactive Mode (Modo inte-

ractivo) . Cuando el guión

de programación por lotes

se ejecute, Acrobat se deten-

drá al alcanzar el comando

interactivo y abrirá el diá-

logo correspondiente para

que puedas elegir paráme-

tros. Cuando esté terminado

haz clic en OK (Aceptar) y la

secuencia por lotes continúa.

Tareas por lotes para ahorrar tiempo

#55


#55: Tareas por lotes para ahorrar tiempo

142


Planea con anticipación

Para entrar en la perspectiva

de la secuencia por lotes, aquí

hay algunas cosas a consi-

derar:

• Planea de antemano.

Cuando empieces un

proyecto, considera qué

tareas repetitivas deberías

manejar en una secuencia

por lotes.

• Pon los archivos que pla-

neas trabajar en lotes en

una carpeta separada.

Es más fácil darle segui-

miento a dónde estás en

tu flujo de trabajo. Puedes

incluir archivos que no

sean PDF en tu secuencia

por lotes.

• Configura y altera un ejem-

plo de muestra. Cuando

estés satisfecho con la

apariencia, estás listo para

construir y usar una secuen-

cia por lotes en el resto.

• Escribe y prueba tu

secuencia por lotes en

cualquier momento. No

necesitas estar trabajando

en los archivos de un

proyecto para escribir la

secuencia.

• Considera escribir un grupo

de secuencias por lotes.

• Presta atención a cómo

te gusta trabajar. Cuando

construyes una secuencia

por lotes, puedes admitir

los mensajes que te per-

miten chequear docu-

mentos.

Figura 55a Elige desde una larga lista de acciones para incluir en la secuencia por lotes.

5. Configura los parámetros o asigna un modo interactivo a las acciones que quieres

controlar manualmente. En el ejemplo mostrado en la figura 55a, la acción para borrar

comentarios no tiene ícono a la izquierda del nombre del comando: los comentarios

se borran o no. La acción Add Watermark (Agregar marca de agua) tiene un ícono a su

izquierda, queriendo decir que puede ser interactiva, pero no hay un comando interac-

tivo en el ejemplo. Lee más en la columna “Hazlo a tu manera”.

6. Cuando hayas terminado de agregar comandos, haz clic en OK (Aceptar) para regresar

al diálogo Edit Batch Sequence [name] (Editar secuencia por lotes [nombre]). Los coman-

dos se enlistan en el diálogo (figura 55b).

Figura 55b Define los ajustes para ejecutar tu secuencia por lotes

personalizada en el diálogo.

143

Todo en su lugar

Si estás construyendo una

secuencia para un proyecto

específico y tienes guardados

los archivos en una carpeta,

elige esa opción. Si tienes los

archivos en varias carpetas,

elige Selected Files (Archivos

seleccionados). La opción

que elijas determina las otras

selecciones que están dispo-

nibles. Por ejemplo, si eliges

Files Open in Acrobat (Archi-

vos abiertos en Acrobat), el

resto del diálogo se inhibe.

7. Elige una opción desde el menú desplegable “Run commands” (“Ejecutar comandos”)

basándote en los requerimientos de tu proyecto (ver columna “Todo en su lugar”).

8. Elige una opción desde el menú desplegable “Select output location” (“Seleccionar ubi-

cación de salida”) de acuerdo con las necesidades de tu proyecto. Si piensas que podrías

usar la secuencia repetidamente, elige Ask When Sequence is Run (Preguntar al ejecutar

la secuencia). Si los archivos están pensados para la misma carpeta de salida, elige Spe-

cific Folder (Carpeta específica) y selecciónala.

9. Haz clic en Output Options para que puedas configurar más los archivos procesados en

el diálogo (figura 55c).

10. Selecciona opciones personalizadas para tu proyecto. Por ejemplo, puedes hacer lo

siguiente:

• Agregar caracteres a los nombres de archivo originales y especificar si quieres o no

sobreescribir los nombres originales.

• Elige un formato de salida desde el menú, como páginas Web, documentos de Word,

texto, etcétera.

• Selecciona Fast Web View (Vista rápida de Web) para minimizar el tamaño del

archivo.

• Ejecuta opciones de PDF Optimizer (Optimizador de PDF) (lee sobre PDF Optimizer

(Optimizador PDF) en el #33, “Optimizar un documento PDF”).

• Exporta los archivos procesados en uno de los formatos de exportación de Acro-

bat (aprende más sobre exportar en el #34, “Exportar documentos PDF a otros for-

matos”).

Figura 55c Especifica un nombre de archivo y

opciones de formato para la secuencia por lotes.

Opciones de archivo

En el diálogo Edit Sequence

(Editar secuencia) si eliges

una carpeta específica sobre

la que ejecutar los comandos,

aparece un botón Source File

Options (Opciones de archivo

de origen).

Haz clic en el botón para

abrir una lista de formatos

de archivo: cualquier tipo de

archivo que se convierta a

PDF puede incluirse.

#55: Tareas por lotes para ahorrar tiempo

144


11. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Output Options (Opciones de salida)

y haz clic en OK (Aceptar) nuevamente para cerrar el diálogo Edit Batch Sequence

[name] (Editar secuencia por lotes [nombre]), regresándote al diálogo original Batch

Sequences (Secuencias por lotes). Tu nueva secuencia se incluye en la lista del diá-

logo.

12. Si estás listo para usar el proceso (ya sea una secuencia personalizada o una de las

predeterminadas), haz clic en Run Sequence (Ejecutar secuencia). Puedes también

renombrarla, editarla y borrarla haciendo clic en los botones adecuados.

Cuando el proceso se aplica, puedes ver diálogos, dependiendo de los comandos que

agregaste a tu secuencia y si especificaste o no el modo interactivo.

El 1-2-3 de secuencias por

lotes

¿Qué usar, por qué preocu-

parse y dónde poner las

cosas? Para simplificar y hacer

fáciles de responder estas pre-

guntas, simplemente decide

estos cuatro factores y estarás

en forma para las secuencias

por lotes exitosas:

1. Decide cuáles comandos

quieres ejecutar.

2. Decide las característicasDecide las características

de los archivos que inten-

tas procesar: ¿están los

archivos usualmente en

una carpeta en particular

o dispersos por toda la

computadora?

3. ¿Quieres almacenar los¿Quieres almacenar los

archivos terminados en

una ubicación regular o

es más probable que los

necesites guardados en

todas partes del disco

duro?

4. ¿Qué formato de archivo¿Qué formato de archivo

necesitas para los docu-

mentos terminados?

C A P Í T U L O O C H O

Retocar y modificar un

documento PDF

Son las 16:50. Tu cliente quiere el borrador de una propuesta al final del día de trabajo. Tie-

nes diez minutos y el jefe decide que una imagen debería ser reemplazada aquí y un título

cambiado allá. Si tus ajustes de seguridad permiten cambios, usa esos diez minutos crucia-

les para hacer esas modificaciones y salvar el día. ¿Por qué? Porque trabajas en Acrobat.

Acrobat ofrece varias herramientas de retoque que puedes usar para correcciones sim-

ples. Puedes ajustar texto, imágenes y objetos directamente en Acrobat. Si tienes un docu-

mento escaneado como imagen, Acrobat puede convertirlo a texto editable. Usa las herra-

mientas Redaction (Censura) para bloquear contenido sensible, incluyendo metadatos.

146

C A P Í T U L O O C H O Retocar y modificar un documento PDF

Supongamos que quieres combinar un par de páginas de un documento, una tabla de

otro y un bloque de texto de otro. Podrías ir a los documentos y programas de origen y

reconstruir el contenido, importar diferentes formatos de un documento a otro y exportar

un archivo PDF. O podrías intentar combinar el contenido en Acrobat, que con frecuencia

es el enfoque más eficiente.

Usa la herramienta Select (Seleccionar), ubica la barra de herramientas Select & Zoom

(Seleccionar y Ampliar/Reducir), para seleccionar texto, imágenes y tablas, y realiza accio-

nes específicas de objeto disponibles desde el menú desplegable de opciones de las herra-

mientas. Select (Seleccionar) es una herramienta inteligente que se comporta diferente

dependiendo de lo que estés seleccionando en el documento.

NotaNo confundas la herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramientas Select &

Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir) con la herramienta Select Object (Seleccionar objeto)

ubicada en la barra de herramientas Advanced Editing (Edición avanzada). La herramienta

Select Object (Seleccionar objeto) selecciona elementos como vínculos y campos de formu-

lario.

Aquí están tus opciones:

• Haz clic en la herramienta Select (Seleccionar) en la barra Select & Zoom (Seleccio-

nar y Ampliar/Reducir) y luego haz clic y arrastra sobre el texto que quieres seleccionar;

el texto se resalta en el documento (figura 56).

Figura 56 Selecciona texto en el documento con la herramienta Select (Seleccionar)

y elige comandos específicos del contenido.

Seleccionar y editar texto en un PDF

#56

147

• Presiona el puntero sobre el texto seleccionado por un par de segundos hasta que el

ícono de texto seleccionado se despliegue . Haz clic con el botón derecho (Control-

clic) para desplegar las opciones enlistadas del menú que puedes elegir dependiendo

del contenido seleccionado, también mostrado en la figura 56.

• Como con otras herramientas de selección, si pasas el puntero sobre la tabla, se des-

pliega el ícono Select Text (Texto seleccionado). Haz clic con el botón derecho (Con-

trol–clic) para abrir el menú de atajo. Las opciones específicas de tabla, mostradas en la

figura 56, incluyen lo siguiente:

• Copy As Table (Copiar como tabla). Como su nombre lo indica, esta opción te per-

mite copiar la tabla al portapapeles. Abre el documento en el que quieres pegar la

tabla y elige Edit > Paste (Edición > Pegar).

• Save As Table (Guardar como tabla). Nombra la tabla en el diálogo Save As (Guardar

como) que aparece cuando esta opción está seleccionada y elige un formato.

• Open Table in Spreadsheet (Abrir tabla en hoja de cálculo). Cuando está selec-

cionada, tu aplicación de hoja de cálculo, como Excel, se abre y despliega la tabla

importada en una nueva hoja de cálculo.

Tanto en Word como en Excel, las tablas tomadas del documento PDF son editables y

están listas para usarse.

Etiquétalo

Si tu documento está eti-

quetado y simplemente

quieres copiar y pegar una

tabla, no pierdas tiempo selec-

cionando herramientas, texto

o comandos. En lugar de eso,

abre el panel Tags (Etiquetas)

y haz clic en la etiqueta de

la tabla. Elige Options >

Copy Contents to Clipboard

(Opciones > Copiar contenido

en el Portapapeles). Luego

abre el documento en el que

quieres usar la tabla y pégala.

La tabla se pega e incluye su

información así como for-

mateo del tipo de bordes,

fuentes, etcétera. Qué bonito.

Agregar más y más

Cuanto más haces clic, más

seleccionas:

• Haz doble clic en una pala-

bra para seleccionarla.

• Da triple clic para seleccio-

nar una línea de texto.

• Haz cuádruple clic para

seleccionar todo el texto

en una página.

• Presiona Shift y la tecla

izquierda o derecha para

agregar texto una letra

por vez.

• Presiona Shift+Ctrl

(Shift+Comando) y la

tecla de flecha a la dere-

cha para agregar una

palabra a la vez.

#56: Seleccionar y editar texto en un PDF

148


Para retocar una palabra o línea de texto, simplemente usa la herramienta TouchUp Text

(Retocar texto) en Acrobat. Aquí está cómo:

1. Haz clic con el botón derecho (Control+clic) en el blanco de la barra de herramientas y

elige Advanced Editing (Edición avanzada) para abrir su barra de herramientas.

2. Selecciona la herramienta TouchUp Text (Retocar texto) desde la barra de herra-

mientas Advanced Editing (Edición avanzada) y haz clic en la herramienta dentro del

texto que quieres editar. El párrafo se rodea de un cuadro delimitador.

3. Arrastra el puntero en forma de I para seleccionar todo o parte del párrafo o ubicar

el cursor dentro del texto que quieres editar (figura 57a).

Figura 57a Usa la herramienta TouchUp Text (Retocar texto) para realizar cambios

simples al contenido de una página o agregar texto nuevo.

4. Escribe el texto de reemplazo o agrega texto nuevo en la posición del cursor. Haz clic

fuera del área resaltada para deseleccionar el texto.

Puedes modificar propiedades del texto nuevo así como texto ya en el documento,

incluyendo lo siguiente:

• Fuente y tamaño de fuente

• Opciones de línea y relleno

• Incrustación o subconjunto de fuentes

• Espaciado entre palabras y caracteres

• Ajustes de la línea base

Consejos para alteraciones tranquilas de texto

Ten estas ideas en mente

cuando retocas texto:

• Si necesitas seleccionar

un párrafo completo, usa

las teclas de atajo Ctrl+A

(Comando+A).

• Para agregar texto nuevo,

con la herramienta

TouchUp Text (Retocar

texto) activa, haz Ctrl+clic

(Option+clic) dentro del

documento en donde

quieres agregar el texto.

El diálogo New Text Font

(Fuente del texto nuevo)

se abre con las opciones

predeterminadas: texto

Arial y modo de escritura

horizontal. Selecciona la

fuente y modo de escri-

tura (horizontal o vertical)

y haz clic en OK (Acep-

tar). El texto predetermi-

nado “New Text” (“Nuevo

texto”) se despliega en

la página. Selecciónalo

y luego escribe el texto

nuevo. Haz clic fuera de la

nueva línea de texto para

terminar el proceso.

• Sólo fuentes con un modo

de escritura vertical se

escribirán verticalmente.

Un mensaje de error signi-

fica que has seleccionado

sólo una fuente horizontal.


página)

Editar texto y modificar atributos

#57

149

• Si el texto no se está

comportando como tal,

puede no serlo. El texto

escaneado que no ha sido

capturado se comporta

como una imagen: ver el

#61, “Extraer texto activo

desde una imagen”.

• Si agregas texto y no

pasa a la siguiente línea,

elige Edit > Preferences >

TouchUp (Edición o Acro-

bat > Preferencias > Reto-

car) y selecciona la casilla

de verificación Enable Text

Word Wrapping (Activar

ajuste de texto).

1. Con la herramienta TouchUp (Retocar texto), primero haz clic en la fila de texto o selec-

ciona las palabras o caracteres que quieres editar.

2. Haz clic en el botón derecho (Control–clic) en el texto para abrir el menú de atajo y

elegir propiedades. El diálogo TouchUp Text Properties (Propiedades de retocar texto)

se abre (figura 57b).

Figura 57b Ajusta las características de texto en

un documento modificando sus propiedades.

3. Elige una fuente desde el menú desplegable Font (Fuente). Ajusta otros atributos de

texto como lo desees y lo que permitan los atributos de fuente, mostrados en la figura.

Al realizar ajustes, los cambios se previsualizan automáticamente en el texto seleccio-

nado. Haz clic en Close (Cerrar) para aplicar los ajustes.

¡Dame un “break”!

Además de agregar texto,

puedes agregar line breaks

(cortes de línea). Haz clic en

la ubicación del bloque de

texto en donde quieres cortar

y luego haz clic en el botón

derecho (Control–clic) para

abrir el menú de atajo. Luego

presiona Enter (Retorno) para

ajustar el texto a la siguiente

línea. Puedes usar el mismo

método para insertar otros

elementos, incluyendo guio-

nes blandos, espacios que no

se rompen y guiones eme.

#57: Editar texto y modificar atributos

150


Copia eso

Cuanto mejor entiendas algu-

nas de las complejidades de la

selección de texto, más rápido

podrás terminar tu trabajo.

Aquí hay algunas sugerencias:

• Elige Edit > Preferences >

General o Acrobat > Prefe-

rences > General (Edición

o Acrobat > Preferencias

> General) y haz clic en

“Make Hand tool select text

and images” (“Hacer que la

herramienta Mano selec-

cione texto e imágenes”).

De esta manera, cuando

presiones el puntero sobre

el texto en un documento,

automáticamente funcio-

nará como la herramienta

Select (Seleccionar).

• Si estás copiando y

pegando texto e intentas

enviarlo a otros, ten en

cuenta de que a menos

que la computadora del

destinatario tenga la

misma fuente, no podrá ser

preservada. Acrobat reem-

plaza esa fuente con la

coincidencia más cercana.

• Cuando un documento

está etiquetado, puedes

usar la opción Copy with

Formatting (Copiar con for-

mato). Esta opción es espe-

cialmente útil si tu docu-

mento contiene columnas.

• Si no puedes copiar texto,

revisa para ver si el docu-

mento tiene ajustes de

seguridad. El autor puede

haber restringido la copia.

¡Ten cuidado con los farsantes!

Algunas veces los resultados del retoque no son lo que esperas —a menudo relacionados con

las fuentes utilizadas en el programa de origen. Por ejemplo, muchos documentos de Word

parecen usar texto en negrita o itálicas. En realidad, es probablemente sólo una apariencia de

texto en negrita o itálicas. A menos que estés usando una fuente con nombre, como Arial Bold

o Arial Italic, cuando intentes retocar el texto en Acrobat no tendrás una coincidencia exacta

para la fuente de reemplazo, ya que Acrobat no simula una apariencia negrita o itálica.

151

La herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) en la barra de herramientas Advan-

ced Editing (Edición avanzada) es útil para organizar el contenido de una página importada

como parte del documento, como texto, imágenes y objetos multimedia. Por ejemplo, si

has agregado texto adicional a una página y necesitas arrastrar la ubicación de un fondo

de color, usa la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) para seleccionar el objeto de

fondo y arrástralo a una nueva ubicación (figura 58).

Figura 58 Usa la herramienta TouchUp Object

(Retocar objeto) para mover contenido en una

página.

• Puedes cortar, copiar y pegar objetos.

• Aunque no puedes seleccionar un objeto en una página y arrastrarlo a otra, puedes

cortar un objeto de una página y pegarlo en la otra.

• Puedes seleccionar más de un tipo de objeto a la vez.

• Si haces clic y arrastras la herramienta sobre objetos en la página, seleccionarás los

objetos dentro del marco. Haz Ctrl+clic (Option + clic) en un objeto para agregarlo a

la selección.

• Si haces clic para seleccionar un objeto, puedes entonces hacer clic en el botón derecho

(Control+clic) para desplegar el menú de atajo. Desde aquí, elige Select All (Seleccionar

todo) y todos los objetos en la página se seleccionan.

¿Qué más hace?

Además de las opciones de cortar, copiar, pegar y mover, puedes usar la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) para hacer otros tipos de ediciones en tu documento. Selecciona uno o unos obje-tos y desde el menú de atajo escoge algo de lo siguiente:

• Haz clic en Delete Clip (Eli-minar recorte) para borrar cualquier objeto que esté recortando al objeto selec-cionado.

• Haz clic en Create Artifact (Crear artefacto) para eli-minar el objeto del orden de lectura para que no sea identificado por la caracte-rística Read Out Loud (Leer en voz alta) o un programa lector de pantalla (lee sobre lectores de pantalla y otras características de accesibilidad en el capítulo 6, “Cumplir con estándares PDF y Accesibilidad”).

• Haz clic en Edit Image (Edi-tar imagen) para editar un mapa de bits o Edit Object para editar un objeto vec-torial. Los comandos cam-bian de acuerdo con el tipo de objeto; especifica el programa a usar en la edición en el diálogo Pre-ferences (Preferencias).

• Haz clic con el botón dere-cho (Control+clic) en un objeto con la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) y elige Properties (Propiedades). En el diálogo TouchUp Object Properties

(Propiedades de retocar

objeto) puedes editar el con-

tenido del objeto, etiqueta,

color e información de texto.

Retoques de objeto#58

#58: Retoques de objeto

152


Fuera del camino, por favor

Si estás intentando selec-

cionar una imagen en un

documento que tiene texto

superpuesto, podrías estar a

punto de tener algunas frus-

traciones serias, a menos que

cambies una de las preferen-

cias. Elige Edit > Preferences

> General o Acrobat > Pre-

ferences > General (Edición

o Acrobat > Preferencias >

General) y selecciona la casilla

de verificación “Make Select

tool select images before text”

(“Hacer que la herramienta

Seleccionar seleccione las

imágenes antes que el texto”)

desde el menú Basic Tools

(Herramientas básicas).

Por defecto, las preferencias

generales incluyen una con-

figuración para seleccionar

texto antes que las imágenes.

Reutilizar y reciclar

Una vez que tienes una imagen o segmento de imagen copiado, puedes reutilizarlo. Puedes

también guardar la imagen como archivo. Selecciona la imagen en el documento y luego haz

clic en el botón derecho (Control+clic) para abrir el menú de atajo. Elige Save Image As (Guar-

dar imagen como), nombra la imagen y especifica la ubicación.

Toma un atajo

Para aquellos que prefieren trabajar con el ratón y teclas de atajo, haz clic en el primer objeto

con la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) y luego presiona Ctrl+A (Comando+A)

para seleccionar los objetos de la página o el documento.

153

Puedes manejar imágenes en un documento en tres formas: reutilizándolas, “sacando” par-

tes de ellas o insertando otras imágenes.

A menos que un documento esté protegido contra uso de imagen, puedes reutilizar

imágenes individuales en el documento.

1. Haz clic en la herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramientas Select &

Zoom (Seleccionar y Ampliar/Reducir). La herramienta Select (Seleccionar) automáti-

camente cambia a una flecha cuando el puntero hace clic sobre una imagen; la imagen

seleccionada se indica con un resaltado.

• Si quieres sólo una porción de la imagen copiada, arrastra un marco sobre la imagen

con la herramienta Select (Seleccionar).

2. Espera un segundo o dos y el ícono Select Image (Seleccionar imagen) se despliega

sobre la imagen seleccionada (figura 59a).

Figura 59a Una imagen seleccionada muestra un ícono diferente

cuando el puntero pasa por encima del objeto.

3. Haz clic en el botón derecho (Control+clic) para abrir el menú de atajo. Puedes elegir

uno o dos comandos de imagen: copiar la imagen para reusarla en otra aplicación o

documento o elegir Save Image As (Guardar imagen como) para guardar una copia de

la imagen como un archivo diferenciado.

NotaSi prefieres, puedes usar la imagen seleccionada como un elemento de navegación creando

un marcador con la imagen o usándola como imagen para un vínculo. (Lee sobre marcado-

res y vínculos en el capítulo 15, “Controlar la acción e interacción”.)

4. Haz clic fuera de la imagen seleccionada o haz clic en otra herramienta para deseleccio-

nar la imagen.

Reutilizar imágenes#59

#59: Reutilizar imágenes

154


Si quieres reutilizar algún contenido de la página que contenga tanto texto como grá-

ficos, no te tomes la molestia de copiar y pegar cada elemento. En lugar de eso, usa la

elegante herramienta Snapshot (Instantánea).

1. Agrega la herramienta a la barra de herramientas Select & Zoom (Seleccionar y

Ampliar/Reducir) haciendo clic en el botón derecho (Control+clic) en el blanco de la

barra, elige More Tools (Más herramientas) y luego selecciona la herramienta Snapshot

(Instantánea) desde el diálogo More Tools (Más herramientas). O, si estás sacando una

instantánea como una actividad de una sola vez, elige Tools > Select & Zoom > Snapshot

Tool (Herramientas > Seleccionar y Ampliar/Reducir > Herramienta Instantánea) .

2. Selecciona el contenido de la página:

• Haz clic en cualquier parte del documento para capturar el contenido visible en el

panel Document (Documento).

• Arrastra un marco alrededor de la porción de la página o alrededor de una parte de

una imagen en la página (figura 59b).

Figura 59b Especifica una porción del contenido de la página

(izquierda) para capturar como imagen de portapapeles (derecha).

3. Verás un destello en donde los colores de la imagen son invertidos dentro del marco y

el contenido es capturado. El área seleccionada es resaltada hasta que deselecciones la

herramienta o selecciones otra. Un diálogo de información aparece, diciéndote que el

contenido ha sido copiado al portapapeles. Haz clic en OK (Aceptar).

4. Pega el contenido del portapapeles en donde necesites o úsalo para crear un nuevo

documento PDF; refiérete al #22, “Crear un PDF desde un archivo digitalizado en Acro-

bat”, para ver cómo se hace.

Información sobrecargada

Muchos comandos muestran

diálogos de información: algo

que realmente no necesitas

ver más de una vez. Afortuna-

damente, los diálogos inclu-

yen una casilla de verificación

a la que puedes hacerle clic

para esconder el mensaje.

Adelante. Hazle clic.

Arrastrar la instantánea

No tienes que desordenarte al

copiar y pegar cuando estás

moviendo las imágenes. Abre

el documento receptor junto

con el documento con la

imagen y acomoda los docu-

mentos en la pantalla. Luego,

selecciona la imagen en el

documento PDF y arrástrala al

otro documento.

155

Refina imágenes a último minuto y aún llega a la entrega. La edición de viaje redondo te

permite trabajar desde Acrobat, hacer cambios al contenido en otro programa y luego inte-

grar esos cambios automáticamente en el documento PDF. Usas la herramienta TouchUp

Object (Retocar objeto) y un programa de edición designado como Photoshop o Fireworks

para realizar cambios que luego se regresan al documento PDF: edición de viaje redondo en

su mejor desempeño. Incluso puedes seleccionar varias imágenes y cambiarlas a la vez.

Sigue estos pasos para cambiar el contenido de imagen:

1. Selecciona la herramienta TouchUp Object (Retocar objeto) en la barra de herramientas

Advanced Editing (Edición avanzada) y haz clic con el botón derecho (Control+clic) en

la o las imágenes que quieres editar para abrir el menú de atajo.

2. Elige Edit Image (Editar imagen). Tu editor de imagen especificado se abre y despliega

la o las imágenes.

3. Realiza tus cambios. Si tienes capas agregadas, elige Layer > Flatten Image (Capa > Aco-

plar imagen) para acoplar las capas.

4. Elige File > Save (Archivo > Guardar). La imagen se guarda, se cierra y se reemplaza en

Acrobat (figura 60).

Figura 60 Realiza cambios a las imágenes, como la imagen

“anterior” en la parte superior dentro de Acrobat. La imagen

“posterior” en la parte inferior tiene el fondo desvanecido y

un desenfoque radial aplicado.

Los ¡uf! de la edición de imagen

Ten cuidado con algunas

cosas que pueden hacer tu

experiencia en edición mucho

menos que milagrosa:

• La ubicación de una imagen

redimensionada a menudo

necesita modificación en

Acrobat. Usa la herramienta

TouchUp Object (Retocar

objeto) para reorganizar el

contenido si se requiere.

• La transparencia es preser-

vada sólo para máscaras

especificadas como valores

indexados en una imagen

que usa color indexado.

• Cuando cambias los

modos de imagen, como

de RGB a escala de grises,

tu imagen puede no guar-

darse automáticamente;

en lugar de eso Photos-

hop abre un diálogo Save

(Guardar) y guardará la

imagen como Photoshop

PDF independiente de tu

documento PDF original.

• No puede ser leída cada

imagen. Si ves un tablero

de ajedrez en lugar de tu

imagen, no puedes editarla

usando el método de viaje

redondo. Chequea tu confi-

guración de Photoshop.

• Si la imagen se ve un poco

extraña cuando se abre en

Photoshop, revisa la propor-

ción del pixel. Acrobat ins-

truye a Photoshop para que

use corrección de propor-

ción de pixel al previsualizar.

Viaje redondo en edición de una imagen

#60

#60: Viaje redondo en edición de una imagen

156


Elegir un programa de edición

Define los programas que deseas usar para editar imágenes y texto en el diálogo Preferences

(Preferencias). Elige Edit > Preferences o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Preferen-

cias) y elige TouchUp (Retocar) desde el menú Categories (Categorías).

Haz clic en Choose Image Editor (Seleccionar editor de imágenes) o Choose Page/Object Editor

(Seleccionar editor de páginas/objetos) para abrir un diálogo de buscar. Ubica el programa que

quieres usar y selecciónalo. Haz clic en Open (Abrir) para cerrar el diálogo y asignar el programa

a la función. Luego, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y ajustar las preferencias.

Mantener la conexión

La conexión con la imagen existe sólo mientras el objeto está seleccionado en Acrobat. Si estás

trabajando con una imagen en Photoshop y luego deseleccionas el objeto en Acrobat, tienes

que empezar de nuevo.

157

Una página escaneada en versiones anteriores de Acrobat o una creada desde una foto o

dibujo es sólo una imagen de una página y no puedes manipular su contenido extrayendo

imágenes o modificando el texto. Sin embargo, Acrobat puede convertir la imagen del

documento en texto o agregar una capa de texto al documento utilizando reconocimiento

óptico de caracteres (OCR). Asegúrate de evaluar el documento capturado cuando el pro-

ceso OCR esté completo para asegurarte de que Acrobat interpretó el contenido correc-

tamente. Por ejemplo, es fácil confundir un mapa de bits que puede ser la letra l con el

número 1.

Para capturar el contenido de un documento de imagen, haz lo siguiente:

1. Elige Document > OCR Text Recognition > Recognize Text Using OCR (Documento >

Reconocimiento de texto OCR > Reconocer texto usando OCR). El diálogo Recognize

Text (Reconocer texto) se abre. Especifica si quieres capturar la página actual, un docu-

mento completo o páginas definidas en un documento multipágina.

2. Haz clic en el botón Edit (Editar) para abrir el diálogo Recognize Text – Settings (Reco-

nocer texto – Configuración). Elige una de tres opciones en el menú desplegable PDF

Output Style (Estilo de salida PDF):

• Searchable Image (Imagen para búsquedas) comprime el frente y coloca el texto

para búsquedas detrás de la imagen. La compresión afecta la calidad de la imagen.

• Searchable Image (Exact) (Imagen para búsquedas (Exacta)) mantiene el frente de la

página intacto y coloca el texto para búsquedas detrás de la imagen.

• ClearScan reconstruye la página, convirtiendo el contenido en texto, fuentes y grá-

ficos.

• Si seleccionas las opciones OCR Searchable Image (Imagen para búsquedas) o

ClearScan, puedes elegir una de cuatro opciones desde el menú desplegable Down-

sample Images (Disminuir resolución de imágenes): entre 600 y 72 dpi. Disminuir la

resolución reduce el tamaño del archivo, pero también puede dar como resultado

imágenes no utilizables.

Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al diálogo Recognize Text (Reconocer texto).

Redada de sospechosos

Convertir un mapa de bits

de letras y números a letras y

números puede dar como resul-

tado elementos que no pueden

identificarse indudablemente,

conocidas como sospechosos.

Aquí está cómo repararlo.

Selecciona Document >

Recognize Text Using OCR >

Find First OCR Suspect (Docu-

mento > > Reconocer texto

usando OCR > Buscar el pri-

mer OCR sospechoso) para

abrir el diálogo en donde

Acrobat identifica caracteres

sospechosos por confirmar.

Trabaja con los sospechosos

usando varias opciones:

• Selecciona el texto en el

campo Suspect (Sospe-

choso) y escribe las letras

correctas.

• Haz clic en Not Text (No

es texto) cuando el sospe-

choso no es en absoluto

una palabra.

• Haz clic en Find Next (Bus-

car siguiente) para ir al

siguiente sospechoso.

• Haz clic en Accept and Find

(Aceptar y buscar) para con-

firmar la interpretación e ir

al siguiente sospechoso.

• Haz clic en Close (Cerrar)

para terminar el proceso.

Dependiendo de las caracterís-

ticas del texto del documento,

puedes tener que modificar

algunos resultados de conver-

sión, como la tipografía o espa-

cio entre caracteres, usando la

herramienta TouchUp Object

(Retocar objeto).

Extraer texto activo de una imagen

#61


#61: Extraer texto activo de una imagen

158


3. Haz clic en OK (Aceptar) para iniciar el proceso de captura. Sé paciente. Dependiendo

del tamaño y complejidad del documento, el proceso puede llevar un minuto o dos.

Cuando esté completo, el diálogo se cierra y los resultados de la conversión se muestran

en el documento (figura 61a).

Figura 61a Una imagen póster se convierte con todo el contenido visible usando

Exact Image OCR (Imagen exacta OCR) (izquierda); usar ClearScan convierte sólo el

contenido que no se superpone con las partes densas de la imagen póster (derecha).

El punto del OCR es producir texto para búsquedas en tu documento. OCR no es a

prueba de tontos y vas a tener algunos errores, incluso aunque Acrobat no los reconozca

como tal. (Ver la columna lateral “Redada de sospechosos” para aprender a manejar con-

tenido sospechoso.) El ejemplo mostrado en la figura 61b es un caso. En la parte supe-

rior de la figura, el título de #60 fue restablecido usando una fuente compleja. Luego, el

primer párrafo de #60 fue capturado como una imagen de captura de pantalla y el texto

¿Tienes que convertir una

página?

La respuesta es: depende.

¿Por qué estás escaneando la

página en Acrobat, en primer

lugar? ¿Necesitas una imagen

de un documento para alma-

cenarla o para usarla como

parte del paquete de infor-

mación de servicio al cliente?

Para cualquiera de estos pro-

pósitos, probablemente no

tienes que convertir el conte-

nido. Aquí hay algunas razo-

nes para necesitar convertir el

contenido de una imagen PDF

a texto e imágenes:

• Necesitas poder buscar en

el texto, así como dentro

de un conjunto de docu-

mentos.

• Quieres hacer disponible

el contenido a personas

que usan un lector de

pantalla u otro dispositivo

de asistencia.

• Quieres reproponer el

contenido para una salida

diferente, como una

página Web o un docu-

mento de texto.

• Quieres reusar o cambiar

el contenido moviendo

párrafos, haciendo correc-

ciones o extrayendo

tablas.

159

reconocido usando OCR en Acrobat. En la parte inferior de la figura, nota cuántos errores

hay en el texto capturado.

Figura 61b Acrobat intenta interpretar tanto como sea posible el contenido de la

página como texto, pero no reconocerá texto sobre un fondo de color oscuro.

NotaSi te estás preguntando de dónde vino el texto capturado, es simple: todo lo que hice fue

seleccionar y copiar el párrafo en el archivo PDF y luego pegarlo dentro de un documento

de Word. Los resaltados fueron agregados en Word para ilustrar.

Escanear y convertir

Si estás escaneando un docu-

mento en Acrobat 9, crear

texto para búsquedas es una

parte predeterminada del

proceso de digitalización. Ver

el #21, “Crear un PDF desde

páginas Web en Acrobat”, para

más detalles.

#61: Extraer texto activo de una imagen

160


Tener tu estilo

Personaliza la apariencia de las marcas de censura usando colo-res, texto o código. Haz clic en Redaction Properties (Propieda-des de censura) en la barra de herramientas Redaction (Censura). Los ajustes predeter-minados en el diálogo especifi-can un relleno sólido negro para las marcas de redacción.

Selecciona opciones para el texto incluyendo un Redacted Area Fill Color (Color de relleno de la zona censurada) si te gus-taría que las áreas estén relle-nas de otro color diferente del negro. Selecciona Use Overlay Text (Usar texto superpuesto) para activar las opciones de texto. Elige la fuente y tamaño (o usa tamaño automático) y elige el color de la fuente, ubica-ción del texto, texto personali-zado o código de censura.

Si tu trabajo requiere regulacio-nes o legislaciones de gobierno, puedes especificar un código identificando la razón para la censura en lugar de usar texto sobre un bloque sólido de color. En el diálogo Redaction Tool Pro-perties (Propiedades de la herra-mienta Censura), haz clic en Redaction Code (Código de cen-sura) para activar las opciones de código. Selecciona un Code Set (Conjuntos de código) y un Code Entry (Entradas de código).

Para agregar, modificar, exportar e importar código, haz clic en Edit Codes (Editar códigos). Haz clic en OK (Aceptar) y regresa a Redac-tion Tool Properties (Propieda-des de la herramienta Censura) y luego haz clic en OK (Aceptar) para regresar al documento. La próxima vez que uses la herra-mienta Apply Redaction (Aplicar censura), el código personalizado se insertará en la página.

Las herramientas Commenting & Markup (Comentario y Marca), como las herramientas

Rectangle (Rectángulo) o Highlighting (Resaltar), pueden aparecer para cubrir imágenes o

texto. En una página PDF impresa el contenido de abajo está oculto, lo que no es así en el

caso de un archivo digital –el contenido de abajo es simplemente cubierto (figura 62a).

Figura 62a Cubrir el texto con un rectángulo negro está bien para la impresión. En

un documento, todo lo que tienes que hacer es mover el cuadro fuera del lugar.

Eliminar contenido en forma permanente y reemplazarlo con un contenedor de algún

tipo, como una caja coloreada, texto predeterminado o código, o espacio en blanco se

llama redaction (censura). Acrobat 8 introdujo un conjunto de herramientas de censura que

están mejoradas en Acrobat 9 Pro.

Para usar la censura, tu archivo PDF debe hacer lo siguiente:

• Contener texto para búsquedas, descrito en la técnica #61.

• No estar encriptado. Lee sobre encriptación en el capítulo 16, “Hacer que tus documen-

tos sean seguros”.

1. Haz clic con el botón derecho (Control+clic) en un blanco de la barra de herramientas

y elige Redaction (Censura) desde el menú de atajo para abrir la barra de herramien-

tas.

2. Haz clic en la herramienta Mark for Redaction (Marcar para censura) . Un diálogo

de información se abre explicando que puedes usar la herramienta para especificar

contenido para eliminar y luego usar la herramienta Apply Redaction (Aplicar censuras)

con el fin de completar la tarea. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo.

3. Mueve el puntero sobre la página y arrastra para seleccionar el contenido para censurar.

Puedes seleccionar palabras simples o múltiples, párrafos enteros o imágenes. Cada

elemento seleccionado despliega un cuadro delimitador (figura 62b).

Censurar contenido#62

161

Preservar tus archivos es

preservar tu salud

En muchos flujos de trabajo

es importante tener versio-

nes completas y censuradas

de un documento. Una vez

que el archivo censurado se

guarda, el contenido original

no puede restaurarse. Si apli-

cas censura y cambias de idea,

elige File > Revert (Archivo >

Recuperar) para regresar al

estado del archivo anterior a

la censura.

Figura 62b Selecciona y previsualiza contenido para censurar en

la página.

4. Mueve el puntero sobre un objeto seleccionado en la página para ver cómo lucirá des-

pués de la censura, como en el párrafo inferior en la figura 62b.

5. Cuando hayas terminado tus selecciones, haz clic en Apply Redactions (Aplicar censu-

ras) . Un diálogo de confirmación se abre; haz clic en OK (Aceptar) para aplicar las

censuras al archivo.

NotaUn segundo diálogo de información se abre preguntándote si te gustaría examinar el docu-

mento por otro contenido que pueda ser eliminado. Haz clic en Yes (Sí) para proceder con

el examen del documento como se describió en el #31, “Encontrar información sobre tu

documento”. Si necesitas revisar los archivos censurados por otro contenido regularmente,

selecciona “Always perform the selected action” (“Realizar siempre la acción seleccionada”)

para ahorrar un clic de ratón en el futuro.

Imagina que tienes que ubicar muchos elementos similares en un documento muy

largo ¡qué tedioso! —Acrobat 9 ofrece una nueva herramienta Search (Buscar) que te per-

mite localizar palabras, frases o patrones. Lee sobre buscar contenido usando frases en la

columna lateral “La frase correcta es...”

Haz clic en la herramienta Search and Redact (Buscar y censurar) en la barra de

herramientas Redaction (Censura) para abrir la ventana Search (Buscar) y sigue estos pasos

para buscar un patrón:

1. Especifica las ubicaciones de búsqueda desde las opciones “Where would you like to

search?” “¿Dónde desea realizar la búsqueda?”.

2. Haz clic en Patterns (Patrones) para activar un campo y elige una opción desde el menú

desplegable, como Dates (Fecha).

#62: Censurar contenido

162


• Puedes buscar por números de teléfono, dirección de correo electrónico, direccion Web,

números de seguridad social, números de empleado, números de tarjeta de crédito y

fechas. Verás ejemplos de cada patrón en la ventana Search (Buscar) cuando hagas la

selección (figura 62c).

Figura 62c Busca en un documento patrones, como

fechas. En los Search Returns (Resultados de búsqueda)

(mostrados a la derecha), selecciona los resultados que

quieras censurar.

3. Haz clic en Search and Redact (Buscar y censurar) para empezar. El documento se pro-

cesa y los resultados de búsqueda se despliegan como se muestra a la derecha de la

figura 62c.

4. Haz clic en los resultados de búsqueda que quieras censurar; haz clic en Check All (Mar-

car todos) para seleccionar el conjunto completo de resultados.

5. Haz clic en Mark Checked Results for Redaction (Señalar resultados marcados para cen-

sura) para completar el proceso.

La frase correcta es...

Otra forma de buscar con-

tenido para censurar es usar

frases. Haz clic en la herra-

mienta Search and Redact

(Buscar y censurar) en la

barra de herramienta Redac-

tion (Censura) para abrir la

ventana Search (Buscar). Elige

la ubicación de búsqueda, y

selecciona “Multiple words

or phrases” (“Varias palabras

o una frase”) para activar el

botón Select Words (Seleccio-

nar palabras) al que le haces

clic para desplegar el diálogo

Words and Phrases to Search

and Redact (Palabras y fra-

ses para buscar y censurar).

Escribe una palabra o frase

y haz clic en Add (Agregar) y

repite. Cuando hayas termi-

nado de agregar términos,

haz clic en OK (Aceptar) para

cerrar el diálogo y procesar el

archivo. Una vez que las coin-

cidencias están realizadas,

verás los contenidos identifi-

cados en tu documento. Haz

clic en Apply Redactions (Apli-

car censuras) para completar

el proceso.

Pero aquí está la mejor parte:

puedes importar y exportar

listas de palabras y frases para

volver a usar lo que sea nece-

sario. No deberás olvidar qué

tienes que ubicar y censurar,

tampoco tendrás que transcri-

bir una lista de términos cada

vez que necesites censurar

otro documento.

C A P Í T U L O N U E V E

Construir contenido con

Adobe Presenter

Acrobat 9 incluye una nueva y elegante herramienta integrada a PowerPoint llamada

Adobe Presenter. No tienes que ser un mago de Flash para usar Presenter y producir pre-

sentaciones multimedia, materiales de aprendizaje e incluso exámenes y evaluaciones

compatibles con los estándares. Una vez realizado, el mismo proyecto puede usarse como

archivo PDF, en una página Web, independiente en formato SWF o puede publicarse a tu

servidor de Acrobat Connect.

Presenter ofrece su propio ícono de programa y elemento de menú en los listados de tu

aplicación, pero no es un programa independiente. En su lugar, es instalado como un menú

en PowerPoint, como el PDFMaker instalado en programas de Office (Windows).

Un flujo de trabajo de Presenter requiere varios componentes, incluyendo los si-

guientes:

• Construir la presentación de PowerPoint de base usada por el proyecto de Presenter

• Especificar cómo funciona la presentación, con opciones como la reproducción e inter-

acciones con la evaluación

• Definir la interfaz del visor para la presentación a través de su tema y el texto

• Agregar características de Presenter como narración de audio y video a las diapositivas

• Probar y publicar el proyecto como PDF, SWF o para uso en Acrobat Connect Pro

Presenter no está instalado o activado con los componentes de Acrobat 9 Pro Extended

como LiveCycle Designer o Acrobat Distiller. En lugar de eso, tiene su propia opción de

instalación en la pantalla de instalación de Acrobat 9 Pro Extended. Haz clic Install Adobe

Presenter (Instalar Adobe Presenter) y sigue las sugerencias. La primera vez que lo abres,

tienes que registrar el producto. Si no lo registras, Presenter se ejecuta en modo de prueba

de 30 días.

164

C A P Í T U L O N U E V E Construir contenido con Adobe Presenter

Puedes construir la presentación de Presenter sobre tu publicación de PowerPoint en cual-

quier etapa del desarrollo— ya sea que inicies una nueva desde cero o abras una exis-

tente.

ConsejoPara ahorrar tiempo en la configuración de Presenter, es más rápido tener un conjunto de

diapositivas creadas y la titulación básica terminada. De esa forma, cuando selecciones

algunas opciones de la configuración, no tienes que adivinar en los ajustes.

Para ponerte en marcha, abre tu presentación en PowerPoint y luego elige Adobe >

Adobe Presenter > Presentation Settings (Adobe > Adobe Presenter > Configuración de la

presentación) para abrir el diálogo de cuatro fichas (figura 63).

Usa los ajustes en el diálogo para configurar las características de la presentación:

1. En la etiqueta Appearance (Apariencia), cambia la apariencia de la publicación:

• Escribe un título para tu presentación si no quieres usar el título por defecto, que es

el nombre del archivo de PowerPoint.

• Escribe un resumen para la presentación que describa su propósito y contenidos.

Si usas tu presentación sobre Acrobat Connect Pro, el resumen se muestra con otra

información de la presentación; en un PDF o presentación local, el resumen no se

utiliza.

Precargar o no precargar: ésa es la cuestión

Adobe Presenter te da dos

opciones para manejar la

precarga de una película

Flash. Elige Download Slides

Completely Before Playback

(Descargar diapositivas com-

pletamente antes de iniciar

la reproducción) si lo más

probable es que tus usuarios

usen velocidades de descarga

bajas para ver la presentación.

Les llevará un ratito descar-

gar todos los contenidos

de la diapositiva y retrasa el

comienzo de la presentación,

pero no habrá interrupciones

durante la misma.

Si tienes varias películas de

Flash en tu presentación (y

dos o más están en diapositi-

vas consecutivas), elige Disa-

ble Preloading of Embedded

Flash Movies (Desactivar la

precarga de contenido Flash

incrustado). De esta forma,

la primera película debe ter-

minar de ejecutarse antes

de que la segunda pueda

empezar.

Crear una publicación de Presenter

#63

Figura 63 Especifica opciones para

Adobe Presenter en este diálogo.

165

• Para configurar la apariencia y función de la interfaz SWF, selecciona y edita un tema.

Lee sobre el uso de temas en el #64, “Especificar un tema”.

2. En la ficha Playback (Reproducción), elige ajustes para reproducir la presentación:

• Selecciona “Auto play on start” (Reproducción automática al inicio”) para que la pre-

sentación empiece inmediatamente después de cargar. De otra manera el usuario

tiene que hacer clic en el botón Play (Reproducir) en la interfaz de la presentación

para iniciarla.

• Presenter reproduce la presentación una vez y luego se detiene por defecto; si quieres

que haga un ciclo —como las presentaciones usadas en un quiosco o de despliegue

público— selecciona Loop presentation (Repetir presentación).

• Selecciona “Include slide numbers in outline” (“Incluir números de diapositivas en con-

torno”) si quieres incluir números de diapositiva en el panel Outline (Contorno) de la

presentación (una práctica opción para diferentes presentadores con niveles variables

de familiaridad con el contenido).

• Si quieres que la presentación se detenga después de que una animación de diaposi-

tiva esté completa, elige “Pause after each animation” (“Pausa después de cada anima-

ción”). De esa forma, el espectador tiene tiempo de tomar notas o revisar la diapositiva

terminada antes de continuar.

• Las diapositivas se despliegan de acuerdo con la duración de su audio o video; para

diapositivas sin medios, especifica un despliegue de tiempo en segundos. La opción

predeterminada es de 5 segundos.

3. En la ficha Quality (Calidad), elige calidades de imagen y audio basándote en cómo

pretendes usar la presentación.

• Haz clic en el menú de flecha desplegable Publish For (Publicar para) y elige desde My

Computer (Mi PC), Adobe Connect Pro o Adobe PDF para optimizar automáticamente

los niveles o seleccionar las opciones manualmente.

• Selecciona la casilla de verificación Control Preloading (Controlar precarga) y elige

“Download slides completely before playback” (“Descargar diapositivas completa-

mente antes de iniciar la reproducción”) o “Disable preloading of embedded Flash

content” (“Desactivar la precarga de contenido Flash incrustado”), de acuerdo con las

características de tu presentación. Lee sobre las diferencias en la columna “Precargar

o no precargar: ésa es la cuestión”.

• Ahorra algo de tiempo configurando proyectos futuros al seleccionar la casilla de veri-

ficación “Use these settings for new presentations” (“Utilizar esta configuración para

nuevas presentaciones”).

Excepciones a las reglas

Para la mayoría, las opciones

predeterminadas de Pre-

senter en calidad de imagen

están bien —con unas pocas

excepciones. Para evitar que

el contenido se difumine, ase-

gúrate de ajustar la calidad de

imagen a alta en tu present-

ación si incluye gráficas, Smart

Art, Word Art, Quick Styles o

formas que usan efectos 3D,

como las sombras.

Puedes visualizar presenta-

ciones en dispositivos móviles

como teléfonos celulares y

PDAs que usen Flash Lite 3. Si

te propones dar salida para dis-

positivos móviles, usa el ajuste

de calidad baja para imágenes

y audio para reducir el tamaño

del archivo terminado.

¿Qué tal si reproducimos Flash?

No tienes que preocuparte de

instalar Flash Player o si tienes

la versión correcta. La última

versión del Flash Player (la

9) se instala cuando instalas

Presenter.


#63: Crear una publicación de Presenter

166


4. En la ficha Attachments (Adjuntos), selecciona y agrega archivos para adjuntar en la

presentación. Haz clic en Add (Agregar) para abrir el diálogo Add Attachment (Agregar

adjunto) en donde puedes ubicar contenido como hojas de cálculo o gráficas que quie-

ras proporcionar con la presentación. Un adjunto puede ser un archivo o un vínculo;

para descubrir cómo usar vínculos y adjuntos, revisa el #66, “Incluir adjuntos”.

5. Una vez que terminaste de modificar la configuración, haz clic en OK para cerrar el

diálogo.

Crear títulos de diapositiva da a los usuarios un acceso fácil a cualquiera de ellas. Revisa

que los títulos aparezcan en el contorno de PowerPoint antes de publicar tu presentación,

para todas las diapositivas, incluyendo las que son sólo gráficas.

Hacerlo móvil

La salida de Presenter puede

usarse en dispositivos móvilesmóviles

que ejecutan Flash Lite 3.

Muchas características son

soportadas, incluyendo ani-

maciones de diapositiva

y fondos, audio y archivos

incrustados SWF y FLV.

Algún contenido de Presen-

ter no es soportado en Flash

Lite 3, incluyendo el panel de

diapositivas, pruebas, temas y

la barra de ejecución.

167

Hablar en tu idioma

¿Planeas distribuir tu presen-

tación a colegas en Alemania?

¿O Japón? No hay problema.

Las etiquetas de texto en la

presentación se desplegarán

automáticamente en alemán,

francés, japonés o coreano si el

sistema operativo del especta-

dor está ajustado para alguno

de esos idiomas. Puedes elegir

desde varios idiomas, incluidos

chino o alemán, en el diálogo

Player Text Labels (Etiquetas

de texto del reproductor) que

se despliega cuando le haces

clic al botón Modify Text Labels

(Modificar etiquetas de texto)

en la ventana Theme Editor

(Editor de temas).

Las publicaciones de Presenter muestran una presentación ejecutándose dentro de una

interfaz personalizable llamada tema. Puedes personalizar características como color, des-

pliegue de ficha, gráficos, fuentes y funcionalidad de la interfaz. Una vez que has elegido,

personalizado o creado el tema, guárdalo para volverlo a usar.

Adobe Presenter usa un tema de presentación predeterminado de color verde llamado

Sage, pero puedes alterarlo.

1. Abre tu presentación en PowerPoint para el diálogo mostrado en la figura 64a.

Figura 64a Selecciona detalles para personalizar la apariencia del tema de acuerdo

con tu compañía, marca o colores del club.

2. Elige un tema para empezar a personalizar desde el menú desplegable Theme (Tema).

El tema nuevo aparece en la ventana de previsualización.

3. Cambia las opciones de Appearance (Apariencia) como lo desees:

• Haz clic en la muestra de color para diferentes elementos de la interfaz para abrir

selectores de color y elegir colores personalizados o de la marca.

• Haz clic en Modify Text Labels (Modificar etiquetas de texto) para cambiar el texto en

áreas diferentes del tema, como los nombres de campo en la ficha Search (Buscar) o

la etiqueta asignada a un resultado de la prueba. No puedes cambiar los títulos de

columna “Slide Title” (“Título de la diapositiva”) y “Duration” (“Duración”) del panel

Outline (“Contorno”).

Si tu tema guardado no está muy bien...

No te preocupes. Pon aten-

ción a cómo personalizaste

las características en el Theme

Editor (Editor de temas). Si rea-

lizaste cambios al tema prede-

terminado, lo guardaste y luego

hiciste más cambios, las modi-

ficaciones sin guardar no están

incluidas en el tema. ¿Cómo

distinguir si tienes ajustes no

guardados? Revisa la etiqueta

en la parte superior del Theme

Editor (Editor de temas). Si ves

un asterisco después de la eti-

queta, significa que hay ajustes

sin guardar. Haz clic en Save As

(Guardar como) nuevamente,


página)

Especificar un tema#64


#64: Especificar un tema

168


• Haz clic en Background Image > Change (Imagen de fondo > Cambiar) para abrir

un diálogo en donde puedes ubicar y seleccionar una imagen JPEG para usar como

fondo detrás de diapositivas, barra de ejecución y barra de herramientas.

• Elige una fuente y tamaño desde los menús desplegables Notes Pane Font (Fuente

del panel de notas).

4. Para seleccionar opciones Customize (Personalizar) haz una de las siguientes cosas:

• Haz clic en la casilla de verificación Enable Mode Switching (Activar cambio de modo) y

selecciona Default (Por defecto) o Fullscreen (Pantalla completa) desde el menú desplega-

ble Display (Mostrar) para ofrecer a los usuarios tamaños opcionales de presentación.

• Especifica una ubicación para la barra lateral. Haz clic en el menú Location (Ubicación)

y elige Right (Derecha) o Left (Izquierda).

• Para personalizar el contenido mostrado en la parte superior derecha de la barra late-

ral, selecciona y deselecciona las casillas de verificación Presenter Info (Información

del presentador).

• Selecciona y deselecciona los paneles que quieres mostrar en la presentación; elige

un panel a desplegar como el predeterminado desde el menú Default (Por defecto).

5. Cuando hayas terminado, haz clic en Save As (Guardar como) y escribe un nombre para

tu tema personalizado en el diálogo que se despliega. Haz clic en OK para guardar el

tema e incluirlo en la lista de temas para uso futuro (figura 64b).

Figura 64b El tema personalizado se muestra como tema predeterminado.

6. Haz clic en OK para cerrar el Theme Editor (Editor de temas) y regresar al diálogo Pre-

sentation Settings (Configuración de la presentación). Nota cómo el tema que has per-

sonalizado ahora se muestra en el área Themes (Temas) del diálogo, y la etiqueta se

despliega como “My Current Theme” (“Mi tema actual”). Haz clic en OK para dejar salir el

diálogo y regresar a tu proyecto.

Para ver los cambios que has hecho al tema, tienes que publicar la presentación. Ve

cómo en el #69, “Previsualizar y publicar”.

reescribe el nombre de

tu tema y haz clic en Save

(Guardar). Te pregunta si

quieres sobrescribir el tema

existente —que es lo que

haces, por supuesto.

Personalizar el texto de carga

Por defecto, Presenter des-

pliega una pantalla que dice

“Adobe Presenter” mientras

tu presentación se está car-

gando.

En lugar de eso, personaliza la

presentación con el nombre

de tu negocio u otro texto en

la pantalla de carga.

Abre una presentación en

PowerPoint, guarda y publica

la presentación a tu computa-

dora para copiar los archivos

localmente.

Para cambiar el texto de una

presentación, sigue estos

pasos:

1. En Windows Explo-

rer, ubica esta carpeta:

c:\Documents and

Settings\[user name]\

My Documents\My

Adobe Presentations\

[PresentationName]\data.


página)

169

2. Abre el archivo vconfig.

xml en un editor XML o

Notepad (Bloc de notas).

3. Desplaza hacia abajo

aproximadamente media

página a la sección <lan-

guage id=“en”> y escribe

este código en una línea

en blanco, insertando tu

texto personalizado como

valor:

<uitext name=“ADOBE_PRE-

SENTER” value=“Insert Your

Custom Text”/>

4. Guarda y cierra el archivo

vconfig.xml.

5. Abre la página Web index.

htm que sostiene la pre-

sentación y se ubica

en c:\Documents and

Settings\[user name]\

My Documents\My

Adobe Presentations\

[PresentationName].

Cuando la página se abra,

observa tu texto persona-

lizado mientras la presen-

tación carga.

NotaSi tienes demasiados temas personalizados, selecciona los nombres en el menú desplega-

ble Theme Name (Nombre del tema), haz clic en Delete (Borrar), en Yes (Sí) para confirmar y

haz clic en OK para eliminarlo. No puedes borrar los temas predeterminados.

Cámbialo una vez: úsalo siempre

En lugar de dejar que Adobe Presenter precargue el texto por defecto o personalizar el texto para

cada presentación, puedes modificar un archivo del programa para cambiar el texto en todas tus

presentaciones. Aquí está cómo:

1. Ubica la carpeta Themes (Temas) en tu disco duro:

• En Windows XP, en Windows Explorer, ubica C:\Documents and Settings\[user name]\Local

Settings\Application Data\Adobe\Adobe Presenter\Themes (Temas).

• En Windows Vista, desde el escritorio haz clic en Start > Run y escribe %LOCALAPPDATA%\

Adobe\Adobe Presenter. Haz clic en OK para cerrar el diálogo Run y abre las carpetas; haz

doble clic en la carpeta Themes (Temas).

2. Haz clic con el botón derecho en el archivo language.xml y ábrelo usando un editor XML o

Notepad (Bloc de notas).

3. Busca la sección <language id=“en”> cercana al inicio del archivo y escribe este código, inser-

tando tu texto personalizado como valor: <uitext name=“ADOBE_PRESENTER” value=“Inserta

tu texto personalizado”/>

4. Guarda y cierra el archivo language.xml.

5. De regreso en PowerPoint, guarda y publica la presentación en tu computadora, seleccionando

la opción View output (Ver salida después de la publicación).

6. Haz clic en el logo para probar el nuevo contenido.

#64: Especificar un tema

170


La primicia de usar archivos de Flash

Ten en mente estos consejos

de estructura para integrar

contenido Flash mientras

desarrollas tus presentacio-

nes:

• Crea tu contenido a 30

fotogramas por segundo

(fps) para que coincida

con la velocidad de cua-

dro de 30fps de Presenter.

• Desarrolla el contenido en

un papel no mayor a

720 x 540 pixeles para que

se ajuste a los parámetros

de Presenter.

También conserva estos tips

de programación en mente:

• No puedes usar varia-

bles externas, incluyendo

_level#, _global, o stage.

• Usa rutas relativas para

hacer referencia a los clips

de película, no rutas _root.

Además de agregar archivos de audio existentes, puedes grabar tus propios archivos de

audio para usar en las presentaciones de Presenter. Los archivos grabados se guardan en

formato MP3.

Para grabar audio, elige Adobe Presenter > Record Audio (Adobe Presenter > Grabar

sonido) y lee el mensaje de prueba. Cuando Input Level (Nivel de audio) se muestra en OK,

haz clic en él para abrir el diálogo Record Audio (Grabar sonido) (figura 65a). Usando los

controles en el diálogo, agrega y revisa el sonido a usar para tu presentación.

Figura 65a Graba y revisa el audio a agregar en tu presentación.

Considera estos consejos para asegurar que estás grabando el mejor audio posible:

• Especifica la calidad de grabación del audio. Elige Adobe Presenter > Presentation Set-

tings > Quality (Adobe Presenter > Configuración de la presentación > Calidad). Selec-

ciona desde CD Quality (Calidad CD) que es la más alta o Low Bandwidth (Ancho de

banda bajo) que es la más baja. Equilibra la calidad requerida contra el tamaño del

archivo; la calidad más alta proporciona el tamaño de archivo más grande.

• Previsualiza el audio mientras grabas en el Audio Editor (Editor de audio). Puedes tam-

bién previsualizar después en la ventana de PowerPoint. Elige Adobe Presenter > Edit

Audio > View > Slide Show (Adobe Presenter > Editar sonido > Ver > Presentación de

diapositivas) para desplegar la ventana Edit Audio (Editar sonido) superpuesta a las

diapositivas de la presentación.

Usa video que importas de otros lugares o grábalo y personalízalo directamente con

Adobe Presenter: perfecto para agregar esas características parlantes a tu presentación:

• Elige Adobe Presenter > Capture Video (Adobe Presenter > Capturar video) para abrir

su diálogo. Elige la diapositiva a vincular, selecciona tu dispositivo y calidad y haz clic

en Record (Grabar). Haz clic en Stop (Detener) para parar y revisa haciendo clic en Play

(Reproducir). Cuando hayas terminado, haz clic en Save (Guardar) para abrir un diálogo

en donde nombres el archivo y elijas un lugar de almacenamiento.

Grabar y usar audio y video

#65

Botón Record (Grabar)

Botón Play (Reproducir)

171

Revisa tus activos y da a los usuarios control de reproducción

Si quieres examinar el inven-

tario de archivos Flash en tu

presentación, elige Adobe

Presenter > Manage Flash

(Adobe Presenter > Gestionar

Flash) para abrir un diálogo

que enlista los archivos de

acuerdo con el número de

diapositiva. Los listados inclu-

yen los nombres del archivo

SWF.

Los archivos SWF en tu pre-

sentación son controlados por

los controles de reproducción

en la barra de ejecución de

Presenter o usando la barra

de reproducción original del

archivo SWF. La opción prede-

terminada utiliza la reproduc-

ción de Presenter.

Para cambiar este parámetro,

selecciona la casilla de verifi-

cación Controlled By Presen-

tation Playbar (Controlado

por la barra de reproducción

de la presentación) para cual-

quier archivo que quieras

controlar desde su barra de

reproducción original.

• Selecciona la diapositiva en donde quieres agregar el video y elige Adobe Presenter >

Import Video (Adobe Presentar > Importar video) para abrir un diálogo. Selecciona el

video a importar y haz clic en Open (Abrir); espera mientras el archivo se procesa. Verás

un cuadro blanco superpuesto a la diapositiva sobre la que el video se coloca.

Sin importar el método que uses para traer el video a la presentación, puedes editarlo

a través de Adobe Presenter. Aquí está cómo:

1. Selecciona Adobe Presenter > Edit Video (Adobe Presenter > Edit video) para abrir el

diálogo (figura 65b).

Figura 65b Edita características

del video que importas o grabas.

2. Para previsualizar el clip, haz clic en Play (Reproducir) ; haz clic en Stop/Pause (Dete-

ner/Pausar) para detener la previsualización.

3. Ajusta el largo del clip arrastrando los marcadores de inicio y final desde los bordes de

la barra de ejecución, si lo deseas.

4. Especifica otras características para el video:

• Elige cómo reproducir el video seleccionando la opción de diapositiva o barra lateral.

• Elige una opción Fade (Atenuar) o Speed (Velocidad) desde el menú desplegable

Effects.

• Elige cuándo reproducir el video, seleccionando una opción desde el menú Start

After (Iniciar después de). Puedes indicar un tiempo de demora, o especificar que la

película empiece después de la animación de diapositiva o el audio.


#65: Grabar y usar audio y video

172


Estampa tu propia marca

Otra ubicación para usar un

archivo SWF es en el proyecto

terminado. Reemplaza el logo

de Adobe en la esquina infe-

rior izquierda sobre la interfaz

publicada con tu propio logo

o información de marca.

Diseña o cambia el tamaño de

una copia de tu logo a 47 ×

27 pixeles y guárdalo como

logo.swf en la carpeta de

plantillas de Presenter. Repu-

blica tu presentación para ver

la plantilla personalizada. Lee

sobre publicar un proyecto de

Presenter en el #69.

5. Para editar otro video de diapositiva, elige el nombre de la diapositiva desde la lista

desplegable Edit On (Editar en) (figura 65c).

Figura 65c Selecciona una diapositiva de la lista

para editar su video.

6. Continúa hasta que hayas terminado tus ediciones y luego haz clic en OK para cerrar el

diálogo.

7. Guarda el archivo. Para ver el video, puedes generar el proyecto o elegir View > Slides-

how (Ver > Presentación con diapositivas) desde el menú de PowerPoint.

Por último —pero no menos importante— agrega SWF y FLV de Flash a tu presentación

para agregar interés y emoción adicionales, siguiendo estos pasos:

1. Selecciona Adobe Presenter > Insert Flash (Adobe Presenter > Insertar Flash). Ubica y

selecciona el archivo SWF.

2. En las Import Options (Opciones de importación), elige una diapositiva desde el menú

desplegable Import On (Importar en) y especifica si quieres agregar el contenido a una

animación de diapositiva o de barra lateral.

3. Haz clic en Open (Abrir) para salir del diálogo Insert Flash (Insertar Flash) y agregar tu

SWF a la diapositiva, ubicada al centro. Haz clic y arrastra para reubicar el archivo, si

quieres.

4. Repite el proceso para insertar otro contenido en otras diapositivas.

ConsejoSi quieres previsualizar el contenido SWF, elige View > Slideshow (Ver > Presentación con

diapositivas) desde el menú de PowerPoint.

173

Probando, probando, 1-2-3

Los vínculos o enlaces rotos

son, sin duda, una de las

grandes molestias de la vida

digital. Asegúrate de que no

suceda en tus publicaciones

de Presenter.

Una vez que agregaste tus

vínculos, guarda la presen-

tación y luego publícala

(aprende cómo en el #69,

“Previsualizar y publicar”).

Cuando la presentación se

despliega en tu navegador

Web, Acrobat 9 o Adobe Rea-

der 9, empiezan a chequear

vínculos. Afortunadamente, si

hay vínculos rotos, es sencillo

repararlos. Si ves un mensaje

que empieza con “Cannot find

“file://c:\Documents and Set-

tings...\resources\[filename]”,

abre la ruta en Internet Explo-

rer y busca tu archivo perdido.

Copia o mueve el archivo

dentro de un subdirectorio.

Vuelve a publicar y prueba de

nuevo.

Incluir adjuntos#66

Así como puedes adjuntar todo tipo de archivos a un documento PDF (revisa el #24, “Adjun-

tar archivos de origen a un PDF” para más detalles) puedes adjuntar archivos PDF, documen-

tos, hojas de cálculo, otras presentaciones, archivos de Flash, etcétera, a tu presentación.

Sigue estos pasos para agregar adjuntos:

1. Elige Adobe Presenter > Presentation Settings > Attachments (Adobe Presenter > Con-

figuración de la presentación > Archivos adjuntos) y haz clic en Add (Añadir) para abrir

el diálogo Add Attachment (Añadir archivo adjunto) (figura 66a).

Figura 66a Define características de adjuntos o vínculos.

2. Agrega una descripción para el adjunto.

3. En el menú desplegable Type (Tipo), selecciona File (Archivo) o Link (Enlace) —haz clic

en Browse (Examinar) para ubicar y seleccionar un archivo para adjuntar, o escribe la

URL en el cuadro de texto para adjuntar un vínculo.

4. Haz clic en OK para cerrar el diálogo y enlistar el adjunto en el diálogo.

5. Haz clic en Add (Añadir) nuevamente y adjunta otros archivos si se requiere.

Cuando la presentación sea generada, haz clic en Attachments (Archivos adjuntos)

en el diálogo Add Attachment (Añadir archivo adjunto) para ver la lista del contenido

adjunto o vinculado a la presentación (figura 66b).

#66: Incluir adjuntos

174


Figura 66b Ve la lista de contenido adjuntado desde la barra

de reproducción.

En lugar de adjuntar archivos, puedes agregar vínculos a recursos en línea o lugares de

almacenamiento de Connect Pro Server. Adobe Presenter trata a los hipervínculos adjun-

tados al texto en las diapositivas como un tipo de adjunto. Por ejemplo, podrá crear un

vínculo desde texto en una diapositiva a una hoja de cálculo, si sigues estos pasos:

1. Despliega la diapositiva en donde quieres agregar el vínculo y selecciona el texto de

vínculo.

2. Haz clic con el botón derecho y elige Hyperlink (Hipervínculo) desde el menú de atajo

para abrir el diálogo Insert Hyperlink (Insertar hipervínculo).

3. Especifica los ajustes para el hipervínculo, incluyendo la ubicación del archivo, un consejo

de herramienta, etcétera. Haz clic en OK para cerrar el diálogo y regresar a la diapositiva.

4. El texto ahora muestra un hipervínculo así como un consejo de herramienta, si espe-

cificaste uno en el diálogo (figura 66c). Haciendo clic en el enlace abre el documento

vinculado en otra ventana.

Figura 66c Inserta un hipervínculo al contenido almacenado en otras partes de tu sis-

tema o servidor.

En caso de problemas de vínculo, asegúrate de leer la columna “Probando, probando,

1-2-3”.

Vincular a mano

Los vínculos desde una pre-

sentación hacia los archivos

necesitan configurarse a

mano debido a la manera en

que PowerPoint maneja los

vínculos. Lleva unos pocos

minutos, pero vale la pena.

Sigue estos pasos:

1. Abre la carpeta en donde

tienes almacenado el

archivo PPT o PPTX y crea

y nombra un subdirec-

torio. El nombre no es

importante —usualmente

lo llamo “Links” (¡por

obvias razones!).

2. Mueve o copia los archi-

vos que intentas vincular

a la carpeta Links (Vín-

culos).

3. En PowerPoint crea los

vínculos a los archivos

desde las diapositivas de

la presentación.

4. Publica la presentación en

tu computadora.

5. Ubica y abre la carpeta del

proyecto publicado; copia

tu carpeta Links a la car-

peta Data\Resources.

¿Parece mucho trabajo? Pue-

des usar adjuntos en lugar de

vínculos. Los archivos adjun-

tos se incluyen como parte

de los recursos del proyecto

cuando lo publiques.

175

No dejes que Internet Explorer le dé vueltas a tu presentación

Internet Explorer puede no permitir que se desplieguen adecuadamente los adjuntos a las presen-

taciones cuando los publicas localmente, esto es, a un archivo zip o formateado para CD, por dos

razones:

• Los ajustes de seguridad en Internet Explorer impiden el acceso y ejecución de una página de

Internet en un sistema local. Mientras que esta característica es genial para proteger tu sistema,

le agrega un toque irritante a tu proceso de desarrollo.

• Una publicación de Adobe Presenter se ejecuta localmente en tu Flash Player e Internet Explo-

rer estima que los archivos descargados a través del Flash Player son inse-guros. Otro toque de

irritación.

¿Qué hacer? Aquí hay algunas opciones. La mejor depende de cómo necesites usar el con-

tenido:

• Crear una salida PDF (la solución más simple: lee sobre ella en el #69).

• Almacena los archivos adjuntos en un servidor Web o disco en red y haz hipervínculos en

PowerPoint en lugar de Adobe Presenter.

• Publica la presentación a un depósito de almacenamiento LMS en línea, como Connect Pro Ser-

ver.

#66: Incluir adjuntos

176


Los Learning

Management Systems

(LMS)

Una prueba de Presenter se

integra fácilmente con Con-

nect Pro Server LMS y crea los

archivos manifiestos reque-

ridos para otros sistemas

de gestión del aprendizaje.

El archivo manifiesto XML

incluye un identificador, título

e información que cumple

con los estándares interna-

cionales para capacitación

basada en Web, publicados

por la Aviation Industry Com-

puter-Based Training Commit-

tee (AICC).

Ve los archivos de ayuda de

Presenter para detalles en

la construcción de archivos

manifiestos de Sharable Con-

tent Object Reference Model

(SCORM) para integrar con un

LMS de terceras partes.

Aprende sobre AICC en línea

en www.aicc.org. Encuentra

más sobre SCORM en www.

adlnet.gov/scorm/.

Usa el Quiz Manager (Gestor de pruebas) –lo adivinaste– para administrar pruebas en una

publicación de Presenter. Puedes agregar una o más pruebas, cada una con muchas pre-

guntas, sin escribir una sola línea de JavaScript.

La estructura de una prueba es compleja y está basada en una jerarquía de relaciones

y valores que construyen un Learning Management System (Sistema de Administración de

Aprendizaje) (LMS). Ya sea que estés escribiendo contenido para una experiencia formal

de aprendizaje en línea o recopilando opiniones de los miembros del club de amigos del jar-

dín, el Quiz Manager (Gestor de pruebas) se ocupa en forma invisible de las relaciones. Todo

lo que tienes que hacer es seleccionar los tipos de pregunta, su contenido y sus resultados.

Antes de echarte un clavado en la construcción de pruebas, toma unos minutos para

procesar algunos términos y conceptos clave para usar efectivamente el Quiz Manager

(Gestor de pruebas).

• Límites del Quiz (Prueba). El Quiz Manager (Gestor de pruebas) encierra todas las dia-

positivas de una prueba dentro de un borde invisible. El ejemplo mostrado en la figura

67 incluye cinco diapositivas en la prueba, aunque hay sólo tres preguntas –los límites

de la evaluación incluyen la diapositiva instruccional y la de agradecimiento.

Figura 67 El Quiz Manager (Gestor de pruebas) controla varios aspectos de una presentación

de prueba.

• Quiz (Prueba). Una presentación puede tener una o más pruebas. Cada una es un con-

tenedor con nombre que contiene las preguntas individuales. El Quiz Manager (Gestor

de pruebas) puede asignar un Objective ID (ID de objetivo) a una prueba para coordinar

con un objetivo en tu sistema de administración del aprendizaje.

Trabajar con el Gestor de pruebas

#67

Marco delimitador de la prueba

Pregunta

Respuesta Respuesta

Prueba

www.aicc.org.

www.adlnet.gov/scorm/.

www.adlnet.gov/scorm/.

177

Ponerse al orden

El Quiz Manager (Gestor de

pruebas) actúa como un con-

trolador para tus esfuerzos de

construcción de pruebas. Dale

seguimiento a tu prueba y dis-

minuye la frustración teniendo

en cuenta estas ideas:

• Como cada diapositiva

/ pregunta de la prueba

tiene un único ID de inte-

racción, no copies y pegues

una diapositiva para crear

otra. El Quiz Manager (Ges-

tor de pruebas) no puede

cambiar automáticamente

el ID de interacción lo que

ocasiona un problema con

el LMS.

• Si haces cambios a una

pregunta en la diapositiva

—en lugar de en el Quiz

Manager (Gestor de prue-

bas)— vuelve a abrir el

gestor antes de publicar

tu presentación. De esa

manera, el contenido de la

prueba se actualiza y valida.

• Si quieres realizar un cam-

bio a algún aspecto de la

apariencia de la prueba,

como la fuente o color de

texto, hazlo antes de pu-

blicar pero después de

cerrar el Quiz Manager

(Gestor de pruebas). De

otra manera, si haces cam-

bios y luego abres el Quiz

Manager (Gestor de prue-

bas), las preguntas se gene-

ran nuevamente y tu nuevo

formato podría perderse.

• Preguntas. Las interacciones actuales que tus espectadores realizan. A cada pregunta se

le da un Interaction ID (ID de interacción).

• Respuestas. La selección de posibles respuestas para una pregunta. Cada una puede

tener asignado un valor y las respuestas correctas pueden variar.

Otras características no identificadas en la figura 67, pero importantes en muchos tipos

de pruebas, incluyen lo siguiente:

• Grupo de preguntas. A menudo, una prueba despliega diferentes preguntas en órdenes

distintos de usuarios diversos. En Presenter, todas tus preguntas construyen un grupo de

preguntas; tú decides cuántas se utilizan en la prueba presentada para tu usuario. Por

ejemplo, puedes tener un grupo que contenga 30 preguntas y especificar un subcon-

junto de 20 para la prueba actual.

• Informe y retroalimentación. Dar seguimiento a las respuestas, que se llama informar,

te permite seguir el número de intentos, si las respuestas fueron correctas o no y si los

resultados son aprobados o reprobados. Puedes especificar la retroalimentación dada a

los examinados basándote en sus respuestas. Si estás involucrado en un sistema formal

de educación, el reporte de la información puede enviarse a Connect Pro Server u otro

LMS.

Para personalizar más el contenido y hacer que tu educación en línea sea más específica,

ramificarte te permite especificar qué sucede cuando un usuario responde a una pregunta.

Por ejemplo, si un usuario responde a una incorrectamente, puedes tener la devolución

de la presentación en una diapositiva de revisión seguida por una prueba de revisión y

luego regresar a la prueba principal; una respuesta correcta mueve al usuario a la próxima

pregunta en la prueba principal.

Quedarte dentro de los límites

Presenter usa bordes de prueba para ajustar límites de varias formas (un concepto que todos enten-

demos):

• Determina que Presenter despliegue un mensaje si el usuario intenta dejar el marco delimitador

de la prueba sin responder las preguntas requeridas.

• Usa el Quiz Pane (Panel de pruebas), uno de los paneles opcionales que seleccionas al diseñar tu

tema. Cuando el usuario está dentro del marco delimitador de la prueba, el panel Quiz (Prueba)

está visible; cuando el usuario se mueve fuera de él, el panel desaparece.

#67: Trabajar con el Gestor de pruebas

178


La pregunta es...

Adobe Presenter ofrece seis

tipos de preguntas que puedes

usar en el diseño de tu prueba.

Aquí están sus botones y una

corta descripción:

• Multiple choice

(Opción múltiple): los usua-

rios eligen una o más res-

puestas correctas de una

lista.

• True/False (Verda-

dero/Falso): los usuarios eli-

gen entre dos opciones.

• Fill-in-the-blanks

(Rellenar espacios en

blanco): los usuarios com-

pletan una declaración

escribiendo una respuesta

o eligiéndola desde una

lista.

• Short answer (Res-

puesta corta): los usuarios

escriben una respuesta

para una pregunta abierta

como “¿Cuál es tu aspecto

favorito de la motoneta

híbrida Zoom5000?”.

• Matching (Coinci-

dencia): los usuarios hacen

coincidir el contenido entre

los elementos de una lista.

• Likert (Escala de

clasificación): los usuarios

están de acuerdo o no con

declaraciones en una escala

móvil, el tipo de pregunta

que a menudo ves en

encuestas al consumidor.

Escribir una prueba#68

No tienes que organizar la presentación para incluir diapositivas para la prueba. Una nueva

diapositiva se agrega automáticamente para cada nueva pregunta que construyes en el

Quiz Manager (Gestor de pruebas) usando la plantilla maestra de diapositiva de PowerPoint

para configurar su apariencia. Escribir tu prueba conlleva dos partes: configurar la forma en

que funciona la prueba y agregar las preguntas.

Para obtener un ajuste de prueba usando la prueba predeterminada que se incluye en

Presenter, sigue estos pasos:

1. Abre la presentación (o crea y guarda una) en PowerPoint.

2. Elige Adobe Presenter > Quiz Manager (Gestor de pruebas) para abrir el diálogo que

enlista un prueba predeterminada de nombre “Quiz” (“Prueba”). Haz clic en Edit (Editar)

para abrir el diálogo Quiz Settings (Configuración de la prueba). (figura 68a).

Figura 68a Diseña las preguntas para tu prueba.

3. Cambia el nombre de la prueba como gustes y selecciona una opción desde el menú

desplegable Required (Necesario) para definir el nivel de interacción del usuario (ve la

columna “¿Cuál es la regla?” para información sobre las opciones).

4. Selecciona las características funcionales de la prueba, tales como si los usuarios pue-

den regresar en la prueba, si pueden revisarla, si pueden ver su resultado, etcétera. Elige

179

Modificar y reorganizar

Cuando hayas terminado de

construir tu evaluación, pue-

des moverte a las diapositivas

de prueba en tu presentación

general con dos precaucio-

nes: todas las preguntas de

prueba deben moverse como

bloque y no puedes mover

una pregunta de una evalua-

ción a otra.

opciones para barajar el contenido en las preguntas y respuestas y para desplegar el

nombre de la diapositiva de pregunta en el contorno de Presenter o en una etiqueta

sencilla de la prueba.

ConsejoSi la prueba es autoadministrada, ofrece a los usuarios la opción de revisar y mostrar los

resultados. Haz clic en los botones Question Review Messages (Mensajes de revisión de la

prueba) )y Quick Result Messages (Mensajes de resultado de la prueba) para abrir diálogos

en donde puedes agregar texto a desplegar cuando los usuarios chequeen sus respuestas.

5. Haz clic en la ficha Pass or Fail Options (Opciones de aprobado o reprobado) y elige

opciones de dos criterios:

• Elige cómo mostrar el resultado de aprobación, como un porcentaje o número

correcto en el área de resultados Pass/Fail (Aprobado/Suspenso).

• Elige acciones para la presentación que ocurren en respuesta a ambos grados, apro-

bación o suspenso. Por ejemplo, cuando los usuarios aprueban, dales la opción de

moverse a la diapositiva siguiente para continuar con la presentación. Especifica cri-

terios para reprobar (como el número de intentos) y cómo continúa la presentación.

Por ejemplo, elige una acción para ir a una diapositiva que permita a los usuarios

ampliarse en lecciones de recuperación.

Haz clic en OK para cerrar el diálogo Quiz (Prueba) y regresa al diálogo principal Quiz

Manager (Gestor de pruebas). ¡Ahora estás listo para agregar algunas preguntas!

1. Haz clic en Add Question (Añadir pregunta) para abrir el diálogo Question Types (Tipos

de preguntas) y elegir un tipo a desplegar en el diálogo New [question type] (Nueva

pregunta [tipo de pregunta]). Lee sobre los diferentes tipos de preguntas en la columna

“La pregunta es . . . ”.

2. En el panel Question (Pregunta) del diálogo, escribe un nombre y el contenido de la

pregunta en los campos adecuados en la parte superior del diálogo.

3. Haz clic en Add (Añadir) para activar un campo de respuesta y escribe una que se incluya

en el diálogo de la sección Answers (Respuestas). Dependiendo del tipo de pregunta,

Más opciones de

configuración

Como puedes haber adivi-

nado, la capacidad de per-

sonalizar la estructura de

la prueba y los contenidos

es, virtualmente, ilimitada.

El Quiz Manager (Gestor de

pruebas) ofrece varias fichas

más en las que puedes hacer

estos tipos de cambios:

• Ouput Options (Opcio-

nes de salida).

Elige ajustes para mostrar

las preguntas, resultados,

consejos de herramienta

y otras características de

respuesta de la prueba.

• Reporting (Informes).

Especifica en dónde y

cómo dar el reporte de los

resultados de la prueba,

como un LMS, Adobe Con-

nect Pro, tipos de infor-

mes, etcétera

(continúa en la siguinete

página)


#68: Escribir una prueba

180


• Default Labels (Etique-

tas por defecto). Espe-

cifica el texto mostrado

en los botones Submit

(Enviar) y Clear (Borrar) así

como la manera en que se

muestran los mensajes de

retroalimentación.

• Appearance (Aparien-

cia). Elige fuentes para

elementos de pregunta,

en dónde están ubicados

los botones, y si guardas

y reutilizas los perfiles de

formato.

continúa escribiendo respuestas y agregándolas a la lista de Answers (Respuestas)

(figura 68b).

Figura 68b Personaliza el contenido para

las preguntas y respuestas.

4. Selecciona la ficha Options (Opciones) y define si las respuestas se califican o no, así

como las acciones para las respuestas correctas y equivocadas (como moverse a otra

diapositiva, abrir una url o reproducir un clip de audio).

5. Selecciona la ficha Reporting (Informes) y especifica si se va a hacer un informe de

la respuesta. En esta ficha, verás números ID asignados por Presenter a la prueba y a la

pregunta.

6. Continúa agregando preguntas a tu prueba como requieras. Cuando hayas terminado

las verás enlistadas en el Quiz Manager (Gestor de pruebas) (figura 68c).

Figura 68c Revisa las preguntas terminadas en el Quiz Manager (Gestor de pruebas).

Escoge un punto

Aquí hay un método de ubica-

ción que usa el Presenter para

incluir una prueba en una

presentación:

• En Microsoft Office XP, la

prueba empieza después

de la primera diapositiva

en la presentación.

• En otras versiones de

Microsoft Office, selec-

ciona una diapositiva en

la presentación para que

se despliegue antes de la

primera diapositiva de la

prueba.

• Sin importar tu versión

de PowerPoint, si agre-

gas una segunda prueba,

empieza inmediatamente

después de la primera.

181

7. Haz clic en OK para cerrar el diálogo y regresar a la presentación. Las preguntas de la

prueba se configuran y agregan automáticamente. Guarda la presentación para alma-

cenar tu prueba.

¿Cuál es la regla?

Cuando ajustes la prueba determina cómo los usuarios están requeridos a interactuar con ella,

basándote en tus metas generales de la presentación. Por ejemplo:

• Elige Optional (Opcional) si la prueba es de intereses propios o basada en información rudimen-

taria. Los usuarios pueden decidir si vale la pena el tiempo de acuerdo con el nivel de interés y

conocimiento del material.

• Elige Required (Necesario) si el usuario debe intentar la prueba. Un intento significa responder

una pregunta y hacer clic en Submit (Enviar) —la presentación no se moverá más allá de las

preguntas de la prueba, aunque el usuario pueda navegar entre preguntas.

• Elige Pass Required (Es necesario aprobar) si el usuario está participando en una si-

tuación activa de aprendizaje en donde un nivel específico de comprensión (basado en la pun-

tuación) debe ser demostrado. Si eliges esta opción, la presentación incluye una diapositiva de

resultados explicando los temas.

• Elige Answer All (Responder todas) si necesitas una respuesta para cada pregunta, como un

módulo de un curso de retroalimentación o encuesta. El usuario no puede saltarse preguntas o

moverse entre las diapositivas sin responder.

#68: Escribir una prueba

182


Has ensamblado, configurado, coloreado, preguntado, organizado, registrado, animado y,

sí, verificado la ortografía. Antes de publicar tu obra cumbre, toma unos pocos minutos

y revisa el flujo de tu presentación. Elige Adobe Presenter > Slide Manager (Adobe Presen-

ter > Gestor de diapositivas) para abrir su diálogo (figura 69a).

Figura 69a Elabora una revisión rápida de las dia-

positivas y sus contenidos en el Slide Manager

(Gestor de diapositivas).

En el Slide Manager (Gestor de diapositivas), revisa características que has puesto en

diapositivas individuales en PowerPoint, así como ajustes elegidos en el diálogo Presen-

ter Settings (Configuración de la presentación), descritos en la columna “Revisa tu infor-

mación”. Puedes hacer modificaciones individuales, o seleccionar varias diapositivas para

cambiar propiedades rápidamente en un grupo de ellas. Cuando hayas terminado de che-

quear, haz clic en OK para cerrar el Slide Manager (Gestor de diapositivas).

ConsejoEn lugar de abrir el Slide Manager (Gestor de diapositivas) desde el menú de Adobe Pre-

senter, puedes hacer clic en el botón Slide Manager (Gestor de diapositivas) en el diálogo

Publish Presentation (Publicar presentación), mostrado en la figura 69b.

Decide cómo quieres distribuir tu trabajo. Presenter ofrece varias opciones de publica-

ción, incluyendo las siguientes:

• My Computer (Mi PC), para generar el proyecto y almacenarlo en una ubicación que

especificas en tu disco duro. Elige desde un paquete zip o de CD:

• Usa el paquete zip para comprimir todos los archivos de la presentación en un archivo

zip que puedes enviar a un colega para revisión. Tienes que ubicar manualmente los

archivos en tu disco duro para previsualizar la presentación.

Revisa tu información

Sin importar el formato de

publicación, puedes elegir

características comunes desde

el diálogo Publish Presentation

(Publicar presentación). Haz clic

en cualquier parte en los vín-

culos azules en el área Project

Information (Información del

proyecto) para abrir el panel

correspondiente en el diálogo

Presentation Settings (Configu-

ración de la presentación):

• Haz clic en el vínculo Title

(Título) para abrir la ficha

Appearance (Apariencia)

en donde puedes cambiar

el título del proyecto.

• Haz clic en el vínculo

Theme (Tema) para abrir la

ficha Appearance (Aparien-

cia) para que puedas selec-

cionar o ajustar el tema.

• Haz clic en el vínculo Audio

(Sonido) para abrir la ficha

Quality (Calidad) y ajustar

la configuración del audio.

• Haz clic en el vínculo

Images (Imágenes) para

abrir la ficha Quality

(Calidad) y ajustar la

calidad de la imagen.

Si no estás seguro de qué quie-

res cambiar, haz clic en Settings

(Config) para abrir el diálogo

y ajustar lo que quieras. Por

supuesto, puedes realizar cual-

quier cambio a cualquier ajuste

una vez que el diálogo se abre.

Haz clic en Slide Manager

(Gestor de diapositivas) para

revisar las características

de las diapositivas y activos

(mostrados en la figura 69a).

Previsualizar y publicar#69

183

• Usa el conjunto de CD para producir archivos que puedas quemar en un CD. Los archi-

vos incluyen una característica autoejecutable que inicia la presentación automáti-

camente.

• Adobe Connect Pro, para generar el proyecto y almacenarlo en una ubicación específica

del servidor. También puedes seleccionar si quieres cargar la presentación de origen y

sus componentes, como el sonido, el video y los adjuntos.

• Adobe PDF para generar el proyecto como un archivo SWF incrustado en un documento

PDF.

Aquí está cómo publicar tu presentación como un documento PDF:

1. Abre tu presentación en PowerPoint y elige Adobe Presenter > Publish (Adobe Presen-

ter > Publicar) para desplegar el diálogo Publish Presentation (Publicar presentación)

(figura 69b).

Figura 69b Elige una configuración de salida y publica la presentación terminada.

2. Haz click en Adobe PDF a la izquierda del dialogo para desplegar las configuraciones.

3. Haz clic en Choose (Elegir) para abrir un diálogo de búsqueda y seleccionar la ubicación

en donde quieres almacenar la publicación. Escribe un nombre para el archivo y haz

clic en Save (Guardar) para cerrar el diálogo y regresar al diálogo Publish Presentation

(Publicar presentación).

Realiza una

previsualización rápida

No tienes que esperar hasta

que hayas terminado tu pre-

sentación para revisar cómo

se ve. Haz clic en el botón

View Show (Ver presentación)

en los botones de visua-

lización en la parte inferior

de la ventana de PowerPoint

para ejecutar tu presentación.

Para evaluar la presentación

dentro de su interfaz SWF,

elige una de las opciones My

Computer (Mi PC) o Adobe

PDF en el diálogo Publish

Presentation (Publicar pre-

sentación). Haz clic en View

output (Ver salida después

de publicar) para abrir auto-

máticamente el proyecto en

un navegador Web si eliges la

opción My Computer (Mi PC)

o CD package (Conjunto de

CD) o en Acrobat 9 y Adobe

Reader 9 (si eliges la opción

Adobe PDF).


#69: Previsualizar y publicar

184


4. Selecciona “View output after publishing” (“Ver salida después de la publicación”) para

abrir el PDF después de que es procesado.

5. Haz clic en Publish (Publicar). El contenido se procesa, se genera como SWF y se incrusta

en un archivo PDF.

6. Ve e interactúa con la presentación terminada. La publicación PDF requiere Adobe

Reader 9 o Acrobat 9 para verse.

C A P Í T U L O D I E Z

Comentar en un

documento PDF

Acrobat 9 te permite agregar una amplia variedad de comentarios a documentos PDF y

luego compartirlos con tu grupo de trabajo. A diferencia de los comentarios manuales

basados en papel, las herramientas de Acrobat incluyen muchos tipos de herramientas de

comentarios de texto y edición; puedes adjuntar otros documentos y archivos de sonido,

agregar un comentario a un fotograma específico de una animación o película e incluso

integrar tus comentarios directamente a sus documentos de origen en algunos pro-

gramas.

La meta de las técnicas en este capítulo es ayudar a simplificar tu trabajo —con tan-

tas herramientas a tu disposición, es importante entender las razones de una herramienta

sobre otra y cómo puedes maximizar tu uso eficiente de ellas. Puedes también ver cómo

administrar comentarios; revisar flujos de trabajo y presentar el nuevo sitio acrobat.com es

el tema del capítulo 11, “Revisión y colaboración en tiempo real”.

Puedes acceder a todos los tipos de comentarios y herramientas eligiendo Comments

> Comment & Markup Tools (Comentarios > Herramientas Comentario y marca) y selec-

cionando una herramienta desde el menú principal del programa. O toma un atajo: haz

clic con el botón derecho o Control+clic en las barras verticales a la izquierda de la barra

de herramientas para abrir un menú de atajo. Puedes elegir herramientas individuales o

hacer clic en Show All Tools (Mostrar todas las herramientas) para desplegar el conjunto

completo de herramientas. En todas estas técnicas, me he referido a trabajar desde la barra

de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca).

Puedes leer sobre tipos específicos de comentarios en otros capítulos. Aprende sobre el

uso de una imagen del portapapeles como sello en el #23, “Crear un PDF desde una imagen

del Portapapeles” o adjuntar archivos como comentarios en el #24, “Adjuntar archivos de

origen a un PDF”. Descubrir cómo insertar comentarios dentro de contenido multimedia

(Flash o 3D) en el #102, “Insertar comentarios multimedia”, y cómo usar comentarios en

mapas geoespaciales en el #109, “Comentar y medir en un mapa PDF”.

186

C A P Í T U L O D I E Z Comentar en un documento PDF

De todas las herramientas de comentarios, probablemente usarás con más frecuencia la

Sticky Note (Nota adhesiva) . Primero selecciona la herramienta en la barra de herra-

mientas Comment & Markup (Comentario y marca). Luego haz clic en el documento en

donde quieres ubicar la nota, o arrastra para dibujar un marco. Se abre una ventana mos-

trando el puntero activo. Escribe el texto para tu nota; y si escribes más texto de lo que

puede entrar en el tamaño del cuadro emergente, el texto se desliza. Cuando tienes la barra

Properties (Propiedades) abierta, puedes seleccionar el texto en la nota y personalizar su

color, fuente, etcétera, directamente desde la barra de herramientas (figura 70a).

Figura 70a Agrega notas adhesivas al documento para apuntar o describir problemas

en la página.

Para limpiar la página, haz clic en la esquina superior derecha de la ventana desplega-

ble. Aún puedes leer el contenido de tu nota; sólo mueve el puntero sobre el ícono de la

nota en la página y Acrobat despliega sus contenidos en un consejo de herramienta. Haz

doble clic en un ícono de nota para abrir el cuadro de texto. Si quieres borrar una nota,

selecciónala en la página y presiona Delete (Borrar) en tu teclado.

Para cambiar la apariencia y características de un comentario, haz clic en Options

(Opciones) en el cuadro de la nota para abrir el diálogo Note Properties (Propiedades de

nota adhesiva) o haz clic en el botón derecho (Control+clic) para abrir el menú de atajo y

elige Properties (Propiedades). Haz cambios al comentario, como los siguientes:

• En la ficha Appearance (Aspecto), elige un ícono para la nota, así como el color y opa-

cidad.

• En la ficha General, especifica un nombre para el autor del comentario y un asunto.

• En la ficha Review History (Historial de revisión), ve información sobre el comentario, tal

como si es un comentario nativo o ha sido migrado de otro archivo.

El asunto al alcance

No es necesario agregar un

asunto a los comentarios,

pero es una buena práctica

a desarrollar. Por ejemplo,

podrías tener dos o tres perso-

nas revisando un documento.

Si usan el mismo asunto, es

fácil entender de qué grupo

de trabajo o departamento

vienen los comentarios. El

autor de un comentario y su

tipo construyen la lista de

Comments (Comentarios); si

agregas un asunto, aparece

debajo del nombre del autor.

Agregar comentarios de Nota adhesiva y Resaltador

#70

Usar la barra de Propiedades para modificar comentarios

Para acceder a la barra Proper-

ties (Propiedades), haz clic con

el botón derecho (Control+clic)

en el hueco en la barra de

herramientas en la parte supe-

rior de la ventana del programa.

La lista de barras de herramien-

tas aparece; elige Properties Bar

(Barra de propiedades).

Si estás trabajando con un

número de comentarios que

usan varios íconos, colores,

texto, etcétera, te puede resultar

más fácil usar la barra Properties

(Propiedades) que el diálogo

de propiedades de los comen-

tarios. Haz clic en el ícono de la

nota para desplegar el diálogo

Note Properties (Propiedades

de nota adhesiva); haz clic den-

tro del texto para desplegar sus

opciones.

187

Usa las tres herramientas resaltadoras para subrayar, resaltar o tachar el contenido. Haz

clic en la herramienta Highlight Text (Resaltar texto) en la barra de herramientas Comment

& Markup (Comentario y marca). Elige las otras dos herramientas desde el menú de atajo,

accesible desde la barra de herramientas misma, o elige el menú Comments > Comment &

Markup (Comentarios > Comentario y marca) y selecciona la herramienta.

Arrastra a través del texto que quieres identificar con la herramienta. Al igual que con la

herramienta Note (Nota), puedes modificar la apariencia de las herramientas resaltadoras

en la barra Properties (Propiedades) o seleccionando Properties (Propiedades) desde el

menú de atajo. Además de identificar el contenido en la página con la herramienta, haz clic

con el botón derecho (Control+clic) en el resaltado y elige Open Popup Note (Abrir nota

emergente) para desplegar un cuadro de nota. Escribe tus comentarios. Verás un pequeño

ícono en la parte superior izquierda del área de resaltado indicando que hay una nota de

texto adjunta al resaltado (figura 70b).

Figura 70b Usa una de las tres herramientas de resaltado de texto en un documento

para enfatizar y agrega una nota explicatoria si gustas.

Bloquea tus notas

Algunas veces necesitas que

tu comentario se quede en

el lugar y no quieres tomar

riesgos de que otro revisor

entre y lo cambie. Haz clic en

la opción Locked (Bloqueado)

en la parte inferior izquierda

del diálogo Note Proper-

ties (Propiedades de nota

adhesiva) para evitar que el

comentario sea modificado o

borrado.

Lo mismo, pero diferente

Las herramientas de resaltado

se utilizan para conseguir la

atención sobre el contenido

en tu documento. Hay tam-

bién tres herramientas de

edición que parecen hacer

lo mismo. Sin embargo, las

herramientas de resaltado se

usan sólo dentro de Acrobat,

a diferencia de sus contrapar-

tidas de edición de texto, que

pueden exportarse desde el

documento a un documento

de origen de Microsoft Word

o AutoCAD (Windows). Lee

sobre exportar a Word en el

#78, “Colaborar en tiempo real

en Acrobat.com”.

#70: Agregar comentarios de Nota adhesiva y Resaltador

188


Una vez que has estado trabajando con comentarios en Acrobat por un tiempo, deberías

evaluar cómo los usas y cómo los modificas. Pregúntate:

• ¿Cambio el nombre en la caja del comentario o la fuente, o el tamaño de texto?

• ¿Arrastro los comentarios lejos de otros contenidos de la página y los alineo en los már-

genes?

• ¿Encuentro difícil dar seguimiento a cuál cuadro de comentario pertenece qué comen-

tario?

Si encuentras que realizas las mismas modificaciones repetidamente, es una buena idea

modificar las preferencias. Empieza eligiendo Edit o Acrobat > Preferences > Commenting

(Edición o Acrobat > Preferencias > Comentario) para desplegar el diálogo de preferencias

de comentarios (figura 71).

Figura 71 Ajusta las preferencias de comentarios de acuerdo a cómo

usas las herramientas.

• Viewing Comments (Ver comentarios). Elige opciones en esta sección para especificar

cómo aparecen los comentarios en el documento. Elige otra fuente en el menú emer-

gente Font (Fuente), escribe un tamaño diferente y elige el porcentaje de opacidad para

el cuadro desplegable del comentario. También en esta sección del diálogo puedes ele-

gir mostrar líneas de conexión desde el cuadro de comentario hacia el lugar del comen-

tario, para mostrar indicadores de texto y consejos de herramientas y si se imprimen o

no las notas y desplegables.

Preferencias personales

Algunas veces es buena idea

modificar las preferencias

Commenting (Comentario),

ya sean las tuyas o las de un

grupo más grande:

• Coloca un código por

color a miembros de un

grupo de trabajo que usan

comentarios con regulari-

dad, para cada persona o

departamento.

• Muestra líneas que conec-

ten comentarios de marca

con sus cuadros emergen-

tes al pasar por encima

con el ratón.

• En la revisión de un diseño

gráfico (por ejemplo, una

revista) disminuye la opa-

cidad de los comentarios.

De esa forma, los otros

miembros en el grupo

pueden leer los comen-

tarios en el lugar de la

página y aún ven los con-

tenidos gráficos debajo.

• Aumenta el tamaño de

fuente si estás traba-

jando con alguien que lee

comentarios en la página.

De esa forma, los conte-

nidos de los comentarios

son fáciles de ver sin tener

que abrirse.

Ajustar preferencias de comentarios

#71

189

Páginas tras página

Si seleccionas la opción

“Ensure that pop-ups are

visible as the document is

scrolled” (“Garantizar que las

ventanas emergentes son

visibles al desplazarse por

el documento”) en la sec-

ción Viewing Comments (Ver

comentarios) del diálogo,

los comentarios se arras-

tran cuando te mueves en el

documento. Algunos pueden

encontrarlo molesto y otros

extremadamente útil. Afor-

tunadamente, Acrobat le da

cabida a ambos tipos de per-

sonas.

• Pop-Up Open Behavior (Comportamiento de apertura de ventanas emergentes). Elige

opciones para definir cómo se despliegan los comentarios en respuesta a las acciones,

como pasar con el ratón por encima. El ajuste predefinido para el comportamiento

de apertura de ventanas emergentes es esconderlas cuando la Comment List (Lista de

comentarios) está abierta. Deja el ajuste seleccionado si estás trabajando en documentos

desde el panel del documento. Si prefieres ver la ventana o cuadro completo en lugar del

consejo de herramienta, elige la opción “Automatically open pop-ups on mouse rollover”

(“Abrir automáticamente ventanas emergentes al pasar el ratón por encima”).

• Realizar comentarios. Elige opciones para aplicar tu proceso de comentario de manera

consistente, como su alineamiento en la página o el nombre desplegado en la parte

superior de la ventana emergente. La primera opción, “Always use Login Name for

Author name” (“Usar siempre el nombre de inicio de sesión como nombre de autor”)

está seleccionada por defecto. Si el único nombre con el que trabajas es el nombre de

inicio de sesión de tu computadora, deja la opción seleccionada. Si usas otro nombre

o usas diferentes nombres dependiendo del trabajo o del grupo de trabajo con el que

estás involucrado, deselecciónala. Deja la opción predeterminada “Create new pop-ups

aligned to the edge of the document” (“Crear ventanas emergentes alineadas al borde

del documento”) si la pulcritud es tu pasión. Haz clic en las opciones finales para copiar

el contenido del texto seleccionado en ventanas emergentes de comentario cuando

encierras en un círculo el texto con una herramienta de dibujo y para comentarios de

resaltado, tachado y subrayado.

#71: Ajustar preferencias de comentarios

190


Usas herramientas Text Edits (Ediciones del texto) para editar un PDF de la misma forma

en que lo harías con una página impresa y lápiz rojo, pero con más eficiencia. Encontrarás

las herramientas en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca).

Haz clic en la flecha Text Edits (Ediciones del texto) para abrir una lista desplegable de

herramientas (figura 72a). Si tienes texto seleccionado en la página, las herramientas están

activas, como se muestra en la figura. Si no tienes ningún texto seleccionado, haz clic en

la herramienta Text Edits (Ediciones de texto) y arrastra para seleccionar texto en la

página. Usa esta opción si necesitas insertar, borrar o reemplazar texto.

Figura 72a Usa las herramientas Text Edits (Ediciones

del texto) para marcar contenido para edición al igual

que usas un lápiz rojo en una página impresa.

Aquí está cómo trabajas con la herramienta Text Select (Seleccionar texto) y el teclado,

evitando entrar en los comandos del menú desplegable:

• Para insertar texto, haz clic en el texto del documento y escribe. En el documento, ves

un ícono de acento circunflejo de inserción y el texto aparece en un cuadro emergente

de comentario.

• Para eliminar el texto, selecciónalo para borrar usando la herramienta y presiona Delete

(Borrar) o Backspace (Retroceso) en tu teclado. El texto se tacha en el documento.

¿Preocupado al hacer un comentario?

El conjunto de herramientas Text Edits (Ediciones del texto) se muestra en la figura 72a. Aquí está cómo y cuándo usarlas:

• Herramienta Text Edits (Ediciones del texto). Selecciona el texto en la página o indica el punto de inserción.

• Herramienta Replace Selected Text (Sustituir el texto seleccionado). Reemplaza el texto selec-cionado con el texto que escribes; el texto se des-pliega en una ventana emergente de comentario.

• Herramienta Highlight Selected (Resaltar el texto seleccionado). Resalta el texto seleccio-nado.

• Herramienta Add Note to Selected Text (Agre-gar nota al texto selec-cionado). Escribe notas sobre el texto seleccionado en la ventana emergente de comentario que aparece (ver un ejemplo en la figura 72a).

• Herramienta Insert Text At Cursor (Insertar texto en la posición del cursor). Escribe para inser-tar texto nuevo en la posi-ción del cursor en la página.

• Herramienta Under-line Selected (Subrayar el texto seleccionado). Subraya el texto seleccio-nado.

• Herramienta Cross Out Text for Deletion (Tachar texto para eliminarlo). Agrega una línea de tachado al texto seleccionado; no aparece texto de reemplazo.

Trabajar con comentarios de edición del texto

#72

191

¿Cuál método es mejor?

Puedes encontrar algunas o

todas las opciones de la herra-

mienta comentario usando

tres o cuatro métodos dife-

rentes. Por ejemplo, si quieres

insertar texto, puedes hacer

algo de lo siguiente:

• Selecciona la herramienta

Text Edits (Ediciones del

texto) desde la barra de

herramientas Comment

& Markup (Comentario

y marca), haz clic en el

documento con la herra-

mienta y luego usa el

teclado.

• Selecciona el texto con

la herramienta Select

(Seleccionar) en la barra

de herramientas Select

& Zoom (Seccionar y

Ampliar/Reducir), y luego

elige otra herramienta

desde el menú desplega-

ble Text Edits (Ediciones

del texto).

• Selecciona el texto con la

herramienta Select (Selec-

cionar) en la barra de herra-

mienta Select & Zoom

(Seleccionar y Ampliar/

Reducir), y luego haz clic

con el botón derecho para

abrir el menú de atajo y

elige una herramienta.

¿Cuál es mejor? Depende de

cómo gustes trabajar. Prueba

todos, seguro encuentras un

método favorito.

• Para reemplazar contenido en el documento, selecciona el texto y escribe uno nuevo. El

texto de reemplazo se agrega a la ventana emergente del comentario Replacement Text

(Texto de sustitución); el texto despliega una línea de tachado y al final de la cadena de

texto que seleccionaste con la herramienta se muestra un ícono de acento circunflejo

(figura 72b).

Figura 72b El acento circunflejo de inserción en la página se muestra en la

ubicación de la edición del texto. Escribe el texto de reemplazo en la caja

de comentario.

Si desearas usar las herramientas, selecciona el texto con la herramienta Text Edits (Edi-

ciones del texto) y luego elige cualquiera de las opciones de edición desde el menú

desplegable; las herramientas están descritas en la columna “¿Preocupado al hacer un

comentario?”

#72: Trabajar con comentarios de edición del texto

192


Construye tu colección de sellos

Si puedes imaginarlo, pue-

des usarlo como sello. Puedes

fácilmente agregar un sello

personalizado a Acrobat,

siguiendo estos pasos:

1. Elige Create Custom

Stamp (Crear sello perso-

nalizado) desde el menú

desplegable de la herra-

mienta Stamp (Sellos). El

diálogo Select Image for

Custom Stamp (Seleccio-

nar imagen para sello per-

sonalizado) se abre.

2. Haz clic en Browse (Exami-

nar) para encontrar el grá-

fico, PDF o archivo de Word

para usar como sello. El diá-

logo Select (Abrir) se abre

y despliega el archivo ele-

gido. Haz clic en OK (Selec-

cionar) y regresa al diálogo

Select Image for Custom

Stamp (Seleccionar imagen

para sello personalizado)

que muestra una previsua-

lización del sello elegido.

Haz clic en OK (Aceptar);

el diálogo Create Custom

Stamp (Crear sello persona-

lizado) se abre.

3. Haz clic en el campo Cate-

gory (Categoría) y escribe un

nombre para la nueva cate-

goría del sello o elige una de

las existentes; luego escribe

un nombre para el sello. Haz

clic en OK (Aceptar).

4. Para usar tu sello nuevo,

primero abre el menú des-

plegable Stamp (Sellos). Los

contenidos de tu categoría

de sello personalizado des-

pliegan miniaturas, al igual

que las colecciones de sellos

del programa.


página)

Las herramientas de sello son como los antiguos sellos de tinta que aplicas a un documento

(como Borrador, Aprobado o Confidencial). A diferencia de los sellos de tinta, algunos de los de

Acrobat son dinámicos ya que automáticamente agregan la fecha y hora cuando los aplicas.

Puedes, incluso, crear tus propios sellos personalizados. Usa la herramienta Snapshot

(Instantánea) y el portapapeles para capturar cualquier cosa en una página PDF de Acro-

bat para usar como sello. O aprovecha la nueva característica en Acrobat 9 que te permite

usar cualquier elemento del portapapeles como un PDF y copiar un objeto desde otro

programa —como un logo en Illustrator o una imagen en Photoshop— para crear un sello

nuevo en Acrobat. Lee el #23, “Crear un PDF desde una imagen del Portapapeles”, y #59,

“Reutilizar imágenes” para ver cómo se hace.

Las herramientas Stamp (Sellos) están ubicadas en la barra de herramientas Comment

& Markup (Comentario y marca).

1. Para ubicar un sello, en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y

marca) haz clic en la flecha de la herramienta Stamp (Sellos) para abrir el menú mos-

trado en la figura 73a.

Figura 73a Los sellos están dispuestos en una serie de submenús.

2. Haz clic en un sello para seleccionarlo. El puntero cambia para parecerse al ícono de

comentario.

3. Haz clic en el documento en donde quieras, para aplicar el sello.

Un diálogo Identity Setup (Configuración de identidad) se abre cuando intentas usar un

sello la primera vez y no has especificado una identidad como parte del ajuste de comen-

tarios, revisión o firma digital. Agrega información de identidad y haz clic en Complete

Usar y administrar herramientas de sello

#73

193

5. Haz clic en el sello en el

menú para seleccionarlo y

luego en la página del docu-

mento para aplicar el sello.

Haz doble clic en el sello

para agregar un comentario.

(Finalizada) para cerrar el diálogo y aplicar el sello. Lee sobre cambiar información en la

columna “¿Quién eres?”.

Si mueves tu puntero sobre la herramienta Stamp (Sellos) en la barra de herramientas

Comment & Markup (Comentario y marca) (no sobre la flecha hacia abajo), el último sello

que seleccionaste en una sesión se despliega. Haz clic en la herramienta Stamp (Sellos) y el

sello desplegado se activa.

Las categorías personalizadas de sellos incluyen lo siguiente:

• Sellos Dynamic (Dinámico) que despliegan el nombre del usuario, la fecha y la hora en

la que fue aplicado el sello.

• Sellos Sign Here (Firma) que son formatos específicos comúnmente usados en las comu-

nicaciones.

• Sellos Standard Business (Negocio estándar) que son un conjunto de etiquetas que usas

comúnmente para indicar el estado de un documento, como confidencial o preliminar,

en lugar de agregar comentarios de nota o marca de agua.

• Favorites (Favoritos) que pueden incluir cualquier sello de cualquiera de las categorías

predeterminadas así como los personalizados que quieras. Mantén los favoritos cerca

para seleccionar rápido.

• Custom (Personalizado) es una categoría que contiene tus propios sellos y que puedes

renombrar; en la figura 73b, la categoría Custom (Personalizado) ha sido renombrada

como work; si no has diseñado ningún sello personalizado, la categoría Custom (Perso-

nalizado) no se enlista.

Figura 73b Agrega categorías o cambia nombres de categorías a medida que expandes

tu colección de sellos.

¿Quién eres?

El diálogo Identity Setup (Con-figuración de identidad) no te permite cambiar el nombre de inicio de sesión usado para los sellos u otros tipos de comen-tarios. Para modificar el nom-bre, haz lo siguiente:

1. Elige Edit o Acrobat > Pre-ferences > Commenting (Edición o > Acrobat > Preferencias > Comentario) y dese-lecciona la opción “Always use Log-in Name for Author name” (“Usar siempre el nombre de inicio de sesión como nombre de autor”) en la sección Mar-king Commments (Realizar comentarios) del diálogo. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar las preferencias.

2. Haz clic con el botón dere-cho (Control+clic) en un comentario del documento para abrir el menú de atajo y elige Properties (Propie-dades) para abrir su diálogo. Selecciona la ficha General, escribe un nombre nuevo en el campo Author (Autor) y elige Make Current Pro-perties Default (Convertir propiedades en predeter-minadas). Haz clic en Close (Cerrar) para salir del diálogo.

#73: Usar y administrar herramientas de sello

194


Tenerlos juntos

Usa la paleta Stamps (Sellos)

para mantener ordenados

tus sellos. Elige Show Stamps

Palette (Mostrar paleta de

sellos) en el menú desplega-

ble de la herramienta Stamp

(sellos) para desplegar su

diálogo:

• Elige una categoría de

sellos para desplegar las

colecciones como minia-

turas.

• Para los sellos del pro-

grama, haz clic en el botón

derecho (Control+clic)

en un sello para abrir un

menú de atajo; hazlo sello

personalizado o agrégalo

a tus favoritos.

• Para un sello personali-

zado, haz clic con el botón

derecho (Control+clic)

en un sello para abrir un

menú de atajo y conver-

tirlo en el sello actual o

eliminarlo de la lista de

favoritos.

Usa un sello personalizado cuando . . .

Aquí hay algunas circunstancias en las que tiene sentido tomarse unos pocos minutos para construir

un sello personalizado:

• Escribes el mismo comentario reiteradamente. Puedes ser el jefe de un departamento que nece-

sita un sello de fecha y hora, así como un sello de información del departamento. Construye un

sello que solicite la información; ahora puedes usar un sello dinámico de fecha/hora y tu nuevo

sello personalizado.

• Tu trabajo incluye diferentes roles. Puedes ser a la vez un diseñador y un supervisor. Puedes cons-

truir sellos independientes definiendo tu rol en diferentes situaciones.

• Tu trabajo incluye el mismo rol y diferentes modos. Usa tu imaginación y crea un conjunto de

sellos expresivos. Una cara sonriente puede valer por mil palabras —y también puede ser un

rayo de luz.

195

Agregar comentarios a tus garabatos

¿Necesitas explicar por qué

borraste un párrafo especí-

fico del documento o sólo

quieres dejar una nota para

verificar que tus cambios son

correctos? Acrobat lo hace

fácil. Una vez que agregaste

una marca con cualquiera de

las herramientas de dibujo,

simplemente haz doble clic

en la forma para abrir una caja

y luego escribe tu comenta-

rio, como en el ejemplo de la

figura 76a.

Dibujar y marcar formas en Acrobat

#74Digamos que eres una de esas personas que simplemente necesita garabatear en papel.

¿Qué sucede si alguien se lleva tu papel? Bien, sólo agarra un ratón y abre un documento

PDF, porque puedes dibujar toda clase de objetos, incluyendo el mencionado garabato,

con las herramientas Drawing (Dibujo).

La mayoría de las herramientas se muestra en la barra de herramientas Comment & Mar-

kup (Comentario y marca). Las restantes, incluyendo dos herramientas de dibujo Polygon

(Polígono) y Pencil Eraser (Borrador de lápiz), están disponibles desde el menú de atajo

que se abre cuando haces clic con el botón derecho (Control+clic) en las barras del borde

izquierdo de la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca).

Las marcas de dibujo son una forma de comentarios. Para usar una herramienta, haz

clic para seleccionarla en la barra de herramientas y luego dibuja puntos, haz clic y arrastra,

o garabatea con las herramientas Pencil (Lápiz) o Pencil Eraser (Borrador de lápiz). Para

formas como polígonos o nube, haz clic en el punto de inicio para cerrar la forma. Cuando

termines el dibujo puedes hacer doble clic para abrir una nota y escribir información sobre

tu garabato (figura 74a).

Figura 74a Agrega información sobre el garabato en una nota.

Si quieres mostrar algún texto en el documento dentro de una caja de texto, usa la

herramienta Text Box (Cuadro de texto) . Encuentra la herramienta en la caja de herra-

mientas, hazle clic y luego arrastra para dibujar un marco en la página. Una caja de texto

amarilla del tamaño del marco se agrega al documento; haz clic en la caja y escribe tu

mensaje.

Enciérralo en un círculo

Si eres del tipo de persona

que utiliza comentarios de

dibujo para garabatear en un

documento, hay una opción

para ti. Elige Edit o Acrobat >

Preferences > Commenting

(Edición o Acrobat > Preferen-

cias > Comentario) y activa la

opción “Copy encircled text

into Drawing comment popu-

ps” (“Copiar el texto dentro

de un círculo en las ventanas

emergentes de comentarios

de dibujos”). De esta forma,

mientras dibujas puedes

agregar el texto desde el

documento hacia la ventana

emergente del comentario

sin tener que seleccionar otra

herramienta.

#74: Dibujar y marcar formas en Acrobat

196


Una llamada es una marca de dibujo para apuntar a una ubicación específica en un

dibujo (figura 74b). Haz clic en el documento con la herramienta Callout (Llamadas) y

aparece un cuadro de nota adjuntado a una línea con una punta de flecha. Escribe tu nota

y luego haz clic en cualquier parte de la página fuera de la caja de la nota. Puedes arrastrar

la caja alrededor de la página y reubicar el punto de la flecha arrastrándolo también.

Figura 74b Identifica una ubicación específica en la página usando una llamada.

El sonido de tu voz

Si prefieres hablar en lugar

de escribir, hay un comenta-

rio hecho para ti. Elige Com-

ments > Comment & Markup

toolbar > Record Audio Com-

ment Tool (Comentarios >

Herramientas comentario y

marca > Grabar comentario

de sonido) . Haz clic en

la página del documento en

donde quieres desplegar el

ícono del comentario; se abre

una Sound Recorder (Gra-

badora de sonidos). Haz clic

en Browse (Examinar) para

ubicar un archivo de sonido

y seleccionarlo. Puedes pre-

visualizarlo en el diálogo de

la grabadora de sonidos o

haciendo clic en el ícono de

comentarios en la página. De

qué manera grabas los archi-

vos de sonido depende de tu

sistema operativo y su confi-

guración.

197

Cada comentario agregado a un documento se almacena en la Comments List (Lista de

comentarios), que es uno de los paneles desplegados en Acrobat 9 por defecto. Haz clic

en el ícono Comments (Comentarios) en el panel de navegación de la ventana del

programa para abrirlo. A diferencia de la mayoría de los otros paneles que se abren a la

izquierda del panel del documento, la Comments List (Lista de comentarios) se despliega

horizontalmente debajo del documento (figura 75).

Figura 75 La Comments List (Lista de comentarios) se despliega

horizontalmente debajo del panel del documento.

El signo de más (+) a la izquierda del número de página indica que la página contiene

comentarios. Haz clic en un comentario de la lista. Si está ubicado en la porción del docu-

mento que se despliega en el panel del documento, se resalta.

Los comentarios están organizados en niveles dentro de su lista. Aquí hay algunos con-

sejos para visualizarlos:

• Un documento multipágina enlista los comentarios basándose en el número de página.

Haz clic en un signo de más de la página para abrirla y desplegar los comentarios.

Trabajar con la Lista de comentarios

#75

Opciones de orden

Abrir comentarios para la página Elige un filtroComentario agrupado

Abrir los contenidos de un comentario

Administrar los comentarios con marcas de verificación

Tipo de comentario y autor


#75: Trabajar con la Lista de comentarios

198


Tenerlos juntos

Si tienes un gran número

de comentarios diciendo lo

mismo, puedes reunirlos en un

comentario agrupado. Cuando

eliges comentarios para agru-

par, sólo el texto del primer

comentario seleccionado se

muestra en la lista de comen-

tarios, y el texto de los comen-

tarios restantes está oculto.

Selecciona primero el comen-

tario más importante y repre-

sentativo; por ejemplo, si un

Revisor A agrega un comen-

tario describiendo un cambio

que debería hacerse y luego

los Revisores B y C están de

acuerdo, selecciona primero el

comentario del Revisor A para

que puedas ver el contenido

del mismo en la lista luego de

agrupar. Para agrupar comen-

tarios, sigue estos pasos:

1. Haz clic en la herramienta

Hand (Mano) y la barra

de herramientas Select

& Zoom (Seleccionar y

Ampliar/Reducir) y haz clic

en el primer comentario.

Haz Ctrl+clic (Control+clic)

para seleccionar los otros

que quieres incluir en

el grupo. Selecciona los

comentarios de la lista o

directamente de la página

del documento.

2. Haz clic con el botón dere-

cho en los comentarios

seleccionados de la página

del documento


página)

• El tipo de comentario se muestra como un ícono en la lista de comentarios.

• Haz clic en el signo de más a la izquierda de un comentario para abrir sus contenidos. Lee

detalles aplicados como el tipo de comentario, autor y fecha.

• Hacer clic en los signos de más puede ser tedioso. Para abrir rápidamente todas las pági-

nas de todos los comentarios, haz clic en Expand All (Expandir todo) o en la barra

de herramientas de la Comments List (Lista de comentarios). Haz clic en Collapse all

(Contraer todo) en la barra de herramientas para cerrarlos nuevamente.

• Usa las flechas Next (Siguiente) en la barra de herramientas de la lista para mostrar los

comentarios previos o siguientes (haz clic en los botones de flecha hacia arriba y hacia

abajo respectivamente).

Trabajar en un documento largo puede involucrar docenas o incluso cientos de comen-

tarios. Hay una cantidad de información a la que dar seguimiento. Aquí hay unas pocas

sugerencias para trabajar con comentarios:

• Contesta un comentario en lugar de agregar otro, como los comentarios Skippy y MsD

en la figura. Primero, haz clic en el comentario para seleccionarlo en su lista y luego haz

clic en el botón Reply (Responder) en la barra de herramientas. Escribe la respuesta en

el campo de texto. Acrobat coloca el ícono de respuesta antes que el texto.

• Borra los comentarios que no quieres mantener. Haz clic en el comentario para selec-

cionarlo y luego haz clic en el botón Delete (Eliminar) en la barra de herramientas de la

lista de comentarios.

• Haz doble clic en un comentario en la lista de comentarios para abrir su despliegue en

el panel del documento, como el comentario Oval (Óvalo) mostrado en la figura 75. Se

ven los detalles del comentario original, así como cualquier respuesta que se superpone

al cuadro de nota del comentario.

199

y elige Group (Agrupar).

No intentes hacer clic con

el botón derecho en la

lista de comentarios; el

atajo de menú no con-

tiene el comando Group

(Agrupar).

3. El comentario despliega

el ícono agrupado en la

Comments List (Lista de

comentarios) .

El Zen de la organización de comentarios

Puedes organizar los comentarios de tu documento en varias formas. Por defecto, los comentarios

están enlistados como aparecen en el documento de inicio a fin. Aquí hay algunos consejos:

• Si estás trabajando en un documento grande o si quieres revisar qué has agregado a un docu-

mento, ordena los comentarios seleccionándolos desde el menú desplegable Sort By (Ordenar

por). Por ejemplo, haz clic en Type (Tipo) para reorganizar los comentarios en la lista de acuerdo

con el tipo de comentarios utilizados en el documento. Ordenar comentarios hace más sencillo

ubicar aquellos agregados por un autor específico o un tipo de comentario.

• Si quieres ver algunos de los comentarios, puedes filtrarlos. Selecciona una opción de filtrado

desde el menú desplegable Show (Mostrar) y luego especifica un tipo de filtro. Por ejemplo, si

eliges Show by Reviewer (Mostrar por revisor), se abre un submenú enlistando los revisores.

• Cuando aplicas un filtro, la lista de comentarios muestra el mensaje “Comments are hidden

because a filter is active in the Show menu” (“Los comentarios están ocultos porque hay un filtro

activo en el menú Mostrar”). El mensaje es un buen recordatorio para ti para chequear si has

direccionado todos los comentarios del documento o si un cierto revisor ha visto y comentado

el documento.

• En la lista de comentarios, agrega marcas de verificación para identificarlos. Las marcas de veri-

ficación se usan para cualquier propósito que quieras, como hacer una lista para-hacer y no se

ven por nadie más en la revisión. Ordenar de acuerdo con el Checkmark Status (Estado de la

marca de verificación) reduce la lista a dos categorías: Marked (Marcada) y Unmarked (Sin mar-

car). Las categorías están cerradas de inicio; expande una categoría para revelar sus contenidos.

Encuentra esa palabra

Haz clic en Search (Buscar)

en la barra de herramien-

tas de la lista de comenta-

rios para abrir la ventana de

búsqueda a la izquierda de

la pantalla. Luego escribe el

término a buscar, especifica

mayúsculas/minúsculas y

palabras enteras y haz clic en

Search Comments (Buscar en

los comentarios). Una vez que

Acrobat procesa la búsqueda,

despliega el resultado en una

lista en el panel Search (Bus-

car). Haz clic en un resultado

para resaltar el comentario

en la lista y en la página del

documento.

199

#75: Trabajar con la Lista de comentarios

200


Trasladar ubicaciones de

comentarios

Lo que ves cuando integras

los comentarios depende de

algunos factores. Acrobat usa

estos conceptos para colocar

los comentarios en un docu-

mento revisado:

• Los comentarios de texto

que se aplican a palabras

seleccionadas se desplie-

gan dentro de las mismas

palabras si existen en el

documento revisado.

• Sellos, notas y marcas

de dibujo se colocan de

acuerdo con la estructura

del documento original

(por ejemplo la flecha en

el documento de ejemplo

descrito en esta técnica).

• Si borras las palabras o

etiquetas en donde un

comentario fue colocado

originalmente, se ubica en

la primera o última página

del documento.

• Si borras el texto que ori-

ginalmente tenía edicio-

nes, éstas se convierten a

una nota.

• Las marcas de dibujo o

sellos se colocan en la

misma página en el docu-

mento original sin impor-

tar la posición —a menos

que la página se borre y

en tal caso el comenta-

rio se coloca en la última

página del documento

revisado.

Exportar comentarios a un documento de Word (Windows)

#76 Si estás trabajando con una versión de PDF etiquetada de un documento de Microsoft

word generado con PDFMaker, puedes tener tus comentarios exportados directamente

desde el PDF en el documento original y realizar las ediciones automáticamente.

Puedes trabajar desde Acrobat y exportar los comentarios usando los comandos del

menú Comments (Comentarios) o puedes trabajar desde Word e importar los comenta-

rios usando los comandos del menú Comments (Comentarios) de Acrobat. Tu elección

depende de dónde estás en un flujo de trabajo en particular. Si has terminado de trabajar

con un grupo de comentarios, trabaja dentro de Acrobat; si tienes el documento de origen

abierto en Word, trabaja dentro de Word.

Para exportar los comentarios a un documento de Word desde Acrobat 9:

1. En la barra de herramienta de la Comments List (Lista de comentarios) , haz clic en

el botón Options (Opciones) y elige Export Comments to Word (Exportar comentarios a

Word). Word se abre y un diálogo describe el proceso.

2. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo de descripción y comienza el proceso

de importación. Se abre el diálogo Import Comments from Adobe Acrobat (Importar

comentarios desde Adobe Acrobat). Especifica los documentos PDF y Word en el diá-

logo y selecciona las opciones de importación (lee sobre tus opciones en la columna

“Elegir qué comentarios exportar”).

3. Haz clic en Continue (Continuar). Acrobat procesa los comentarios, los agrega al docu-

mento de Word y despliega el diálogo Succesful Import (Importación correcta) (figura

76a). El diálogo resume la actividad y describe cómo pueden integrarse las ediciones

de texto. Haz clic en Integrate Text Edits (Integrar ediciones de texto) para iniciar el

proceso.

4. Se abre el diálogo Adobe Acrobat Comments (Comentarios de Adobe Acrobat), desple-

gando el número de comentarios disponibles para convertir. El diálogo identifica el pri-

mer comentario en el documento y despliega la acción. Haz clic en Apply (Aplicar) para

hacer la edición. El texto se modifica en el documento de Word (usando texto coloreado

o subrayado si los cambios están siendo seguidos).

201

Figura 76a Acrobat te dice cuándo has terminado de importar

los comentarios en el documento.

5. Haz clic en Next (Siguiente) en el diálogo Adobe Acrobat Comments (Comentarios de

Adobe Acrobat) para continuar con la próxima edición —haz clic en “Automatically go

to next” (“Automáticamente ir a siguiente”) para ahorrar clics de ratón). Continúa hasta

que hayas visto y aplicado todas las ediciones. Si no quieres usar la edición, haz clic en

Discard (Descartar) (figura 76b).

Figura 76b Evalúa cada comentario y cambia antes de aplicar o rechazar en el proceso

de integración.


201

#76: Exportar comentarios a un documento de Word (Windows)

202


Elegir qué comentarios exportar

Puedes elegir ciertos grupos de comentarios para exportar en el diálogo Import Com-ments from Acrobat (Importar comentarios desde Acrobat). Primero decide cuánto quie-res editar del documento de Word y luego elige un tipo de exportación de acuerdo a eso.

• Si has ajustado un sistema personal de comentarios usando marcas de verifi-cación y quieres importar sólo aquellos comenta-rios indicados con mar-cas, puedes seleccionar la opción All Comments with Checkmarks (Todos los comentarios con marcas de verificación) debajo de Select Comment Types to Import (Seleccionar tipos de comentarios para importar).

• Si estás editando el conte-nido del documento con las herramientas de edi-ción de texto, selecciona la opción Text Edits only: Insertion, Deletions and Replaces (Ediciones de texto únicamente: insercio-nes, eliminaciones y sus-tituciones). De esa forma, sólo los comentarios per-tenecientes al contenido y estructura del documento son transferidos.

• Haz clic en la opción Turn Track Changes On Before Importing Comments (Activar control de cam-bios antes de importar los comentarios) si estás invo-lucrado en un proceso de edición o revisión.

Nota

Si te quedas sin tiempo en medio de un trabajo grande, haz clic en Stop (Detener). Se abre

un diálogo explicando que puedes reiniciar en cualquier momento eligiendo Acrobat Com-

ments > Continue Integration Process in Word (Comentarios de Acrobat > Continuar pro-

ceso de integración).

6. Verás el diálogo Text Integration Summary (Resumen de integración de texto) cuando

todos los comentarios están procesados. Después de haber revisado el resumen, haz clic

en Done (Hecho). Dependiendo de las opciones que selecciones en el diálogo Import

Comments from Adobe Acrobat (Importar comentarios desde Adobe Acrobat), descrito

en el paso 2, puedes tener instrucciones para limpiar el documento, como la aceptación

de cambios, si tienes la característica activa de seguimiento o borrar las burbujas de

comentarios.

7. Revisa el documento. Verás que las ediciones están aplicadas y que los comentarios

básicos de nota están adjuntos al documento. Guarda el documento de Word co-

rregido.

203

¿ Está eso confirmado?

Algunas veces la ubicación de los comentarios de edición de texto no pueden confirmarse en un

documento de origen de Word; esto ocurre cuando Acrobat no puede descifrar con precisión la

estructura de las etiquetas del documento de origen. Las ubicaciones sin confirmar están disponi-

bles en una lista en el diálogo Succesful Import (Importación correcta). Haz clic en el botón View List

(Ver lista) para ver una lista de los comentarios que tienen lugares sin confirmar. En el documento

ves los comentarios agregados en donde Acrobat piensa que pertenecen. Puedes transferir la infor-

mación de esos comentarios al documento y borrar los comentarios de Word.

#76: Exportar comentarios a un documento de Word (Windows)

Si los pájaros migran, ¿por qué no los comentarios?

Imagina que has creado un documento y luego agregaste comentarios en él. Entonces, supón que

exportaste ediciones de texto y otros comentarios desde Acrobat y los integraste al documento de

Word de origen, o revisado el documento de origen y luego generado un nuevo documento PDF.

Acrobat 9 te permite agregar comentarios a una versión revisada de un documento, mientras el

documento es etiquetado (lee sobre etiquetar un documento en el capítulo 6, “Cumplir con están-

dares PDF y de Accesibilidad”).

Abre los dos documentos en Acrobat y luego realiza estos pasos:

1. Con el documento en el que quieres agregar los comentarios para activar, elige Comments

> Migrate (Comentarios > Migrar comentarios) para abrir el diálogo correspondiente.

2. En el menú desplegable From (De), elige el archivo que contiene los comentarios. La casi-

lla de verificación “Review migrated comments in the Comments List” (“Revisar comenta-

rios migrados en la lista de comentarios”) está seleccionada por defecto; deja este ajuste

como está.

3. Haz clic en OK (Aceptar). Los comentarios se importan al documento PDF y se ubican en

el mismo lugar que aquellos en el documento del que estás exportando.

Los comentarios pueden aparecer o no en la misma ubicación en ambos documentos, depen-

diendo de los contenidos de los archivos respectivos. Por ejemplo, un comentario migrado de texto

tachado no se mostrará en un archivo en donde el texto ha sido borrado.

Una vez que los comentarios han sido migrados a un documento, se incluyen en la lista de comen-

tarios usando las opciones de migración por defecto.

• A menudo desarrollas sis-A menudo desarrollas sis-

temas de comentarios,

particularmente en gran-

des organizaciones. Acro-

bat te permite diseñar un

conjunto personalizado de

opciones de conversión de

comentarios.

Elige el conjunto perso-

nalizado y luego filtra los

comentarios que quieres

exportar a Word. El filtro

puede basarse en el autor,

estado o marca de verifica-

ción.

204


Una vez que el documento ha atravesado un ciclo de revisión o dos (lee sobre los ciclos de revi-

sión en el capítulo #11), es hora de cuidar algunos asuntos de último minuto. Éstos incluyen

la definición de un estado para los comentarios (los generados por revisores tanto como los

migrados), crear resúmenes e imprimir comentarios y resúmenes para referencia o archivo.

Primero selecciona un comentario en la Comments List (Lista de comentarios). Luego haz

clic con el botón derecho (Control + clic) en un comentario de la lista o haz clic en Set Status

(Establecer estado) en la barra de herramientas de la lista de comentarios y selecciona Review

(Revisión) para desplegar una lista de opciones. Puedes especificar un comentario como

Accepted (Aceptado), Rejected (Rechazado), Completed (Completado) o Cancelled (Cance-

lado). A diferencia de la marca de verificación, que es utilizada sólo en tu copia del documento,

puedes ajustar un estado para un comentario que puede ser compartido con otros revisores.

Cuando estás recopilando la retroalimentación de los revisores o cuando un proyecto está

terminando, es buena idea crear un resumen de comentarios –de esa manera, todos los

comentarios están organizados y reunidos en un lugar práctico para fácil referencia.

Sigue estos pasos:

1. En el menú desplegable Options (Opciones) en la barra de herramientas Comments List

(Lista de comentarios), elige Summarize Comments (Resumir comentarios) para abrir un

diálogo (figura 77a).

Figura 77a Especifica las características del resumen de este diálogo.

2. Elige opciones de diseño (ve la columna “Elegir un diseño para el resumen de comenta-

rios”), tamaño de papel, una opción de ordenar, cuáles comentarios incluir y un tamaño

de fuente.

Imprime una copia

Si quieres imprimir la infor-

mación de comentarios de

un documento, haz clic en

el botón Print (Imprimir) o

en la lista de comentarios y

elige Print Comments Sum-

mary (Imprimir resumen de

comentarios) o Create PDF of

Comments Summary (Crear

resumen de comentarios de

PDF), que a su vez abren el

diálogo cubierto en estos

pasos.

Ajustar el estado de los comentarios y crear resúmenes

#77

205

3. Haz clic en Create PDF Comment Summary (Crear resumen de comentarios de PDF)

para generar el resumen.

4. Acrobat abre el resumen como un archivo PDF nombrado como Summary of Com-

ments (Resumen de comentarios) [nombre de archivo] y enlista toda la información de

comentarios, ordenada de acuerdo con la opción que elegiste (figura 77b). Guarda este

archivo para referencia.

Figura 77b El documento de resumen se

crea usando los ajustes que seleccionaste.

Elegir un diseño para el resumen de documentos

Puedes generar un resumen de comentarios en una de varias formas usando el diálogo Summa-

rize Options (Opciones de resumen). Elige una opción dependiendo de las características del docu-

mento y sus comentarios, cómo te gusta trabajar y qué te propones hacer con el resumen:

• Elegir la opción “Document and comments with connector lines on separate pages” (“Documento

y comentarios con líneas de conexión en páginas separadas”) es buena cuando tienes comentarios

largos, aunque con una copia impresa tienes que seguir las líneas a través de las páginas.

• En un documento corto o con comentarios cortos, usa la opción “Document and comments

with connector lines on single pages” (“Documento y comentarios con líneas de conexión en

páginas sueltas”).

• Usa la opción Comments only (Sólo comentarios) para imprimir únicamente los comentarios

agregados al documento. Si eres el creador de un documento y lo has hecho

circular en un grupo para retroalimentación, tener una lista impresa de los comentarios puede

servir como una lista de cosas para hacer.

• Si has terminado un proyecto y quieres una copia en papel para archivar o quieres trabajarlo

lejos de tu computadora, elige la opción “Documents and comments with sequence numbers

on separate pages” (“Documento y comentarios con números

de secuencia en páginas separadas”).

#77: Ajustar el estado de los comentarios y crear resúmenes

C A P Í T U L O O N C E

Revisión en tiempo real

y colaboración

Muchos flujos de trabajo habituales dependen de la comunicación que rodea a un pro-

ducto en común, ya sea un manual, un documento de mercadotecnia o un capítulo de un

libro como el que estás leyendo. Una de las características más fuertes en Acrobat –entre

una gran cantidad de características fuertes– es la capacidad, para un grupo de usuarios,

de colaborar y comunicarse intercambiando ideas y contenido de una manera que puede

ser evaluada y rastreada.

El proceso de colaboración y revisión ha sido desarrollado en las últimas versiones de

Acrobat, desde compartir comentarios e incorporarlos a un documento de origen en Acro-

bat 5 hasta la capacidad revolucionaria de habilitar documentos para comentar en Acrobat 7

Professional.

Bien, es hora de otra revolución: Acrobat 9 ofrece una nueva forma de comunicar y

administrar revisiones en línea. Acrobat.com es un nuevo servicio que ofrece un esplén-

dido lugar de reunión para la colaboración en línea en tiempo real y es gratuito.

Puedes trabajar en línea en Acrobat.com para compartir una revisión y luego llevarla a

una sala de reunión en ConnectNow (para un número limitado de participantes) o incluso

trabajar en un documento compartido en Buzzword, que es el procesador de palabras en

línea de Adobe. Por supuesto, necesitarás herramientas para empezar, seguir y administrar

las revisiones y Acrobat 9 ha mejorado el proceso encontrado en versiones anteriores del

programa.

208

C A P Í T U L O O N C E Revisión en tiempo real y colaboración

El reino de la comunicación y colaboración en Acrobat 9 se centra en Acrobat.com, aunque

aún es posible realizar una revisión al “viejo modo” por correo electrónico e integración

manual de comentarios.

Acrobat.com es una Rich Internet Application (RIA) construida sobre Adobe Flash y

Adobe Air. Puedes acceder a Acrobat.com a través de tu navegador o programas de coman-

dos, utilizando ajustes que configuras en las preferencias de Acrobat 9 y Adobe Reader 9.

En Acrobat 9 (o en Adobe Reader 9), haz clic en el botón de tarea Collaborate (Colaborar)

y elige un comando (figura 78a).

Figura 78a Elige una opción de colaboración.

Para ver la interfaz de la aplicación principal, entra a www.acrobat.com; verás un des-

pliegue de servicios accesibles a través de un simple registro de usuario (figura 78b).

Figura 78b Selecciona un servicio desde la interfaz de Acrobat.com.

Colaborar en tiempo real en Acrobat.com

#78 Administrar preferencias de Acrobat.com

Modifica los ajustes del pro-

grama para mejorar tu trabajo

con colaboración en directo.

En las preferencias de Acrobat.

com busca estos parámetros:

• Escribe tu dirección de

correo electrónico (Adobe

ID) y contraseña en los

campos.

• Haz clic en Manage

Account para abrir el área

Account Settings de Acro-

bat.com en tu navegador

e ingresa en tu cuenta.

Aquí puedes cambiar tu

contraseña, dirección de

correo electrónico y Mee-

ting URL (para Connect-

Now). Haz clic en OK para

aceptar cualquier cambio

que hayas hecho.

• Haz clic en Change

Password para modificar

tu registro de usuario.

Primero ves un diálogo de

información que explica el

cambio de contraseña en

Acrobat.com y te informa

que ha sido borrada en

las preferencias. Haz clic

en Yes. En la ventana

resultante del navegador,

escribe tu información de

registro y sigue los men-

sajes para cambiar la con-

traseña.


página)

www.acrobat.com

209

Los servicios para colaborar y compartir en Acrobat.com incluyen lo siguiente:

Adobe® Buzzword®. Usa Buzzword para escribir y colaborar en documentos. El pro-

grama incluye muchas características comunes en procesamiento de texto (lee más en el

#83, “Trabajar en Buzzword”).

Adobe® ConnectNow. Puedes encontrarte con uno o dos colegas para usar una pan-

talla compartida en una colaboración activa (ve el #82, “Moverse a una sala de reunión de

ConnectNow).

Create PDF. Puedes probar el convertidor en línea PDF –lee más en la columna “Crear

un archivo PDF en línea”.

Share. Usa el servicio Share para almacenar tus archivos y enviar a tus colegas un víncu-

lo al documento en lugar de enviar o distribuir archivos por correo electrónico (para más

información, pasa al #79, “Iniciar una revisión compartida”).

My Files. Usa el depósito en línea para almacenar y organizar hasta 5GB de archivos (lee

sobre el uso de archivos en el #81, “Participar en línea”).

Para iniciar por medio de tu navegador, sigue estos pasos:

1. En tu navegador, abre el sitio www.acrobat.com. Verás un conjunto de cinco vínculos

visuales en la página que acceden a las diferentes características de Acrobat.com (mos-

tradas en la figura 78b).

2. Haz clic en cualquiera de los vínculos para desplegar un diálogo que identifica el ser-

vicio; haz clic en Begin para reemplazar el diálogo de información con una pantalla de

inicio de sesión.

3. Escribe tu dirección de correo electrónico y contraseña —acelera inicios de sesiones

futuras seleccionando la casilla de verificación Remember me. (Recuérdame).

• Para ahorrar tiempo en

el inicio de sesión de tu

cuenta Acrobat.com,

selecciona la casilla de

verificación “Always con-

nect when opening docu-

ments enabled for live

collaboration”.

• Si estás trabajando en

Acrobat (no en Adobe

Reader), selecciona la casi-

lla de verificación “Copy

me when I send an e-mail

invitation using Acrobat.

com”, para dar segui-

miento a tus actividades

en línea.

#78: Colaborar en tiempo real en Acrobat.com

www.acrobat.com

210


Si no tienes un ID de Adobe, haz clic en Sign Up! y sigue las indicaciones.

Desde Acrobat o Adobe Reader, puedes ajustar los controles de acceso de Acrobat.

com en las preferencias del programa. Elige Edit o Acrobat > Preferences > Adobe Reader

(Edición o Acrobat > Preferencias > Adobe Reader) y elige Acrobat.com de la lista para

desplegar los ajustes (figura 78c). Con las preferencias, puedes administrar tu cuenta Acro-

bat.com, así como determinar cómo administrar invitaciones y archivos habilitados para

colaboración en línea en tiempo real. (Lee más en la columna “Administrar preferencias de

Acrobat.com”.)

Figura 78c Define tus ajustes para Acrobat.com en las prefe-

rencias del programa.

Crear un PDF en línea

El servicio Acrobat.com

incluye cinco conversiones

gratuitas a archivo PDF. Más

allá del número, puedes sus-

cribirte al servicio Create

Adobe PDF Online (o con-

vertir archivos tú mismo en

Acrobat).

Un archivo puede tener hasta

200 MB de tamaño. El servicio

puede convertir varios tipos

de archivos a PDF, incluyendo

los siguientes:

• Texto como TXT, PS o RTF.

• Archivos de imagen en

formatos BMP, GIF, JPEG,

TIFF y PNG.

• Archivos de Microsoft

Office en formatos DOC,

XLS, PPT y PRJ.

• Archivos de Open Office

en formatos ODT, ODP,

ODS, ODG y ODF.

• Archivos de Star Office en

formatos SWX, SXI, SXC,

SXD y STW.

• Archivos WPD de Word-

Perfect.

211

Revisar comentarios

Si estás usando una o más

revisiones compartidas, espe-

cifica algunas preferencias

para mantener el seguimiento

del proceso. Elige Edit o Acro-

bat > Preferences (Edición

o Acrobat > Preferencias),

y elige Tracker (Rastrea-

dor) de la lista de categoría

a la izquierda en el diálogo.

Shared Review y Form Data

Collection (Revisión compar-

tida y Recopilación de datos

de formulario) comparten

ajustes:

• Busca nuevos comen-

tarios e información de

formulario en un tiempo

especificado desde cada

hora a nunca.

• Especifica un momento

para suspender la bús-

queda de los comentarios

e información de formula-

rio, desde un mes a nunca.

• Selecciona las notificacio-

nes que quieres ver: en la

bandeja del sistema, den-

tro de Acrobat, o ambas. A

propósito, las opciones de

notificación se muestran

también en la ventana del

Tracker (Rastreador).

Elige cualquiera de los inter-

valos, arrastrando los desliza-

dores. Haz clic en OK (Aceptar)

para cerrar el diálogo Prefe-

rences (Preferencias).

En Acrobat 8, el proceso de revisión compartida se simplificó, permitiendo al iniciador

ajustar una carpeta en red sin necesitar asistencia de IT. Con Acrobat 9 y Acrobat.com, el

proceso es incluso más simple.

Iniciar una revisión de un documento compartido es similar al proceso utilizado para

distribuir un formulario. Sin embargo, mientras que Adobe Reader 7 u 8 pueden usarse

para un formulario, sólo los usuarios de Acrobat o Adobe Reader 9 pueden participar en

una revisión compartida usando Acrobat.com.

Sigue estos pasos para enviar la revisión:

1. Haz clic en el botón de tarea Comment (Comentario) y elige Send for Shared Review

(Enviar para revisión compartida) para abrir el asistente.

2. Pasa por el asistente:

• En la primera pantalla, haz clic en Browse (Examinar) para abrir un diálogo para ubicar

y seleccionar el archivo a compartir. Haz clic en Next (Siguiente).

• En la siguiente pantalla, haz clic en el menú desplegable “How do you want to collect

comments from your reviewers?” (“¿Cómo desea recopilar los comentarios de los

revisores?”) y elige si quieres usar Acrobat.com o tu propio servidor. La opción prede-

terminada es “Automatically download & track comments with Acrobat.com” (“Des-

cargar y rastrear comentarios automáticamente con Acrobat.com”) (figura 79a). Haz

clic en Next (Siguiente).

Figura 79a Lee sobre las opciones de administración de comentarios

en este diálogo.

Iniciar una revisión compartida

#79


#79: Iniciar una revisión compartida

212


• En la siguiente pantalla, escribe o revisa la información de inicio de sesión de Acrobat.

com y haz clic en Sign In (Iniciar sesión).

3. Una vez que Acrobat.com carga, una ventana de correo electrónico se abre para

que especifiques los detalles de la revisión compartida, en donde puedes hacer lo

siguiente:

• Escribe las direcciones de correo electrónico de tus revisores en el campo To (Para) y

agrega direcciones CC, si gustas.

• Revisa el texto predeterminado para Subject (Asunto) y Message (Mensaje), que pue-

des modificar como desees.

• Haz clic en la flecha desplegable Access Level (Nivel de acceso) para desplegar tus

opciones. Puedes permitir el acceso a todos o restringirlo a aquellos que invites a la

revisión.

• Haz clic en el vínculo Review Deadline (Fecha límite de revisión); haz clic en OK (Acep-

tar) para cerrar el diálogo y realizar el cambio.

• Selecciona la casilla de verificación “Allow page view sharing and chat collaboration

in this document” (“Permitir compartir vistas de página y colaboración mediante con-

versación en este documento”) para permitir a los usuarios trabajar con el archivo en

línea (lee sobre la colaboración en línea en el #81, “Participar en línea”).

4. Haz clic en Finish (Enviar) para completar el proceso de revisión. Acrobat crea la revisión

y agrega una copia del archivo renombrado agregando “_review” al nombre original en

Acrobat.com.

5. Las invitaciones se distribuyen entre la lista de revisores. La invitación de correo elec-

trónico incluye información sobre el proceso, además de vínculos al archivo en línea

(figura 79b).

¡Es una cita!

No te preocupes demasiado si no estás seguro de cuándo necesites finalizar una revisión. La fecha predeterminada en Acrobat dentro de tus invitacio-nes de correo electrónico es de dos semanas. Puedes cambiar la fecha en la invitación (como se describió en el paso 3 de esta técnica) o incluso borrar la fecha totalmente. Una vez que el archivo se distribuye, si quieres cambiar la fecha, sim-plemente haz clic en el vínculo Review Deadline (Fecha límite de tiempo) en el Tracker (Ras-treador) para cambiar o borrar la fecha.

Habilitar archivos

Antes de empezar, habilita el archivo para comentarios si tus destinatarios están usando Adobe Reader 7 u 8. Abre el archivo de revisión y elige Advanced > Extend Features in Adobe Reader (Avanzadas > Funciones ampliadas en Adobe Reader). Haz clic en Save Now (Guardar ahora) en el diálogo resultante para guardar y almacenar una copia habilitada del archivo. El permiso está limitado a 500 copias del documento.

Cuando habilitas un archivo extendiendo las característi-cas a usuarios de Reader, se incluyen éstas:

• Guardar información de formulario desde una forma para llenar en PDF


213

• Usar comentarios y mar-

cas de dibujo

• Firmar en un campo exis-

tente de firma

• Firmar digitalmente en

cualquier parte del docu-

mento (sólo para usuarios

de Adobe Reader 8 o 9).

Figura 79b Se invita a los revisores por correo electrónico.

NotaCuando usas Acrobat.com en revisiones compartidas, puedes también permitir a los revi-

sores abrir y comparar el PDF en una sesión de conversión en tiempo real. Lee cómo hacerlo

en el #81.

Colocar las revisiones compartidas en línea

Una revisión compartida

puede usarse en línea además

de trabajarse en Acrobat o

Adobe Reader. Los comenta-

rios se sincronizan con el ser-

vidor, incluso cuando Acrobat

está cerrado, por lo que cual-

quiera en una revisión que

inicia sesión puede ponerse al

día en los comentarios.

Cuando abres una revisión

compartida, la pantalla Wel-

come Back te proporciona

actualizaciones desde la

última vez que viste el archivo,

como el número de revisores y

comentarios nuevos.

#79: Iniciar una revisión compartida

214


Mantener seguros tus materiales de origen

Es una buena idea guardar

una copia del documento

antes de incorporar comen-

tarios de revisión. Edita el

documento usando la copia

para preservar el diseño y

estructura. De esta forma,

los comentarios importa-

dos están en las ubicaciones

correctas en el documento.

Si quieres distribuir el docu-

mento y sus comentarios,

elige File > Save As (Archivo

> Guardar como) y guárdalo

con otro nombre. El archivo

recientemente nombrado

es ahora el archivo PDF ras-

treado y la versión más vieja,

completa con sus comenta-

rios, se convierte en una copia

archivada.

Algunas veces la revisión por correo electrónico es más sencilla cuando envías un docu-

mento a una sola persona o cuando no es importante compartir comentarios entre revi-

sores. Un ciclo de revisión por correo electrónico tiene tres partes: se inicia la revisión,

el destinatario agrega comentarios y los devuelve por correo electrónico y, finalmente, el

iniciador integra los comentarios en un archivo PDF maestro.

Sigue estos pasos para configurar una revisión por correo electrónico dentro de Acrobat:

1. Elige Comments > Attach for E-mail Review (Comentarios > Adjuntar para revisión por

correo electrónico) para abrir el asistente Send by E-mail for Review (Enviar para revi-

sión por correo electrónico). O elige el comando desde el menú del botón de tarea

Comment (Comentario).

NotaComo alternativa, en cualquier programa que contiene un PDFMaker (Windows) puedes ele-

gir Adobe PDF > Convert to Adobe PDF and Send for Review (Adobe PDF > Convertir a Adobe

PDF y enviar para revisión) o haz clic en el botón de la barra de herramientas del PDFMaker.

2. Navega por las ventanas del asistente:

• En la primera pantalla, elige un documento abierto o haz clic en Browse (Examinar) y

ubica el documento que quieres enviar. Haz clic en Next (Siguiente).

• En la siguiente pantalla, haz clic en la lista de direcciones y escríbelas o haz clic en

Address Book (Libreta de direcciones) para abrir tu agenda de Outlook y seleccionar

las direcciones de correo electrónico (si Outlook es tu programa de correo electró-

nico). Haz clic en Next (Siguiente).

• En la tercera pantalla, previsualiza los contenidos de la invitación y entonces haz clic

en Send Invitation (Enviar invitación).

3. Un diálogo de información Outgoing Message Notification (Notificación de mensaje saliente)

se abre, explicando qué sucede luego. Dependiendo de tu configuración de seguridad, el

correo electrónico puede ser enviado automáticamente o puedes necesitar moverte entre

diálogos aprobando el proceso de correo. Haz clic en OK (Aceptar) para quitar el diálogo.

Los participantes que usan Acrobat 6 o superior, o Adobe Reader 7 en adelante, pueden

revisar el archivo. Una vez que el archivo llega al buzón de correo, abre el mensaje de correo

electrónico y haz doble clic en el adjunto para abrirlo en Acrobat o Adobe Reader.

Realiza comentarios como lo desees, y haz clic en Send Comments (Enviar comenta-

rios) en la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca) cuando

termines. Un diálogo se abre explicando que los comentarios serán enviados al iniciador y

muestra la dirección de correo electrónico especificada por el creador de la revisión. Pue-

des escribir una dirección diferente o elegir una desde la Address Book (Libreta de direc-

ciones) de Outlook, como cuando diseñas la revisión. Haz clic en Send (Enviar) para cerrar

el diálogo y enviar los comentarios de regreso al iniciador.

Usar una revisión por correo electrónico

#80

215

Cuando el correo no funciona

El diálogo Send by E-mail for

Review (Enviar para revisión

por correo electrónico) usa un

filtro específico en el nombre

de correo que escribes. Si tu

dirección de correo electró-

nico no usa un sufijo de tres

letras —por ejemplo, .com,

.net, etcétera— puedes reci-

bir un error. En lugar de eso,

en el panel Identity (Identi-

dad) en el diálogo Preferen-

ces (Preferencias), escribe

tu dirección de correo elec-

trónico en el campo corres-

pondiente y haz clic en OK

(Aceptar).

Una vez que los comentarios regresan a ti (el iniciador), se integran al PDF. Cuando le

haces doble clic a un adjunto de correo electrónico para abrir el documento en Acrobat, ¿se

despliega el diálogo Merge Comments? (¿Combinar comentarios?). Puedes elegir abrir la

copia del documento o mezclar los comentarios dentro del archivo PDF rastreado (figura

80a). Haz clic en Yes (Sí) para incorporar los comentarios y cerrar el diálogo.

Figura 80a El diálogo te pregunta cómo quieres manejar los comentarios.

Puedes entonces revisar los contenidos de la Comments List (Lista de comentarios) y

terminar el proceso del documento (figura 80b). Lee sobre usar características y herra-

mientas de comentarios en el capítulo 10, “Comentar en un documento PDF”.

Figura 80b Los comentarios por correo electrónico de varios

revisores se incorporan al documento PDF maestro.

#80: Usar una revisión por correo electrónico

216


Ponerse en directo, en línea

En lugar de iniciar una revi-

sión en Acrobat, comparte

un documento directamente

desde MyFiles en Acrobat.

com. Aunque no tienes un

asistente en Acrobat.com, el

proceso es similar, con estas

excepciones:

• Para iniciar, haz clic en

Share en una de las pan-

tallas de la aplicación para

mostrar los campos Share.

Por defecto, los campos

Share se agregan a la ven-

tana MyFiles, sobre la lista

de archivo.

• Para identificar los archi-

vos para compartir, arras-

tra un archivo desde el

área MyFiles en la ven-

tana hacia la lista “Choose

files to share”. Haz clic en

Browse, ubica y selec-

ciona un archivo desde tu

computadora y haz clic

en Upload para agregar

archivos adicionales para

compartir. El archivo se

agrega a la lista compar-

tida y se incluye en la lista

MyFiles.

• Haz clic en Share With para

abrir una lista de direccio-

nes de correo electrónico;

la lista incluye sólo aque-

llas direcciones que se

usaron en Acrobat.com.

“Iniciar una revisión compar-

tida”, para más información”.

Usa la característica MyFiles en Acrobat.com como un depósito en línea para almacenar

tus archivos. Dependiendo de tu flujo de trabajo, puedes querer almacenar los archivos

para distribuirlos a otros para revisión o colaboración en ConnectNow. O puedes querer

almacenar los archivos para tener acceso a ellos desde tu computadora portátil durante

tus vacaciones en el lago.

Abre MyFiles en línea usando uno de varios comandos en Acrobat 9, Adobe Reader 9

o a través de Acrobat.com (lee sobre tus opciones en el cuadro “Encontrar tus archivos”).

Una vez que la aplicación se inicia, ves los archivos que has subido dispuestos en la última

opción de ordenamiento usada en tu sesión anterior de Acrobat.com (figura 81a).

Figura 81a Ver, organizar y administrar tu conjunto de documentos en línea.

Inicia una colaboración en tiempo real en un documento desde tu escritorio o en línea

(lee cómo trabajar desde Acrobat.com en la columna “Ponerse en directo, en línea”). Para

iniciar una sesión desde Acrobat Pro o Acrobat Pro Extended sigue estos pasos:

1. Elige Send & Collaborate Live (Enviar y colaborar en directo) desde el menú del botón

de tarea Collaborate (Colaborar) –lee sobre trabajar desde Acrobat o Adobe Reader en

el #79, “Iniciar una revisión compartida”.

2. Sigue los mensajes para elegir una lista de destinatarios, ingresa en Acrobat.com y llena

la invitación de correo electrónico. Tu archivo se habilita para la colaboración, se guarda

con un _collab agregado al nombre y se sube a Acrobat.com. Una invitación se envía a

tu lista de destinatarios.

3. Una vez que tus colegas reciben su correo y lo descargan, cuando abren el archivo en

Acrobat o Adobe Reader 9, el documento se despliega, junto con el panel de navega-

Participar en línea#81

Conmutar archivos MyFiles y Buzzword

Subir más archivos

Iniciar una invitación a compartir

Moverse a un encuentro de ConnectNow

Elegir opciones de ordenamiento

Desplegar como lista (mostrada) o cuadrícula

Abrir el menú de atajo para la imagen seleccionada

217

Encontrar tus archivos

Como todas las característi-cas de Acrobat.com, a My Files puede accederse de varias for-mas. La mayoría de los coman-dos en el menú de los botones de tarea Collaborate (Cola-borar) de Acrobat 9 o Adobe Reader 9 inician MyFiles ya sea como una aplicación a pantalla completa o una asociada con otra interfaz. Por ejemplo, Send & Collaborate Live (Enviar y colaborar en directo) muestra la característica MyFiles en la parte inferior de la pantalla.

Una vez en línea, puedes conmutar entre tus archivos generales de Acrobat.com y archivos Buzzword Docs (ver la barra de herramientas mos-trada en la figura 81a).

ción Collaborate Live en su escritorio. El usuario puede firmarse como un invitado o

usar el Adobe ID.

4. De regreso contigo, en Acrobat, verás la lista de Current Viewers (Usuarios actuales) y

se muestra el Document Chat (Conversación sobre documentos) en el panel de nave-

gación Collaborate Live (Colaborar en directo) junto con el documento para discusión

(figura 81b).

ConsejoCurrent Viewers (Usuarios actuales) y Document Chat (Conversación sobre documentos) se

explican solos. Haz clic en Start Page Sharing (Iniciar el uso compartido de páginas) para

desplegar automáticamente la misma página y vista que estás mirando en las pantallas de

los usuarios actuales; haz clic en Stop Page Sharing (Detener el uso compartido de páginas)

cuando hayas terminado.

Aquí están las reglas para una colaboración en tiempo real:

• Los usuarios pueden ver una lista de participantes y conversar con otros en la ventana

del documento.

• Las acciones y características del documento, incluyendo el puntero del ratón, vista de

pantalla, ampliación/reducción y vistas 3D pueden sincronizarse.

• Los cambios se transmiten al instante a las vistas de los otros participantes.

Figura 81b Colabora en tiempo real

desde un documento en tu escritorio.

Compartir los archivos aún más

Puedes usar tus archivos alma-cenados en Acrobat.com en otros materiales en línea, como páginas Web. En MyFiles, haz clic en un archivo de la lista y luego haz clic en la flecha para desplegar el menú desplegable:

• Elige Embed Code para copiar el código al porta-papeles; puedes usar esto para incrustar el código en una página Web.

• Elige Copy Link para guar-dar el vínculo del archivo en el portapapeles. Pega el vínculo en un correo, página Web o mensaje de conversación para com-partir el archivo.

#81: Participar en línea

218


• Para lanzar una sesión de pantalla compartida desde dentro de tu documento de revi-

sión, elige Share My Screen (Compartir mi pantalla) desde el menú Options (Opciones)

del panel de navegación Collaborate Live (Colaborar en directo) (lee más en el #82,

“Moverse a una sala de reunión de ConnectNow”).

Requerimientos de sistema

Tu computadora tiene que cumplir con los requerimientos mínimos para usar Acrobat.com. Depen-

diendo de tu sistema operativo, necesitas lo siguiente:

• Microsoft Windows Vista y XP requieren de navegadores Internet Explorer 7, Internet Explorer 6.x

o Firefox 2.x y Flash Player versión 9.0.47 o superior.

• Mac OSX v10.5 requiere los navegadores Safari 3.x o Firefox 2.x y Flash Player versión 9.0.47 o

superior (9.0.115 en Mac OSX v10.5).

• Mac OSX v10.4 requiere los navegadores Safari 3.x, Safari 2.x, o Firefox 2.x y Flash Player versión

9.0.47 o superior.

219

Moverse a una sala de reunión de ConnectNow

#82Una de las características más geniales de Acrobat.com es Adobe ConnectNow, que te

permite configurar reuniones en directo en tu escritorio utilizando una sala personal de

reunión y conferencia Web. Tu sala personal de reunión tiene una URL permanente que es

fácil de recordar, así que siempre sabrás en dónde reunirte en línea.

En estas reuniones, te comunicas con uno o dos colegas usando conversación en

directo, compartes pizarrones en línea y diferentes audios y videos (lee tus opciones en

el cuadro “Hablar en voz alta”). ConnectNow también te permite compartir tu escritorio y

tomar acceso a control remoto del escritorio de un participante.

Sigue estos pasos para iniciar una reunión:

1. Abre Adobe ConnectNow haciendo lo siguiente:

• Escribe tu dirección URL única de sala de encuentro en la ventana de un navegador.

• O, en Acrobat, elige Share My Screen (Compartir mi pantalla) desde el menú del botón

de tarea Collaborate (Colaborar). Si estás en una sesión de colaboración en directo,

elige Share My Screen (Compartir mi pantalla desde el menú Options (Opciones) del

panel de navegación Collaborate Live (Colaborar en directo).

ConsejoConnectNow se lanza en su propia ventana de aplicación —una vez que está ejecutándose,

puedes cerrar la ventana original del navegador.

2. Cuando ConnectNow se abre, selecciona Invite Others para enviar mensajes de correo

electrónico e invitar participantes. Si estás colaborando en directo, tus colaboradores

ven un mensaje de invitación y simplemente tienen que hacer clic en View Screen para

unirse a la reunión.

3. Los asistentes se unen a la reunión iniciando sesión en tu espacio de reunión desde

sus computadoras. Cuando una solicitud emergente de un espectador aparece en la

ventana, haz clic en Accept para incluir al participante en la sesión.

La sala de reunión de ConnectNow está hecha de varios componentes (figura 82a).

Nota

Si eres el anfitrión de la reunión y estás compartiendo tu pantalla, puedes acceder a todas

las características; sin embargo, tus participantes no pueden restablecer el diseño de los

pods, por ejemplo, o invitar a otra persona.

Qué decirle a tus invitados

Tus invitados pueden no ser

unos conocedores de com-

putadoras o de ConnectNow

como tú. Dales algo de infor-

mación sobre el servicio que

los deje tranquilos:

• Un invitado no necesita

una cuenta de Acrobat.

com pero puede quedarse

simplemente, como invi-

tado.

• Los invitados no tienen

que descargar ningún

programa. La aplicación

ConnectNow se ejecuta

a través del Flash Player,

que es lo que necesita-

rán tener instalado en

su navegador. El único

programa que podrían

requerir es el plugin de

ConnectNow si quieres

participar en pantalla

compartida.

• Los invitados no tienen

que realizar cambios a sus

firewalls (cortafuegos)

para participar ya que

ConnectNow se comunica

a través de puertos http

estándar y Secure Socket

Layer (SSL).

#82: Moverse a una sala de reunión de ConnectNow

220


Habla en voz alta

ConnectNow ofrece diferen-

tes características de audio:

algunas son gratuitas, mien-

tras que otras pueden incluir

cargos de larga distancia. Aquí

están tus opciones desde la

barra de herramientas de

Adobe ConnectNow:

• Haz clic en el ícono Phone

y elige Adobe Confe-

rence Number para des-

plegar una caja de texto

mostrando números de

llamada y el número ID

de la reunión. El servicio

es gratuito, pero se apli-

can cargos de teléfono de

larga distancia.

• Haz clic en el ícono Micro-

phone y activa el

micrófono de tu sistema

para hablar con otros asis-

tentes a la reunión usando

Voice over Internet Proto-

col (VoIP).

• Haz clic en el ícono Web-

cam para activar tu

cámara Web y usarla con

sonido para agregar video

junto con el audio.

Figura 82a Conduce reuniones interactivas a tiempo real en tu sala de reunión privada.

Busca estas características y herramientas:

• Las áreas de interacción son llamadas pods y están accesibles desde el menú desplega-

ble Pods. Además de las que se muestran en la figura, puedes también abrir pods Files

y Webcam.

• Selecciona comandos administrativos, como ajustar las preferencias de la reunión o pro-

bar tu micrófono desde el menú emergente Meeting.

• Encuentra ayuda para resolver problemas de Adobe Flash y configurar cuentas en el

menú desplegable Help (Ayuda), junto con la ayuda ConnectNow, por supuesto.

• Usa las herramientas en la parte superior derecha de la ventana para administrar tu

reunión. Por ejemplo, haz clic en Invite Participants para agregar otro miembro a

tu sesión, haz clic en Share My Computer Screen para invocar la pantalla compar-

tida para tu grupo o haz clic en Upload a File para ubicar y compartir un archivo

desde tu computadora.

Exportar notas como archivo

Organizar y arreglar pods como se desee

Los participantes pueden acceder y configurar herramientas Conversación en tiempo real

Controlar y administrar participantes

Exportar el pizarrón como imagen

221

• Usa y administra características visuales y de audio, seleccionando los comandos en la

barra de herramienta de Adobe Acrobat Connect (lee más en la columna “Habla en voz

alta”).

• Conduce una conversación en directo con uno o dos de tus participantes con el pod

Chat.

• Escribe notas de tu reunión que pueden guardarse como archivo DOC.

• Usa herramientas sencillas de dibujo en el pod Whiteboard. Agrega formas, personaliza

su apariencia o agrega texto. Puedes guardar el pizarrón como un archivo PNG.

Junto con los elementos interactivos enlistados, ConnectNow le permite a un partici-

pante tomar control del escritorio de otro participante. Usar el control remoto para mostrar

un proceso específico o instrucción significa que no tienes que perder tiempo explicando

un entorno: tú estás allí.

Para asignar el control remoto, haz clic en el nombre de un participante para mostrar

el menú desplegable y elige “Ask this user to share their screen” (figura 82b). Como alter-

nativa, puedes elegir Share My Computer Screen desde el menú desplegable Meeting y la

pantalla es compartida por un participante seleccionado.

Figura 82b Selecciona un participante para compartir

la pantalla.

Para regresar a la interfaz normal de la reunión, haz clic en la X en la parte superior

derecha del pod Screen Sharing.

221

#82: Moverse a una sala de reunión de ConnectNow

222


¿Quién es quién?

Buzzword ofrece cuatro

maneras de interactuar con

los documentos:

• El Author es el creador y

propietario del archivo

y puede borrarlo de

Buzzword. Asimismo,

puede escribir, editar

y agregar comentarios

hechos por otros partici-

pantes. Un Author puede

invitar colaboradores,

cambiar sus roles y remo-

verlos del archivo.

• Un Co-author tiene los

mismos derechos que el

Author, excepto el borrado

de un documento.

• Un Reviewer puede agre-

gar comentarios a un

documento, pero no los

puede agregar a otros

comentarios o compartir

el documento.

• Un Reader tiene acceso al

archivo como de sólo lec-

tura, pero no puede comen-

tar o compartir el archivo.

No tienes que quedarte en un

estado en particular. Si guar-

das una copia de un archivo

con otro nombre, por ejem-

plo, te conviertes en Author.

Aunque la copia nueva

incluirá cualquier comentario

que fuera agregado, tienes

que agregar tú mismo los

colaboradores ya que la lista

de colaboradores del original

no es transferida a tu copia.

Trabajar en Buzzword

#83 Buzzword es la aplicación de procesamiento de documentos en línea de Acrobat.com. Ade-

más de escribir documentos, también puedes usar herramientas de comentarios directa-

mente en el programa y compartir el archivo desde la interfaz de Buzzword. Editar, comen-

tar y revisar puede hacerse en equipo. Buzzword almacena tus archivos y los ejecuta desde

los servidores seguros de Adobe, para que estén siempre disponibles en la Web.

Abre Buzzword desde la interfaz de Acrobat.com o desde Acrobat eligiendo Create

Buzzword Document crear un documento Buzz-Word desde el menú del botón de tarea

Collaborate (Colaborar). Una vez en Buzzword, puedes invitar a otros a colaborar en el

documento usando la característica Share en la parte inferior izquierda de la ventana de

la aplicación. Los invitados pueden colocarse en una de varias categorías, de acuerdo con

los privilegios que se les otorga —lee sobre las diferentes opciones en la columna “¿Quién

es quién?”.

Una vez que la aplicación se lanza, puedes hacer lo siguiente:

• Haz clic en New en la parte superior derecha de la ventana del navegador para

iniciar un archivo nuevo.

• Haz clic en Docs en la parte superior derecha de la ventana del navegador para

desplegar el Document Organizer, descrito en el #81, “Participar en línea” y selecciona

un archivo para trabajar.

• Para importar un archivo de tu computadora, elige Document > Import desde el menú

Buzzword, ubica y selecciona un archivo en tu computadora y haz clic en Open.

Ya sea que empieces desde cero o importes un documento, trabajas en Buzzword como

lo harías en cualquier aplicación de escritorio. Puedes notar que la interfaz trabaja un poco

diferente de lo que usualmente ves en tu escritorio. Debido a que Buzzword está escrita en

Flash, la mayoría de los elementos de menú se deslizan dentro y fuera del campo de visión

(lee más en la columna “Estar en la onda”).

Accedes a los paneles y menús desde la interfaz principal de Buzzword (figura 83).

223

Figura 83 Usa las características en la aplicación Buzzword para escribir, configurar

y compartir un documento en línea.

El menú de la aplicación contiene los tipos de comandos que esperarías, como los

siguientes:

• Document. Haz clic en el menú Document para desplegar comandos para administrar

documentos. También encontrarás comandos para configurar la página, impresión y

compartir.

• Edit. En el menú Edit busca comandos comunes de edición, incluyendo Check Spe-

lling, que identifica potencialmente palabras mal deletreadas con una línea subrayada

dentada.

• Insert. Puedes insertar un rango de características en un documento Buzzword, como

tablas o imágenes, encabezados o pies de página, cortes de línea o página e inclusive

caracteres especiales y un limitado número de campos.

• Help. Usa comandos en el menú Help para ver archivos de ayuda y vincularte a sitios de

soporte de Buzzword.

Estar en la onda

Algunas de las características basadas en Flash agregadas a Buzzword hacen más senci-llo el trabajo en la interfaz sin tener que elegir elementos de menú, como lo harías cuando trabajas en una aplicación común. Aquí hay algunas:

• Las guías visuales apare-

cen sobre los elementos en

la página cuando seleccio-

nas diferentes objetos. Por

ejemplo, si arrastras una

columna sobre una tabla,

los controles muestran

la cantidad de sangría; si

agregas una imagen, los

controles para redimen-

sionar se despliegan y

muestran las dimensiones

a medida que cambias el

tamaño de la imagen.

• Activar diferentes elemen-

tos en una página des-

pliega botones de fle-

cha. Haz clic en una flecha

para abrir un menú con-

textual para ese elemento.

Por ejemplo, si haces clic en

una columna de una tabla,

haz clic en el botón de fle-

cha para mostrar coman-

dos y cortar/copiar/pegar

la columna o insertar más.

• Un ícono apenas visible de

comentario se mueve junto

con tu puntero en el lado

derecho de la página. Haz

clic en el ícono para abrir

un cuadro de comentario,

que está asociado con el

contenido de esa línea.

Iniciar un nuevo archivo

Iniciar una sesión de colaboración

Abrir una lista de documentos Buzzword

Hacer clic para desplegar un panel de ajustes

Insertar un comentario en la línea activa

Compartir el archivo

Insertar y redimensionar imágenes

Ver el historial

Conteo de palabras, palabras con banderas y ampliación

El sincronizador guarda el archivo y actualiza el servidor

#83: Trabajar en Buzzword

224


ConsejoHaz clic en el logo de Adobe Buzzword para abrir otro menú, en donde puedes leer sobre el

programa y normas de usuario, salir de Buzzword o elegir Settings & Preferences para abrir

un diálogo. Aquí encontrarás información sobre la cuenta Adobe ID, así como preferencias

de Buzzword que te permiten definir la unidad de medida desplegada en la aplicación –pul-

gadas es la predeterminada. Puedes también elegir si quieres marcar errores de deletreo y

puedes construir una lista de palabras.

Una lista de paneles de configuración y sus opciones se enlistan en la tabla 11.1.

Tabla 11.1 Opciones de paneles y configuración de Buzzword

Nombre del panel Ícono Busca estos ajustes

Font Elige un nombre de fuente, tamaño, estilo y color.

Paragraph Elige alineamiento, espaciado y sangrías.

List Elige tipo de lista, el ícono, el nivel de esquema y los-

comandos para saltar contenido insertado entre ele-

mentos de la lista.

Image Selecciona una imagen para colocar y luego elige

una opción de contorno de texto y valor de despla-

zamiento.

Tabla Inserta una tabla y configura filas, columnas, color de

cuadrícula y color de fondo.

Comment Agrega un comentario nuevo o muestra los existentes.

225

Coincidir en las descripciones

Eliges una de tres opciones cuando configuras un proceso de comparación de docu-mentos. Las elecciones están basadas en tipos generales de características encontradas en los tipos de documentos nombrados. Por ejemplo:

• Reports, spreadsheets,

magazine layouts

(Informes, hojas de

cálculo, formato de

publicaciones). En estos

tipos de documentos, el

texto usualmente fluye de

una página a otra así; la

característica busca movi-

mientos entre las páginas.

• Presentation decks,

drawings, or illustra-

tions (Cubiertas de

presentación, dibujos

o ilustraciones). Cada

página es tratada como

un documento indepen-

diente y la función Com-

pare (Comparar) busca

cambios en orden, como

usualmente encontrarías

en un conjunto de diapo-

sitivas de PowerPoint.

• Scanned documents

(Documentos digitali-

zados). Acrobat crea imá-

genes temporales de cada

documento que luego son

comparados como imáge-

nes.

La característica de comparación en Acrobat 9 ha recorrido un largo camino desde sus

versiones anteriores. En Acrobat 9, las diferencias entre dos versiones de un documento se

resaltan y comentan.

Compare (Comparar) muestra las diferencias en el texto e imágenes basándose en tres

estructuras de documento diferentes, programadas dentro de la característica. Para hacer

una comparación sigue estos pasos:

1. Elige Document > Compare Documents (Documento > Comparar documentos) para

abrir el diálogo del mismo nombre.

2. Haz clic en Choose (Seleccionar) para los campos Compare (older document) (Comparar

(documento anterior)) y To (new document) (Con (documento más reciente)), ubica y

selecciona los archivos que quieres usar. Haz clic en el menú desplegable Document

(Documento) para elegir cualquier archivo abierto para cada opción de documento.

3. Para ambos documentos, escribe un número de página en los campos First page (Pri-

mera página) y Last page (Última página) para cambiar las comparaciones si es necesa-

rio. Los campos enlistan automáticamente los números de página para las primeras y

últimas páginas de los documentos.

4. Selecciona una opción Document Description (Descripción del documento) –lee sobre

las opciones en la columna “Coincidir en las descripciones”.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y comparar los archivos.

Acrobat procesa los archivos y genera los cambios. Los contenidos se despliegan en el

panel de navegación Compare (Comparar), nuevo en Acrobat 9 (figura 84a).

Comparar documentos

#84

#84: Comparar documentos

226


Claro, pero comparar no es revisar

¿No es así? Si comparas dos

documentos, aunque no

estés insertando comenta-

rios y marcas manualmente,

Acrobat los agrega por ti. Una

vez que una comparación ha

sido hecha, usa la página de

resultados, o una copia del

documento comparado con

los comentarios insertados y

envíalo para posterior revisión

con tu grupo de trabajo.

Hay varias tareas que puedes adoptar en la característica Compare (Comparar):

• Se agrega otra página antes de las páginas del documento que enlista los nombres de

los archivos, si se encontraron diferencias y una clave al reporte. Puedes hacer clic en los

vínculos de la página Summary para ver el documento reciente o el antiguo, así como

el primer cambio en el informe.

• Haz clic en una miniatura de página para mostrar esa página en el panel del documento

(figura 84b).

• Elige Show Color Legend (Mostrar leyenda de colores) para desplegar los colores uti-

lizados por diferentes tipos de comparaciones como un superpuesto en el panel del

documento.

• Para mostrar cada documento en su propia ventana, elige Show Documents Tiled (Mos-

trar documentos en mosaico) o Show Documents Side By Side (Mostrar documentos

contiguos) desde el menú Options (Opciones).

• Para sincronizar las páginas mientras se muestran ambos documentos en sus pro-

pias ventanas, elige Synchronize Pages (Sincronizar páginas) desde el menú Options

(Opciones).

• Para cambiar el tamaño de las miniaturas de página, desde el menú Options (Opciones)

elige Thumbnail Size (Tamaño de miniatura) y la opción.

Figura 84a Administra las vistas y despliegues de los

documentos comparados en el panel Compare (Comparar).

227

• Arrastra la barra divisoria en la parte inferior del panel Compare (Comparar) hasta mos-

trar las miniaturas de las páginas del documento antiguo. Haz clic en una miniatura

para abrir la página en una nueva ventana.

Figura 84b Evalúa y examina los cambios en los archivos comparados.

Guarda el archivo para referencia futura.

Manzanas y naranjas

Las nuevas herramientas

Compare (Comparar) en Acro-

bat 9 ofrecen un montón de

personalización. Si quieres

personalizar el diseño, aquí

hay algunas cosas para in-

tentar:

Haz clic en Show Options

(Mostrar opciones) en el

panel Compare (Comparar)

para conmutar las elecciones.

En las opciones, puedes hacer

lo siguiente:

• Especifica qué tipos de

cambios mostrar, tales

como texto, imágenes,

formato y fondos.

• Elige una combinación de

color para usar en el des-

pliegue del informe.

• Arrastra un deslizador

Opacity (Opacidad) para

configurar cuán transpa-

rente u opaco es el des-

pliegue de los comenta-

rios superpuestos.

Una vez que hayas realizado

tus elecciones, haz clic en

Hide Options (Ocultar opcio-

nes) para ocultar tus opciones

conmutadas. Tus elecciones

pueden verse en el menú

Options (Opciones) del panel

Compare (Comparar).

Haz clic para conmutar configuraciones de color y elementos evaluados

Haz clic para desplegar en el panel del documento Agregar tus propios

comentarios

Identificar tipos de cambios por color

Arrastra para mostrar páginas en el documento antiguo

Cada cambio se enlista como comentario Haz clic en un elemento

para ver una comparación

#84: Comparar documentos

Iniciar y rastrear varias revisiones, participar en otras y tratar de mantener todo correcto

no es sencillo. Afortunadamente, Acrobat ofrece el Tracker (Rastreador) para ayudarte a

controlar el proceso.

En Adobe Reader 9, elige View > Tracker (Ver > Rastreador). En Acrobat 9, elige Track

Reviews (Rastrear las revisiones) desde el menú desplegable del botón de tarea Comment

(Comentario). Todas tus actuales revisiones —las iniciadas y aquellas en las que estás

participando— junto con cualquier servidor en el que estés trabajando se enlistan en la

columna izquierda de la ventana (figura 85). Abre o contrae las categorías en el Tracker

(Rastreador) haciendo clic en los íconos correspondientes a la izquierda del nombre de la

categoría.

Figura 85 Usa el Tracker (Rastreador) para dar seguimiento a tus revisiones en curso.

El rango de actividades y verificaciones que puedes realizar en el Tracker (Rastreador)

incluye lo siguiente:

Actualizaciones. Haz clic en Latest Updates (Últimas actualizaciones) para desplegar

información sobre tus revisiones. Puedes también tener acceso a vínculos para administrar

y crear más revisiones. Si el nombre de una revisión se muestra en negrita en el panel

izquierdo, la revisión ha sido actualizada de alguna forma (se agregaron nuevos revisores

o comentarios, o la fecha límite ha sido actualizada). Si gustas, activa las notificaciones que

despliegan íconos y ventanas emergentes cuando ocurre una actualización.

NotaLee sobre la configuración de tiempos de actualización y preferencias en la columna “Revi-

sar comentarios” en el #79, “Iniciar una revisión compartida”, al inicio de este capítulo.

Rastrear una revisión

#85Organízate

Supón que estás involucrado

en un proyecto grande en un

grupo y en otro proyecto con

otro grupo. En el curso de tu

jornada laboral habitual, par-

ticipas en un par de revisio-

nes para cada proyecto. Cada

revisión agrega otra línea a la

lista en el panel izquierdo del

Tracker (Rastreador). Para per-

manecer organizado, sigue

estos pasos:

1. Haz clic con el botón dere-

cho (Control + clic) en las

etiquetas Sent (Enviadas)

o Joined (Incorporadas)

en la sección Reviews

(Revisiones) del Tracker

(Rastreador) y elige Create

New Folder (Crear nueva

carpeta). En el diálogo que

se abre, nombra la carpeta

y haz clic en OK (Aceptar).

2. Haz clic con el botón

derecho o Control + clic

en el nombre de un revi-

sor para abrir el menú de

atajo, elige Send To Folder

(Enviar a carpeta) y selec-

ciona la nueva carpeta que

agregaste. El revisor se

agrega a la carpeta.

3. Repite como sea necesa-

rio hasta que la estructura

de tu Tracker (Rastreador)

esté organizada y simpli-

ficada.


228

Ver los detalles de una revisión. Haz clic en el nombre de una revisión en el panel

izquierdo para mostrar los detalles de la revisión, incluyendo una lista de participantes y

la fecha y hora en la que fue iniciada la revisión. Desde la vista de detalles de la revisión,

haz clic en View Comments (Ver comentarios) para abrir el archivo rastreado en Acrobat.

Haz clic en el vínculo File Location (Ubicación del archivo) en el panel derecho para abrir el

documento ya sea en Acrobat o Adobe Reader 9, dependiendo de en cuál programa estés

trabajando. Lee cómo convertir los contenidos del diálogo Tracker (Rastreador) en un PDF,

en la columna “Rastrear lo que estás rastreando”.

Comunicaciones. Selecciona una revisión de la lista en el panel izquierdo y haz clic en

Email All Reviewers (Enviar por correo electrónico a todos los revisores) o Add Reviewers

(Agregar revisores) para abrir los diálogos correspondientes.

NotaEl Tracker (Rastreador) en Adobe Reader sólo puede ver revisiones entrantes; no puedes ini-

ciar una nueva revisión, mandar correos electrónicos a los revisores, agregar más revisores

o enviarles un recordatorio.

Servidores. Puedes chequear en los servidores que estás usando para revisar. A menos

que hayas configurado un sistema de servidor interno, verás Acrobat.com enlistado como

el único servidor. Haz clic en el nombre del servidor en el panel izquierdo para mostrar los

detalles en el panel derecho, incluyendo los nombres de los archivos servidos desde esa

ubicación y el estado del flujo de trabajo. Si ves una marca de verificación verde, el servidor

está funcionando adecuadamente.

Finalizar una revisión. Cuando inicias una revisión, puedes especificar una fecha de

conclusión (descrito en la técnica #79 “Iniciar una revisión compartida”). Haz clic en la fecha

que se encuentra en los detalles de revisión en el Tracker (Rastreador) y selecciona una fecha

de conclusión diferente o bórrala. Una vez que una revisión ha concluido, se deshabilitan

las herramientas para comentar y tus revisores no pueden comentar en el documento.

Limpieza. Puedes usar las carpetas para organizar las revisiones en las que estás invo-

lucrado, descritas en el cuadro “Organízate”. Si eres el iniciador de una revisión, selecciona

su nombre en la lista y borra (haz clic en ) para eliminar una revisión del listado del

Tracker (Rastreador ). No borras el archivo en sí de tu disco duro, pero eliminas los archivos

de revisión y los comentarios del servidor Acrobat.com.

Suscripciones RSS. Agrega, organiza y ve suscripciones RSS. Lee más en la columna

“RSS, ¿alguien más?”.

Rastrear lo que estás rastreando

Una gran revisión, digamos una

con docenas de participantes,

puede ser tediosa de navegar,

incluso usando la ingeniosa

interfaz del Tracker (Rastrea-

dor). Para guardar una instan-

tánea de una revisión, haz clic

con el botón derecho (Control

+ clic) en el nombre de una

revisión en el panel izquierdo

del Tracker (Rastreador) y elige

Create PDF From Tracker Details

(Crear PDF a partir de los deta-

lles del rastreador) desde el

menú de atajo. Todo el conte-

nido que revisas en el panel

derecho del Tracker (Rastrea-

dor) se convierte a PDF.

RSS, ¿alguien más?

En versiones anteriores de

Acrobat, las suscripciones de

transmisión Web o canales RSS

(Really Simple Syndication) se

mostraban en el Tracker (Ras-

treador). No las encontrarás

en el rastreador de Acrobat 9,

pero no se han ido.

Elige Edit o Acrobat > Prefe-

rences (Edición o Acrobat >

Preferencias) y elige Tracker

(Rastreador) desde la lista de

categoría a la izquierda del

diálogo. Selecciona la casilla de

verificación “Enable RSS feeds in

Tracker” (“Activar canales RSS en

el rastreador”) y haz clic en OK

(Aceptar) para cerrar el diálogo.

En el rastreador, puedes suscri-

birte o desuscribirte, adminis-

trar y leer tus canales RSS.

#85: Rastrear una revisión

229

C A P Í T U L O D O C E

Crear y manejar formularios

Acrobat 9 (tanto Standard como Pro) ofrece una nueva forma de trabajar con formularios.

Acrobat 8 introdujo una interfaz para crear campos de formulario que cambiaba un diseño

a una vista activa para la construcción y prueba de un formulario. En Acrobat 9, la interfaz

es aún más sistematizada.

Como parte de un enfoque modificado del diseño de formularios, Acrobat 9 ofrece un

modo Form Edit (Edición de formulario) que se abre en una ventana separada en donde

construyes, previsualizas y distribuyes formularios de Acrobat. Tanto para Windows como

Mac, puedes construir formularios usando las herramientas de formularios de Acrobat.

Tienes la misma flexibilidad en el diseño de formularios en Acrobat que en la creación y

diseño de documentos PDF de otros tipos. Puedes diseñar un formulario de varias formas

y en diferentes programas. Y al igual que con otros documentos PDF, puedes tomar ventaja

de Acrobat.com para la distribución de archivos y el PDF Portfolio (Cartera PDF) para reco-

pilar resultados de formulario.

Si estás trabajando con Windows, tienes acceso al programa Adobe LiveCycle Designer,

un programa independiente de diseño de formularios integrado en Acrobat 9 Pro.

232

C A P Í T U L O D O C E Crear y manejar formularios

Acrobat 9 Standard y Pro ofrecen un asistente para poner en marcha tu aventura de cons-

truir formularios. El asistente te guía a través de varias opciones de creación de formularios,

como el uso de documentos existentes o contenido digitalizado. Puedes empezar desde el

botón de tarea Forms (Formularios) o desde comandos del menú del programa.

Hay varias maneras de empezar un formulario —en el ejemplo, estoy usando una por-

tada de fax con formulario desde un archivo de InDesign.

Sigue estos pasos para construir el formulario:

1. En Acrobat 9 Standard o Pro, elige Forms > Start Form Wizard (Formularios > Iniciar

Asistente de formularios) para abrir el diálogo Create (Crear) o Edit form (Editar formu-

lario):

2. Elige una de tres opciones (Windows), incluyendo “An existing electronic document”

(“Un documento electrónico existente”) como en el ejemplo, “A paper form to be scan-

ned” (“Un formulario impreso” o “No existing form” (“No existe un formulario”), utilizando

ya sea una página en blanco o una plantilla para empezar desde cero. En la Mac, tienes

dos opciones, que incluyen “Start with a PDF document” (“Iniciar con un documento

PDF”) o “A paper form” (“Un formulario impreso”). Haz clic en Next (Siguiente).

NotaSi eliges la opción “No existing form” (“No existe un formulario”), disponible sólo en Win-

dows, se inicia LiveCycle Designer y despliega el New Form Assistant (Asistente de nuevo

formulario).

3. Especifica el documento a usar por el formulario. Elige “Use the current document”

(“Usar el documento actual”) si ya tienes tu archivo de origen abierto en Acrobat o elige

“Import a file from file system” (“Importar un archivo del sistema de archivos”) y haz clic

en Browse (Examinar) para ubicar y seleccionar el archivo para el formulario. Haz clic en

Next (Siguiente).

4. El documento es procesado y aparecen automáticamente campos en la página utili-

zando la característica de inteligencia artificial en Acrobat.

5. Un diálogo de información se abre explicando que estás en el modo Form Edit (Edición

de formulario) y que los campos se han agregado al formulario (figura 86a). También

ves un ejemplo de un campo y sus componentes. Una vez que has leído el diálogo haz

clic en “Don’t show again” (“No volver a mostrar”) para ahorrar un clic de ratón en el

futuro. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo.

Simplifica tu construcción de formulario, simplifica tu vida

Considera estas ideas mien-

tras construyes un formulario:

• Asegúrate de que el

diseño del documento

puede acomodarse al

tamaño de los campos

que intentas usar.

• Ajusta opciones que son

comunes a todos los cam-

pos, como la fuente y la

apariencia, cuando cons-

truyes el primer campo.

• Desarrolla un sistema para

agregar y nombrar cam-

pos adicionales.

• Cuando quieras cambiar

una propiedad de varios

campos, como el alinea-

miento, no cambies cada

campo individualmente.

Haz Shift+clic para selec-

cionar los campos y luego

abre el diálogo Properties

(Propiedades) usando el

menú de atajo. Cuando

cambies el alineamiento,

el cambio se aplica a

todos los campos selec-

cionados.

• El código JavaScript se

escribe para cada campo

por separado; los cálculos

no se permiten para un

número de campos selec-

cionados.

Dejar que el Asistente de formularios te guíe

#86

233

ConsejoSi estás abriendo un formulario existente, no verás el diálogo de información.

6. Los campos se muestran en el formulario y se enlistan en el panel Fields (Campos)

(figura 86b). Completa la estructura y diseño del formulario y guárdalo. (Lee cómo tra-

bajar con los campos en el #87, “Trabajar en el modo Edición de formulario”, y el #88,

“Dibujar y personalizar campos de formulario”.)

Figura 86b El modo Form Edit (Edición de formulario) muestra los campos agregados

automáticamente al formulario.

Formularios de Acrobat vs. formularios de LiveCycle Designer

Las herramientas y métodos

de formularios de Acrobat

están disponibles directa-

mente dentro de las versiones

de Acrobat Standard y Pro.

Los formularios de LiveCycle

Designer están disponibles en

un programa independiente

accesible a través del diálogo

Create or Edit Form (Crear o

editar formulario) cuando

eliges la opción “No existing

form” (“No existe un formu-

lario”). Un formulario cons-

truido en LiveCycle Designer

no puede modificarse en

Acrobat, aunque un formula-

rio creado en Acrobat puede

ser modificado en LiveCycle

Designer.

La gran diferencia está rela-

cionada con los tipos de

archivo. Un formulario de

Acrobat usa un archivo PDF

e información FDF (File Data

Format). Sin embargo, aun-

que un formulario de Live-

Cycle Designer es un archivo

PDF, su información es alma-

cenada en el formato XML,

que no es configurable en

Acrobat.

Figura 86a El diálogo de información explica

cómo funciona el proceso automático y

muestra una clave en los campos agregados.

#86 : Dejar que el Asistente de formularios te guíe

234


Acrobat 9 ofrece el mismo conjunto de herramientas de campo de formulario que en ver-

siones anteriores, pero la forma en la que ves los campos es más sencilla. Si has trabajado en

Acrobat antes, estarás sorprendido de que no puedes encontrar una barra de herramientas

Forms (Formularios) o elegir herramientas de formularios desde el menú Tools (Herramien-

tas) a menos que de hecho estés trabajando en un formulario.

Cuando inicias un proyecto de formularios de Acrobat, la ventana principal del pro-

grama cambia al modo Form Edit (Edición de formulario), que ofrece las herramientas de

campos y varios otros comandos para trabajar con el formulario. Además, los menús del

programa se despliegan, pero los comandos disponibles están limitados a aquellos aplica-

bles a la construcción y trabajo con un formulario. ¡Muy útil!

Para editar el formulario, sigue estos pasos:

1. Revisa los campos agregados para determinar si son necesarios. Empieza a realizar

correcciones en el formulario (mira cómo se hace en el #88, “Dibujar y personalizar cam-

pos de formulario”). Puedes hacer lo siguiente:

• Selecciona un campo y presiona Delete (Borrar) para eliminarlo. Puedes hacer clic en

el campo del formulario o seleccionarlo en el panel Fields (Campos) (figura 87a).

• Haz clic con el botón derecho (Control+clic) en un campo en el panel y elige Proper-

ties (Propiedades) desde el menú de atajo para abrir su diálogo de propiedades y

personalizar la configuración.

• Agrega tantos campos como sea necesario en tu proyecto.

Figura 87a El modo Form Edit (Edición de formulario) muestra los campos agregados

automáticamente al formulario.

Por qué sucedieron los cambios

Aquí hay una sencilla explica-

ción de por qué el proceso de formularios en Acrobat es más simple y autocontenido y por qué no encuentras las herra-mientas en las barras.

Acrobat 9 es la primera versión del programa en donde no tienes una opción para abrir varios archivos en la misma ventana del programa. En lugar de eso, de acuerdo con la arqui-tectura de Windows Vista (que influenció el diseño de Acrobat 9), cada archivo se abre en su propia ventana del programa y ofrece su propio menú especia-lizado. Como resultado, cuando eliges uno de los comandos de formularios en Acrobat, la interfaz especial de los formu-larios reemplaza a la vista pre-determinada ya que es el único documento en esa ventana del programa.

El principio de un archivo por ventana es también la razón de la ausencia de herramientas y barras de herramientas —a menos que estés eligiendo un comando que inicia un pro-ceso de formulario, no necesi-tas esas herramientas.

Por cierto, el mismo principio de diseño y programación es también la razón por la que los PDF Portfolios (Carteras PDF) funcionan en su propio diseño de ventana especializada. Lee sobre recopilar información de formularios en una cartera PDF en el #94 ,“Manejar resultados de formulario”.

Trabajar en el modo Edición de formulario

#87

Nuevos campos de texto

Ajustar la vista de la página y ampliación/reducción

Herramientas de campos de formulario

Contraer herramientas

Visualizar el formulario

Compartir el formulario

Cerrar el modo de edición de formulario

Campos seleccionados

Campos enlistados en orden de tabulación

Campos seleccionados

Campo no capturado

235

Izquierda o derecha

Usualmente un campo está

asociado a una etiqueta en su

lado izquierdo. El proceso de

conversión no reconoce de

forma inherente cuando una

etiqueta le sigue a un campo

de formulario, ubicada a su

derecha.

Consejo Puedes hacer Shift+clic o Ctrl+clic (Comando+clic) para seleccionar varios campos a la vez,

en el formulario o el panel Fields (Campos), como en la figura.

2. Si tienes una cantidad de trabajo para hacer con el formulario usando diferentes herra-

mientas, haz clic en Add New Field (Agregar nuevo campo) para desplegar la lista

de herramientas de formulario y elige Show Tools on Toolbar (Mostrar herramientas de

la barra de herramientas). Verás la lista de herramientas de formulario en la barra como

en la figura 87a. Para contraer la barra, haz clic en Hide (Ocultar) . Refiérete a la tabla

12.1 para descripciones de las herramientas.

3. Cuando hayas terminado, haz clic en Preview (Vista previa) en el modo Form Edit

(Edición de formulario) para mostrar el formulario como le aparece a un destinatario,

incluyendo instrucciones y acciones en la Document Message Bar (Barra de mensajes

del documento) (figura 87b).

Figura 87b Preview (Vista previa) muestra el formulario como le apare-

ce a un usuario, incluyendo campos activos de formulario.

4. En la vista previa, haz clic y escribe para probar los campos. Cuando hayas terminado de

probar, elige Forms > Clear (Formularios > Borrar formulario) para eliminar el contenido

agregado. Para mostrar un fondo que identifique los campos activos del formulario, haz

clic en Highlight Fields (Resaltar campos).

5. Haz clic en Edit Layout (Editar presentación) para restaurar el modo Form Edit (Edi-

ción de formulario) si necesitas realizar más cambios y ajustes.

5. Cuando hayas terminado con el formulario, asegúrate de guardarlo. Haz clic en Close

Form Editing (Cerrar edición de formulario) para regresar a la ventana básica de Acrobat.

#87: Trabajar en el modo Edición de formulario

236


Si sales del modo Edit Form (Editar formulario), puedes regresar fácilmente para realizar

más cambios. Elige Forms > Add or Edit Fields (Formularios > (Agregar o editar campos)

para reabrir el modo Form Edit (Edición de formularios). Si el archivo no está guardado,

serás incitado a guardarlo antes de regresar al modo Form Edit (Edición de formulario).

Tabla 12.1 Las herramientas encontradas en la barra de herramientas de edición de formulario y sus usos comunes

Ícono Nombre de la

herramienta

Usos comunes

Herramienta Text Field

(Campo de texto)

Usa esta herramienta para crear un campo en el que los usuarios

escriben texto, como nombres, direcciones o colores favoritos.

Herramienta Check Box

(Casilla de verificación)

En donde tu usuario puede elegir una o más opciones, usa

una casilla de verificación. Por ejemplo, si tu formulario

incluye una lista de destinos favoritos de vacaciones, tu usua-

rio podría especificar las tres opciones de Hawai, Jamaica y

Tahití.

Herramienta Radio

Button (Botón de radio)

Agrega botones de radio cuando quieras que el usuario realice

una única opción entre dos o más elementos. Un ejemplo es

un formulario de servicio al cliente que le permite al usuario

elegir entre un grupo de respuestas, desde “increíble” hasta

“espantoso”.

Herramienta List Box

(Cuadro de lista)

Crea una lista de elementos de los cuales el usuario puede

seleccionar; usualmente los cuadros de lista están diseñados

para permitir selecciones múltiples. Por ejemplo, cuando

construyes el carro de tus sueños en un sitio en línea, pue-

des elegir cualquier o todos los elementos desde una lista de

accesorios.

Herramienta Combo Box

(Cuadro combinado)

Puedes ofrecer una lista de elementos en un menú desplega-

ble o permitirle al usuario escribir un valor personalizado. Por

ejemplo, tu formulario puede incluir varias opciones de países

a los que envías comúnmente tus productos, así como una

opción para que los clientes escriban el nombre de su país.

Herramienta Button

(Botón)

Usa un botón para iniciar cualquier acción desde imprimir un

documento a enviar un formulario. La herramienta Button

(Botón) también se incluye en la barra de herramientas

Advanced Editing (Edición avanzada) –aprende más en el

capítulo 15, “Controlar la acción e interacción”.

Herramienta Digital

Signature (Firma digital)

Usa esta herramienta para agregar un tipo especial de campo

para aplicar una firma digital al documento. Aprende más

sobre firmas digitales en el capítulo 16, “Proteger tus docu-

mentos”.

Herramienta Barcode

(Código de barras)

Usa esta herramienta para agregar códigos especializados uti-

lizados por lectores de aplicaciones y dispositivos.

237

Procesar en lotes un cambio

No tienes que seleccionar y

cambiar propiedades para un

campo a la vez. Para realizar

algunos cambios a un

conjunto, selecciona los

campos en el panel Fields

(Campos) o en el formulario y

luego abre el diálogo Proper-

ties (Propiedades). No podrás

hacer algunas tareas como

asignar acciones, pero pue-

des realizar cambios como la

modificación de la apariencia

o formatear selecciones que

estén aplicadas a todos.

Agrega más campos y cambia los existentes en el modo Form Edit (Edición de formula-

rio) durante el proceso de creación de formulario o eligiendo Forms > Add and Edit Fields

(Formularios > Agregar y editar campos). En Acrobat 8 tenías que configurar un campo

de formulario usando su diálogo multificha Properties (Propiedades). Ahora, en Acrobat 9

Extended y Extended Pro, los campos se colocan casi como un sello en la página y puedes

hacer la mayor parte de la configuración directo en la página en el pequeño diálogo emer-

gente que se despliega cuando agregas campos.

En este ejemplo, ve cómo un conjunto de botones de radio se agrega a un archivo de

muestra.

Sigue estos pasos para agregar y configurar un campo nuevo:

1. En la barra de herramientas Form Edit (Edición de formulario) , haz clic en Radio

Button (Botón de radio) y mueve el puntero sobre la página. Verás líneas que se cruzan

y un contorno del campo.

2. Haz clic cuando el contorno del campo esté en la ubicación correcta para colocarlo en

la página. En el ejemplo, el campo se superpone a la primera imagen de botón de radio

incluida en el formulario.

3. En el diálogo emergente que se abre cuando colocas el campo en la página, haz clic

para seleccionar el nombre predeterminado “radio” en el campo Radio Group Name

(Nombre del grupo de radio) y escribe uno nuevo para el grupo —“priority” se utilizó

en el ejemplo (figura 88a).

Figura 88a Nombra el grupo de botón de radio y especifica los valores.

4. Escribe un nuevo valor en el campo Button Value (Valor del botón) en el diálogo emer-

gente, como “urgent” en el ejemplo. El valor predeterminado es “yes” (sí).

Dibujar y personalizar campos de formulario

#88


#88: Dibujar y personalizar campos de formulario

238


Considerar la accesibilidad

En muchas situaciones nece-

sitas hacer tus formularios

compatibles con los estánda-

res de accesibilidad. Una de

las características clave de la

accesibilidad es la comunica-

ción adecuada con lectores de

pantalla y otros dispositivos.

Abre el diálogo Properties

(Propiedades) del campo

del formulario y en el campo

Tooltip (Consejo de herra-

mientas) en la ficha General,

escribe una instrucción corta

como “Tu mes de cumplea-

ños”. Sin un consejo de herra-

mientas, el lector de pantalla

nombra el tipo de campo y el

usuario no tiene una manera

de entender su propósito.

Lee más sobre accesibilidad

revisando el #48, “Informar y

reparar un documento” y más

sobre el uso de descripciones

de campos de formulario en

el #49, “Mejorar la accesibili-

dad PDF”.

5. Haz clic en “Add another button to group” (“Agregar otro botón al grupo”) en la parte

inferior del diálogo emergente para reactivar la herramienta Radio Button (Botón de

radio) y colocarla en la ubicación para el siguiente botón. Puedes usar las líneas de guía

punteadas para alinear el botón en el formulario. Nuevamente, se despliega el diálogo

emergente de propiedades. Escribe una nueva entrada en el campo Button Value (Valor

del botón) y repite agregando y configurando los botones hasta que el conjunto esté

terminado (figura 88b). Haz clic en cualquier parte en el formulario para deseleccionar

la herramienta Radio Button (Botón de radio).

Figura 88b El grupo de botón de radio está completado.

ConsejoSi estás construyendo varios campos del mismo tipo puedes hacer clic en “Keep tool selec-

ted” (“Mantener la herramienta seleccionada”) en la barra de herramientas Form Edit (Edi-

ción de formulario) para colocar todos los campos sin reseleccionar la herramienta. No

tendrás el despliegue del diálogo emergente de propiedades y tendrás que configurar las

opciones en el diálogo Radio Button Properties (Propiedades de botón de radio).

Los campos de formulario comparten muchas características sin importar el tipo de

herramienta de formulario que uses, aunque algunas opciones de configuración se usan

sólo para ciertos tipos de campos. En lugar de usar el diálogo emergente que se despliega

cuando agregas un campo, puedes realizar las elecciones en el diálogo Properties (Propie-

dades) que es nombrado de acuerdo con el tipo de campo que estés configurando.

Para abrir el diálogo Properties (Propiedades) de un campo, elige Properties (Propieda-

des) desde el menú de atajo de un campo.

239

Enviar tu formulario

En el pasado, tenías que

incluir un botón Submit

(Enviar)

en un formulario, o confiar en

que tus destinatarios se toma-

rían el tiempo de enviarte un

correo electrónico con su for-

mulario adjunto.

En Acrobat 9, debido a los

cambios en el Form Tracker

(Rastreador de formulario),

recibir los resultados de un

formulario es mucho más

sencillo. Cuando abres el for-

mulario para completarlo, ves

que la barra de mensajes del

documento incluye un botón

Submit (Enviar), que utiliza

tu información de rastreo del

archivo en Acrobat.com para

enviar el formulario por ti.

¡Qué práctico!

Aquí hay un breve resumen de las fichas de configuración que puedes usar con campos

de formulario en Acrobat 9 y cómo usa el ejemplo estas características:

• Ficha General. Esta pestaña es común a todos los tipos. Agrega un nombre y un con-

sejo de herramientas en esta ficha del diálogo, así como define si el campo es visible o

invisible. Además, especifica si un campo es requerido (una entrada es obligatoria) o si

el campo es de sólo lectura. Por ejemplo, puedes querer hacer obligatorio el campo de

nombre del usuario, o define campos de texto de cálculo como de sólo lectura. En el

ejemplo mostrado en la figura 88b, cada botón es visible y tiene su propio consejo de

herramientas.

• Ficha Appearance (Aspecto). Esta ficha es común a todos los tipos de campos de for-

mulario. Configuras el color del borde, el relleno y características como el texto. En el

ejemplo, el formulario contiene ya una imagen para cada botón, por lo que los boto-

nes de radio deberían ser invisibles. Para hacer esto, haz clic en Border Color (Color de

borde) y elige No Color (Sin color); haz clic en Fill Color (Color de relleno) y elige No Color

(Sin color) (figura 88c).

Figura 88c Configura los colores utilizados para el botón de radio en

esta ficha.

• Opciones. Todos los campos de formulario tienen una ficha Options (Opciones); los

contenidos varían de acuerdo con el tipo de campo. Los botones, por ejemplo, contie-

nen opciones para elegir etiquetas e imágenes para su despliegue (ve cómo se hace

en el capítulo 15, “Controlar la acción e interacción”); un campo Check Box (Casilla de

verificación) te permite elegir la apariencia del objeto, como una marca de verifica-


#88: Dibujar y personalizar campos de formulario

240


ción o estrella; los campos Combo Box (Cuadro combinado) y List Box (Cuadro de lista)

incluyen áreas en donde puedes insertar listas de elementos, y un campo Radio Button

(Botón de radio) ofrece un estilo de botón y elecciones de estados de selección en la

ficha Options (Opciones).

• Actions (Acciones). Todos los campos de formulario tienen esta ficha y se ve y funciona

de la misma manera en todos los tipos. Las acciones son actividades que Acrobat realiza

en respuesta a algún tipo de interacción, como escribir un número en un campo de

formulario que luego muestra un cálculo en otro campo. Las acciones se describen en el

capítulo 15. El ejemplo no usa una acción asociada con la elección del botón de radio.

NotaCuatro fichas adicionales se despliegan de acuerdo con el tipo de campo de formulario

seleccionado. Por ejemplo, el diálogo ListBox Properties (Propiedades de cuadro de lista)

incluye la ficha Selection Change (Cambio de selección), que te permite ajustar el compor-

tamiento que ocurre cuando el elemento seleccionado en el cuadro de lista cambia. Lee

más sobre los otros tipos en la siguiente técnica.

241

¿Qué hay en un nombre?

Cuando viene de campos de

formulario, la respuesta es

“Muchos”. Si estás usando un

formulario sencillo, no hay

mucho problema en referen-

ciar los campos visualmente

y asociarlos con sus etiquetas

y propósitos. En contraste, un

conjunto pobremente nom-

brado de 200 campos es una

migraña por suceder.

Decide la estructura de nom-

bres basándote en el pro-

pósito del formulario. Por

ejemplo, si estás constru-

yendo una orden de pedido,

cada fila del formulario usual-

mente se relaciona con el

elemento a ordenar. Por lo

tanto, deberías usar item01

en la fila01 para identificar el

producto, item02 en la fila02

para el segundo producto,

etcétera. El color del primer

elemento debería ser color01

y su tamaño size01, etcétera.

De manera similar, busca

totales que tengan sentido.

Usando el mismo ejemplo, si

hay precios diferentes para

el item01 de acuerdo con

las personalizaciones ofreci-

das, la columna Total puede

contener item01-total como

precio del primer elemento y

adicionales.

Agregar cálculos y comportamientos de campo

#89Todo el mundo utiliza formularios y los de Acrobat hacen más sencilla que nunca la crea-

ción, distribución y administración de formularios. Al lado del tipo de información habitual,

como asistencias, encuestas, etcétera, un gran número de formularios de uso común tienen

algún tipo de cálculo. Los cálculos básicos que usan campos de formulario no son difíciles,

una vez que sabes el truco.

Antes de empezar, evalúa los nombres de los campos que Acrobat agrega automática-

mente y cámbialos como sea necesario, siguiendo los pasos descritos en el #87, “Trabajar

en el modo Edición de formulario”. Revisa los nombres y renombra si es necesario (mira la

columna “¿Qué hay en un nombre?” para algunos consejos).

Hay varias situaciones que comúnmente encontrarás cuando construyes un formulario.

En todos los casos, asumimos que los campos están agregados, nombrados y que estás

trabajando en el modo Form Edit (Edición de formulario):

Usar un formato especial. Quieres que tu información de formulario aparezca en el

formato correcto y usando el rango adecuado de valores, como el campo de código postal.

En el diálogo Text Field Properties (Propiedades de campo de texto), haz clic en Format

(Formato). El formateo puede variar desde números, a moneda y fechas.

Desde el menú emergente “Select format category” (“Seleccionar categoría de formato”),

elige Special (Especial) para desplegar una lista de máscaras (campos de entrada estructura-

dos con una disposición de caracteres y espaciado preconfigurados) y haz clic en Zip Code

(Código Postal). En el formulario, si un usuario intenta tabular fuera de un campo sin agregar

el número correcto de dígitos, se despliega una alerta de JavaScript (figura 89a).

Figura 89a Usa un formato especial para disminuir errores en el formulario.

Validar el contenido agregado. Puedes restringir lo que el usuario escribe en un campo,

como un número o caracteres agregados en los campos Text Box (Cuadro de texto). En

muchos campos, necesitas realizar selecciones en más de un tabulador para poder validar

los contenidos del campo. Un número ID de impuesto en una factura es un buen ejemplo.

Supongamos que en tu área los números ID son de cinco caracteres, sobre 30 000 y debajo

#89: Agregar cálculos y comportamientos de campo

242


de 90 000. Para asegurarte de que el usuario escribe el intervalo adecuado de números

dentro del rango propio, tienes que elegir varios ajustes en el diálogo Text Field Properties

(Propiedades de campo de texto):

• En la ficha Options (Opciones), escribe 5 en el campo “Limit of [n] characters” (“Límite de

[n] caracteres”).

• En la ficha Format (Formato), selecciona Number (Numérica) desde el menú emergente

“Select format category” (“Seleccionar categoría de formato”) y define los lugares deci-

males en 0.

• En la ficha Validate (Validar), haz clic en “Field value is in range” (“El valor del campo se

encuentra en el intervalo”) y escribe 30000 y 90000 en los campos From (De) y To (A)

respectivamente.

Cuando pruebes el formulario, recibirás diferentes alertas JavaScript, dependiendo de

qué error se encuentre.

Cálculos. Muchos formularios incluyen cálculos. Afortunadamente, la mayoría de los

cálculos sencillos pueden hacerse usando el diálogo Text Field Properties (Propiedades de

campo de texto). En mi factura de ejemplo, hay varios campos requeridos para calcular los

costos de cada elemento:

Cantidad de un elemento (Q1) x precio unitario (P1) = total para ese elemento (T1)

Para configurar los campos que hagan el cálculo del precio total, necesito hacer lo

siguiente:

Q1: Elige el formato Number (Numérica) desde el menú emergente “Select format cate-

gory” (“Seleccionar categoría de formato”) en el campo Format (Formato).

P1: En el campo Format (Formato), elige el formato Number (Numérica) desde el menú

emergente “Select format category” (“Seleccionar categoría de formato”) y deja los lugares

decimales en 2.

T1: Repite las mismas opciones de formato que en el campo P1. En la ficha Calculate

(Cálculo), sigue estos pasos:

1. Haz clic en “Value is the [n] of the following fields” (“El valor es el/la [n] de estos campos”)

y selecciona “product (x)” (“multiplicación (x)”) desde el menú emergente.

2. Haz clic en Pick (Escoger) para abrir una lista de los campos en el formulario. Selecciona

los campos que quieras calcular, en este caso Q1 y P1, y haz clic en OK (Aceptar) para

cerrar el diálogo. Los campos seleccionados se muestran en el diálogo (figura 89b).

Haz tu tarea

Antes de empezar una

secuencia de códigos de

cálculo en un formulario, haz

tu tarea. La manera más sim-

ple de dar seguimiento a lo

que quieres hacer, es imprimir

una copia de tu formulario

y luego escribit tu código y

cálculos directo en él. De esa

forma, cuando estés en el

medio de los cálculos, podrás

mantenerte otientado.

243

Figura 89b Determina los campos y el operador para el cálculo.

3. Haz clic en Close (Cerrar) en el diálogo Text Field Properties (Propiedades de campo

de texto) para regresar al formulario. Cuando salgas del modo Form Edit (Edición de

formulario) y pruebes los campos, verás el cálculo funcionando.

#89: Agregar cálculos y comportamientos de campo

244


Alterar los campos

Puedes seleccionar un grupo de campos y luego usar comandos desde el menú de atajo para organizar su diseño. Para alinear, distri-buir y dimensionar campos, mueve tu puntero sobre el campo que muestra la con-figuración correcta antes de abrir el menú de atajo (como el campo Phone Number en la figura 90a) y luego haz lo siguiente:

• Usa opciones Align (Ali-

near) para alinear objetos

seleccionados de acuerdo

con cierta característica,

como la parte superior o

inferior.

• Usa opciones Distribute

(Distribuir) para espaciar

los objetos uniforme-

mente, horizontal o verti-

calmente.

• Usa opciones Center (Cen-

trar) para mover los cam-

pos seleccionados al cen-

tro de la página horizontal

y/o verticalmente.

Agregar y probar campos de formulario es sólo la primera parte del proceso. Por su natura-

leza, un formulario es una estructura organizada —los campos para acumular información

se colocan en el formulario junto con sus etiquetas de identificación; los campos y etique-

tas están con frecuencia organizados en la página en algún tipo de patrón de cuadrícula–.

Nuestro enfoque con los formularios es también generalmente sistemático; usualmente

empezamos por llenar un formulario desde la parte superior izquierda y nos desplazamos

hasta que terminamos en la parte inferior derecha.

Para alcanzar estas respetables metas, Acrobat 9 ofrece herramientas y características

diseñadas para mejorar los aspectos visuales, organizativos y funcionales de un formulario.

NotaPuedes seleccionar campos con los cuales trabajar en la página del documento o en el

panel Fields (Campos), que es a menudo más fácil de hacer. Sin embargo, los elementos en

el menú de atajo difieren dependiendo de si haces clic con el botón derecho (Control+clic)

en la selección en el panel Fields (Campos) o en la página.

Aspectos visuales. Un gran número de los mismos tipos de campos en disposiciones

similares es común en los formularios. Acrobat ofrece un método para espaciar y darle

un tamaño a los campos en tu formulario. Selecciona los campos con los que quieres

trabajar en el formulario o en el panel Fields (Campos) y haz clic con el botón derecho

(Control+clic) en el documento para abrir el menú de atajo. Selecciona Align, Distribute or

Center (Alinear, distribuir o centrar) y luego una opción desde el submenú.

Para darle un tamaño a un grupo de campos, elige Set Fields to Same Size (Definir campos al

mismo tamaño) y luego elige Height (Alto) y/o Width (Ancho) desde el submenú (figura 90a).

Organizar y ordenar un formulario

#90

Figura 90a El diseño de los campos necesita

mejoras (arriba), luego de redimensionar (centro) y

finalmente después de alinear y distribuir (abajo).

245

Hacer los campos de

formulario más visibles

Puede ser difícil visualizar los campos en un formulario con estilos si no están colorizados o identificados de algún modo. Afortunadamente, Acrobat ofrece preferencias para ajus-tar la visibilidad de los campos.

En un formulario distribuido, tus usuarios pueden conmutar la caja de verificación Show Hig-hlight (Mostrar resaltado) en la barra de mensajes del docu-mento para mostrar o esconder colores resaltados o mostrar un borde cuando el ratón pasa sobre un campo, con o sin resal-tar los campos del formulario:

1. Elige Edit o Acrobat > Pre-ferences > Forms (Edición o Acrobat > Preferencias > Formularios).

2. Haz clic en “Show bor-der hover color for fields” (“Mostrar el color del borde para los campos”) si quieres mostrar un borde alrededor de un campo cuando pasas el ratón sobre su ubicación en la página.

3. Haz clic en la muestra de color “Fields highlight color” (“Color de resaltado de campos”) para elegir un color personalizado cuando tienes la opción “Highlight fields” (“Resaltar campos”) seleccionada en la barra de mensajes del documento.

4. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Pre-ferences (Preferencias)


página)

Aspectos organizativos. En el modo Form Edit (Edición de formulario), los campos

agregados a tu formulario se muestran en el panel Fields (Campos) organizados por su

orden de tabulación. En formularios que contienen docenas o cientos de campos, con fre-

cuencia es más fácil ubicar un grupo de campos que quieras cambiar ordenándolos alfa-

béticamente. Para hacerlo, haz clic en Sort (Ordenar) en el panel Fields (Campos) y elige

Alphabetic Order (Orden alfabético).

Muchos formularios completos, como de recursos humanos, financieros o de ingeniería,

contienen campos numerados, que son también ordenados secuencialmente cuando usas

la opción Alphabetic Order (Orden alfabético). Lee sobre ejemplo de campos numerados

en el #116 “Construir un lote de botones” y en el cuadro “Duplicar botones”, también en el

#116.

Aspectos funcionales. Es de conocimiento común que puedes presionar la tecla Tab

(Tabulador) para moverte entre campos de un formulario. Esta secuencia, llamada tab order

(orden de tabulación), puede modificarse en el panel Fields (Campos) si tienes seleccionada

la opción Tab Sort (Orden de fichas).

Hay varias maneras de ajustar el orden de tabulación:

• La opción Default Tab Order (Orden de fichas predeterminado) está elegida por defecto,

y es asignada a tu formulario cuando Acrobat define los campos.

• Order Tabs by Row (Ordenar fichas por fila) es comúnmente usada por formularios que

recopilan cientos de piezas de información. Tabular por filas le permite al usuario ir de

izquierda a derecha.

• Order Tabs by Column (Ordenar fichas por columna) se utiliza comúnmente cuando

estás ensamblando información para comparar. Por ejemplo, un formulario enlista can-

tidades de ventas o elementos diferentes (valores agregados en filas) de acuerdo con

un vendedor en particular (definido por columna).

• Elige Order Tabs Manually (Ordenar fichas manualmente) si quieres redefinir el orden

tú mismo. Arrastra una etiqueta de campo en el panel Fields (Campos) hacia arriba o

hacia abajo para cambiar su orden. Puedes necesitar ordenar los campos manualmente

cuando estás tratando con campos calculados.


#90: Organizar y ordenar un formulario

246


(continuación)

Los campos de formulario en

el documento están ahora

identificados por el color de

fondo seleccionado cuando

la opción Highlight Fields

(Resaltar campos) está selec-

cionada en la barra de mensa-

jes del documento, y muestra

un borde cuando el ratón se

mueve sobre un campo.

• Elige Show Tab Numbers (Mostrar números de tabulaciones) para ver el orden de tabu-

lación en tu formulario. Si borras campos superfluos, el orden de tabulación permanece

intacto, pero verás que los campos restantes no se renumeran (figura 90b).

Figura 90b El orden de tabulación para los campos es numerado, excluyendo

aquellos que fueron borrados del formulario.

Campos originales borrados

Conjunto de botones de radio contados como un campo

247

Algunos formularios son elaborados, punto. Hay una pequeña posibilidad de que Acrobat

9, a pesar de su nivel de inteligencia, pueda identificar y construir campos de formulario en

una página que use una enorme cantidad de contenido gráfico o en una en la que es difícil

distinguir cuáles serían los campos.

Los formularios visualmente complejos están generalmente hechos en un programa

de diseño o imagen, pero no tienes que empezar de cero o agregar los campos manual-

mente. Aquí está cómo usar un interesante formulario construido en InDesign en combi-

nación con el poder del proceso de reconocimiento de campo de formulario en Acrobat,

para agregar campos.

1. En tu programa de origen, configura las capas para que las etiquetas de campo y sus

estructuras estén en una sola capa, y exporta dos versiones del formulario:

• Exporta la capa de formulario como PDF para usarla al colocar campos.

• Exporta la publicación completa como PDF para reemplazar el formulario de una sola

capa después de que los campos se agreguen.

2. En Acrobat, elige Forms > Start Form Wizard (Iniciar asistente de formulario) para abrir

el diálogo Create or Edit Form (Crear o editar formulario). Deja la selección predeter-

minada “An existing electronic document” (“Un documento electrónico existente”) en

Windows o “Start with a PDF Document” (“Iniciar con un documento PDF”) en Mac y haz

clic en Next (Siguiente).

3. Ubica y selecciona el PDF que contiene la capa de formulario y luego haz clic en Next

(Siguiente). Acrobat procesa el archivo y los resultados se muestran en el modo Edit

Form (Editar formulario). Como puedes ver, todos los campos de texto han sido inserta-

dos automáticamente (figura 91a).

Figura 91a La capa de campo de formulario contiene casi todos los campos requeridos.

Simplificar un formulario visualmente complejo

#91¿Vale la pena el esfuerzo?

Buena pregunta. Algunos

factores están involucrados,

pero como principio general:

sí. Si usas dos versiones del

formulario debe estar basado

en su complejidad general.

A menos que confíes en la

apariencia de las formas, cau-

sará estragos en el proceso

de reconocimiento. Puede no

valer la pena el tiempo inver-

tido en exportar dos versiones

desde tu programa de origen.

En el ejemplo, Acrobat asignó

alrededor de una docena de

campos al diseño del formu-

lario completo, sólo dos de los

cuales son, de hecho, los cam-

pos correctos en las ubicacio-

nes correctas.

Tu elección está también

basada en cuán rápido eres.

Si eres muy veloz en tu pro-

grama de origen y no tanto

en Acrobat, realizar la ver-

sión adicional puede llevarte

menos tiempo que arreglar

los campos. El escenario

inverso también se aplica.


247

#91: Simplificar un formulario visualmente complejo

248


LiveCycle Designer en Mac

Aunque no encontrarás LCD

disponible para Mac en Acro-

bat 9, aquí hay una solución

alternativa: usa VMware

FusionTM en una Mac Intel e

instala Acrobat sobre sistemas

operativos XP o Vista. ¡Es lo

mejor de ambos mundos!

4. Modifica los campos como sea necesario. En el ejemplo, que usa cinco campos de texto

y uno de casilla de verificación, sólo ésta fue insertada manualmente.

5. Guarda el archivo y cierra la ventana en el modo de edición de formulario.

6. Elige Document > Replace Pages (Documento > Reemplazar páginas) para abrir el diá-

logo Select File With New Pages (Seleccionar archivo con nuevas páginas). Ubica y selec-

ciona la versión completa del formulario. Haz clic en OK (Aceptar); en el subsiguiente

diálogo Replace Pages (Reemplazar páginas) haz clic en OK (Aceptar).

La estructura completa del formulario reemplaza a la estructura simplificada sin afectar

los campos (figura 91b). Lee sobre reemplazar páginas en el #50, “Cambiar páginas y sus

contenidos”.

Figura 91b El formulario revisado muestra contenido diferente pero la misma estructura

de campos.

249

Almacenamiento automático de devoluciones

Cuando Acrobat prepara un archivo para distribuir, parte del proceso está creando una cartera PDF para administrar las devoluciones. Por defecto, el archivo de devoluciones se almacena en la misma carpeta que tu formulario, y usa el nom-bre del formulario con “_res-ponses” agregado al nombre.

Una vez que has terminado de construir y probar tu formulario, tienes que entregarlo a tus

encuestados. Acrobat 9 ofrece tres métodos para distribución. Puedes usar un proceso de

distribución por correo electrónico, el cual ha sido extendido a los usuarios de Acrobat 9

Standard. Como con otros esfuerzos colaborativos, puedes almacenar y administrar el pro-

ceso de tu formulario en Acrobat.com. Puedes también usar tu propia intranet para servir

los formularios y recopilar la información.

NotaSi es necesario, cerciórate de agregar seguridad o información de firma digital al formulario

antes de distribuirlo. Para detalles en la configuración de permisos usando campos de for-

mulario, ve el #119, “Usar niveles de seguridad y contraseñas en un documento”; lee sobre

usar firmas en el #121, “Firmar un documento”.

En esta técnica, lee cómo distribuir un formulario usando correo electrónico y Acrobat.

com. Si estás distribuyendo y recopilando formularios por correo e intentas incluir encues-

tados con versiones antiguas de Adobe Reader, elige Advanced > Extend Features in Adobe

Reader (Avanzadas > Funciones ampliadas en Reader). Lee más sobre habilitar un docu-

mento para uso en Adobe Reader en la columna “Incluir a los usuarios de Adobe Reader”.

Sin embargo, si estás trabajando con un método de distribución de Acrobat.com, sólo los

usuarios de Adobe Reader 9 pueden acceder al archivo, por lo que no necesitas habilitar el

formulario manualmente.

Sin importar el método de distribución, inicias el proceso de la misma forma. Elige

Forms > Distribute Form (Formularios > Distribuir formulario) desde el menú o botón

de tarea Forms (Formularios). Si tienes un archivo de formulario abierto, haz clic en Dis-

tribute (Distribuir) en la barra de mensajes del documento para abrir el asistente

Distribute Form (Distribuir formulario).

Para preparar un formulario para distribución de correo, sigue estos pasos:

1. En el asistente Distribute Form (Distribuir formulario), elige “Manually collect respon-

ses in my email inbox” (Recibir respuestas manualmente en la bandeja de entrada de

correo) desde el menú desplegable. La pantalla muestra una representación gráfica del

proceso (figura 92a). Si habitualmente usas el mismo método de distribución, selec-

ciona la casilla de verificación “Remember my choice” (“Recordar mi selección”) en la

parte inferior de la pantalla. Haz clic en Next (Siguiente).

Distribuir formularios

#92

Preferencias para completar más fácilmente el formulario

Prueba alguna de estas pre-ferencias –puedes encontrar que aumentan la velocidad de procesamiento del formulario y hacen más sencillo el trabajo con él.

Elige Edit o Acrobat > Preferen-ces > Forms (Edición o Acrobat > Preferencias > Formularios) y busca estas opciones:

• “Automatically calculate field values” (“Calcular automáticamente los valo-res del campo”) te permite calcular el contenido de campos numéricos cuando entras la información. A menudo esta característica se programa en el formu-lario (ver algunos cálculos sencillos en el #89, “Agre-gar cálculos y comporta-mientos de campo”).



249

#92: Distribuir formularios

250


• “Show focus rectangle”

(“Mostrar rectángulo de

enfoque”) muestra cuál

campo del formulario

está activo actualmente

(o tiene foco). Ésta es una

preferencia útil en los

formularios con un gran

número de campos en

una sola página.

• “Show text field overflow

indicator”(“Mostrar indi-

cador de desbordamiento

del campo de texto”) des-

pliega un signo cuando

intentas escribir dema-

siado en un campo de

texto. El número de carac-

teres permitidos en un

campo está definido por

el diseñador del formula-

rio.

• Cuando está seleccio-

nado “Show field preview

when creating or editing

form fields” (“Mostrar vista

previa del campo al crear

o editar campos de for-

mulario”), ves el campo

resaltado debajo del nom-

bre del campo en el modo

Form Edit (Edición de for-

mulario).

Figura 92a El asistente te muestra un resumen del proceso de

distribución.

2. Elige una opción para distribuir el formulario, ya sea “Send it automatically using Adobe

Acrobat” (“Enviar automáticamente utilizando Adobe Acrobat”) o “Save a local copy and

manually send it later” (“Guarde una copia local y envíela manualmente más tarde”). Si

eliges guardar el formulario localmente, haz clic en Browse (Examinar) para ubicar y

seleccionar una ubicación de almacenamiento. Haz clic en Next (Siguiente).

ConsejoElige la opción automática si tienes un cliente de correo configurado para trabajar con

Acrobat y sigue las ventanas del asistente para seleccionar destinatarios y revisar el texto

predeterminado que se agrega al mensaje de correo saliente. Si usas un cliente de correo en

línea, guarda una copia local que adjuntas a un correo y envías según tu conveniencia.

3. En la tercera y últimal pantalla del asistente, tu método de entrega se enlista en la parte

superior de la ventana como un vínculo activo. Si quieres revisar los parámetros, haz clic

en el vínculo para regresar al inicio del asistente. También, selecciona la casilla de veri-

ficación “Collect name & email from recipients to provide optimal tracking” (“Recopilar

nombre y correo electrónico de los destinatarios para proporcionar un rastreo óptimo”)

al final de la pantalla para ayudarte a rastrear formularios

4. Haz clic en Finish (Finalizar) para cerrar el asistente y guardar el archivo (si envías el

archivo manualmente), o Send (Enviar) (si mandas el archivo automáticamente) para

pasarle el archivo a tu cliente de correo, dependiendo de tu selección en el paso 2.

251

Usa el mismo asistente para cargar un formulario a Acrobat.com para distribuir. De

nuevo, abre el asistente y luego sigue estos pasos:

1. En la primera pantalla del asistente, elige “Automatically download & organize respon-

ses with Acrobat.com” (“Descargar y organizar respuestas automáticamente con Acro-

bat.com”) y haz clic en Next (Siguiente).

2. Escribe tu ID de Adobe y contraseña en los campos apropiados de la pantalla y haz clic

en Sign In (Iniciar sesión) para autenticar tu ID de Adobe.

3. El diálogo Distribute Form (Distribuir formulario) se abre. En este diálogo, configura la

invitación para tu lista de distribución.

• Para desplegar la agenda de Outlook haz clic en To (Para) o escribe las direcciones

en el campo.

• Deja el asunto y mensaje predeterminados o escribe los tuyos. El mensaje te invita a

completar el formulario y hacer clic en Submit (Enviar) para regresarlo al remitente.

• Elige un Access Level (Nivel de acceso) desde el menú desplegable. La opción es

“Open access: Anyone who knows the URL can fill out and submit the form” (“Acceso

abierto: cualquier persona que conozca la URL puede rellenar y enviar el formulario”).

Para restringir los destinatarios, elige “Limited access: Only my specific recipients can

fill out and complete the form” (“Acceso limitado: sólo los destinatarios especificados

pueden rellenar y completar el formulario”).

• Selecciona la casilla de verificación “Collect name & email from recipients to provide

optimal tracking” (“Recopilar nombre y correo electrónico de los destinatarios para

proporcionar un rastreo óptimo”) para mantener los registros actualizados en tu ciclo

del formulario.

4. Haz clic en Send (Enviar). Acrobat procesa el formulario. Primero, se crea un archivo

cartera PDF en la carpeta del formulario para guardar los resultados; luego el formulario

se prepara y se envía.

5. El formulario se cierra en Acrobat y el Tracker (Rastreador) se abre. (Revisa el Tracker

(Rastreador) en el #93, “Rastrear formularios”.)

Incluir a los usuarios de Adobe Reader

Un formulario puede distri-

buirse para completarse por

aquellos que trabajan con

Adobe Reader si habilitas los

derechos de uso. Al igual que

en el proceso de comentar y

revisar, especifica los derechos

que se dan a los usuarios para

trabajar en Adobe Reader.

Elige Advanced > Extend Fea-

tures (Avanzadas > Funciones

ampliadas en Adobe Reader).

Los derechos de uso incluyen

lo siguiente:

• Guardar información de

formulario desde una

forma PDF para llenar.

• Usar comentarios y mar-

cas de dibujo.

• Firmar un campo exis-

tente de firma.

• Firmar digitalmente en

cualquier parte de un

documento (sólo para

usuarios de Adobe Reader

8 o 9).

Haz clic en Save Now (Guardar

ahora) para volver a guardar

el archivo. La habilitación de

los derechos en un formulario

para llenar está limitado a 500

copias del archivo. Por cierto,

no puedes habilitar caracterís-

ticas si estás en el modo Form

Edit (Edición de formulario).


#92: Distribuir formularios

252


Cuando un destinatario recibe el correo electrónico, la información proporcionada se

incluye, junto con vínculos hacia el archivo, en Acrobat.com (figura 92b). El vínculo abre

una imagen de Flash del formulario en Acrobat.com —no una copia interactiva del formu-

lario mismo. Haz clic en el botón Download sobre el formulario para descargar una copia

al disco duro para completar.

Figura 92b Los invitados reciben un correo electrónico y vínculos al archivo

en línea.

Notificación re: creador del formulario

Instrucción para el proceso de distribución

Vínculo al archivo en Acrobat.com

Miniatura del formulario

253

Sigue el proceso de distribución de un formulario y ciclo de recolección usando el Form

Tracker (Rastreador de formularios). Elige Forms > Track Forms (Formularios > Rastrear for-

mularios), o haz clic en el botón de tarea Forms (Formularios) y elige Track Forms (Rastrear

formularios) para abrir el Tracker (Rastreador). Verás las secciones Review (Revisiones) y

Form (Formularios) a la izquierda del diálogo (figura 93).

Figura 93 Usa la información en el Tracker (Rastreador) para ver qué

está sucediendo con tus formularios.

El Tracker (Rastreador) es un diálogo altamente interactivo, en donde puedes hacer lo

siguiente:

• Haz clic en Distributed (Distribuidos) o Received (Recibidos) en el listado Forms (Formu-

larios) a la izquierda, para ver una lista de los formularios en los que estás trabajando.

• Haz clic en View Responses (Ver respuestas) para abrir la cartera PDF generada cuando

iniciaste la distribución del formulario.

• Cambia la ubicación del archivo de respuestas.

• Haz clic en Stop Collecting Data (Detener la recopilación de información) para terminar

el proceso del formulario, algo que puedes hacer cuando alcances la capacidad para

realizar algún evento o encuesta.

• Haz clic en Open Original Form (Abrir formulario original) para el formulario utilizado

en la revisión.

Cuando recibas las respuestas, puedes hacer lo siguiente:

• Rastrear la información de respuesta, incluyendo las nuevas y aquellas que no han sido

respondidas.

Rastrear formularios

#93Quedarse en un bucle

Si estás esperando devolucio-

nes de formulario, no tienes

que mantener abierto el Trac-

ker (Rastreador) para esperar

que aparezcan. En lugar de

eso, haz clic en Latest Upda-

tes (Últimas actualizaciones)

en el rastreador y elige “Turn

on notification icon in sys-

tem tray” (“Activar el ícono de

notificación en la bandeja del

sistema”). Verás el ícono del

Tracker (Rastreador) en la

barra de tarea y un mensaje

emergente te notifica cuando

es recibido un nuevo formu-

lario.

Coordinar con QuickBooks

Acrobat 9 ofrece nuevas características Acrobat > Quick Books. Ahora puedes hacer lo siguiente:

• Recopilar información de

formulario usando tus

plantillas QuickBooks.

• Usar una de siete planti-

llas nuevas de QuickBooks

en Acrobat.

• Usar un asistente para

dejar lista tu plantilla para

la distribución.

• Exportar información de

formularios a QuickBooks.


#93: Rastrear formularios

254


• Enviar correo electrónico a todos tus encuestados o sólo a aquellos que no han respon-

dido el formulario.

• Agregar destinatarios para abrir la invitación del formulario y distribuirla como se des-

cribe en la técnica anterior.

• Dar clic en el vínculo Recipient Name (Nombre del destinatario) para ver su información

en las Responses PDF (Respuestas PDF) –(lee más sobre respuestas automáticas en el

#94, “Manejar devoluciones de formulario”).

255

Si distribuyes tu formulario desde Acrobat, la información de tus formularios devuel-

tos se compila en una cartera PDF, creada como parte del proceso de distribución (lee

sobre distribución en el #92, “Distribuir formularios”). A medida que la información

empiece a fluir, usa la característica PDF Portfolio (Cartera PDF) para ordenar o filtrar

las devoluciones, editar información en la línea y agregar más información a medida que

las devoluciones adicionales se reciben.

Para abrir tu archivo de devoluciones puedes hacer lo siguiente:

• Elegir Track Forms (Rastrear formularios) desde el menú del botón de tarea Forms (For-

mularios).

• Elige File > Open (Archivo > Abrir) para ubicar y seleccionar el archivo PDF de retorno.

• Haz clic en View Responses (Ver respuestas) en el Tracker (Rastreador) (mostrado en la

figura 93).

La cartera PDF de respuestas se abre con una página de bienvenida, explicando las tareas

que puedes completar en el archivo. Haz clic en Get Started (Puesta en marcha) para cerrar

la ventana de bienvenida y abre la cartera PDF, mostrada en la vista del modo Home (Inicio)

como una tabla que enlista los campos de tu formulario y respuestas devueltas (figura 94a).

Figura 94a Las devoluciones se enlistan en el PDF Portfolio

(Cartera PDF).

Puedes hacer varias tareas de mantenimiento y administración con las devoluciones

de formulario:

Actualizar devoluciones. Haz clic en Update (Actualizar) para hacer que Acrobat

busque nuevas respuestas en línea y las incluya en la cartera de devoluciones o muestre

un mensaje diciendo que no hay nuevas respuestas.

Manejar devoluciones de formulario

#94¿Quién necesita un archivero?

Podrías querer usar un docu-

mento archivado si usas el

mismo formulario regular-

mente, como con los de expe-

riencia del cliente. Crea un

nuevo archivo de respuesta,

filtra los resultados (basán-

dote en el intervalo de fechas,

por ejemplo) y envíalos a la

carpeta Archive (Archivar)

para guardarlo en un lugar

seguro. De esa forma, tu car-

tera muestra sólo las últimas

devoluciones y hace más fácil

encontrar una respuesta par-

ticular o rango de respuestas.

#94: Manejar devoluciones de formulario

256


Filtrar las devoluciones. Haz clic en Filter (Filtrar) para ver una lista de los nombres

de los campos del formulario. Haz clic en el nombre del campo que quieres usar para filtrar,

como Radio Button 1 (usado en el formulario de ejemplo para que los destinatarios declaren

si asistieron a un evento). Elige una condición desde un menú emergente, como si contiene

(en el ejemplo), no contiene, está en blanco, etcétera. Finalmente, escribe la condición en

el campo, por ejemplo, No. Las devoluciones se filtran y tus resultados se despliegan, como

se muestra en el ejemplo de la figura 94b. Cuando esté hecho, haz clic en Clear All (Limpiar

todo) para eliminar el filtro; haz clic en Done (Hecho) para regresar a la vista completa del

modo Home (Inicio).

Figura 94b Filtra las devoluciones basándote en tus criterios.

Archivar respuestas. Haz clic en Archive (Archivar) para mover respuestas a un lugar de

archivo. Puedes seleccionar filas en las respuestas y elegir Archive selected (Archivar selec-

cionados) desde el menú desplegable Archive (Archivar) o archivar todas tus respuestas

(lee más en la columna “¿Quién necesita un archivero?”).

Agregar devoluciones adicionales. Haz clic en Add (Agregar) para abrir el diálogo Add

Returned Forms (Agregar formularios devueltos), en donde puedes manualmente ubicar

y seleccionar archivos a agregar en la lista de devoluciones de la cartera PDF. Una vez que

ubicaste y seleccionaste las devoluciones, haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo e

incluir las nuevas devoluciones.

Exportar resultados. Haz clic en Export (Exportar) para exportar los resultados en for-

mato CSV (valor separado por coma) para usar en una hoja de cálculo. Puedes seleccionar

filas en las respuestas y elegir Export selected (Exportar seleccionados) desde el menú des-

plegable Export (Exportar) o exportar todas tus respuestas. Se abre el diálogo Select Folder

to Save File (Seleccionar la carpeta para guardar el archivo). Ubica y selecciona la carpeta

y luego elige el formato de exportación, ya sea XML o CSV. Haz clic en Save (Guardar) para

exportar la información y cerrar el diálogo. El archivo está ahora apto para usar en una hoja

de cálculo o base de datos (figura 94c).

Agregar devoluciones de

correo electrónico

Algunas veces un destinata-

rio de tu formulario puede

adjuntarlo a un correo elec-

trónico para regresártelo. Pue-

des fácilmente agregar esas

devoluciones a las otras en tu

cartera PDF usando coman-

dos del programa. Sigue estos

pasos:

1. Elige Forms > Compile

Returned Forms (Formu-

larios > Compilar formula-

rios devueltos) para abrir

un diálogo. Haz clic en

Browse (Examinar) para

ubicar y seleccionar el

archivo de respuestas.

2. Haz clic en Add File (Agre-

gar archivo).

3. Repite hasta que hayas

seleccionado todas las

devoluciones.

4. Haz clic en OK (Aceptar)

para cerrar el diálogo y

agrega la información de

devolución a tu cartera

PDF.

257

Figura 94c Exporta la información a una hoja de cálculo para usar con cálculos como

el número de asistentes.

Borrar resultados. Si tienes un plan de procesamiento de resultados en curso, como

reenviar los comentarios al vendedor, puedes borrar los resultados cuando hayas termi-

nado con ellos, de nuevo, para disminuir el volumen de devoluciones que tienes que admi-

nistrar.

#94: Manejar devoluciones de formulario

C A P Í T U L O T R E C E

Usar video Flash

y medios 3D

Acrobat 9 Pro te permite incorporar medios en documentos PDF para darles vida. Puedes

usar diferentes tipos de medios, como archivos de sonido y película, películas de Flash,

modelos 3D y animaciones.

Diseña tus proyectos para las opciones de reproducción de tus usuarios, proporcio-

nando diferentes interpretaciones de una película que sea compatible con diversos repro-

ductores. Todas las versiones de Acrobat 9 y Adobe Reader son capaces de reproducir

contenido de Flash sin un reproductor independiente, ya que hay uno incrustado en los

programas Acrobat y Adobe Reader. Sin embargo, sólo Acrobat 9 Pro Extended (Windows)

puede formatear e incrustar un archivo SWF como un archivo de video Flash.

Flash se utiliza e integra con Acrobat de otras formas. Las carteras PDF usan una interfaz

de navegación de Flash (lee sobre carteras en el capítulo 4, “Producir una Cartera PDF”).

También, Adobe Presenter, un plugin de PowerPoint para Acrobat 9 Pro Extended, usa una

interfaz de Flash para desplegar contenido y configurar pruebas (lee cómo en el capítulo 9,

“Construir contenido con Adobe Presenter”). Acrobat.com, presentado en el capítulo 11,

“Revisión en tiempo real y colaboración”, usa Adobe Air y Flash para construir aplicaciones

ricas de internet (RIA).

La multimedia en general requiere configurar algunos parámetros de confianza y segu-

ridad –lee sobre tus opciones en el #124, “Administrar multimedia y confianzas”.

260

C A P Í T U L O T R E C E Usar video Flash y medios 3D

Puedes incrustar archivos de medios directamente en documentos PDF dentro de Acrobat,

o puedes agregarlos a un documento de origen —como un documento de Word o una

hoja de cálculo de Excel— y luego convertir el archivo (Windows). Lee cómo en el #14,

“Agregar contenido de medios especializados”.

En Acrobat 9 Pro y Pro Extended, agrega una película a un documento PDF incrustán-

dola o vinculándola. Una película incrustada se integra al documento PDF mismo, mientras

que una película vinculada simplemente tiene un enlace programado desde el documento

PDF a la película original, almacenada en su ubicación original.

ConsejoElige la opción vinculada si tienes la intención de usar el archivo PDF en línea y almacenar el

archivo FLV en línea para transmitirlo en tiempo real y desplegarlo más rápido.

Para incluir un archivo de película en tu documento PDF –sin importar su formato–

Acrobat usa automáticamente el diálogo Insert Video (Insertar video), ya sea que empieces

con las herramientas de Flash o Movie (Video).

Para insertar un archivo de película FLV (Flash video), sigue estos pasos:

1. Abre el archivo PDF que quieres usar y elige Tools > Multimedia > Show Multimedia

Toolbar (Mostrar barra de herramientas Multimedia).

2. Selecciona la herramienta Flash en la barra de herramientas Multimedia y dibuja un

marco o haz doble clic en la página para abrir el diálogo Insert Flash (Insertar Flash).

3. Haz clic en Browse (Examinar) para ubicar y seleccionar el archivo que quieres usar (mos-

trado en el campo File (Archivo)).

Si usas la herramienta Flash y seleccionas un archivo de película FLV (Flash Video), el diá-

logo cambia automáticamente al diálogo Insert Video (Insertar video), aunque algunos

de sus ajustes son específicos para el Flash video, más que para otros tipos de película.

NotaCuando seleccionas el archivo, nota que la casilla de verificación “Snap to content propor-

tions” (“Ajustar a proporciones del contenido”) aparece en el diálogo y se selecciona por

defecto, manteniendo el ancho/alto del archivo de película en la página.

4. Selecciona la casilla de verificación Show Advanced Options (Mostrar opciones avanza-

das) para desplegar tres fichas de ajustes adicionales.

La “X” marca el punto

La aceleración del equipo

en Windows está basada en

el controlador DirectX. Para

probar este controlador en tu

computadora, puedes ejecu-

tar DirectX Diagnostic Tool.

Su ubicación en tu disco duro

varía según el sistema opera-

tivo instalado, service packs,

etcétera. Para encontrarlo, haz

clic en Start > Search (Inicio >

Buscar) y escribe DxDiag.exe.

Haz doble clic en el nombre

en la lista de resultados para

abrir la herramienta, la cual te

guía a través de varias páginas

de prueba.

Insertar medios de Flash en un archivo PDF

#95

261

5. En la ficha Launch Settings (Configuración de inicio), elige una de estas opciones:

• Activation Settings (Configuración de activación) para iniciar y detener la película, y

la ubicación de reproducción –ya sea en un lugar fijo en la página o en una ventana

flotante

• Ajustes de Appearance (Aspecto) para elegir un ancho de borde y color

• Poster Image (Imagen de póster) –desde un fotograma de la película o un archivo

independiente

6. En la ficha Controls (Controles), define los controles de reproducción desde estas op-

ciones:

• Selecciona una Skin (Máscara) que proporciona un conjunto de controles que van

desde ninguno hasta el conjunto completo (figura 95a).

• Elige un color y opacidad para la máscara.

• Deja la casilla de verificación de controles Auto-hide (Ocultar automáticamente)

seleccionada para esconder los controles cuando tu ratón se mueve fuera del área

de la película o deselecciona la casilla de verificación para que los controles se des-

plieguen todas las veces.

Figura 95a Configura la apariencia y comportamiento del video en el diálogo.

7. En la ficha Video (Video), selecciona un fotograma para usar como imagen póster (como

se mencionó en el paso 5) y cortar los puntos de entrada y salida del video. También

en esta ficha, puedes agregar y configurar puntos de capítulo, descritos en la columna

“Crea tu punto”.

Preferencias de multimedia

Para configurar las preferen-

cias multimedia, elige Edit >

Preferences (Edición > Prefe-

rencias) y haz clic en Multime-

dia en la columna izquierda.

Desde el menú Player Options

(Opciones del reproductor)

en la sección superior del

diálogo, elige una opción

de reproducción. Las pre-

ferencias no identifican las

versiones de los reproduc-

tores elegidos. Por ejemplo,

la última versión del Flash

Player es la 9; si los usuarios

eligen Flash como su opción

de reproducción pero tienen

instalada la versión en sus

computadoras, no podrán ver

tu trabajo, a menos que sea

reproducible en un reproduc-

tor versión 6.

En la porción inferior del diá-

logo están las Accessibility

Options (Opciones de acce-

sibilidad). Si usas dispositi-

vos de asistencia, habilita las

opciones apropiadas.


#95 : Insertar medios de Flash en un archivo PDF

262


8. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo e insertar el video en la página (figura

95b).

Figura 95b La película Flash insertada muestra una imagen

póster e incluye un conjunto completo de controles de repro-

ducción en un color que coordina con el contenido de la película

(mostrado como un superpuesto en la figura).

9. Si quieres realizar ajustes, haz clic en la película con la herramienta Select Object (Selec-

cionar objeto) para activar el marco; arrastra la película para reubicarla en la página o

arrastra desde un manejador para redimensionar el área de reproducción.

NotaLos ajustes se aplican a SWF, FLV, otras películas y archivos de sonido.

Crea tu punto

Un punto de capítulo es un

marcador agregado a un

video que define un marco

en donde puedes lanzar una

acción. Por ejemplo, en un

video de viajes, podrías usar

un punto de capítulo para

agregar un vínculo a la reser-

vación en línea, información

y sitios de turismo, o incluso

disparar un formulario que

solicite retroalimentación.

Arrastra el deslizador debajo

de la previsualización del

video hacia el fotograma en

donde quieres agregar el

punto de capítulo. Haz clic en

el signo de más en Chapter

Points (Puntos de capítulo)

para agregar la notación.

Luego, selecciona la notación

y haz clic en Actions (Accio-

nes). Para más información

sobre acciones, revisa el capí-

tulo 15, “Controlar la acción

en interacción”.

Flotar

Puedes hacer que un archivo

multimedia insertado en tu

PDF flote en una ventana.

La ventana puede ubicarse

en cualquier parte y no está

atada a una página en parti-

cular. Podrías querer usar una

ventana flotante para conte-

ner información de contacto

o una película con vínculos a

otros recursos, etcétera.

263

¡Arréglalo!

Ya sea que agregues un

archivo de Flash u otra pelí-

cula en Acrobat o en un docu-

mento de Office antes de la

conversión a PDF, puedes

realizar cambios a tus ajustes

de la misma forma.

Sigue estos pasos:

1. Haz clic en la herramienta

Select Object (Seleccionar

objeto) en la barra de

herramientas Advanced

Editing (Edición avanzada)

y haz clic con el botón

derecho (Control+clic) en

la película para abrir el

menú de atajo.

2. Elige Properties (Propie-

dades) para reabrir el diá-

logo Edit Movie (Editar

película). Encontrarás los

mismos ajustes y opcio-

nes, con la exclusión del

campo de selección de

archivo en la parte supe-

rior del diálogo.

3. Realiza los cambios como

sea necesario y haz clic en OK

(Aceptar) para cerrarlo.

Insertar un archivo SWF en un documento PDF empieza de la misma manera que insertar

una película Flash, pero ofrece diferentes opciones de configuración para sacar provecho

de la potencial programación en el archivo SWF.

Sigue estos pasos para insertar y configurar un archivo SWF:

1. Selecciona la herramienta Flash en la barra de herramientas Multimedia y haz doble clic

en la página para activar la herramienta y abrir el diálogo Insert Flash (Insertar Flash).

2. Selecciona Show Advanced Options (Mostrar opciones avanzadas) para desplegar tres

fichas adicionales en el diálogo.

3. En la ficha Launch Settings (Configuración de inicio), elige desde las mismas caracterís-

ticas para configurar películas –esto es, las opciones Activation Settings (Configuración

de activación), Appearance (Aspecto) y Poster Image (Imagen de póster).

4. Haz clic en la ficha Flash y desplegar ajustes para usar el contenido desde el archivo

SWF:

• Selecciona la casilla de verificación “Pass context menu click to Flash movie” (“Transferir

clic de menú contextual a película Flash”) para reemplazar el menú de atajo predeter-

minado de Acrobat con el menú de atajo del archivo SWF (figura 96a).

• Inserta variables de ActionScript para el archivo en el campo Flash Vars.

Figura 96a Usa el menú de atajo del archivo SWF en lugar de los elementos del menú

contextual predeterminado de Acrobat, como el comando Show Redraw Regions

(Mostrar opciones de redibujo).

Insertar SWF en un archivo PDF

#96


#96: Insertar SWF en un archivo PDF

264


5. Haz clic en la ficha Resources (Recursos) para incluir archivos accesorios requeridos por

el archivo SWF. Haz clic en Add (Agregar) o Add Directory (Agregar directorio) para ubi-

car e incluir archivos externos en el PDF. Para revisar tus archivos de recurso, haz clic en

el nombre en la lista de la parte superior del diálogo y revisa la ruta en el campo Name

(Nombre).

6. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y reproduce tu contenido SWF (figura

96b).

Figura 96b El contenido insertado SWF retiene sus características interactivas.

Puedes usar un número de versiones de la película para permitirles a los usuarios traba-

jar con versiones anteriores de Acrobat y Adobe Reader para ver tu contenido. Lee sobre

incluir otras versiones de película, llamadas renditions (representaciones), en el #97, “Insertar

películas y versiones heredadas”.

Reproducir para tu audiencia

Cuando trabajas con multi-

media en un proyecto, tienes

que considerar tu audiencia.

Si tu destino es la gente que

diseña con tecnología de

punta, puedes trabajar sin

peligro con lo último y más

grandioso en términos de

formatos de medios. Es pro-

bable que este grupo tenga la

versión más reciente de Acro-

bat y una conexión a Internet

de alto ancho de banda. Sin

embargo, si estás diseñando

para una audiencia mucho

más genérica, no deberías

asumir que tienen, por ejem-

plo, el último reproductor de

Flash e incluye versiones here-

dadas de tus medios.

Sonido inactivo

Agregar un archivo de sonido a la película es un proceso similar al de agregar películas o Flash.

Elige la herramienta Sound (Sonido) desde la barra de herramientas Multimedia y haz clic en

el documento en donde quieres colocar el archivo. La mayoría de las veces dejas invisible el archivo

de sonido, a menos que quieras usar un póster para identificar un botón de sonido. El diálogo Add

Sound (Insertar sonido) se abre y ofrece las mismas opciones que aquellas del diálogo Add Movie

(Agregar película), con la excepción del ajuste “Snap to content proportions” (“Ajustar a proporcio-

nes del contenido”), que no se aplica al archivo de sonido. Elige tus parámetros; luego haz clic en OK

(Aceptar) para cerrar el diálogo.

265

Usar varias versiones de la película

Sigue estos pasos para agre-gar varias representaciones de película a tu documento:

1. Haz doble clic en la película con la herramienta Video (Video) para abrir el diá-logo Multimedia Properties (Propiedades multimedia), desplegando la ficha Set-tings (Configuración).

2. Verás el Annotation Title (Título de anotación), un nombre asignado por Acrobat para identificar el objeto; para propósitos de accesibilidad, escribe una descripción para una eti-queta de texto alternativo.

3. Selecciona una acción desde el menú desple-gable List Renditions for Event (Lista de representa-ciones por evento) o deja la acción predeterminada Mouse Up (Ratón soltado).

4. Haz clic en Add Rendition (Agregar representación) y luego selecciona una ubi-cación:

• Using a File (Usar un archivo) para ubicar y seleccionar otra versión de la película.

• Using a URL (Usar una URL), y luego escribir la URL en el campo resultante.

• By Copying An Existing Ren-dition (Copiando una repre-sentación existente), para seleccionar la representa-ción que quieres copiar


Antes de Acrobat 9, las películas se incrustaban en diferentes tipos de archivo de película,

como formatos MOV y AVI. En Acrobat 9, las películas se almacenan generalmente como

película FLV, desde que Acrobat 9 y Adobe Reader 9 incluyen un reproductor de Flash inte-

grado.

Sigue estos pasos para agregar una película a un archivo PDF:

1. Haz clic en la herramienta Video (Video) en la barra de herramientas Multimedia y

haz doble clic en la página para abrir el diálogo Insert Video (Insertar video).

2. Haz clic en Choose (Elegir) para ubicar y seleccionar el archivo de película. Se carga una

previsualización en el diálogo (figura 97a).

3. Arrastra los puntos finales en el deslizador debajo de la previsualización para establecer

una duración. Despliega el fotograma que quieres usar como póster para la película y

haz clic en Set Poster Image from Current Frame (Definir imagen de póster desde foto-

grama actual).

4. Haz clic en la casilla de verificación Show Advanced Options (Mostrar opciones avanza-

das) para desplegar un conjunto de cuatro fichas en el diálogo y realizar tus elecciones

desde las opciones Launch Settings (Configuración de inicio), Controls (Controles) y

Video (Video), descritas en las dos técnicas anteriores.

Insertar una película también incluye una ficha Quality (Calidad), en donde puedes

especificar la calidad del video y del audio así como opciones de redimensionamiento.

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo. La película se convierte al formato FLV y

se incrusta en el documento.

Insertar películas y versiones heredadas

#97

Figura 97a Selecciona un archivo

de película para convertir a FLV e

incrustar en tu documento.

#97 Insertar películas y versiones heredadas

266


5. Selecciona una interpreta-

ción de la lista y haz clic en

Edit Rendition (descrito en

el cuadro “Tócala otra vez,

Sam”).

6. Agrega y edita tantas

interpretaciones como sea

necesario.

7. Usa las teclas de flecha en

el lado derecho del menú

desplegable para orde-

nar las interpretaciones

apropiadamente. Éstas se

reproducen en el orden

enlistado.

8. Cuando termines de agre-

gar y editar interpreta-

ciones, haz clic en Close

(Cerrar).

Para agregar archivos de medios heredados que no quieres convertir al formato FLV,

sigue los pasos 1-3 del conjunto previo de pasos y luego haz lo siguiente:

1. Haz clic en el vínculo “Create legacy multimedia content” (“Crear contenido multimedia

heredado”) en la esquina inferior derecha del diálogo Insert Video (Insertar Video) para

abrir el diálogo Add Movie (Agregar película).

2. Elige Acrobat 6 (and Later) Compatible Media (Multimedia compatible con Acrobat 6 (y

versiones posteriores)) o Acrobat 5 (and Earlier) Compatible Media (Multimedia compa-

tible con Acrobat 5 (y versiones anteriores)).

Seleccionar la versión de Acrobat 6 ofrece más opciones de configuración; seleccionar

la versión de Acrobat 6 funciona sólo con medios que se ejecutan en el reproductor

Quick-Time (figura 97b).

Figura 97b Configura un archivo de película para agregar al documento

en varios formatos.

3. Para compatible Media en Acrobat 6 (y posterior) tienes opciones adicionales:

• Especifica un formato desde el menú desplegable Content Type (Tipo de conte-

nido).

• Usa o deselecciona las casillas de verificación “Snap to content proportions” (“Ajustar

a proporciones del contenido”) y “Embed content in document” (“Incrustar contenido

en el documento”).

• Elige una configuración de póster.

4. Haz clic OK (Aceptar) para cerrar el diálogo e insertar la película.

Considerar la accesibilidad

Una de las piedras angulares

del diseño de contenido acce-

sible es la inclusión de versio-

nes alternativas del contenido

visual. Para usuarios que tra-

bajan con lectores de pantalla

u otros dispositivos de asis-

tencia, tienes que proporcio-

nar el texto equivalente de tu

contenido visual y subtítulos

(si se requiere). Los medios

que estás usando determi-

nan tu capacidad de incrustar

texto, comentarios verbales

y subtítulos y no puedes con-

trolar esta capacidad dentro

de Acrobat.

267

Después de que agregues el video al PDF, puedes configurar propiedades adicionales

que determinen cómo aparece y se reproduce el clip –lee más en la columna “Usar varias

versiones de la película”.

Tócala otra vez, Sam

Puedes modificar las características de cualquiera de las interpretaciones que agregas a una pe-

lícula. Haz clic en una interpretación en el diálogo Multimedia Properties (Propiedades multimedia)

y luego en Edit Rendition (Editar interpretación) para abrir el diálogo Rendition Settings (Configura-

ción de interpretación). Usa este diálogo de cinco fichas para cambiar tus películas como sea nece-

sario:

• En la ficha Media Settings (Conf. multim.), haz accesible una interpretación para Java Script, eli-

giendo opciones similares a aquellas en el diálogo básico Add Movie (Agregar película).

• En la ficha Playback Settings (Conf. reproducción), define el ciclo, especifica los reproductores y

cuánto tiempo durará abierto el reproductor y agrega controles.

• En la ficha Playback Location (Ubicación reprod.), elige reproducir tu película en una ventana

flotante o pantalla completa.

• En la ficha Systems Requirements (Requisitos de sistema), define idiomas y requeri-mientos de

reproducción como la resolución de pantalla y subtítulos.

• En la ficha Playback Requirements (Requisitos reprod.), revisa los ajustes elegidos en las otras

fichas.

#97 Insertar películas y versiones heredadas

268


En Acrobat 9 Pro Extended, puedes usar contenido 3D exportado desde varios programas

de modelado tridimensional en varios formatos comunes 3D, en un archivo PDF o en un

archivo de origen de Microsoft Word. Incrustas un modelo 3D de la misma forma que

incrustas películas o sonidos.

Sigue estos pasos para incrustar un modelo 3D en un documento de Word:

1. Haz clic en 3D Tool (Herramienta 3D) en la barra de herramientas del Acrobat PDF-

Maker para abrir el diálogo Add 3D Data (Agregar datos 3D). Un marco se coloca auto-

máticamente en la página.

2. Selecciona el archivo del modelo y secuencias de comandos. Haz clic en OK (Aceptar)

para cerrar el diálogo e insertar el modelo.

3. Ubica el marco del modelo en la página. Guarda el archivo y convierte a PDF.

4. En Acrobat, haz clic sobre el modelo en la página con la herramienta Hand (Mano) para

desplegar la barra de herramientas y ejecutar algunas animaciones asociadas al archivo

(figura 98). Mueve la herramienta Hand (Mano) fuera de la ubicación del modelo para

esconder la barra de herramientas.

98 Mover la herramienta Hand (Mano) sobre

el modelo activa automáticamente la barra de

herramientas.

Varias categorías de herramientas están disponibles para trabajar con un modelo 3D:

• Herramientas de navegación 3D. Con estas herramientas puedes rotar y girar, moverte

en panorámica, ampliar/reducir y volar para ver la imagen. Desde el menú de atajo,

Trabajar con contenido 3D

#98 Ajustar la apariencia del modelo

Hay varias formas de cambiar la apariencia de tu modelo en Acrobat usando las herra-mientas en la barra de herra-mientas 3D:

• Especifica el tipo de pro-

yección –ortográfica o

perspectiva– para ver el

modelo.

• Elige un Render Mode

(Modo de procesamiento)

desde el menú desplega-

ble Model Render Mode

(Modo de procesamiento

modelo); el modelo en

la figura se muestra en

modo Shaded Illustration

(Ilustración sombreada).

• Desde el menú desplega-

ble Enable Extra Lighting

(Activar iluminación adi-

cional), elige iluminación

adicional para el modelo

que va desde luces noc-

turnas hasta luz de faro;

el modelo en la figura usa

Bright Lights (Luces bri-

llantes).

• Selecciona un color de

fondo para el modelo

desde las muestras de

color.

• Muestra o esconde seccio-

nes cruzadas. Despliegue de ejes

Herramientas de navegación 3D

Propiedades de cámara

Medidas 3DComentarios 3D

VistasControles de animación

Opciones de vista del modelo

269

agrega una herramienta Walk (Caminar) para caminar dentro de un modelo. Al mover

el modelo con las herramientas nota que los ejes tridimensionales, desplegados en la

parte inferior izquierda de la ventana, también se mueven.

• 3D Measurement tool (Herramienta de medición 3D). Esta herramienta mide objetos

y distancias en el modelo (lee sobre mediciones 3D en el #100, “Medir objetos 3D”).

• Controles de vista de la barra de herramientas. Ve o esconde objetos diferentes en

el modelo; regresa a la vista Home (Vista predeterminada), la vista ajustada por defecto

para el modelo.

• Ver el árbol modelo. Conmuta para desplegar el panel Model Tree (Árbol modelo), que

enlista los objetos en el modelo.

• Controles de animación. Reproduce o pausa la animación (el ejemplo no es un modelo

animado).

• Ver el modelo. Elige desde un conjunto de opciones el tipo de proyección, color y otras

características (lee más en la columna “Ajustar la apariencia del modelo”).

Crear una plantilla PDF para archivos 3D

Para asignar una presentación y estructura coherente a los documentos PDFs 3D, crea una plantilla

PDF que tenga un marcador de posición para un modelo 3D. Crea la plantilla en cualquier aplica-

ción de Microsoft Office en la que el PDFMaker esté disponible. Después de crearla, selecciónala

en el diálogo Acrobat Pro Extended Conversion (Conversión a Acrobat Pro Extended) siempre que

conviertas un archivo 3D a PDF.

1. En un documento de Office 2003, haz clic en el botón Insert Acrobat 3D Model (Insertar modelo

3D) en la barra de herramientas PDF. En un documento Office 2007, haz clic en Embed 3D

(Incrustar 3D) en la cinta de Acrobat.

2. En el diálogo Add 3D Data (Agregar datos 3D), haz clic en OK (Aceptar) sin seleccionar un

modelo 3D para crear un marcador de posición para tu conversión 3D.

3. Mueve y ajusta el tamaño del marcador de posición 3D para alojar tus modelos.

4. Agrega cualquier información que desees y guarda el archivo.

5. Selecciona el botón Convert To Adobe PDF (Convertir a Adobe PDF) de la barra de herramien-

tas PDF (Office 2003) o selecciona Create PDF (Crear PDF) en la cinta de Acrobat (2007). Luego

guarda el archivo como PDF.

Para utilizar esta plantilla al convertir un archivo, haz clic en la ficha Document (Documento) en el

diálogo Acrobat 3D Conversion (Conversión a Acrobat 3D). Si el nombre de la plantilla no se muestra

en la sección Template PDF (Plantilla PDF), haz clic en Browse (Examinar) para encontrarla y abrirla.

Editar e incrustar un modelo 3D

Si te gustaría editar el modelo

una vez incrustado en un

PDF, haz clic derecho (Con-

trol-click) en el modelo 3D y

selecciona Enable Content

(Habilitar contenido). Vuelve

a dar clic derecho (Control-

click) en el modelo y selec-

ciona Edit In 3D Reviewer

(Editar en 3D Reviewer). Si

el archivo tiene protección

contra cambios, no lo podrás

editar.

#98: Trabajar con contenido 3D

270


¿Qué es Universal 3D?

El formato soporta animación

y es editable en Adobe 3D

Reviewer.

U3D te permite el uso de

modelos CAD (Computer-

aided-design) con detalle

progresivo, permitiendo a los

espectadores ver la estruc-

tura subyacente del diseño así

como el producto terminado.

Los parámetros U3D son para

la mayoría de los archivos

CAD generados en aplicacio-

nes de creación de contenido

digital y creados en aplicacio-

nes de ingeniería mecánica.

El 3D Industry Forum desa-

rrolló el formato Universal 3D

(U3D) para servir como un for-

mato abierto, de visualización

3D extendida y reproposición.

El 3D Industry Forum tiene

varios miembros industriales,

incluyendo Hewlett-Packard,

NVIDIA, Intel y Adobe.

Adobe 3D Reviewer es una aplicación independiente que se instala con Acrobat Pro Exten-

ded. Para abrir 3D Reviewer fuera de Acrobat Pro Extended elige Start > Programs > AdobePara abrir 3D Reviewer fuera de Acrobat Pro Extended elige Start > Programs > Adobe

3D Reviewer (Inicio > Programas > Adobe 3D Reviewer). Si estás trabajando con un modelo

en Acrobat Pro Extended, puedes hacer clic con el botón derecho en el modelo y elegir Edit

in 3D Reviewer (Editar en 3D Reviewer).

Puedes usar Adobe 3D Reviewer para trabajar con archivos 3D de diversas formas:

• Combinar archivos CAD.

• Comparar y medir geometría exacta.

• Calcular propiedades físicas y de cuadro delimitador.

• Mover y eliminar partes.

• Agregar animaciones.

• Crear vistas explotadas y listas de materiales.

• Exportar a formatos comunes 3D como Universal 3D (U3D) y archivos 2D de vectores y

rasterizados.

En el ejemplo mostrado en la figura 99, el modelo está siendo animado, usando una de

las rutinas de animación predeterminadas del Adobe 3D Reviewer.

Figura 99 Usa las características en Adobe 3D Reviewer para modificar

un modelo existente, como agregar una animación.

Editar en Adobe 3D Reviewer

#99

Ventana del documento

Menú Barras de herramientas

Árbol modelo

271

Haz tu camino

A primera vista (¡y en una segunda y tercera!) Adobe 3D Reviewer puede parecer más bien desalen-

tador. Afortunadamente, el programa ofrece un número de espacios de trabajo diseñados para dife-

rentes tipos de flujos. Para seleccionar uno, elige Workspace > Toolbar Presets (Espacio de trabajo

> Valores preestablecidos de barras de herramientas) y luego selecciona una opción. Elige de estos

diseños:

• Visualization (Visualización). Éste es el conjunto predeterminado de barras de herra-mien-

tas, que incluye algunas utilizadas para ver ensamblados 3D y partes. Esta configuración mues-

tra las barras de herramientas Standard (Estándar), 3D Controls (Controles 3D), Default Views

(Vistas predeterminadas), Display Mode (Modo de visualización), Selection Filters (Filtros de

selección), Hide/Show (Mostrar/ocultar) y View/Configuration (Vista/configuración).

• Design Review (Revisión de diseño). Esta presentación contiene herramientas utilizadas

para revisar los proyectos de diseño, como cuadros delimitadores, marcas y he-rramientas de

dimensionamiento. Esta configuración muestra las barras de herramientas Analysis Tools (Análi-

sis Herramientas), Positioning (Posicionamiento) y Axis (Eje).

• Technical Documentation (Documentación técnica). Esta presentación se utiliza prin-

cipalmente por escritores técnicos para construir ilustraciones y animaciones para manuales y

guías. Se despliegan las herramientas Play Animation (Reproducir animación) y Snapshot (Ins-

tantánea).

#99: Editar en Adobe 3D Reviewer

272


Cuéntame más

No tienes que dejar la medi-

ción predeterminada como

está. También puedes agregar

una etiqueta de texto. Con la

medición aún seleccionada,

haz clic con el botón derecho

en cualquier parte del fondo

del modelo y elige Change

Markup Label (Cambiar eti-

queta de marca). En el campo

desplegable que aparece,

escribe el texto que quie-

res mostrar y haz clic en OK

(Aceptar). El campo se cierra y

tu etiqueta incluye el texto y

la medición.

Usa la 3D Measurement Tool (Herramienta de Medición 3D) para medir modelos tridimen-

sionales. Puedes crear mediciones entre combinaciones de puntos o bordes, moviendo el

puntero sobre el modelo 3D o resaltando puntos y bordes específicos. La 3D Measurement

Tool (Herramienta de medición 3D) admite cuatro tipos de mediciones: la distancia per-

pendicular entre dos bordes rectos, la distancia lineal entre dos puntos, el radio de bordes

circulares y el ángulo entre dos bordes (o tres puntos).

Puedes asociar medidas 3D con vistas específicas. Si la vista predeterminada está activa

cuando se agrega una medida, se creará una nueva vista de medida y se agregará a la jerar-

quía de vistas en el Model Tree (Árbol modelo). La medida sólo está asociada con esa vista

y aparece como un elemento secundario de la vista.

También puedes mostrar comentarios mientras tomas medidas. Estos comentarios

(también llamados marcas de medida) se conservan al cerrar el documento.

Sigue estos pasos para medir y anotar un objeto en tu modelo 3D:

1. Haz clic en el modelo en la página para activarlo y mostrar la barra de herramientas

3D.

2. Haz clic en la 3D Measurement Tool (Herramienta de medición 3D) en la barra de

herramientas. Verás que se abre otra paleta de herramientas en el panel del documento

que ofrece una variedad de opciones de ajuste y medición (figura100).

Figura 100 Elige desde un amplio rango de opciones de medición.

Medir objetos 3D#100

Moverte y medir

A menudo necesitas moverte alrededor del modelo mien-tras mides. Mantén estos ata-jos de teclado en mente:

• Presiona Alt para rotar la

vista.

• Presiona Shift para des-

plazar la vista.

• Presiona Alt+Shift para

ampliar y reducir la vista.

• Presiona Ctrl para desac-

tivar la característica de

ajuste.

Ve la ubicación sobre el modelo

Haz clic para agregar puntos finales para medición

Incluye etiquetas personalizadas

Arrastra para colocar la marca

Elige una opción de ajuste y tipo de medición

273

Medidas temporales

Si quieres revisar algunas

dimensiones de la caracterís-

tica, desactiva la marca

de medición. De esa forma, la

medición es visible sólo mien-

tras está activa. Si cambias a

otra herramienta o haces otra

medición, la marca temporal

desaparece.

3. Agrega mediciones al modelo. Para moverte alrededor del modelo mientras mides,

revisa los atajos de teclado en la columna “Moverte y medir”.

Para medir distancia, haz clic para establecer un punto de origen, mueve el puntero a un

borde de otra área del modelo y haz clic nuevamente para medir la distancia.

ConsejoSi quieres detener un proceso de medición, haz clic con el botón derecho y elige Cancel

Measurement (Cancelar medición) o presiona Esc. Si terminas una marca y quieres elimi-

narla, haz clic con la 3D Measurement Tool (Herramienta de medición 3D) y presiona Delete

(Borrar).

4. Después que hayas colocado el punto final para la medición, haz clic otra vez y arrastra

para colocar la ubicación de la etiqueta de medición. Lee cómo personalizar la etiqueta

de medición en la columna “Cuéntame más”. Convertir las mediciones

3D a comentarios

A diferencia de otros tipos de

comentarios, conviertes las

mediciones a comentarios

en el panel Model Tree (Árbol

modelo).

Haz clic con el botón dere-

cho en el signo de más para

la vista de medición en la que

quieres trabajar para abrir su

lista de mediciones.

Haz clic con el botón derecho

en la medición para mostrar

el menú de atajo y elige Con-

vert to Comment (Convertir

a comentario). Lee más en el

#101, “Insertar comentarios

multimedia”.

Si decides convertir la medi-

ción a un comentario mientras

estás midiendo tu ilustración,

selecciona la herramienta

Hand (Mano), haz clic con el

botón derecho en la medi-

ción y elige Convert to Com-

ment (Convertir a comentario)

desde el menú de atajo.

#100: Medir objetos 3D

274


Mantenlo en la vista

Si borras una de las vistas automáticamente generadas, insertadas cuando colocas un comentario sobre un modelo, los comentarios asociados aún están disponibles. Puedes verlos y seleccionarlos en el panel Comments (Comenta-rios) o en el Model Tree (Árbol modelo), enlistados debajo de las vistas.

Seleccionar un comentario cambia el modelo 3D a la misma configuración de visua-lización que tenía cuando se agregó el comentario.

Los comentarios 3D se com-portan de diversas formas, dependiendo de cómo los agregaste y en dónde:

• Los comentarios agrega-

dos con la herramienta 3D

Comment (Comentario 3D)

están asociados con la vista

desplegada cuando agre-

gas los comentarios. Si la

vista se cambia, los comen-

tarios ya no estarán visibles.

• Si no quieres que un

comentario esté asociado

con una vista 3D, agrega

el comentario fuera del

área del objeto 3D.

• Una vista nueva se agrega al

Model Tree (Árbol modelo)

cuando agregas comen-

tarios 3D a la vista prede-

terminada de un modelo,

llamada 3D commentView.


página)

Intentar identificar una ubicación específica en un modelo o película al escribir puede ser

difícil, sin mencionar el consumo de tiempo. Con Acrobat 9, esos días se han ido. Ahora,

puedes agregar comentarios a fotogramas individuales de video o a una vista particular de

un objeto 3D. Los usuarios de Adobe Reader pueden agregar comentarios a un PDF si el

documento está habilitado para comentar. Agregar comentarios a vistas de un modelo 3D

requiere la versión 7.07 o posterior de Acrobat o Reader.

NotaPara un panorama general del trabajo con comentarios, revisa el capítulo 10, “Comentar

en un documento PDF”.

Para agregar un comentario a un video, usa las herramientas de la barra de herramien-

tas Comment & Markup (Comentario y marca). Reproduce el video y pausa la reproducción

en donde quieras comentar. Agrega el comentario al fotograma.

Los comentarios se muestran en la Comments List (Lista de comentarios) como los de

cualquier otro tipo. Selecciónalo en la lista de comentarios para mostrarlo automática-

mente en el fotograma de video (figura 101a).

Figura 101a Acrobat muestra el fotograma de video automáticamente cuando eliges

el comentario.

Agregar comentarios a un modelo 3D es un poco más complicado que comentar en

un video o película. En lugar de agregar un comentario a un fotograma como en una pe-

lícula, coordinas la información en el modelo con parámetros en el panel Model Tree (Árbol

modelo). Lee sobre los cambios hechos en el Model Tree (Árbol Modelo) cuando agregas

comentarios en la columna “Mantenlo en la vista”.

Insertar comentarios multimedia

#101

275


Puedes crear vistas para comentarios o asociarlos con vistas que configuras en el Model

Tree (Árbol modelo) o haciendo clic en el menú desplegable Views (Vistas) en la barra de

herramientas 3D y eligiendo Manage Views (Administrar vistas).

Sigue estos pasos para asociar acciones con vistas nombradas en el Model Tree (Árbol

modelo):

1. Usando las herramientas de navegación 3D, coloca la vista del modelo.

2. En el Model Tree (Árbol modelo) , haz clic en Create View (Crear vista) para agregar

una vista nueva.

3. Selecciona la etiqueta predeterminada NewView# (NuevaVista#) y escribe un nombre

diferente para la vista.

NotaRevisa el #102, “Usando acciones para mostrar vistas multimedia”, para ver cómo se usa

una vista nombrada en una acción de botón.

Agregas un comentario en una de tres formas:

• Si quieres agregar un comentario a una parte específica de un modelo, usa la 3D Com-

ment Tool (Herramienta de comentario 3D) en la barra de herramientas 3D.

• Si quieres agregar comentarios básicos sobre el modelo en general, usa las herramientas

de la barra Comment & Markup (Comentario y marca).

• Si has hecho mediciones sobre un modelo, puedes convertir las mediciones a comen-

tarios.

3D Comment Tool (Herramienta comentario 3D). Esta herramienta agrega comenta-

rios asociados con la geometría del modelo, como mediciones. Para agregar un comentario

sigue estos pasos:

1. Haz clic en la herramienta Add Multimedia/3D Comment en la barra de herramientas

3D.

2. Despliega la parte del modelo a la que quieres agregar el comentario.

• Cuando agregas comen-

tarios usando herramien-

tas de la barra Comment

& Markup (Comentario y

marca), se crea una nueva

vista en el Model Tree

(Árbol modelo) llamada

CommentView.

• Los comentarios 3D

agregados a otras vistas

se enlistan como com-

ponentes de esa vista

en el Model Tree (Árbol

modelo) como los ejem-

plos mostrados en la

figura 101b.

275

Dónde agregar más comentarios

Para agregar otro comenta-

rio en una vista, selecciona

la vista de comentarios en el

Model Tree (Árbol modelo) y

luego haz clic dentro del área

del objeto 3D.

Si quieres agregar un comen-

tario en una vista nueva de

comentarios, revisa que no

haya vistas de comentarios

seleccionadas en el Model

Tree (Árbol modelo). Haz clic

dentro del objeto 3D y agrega

tu comentario.

#101: Insertar comentarios multimedia

276


3. Escribe los comentarios en el diálogo Enter Comment String (Introducir cadena de

comentarios) (figura 101b).

Figura 101b Agrega un comentario a una parte en particular o vista de un modelo.

NotaEn la figura 101b, el diálogo superpuesto a la ventana de Acrobat es un duplicado del

comentario agregado –el comentario se muestra en la Comments List (Lista de comenta-

rios) y en el Model Tree (Árbol modelo).

Herramientas Comment & Markup (Comentario y marca). Elige una herramienta

desde la barra de herramientas Comment & Markup (Comentario y marca) y haz clic dentro

del área 3D. Agrega tu comentario.

277

Acción multimedia

Hay tres acciones específicas

de multimedia en Acrobat:

• Play a Sound (Reprodu-

cir un sonido) reproduce

un archivo específico

de sonido. El sonido se

incrusta al documento

PDF en un formato de

plataforma cruzada que

se reproduce en Microsoft

Windows y Mac OS.

• Play Media (Acrobat 5

Compatible) (Reproducir

multimedia (compatible

con Acrobat 5)) repro-

duce una película especí-

fica Quick Time o Avi que

hayas creado como com-

patible con Acrobat 5.

• Play Media (Acrobat 6

and Later Compatible)

(Reproducir multimedia

(compatible con Acrobat

6 y versiones posteriores))

reproduce una película

especificada que hayas

creado como compatible

con Acrobat 6 y Acrobat

7. De nuevo, un objeto

de medios debe ya estar

incrustado en el docu-

mento PDF para poder

seleccionarlo.

En lugar de asumir que tus espectadores pueden comprender y manipular la Comments

List (Lista de comentarios) o el Model Tree (Árbol modelo) para ver tus comentarios o carac-

terísticas especiales en una película o modelo 3D, ofréceles algunos botones. Todos saben

que un botón en una página está hecho para hacerle clic, lo que quita mucho del misterio

de la interacción con tu PDF.

En este ejemplo, date cuenta cómo los botones se construyen para permitirle al usuario

ver con facilidad un acercamiento de un área de una pintura y luego regresar a la vista pre-

determinada (puedes ver los botones en el lugar de la página en la figura 101b).

Sigue estos pasos para asociar un botón con una vista 3D:

1. Agrega y nombra las vistas en las que quieres trabajar, siguiendo los pasos descritos en

el #101, “Insertar comentarios multimedia”.

2. Selecciona la herramienta Button (Botón) en la barra de herramientas Advanced

Editing (Edición avanzada) y haz clic en la página en donde quieres colocar el botón.

En el diálogo Field Name (Nombre del campo) que se despliega, haz clic en Show All

Properties (Mostrar todas las propiedades) para abrir el diálogo Button Properties (Pro-

piedades de botón).

3. Configura el botón:

• Nombra el botón en la ficha General.

• Especifica el color del botón y del texto en la ficha Appearance (Aspecto).

• Elige características de diseño del botón en la ficha Options (Opciones).

ConsejoLee sobre configurar opciones y trabajar con botones en detalle en el capítulo 15, “Controlar

la acción e interacción”.

4. En la ficha Actions (Acciones), selecciona “Go to a 3D/Multimedia View” (“Ir a una vista

3D/Multimedia”) desde el menú desplegable Select Action (Seleccionar acción) y haz

clic en Add (Agregar) para abrir el diálogo Select a 3D View (Seleccionar una vista 3D).

5. Haz clic en la vista Named (Nombrada) para activar la lista de vistas agregadas al modelo

y luego haz clic para seleccionar una de las vistas, como start, mostrada en la figura

102a.

Usar acciones para mostrar vistas multimedia

#102


277

#102: Usar acciones para mostrar vistas multimedia

278


Figura 102a Elige una de las vistas agregadas al modelo.

6. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y regresar al diálogo Button Properties

(Propiedades del botón).

7. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Button Properties (Propiedades del botón)

y regresar al documento.

8. Haz clic en la herramienta Hand (Mano) y luego haz clic en tu botón para mostrar la

vista que configuraste anteriormente. Agrega otros botones como se necesite (figura

102b).

Figura 102b Agrega botones para enseñar diferentes vistas de tu modelo. En la izquierda

se muestra el acercamiento de la pareja; la derecha muestra la vista predeterminada del

modelo.

C A P Í T U L O C A T O R C E

Usar dibujos, mapas

y capas

En los últimos años, Acrobat ha dado zancadas en el terreno de la arquitectura/ingeniería/

construcción (AEC (por sus siglas en inglés)). Muchas características de Acrobat están per-

fectamente adecuadas para funciones AEC. Por ejemplo, los cientos de dibujos y especifi-

caciones necesarias para un proyecto se reúnen con facilidad en una cartera PDF, en donde

pueden buscarse, organizarse y presentarse (lee sobre la característica cartera PDF en el

capítulo 4, “Producir una Cartera PDF”. Los dibujos individuales producidos en programas

CAD/CAM ofrecen capas utilizables cuando se importan en Acrobat.

Las características AEC disponibles en Acrobat no son sólo para ingenieros o arquitec-

tos. Por ejemplo, las herramientas de medición, funcionan igualmente bien para medir el

ancho de una caja de texto en una página de InDesign como para medir el ancho de un

estacionamiento.

Un archivo en capas, ya sea un esquema o un folleto, pueden importarse dentro de

Acrobat, en donde puedes continuar trabajando con las capas. En Acrobat 9 incluso pue-

des agregar más capas, y usar algunos perfiles nuevos de comprobación que dividen los

objetos en una página dentro de diferentes capas.

Acrobat 9 Pro ofrece herramientas y procesos diseñados para trabajar con documentos

especializados. La nueva barra de herramientas Analysis (Análisis) reúne las herramientas

de medición e información de objeto anteriores y agrega nuevas herramientas de mapas

en Acrobat Pro Extended.

280

C A P Í T U L O C A T O R C E Usar dibujos, mapas y capas

Microsoft Visio, Adobe InDesign e Illustrator son programas de origen populares para pro-

ducir archivos PDF en capas. Visio te da el poder de usar una estructura de documento y

poner en capas la información y datos como sea necesario.

InDesign e Illustrator ofrecen un conjunto de ajustes preestablecidos PDF para exportar

y puedes especificar capas separadas en la mayoría de esos ajustes.

NotaAcrobat 9 Pro también instala un PDFMaker en AutoCAD. Lee algunas pistas para su uso en

la columna “Usar el PDFMaker de AutoCAD”.

Archivos de Visio en capas. Las capas se convierten con los ajustes que eliges en el

diálogo de propiedades de capa de Visio, como visibilidad, bloqueo y nombres. En el menú

del programa Adobe PDF, elige Adobe PDF > Convert all Pages in Drawing (Convertir todas

las páginas del dibujo) para incluir todas las capas, incluso el fondo. Selecciona opciones

básicas de conversión como con los otros PDFMakers.

Los ajustes del PDFMaker de Visio incluyen opciones para incrustar información. Elige

Adobe PDF > Change Conversion Settings (Adobe PDF > Cambiar configuración de con-

versión) para desplegar el diálogo Acrobat PDFMaker. En el área de Application Settings

(Configuración de la aplicación) de la ficha General, busca las opciones que incluyan pro-

piedades de Visio, así como administrar objetos sin propiedades personalizadas (figura

103a).

Figura 103a Define cómo manejar los objetos y su información en el diálogo.

Usar el PDFMaker de AutoCAD

Acrobat 9 Pro incluye un PDF-

Maker sólo para Windows para

AutoCAD. Aquí hay algunos

consejos para trabajar con él:

• El tamaño de página e

información de trazado

se transfiere desde Auto-

CAD hacia el PDFMaker

automáticamente para

determinar el tamaño de

página correcto.

• Haz clic en PDF Layer Set-

tings (Configuración de

capas PDF) para abrir un

menú con listado de ajus-

tes previamente creados y

guardados. Elige la confi-

guración que desees usar

y haz clic en OK (Aceptar)

para regresar al diálogo

Acrobat PDFMaker, en

donde se muestra la confi-

guración seleccionada.

• Después de convertir un

dibujo de AutoCAD a PDF,

tienes que reguardar el

dibujo de AutoCAD nueva-

mente para que guardes,

de hecho, los ajustes PDF.

• Usa las opciones de filtros

de capa nombrados en el

diálogo Acrobat PDFMaker

para seleccionar un filtro

que se ajuste con criterios

específicos. Si quieres usar

todas las capas excepto

aquellas filtradas en tus cri-

terios nombrados, haz clic

en la opción Invert (Invertir)


página)

Convertir documentos de Visio, InDesign e Illustrator

#103

281

El proceso de conversión en Visio utiliza un PDFMaker multipágina. A medida que pasas

a través del PDFMaker, asegúrate de identificar cómo quieres administrar las capas expor-

tadas. Para facilidad de uso en el PDF exportado, considera agrupar capas en grupos de

capas (puedes ver un ejemplo de grupos de capas en el #104, “Trabajar con un documento

en capas”).

Documentos de InDesign en capas. Puedes exportar documentos desde InDesign (CS

y posterior) con capas retenidas que se muestren como capas PDF en Acrobat.

Elige File > Export (Archivo > Exportar) y selecciona un PDF desde la lista desplegable

“Save as type” (“Tipo”) en el diálogo Export (Exportar). El diálogo Export Adobe PDF (Expor-

tar como Adobe PDF) se abre automáticamente (figura 103b).

Figura 103b Definir configuración de capa al exportar un PDF desde InDesign.

Ten estas ideas en mente cuando prepares una exportación a PDF:

• La compatibilidad debe ajustarse a Acrobat 6.0 (PDF 1.5) o superior para soportar

capas.

• Asegúrate de que la opción Create Acrobat Layers (Crear capas de Acrobat) está selec-

cionada en el diálogo Export Adobe PDF (Exportar a Adobe PDF).

• Selecciona las opciones de capa desde el menú desplegable Export Layers (Exportar

capas): elige desde las opciones Visible, Printable (Imprimible) y Visible & Printable (Visi-

ble e imprimible).

• Haz clic en Create Layer

Set (Crear conjunto de

capa) para agregar una

carpeta a la lista Layers

in PDF (Capas en PDF)

y luego agrega capas a

la carpeta. Después de

convertir el documento a

PDF, cuando lo abras en

Acrobat, verás las capas

del dibujo original de

AutoCAD organizadas en

conjuntos de capa, lo que

hace mucho más senci-

llo para los usuarios ver

partes específicas de un

dibujo.

¿Por qué molestarse con las capas?

En algunos casos, deberías

acoplar un documento como

un dibujo certificado por un

ingeniero, para preservar su

integridad. En otros casos,

siéntete libre de colocar en

capas. Un documento en

capas PDF puede ser una

estupenda herramienta de

publicidad. En lugar de mos-

trarle a tu cliente una imagen

del producto y algunas mues-

tras de color, pon los colores

alternativos en diferentes

capas y deja que tu cliente

haga clic en las capas marca-

das, viendo el producto en sus

variantes de color.

#103: Convertir documentos de Visio, InDesign e Illustrator

282


Documentos de Illustrator en capas. Como en InDesign, eliges un ajuste preestable-

cido para convertir a PDF; a diferencia de InDesign, no exportas el archivo sino que simple-

mente eliges el comando File > Save As (Archivo > Guardar como). El ajuste preestablecido

Adobe PDF de Illustrator incluye capas exportables (figura 103c).

NotaYa que el formato AI es un derivado del PDF, estás cambiando características del formato en

lugar de convertir a un tipo diferente.

Figura 103c Elige opciones de capas en un archivo PDF guardado de Illustrator.

Acoplar capas

Si trabajas con dibujos de

Visio que están converti-

dos a PDF regularmente y

no necesitas preservar las

capas, selecciona “Always

flatten layers en don’t show

this dialog again” (“Acoplar

siempre las capas y no mos-

trar este diálogo otra vez”)

en el segundo panel del diá-

logo PDFMaker. La opción

predeterminada es acoplar

el dibujo; eligiendo la opción

“Always flatten layers” (“Aco-

plar siempre las capas”) te

ahorras un paso en tus con-

versiones.

283

En Acrobat 9 puedes trabajar con documentos en capas creados en varios programas,

incluyendo InDesign, Visio y AutoCAD. Acrobat no soporta capas creadas en Photoshop.

Manipula capas en Acrobat para diferentes propósitos, como esconder el contenido en

diferentes idiomas, o mostrar información corporativa en una capa de impresión.

El ícono Layers (Capas) se despliega en el panel Navigation (Navegación) cuando abres

un documento que contiene capas. Haz clic en el ícono Layers (Capas) en el panel de nave-

gación para abrir el panel Layers (Capas) (figura 104a).

Figura 104c Ve capas y accede a sus propiedades en este panel.

El panel Layers (Capas) muestra diferentes tipos de capas y estados:

• Conmuta la visibilidad de una capa activa o inactiva haciendo clic en el ícono ojo –

cuando el ojo está visible, la capa lo está.

• Bloquea una capa en el documento de origen antes de convertir a PDF o en el diálogo

Layer Properties (Propiedades de capa) si los ajustes de seguridad lo permiten.

• Una capa de referencia se indica en el panel Layers (Capas) en itálica. La capa de refe-

rencia es determinada en el programa de origen o en Layer Properties (Propiedades de

capa).

Tomar acción con las capas

Acrobat no te permite crear

capas que cambian la visibi-

lidad de acuerdo al nivel de

ampliación o reducción. Sin

embargo, puedes resaltar

una parte de una capa que

es especialmente importante

creando un marcador que

amplía o esconde la capa uti-

lizando acciones de página.

Puedes también agregar

vínculos que les permitan

a los usuarios hacerle clic a

un enlace visible o invisible

para navegar hacia la capa o

ampliarla.

Lee sobre el uso de vínculos

y marcadores en el capítulo

15, “Controlar la acción e

interacción”; revisa el #110,

“Crear marcadores para dibu-

jos, mapas o capas”, para

más información sobre estos

temas.

Trabajar con un documento en capas

#104

Estado mostrado cuando el archivo se abre

Bloqueada

Capa de referencia

Escondida

Visible


#104: Trabajar con un documento en capas

284


• Para ver qué contiene una capa, haz clic con el botón derecho (Control+clic) en el panel

Layers (Capas) y elige Layer Properties (Propiedades de capa) para abrir el diálogo (tam-

bién mostrado en la figura 104a). El diálogo enlista información sobre la capa, inclu-

yendo su nombre original, visibilidad, estado de impresión y exportación.

Los grupos de capa sostienen varias capas y pueden contraerse o expandirse en el panel

Layers (Capas). Programas como Visio y AutoCAD pueden producir grupos de capas en

donde un número de ellas se anidan dentro de un subtítulo (figura 104b).

Usa los comandos en el menú Options (Opciones) para renombrar, acoplar, reorganizar,

mezclar y bloquear/desbloquear capas.

Cambiar capas

Como con otros documentos,

puedes realizar cambios al

contenido dependiendo de

los derechos otorgados por

el autor del documento. Si un

documento en capas no con-

tiene seguridad, puedes agre-

garle comentarios, imprimirlo

o exportarlo en otro formato

desde Acrobat.

Recuerda que los ajustes

aplicados al documento en

capas original no pueden

cambiarse. Por ejemplo, si a

una capa del documento se

le asigna el ajuste Print When

Visible (Se imprime si está

visible), se imprime sólo una

página en blanco a menos

que el ícono de ojo de la capa

esté conmutado a visible. Figura 104b Las capas pueden organizarse

en grupos antes de convertirse a PDF.

Diferentes tipos de capas

Lo que ves en el panel Layers (Capas) depende de cómo fue construido y convertido el documento

original. En algunos casos, un documento es convertido con capas preservadas. En otros casos, las

capas del documento pueden estar acopladas o bloqueadas. En un documento acoplado, puedes

ver una sola capa como en un documento normal PDF. Por otro lado, un documento bloqueado des-

pliega las capas individualmente, pero no se pueden editar de ninguna forma.

Mostrar el panel Capas

Para determinar que el docu-

mento aparezca automáti-

camente con el panel Layers

(Capas) y el panel Document

(Documento), elige File >

Properties (Archivo > Propie-

dades) y selecciona la ficha

Initial View (Vista inicial); elige

Layers Panel and Page (Página

y panel de páginas) desde el

menú desplegable Navigation

(Ficha Navegación). Refiérete

a la columna “Elaborando la

experiencia visual de tus lec-

tores” – Parte 1: Navegación”

en el #31, “Encontrar informa-

ción sobre tu documento”.

285

Agregando a las capas

Acrobat ofrece varias for-

mas de importar contenido

para capas desde el diálogo

Import as Layer (Importar

como capa). Aquí están tus

opciones:

• “Create new layer” (“Crear

nueva capa”) agrega una

sola capa desde el docu-

mento de origen.

• “Add to existing layer”

(“Agregar a capa exis-

tente”) agrega el conte-

nido de la capa nueva a

una capa seleccionada

en tu documento. Si tie-

nes grupos existentes de

capas, puedes seleccionar

uno desde el menú des-

plegable.

• “Copy layers from source”

(“Copiar capas desde ori-

gen”) importa las capas

desde el documento de

origen; no podrás elegir

esta opción a menos que

el documento de origen

seleccionado contenga

capas.

En Acrobat 9, puedes agregar capas nuevas desde otro documento o dividir el actual

archivo en capas. Agrega capas nuevas a un archivo PDF existente usando capas de

otro archivo PDF o una imagen en formato BMP, GIF, JPEG, JPEG 2000, PCX, PNG o TIF.

Abre tu archivo PDF de destino y sigue estos pasos para agregar una capa nueva:

1. Elige Import As Layer (Importar como capa) desde el menú Options (Opciones) del

panel Layers (Capas) para abrir el diálogo Import As Layer (Importar como capa) (figura

105a). Haz clic en Browse (Examinar) para seleccionar el archivo que quieres agregar y

haz clic en OK (Aceptar). El archivo se enlista en el área Source (Origen) del diálogo.

Figura 105a Especifica el archivo y su aspecto antes de agregar la capa nueva al

documento.

ConsejoSi el documento de origen tiene varias páginas, indica la página a importar; si tu archivo

de destino contiene varias páginas, especifica el Target page number (Número de página de

destino) en el área Preview (Vista previa) del diálogo.

2. Elige una opción de importación; lee sobre las opciones en la columna “Agregando a las

capas”.

3. Configura los parámetros Position (Posición) y Appearance (Aspecto) lo que sea nece-

sario. En el ejemplo, el contenido importado se escala para ajustarse a la página y su

opacidad se disminuye.

Agregar capas nuevas

#105


#105: Agregar capas nuevas

286


4. Cuando estés satisfecho con la apariencia mostrada en la vista previa haz clic en OK

(Aceptar).

Pero ¿y si tienes un archivo PDF de una sola capa de InDesign y tu cliente quiere ver el

diseño sin texto? ¿O sin gráficos? En Acrobat 9 Pro, puedes usar uno de los nuevos perfiles

de manipulación Preflight (Comprobaciones) y mostrarles a los clientes lo que quieren ver.

Puedes leer más sobre Preflight (Comprobaciones) en el capítulo 6, “Cumplir con los están-

dares PDF y de accesibilidad”.

Sigue estos pasos:

1. Elige Advanced > Preflight (Avanzadas > Comprobaciones) para abrir el diálogo Pre-

flight (Comprobaciones).

2. Haz clic en el subtítulo Create PDF Layers (Crear capas de PDF) para desplegar la lista de

perfiles y haz clic para seleccionar el perfil. Las opciones para capa de PDF están basadas

en los contenidos de tu documento.

3. Haz clic en Analyze and fix (Analizar y reparar) para procesar el documento. Cierra el

diálogo Preflight (Comprobaciones).

4. Guarda, cierra y reabre tu archivo para ver la estructura de capa nueva –en figura 105b

el diálogo Preflight (Comprobaciones) se muestra junto con el panel Layers (Capas). La

capa nueva se nombra de acuerdo al perfil de Preflight (Comprobaciones) que hayas

seleccionado y aparece en el panel Layers (Capas).

Figura 105b Agrega capas nuevas a tu documento usando perfiles de Pre-

flight (Comprobaciones).

287

Más acciones de objeto

Aquí hay algunas formas de trabajar con la información de un objeto en un dibujo desde el panel Model Tree (Árbol modelo):

• Desde el menú Highlight Color (Color de resaltado), puedes abrir un selector de color y elegir otro color para resaltar o identificar un objeto seleccionado.

• Elige Previous View (Vista anterior) desde el menú Options (Opciones) para regresar al contenido visto en la ampliación previa.

Varios programas producen archivos PDF que contienen metadatos convertidos desde

información personalizada que está incrustada en los archivos de origen.

Para ver los metadatos personalizados incrustados en un archivo PDF, elige Tools >

Analysis > Object Data Tool (Herramientas > Análisis > Herramienta Datos de objeto) o

selecciona la herramienta Object Data (Datos de objeto) en la barra de herramientas

Analysis (Análisis).

Mueve la herramienta Object Data (Datos de objeto) sobre la página. Cuando te colo-

ques con el ratón sobre un objeto que contiene metadatos, el puntero cambia a una forma

de cruz. Haz clic para seleccionar todos los objetos que contienen información en el dibujo;

haz doble clic para seleccionar sólo el objeto que está debajo de la herramienta.

El panel Model Tree (Árbol modelo) se abre una vez que la selección del objeto está

completa y el contenido de la información incrustada se muestra en la sección inferior del

panel (figura 106).

Figura 106 Despliega los datos de un objeto incrustados en el documento.

ConsejoSi estás usando un documento que también contiene capas, estás de suerte: abre el panel

Layers (Capas) y esconde las capas con las que no necesitas trabajar en el momento. De esa

forma, hay menos objetos para seleccionar con la herramienta Object Data (Datos de objeto).

Desde el menú Options (Opciones) en el diálogo, puedes elegir diferentes modos de

usar la información, incluyendo los siguientes:

• Exporta la información como XML desde el nodo seleccionado o desde el árbol modelo

entero.

• Copia el contenido de información de un objeto al portapapeles.

De cerca y personal

Para revisar un objeto de

cerca, selecciónalo desde

el panel Model Tree (Árbol

modelo) y elige Zoom to

Selection (Ampliar/reducir

una parte) desde el menú

Options (Opciones). El panel

del documento muestra sólo

el objeto seleccionado.

Usar información incrustada en un documento

#106

¿Cuántos?

Elige un objeto desde la lista

en la parte superior del panel

Model Tree (Árbol modelo) y

elige Count (Contar) desde el

menú Options (Opciones). El diá-

logo de información resultante

enlista el número de objetos que

tienen las mismas asociaciones

de información. Algunos objetos

son únicos, mientras que otros

son múltiples.

#106: Usar información incrustada en un documento

288


Mover líneas guía

Para reubicar tu guía haz

clic en la herramienta Select

Object (Seleccionar objeto)

en la barra de herramien-

tas Advanced Editing (Edición

avanzada) y arrastra la línea

guía. Activa y desactiva las

guías con el comando View

> Guides (Ver > Guías). Usa

la herramienta Select Object

(Seleccionar objeto) y arrastra

hacia arriba las guías horizon-

tales o las guías verticales a la

izquierda hacia la regla para

eliminarlas.

Si has trabajado con programas de imagen, ilustración o diseño, sabes acerca de cuadrícu-

las y guías. Acrobat 9 Standard y superior incluyen estas características prácticas junto con

reglas para ayudarte a ubicar el contenido con precisión y asistir en la medición y examen

de dibujos.

Las cuadrículas son conjuntos de líneas verticales y horizontales que se superponen

sobre un documento. Las líneas de la cuadrícula, que usan un espaciado que tú determinas,

no se imprimen.

Elige View > Grid (Ver > Cuadrícula) para mostrar la cuadrícula. Si quieres mover un

objeto y “ajustarlo” a la cuadrícula (alinearlo automáticamente con las líneas de la cua-

drícula), elige View > Snap to Grid (Ajustar a cuadrícula). Cuando arrastres un objeto o le

hagas clic con una herramienta de medición, verás que salta para alinearse con las líneas

de cuadrícula horizontal o verticalmente (figura 107a).

Las guías son líneas personalizadas que puedes agregar vertical u horizontalmente para

ayudarte con el posicionamiento. Antes de usar las guías, activa las reglas eligiendo View >

Rulers (Ver > Reglas). Haz clic en la regla horizontal en la parte superior del panel del docu-

mento con cualquier herramienta y arrastra hacia abajo para colocar una guía horizontal;

arrastra desde la regla vertical hacia la izquierda del panel del documento con cualquier

herramienta para colocar una guía vertical.

Tanto cuadrículas como guías pueden personalizarse en el diálogo Preferences (Prefe-

rencias). Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Preferencias) y luego elige

la opción Unit and Guides (Unidades y guías) en la lista a la izquierda del diálogo para ver

Aplicar características de posición

#107

Figura 107a Usa las líneas de cuadrícula para asistirte

en la colocación del contenido para medición.

Hacer que la Cuadrícula trabaje para ti

En muchos documentos, las

preferencias Offset (Distan-

cia) pueden ser el ajuste más

importante. Por ejemplo, si

tienes márgenes de 1 pulgada

en la página y la cuadrícula

está ajustada a 0.4 pulgadas

verticalmente, no hay línea

de cuadrícula que se alinee

con tu margen izquierdo, ya

que las líneas de cuadrícula

se muestran a 0.4, 0.8 y 1.2

pulgadas. Si en lugar de eso,

ajustas el Offset (Distancia) a

1 pulgada, las líneas de cua-

drícula varían por la cantidad

que especificas en las prefe-

rencias y una línea de cuadrí-

cula alinea con tus márgenes.

289

Cuando los objetos se portan mal

Ya sea que la cuadrícula esté

desplegada o no, la caracte-

rística Snap to Grid (Ajustar a

cuadrícula) puede aún estar

activa. Si estás moviendo

contenido en tu página –imá-

genes, texto, campos de for-

mulario, dibujos– y te parece

que no puedes moverlos

suavemente a su posición,

haz clic en el menú View (Ver)

y mira si está chequeada la

opción Snap to Grid (Ajustar

a cuadrícula). Desmarca el

parámetro y puedes mover tu

contenido.

los ajustes de personalización (figura 107b.). Elige una opción desde el menú desplegable

Units (Unidades) diferente a la predeterminada en pulgadas, si es necesario. Selecciona

opciones para espaciado de cuadrícula, color y posición de la cuadrícula. Usa las flechas

para cada ajuste para aumentar o disminuir los valores o puedes escribir uno en las cajas

de texto.

Figura 107b Modifica la apariencia

y ubicación de la cuadrícula y guías.

#107: Aplicar características de posición

290


Hazlo más ágil

La herramienta Measurement (Medir) usa diferentes méto-dos para alinearse al contenido de la página, ayudando a una medición correcta. Elige desde cuatro Snap Types (Tipos de ajuste), ubicados en la barra de herramientas Measurement (Medición). Con una herra-mienta de medición activa, cuando haces clic en el docu-mento, el puntero se mueve automáticamente a la ubica-ción más cercana determinada por el tipo de ajuste activo.

Aquí están tus opciones:

• Snap to Paths (Ajustar a

trazados) mueve la

ubicación de tu puntero

hacia el trazado más cer-

cano de la línea dibujada.

• Snap to Endpoints (Ajus-

tar a puntos finales)

mueve la ubicación del

puntero hacia el final de la

línea más cercana dibujada.

• Snap to Midpoints (Ajustar a

puntos medios) mueve

la ubicación del puntero

hacia el centro de la línea

más cercana dibujada.

• Snap to Intersections

(Ajustar a intersecciones)

mueve la ubicación

del puntero hacia la inter-

sección de la línea más

cercana dibujada.

Si no quieres usar opciones de ajuste, haz clic con el botón derecho (Control+clic) con la herramienta de medición para abrir el menú de atajo y elige Don’t Snap to Page Content (No ajustar a contenido de la página).

Acrobat 9 Pro incluye varias herramientas para medir la distancia y área de los objetos en

un dibujo PDF. Usarás con más frecuencia estas herramientas con dibujos, mapas PDF o

documentos que se envían a una impresora.

Abre la barra de herramientas Analysis (Análisis) eligiendo Tools > Analysis > Show Analy-

sis Toolbar (Herramientas > Análisis > Mostrar barra de herramientas Análisis). También pue-

des hacer clic con el botón derecho (Control+clic) en la parte vacía de la barra de herramien-

tas en la parte superior de la ventana del programa y selecciona Analysis (Análisis).

Para medir en un documento, haz clic en la herramienta Measuring (Medir) en la

barra de herramientas Analysis (Análisis); se abre la barra de herramientas de medición.

Elige una de cuatro formas para la herramienta Measuring (Medir) para alinear o ajustar con

el contenido de la página –lee sobre los tipos de ajuste en la columna “Hazlo más ágil”.

Antes de que empieces a medir, revisa la escala que usa la herramienta. La relación de

escala para las herramientas de medición es 1:1 y en pulgadas –esto es, si mueves tu pun-

tero 1 pulgada en la página equivale a 1 pulgada en el tamaño actual. Comúnmente tienes

una proporción 1:1 para páginas que están destinadas a la impresión, pero no es el caso

para dibujos o copias de plano.

NotaLa opción predeterminada es usar la escala y unidades del documento, si están presentes.

Los valores de escala y unidad están incrustados en los metadatos del archivo cuando se

crea el archivo PDF en programas como Visio y AutoCAD. En mapas georregistrados, los

valores de escala y unidad son tomados desde los metadatos del mapa (ve el #109, “Comen-

tar y medir sobre un mapa PDF”).

Para restablecer la proporción, sigue estos pasos:

1. Selecciona una herramienta desde la barra de herramientas Measurement (Medición) y haz

clic con el botón derecho (Control+clic) en la página con la herramienta para abrir el menú

de atajo. Elige Change Scale Ratio (Cambiar relación de escala) para abrir el diálogo.

2. Escribe un valor en ambos campos Scale Ratio (Relación de escala) y selecciona la uni-

dad de medida desde el menú desplegable. Una escala común en planos de piso es 1/8

hasta 1 pulgada, mostrado en la figura 108a. Nota que 1/8 pulgadas se escribe como

un valor decimal ya que el diálogo no acepta fracciones.


Figura 108a Ajusta la relación de acuerdo con la escala de tu proyecto.

Medir objetos#108

291

Una vez que tu Scale Ratio (Relación de escala) está colocada, empieza a dibujar puntos

en la página con la herramienta elegida de medición. Mientras dibujas, la información se

muestra en el widget Measurement Info (Información de medida) (figura 108b). Puedes

leer los valores colocados con clics del ratón, ángulos y delta (la ubicación del punto en los

ejes X-Y de la página).

NotaPara detener el proceso de dibujo antes de completar una forma, presiona Esc en tu teclado

o selecciona otra herramienta desde las barras de herramientas. Para restringir los segmen-

tos a líneas rectas mientras dibujas, presiona la tecla Shift al hacer clic y arrastrar el ratón.

Cada herramienta mide de un modo diferente:

• Haz clic en Distance Tool (Herramienta Distancia) para medir la distancia entre dos

puntos. Haz clic para colocar el primer punto, arrastra hacia el segundo punto y haz clic

otra vez con el ratón.

• Haz clic en Perimeter Tool (Herramienta Perímetro) para medir la distancia entre

varios puntos. Haz clic en cada punto que quieras medir y luego haz doble clic en el

último punto para terminar la medición.

• Haz clic en Area Tool (Herramienta Área) para medir el área dentro de segmentos de

línea. Con la herramienta, haz clic en cada punto que quieras medir y luego haz clic en

el primer punto nuevamente para completar el área de medición.

Figura 108b Lee información sobre tu medición.

Moverse alrededor

Puedes ajustar los trazados y

puntos que dibujas para una

medición. Asegúrate de que

la herramienta Hand (Mano)

o la misma herramienta que

usaste para la medición está

activa y mueve tu ratón sobre

la forma medida:

• Para mover la medición en

la página, arrastra cuando

veas la herramienta Move

(Mover) sobre uno de

los trazados de la medi-

ción.

• Para ajustar uno de los

puntos finales en la medi-

ción, arrastra para ver la

herramienta Direct Select

(Selección directa)

sobre un punto final de la

forma de la medición.

#108: Medir objetos

292


Cuando hayas terminado de dibujar la medición, el valor se muestra en el widget Mea-

surement Info (Información de medida) y se inserta como un comentario (figura 108c).

La forma puede reconfigurarse (lee cómo en la columna “Hazlo más ágil”), y los valores

en el comentario y en el widget Measurement Info (Información de medida) se actualizan

automáticamente.

Figura 108c La medición aparece en un comentario.

293

Acrobat 9 Pro Extended (Windows) ofrece dos nuevas características para tratar con mapas

georreferenciados, esto es, mapas que tienen longitud, latitud, sistemas de coordenadas y

otra información incrustada. Como podrás ver en esta técnica, puedes marcar ubicacio-

nes geográficas, buscar la ubicación de un mapa y agregar marcas de medida georrefe-

renciadas.

Puedes abrir un mapa PDF en Acrobat 9 Pro Extended y agregar información de referen-

cia geoespacial –lee cómo en la columna “Construir un mapa PDF”.

Para agregar un punto de interés en un mapa georreferenciado, sigue estos pasos:

1. Selecciona la herramienta Geospatial Location (Registro geoespacial) en la barra de

herramientas Analysis (Análisis) –el puntero cambia a una forma de cruz.

ConsejoSi no ves un puntero en forma de cruz, el mapa que estás usando no ha sido georreferen-

ciado y no podrás identificar o marcar ubicaciones como se describe en estos pasos.

2. Mueve el cursor sobre el mapa, usando los valores Latitude (Latitud) y Longitude (Lon-

gitud) mostrados en el widget de Info (Información) en la parte inferior de la ventana

del documento, para ayudarte a localizar con exactitud un lugar.

3. Haz clic con el botón derecho en la herramienta en el punto de interés para abrir el

menú de atajo y elegir Mark Location (Marcar ubicación). Un comentario de nota adhe-

siva se agrega a la ubicación del mapa en el que hiciste clic y los valores de latitud y

longitud se agregan automáticamente al comentario (figura 109a).

Figura 109a Identifica ubicaciones geográficas que están almacenadas en un

comentario.

Comentar y medir sobre un mapa PDF

#109293

#109: Comentar y medir sobre un mapa PDF

294


Construir un mapa PDF

Con Acrobat Pro Extended (Windows), puedes importar la imagen de un mapa y crear PDFs habilitados geoespacial-mente. Puedes georregistrar un mapa usando sus coordenadas de límite y la escala de proyec-ción sobre la que está basada el mapa. Selecciona la herra-mienta Geospatial Registration (Registro geoespacial) en la barra de herramientas Analy-sis (Análisis) y haz clic con el botón derecho en un área del mapa para iniciar el asistente de registro geoespacial.

1. Escribe un nombre para el mapa. Haz clic en Next (Siguiente).

2. Define la demarcación (límites) para el mapa que quieres producir. Haz clic en cada una de las cuatro esquinas para agregar un indicador y continuar dibu-jando la forma; haz doble clic para finalizar la demar-cación. Para usar la página entera, selecciona “Use page bounds as neatline” (“Usar límites de página como demarcación”).

3. La pantalla Input Registra-tion Points (Introducir pun-tos de registro) del asistente se despliega automática-mente. Haz clic en un punto en tu demarcación y escribe los valores de latitud y lon-gitud en los campos para el punto. Repite para los otros tres puntos de límite. Haz clic en OK (Aceptar).


página)

ConsejoComo con otros comentarios, puedes personalizar el contenido y apariencia. Lee sobre

comentarios en el capítulo 10, “Comentar en un documento PDF”.

Busca coordenadas específicas en vez de desplazarte en el mapa por un lugar, un enfo-

que práctico si tienes varias páginas de mapas mostrando diferentes características como

la topografía y distribución de las lluvias. Para usar la búsqueda de coordenadas, necesitas

un mapa georreferenciado.

Haz clic con el botón derecho en la herramienta Geospatial Location (Registro geoes-

pacial) para abrir el menú de atajo y elige Show Location Search (Buscar una ubicación). En

el widget de información, escribe los valores de posición en los dos campos en blanco y

haz clic en Next (Siguiente) . La ubicación se muestra en el mapa en un ícono especial

(figura 109b). Si gustas, identifica la ubicación con un comentario. Continúa agregando

información de referencia e identificando ubicaciones en el mapa como sea necesario.

Cuando hayas terminado, elige Hide Location Search (Ocultar búsqueda de ubicación)

desde el menú de atajo para cerrar el widget Search (Buscar).

Figura 109b Las ubicaciones geográficas identificadas se almacenan en

un comentario.

Las herramientas de medición pueden medir distancia, área y perímetro sobre un mapa.

Las herramientas miden contenido del mapa en un modo similar a otros tipos de conte-

nido, con unas pocas excepciones –lee sobre las diferencias en la columna “Diferencias

295

apreciables”. Los valores mostrados en la medición se insertan en un comentario usando la

información del mapa (figura 109c). Lee instrucciones para el uso de las herramientas en

el #108, “Medir objetos”.

Figura 109c Las ubicaciones en un mapa se miden usando la información del mapa como las unida-

des de medida.

295

4. Selecciona un sistema de

registro desde la lista des-

plegable y especifica las

unidades de medida pre-

determinadas.


para moverte hacia el final

del asistente; la herra-

mienta Geospatial Loca-

tion (Registro geoespacial)

y Measurement (Medir)

están ahora habilitadas

para interactuar con con-

tenido geoespacial en el

documento.

Diferencias apreciables

Las herramientas de medición

funcionan de la misma forma

en archivos que son mapas

PDF como en los que no lo

son, con excepciones:

• En un mapa PDF, el valor

medido se guarda en

comentarios de tipo mar-

cas de dibujo, como una

línea o polígono.

• En un mapa PDF, el menú

de atajo para los tipos de

medición incluye opcio-

nes para definir unidades

de distancia y área.

#109: Comentar y medir sobre un mapa PDF

296


¿Por qué usar marcadores?

Acrobat te permite adjun-

tar marcadores a capas, lo

cual puedes usar en diversos

modos. Por ejemplo, puedes

distribuir la misma informa-

ción en diferentes idiomas sin

tener que proporcionar docu-

mentos en idiomas distintos,

o puedes mostrar ejemplos

al cliente en distintos colores

en el mismo documento. Usa

marcadores en conjunción

con capas para darle a los

lectores control sobre lo que

ven e imprimen. Usa accio-

nes para extender la función

de un marcador más allá de

apuntar a una ubicación en tu

documento.

Digamos que tienes un documento hecho de varias páginas, algunos conteniendo capas,

algunos conteniendo mapas con ubicaciones georreferenciadas y otros con subtítulos que

quieres convertir en hipervínculos con marcadores. Puedes hacer que sea más fácil trabajar

en el documento navegando sólo desde un panel.

El proceso de agregar un marcador a un dibujo o mapa es el mismo que el de agregar un

marcador básico –esto es, añadir y nombrar el marcador, mostrar la vista correcta y colocar

el destino. El proceso para marcar un documento en capas requiere más manipulación de

documento.

NotaPara dar una mirada al interior del trabajo con marcadores, refiérete al capítulo 15, “Con-

trolar la acción e interacción”.

Sigue estos pasos para marcar un documento en capas:

1. Abre el panel Bookmarks (Marcadores) y agrega marcadores predeterminados corres-

pondientes a las capas que quieres vincular (figura 110a). En este punto, si haces clic

en un marcador, éste muestra la misma ubicación en la misma página.

Figura 110a Agrega el marcador utilizado para iniciar la acción.

2. Selecciona el marcador de la primera capa y nómbralo. Para reducir al mínimo la confu-

sión, a veces es más fácil nombrar los marcadores y ordenarlos en el mismo orden que

las capas enlistadas en el panel Layers (Capas).

3. En el panel Layers (Capas), desactiva la visibilidad de todas las capas menos la que está

asociada con el primer marcador

Crear marcadores en dibujos, mapas o capas

#110

297

Lo mismo va para los vínculos

No adjuntas un vínculo a una

capa específica en un archivo

PDF. En su lugar, el vínculo

básicamente flota, quedando

en la parte superior de cual-

quier capa o grupo de capas

visible. Sin embargo, si agre-

gas y configuras un vínculo,

puedes especificar las capas

que están visibles o escon-

didas.

4. En el panel Bookmarks (Marcadores), haz clic con el botón derecho (Control+clic) en

el marcador para abrir el menú de atajo. Elige Properties (Propiedades) para abrir el

diálogo Bookmark Properties (Propiedades de marcador) y luego selecciona la ficha

Actions (Acciones).

5. Desde el menú desplegable Select Action (Seleccionar acción), elige “Set layer visibility”

(“Definir visibilidad de capa”) (figura 110b) y luego haz clic en Add (Agregar). La acción

aparece automáticamente en la sección Actions (Acciones) en la parte inferior del diá-

logo.

Figura 110b Especifica el vínculo del marcador hacia la capa mostrada en la ficha Actions (Acciones).

6. Aparece un diálogo de notificación para decirte que el estado de la capa de destino de

las acciones seleccionadas será ajustado al estado actual. En otras palabras, ajusta la

capa de destino que quieres ver como resultado de hacerle clic a un marcador y dejar el

resto oculto. Haz clic en OK (Aceptar). La acción se agrega a la lista Actions (Acciones).

7. Repite estos pasos con las otras capas. Asegúrate de esconder todas las capas excepto

a la que le quieres adjuntar el marcador.

#110: Crear marcadores en dibujos, mapas o capas

C A P Í T U L O Q U I N C E

Controlar la acción

e interacción

El tipo más común de campo de formulario es un botón –de hecho, tan común que en

Acrobat 9, la herramienta Button (Botón) está incluida en la barra de herramientas Advan-

ced Editing (Edición avanzada).

Los botones no son el único tipo de característica de acción común utilizado en archivos

PDF. Los vínculos pueden colocarse usando una variedad de elementos, incluyendo texto o

imágenes. Aunque los marcadores se muestran en el panel Bookmarks (Marcadores), tam-

bién funcionan como un tipo de enlace ya que responden a la acción “Go to a page view”

(“Ir a la vista de página”), llevándote a donde quieras ir dentro de un documento dado.

Hablando de acción –ya sea que uses botones, vínculos o marcadores–, generalmente

puedes realizar la misma clase de acciones. En este capítulo, aprenderás a usar estos versá-

tiles objetos para controlar el contenido y la actividad en tus obras maestras en PDF.

Y si pensabas que podías aplicar las acciones sólo a elementos específicos en un docu-

mento, piensa otra vez. Verás cómo aplicar acciones al documento por entero, proporcio-

nando una valiosa orientación para documentos grandes y complejos.

300

C A P Í T U L O Q U I N C E Controlar la acción e interacción

La mayor conveniencia de usar vínculos en un archivo PDF es que no tienes que preparar

nada con antelación, como una forma de botón o texto subrayado. En vez de eso, usa la

configuración en Acrobat para hacer que un vínculo sea distintivo en una página siguiendo

estos pasos:

1. Elige Tools > Advanced Editing > Show Advanced Editing Toolbar (Herramientas > Edi-

ción avanzada > Mostrar barra de herramientas Edición avanzada) para desplegar las

herramientas.

ConsejoSi estás trabajando con varias actividades de edición, es más fácil tener abierta la barra de

herramientas.

2. Haz clic en la herramienta Link (Vínculo) y luego dibuja un marco alrededor del

texto que quieres asociar con el vínculo. Se abre el diálogo Create Link (Crear vínculo)

(figura 111a).

Figura 111a Indica cómo quieres que se vea y funcione el vínculo

en este diálogo.

3. Elige si quieres que el vínculo esté visible o invisible y especifica las características para

el marco del vínculo. Puedes dibujar un rectángulo de línea sólida o punteada alrededor

del texto, como el ejemplo en la figura 111a, o subrayar el texto.

4. Elige una acción seleccionando uno de los botones de radio en la parte inferior del diá-

logo y haz clic en Next (Siguiente). El diálogo que aparezca depende de la opción que

elijas.

Vincular a una página PDF desde un sitio Web

Puedes determinar que un

hipervínculo en una página

Web abra una página en par-

ticular de un archivo PDF

usando un parámetro abierto

junto con la URL. Por ejemplo,

si quiero que un usuario vea

la página 3 de mi informe, el

vínculo se escribe como myre-

port.pdf#page=3.

Vincular contenido en un documento

#111

301

• “Go to a page view” (“Ir a la vista de página”) abre el diálogo Create Go to View (Crear

vista Ir a) en lugar del diálogo Create Link (Crear vínculo) (figura 111b). Usa las barras

de desplazamiento y herramientas de ampliación y reducción para establecer la

vista. Una vez que la tienes ajustada, haz clic en Set Link (Establecer vínculo) para

cerrar el diálogo y terminar el vínculo.

Figura 111b Sigue las instrucciones en el diálogo para

ubicar el contenido que quieres desplegar cuando el

usuario hace clic en el vínculo.

• “Open a file” (“Abrir un archivo”) abre un diálogo de búsqueda para que selecciones el

archivo que quieres mostrar. Si eliges un documento PDF, el diálogo se cierra y otro

se abre para que elijas una preferencia de apertura de ventana. Selecciona “Window

set by user preference” (“Definición de ventana según preferencias del usuario”), New

window (Nueva ventana) o Existing window (Ventana existente) y haz clic en OK

(Aceptar) para terminar el vínculo. Si no estás vinculando a un archivo PDF, cuando

haces clic en Select (Seleccionar), el diálogo se cierra y el vínculo se completa.

• “Open a Web page” (“Abrir una página Web”) abre el diálogo Edit URL (Editar URL).

Escribe la dirección Web que quieres abrir desde el vínculo y haz clic en OK (Aceptar)

para cerrar el diálogo y terminar el vínculo.

• “Custom link” (“Vínculo personalizado”) abre el diálogo de dos fichas Link Properties

(Propiedades de vínculo) y muestra las opciones seleccionadas anteriormente en

la ficha Appearance (Aspecto). Haz clic en Actions (Acciones) para mostrar la ficha

y elige una opción desde el menú desplegable Select Action (Seleccionar acción).

Configura la acción, que se despliega en el área inferior del diálogo. Los vínculos

tienen sólo un estado –esto es, la acción ocurre cuando se le hace clic al vínculo.

5. Haz clic en la herramienta Hand (Mano) en la barra de herramientas Select & Zoom

(Seleccionar y Ampliar/Reducir) para deseleccionar la herramienta Link (Vínculo) –no puedes

ver tu vínculo en acción mientras la herramienta está seleccionada. Haz clic para probarlo.

El vínculo perfecto

Puedes aplicar la función de la

herramienta Link (Vínculo) de

Acrobat a una característica

de otro programa que sirva

como botón para producir

una apariencia personalizada.

Por ejemplo, puedes haber

convertido un documento

a PDF y querer usar el logo

en tu pie de página como un

vínculo en Acrobat. Dibuja la

caja de vínculo sobre la ima-

gen del logo. Desde el menú

Link Type (Tipo de vínculo) en

el diálogo Create Link (Crear

vínculo) elige Invisible Rec-

tangle (Rectángulo invisible).

Obtienes, entonces, la acción

del vínculo sin líneas o marcos

que desmerezcan la belleza

de tu logo.

#111: Vincular contenido en un documento

302


Una vez que agregas un vínculo (o un marcador o botón) puedes cambiar la configu-

ración fácilmente. En un vínculo, haz doble clic en él con la herramienta Link (Vínculo) o la

herramienta Select Object (Seleccionar objeto) en la barra de herramientas Advanced

Editing (Edición avanzada) para abrir el diálogo Link Properties (Propiedades de vínculo).

El diálogo contiene las fichas Appearance (Aspecto) y Actions (Acciones). Las opciones de

botón de radio para acciones comunes de vínculo, mostradas en el diálogo Create Link

(Crear vínculo) cuando inicias un nuevo vínculo (en figura 111a), no aparecen en la ficha

Appearance (Aspecto).

Puedes usar un tipo especial de vínculo o proceso de marcadores para mostrar una

ubicación en particular, llamada destino, en una página numerada tanto en el mismo docu-

mento PDF como en otro. Si entonces agregas o eliminas páginas, el vínculo o marcador

aún apunta a la página original, no al contenido original. Lee sobre cómo usar destinos en

el #114, “Nombrar destinos”.

303

El PDFMaker de Windows te permite asignar marcadores en programas de Microsoft Office

rápida y fácilmente si el documento de origen es construido apropiadamente con estilos

o títulos. Sin embargo, si no estás tan versado en el programa de origen del documento,

puedes encontrar un poco confuso el proceso de convertir títulos o estilos a marcadores

–y tus resultados serán menos óptimos.

NotaEn vez de usar elementos estructurales, como en esta técnica, revisa el #113 (“Agregar mar-

cadores en Acrobat”) para aprender a agregar visualmente marcadores en Acrobat. Debes

usar la técnica que aparece ahí si estás trabajando en Mac ya que Acrobat 9 no ofrece PDF-

Maker para Mac.

Los marcadores en un documento de ejemplo convertido a Acrobat PDF se muestran

en la figura 112. Puedes ver que hay muchos, muchos marcadores y su organización es

bastante caótica –el ejemplo usa cada opción disponible en el PDFMaker y el documento

usa demasiados estilos y títulos.

Marcadores saltarines

Asegúrate de hacer clic en el

nombre del marcador en el

panel Bookmarks (Marcado-

res) para activarlo antes de

ajustar la vista de destino. Si

ubicas el documento en el

lugar deseado y estableces

la ampliación, en cuanto le

haces clic al marcador que

quieres cambiar, Acrobat salta

a la vista original –lo que sig-

nifica que tienes que empezar

todo otra vez.

Crear marcadores en un documento de origen

#112

Figura 112 Elige sólo los estilos o títulos que

necesites para marcadores o tus resultados pueden

ser visualmente inútiles, como este conjunto de

marcadores para un documento de tres páginas.

#112: Crear marcadores en un documento de origen

304


Para convertir un documento con marcadores lógicos, ten en cuenta estos puntos:

• Elige la opción que es más conveniente para tus propósitos. Si usas una plantilla, usa

sus estilos.

• Si tu documento ya contiene una tabla de contenidos, simplemente selecciona la opción

Convert Word Bookmarks (Convertir marcadores de Word) en la ficha Bookmarks (Mar-

cadores) del diálogo Acrobat PDFMaker. De esta forma, el contenido que se incluye en

la tabla de contenidos se refleja automáticamente en el panel Bookmarks (Marcadores)

en Acrobat.

• Si no estás restringido por normas u otros temas relacionados al negocio y no eres un

usuario avanzado de productos Office, usa la opción de conversión de títulos de Word.

Es sencillo adjuntar un estilo Heading1 a los títulos principales del documento, un estilo

Heading2 a subtítulos, un Heading3 a títulos de nivel inferior, etcétera.

• En el documento, no uses títulos o estilos para cualquier texto sino en aquel que intentas

usar como marcadores. Cualquier cosa en la página que usa el estilo o título se convierte

a marcador sin importar si contiene texto.

• Producirás marcadores en blanco si usas títulos para crear espacio en blanco en tu

página. En vez de usar un estilo de título para mostrar el espacio en blanco, crea un

estilo personalizado para tus plantillas que incluyan espacio adicional antes y después

del párrafo.

Usar opciones de destino correctamente

Como con muchos otros ajus-

tes, una opción de amplia-

ción o reducción se aplica

hasta que la cambias. En

otras palabras, cada vez que

agregas un marcador nuevo,

éste es inherente al destino o

última ampliación aplicada.

Saca provecho de la heren-

cia cuando estés agregando

un conjunto de marcadores a

un documento. Pero ten cui-

dado si agregas marcadores

durante una sesión diferente

–si los ajustes que usas para

algunos marcadores son dife-

rentes de los utilizados con los

otros marcadores, los lecto-

res encontrarán el progreso a

través de tu documento ner-

vioso y distractor.

Cortar y pegar

Corta y pega marcadores en

vez de intentar reordenarlos

y anidarlos en el panel Book-

marks (Marcadores). Haz clic

en el marcador que quieres

eliminar y elige Cut (Cor-

tar) desde el menú Options

(Opciones) del panel Book-

marks (Marcadores). Luego

haz clic en el marcador en el

lugar precedente a donde

quieres mover el marcador

y elige Paste After Selected

Bookmark (Pegar después del

marcador seleccionado).

305

Definir tu flujo de trabajo

A algunas personas les gusta

completar su trabajo en un

área –esto es, quieres agregar

la lista de marcadores al panel

Bookmarks (Marcadores) y

luego agregar el texto– mien-

tras que otras prefieren com-

pletar un marcador por vez y

hacerlo así en el documento

de principio a fin. Para cual-

quier método, necesitas ini-

ciar con el documento y el

panel Bookmarks (Marcado-

res) abierto en Acrobat.

Acrobat te permite agregar marcadores nuevos a un documento con diferentes méto-

dos. La opción que elijas depende del número necesario. Es fácil agregar dos marcadores

manualmente, pero no es tan sencillo agregar 200. Elige uno de estos métodos:

• Agrega marcadores en blanco al panel Bookmarks (Marcadores) y llénalos manual-

mente.

• Selecciona texto del documento para crear tus marcadores.

• Basa los marcadores en la estructura del documento.

Haz clic en el ícono Bookmarks (Marcadores) para mostrar el panel de marca-

dores.

Para agregar un marcador en blanco, haz clic en el marcador existente en la lista,

encima de donde quieres agregar uno nuevo. Haz clic en New bookmark (Nuevo marca-

dor) en la barra de herramientas del panel Bookmarks (Marcadores) para agregar un

marcador en blanco (figura 113a). Escribe el texto en el marcador para que reemplace la

etiqueta “Untitled” (“Sin título”).

Figura 113a Agrega nuevos marcadores usando texto prede-

terminado o copiado del documento.

ConsejoPuedes agregar un nuevo marcador usando el atajo de teclado Ctrl+B cuando el panel

Bookmarks (Marcadores) está activo.

Agregar marcadores en Acrobat

#113

Crear un marcador en una imagen

No tienes que quedarte con el

viejo texto aburrido para defi-

nir una ubicación de marcador,

también puedes usar una ima-

gen. Haz clic en la herramienta

Select (Seleccionar) en la barra

de herramientas Select &

Zoom (Seleccionar y Ampliar/

Reducir). Luego, haz clic en

una imagen o dibuja un marco

alrededor de una parte de una

imagen en tu documento. Haz

clic con el botón derecho en la

imagen y elige Add Bookmark

(Agregar marcador). Un nuevo

marcador nombrado Untitled

(Sin título) aparece en la parte

inferior de la lista (o debajo de

un marcador seleccionado). La

etiqueta “Untitled” está activa;

haz clic para borrar la etiqueta

y escribir un nombre para el

marcador.

#113: Agregar marcadores en Acrobat

306


Ahorra un poco de tiempo de escritura utilizando el texto del documento. Haz clic en

la herramienta Select (Seleccionar) en la barra de herramientas Select & Zoom (Selec-

cionar y Ampliar/Reducir) y luego haz clic y arrastra con la herramienta para seleccionar

el texto que quieres usar para la etiqueta del marcador. Luego, haz clic en New bookmark

(Nuevo marcador) en la barra de herramientas del panel Bookmarks (Marcadores) para

agregar un marcador con el texto seleccionado.

Si estás trabajando con un documento etiquetado, usa su estructura para crear tus mar-

cadores. Desde el menú Options (Opciones) del panel Bookmarks (Marcadores), elige New

Bookmarks from Structure (Nuevos marcadores de estructura). El diálogo Structure Elements

(Elementos de estructura) se abre (figura 113b). Selecciona los elementos que quieres conver-

tir a marcadores: haz Shift+clic para seleccionar un rango; haz Control+clic para seleccionar ele-

mentos no contiguos. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo y crear tus marcadores.

Figura 113b Usa la estructura de un documento etiquetado para crear rápidamente un conjunto de

marcadores.

Haz clic en un marcador en el panel Bookmarks (Marcadores) para probar su acción. La

parte del documento mostrada en el panel del documento es el destino, que puede ser o

no lo que quieres ver. Para establecer el destino apropiado sigue estos pasos:

1. Selecciona el marcador en el panel Bookmarks (Marcadores).

2. Coloca el documento y ajusta la ampliación / reducción como te gustaría verla cuando

se use el marcador.

3. Haz clic con el botón derecho (Control+clic) en el marcador para mostrar el menú de

atajo y seleccionar Set Destination (Asignar destino). En el diálogo de confirmación

resultante, haz clic en Yes (Sí) para colocar el destino y dejar salir el diálogo.

Dale un toque especial a tus marcadores

Los marcadores aburridos

funcionan, por supuesto,

pero ¿no sería más agradable

si pudieras personalizarlos,

quizás para que coincidan

con tus colores corporativos?

Puedes.

Haz Ctrl+clic (Control+clic) en

los marcadores que quieres

modificar y elige Properties


Options (Opciones) para

abrir el diálogo Bookmark

Properties (Propiedades de

marcador). Elige una fuente

desde el menú desplegable

Style (Estilo) y un color desde

el seleccionador de color.

Haz clic en OK (Aceptar) para

cerrar el diálogo y tus mar-

cadores tendrán una nueva

apariencia por completo.

307

Todo en el lugar correcto

Antes de iniciar la organiza-

ción de los contenidos de tu

lista de marcadores en una

jerarquía, asegúrate de que

los niveles de los títulos están

en el orden correcto. Depen-

diendo de cuán metódico

fuiste cuando creaste los mar-

cadores, podrían no reflejar

correctamente el orden de

los contenidos. Para arreglar

la secuencia, primero selec-

ciona el marcador que quie-

res mover. Arrástralo hacia

arriba o hacia abajo en la

lista para ubicarlo en el lugar

apropiado. Verás una línea

indicadora punteada con una

pequeña flecha negra debajo

o sobre cada título mientras

arrastras el marcador arriba

o abajo en la lista. Coloca el

marcador cuando el indicador

muestre la ubicación correcta.

Reordenar la lista de marca-

dores no cambia los niveles

de título de ninguna forma.

Hay dos partes del proceso de destino: primero, define el destino en el documento de

destino y segundo, crea el vínculo desde el documento de origen.

Para establecer un destino en el documento de destino, sigue estos pasos:

1. Elige View > Navigation Panels > Destinations (Ver > Paneles de navegación > Destinos)

para abrir el panel Destination (Destinos).

2. Define la vista de página y ampliación como sea necesario usando cualquier combina-

ción de barras de desplazamiento, niveles de ampliación, moviendo la página con la

herramienta Hand (Mano), etcétera.

3. En el panel Destinations (Destinos), haz clic en New Destination (Nuevo destino) y

nombra el destino (figura 114a) Guarda el archivo.

Figura 114a Define un destino en un documento para mantener

anclada una ubicación.

Sigue estos pasos en el documento de origen para completar el vínculo:

1. Dibujar el vínculo en la página con la herramienta Link (Vínculo); se abre el diálogo Link

Properties (Propiedades de vínculo).

2. Especifica la apariencia del vínculo. Selecciona Custom link (Vínculo personalizado)

en los botones Link Actions (Vincular acción) en la parte inferior del diálogo y haz clic

en Next (Siguiente) para abrir el diálogo de dos fichas Link Properties (Propiedades de

vínculo).

3. Haz clic en Actions (Acciones) para mostrar la ficha, elige “Go to a page view” (“Ir a la vista

de página”) desde el menú desplegable Select Action (Seleccionar acción) y haz clic en

Add (Agregar). Se abre el diálogo Create Go to View (Crear vista Ir a).

Nombrar destinos#114


#114: Nombrar destinos

308


Manejar marcadores

Construye una estructura de

marcadores anidados para

despejar el panel Bookmarks

(Marcadores). Mientras cons-

truyes una estructura ani-

dada, un indicador de nivel

aparece a la izquierda del

marcador padre. Haz clic en el

signo de más para contraer el

marcador.

Los marcadores anidados son

dependientes de su padre.

Cuando mueves el marcador

padre, Acrobat incluye cual-

quier marcador hijo y nive-

les en el desplazamiento. Si

borras un marcador padre,

todos los niveles anidados se

borran también.

4. Abre el panel Destinations (Destinos) del documento de destino y haz doble clic en el

listado. Acrobat te lleva de regreso al diálogo Link Properties (Propiedades de destino)

en donde ves que la acción enlistada contiene los nombres del documento y del destino

(figura 114b).

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Link Properties (Propiedades de vínculo),

regresándote al vínculo en el documento de origen.

6. Prueba el vínculo y guarda el documento de origen.

Figura 114b Los detalles

de la acción incluyen el

nombre del destino.

Anidar marcadores

Los marcadores forman una tabla de contenidos interactiva que permite a tus lectores ver rápida-

mente un esquema de los contenidos del documento. Para mover marcadores, recuerda estos

puntos:

• Si quieres anidar un marcador, selecciónalo y arrástralo por el ícono. De nuevo verás la línea hori-

zontal negra. Cuando estés debajo del marcador que estás designando como padre, arrastra

ligeramente hacia la derecha. Cuando veas que la línea horizontal se mueve debajo del texto del

marcador padre en vez de su ícono, suelta el ratón para anidar el marcador.

• Si quieres mover un marcador fuera de una posición anidada, arrastra el ícono del marcador a

una posición debajo del marcador padre y arrastra hacia la izquierda. Cuando veas la línea negra

horizontal debajo del ícono del marcador padre, suelta el ratón para promover el marcador.

309

Y el ganador es . . .

El desencadenador más

común es Mouse Up (Ratón

soltado). El usuario le hace

clic a un botón con el ratón

y cuando suelta el botón, la

acción se inicia. Es un buen

protocolo de diseño usar el

desencadenador Mouse Up

(Ratón soltado) en lugar de

Mouse Down (Ratón pulsado).

Luego, si el usuario decide no

seleccionar el botón, puede

arrastrar el puntero fuera del

botón y cancelar la acción.

Todo el mundo sabe qué son los botones –los digitales, no aquellos cosidos en tu camisa.

Acrobat ofrece cuatro comportamientos diferentes de botón. El comportamiento Push (Al

activar) te permite configurar diferentes estados y apariencias (ver el #117, “Configurar un

botón con comportamiento Al activar”), para aprender sobre botones Push (Al activar).

Sigue estos pasos para configurar el botón:

1. Selecciona la herramienta Button (botón) en la barra de herramientas Advanced

Editing (Edición avanzada) y usa las guías de ubicación para agregar la forma de botón

a la página (figura 115a). Para que aparezca en la página, suelta el ratón.

Figura 115a Usa las guías automáticas para ayudarte a colocar el botón.

2. Se abre el diálogo Field Name, nombrando al botón “Button1” (“Botón1”) por defecto;

haz clic en Show All Properties (Mostrar todas las propiedades) para abrir el diálogo

Button Properties (Propiedades del botón).

3. Cambia el nombre del botón y escribe un consejo de herramientas, si gustas.

4. Selecciona la ficha Appearance (Aspecto) y define cómo lucirá el botón, eligiendo un

color para fondo y texto, bordes, fuente y estilos de línea.

5. Selecciona la ficha Options (Opciones) y define cómo se verá el contenido en el botón.

Tienes numerosas opciones:

• En el menú desplegable Layout (Diseño), puedes seleccionar desde una lista de

opciones de diseño. Si eliges cualquier opción que incluya rótulos, el campo Label

(Rótulo) se activa; si eliges cualquier opción que incluya imágenes, el campo Icon

(Ícono) se activa.

Dibujar un botón sencillo#115


#115: Dibujar un botón sencillo

310


Convertir acciones de

programa a acciones PDF

(Windows)

Acrobat 9 en Windows te

permite traer objetos y estruc-

turas de PowerPoint –como

vínculos y botones– dentro de

la versión PDF de la presen-

tación. Puedes usar formas y

gráficos superpuestos, boto-

nes de acción, parámetros

de acción y notas del presen-

tador.

Antes de que realices la con-

versión, elige Adobe PDF >

Change Conversion Settings

(Adobe PDF > Cambiar con-

figuración de conversión)

para abrir el diálogo Acro-

bat PDFMaker. Asegúrate de

que las opciones adecuadas

están seleccionadas –como

convertir notas, vínculos,

etcétera. Luego convierte la

presentación a PDF y ábrela.

Si después abres un vínculo o

el diálogo Button Properties

(Propiedades del botón) verás

incluida la acción.

Si tienes otras acciones que

quieres agregar una vez que

el documento es convertido a

PDF desde una presentación

de PowerPoint, mira si puedes

reutilizar las acciones que ya

has importado. En el diálogo

Link Properties (Propiedades

de vínculo), puedes agregar,

modificar, eliminar o reorde-

nar las acciones importadas,

así como aquellas que creas

en Acrobat.

• Desde el menú desplegable Behavior (Comportamiento), elige una opción. None (Nin-

guno) no muestra cambio cuando el botón es cliqueado; los botones Push (Al activar)

usan distintas apariencias en relación a la ubicación del ratón (como un aspecto más

pálido cuando el ratón se mueve sobre el botón o más oscuro cuando el ratón hace

clic en él); Outline (Contorno) resalta el borde del botón cuando es cliqueado; e Invert

(Invertido) revierte los colores oscuros y claros en el botón cuando es cliqueado (figura

115b).

• Escribe el texto para el botón en el campo Label (Rótulo). Para agregar un ícono, que

puede ser una imagen o un archivo PDF, haz clic en Choose Icon (Seleccionar ícono)

para abrir un diálogo de búsqueda. Ubica el archivo y selecciónalo. Una miniatura apa-

rece en el diálogo Button Properties (Propiedades del botón).

Figura 115b Determina la apariencia del botón usando imágenes, texto

o ambos.

ConsejoHaz clic en Advanced (Avanzadas) para elegir opciones de escalado y colocación en el diá-

logo Icon Placement (Colocación del ícono).

6. Selecciona la ficha Actions (Acciones) y define qué quieres que haga el botón cuando

sea cliqueado. Lee sobre el uso de acciones en el #118, “Editar acciones”.

7. Haz clic en Close (Cerrar) para salir del diálogo y completar el botón.

8. Haz clic en la herramienta Hand (Mano) para desactivar el modo de edición y haz clic

para probar tu botón.

311

Acrobat te permite agregar rápidamente varios botones a una página. Comienza por dibu-

jar el primer botón y configurar su aspecto. Ve la columna “Acción: ahora o después” para

saber cuándo agregar las acciones antes de realizar múltiplos. Una vez que el botón está

listo, sigue estos pasos para agregar un lote de botones a una sola página:

1. Haz clic con el botón derecho (Control+clic) en el botón (nombrado Button0 en el ejem-

plo) y elige Place Multiple Fields (Insertar varios campos) desde el menú de atajo; se

abre el diálogo Create Multiple Copies of Fields (Crear múltiples copias de campos).

2. Especifica los números de filas de botones que quieras mostrar en el documento. En el

ejemplo, hay tres botones en dos filas. Puedes también redimensionar los botones en

el diálogo.

3. Usa los botones de posicionamiento para desplazar el grupo de botones en la página

–verás una previsualización en la página al hacer cambios.


5. Los botones se nombran de acuerdo a sus nombres originales (figura 116). En el ejem-

plo, el botón original se nombró Button0 y es renombrado Button0.0.0. El botón a su

lado en la fila es nombrado Button 0.0.1; la segunda fila comienza la numeración en

Button0.1.0. Al agregar botones a la colección se continúa con la secuencia de numera-

ción.

Figura 116 Las series de botones se designan con el nombre original del botón y

sus posiciones (arriba) y luego se renombran y reconfiguran (abajo).

6. Haz doble clic en cada botón para abrir su respectivo diálogo Button Properties (Pro-

piedades del botón) y realiza cambios al nombre y la acción. El conjunto terminado se

muestra en la parte inferior de la figura 116.

Construir un lote de botones#116

Duplicar botones

¿Quieres un botón de Regre-

sar que aparezca en cada

página de tu documento?

Construye tu botón y agrega

la acción adecuada. Por ejem-

plo, para usar un botón de

Regresar aplicado a las pági-

nas del documento, dibuja

el primer botón y en el diá-

logo Button Properties (Pro-

piedades del botón), coloca

una acción de ir a una vista

de página. Colocar la acción

antes de realizar los dupli-

cados ahorra un montón de

tiempo después.

Para agregar los duplicados:

1. Mueve el botón a la ubica-

ción correcta en la página y

haz clic con el botón dere-

cho (Control+clic) en el

botón para abrir el menú

de atajo. Elige Duplicate

(Duplicar) para abrir el diá-

logo Duplicate Field (Dupli-

car campo).

2. La selección predetermi-

nada es All pages (Todas);

puedes hacer clic en From

(De) y escribir el intervalo

de páginas a usar, si pre-

fieres.


y los botones se agre-

gan. Tan sólo eso. Cuando

duplicas el botón, es mera-

mente una copia del ori-

ginal –los nombres de los

botones no se cambian.

#116: Construir un lote de botones

312


¿Y si quieres el mismo botón, como uno de Regresar o Imprimir en cada página? No hay

problema. Ve cómo realizar botones duplicados en la columna “Duplicar botones”.

Esos molestos errores

Supón que creas un conjunto de botones copiando y pegando. Luego haces clic en la herramienta

Hand (Mano) y te das cuenta de que tu borde debería ser más fino –y el lote entero de los botones

usan el aspecto incorrecto. No te preocupes. Selecciona todos los botones y luego cambia la aparien-

cia en la barra Properties (Propiedades). Los cambios se aplican a todos los botones seleccionados.

P.D. El mismo proceso aplica a los vínculos.

Acción: ahora o después

Considera las acciones de los

botones –en algunos casos

(como en un conjunto de

botones que abren una serie

de documentos), es más sen-

cillo tener la acción colocada

para el primero y luego rea-

lizar modificaciones simples

a los otros–. Otras veces –si

las acciones son muy dife-

rentes– crea los botones y

luego agrega las acciones a

cada uno. El ejemplo usado

aquí ofrece diversos coman-

dos File (Archivo), incluyendo

Save File As (Guardar archivo

como), Print File (Imprimir

archivo), Attach to Email

(Adjuntar a correo elec-

trónico), Close File (Cerrar

archivo) y Exit Program (Salir

del programa). El botón final

en la fila 2 se borró. Es más

sencillo agregar el comando

al primer botón y luego revi-

sar los duplicados.

313

Los botones comúnmente cambian de aspecto cuando mueves el puntero sobre ellos y

luego pueden cambiar otra vez cuando les haces clic. Estos cambios son llamados esta-

dos del botón. Acrobat ofrece cuatro comportamientos distintos de botón, y un comporta-

miento, Push (Al activar), que te permite configurar diferentes estados para los botones.

Selecciona la herramienta Button (Botón) en la barra de herramientas Advanced

Editing (Edición avanzada) y haz clic cuando las guías muestren el botón en la ubicación

correcta. Haz clic en Show All Properties (Mostrar todas las propiedades) en el diálogo

Field Name (Nombre del campo) para abrir el diálogo Button Properties (Propiedades del

botón).

Una vez que estén en este diálogo, sigue las instrucciones del #115, “Dibujar un botón

sencillo”, anteriormente en este capítulo para nombrar y establecer el aspecto. La acción

real toma lugar en las fichas Options (Opciones) y Actions (Acciones).

• Desde el menú desplegable Layout (Diseño), puedes seleccionar desde una lista de

opciones de diseño. Si eliges cualquier opción que incluya rótulos, el campo Label

(Rótulo) se activa; si eliges cualquier opción que incluya imágenes, el campo Icon

(Ícono) se activa.

• Elige Push (Al activar) desde el menú desplegable Behavior (Comportamiento) para

incluir Down (Esté pulsado) y Rollover (Al pasar sobre él) en el menú State (Estado) junto

con Up (No esté pulsado) el único estado disponible para las otras opciones de compor-

tamiento (figura 117a).

• Haz clic en el estado apropiado en la lista a la izquierda del diálogo y escribe el texto en

el campo Label (Rótulo). Para agregar un ícono, que puede ser una imagen o un archivo

PDF, haz clic en Choose Icon (Seleccionar ícono) para abrir un diálogo de examinar.

Ubica el archivo y selecciónalo. Una miniatura aparece en el diálogo Button Properties

(Propiedades del botón).

ConsejoHaz clic en Advanced para elegir opciones de escalado y colocación en el diálogo Icon Pla-

cement (Colocación del ícono).

Configurar un botón Al activar

#117313

Acciones del ratón

Los botones pueden ocasio-

nar diversas acciones depen-

diendo de dónde está tu

puntero en relación al botón,

así como la acción del ratón

en sí. Estos movimientos del

ratón son denominados trig-

gers (desencadenadores).

Elige desde un número de

diferentes desencadenadores

en el panel Options (Opciones)

del diálogo Button Properties

(Propiedades del botón). Elige

uno de estos desencadenado-

res desde el menú desplegable

Trigger (Desencadenador):

• Mouse Down (Ratón

pulsado). El botón del

ratón es presionado.

• Mouse Up (Ratón sol-

tado). El botón del ratón ha

sido presionado y soltado.

• Mouse Enter (Ratón

dentro). El puntero se

mueve sobre el botón.

• Mouse Exit (Ratón fuera).

El puntero se mueve lejos

del área del botón.

Hay varios otros desencade-

nadores también utilizados

específicamente para for-

mularios y medios como los

desencadenadores on Blur

(Campo activado) y on Focus

(Campo desactivado) para

campos de formulario y Page

Visible / Invisible (Página

visible / invisible) para clips

de medios. Refiérete al capí-

tulo 13, “Usar video de Flash y

medios 3D”, para información

en el uso de multimedia.

#117: Configurar un botón Al activar

314


Poner la Barra de

herramientas de cabeza

Todas las herramientas usa-

das para modificar barras

de herramientas, botones

y vínculos están en la barra

de herramientas Properties

(Propiedades). Haz clic con

el botón derecho en la parte

vacía de la barra de herra-

mientas en la parte superior

de la ventana del programa

y elige Properties Bar (Barra

de propiedades) o usa el

atajo Ctrl+E (Comando+E). Si

estás trabajando con un gran

número de elementos, arras-

tra la barra de herramientas

a la parte vacía de la barra de

herramientas para acoplarla.

Cuando le haces clic a un

vínculo, marcador o botón,

la barra de propiedades del

elemento está activa –haz clic

en More (Más) en la barra de

herramientas para abrir el diá-

logo de dos fichas si quieres

colocar acciones para el ele-

mento seleccionado.

Figura 117a Determina la apariencia para cada estado del botón usando imágenes, texto o ambos.

Una vez que has establecido la apariencia para cada estado, selecciona la ficha Actions

(Acciones) y especifica desencadenadores y acciones que quieras asociar con el botón. Si

quieres usar acciones independientes para desencadenadores independientes, repite el

proceso y elige el desencadenador apropiado desde el menú desplegable Triggers (Des-

encadenadores).

ConsejoLos desencadenadores están descritos en la columna “Acciones del ratón.

Haz clic en el diálogo cuando hayas terminado y prueba el botón (figura 117b).

Figura 117b Prueba el botón y sus estados –en la figura, la imagen izquierda es

el botón estático, el botón central muestra el estado Mouse Enter (Ratón dentro)

y la imagen derecha muestra el estado Mouse Down (Ratón pulsado).

315

Usar botones y otros elementos interactivos como vínculos o marcadores es un ejercicio

bastante sin sentido a menos que algo suceda cuando el usuario le hace clic al objeto. En

el diálogo Button Properties (Propiedades del botón) haz clic en Actions (Acciones) para

mostrar las opciones que puedes elegir y personalizar.

Puedes agregar cualquier número de acciones que quieras a un vínculo, botón o mar-

cador (figura 118a). Pero cuida de que la secuencia sea correcta –por ejemplo, proba-

blemente no quieres una acción que abra una ventana desplegable explicando que otro

documento se va a abrir después de que el archivo ya está mostrado.

Una gran categoría de acciones te permite aplicar elementos de menú a tu botón interac-

tivo, vínculo marcador desde el diálogo Properties (Propiedades). En la ficha Actions (Accio-

nes), nota que “Execute a menu item” (“Ejecutar un elemento de menú”) es la predeterminada

en la lista. Haz clic en Add (Agregar) para abrir las opciones disponibles (figura 118b).

315

Saltar a la acción

Experimenta con las opciones

disponibles en la acción “Exe-

cute a menu item” (“Ejecutar un

elemento de menú”). Puedes

sorprenderte de cuán intere-

sante y funcional se convierte tu

documento. Aquí hay algunas

de las cosas que puedes hacer:

• Enviar un documento por

correo electrónico.

• Guardar copias del docu-

mento.

• Abrir otros documentos o

medios digitales

• Cambiar a varios niveles

de ampliación y reducción.

• Mostrar diferentes barras

de herramientas y paneles

de navegación.

Editar acciones#118

Figura 118a Agrega varias

acciones al mismo marcador

u otro objeto interactivo

como un vínculo o botón.

Figura 118b Puedes usar muchos elementos de

menú como acciones anexadas a los botones.

Hacer que tu documento sea sensible

Aplica acciones a elementos

individuales de un documento

o al documento entero. Puedes

usar acciones aplicadas a tu

documento para una variedad

de propósitos –por ejemplo,

para desplegar instrucciones

o agradecer a los visitantes el

llenado de un formulario.

Para colocar acciones de

documento usando Acrobat

JavaScript sigue estos pasos:


página)

#118: Editar acciones

316


Como puedes ver, hay muchos comandos de menú que puedes adjuntar a tus botones y

vínculos.

Ten estos consejos en mente:

• Cuando estás editando acciones de vínculo, haz clic en la acción misma, no en los deta-

lles (como el nombre del archivo) que se enlistan para algunas acciones.

• Si estás editando una acción de botón, haz clic en la acción en sí, no en el desencadena-

dor o los detalles –recuerda, sólo los botones tienen desencadenadores

• No tienes que planear una secuencia de acciones por anticipado. Agrega las acciones

que quieres usar y luego selecciona la que quieres reordenar, y haz clic en Up (Arriba) o

Down (Abajo) para moverla en la lista de ejecución.

• Si cambias de idea sobre el uso de una acción, selecciónala en el área Actions (Acciones)

del diálogo y haz clic en Delete (Eliminar).

NotaPuedes también agregar acciones al documento completo. Lee sobre acciones del docu-

mento en la columna “Hacer que tu documento sea sensible” y en el cuadro “Entrar en un

estado”.

1. Elige Advanced > Docu-

ment Processing > Set

Document Actions (Avan-

zadas > Proceso de docu-

mentos > Definir acciones

de documento). Se abre el

diálogo Document Actions

(Acciones de documento)

mostrando una lista de

acciones que se refieren

a distintos estados de un

documento.

2. Selecciona una acción

desde la lista a la izquierda

del diálogo. Luego haz clic

en Edit (Editar) para abrir el

diálogo JavaScript Editor

(Editor JavaScript).

3. Escribe el texto para tu

guión en el diálogo.


para cerrar el diálogo y

enlistar el guión en el

diálogo de acciones del

documento –la acción

seleccionada muestra un

círculo verde al lado de

su listado, lo que significa

que tiene un guión de pro-

gramación activo.

5. Click en OK (Aceptar) para

cerrar el díalogo Docu-

ment Actions (Accíones de

documento).

6. Guarda el documento.

Para probar el guión, cie-

rra el documento o imprí-

melo, dependiendo de la

acción elegida.

Entrar en un estado

Los documentos tienen estados programables, incluyendo los siguientes:

• Document Will Close (El documento se cerrará), cuando un documento se cierra

• Document Will Save (El documento se guardará), antes de que un documento se guarde

• Document Did Save (El documento se guardó), después de que un documento se guarda

• Document Will Print (El documento se imprimirá), antes de que un documento se imprima

• Document Did Print (El documento se imprimió), después de que un documento se

imprime

Toma nota de los diferentes estados. Por ejemplo, una acción usada en el estado Document Will Save

(El documento se guardará) toma lugar antes de que el documento se guarde, mientras que la acción

Document Did Save (El documento se guardó), ocurre después de que el documento se guarda.

Asistencia en programación

Hay muchos recursos disponibles para ayudarte a aprender a escribir JavaScript, incluyendo el

formulario de JavaScript utilizado en Acrobat. Por ejemplo, revisa la Adobe Más JavaScript Scripting

Guide disponible en http://www.adobe.com/devnet/acrobat/javascript.html.

http://www.adobe.com/devnet/acrobat/javascript.html.

C A P Í T U L O D I E C I S É I S

Proteger tus documentos

Muchos de los archivos PDF que creas de manera habitual necesitan algún tipo de protec-

ción –para evitar el acceso no autorizado o manipulación de tus archivos–. No es necesario

asegurar cada documento que generes, pero es una buena idea para aquellos que com-

partes o distribuyes.

Acrobat 9 ofrece varios tipos de seguridad. La opción que elijas para tu documento

depende del material involucrado, así como de la audiencia a la que te estás dirigiendo:

• Usa contraseñas para evitar el acceso no autorizado a los documentos. Restringe la aper-

tura con una contraseña y limita posteriormente cualquier cambio con otra. Puedes

también determinar si permites a los usuarios que copien, impriman o extraigan con-

tenido desde un documento.

• Firma digitalmente tu documento, con lo cual defines sus contenidos a la vez que firmas

y restringes la edición de los mismos. Puedes identificar la primera firma aplicada a un

documento como una firma certificada.

• Envía por correo electrónico los documentos PDF y adjuntos en forma segura asocián-

dolos a Security Envelopes (Sobres de seguridad).

• Limita el acceso a tu documento a una lista específica de usuarios, basándote en las

firmas digitales y asigna diferentes derechos a usuarios distintos con las normativas de

seguridad.

La manera más sencilla de proteger tu documento es usando contraseñas, las cuales pue-

den ser aplicadas en cualquier versión de Acrobat 9. Acrobat ofrece dos niveles de contra-

señas. Puedes usar uno o ambos tipos de contraseñas en el mismo documento. Elige desde

las siguientes opciones:

• El nivel de usuario, o contraseña de apertura del documento, la cual requiere que el

usuario escriba los caracteres correctos para abrir el archivo.

• La contraseña de nivel maestro o contraseña de permisos, la cual te permite configurar

restricciones al documento.

El ajuste preestablecido es un nivel superior de seguridad compatible con la versión de

Acrobat 7 y posterior. Para cambiar a un nivel más bajo de seguridad para los lectores que

utilizan versiones anteriores de Acrobat o a un nivel superior de seguridad para usar más

características, tienes que restablecer el nivel Compatibility (Compatibilidad).

Sigue estos pasos para aplicar una contraseña a un documento en Acrobat 9:

1. Elige File > Properties (Archivo > Propiedades) para abrir el diálogo Document Proper-

ties (Propiedades del documento); haz clic en la ficha Security (Seguridad) para mostrar

los parámetros.

2. Selecciona Password Security (Seguridad mediante contraseña) desde el menú des-

plegable Security Method (Sistema de seguridad) para desplegar el diálogo Password

Security – Settings (Seguridad mediante contraseña: configuración).

3. Selecciona una versión del programa en el menú desplegable Compatibility (Compati-

bilidad). El nivel que elijas define qué opciones están disponibles al configurar las con-

traseñas.

4. Puedes agregar una o más contraseñas:

• Selecciona la casilla de verificación “Require a password to open the document”

(“Solicitar una contraseña para abrir el documento”) para activar el campo. Escribe

una contraseña.

• Selecciona la casilla de verificación “Restrict editing and printing of the document”

(“Restringir la edición e impresión del documento”). Luego determina las restriccio-

nes que quieres agregar al documento (figura 119a).

Sobre los metadatos

Los metadatos son información

descriptiva sobre un archivo

que puede buscarse y proc-

esarse por una computadora.

El formato Extensible Metadata

Platform (XMP) de Adobe te

permite incrustar metadatos

en un archivo para propor-

cionar información sobre los

contenidos del documento.

Las aplicaciones que soportan

XMP pueden leer, editar y com-

partir esta información a través

de bases de datos, formatos de

archivo y plataformas. Si usas

las opciones de compatibilidad

con las versiones de Acrobat

6 a la 9, puedes elegir activar

Metadata (Metadatos) en los

ajustes de seguridad.

Usar niveles de seguridad y contraseñas en un documento

#119

Dar tu permiso

Aquí hay un resumen de los permisos que controlas usando seguridad de contraseña en el nivel de Acrobat 7 o más nuevo:

• Deshabilita (o habilita) la

impresión de baja y alta

calidad.

• Desde el menú desple-

gable Changes Allowed

(mostrado en la figura

119a), elige un nivel de

permisos para el usuario

considerando campos de

formulario, firmas y orien-

taciones de página.


página)

C A P Í T U L O D I E C I S É I S Proteger tus documentos

318

319

5. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Password Security – Settings (Seguridad

mediante contraseña: configuración). En el diálogo de confirmación, reescribe la con-

traseña y haz clic en OK (Aceptar). Haz clic en OK (Aceptar) nuevamente para salir del

diálogo de información de codificación.

ConsejoCuando colocas ambas contraseñas, debes confirmarlas en diálogos independientes.

6. Guarda el documento para colocar los ajustes de seguridad.

Después de que conviertes el documento a un PDF, debes escribir la contraseña en un

diálogo Password (Contraseña) para abrirlo en Acrobat si usaste una contraseña de aper-

tura del documento.

Cuando el documento se abre, verás un ícono de seguridad en la esquina superior

izquierda del panel de navegación. Haz clic en el ícono para abrir el diálogo Security

Settings (Configuración de seguridad), que explica que el documento tiene contraseñas

adjuntas (figura 119b). Haz clic en Permission Details (Detalles del permiso) para abrir la

ficha Security (Seguridad) del diálogo Properties (Propiedades).

• Para evitar que los usuarios

accedan a los elementos

de tu archivo, deselecciona

la casilla de verificación

“Enable copying of text,

images and other content”

(“Activar copiar texto, imá-

genes y otros contenidos”).

• Elige “Enable text access

for screen reader devices

for the visually impaired”

(“Activar acceso a texto de

dispositivos lectores de

pantalla para usuarios con

problemas de visión”) para

permitir la lectura del con-

tenido de tu documento.

Figura 119a Elige las

restricciones para aplicar

al documento desde las

opciones, basándote en

el nivel de compatibilidad

elegido previamente.

Eliminar la seguridad

Sin importar el método que

uses para codificar o colocar

seguridad en un documento,

puedes cambiar o eliminar lao eliminar la

protección desde Acrobat, si

tienes los derechos:

1. Elige File > Properties >

Security (Archivo > Propie-

dades > Seguridad).

2. Desde el menú desplega-

ble Security Method (Sis-

tema de seguridad) elige

No Security (Sin seguri-

dad) y luego haz clic en OK

(Aceptar).


para confirmar que quie-

res borrar la seguridad y

eliminar las contraseñas

del documento y cierra el

diálogo.

#119: Usar niveles de seguridad y contraseñas en un documento

Figura 119b La información sobre restricciones de seguridad adjunta al documento

se muestra en el diálogo Security Settings (Configuración de seguridad).

Consejos en la construcción de contraseñas

Aquí hay algunas cosas para recordar sobre contraseñas de Acrobat:

• Un archivo PDF con con-

traseñas de apertura del

documento y permisos

puede abrirse usando

cualquiera de las contra-

señas.

• Las contraseñas pueden

usar cualquier carác-

ter pero son sensibles a

mayúsculas y minúsculas

• Tanto para las contrase-

ñas de apertura del docu-

mento como de permisos.

• Nopuedes usar los mis-

mos caracteres


320

321

Acrobat –junto con numerosos sistemas de administración de procesos y documentos– uti-

liza una firma digital (también conocida como ID digital o perfil digital) para proteger el

contenido. Una firma digital, al igual que una firma manuscrita, es algo que te representa.

Una firma digital tiene dos partes: una clave pública y una privada. Afortunadamente,

no tienes que decidir cuál clave utilizar. Aquí está cómo funciona.

Usas tu clave privada para aplicar tu firma digital a un archivo, el cual codifica la infor-

mación usando la clave pública; misma que está contenida en un certificado que inter-

cambias con tus colegas y contactos para verificar tu identidad. Otros usuarios utilizan esta

clave pública para crear información codificada para compartir contigo. Este intercambio

de doble vía de los certificados y claves es la base para la construcción de identidades de

confianza, el tema de la columna lateral “Compartir e importar IDs digitales”.

La firma visual que se aplica al documento, ya sea predeterminada o personalizada, se

conoce como un aspecto. El aspecto se compone de combinaciones de campos de infor-

mación (como fechas o texto), el logo de Acrobat o de gráficos importados.

Puedes crear tanto firmas predeterminadas como personalizadas. Para crear una nueva

firma, sigue estos pasos:

1. Elige Advanced > Security Settings (Avanzadas > Configuración de seguridad) para abrir

el diálogo del mismo nombre. Haz clic en Digital IDs (ID digitales) a la izquierda del diá-

logo para mostrar tus archivos ID existentes en el panel superior derecho del diálogo

(figura 120a).

Figura 120a Los archivos ID digitales, junto con otros tipos de servidores de seguridad

e ID, se enlistan en el diálogo Security Settings (Configuración de seguridad).

Crear un perfil ID Digital

#120


#120: Crear un perfil ID Digital

2. Para construir una nueva firma, haz clic en Add ID (Agregar un ID) en la barra de herramien-

tas del diálogo. El diálogo Add Digital ID (Agregar un ID digital) se abre, dándote cuatro

opciones. Las primeras tres tratan de los ID existentes: puedes encontrar un ID existente

desde un archivo, desde un ID de itinerancia almacenado en un servidor o desde un

dispositivo conectado a tu computadora (como una tarjeta inteligente). Para construir

un nuevo ID, haz clic en “A new digital ID I want to create now” (“Un ID digital nuevo que

deseo crear ahora”) y luego haz clic en Next (Siguiente) en la parte inferior del diálogo.

En Windows, el siguiente diálogo te pregunta dónde quieres almacenar el ID digital.

Tienes dos opciones: la predeterminada es crear un nuevo archivo ID digital PKCS#12

o puedes agregar el ID digital a tu Windows Certificate Store (Windows) (Almacén de

certificados de Windows). Haz clic en una opción y luego en Next (Siguiente).

3. En el siguiente diálogo, agrega la información que quieres incluir en el certificado, como

E-mail Address (Dirección de correo electrónico), Name (Nombre) y Organization Name

(Nombre de organización). En la parte inferior del diálogo, realiza estas elecciones:

• Elige un Key Algorithm (Algoritmo de clave), que define el nivel de codificación (y la

versión de Acrobat que puede abrir el archivo) –2 048 bit RSA (RSA de 2 048 bis) para

Acrobat 9 o 1 024-bit RSA (RSA de 1 024 bits) para Acrobat 7 u 8.

• Desde el menú “Use digital ID for” (“Usar ID digital para”), elige Digital Signatures (Fir-

mas digitales), Data Encryption (Codificación de datos) o Digital Signatures and Data

Encryption (Firmas digitales y codificación de datos); haz clic en Next (Siguiente).

4. En el panel final del diálogo, haz clic en Browse (Examinar) para elegir una ubicación de

almacenamiento para el certificado o dejar la ubicación predeterminada en el subdi-

rectorio Security (Seguridad) de las carpetas de instalación del programa para que no

pierdas el seguimiento de tus certificados. Escribe una contraseña y una confirmación

de la contraseña y haz clic en Finish (Finalizar).

5. Cierra el diálogo Security Settings (Configuración de seguridad).

En lugar de usar el aspecto predeterminado de la figura, dale un poco de brillo con una

imagen:

1. Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Preferencias) para abrir el diá-

logo correspondiente y elige Security (Seguridad) desde el menú Categories (Catego-

rías). Haz clic en New (Nuevo) en las preferencias Digital Signatures (Firmas digitales)

para abrir el diálogo Configure Signature (Configurar aspecto de la firma).

Compartir e importar ID digitales

Para abrir un documento fir-mado por alguien más, necesi-tas una copia de su certificado, llamado una trusted identity (identidad de confianza). Elige Advanced > Manage Trusted Identities (Avanzadas > Admi-nistrar identidades de con-fianza) para abrir el diálogo del mismo nombre. Tu lista de iden-tidades puede mostrarse como certificados o como contactos en el diálogo. Los contactos son archivos FDF (File Data Format) intercambiados a través de una solicitud de correo electrónico, mientras que un certificado es la clave pública incluida en un documento codificado.

Hay varias tareas importantes que puedes realizar en el diá-logo:

• Haz clic en Add Contacts (Agregar contacto) para abrir un diálogo en el que puedes seleccionar, buscar o examinar contactos y certifi-cados en tu computadora.

• Haz clic en Request Con-tact (Solicitar contacto) para abrir el diálogo E-mail a request (Enviar una solici-tud por correo electrónico). Coloca la dirección de la persona de la que te gusta-ría recibir el contacto.

• Haz clic en Edit Trust (Edi-tar confianza) para abrir el diálogo Edit Certificate Trust (Editar confianza del certificado) y cambia las características de normati-vas asignadas a un contacto específico.



322

323

• Haz clic en Export (Expor-

tar) para abrir el asis-

tente Data Exchange File

(Archivo de intercambio

de datos: Exportando la

información de contacto).

Pasa a través del asis-

tente y especifica el des-

tino (correo electrónico

o exportación), agrega

una firma digital opcional,

elige una ubicación de

almacenamiento y revisa

los resultados; haz clic en

Finish (Finalizar) para salir

del asistente y exportar la

información.

• Haz clic en Delete (Elimi-

nar) para eliminar un con-

tacto seleccionado o certi-

ficado.

• Haz clic en Show Certifi-

cate (Mostrar certificado)

para mostrar los conteni-

dos del certificado de un

contacto seleccionado o

nombre certificado.

2. Escribe la información y descripción de la nueva firma (figura 120b):

Figura 120b Determina las características para el

aspecto personalizado de la firma.

• Escribe un título para el aspecto –utiliza un nombre descriptivo para poder recono-

cerlo más fácil.

• Selecciona la opción Configure Graphic (Configurar gráfico). Puedes elegir no usar

un gráfico, usar una imagen desde un archivo o tu nombre. Para usar una imagen,

haz clic en Imported graphic (Gráfico importado) y luego File (Archivo) para abrir un

diálogo Select Picture (Seleccionar imagen). Ubica el archivo y haz clic en OK (Acep-

tar) para cerrar el diálogo; haz clic en OK (Aceptar) para cerrar la vista previa de la

imagen.

• Especifica las opciones de texto que quieres mostrar en la sección Configure Text

(Configurar texto) del diálogo. Todas las opciones están seleccionadas por defecto.

Cualquier opción que deselecciones, como Reason (Motivo) o Date (Fecha), no apa-

recen en la firma terminada.

• Si es aplicable, selecciona una dirección del texto y dígitos (no mostrado en la

figura).

3. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Configure Signature Appearance (Confi-

gurar aspecto de la firma). El nuevo aspecto de la firma es agregado a la lista Appearance

(Aspecto). Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo Preferences (Preferencias).

#120: Crear un perfil ID Digital

Escoge los predeterminados

Ahorra tiempo cuando estés trabajando con documentos seguros al designar firmas predeterminadas en el diá-logo Security Settings (Con-figuración de seguridad). Escoge una de tus firmas y haz clic en Usage Options (Opcio-nes de uso) para abrir la lista. Selecciona la firma predeter-minada para estos propósitos:

• Firmar un documento

seleccionando Use for Sig-

ning (Usar para firmar)

• Certificar un documento

al seleccionar Use for

Certifying (Usar para cer-

tificar) –se despliega el

mismo ícono si eliges

ambas opciones: firmar y

certificar

• Codificar un archivo selec-

cionando Use for Encryp-

tion (Usar para codifica-

ción)

• Adjuntar un nombre

descriptivo al archivo

haciendo clic en Persona-

lize (Personalizar)

Servidores de normativas

Hay tres tipos de servidores de normativas que puedes usar con Acrobat. Todos están disponibles

eligiendo Advanced > Security Settings (Avanzadas > Configuración de seguridad) para abrir el diá-

logo correspondiente. Los ajustes y accesos a estos servidores son controlados por el administrador

de tus sistemas:

• Directory server (Servidor de directorio). El servidor Verisign Internet Directory es un sis-

tema utilizado por firmas digitales de terceras partes y codificación. En lugar de intercambiar

certificados entre individuos, tu contenido es administrado por el servidor.

• Time Stamp server (Servidor de marca de hora). Si tu red o sistema permite un servidor

de marca de hora, puedes usar las capacidades del servidor para autentificar el tiempo mostrado

en las firmas de tu documento.

• Adobe Policy server (Servidor de normativa Adobe). Estos controles de servidor hos-

pedados por Adobe acceden a tu documento usando usuarios nombrados y pueden dar segui-

miento al acceso del documento y sus versiones, colocar fechas, aplicar marcas de agua y fecha

de expiración.


324

325

¿Certificar o firmar?

Decide cuándo necesitas certi-

ficar un documento y cuándo

necesitas firmarlo. Si creas

una cantidad de documentos

para distribución segura, pue-

des querer certificar cada uno

mientras los generas.

Sé consciente de las restric-

ciones agregadas a un docu-

mento cuando lo certificas.

Si tienes la intención de que

cualquiera de tus destinata-

rios realice cambios, como

adiciones o eliminaciones,

firma y determina una razón

como “I am the author” (“Soy

el autor”) en vez de certificar.

Sin embargo, para especificar

reglas de modificación en un

flujo de trabajo de firmas múl-

tiples, certificar es definitiva-

mente la forma de trabajar.

Una forma de aplicar un ID digital a un documento PDF confirmando que el archivo es

legalmente un documento correcto es certificarlo. Esto afirma que el contenido es correcto

y determina los tipos de cambios permitidos al documento. Por ejemplo, un formulario

puede certificarse y permitir al usuario rellenar los campos; sin embargo, si el usuario

intenta borrar o reemplazar páginas, el documento no estará ya certificado al nivel del

documento.

Aquí está lo que haces para una firma visible (lee la columna “Un clic aquí, un clic allí”

para detalles sobre los diálogos no incluidos en la siguiente técnica):

1. Haz clic en el botón de tarea Sign (Firmar) para abrir su menú y elegir Certify with Visible

Signature (Certificar con firma visible) o Certify Without Visible Signature (Certificar sin

firma visible) para activar la herramienta Digital Signature (Firma digital).

2. Dibuja un rectángulo en el documento con la herramienta. Cuando sueltes el ratón, el

ícono de firma se despliega en donde dibujaste el rectángulo y el diálogo Certify Docu-

ment (Certificar documento) se abre (figura 121a).

Figura 121a Define cómo quieres

certificar el documento usando estas

opciones.

3. En el diálogo Certify Document (Certificar documento), decide cómo aparecerá y traba-

jará la firma eligiendo opciones desde el menú desplegable:

• Selecciona el ID digital y escribe la contraseña para la firma.

• Elige una de las apariencias de tu firma desde el menú desplegable Appearance

(Aspecto). Si no tienes la apariencia correcta, diseña una nueva.

Firmar un documento#121

La conveniencia de firmar y certificar

Acrobat 9 trae algunas sim-

plificaciones al flujo de tra-

bajo de firmar y certificar

que seguro apreciarás. En el

diálogo Certify Document

(Certificar documento), elige

New ID (ID nuevo) desde el

menú desplegable Sign As

(Firmar como). ¿No tienes

el aspecto correcto para la

firma? No hay problema:

crea uno nuevo (lee cómo

en el #120, “Crear un perfil

de ID Digital”). ¡Caray!


#121: Firmar un documento

Codificación o firma: no ambas

Puedes codificar un docu-

mento que contiene firmas.

Si quieres compartir un docu-

mento que ha sido firmado,

usa una copia sin firmar o

elimina las firmas. Para borrar

las firmas, selecciona Clear All

Signature Fields (Borrar todas

las firmas) desde el menú

Options (Opciones) en el

panel Signatures (Firmas).

• Si la firma incluye la opción Reason (Motivo), determina por qué está siendo certifi-

cado el documento con las opciones desde el menú desplegable Reason (ve el #120,

“Crear un perfil de ID Digital”).

• Determina los derechos que quieres otorgar al usuario desde el menú desplegable

Permitted Actions After Certifying (Acciones permitidas tras certificar). Tienes tres

opciones: puedes evitar la realización de cualquier cambio; permitir a los usuarios

agregar comentarios, rellenar formularios y firmar el documento.

• Haz clic en Review (Revisar) para revisar el documento en temas que pueden inter-

ferir con la certificación, como una firma preexistente.

4. Para certificar el archivo, haz clic en Sign (Firmar) para abrir el diálogo Save As (Guardar

como).

5. Nombra el documento y haz clic en Save (Guardar). El documento se guarda y la Docu-

ment Message Bar (Barra de mensajes del documento) despliega información básica

sobre la firma (figura 121b).

Figura 121b La firma terminada se dibuja en la página y la barra de mensajes del documento muestra

información y contiene un vínculo a las propiedades de firma.

En lugar de agregar una sola firma de certificación, puedes agregar un campo de firma

en blanco, que es un tipo especializado de campo de formulario utilizado para recopilar

firmas de otros usuarios.

Para agregar un campo de firma, haz lo siguiente:

1. Haz clic en el botón de tarea Sign (Firmar) para abrir su menú y elegir Sign Document

(Firmar documento) para activar la herramienta Digital Signature (Firma digital). Dibuja

un rectángulo para el campo en tu documento.

2. Suelta el botón del ratón para abrir el diálogo Sign Document (Firmar documento), que

contiene las mismas opciones para seleccionar una firma y aspecto que el diálogo Cer-

tify Document (Certificar documento). Elige los detalles de firma y apariencia.

3. Selecciona Lock Document After Signing (Bloquear documento tras firmar) si quieres

evitar cambios luego de que el documento es firmado y guardado.

Un clic aquí, un clic allí

La primera vez que certifi-

ques un documento, pasarás

a través de dos diálogos de

información que explican

cómo funciona la certificación

y cómo dibujar un campo de

firma. Cuando se desplieguen,

léelos y selecciona “Don’t

show again” (“No volver a

mostrar este mensaje”) para

ahorrar clics del ratón en un

futuro. Por consiguiente, todo

lo que haces es seleccionar

uno de los comandos de cer-

tificar y la herramienta Digital

Signature (Firma digital) se

activa.


326

327

Previsualizar antes de firmar

Acrobat ofrece un modo de

vista previa del documento

en donde puedes ver qué

elementos (si los hay) pue-

den comprometer la seguri-

dad del documento como los

modelos 3D, capas o video

de Flash. Elige Edit o Acro-

bat > Preferences (Edición

o Acrobat > Preferencias) y

selecciona Security (Seguri-

dad). Haz clic en la casilla de

verificación Select View Docu-

ments in Preview Document

(Ver documentos en el modo

de vista previa de documen-

tos al firmar) y haz clic en OK

(Aceptar).

Cuando le hagas clic a un

campo de firma se abre la

barra de mensajes del docu-

mento y describe el estado.

Haz clic en View Report (Ver

informe) para mostrar una

lista de elementos que pue-

den afectar el estado y luego

haz clic en Close (Cerrar) para

dejar salir el diálogo. Haz clic

en Sign Document para pro-

ceder con la firma.

Si trabajas con una cantidad

de contenido dinámico y

firmas, el modo de vista pre-

via del documento proba-

blemente no explicará nada

que no sepas y simplemente

agrega clics de ratón adicio-

nales.

4. Haz clic en Sign (Firmar) para abrir el diálogo Save As (Guardar como). Nombra el archivo

y selecciona su ubicación de almacenamiento; haz clic en Save (Guardar) para cerrar el

diálogo. Verás tu firma en el campo y enlistada en el panel Signatures (Firmas), que se

despliega automáticamente cuando el documento es guardado (figura 121c).

Figura 121c Lee los detalles sobre la firma en el panel Signatures (Firmas).

Para revisar la validez de una firma, selecciónala en el panel Signature (Firmas) y elige

Options > Validate Signature (Opciones > Validar firma) en el panel. La firma es compro-

bada y Acrobat despliega los resultados en un diálogo. Haz clic en Close (Cerrar) para dejar

salir el diálogo. Si tienes varias firmas para validar, haz clic en Validate All (Validar todas las

firmas) en el panel Signature (Firma).

Hazlo válido y rápido

Si tu trabajo incluye una cantidad de validaciones de firma, puede consumir tiempo elegir coman-

dos reiteradamente para validar una o varias firmas en cada documento que abres. En lugar de eso,

coloca una preferencia para tener validadas las firmas automáticamente cuando el documento se

abre. Elige Edit o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Preferencias) y haz clic en la catego-

ría Security (Seguridad) en la lista. Haz clic en la casilla de verificación “Verify signatures when the

document is opened” (“Verificar firmas al abrir el documento”) en la parte superior del diálogo y haz

clic en OK (Aceptar). La próxima vez que abras un documento que contenga firmas,éstas serán veri-

ficadas automáticamente.

#121: Firmar un documento

Explora otro camino

Elige Options > View Signed

Version (Opciones > Ver ver-

sión firmada) desde el menú

del panel Signatures (Firmas)

para abrir el documento en

otra ventana de Acrobat. Verás

un mensaje en la barra de

mensajes del documento del

que estás viendo una versión

firmada. Haz clic en Report

(Ver informe) en la barra de

mensajes del documento para

abrir el PDF Signature Report

(Informe de firma PDF), el cual

enlista cualquier problema en

el despliegue del documento,

como dependencias exter-

nas o contenido dinámico, así

como otros detalles.

Acrobat 9 Pro ofrece la capacidad de monitorizar un documento que contiene varias firmas

y de ver la historia y los cambios realizados en un punto en particular del flujo de trabajo. En

lugar de agregar varias firmas con la herramienta Sign (Firmar) o Certify (Certificar), trabaja

con la herramienta de formularios Digital Signature (Firma digital) (lee todo sobre formula-

rios en el capítulo 12, “Crear y administrar formularios”).

NotaLos cambios descritos en esta técnica están relacionados con las opciones permitidas por

el certificador del documento, como agregar anotaciones y firmar el documento. Para

leer sobre la comparación de cambios en general en los documentos (¡y puedes comparar

mucho más que en las versiones anteriores de Acrobat!), revisa el #84, “Comparar docu-

mentos”.

Aquí está cómo agregar campos para varias firmas y luego certificar o firmar el docu-

mento:

1. Elige Forms > Add or Edit Fields (Formularios > Agregar o editar campos). Acrobat mues-

tra un diálogo de información, que te pregunta si quieres que se detecten automática-

mente campos existentes de formulario. Haz clic en Yes (Sí) para descartar el diálogo y

procesar el archivo.

2. Una vez que el archivo es procesado, otro diálogo te notifica cualquier campo encon-

trado; haz clic en OK (Aceptar). Otra copia de tu documento se abre en la ventana Form

Editing (Edición de formulario).

3. Haz clic en Add New Field (Agregar nuevo campo) en la barra de herramientas Form

Editing (Edición de formularios) y elige Digital Signature (Firma digital).

4. Mueve el puntero sobre la página y haz clic cuando el campo esté en la ubicación

correcta. El bloque de firma se dibuja en la página y aparece el diálogo Field Name

(Nombre del campo) (figura 122a). El campo se nombra por defecto con el tipo

del campo y un número; escribe un reemplazo en el campo Field Name (Nombre del

campo).

Rastrear cambios#122

Un flujo de trabajo de

varias firmas

El flujo de trabajo básico para construir y recopilar varias fir-mas funciona así:

• Agrega campos para fir-

mas usando la herramienta

de formularios Digital Sig-

nature (Firma digital).

• Firma o certifica el docu-

mento.

• Distribuye o comparte

(revisa las nuevas carac-

terísticas de revisión en el

#11, “Mezclar archivos de

word en PDF”).

• Evalúa los cambios por

historias de comparación.


328

329

Figura 122a Usa la herramienta Digital Signature (Firma digital)

para agregar y configurar los campos en tu documento.

NotaHaz clic en Show All Properties (Mostrar todas las propiedades) para abrir el diálogo com-

pleto Digital Signature Properties (Propiedades de la firma digital), en donde puedes incluir

un consejo de herramientas, elige un aspecto para el campo y determina acciones que ocu-

rran cuando el campo se firma. Haz clic en Close (Cerrar) para regresar al documento. Lee

sobre propiedades de campo en el #87, “Trabajar en el modo Edición de formularios”.

5. Continúa agregando campos adicionales de firma como sea necesario. Haz clic en

Close Form Editing (Cerrar edición de formulario) para cerrar la ventana y regresar

al documento en la ventana original de Acrobat.

Luego, firma y/o certifica el documento. Haz clic en el botón de tarea Sign (Firmar) para

desplegar su menú y elegir Sign Document (Firmar documento) o Place Signature (Colocar

firma), dependiendo de cómo quieres agregar tu firma:

• Sign Document (Firmar documento). Si eliges Sign Document (Firmar documento),

un diálogo de información se abre, explicando que puedes usar un campo existente sin

firmar. Haz clic en OK (Aceptar) para cerrar el diálogo, haz clic en el campo que quieres

usar y agrega tu firma.

• Place Signature (Colocar firma). Si eliges Place Signature (Colocar firma), un diálogo de

información se abre, explicando cómo dibujar un nuevo campo. Haz clic en OK (Aceptar)

para cerrar el diálogo, luego haz clic y arrastra para agregar el nuevo campo de firma.

Lo que puede decirte una firma

Asegúrate de que los miem-

bros de un grupo de revisión

tienen los mismos conjuntos

de certificados; un certificado

perdido da como resultado

una firma desconocida. Pue-

des obtener la información

del certificado directamente

desde una firma a usar para

validar esa firma.

Verifica que el motivo por el

cual la firma no se está vali-

dando no es simplemente

que el certificado está per-

dido. En el panel Signatures

(Firmas), selecciona el lis-

tado de firmas y luego elige

Options > Show Signature

Properties (Opciones > Mos-

trar propiedades de firma)

para abrir el diálogo Signature

Properties (Propiedades de

firma). Haz clic en Show Certi-

ficate (Mostrar certificado) a la

derecha de la ficha Summary

(Resumen) –mostrada por

defecto cuando el diálogo se

abre. Cuando el diálogo Cer-

tificate Viewer (Visor de cer-

tificados) se abre, selecciona

la ficha Trust (Confianza) y

luego haz clic en Import Con-

tact (Importar contacto) para

abrir el diálogo Import Con-

tact Settings (Configuración

de importación de contacto).

Sigue las indicaciones para

agregar el certificado a tu lista

y verificar la firma.

329

#122: Rastrear cambios

Continúa como se describe en el #121, “Firmar un documento”.

Finalmente, después de que el proceso de revisión o distribución está completo, puedes

revisar el documento en cualquier punto. Cuando abres el archivo, Acrobat valida auto-

máticamente las firmas y despliega los resultados en la Document Message Bar (Barra de

mensajes del documento). Haz clic en el panel Signature (Firmas) para abrirlo. Verás un

número de elementos en.listados (figura 122b).

Figura 122b Rastrea los cambios en el panel Signature (Firmas)

cuando un flujo de trabajo involucra varios ID digitales.

Compara la versión actual del archivo con sus contenidos al momento en que la firma

fue aplicada utilizando la información histórica almacenada con las firmas. Selecciona la

firma en el panel Signature (Firmas) y luego elige Options > Compare Signed Version to

Current Version (Comparar versión firmada con la versión actual) para procesar el archivo.

Firmado en los campos

El original está certificado

Los comentarios agregados están enlistados como anotaciones

Las firmas son válidas

Las modificaciones incluyen cerrar o reajustar las cajas de comentario


330

331

Las diferencias se muestran en una nueva ventana (figura 122c). Si gustas, puedes guar-

dar el documento de resultados o cerrar la ventana del documento firmado para regresar

al documento principal.

Figura 122c Visualiza las diferencias en un docu-

mento entre el momento en el que fue aplicada

una firma y el estado actual del archivo.

Puedes también usar la historia para revisar una versión en particular. Lee cómo hacerlo

en la columna lateral “Revisar de otra forma”.

#122: Rastrear cambios

Nombrar nombres

Cuando estás creando norma-

tivas de certificado, decide por

adelantado si quieres generar

normativas para un grupo espe-

cífico de personas de forma

habitual o si necesitas enviar

documentos a distintas per-

sonas en tiempos diferentes.

Cuando creas o editas una nor-

mativa de certificados de clave

pública selecciona la opción “Ask

for recipients when applying

this policy” (“Solicitar destinata-

rios al aplicar esta normativa”)

en la ventana de ajustes Gene-

ral (Configuración general) del

asistente para generar una lista

diferente de destinatarios cada

vez que aplicas la norma.

Las normativas de seguridad funcionan de una forma similar a la construcción y el uso de

estilo para el texto, y puedes crear normativas para contraseñas y certificados. Si trabajas

en un entorno empresarial, puedes tener un Adobe Policy Server (Servidor de normativas

LiveCycle de Adobe), un producto independiente de servidor de Adobe que administra las

normativas de seguridad.

1. Haz clic en el botón de tarea Secure (Proteger) y elige Manage Security Policies (Admi-

nistrar normativas de seguridad) o elige Advanced > Security > Manage Security Policies

(Avanzadas > Seguridad > Administrar normativas de seguridad) para abrir el diálogo

del mismo nombre (figura 123).

Figura 123 Agrega, elimina, edita y si no, administra tus normas de seguridad en este

diálogo.

2. Haz clic en New (Nuevo) para abrir el asistente New Security Policy (Nueva normativa

de seguridad). Los pasos involucrados en la creación de cada tipo de norma se enlistan

a la izquierda de la ventana. Todos los tipos usan la misma pantalla inicial para elegir un

tipo de seguridad, una pantalla de configuración general y todas tienen una pantalla

Summary (Resumen) al final del asistente.

3. Sigue a través del asistente para completar la normativa. Haz clic en Cancel (Cancelar)

en la parte inferior de la ventana en cualquier momento para salir del asistente.

Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta cuando construyes y trabajas con norma-

tivas:

• Cuando estás creando normativas de contraseña, ten en cuenta la opción de inclu-

sión de contraseña en los ajustes General (Configuración general). Deselecciona “Save

Crear y administrar normativas de seguridad

#123

Convertir en favorita

En muchos flujos de trabajo, con

frecuencia usas la misma nor-

mativa una y otra vez. En lugar

de abrir los diálogos y elegirla

cada vez, ahorra un par de clics

del ratón y define una como

favorita. En el diálogo Managing

Security Policies (Administrar

normativas de seguridad), haz

clic en la normativa del listado

en la parte superior del diálogo

y luego haz clic en Favorite

(Favorito) en la barra de herra-

mientas del diálogo. Cualquier

normativa que definas como

Favorite (Favorito) muestra una

estrella a la izquierda de su lis-

tado en el diálogo. Cuando cie-

rras el diálogo de normativas


página)


332

333

passwords with the policy” (“Guardar contraseñas con la normativa”) si quieres determi-

nar una contraseña y restricciones cada vez que usas la normativa.

• Elige un método de codificación de acuerdo con tus usuarios y con lo que necesitas

proteger. Por ejemplo, a menos que tus usuarios tengan Acrobat o Adobe Reader 7-9,

no podrán usar la opción de codificación 128-bit AES (AES de 128 bits) que te permite

proteger sólo adjuntos. Si eliges la codificación 256-bit AES (AES de 256 bits), tus usua-

rios necesitan Acrobat o Adobe Reader 9 para ver los contenidos.

• Desde el menú Show (Mostrar), desplegado en la figura 123, filtra la lista desplegando

sólo normativas de la organización o del usuario.

• Haz clic en una normativa de la lista en el panel superior del diálogo para ver sus detalles

en el panel inferior. Haz clic en Apply to Document (Aplicar al documento) y sigue la

secuencia de diálogos e indicaciones para dar seguridad al documento.

la próxima vez que necesi-

tes dar seguridad a un docu-

mento, tu favorita estará

enlistada en el menú del botón

de tarea Secure (Proteger).

¿Quién eres hoy?

Cuando estás eligiendo un ID digital para una normativa de codificación, selecciona una de estas tres opciones para especificar la persistencia del ID digital:

• “Ask me which Digital ID

to use next time” (“Pre-

guntarme el ID digital

que se utilizará la próxima

vez”) es la opción prede-

terminada. Cuando eliges

esta opción, cada vez que

le haces clic a un campo

de firma, se abre el diá-

logo Apply Digital Signa-

ture (Aplicar firma digital).

• “Use this Digital ID until

I close the application”

(“Utilizar este ID digital

hasta que cierre la apli-

cación”) es una opción

útil si estás en un flujo de

trabajo en donde estás

revisando, comentando,

modificando y firmando

documentos.

• Elige “Always use this Digi-

tal ID” (“Utilizar siempre

este ID digital”) si traba-

jas con una firma todo el

tiempo.

#123: Crear y administrar normativas de seguridad

En Acrobat hay varios tipos de seguridad y confianza que puedes acceder en distintas ubi-

caciones. Además de administrar tus identidades de confianza, necesitas establecer con-

fianzas para el uso de multimedia. Una novedad en Acrobat 9 es poder elegir y exportar

tus ajustes de seguridad para compartirlos con destinatarios, llevar a otra computadora,

etcétera.

NotaMuchas de las preferencias están disponibles sólo para Windows, así como las característi-

cas Pro Extended que no están disponibles para Mac.

Multimedia Trust (legacy) (Confianza en contenido multimedia (heredado)). Nece-

sitas determinar cómo administrar documentos multimedia y cómo el comportamiento

del documento. Para empezar, elige Edit o Acrobat > Preferences (Edición o Acrobat > Pre-

ferencias) para abrir el diálogo Preferences (Preferencias). Haz clic en Trust Manager (Admi-

nistrador de confianza) para desplegar su configuración (figura 124a).

Figura 124a Indica cómo los diferentes reproductores de medios y despliegues se

utilizan en Acrobat.

En la parte superior del diálogo, selecciona la casilla de verificación “Allow multimedia

operations” (“Permitir operaciones multimedia”) y luego elige una opción desde el menú

desplegable “Change Permission for selected multimedia player to” (“Cambiar permisos

del reproductor multimedia seleccionado”). Puedes seleccionar distintas opciones para los

reproductores enlistados (ver la columna lateral “Escoge tu reproductor” para más detalles).

En la parte inferior del diálogo, selecciona varias opciones de reproducción, como vistas en

ventanas flotantes o a pantalla completa.

¿En quién confías?

En el Trust Manager (Admi-

nistrador de confianza), haz

clic en Change Settings (Cam-

biar configuración) para abrir

el diálogo Manage Internet

Access (Administrar acceso

a internet). Aquí especifica-

rás cómo y cuándo pueden

conectarse los archivos PDF

a sitios Web para compartir y

recuperar información:

• Empieza seleccionando

si vas a permitir, bloquear

o especificar una lista de

sitios.

• Escribe la URL para un

sitio Web y determina si

vas a permitirlo o blo-

quearlo.

• Define un comporta-

miento predeterminado

para los sitios no incluidos

en tu lista –siempre pre-

gunta, siempre habilita o

siempre bloquea.

Administrar multimedia y confianzas

#124


334

335

Trusted Identities (Identidades de confianza). Los autores confiables llegan a ti a tra-

vés del ID digital que sostiene una identidad. Para agregar a alguien en tu lista, abre el panel

Signature (Firmas) para un documento que incluya la firma y sigue estos pasos:

1. Selecciona la firma en el panel Signature (Firmas), y elige Options > Show Signature

Properties (Opciones > Mostrar propiedades de firma) para abrir el diálogo.

2. En la ficha Summary (Resumen), que se muestra por defecto, haz clic en Show Certifi-

cate (Mostrar certificado) para abrir el diálogo Certificate Viewer (Visor de certificados).

3. Haz clic en la ficha Trust (Confianza) para desplegar Trust Settings (Configuración de con-

fianza) de los ID digitales (figura 124b). Haz clic en Add to Trusted Identities (Agregar iden-

tidades de confianza). Verás un diálogo de información que explica que tendrás que validar

las firmas nuevamente si cambias los parámetros de confianza. Haz clic en OK (Aceptar).

4. Luego, se abre el diálogo Import Contact Settings (Importar configuración de contacto),

para que puedas seleccionar o deseleccionar los elementos de confianza mostrados en

la figura 124b. Haz clic en OK (Aceptar) para regresar al diálogo Signature Properties

(Propiedades de firma) y haz clic en Close (Cerrar) para regresar al programa.

Trust Manager (Administrador de confianza). Con todos los diferentes tipos de con-

fianzas en Acrobat, ¡hay un motivo para que allí haya un administrador de confianza! En

las preferencias, haz clic en Trust Manager (Administrador de confianza) para desplegar la

configuración. Define las opciones en estas tres áreas:

• Selecciona la casilla de verificación “Allow opening of non-PDF file attachments with

external application” (“Permitir la apertura de archivos adjuntos no PDF con aplicacio-

nes externas”) para ejecutar un programa de origen si quieres abrir un archivo Micro-

soft Word o Excel adjunto a tu documento PDF.

Figura 124b Incluye un ID digital en tu

lista de identidades de confianza.

Elige tu reproductor

En las preferencias Multime-

dia Trust (legacy) (Contenido

multimedia) (heredado) pue-

des indicar si permites que

la multimedia se reproduzca

en documentos de confianza.

Asigna un nivel de permiso

para operaciones multimedia

desde estas opciones:

• “Always” (“Siempre”)

reproduce el contenido en

el reproductor todas las

veces.

• “Never” (“Nunca”) evita

que el reproductor se uti-

lice.

• “Prompt” (“Solicitar”) soli-

cita una decisión cuando

un documento no confia-

ble que contiene medios

se abre. Tú decides si

agregas un documento

no confiable a tu lista de

documentos confiables o

autores.

#124: Administrar multimedia y confianzas

• Indica cómo acceden los archivos PDF a Internet. La opción predeterminada es “Unless

explicitly permitted, PDF files cannot send information to the Internet” (“Los archivos

PDF no pueden enviar información a Internet, a menos que se permita expresamente”).

Lee sobre tus opciones en la columna “¿En quién confías?”

• Permite que Acrobat maneje actualizaciones automáticas para certificados raíz desde un

servidor de Adobe. La acción predeterminada incluye que te pregunte antes de instalar.

¡Qué considerado!

Administrar toda tu configuración de seguridad. Acrobat 9 incluye una interesante

característica nueva que te permite empaquetar todos tus ajustes de seguridad en un solo

paquete que puedes exportar y guardar como un archivo externo, listo para compartir con

otros o moverlo a otra computadora. Sigue estos pasos:

1. Elige Advanced > Security > Export Security Settings (Avanzadas > Seguridad > Expor-

tar configuración de seguridad) para abrir el diálogo mostrado en la figura 124c.

Como puedes ver en el diálogo, la lista incluye parámetros que has reunido y creado en

muchos diálogos, preferencias y tareas.

2. Haz clic en OK (Aceptar) para abrir una versión expandida del diálogo en donde puedes

seleccionar cada categoría de ajuste y especificar qué componentes se exportarán.

3. Haz clic en Export (Exportar) para abrir un pequeño diálogo de codificación y ele-

gir cómo quieres proteger el archivo de parámetros. Elige una contraseña, certificado o

ninguna seguridad y luego haz clic en OK (Aceptar). Procede con los siguientes diálogos

de acuerdo con el tipo de seguridad seleccionada.

Figura 124c Elige grupos de

ajustes para exportar.

Mejorar la seguridad

Como si contraseña, certifi-

cado y otras formas de segu-

ridad no fueran suficientes,

Acrobat 9 incluye una carac-

terística Enhanced Security

(Seguridad mejorada). En las

preferencias, haz clic en Secu-

rity (Enhanced) (Seguridad

(Mejorada)) para desplegar

los parámetros. La recomen-

dación es mantener el nivel

de seguridad y la casilla de

verificación Enable Enhanced

Security (Activar seguridad

mejorada) seleccionada por

defecto. Puedes tener pro-

blemas con un nivel alto de

seguridad en algunos flujos

de trabajo, que puedes espe-

cificar en el diálogo. Para defi-

nir una ubicación exenta de

la característica de seguridad

mejorada:

• Haz clic en Add File (Agre-

gar archivo) para ubicar e

incluir un único archivo.

• Haz clic en Add Folder

Path (Agregar ruta de

carpeta) para definir una

ubicación de carpeta a

exentar.

• Haz clic en Add Host

(Agregar host) para des-

plegar un campo en

donde escribes la URL

para el nombre de host a

ser excluido del nivel de

seguridad.


336

337

4. En el diálogo final Save Security Settings (Guardar configuración de seguridad), nombra

el archivo y haz clic en Save (guardar). Los ajustes se almacenarán en un archivo AXML

(Adobe XML) usando el tipo de archivo .acrobatsecuritysettings.

Si quieres importar ajustes de seguridad, elige Advanced > Security > Import Security

Settings (Importar configuración de seguridad) y sigue las indicaciones.

NotaExportar el conjunto de parámetros es diferente de exportar un certificado. Exportas un

certificado para compartir con destinatarios que pueden validar tu firma y enviarte docu-

mentos codificados.

#124: Administrar multimedia y confianzas

Acrobat 9 Pro ofrece un modo eficiente de asociar documentos y adjuntar archivos –PDF y

de otro tipo– en un Security Envelope (Sobre de seguridad) para distribuir. ¡Los sobres de

seguridad incluso se parecen a los sobres reales!

Simplemente incrusta los adjuntos en un Security Envelope (Sobre de seguridad), codi-

fícalo usando una contraseña o método de seguridad de certificado y luego envíalo por

correo electrónico. Sólo la persona con derechos para abrir el sobre de seguridad puede

ver los contenidos. Una vez abierto, el destinatario puede extraer los adjuntos y guardarlos,

aunque no estarán más codificados. La codificación no modifica los adjuntos de ninguna

manera.

Aplicas un sobre de seguridad pasando a través de un asistente:

1. Elige Advanced > Security > Create Security Envelope (Avanzadas > Seguridad > Crear

sobre de seguridad), o elige el comando desde el menú desplegable del botón de tarea

Secure (Proteger).

2. Trabaja en los pasos del asistente:

• Selecciona documentos para adjuntar.

• Elige una plantilla. La figura 125a muestra ejemplos de cada una de las plantillas

predeterminadas.

Figura 125a Elige desde una de las tres plantillas provistas para usar en el Security

Envelope (Sobre de seguridad) o crea la tuya.

• Elige completar el proceso manualmente o completar el sobre de seguridad y enviarlo

por correo electrónico. La opción predeterminada es enviarlo por correo posterior-

mente, lo que es necesario cuando la plantilla contiene campos que tienes que com-

pletar.

• Configura una norma de seguridad –haz clic en Show All Policies (Mostrar todas las nor-

mativas) en esta pantalla del asistente para desplegar tu lista de opciones de certificado

o contraseña.

Usar papel electrónico seguro

#125Servir tu correspondencia

Si estás trabajando con el

Adobe Policy Server (Servi-

dor de normativas de Adobe),

puedes aplicar el proceso de

Security Envelope (Sobre de

seguridad) directamente a

través de Outlook. Abre una

ventana de correo electró-

nico y haz clic en Attach as

Secured PDF (Adjuntar como

archivo Adobe PDF) en la

barra de herramientas Stan-

dard (Estándar). En el diálogo

que se despliega, elige el

archivo que quieres enviar y

luego selecciona una opción

de seguridad. Puedes restrin-

gir la apertura de los nombres

enlistados en los campos To

y CC del correo o seleccionar

una norma y hacer clic en

OK (Aceptar). El documento

adjunto al correo electrónico

se despliega como es usual

pero “(Secure)” (“Protegido”)

aparece en el nombre del

adjunto.


338

339

• Especifica información de identidad en los campos, lo cual muestra la identidad que

estableces en Acrobat cuando realizas diferentes funciones como la creación de cer-

tificados, firmar, etcétera. Si lo deseas, selecciona “Do not show again” (“No volver a

mostrar”) para saltar esta pantalla.

• Revisa el resumen: el archivo incluido en el sobre de seguridad, la plantilla y tu elec-

ción para distribución.

• Clic en Finish (Terminar) para cerrar el asistente.

3. El siguiente paso depende de la normativa y las opciones de entrega que hayas

seleccionado:

• Si eliges una contraseña, por ejemplo, ves el diálogo Password Security–Settings

(Seguridad de contraseña: configuración) (descrito en el #119, “Usar niveles de segu-

ridad y contraseñas para un documento”).

• Si adjuntas un certificado, el diálogo Certificate Security Settings (Configuración de

certificado de seguridad) se abre para que elijas y aplique una norma.

• Si tienes la intención de enviar el correo electrónico directamente, escribe las direc-

ciones de tus destinatarios en el diálogo de correo electrónico que se abre y haz clic

en Send (Enviar) para enviarlo.

• Si eliges “Send the envelope later” (“Enviar el sobre después) como tu método de

entrega, el sobre se abre en Acrobat después de que le haces clic en Finish (Finali-

zar). Los archivos que incluyas en el asistente se enlistan como adjuntos al Security

Envelope PDF (Sobre de seguridad PDF)(figura 125b).

Figura 125b Los archivos incluidos con el Security Envelope (Sobre de seguridad)

se enlistan en el panel Attachments (Adjuntos).

Hazlo personal

Puedes crear otras planti-

llas para usar en el sobre de

seguridad. Crea y guarda un

documento como PDF. Luego

almacénalo en esta ubicación:

Program Files/Adobe/Acro-

bat/DocTemplates/ENU. La

próxima vez que quieras crear

un sobre de seguridad, tu

plantilla personalizada está

incluida en la lista; selecció-

nala mientras trabajas con el

asistente.

#125: Usar papel electrónico seguro

340


Una vez que tu destinatario recibe el correo electrónico, el sobre de seguridad aparece

como un adjunto. El destinatario no puede abrir el adjunto sin los permisos apropiados y

debe escribir la contraseña usada para codificar el sobre.

Índice3D3D Reviewer, 270-271

Aabrir

Administrador de diapositiva, 182cuadros desplegables de comentario,

189menús de Buzzword, 224ventana Búsqueda avanzada, 13

Accesibilidadacerca de, 101considerar una película incrustada, 266corregir un documento, 120especificar requerimientos para,

117-118formularios y, 238informar sobre un documento, 121-

122mejorar PDF, 123-125planificar PDF, 118secuencias de teclas para, 125

Acceso, 31-32acciones configurables, 141Acciones. Ver también marcadores;

botones; vínculosagregar botones a carteras, 76ampliar o esconder capas con, 283asociar con vistas del Árbol modelo,

275campo de formulario, 240configurables, 141convertir desde archivo de origen a

PDF, 310del ratón, 309, 313editar, 315-316especificar vínculo de marcador a una

capa con, 297mostrar vistas multimedia con, 277-

278tipos de, 277, 299

aceleración de hardware para, 260acerca de, 2acoplar

capas de Photoshop copiadas al portapapeles, 59

capas de Visio, 282evitar parches en imágenes en capas,

94solución a problemas de impresión

con, 99Acrobat PDFMaker

agregar archivos de video desde, 35-37

diálogo para, 25ficha Seguridad de, 28mezclar y enviar por correo PDF de

Word, 29-30restaurar predeterminados para, 27soporte del sistema operativo y

aplicación para, 21usar en Word, 25-28

Acrobat. Ver también Acrobat PDFMakeradjuntar archivos de origen a PDF,

61-63agregar etiquetas desde, 120asegurar el cumplimiento de los

estándares, 104-105ayuda para, 4características QuickBooks en, 253Comandos Portfolio en, 75-76configuración de preferencia para, 7-9construir y aplicar un índice, 17-20convertir archivo desde programa de

origen vs., 53crear PDF desde fuera, 21documentos en capas en, 283-284Flash Player en, 259formatos de archivo convertibles a

PDF dentro de, 52herramienta Instantánea, 60navegar en la interfaz por, 2-3opciones avanzadas de búsqueda

en, 15-16opciones de impresión para, 94-95Organizador en, 10-11páginas Web convertidas a, 38-39personalizar el despliegue en, 5-6servidores de normativas para, 324,

338tipos de seguridad, 317

Acrobat.comacerca de, 207Buzzword en, 209, 222-224característica MyFiles, 209, 216-217colaborar en directo en, 208-210distribuir formularios a través de,

251-252Integración de Air y Flash con, 259requerimientos de sistema para, 218reunirse con ConnectNow, 219-221usar archivos con páginas Web, 217

activar marcadores, 303actualizar carteras en Reader, 77actualizar, rastrear, 228adjuntos

adjuntar archivos de origen a PDF, 61-63

agregar a películas, 264ajustar la calidad de la presentación,

182archivos enlistados en Sobre de

seguridad como, 339audio

características ConnectNow para, 220convertir documento a PDF, 41enviar documentos para revisiones por

correo electrónico como, 214-215grabar, 170mezclar archivos de Word y enviar por

correo electrónico como, 29-30no copiados a componente dividido,

130presentación, 166, 173-175realizar comentarios en, 196ventajas de PDF, 63vínculos de presentación vs., 174

Administrador de confianza, 334-336

Administrador de pruebasacerca de, 176-177configurar la interacción del usuario

para la prueba, 181diálogo Configuración de prueba, 178editar pruebas, 179-180escribir pruebas, 178-181límites de prueba, 176-177preguntas en pruebas, 177-178

Adobe Acrobat. Ver AcrobatAdobe Air, 259Adobe Distiller. Ver DistillerAdobe Illustrator, 282Adobe InDesign, 281Adobe Presenter. Ver PresenterAdobe Reader. Ver ReaderAdobe 3D Reviewer, 270-271agregar página Web a PDF, 55agrupar comentarios, 198-199AICC (Aviation Industry Computer Based

Training Committee), 176Air, 259ajuste de preferencia Fast Find, 14ajustes preestablecidos de escaneo, 58alinear campos de formulario, 244almacenar gotas, 110ampliación

cambiar en el panel Archivo, 11configurar, 81herencia de, 304reorganización y, 114-115

Análisis, 279-280aplicaciones. Ver también aplicaciones

específicasÁrbol modelo, 274-275, 287Archivar

archivos PDF, 8correos electrónicos como PDF, 40-42desde resultados, 255-256opciones de PDFMaker para, 27

archivo indes.pdx, 18archivos CAD, 270-271archivos de origen

adjuntar a PDF, 61-63convertir acciones a PDF, 310cumplimiento de los estándares de

archivos convertidos, 105eliminar numeración de página de, 134importar páginas como capas, 285-286marcar, 303-304

archivos de registro, 23archivos EPS (Encapsulated PostScript), 43archivos Extensible Markup Language

(XML), 88, 176archivos FDF (file data format), 322archivos joboptions, 44- 45, 48archivos PDF. Ver también Acrobat

PDFMaker; PDFMakeraccesibilidad de, 117-118, 123-125adjuntar archivos de origen a, 61-63agregar página Web a, 55archivar mensajes de correo

electrónico, 40-42archivos joboption incrustados en, 45combinar varios a archivos únicos,

52-53

convertir archivos de Visio, InDesign e Illustrator a archivos en capas, 280-282

crear desde imagen de portapapeles, 59-60

crear en línea, 209-210editar texto en, 146-147examinar documentos, 83-84exportar en otros formatos, 88-90formularios de acrobat vs. LiveCycle

Designer, 233generar con PDFMaker, 21generar en PowerPoint, 33-34imprimir desde aplicaciones de

Windows, 22-24incrustar medios especiales en, 35-37,

260-262iniciar desde Distiller, 50-51insertar peícula Flash en, 260-262opciones de conversión de PDF de Excel,

Access y Project, 31-32opciones de resolución de Distiller

para, 46páginas Web convertidas a, 38-39, 54-55películas FLV en, 36plantillas con contenedores para

modelos 3D, 269

preparar documentos para convertir a, 24

redactar contenido en, 160-162tipos de formato de archivo para, 88-89vincular a sitios Web, 300

archivos PRN, 43archivos PS (PostScript), 43archivos SWF

agregar a PDF, 263-264controlar la presentación, 171poner la marca a PDF con, 172presentaciones independientes como,

163archivos TIFF, 92archivos. Ver también películas FLV; archivos

de origen; archivos SWFactivar comentarios para, 212administrar devoluciones, 249agregar a colección, 11archivos de Illustrator guardados en

capas PDF, 282archivos SWFAuthor y Co-authors de, 222borrar de carpeta controlada, 49comparar, 227, 331conversión de Acrobat.com, 210convertir a estándares compatibles, 105destilar, 44-47dividir en varios PDF, 129-130

editar dentro de cartera, 75encontrado en carpeta de índice, 18encontrar MyFiles, 217enlistado en Sobre de seguridad, 339evitar el acceso de usuarios a, 319exportar para aplicar comandos de

Comprobación, 108FLV, 260-262formato U3D, 270formatos Acrobat convertibles a PDF, 52

formatos soportados de película, 264-266

guardar archivos antiguos de Acrobat como Cartera PDF, 40

guardar imagen copiada a, 152guardar PDF como imagen, 91-92imprimir, 98-99incrustar en PDF, 35-37joboption, 44-45, 48mezclar varios en un solo PDF, 52-53nombrar convertido a PDF, 24PDF guardados en otros formatos, 88-90previsualizar sin fuentes locales, 96-97PRN, 43PS, 43reducir el tamaño de, 85, 87reemplazar nombres de archivo con

números Bates, 135tipos de formatos PDF, 88-89vincular cartera, 76XML manifiesto, 176

archivos XML (Extensible Markup Language), 88, 176

art crop, 132Asistente Combinar archivos, 42Asistente de configuración de accesibilidad,

117-118Asistente de nuevo formulario, 232asistente Distribuir formulario, 249-252Asistente Enviar para revisión compartida,

211-213Asistente Enviar por correo electrónico para

revisión, 214-215asociar botón con vista en, 277-278

trabajar con contenido en, 268-269atajos de tecladoatajos de navegación, 115auditar pistas en perfil de comprobación, 109AutoCAD PDFMaker, 280-281autoguardado de documentos, 8Aviation Industry Computer-Based Training

Committee (AICC), 176ayuda

cómo usar, 4construir archivos manifiestos SCORM,

176visualizar impresión, 99

Bbarra de herramientas Análisis, 270, 290barra de herramientas Buscar, 12barra de herramientas Seleccionar y Ampliar/

Reducir, 191barra de mensajes del documento, 2- 3bloquear

barras de herramientas, 5colocación de ventas de Búsqueda

avanzada y Acrobat, 13fuentes, 96notas, 187

borrararchivos y carpetas desde lista de

Carpetas controladas, 49campos de formulario, 326índices, 17metadatos desde el documento, 83-84

páginas, 128, 130-131botón Enviar, 239botones

acciones y, 299asociar con vista 3D, 277-278configurar estados para pulsar, 313-314configurar y agrupar campo de

formulario, 237-238desencadenadores de acciones del ratón,

309, 313dibujar, 309-310duplicar, 311editar en lotes, 312ensamblar en lote, 311-312estados de botón, 313-314mostrar/ocultar rótulos para, 5

botones de radio, 237-238botones de tarea, 2-3buscar

archivos cartera, 77-78comentarios, 199comodines no disponibles para, 13configurar preferencias para, 14contenido redactado, 162desde la ventana Buscar, 13-14opciones avanzadas para, 14-16texto extraído desde una imagen

escaneada, 157-159usar la barra de herramientas Buscar, 12

búsquedas de palabras clave, 15-16búsquedas usando, 13Buzzword, 209, 222-224

Ccálculos, 242-243, 249Cámaras Web, 220campos

agregar y seleccionar, 234-235ajustar el mismo tamaño, 244cambiar por lotes, 237cambiar propiedades para, 232configurar, 239-240dibujar y personalizar, 237-240firma, 326-329nombrar estructura para, 241orden de tabulación para, 245-246

campos de firma, 326-329capas

convertir de Visio, 280-281convertir imagen de texto a texto,

157-159editar, 284evitar los parches blancos de, 94exportar archivos de InDesign como PDF

en capas, 281formulario, 247-248trabajar con documentos en capas,

283-284usar marcadores en, 296-297

característica Ajustar a cuadrícula, 289característica Leer en voz alta, 114-115característica MyFiles, 209, 216-217característica Seguridad mejorada, 336características en línea de Acrobat.com

colaboración de documento, 216-218crear PDF en línea, 209-210

342

Í N D I C E

proceso de documentos en línea, 222-224

revisiones compartidas en línea, 213características Quickbooks, 253carpetas

administrar gotas en, 110agregar a cartera, 74controladas, 48-49índice, 18

carpetas controladas, 48-49Cartera PDF. Ver Carterascarteras

administrar archivo de devoluciones con, 249

administrar y distribuir, 77-78aplicar comandos de Acrobat para,

75-76buscar, 15colocar marca o personalizar

despliegue de, 70-72definidas, 65guardar anteriormente archivos de

Acrobat como PDF, 40incorporar formularios adjuntos de

correo electrónico en, 256organizar y modificar los contenidos

de, 73-74un archivo por ventana para, 234ventanas de, 67

centrar campos de formulario, 244certificados

certificar documentos PDF, 325-327nombrar normativas de

administración, 332

resultados perdidos para, 329claves privadas, 321codificar documentos, 326, 333colaborarcolecciones, 11color

copiar vínculo de Acrobat.com a, 217crear PDF desde, 59-60en directo en Acrobat.com, 208-210en línea, 216-218iniciar una revisión compartida,

211-213permitir compartir pantalla, 221personalizar cartera, 69reuniones de ConnectNow, 209,

219-222revisar comentarios de una revisión

compartida, 211seleccionar para discapacitados

visuales, 118simular papel y tinta, 93, 112

columnas en la Cartera, 73comando Guardar como, 87-90Combinar correos, 30comentarios, 185-205

acceder a herramientas para, 185

activar archivos para, 212agregar a garabatos, 195agregar con formas de dibujo y

marcación, 195-196agrupar, 198-199audio, 196

chequear revisiones compartidas, 211convertir mediciones 3D a, 273definir estado y resumir, 204-205enviar por correo electrónico la

revisión, 214-215exportar a Word, 200-203filtrar, 199formatear, 186-187mediciones que aparecen en, 292

migrar a documentos revisados, 203realizar, 189

comodines, 13comparar

documentos firmados, 331documentos sin firmar, 225-227

compartirpágina, 217pantalla, 221

compartir página, 217comprobaciones

acerca de, 101asegurar el cumplimiento de los

estándares, 104-105crear informes sobre, 109herramientas para, 79insertar resultados como comentarios,

109previsualizar la salida del documento,

112-113probar y reparar documentos en,

102-103reparar asuntos de impresión y archivo

en, 106-107usar, 108-109

confianzas, 334-337Administrador de confianza, 334-336identidades confiables, 322-323, 335versiones heredadas de multimedia,

334-335confianzas multimedia, 334-335configuración caché de página, 8configuración de preferencia

administrar Acrobat.com, 208-209buscar, 14Búsqueda rápida, 14Buzzword, 224caché de página, 8comentarios, 188-189cómo ajustar, 7-9configurar PDFMaker de Word, 26contenido oculto, 84Distiller, 44interpretación, 8-9modificar el controlador de impresora

Adobe PDF, 22-23multimedia, 261personalizar Leer en voz alta, 114-115

configuraciones de preferencia para, 188-189

buscar, 199edición de texto, 190-191notas adhesivas, 186preservar en PDFs convertidos de

Word, 27resúmenes de, 204-205sellos en, 192

trabajar en la Lista de comentarios, 197-199

ver al desplazar páginas, 189Connect Pro Server LMS, 176

ConnectNow, 209, 219-221consejos de herramienta, 5contenido. Ver también documentos;

imágenesadministrar desde el panel Páginas,

128buscar marcas diacríticas en, 14cambiar, 128-131capturar imagen del documento,

157-159configuración predeterminada de

Presenter para, 165configurar preferencias para contenido

oculto, 84coordenadas X/Y para colocar, 133copiar desde el portapapeles a PDF,

59-60crear velocidades de cuadro para

Presenter, 170editar cartera, 73-74redactar, 160-162reemplazar texto en cuadro de

comentario, 191trabajar con 3D, 268-269validar formulario, 241-242vincular en el documento, 300-302

contraseñasconsejos para, 320crear normativas de seguridad para,

332documento, 318-320usos para 317

contraseñas de Apertura de documento, 318-320

Contraseñas de permisos, 318, 320control remoto, 221Controlador de impresora Adobe PDF, 22controlador DirectX, 260conversión de archivo desde, 31-32, 53conversiones de degradado, 45coordenadas X/Y, 133copiar. Ver también cortar, copiar y pegar

botones, 311contenido desde el portapapeles a

PDF, 59-60vínculo de Acrobat.com al

portapapeles, 217Corregir sesgo, 56correos electrónicos. Ver también adjuntos

archivar, 40-42distribuir formularios a través de,

249-250incorporar formularios adjuntos en

cartera, 256mezclar y adjuntar PDF a, 29-30revisiones de, 212-215

cortardeshacer con comando Revertir, 133páginas, 93, 132-133

cortar, copiar y pegarimágenes, 151-152marcadores, 304

343

Í N D I C E

cortes de línea, 149crear PDFs fuera de Acrobat, 21-42

archivar correos electrónicos como PDF, 40-42

convertir páginas Web a PDFs, 35-37generar PDFs en PowerPoint, 33-34opciones de conversión PDF de Excel,

Access y Project, 33-34PDFMaker para, 21usar PDFMaker en Word, 25-28

cuadrículas, 288

Ddarle una identidad a las carteras, 70-72desbloquear perfiles de comprobación

existentes, 106descargar páginas Web a PDF, 55desencadenadores, 309-313deshacer cortes, 133desplazamiento

automática, 114ver comentarios al desplazar, 189

desplazamiento automático, 114destinos

activar marcadores antes de ajustar, 303definidos, 302herencia de, 304nombrar, 307-308

detener la integración de comentarios, 20diálogo Administrador de diapositiva

(Presenter), 182diálogo Administrar identidades de

confianza, 322-323diálogo Administrar normativas de seguridad,

332

diálogo Agregar adjunto (Presenter), 173diálogo Ajustar página, 51diálogo Auditar espacio de uso 85diálogo Cambiar relación de escala, 290diálogo Certificar documento, 325diálogo Comentarios de Adobe Acrobat,

200-201diálogo Comprobación, 102diálogo Comprobación completa de

accesibilidad, 121-122diálogo Configuración de Adobe PDF, 45-46diálogo Configuración de conversión, 28diálogo Configuración de conversión de

página Web, 54diálogo Configuración de Exportar todas las

imágenes como TIFF, 92diálogo Configuración de identidad, 192-193diálogo Configuración de presentación

(Presenter), 164diálogo Configuración de seguridad, 320diálogo Configurar ajustes preestablecidos,

56diálogo Configurar aspecto de firma, 323diálogo Crear Ir a la vista de página, 301diálogo Crear PDF desde una página Web, 54

diálogo Crear vínculo, 300diálogo Definición de índice, 17diálogo Editar perfil (Comprobación), 106diálogo Editar secuencia, 143diálogo Editar video (Presenter), 171diálogo Estándares, 47

diálogo Estructura de elementos, 306diálogo Firmas, 109diálogo Flattener Preview, 94diálogo Importación correcta, 201, 203diálogo Importar comentarios desde Adobe

Acrobat, 202diálogo Imprimir, 94-95diálogo Insertar video, 261diálogo Más herramientas, 6diálogo Mezclar comentarios, 215diálogo Nuevo perfil de comprobación, 106diálogo Numeración de página y formato de

fecha, 137diálogo Opciones de aspecto, 137diálogo Opciones de Opciones de resumen,

204-205diálogo Opciones de optimización, 57diálogo Opciones de salida, 130, 135, 143diálogo Previsualización de salida, 93, 112diálogo Propiedades (Acrobat), 237-240diálogo Propiedades de archivo adjunto, 61diálogo Propiedades de documento de

Adobe PDF, 22-24diálogo Propiedades de página, 124diálogo Propiedades de retocar objeto, 122

diálogo Propiedades de vínculo, 308diálogo Propiedades del documento, 80, 97diálogo Propiedades multimedia, 265diálogo Publicar presentación (Presenter),

182, 183diálogo Seguridad de contraseñas:

configuración, 318-319diálogo Seleccionar una vista 3D, 278diapositivas

configurar pruebas usando PowerPoint, 78

descargar presentaciones, 164

incluir diapositivas de PowerPoint en PDF, 34

dibujosagregar marcadores a, 296-297botones, 309-310campos de formulario, 237-240

diseñoAdobe 3D Reviewer, 271colocar comentarios exportados en, 200configurar preferencias de comentario

para, 188-189diseños

elegir resumen de comentario, 205insertar páginas en, 131personalizar el panel Comparar, 227trabajar con capas de formulario, 247-

248dispositivos móviles

ejecutar Flash Lite en, 166ver presentaciones en, 165

Distilleracerca de, 43carpetas controladas a través, 48-49destilar archivos con, 44-47empezar un PDF desde una página en

blanco, 50-51ilustrado, 44

opciones de Configuración avanzada para, 45

distribución de formularioa través de Acrobat.com, 251-252administrar devoluciones de formulario,

255-256rastreo, 253-254recopilar respuestas de correo

electrónico desde, 249-250distribuir

campos de formulario, 244carteras, 77-78formularios, 249-254

dividir documentos, 129-130documentos

abrir y adjuntar un índice a, 82accesibilidad de, 114-116, 123agregar campos de firma a, 326-327aplicar acciones a, 315-316autoguardado, 8buscar, 12-16cambiar páginas en, 128-131capas de, 283-284certificar vs. firmar, 325comparar, 225-227, 331compartir desde MyFiles, 216contraseñas para, 318-320controlar la ruta de lectura a través de,

116conversión de grupo a formato PDF, 23convertir páginas Web a PDF, 38-39,

54-55crear informes en estado de

comprobación de, 109dividir, 129-130donde convertir, 53eliminar seguridad de, 319encabezados y pies de página en, 137-

138escanear en Acrobat, 56-58estados de programación para, 316etiquetar, 119-120

examinar, 83-84firmar, 325-327guardar versiones redactadas y

completas de, 161imprimir porciones de, 98índice para, 17-20informar y reparar, 121-122insertar páginas, 128, 130-131leer en voz alta, 114-115lista y propiedades de fuentes en, 82marcadores de, 296-297, 303-304, 306metadatos incrustados en, 27mezclar y adjuntar PDF de Word, 29-30modo PDF/A para, 8nombrar PDF mezclado, 29numerar páginas, 134-136número desplegado en menú Archivo, 7opciones de ampliación para, 81opciones de despliegue para, 81optimizar PDF, 85-87preparar para conversión a PDF, 24previsualizaciones de impresión para,

112-113previsualizaciones de seguridad para,

327propiedades de navegación para, 80

344

Í N D I C E

rastrear cambios a firmados, 328-333realizar dentro de un adjunto PDF, 41recortar y rotar páginas en, 132-133redactar contenido en, 160-162reemplazar páginas, 129-131reorganizar, 114-115usar Buzzword con, 222ver y modificar información sobre,

80-82duplicar. Ver copiar

Eedición de ida y vuelta, 155-156editar

acciones, 315-316archivos CAD 3D, 270-271archivos dentro de cartera, 75botones en lote, 312capas, 284contenidos de carteras, 73-74edición de ida y vuelta de imagen,

155-156encabezados y pies de página, 138incrustar modelo 3D, 269marcar color, 306marcar comentarios en texto, 190-191páginas y contenido, 128-131perfiles existentes de comprobación,

107pruebas, 179-180texto PDF, 146-147texto y atributos con herramienta

Retocar texto, 148-150Editor de documento nuevo, 50-51Editor de imágenes, 156Editor de objeto, 156Editor de temas (Presenter), 167-169Eliminación de sombreado de borde, 56eliminar la seguridad de documento, 319

encabezados, 137-138encabezados y pies de página

personalizados, 137archivos de Illustrator como PDF en

capas, 282documento completo y redactado, 161marcas de agua y fondos, 139normativa de seguridad como favorita,

332PDF como archivo de imagen, 91-92PDF en otros formatos, 88-90

errorescorregir comprobación de, 103desplegar impresión de, 98

escanearcomportamiento de texto digitalizado,

149documentos en Acrobat, 56-58no se puede agregar archivo

digitalizado en cartera, 75razones para convertir página con, 158

esconder. Ver mostrar/ocultarescribir pruebas, estados, documento

programable, 178-179,316 estados programables de documento, 316estándares

accesibilidad, 121-122

asegurar el cumplimiento PDF con, 104-105

seleccionar para perfil de comprobación, 104-105

estructura, etiquetas vs. documento, 119etiquetas

copiar tablas haciendo clic en, 147, 150elegir un Asistente de configuración

de accesibilidades, 116marcar documentos con etiquetas, 306revisar la preexistencia, 119usar, 101, 119-120

etiquetas, 235evitar el acceso al archivo, 319examinar documentos, 83-84Excel, 31-32exportar

ajustes de seguridad, 336-337archivo para aplicar comandos de

Comprobación, 108archivos de InDesign, 281capas de formulario, 247comentarios a Word, 200-203PDF en otros formatos, 88-90resultados de devolución de

formulario, 256-257exportar comentarios a Word, 200-203extensible Metadata Platform (XMP), 318extraer páginas, 128-129

Ffavoritos, 332fechas, 137ficha Resultados (diálogo

Comprobaciones), 103ficha Seguridad (en diálogo Acrobat

PDFMaker), 28filtrar

comentarios, 199devoluciones de formulario, 256

finalizar revisiones, 212, 229firmas digitales

agregar a formularios, 249codificación vs., 326crear, 321-324especificar predeterminada, 324firmas documentos con, 325-327no válidas, 329rastrear cambios del documento con

varias, 328-331usar, 101, 109usos para, 317ver documentos con, 328

Flash. Ver también películas FLV; archivos SWF

agregar archivo SWF a PDF, 263-264agregar películas a archivos PDF,

265-267características en Buzzword, 223insertar película FLV en PDF, 260-262

integración con Acrobat, 259reproductor instalado con Presenter,

165usar contenido multimedia en

presentaciones, 170-172usar varias películas en presentaciones,

164Flash Lite, 166flujo de trabajo. Ver también colaborar;

comentarioscolaboración, 207documentos con varias firmas, 328examinar contenido oculto en, 84firmar y certificar, 325marcadores, 305Presenter, 163tareas por lotes para ahorrar tiempos,

141-144fondos

agregar, 139-140configurar imagen de cartera, 68-69eliminar al digitalizar documentos, 56

eliminar de presentaciones de PowerPoint, 34

formatear comentarios, 186-187formato de archivo DOC, 88formato de archivo RTF, 88formato de archivo XPDFformato U3D, 270formularios, 231-257. Ver también campos;

distribución de formularioaccesibilidad de, 123, 238administrar devoluciones, 255-256cálculos y comportamientos de

campo, 241-243, 249creación, 232-233dibujar y personalizar campos para,

237-240distribución, 249-252formularios de Acrobat vs. LiveCycle

Designer, 233modo de Edición de formulario para,

232-256nombrar campos de formulario, 241opciones para configurar campos,

239-240orden de tabulación de, 123orden de tabulación para campos,

245-246organizar y ordenar, 244-246

permitir a los usuarios de Reader recibir, 251

preferencias para completar más fácil, 249-250

rastrear distribución de, 253-254simplificar visualmente complejos,

247-248trabajar con, 231usar con carteras, 77

Formularios de Acrobat, 233-234formularios LiveCycle Designer, 232-233,

248fuentes

bloquear, 96elegir, 96-97incrustar o sustituir, 47, 96-97opciones para subincluir, 96-97optimizar, 86solución a problemas de retoques

para, 150ver documentos, 82vertical y horizontal, 148

345

Í N D I C E

Funciones AEC (arquitectura/ingeniería/construcción), 279

Ggenerar PDF en PowerPoint, 33-34gotas

almacenar, 110modificar, 11

gotas de comprobación, 110-111grabar audio, 170guardar

archivos de Acrobat como Cartera PDF, 40

imágenes copiadas, 152guías, 288-289guionización de texto, 149

Hherramienta Adjuntar un archivo, 61herramienta Comentario 3D, 274-276herramienta Ediciones del texto, 190-191herramienta Instantánea, 60herramienta Medición 3D, 272, 273

editar archivos en adobe 3D Reviewer, 270, 271

herramienta Retocar objetoedición de imagen de ida y vuelta con,

155-156usar, 151-152

herramienta Retocar objeto, 148-150, 152herramienta Seleccionar, 146herramienta Seleccionar objeto, 146herramientas

acceder a comentario, 185colocar proporción de escala para

medición, 290Ediciones del texto, 190-191Medición, 279, 290-291, 294-295Mediciones 3D, 272-273personalizar redacción, 160Resaltar, 187seleccionar barra de herramientas, 5-6usadas con el modo Edición de

formulario, 236herramientas de Medición, 279, 290-291,

294-295herramientas desde las barras de

herramientas, 5-6herramientas Sellos, 192-194Historia, 10-11hojas de cálculo, 256-257

Iícono de Carpeta perdida, 49ícono Seleccionar imagen, 153ícono símbolo de bloquear, 96identidades de confianza, 322-323, 335ID digitales. Ver también firmas digitales

crear para normativas de codificación, 333

incluir con identidades de confianza, 335Illustrator, 282ilustradas, 3

bloquear, 5

encontrar desde Buscar, 12herramientas de Medición, 290-291regresar a configuración

predeterminada, 5seleccionar herramientas en, 5-6Seleccionar y Ampliar/reducir, 191

imágenesajustar la calidad de, 182edición de viaje redondo de, 155-156evitar parches blancos en, 94extraer el texto activo de, 157-159guardar PDF como, 91-92imprimir archivo como, 98-99marcar, 305optimizar, 86redactar, 160-162rendimiento cuando se mueven, 8reusar, 152-154seleccionar antes del texto, 152marcas de agua, 140

imágenes en capasacerca de, 281acoplar, 59, 282agregar, 285-286ampliar o esconder, 283

imágenes vinculadas de tamaño de miniatura, 91

importarpáginas de archivo de origen como

capas, 285-286revisión de comentarios, 214

impresiónconfigurar permisos para, 318opciones de Acrobat para, 94-95páginas no contiguas, 98

PDFs desde aplicaciones de Windows, 22-24

porciones de los documentos, 98solución de problemas, 98-99texto de fondo en el documento, 139

impresoras, 108imprimir gotas, 110-111imprimir PDF desde aplicaciones de

Windows, 22-24iniciar formularios con, 232

imprimir PDF desde Windows, 22-24incrustar

archivos de medios en PDF, 35-37, 260-262

archivos joboptions en PDF, 45fuentes o sustituir, 47, 96-97metadatos en documentos, 287pistas de auditoría en perfiles de

comprobación, 109incrustar medios especiales en PDF, 35-37

InDesign, 281Índiceíndices

abrir y adjuntar a un documento, 82archivos y carpetas requeridas para, 18consejos para, 19construir y aplicar, 17-20

influencia de Vista en Acrobat, 234informes

Accesibilidad, 122

Administrador de prueba, 177

crear comprobación, 109generar pistas de reparación, 121-122resultados de prueba, 179

inicio de sesión para autor, 193Inspector de objeto, 113interfaz de usuario

Acrobat, 2-3tipos de interacciones de prueba, 181vistas en Cartera, 66

Internet Explorerdificultades usando adjuntos de

presentación, 175PDFMaker para, 38

Internet rico, 259invitados para ConnectNow, 219

JJavaScript, 316

Kknockouts, 113

Llearning management systems (LMS), 176Lista de comentarios, 199Lista de comentarios, barra de herramientas,

199llamadas, 196LMSs (learning management systems), 176Lotus Notes, 40

MMapa PDF, 293-294mapas georreferenciados, 293-295Mapas PDF

marcar, 296-297medir y agregar comentarios a, 293-295

mapas PDF, 293-297marcadores

acciones y, 299agregar, 305-306anidar marcadores, 308archivos de acceso, 32archivos de origen de Office, 303-304capas, 283, 296-297dibujos, 296-297documentos de Word, 27-28documentos etiquetados, 306imágenes, 153mapas, 296-297nombrar destino para, 307-308organizar marcadores, 307páginas de Ayuda, 4ventajas de, 296

marcadores anidados, 308marcas de agua, 139-140marcas de dibujo

colocación de exportadas, 200usar, 195-196

marcas de medición, 272-273marcas diacríticas, 14márgenes

especificar, 133revisar página, 132

346

Í N D I C E

márgenes de página, 132máscaras, 241medir

elementos en mapas PDF, 293-294medidas en comentarios, 292-294objetos, 290-292objetos 3D, 272-273

menú desplegable Seleccionar acción, 297menús

abrir Buzzword, 224acciones ejecutando comandos en,

315-316acerca de, 2ilustrados, 3

metadatosexaminar documentos para, 83-84usar, 318visualizar, 287

mezclarvarios a archivos PDF, 52-53y adjuntar PDFs de Word, 29-30

mezclar y adjuntar PDFs de Word a correos electrónicos, 29-30

micrófono, 220Microsoft Access, 31-32

Microsoft Excel, 31-32Microsoft Office, 303-304Microsoft Outlook, 338Microsoft PowerPoint. Ver PowerPointMicrosoft Project, 31-32Microsoft Visio, 280-282Microsoft Word. Ver Wordmigrar comentarios a documentos

revisados, 203modelos 3D

agregar comentarios multimedia en, 274-276

crear contenedor de plantilla PDF para, 269

insertar en PDFs, 37medir objetos en, 272-273

modificarcontrolador de impresora Adobe

PDF, 22gotas, 111información de documento, 80-82objetos con herramienta Retocar

objeto, 151-152texto con herramienta Retocar texto,

148-150texto en PDF, 146-147

modo de vista PDF/A, 8-9modo Detalles (Cartera), 74-75modo Edición de formulario, 232-236modos de color, 155mostrar/ocultar

archivos adjuntos, 63herramientas en la barra de

herramientas, 5-6panel Navegación en varios

documentos, 3rótulos de botón, 5

moverimágenes, 8líneas de guía, 288

multimedia, 274-276

Nnavegación de documento en capas, 80navegadores

problemas usando con archivos PDF, 39

usar Acrobat.com desde, 109-110navegar

desde una imagen marcada, 153documentos con opciones de

accesibilidad, 114-116hacia el diálogo Configuración de

conversión de página Web, 54la interfaz de Acrobat, 2-3menú rastro de migas en cartera, 73propiedades de configuración para,

80niveles de seguridad, 249, 318nombrar

archivos PDF archivados, 42archivos PDF convertidos, 24campos de formulario, 241destinos, 307-308documentos PDF combinados de

Word, 29normativas de certificado, 332

normativas de seguridad, 332-333normativas de servidores, 324, 338notas adhesivas, 186numeración Bates, 135-136numeración de página

agregar a encabezado o pie de página, 137

usar, 134-135

Oobjetos

medir 2D, 290-292medir 3D, 272-273retocar, 151-152ubicar con guías y cuadrículas, 288-

289ver metadatos para, 287

OCR (optical character recognition), 157-159

Opción estándar de Adobe PDF (diálogo Comprobación completa de accesibilidad), 121

opción Mayúsculas/minúsculas (barra de herramientas Buscar), 12

Opciones avanzadas de búsqueda, 14-16opciones de idioma para Presenter, 167opciones desplegables de comportamiento

de apertura en el diálogo Comentarios en las Preferencias, 188, 189

opciones Quitar manchas, 56opciones Retramar, 56optical character recognition (OCR), 157-

159optimización de varios archivos, 86Optimizador de PDF, 85-87optimizar

documentos PDF, 85-87visualización de PDF en Web, 46

orden de lecturaaccesibilidad y, 123

acerca de, 124orden de tabulación, 245-246Organizador, 10-11organizar

campos de formulario, 245carteras, 73-74comentarios en documentos, 199marcadores, 307revisiones en Rastreador, 228secuencias por lotes, 142-144sellos, 194

orientación de páginas, 132

Ppáginas. Ver también páginas Web

aplicar encabezados y pies de página a, 137-138

borrar, 128, 130-131cambiar, 128-131imprimir discontinuas, 98insertar, 128, 130-131numerar, 134-136personalizar ajustes para, 51recortar y rotar, 132-133reemplazar, 129-131ver comentarios al desplazar, 189

páginas Webagregar a PDF, 55convertir a documentos PDF en

Internet Explorer, 38-39crear PDFs en Acrobat desde, 54-55especificar niveles del sitio para

descargar, 55realizar conversiones de varias

páginas, 38usar archivos Acrobat.com con, 217

palabras vacías para índice, 18-19panel Archivos (Organizador), 10panel Capas, 283-284panel Categorías (Organizador), 10panel Documento, 2-3panel Estándares, 104-105panel Firmas, 330panel Marcadores, 303-304, 308panel Navegación, 2-3panel Páginas, 10, 128PDFMaker. Ver también Acrobat PDFMaker

AutoCAD, 280-281Internet Explorer, 38Lotus y Outlook, 40Visio, 280-281Windows, 303-304

películasaccesibilidad y, 266agregar archivo de sonido de, 264agregar varias interpretaciones de, 265alterar las representaciones de, 267distribuir incrustadas, 36incluir varias presentaciones, 164incrustadas vs. vinculadas, 260insertar en archivo PDF, 260-262, 265tipos de acciones multimedia para, 277tipos de archivo usados en versiones

de Acrobat, 265usar versiones heredadas de, 26, 266

películas FLV

347

Í N D I C E

distribuir incrustadas, 36incrustadas en PDF, 35-37, 260-262, 265incrustadas vs. vinculadas, 260

Perfil de compatibilidad PDF/A, 102-105Perfil de compatibilidad PDF/E, 102, 105Perfil de compatibilidad PDF/X, 102,105perfiles de comprobación

categorías de, 102desbloquear existentes, 106editar, 106editar, duplicar o crear nuevos, 107probar la compatibilidad con, 102-103seleccionar estándares para, 104

personalizar

ajustes preestablecidos de escaneo, 58aspecto de cartera, 68-69campos de formulario, 237-240el despliegue de Acrobat, 5-6firmas digitales, 322-323

herramientas de redacción, 160ícono adjunto, 61numeración Bates, 136preferencias de Leer en voz alta, 114-115texto de precarga de Presenter, 168-169

Photoshopacoplar capas copiadas al portapapeles, 59corregir la proporción de píxel en

Photoshop, 155corregir proporciones de píxel, 155mantener conexiones a la imagen con,

156pies de página, 137-138

planificar de antemanofondo o marca de agua para proyecto,

140secuencias por lotes, 142, 144

plantillascrear con contenedor para modelos

3D, 269Sobre de seguridad, 338-339

pods, 220portapapelesPowerPoint

configurar vínculos de presentación, 174construir publicación de Presenter desde,

164-166convertir presentaciones a PDF, 33-34especificar tema desde Presenter, 167-

168predeterminados

contenido de Presenter, 165especificar firma digital, 324restaurar barras de herramientas a, 5restaurar PDFMaker, 27

preferencias de interpretación, 8-9preguntas en pruebas, 177-178presentación de diapositivas

navegar en, 80previsualizar, 183

Presenter, 163-184acerca de, 33, 163, 259adjuntos para las presentaciones, 166,

173-175agregar pruebas a la presentación,

176-181capturar video, 170-172

construir publicación desde PowerPoint, 164-166

crear velocidades de fotograma para, 170grabar audio para, 170límites de la prueba, 176, 177personalizar la pantalla de carga para,

168-169previsualizar y publicar presentaciones,

182-184probar vínculos de la presentación, 173selecciones de tema en, 167-169

Previsualizararchivos en cartera, 67archivos sin fuentes locales, 96-97presentaciones, 182-183salida del documento, 112-113seguridad del documento, 327

Previsualizar y diálogo Seleccionar intervalo de página, 53

probarcontrolador DirectX, 260documentos combinados de Word, 29documentos con comprobación, 102-103estados del botón, 314vínculos de presentación, 173

procesamiento por lotescambiar varios campos con, 237construir botones con, 311-312

proyectosconstruir secuencias por lotes para, 143incluir versiones heredadas de medios

con, 264, 266procesar todos los archivos

uniformemente, 111producir con la característica Resumir

comentarios, 94pruebas

suaves, 93, 112pruebas suaves, 93, 112publicar presentaciones, 183-184puntos de capítulo, 262

RRastreador, 253-254rastrear

cambios en documentos firmados, 328-331

distribución de formularios, 253-254revisiones, 228-229

ratónaccesibilidad y, 266desencadenando acciones de botón con,

309, 313Reader

actualizar cartera en, 77características de seguimiento en,

228-229distribuir formularios a los usuarios

de, 251reproductor de Flash incrustado en, 259

recorte de varias páginas, 133redactar contenido, 160-162reducir el tamaño del archivo, 85, 87reemplazar

nombres de archivo con numeración Bates, 135

páginas, 129-131texto en cuadro de comentario, 191

referencias cruzadas en PDF convertidos, 26remoción de halorepresentaciones de películas, 265, 267reordenar texto, 149reorganizar, 114-115reparaciones para comprobaciones, 106-107reparar documentos, 121-122reproducir presentaciones, 164-165requerimientos de sistemas para Acrobat.

com, 218resaltar

campos de formulario, 245-246texto, 187

resolución de PDF de Distiller, 46respuestas

archivar desde devoluciones de formulario, 255-256

manejar devoluciones de formulario, 255-257

recopilar desde distribución de formulario, 249-250

reutilizar imágenes, 152-154revisiones

agregar comentarios de documento desde Buzzword, 222

comparar vs., 226enviar invitaciones para, 212-213finalizar, 212, 229iniciar compartidas, 211-213rastrear, 228-229revisar comentarios compartidos, 211usar en línea, 213ver detalles de, 228

revisiones compartidas. Ver revisionesRIAs (Rich internet applications), 259rotar páginas, 132-133ruta de lectura, 116

SSCORM (Sharable Content Objet Reference

Model), 176Sección 508: información y aplicaciones

basadas en Web de Intranet e Internet (1194.22) del diálogo Comprobación completa de accesibilidad, 121

secuencias por lotes, 141-144construir para un proyecto, 143detener programación de, 141organizar, 142, 144planificar para, 142, 144preparar para, 142

seguridad, 317-340administrar seguridad y confianzas,

334-337configuración aplicada a carpeta vs.

Distiller, 49crear y administrar normativas para,

332-333eliminar documento, 319exportar configuración para, 336-337firmar documentos, 325-327

niveles de seguridad de documento y contraseñas, 318-320

perfiles ID digitales, 321-324

348

Í N D I C E

previsualizar documento, 327rastrear cambios a documentos

firmados, 328-331restringir el acceso a la cartera, 77Sobres de seguridad, 317, 338-340tipos de Acrobat, 317

seleccionaraplicación para edición de objeto, 156color para discapacitados visuales, 118comentarios para exportar, 202estándar para perfil de comprobación,

104imágenes antes que el texto, 152porciones del documento para

imprimir, 98texto, 147-148, 150

seleccionar párrafos con, 148sellos

organizar en paleta Sellos, 194personalizadosubicación de exportados, 200usar en comentarios, 192

sellos personalizados, 192-194separación de color, 99Servidor de marca de hora, 324Servidor de normativas de Adobe, 324, 338Sharable Content Object Reference Model

(SCORM), 176signo (–) de menos

abrir Ayuda anidada con, 4cambiar ampliación con, 11

signo de más (+)abrir elementos anidados de la Ayuda

con, 4cambiar ampliación con, 11comentarios indicados con, 197

Símbolos+ (más), signo

abrir Ayuda anidada con, 4cambiar la ampliación con, 11comentarios indicados con, 197

– (menos), signoabrir Ayuda anidada con, 3cambiar la ampliación con, 11

simularcolor de papel y tinta, 93, 112sobreimpresión, 113

sistemas operativos. Ver sistemas operativos Mac; sistemas operativos Windows

Sistemas operativos Macconvertir archivos PDF en, 21iniciar formularios con, 232solución alternativa para LiveCycle

Designer para, 248Sistemas operativos Windows

agregar gota a menú Inicio, 110convertir archivos PDF en, 21

sitios Weboptimizar vistas PDF en, 46vincular página PDF a, 300

sobreimpresión, 113Sobres de seguridad, 317, 338-340solución a problemas de impresión, 98-99sonido. Ver audiosustituir fuentes, 47, 96-97

Ttabla de contenidos, 27tabular

accesibilidad de formularios, 123probar formularios, 124

temasajustar, 82seleccionar en Presenter, 167-169

temas para comentarios, 186texto

comportamiento digitalizado, 149copiar texto en un círculo a

comentario de dibujo, 195dividir, organizar y guionizar PDF, 149editar en PDF, 146-147extraer desde imagen, 157-159imágenes, 151-154marcar la edición de comentarios en,

190-191perfiles existentes de comprobación,

107personalizar la pantalla de carga de

Presenter, 168, 169redactar, 160-162reemplazar en cuadro de comentario,

191resaltar, 187seleccionar imágenes antes del, 152técnicas para seleccionar, 147-148, 150texto encerrado en un círculo a

comentario de dibujo, 195tablas, 147, 150

Tipos de ajuste para la herramienta Medición, 290

trim crop, 132

Uusar con modelos 3D, 272usar PDFMaker en Word, 25-28

VValidar

contenido de formulario, 241-242firmas, 327

ventana Buscar, 13ventanas

bloquear la ubicación de Buscar y Acrobat, 13

configurar opciones de despliegue para PDF, 81

ventanas flotantes de medios, 262VeriSign Internet Directory server, 324versiones

confianza multimedia, 334-335medios heredados, 264, 266Navegador, 72

versiones heredadasconfianzas multimedia, 334-335de medios, 264, 266

video. Ver también películas FLVagregar comentarios a, 274capturar para presentaciones, 170-172incrustar en PDF, 35-37

vínculos

acciones y, 299agregar a archivos de cartera, 76configurar presentación, 174especificar a capa, 297probar presentación, 173usar imágenes de tamaño de

miniatura como, 91vincular contenido en documento,

300-302Visio, 280-282visualizar

comentarios, 188, 197-198detalles de revisión, 228documentos en modo PDF/A, 8documentos firmados, 328Historia, 10-11

VMware Fusion, 248

Wwidget Información de mediciones, 291-

292Word

combinar y adjuntar PDF a correos electrónicos, 29-30

consejos para exportar PDF a un nuevo formato en, 90

exportar comentarios a Windows, 200-203

incrustar modelos 3D en, 268-269usar PDFMaker en, 25-28XMP (Extensible Metadata Platform),

318

ZZoom ampliar capas con, 283 reorganizar y ampliar con, 114-115

349

Í N D I C E

Adobe Acrobat Técnicas Esenciales

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