Administrativna Pravila i Procedure

7/26/2019 Administrativna Pravila i Procedure

1/24

Fond za socijalne inovacije

2002-2004

Administrativna pravila i procedure

Subotica

BakaT o p o la

Senta

Novi

Kne#evac

Kikinda

BeejNovi

B e e j

Nova

Crnja

Mal iIo %'

Kula

VrbasOd#aci

Apatin

Baki

Petrovac

Ba

Novi Sad

(ab al j

Titel

Zrenjanin

Sremska

MitrovicaRuma

In*ija

Pe+inci

StaraPazova

,abac

Loznica

2

Valjevo

Ub

Obrenovac

Zemun

Grocka

Vr%ac

BelaCr kva

Alibunar

Kovin

Pan evo

VelikoGradi%te

GolubacPo#arevac

Smederevo

Ku evo

Petrovac

Svilajnjac

JagodinaKragujevac

Topola

Kraljevo

Gornji Milanovac

Novi Pazar

Tutin

Vladimirci

KrupanjMali

ZvornikOsecina

U#ice

Arilje

IvanjicaNovaVaro%

Prijepolje

Sjenica

Priboj

Cajetina

Bajina Ba%ta

Mladenovac

Barajevo

Sopot

Aranj*elovac

Ljig

S.Palanka

Malo

Crnice

Plandi%te

Kru%evac

L u an i

Po#ega

Ljubovija

(iti%te

.oka

Kanji#a

Temerin

,id

Bogati0

Opovo

Palilula

Koceljevo

Lajkovac

Lazarevac

Mionica

Kosjeri +

Kni+

Bato in a

Ra2a

V.Plana

(abari

5uprija

Ra %kaBrus

Bosilegrad

Irig

AleksinacAleksandrovac

Mero%ina

Svrljig

Pirot

Vlasotince

Leskovac

Lebane

Bojnik

Kur%umlija

Vranje

Pre%evo

Trgovi%te

Blace

Ra#anj

Beo in

Ko vaica

12

2

4

3

2

2

2

3

4

2

3

3

2

2

2

3


2/24

Fond za socijalne inovacije - Administrativni prirunik

2

Prepiska


3/24


3

1. Elektronska po%ta (e-mail)

Poslovna elektronska pota Fonda je javna. Li#na pota osoblja Fonda klasifikuje se u folderPrivate u li#nom mailbox-u i mo%e se zatiti lozinkom. Pretra%ivanje tu'eg Private foldera je

zabranjeno i podlo%no je disciplinskom postupku.

1.1. Karakteristike e-mail poruka

Sve e-mail poruke koje se alju iz Fonda i koje se primaju treba da imaju ujedna#ene

karakteristike.

1.1.1. Identifikacija

Osoblje Fonda je du%no da vodi ra#una o tome da na dnu svake poruke koja se alje postojipotpis koji sadr%i:

a) Ime i prezimeb) Funkcijuc) Ime institucijed) Adresu (ulica, broj, broj stana, potanski broj, grad, zemlja)e) Telefon u kancelarij i i internet adresu

Osoblje Fonda treba da zahteva od partnera da na isti na#in potpisuju poruke, kako biklasifikacija bila laka. Ukoliko partneri ne umeju to softverski da ree, osoblje Fonda treba da ihzamoli da svaki poruku li#no potpiu na opisani na#in.

1.1.2. Predmet poruke - subject

Svaka e-mail poruka mora nositi jasno nazna#en predmet (subject). Ako je poruka slo%ena i

sastoji se iz vie pitanja ili predmeta, poruku treba rastaviti na vie poruka i svakoj datiodgovaraju(i predmet.

Osoblje Fonda treba i od partera da zahteva da poruke alju sa jasnim i jednostavnimpredmetom, da komplikovane poruke razla%u na vie jednostavnih, od kojih se svaka bavi jednimpitanjem, kako bi evidentiranje i #uvanje poruka bilo to efikasnije.

1.1.3. Tekst poruke

Tekst poruke treba da bude jasan, pisan jednostavnim ali formalnim jezikom, zato to jeelektronska pota valjan poslovni dokument i trag, isto kao i pisana prepiska i fax poruke, te stoga

ne zaslu%uje primenu manje stro%ih pravila poslovne komunikacije. Me'utim, i najneformalnija e-mail poruka je validan poslovni dokument.

Osoblje Fonda treba restriktivno da koristi mehanizam po kome se u tekst poruke (reply) uklju#ujetekst ranije poruke (include text). Ovaj mehanizam je koristan kada se koristi radi preciziranjaodre'enih pitanja i vo'enja detaljne evidencije o poslovnoj komunikaciji, ali mo%e nepoterbnopreoptereti poiljaoca i primaoca poruke, kada to zaista nije neophodno.


4/24


4

Standardan font u svim oblicima komunikacije, uklju#uju(i i elektronsku potu je Aria l, a veli#ina

fonta 10.

1.1.4. Adresiranje

Voditi ra#una da je adresa pravilno ukucana. Ukoliko ima potrebe, ukucati i imena drugihprimaoca poruke (Cc:). Ako neko od njih nema e-mail, odtampati poruku sa prilo%enimdokumentima (ukoliko ih ima) i poslati fax-om ili obi#nom potom.

1.1.5. Potvrda o prijemu

U svakoj poslatoj poruci kliknuti opciju kojom se tra%i potvrda prijema poruke, a poruku kojom sepotvr'uje prijem poruke poslate iz Fonda #uvati na isti na#in kao i sve druge poruke.

1.2. Prijem elektronske po%te

Ukoliko osoblje prima poruke koje sadr%e informacije ili dokumente koje su od zna#aja i za druge#lanove tima Fonda, postupak je slede(i:

a) Po prijemu i #itanju pote, odtamapati poruku i prilo%ena dokumenta

b) Ukoliko postoji lista za cirkulaciju dokumenta ili ukoliko je jasno da se dokumenti ti#u idrugih #lanova Fonda, poruka i prilo%eni dokumenti se snimaju u odgovaraju(i folder izavode u registar u pisanoj formi

1.3. Pravila o uvanju e-mail poruka

Kod dokumenata koji se primaju elektronskom potom mora se praviti razlika izme'u:

Li#nih dokumenata koje koristi samo pojedinac

Dokumenata koje koristi tim ili jedinica

Dokumenata koje korist i cela organizacija

Da bi se efikasno razvrstavala pota, kreirane su mailing liste. Primer: strateski dokumenti,finansije, projektna dokumentacija, komunikacija sa partnerima, itd.

Sva elektronska pota se:

a) *tampa i #uva u pismenoj formi u odgovaraju(im registrima po hronolokom redu, tako

da najsve%iji dokument bude na vrhu registra. Administrativni saradnik:

tampa potu,

obele%ava je numeri#ki brojem pote ili poruke i godinom, tako to prvom pismu iz2003 godine daje oznaku 1/2003 i tako redom

b) Snima u posebnim folderima (pored toga to se #uva u organizovanim mailbox-ovima).Folderi u kojima se #uva pota (e-mail) organizovani su po istom principu kao i ostalifolderi, tako da je mogu(e pratiti prepisku po programskim aktivnostima. Pored toga,mo%e se pratiti pojedina#na prepiska preko individualnih mailbox-ova osoblja Fonda.

Odgovornost svakog zaposlenog je da tampa i zavodi elektronsku potu, kao i da snima porukeu jedinstven folder, na na#in na koji je to predvi'eno pravilima i procedurama Fonda.


5/24


5

Elektronska pota, kao dokument, ne postoji nezavisno od dodataka (attachments) koji uz nju idu.

Kada se elektronska pota #uva u elektronskom obliku, snima se zajedno sa dodatkom. Ako tonije mogu(e, kreira se poseban fajl, koji ima isto ime kao i poruka, s dodatkom UPUTSTVO, i kojisadr%i ime i lokaciju dodatka.

Kada se elektronska pota #uva u pismenom obliku, tampa se i #uva sa pripadaju(imdodatakom.

1.4. .uvanje po%te u registrima

Registri za #uvanje elektronske pote u pisanoj formi dele se po odeljcima pomo(u razdelnicia (u

boji, po mogu(stvu). Odeljci se definiu prema predmetu ili pr imacu/poi l jaocu. Unutar svakogodeljka pota se #uva po hronolokom redu, tako da najsve%ija pota bude na vrhu.


6/24


6

Primer dobro organizovanog registra:

MOSA

UNDPD CBF

Norveka vlada


7/24


7

2. Po%ta

2.1. Poslata po%ta

Pota se adresira tako to se redom navode:

a) Ime primaocab) Ulica i brojc) Ime lokacije, gde je to potrebno (na primer: zgrada Elektrodistribucije)d) Potanski broj i pota (grad, mesto)e) Dr%ava

Voditi ra#una da se na vrhu ostavi dovoljno mesta za potansku marku.

Napisati, ako je potebno, dodatka upustva, kao to je Li#no, Na ruke, Poverljivo, i sli#no.

Sva poslata pota se kopira, zajedno s kovertom, zavodi u evidenciju i smeta u odgovaraju(i

registar.

Redosled koraka je slede(i:

a) Proveriti da li je pismo u redu, potpisano i da li sadr%i dodatke

b) Proverit i adresuc) Fotokopirat i pismo i zavesti ga u evidencijud) Staviti original pisma u kovertu, proveriti da li je koverta zalepljena i da li je markica

zalepljena na kovertue) Poslati pismo

2.2. Primljena po%ta

Primljenu potu preuzima Administrativni saradnik.

Prvi korak po prijemu pote je sortiranje:

a) Proveriti da li je pota posebno ozna#ena (li#no, na ruke, poverljivo) i ako jeste

predati je onome kome je adresirana,b) Proveriti da li pota ozna#ena sa hitno i ako jeste, odmah je predati primaocuc) Ostalu potu adresiranu na kancelariju otvoriti i:

a. Obele%iti datumom prijema

b. Proverit i da li sadr%i dokumentec. Ako sadr%i dokumente i ako sadr%i listu osoba kojima treba predati dokumenta,

onda iskopirati dokumente u dovoljan broj primeraka i raspodeliti ih zajedno skopijom pisma (ako je to potrebno)

d. Zavesti pismo u evidenciju i zajedno s originalom ili kopijom dokumenta zavesti uregistar primljene pote.


8/24


8

2.3. Evidentiranje po%te

Sva poslata i primljena pota se evidentira u posebnoj svesci. Evidencija izgleda ovako:

Ref.No.

From/ OdSubject/Predmet

Date/Datum

Ref.No.

To/ KomeSubject/Predmet

Date/ Datum

1/2002

SO Zemun,PetarPetrovi(

Poziv nasastanak

28/09/2002

1/2002

HotelMajestic

Rezervacijasoba za ...

30/09/2002

2/2002

NVO Decasveta,Marko

Jankovi(

Poziv naseminar

30/09/2002

2/2002

NVODecasveta

Potvrdau#e(a naseminaru

02/10/2002

3/2002

HotelMajestic

Potvrdarezervacije

01/10/2002

Administrativni saradnik obele%ava je numeri#ki brojem pote ili poruke i godinom, tako to prvom

pismu iz 2003 godine daje oznaku 1/2003 i tako redom

Kopije poslati pisama, kao i primljena pisma, nemeri#ki se obele%avaju i #uvaju u registru po

hronolokom redu, tako da najsve%ija pota bude na vrhu registra.

2.4. .uvanje po%te u registrima

Registri za #uvanje pote dele se po odeljcima pomo(u razdelnicia (u boji, po mogu(stvu). Odeljcise definiu prema predmetu ili pr imacu/poi l jaocu. Unutar svakog odeljka pota se #uva pohronolokom redu, tako da najsve%ija pota bude na vrhu.

Primer dobro organizovanog registra:

Finansije

Hraniteljstvo

Konsultanti


9/24


9

3. Internet prezentacija

3.1. Op%te napomene

Odr%avanje i redovno a%uriranje internet prezentacije Fonda je obaveza Saradnika zainformacione sisteme.,uvanje i zavo'enje svih podataka sa prezentacije je opta obaveza Saradnika za informacionesisteme i svih zaposlenih u Fondu koji pripremaju materijal za prezentaciju.

3.2. .uvanje podataka sa internet prezentacije

Saradnik za informacione sisteme i Administrativni saradnik imaju obavezu da imenuju i #uvajutekstove i podatke koji se objavljuju na prezentaciji prEma kategorijama (novosti, tenderi, primeriizvrsnosti, statisti#ki podaci, itd.). Pored toga, svaki dokument mora sadr%ati jasno nazna#endatum postavljanjai i skidanja sa prezentacije.

Dok se dokument nalazi na internet prezentaciji, u folderu Internet prezentacija na serveru,#uvaju se kopije dokumenata.

Comment: KASNIJE .EMOVIDETI DA LI SE TO STAVLJAU NASLOV (AKO JE .HTML

DOKUMENT) ILI U SAMDOKUMENT (AKO SE ,UVA U.DOC FORMATU).


10/24


10

Dokumentacija


11/24


11

4. Evidentiranje i uvanje dokumenata u elektronskoj formi

Pravila o fajliranju i #uvanju dokumentacije Fonda za socijalne inovacije moraju biti fleksibilna dabi mogla biti prilago'avana novim potrebama.

Sva dokumenta se #uvaju u eketronskoj i pismenoj formi (osim kada to nije mogu(e). Ista pravilaindeksacije i obele%avanja primenjuju na elektronske i pismene dokumente, kako bi u svakomtrenutku bilo mogu(e paralelno pretra%ivanje dokumentacije.

,uvanje dokumenata u elektronskom formatu treba da osigura:

a) Da dokument postoji, to jest, da Fond ima informacije koje su potrebne da birekonsturisala aktivnost

b) Da se dokumentu mo%e pristupiti, to jest, da se mo%e locirati dokument i da mu se mo%epristupiti

c) Da se dokument mo%e interpretirati, to jest, da se mo%e ustanoviti kontekst dokumentad) Da se dokumentu mo%e verovati, to jest, da se dokument u svim poslovnim aktivnostima

mo%e prihvatiti kao validan dokaz o prolim aktivnostimae) Da se dokument mo%e uvati, to jest, da se uprkos svim promenama (kancelarija,

osoblja, opreme, itd.) mo%e i dalje koristiti

Fond za socijalne inovacije koristi jedinstven sistem imenovanja i #uvanja elektronskih i pisanihdokumenata.

Standardan font u svim dokumentima je Aria l, a veli#ina fonta 10.

4.1. Imenovanje foldera (direktorijuma) i dokumenata

4.1.1. Imenovanje foldera (direktorijuma)

Pri imenovanju foldera (direktorijuma) treba voditi ra#una o slde(im principima:

a) Folder treba da ima ime, a ne brojb) Ime foldera treba da jasno odra%ava njegovu sadr%inuc) Folderi treba da grupiu dokumente po sadr%aju (teme, aktivnostima, institucije, i sl.)

d) Folder mo%e da ima pod-foldere, koji grupiu dokumente po specifi#nom sadr%aju. Pod-folderi dele glavni foldere na pod-teme.

Tematske oblasti na osnovu kojih su direktorijumi imenovani i struktuirani treba da odra%avaju

tematske oblasti po kojima se organizuje pisana dokumentacija.

4.1.2. Imenovanje dokumenata

Pri imenovanju dokumenata treba izbegavati ekstenzivna opsina imena dokumenata, kao to je,na primer: Zapisnik drugog sastanka komisije za procene. Umesto toga, treba koristitipredmetnu logiku pri kreiranju imena. Na primer: Komisija za procene-drugi sastanak-zapisnik. Uporedo sa ovakvim fajlom, mogu se na(i i slede(i: Komisija za procene- esti


12/24


12

sastanak-zapisnik ili Komisija za procene-drugi sastanak-odluke

Treba voditi ra#una o verzijama dokumenta i pravilno ih nazna#iti i/ili numerisati. Na primer:

Priru#nik za hranitelje - nacrt 1.

4.1.3. Broj dokumenta

Za sve tipove dokumenata moraju postojati usaglaene skra(enice:

- zapisnik- ugovor- upit

- odgovor- odluka- predlog, itd.

Svaki dokument ima naziv i broj, na primer: Izvetaj Komisije II 13/2003, to zna#i da je to

izvetaj drugog kruga zasedanja komisije, broj 13 iz 2003.

Naziv dokumenta je na onom jeziku na kome je dokument napisan. Dakle, ako je dokument nasrpskom, i naziv treba da bude na srpskom, a ako je dokument na engleskom, i naziv treba da

bude na engleskom jeziku.

4.2. Organizacija foldera

Organizacija foldera odra%ava programsku strukturu, odnosno, strukturu aktivnosti

(program/activity structure). Ovakav sistem je dobar zato to odra%ava programske aktivnosti

Fonda, pod-aktivnosti i pojedina#ne zadatke i obaveze slu%benika Fonda. Jojedan razlog vieza ovakvu organizaciju le%i u #injenici da je ve(ina registara p isane dokumentacije organizovanapo ovom modelu, to omogu(ava komplementarnost registara. U oba slu#aja, dokumente je

jednostavno locirati, bez obzira u kom obliku ili na kom medijumu se #uvaju.


13/24


13

Primer:

Folder u koje se #uvaju predlozi projekata koji se podnose Fondu (root direktorijum) mo%e segranati po slede(oj shemi:

Struktura direktorijuma

Projekti koji ne ispunjavaju formalne kriterijume

Projekt 2 Projekt 2 Projekt 3

Prihvaceni projekti Odbijeni projekti

Projekti prihvaceni za razmatranje

Primljeni projekti


14/24


14

Struktura direktorijuma u kome se evidentiraju teku(e aktivnosti na projektima mo%e biti

organizovana po tematskim oblastima:

Struktura direktorijuma

Plan

Aktivnosti

Monitoring i evalucija

Izvestaji

Prepiska

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Aktivnost: obuka za trazenje posla

Projekt 1

Projekt 2

Aktivnost: income generation

Oblast: pomoc MOP

Projekt 1

Projekt 2

Ciljna grupa: izbeglice i raseljena lica

Projekt 1

Ciljna grupa: samohrane majke

Oblast: psihosocijalna pomo'

Tekuci projekti


15/24


15

Problemi nastaju kada korisnici razmenjuju podatke na disketama ili CD-ROM-u. da bi se izbegle

nepotrebne komplikacije, svaki slu%benik Fonda ima direktorijum (folder) s imenom Primljeno ukojem (e privrmeno smetati primljene fajlove, dok ih ne uvrsti u klasifikaciju.

Osoblje Fonda mora sprovesti tekst na kompjuterske viruse u anti-virus programu i proveriti savsadr%aj diskete ili CD-ROM-a pre nego to se podaci presnime na jedan od ra#unara Fonda.

Na svim ra#unarima se mora raditi redovan back-up. To je obaveze Saradnika za informacionesisteme.

4.3. .uvanje dokumenata na CD ROM

Svi dokumenti narezuju se na poseban CD ROM.

Dokumenti koje proizvodi Fond, na primer, izvetaji, trening materijali, odluke i sli#no, #uvaju sena posebnom CD ROM-u. Na po#etku svakog takvog CD ROM sa podacima sa kompjutera,potrebno je napraviti Excel tabelu koja sadr%i slede(e inormacije

Ime(izvetaja,odluje i sl.)

Datum(kada jedokumentnapisan)

Nacrt/finalnaverzija

(ako je nacrt,navesti brojnacrta)

Jezik(na kome jedokumentnapisan)

Lokacija(na harddisku)


16/24


16

5. .uvanje dokumenata u pisanoj formi

Fond za socijalne inovacije koristi jedinstven sistem imenovanja i #uvanja elektronskih i pisanih

dokumenata.

Standardan font u svim dokumentima je Aria l, a veli#ina fonta 10.

5.1. Imenovanje registara i dokumenata

5.1.1. Imenovanje registara

Pri imenovanju registra treba voditi ra#una o slde(im principima:

e) Registar treba da ima ime, a ne brojf) Ime registra treba da jasno odra%ava njegovu sadr%inug) Registri treba da grupiu dokumente po sadr%aju (teme, aktivnostima, institucije, i sl.)h) Registar mo%e biti podeljen na odeljke u kojima se grupiu dokumente po specifi#nom

sadr%aju.

Struktura registara odgovara strukturi direktorijuma u centralnom ra#unaru. Na taj na#in se

obezbe'uje jednoobraznost arhiviranja pisane i elektronske dokumentacije.

5.1.2. Imenovanje dokumenata

Kao i kod elektronskih dokumenata, pri imenovanju pisanih dokumenata treba izbegavatiekstenzivna opisna imena dokumenata, kao to je, na primer: Zapisnik drugog sastankakomisije za procene. Umesto toga, treba koristiti predmetnu logiku pri kreiranju imena. Naprimer: Komisija za procene-drugi sastanak-zapisnik.

Treba voditi ra#una o verzijama dokumenta i pravilno ih nazna#iti i/ili numerisati. Na primer:

Priru#nik za hranitelje - nacrt 1.

5.1.3. Broj dokumenta

Za sve tipove dokumenata moraju postojati usaglaene skra(enice:

- zapisnik- ugovor

- upit- odgovor- odluka- predlog, itd.

Svaki dokument ima naziv i broj, na primer: Izvetaj Komisije II 13/2003, to zna#i da je to

izvetaj drugog kruga zasedanja komisije, broj 13 iz 2003.


17/24


17

Naziv dokumenta je na onom jeziku na kome je dokument napisan. Dakle, ako je dokument na

srpskom, i naziv treba da bude na srpskom, a ako je dokument na engleskom, i naziv treba dabude na engleskom jeziku.

Pravilno organizovan registar izgleda ovako:

Projekt 1

Projekt 2

Projekt 3

Teku(i projektiOblast: pomo(MOPAkt: obuka za tra%enje posla


18/24


18

Organizaciona pitanja


19/24


19

6. Posete, putovanja, konferencije/radionice, konsultanti

6.1. Evidentiranje poseta

Upisivanje ko je doao u kancelariju, kada je doao, kada je otiao i kod koga je bio. Ova merapredstavlja bezbednosni mehanizam. Ova evidencija se vodi u posebnoj svesci.

6.2. Organizacija studijskih putovanja, poseta radi procene, konferencija i radionica

Uz saglasnost Rukovodioca Fonda, konsultanti i #lanovi Fonda mogu i(i na studijska putovanja

po zemlji ili u inostranstvo. Organizacija putovanja je u nadle%nosti osoblja koje putuje iAdministrativnog saradnika. Osoblje ima obavezu da Administrativnog saradnika obavesti oputovanju tri nedelje unapred, kako bi se sve pripreme obavile efikasno i precizno (kupovinakarata, rezervacija hotela, priprema sastanaka, priprema gotovine, i sl.).

6.2.1. Izvetaji sa studijskih putovanja

Kada idu na studijska putovanja, osoblje Fonda i konsultanti imaju obavezu da podnese izvetajkoji sadr%i slede(e stavke:

a) Ime i prezime, pozicijab) Mesto putovanja

c) Du%ina putovanja i boravkad) Svrha (povod, koje pozvao i sl.)e) Rezultatif) Ostvareni kontaktig) Cena putovanja i boravka (u saradnji sa Administrativnim saradnikom)

6.3. Organizacija poseta radi procene

Slu%benik Fonda ili konsultant ima pravo (i obavezu) da, na osnovu odluke Rukovodioca Fonda,ide u posetu radi procene. Ova putovanja organizuje Administrativni saradnik. Osoblje Fonda,konsultanti i Rukovodioc Fonda imaju obavezu da tri nedelje pre putovanja naprave putni nalog ispecifikaciju koja sadr%i:

a) Destinaciju

b) Du%inu i period boravkac) Sredstvo putovanjad) Kontaktee) Sastanke koje treba odr%ati

Na osnovu ovih podataka, Administrativni saradnik pravi plan putovanja, organizuje putovanje izakazuje sastanke.


20/24


20

6.3.1. Izvetaji sa poseta radi procene

Kada idu na posete radi procene, osoblje Fonda i konsultanti imaju obavezu da podneseizvetaj koji sadr%i slede(e stavke:

h) Ime i prezime, pozicijai) Mesto putovanja

j) Du%ina putovanja i boravkak) Svrhal) Rezultati i izveta j

m) Ostvareni kontakti i odr%ani sastanci

n) Cena putovanja i boravka (u saradnji sa Administrativnim saradnikom)

6.4. Organizacija konferencija/radionica

Kada se vre prve pripreme za organizovanje konferencije ili radionice, osoblje Fonda moranapraviti akcioni plan i finansijski preliminarni izvetaj koji mora sadr%ati slede(e podatke

a) Broj u#esnikab) Lokacija

i. Da li se prostor iznajmljuje?c) Prevoz i smetaj. Da li se pla(a i:

i. Za koliko u#esnikaii. Koliki je iznos

d) Da li postoj i oprema (table, projektori, lap top ra#unari). Potrebe za iznajmljivanjem.e) Da li su prevodioci potrebni. Ako jesu:

i. Koliko prevodilacaii. Simultani ili konsekutivni prevodiii. Da li postoje tehni#ki preduslovi

f) Obroci i osve%enje:i. Da li je uklju#eno u smetaj.ii. Koliko obroka i osve%enjaiii. Po kojoj ceni

g) Materijali koje treba obezbediti:i. Vrsta materijalaii. Koli#inaiii. Trokovi tampanja ili kopiranja

6.5. Konsultanti

Logisti#ku podrku radu konsultanata pru%a Administrativni saradnik i Slu%benik za komunikacije.

Logisti#ka podrka za organizovanje putovanja tra%i se i obezbe'uje na na# in na koji je toopisano u poglavlju o putovanjima. Isto va%i za organizovanje konferencija i radionica.


21/24


21

Administrativni saradnik obezbe'uje logisti#ku pomo( konsultantu pri organizaciji sastanaka.Konsultant treba da obavesti Administrativnog saradnika o potrebi organizovanja sastanka uodgovaraju(em roku - do deset dana ako je re#o visokom dr%avnom funkcioneru i manje ako jere#o ni%im slu%benicima i zvani#nicima (precizni rokovi (e se odrediti iskustvenim metodom)

Trokove zakazivanja i odr%avanja sastanaka konsultanata pokriva Fond samo uz prethodnoodobrenje Rukovodioca tima.

Osobe za reavanje konflikta i problema koju mogu nastati na relaciji konsultant - tim Fonda ikonsultant - lokalni partneri su Slu%benik za komunikacije, Programski rukovodilac i Rukovodilactima.


22/24


22

7. Zapisnici

7.1. Format zapisnika sa sastanka

FOND ZA SOCIJALNE INOVACIJE-zapisnik sa sastanka-

Datum:Lokacija:

Prisutni:

SIF

Teme:

Najva#niji komentari:

Akcije:


23/24


23

SADR(AJ

PREPISKA.............................................................................................................................................................. 2

1. ELEKTRONSKA POTA (E-MAIL).......... ........................... ............................ ........................... ................. 3

1.1. KARAKTERISTIKE E-MAIL PORUKA ................................................................................................................. 31.1.1. IDENTIFIKACIJA ............................ ........................... ........................... ........................... ............................ ... 31.1.2. PREDMET PORUKE -SUBJECT....................... ........................... ............................ ........................... ................. 31.1.3. TEKST PORUKE.................... ............................ ........................... ........................ .............................. ............ 31.1.4. ADRESIRANJE ...................... ............................ ........................... ........................ .............................. ............ 41.1.5. POTVRDA O PRIJEMU ..................... ........................... ........................... ........................... ............................ ... 41.2. PRIJEM ELEKTRONSKE POTE ......................................................................................................................... 41.3. PRAVILA O #UVANJU E-MAIL PORUKA ............................................................................................................. 41.4. #UVANJE POTE U REGISTRIMA....................................................................................................................... 5

2. POTA ........................ .............................. ......................... ........................... .............................. .................... 7

2.1. POSLATA POTA ............................................................................................................................................. 72.2. PRIMLJENA POTA.......................................................................................................................................... 72.3. EVIDENTIRANJE POTE ................................................................................................................................... 82.4. #UVANJE POTE U REGISTRIMA....................................................................................................................... 8

3. INTERNET PREZENTACIJA.................... ........................... ............................ ........................... ................. 9

3.1. OPTE NAPOMENE .......................................................................................................................................... 93.2. #UVANJE PODATAKA SA INTERNET PREZENTACIJE .......................................................................................... 9

DOKUMENTACIJA..............................................................................................................................................10

4. EVIDENTIRANJE I #UVANJE DOKUMENATA U ELEKTRONSKOJ FORMI.......................... ...........11

4.1. IMENOVANJE FOLDERA (DIREKTORIJUMA)I DOKUMENATA .............................................................................11 4.1.1. IMENOVANJE FOLDERA (DIREKTORIJUMA) ....................... ........................... ............................ ........................114.1.2. IMENOVANJE DOKUMENATA..........................................................................................................................11 4.1.3. BROJ DOKUMENTA .......................................................................................................................................12 4.2. ORGANIZACIJA FOLDERA...............................................................................................................................12 4.3. #UVANJE DOKUMENATA NA CDROM...........................................................................................................15

5. #UVANJE DOKUMENATA U PISANOJ FORMI.............................. ........................... ............................ ..16

5.1. IMENOVANJE REGISTARA I DOKUMENATA ......................................................................................................165.1.1. IMENOVANJE REGISTARA ..............................................................................................................................16 5.1.2. IMENOVANJE DOKUMENATA..........................................................................................................................16 5.1.3. BROJ DOKUMENTA .......................................................................................................................................16


24/24


24

ORGANIZACIONA PITANJA ................................... .............................. ......................... ........................... ........18

6. POSETE, PUTOVANJA, KONFERENCIJE/RADIONICE, KONSULTANTI............................................19

6.1. EVIDENTIRANJE POSETA ................................................................................................................................19 6.2. ORGANIZACIJA STUDIJSKIH PUTOVANJA,POSETA RADI PROCENE,KONFERENCIJA I RADIONICA...................196.2.1. IZVETAJI SA STUDIJSKIH PUTOVANJA ............................................................................................................19 6.3. ORGANIZACIJA POSETA RADI PROCENE ....................... ........................... ............................ ........................196.3.1. IZVETAJI SA POSETA RADI PROCENE..........................................................................................................20 6.4. ORGANIZACIJA KONFERENCIJA/RADIONICA ...................................................................................................20 6.5. KONSULTANTI...............................................................................................................................................20

7. ZAPISNICI ....................................................................................................................................................22

7.1. FORMAT ZAPISNIKA SA SASTANKA..................................................................................................................22

Administrativna Pravila i Procedure

Documents

Transcript of Administrativna Pravila i Procedure