You are viewing the “Bank Account & Imprest Fund Account Reconciliation” presentation with Claudia Flores. 

1

The Bank Account and the Imprest Fund Account must be reconciled on a monthly basis, as soon as the bank statement is available.

2

•We should always reconcile the bank statement with the check register first to make sure there are no discrepancies. If there are any discrepancies, we should try and fix them before we reconcile our report.

•Then download the Imprest Fund Bank Account Reconciliation Form – from the Accounts Payable website. We should create an Imprest Folder on our desktop for the current fiscal year and keep all of the reports as well as claim forms processed for the current year. 

•I recommend that you make a master form with the following information:  Cost Center: This is the name of your school not the 7 digit cost center.Administrator: The name of the administrator that requested the Imprest Fund Account –when you enter the administrator name, it will automatically populate the Reviewed by field with the administrator’s name.Prepared by:  Enter the name of the person preparing the report.Save it as your master copy and you will not have to enter this information every month. You only save it as with the current month and year.This form is in an excel form and will perform some of the additions and subtractions for you.  

3

The reason we want to have our previous month’s bank account reconciliation report in front of us is to see what item or items are still outstanding or pending from the previous month. And, we want the current month’s reconciled bank statement to see if any of the outstanding or unclear checks from the previous month cleared this month.

4

Enter the date as of the end of the current month that you are working with.  A. Enter the Balance per Statement – this will be the statement ending balance from the bank 

statement.B. If you have any deposits made and recorded in your checkbook but they do not appear on the 

bank statement yet, enter them in the DEPOSITS IN CHECKBOOK (NOT IN BANK STATEMENT) section.  You only have to enter the date of the deposit and the amount, the system will automatically add and enter the total amount on letter B (you should never enter any amount here or you will disturb the formula and it will not work).

C. If you have any outstanding checks this month, you should enter them in the OUTSTANDING CHECKS SECTION  ‐ CHECK NO. AND AMOUNT‐ again the system will add for you and total the section.  And, it will automatically enter the amount on letter C.

D. Once the previous steps are done – the system will automatically enter the adjusted bank balance for you.

E. In this section you should manually enter the balance per check book and this amount should be the same as the adjusted bank balance.

F. If for any reason your two balances do not match – the system will show the discrepancy here and you should enter an explanation on the lines below as to what the discrepancy is and why it’s there.

After all of the transactions are completed – the person that prepared the report must sign and date in blue ink and the administrator should sign and

date in blue ink as well.

5

•Download the Imprest Fund Account Reconciliation form from the Accounts Payable Website and prepare your master copy.

•I recommend that you make a master form with the following information:  Cost Center: This is the name of your school not the 7 digit cost center.Administrator: The name of the administrator that requested the Imprest Fund Account –when you enter the administrator name, it will automatically populate the Reviewed by field with the administrator’s name.Amount Advanced by the District:  for example it could be 1,200, or 1,800, or 5,000, this amount does not change from month to month‐ unless the administrator requests an increase, but the maximum amount for a school site that the Imprest Fund Account can be increased to is $5,000.Prepared by:  Enter the name of the person preparing the report.Save it as your master copy and you will not have to enter this information every month. You only save it as with the current month and year.This form is in an excel form and will perform some of the additions and subtractions for you.  

6

The reason we want to have the previous Imprest Fund Account Reconciliation report in front of us is to see if any claim forms that were submitted to Accounts Payable have been paid or whether they are still waiting for reimbursement. If we are still waiting for reimbursement from accounts payable, we need to bring this information forward to the current month.  We also want to check the unclaimed expenditures from the previous month – if we have not put them on a claim form, we need to bring them forward to the current month as well.

7

Enter the date as of the end of the current month that you are working with.  Under Section B – TOTAL OF IMPREST FUND PER SCHOOL RECORDS SECTIONS – enter the balance per check book on the first line. ADD – imprest fund petty cash – you should not have anything in this line – this is not commonly used at the school sites.ADD Expenditures on claims form in process – look at the section below and this is where we entered the information on any claim forms that we have sent to Accounts Payable, but have not received the reimbursement payment yet.  We should have looked at the previous month first and if there were any claim forms that were sent to Accounts Payable and have not received reimbursement yet – they must be entered on this month also because they are still pending or in process.Under check No. – Enter the claim number, in the next column the date and in the next column the amount of the claim .The system will add all of the amounts that you entered and enter the amount in the Total field and also enter it in Section BThen we proceed to enter all of the checks that we have written, but still have not sent to Accounts Payable on a claim form – these are called unclaimed expenditures – enter the check number and the amount for each unclaimed check. Again, the system will add it for you and also enter the information in Section B for you. The system will add all of the figures in section B and compare it with the amount in section A – we normally should not have any discrepancies, but if we do, we need to enter an explanation of what that is. In this case, when we set up the EFT or Electronic Fund Transfer to have the reimbursement check directly deposited in our Imprest Fund Account,  the district deposited .23 cents to test the Electronic Fund Transfer and to make sure the transactions were going through. We need to make a notation of this in the explanation section and we need to deduct this amount in a future claim.Again the person that prepared the report and the administrator must sign and date in blue ink. 

8

At the end of each quarter, you must send your reports to your Fiscal Specialist along with a copy of the bank statement for the quarter months.  The four quarter months reports that you will need to send to your Fiscal Specialist are:  September, December, March and June.

For the first three quarters – as soon as you get your bank statement, do your reports and send them to your Fiscal Specialist.  For the last quarter report – June – you must submit the report before going on vacation for the summer, and yes, you will not have the bank statement yet, therefore, you must use the bank statement for the month of May to complete the quarterly report.

9

I cannot stress enough the importance of reconciling these reports on a monthly basis to make sure that there are no discrepancies or errors, and if we have errors we can identify them and fix them right away.You must keep an electronic and a signed hard copy of the reports for every month.You are not able to destroy these records until you go through a formal audit and that could be several years before that happens.

10

For more resources, please refer to the most updated Imprest Fund Reference Guide that can be located in INSIDE LAUSD or go to our web library of topics at www.oetraining.net by clicking on Employee Resources. From the drop down list select Just‐in‐Time Training and scroll down until you find Imprest Procedures.

11

This concludes the “Bank Account & Imprest Fund Account Reconciliation” presentation.  Thank you for viewing.

12