POLICY AND PROCEDURE MANUAL    

SOP NO:                ACCTG AR002 12/15 DEPARTMENT:  ACCOUNTING                                                    SUB‐SECTION: ACCOUNTS RECEIVABLE   SUBJECT:  CREDIT PROCEDURES/ DIRECT BILL             ISSUE DATE:    DECEMBER 9, 2015    AND CREDIT CARD AUTHORIZATION      

POLICY:   Hotels must ensure that adequate credit to cover contractual obligations is secured and documented.  PROCEDURE:  

1. Atrium Hospitality accepts the following methods of settlement of Sales and Catering Contracts: a. A properly completed and approved Direct Bill application (attached‐ see procedure below) b. Prepayment (Advanced Deposit) c. Credit Card Authorization (attached‐ see procedure below) 

 2. The Sales/Catering Manager must develop an estimate of projected Rooms, F&B, and Other charges 

for the group and forward the estimate to Accounting in order to ensure that Accounting secures sufficient credit.  A deposit of no less than 20% should be requested with the signed contract.    

3. For Groups or Companies requesting Direct Billing, the Sales/Catering Manager should secure the completed Credit Application from the Client.  NOTE:  Social Catering Functions are not allowed to apply for Direct Billing.  Individuals may not apply for Direct Billing: If their company has established a negotiated rate with the Sales Department for lodging, the company may apply for billing privileges.  Credit Applications should be received no later than 30 days prior to an event or guest’s stay to allow sufficient time for processing.  In the case of a pop‐up event, credit may be requested, but cannot be guaranteed.  A credit card or advanced deposit must be secured.  Credit is never guaranteed when an application is submitted, and should not be relied upon as a form of payment.    

4. When it is necessary to deny credit privileges, full payment must be received by the hotel for any Sales/Catering event.  If the payment is not received in time to clear the bank prior to the event or client arrival, a certified or cashier check is required.   In the case of individual travelers for a company, the individual must supply a valid credit card for their stay.    

5. In the event that an advanced deposit was not sufficient for all charges, the credit card on file should be used to settle the balance no later than 3 days after the conclusion of the program, or on the day of checkout.  

 DIRECT BILL/CREDIT APPLICATIONS 

‐ All companies with Direct Bill privileges must have an Atrium Hospitality credit application and credit check on file.   

 ‐ Completed Credit Applications should be sent to John Weiss at The Credit Exchange via email to:  

John@CreditExchange.us.com 480‐205‐0596  

‐ The completed credit check will be returned to the Director of Accounting.  

Page 2

 ‐ Only the Director of Accounting or General Manager are allowed to approve Direct Bill 

Applications.  Property level approvals will be allowed up to $50,000 in Credit.  Anything over $50,000 needs to be approved in writing by the Vice President of Operations, and the Vice President of Finance. 

Please note that the property is making the decision on credit based on the information received by the Credit Exchange.  You will be given certain information to be discussed so that a thoughtful decision can be made.  Note that certain negative information does not necessarily mean a credit denial.  You will need to review all information on a case by case basis.     Items of discussion:    Q: How did other hotels reply to the reference checks?      Sub question: Did this client pay in a timely manner?     Q: Does this company have any liens or judgements filed against them?  

Sub question: Is this a large, well known company or a smaller company not heard of before?  

A judgement filed on a large country‐wide established company is not necessarily indication of negative credit.  Remember that judgements are not only filed against them regarding their payment status of bills, but could be employer related, or any other section of their particular industry.  Similarly, a small local company with many liens or judgements is probably not a good risk to take.  

      Q: Do they have any UCC Filings?  A UCC Filing means that this company had sufficient credit to lease or purchase large commercial items via a reputable bank.  Generally this is a good sign of a legitimate company or entity with good credit.   

      Q: How old is this company?          Sub question: Is this a new company with no prior credit established?  

New companies do not necessarily indicate high risk depending on the references that were provided.  Did they provide references from vendors rather than hotels?  What type of vendors and what is their payment status?  Remember that our industry is not a necessity, but a luxury in most cases.  If they provided references that are essential to their daily business, (e.g. Electric Company, Payroll Company) this does not necessarily indicate how they would pay a non‐essential company invoice for a hotel function or hotel stay.   

The question to ask is, “Based on all of the information we have been given, do we trust this company?” 

 ‐ Credit Applications must be renewed at least one time per year.  A new application must be filled 

out by the company and indicated as Updated.  The application will be sent to John Weiss at the Credit Exchange for an update of legal information.   

  CREDIT CARD AUTHORIZATION FORMS 

Page 3

‐ Credit Card Authorization forms must be completed and signed by the cardholder.   

‐ Credit Card Authorization forms may be used for Sales/Catering events or for Individual travelers.   

‐ The Atrium Credit Card Authorization form will be the only form accepted, except in cases where a specific form is required by a particular Brand.  

 ‐ Due to PCI DSS compliance rules (Payment Card Industry Data Security Standard) the full credit 

card number should never be listed on the form or written down in its entirety.  Only the last 4 digits of the card number may be present at any time.  In order to receive the full credit card number, a phone call will be placed to the cardholder while the hotel employee is logged into their PMS system, ready to receive and type in the card number and expiration date.  The credit card number may also be typed into the system in advance of receipt of the Authorization Form, however the process will not be considered valid until the form is received.  The hotel employee should notate in the reservation or event that the form is received, and detail what specific charges are authorized (e.g. room/tax only, banquet charges).    

‐ The credit card should be authorized at least three (3) days prior to arrival.  This avoids any surprises or declines at check‐in.    

‐ The Credit Card Authorization form should be retained on file, in a locked, secure cabinet by month and by arrival date, for one year. This is in the event that backup is required, should the cardholder dispute the charges at any point in time in the future.  Generally 12 months is sufficient.  

 o In the case of company recurring payments, you may still only retain the last 4 digits of 

the credit card number on file and may need to call the contact to obtain the credit card number.  Make note of the credit card expiration date, as the credit card should be updated no less than once per 6 months to maintain validity, or if the card expires.   

 ‐ If any unsolicited information is received, it must be destroyed and rendered unreadable 

immediately.  This includes copies of credit cards, copies of driver’s license or any other ID or CVV number.     

‐ If at any time the cardholder supplies the entire credit card number via writing, the first 12 digits of the card number must be crossed out, blacked out, and rendered completely illegible and unreadable.