POLICY AND PROCEDURE MANUAL    

SOP NO:                ACCTG AR008 12‐15  DEPARTMENT:  ACCOUNTING                                                    SUB‐SECTION: ACCOUNTS RECEIVABLE   SUBJECT:  SALES TAX COLLECTIONS & EXEMPTIONS ISSUE DATE:    DECEMBER 14, 2015      

POLICY:     Each Atrium property engages in the business of selling at retail, and is therefore required to collect and remit the appropriate state and local sales taxes in the jurisdictions in which they operate.    PROCEDURE:    The Director of Accounting is responsible for:  

‐ Properly applying all applicable sales tax to revenues ‐ Verifying tax exempt documentation provided by customers ‐ Ensuring that all applicable taxes are posted properly, and to the proper guest account ‐ Correctly recording all posted taxes on the Daily Revenue Report ‐ Collecting all revenue and proper taxes from the customer 

 Sales taxes are the economic responsibility of the ultimate user of the acquired goods or services.  As a provider of taxable services, it is our duty to collect the proper sales tax on all taxable purchases, and to remit these taxes to the government.  For every sale of taxable goods or services, we must either collect the appropriate sales tax, or sufficient documentation to establish the purchaser’s exemption from the tax.   In addition to Room, Food, and Beverage, tax will be imposed on the following items: (varies from state to state – check your local regulations) 

‐ No‐show Revenue ‐ Cover Charges ‐ Telephone Charges ‐ Fax & Photocopies ‐ Guest Dry Cleaning ‐ Premium Television, In‐Room Movies & Games ‐ Golf & Other Activity Fees ‐ Banquet Service Charges and Similar Fees 

o Note that not all banquet service charges/gratuities are taxable.  If the charge is meant solely as a gratuity for the servers, and 100% of the fee goes to the servers, this will not be subject to tax.   If any portion of such a charge is retained by the house, the entire amount becomes subject to sales tax.  

‐ Room Service, Valet Parking & Baggage Service ‐ Vending & Game Machine Commissions ‐ Store Rentals ‐ Equipment Rentals ‐ Club Dues ‐ Salvage Sales ‐ Gift Shop/Sundry Shop Income 

      

Page 2

EXEMPTIONS Note that the rules for determining a guest’s qualification for an exemption from tax differ from state to state, and are often complex.  You should check the regulations in your locale to verify and/or confirm with the Corporate Office tax specialist.    ‐ Qualifying Government and Charitable Organizations 

o Must provide a state‐issued certificate or identification card establishing their organization’s qualification for exemption, or 

o Must provide official documentation from the Internal Revenue Service stating exemptions 

o Some states also require that payment be made directly from funds belonging to the qualified organization.  

‐ Permanent Residents (Long Term Stay) o Many states provide an exemption for a long term stay of a minimum of 30 nights.  

Typically, tax exempt status is granted when the guest    Has already stayed the minimum number of continuous nights, or  Has demonstrated a commitment to long‐term residency by signing a contract 

with the hotel and/or paying a deposit sufficient to cover the minimum stay required.  

o For a transient guest to receive the long term stay exemption, they must book the entire 30+ nights on their original reservation.  They may not book fewer nights and then extend.    

‐ Minimum Room Contracts (Airline Crew, etc.) o Minimum Room Agreements made with Airlines, etc. must specify the number of rooms 

that the airline has contracted to occupy for the contract term and must clearly establish their liability for these rooms.  Provisions relating to changes, cancellations, and no‐shows must also be clearly stated.   

o In the case of bookings for multiple rooms, the number of rooms that can be considered exempt is limited to the fewest number of rooms that have been used for the required continuous time period.   Example:  Airline crew occupies 20 rooms per night for 29 days, then on day 30, 

they only occupy 19 rooms.  In this example, only 19 rooms are exempt from tax for the 30 day period, and all other rooms will have tax charged.  (19 rooms x 30 days = 570 rooms exempt, 1 room x 29 days = 29 rooms fully taxed.  599 room nights total for the month) 

Often times, a company may choose to pay for the no‐show rooms as a means of maintaining the continuity of the rental, and preserving their eligibility for exemption.  Most states do not require actual occupancy, only that the guest or company has economic responsibility for the rooms.   

 ‐ Online Travel Agents (Portland Only) 

o At this time, Portland is the only city that considers a stay booked at a hotel via OTA (Expedia, Priceline, etc.) as exempt from tax due from the hotel.  The OTA is responsible for paying the tax directly to the taxing authorities.   

Page 3

These rooms should either be run as tax exempt or posted with tax, subsequently adjusted off, and appropriately reported as tax exempt rooms.   

Any documents received from the OTA should be retained as backup, as well as reports from your PMS showing all OTA reservations for the month, if it has that capability.    

  In the event that the exempt documentation is insufficient, then we must always post the tax.  If we 

receive documentation at a later date, we can subsequently adjust off the tax and record this exemption in the month of the adjustment.    

o Remember, when it comes to the law: You don’t write it, you just recite it.     Franchise mandated “Free‐Night Stay” rooms are not considered tax exempt by state and local taxing 

authorities.  If the Franchise does not reimburse the tax on these stays it must be allowanced off and expensed to the account for Loyalty Programs.   

 END OF MONTH REPORTING 

‐ Each month, in your end of month reporting package, you must include the following:  o Completed and accurate Tax Exempt Worksheet (ACCTG AR008 Tax Exempt Worksheet‐ 

Refer to instructions included on the Worksheet) sent in Excel format  Completed Hotel Name, Hotel Code & Accounting Period/Month  Completed Rooms Tab  Completed Banquet & Restaurant Tab   If you have zero Tax Exempt for the month, you must still remit the Tax Exempt 

Worksheet, complete with Hotel Name, Hotel Code, Month, and the word NONE on the first line of the Rooms exemption spreadsheet to indicate there were no rooms exemptions, and/or NONE on the first line of the Banquet & Restaurant spreadsheet to indicate there were no Banquet & Restaurant exemptions.   

o It is the responsibility of the hotel Director of Accounting to retain all backup for each exemption on the Tax Exempt Worksheet.  This information will be requested from time to time and will be required in the event of an audit, or if the Corporate Office has any questions on an exemption you have listed.  Any and all information that may relate to the exempt status must be retained on property, in a monthly file, in order of exemption listed on the Tax Exempt Worksheet; this includes, but is not limited to:   Guest or Group Folio  Tax Exemption Certificates  Tax Exemption ID’s or Tax ID Numbers  State Exemption Letters   Internal Revenue Service Letters  Copy of Room or Group Contracts  Banquet Event Orders  Banquet Contracts 

Backup should be retained for seven (7) years.   o If there is a variation of more than $50 in tax collected versus tax calculated/paid for the 

month, you may be asked to supply an explanation and/or do a thorough investigation of tax procedures and postings at your property to find the amount and the nature of the error(s).