AdHotel51 Apply

8/15/2019 AdHotel51 Apply

1/52

User Guide

SISTEM INFORMASI

H . O . T . E . L

Telematika dan komputer [email protected]


2/52

USER GUIDE AdHotel51

ADISI Hal. 2

2

AdHotel51

Terima kasih atas kesediaan anda memilih AdHotel51, perangkat lunak yang

mengolah dan menampilkan serta memberikan informasi penting untuk Hotel

secara real-time dan Multi-User . Dengan AdHotel51 yang dirancang dengan

memperhatikan keakuratan data dan kemudahan pemakaian, kami dapat

memastikan bahwa anda akan menerima data yang anda perlukan secara

real-time dan mudah pemakaiannya. AdHotel51 juga menampilkan laporan

untuk membantu Anda dalam membuat berbagai keputusan yang

berhubungan dengan pengelolaan Hotel.

Di Aplikasi AdHotel51 mempunyai fitur-fitur sebagai berikut :

• Pemesanan Kamar ( Booking )• Cek-In dan Cek-Out• Tagihan dari Counter (Resto, Laundry, Telp, Internet dll)• Pembayaran• Pengubahan Status Kamar• Piutang• Pelunasan Piutang• Penyesuaian Piutang• Transaksi Kas dan Biaya

• Laporan Pendapatan dari semua Counter

• Laporan Counter• Laporan Kasir

• Laporan Kamar• Laporan Tamu

• Laporan Piutang• Laporan Kas (Kartu Kas)• Laporan Biaya


3/52


ADISI Hal. 3

3

1.PERSYARATAN HARDWARE

Sisi SERVER• Pentium IV• RAM 1 GB• Hard disk 20 GB• CD-ROM RW

Sisi CLIENT• Pentium IV

• RAM 526 MB• Hard disk 10 GB

2.PERSYARATAN OPERATING SYSTEM & SOFTWARE

SERVER (Jika diperlukan)• Windows 2000 Server atau diatasnya• Database SQL Server 2000

CLIENT• Windows

RUANG LINGKUP OPERASI

AdHotel51 dirancang untuk digunakan dalam lingkungan operasi Windows.Oleh karena itu pengetahuan akan pengoperasian Windows hendaknya sudah Anda kuasai sebelum anda mengoperasikan AdHotel51. Penjelasan lengkap

mengenai cara pemakaian Windows tidak akan dibahas dalam buku ini, tetapianda dapat menemukannya dalam buku petunjuk pemakaian Windows yangdi sertakan pada saat pembelian komputer anda.


4/52


ADISI Hal. 4

4

3.INSTALASI AdHotel51

Lokasi File di Folder: ..\AdHotel51\

Double Klik file Install.exe

Akan menampilkan

Aplication Name, isi AdHotel51

Database Directory ,pilihlah lokasi database Anda (jangan di CD-ROM)

Ada File Print.ini tidak usah dicontreng Ada File Com.ini tidak usah dicontreng

Pilih Next >> untuk melakukan Install

Pilih Register untuk melakukan Regristrasi Serial Number, akan menampilkanForm sebagai berikut :


5/52


ADISI Hal. 5

5

Form Regristrasi

Setelah itu Anda tulis

Nama Aplikasi : AdHotel51

Pilih Salah satu

Serial Number : 1347623745 (Contoh)Serial Number ini hanya dapat digunakan di satu Komputer

Jika Komputer rusak atau ganti komputer, Anda harus meminta lagi CD-Key

Atau

Company Name : ADISI HOTEL (Contoh)

(Nama Perusahaan Anda)

Company Name ini dapat digunakan lebih dari satu komputer

Jika Komputer rusak atau ganti komputer, Anda tidak usah meminta CD-Key

dan kirimkan ke email : [email protected] Untuk mendapatkan CD Key.

Atau kirimkan via SMS ke 0878.339.444.09


6/52


ADISI Hal. 6

6

Jika Memakai SERVER

( Dengan catatan di Server sudah ter-install SQL Server danDatabase AdHotel51)

Cara membuat ODBC AdHotel51 untuk yg menggunakan Server • Siapkan Database AdHotel51 beserta Password Database di Server (misalnama database “AdHotel51SQL”, User ID “Sa” dan Password “123” )

• Klik Start• Klik Setting

• Klik Control Panel• Klik ODBC Data Sources (32 bit)• Klik Bar Tab System DSN • Klik Tombok Add • Double Klik Driver Database yang diinginkan SQL Server

• TextBox pada Name : diisi AdHotel51

• Combo Box Server : diisi namanya server (misal SERVER )• Klik Tombol Next • Klik With SQL Server authentication using a login ID and

password entered by the user • Text Box Login ID : diisi Sa• Text Box Password : diisi 123• Klik Tombol Next • Klik Change the default database to:

• Pilih Database AdHotel51SQL • Klik tombol Next • Klik tombol Finish • Klik tombol Test Data Source • Jika sukses akan menampilkan “TESTS COMPLETED SUCCESS FULLY ”

Apabila Anda masih belum mengerti untuk koneksi keServer, silakan hubungi Agen Kami yang terdekat


7/52


ADISI Hal. 7

7

Konfigurasi IPJalankan file aplikasi ConfigIP.Exe Aplikasi ini berfungsi untuk mengarahkan/ menunjuk Server danDatabase yang akan dipergunakan oleh aplikasi AdHotel51

• Masuk ke Folder C:\ADISI\AdHotel51\ • Double Klik file ConfigIP.exe

Double Klik file ConfigIP.exe

Akan menampilkan

Tombol Update : Menyimpan Setting ODBC dan DSN yang sudah ada

atau secara manual


8/52


ADISI Hal. 8

8

Memakai SERVER (Database menggunakan SQL Server) • Text Box Server : diisi Nama Server atau IP Address (misal SERVER)

• Text Box Driver : diisi Nama Driver Database (misal SQL Server)• Text Box DSN (ODBC) : diisi DSN di ODBC AdHotel51 (misal AdHotel51)• Text Box User ID : diisi Nama User di SQL Server (misal SA)• Text Box Database : diisi Nama Database (misal AdHotel51SQL)• Text Box Password : diisi Password di SQL Server (misal 123)

Stand Alone (Database menggunakan Microsoft Access)• Text Box Server : diisi Nama Server atau IP Address (misal SERVER)• Text Box Driver : diisi Nama Driver Database (misal Microsoft Access

Driver(*.mdb) )

• Text Box DSN (ODBC) : diisi DSN di ODBC AdHotel51 (misal AdHotel51)

• Text Box User ID : diisi Nama User di Microsoft Access (misal ADMIN)• Text Box Database : diisi Nama Database (misal AdHotel51.MDB)• Text Box Password : diisi Password di Microsoft Access (misal 123)

Format Date (Penting !!) Aplikasi AdHotel51 menggunakan Format tanggal Indonesia, caranya :• Klik Start• Klik Setting• Klik Control Panel• Combo Box Select an item to match … pilih Indonesian

• Combo Box Location pilih Indonesian • Klik Ok


9/52


ADISI Hal. 9

9

4.DESIGN SYSTEM AdHotel51Menu Utama AdHotel51

\\ADISI\DSN.AdHotel51\DB.AdHotel51.mdb

\\ADISI : Nama Server (IP Address) - ADISI \DSN.AdHotel51 : Nama Data Source Name pada Control Panel - AdHotel51\DB.AdHotel51.mdb : Nama Database - AdHotel51.MDB

Menu-menu yang harus diisi sebelum melakukan transaksi yaitu :1. HAK AKSESUser : Data User yang menggunakan aplikasi AdHotel51User Aplikasi : Hak akses bagi para user Ganti Password : Untuk mengganti PasswordSetting Company : Untuk memberi Nama PerusahaanSetting Tgl : Merubah tanggal aplikasi AdHotel51Setting Picture : Untuk mengganti gambar menu utama

2. MASTERJenis Kamar : Data Jenis KamarKamar : Data KamarCustomer : Data CustomerJenis Biaya : Data Jenis BiayaJenis Kas : Data Jenis KasJenis Tagihan : Data Jenis Tagihan


10/52


ADISI Hal. 10

10

Penjelasan mengenai Tombol

Jika di-contreng, maka setiap melakukan penyimpananlangsung konfirmasi juga.Posisinya di atas Form.

Tombol ini untuk menambah Data atau Transaksi

Tombol ini untuk meng-edit atau mencari Data/Transaksi

Tombol ini untuk menyimpan Data/ Transaksi

Tombol ini untuk menghapus Data/Transaksi

Tombol ini untuk me-reset/ mengkosongkan FormData/Transaksi

Tombol ini untuk Konfirmasi


11/52


12/52


ADISI Hal. 12

12

Mencari User

Anda mengklik tombol Edit kemudian pada saat cursor

di ComboBox User ID Anda tekan tombol F1 dikeyboard komputer, maka akan tampil form Daftar User,

dengan menggunakan tombol panah atas atau bawah di keyboardkomputer untuk memilih User yang Anda inginkan, setelah itu tekan tombolENTER di keyboard komputer.

Tombol Add : Menambaha data UserTombol Edit : Mengedit data UserTombol Delete : Menghapus data UserTombol Cancel : Mebatalkan perubahan data UserTombol Save : Menyimpan data User


13/52


ADISI Hal. 13

13

1.2 User Aplikasi

Form User Aplikasi

User ID : pilih User ID yang akan diberi hak akses

Daftar Aplikasi

Kolom Status yang berisi tanda artinya diperbolehkan

Kolom Status yang berisi tanda artinya tidak diperbolehkan Dengan menggunakan tombol Panah Atas atau Panah Bawah keyboarduntuk melakukan scrolling (menggeser ke atas atau bawah). Kemudian pilihaplikasi yang tidak diperbolehkan dengan tombol Space Bar keyboard. Jika Anda menekan tombol Space Bar keyboard maka pada Kolom Status akan

tampak tanda yang artinya aplikasi tersebut tidak diperbolehkan untukdipakai oleh User yang dipilih. Jika ingin aplikasi tersebut dipakai lagi, Anda

tekan lagi tombol Space Bar keyboard, maka akan tampak tanda yangartinya diperbolehkan.

Tombol Cancel : Mebatalkan perubahan data User Aplikasi

Tombol Save : Menyimpan data User Aplikasi

Daftar Aplikasi


14/52


ADISI Hal. 14

14

1.3 Ganti PasswordForm Ganti Password

Text Box Masukkan Password Anda : diisi dengan passwordnya User yang tersebut pada label ( pada gambar di atas usernya adalah ADMIN)Jika passwordnya benar, maka diperbolehkan untuk mengganti password.

1.4 Setting CompanyForm Company Setting

Company Setting ini berguna untuk menampilkan Nama Perusahaan, alamatdan telp pada Billing Hotel. Juga untuk menampilkan Nama Perusahaan padMenu-Utama AdHotel51.

1.5 Setting Tgl

Mengubah tanggal aplikasi AdHotel51, dengan catatan semua transaksi sudahkonfirmasi.


15/52


ADISI Hal. 15

15

2. MASTER2.1 Jenis Form Data Jenis Kamar

Form ini dipakai untuk data Jenis-Jenis Kamar

Text BoxKode : diisi dengan semua huruf dengan panjang maksimal 10

hurufNama : diisi dengan semua hurufHarga : diisi dengan angka

Tombol Add : Menambaha dataTombol Edit : Mengedit data Jenis

Tombol Delete : Menghapus data JenisTombol Cancel : Membatalkan perubahan data JenisTombol Save : Menyimpan data Jenis

Cara mencari data Jenis Kamar sama dengan cara di data User


16/52


ADISI Hal. 16

16

2.2 KamarForm Data Kamar

Text BoxKode : diisi dengan semua huruf dengan panjang maksimal 15 hurufJenis : diisi dengan memilih Jenis Kamar Status : pilih (Bersih; Isi; Kotor; Rusak)No Bill : diisi X atau No BillingKet : diisi dengan Keterangan

Mencari Kamar

Anda mengklik tombol Edit kemudian pada saat cursor

di ComboBox Kamar Anda tekan tombol F1 dikeyboard komputer, maka akan tampil form Daftar Kamar,

form Daftar Kamar

Frame Kriteria


17/52


ADISI Hal. 17

17

Ada aturan untuk mem-Filter data yang akan dicari yaitu sebagai berikut : Aturan ini berlaku untuk semua mesin pencari (Form Daftar)

*?* : Menampilkan semua Record

*11* : Menampilkan semua Record yang didalamnya ada kata 11 11* : Menampilkan semua Record yang depannya ada kata 11

Didalam Frame Kriteria mempunyai beberapa parameter kriteria yaitu :ID : kriteria untuk No KamarHarga : kriteria untuk Harga KamarStatus : kriteria untuk Status KamarNo Bill : kriteria untuk No Billing

dengan menggunakan tombol panah atas atau bawah di keyboardkomputer untuk memilih Barang yang Anda inginkan, setelah itu tekan

tombol ENTER di keyboard komputer.

2.3 CustomerForm Data Customer

Text BoxKode : diisi dengan semua huruf dengan panjang maksimal 15 hurufNama : nama Customer diisi dengan semua huruf

Alamat : diisi dengan semua hurufKota : diisi dengan semua hurufTelp : diisi dengan angkaDisc : berapa discount Customer, diisi dengan angka Awal : nilai awal Piutang CustomerPiutang : jumlah Piutang Customer (umumnya untuk awal menjalankan

aplikasi ini biasanya nilainya 0)


18/52


ADISI Hal. 18

18

Bayar : jumlah Piutang Customer yang terbayar (umumnya untukawal menjalankan aplikasi ini biasanya nilainya 0)

Akhir : nilai akhir Piutang Customer dengan rumus :

Cara Kerjanya, sama dengan Form Data Kamar

Akhir = Awal + Piutang - Bayar


19/52


ADISI Hal. 19

19

2.4 Kas (Jenis Kas)Form Data Jenis Kas

Text BoxKode : diisi dengan semua huruf dengan panjang maksimal 4 hurufNama : nama Jenis Kas diisi dengan semua huruf Awal : nilai awal KasMasuk : jumlah Kas Masuk (umumnya untuk awal menjalankan aplikasi

AdHotel51 biasanya nilainya 0)Keluar : jumlah Kas Keluar (umumnya untuk awal menjalankan aplikasi

AdHotel51 biasanya nilainya 0) Akhir : nilai akhir Kas dengan rumus :


Catatan :Untuk Kas Box (Kas harian), Kode-nya diisi dengan “0” (default-nya)

Akhir = Awal + Masuk - Keluar


20/52


ADISI Hal. 20

20

2.5 BiayaForm Data Jenis Biaya

Text BoxKode : diisi dengan semua huruf dengan panjang maksimal 4 hurufJenis : Jenis Biaya diisi dengan semua huruf



21/52


ADISI Hal. 21

21

3. 1. PEMESANAN KAMAR (BOOKING) / RESERVASI

Sebelum mengisi No Kamar, tentukan mulai tanggal berapa? sampai tanggalberapa? dengan cara klik tombol Kamar


22/52


23/52


ADISI Hal. 23

23

Untuk Booking by Date


24/52


ADISI Hal. 24

24

Setelah melihat hasil Reservasi/Booking, dan memastikan kamar mana yang

bisa digunakan dengan menekan keyboard tombol F1 pada TextBox Kamar

Pilih kamar yang diinginkan dengan menekan tombol double klik mouse, padakamar yang dipilih


25/52


26/52


ADISI Hal. 26

26

jika isianya sudah betul tekan tombol Confirm untuk konfirmasi.

Saat Konfirmasi akan terjadi : Kas di BCA akan bertambah Rp 400.000,- Setelah Konfirmasi tidak dapat di-Edit


27/52


ADISI Hal. 27

27

Pembatalan Booking/Reservasi

Tekan tombol Edit, maka akan tampil :

Pembatalan dapat dilakukan dengan syarat, bahwa transaksiBooking/Reservasi sudah Konfirmasi.

Untuk Pembatalan Booking/Reservasi dengan menekan :Tombol Batal Semua : Membatalkan semua KamarTombol Bata l : Membatalkan salah satu Kamar

Tanda sudah

Konfirmasi


28/52


ADISI Hal. 28

28

Arahkan mouse ke kolom Status, lalu klik untuk membatalkan Kamar, setelahitu klik tombol Update


29/52


ADISI Hal. 29

29

Cek-In setelah Reservasi/Booking

Pilih Transaksi >> Cek-In dan Cek-Out


30/52


ADISI Hal. 30

30

No Pesan : Isi No Pesan atau tekan tombol keyboard F1 atau juga “0”

Arahkan pointer mouse ke kolom No Pesan yang diinginkan


31/52


ADISI Hal. 31

31

Setelah diisi semua seperti diatas, tekan tombol Save.

Kemudian tekan tombol Confirm, lalu tekan tombol Refresh

Gambar di atas, belum terbayar Rp -118.850,- (Jika minus artinyaDeposit)

Pada Page Transaksi terlihat detilnya :


32/52


ADISI Hal. 32

32

Menambah Extra-bed

Klik tombol Extra Bed

Isi harga Extra Bed, kemudian tekan tombol Save


33/52


ADISI Hal. 33

33

Lalu klik tombol Refresh

Perhatikan ada perubahan di form Bill


34/52


ADISI Hal. 34

34

Menambah Transaksi Counter

Cara Bayar Bill artinya pembayaran dilakukan pada saat Cek-Out

Setelah diisi semua tekan tombol Save


35/52


36/52


ADISI Hal. 36

36

Pembayaran

Tekan Tombol Kasir untuk melakukan pembayaran, maka akan tampilgambar dibawah :

Tekan tombol Save , akan tampil :


37/52


ADISI Hal. 37

37

Tekan tombol Ok, maka tampil gambar di bawah ini

Lalu tekan tombol Confirm, setelah itu masuk ke form Bill, tekan tombolRefresh , maka akan terjadi Penambahan Transaksi seperti dibawah ini:


38/52


ADISI Hal. 38

38

Cek-Out dan Pembayaran

Tekan tombol Cek-Out, maka akan tampil :

Melebihi : Jika melebihi waktu, maka akan menambah transaksi Kamar

sesuai dengan harga kamarTepat : Jika tepat waktu, maka tidak akan terjadi penambahan

transaksi kamarCancel : Jika tidak ingin cek out

Setelah melakukan pembayaran Lunas, pilih tombol Print untuk mencetakKwitansi dan detilnya


39/52


ADISI Hal. 39

39

Kwitansi

Cek-Out akan mengubah Status Kamar dari “Isi” menjadi “Kotor”


40/52


ADISI Hal. 40

40

Mengubah Status Kamar

Setelah tamu melakukan Cek-Out, House Keeping membersihkan kamar danmengubah Status Kamar dari “Kotor” ke “Bersih”


41/52


ADISI Hal. 41

41

Kapan terjadinya Piutang ?

Piutang terjadi pada saat pembayaran di Kasir dengan memilih Kredit

Dengan catatan Customer adalah member Hotel, di atas dapat diartikan BayuPriambudi (TELKOM DIVRE IV) membayar dengan “Kredit” (Piutang) sebesarRp 453.750,-


42/52


ADISI Hal. 42

42

Bagaimana Cara Pelunasan ?

Klik Pelunsan Piutang

Setelah menulis Customer ID, maka di Grid akan tampil semua Piutang yangbelum Lunas. Kemudian Anda isi :

KasID : diisi Jenis Kas, jika pembayaran Piutang tidak menggunakanGiro/Cek /Transfer, Anda isi “X”.

Tunai : diisi nilai rupiah yang berbentuk Tunai


43/52


ADISI Hal. 43

43

Lalu tekan tombol Auto maka secara automatis melakukan pembayaransecara urut sesuai dengan tanggal jatuh tempo.

Atau Anda arahkan mouse ke Grid Bayar, lalu klik mouse. Anda isi nilairupiah yang akan dibayar dan nilai rupiah Discount (jika mendapat potonganPiutang)Kemudian tekan tombol Save, untuk menyimpan transaksi PelunasanPiutang.

Edit

Tekan tombol kemudian, pilih No Nota di Combo-Box atau tekantombol keyboard F1 pada saat kursor di posisi Combo-Box . Lakukanperubahan atau editing bagian isi TextBox atau Grid sesuai yang di-

inginkan. Selanjutnya tekan tombol ,

Transaksi ini dapat di-Edit (diubah), apabila transaksi ini belum di-Konfirmasi. Begitu juga untuk meng-hapus transaksi.

Hapus

Tekan tombol kemudian, tekan tombol untuk menghapustransaksi.


44/52


ADISI Hal. 44

44

Konfirmasi

Tekan tombol kemudian, tekan tombol untuk konfirmasitransaksi.

3.3.2 Konfirmasi Pelunasan Piutang

Jika Anda melakukan Konfirmasi, maka terjadi perubahan pada :• Nilai Bayar pada data Customer akan bertambah , sehingga akan

mengurangi Piutang Customer.• Penambahan transaksi KAS - BANK pada “Kas Box” jika nominal Tunai

tidak nol• Penambahan transaksi KAS - BANK pada Jenis Kas yang dituju, jika

nominal Transfer/Credit Card tidak nol


45/52


46/52


ADISI Hal. 46

46

Biaya

Transaksi ini digunakan untuk mencatat biaya-biaya yang diambil dari kasDari transaksi di-atas dapat diartikan sebagai berikut :Biaya Listrik diambil dari BCA sebesar Rp 400.000,-

Edit

Tekan tombol kemudian, pilih No Nota di Combo-Box atau tekantombol keyboard F1 pada saat kursor di posisi Combo-Box . Lakukan

perubahan atau editing bagian isi TextBox sesuai yang di-inginkan.

Selanjutnya tekan tombol , maka akan menampilkan pesan “ Tersimpan “

Transaksi ini dapat di-Edit (diubah), apabila transaksi ini belum di-Konfirmasi. Begitu juga untuk meng-hapus transaksi.

Hapus

Tekan tombol kemudian, tekan tombol untuk menghapustransaksi.

Konfirmasi

Tekan tombol kemudian, tekan tombol untuk konfirmasitransaksi.


47/52


ADISI Hal. 47

47

UTILITY (Alat Bantu)Pengosongan SemuaUtility ini akan mengosongkan semua Data yang meliputi :

• Master Data (Jenis, Kamar, Customer, Kas dan Biaya)• Data Transaksi (Reservasi, Cek-In dan Cek-Out, Tagihan, Kasir, Kas

dan Biaya)

Pengosongan TransaksiUtility ini hanya mengosongkan Data Transaksi dan memindahkan :

• Data Jenis Kas : Kas Akhir menjadi Awal dan Masuk, Keluar = 0

Ada Data Transaksi yang tidak terhapus yaitu :• Cek-In dan Cek-Out yang belum Cek-Out

End of DayUtility ini melkukan proses mengubah tanggal Aplikasi ke tanggal berikutnya.


48/52


ADISI Hal. 48

48

LAPORANSebelum ke menu berikutnya, Anda harus mengetahui cara mengoperasikanhasil Laporan yang ditampilkan di layar monitor, sebagai berikut :

Hal artinya Halaman

Meng-Export hasil laporan ke Format “Excel 5.0 (XLS)” yang disimpan keDisk file

Pada Combo Box Format, ada berbagai pilihan antara lain :• HTML• Excel• Lotus 123• Miscrosoft Word• Rich Text Format

Hal Depan

Hal Sebelumnya

Hal Berikut

Hal Akhir Zoom

Export

Total Record

Posisi Hal Printer


49/52


ADISI Hal. 49

49

Contoh hasil laporan:


50/52


ADISI Hal. 50

50


51/52


ADISI Hal. 51

51


52/52

USER GUIDE AdHotel51 52

AdHotel51 Apply

Documents

Transcript of AdHotel51 Apply