ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.doc

8/16/2019 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.doc

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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Teniendo en cuenta lo anterior, se entiende entonces por Administración Documental elproceso de elaoración de documentos, deidamente planeados ! or"ani#ados a partir de

una normati$idad determinada, como respuesta a una solicitud o tr%mite de lascomunicaciones internas ! e&ternas de una empresa, las cuales soportan el procesoadministrati$o ! apo!an la e&actitud de la toma de decisiones'

(inalidad de la Administración Documental

Su )inalidad es re"ular la "estión de arc*i$os, !a +ue a tra$s de la administración serecopilan datos, los cuales se con$ierten en in)ormación +ue se e$idencia en su cuerpo ocontenido' A su $e#, o)rece todo lo necesario para poder responder a un re+uerimiento,rindar una comunicación aserti$a o solicitar una respuesta ! reali#ar una acción comopersona natural o como empresa'

-osteriormente se e.ecuta el en$/o o despac*o del documento creado con sus respecti$ossoportes, de manera +ue "arantice su lle"ada al destino )inal' Sólo cuando es )irmado,empacado, entre"ado ! re"istrado deidamente en la Unidad de correspondencia, sepuede decir +ue se cumplió el )in +ue ten/a impl/cito el documento ! +ue la administracióndocumental lo"ró su o.eti$o en la arc*i$/stica'

(unciones de la Administración Documental

Las )unciones documentales uscan +ue el proceso administrati$o sea coordinado, de talmanera +ue el documento apo!e la comunicación empresarial ! permita la )luide# de la

in)ormación de principio a )in, *asta lle"ar al arc*i$o' Las )unciones +ue se destacan son01 Control

1 Mantenimiento

1 Almacenamiento de documentos

1 Descarte de documentos 2comit3

1 Recuperación de la In)ormación

Control

Es la $eri)icación +ue se dee reali#ar, apo!%ndose en *erramientas +ue permitan lacomproación, ilustración ! soporte de los contenidos del documento ! su estructura, lacual dee estar acorde con la )unción +ue persi"ue ! su.eto a las disposiciones le"ales,por e.emplo, como lo indica la "u/a tcnica 456 de 7889, +ue e&plica las normas a tener en cuenta en la elaoración del documento se":n su clase, la le! 69; de 7888 +ueestipula los re+uisitos documentales para la con)ormación del arc*i$o, el acuerdo 8


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la estructura se":n la comunicación +ue se est constru!endo *asta su destinación )inal !la responsailidad de +uienes inter$ienen, )irman ! se interesan en la comunicación, !)inalmente, con la ISO 9884 de 7885 donde el documento es un soporte, un re"istro, unaacción correcti$a ! pre$enti$a e in)ormación de no$edades'

-or consi"uiente, el control no se e.erce sólo a tra$s de una dependencia o a tra$s deuna persona sino +ue tamin se apo!a en el uso de instrumentos de car%cter tecnoló"ico, como por e.emplo el relo. radicador, sellos secos, *:medos, *olo"ramas,tintas ! detectores de se"uridad en "eneral'

Ima"en


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Almacenamiento de Documentos

Esta )unción consiste en recopilar los documentos, deidamente clasi)icados !

or"ani#ados por contenidos o temas espec/)icos, ! uicarlos en un lu"ar adecuado se":nunas condiciones tcnicas, con el )in de +ue sus caracter/sticas no se pierdan o sedeterioren> adem%s de )acilitar su consulta en la "estión administrati$a, e incluso lle"ar aapo!ar in$esti"aciones de tipo social, .ur/dico, pol/tico, *istórico ! cultural'

Descarte de Documentos

En al":n momento dado, todo arc*i$o desiste de ciertos documentos +ue pierden su $alor ! utilidad con el paso de los a?os, !a +ue empie#an a perder sus condiciones )/sicas ! suimportancia te&tual'

Los documentos +ue se identi)ican como osoletos o inser$iles )rente a un proceso,deen ser desalo.ados del lu"ar en el cual se *a/an arc*i$ado ! conser$ado, pero no sepuede proceder por sólo insinuación de la persona encar"ada sino +ue dee su.etarse ala normati$idad, se":n el tiempo +ue lle$en en el lu"ar ! la re$isión de sus talas deretención'

Se":n el acuerdo 88< de 499


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Recuperación de la in)ormación

Es un proceso +ue se lle$a a cao a partir de la e&ploración de ases de datos,palaras cla$es, actas, re"istros, "u/as, cat%lo"os, /ndices o indicios de lo +ue sedesea *allar' -ero para +ue sea e)ecti$a la recuperación de la in)ormación seacude a la :s+ueda detallada de in)ormación en los medios )/sicos oelectrónicos +ue pueden ser cla$es en la inda"ación' No ostante, se puedenencontrar dos resultados0

1 El Ruido Documental0 Se produce cuando nos encontramos con un "rann:mero de datos "enricos +ue no son rele$antes )rente a lo +ue deseamosencontrar'

1 Silencio Documental0 Se puede de)inir como la )alta de in)ormación o *alla#"osm/nimos respecto a lo +ue se esperaa encontrar por+ue posilemente no tu$ieron unproceso adecuado en el momento de "uardarlos o se desconoce la palara cla$e con la+ue pueden ser encontrados'

-ASOS -ARA LA OR@ANIBACIÓN DE DOCUMENTOS

Le! 58 de 4959' , se estalece el Sistema Nacional de Arc*i$os ! se dictan otrasdisposicionesSerie documental0 Con.unto de documentos +ue *acen re)erencia a un mismo asunto'Tipo documental0 Unidad m/nima donde se re"istra la in)ormación la cual *ace parte de laserie o suserie de una o)icia o dependencia'

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Ima"en No 9' El descarte dedocumentos re+uiere una pre$ia

re$isión por parte del comit

encar"ado'


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De)inición de serieSe entiende por serie el con.unto ordenado de documentos ! e&pedientes "enerados por una unidad u o)icina resultado de una misma "estión, acti$idad o procedimiento'

Or"ani#ación de las series Dentro de una serie los e&pedientes deen estar indi$iduali#ados, !a +ue cada unose re)iere a la resolución de un asunto' Determine el t/tulo o)icial de la serie, +ue suele estar estalecido en normati$as,re"lamentos, manuales de procedimientos, en la propia documentación, etc' Una $e#determinado su t/tulo dee mantenerse en el tiempo' No use como t/tulo de series denominaciones re)eridas a tipos de documentoscomo o)icios, noti)icaciones, etc', ni denominaciones "enricas como e&pedientes"enerales, $arios, miscel%nea, etc' Identi)i+ue serie con procedimiento' Cada serie documental est% identi)icada ! codi)icada en el cuadro de clasi)icación

de documentos administrati$os, +ue puede consultar en la ase de datos del Arc*i$o

Ordenación de las seriesSe estalecer% un criterio de ordenación de los e&pedientes dentro de su serie, deacuerdo a la naturale#a de los e&pedientes +ue la )ormen ! a la )orma +ue )acilite surecuperación'Las series documentales se pueden ordenar a.o los si"uientes criterios0 Orden cronoló"ico, adecuado para documentos o e&pediente de presupuestos,nóminas, sesiones del Claustro, etc' Orden al)atico de nomres de personas u or"anismos, adecuado paradocumentos o e&pediente personales, acadmicos, etc', o nomre de asuntos 2e.emplos0in)ormes de "estión3'

Orden numrico, adecuado para e&pediente o documentos contales, n de controlde e&pedientes codi)icados como ecas, etc' Cominación de $arios 2e.emplo0 cronoló"ico ! al)atico3

EF-EDIENTE SERIEE&pediente de D' Eduardo Ge"aTorres

E&pedientes personales administrati$os del-ersonal de Administración ! Ser$icios

Re*ailitación de la )ac*ada dela (acultad de (iloso)/a

E&pedientes de oras ma!ores

Acta de la sesión de4


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escalas de -ersonal de Administración ! Ser$icios

Correspondencia

a! +ue tener en cuenta +ue todo no es correspondencia, aun+ue $en"a por correo, !+ue muc*os documentos pasar%n a )ormar parte de su e&pediente, aun+ue *a!an pasadopor Re"istro' La correspondencia emitida o reciida durante la tramitación de un e&pediente)orma parte del e&pediente, ! de nin"una )orma se arc*i$ar% como serie decorrespondencia' La correspondencia +ue se "enera en la tramitación de un asunto, )actura, u otrosdocumentos, se arc*i$a .unto a ellos' Las +ue no )ormen parte de nin":n e&pediente, de )orma e&cepcional, se

or"ani#ar%n como serie Jcorrespondencia' La correspondencia no se arc*i$a por Jentrada ! Jsalidas, !a +ue rompe la unidadde los escritos e impide saer lo +ue se contestó en cada caso' Cada documento se une asu respuesta, arc*i$ando el con.unto por orden cronoló"ico de salida, lo +ue no impide+ue su control mediante el Re"istro se lle$e de )orma paralela ! di)erenciada 2re"istro deentrada ! re"istro de salida3'


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La correspondencia se clasi)icar% como relaciones e&teriores o relacionesinteriores, ! cuando su $olumen dentro del a?o sea importante se sudi$idir% por or"anismos 2e.emplo0 relaciones e&terioresMinisterio de Educación ! Ciencia3Ni$el %sico de or"ani#ación del arc*i$o

En cada puesto de traa.o estar%n los e&pedientes en tramitación, indi$iduali#adosen carpetas suspendidas o dossier de pl%stico +ue a"rupen todos los documentos dele&pediente, ! en cu!a solapa o parte $isile dee )i"urar los si"uientes datos +ue loidenti)i+uen0 Serie documental0 2e.emplo0 E&pedientes personales administrati$os del -ersonalde Administración ! Ser$icio E&pediente 2asunto30 Eduardo Ge"a Torres En la portada de cada carpetilla, o primera *o.a del dossier, se se?alar%0 t/tulo dela serie ! del e&pediente, )ec*as de inicio 2la )ec*a de inicio de un e&pediente puede ser la)ec*a de recepción de la solicitud, instancia, etc' en el Re"istro, o el o)icio o resolución sise inicia por parte de la UCA3 ! )ec*a de )inali#ación, resumen del asunto, d/"itos delcuadro de clasi)icación 2si se conoce3, relación de documentos 2al menos de los

documentos esenciales3, )ec*as ! n de orden dentro del e&pediente'Esta or"ani#ación, +ue lle$a pocos minutos a las o)icinas, !a +ue es %sicamente com:na todos los e&pedientes de un mismo asunto o procedimiento, tiene e)ectos mu! positi$os0 -ermite uscar un documento, no dentro del e&pediente, sino en la relación decontenido se?alada en la carpeta' Al estar los documentos numerados se $a a ellos directamente dentro de lacarpeta' Con un simple $ista#o se conocen el estado de tramitación del e&pediente ! losdocumentos +ue contiene A!udar% a reconstruir los e&pedientes en el caso de +ue se *uieran dispersados' (acilidad de reposición de la documentación e&tra/da del e&pediente' La

de$olución a su orden ori"inal es al"o simple ! rutinario' A los e&pedientes en tramitación se les ir% a?adiendo los documentos en el ordenen +ue se produ#can, +ue ser% el +ue estale#ca la norma de procedimiento +ue re"ule elcurso de las dili"encias o tr%mite' Kuite los e&pedientes !a tramitados de las carpetas col"antes ! dossier !almacnelos en carpetas de)initi$as e inst%lelas en ca.as de cartón tipo arc*i$o de)initi$otama?o )olio prolon"ado 298 & 7=6 & 446 mm3' Anote en el lomo de cada ca.a el t/tulo de la serie, a?os, e&pedientes +uecontienen ! dle un n:mero de orden a las ca.as' Se recomienda descriir cada e&pediente o ca.a en la ase de datos del Arc*i$oCLARA, en el módulo de "estión $/a e de los arc*i$os de o)icina' Ello supone la$enta.a de0

Disponer de un sistema de in)ormación de la documentación producida, accesilea toda la unidad' (acilidad de acceso a la documentación por m:ltiples campos de recuperación'

Disponer !a de los re"istros en CLARA para posteriormente reali#ar lastrans)erencias automati#adas' Mane.o de sólo una aplicación, tanto si se usca documentación +ue se encuentreen arc*i$os de o)icina como si se encuentra en el Arc*i$o @eneral'

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CLASI(ICACIÓN

Una $e# identi)icadas las series, entramos en la clasi)icación de los documentos' a! +ueestructurar el con.unto de documentos si"uiendo un orden .er%r+uico ! de acuerdo con un

criterio, con el )in de ponerlo por escrito ! elaorar as/, un /ndice +ue ser$ir% de pauta enla or"ani#ación del arc*i$o en el cual podremos identi)icar1 Con)ormación de series ! suseries documentales'1 Identi)icación de tipos documentales

-asos para la ordenación

Ordenación cronoló"ica 2 por )ec*as3 de los tipos documentales +ue con)orman cadaSerie o suserie, en sus respecti$as unidades de conser$ación 2AB3 ! as/ respetando lasecuencia en +ue )ueron creados, es decir, el documento m%s anti"uo es el primero de lacarpeta ! el m%s reciente es el :ltimo documento de la carpeta

1 Depurar la documentación, laor +ue consiste en retirar documentos1 Duplicados, )olios en lanco ! documentos de apo!o de cada una de las carpetaso e&pedientes' Los )a&es en papel trmico se deen rempla#ar por )otocopias delMismo documento'1 Retirar de la documentación todos los o.etos met%licos como "anc*os deCosedora, "anc*os de le"a.ar ! clip'1 Alinear los )olios de cada carpeta o e&pediente, teniendo en cuenta el ordesuperior de cada )olio'

-er)orar los )olios de cada carpeta o e&pediente tomando como re)erencia una *o.atama?o o)icio antes de per)orar los documentos se dee tener en cuenta +ue las *o.as aper)orar +ue conten"an in)ormación en )orma *ori#ontal 2orientación *ori#ontal de la *o.a3,

se deen uicar teniendo en cuenta +ue el t/tulo o encae#ado +uede *acia el lomo de lacarpeta ! deidamente alineados'

Normas %sicas de or"ani#ación0

1 La correspondencia emitida o reciida durante la tramitación de un e&pediente)orma parte del e&pediente, ! se arc*i$ar% dentro del mismo' En nin":n caso se arc*i$ar%como correspondencia de entrada o de salida, !a +ue se romper/a la unidad de losescritos, impidiendo saer lo +ue se contestó en cada caso' Cada documento se une a surespuesta, arc*i$ando el con.unto por orden cronoló"ico, lo +ue no impide +ue su controlse lle$e de )orma paralela ! di)erenciada mediante Re"istro 2de entrada ! de salida3'1 La +ue no )orme parte de nin":n e&pediente, de )orma e&cepcional se or"ani#ar%

como serie correspondencia'1 En caso de +ue la correspondencia sir$a como elemento de enlace de otros tiposdocumentales 2)acturas, in)ormes, etc'3, se *a de arc*i$ar en )unción de la in)ormaciónad.unta ! no en correspondencia'1 De acuerdo con la )orma de actuación de la administración contempor%nea, comonorma "eneral nunca podremos encontrar en un arc*i$o documentos sueltos'

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Si esto ocurriese, o ien el documento est% )uera de su sitio, o se trata de un e&pedienteincompleto +ue no *a se"uido su tramitación por al"una ra#ón 2errores de )orma,presentación )uera de pla#o, etc'3

INSTALACIÓN CONSERGACIÓN DE DOCUMENTOS

Las condiciones de instalación de los documentos en las o)icinas son importantes para lapreser$ación ! conser$ación de los mismos ! para +ue se manten"a una or"ani#aciónadecuada'

Al"unos conse.os a se"uir son los si"uientes0

1 Los e&pedientes en tramitación estar%n indi$iduali#ados en carpetasindependientes +ue a"rupen todos los documentos +ue )ormen parte del mismo, ! encu!a solapa o parte $isile deen )i"ura datos identi)icati$os como0o Nomre de la serie documental0 2e.emplo0 E&pedientes acadmicos de alumnos3

o E&pediente 2asunto30 Antonio Lópe# Montal%n

o (ec*a de inicio )ec*a )inal del e&pediente

o Resumen del asunto

o D/"itos del Cuadro de Clasi)icación 2si se conoce3'

o Relación de documentos con )ec*a ! n:mero de orden en el e&pediente'

Esta or"ani#ación nos lle$ar% pocos minutos, !a +ue es %sicamente com:n a todos lose&pedientes de un mismo asunto o procedimiento ! tiene e)ectos mu! positi$os0

o -ermite locali#ar un documento solo con mirar la relación de contenido se?aladaen la carpetilla'

o Con un simple $ista#o se conoce el estado de la tramitación del e&pediente ! losdocumentos +ue contiene'o (acilita la reposición de los documentos +ue se *a!an e&tra/do del e&pediente'

o A!uda a reconstruir el e&pediente en el caso de +ue sus documentos se *uierandispersado'

1 Es aconse.ale utili#ar carpetas de cartulina ! camisas de papel' Las primeraspara "uardar los e&pedientes ! las se"undas para a"rupar los documentos dentro de ste'

Las )undas de pl%stico, de uso mu! *aitual en las o)icinas, se desaconse.ancompletamente para la documentación de arc*i$o' En cual+uier caso, deer%n ser eliminadas antes de en$iar la documentación al Arc*i$o'1 Los e&pedientes +ue *an )inali#ado su tramitación se "uardar%n en ca.as de cartóntipo arc*i$o de)initi$o de tama?o )olio prolon"ado, +ue ser%n las +ue se trans)ieran al

Arc*i$o Uni$ersitario'1 Se eliminar% de la documentación "omas, clips, posit ! en la medida de lo posile"rapas' Todo este material di)iculta muc*o el posterior tratamiento de la documentación en

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el Arc*i$o Uni$ersitario adem%s de ser per.udicial para la conser$ación de losdocumentos' Se aconse.a +ue durante la tramitación no se ause del uso de este tipo dematerial'1 Las ca.as deen llenarse, pero sin )or#arlas para su cierre' Tanto si est%n mu!llenas como si est%n mu! $ac/as la documentación puede su)rir da?os'

1 Cuando la ca.a est completa, se anotar% en su lomo un n:mero correlati$o +uedeer% conser$arse cuando se realice la trans)erencia' No deer% lle$ar nin":n otroelemento identi)icati$o de su contenido'

Como principio %sico los documentos del arc*i$o de o)icina no deen eliminarse' Seencuentran en la primera etapa de su ciclo $ital ! mantienen sus $alores primarios' Sonantecedentes ! testimonios de la actuación administrati$a ! "arant/a de los derec*os !deeres de los ciudadanos ! de la propia administración, en nuestro caso de losmiemros de la comunidad uni$ersitaria'La decisión sore el destino de los documentos administrati$os dee tomarse tras elcorrespondiente proceso de $aloración documental +ue tiene lu"ar en el Arc*i$o

Uni$ersitario'-ero si *a! una serie de documentos +ue pueden ser eliminados en las o)icinas0

1 Las copias ! los duplicados de documentos ori"inales +ue estn per)ectamentelocali#ados 2e.emplo0 copias de actas o acuerdo de ór"anos de @oierno conteniendoinstrucciones o normati$as, cu!os ori"inales se custodia en la Secretar/a "eneral3'En caso de tener dudas respecto a la disponiilidad del documento ori"inal, es pre)erileno eliminar las copias'1 Las copias ! duplicados de documentos contales, cu!os ori"inales estn a.ocustodia del rea de @estión Económica'

1 Las notas internas, cuando no )ormen parte de un tr%mite ! no conten"an

in)ormación relati$a a al":n procedimiento administrati$o'

1 Los mensa.es electrónicos +ue conten"an comunicaciones no incluidas en al":nprocedimiento o sean e+ui$alentes a una comunicación tele)ónica' Si se conser$ar%n losdocumentos asociados a un mensa.e de correo, siempre +ue *a"an re)erencia a unprocedimiento'1 Los orradores de documentos +ue se *a!an utili#ado para la elaoración de undocumento de)initi$o 2encuestas, cuestionarios para elaorar un in)orme cu!os datosreco"e, etc'3'1 Las propa"andas u otros documentos impresos de entidades e&ternas' Sinemar"o, si es importante en$iar al Arc*i$o todos los )olleto, carteles, )oto"ra)/as opulicaciones impresas relati$as a la Uni$ersidad de Se$illa ! a las acti$idades

or"ani#adas por la Institución o reali#adas en ella'1 Los cat%lo"os ! pulicaciones comerciales'

1 Los )a&, siempre +ue se conser$en los ori"inales del documento'1 La documentación de apo!o in)ormati$o 2)otocopias de oletines O)iciales, te&tosnormati$os, )olletos, etc'3, +ue !a se *a tratado en apartados anteriores'

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1 Documentos ori"inales m:ltiples producidos como instrucciones, circulares,comunicaciones internas ! de di)usión "eneral entre o)icinas' Estos sólo lo dee conser$ar ! remitir al Arc*i$o Uni$ersitario la unidad +ue los produ.o, mientras +ue las receptoras loconser$ar%n el tiempo +ue estimen con$eniente en sus arc*i$os de o)icina, elimin%ndoloscuando no les sea necesario'

(OLIACIÓN DOCUMENTAL

La )oliación consiste en numerar cada una de las *o.as +ue con)orman un e&pediente ocarpeta' La numeración dee ser consecuti$a' No se dee omitir ni repetir n:meros, comotampoco adicionar su/ndices'1 -ara el proceso de )oliación se dee utili#ar l%pi# de mina ne"ra ! landa tipo P o P,inici%ndose desde el n:mero uno 243, el cual corresponde al primer )olio del documento+ue dio inicio al tr%mite, en consecuencia corresponde a la )ec*a m%s anti"ua'

1 Si *a! errores en la )oliación, est% se anular% mediante una l/nea dia"onal23 ! se proceder% a )oliar de nue$o los documentos, +uedando $alida la :ltima )oliación

reali#ada, en caso de p%"ina al respaldo *all in)ormación se le ane&ara RG +ue si"ni)ica +al respaldo *a! una in)ormación, pero por nin":n moti$o se colocara un numero di)erente,al del )olio'

-reparación de las ca.as

La documentación !a re$isada se dee introducir en ca.as de cartón de arc*i$ode)initi$o' En nin":n caso el Arc*i$o admitir% documentación suelta ni "uardada encontenedores +ue no sean las ca.as normali#adas' Se e$itar% de.ar ca.assemi$ac/as'

En los casos de documentación +ue por su tama?o o caracter/sticas no pueda ser introducida en las ca.as normali#adas, se utili#ar% el )ormato m%s con$eniente, deacuerdo con la recomendación del Arc*i$o Uni$ersitario'

El lomo de las ca.as se rotular% con un n:mero correlati$o +ue se corresponder%con el n:mero de orden se?alado en la Relación de Entre"a'

Hunto a la documentación se dee preparar tamin para su en$/o, cual+uier instrumento de descripción relati$o a la misma 2ases de datos, /ndices, etc'3 +uepudiera a!udar al personal del arc*i$o en el estudio ! an%lisis de la serie

documental'RECOMENDACIONES -ARA ORDENACIÓN AL(APQTICA

Se si"ue el orden el orden al)atico espa?ol'

La Jc* ! la Jll no se consideran letras del al)aeto' Se ordenan en la Jc ! en la Jlrespecti$amente'

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La al)aeti#ación se reali#a palara por palara ! dentro de esta, letra por

letra0

E.emplos0Cae#a Rodr/"ue#,

Lu/s Carera

Pen/te#,Roerto

C%ceresMu?o#,(ranc

isco

La ordenación al)atica de nomres de persona se reali#a por los apellidos,se"uido del nomre de la persona, separado por coma0

Apellido 4 Apellido 7, Nomre

Se posponen las preposiciones +ue preceden a los apellidos, $a!an solas,acompa?adas del art/culo o sean contracción de preposición ! art/culo'

E.emplos0

(uente, -edro de

la -rada, Huan

Manuel de la

@u#m%n, Ha$ier

de

Toro, Ricardo del

Se anteponen los art/culos sin preposición +ue preceden al apellido, !a $a!ansolo o unido a este, ien sea directamente o mediante "uión'

E.emplos0

Las Torres,

Huan

La)uente,Ric

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ardo

La con.unción J! +ue suele unir apellidos se i"nora en cual+uier caso'

Si dos elementos dentro de un apellido se encuentran unidos por un

"uión, se considerar%n, a todos los e)ectos, como un solo apellido'

E.emplos0

(ern%nde#M%r+ue# -re#,

Samuel Lima G%#+ue#

"redos, Mar/a

-/risMoreno Seco, Antonia

En el caso de apellidos +ue presenten part/culas +ue no son preposiciones,art/culos o la cominación de amas, el punto de acceso se reali#ar% a.o dic*apart/cula'

E.emplos0

Oara,

Scarlett

ODonell, Leopoldo

Se desarrollar%n todos los nomres de personas o )amilias +ue apare#can en)orma are$iada'

E.emplos0

Mart/ne# de la

Rosa y no Mte#'

de la Rosa

Mar/a Dolores

Y no M Dolores

DOCUMENTO ADMINISTRATIGO ELECTRÓNICO

La le! 44 788=, de 77 de .unio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Ser$icios-:licos consa"ra la relación con las Administraciones -:licas por medioselectrónicos como un derec*o de los ciudadanos ! como una oli"ación correlati$a para

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tales Administraciones'Las Administraciones -:licas podr%n emitir $alidamente por medios electrónicos losdocumentos administrati$os a los +ue se re)iere el art/culo ;< de la Le! 84997, deR"imen Hur/dico de las Administraciones -:licas ! del -rocedimiento Administrati$o

Com:n, siempre +ue incorporen una o $arias )irmas electrónicas con)orme a loestalecido en la Sección ' del Cap/tulo II de la presente Le!'

Los documentos administrati$os incluir%n re)erencia temporal 2sello de tiempo3, +ue se"aranti#ar% a tra$s de medios electrónicos cuando la naturale#a del documento lore+uiera'

Los documentos administrativos electrónicos son “ los emitidos por medios electrónicos,in)orm%ticos ! telem%ticos, ! "o#an de la $alide# ! e)icacia de documento ori"inalsiempre +ue +uede "aranti#ada su autenticidad, inte"ridad ! conser$ación, ! en su caso,

la recepción del interesado”.

Un documento electrónico est% compuesto de $arios elementos0

Contenido, entendido como el con.unto de datos en +ue se sustancia la

in)ormación de un documento electrónico'

(irma electrónica a$an#ada asada en un certi)icado reconocido +ue0

o -ermite detectar cual+uier camio ulterior de los datos )irmados'

o Est% $inculada al )irmante de manera :nica ! a los datos a los +ue sere)iere'

o *a sido creada por medios +ue el )irmante puede mantener a.o su

e&clusi$o control' Metadatos, es decir, datos del documento sore al"unas de sus caracter/sticas

2)irma, sellado de tiempo, )ormato, productor, t/tulo, etc3 ! sore suconte&tuali#ación dentro del e&pediente electrónico al +ue pertenece' Estosdatos contriu!en al $alor proatorio ! )iailidad de ste a lo lar"o del tiempocomo e$idencia electrónica de las acti$idades ! procedimientos'

Tra#as 2modi)icaciones, accesos3

Los esquemas de metadatos son el elemento cla$e de los sistemas de "estión de losdocumentos electrónicos' Todos los documentos desde el momento de su capturadeen +uedar identi)icados ! tener asociada in)ormación adicional +ue permita suidenti)icación ! "arantice su autenticidad, )iailidad, inte"ridad, conser$ación,comprensión ! disponiilidad a lo lar"o del tiempo, es decir tanto en el transcurso deltr%mite como una $e# concluido ! durante todo el tiempo +ue dee ser conser$ado'

Dependiendo de su )unción in)ormati$a estos metadatos pueden ser de tres tipos0

4;


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Metadatos descripti$os:

Aportan in)ormación conte&tual sore los procesos de traa.o, las relaciones entre losdocumentos, etc' Aarcan los datos relati$os a autor, )ec*a de producción, t/tulo,

tipolo"/a, ni$el de descripción, resumen, palaras cla$e' Son necesarios para larecuperación, para entender los documentos en su $erdadero conte&to ! por ra#ones deautenticidad'

Metadatos de preser$ación:

Se a?aden para )acilitar la "estión de los documentos, el control intelectual ! )/sico trassu Creación' Necesarios para identi)icar ! recuperar la in)ormación' Se diri"en aaspectos tales como la :ltima re$isión, )ec*a de trans)erencia al arc*i$o, condiciones deacceso, $aloración, etc'

Metadatos tcnicos:

A"re"an in)ormación sore )ormatos, estructuras ! $/nculos de los documentosconser$ados' Son necesarios para comprender ! procesar los documentos, ! )acilitar larecuperación de la in)ormación' -or E.'0 soporte tecnoló"ico 2pro"rama, sistema,)ormato, $ersión, tama?o, resolución, es+uema de codi)icación3, acceso 2de)inición delni$el de se"uridad del documento, de)inición de usuarios +ue tienen acceso3, inte"ridadde )irma di"ital 2responsale de la )irma, autenticación de la )irma, )ec*a*ora3, e$entos2identi)icador del e$ento, )ec*a*ora, descripción del e$ento, responsale del e$ento3,relación 2tipo de relación, documentación relacionada3, etc'

El Documento Di"ital0

El ane&o del R'D' ;7848, de 5 de enero, por el +ue se re"ula el Es+uema Nacional deInteroperailidad en el %mito de la Administración electrónica, de)ine la di"itali#acióncomo Jel proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel oen otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen la

imagen codificada, fiel e íntegra del documento'

El o.eti$o )inal del proceso de di"itali#ación es la creación de un documentoelectrónico, entendido este como un o.eto di"ital )ormado por la ima"en electrónicaotenida, sus metadatos ! si procede la )irma asociada al proceso de di"itali#ación'

Genta.as +ue o)rece la di"itali#ación0 son muc*as ! tienen un impacto en di)erentesaspectos operacionales0

-ermite almacenamiento de "randes $ol:menes de documentos en pe+ue?os

dispositi$os electrónicos'

(acilita la :s+ueda, recuperación ! consulta de los documentos a tra$s de

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redes in)orm%ticas'

-ermite la consulta simultanea a m:ltiples usuarios

@aranti#a la custodia adecuada de los documentos en papel para preser$arlos

de la constante manipulación

-ermite reducir el almacenamiento de documentos en costosos espacios deo)icina'

Uno de los prolemas de los documentos di"itales, por e.emplo una *o.a de c%lculo, unmail, un documento de ord, etc, es +ue son )%cilmente alterales, es decir, +uepueden ser modi)icados en su contenido' Otro incon$eniente es el de la imposiilidadde conocer con certe#a +uin )ue el autor de dic*os documentos' Estos son dosost%culos importantes a la *ora de asi"narle $alor .ur/dico a la in)ormación di"itali#ada'

JSer% necesario disponer de un entorno se"uro en relación con la autenticación di"ital,$ale decir, con la posiilidad de certi)icar tanto el contenido como la autor/a deldocumento di"ital'

En la pr%ctica e&isten di$ersos mtodos para )irmar documentos di"italmente'

• Al"unos son mu! sencillos 2insertar la ima"en escaneada de una )irmamanuscrita en un documento creado con un procesador de te&to3, pero nopermiten otor"arle $alide# .ur/dica a esa )irma'

• Otros son mu! a$an#ados, como la )irma di"ital +ue utili#a la cripto"ra)/a decla$e p:lica, +ue $eremos m%s adelante'

-ara tener $alide# .ur/dica, las )irmas di"itales deen permitir0

1) Certi)icar +uien es el autor de la in)ormación di"ital contenida en el documento2autenticación de autor/a3'

1)Certi)icar +ue la in)ormación no )ue modi)icada lue"o de ser )irmada 2autenticaciónde inte"ridad3'

La )irma electrónica0

La )irma electrónica es un concepto .ur/dico, e+ui$alente electrónico al de la )irmamanuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensa.e electrónico a tra$sde cual+uier medio electrónico $%lido'

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Se":n la Le! 69788, de )irma electrónica, Jes el conjunto de datos en formaelectrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utiliados

como medio de identificación del firmante'

La misma le! de)ine tres tipos de )irma0

Simple' Datos +ue puedan ser usados para identi)icar al )irmante 2autenticidad3'

A$an#ada' Adem%s de identi)icar al )irmante permiten "aranti#ar la inte"ridad del

documento ! la inte"ridad de la cla$e usada utili#ando para ello un dispositi$ose"uro de creación de )irma, el DNI electrónico'

Reconocida' Es la )irma a$an#ada ! amparada por un certi)icado reconocido

2certi)icado +ue se otor"a tras la $eri)icación presencial de la identidad del)irmante3

“ La )irma electrónica reconocida tendr% respecto de los datos consi"nados en )ormaelectrónica el mismo $alor +ue la )irma manuscrita en relación con los consi"nados enpapel” !art. ".#$.

Cual+uier documento electrónico +ue no est autenti)icado electrónicamente tendr% laconsideración de orrador' No ostante, los in)ormes de "estión, memorias, anuarios,circulares +ue utilicen las administraciones para in)ormar a sus empleados, etc' concar%cter meramente in)ormati$o podr%n omitir la )irma, siempre +ue +uede constanciadel autor del documento ! del n:mero de la $ersión, cuando proceda'

Copias autnticas0

En la "estión de documentos, cae contemplar tres "rados de per)ección de undocumento0

Porrador0 en el entorno electrónico se interpretar/a como las di)erentes $ersionespre$ias a la $ersión de)initi$a $alidada'

Ori"inal0 documento de)initi$o, "enuino, +ue se remonta a su autor ! +ue *a sido$alidado por ste' El documento ori"inal ser/a e)ica# por s/ mismo, sin re)erencia a otrodocumento anterior'

Copia0 nue$o documento, reproducción del ori"inal, ! con di)erentes "rados deper)ección, en relación con su )inalidad ! con su apro&imación al ori"inal'

En sentido estricto, una copia es el duplicado de un o.eto, resultante de un proceso dereproducción' A*ora ien, este duplicado puede ser resultado de distintasintencionalidades, )inalidades o mtodos, e&istiendo por tanto distintos tipos de copia'

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Una copia autntica es un nue$o documento, e&pedido por una or"ani#ación concompetencias atriuidas para ello, con $alor proatorio pleno sore los *ec*os o actos+ue documenta, e+ui$alente al documento ori"inal' La copia autntica acredita laautenticidad de la copia desde la perspecti$a de su identidad con el ori"inal, ! tiene

e)ectos certi)icantes en cuanto +ue "aranti#a la autenticidad de los datos contenidos'

Los e)ectos de las copias autnticas de documentos p:licos no se limitan al marco deun procedimiento administrati$o determinado, sino +ue tienen la misma $alide# !e)icacia +ue los documentos ori"inales produciendo idnticos e)ectos )rente a lasor"ani#aciones ! los interesados'

La copia autntica puede consistir en la transcripción del contenido del documentoori"inal o en una copia reali#ada por cuales+uiera medios in)orm%ticos, electrónicos otelem%ticos' Adem%s en cada copia "enerada por una or"ani#ación perteneciente a la

Administración @eneral del Estado, dee )i"urar la acreditación de su autenticidadidenti)icando la or"ani#ación +ue la e&pide ! la persona responsale de tal e&pedición'

En las copias electrónicas, estas caracter/sticas se re)le.an en el documento a tra$s dela )irma ! los metadatos'

Atendiendo a lo anterior, las caracter/sticas ! re+uisitos "enerales +ue deen cumplir las copias electrónicas autnticas en "eneral se de)inen en el apartado III de la NTI2Normas Tcnicas de Interoperailidad3'

Caracter/sticas "enerales de las copias electrónicas autnticas:

Las copias electrónicas "eneradas +ue, por ser idnticas al documento

electrónico ori"inal no comportan camio de )ormato ni de contenido, tendr%n lae)icacia .ur/dica de documento electrónico ori"inal'

Las copias autnticas se e&pedir%n a partir de documentos con calidad de

ori"inal o copia autntica'

Las copias electrónicas autnticas ser%n nue$os documentos electrónicos +ue

incluir%n total o parcialmente el contenido del documento sore el +ue see&piden ! +ue cumplir%n con lo estalecido en la Norma Tcnica deInteroperailidad de Documento electrónico'

El $alor de cada uno de los metadatos m/nimos oli"atorios del documentoelectrónico copia ser% asi"nado en )unción de las caracter/sticas propias decada metadato ! de las propiedades espec/)icas del documento a.o laresponsailidad del ór"ano u Or"anismo +ue lo e&pide'

La relación entre la copia electrónica autntica ! el documento ori"en se

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re)le.ar% en los metadatos del documento electrónico copia a tra$s delmetadato VIdenti)icador del documento ori"enW +ue tomar% el $alor delidenti)icador de a+ul'

Las copias electrónicas autnticas ser%n )irmadas mediante al"uno de los

sistemas de )irma pre$istos en los art/culos 45 ó 49 de la Le! 44788=, de 77 de .unio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Ser$icios -:licos'

Tipos de copias autnticas0

Copias autnticas electrónicas

%uando el documento original es en soporte papel 0 las copias +ue se "eneral

mediante un procedimiento de di"itali#ación se"ura, es decir cumplan losre+uisitos del art' 8 de la Le! 44788=, se consideran copias autnticas, por lo+ue tienen la misma $alide# +ue los ori"inales en papel'

%uando el documento original es electrónico0 se considera copia autntica

siempre +ue el documento electrónico ori"inal est en posesión de laadministración ! +ue la in)ormación de )irma electrónica, ! en su caso, de sellode tiempo permitan comproar la coincidencia con dic*o documento'

Copias autnticas en papel

Las copias reali#adas en soporte papel de documentos )irmados electrónicamente seconsideran autnticas siempre +ue incorporen la impresión de un códi"o "eneradoelectrónicamente u otro sistema de $eri)icación, +ue permita contrastar su autenticidadmediante el acceso a los arc*i$os electrónicos de la Administración -:lica, or"anismoo entidad emisora'

@LOSARIO

A"rupar0 Recopilar, ordenar ! clasi)icar documentos u otro material'

Alcalinidad del papel0 En los documentos se puede identi)icar como la cualidad de

neutrali#ar los )actores clim%ticos tales como la *umedad ! otra clase de %cidos'

Panco de datos0 Con.unto de re"istros or"ani#ados +ue contienen una in)ormaciónespec/)ica'

Clasi)icación0 De)inir en cate"or/as o tipos, ciertos elementos +ue re+uieren de un an%lisisespec/)ico'

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Conser$ación documental0 Es el proceso +ue se dee reali#ar para mantener todas lascaracter/sticas primarias de los documentos, "aranti#ando su estado )/sico ! suscontenidos'

Correspondencia0 Se puede entender como la )orma de comunicarse e intercamiar

in)ormación entre las personas o mediante circulares, cartas, )a& ! dem%s'

@estión documental0 Se de)ine como las t%cticas ! estrate"ias +ue promue$en el procesoen los documentos desde el inicio o la planeación, su recorrido ! entre"a )inal a sudestino'

Soportes documentales0 Se entiende por soportes documentales la recopilación de otraclase de e$idencias, di)erentes a los documentos transcritos en el papel'

Unidad de correspondencia0 Se le llama as/ al centro o la o)icina de acopio de todos losdocumentos ! comunicaciones internas ! e&ternas' En ella se reali#a la clasi)icación delos mismos, para lue"o *acer la deida distriución al personal de la empresa'

Gi"encia0 Es el trmino +ue de)ine el inicio ! )in de la $ida :til de los documentos'

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