MS. Access

Microsoft Access XP

SOMMAIRE

3I. NOTIONS DE BASE SUR LES BASES DE DONNEES

3I.1. Introduction

3I.2. Concepts de base:

3I.2.1. Une table:

3I.2.2. Les Champs:

3I.2.3. Le champ cl

4I.2.4. Enregistrement

4I.2.5. Les relations entre tables

6I.2.6. Type de relation

7I.3. Modle de conception de la base de donnes

8II. DEFINITION DE ACCESS

8II.1. Base de donnes sous Access:

9II.2. Etapes de conception dune base de donnes

10II.3. Cration dune base de donnes

10II.3.1. Lancement de Access:

10II.3.2. Crer une nouvelle base de donnes

10II.3.3. Ouvrir une base de donnes

11II.3.4. Lassistant de projet de base de donne

12III. CRETAION DES TABLES

12III.1. Dfinition

12III.2. Cration d'une table

13III.3. LES TYPES DE DONNEES

14III.4. La description du champ

14III.5. Les proprits

14III.5.1. Dfinition de la taille dun champ

15III.5.2. Dfinition des formats daffichage

19III.5.3. Dfinition dun masque de saisie

21III.6. Crer une table a laide de lassistant table

21III.7. Crer des relations inter tables

24IV. Utilisation des feuilles de donnes

24IV.1. Oprations sur une feuille de donnes

24IV.1.1. Ouverture de table:

24IV.1.2. Modification de la largeur de colonne et la hauteur de ligne

25IV.1.3. Ajout, modification et suppression d'enregistrement

25IV.2. Tri d'enregistrement

26IV.3. Utilisation de Sous-Feuille de donnes

27IV.4. Filtrage des enregistrements

27IV.4.1. Utilisation du filtre par slection

27IV.4.2. Utilisation du filtre par formulaire

28IV.4.3. Filtre plusieurs critres

28IV.4.4. Enlever des filtres.

29V. LES FORMULAIRE

29V.1. Introduction

29V.2. Cration d'un formulaire avec lassistant

30V.3. Affichage du formulaire en mode cration

31V.4. Contrles et sections

31V.4.1. Insrer une zone de texte

32V.4.2. Slectionner les contrles

32V.4.3. Dplacer des contrles

32V.5. Contrles spcifiques

32V.5.1. Insrer un champ sous la forme de case ou bouton

32V.5.2. Crer une liste pour la saisie d'un champ

34V.5.3. Grer les champs OLE

35VI. LES REQUETES

35VI.1. Introduction

36VI.2. Cration une requte simple

36VI.2.1. Le mode cration

37VI.3. Gestion de la grille dinterrogation

37VI.3.1. Excution d'une requte

37VI.3.2. Dfinir les critres de slection

39VI.4. Cration d'une requte paramtre

40VI.5. Cration d'une requte multi-tables

41VI.6. Synthse des enregistrements

41VI.6.1. Les oprations

42VI.6.2. Le regroupement

43VI.6.3. Cration d'un champ calcul

44VII. LES ETATS

44VII.1. Introduction

44VII.2. Les sections

44VII.3. Les tris et regroupements

45VII.4. Cration d'un tat avec l'aide de l'assistant

45VII.5. Impression d'un Etat

46VII.6. Cration d'un tat de plusieurs tables

47VII.7. Cration d'un tat pour limpression dtiquettes

I. NOTIONS DE BASE SUR LES BASES DE DONNEES

I.1. Introduction

Une base de donnes est un ensemble structur de donnes lies entre elles et associes un sujet particulier, tel que le suivi des commandes, la gestion dun annuaire du tlphone ou la gestion de votre carnet dadresse, si votre base de donnes nest pas stocke sur un ordinateur, vous tes oblig de grer des informations en provenance de sources diverses que vous devez coordonner et organiser manuellement.

Supposons que vous conserviez les noms et adresses sur des fiches. Toutes les informations relatives une personne sont conserves au mme endroit (Dans une liste par exemple). En revanche , sur un ordinateur vous ralisez bien plus de choses que seulement vous referez la liste. Par exemple; vous pouvez gnrer des numros de tlphone, imprimer des tiquettes dadresses pour les cartes de vux, gnrer des listes mensuelles des anniversaires etc.

Il existe diffrents moyens de stocker les listes sur un ordinateur. Vous stockez aussi une liste dans une table Microsoft Word, une feuille de calcul Microsoft Excel ou dans tes tables de Microsoft Access.I.2. Concepts de base:

I.2.1. Une table:

Un objet de base de donnes est reprsent sous forme dun tableau nomm table et contenant toutes les information de cet objet .Une table est un regroupement logique de donnes relatives un mme domaine, les tables sont constitue de colonnes appeles champs et de lignes appeles enregistrement .

Exemple : Liste des tudiants.

NomPrnomDate de

NaissanceTlphoneAdresse

BOUZIDSamir12/05/1981021.23.25.14Cit Jolie Vue N25 Kouba, Alger

SELMIFarid26/06/1980021.25.36.87N 03 El Mouhamadia, Alger

TALBIWalid18/09/1981021.26.24.5875, Rue Tripolie Hussein Dey, Alger

ZENDANIRachid21/05/1980071.28.37.29Rue des jasmins N06 , Ain Naadja Alger

I.2.2. Les Champs:

Un champ reprsente un lment individuel de donnes entres pour chaque enregistrement. Chaque champ est dfini par un nom, un type et une taille et dfinis aussi par dautres proprits.I.2.3. Le champ cl

Cest un champ de la table o ses valeurs sont uniques, un champ cl est utilis pour identifier les enregistrements.

Prenons lexemple de la table tudiant, quel champ peut on utiliser pour le reprsenter comme champ Cl? Le nom, le prnom ou autres?

Si on prend le Nom comme champ cl, est ce quon ne risque pas de trouver au moins deux tudiants qui portent le mme Nom dans notre tablissement? Oui cest probable que des frres ou des cousins soient des tudiants dans le mme tablissement. Dans ce cas le choix sur le champ Nom comme champ cl est carter, alors lequel choisir?

Pourquoi pas ajouter un nouveau champ qui sera le champ Matricule de ltudiant et on sait dj que le matricule est une donne unique pour chaque tudiant inscris dans un mme tablissement.

I.2.4. Enregistrement

Un Enregistrement est une information sur un seul sujet. Cest une ligne de donnes dans la table.

I.2.5. Les relations entre tables

Les applications de base de donnes peuvent tre de deux types fondamentaux, celles qui crent des bd deux dimensions, et celles qui crent des bases de donnes relationnelles.

I.2.5.1. Les bases de donnes deux dimensions:

Ces bases de donnes existent depuis de nombreuses annes. Parmi les programmes actuels qui les utilisent, on peut citer Microsoft Works, Microsoft Excel ( o dans Excel , un bases de donnes est appel Liste ). Dans une base de donne de deux dimensions, toutes les informations sont contenues dans une seule table. Cela signifie que toutes les informations communes plusieurs enregistrements doivent tre rpts dans chacun dentre eux

Par exemple la table suivante reprsente les tudiants inscrits dans des spcialits

NomPrnomDate de

naissanceTlphoneAdresseSpcialitSalle

BOUZIDSamir12/05/1981021.23.25.14Cit Jolie Vue N25 Kouba, AlgerTS en informatique de Gestion15B3

SELMIFarid26/06/1980021.25.36.87N 03 El mouhamadia, AlgerTS en informatique de Gestion15B3

TALBIWalid18/09/1981021.26.24.5875, Rue Tripolie Hussein Dey, AlgerMarketing17A1

ZENDANIRachid21/05/1980071.28.37.29Rue des jasmins N06 , Ain Naadja AlgerMarketing17A1

la suite de lvolution, au cours des dernires annes, il sest avr que les bases de donnes deux dimensions ntaient pas adaptes au stockage de quantit importante de donnes. Cest partir de ce constat que sest dveloppe lide des bases de donnes relationnelles. Les bases de donnes cres par Access sont de type relationnelles

I.2.5.2. Les bases de donnes relationnelles

Une base de donnes relationnelle contient plusieurs tables, et des relations sont dfinies entre tables. Une relation vous permet dentrer dans une table et de relier celle-ci un enregistrement dune autre table laide dun identificateur.

Exemple suivant reprsente les mmes informations que lexemple prcdent, mais elles sont rparties dans deux tables associes, tudiant et spcialit, les champs rfrence spcialit de la table tudiant est li ou en relation avec le champ rfrence spcialit de la table spcialit. Remarquer que les informations qui concernent les cours et qui sont mentionnes plusieurs reprises dans lexemple prcdent napparaissent quune seule fois dans la seconde table .

Rfrence spcialitDsignation SpcialitSalle

INFOTS en informatique de Gestion15B3

INFOTS en informatique de Gestion15B3

MARKMarketing17A1

MARKMarketing17A1

MatriculeNomPrnomDate de

naissanceTlphoneAdresseRfrence spcialit

0001BOUZIDSamir12/05/1981021.23.25.14Cit Jolie Vue N25 Kouba, AlgerINFO

0002SELMIFarid26/06/1980021.25.36.87N 03 El Mouhamadia, AlgerINFO

0003TALBIWalid18/09/1981021.26.24.5875, Rue Tripolie Hussein Dey, AlgerMARK

0004ZENDANIRachid21/05/1980071.28.37.29Rue des jasmins N06, Ain Naadja, AlgerMARK

La structure de vos donnes suivent un modle relationnel prsente un certain nombre davantage:

1. Vous gagner beaucoup de temps en vitant davoir entrer les mmes donnes dans un grand nombre denregistrements diffrents.

2. La taille de votre base de donnes est rduite, souvent une fraction du volume que ncessiterait une BD 2 dimensions. Votre base de donne occupe moins despaces sur votre systme, et vous pouvez plus facilement la partager avec dautres utilisateurs.

3. Les erreurs de saisie de donnes sont rduites de faon significative. , imaginer que vous deviez entrer les mmes donnes dans un grand nombre denregistrement. Combien de fois tes-vous capable de taper les dsignations des diffrentes spcialits sans faire derreurs?.

4. La mise jour des donnes se fait en une seule tape, si vous avez inclus dans la table tudiant les spcialits, vous devez mettre jour manuellement la dsignation de la spcialit dans chaque enregistrement o elle se trouve.

I.2.6. Type de relation

I.2.6.1. Relation un--un 1:1Dans une relation un--un, chaque enregistrement de la tableA ne peut correspondre qu' un enregistrement de la tableB, et inversement chaque enregistrement de la tableB ne peut correspondre qu' un enregistrement de la tableA.

Ce type de relation est peu courant, car la plupart des informations qui seraient associes de la sorte font normalement partie d'une mme table. Vous pouvez utiliser une relation un--un pour diviser une table en plusieurs champs, pour isoler une partie d'une table pour des raisons de scurit, ou pour stocker des informations ne s'appliquant qu' un sous-ensemble de la table principale.

I.2.6.2. Relation un--plusieurs 1:NLa relation un--plusieurs est la plus courante. Dans ce type de relation, un enregistrement de la tableA peut tre mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la tableB, alors qu' chaque enregistrement de la tableB ne correspond qu'un enregistrement de la tableA. Dans ce type de cas, la cl primaire de la table A va migrer dans la table B , on lappellera alors cl trangre.

Exemple: Entre la table Etudiant et la table spcialit il existe la une relation de type 1:N , o :

Un tudiant est inscrit dans une et une seule spcialit et dans une spcialit plusieurs tudiants sont inscrits.

I.2.6.3. Relation plusieurs--plusieurs M:NDans une relation plusieurs--plusieurs, un enregistrement de la tableA peut tre mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la tableB, et inversement un enregistrement de la tableB peut tre mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la tableA. Ce type de relation n'est possible qu'aprs dfinition d'une troisime table (appele table de jonction), dont la cl primaire est compose de deux champs les cls primaires des tablesA et B.

Une relation plusieurs--plusieurs n'est en fait rien d'autre que deux relations un--plusieurs avec une troisime table.

Exemple: Sachant que dans une spcialit on enseigne plusieurs modules et un module peut tre enseign dans plusieurs spcialits, on dduit alors une relation de plusieurs--plusieurs entre ces deux tables, ce qui permettra par la suite la cration d'une nouvelle table Spcialite_Module, en dfinissant sa relation un--plusieurs avec la table spcialit et de mme avec la table Module

I.3. Modle de conception de la base de donnes

A la fin de cration des tables et de dfinition des relations entre tables il faudra raliser un modle de conception pour la base de donnes, dans le but de connatre les tables, les champs, les cls primaires et les cls trangres. C'est une tape importante avant de passer la ralisation de la base de donnes sous Access.

Exemple : Notre base de donnes Scolarit est compose de 5 tables principales (Etudiant, Enseignant, Spcialit et Module) et d'une table gnre d'une relation plusieurs--plusieurs ( Spcialit_Module)

Les relations entre tables sont dfinies comme suite :

Type de RelationTables en RelationDescription

un--plusieurs (1:N)Etudiant

& Spcialit Un tudiant est inscrit dans une seule Spcialit

Dans une spcialit plusieurs tudiants sont inscrits

un--plusieurs (1:N)Enseignant

& Module Un Enseignant enseigne un seul Module

Un Module est enseign par plusieurs Enseignants

plusieurs--plusieurs (M:N)Spcialit

& Module Dans une Spcialit on enseigne plusieurs Modules

Un Module donne est enseign dans plusieurs Spcialit

Soit le modle conceptuel de notre base de donnes Scolarit

II. DEFINITION DE ACCESS

Microsoft Access est un systme de base de donnes relationnelle qui fait partie de Microsoft Office, il permet d'enregistrer, de trier, de manipuler et de restituer les donnes d'une manire puissante.

La force d'Access est qu'il est facile utiliser pour les dbutants grce aux fonctions de base, pour commencer dvelopper des bases de donnes simples ds le dbut. Il est aussi utilis pour dvelopper des applications trs sophistiques.

Access vous permet aussi de modifier des champs et des tables aprs avoir entr des donnes.

II.1. Base de donnes sous Access:

Access stock tous les objets faisant partie dune mme base de donnes dans un seul fichier de base de donnes, possdant lextension .mdb . Cest ce fichier que vous ouvrer et que vous utilisez lorsque vous travailler dans le programme access. Les diffrents objets qui peuvent faire partie dune mme base de donnes sont:

A. Table: Une table est une collection de donnes sur une rubrique prcise,. En utilisant une table spare pour chaque rubrique vous stockez les donnes une seule fois, ce qui rend votre base de donnes plus performante et rduit les erreurs relatives la rptition des donnes; Les tables organisent les donnes en colonnes ( appeles champs) et lignes (appeles enregistrements).

B. Requte: Cest une question que vous posez une base de donnes pour dterminer des informations particulires. On utilise une requte pour afficher, modifier ou analyser les donnes de diffrentes manires. On peut aussi les utiliser comme source dun formulaire ou dun tat.

C. Formulaire: On utilise les formulaires pour crer une fentre qui nous aide insrer les donnes dans une table facilement.

D. Etat: Les tats permettent de reprsenter efficacement vos donnes sous une forme imprime. Dans la mesure ou vous avez la possibilit de dfinir la taille et la mise en forme de chaque lment de ltat, vous pouvez afficher les informations exactement comme vous le souhaitez

E. Page: Une page est un fichier au format HTML distincts de la base de donnes Access, placer sur le Web pour faciliter le partage des donnes

F. Macros: Une macro comporte une ou plusieurs actions effectuant chacune une opration particulire, telle louverture dun formulaire ou limpression dun tat. Les macros permettent dautomatiser les tches habituelles. Vous pouvez, par exemple, excuter une macro qui imprime un tat lorsque lutilisateur clique sur un bouton de commande.

G. Module: Un Module est un programme que vous crivez laide de Microsoft Visual Basic.

II.2. Etapes de conception dune base de donnes

Une base de donnes reflte un systme donn dans un environnement spcifique. De ce fait, lapplication qui fait le suivi et la gestion de ce systme dpend de la base qui lui est dfinie et qui reprsente la partie non visible de cette dernire.

Afin que la conception seffectue de manire claire et efficace, vous devez pralablement prciser vos besoins et les tches incombant la future base de donnes.

Avant de commencer utiliser MicrosoftAccess pour la cration des tables, formulaires et autres objets qui composeront votre base de donnes, il est important de s'attarder sur sa structure. Une structure de base de donnes bien conue est l'lment essentiel de la cration d'une base de donnes qui rpond de manire efficace et prcise vos besoins.

Les tapes de conception dune base sont les suivantes:

1. Dterminer l'objectif de votre base de donnes (recenser la liste de donnes partir des besoins du systme et des souhaits des utilisateurs future de la base de donne)

2. Dterminer les tables ncessaires la base de donnes (regrouper les donnes dans des groupes et donner chacun un nom)

3. Dterminer les champs ncessaires aux tables (leur structure : type, taille et proprits)

4. Identifier les champs comportant des valeurs uniques dans chaque enregistrement (dfinir une cl primaire pour chaque table)

5. Dterminer les relations entre les tables et faire migrer les cls.

6. Saisie des donnes

7. Crer d'autres objets de base de donnes (formulaire, requte et tat).

II.3. Cration dune base de donnes

II.3.1. Lancement de Access:Pour lancer Microsft Access, cliquez sur Dmarrer, slectionnez Programme, ensuite cliquez sur Microsoft Access.

La fentre dAccess saffiche

II.3.2. Crer une nouvelle base de donnes

A partir de la fentre de base de donnes, utilisez la commande "Nouvelle base de donnes" du menu "Fichier", ou cliquez sur licne de la barre doutils.Ou bien Dans le volet Office cliquez sur Crer base de donnes vide

Slectionnez le dossier concern et prcisez le nom de la base de donnes puis validez.

II.3.3. Ouvrir une base de donnes

Slectionnez la commande "Ouvrir une base de donnes" du menu "Fichier" ou cliquez sur le bouton "ouvrir" de la barre doutils.

Ou bien

Dans le volet Office cliquez sur Ouvrir un fichier ensuit sur fichiers.

La liste des bases de donnes situes dans le dossier utilis par dfaut apparat lcran : notez que ces fichiers ont lextension MDB (Microsoft Data Base).

Slectionner une base de donnes et cliquer sur ouvrirII.3.4. Lassistant de projet de base de donne

Access offre des models de base de donnes tre utiliser, vous pouvais choisir une base de donnes et lexploiter pour votre projet, vous pouvais aussi apporter des modifications sur les tables , formulaires et tats pour rpondre vos besoin.

Utilisez lassistant de projet de base de donnes et suivez ses tapes.

1. Cliquer sur Fichier/ Nouvelle base de donnes

2. Slectionner longlet Base de donnes3. Choisir une base de donnes

4. Cliquez sur OK

5. Enregistrer la nouvelle base de donnes en spcifiant le nom et son emplacement et cliquer sur crer6. Cliquer sur suivant

7. Choisir les champs faire apparatre et tre utiliser dans la base de donnes, certains champs sont obligatoire.

8. Cliquer sur suivant

9. Choisir un style pour laffichage des formulaires.

10. Cliquer sur suivant

11. Choisir un style pour limpression des tats.

12. Cliquer sur suivant

13. Taper un titre pour la base de donnes

14. Une barre de progression saffiche pour montrer le temps de droulement de cration de la base de donnes.

15. Un menu gnral saffiche qui vous permet de lancer les formulaires et tats de cette base de donnes

III. CRETAION DES TABLES

III.1. Dfinition

Une table est un ensemble de donnes structures. Cette structure repose sur un lment fondamental: le champ. Chaque champ de la table caractrise un renseignement (le champ Nom, par exemple, correspond au nom du client, le champ CP au Code Postal de son lieu de rsidence...).

Lensemble des champs renseigns constitue un enregistrement ; tous les enregistrements de la table comportent le mme type de renseignements.

Cet ensemble de donnes est reprsent sous la forme dune table constitue de colonnes (les champs) et de lignes (les enregistrements).

Il sagit de dfinir de faon prcise la structure de la table : celle-ci permet de prciser les noms des champs qui la composent ainsi que diverses proprits comme, par exemple le type de donnes autoris pour ce champ (sagit-il de caractre, de nombre, de date ?...) et le nombre de caractres autoriss (taille du champ).Un des champs de la base de donnes doit permettre didentifier chaque enregistrement de faon unique: il sagit de la cl primaire (Access peut crer lui-mme le champ et grer les donnes quil contient de faon automatique).III.2. Cration d'une table

Dans la fentre de base de donnes cliquez sur puis cliquez sur Crer une table en mode cration. Ou bien

Affichez la liste des tables (cliquez sur longlet) puis cliquez sur le bouton de la fentre base de donnes. Choisissez dans la bote de dialogue qui souvre le mode dapparition de votre nouvelle table.Les principales tapes de cration d'une table consistent en:

1. Crez une table l'aide du Mode Cration afin d'insrer des champs en spcifiant certaines informations et proprits (type de donnes, description, taille, format,)

2. Saisissez chaque champ dans une ligne.

3. Slectionnez la ou les lignes correspondant au(x) champ(s) utilis(s) pour dfinir la cl primaire de la table, et cliquez sur, Une cl apparat sur chaque ligne slectionne.

4. Sauvegardez la table et donnez lui un nom.

Remarque:

Le champ possdant la cl primaire possde forcment un type de donnes "NumroAuto" et est forcment "index sans doublon"

Exemple: La table Etudiant

III.3. LES TYPES DE DONNEES

Voici les diffrents types de donnes proposs par Access :

TexteCaractres alphanumriques (lettre et/ou chiffres); la longueur dun champ teste est limite 255 caractres

MmoCaractres alphanumriques, ce champ peut contenir 32000 caractres

NumriqueNombre avec ou sans dcimales

Date/heureDate ou heure (Access contrle la validit des dates ou heures saisies)

NumroAutoValeur numrique incrmente automatiquement lors de la saisie de chaque nouvel enregistrement

MontaireValeur prsente au format montaire (Exemple 25 000 DA)

Oui/nonSeules deux donnes sont autorises pour ce type de champ: OUI ou NON

Liaison OLECe type de champ est utilis pour insrer dans une table des objets issue dautres applications de Windows (photos, images, document, classeur)

Liste de choixCe type de champ est utilis pour faciliter des saisies qui nont quun nombre restreint de valeurs

III.4. La description du champ

Elle permet de dcrire en dtail le rle du champ. Cette zone peut contenir jusqu 255 caractres. La description du champ sera visible sur la barre dtat lors de la saisie des donnes (documentation de lapplication).

III.5. Les propritsLes proprits de champ permettent de contrler la saisie effectue, de dfinir laspect des donnes pour une meilleure comprhension, de prciser la valeur par dfaut, dacclrer les recherches et les tris.

Chaque type de champs a ses proprits. Access utilise les paramtres des proprits de champ quand vous consultez et modifiez des donnes.

Voici la liste des proprits de champ, ainsi que leur fonction :

Taille du champDtermine le nombre maximal de caractres pouvant tre saisie dans un champ Texte ou la fourchette de valeurs dun champ numrique

FormatAffiche les donnes saisies de faon personnalise pour une meilleur lecture (exemple: nom de lauteur en majuscule)

DcimalesDtermine le nombre de chiffres aprs la virgule dune valeur numrique

Masque de saisieStructure que vous dfinissez pour faciliter et contrler la saisie des donnes des champs. Il dtermine le lieu de saisie de chaque caractre saisir

LgendeDtermine une tiquette au champ qui remplacera le nom du champ dans vos formulaires et tats

Valeur par dfautDtermine la valeur qui apparatra systmatiquement dans un champ lors de la cration dun nouvel enregistrement

Valide siCritres contrlant la saisie de lutilisateur

Message si erreurTexte qui apparatra si les critres de saisie dfinis dans la proprit valide si ne sont pas remplis

Null interditImpose la saisie dune donne dans un champ.

Chane vide autorisePermet la saisie dune chane vide (" ") dans un champ Mmo ou texte

IndexAcclre la recherche et le tri dans un table

Pour dfinir ou modifier les proprits de chaque champ, cliquez sur la ligne relative au champ puis remplissez la partie infrieure de la fentre. Remarque: Le dernier type de donnes, les listes de choix, revoit un ensemble de valeur dterminer avant denregistrer les donnes

III.5.1. Dfinition de la taille dun champ

Cette proprit dfinit la taille maximum des donnes susceptibles dtre stockes dans un champ. Les paramtres varient en fonction du type de champ :III.5.1.1. Champ de Type Texte:

La taille de champ permet de limiter le nombre de caractres que lutilisateur peut saisir. Par exemple pour un champ destin recevoir un code de 4 caractres, attribuez la valeur 4 la proprit Taille du champ. Vous pouvez entrer une valeur comprise entre 1 et 255. Le paramtre est par dfaut 50 caractres.

III.5.1.2. Champ de Type Numrique :

La taille de champ permet de dterminer la plage de valeurs autorises avec ou sans dcimales. Choisissez lun des paramtres proposs dans la liste rattache la proprit.

III.5.2. Dfinition des formats daffichage

La proprit Format dtermine le format daffichage et dimpression des nombres, des dates, des heures et du texte. Le format nest pas enregistr avec la valeur dans la table. Si vous ne spcifiez aucun format pour un champ, Access affiche les valeurs comme vous les avez saisies.

Il est possible de choisir des formats prdfinis ou de crer des formats personnaliss. Pour choisir le format le mieux adapt vos donnes, Access vous propose un exemple illustrant chaque format prdfini.

Vous pouvez utiliser la proprit Format pour personnaliser l'affichage et l'impression des chiffres, des dates, des heures et du texte.

Vous pouvez utiliser un des formats prdfinis ou vous pouvez crer un format personnalis au moyen de symboles de mise en forme.

III.5.2.1. Type de donnes Date/Heure:

Vous pouvez attribuer la proprit Format des formats date et heure prdfinis ou personnaliss dans le cas du type de donnes Date/Heure.

A)- Formats prdfinis

Le tableau suivant propose les paramtres prdfinis de la proprit Format s'appliquant au type de donnes Date/Heure, prciser que les formats sont relatif au paramtrage Date, Heures ( complet ou abrg) de la bote de dialogue Proprits pour Paramtres Rgionaux du Panneau de configuration Windows. :

ParamtreDescription

Date, gnral(Par dfaut) Si la valeur ne correspond qu' une date, aucune heure n'est affiche; si la valeur ne correspond qu' une heure, aucune date n'est affiche. Ce paramtrage est une combinaison des paramtres Date, abrg et Heure, complet.

Exemples: 4/3/93, 17:34:00, et 4/3/93 17:34:00.

Date, completExemple: Samedi 3 avril 1993.

Date, rduitExemple: 3-avr-93.

Date, abrgExemple: 3/4/93.

Attention Pour ce paramtre, les dates comprises entre le 1/1/00 et le 21/12/29 sont censes tres des dates du vingt et unime sicle (comprises entre l'an 2000 et 2029). Les dates comprises entre le 1/1/30 et 21/12/99 sont censes tre des dates du vingtime sicle (comprises entre 1930 et 1999).

Heure, completExemple: 17:34:23.

Heure, rduitExemple: 5:34 PM.

Heure, abrgExemple: 17:34.

B)- Formats personnaliss

Vous pouvez crer des formats date et heure personnaliss l'aide des symboles suivants:

SymboleDescription

: Sparateur d'heure.

/Sparateur de date.

JJour du mois en 1 ou 2chiffres selon le cas (1 31).

jjJour du mois en 2chiffres (01 31).

jjjTrois premires lettres du jour de la semaine (dim sam).

jjjjNom entier du jour de la semaine (dimanche samedi).

EJour de la semaine (1 7).

eeSemaine de l'anne (1 53).

mMois de l'anne en 1 ou 2chiffres selon le cas (1 12).

mmMois de l'anne en 2chiffres (01 12).

mmmTrois premires lettres du mois (jan dc).

mmmmNom entier du mois (janvier dcembre).

ANumro du jour de l'anne (1 366).

aaDeux derniers chiffres de l'anne (01 99).

aaaaAnne complte (0100 9999).

HHeure en 1 ou 2chiffres selon le cas (0 23).

hhHeure en 2chiffres (00 23).

NMinute en 1 ou 2chiffres selon le cas (0 59).

nnMinute en 2chiffres (00 59).

SSeconde en 1 ou 2chiffres selon le cas (0 59).

ssSeconde en 2chiffres (00 59).

Note Si vous souhaitez ajouter une virgule ou une autre sparateur votre format personnalis, placez ce sparateur entre guillemets comme ci-aprs: j mmm", "aaaa.

Exemple: Ci-dessous sont proposs des exemples de formats date/heure personnaliss:

ParamtreAffichage

jjjj", "jj mmmm ", "aaaaMardi, 18Novembre, 2003

"Semaine numro"eeSemaine numro 22

"Nous sommes "jjjjNous sommes Mardi

III.5.2.2. Types de donnes Numrique et Montaire

Vous pouvez attribuer des formats numriques prdfinis ou personnaliss la proprit Format dans le cas de types de donnes Numrique et Montaire.

A)- Formats prdfinis

Les formats sont prdfinis selon les paramtres spcifis dans les Paramtres rgionaux du Panneau de configuration de Windows pour les montants ngatifs, les symboles dcimaux et montaires et les dcimales.

Le tableau suivant propose les paramtres prdfinis de la proprit Format s'appliquant aux nombres:

ParamtreDescription

Nombre Gnral(Par dfaut) Affiche le nombre tel qu'il a t entr.

Exemple : 3456,789 affiche 3456,789, -3456,789 affiche -3456,789

MontaireUtilisez le sparateur des millierset affiche le symbole montaire par dfaut

Exemple : 3456,789 affiche 3 456,79 DA , -3456,789 affiche -3 456,79 DA

EuroUtilisez un format montaire, avec le symbole de l'Euro ,

Exemple : 3456,789 affiche 3 456,79 , -3456,789 affiche -3 456,79

FixeAffichez au moins un chiffre;

Exemple : 3456,789 affiche 3456,79 , -3456,789 affiche -3456,79

StandardUtilisez le sparateur de milliers;

Exemple : 3456,789 affiche 3 456,79 , -3456,789 affiche -3 456,79

PourcentageMultipliez la valeur par 100 et ajoutez un signe de pourcentage (%)

Exemple : 3 affiche 300%, 0,45 affiche 45%

ScientifiqueUtilise la notation scientifique standard.

Exemple : 3456,789 affiche 3,46E+03 , -3456,789 affiche -3,46E+03

B)- Formats personnaliss:

Les formats numriques personnaliss comportent entre une et quatre sections et utilisent le point-virgule (;) comme sparateur de liste. Chaque section contient la spcification du format correspondant un type de nombre diffrent.

SectionDescription

PremierFormat correspondant des nombres positifs.

DeuximeFormat correspondant des nombres ngatifs.

TroisimeFormat correspondant des valeurs gales zro.

QuatrimeFormat correspondant des valeurs de type Null.

Par exemple, le format Montaire standard correspond au modle suivant:

$#,##0.00[Vert];($#,##0.00)[Rouge];"Zero";"Null"

Ce format de nombre contient quatre sections spares par des points-virgules et utilise un format diffrent pour chaque section.

Vous pouvez crer des formats numriques personnaliss au moyen des symboles suivants:

SymboleDescription

, (virgule)Sparateur dcimal. Les sparateurs sont dfinis dans la section Paramtres rgionaux du Panneau de configuration Windows.

. (point) ou espaceSparateur des milliers.

0Espace rserv un chiffre. Affiche un chiffre ou 0.

#Espace rserv un chiffre. Affiche un chiffre ou rien.

$Affiche le caractre littral F.

%Pourcentage. La valeur est multiplie par 100 et suivie du signe %.

III.5.2.3. Types de donnes Texte et Mmo

A)- Formats personnaliss:

Vous pouvez dfinir la proprit Format pour crer des formats personnaliss dans des champs Texte et Mmo en utilisant des symboles spciaux.

La proprit Format utilise les symboles suivants pour dfinir des types de donnes texte et mmo:

SymboleDescription

@Caractre de texte (soit un caractre, soit un espace) requis.

&Caractre de texte non requis.

Force tous les caractres tre en majuscules.

Les formats personnaliss pour des champs Texte et Mmo peuvent comporter jusqu' trois sections. Chaque section contient la spcification du format pour les diffrentes donnes d'un champ.

SectionDescription

PremireFormat pour des champs contenant du texte.

DeuximeFormat pour des champs contenant des chanes vides et des valeurs de type Null.

Par exemple, si vous souhaitez que le mot Vide apparaisse dans le contrle d'une zone de texte lorsque le champ ne comprend aucune chane, entrez le format personnalis @;"Aucun" comme paramtrage de la proprit Format du contrle. Le symbole @ a pour effet d'afficher le texte du champ, la deuxime section entrane l'affichage du mot Vide quand le champ contient une chane vide ou une valeur de type Null.

Ci-dessous sont proposs des exemples de formats Texte et Mmo personnaliss:

ParamtreDonnesAffichage

@@@-@@-@@@@465043799465-04-3799

@@@@@@@@@465-04-3799465043799465-04-3799465043799

>dupontDUPONT

DupontDUPONTDUPONTDUPONT