Accreditaion guideline · Web viewИнструкциите установяват срока за...

ЕВРОПЕЙСКА КОМИСИЯГЕНЕРАЛНА ДИРЕКЦИЯ „ЗЕМЕДЕЛИЕ И РАЗВИТИЕ НА СЕЛСКИТЕ РАЙОНИ“

Дирекция J. „Одит на разходите за селско стопанство“J.5. Финансов одит

Брюксел, 15.9 . 2015 г.

НАСОКА № 1

Указания за одита за сертифициране на финансовите отчети по ЕАГЗ/ЕЗФРСР

НАСОКИ ЗА АКРЕДИТАЦИЯ

Европейска комисия, B- 1049 Bruxelles/Europese Commissie, B- 1049 Brussel — Belgium. Телефон: (32-2) 299 11 11.

СЪДЪРЖАНИЕ

1. ВЪВЕДЕНИЕ.......................................................................................................... 4

2. ИСТОРИЯ НА ДОСИЕТО.....................................................................................4

3. ОТГОВОРНОСТИ НА РАЗЛИЧНИТЕ ОРГАНИ НА ДЪРЖАВИТЕ ЧЛЕНКИ ПО ОТНОШЕНИЕ НА АКРЕДИТАЦИЯТА........................................5

3.1. Компетентен орган........................................................................................ 5

3.1.1. Определение....................................................................................5

3.1.2. Роля.................................................................................................. 5

3.1.3. Естество на служебните задължения.............................................5

3.2. Координиращ орган......................................................................................7

3.2.1. Определение....................................................................................7

3.2.2. Роля.................................................................................................. 7


3.3. Разплащателна агенция................................................................................7

3.3.1. Определение....................................................................................7

3.3.2. Роля.................................................................................................. 7


3.4. Сертифициращ орган....................................................................................8

3.4.1. Определение....................................................................................8

3.4.2. Роля.................................................................................................. 8


4. ОЦЕНКА НА СИСТЕМАТА ЗА ВЪТРЕШЕН КОНТРОЛ/ИЗПЪЛНЯВАНЕ НА КРИТЕРИИТЕ ЗА АКРЕДИТАЦИЯ И ОТЧИТАНЕ............................................................................................................ 9

4.1. Доклад............................................................................................................ 9

4.2. Структура на доклада...................................................................................9

4.3. Оценка на критериите за акредитация.......................................................10

4.4. Обща оценка на системата за вътрешен контрол по групата от критерии, посочени в точка 4.2 и по фондове...........................................12

4.5. Mодел на матрицата....................................................................................13

4.6. Описание на извършения одит...................................................................18

5. НАСОКИ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОПРЕДЕЛЕНИ КРИТЕРИИ ЗА АКРЕДИТАЦИЯ................................................................................................... 18

5.1. Делегиране..................................................................................................18

5.1.1. Общи положения...........................................................................18

2

5.1.2. Функция по плащанията — ЕЗФРСР...........................................19

5.2. Процедури по плащанията.........................................................................20

5.3. Процедури по авансите и обезпеченията...................................................20

5.3.1. Авансови плащания.......................................................................20

5.3.2. Ценни книжа..................................................................................21

5.4. Управление на дълга...................................................................................22

5.4.1. Общи указания — признаване на дълг.........................................22

5.4.2. Общи указания — водене на счетоводна книга на длъжниците.................................................................................... 22

5.4.3. Общи указания — необходими стъпки за възстановяване:........23

5.4.4. Общи указания — ЕФГЗ – осчетоводяване на възстановени средства в T104..............................................................................23

5.4.5. Приложение ІІ към Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията относно нередностите.......................23

5.4.6. Приложение III към Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията относно суми за възстановяване и кредитиране в полза на фондовете, които не се дължат на нередности.....................................................................................25

5.5. Информационна сигурност........................................................................25

5.6. Процедура за отпускане на помощи съгласно член 1, параграф 1 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията..............................26

6. ПРЕДОТВРАТЯВАНЕ И ОТКРИВАНЕ НА ИЗМАМИ....................................26

7. ОТЧЕТ ПРЕД КОМИСИЯТА..............................................................................29

3

1. ВЪВЕДЕНИЕ

Настоящият меморандум има за цел да предостави указания във връзка с критериите за акредитация, задълженията на органите, които участват в процеса на акредитация, оценка на системата за вътрешен контрол/изпълняването на критериите за акредитация и изискванията за представяне на доклад съгласно член 7 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета, членове 1, 2, 4, 5, 6 и 7 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията от 6 август 2014 г. и членове 1 и 2 и приложение 1 към Регламент (ЕС) № 907/2014 от 11 март 2014 г. Настоящото указание произтича пряко от упоменатите законови разпоредби или представлява препоръки, съставени от службите на Комисията и предназначени за държавите членки.

Настоящите основни насоки ще бъдат преразглеждани периодично.

2. ИСТОРИЯ НА ДОСИЕТО

Само акредитирани разплащателни агенции (РА) имат правото да получават финансиране от Съюза във връзка с Европейския фонд за гарантиране на земеделието (EФГЗ) и Европейски земеделски фонд за развитие на селските райони (ЕЗФРСР). Държавите членки са отговорни за акредитирането на РА.

Разплащателните агенции се акредитират от държавите членки, само ако спазват определени минимални критерии, установени на равнище ЕС. Тези критерии обхващат четирите основни области от модела на КОСО1: вътрешната среда, контролните дейности, информацията и комуникацията, както и мониторинга. Въпреки че не се посочва изрично, това следва да включва също така оценка на риска, тъй като това се счита за важен елемент от вътрешния контрол. Държавите членки са свободни да установят допълнителни критерии за акредитация, които вземат под внимание други специфични характеристики на РА.

Държавите членки са длъжни да упражняват постоянен надзор над своите РА и да създадат система за обмен на информация относно възможните случаи на несъответствие. Следва да се въведе процедура за разглеждане на такива случаи, включително задължение за разработване на план за коригиране на сериозни нередности (както по член 2, параграф 3 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията) в рамките на определен срок (максимум 12 месеца). Разходите, направени от РА, чиято акредитация се поддържа от техните държави членки, дори когато не са успели да изпълнят коригиращия план в определения срок, могат да бъдат подложени на процедурата по уравняване на счетоводните сметки с оглед на съответствието, предвидена в член 52 от Регламент (EС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета. В допълнение може да се разгледа отнемането на акредитацията на разплащателната агенция.

1 Комитета на спонсориращите организации на комисията „Тредуей“

4

3. ОТГОВОРНОСТИ НА РАЗЛИЧНИТЕ ОРГАНИ НА ДЪРЖАВИТЕ ЧЛЕНКИ ПО ОТНОШЕНИЕ НА АКРЕДИТАЦИЯТА

В процеса на акредитация вземат участие следните органи: компетентен орган (КО); координиращ орган (КoО); разплащателна агенция (РА) и сертифициращ орган (CО).

3.1. Компетентен орган

3.1.1. Определение

КО е орган на държава членка, който има правомощията да издава и да отнема акредитация. КО е определеният орган на министерско равнище.

3.1.2. Роля

КО, посредством формален акт, взема решение по въпроса за акредитацията на РА на базата на проучване за изпълнението на критериите за акредитация. Както постановява член 1, параграф 3 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията, проучването (предхождащо акредитацията) се осъществява от одитиращ орган, който е независим от РА.

Освен това, КО избира СО, който заверява годишните отчети и поддържа непрекъснат надзор върху съответствието с критериите за акредитация. На базата на констатациите от това проучване, КО инструктира и контролира РА с цел да отстрани всякакви съществени нередности, попадащи в обхвата на член 2, параграф 3 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията, посредством коригиращ план.

3.1.3. Естество на служебните задължения

Компетентният орган има следните задължения във връзка с акредитацията, определени в членове 1 и 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията:

(1) КО, посредством формален акт, взима решение по въпроса за акредитацията на РА на базата на проучване за изпълнението на критериите за акредитация.

(2) Ако КО не е удовлетворен от начина, по който РА отговаря на критериите за акредитация, той се обръща към инструкциите, които точно определят условията, които РА трябва да изпълни, преди да получи акредитация. Инструкциите установяват срока за предприемане на по-нататъшни действия за изпълнение на изискванията. По време на осъществяване на налагащите се промени, акредитацията може да бъде предоставена временно, за период, който се определя в зависимост от сериозността на констатираните проблеми, който не може да надхвърля 12 месеца. Напредъкът се контролира редовно до момента, в който може да се предостави акредитация.

(3) Документът, който удостоверява формалния акт на акредитацията, трябва да се съобщи пред Комисията непосредствено след първата акредитация на РА и при всяко положение, преди каквито и да е разходи, направени от агенцията, да бъдат прехвърлени към сметката на ЕФГЗ или ЕЗФРСР. Той трябва да е придружен от следната информация:

5

– възложените на РА отговорности;

– разпределението на отговорностите между нейните служби;

– взаимоотношенията ѝ с другите органи, публични или частни, отговарящи за прилагането на мерките, във връзка с които органът отнася разходите по сметка на ЕФГЗ и ЕЗФРСР;

– процедурите, с които исканията на бенефициерите се приемат, проверяват и потвърждават, и чрез които разходите се разрешават, изплащат и осчетоводяват;

– разпоредбите относно сигурността на информационните системи;

– доклада за прегледа преди акредитацията.

Посочените по-горе документи и информация се изпращат на Комисията в един екземпляр заедно с електронно копие, с изключение на процедурите (административни инструкции), които се предоставят само в електронен вариант. КО също проследява всички установени недостатъци.

(4) КО държи под постоянен надзор РА, за които отговаря, най-вече на базата на сертификатите и докладите, съставени от СО.

(5) Държавите членки изграждат система, която осигурява незабавното съобщаване на КО на всяка информация, която предполага, че РА не съответства на критерии за акредитация.

(6) На всеки три години компетентният орган информира писмено Комисията за резултатите от осъществявания надзор над РА и техните дейности (най-вече на базата на сертификатите и докладите, изготвяни от сертифициращия орган) и посочва дали разплащателните агенции продължават да отговарят на критериите за акредитация, както е посочено в член 2, параграф 1 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията. В това отношение се препоръчва информацията да се предоставя съгласно модела, описан в параграф 4 от настоящия документ. Информацията се изпраща на Комисията в един екземпляр заедно с електронно копие.

(7) Когато се установи, че акредитирана РА не спазва един или повече критерии за акредитация или че недостатъците са толкова сериозни, че могат да повлияят на способността ѝ да изпълнява задачите, установени в член 1, параграф 1 от Делегиран регламент (EС) № 907/2014 на Комисията, КО поставя акредитацията на РА на изпитателен срок и съставя коригиращ план за отстраняване на констатираните пропуски, като срокът се определя в зависимост от сериозността на проблема, без да надхвърля 12 месеца, считано от датата, на която акредитацията е поставена на изпитателен срок. В надлежно обосновани случаи Комисията може да разреши удължаване на този срок.

(8) КО информира Комисията за своето решение да постави разплащателната агенция в изпитателен срок, за плана, съставен за справяне със ситуацията и впоследствие за постигнатия напредък в изпълнението на този план.

(9) Ако акредитацията бъде отнета, КО незабавно акредитира друга РА съгласно член 2, параграф 5 от Регламент за изпълнение (EС)

6

№ 908/2014, за да обезпечи непрекъснатост на плащанията към получателите.

3.2. Координиращ орган


КоО, посочен в член 7, параграф 4 от Регламент (EС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета, действа като единствен събеседник на Комисията за съответната държава членка по въпроси, свързани с ЕФГЗ и ЕЗФРСР, както е предвидено в член 4, параграф 1 от Регламент за изпълнение (EС) № 908/2014 на Комисията. Той подлежи на специална акредитация от държавите членки.

3.2.2. Роля

КоО орган е орган, който е натоварен със: а) да събира информацията, която трябва да бъде предоставена на Комисията, и да изпраща тази информация на Комисията; б) да предприема или координира, според случая, действия с оглед отстраняването на пропуски от общ характер и да информира Комисията за всяко по-нататъшно развитие; в) да насърчава и — ако е възможно — да обезпечава хармонизирано прилагане на правилата на Съюза.


Както е посочено в член 4, параграф 1 от Регламент за изпълнение (EС) № 908/2014 на Комисията, КоО е единственият събеседник на Комисията за съответната държава членка по въпросите, свързани с ЕФГЗ и ЕЗФРСР относно:

a) разпространението на информация и насоки, свързани с функциите и операциите на разплащателните агенции към тези агенции и органите, отговарящи за изпълнението на тези насоки, както и насърчаването на хармонизираното им прилагане;

b) съобщаването на Комисията на информацията по членове 7 и 102 от Регламент (ЕС) № 1306/2013;

c) предоставянето на Комисията на пълен набор от счетоводни документи за целите на статистиката и контрола.

3.3. Разплащателна агенция


Разплащателна агенция е акредитиран отдел или орган, който отговаря за управлението и контрола на разходите на селскостопанските фондове. Тя носи отговорност за всички плащания.

3.3.2. Роля

Разплащателната агенция осигурява проверката на съответствието с правилата на Съюза преди да разреши и осъществи частта от плащанията, които се извършват от Съюза (член 1 oт Регламент (ЕС) № 907/2014).


Съгласно член 1 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията, РА осигурява достатъчно гаранции, че:

– допустимостта на исканията, а в рамките на развитието на селските райони — и процедурата за отпускане на помощи, както и тяхното

7

съответствие с разпоредбите на Съюза, са проверени преди разрешаване на плащането;

– се водят точни и изчерпателни счетоводни сметки за извършените плащания;

– се извършват проверките, определени в законодателството на ЕС;

– изискваните документи се представят в сроковете и във вида, регламентирани в разпоредбите на Съюза;

– документите са достъпни и се съхраняват по начин, който гарантира тяхната пълнота, валидност и четливост, включително по отношение на електронните документи по смисъла на разпоредбите на Съюза.

С цел правилното изпълнение на задълженията си, РА разполага с административна структура и система за вътрешен контрол, която съответства на критериите, установени в Приложение I от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията, като се вземат предвид насоките относно прилагането на тези критерии, определени в параграф 5 от настоящия документ.

3.4. Сертифициращ орган


Сертифициращият орган е публичен или частен орган за одит, определен от държавата членка да предоставя становище относно изчерпателността, точността и достоверността на годишния финансов отчет на разплащателната агенция, доброто функциониране на системата за вътрешен контрол и законосъобразността и редовността на разходите, за чието възстановяване е отправено искане до Комисията.

3.4.2. Роля

Сертифициращият орган представя становище, изготвено съгласно международно приетите одитни стандарти, относно изчерпателността, точността и достоверността на годишния финансов отчет на разплащателната агенция, доброто функциониране на нейната система за вътрешен контрол и законосъобразността и редовността на разходите, за чието възстановяване е отправено искане до Комисията. В това становище се посочва също дали прегледът поставя под съмнение твърденията от декларацията за управлението.


В съответствие с член 5 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията, сертифициращият орган изготвя годишен доклад за акредитацията, който обхваща функциите, за които е оправомощен, и посочва дали през докладвания период разплащателната агенция е изпълнявала критериите за акредитация.

8

4. ОЦЕНКА НА СИСТЕМАТА ЗА ВЪТРЕШЕН КОНТРОЛ/ИЗПЪЛНЯВАНЕ НА КРИТЕРИИТЕ ЗА АКРЕДИТАЦИЯ И ОТЧИТАНЕ

4.1. Доклад

Таблиците, представени по-долу в параграф 4.5, предвиждат основната структура за съобщенията на сертифициращия орган във връзка с оценката за изпълняване на критериите за акредитация, посочени в член 5, параграф 4, буква a) от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията. Препоръчва се също така тази структура да се използва при прегледа, предхождащ акредитацията, който се извършва от одитиращия орган (преглед съгласно член 1, параграф 3 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията) и от компетентния орган при изготвянето на доклада съгласно член 2, параграф 1, втора алинея от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията.

Целта на таблиците е да се създаде общ отчетен инструмент за оценка на системата за вътрешен контрол и преглед на изпълнението на критериите за акредитация, като по този начин РА и на КО имат възможност да контролират спазването на изискванията от страна на цялата организация.

4.2. Структура на доклада

Процедурите, подлежащи на контрол, са следните:

– обработка на заявлението, включителновалидиране (законосъобразност и редовност на дейности

трансакциите) и

– разрешения;

– осъществяване на плащанията;

– счетоводство; плащания

– авансови плащания и обезпечения; както и

– управление на дълговете.

Акредитационните компоненти, които подлежат на контрол, са:

– организация;

– човешки ресурси; вътрешна среда

– делегиране;

– контролни дейности;

– управление на риска

– комуникации; информация и комуникация

– сигурност на информационните системи;

– текущ контрол;

– вътрешен одит. мониторинг

9

Докладът за всяка РА следва да прави разграничение между различните системи за контрол, както следва:

1) Схеми по ЕФГЗ2, обхванати от ИСАК, т.е. схеми за подпомагане по ЕФГЗ, установени съгласно раздели III, IV и V и приложение 1 към Регламент (ЕС) № 73/2009 на Съвета (настоящ член 67 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета) и в Приложение I към Регламент (ЕС) № 1307/2013 — Mатрица № 1;

2) Схеми по ЕФГЗ3, които не са обхванати от ИСАК, т.е. всички други схеми за подпомагане по ЕФГЗ – Mатрица № 2;

4) Схеми по ЕЗФРСР, обхванати от ИСАК, т.е. схеми за подпомагане по ЕЗФРСР, посочени в член 6 от Регламент (ЕО) № 65/20114 – Maтрица № 3;

5) Схеми по ЕЗФРСР, необхванати от ИСАК, т.е. схеми за помощ по ЕЗФРСР, посочени в член 23 от Регламент (ЕС) № 65/2011, и в Регламент (ЕС) № 1305/20135 – Maтрица № 4;

4.3. Оценка на критериите за акредитация

Общото заключение относно СВК се получава въз основа на оценката на проекта и наличието на мерки за контрол и на оценката на ефективността на функционирането на СВК.

Оценката се прави на две нива:

(1) оценяване на критериите за оценка (целеви показател за функцията на РА, спрямо акредитационния компонент). Всеки критерий за оценка се претегля по следния начин: 10 % — Организация; 5 % — Делегиране, Човешки ресурси, Комуникация, Вътрешен одит; 10 % — Текущ мониторинг; Система за информационна сигурност; както и 50 % — Контролни дейности (вкл. ИТ приложения и делегирани мерки за контрол). Ако липсва делегиране, съответната тежест се прехвърля към област „Организация“.

(2) Цялостна оценка на ниво СВК , която се претегля по следния начин: валидиране на операции, разрешаване на плащания — 40 % (административни мерки за контрол: 20 %, ПНМ: 20 %); извършване на плащания — 15 %; осчетоводяване — 15 %; авансови плащания и обезпечения — 10 %; както и управление на нередности/дългове — 20 %. Ако няма „авансови плащания и обезпечения“, съответният

2 включително агроекология, горско стопанство; и необлагодетелствани райони и райони с екологични ограничения, когато тези отрасли са обхванати от преходния инструмент за развитие на селските райони.

3 включително всякакви други схеми, които не са свързани с ИСАК, обхванати от преходния инструмент за развитие на селските райони.

4 Регламент (ЕС) № 65/2011 на Комисията продължава да се прилага за финансовата 2014 година и ще бъде отменен с Делегиран регламент (ЕС) № 640/2014, считано от 1 януари 2015 г. Въпреки това, някои изключения ще се прилагат.

5 Регламент (ЕС) № 65/2011 на Комисията продължава да се прилага за финансовата 2014 година и ще бъде отменен с Делегиран регламент (ЕС) № 640/2014, считано от 1 януари 2015 г. Въпреки това, някои изключения ще се прилагат.

10

процент се разделя между осчетоводяване (5 %) и извършване на плащанията (5 %).

Корекционните коефициенти по отношение на авансите и обезпеченията и/или нередности/управление на дълга може да се коригират въз основа на професионалната преценка на СО, като се има предвид значението на тази област в дадената РА.

Оценката, съставена след прегледа на изпълнението на критериите за акредитация, се отразява в матрицата, като се използват следните степени:

(1) Не функционира мерките за контрол не обхващат всички рискове и/или има вероятност от чести пропуски на мерките за контрол.

От голяма важност е въздействието върху ефективното функциониране на елементите, свързани с основните изисквания — СВК функционира зле или изобщо не функционира. Недостатъците са системни и широкообхватни.

В резултат на това не може да се получи увереност от системата. РА не може да изпълнява своите задачи и следва да бъде изготвен и приложен официален план за действие.

(2) Функционира отчасти. до известна степен всички рискове са обхванати от мерките за контрол, които понякога може да допуснат пропуск (открити са недостатъци, които не попадат към случаите по точка 1).

От голяма важност е въздействието върху ефективното функциониране на елементите, свързани с основните изисквания. Приложени са или е трябвало да бъдат приложени препоръки и/или план за действие.

(3) Функционира. всички рискове са обхванати по подходящ начин от мерките за контрол, за които се очаква да работят ефективно с някои недостатъци с умерено въздействие върху функционирането на елементите, свързани с основните изисквания. Формулирани са препоръки

(4) Функционира добре. всички рискове са обхванати по подходящ начин от мерките за контрол, за които се очаква да работят ефективно (не са открити или са отрити само незначителни недостатъци).

Матрицата трябва да определя точно резултата за определения акредитационен компонент. Комисията очаква от компетентния орган да предприеме подходящи действия съгласно член 2, параграф 3 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията, ако сертифициращият орган е оценил някоя област с „1“, и да предприеме проследяващи действия съгласно член 2, параграф 1 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията за нередностите, оценени с „2“. В случай че процедурата/компонента от процедурата не са валидни, то тази област трябва да се обозначи като неприложима (НП).

Оценката на СО може да се основава отчасти на прегледите, които са били осъществени през предходните финансови години, ако има доказателства, че

11

не са настъпили съществени изменения в процедурите или техни компоненти. В такъв случай оценката трябва да бъде посочена в скоби „( )“.

Когато се използва работата, извършена от отдела за вътрешен одит (МОС 610 „Ползване работата на вътрешните одитори), или в случай на делегиране на функции на външни експерти или одитори (МОС 620 „Ползване работата на одитен експерт“), оценката следва да бъде поставена в квадратни скоби „[ ]“.

По отношение на оценката на СО на непрекъснатия мониторинг чрез дейности по вътрешен контрол, необходимо е да се отбележи, че дейностите по вътрешен контрол следва също да обхващат и процедури за мониторинг, имащи за цел избягването или разкриването на злоупотреби и нередности, по-специално в тези области от разходите по ОСП от компетенцията на разплащателната агенция, които са изложени на значителен риск от измами или други сериозни нередности.

По отношение на оценката на СО на службата за вътрешен одит, трябва да се отбележи, че всички важни области, подлежащи на одит, трябва да бъдат проверявани по-скоро в рамките на петгодишен период, отколкото всяка година. Ако някоя област все още предстои да бъде одитирана, СО дава оценката си за тази област въз основа на адекватността на петгодишния одиторски план. В такъв случай оценката следва да бъде посочена в скоби „( )“.

Оценките от матрицата трябва да съответстват на оценките, дадени на същата процедура и компонент на акредитацията в съответстващата подробна част от доклада (виж „изпълняване на критериите за акредитация“ в глави 5 и/или 14 от Модела на доклад в Основна насока № 5). Ако има несъответствия, те следва да бъдат обяснени.

4.4. Обща оценка на системата за вътрешен контрол по групата от критерии, посочени в точка 4.2 и по фондове.

Оценката следва да бъде изготвена на основата на претеглена обща стойност, както е посочено в раздел 4.3 и в таблиците за оценка по-долу.

Тези показатели (не функционира/функционира отчасти/функционира/функционира добре) трябва да се използват при оценка на системата за вътрешен контрол в обобщението на доклада (виж точки 1.5.2 и 8.5.2 от модела на отчет). При всички случаи следва да се избягва различна терминология.

12

4.5. Mодел на матрицата

МАТРИЦА — Оценка на СВК за ЕФГЗ ИСАК

Компонент на оценка

Процедура

Вътрешна среда Контролни дейности

Информация и комуникация Мониторинг Критерии за преглед и оценка

Общо заключени

еОрганизация Човешки ресурси

Делегиране Комуникация

Сигурност на информационните системи (СИС)

Текущо наблюдени

е

Вътрешен одит

тегло/резултат S T при 10 % или 15 %

S T при 5 %

S T при 5 %

S T при 50 %

S T при 5 %

S T при 10 %

S T при 10 %

S T при 5 %

W T

Дейности Обработка на заявлението, включително валидиране и разрешаване

Мерки за административен контрол

20 %

Проверки на място 20 %

Плащания

Извършване на плащанията 15 %

Осчетоводяване 15 %

Авансови плащания и обезпечения (*)

10 %

Управление на дълговете 20 %

Ключ към таблиците:S – Резултат — следва да съответства на оценките в раздел 4.3W – тегло на всеки от критериите за оценка и системата за вътрешен контрол — в съответствие с раздел 5.4 на указание № 2T – Общо = тегло * резултатЛегенда:


„1“ не функционира = [1; 1,5]„2“ функционира частично (значително въздействие) = [1,51; 2,5]„3“ функционира (средно голямо въздействие) = [2,51; 3,5]„4“ функционира добре (слабо въздействие) = [3,51; 4]

14

МАТРИЦА — Оценка на СВК за ЕФГЗ извън ИСАК


Процедура








е



S T при 5 %

S T при 5 %

S T при 50 %

S T при 5 %

S T при 10 %

S T при 10 %

S T при 5 %

W T



20 %


Плащания




10 %


Легенда:


15

МАТРИЦА — Оценка на СВК за ЕЗФРСР ИСАК


Процедура








е



S T при 5 %

S T при 5 %

S T при 50 %

S T при 5 %

S T при 10 %

S T при 10 %

S T при 5 %

W T



20 %


Плащания




10 %


Легенда:


16

МАТРИЦА — Оценка на СВК за ЕЗФРСР извън ИСАК


Процедура








е



S T при 5 %

S T при 5 %

S T при 50 %

S T при 5 %

S T при 10 %

S T при 10 %

S T при 5 %

W T



20 %


Плащания




10 %


Легенда:


17

4.6. Описание на извършения одит

Извършеният одит се представя както е описано в Насоки № 3 — Изисквания за доклади и становища, издадени от сертифициращите органи.

Ако при разпределението една съвкупност (например ЕФГЗ извън ИСАК) съдържа няколко схеми или група мерки, на които, взети заедно, се падат по-малко от 2 % от общите годишни разходи за фонда, те могат да бъдат добавени към главната (друга) съвкупност. Целта на този праг „de minimis“ е да се избегне одиторите да полагат излишни усилия за несъществени суми.

5. НАСОКИ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОПРЕДЕЛЕНИ КРИТЕРИИ ЗА АКРЕДИТАЦИЯ

5.1. Делегиране

5.1.1. Общи положения

Делегираните органи са частни или публични органи, които не са на пряко подчинение на РА (т.е. те са трети страни), на които са възложени определени функции по силата на член 1, параграф 1 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията. Съгласно член 7, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета, с изключение на плащанията, задачите, свързани с управлението и контрола на разходите, могат да бъдат делегирани. Всички делегирани задачи следва да бъдат посочени в споразумение за възлагане.

От съществено значение е в писменото споразумение да се гарантира пряк достъп на службите за мониторинг на РА до документите и процедурите на делегираните органи. Това гарантира, че управлението на РА ще има данни за работата на делегираните органи чрез надзора, осъществяван от персонала на РА и от констатациите на отдела за вътрешен одит на РА.

Когато делегираната задача се извършва от друг орган като част от обичайните му задачи съобразно националното законодателство, както е посочено в приложение I, точка 1., буква В. 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията, и когато по изключение РА няма пряк достъп до документите и процедурите на органите с делегирани правомощия, трябва да се въведе механизъм, който да гарантира, че РА е информирана за качеството и съдържанието на работата, извършвана от другия орган (органа с делегирани правомощия) (чрез доклади, които обхващат съответната финансова година). Това се илюстрира от следното:

1. Делегирането се отнася до една конкретна задача (напр. конкретна проверка и др.)

Пример за такива органи са митническите власти и националните данъчни власти. Трябва да се подчертае обаче, че разпоредбите, посочени в приложение I, точка 1, буква В. 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 трябва да бъдат спазвани, и че разплащателната агенция в крайна сметка винаги носи отговорност за законосъобразността и редовността на свързаните с дейностите трансакции.

Следователно в настоящия случай също следва да се сключи споразумение между РА и другия орган за управление на информационния поток и процедура за докладване, свързани със задачите, изпълнявани от другия орган по отношение на плащанията, извършени от РА.

По отношение на сумите, които се възстановяват от износ, отговорността за удостоверяване на естеството и количеството на изнесените продукти като цяло е възложена на митническите власти, които действат съгласно общностните и


националните разпоредби. При тези обстоятелства задълженията, предвидени в приложение І към Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията ще се считат за спазени, ако митническите власти предоставят на РА информация относно процедурите, приети с цел осигуряване изпълнението на техните отговорности в селскостопанския отрасъл и — най-малко веднъж годишно — резултатите от направените проверки, както и предприетите мерки във връзка с несъответствията и нередностите. По такъв начин, принципната цел на една РА е да получи наличните доказателства, които гарантират, че всички необходими проверки за допустимостта на одобрените искания са били извършени, включително и тези проверки, които се предприемат от митническите власти.

От съществено значение е годишната информация да е придружена от декларация от страна на службата за вътрешен одит на митниците, която потвърждава както верността на информацията и адекватността на действащите процедури, така и съответствието на процедурите с действащите правила.

2. Делегирането се отнася до процедура за контрол: напр. разрешаване на плащанията

В този случай споразумението трябва да дава възможност на РА да осигури съответствие с критериите за акредитация, т.е. трябва да се гарантира, че допустимостта на заявленията за помощ и съответствието с разпоредбите на Съюза са проверени преди разрешаване на плащането, че изискваните документи са представени в срок, достъпни са и се съхраняват по начин, който гарантира дългосрочно тяхната изчерпателност, валидност и четливост. Другият орган също изрично потвърждава на агенцията, че упражнява ефективно своите правомощия и описва използваните за това средства. За да се гарантира, че другият орган изпълнява задачите си по задоволителен начин, РА може да поиска становище на одитор. Одитите, свързани с процедурите и дейностите на РА могат да включват също проверка на равнището на делегирания/другия орган.

5.1.2. Функция по плащанията — ЕЗФРСР

Член 1, параграф 1 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията изброява задачите, които трябва да се осъществят от РА, а член 7, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета гласи „с изключение на плащанията, изпълнението на тези задачи може да бъде делегирано“.

Член 7, параграф 1 се отнася само до плащанията. Тук се има предвид плащане на помощи от Съюза. В областта на развитието на селските райони, където обикновено се изплаща единична публична субсидия, съфинансирана от Съюза и от държавата членка на крайния получател, това плащане към крайния получател не е включено в обхвата на член 7, параграф 1 и, следователно, може да бъде осъществено от управляващия орган или от „друг орган“. Само възстановяването на частта от субсидията, която се пада на Съюза, в полза на посочените органи трябва да остане в правомощията на РА.

В случай че една държава членка се възползва от тази възможност, РА остава изцяло отговорна за законността и редовността на цялата основна операция, включително за защитата на финансовите интереси на Съюза, както и за деклариране на съответните разходи пред Комисията и съответното им осчетоводяване.

Условията, посочени в точка 1 (В.2) от приложение I към Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията се прилагат в случаите, когато функциите на разплащателната агенция се изпълняват от друг орган като част от обичайните му задачи съобразно националното законодателство.

5.2. Процедури по плащанията

РА следва да разполага с процедури, гарантиращи, че направените плащания не се декларират за възстановяване пред ЕФГЗ и ЕЗФРСР, когато трансферите към крайните бенефициери все още не са извършени. РА следва да прилага механизъм, чрез който може

20

да докаже, че ако тези плащания са били декларирани пред фондовете, те са възстановени в тях със следващата месечна/тримесечна декларация или най-късно в годишната декларация.

5.3. Процедури по авансите и обезпеченията

5.3.1. Авансови плащания

Авансови плащания са плащанията от хазната, които не се основават на извършени разходи. Във всички случаи, когато регламентите позволяват извършването на авансови плащания, такива плащания се записват в отделни сметки, които представляват част от счетоводството на ЕФГЗ или ЕЗФРСР, с всички съответни подробности, които дават възможност за правилното им управление. Плащания, направени преди обичайните срокове за плащане, но след извършени проверки и/или основани на извършени разходи, не се считат за авансови в този контекст6.

Трябва да се създадат процедури, които да гарантират:

– че разрешението за извършване на авансови плащания е дадено само след като всички условия са били изпълнени;

– в случай, че се изисква обезпечение, че плащането е извършено само след получаването на валидно обезпечение;

– че вписването на точните суми и всички други допълнителни подробности е направено в правилната (авансова) сметка;

– записване, придружено с идентифициращи данни, на крайните срокове за погасяване и просрочване на авансови плащания;

– редовно равняване с други информационни бази данни (например с банкови сметки, с преписки за разрешени плащания/извлечения от отговорните за разрешението отдели, съдържащи предходни или по-късни плащания, с окончателните плащания, със записите на обезпеченията в случаите, когато има изискване за обезпечение);

– редовни анализи на сметките на авансовите плащания и своевременен контрол върху всички случаи с аномалии и отдавна просрочени плащания;

– уравняване на извършени или възстановени авансови плащания;

– своевременно започване на процедури за възстановяване, в случаите, когато изискванията не са спазени.

5.3.2. Ценни книжа

Когато регламентите изискват депозирането на обезпечение, всички дебитни и кредитни сделки за всяко обезпечение следва да бъдат централно записвани в РА, за да могат задълженията и освобождаванията от задължения навреме да се приведат в съответствие към съответната дата и да се проверят действително депозираните обезпечения.

Следва да се създадат процедури, които да гарантират:

– идентификацията на вида обезпечение (паричен депозит, единична или обща банкова гаранция);

– валидността на банковите гаранции;

6 Вж. също работен документ D/851357/2012 „Предплатени разходи“, представен на 84-тото заседание на Комитета по земеделските фондове (юни 2012 г.) и протокола към точка 6 на същия комитет относно разглеждания обхват на специфичния въпрос за дължимите аванси, които още не са уравнени в края на финансовата година, както е предвидено в член 29, буква й) от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията.

21

– централното записване в РА по вид обезпечение, на всички дебитни и кредитни сделки, на базата на надлежно одобрени документи (след проверка на точността на сумата и всички останали изисквания във връзка с обезпечението);

– редовно равняване с други информационни бази данни, например със съответните сметки на авансовите плащания, с информация от одобряващите отдели и с действителните обезпечения;

– редовен анализ на сметките на обезпеченията и контрол върху всички случаи с необичайни или отдавна просрочени обезпечения;

– своевременно погасяване на паричните депозити, освобождаване на единичните банкови гаранции и деблокиране на общите банкови гаранции;

– своевременно започване на процедури за възстановяване в случаите, когато изискванията не са спазени и когато е необходимо своевременното освобождаване на обезпечението.

22

5.4. Управление на дълга

5.4.1. Общи указания — признаване на дълг

Времето на констатиране на дълг е моментът, когато дългът е определен като материален и съществува основателно задължение за плащане.

РА трябва да е в състояние да установи:

- точната самоличност на длъжника,

- че дългът е действително дължим,

- съответната сума.

Щом тези условия са изпълнени, установеният дълг следва незабавно да бъде записан в счетоводната книга на длъжниците.

РА трябва да гарантира, че счетоводната книга за длъжниците представя вярна и пълна картина на сумите, подлежащи на възстановяване, че процедурите за възстановяване са ефективни и че сумите правилно и незабавно са постъпили във фондовете.

5.4.2. Общи указания — водене на счетоводна книга на длъжниците

РА следва да води единна счетоводна книга на длъжниците по отношение на плащанията, които се управляват по линия на фондовете на ЕС (ЕФГЗ, ЕЗФРСР), с цел проследяване на дължимите суми. Отделна счетоводна книга за всеки фонд може също да бъде уместна поради организационната или процедурна структура в дадена държава членка. Счетоводната книга за длъжниците следва да се актуализира на базата на информацията, получавана от съответните служби.

Пълнота на счетоводната книга на длъжниците:

– Сумите, подлежащи на възстановяване, следва незабавно да се вписват само в една счетоводна книга на длъжниците, която се съхранява централно. Лицето, което отговаря за воденето на този регистър, следва да не носи отговорности във връзка с осъществяване на плащанията или разглеждане на заявленията;

– Ръководството трябва да разработи система, която да осигури възможност всички задължения да бъдат докладвани пред отдела, отговарящ за водене на счетоводната книга на длъжниците;

– РА следва да разполага със системи, които да гарантират, че всички сведения, свързани с потенциалните възстановявания (напр. докладите от проверките и писмата за възстановяване) са на разположение, и че е осигурено навременното вписване в счетоводната книга за длъжниците. Пълнотата на счетоводната книга на длъжниците следва редовно да бъде проверявана.

Валидност и точност на счетоводната книга на длъжниците:

– Финансовият отдел следва да съпоставя редовно счетоводната книга за длъжниците с данните от оперативните системи;

– Сумата, подлежаща на възстановяване, следва да е точно изчислена. Управлението следва да осъществява надзор над изчисляването на сумите, подлежащи на възстановяване (включително всякакви санкции, намаления, корекции или лихви);

– Постъпленията следва незабавно да бъдат записвани и уравнявани с непогасените задължения;

23

– Прихванатите суми следва незабавно да бъдат записвани и уравнявани с непогасените задължения;

– Постъпленията следва да се получават само по банков път или в централен офис за разплащания в брой. Трябва да се въведат необходимите процедури за избягване на измами и кражби.

5.4.3. Общи указания — необходими стъпки за възстановяване:

Проверка на списъка:

– Равнение от страна на финансовия отдел

С цел да се гарантира пълнотата и точността на списъка, финансовият отдел трябва редовно да съгласува данните (най-малко на 3 месеца) от счетоводната книга за длъжниците с всички съответни данни в оперативните отдели.

– Управленски надзор

Посредством този контрол, ръководството проверява дали отговорните отдели предприемат достатъчни и подходящи мерки за възстановяване на сумите.

Възстановяване на сумите:

Суми могат да бъдат възстановени по два начина: „чисто“ възстановяване (включително правни действия) или чрез прихващане срещу бъдещи плащания. Контролът на дълга при втория подход е по-малко сложен. Системата следва да предвиди прихващане срещу първото последващо плащане/плащания, което/които разплащателната агенция предстои да направи към същия бенефициер в съответствие с член 28 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията.

5.4.4. Общи указания — ЕФГЗ – осчетоводяване на възстановени средства в T104

Позоваваме се на Работния документ на Комисията D-32284-2007-REV.1

5.4.5. Приложение ІІ към Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията относно нередностите

Признаване на случай

Съгласно разпоредбата на член 41, параграф 5 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията от 11 март 2014 г.7 трябва да се направи разграничение по отношение на „стари“ и „нови“ случаи на нередности8.

За „стари“ случаи на нередности:

Първоначалното заключение по административен или съдебен ред определя между другото момента, когато един случай трябва да бъде вписан в приложение ІІ към Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията.

По смисъла на настоящата глава първоначалното заключение по административен или съдебен ред означава първата писмена оценка от компетентен орган, направена по административен или по съдебен ред, която съдържа заключение въз основа на действителните факти, че е извършена нередност, без да се засяга възможността това заключение впоследствие да бъде коригирано или оттеглено вследствие на развитие в хода на административната или съдебната процедура.

7 Официален вестник L L255/18, 28.8.2014 г.8 Виж точка 2.3 от Насоки на Комисията относно предаването на таблиците от приложения II и III от Регламент

за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията за финансова година N.

24

Следователно според Комисията една оценка може да се разглежда като първоначално заключение по административен или съдебен ред по смисъла на член 35 от Регламент (ЕО) № 1290/2005 на Съвета, ако са изпълнени следните условия:

i. длъжникът е установен,

ii. размерът на дълга е известен, и

iii. компетентният за оценката орган е съставил писмен документ с оценка на фактите, включително длъжника и дължимата сума, и съответно е уведомил длъжника или друг орган, което означава, че чисто вътрешни документи не са достатъчни.

Датата на първоначалното заключение по административен или съдебен ред е моментът, когато едновременно за пръв път са изпълнени и трите условия, като по този начин се осигурява връзката между приложение II и счетоводната книга на РА за длъжниците.

За „нови“ случаи на нередности:

Както е посочено в член 54, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, датата, която следва да се вземе предвид, е датата на първия документ по случая в хронологичен ред, в който се заявява, че е възникнала нередност. Този документ трябва освен това да отговаря на следните две условия:

i. да е одобрен;

ii. и когато е приложимо, да е получен от разплащателната агенция или органа, отговарящ за процедурата по възстановяване.

От датата, на която едното или и двете горепосочени условия са изпълнени (когато е приложимо), разплащателната агенция разполага с 18 месеца да изготви искането за възстановяване.

Освен това, съответните суми се вписват едновременно с искането за възстановяване в счетоводната книга на длъжниците на разплащателната агенция.

Случаите на нередности трябва да бъдат регистрирани в приложение II към Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията най-късно към датата на искането за възстановяване, а признаването на даден случай трябва да отговаря на следните условия:

- длъжникът е установен,

- размерът на дълга е известен, и

- компетентният орган изготвя искане за възстановяване и го съобщава на длъжника.

Информация относно нередности в счетоводната книга на длъжниците

Допустимата книга на длъжниците следва да съдържа елементите, описани в приложение II към Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията и в част I от указанието относно представянето пред Комисията на таблиците от приложения II и III от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията за финансова година N.

Счетоводната книга на длъжниците следва да съдържа и информация за финансовата година, за която се отнасят нередността или грешката (т. e. финансовата година на плащането).

25

5.4.6. Приложение III към Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията относно суми за възстановяване и кредитиране в полза на фондовете, които не се дължат на нередности

Признаване на случай

Виж точка 5.4.1 по-долу.

Трябва да се предостави извлечение от счетоводната книга на длъжниците, което да съдържа сумите за възстановяване и кредитиране в полза на ЕФГЗ или ЕЗФРСР (без нередностите и административните грешки), включително евентуални санкции и лихви по тях.

Информация относно тези други случаи в счетоводната книга на длъжниците

Допустимата книга на длъжниците следва да съдържа елементите, описани в приложение III към Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията и в част II от указанието относно представянето пред Комисията на таблиците от приложения II и III от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията за финансова година N.

5.5. Информационна сигурност

Системата на РА за управление на информационната сигурност трябва да бъде сертифицирана в съответствие със стандарт ISO 27001 до октомври 2016 г., както е предвидено в приложение I, точка 3, буква Б), подточка ii) от Регламент (ЕС) № 907/2014. Ако една или повече задачи или работни процеси на РА (например изчислителният център) все още не са сертифицирани, СО докладва за мерките, предприети от РА, за да се гарантира своевременното сертифициране. СО изразява становището си относно способността на РА да бъде своевременно сертифицирана, като обръща внимание както на организацията на проекта на РА, така и на изискванията на системата за управление на информационната сигурност.

СО изготвя доклад относно всяка от делегираните задачи, както е предвидено в глава 5.1, по отношение на сигурността на информационните системи.

В случай че държава членка реши да не прилага разпоредбите относно сертифицирането, което е оправдано при годишни разходи на средства, които не надхвърлят 400 млн. EUR, СО докладва за това.

РА следва да вземе мерки на базата на избрания стандарт за информационна сигурност, адаптирани към средата и пропорционални на реално съществуващия риск (виж приложение I, точка 3, буква Б към Делегиран регламент (EС) № 907/2014 на Комисията)9.

5.6. Процедура за отпускане на помощи съгласно член 1, параграф 1 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията

По отношение на ЕЗФРСР задачите на управляващия орган съгласно член 49 от Регламент (EС) № 1305/2013 на Европейския парламент и на Съвета се състоят главно в подбора на проектите и сключването на съответните договори с крайните бенефициери. Член 66, параграф 2 от същия регламент урежда правото на управляващия орган да делегира тези задачи.

9 От 16 октомври 2016 г. сигурността на информационните системи ще бъде сертифицирана в съответствие със стандарт ISO 27001; Системи за управление на информационната сигурност — изисквания (ISO). Комисията може да разреши на държавите членки да удостоверят сигурността на своите информационни системи в съответствие с други утвърдени стандарти, ако тези стандарти гарантират ниво на сигурност, което е най-малко равностойно на предлаганото по ISO 27001. Държавата членка може да реши да не прилага тази разпоредба спрямо разплащателни агенции, отговарящи за управлението и контрола на годишни разходи на средства, които не надхвърлят 400 млн. EUR. Държавата членка информира Комисията за това решение.

26

В крайна сметка обаче РА е задължена да гарантира, че процедурите на отпускане на помощи съответстват на правилата на Съюза и предвидените в законодателството на Съюза проверки се извършват преди разрешаване на плащането (член 1, параграф 1 от Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията). Следователно, дори акредитацията на РА да не обхваща самия управляващ орган, е необходимо тя да обхваща процедурата за отпускане на помощи. Тази процедура може да бъде одобрена отделно и преди одобряването на останалите процедури във връзка с разрешението, осъществяването и осчетоводяването на плащания. Следователно заявления за проекти трябва да се приемат и обработват, само ако процедурата за отпускане на помощи е напълно разработена и одобрена. Моля, вижте също така и точка 2A, подточки iii) и v) от приложение I към Делегиран Регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията, където са установени конкретни правила по отношение на ЕЗФРСР.

Същият принцип се отнася за исканията за плащане към РА: те трябва да се приемат и обработват, а и плащанията да се осъществяват само ако процедурите по разрешението, изплащането и осчетоводяването са напълно разработени и одобрени.

6. ПРЕДОТВРАТЯВАНЕ И ОТКРИВАНЕ НА ИЗМАМИ

Съгласно Финансовия регламент10, бюджетът на ЕС се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол, който осигурява разумна гаранция за предотвратяването и разкриването на измами и нередности. В областта на споделеното и децентрализирано управление държавите членки и (потенциалните) страни кандидатки са отговорни за предотвратяването и разглеждането на случаите на нередности и измами.

Стратегията за борба с измамите на ГД „Земеделие и развитие на селските райони“ подчертава ключовата му роля в защитата на финансовите интереси на Европейския съюз. Финансовият регламент, секторното законодателство11 и стандартите за вътрешен контрол за ефективно управление12 изискват прилагане на бюджета на ЕС в съответствие с принципите на доброто финансово управление и с ефективен и ефикасен вътрешен контрол, осигуряващ разумна гаранция за предотвратяването и разкриването на измами и нередности.

По отношение на средствата, усвоени в рамките на споделеното управление, ГД „Земеделие и развитие на селските райони“ гарантира, че държавите членки са въвели и прилагат ефективни системи за управление и контрол, които гарантират, че средствата се използват ефикасно и правилно, така че да се гарантира законосъобразността и редовността на разходите.

По силата на член 59 от Финансовия регламент13 и действащото секторно законодателство14, в рамките на споделеното управление Комисията делегира задачи по

10 Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (OВ L 298/1, 26.10.2012 г.)

11 Регламент (ЕО) № 1290/2005 на Съвета относно финансирането на Общата селскостопанска политика, член 9, параграф 2 (МФР за периода 2007–2013 г.) и Регламент (ЕС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета относно финансирането, управлението и мониторинга на общата селскостопанска политика, член 58 (МФР за периода 2013–2020 г.).

12 Съобщение на Комисията, относно преразглеждането на стандартите за вътрешен контрол и съответната рамка — засилване на ефективността на контрола, SEC (2007) 1341 от 9.10.2007 г.

13 Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012

14 Членове 4, 5 и 58 от Регламент (EС) № 1306/2013 относно финансирането, управлението и мониторинга на общата селскостопанска политика

27

изпълнението на държавите членки, които след това са отговорни на първа инстанция за предотвратяването, откриването и отстраняването на нередности.

С цел да се гарантира, че средствата се използват съгласно приложимите правила и принципи, държавите членки вземат всички законодателни, регулаторни, административни или други мерки, необходими за защитата на финансовите интереси на ЕС и по-специално за предотвратяване, откриване и отстраняване на нередностите и измамите. В допълнение, съгласно приложение I към Делегиран регламент (ЕС) № 907/201415, разплащателните агенции трябва да предприемат мерки за предотвратяване и разкриване на измами и нередности в контекста на своята дейност в МФР за периода 2014–2020 г.

В контекста на реформата на ОСП, на 17 декември 2013 г. съзаконодателите приеха Регламент (ЕС) № 1306/2013 относно финансирането, управлението и мониторинга на общата селскостопанска политика, в чийто член 58, параграф 1, между другото се постановява, че държавите членки,

осигуряват ефективни превантивни мерки срещу измами, особено в областите с по-висок риск, които да имат възпиращ ефект, като вземат предвид разходите и ползите, както и пропорционалността на мерките;

предотвратяват, разкриват и отстраняват нередности и измами.

За тази цел приложение I към Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията16

предвижда като критерии за акредитация следните елементи от операциите на разплащателните агенции:

1. Преди да одобри искане за плащане, разплащателната агенция трябва, наред с останалото, да извърши проверки, както се изисква съгласно член 58 от Регламент (ЕС) № 1306/2013, с цел предотвратяването или разкриването на измами и нередности, като се обърне особено внимание на съществуващите рискове (раздел 2, буква А), подточка iii) от приложение I).

2. Дейностите за вътрешен контрол на разплащателните агенции следва да обхващат между другото процедури за мониторинг, с цел предотвратяването или разкриването на измами или нередности, като се обърне особено внимание на онези разходи по ОСП в тяхната компетентност, които са изложени на значителен риск от измами или други сериозни нередности (раздел 4, буква А), подточка iv) от приложение I).

3. Не на последно място, разплащателната агенция гарантира, че персоналът преминава подходящо обучение на всички оперативни нива, включително за повишена бдителност за измами (раздел 1, буква Б), подточка iv) от приложение I).

ГД „Земеделие и развитие на селските райони“ е изготвила насоки във връзка с трите точки, упоменати по-горе, с които се допълват критериите за акредитация. На 19 март

15 Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията от 11 март 2014 г. за допълнение на Регламент (ЕС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета във връзка с разплащателните агенции и други органи, финансовото управление, уравняването на сметки, обезпеченията и използването на еврото16 Делегиран регламент (ЕС) № 907/2014 на Комисията за допълнение на Регламент (ЕС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета във връзка с разплащателните агенции и други органи, финансовото управление, уравняването на сметки, обезпеченията и използването на еврото

28

2014 г. на вниманието на държавите членки бяха представени указания относно мерките за борба с измамите17.

Също така, съгласно член 1, параграф 3, буква в) от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията при прегледа, предхождащ акредитацията, одитиращият орган, назначен от КО по смисъла на член 1, параграф 1 от същия регламент, проверява степента, в която процедурите и системите, въведени от разплащателната агенция, могат да защитят бюджета на Съюза, включително основаните на риска мерки за борба с измамите18.

Не на последно място, декларацията за управлението на директорите на разплащателни агенции също така дава гаранции, че са въведени ефективни и пропорционални мерки за борба с измамите и взема предвид установените рискове19.

Съответствието с критериите за акредитация се разглежда ежегодно от сертифициращите органи и от ГД „Земеделие и развитие на селските райони“ чрез проверки на място.

17 На разположение в CircaBC на следния адрес: (https://circabc.europa.eu/w/browse/736ce40c-8b53-4c5a-9792-8b87193381aa).

18 Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията за допълнение на Регламент (ЕС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета във връзка с разплащателните агенции и други органи, финансовото управление, уравняването на сметки, правилата за проверките, обезпеченията и прозрачността.

19 Приложение I към Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията.

29

https://circabc.europa.eu/w/browse/736ce40c-8b53-4c5a-9792-8b87193381aa

https://circabc.europa.eu/w/browse/736ce40c-8b53-4c5a-9792-8b87193381aa

7. ОТЧЕТ ПРЕД КОМИСИЯТА

Схема на сроковете и съответните документи, които трябва да се представят, както е описано по-долу:

Информация, която трябва да се представи:

Краен срок

Aкт на акредитация, формален акт. Съобщение съгласно член 102, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1306/2013 на Европейския парламент и на Съвета и на член 1, параграф 5 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията.

За нова РА: Съобщението трябва да се направи непосредствено след първата акредитация на РА и във всички случаи преди каквито и да било разходи, направени от агенцията, да бъдат отнесени по сметките на ЕФГЗ или ЕЗФРСР.

Доклад на сертифициращия орган относно съответствието с критериите за акредитация съгласно член 5, параграф 4, буква a) от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията.

Докладът да се представя до 15 февруари всяка година

Доклад на компетентния орган за надзора върху акредитацията и съответствието с критериите за акредитация съгласно член 2, параграф 1 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014.

Не се прилага за финансова година 2014.Първият такъв доклад ще обхване периода от 2013 г. до 2015 г.. Вторият ще обхваща периода от 2016 до 2018 г. и т.н. Докладът на КО се очаква в срок до 30 юни на годината, следваща края на съответния отчетен период.

Съобщение относно акредитация на изпитателен срок съгласно член 2, параграф 4 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 908/2014 на Комисията.

Непосредствено след съставяне на плана.

30

Accreditaion guideline · Web viewИнструкциите установяват срока за...

Documents

Transcript of Accreditaion guideline · Web viewИнструкциите установяват срока за...